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Secretaría de Administración y Finanzas

Toluca, Estado de México

Julio 2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO

ELABORACIÓN 01 06 2001

ACTUALIZACIÓN 29 07 2020

MANPRO-46011 CNDA-A1506

CONTENIDO

PÁG.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 4

MARCO NORMATIVO ................................................................................................................................................................. 5

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES ................................................................................................................................. 6

Departamento de Adquisiciones ...................................................................................................................................... 6

Procedimiento 1: Adquisición de bienes y contratación de servicios a través de la modalidad de licitación

pública. .................................................................................................................................................................................... 6

Objetivo ............................................................................................................................................................................ 6

Políticas .............................................................................................................................................................................. 6

Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 7

Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 10

Procedimiento 2: Adquisición de bienes y contratación de servicios a través de la modalidad de invitación

restringida. ........................................................................................................................................................................... 14

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 14

Políticas ............................................................................................................................................................................ 14

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 15


Procedimiento 3: Adquisición de bienes y contratación de servicios a través de la modalidad de

adjudicación directa. .......................................................................................................................................................... 22

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 22

Políticas ............................................................................................................................................................................ 22

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 23


Procedimiento 4: Registro y control de entradas de material de papelería al almacén .................................... 28

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 28

Políticas ............................................................................................................................................................................ 28

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 29


Procedimiento 5: Registro y control de salidas de material de papelería del almacén ..................................... 33

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 33

Políticas ............................................................................................................................................................................ 33

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 34



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Procedimiento 6: Registro y control de entradas de materiales consumibles para equipo de cómputo ..... 38

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 38

Políticas ............................................................................................................................................................................ 38

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 39


Procedimiento 7: Registro y control de salidas de materiales consumibles para equipo de cómputo. ........ 43

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 43

Políticas ............................................................................................................................................................................ 43

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 44


Procedimiento 8: Asignación de telefonía celular para usuarios del Poder Legislativo ..................................... 47

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 47

Políticas ............................................................................................................................................................................ 47

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 48


Procedimiento 9: Registro de proveedores ................................................................................................................ 52

Objetivo .......................................................................................................................................................................... 52

Políticas ............................................................................................................................................................................ 52

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 53


ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 55

HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ........................................................................................................................... 68



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




INTRODUCCIÓN

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos

para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder

Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX, del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y

Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora

el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y

sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de

las funciones con objetivos, políticas diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y

simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,

cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas y la Dirección de Recursos Materiales a través de la

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos

del Poder Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de

Adquisiciones”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y

Desarrollo y la propia unidad administrativa usuaria.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




MARCO NORMATIVO

Normatividad federal

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Ley del Impuesto sobre la Renta.

Normatividad estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

- Código Administrativo del Estado de México.

- Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

- Código Financiero del Estado de México y Municipios.

- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del Ejercicio Fiscal Vigente.

Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Manual de Integración, Funcionamiento y Operación de los Órganos Colegiados.

- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas.

- Normas Administrativas del Poder Legislativo del Estado de México.

- Código de Ética de los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder

Legislativo del Estado de México.

- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.



FINANZAS

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DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Departamento de Adquisiciones

Procedimiento 1: Adquisición de bienes y contratación de servicios a través de la

modalidad de licitación pública.

Objetivo:

Adquirir bienes y servicios que requiera el Poder Legislativo, mediante convocatoria pública a los

proveedores que cumplan los requisitos y aseguren mejores condiciones.

Políticas:

Toda licitación pública deberá realizarse conforme a lo dispuesto por la Ley de Contratación Pública

del Estado de México y Municipios, así como de su Reglamento y demás normativa aplicable.

Todas las compras que se realicen deberán estar preferentemente contempladas en el programa anual

de adquisiciones.

Para el caso de contrataciones que no estén contempladas en el Programa Anual de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios, deberá estar plenamente justificadas y solicitar la inclusión a éste.

Para las adquisiciones de hardware, software, mobiliario, equipo de transporte, impresos y equipo de

seguridad, previo al inicio del procedimiento adquisitivo se deberá contar con el dictamen técnico

emitido por la unidad administrativa competente.

Previo al inicio del procedimiento adquisitivo, se deberá contar con la suficiencia presupuestal emitida

por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE).

Los bienes y servicios de consumo y uso generalizado, deberán adquirirse preferentemente en forma

consolidada.

En la revisión cuantitativa la unidad administrativa interesada, deberá validar las propuestas técnicas y

económicas recibidas y aceptadas en el acto de presentación de apertura de propuestas.



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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 1 Recibe Turno de la Dirección de Recursos Materiales, con el

oficio de solicitud o formato “Solicitud de Adquisiciones”

(Anexo 1/0067, 46011-F01-20).

2 Verifica que el oficio de solicitud o formato, contenga la

validación del titular de la dependencia o unidad administrativa

y que los bienes o servicios solicitados se encuentren incluidos

en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios, en caso de no encontrarse registrado, realiza lo

necesario para darlo de alta.

Unidad Administrativa Interesada 3 Verifica que no se cuente con existencias disponibles en

almacenes.

4 Verifica que los bienes o servicios estén incluidos en el

“Catálogo de Bienes y Servicios” y en caso de no encontrarse,

realiza lo necesario para darlos de alta.

5 Verifica en su caso, que cuente con dictamen técnico.

6 Realiza estudio de mercado para determinar el procedimiento

de contratación y precios máximos a los que deberán adquirir

bienes y contratar servicios.

7 Solicita a la Unidad de Información, Planeación, Programación y

Evaluación la validación de suficiencia presupuestal.

Unidad de Información,

Planeación, Programación y

Evaluación

8 Emite la suficiencia presupuestal de acuerdo al Anteproyecto

de Presupuesto correspondiente, turna al Departamento de

Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 9 Recibe validación de suficiencia presupuestal, elabora oficio de

justificación y proyecto de bases, turna con la documentación

necesaria a la Secretaría Técnica del Comité de Adquisiciones y

Servicios para su revisión, validación y programación para inicio

del procedimiento de licitación pública y revisión de bases.

Secretaría Técnica 10 Revisa documentación y proyecto de bases, convoca al Comité

de Adquisiciones y Servicios.

Comité de Adquisiciones y

Servicios

11 Emite dictamen de procedencia para iniciar procedimiento de

licitación pública, lleva a cabo la revisión de bases.



FINANZAS

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Núm. Descripción

Secretaría Técnica 12 Turna bases al Departamento de Adquisiciones debidamente

validadas junto con documentación del procedimiento, realiza

la publicación en medios impresos.

Departamento de Adquisiciones 13 Lleva a cabo la venta de bases de acuerdo al calendario

establecido.

14 En caso de existir preguntas por parte de los licitantes para la

junta de aclaraciones, recibe, analiza, da respuesta y turna el

documento correspondiente a la Secretaría Técnica.

