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Sistema de Gestión Financiera - SGF MANUAL DE USUARIO MÓDULO CAJA MENOR

MANUAL DE USUARIO MÓDULO CAJAS MENORES

SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA – S.G.F.

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CONTENIDO

1. PARÁMETROS DEL MÓDULO DE CAJAS MENORES ................................... 3

1.1 Soporte ....................................................................................................... 3

1.1.1 Tipos de Cajas ..................................................................................... 4

- Tipos ................................................................................................................. 5

- Conceptos por Tipo .................................................................................... 5

1.1.2 Cajas Menores ..................................................................................... 6

2. OPERATIVO ..................................................................................................... 9

2.1 Ingresos .................................................................................................. 9

2.2 Egresos ................................................................................................. 11

2.3 Contabilización de Egresos de Caja Menor .......................................... 13

2.4 Anular Contabilización de Egresos de Caja Menor ............................... 14

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1. PARÁMETROS DEL MÓDULO DE CAJAS MENORES

El objetivo central del módulo de Cajas Menores es garantizar el control de los dineros destinados a estos fondos, para atender gastos menores. Este procedimiento se ejecuta cuando debe realizarse una compra que por su baja cuantía permite su adquisición y pago por medio de la Caja Menor.

1.1 Soporte En este capítulo se definen todos los parámetros necesarios para que la operatividad del módulo de Cajas Menores se realice de forma eficiente y garantice el control del efectivo. Este módulo maneja la siguiente información, la cual se detalla a continuación:

Tipo de Caja

Cajas Menores

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1.1.1 Tipos de Cajas

Por medio de esta pantalla se crean todos los tipos de caja menor que por aprobación de la Junta Directiva se definan para el manejo de gastos menores de la Empresa, o aquellas aprobadas por la Dirección General de Presupuesto.

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Después de definir todos los tipos de caja menor a ser utilizadas, se deben crear todos los conceptos que manejarán cada una de las cajas; referenciándolos a cada caja creada. - Tipos

Código Campo para relacionar el código con el cual se identificará cada caja menor creada.

Descripción Nombre específico que identifica la caja menor al código definido

en el anterior campo. Esta descripción debe ser lo más específica posible.

- Conceptos por Tipo

Código Presione F9 y seleccione de la forma Soporte/Tipos de

Caja/Conceptos (creada en el módulo de Cajas Menores), el código del concepto que se desea relacionar a cada caja menor.

Descripción Descripción relacionada al código anteriormente relacionado. - Conceptos de Caja Menor

Para la creación de los conceptos de Caja Menor presione el icono denominado ‘Conceptos’ que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla y relacione todos los gastos identificados y definidos en el Presupuesto General; y los conceptos de gastos urgentes e imprescindibles que estén relacionados con el cumplimiento de las políticas de la Empresa.

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La forma para el registro de los conceptos de Caja Menor, consta de los siguientes campos:

Código Relacione un número de hasta cuatro items con el cual se

identificará el concepto de caja menor.

Descripción Nombre del concepto asociado al código definido anteriormente. Esta descripción debe ser lo más específica posible.

1.1.2 Cajas Menores

Por medio de esta forma se constituyen las cajas menores, estableciendo su cuantía máxima y relacionando el nombre e identificación del funcionario que desempeñará las funciones de manejador de la caja; y del responsable de la misma; además de registrar el número de resolución mediante la cual se ordena la apertura de la caja menor.

En la forma se deben llenar los siguientes campos:

Empresa Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor que se va a crear.

Vigencia Digite el año actual; este año sirve de referencia para el cálculo del valor de la caja en salarios mínimos.

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Tipo Caja Menor Presione F9 y seleccione el tipo de caja menor creada por la opción Soporte/Tipos de Caja Menor (creadas en el módulo de Cajas Menores).

Caja Menor El sistema arroja el consecutivo correspondiente, y posiciona el cursor en el espacio en blanco donde se debe detallar la descripción que identificará la Caja Menor a crear.

Estado En este campo se mostrará el estado en el que se encuentre la caja menor. Estos estados son: Activa, Inactiva, Cerrada o Cierre Anual.

Fecha de Creación

Siguiendo el formato DD-MM-AAAA, digite la fecha de creación de la caja menor.

Ciudad Presione F9 y traiga de la forma Soporte/Lugares Geográficos/Ciudades (creadas en el módulo de Contabilidad), el código de la ciudad en donde funcionará la caja creada.

Dependencia Presione F9 y seleccione el código del área a la cual pertenece la caja. Estas áreas han sido creada por la forma Soporte/Planes/Áreas de Responsabilidad (módulo de Presupuesto).

