manual del administrador del s.a.d.f

Sistema para el Acceso de Documentación Financiera - Manual Administrador 2010

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I.- Conociendo el Sistema

1.1.- Accediendo al Programa de Publicación de Documentación Financiera

Para comenzar a usar el sistema es necesario que el Usuario tenga instalado el programa

de Publicación de Documentación Financiera y que identifique el icono de acceso

directo que se encuentra ubicado en el escritorio.

1.2.- Presentación de la Ventana Principal del Programa

El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente

Ventana de Ingreso de Usuario:


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1.2.1.- Barra de Menú y sus Opciones

Archivo.- al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que

encontramos la opción SALIR la cual si le damos un clic estaremos cerrando y

saliendo del programa.

Salir

Ingresar.- Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones

ingresar documento, ingreso de año, ingreso de tipo de documento.

Ingresar Documento

Ingreso de Año

Ingreso de Tipo de Documento

Búsqueda.- Permite realizar búsquedas por número de documento y por año y

mes.

Búsqueda por Número de Documento

Búsqueda por Año y Mes

Listas.- Nos permite listar los tipos de documentos que existen y los años que

se encuentran ingresados en nuestro sistema.

Lista de Tipos de Documentos

Lista de Años

Cuenta de Usuario.- Nos permite cerrar sesión, y modificar cuenta cual si le

damos un clic tendremos acceso a una de estas opciones.

Cerrar Sesión

Modificar Cuenta

Ayuda.- Nos muestra la información de los desarrolladores del sistema, también

en las otras opciones nos permiten ver los manuales de usuario y del

administrador.

Acerca de…

Manual de Usuario

Manual del Administrador


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II.- Configuración de Sistema

2.1.- Ingresar al Sistema

Para poder observar la Documentación Financiera y poder actualizarlos se debe acceder

por el icono que se encuentra ubicado en el escritorio.

El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente

Ventana de Ingreso de Usuario:

Como somos Administradores en TIPO DE USUARIO, escogemos la opción

Administrador, y luego ubicamos el cursor en CONTRASEÑA, en la cual debemos

poner “admin”, aceptamos y nos aparecerá la siguiente ventana:


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Después presionamos el botón ACEPTAR o dar ENTER nos aparecerá la ventana de la

Documentación Financiera como se muestra a continuación:

Esta ventana tiene una Barra de Menú en la que encontramos ARCHIVO, INGRESAR,

BUSQUEDA, LISTAS, CUENTA DE USUARIO y AYUDA.

En el menú ARCHIVO al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que

encontramos la opción SALIR la cual si le damos un clic estaremos cerrando y saliendo

del programa.


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En el menú INGRESAR nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones

INGRESAR DOCUMENTACIÓN FINANCIERA, INGRESO DE AÑO, INGRESO

DE TIPO DE DOCUMENTO.

En el menú BUSQUEDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las

opciones BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO y BUSQUEDA POR

AÑO Y MES.


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En el menú LISTAS nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones

LISTA DE TIPOS DE DOCUMENTOS y LISTA DE AÑO.

En el menú CUENTA USUARIOS nos aparecerá un submenú en el que encontramos

las opciones CERRAR SESIÓN y MODIFICAR CUENTA.

En el menú AYUDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones

ACERCA DE.., MANUAL DE USUARIO Y EL MANUAL DEL ADMINISTRADOR.


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2.2.- Cargar los Datos

2.2.1.- Ingresar

Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones INGRESAR

DOCUMENTACIÓN FINANCIERA, INGRESO DE AÑO, INGRESO DE

TIPO DE DOCUMENTO.


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En la opción INGRESAR DOCUENTACIÓN FINANCIERA nos aparecerá la

siguiente ventana:

En esta ventana podemos ingresar los documentos de un tipo (oficios, Planillas,

etc.) y el año y mes correspondientes.

Primeramente ingresamos el Número del documento, luego escogemos el tipo,

año y mes al que pertenezca dicho documento.

Examinar.- Con este botón al presionar podemos visualizar la ruta en

donde se encuentran los documentos.


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Guardar.- Al presionarlo guardamos todo lo que sea referente a la

documentación financiera.

Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana después de haber

guardado o no los cambios del documento.