Secretaría Técnica 15 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios para participar

en el acto de junta de aclaraciones, elabora acta respectiva que

contenga las respuestas elaboradas por el Departamento de

Adquisiciones y modificaciones a las bases en su caso.

16 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios al acto de

apertura, evaluación y fallo, elabora acta respectiva en cada

caso.

17 Preside acto de apertura de propuestas y las entrega al

Departamento de Adquisiciones para que lleve a cabo el

análisis y evaluación de forma cualitativa.

Departamento de Adquisiciones 18 Realiza junto con la unidad administrativa usuaria la evaluación

cualitativa de las propuestas técnicas y económicas y elabora

dictamen como base para fallo, turna a la Secretaría Técnica.

Secretaría Técnica 19 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios para análisis y

evaluación de dictamen y emitir el fallo correspondiente.


Servicios

20 Emite el fallo del procedimiento de licitación pública y lo da a

conocer a los licitantes.

Departamento de Adquisiciones 21 Remite el fallo de adjudicación y expediente del procedimiento

al Departamento de Asuntos Jurídicos.

Departamento de Asuntos

Jurídicos

22 Elabora contrato, remite a la Secretaría Técnica para revisión y

Visto Bueno.

Secretaría Técnica 23 Emite Visto Bueno y devuelve al Departamento de Asuntos

Jurídicos.


Jurídicos

24 Recibe y suscribe contrato, remite al Departamento de

Adquisiciones.



FINANZAS

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Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 25 Recibe el contrato e invita al proveedor adjudicado tramite y

entregue la(s) fianza(s) que correspondan, a la Dirección de

Finanzas.

Dirección de Finanzas 26 Recibe y resguarda fianza(s) hasta el vencimiento del contrato.

Unidad Administrativa Interesada 27 Verifica el suministro de los bienes o prestación del servicio,

en su caso.

28 ¿Los bienes o servicios se recibieron en tiempo y forma? Sí/No.

Departamento de Adquisiciones 29 Sí, continúa con el trámite de pago. Continúa en actividad 31.

30 No, inicia con apoyo del Departamento de Asuntos Jurídicos

procedimiento administrativo sancionador, aplicación de penas

y fianzas en su caso, prosigue con el trámite de pago.

31 Turna a la Unidad de Información, Planeación, Programación y

Evaluación con la documentación requerida.



Evaluación

32 Recibe la solicitud de pago, valida y registra, turna a la

Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas 33 Recibe, revisa y realiza transferencia electrónica de fondos.

Fin



FINANZAS

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Diagrama de flujo



FINANZAS

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FINANZAS

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FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO






FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





modalidad de invitación restringida.

Objetivo:

Atender requerimientos de las dependencias y unidades administrativas del Poder Legislativo del Estado de

México, relativos a la adquisición de bienes y la contratación de servicios, a través de la modalidad de

invitación restringida.

Políticas:

Toda invitación restringida deberá realizarse conforme a lo dispuesto por la Ley de Contratación

Pública del Estado de México y Municipios, así como de su Reglamento.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales, con el

formato “Solicitud de Adquisiciones” (Anexo 1/0067 46011-

F01-20) o el oficio de solicitud, para llevar a cabo el

procedimiento de invitación restringida por parte de las

unidades administrativas.



y que los bienes o servicios solicitados se encuentren incluidos

en el “Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios”, en caso de no encontrarse registrado, realiza lo


Unidad Administrativa Interesada 3 Verifica que no se cuente con existencias disponibles en

almacenes.

4 Verifica que los bienes o servicios estén incluidos en el

“Catálogo de Bienes y Servicios”, en caso de no encontrarse,



6 Realiza estudio de mercado para determinar el procedimiento

de contratación y precios máximos a los que se deberán

adquirir bienes y contratar servicios.





Evaluación


de Presupuesto correspondiente y la turna al Departamento

de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 9 Recibe suficiencia presupuestal, elabora oficio de justificación y

proyecto de bases, turna con la documentación necesaria a la

Secretaría Técnica del Comité de Adquisiciones y Servicios

para su revisión, validación y programación para inicio del

procedimiento de invitación restringida y revisión de bases.

Secretaría Técnica 10 Revisa documentación y proyecto de bases, convoca al Comité

de Adquisiciones y Servicios.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción


Servicios

11 Emite dictamen de procedencia para iniciar procedimiento de

invitación restringida, lleva a cabo la revisión de bases.

Secretaría Técnica 12 Turna bases debidamente validadas junto con documentación

del procedimiento al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 13 Elabora invitaciones y turna a proveedores susceptibles de

participar en el procedimiento de contratación.

14 En caso de existir preguntas de los licitantes para la junta de

aclaraciones por parte de los licitantes, las recibe, analiza, da

respuesta y turna el documento correspondiente a la

Secretaría Técnica.

Secretaría Técnica 15 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios para participar

en el acto de junta de aclaraciones, elabora acta respectiva que

contenga las respuestas elaboradas por el Departamento de

Adquisiciones y modificaciones a las bases en su caso.

16 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios al acto de

apertura, evaluación y fallo, elabora acta respectiva en cada

caso.

17 Preside acto de apertura de propuestas y entrega las

propuestas al Departamento de Adquisiciones para que lleve a

cabo el análisis y evaluación de forma cualitativa de las

propuestas.

Departamento de Adquisiciones 18 Realiza junto con la unidad administrativa interesada la

evaluación cualitativa de las propuestas y elabora dictamen

como base para fallo, turna a la Secretaría Técnica.

Secretaría Técnica 19 Convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios para llevar a

cabo dictamen y emitir fallo correspondiente.


Servicios

20 Emite fallo del procedimiento de invitación restringida y da a

conocer a los licitantes.

Departamento de Adquisiciones 21 Turna el expediente del procedimiento al Departamento de

Asuntos Jurídicos para la elaboración del contrato.


Jurídicos


Visto Bueno.


Jurídicos.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción


Jurídicos

24 Recibe y suscribe contrato, remite al Departamento de

Adquisiciones.



Finanzas.

Dirección de Finanzas 26 Recibe y resguarda fianza(s) hasta el vencimiento del contrato.

Unidad Administrativa Interesada 27 Verifica en conjunto con la unidad administrativa interesada el

suministro de los bienes o prestación del servicio, en su caso.


Departamento de Adquisiciones 29 Sí, continúa con el trámite de pago.Continúa en actividad 31.

30 No, inicia con apoyo del Departamento de Asuntos Jurídicos

procedimiento administrativo sancionador, aplicación de penas

y fianzas en su caso, prosigue con el trámite de pago.





Evaluación




Fin



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Diagrama de flujo



FINANZAS

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FINANZAS

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FINANZAS

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modalidad de adjudicación directa.