Usuario Resp. Presione F9 y traiga de la forma Soporte/Crear Usuarios (creados en el módulo Administración) el código que identifica al usuario responsable de la caja.

Responsable Presione F9 y seleccione de la forma Soporte/Crear Usuarios (creados en el módulo Administración) el código que identifica al responsable de la caja; este responsable debe estar necesariamente como auxiliar empleado identificado con las siglas (EM).

Póliza Número de la póliza de aseguramiento de la caja, si la hay. Este campo no es obligatorio.

Resolución Número de la resolución expedida por el respectivo Ordenador del Gasto, mediante la cual se da apertura a la Caja Menor. Este campo no es obligatorio.

Salarios Mínimos Señale la cantidad de salarios mínimos con que se constituye la caja. Si en este campo se digita el número de salarios mínimos, el sistema registra el valor de la caja en el siguiente campo de forma automática (este valor lo determina de multiplicar el número de salarios por el valor del salario mínimo según la vigencia, registrado en el icono de la parte inferior denominado Salario Mínimo. Este campo no es obligatorio.

Valor de la caja Campo en el cual se establece el valor con el cual se constituye la caja. Este es un campo obligatorio.

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Máximo Pago Valor máximo por el cual se podrán hacer los pagos por la compra de bienes o servicios, por caja menor de acuerdo a lo establecido por la entidad según la resolución de apertura.

% Mínimo Porcentaje mínimo del valor de la caja que debe mantenerse como saldo.

Banco Presione F9 y traiga de la forma Soporte/Códigos de Banco (creada en el módulo de Tesorería), el código de la entidad financiera en la cual se maneja el saldo en cheque. Campo no obligatorio.

Cuenta Bancaria Digite el número de la cuenta bancaria.

Cheque Inicial Rango de cheque inicial manejado en la cuenta.

Cheque Final Rango de cheque final manejado en la cuenta.

Tp Comp.Específ. Presione F9 y traiga de la forma Soporte/Comprobantes /Definir comprobantes (creado en el módulo de Contabilidad), el código que identifica el comprobante específico donde quedarán registrados los egresos realizados por caja menor.

Mayor Egreso Presione F9 y seleccione el código de la cuenta contable donde se registrará el egreso realizado por el módulo de Caja Menor.

Mayor Cierre Presione F9 y seleccione el código de la cuenta contable utilizada en el cierre anual de las cajas menores.

Fecha Máx.Ingresos

Digite la fecha máxima en la que se realizará el registro de ingresos por reembolso a la caja menor.

En la parte inferior de la pantalla se observan los siguientes iconos:

Salario Mínimo

Por medio de esta pantalla se registran las vigencias y el valor del salario mínimo para cada año.

Vigencia En este campo se inserta el año en el cual se está trabajando.

Valor Inserte el valor del salario mínimo, asignado para el año anteriormente seleccionado.

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2. OPERATIVO

En este capítulo se agrupan las operaciones propias de Caja Menor, como se detalla a continuación:

Ingresos

Egresos

Contabilizar Egresos

Anula Contabilizar Egresos

2.1 Ingresos Por medio de esta forma se registran los ingresos al fondo de Caja Menor, en el momento de la constitución del fondo y cada vez que se realiza un reembolso de acuerdo a las políticas establecidas.

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En la forma se deben llenar los siguientes campos:

Empresa Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor, a la que se realizará el ingreso.

Estado El estado se encontrará NO APLICADO, hasta el momento en que se finalice el registro del ingreso. Cambia automáticamente

Caja Menor Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor, a la que se cargará el ingreso.

Tipo Caja Este dato se cargará automáticamente, de acuerdo con la parametrización establecida.

Fecha Siguiendo el formato DD-MM-AAAA, digite la fecha del ingreso a la caja menor.

Descripción Detalle de la operación que se está realizando.

TpCo Presione F9 y seleccione el comprobante que respalda el ingreso, es decir, el comprobante de egreso del cheque correspondiente a los recursos que ingresarán a caja menor.

Período Con el formato AAAMM, digite el período que corresponde a la vigencia del comprobante que respalda el ingreso.

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Número Digite el número del comprobante que respalda el ingreso.

Valor efectivo Digite el valor del ingreso en efectivo.

Valor cheque Digite el valor del ingreso en cheques.

Valor total Sumatoria del valor en cheque y en efectivo, que debe ser igual al valor total del egreso que respalda la operación.

Motivo Anulación

En caso de requerir la anulación del ingreso que se está grabando, se debe diligenciar el motivo por el cual se anula.