Seguidamente damos un clic en EXAMINAR, y nos aparecerá la siguiente

ventana:

Open.- Con este botón después de seleccionar el documento podemos

abrirlo y llevarlo a la aplicación.

Cancel.- Si está mal o no son los documentos que necesitemos con este

botón lo cancelamos.

En la cual debemos buscar donde se encuentre el documento que deseemos

ingresar y cuando lo encontramos lo señalamos con el mouse y damos clic en

OPEN, después regresamos a la Ventana de Ingreso.


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Ya aquí tenemos todos los datos requeridos para el ingreso del documento, por

ultimo damos un clic en el botón GUARDAR, y este será guardado

automáticamente en la base de datos.

En la opción INGRESO DE AÑO al dar un clic sobre este nos aparecerá la

siguiente ventana:

El cual nos sirve para ingresar un nuevo año.

Salir.- Con este botón podemos salir de esta ventana.


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Guardar.- Al presionarlo guardamos el año en el que se almacenó la


Después de escribir el nuevo año que deseemos agregarle, presionamos el botón

GUARDAR, si los datos ingresados son correctos nos aparecerá la siguiente

ventana:

Caso contrario si el año ya existe nos aparecerá la siguiente Ventana de Error:

Y si pasa esto debemos escribir otro año para que sea ingresado a la base de

datos.

Después de que se haya guardado correctamente y no deseemos añadir otro año más

damos un clic en el botón SALIR.

En la opción INGRESO DE TIPO DE DOCUMENTO al dar un clic sobre este

nos aparecerá la siguiente ventana:

Salir.- Con este botón podemos salir de esta ventana.

Guardar.- Al presionarlo guardamos todo lo que sea referente a la


Aquí se puede ingresar los diferentes tipos de documentos existentes (Oficios,

etc.).


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Como ejemplo escribimos un nombre OFICIOS, como se muestra a

continuación:

Seguidamente damos clic en el botón GUARDAR, si no existe este nombre en la

base de datos aparecerá la siguiente ventana:

Caso contrario si el nombre ingresado ya existe en la base de datos aparecerá la

siguiente Ventana de Error:

Después de que se haya guardado correctamente y no deseemos añadir otro año

más damos un clic en el botón SALIR.

2.2.2.- Búsqueda

Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones BUSQUEDA

POR NÚMERO DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA y BUSQUEDA

POR AÑO Y MES.


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En la opción BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO nos aparecerá la

siguiente ventana:

Buscar.- Con este botón de la base de datos buscamos todos los

documentos que tengan ese número del Documento.

Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente de este documento

presionamos este botón.

Eliminar.- Con este botón podemos eliminar un documento q ya no sea

útil o este mal ingresado.


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Abrir Documento.- Después de haber seleccionado el documento con

este botón lo podemos abrir en el formato que se encuentre.



En la cual nos permitirá realizar búsquedas de la Documentación Financiera

mediante el ingreso del Número de la Documento.

Como ejemplo ingresamos el Número de la documento 01 y damos clic en el

botón BUSCAR en ese momento se va a desplegar una lista de documentos que

tengan el número de documento que se ingresó, con el Año, el Mes y el Tipo de

documento (Oficios, etc.).

Para poder abrir un documento que nosotros deseemos, debemos primeramente

seleccionarlo con el mouse dicho documento y luego presionar el botón ABRIR

DOCUMENTO.

Si deseamos eliminar un documento primeramente lo seleccionamos y damos un

clic en el botón ELIMINAR, seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana:

Para asegurarse que es ese el documento que se desea eliminar, y luego damos

un clic en el botón SI, y si se a eliminado exitosamente nos aparecerá la

siguiente ventana de confirmación.

En la opción BUSQUEDA POR AÑO Y MES nos aparecerá la siguiente

ventana:


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documentos que consten en dicho año y mes.









En la cual nos permitirá realizar búsquedas de Documentación del Financiero

mediante el ingreso del Año y el Mes.

Como ejemplo ingresamos el Mes de Noviembre del 2008 y damos clic en el


tengan el número del documento que se ingresó, con el Número y el Tipo de

documento (Oficio, etc.).



DOCUMENTO.


clic en el botón ELIMINAR, seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana:


16

Para asegurarse que es ese el documento que se desea eliminar, y luego damos

un clic en el botón SI, y si se a eliminado exitosamente nos aparecerá la

siguiente ventana de confirmación.