Objetivo:

Atender y suministrar oportunamente mediante una compra directa, la requisición de bienes y servicios que

soliciten o requieran los diputados y dependencias del Poder Legislativo.

Políticas:

Toda adquisición por adjudicación directa deberá realizarse con estricto apego a lo dispuesto por la

Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, así como de su Reglamento.

Si el importe de la operación de contratación es menor o igual a $ 200,000.00 (Doscientos mil

pesos 00/100 M.N.) sin incluir el IVA, se tratará de adquisición directa mediante contrato pedido y

no será necesario solicitar dictamen de procedencia al órgano colegiado correspondiente.

En los casos de la adquisición por adjudicación directa y derivado de la naturaleza y características

del bien o servicio a requerir, la Dirección de Recursos Materiales a través del Departamento de

Adquisiciones deberá elaborar y suscribir el contrato pedido correspondiente, mismo que permitirá

continuar con el desarrollo de las diferentes etapas y trámites administrativos.

Las compras en modalidad de adquisición directa y a través de fondo fijo, no requieren dictamen de

procedencia de órgano colegiado y se regirán por las normas establecidas para su control.

Para el caso de la modalidad de adquisición directa y a través del fondo fijo, es suficiente contar con

el formato “Solicitud de Adquisiciones” (Anexo 1/0067 46011-F01-20).

Para el caso de la modalidad de adjudicación directa, es suficiente contar con el oficio de solicitud.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales con el

formato “Solicitud de Adquisiciones” (Anexo 1/0067 46011-

F01-20) de las unidades administrativas, para iniciar el

procedimiento de adjudicación directa.



y que los bienes o servicios solicitados estén incluidos en el

“Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios”, en caso de no encontrarse registrado, realiza lo


Unidad Administrativa Interesada 3 Verifica que no cuente con existencias disponibles en

almacenes.

Departamento de Adquisiciones 4 Verifica que los bienes o servicios estén incluidos en el

“Catálogo de Bienes y Servicios” y en caso de no encontrarse,



6 Realiza estudio de mercado, determina el procedimiento de

contratación y precios máximos a los que se deberán adquirir

los bienes y contratar los servicios.





Evaluación


de Presupuesto correspondiente y turna al Departamento de

Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 9 Recibe suficiencia presupuestal, elabora oficio de justificación,

turna a la Secretaría Técnica y solicita convoque al Comité de

Adquisiciones y Servicios, para dar seguimiento al

procedimiento de adjudicación directa.

Secretaría Técnica 10 Revisa el procedimiento de adjudicación directa y convoca al

Comité de Adquisiciones y Servicios.


Servicios

11 Emite dictamen de procedencia y adjudica de manera directa

ateniendose a lo dispuesto en la legislación aplicable.



FINANZAS

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Núm. Descripción

Secretaría Técnica 12 Elabora acta de comité y turna al Departamento de

Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 13 Turna el expediente de la adjudicación directa al

Departamento de Asuntos Jurídicos para la elaboración del

contrato correspondiente.


Jurídicos


Visto Bueno.


Jurídicos.


Jurídicos

16 Recibe contrato, remite al Departamento de Adquisiciones.



Finanzas.

Dirección de Finanzas 18 Recibe y resguarda fianzas hasta el vencimiento del contrato.

Unidad Administrativa Interesada 19 Verifica el suministro de los bienes o prestación del servicio.


Departamento de Adquisiciones 21 Sí, continúa con el trámite de pago. Continúa en actividad 23.

22 No, Inicia y substancia procedimiento administrador

sancionador, aplicación de penas y fianzas en su caso, continúa

con el trámite de pago.





Evaluación




Fin



FINANZAS

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Diagrama de flujo



FINANZAS

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FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO






FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 4: Registro y control de entradas de material de papelería al almacén

Objetivo:

Mantener el almacén con las existencias necesarias de material de papelería, de acuerdo al programa de

abastecimiento, previo registro de entradas en el Sistema de Almacén.

Políticas:

La factura será el documento base, para ingresar los datos del material de papelería al Sistema de

Almacén.

Los materiales y artículos de papelería, que ingresen al almacén deberán corresponder con lo

especificado en el contrato y/o factura por la compra efectuada (marca, cantidad, descripción, etc.).

La existencia mínima de cualquier artículo, producto o material en los almacenes, deberá ser del

15% de la compra inicial.

Las existencias físicas y los datos del “Sistema de Almacén”, serán la base para proporcionar el

suministro de los artículos de papelería, de conformidad al presupuesto autorizado.

La compra anual podrá realizarse de acuerdo a la demanda de los artículos de papelería, se tomará

como referencia el consumo del año anterior más el 15%.

El inventario físico determinará la existencia del material y será la base para reabastecer el almacén

de acuerdo a las necesidades.

Los materiales y artículos de papelería que ingresen al almacén deberán corresponder con lo

especificado en la copia de la factura que envié el Departamento de Adquisiciones.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Almacén de papelería 1 Realiza inventarios físicos permanentemente al almacén para

conocer las existencias.

2 Detecta disminución de algunos artículos, productos o

materiales de acuerdo a la reserva mínima del 15%.

3 Solicita al Departamento de Adquisiciones realizar compra y

abastecimiento de productos, artículos o materiales al almacén.

Departamento Adquisiciones 4 Analiza y evalúa solicitud enviada por el almacén de papelería y

remite a consideración del Comité de Adquisiciones y

Servicios para su autorización.


Servicios

5 Recibe y analiza solicitud.

6 ¿Es procedente dar seguimiento a la solicitud? Sí/No.

7 Sí, determina inicio del procedimiento

correspondiente.Continúa en actividad 9.

8 No, retorna al Departamento de Adquisiciones para su

revisión y análisis respectivo. Regresa actividad 4.

Departamento Adquisiciones 9 Da seguimiento al procedimiento correspondiente y requisita

solicitud a través del formato “Solicitud de Adquisiciones”

(Anexo 1/0067, 46011-F01-20), o oficio de solicitud.

Almacén de papelería 10 Realiza compra de productos y artículos de almacén de

acuerdo a la normatividad vigente.

11 Recibe del proveedor material y factura original y/o soportes,

así como copia de los mismos.

12 Verifica que los materiales coincidan con las especificaciones de

los documentos.

13 Sella factura y/o soportes del material que recibe con la

leyenda “Almacén” tanto en copias como en originales, coloca

fecha y firma. Archiva las copias de los documentos.

14 Registra ingreso de materiales y artículos de papelería, con las

especificaciones señaladas en el acta de licitación, facturación y

solicitud de adquisiciones.

15 Clasifica, organiza e ingresa los artículos, los ubica en el lugar y

almacén correspondiente.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción

Almacén de papelería 16 Captura en el “Sistema de Almacén” las entradas, de acuerdo a

la factura.