Finalizado el diligenciamiento de los campos mencionados, el usuario podrá Aplicar o Anular el ingreso, según corresponda. 2.2 Egresos

Por medio de esta forma se registran los egresos derivados del fondo de Caja Menor, cada vez que se produce una erogación con cargo a este rubro. El sistema generará un número de comprobante consecutivo para este tipo de movimiento.

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En la forma se encuentran los siguientes campos:

Empresa Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor, a la que se cargará el egreso.

Estado Aparecerá como NO APLICADO, hasta el momento en que se finalice el registro. Cambiará automáticamente al aplicar el egreso.

Ciudad Presione F9 y seleccione la ciudad a la que corresponde la caja menor que se va a afectar.

Caja Menor Presione F9 y seleccione la caja menor que se va a afectar.

Tipo Caja Este dato se cargará automáticamente, de acuerdo con la parametrización establecida.

Fecha Diligencie la fecha de la transacción.

Descripción Detalle de la transacción.

Proveedor Presione F9 y seleccione el proveedor a quien se cancelará la obligación con fondos de caja menor.

Facturas a pagar Diligencie la información correspondiente a la factura que se requiere cancelar.

Forma de Pago Seleccione la forma de pago a utilizar (Efectivo-Cheque

Liquidación: - Fórmula para liquidación: Presione F9 y seleccione

la fórmula de liquidación, de acuerdo con la parametrización establecida.

- Tipo de concepto: Seleccione el tipo de concepto

correspondiente (Activos-Gastos-Costos operativos) - Concepto de Caja Menor: Presione F9 y seleccione

el código del concepto de caja menor, de acuerdo con la parametrización establecida.

- Concepto de Descuento: Presione F9 y seleccione el

concepto de descuento, de acuerdo con la parametrización establecida.

- Mayor: Corresponde a la cuenta mayor asociada al

concepto de descuento seleccionado. - Centro de Costo: Corresponde al centro de costo

asociado para el concepto seleccionado. - Área: Presione F9 y seleccione el área de

responsabilidad que corresponde a la erogación. - Vr. Cpto: Valor del concepto - Tercero: Nit del tercero con el cual se contabiliza.

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Motivo Anulación Especifique la causa de anulación, en caso de haber oprimido el botón Anular, al final de la operación.

Finalizado el diligenciamiento de los campos mencionados, el usuario podrá Aplicar o Anular el egreso, según corresponda. 2.3 Contabilización de Egresos de Caja Menor

Por medio de esta forma se contabilizan los egresos derivados del fondo de Caja Menor, cada vez que se requiera realizar un reembolso de caja menor.

En la forma se deben diligenciar los siguientes campos:

Fecha de Contabilización

Indica la fecha de la transacción.

Empresa Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor correspondiente.

Caja Menor Presione F9 y seleccione la caja menor a la que corresponde el grupo de egresos que se requiere contabilizar.

Fecha de Egresos Indique el rango de fechas a que corresponden los egresos que se van a contabilizar.

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En la parte inferior de la pantalla, el usuario encontrará los botones:

Contabilizar Egresos Se realiza el registro contable del grupo de egresos seleccionado.

Cierre Anual de Caja Se utiliza para realizar el cierre anual de la caja menor, teniendo en cuenta que sólo se podrá realizar en una fecha mayor o igual a la del máximo ingreso, establecida en la parametrización.

Contabilizaciones Muestra los comprobantes generados, como resultado de la contabilización de los egresos.

2.4 Anular Contabilización de Egresos de Caja Menor

Esta pantalla permite anular egresos realizados con anterioridad.

Los campos que conforman esta pantalla son los siguientes:

Fecha de Contabilización

Indica la fecha de generación del comprobante de contabilidad.

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Empresa Presione F9 y seleccione la empresa a la cual pertenece la caja menor con egreso por anular.

Caja Menor Presione F9 y seleccione la caja menor en la que se registró el egreso a anular.

Última contabilización Indica la fecha de la última contabilización realizada, para la caja menor seleccionada. Este dato se carga automáticamente.

Fecha de cierre Con el formato AAAA-MM-DD, indique la fecha del último cierre de caja realizado, en caso de requerirse la anulación del mismo.

En la parte inferior de la pantalla, el usuario encontrará los botones:

Anular Contabilización

Anula la contabilización de caja seleccionada.

Anular Cierre Anual Anula el último cierre de caja menor realizado, según la fecha diligenciada en el campo “Fecha cierre”

Anulaciones Permite visualizar el comprobante de anulación generado.

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