2.3.- Consultas

2.3.1.- Búsqueda por Número de Documento


documentos que tengan ese número del Documento.






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En la cual nos permitirá realizar búsquedas de la Documentación del Financiero

mediante el ingreso del Número del Documento.

Como ejemplo ingresamos el Número del Documento 155 y damos clic en el


tengan el número de Documento que se ingresó, con el Año, el Mes y el Tipo de




DOCUMENTO.


clic en el botón ELIMINAR.

2.3.2.- Búsqueda por Año y Mes


documentos que consten en dicho año y mes.






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En la cual nos permitirá realizar búsquedas de Documentos mediante el ingreso

del Año y el Mes.

Como ejemplo ingresamos el Mes de Noviembre del 2008 y damos clic en el


tengan el número de Documento que se ingresó, con el Número y el Tipo de




DOCUMENTO.


clic en el botón ELIMINAR.

2.3.3.- Lista De Tipos de Documentos


documentos que tengamos creados o según el criterio que necesitemos

encontrar.


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Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente a los tipos de

documento que poseemos presionamos este botón.

Eliminar.- Con este botón podemos eliminar el tipo de documento que

ya hemos creado con anterioridad.

Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana.

En la cual nos permitirá realizar búsquedas de todos los Tipos de Documentos

mediante el ingreso del Tipo de Documento.

Como ejemplo ingresamos el Oficios y damos clic en el botón BUSCAR en ese

momento se va a desplegar el nombre de este Tipo de Documento.

Para poder modificar un Tipo de Documento que nosotros deseemos, debemos

primeramente seleccionarlo con el mouse y luego presionar el botón

MODIFICAR.

Si deseamos eliminar un Tipo de Documento primeramente lo seleccionamos y

damos un clic en el botón ELIMINAR.

2.3.4.- Lista de Años

Buscar.- Con este botón de la base de datos buscamos todos los años que

tengamos creados.

Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente a los años que

poseemos presionamos este botón.

Eliminar.- Con este botón podemos eliminar el año que ya hemos

creado con anterioridad.

Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana.


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Si seleccionamos el criterio de búsqueda TODO, el cual nos permitirá realizar

búsquedas de todos los Años que se encuentran almacenados en la base de datos.

Y si seleccionamos el criterio de búsqueda AÑO, debemos ingresar el Año el

cual deseemos buscar y si existe en la base de datos nos mostrará.

Como ejemplo ingresamos el Año y damos clic en el botón BUSCAR en ese

momento se va a desplegar el Año.


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Para poder modificar un Año que nosotros deseemos, debemos primeramente

seleccionarlo con el mouse y luego presionar el botón MODIFICAR.

Si deseamos eliminar un Año primeramente lo seleccionamos y damos un clic

en el botón ELIMINAR.

2.4.- Cuenta De Usuario

Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones CERRAR

SESION, MODIFICAR CUENTA.

En la opción CERRAR SESION salimos del sistema y podemos volver a

ingresar como Usuario.


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En la opción MODIFICAR CUENTA al dar un clic sobre este nos aparecerá la

siguiente ventana:

Donde se encuentra CONTRASEÑA ACTUAL, se debe escribirla contraseña

actual.

En CONTRASEÑA NUEVA, se debe escribir la contraseña que se desee poner

diferente a la actual.

Y en REPETIR LA CONTRASEÑA, se debe escribir la contraseña que se

escribió en contraseña nueva.

2.4.- Ayuda


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En el menú AYUDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones

ACERCA DE..., MANUAL DE USUARIO Y EL MANUAL DEL

ADMINISTRADOR.

En la opción ACERCA DE… al dar un clic nos aparecerá una ventana con la

información de los creadores del sistema.

En la opción MANUAL DE USUARIO al dar un clic nos aparecerá un

documento para el usuario en el cual detalla los pasos a seguir para poder utilizar

el Sistema para la documentación financiera, en el modo de usuario.

En la opción MANUAL DEL ADMINISTRADOR al dar un clic nos aparecerá

un documento para el administrador, en el cual detalla los pasos a seguir para


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poder utilizar el Sistema para la documentación financiera, incluyendo todas las

opciones avanzadas del sistema en el modo de administrador.

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