17 Mantiene control de las existencias en el “Sistema de

Almacén”.

Departamento Adquisiciones 18 Gestiona pago correspondiente, verifica que la factura cumpla

con todos los requisitos fiscales y da el visto bueno.

19 Emite y envía reporte mensual de entradas al almacén,

Dirección de Finanzas y Unidad de Información, Planeación,

Programación y Evaluación.

Dirección de Finanzas y Unidad

de Información, Planeación,

Programación y Evaluación

20 Recibe reporte mensual de entradas al almacén y realizan lo

conducente.

Fin



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO






FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 5: Registro y control de salidas de material de papelería del almacén

Objetivo:

Registrar y controlar la salida de material de papelería que requieran diputados, dependencias y unidades

administrativas del Poder Legislativo para su desempeño administrativo.

Políticas:

Los diputados, dependencias y unidades administrativas, que requieran de material extra derivado

de alguna circunstancia o evento especial, deberán enviar oficio dirigido a la Secretaría de

Administración y Finanzas para su autorización.

Los formatos “Requisición mensual de papelería” (Anexo 2/0068 46011-F02-20) y “Requisición de

material almacén general” (Anexo 3/0069 46011-F03-20); serán documentos oficiales para registrar

las salidas de artículos, productos o materiales en el “Sistema de Almacén” (PEPS).

Los formatos para solicitar material deberán ser requisitados a máquina o con letra de molde y

presentarse sin alteraciones, tachaduras, borrones, etc., así como cruzar una línea diagonal en los

espacios que no se utilicen.

Los formatos de “Requisición mensual de papelería” (Anexo 2/0068 46011-F02-20) y “Requisición

de Material de Almacén General” (Anexo 3/0069 46011-F03-20); serán requisitados y autorizados

por el diputado y con sello y/o firma del titular de las coordinaciones administrativas de las

dependencias o unidades administrativas solicitantes en su caso; asimismo, deberán contar con

autorización del Departamento de Adquisiciones, para que el responsable del almacén dé

seguimiento al suministro de la requisición.

Se suministrarán oportunamente artículos de papelería que requieran diputados, dependencias y

unidades administrativas, de conformidad al presupuesto anual autorizado, asimismo se deberá

registrar la salida de éstos en el “Sistema de Almacén”.

El suministro de artículos de papelería se hará de acuerdo a la requisición antes mencionada y

conforme a las existencias en los almacenes, las unidades administrativas solicitantes deberán

verificar que sus requerimientos correspondan al ejercicio del presupuesto que conforme a la

calendarización tienen autorizado.

Para el caso de las unidades administrativas que cuenten con máquina de fotocopiado, la entrega de

hojas tamaño carta u oficio se les hará entrega de papel de acuerdo a las lecturas que registren sus

equipos, debiendo anexar a dicha solicitud.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Almacén de papelería 1 Proporciona formato “Requisición Mensual de Papelería”

(Anexo 2/0068 46011-F02-20) o “Requisición de Material

Almacén General” (Anexo 3/0069 46011-F03-20), a diputados,

dependencias y unidades administrativas solicitantes, vía correo

electrónico, medio magnético o físicamente.

Diputados, dependencias y

unidades administrativas

solicitantes

2 Recibe y requisita debidamente formato y solicitud

correspondiente.

3 Presenta formato de solicitud, anexa copia del oficio

autorizado por la Dirección de Recursos Materiales, cuando la

cantidad del material extra es mayor a la que se suministra

mensualmente.

Almacén de papelería 4 Recibe y verifica que la solicitud cumpla con los requisitos

establecidos.

5 ¿Está correcta la solicitud? Sí/No.

6 Sí, suministra material, productos o artículos de acuerdo a las

políticas de registro y control de salidas del almacén de bienes

de consumo, firma el responsable del almacén y entrega

material. Continúa en actividad 8.

7 No, solicita a Diputados, dependencias y unidades

administrativas la corrección correspondiente. Retorna

actividad 2.

Diputados, dependencias y

unidades administrativas

solicitantes

8 Recibe material, productos o artículos, coteja con lo solicitado

en la requisición, verifica que la cantidad sea correcta y firma

de conformidad la solicitud, devuelve al almacén.

Almacén de papelería 9 Recibe original de la solicitud firmada por quien recibe

material; asigna número de folio en la solicitud, captura datos

para registro de salida; entrega al Departamento de

Adquisiciones para su autorización.

Departamento de Adquisiciones 10 Revisa y compara lo suministrado en las solicitudes de salidas

de los bienes contra datos de salida del “Sistema de Almacén”,

envía mensualmente a la Dirección de Finanzas y a la Unidad de

Información, Planeación, Programación y Evaluación.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción




11 Revisa las solicitudes de los bienes de consumo suministrados y

compara contra el sistema contable, envía al Departamento de

Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 12 Emite y envía reporte mensual, de las salidas de los bienes de

consumo a la Dirección de Finanzas y la Unidad de





13 Cierra el sistema de entradas y salidas, verifica reporte que

emite el Departamento de Adquisiciones contra las existencias

físicas de los almacenes, con personal de la Dirección de

Programación y Presupuesto, y del Departamento de

Adquisiciones, una vez conciliado, se abre nuevamente el

sistema.

Fin



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO






FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 6: Registro y control de entradas de materiales consumibles para

equipo de cómputo

Objetivo:

Mantener las existencias de artículos consumibles para equipo de cómputo, con la finalidad de abastecer los

requerimientos de diputados y de las distintas unidades administrativas del Poder Legislativo.

Políticas:

La factura será el documento base, para ingresar los datos del material para equipo de cómputo al

“Sistema de Almacén”.

El material para equipo de cómputo, que ingrese al almacén deberá corresponder con lo

especificado en la factura por la compra efectuada (marca, cantidad, descripción, etc.).

La existencia mínima de cualquier artículo, producto o material en los almacenes, deberá ser del

15% de la compra inicial.

Las existencias físicas y los datos del “Sistema de Almacén”, serán base para proporcionar el

suministro de consumibles y material para equipo de cómputo, de conformidad al presupuesto

autorizado.

La compra anual podrá realizarse de acuerdo a la demanda de materiales para equipo de cómputo,

se tomará como referencia el consumo del año anterior más el 15%.

El inventario físico determinará la existencia del material y será base para reabastecer el almacén de

acuerdo a las necesidades.

El material para equipo de cómputo que ingrese al almacén deberá corresponder con lo

especificado en la copia de la factura que envié el Departamento de Adquisiciones.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Almacén de consumibles para

equipo de cómputo

1 Realiza inventarios físicos permanentemente al almacén de

consumibles para equipo de cómputo y conocer existencias.

2 Detecta disminución de algunos artículos, productos o

consumibles de acuerdo a la reserva mínima del 15%.

3 Solicita al Departamento de Adquisiciones realizar compra y

abastecimiento de productos, artículos o consumibles al

almacén.

Departamento de Adquisiciones 4 Analiza y evalúa solicitud enviada por el almacén de

consumibles para equipo de cómputo, remite a consideración

del Comité de Adquisiciones y Servicios para su autorización.


Servicios

5 Recibe y analiza solicitud.

6 ¿Es procedente dar seguimiento a la solicitud? Sí/No.

7 Sí, determina inicio del procedimiento correspondiente.

Continúa en actividad 9.

8 No, retorna al Departamento de Adquisiciones para su

revisión y análisis respectivo. Regresa actividad 4.

Departamento de Adquisiciones 9 Da seguimiento al procedimiento correspondiente, requisita

solicitud a través del formato “Solicitud de Adquisiciones”

(Anexo 1/0067 46011-F01-20).

10 Realiza compra de productos, artículos y consumibles para

equipo de cómputo de acuerdo a la normatividad vigente.


equipo de cómputo

11 Recibe del proveedor material y factura original y/o soportes,

así como copia de los mismos.

12 Verifica que los productos, artículos y consumibles para equipo

de cómputo coincidan con las especificaciones de los

documentos.

13 Sella factura y/o soportes de productos, artículos y

consumibles para equipo de cómputo que recibe con la

leyenda “Almacén” , tanto en copias como en originales, coloca

fecha, firma y archiva copias de los documentos.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción


equipo de cómputo

14 Registra ingreso de consumibles de cómputo, con las

especificaciones señaladas en el acta de licitación, facturación y

solicitud de adquisiciones.

15 Clasifica, organiza e ingresa los artículos que ubica en el lugar y

almacén correspondiente.

16 Captura en el Sistema de Almacén las entradas, de acuerdo a la

factura.

17 Mantiene control de las existencias en el Sistema de Almacén.

Departamento de Adquisiciones 18 Gestiona pago correspondiente, verifica que la factura cumpla

con todos los requisitos y da visto bueno.

19 Emite y envía reporte mensual de entradas al almacén a la

Dirección de Finanzas y la Unidad de Información, Planeación,

Programación y Evaluación.




20 Recibe reporte mensual de entradas al almacén y realiza lo

conducente.

Fin



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

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FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 7: Registro y control de salidas de materiales consumibles para equipo

de cómputo.

Objetivo:

Abastecer a diputados y unidades administrativas de consumibles para equipo de cómputo en cantidad y

calidad necesaria para realizar las actividades encomendadas.

Políticas:

El inventario físico determinará la existencia del material y será base para reabastecer el almacén de

acuerdo a las necesidades.

Se suministrará material de consumibles para equipo de cómputo de acuerdo a las necesidades y

disponibilidad de material original.

Serán exclusivamente servidores públicos designados y debidamente acreditados, quienes solicitarán

y recogerán el material para equipo de cómputo.

El formato “Vale de Salida Almacén de Consumibles” (Anexo 4/0070, 46011-F04-20), será el

documento oficial para controlar la entrega de material para equipo de cómputo.

Los diputados y unidades administrativas que requieran material adicional derivado de alguna

circunstancia o evento especial, actividades especiales o urgentes, deberán solicitarlo a través de

oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas para su autorización.

Los cartuchos de inyección de tinta, podrán ser originales o rellenados de acuerdo al uso,

disponibilidad y presupuesto autorizado.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Servidor público 1 Acude al almacén de consumibles para equipo de cómputo,

solicita materiales que requiere para la elaboración de trabajos

dentro de su competencia.


equipo de cómputo

2 Atiende petición de consumibles para equipo de cómputo,

corrobora que la persona solicitante tenga autorización del

titular de la unidad administrativa correspondiente para realizar

la solicitud de consumibles.

3 Verifica la existencia de materiales solicitados, considera la

reserva y suministra consumibles para equipo de cómputo.

4 Registra datos de los materiales proporcionados en el formato

“Vale de salida almacén de consumibles” (Anexo 4/0070

46011-F04-20), solicita al servidor público firme de recibido,

procede a la entrega de los mismos.

Servidor público 5 Verifica que los datos del formato “Vale de salida almacén de

consumibles” (Anexo 4/0070 46011-F04-20), coincidan con los

materiales entregados, firma de conformidad.


equipo de cómputo

6 Resguarda y conserva los formatos requisitados, registra

material entregado en el sistema de almacén, asigna número de

folio en el formato, captura datos en el registro de salida,

entrega al Departamento de Adquisiciones para su

autorización.

7 Revisa y compara lo suministrado en las solicitudes de salidas

de bienes con datos de salida del sistema de almacén, envía

mensualmente a la Dirección de Finanzas y a la Unidad de





8 Revisa solicitudes de bienes de consumo suministrados y

compara contra el sistema contable, envía al Departamento de

Adquisiciones.


equipo de cómputo

9 Emite y envía reporte mensual de salidas de los consumibles

para equipos de cómputo a la Dirección de Finanzas y a la

Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación.



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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción




10 Cierra el sistema de entradas y salidas, verifica reporte que

emite el Departamento de Adquisiciones contra las existencias

físicas de los almacenes, con personal de la Unidad de

Información, Planeación, Programación y Evaluación y del

Departamento de Adquisiciones, una vez conciliado, se abre

nuevamente el sistema.

Fin



FINANZAS

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Diagrama de flujo



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 8: Asignación de telefonía celular para usuarios del Poder Legislativo

Objetivo:

Contar con elementos necesarios que regulen el uso del servicio de telefonía móvil autorizado para

servidores públicos del Poder Legislativo, a través de un proceso ágil y transparente.

Políticas:

El servicio de telefonía celular deberá ser autorizado por la Secretaría de Administración y Finanzas

y asignado únicamente en niveles de mandos medios y superiores cuando se justifique plenamente

su uso; para el caso de personal operativo, el titular de la unidad administrativa solicitante deberá

justificar el uso correspondiente.

No podrán asignarse a un solo servidor público dos equipos de telefonía, radio o similares; y/o en

caso de ser así, deberán ser autorizados por la Secretaría de Administración y Finanzas.

Se entregará el equipo mediante resguardo al usuario, en el que se compromete al buen manejo del

mismo, así como de la línea telefónica asignada.

Los daños ocasionados a los equipos y mal uso de la línea telefónica, serán con cargo al usuario.

El servidor público que sea dado de baja o de quien opere un cambio de adscripción en el Poder

Legislativo, y que tenga a su cargo algún equipo de servicio de telefonía móvil, tendrá la obligación

de entregar en óptimas condiciones el equipo y accesorios proporcionados a través de un escrito

dirigido al Departamento de Adquisiciones.

El usuario será responsable de solicitar por escrito al titular de la unidad administrativa a la que

pertenece, la necesidad de continuar con el servicio de telefonía móvil en caso de cambio de

funciones y/o adscripción.

Cuando la baja es por cambio de renovación autorizada se deberá entregar el equipo en

condiciones óptimas de lo contrario, el usuario tendrá que reparar los daños.

En caso de extravío o robo del equipo de telefonía móvil y que no se haya presentado denuncia ante

la agencia del Ministerio Público, o en el caso de que dicha denuncia se presente y no especifique

robo con violencia, el usuario deberá pagar la reposición del equipo asignado cubriendo las mismas

características, y ésta se efectuará a través del Departamento de Adquisiciones.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 1 Recibe turno de la Dirección de Recursos Materiales con el

oficio de autorización por la Secretaría de Administración y

Finanzas.

2 Envía a la Unidad de Información, Planeación, Programación y

Evaluación formato “Solicitud Programático Presupuestal”

(Anexo 6/0003 42000-F02-20), solicita suficiencia presupuestal

de acuerdo al plan y equipo solicitado.



Evaluación

3 Revisa información recibida, remite la suficiencia presupuestal

al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 4 Solicita al prestador del servicio la entrega del equipo

telefónico con el plan asignado.

Prestador de Servicio 5 Entrega equipo con las características solicitadas.

Departamento de Adquisiciones 6 Entrega a través de oficio y resguardo el equipo telefónico

asignado al servidor público.

Prestador de Servicio 7 Envía al Departamento de Adquisiciones las facturas

correspondientes por concepto de telefonía móvil mensual

para tramitar su pago.

Departamento de Adquisiciones 8 Recibe y recaba firma de autorización de la Dirección de

Recursos Materiales.

9 Elabora trámite de recursos presupuestales, realiza desglose

por cada línea para direccionar el cargo del presupuesto a cada

unidad administrativa y lo anexa por cada factura.

10 Entrega facturación con el formato “Solicitud Programático

Presupuestal” (Anexo 6/0003, 42000-F02-20) a la Unidad de




Evaluación

11 Realiza trámite correspondiente y remite a la Dirección de

Finanzas.

Dirección de Finanzas 12 Recibe documentación y realiza la transferencia

correspondiente al prestador de servicio.



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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 13 Actualiza listados de saldos y fechas de vencimientos de los

planes mensuales de telefonía móvil, verifica si existen bajas de

equipos.

14 ¿Existen bajas en los equipos de telefonía móvil? Sí/No.

15 Sí, recibe oficio de solicitud de baja autorizado por la

Secretaría de Administración y Finanzas o Dirección de

Recursos Materiales, verifica con el prestador de servicio el

vencimiento del plazo forzoso contratado para no recibir

penalizaciones por incumplimiento de contrato. Continúa en

actividad 17.

16 No. continúa haciendo las recargas mensuales a los equipos.

Regresa a la actividad 10.

17 Solicita la baja mediante oficio al Departamento de Bienes

Muebles, en caso de que el equipo ya no se encuentre en

condiciones de ser reasignado.

Fin



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO






FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Procedimiento 9: Registro de proveedores

Objetivo:

Elaborar el registro de proveedor de bienes y/o prestador de servicios en el Catálogo de Proveedores y

Prestadores de Servicios.

Políticas:

- El registro de proveedores de bienes y prestadores de servicios se realizará en estricto apego a lo

establecido en la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios y su Reglamento.

- Los proveedores de bienes y/o prestadores de servicios deberán realizar la entrega de documentación

conforme al formato de requisitos para el registro en el catálogo de proveedores de bienes y/o

prestadores de servicios del Poder Legislativo del Estado de México.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Adquisiciones 1 Recibe solicitud del proveedor de bienes y/o prestador de

servicios para registrarse en el Catálogo de Proveedores y

Prestadores de Servicios.

2 Entrega al proveedor de bienes y/o prestador de servicios

relación de la documentación establecida para llevar a cabo el

registro. (Anexo7: Modelo de escrito “Requisitos para el

registro en el catálogo de proveedores de bienes y/o

prestadores de servicios del Poder Legislativo del Estado de

México”).

Proveedor de Bienes y/o

Prestador de Servicios

3 Requisita y entrega documentación solicitada al Departamento

de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 4 Verifica la documentación solicitada conforme a los "Requisitos

para el registro en el catálogo de proveedores de bienes y/o

prestadores de servicios del Poder Legislativo del Estado de

México" (Anexo 7 Modelo de escrito).

5 ¿Está correcta la documentación? Sí/No.

6 Sí, lleva a cabo el registro en el Catálogo de Proveedores y

Prestadores de Servicios. Continúa en actividad 8.

7 No, Solicita al proveedor requisite la documentación

correctamente. Regresa al paso número 3.



8 Solicita linea de captura para pago correspondiente.

Dirección de Finanzas 9 Recibe oficio de solicitud, emite linea de captura para pago.



10 Efectúa pago correspondiente y entrega comprobante de pago

al departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 11 Informa a la Dirección de Administración y Desarrollo de

Personal para tramite de cédula.

Dirección de Administración y

Desarrollo de Personal

12 Imprime y entrega “Cédula de Proveedor de Bienes y/o

Prestador de Servicios” (Anexo 5/0071, 46011-F05-20) y

credencial al Proveedor de bienes y/o prestador de servicios.

Fin



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Diagrama de flujo



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




ANEXOS

Anexo1/0067: Formato “Solicitud de adquisiciones” (46011-F01-20).

Anexo2/0068: Formato “Requisición mensual de papelería” (46011-F02-20).

Anexo3/0069: Formato “Requisición de material almacén general” (46011-F03-20).

Anexo4/0070: Formato “Vale de salida almacén de consumibles” (46011-F04-20).

Anexo5/0071: Formato “Cédula de proveedor de bienes y/o de prestador de servicios” (46011-F05-20).

Anexo6/0003: Formato “Solicitud programático presupuestal” (42000-F02-20).

Anexo7: Modelo de escrito “Requisitos para el registro en el catálogo de proveedores de bienes y/o

prestadores de servicios del Poder Legislativo del Estado de México.

SOLICITUD DE ADQUISICIONES Folio

Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones

Dependencia: Varias Núm. de página 1 Fecha de elaboración 00 de xxxxx de 2020

Clave unidad

administrativa 00000 Total de páginas 1 Fecha de cotización Fecha de elaboración

Partida Cantidad U. de medida Descripción y características del bien, producto y/o servicio Precio unitario Precio Total

1. 0.0000

2. 0.0000

3. 0.0000

4. 0.0000

5. 0.0000

6. 0.0000

7. 0.0000

8 0.0000

9 0.0000

10 0.0000

Observaciones:

Sub total 0.0000

IVA 0.00

Total 0.00

Dependencia o unidad administrativa solicitante.

Elaboró

Dirección de Recursos Materiales. Revisó

Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación.

Validó

Secretaría de Administración y Finanzas. Autorizó

Anexo1/0067 46011-F01-20

REQUISICIÓN MENSUAL DE PAPELERÍA

Fecha (D/M/A)

Proyecto:

Folio:

Elaboración Recepción Entrega Programa:

Clave de la unidad

administrativa:

Actividad:

Diputado: Dependencia:

Grupo Parlamentario: Unidad

Administrativa:

Núm. Prog.

Descripción del producto Unidad Cantidad Cantidad suministrada

(con letra) Requerida Suministrada

Solicitante

Diputado/Titular de la Unidad Administrativa

Autoriza Departamento de Adquisiciones

Entrega Recibe

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Anexo2/0068 46011-F02-19

Nota: - Llenar a máquina o con letra de molde (original y dos copias).

- Invalidar con una diagonal el área del formato que no se haya utilizado.

- No es válido el formato que presente tachaduras o enmendaduras.

- Solo se suministrarán las requisiciones que se encuentren debidamente llenadas.


REQUISICIÓN DE MATERIAL ÁLMACEN GENERAL

Fecha (D/M/A)

Proyecto:

Folio:


Clave de la unidad

administrativa:

Actividad:



Administrativa:

Núm. Prog. Descripción del producto Unidad

Cantidad Cantidad suministrada (con letra) Requerida Suministrada

Solicitante Diputado/Titular de la Unidad

Administrativa

Autoriza Departamento de Adquisiciones

Entrega Recibe


Anexo3/0069 46011-F03-19






VALE DE SALIDA ALMACÉN DE CONSUMIBLES

Fecha (D/M/A)

Proyecto:

Folio:


Clave de la unidad

administrativa:

Actividad:



Administrativa:

Núm.

Prog. Descripción del producto Unidad Cantidad Cantidad suministrada

(con letra) Requerida Suministrada

Solicitante Diputado/Titular de la Unidad

Administrativa

Autoriza Departamento de Adquisiciones Entrega Recibe


Anexo4/0070 46011-F04-19






CÉDULA DE PROVEEDOR DE BIENES Y/O DE PRESTADOR DE SERVICIOS

NOMBRE, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL:

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL:

GIRO O SUBGIRO COMERCIAL U OBJETO SOCIAL

R.F.C. FOLIO

Anexo5/0071 46011-F05-19


PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

http://www.cddiputados.gob.mx INDEPENDENCIA OTE. 102 COL. CENTRO

TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO. CP. 50000 TELS. (01722) 279 64 24 Y 279 64 24 EXT. 6630

EL PRESENTE DOCUMENTO PROPIEDAD DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Y ACREDITA AL

TITULAR COMO PROVEEDOR DE PRODUCTOS, BIENES Y/O SERVICIOS DE LA MISMA.

EL USO ES EXCLUSIVAMENTE PARA EFECTOS DE IDENTIFICACIÓN Y ACCESO, EL USO INDEBIDO ES

RESPONSABILIDAD DEL TITULAR. LA CUAL DEBERÁ DEVOLVER AL TÉRMINO DE SU VIGENCIA.

ELABORÓ Y REVISÓ

AUTORIZÓ

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

VIGENCIA DEL __ DE __________AL__ DE ___________DEL 20__

TOLUCA DE LERDO, ESTADO DE MÉXICO A __ DE _____ DE 2018

Anexo5/0071 46011-F05-19

http://www.cddiputados.gob.mx/

Secretaría de Administración y Finanzas Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación

(1) Folio: (2) Fecha (día, mes, año): Fecha de elaboración

Solicitud programático-presupuestal (3)

(4) Programa: Elija programa. (5) Proyecto: Elija proyecto.

(6) Dependencia: Elija dependencia.

(7) Clave unidad administrativa para afectación presupuestal Varias (anexo) ☐

(8) Beneficiario:

(9) Importe: Importe con letra:

(10) Justificación / observaciones:

(11) Nombre, cargo y firma de titular de unidad administrativa solicitante

Gasto por programa Gasto presupuestal

(12) Clave unidad

administrativa

(13)

Actividad (14) Importe $

(16) Clave presupuestal (17) Importe $

(15) Total $ 0.00

(18) Total $

0.00

(19) Departamento de Programación (20) Departamento de Presupuesto

O

C

A (21) Analista

Anexo 6/0003 42000-F02-20

Instructivo

Los anexos descritos en este instructivo se encuentran disponibles en el Manual de Información,

Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México.

Núm. Concepto

1 Folio: número progresivo asignado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE).

2 Fecha: seleccionar día, mes y año en que se presenta solicitud a la UIPPE.

3 Tipo de solicitud: seleccionar tipo de solicitud ―trámite adquisiciones (uso exclusivo Departamento de Adquisiciones),

gastos a comprobar o para pago.

4

Programa: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo al Anexo 5. Catálogo de programas y

proyectos del Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de

México (MIPPEPLEM).

5 Proyecto: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de programas y

proyectos del MIPPEPLEM.

6 Dependencia: elegir clave y nombre de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas del

MIPPEPL MIPPEPLEM EM.

7 Clave unidad administrativa para afectación presupuestal: anotar unidad que recibe bien o servicio y es responsable, en

su caso, por la comprobación del gasto.

8

Beneficiario: anote razón social del proveedor, empresa o prestador de servicio que presenta la mejor oferta del bien

o servicio, servidor público o beneficiario del recurso.

En caso de gasto a comprobar, deberá anotarse adicionalmente nombre del servidor público que quedará como

deudor diverso.

9 Importe: deberá expresarse en número y letra.

10 Justificación / observaciones: incluir datos como número de factura, descripción del bien o servicio, justificación del

gasto, así como código del contrato, según corresponda.

11 Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante: anotar nombre, cargo y firma del servidor

público responsable del trámite.

Gasto por programa

12 Clave unidad administrativa: de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas acuerdo al MIPPEPLEM.

13 Actividad: indicar número que corresponda al gasto de acuerdo a la Programación Anual de Metas (PAM) vigente.

14 Importe: cantidad que se asigna a la actividad en mención.

15 Total: suma de importes asignados a actividades correspondientes coincidiendo con el campo número 9.

Gasto presupuestal (uso exclusivo Departamento de Presupuesto)

16 Clave presupuestal: número asignado por el Departamento de Presupuesto, indica unidad administrativa y partida por objeto

del gasto que corresponda al gasto, de acuerdo con MIPPEPLEM.

17 Importe: cantidad que se asigna a la clave presupuestal en mención.

18 Total: suma de los importes asignados a claves presupuestales correspondientes coincidiendo con los campos número 9 y

15.

19 Departamento de Programación, nombre y firma.

20 Departamento de Presupuesto, nombre y firma.

21 Nombre y firma del analista responsable de la codificación presupuestal.

Nota: presentar el formato para trámite en tres tantos.

Independencia Ote. 102, 4° piso Col. Centro. Toluca, Méx. C. P. 50000 Tel. 279 64 00 y 279 65 00 Ext. 6311/6432


Dirección de Recursos Materiales

REQUISITOS PARA EL REGISTRO EN EL CATÁLOGO DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O

PRESTADORES DE SERVICIOS DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO.

1.- Acta constitutiva inscrita en el Instituto de la Función Registral del Estado de México y/o Registro Público de la

Propiedad y del Comercio. En el caso de personas físicas acta de nacimiento;

2.- Acta de la última modificación a sus estatutos sociales, inscrita en el Instituto de la Función Registral del Estado

de México y/o Registro Público de la Propiedad y del Comercio, o escrito donde manifieste que no ha sufrido

modificación alguna en los estatutos sociales. No aplica para personas físicas;

3.- Poder Notarial suficiente de su Representante Legal para actos de administración, o poder específico para

participar en procedimientos de contratación. En su caso, la persona física deberá presentar escrito manifestando

no contar con representante legal;

4.- Identificación oficial vigente del Representante Legal o propietario con fotografía, firma y domicilio;

5.- Cédula de identificación Fiscal, e Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, que señale el domicilio

Fiscal vigente, así como actividad preponderante al momento de la solicitud de registro;

6.- Declaración fiscal anual del ejercicio inmediato anterior, adjuntando en caso de tener saldo a cargo,

comprobante de pago respectivo;

7.- Declaración provisional de impuestos al cierre del mes inmediato anterior, adjuntando en caso de tener saldo a

cargo, comprobante de pago respectivo;

8.- Estados financieros al cierre del mes inmediato anterior, con el nombre y firma del representante legal o

propietario y del contador público que los avala, anexando copia simple de su cédula profesional por ambos

lados;

9.- Certificado de empresa mexiquense vigente, o escrito donde manifieste no contar con este documento;

10.- Comprobante de domicilio (teléfono, luz, agua, predial o contrato de arrendamiento vigente) preferentemente

en el Estado de México a nombre del proveedor y con antigüedad no mayor a dos meses;

11.- Currículum actualizado, incluyendo croquis de ubicación del domicilio señalado en el numeral anterior, señalando

principales clientes y proveedores;

12.- Carta compromiso en papel membretado de la empresa manifestando que se obliga a mantener actualizada la

información y documentación antes descrita; y

13.- Datos Bancarios para pago vía transferencia:

a. Nombre o Razón Social;

b. Registro Federal de Contribuyentes;

c. Dirección y número telefónico;

d. Correo electrónico y nombre de contacto;

e. Institución bancaria, número de cuenta, clabe interbancaria, número de sucursal del banco.

Anexo7: Modelo de escrito




NOTA: En caso de hacer cambio de Representante Legal, favor de dar aviso inmediatamente en las oficinas donde se

extiende su Cédula de Proveedor.

La documentación se entregará conforme a lo siguiente:

1.- Sin engargolar y/o perforar.

2.- En folder blanca (con original y copia para su cotejo).

3.- En broche para archivo.

4.- Con protectores de hojas.

5.- El folder deberá contar con una portada en la cual se incluirá:

∙ Nombre, Razón o Denominación Social.

∙ Nombre del Representante Legal.

∙ Giro, Objeto Social o Comercial.

∙ Domicilio Fiscal.

∙ Teléfono.

∙ Fax de la Empresa.

∙ Correo Electrónico (e-mail.)

La cedula de Proveedor y/o Prestador de Servicios del Poder Legislativo del Estado de México, se entregará en un

plazo de 5 días hábiles posteriores a la recepción de la documentación; la emisión, reposición o renovación de dicha

cedula tendrá una vigencia de 12 meses y un costo de recuperación de $100.00 (Cien Pesos 00/100 M.N.), mismo

que será comprobado por el proveedor en Caja General del Poder Legislativo, previo depósito en Institución

Bancaria, por lo que deberá acudir al Departamento de Adquisiciones en días y horarios hábiles, para obtener el

oficio de solicitud de emisión de línea de captura correspondiente, ubicado en Independencia Oriente 102, cuarto

piso, Colonia Centro, Toluca, Estado de México, Código Postal 50000, Teléfonos (722) 2796400 y (722) 2796500

Ext 6311/6432.





CARTA COMPROMISO

EN HOJA MEMBRETADA (de la empresa)

FECHA

(DIRIGIDO A)

C.P. ALEJANDRO SALAZAR GOROSTIETA

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES DEL

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

El que suscribe ___________________________, en mi carácter de representante de la

empresa “_______________________________”, asumo bajo mi responsabilidad el

compromiso de mantener actualizada la documentación presentada para la obtención de la

constancia de proveedor.

Así mismo manifiesto que, la falta de actualización oportuna de los documentos indicados

será motivo suficiente para que la constancia de proveedor expedida a favor de mi

representado (a), sea suspendida o revocada inmediatamente, sin ninguna responsabilidad

para la Dirección de Recursos Materiales del Poder Legislativo del Estado de México.

ATENTAMENTE





A QUIEN CORRESPONDA:

Tengo el agrado de dirigirme a usted; con el objeto de informarle y solicitarle quiera tener a

bien, brindar a la brevedad posible, la información que se describe a continuación:

∙ NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA.

∙ RFC DE LA EMPRESA.

∙ TELÉFONO DE LA EMPRESA.

∙ CONTACTO.

∙ CORREO ELECTRÓNICO.

∙ NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA.

∙ NÚMERO DE CUENTA.

∙ NÚMERO DE CUENTA CLABE INTERBANCARIA.

∙ NÚMERO DE SUCURSAL DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA.

La información deberá ser enviada en hoja membretada de su empresa y firmada por el Titular.

Esto con la finalidad de mantener los datos actualizados, para el Padrón de Proveedores, del

Poder Legislativo del Estado de México.

ATENTAMENTE

L.C. Y F. MARTHA MALDONADO VILCHIS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

www.cddiputagos.gob.mx

Tels.: 722-2 79-64-32 EXT. 6432


http://www.cddiputagos.gob.mx/



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

C.P. Luis David Miranda Gómez

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Dr. en E.J. Walfred José Gómez Vilchis C. P. Alejandro Salazar Gorostieta

COORDINACIÓN DE

NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES

L.D. Víctor Manuel Servín López L.C. y F. Martha Maldonado Vilchis

DEPARTAMENTO DE

NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN

Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES

manual de procedimientos deladministracionyfinanzasplem.gob.mx/uinfosec/... · simplificación...

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