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Contraloría

Toluca, Estado de México

Diciembre 10, 2019

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE CONTROL

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO

ELABORACIÓN 31 03 2003

ACTUALIZACIÓN 10 12 2019

MANPRO-60043 CNDA-A7

CONTENIDO

PÁGS.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................................... 3

MARCO JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 4

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA ..................................................................................................................................... 7

Departamento de Control ................................................................................................................................................. 7

Procedimiento 1: Seguimiento a las observaciones no solventadas......................................................................... 7

Objetivo: ........................................................................................................................................................................... 7

Políticas .............................................................................................................................................................................. 7

Desarrollo ......................................................................................................................................................................... 8

Diagrama de flujo .......................................................................................................................................................... 12

Procedimiento 2: Supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios menores ................................ 16

Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 16

Políticas: ........................................................................................................................................................................... 16

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 17


PROCEDIMIENTO 3: Supervisión de asistencia y permanencia al personal del Poder Legislativo ..................... 30

Objetivo: ......................................................................................................................................................................... 30

Políticas: ........................................................................................................................................................................... 30

Desarrollo ....................................................................................................................................................................... 31


ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 42

HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ........................................................................................................................... 45



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




INTRODUCCIÓN

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos

para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder

Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y

Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora

el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y

sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de las

funciones con objetivos, políticas, diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y

simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente,

cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo

Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo del Estado de México el

“Manual de Procedimientos del Departamento de Control”, elaborado de manera conjunta por el

Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo y la unidad administrativa usuaria.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




MARCO JURÍDICO

Normatividad Federal

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Ley General de Contabilidad Gubernamental.

- Ley General de Responsabilidades Administrativas.

- Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción.

- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

- Ley de Coordinación Fiscal.

- Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación.

- Ley del Impuesto al Valor Agregado.

- Ley del Impuesto sobre la Renta.

- Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma.

- Ley Federal del Trabajo.

Normatividad Estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.

- Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios.

- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal correspondiente.

- Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.

- Ley de Fiscalización Superior del Estado de México.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




- Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.

- Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y

Municipios.

- Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley del Sistema Anticorrupción del Estado de México y Municipios.

- Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

- Código Administrativo del Estado de México.

- Código Civil del Estado de México.

- Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

- Código Financiero del Estado de México y Municipios.

- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México.

- Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, para el ejercicio fiscal de que se trate.

- Acuerdo por el que se emiten las normas para la operación de fianzas en la administración pública del

Estado de México, publicadas el 1° de noviembre de 2010 en la Gaceta del Gobierno.

- Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno

y Municipios del Estado de México.

Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento Interior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México.

- Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo del Estado de México.

- Manual de Organización de la Contraloría.

- Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Adquisiciones y Servicios del Poder

Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.



FINANZAS

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- Manual de Integración, Funcionamiento y Operación del Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de

Inmuebles y Enajenaciones del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Manual de Integración, Funcionamiento y Operaciones del Comité Interno de Obra Pública del Poder

Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización.

- Y demás ordenamientos legales y administrativo aplicables.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

Departamento de Control

Procedimiento 1: Seguimiento a las observaciones no solventadas

Objetivo:

Verificar que la dependencia o unidad administrativa auditada, implemente las acciones de mejora de las

observaciones no solventadas, señaladas en el informe de auditoría.

Políticas

Todo seguimiento tendrá como fuente; los expedientes de las auditorías practicadas a las dependencias o

unidades administrativas del Poder Legislativo.

La información que se maneje durante el transcurso del seguimiento y la que resulte de éste, deberá

tratarse con absoluta confidencialidad.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Evaluación o

Departamento de Análisis del

Egreso

1 Concluye la auditoría hasta la entrega del informe de auditoría.

2 ¿Fueron solventadas las observaciones en el informe de

auditoría? Si/No.

3 Si, elabora y envía en un plazo no mayor a cinco días hábiles,

oficio al Departamento de Control, comunica el término de la

auditoría, incluye cuando menos la siguiente información para

actualizar el formato denominado “Concentrado de

seguimientos” (Anexo 1 60043-F01-19), número y fecha del

oficio de aviso de inicio de auditoría, tipo y nombre de auditoría,

periodo auditado, fecha de acta de inicio y fecha de acta de

cierre de auditoría, número total de observaciones generadas y

solventadas en auditoría.

Departamento de Control 4 Recibe oficio y registra la información de la auditoría en el

formato “Concentrado de seguimientos”.

Departamento de Evaluación o

Departamento de Análisis del

Egreso

5 No, elabora y envía al Departamento de Control en un plazo no

mayor a cinco días hábiles, oficio para remitir el expediente de

auditoría, incluye en su caso, cédula de hechos posteriores por

la documentación recibida en fecha posterior a la emisión del

informe de auditoría, para su seguimiento.

Departamento de Control 6 Recibe el expediente de auditoría y en su caso cédula de hechos

posteriores, verifica que en el informe de auditoría, existan

observaciones no solventadas, revisa las acciones de mejora por

implementar de cada observación y que dichas observaciones

cuenten con evidencia suficiente y competente.

7 Genera oficio para informar a la dependencia o unidad

administrativa auditada, que el Departamento de Control llevará

a cabo el seguimiento de auditoría, a su vez solicita la

información y/o documentación que acredite la implementación

de las acciones de mejora y entrega a la Dirección de Auditoría

Interna, para su aprobación y firma.

Dirección de Auditoría Interna 8 Recibe el oficio para informar a la dependencia o unidad

administrativa auditada, que el Departamento de Control llevará

a cabo el seguimiento de auditoría, revisa, firma y devuelve al

Departamento de Control, para su entrega a la dependencia o

unidad administrativa auditada.



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Núm. Descripción

Departamento de Control 9 Recibe el oficio y lo entrega a la dependencia o unidad

administrativa auditada, a través de la Coordinación

Administrativa de la Contraloría.

Dependencia o Unidad

Administrativa Auditada

10 Recibe el oficio y envía a la Dirección de Auditoría Interna,

documentación que soporte la implementación de las acciones

de mejora de las observaciones no solventadas, incluidas en el

informe de auditoría.

Dirección de Auditoría Interna 11 Recibe documentación enviada por la dependencia o unidad

administrativa auditada y turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 12 Recibe la información y/o documentación remitida por la

dependencia o unidad administrativa auditada, revisa, analiza y

determina si es suficiente y pertinente para la solventación de

las observaciones.

13 ¿Es suficiente y pertinente la información? Si/No.

14 Si, pasa a la actividad número 20.

15 No, elabora oficio para la dependencia o unidad administrativa

auditada, para solicitar aclaración o ampliación de la información

y/o documentación que complemente la ya recibida y permita

tener los elementos suficientes y pertinentes para solventar las

observaciones y entrega a la Dirección de Auditoría Interna,

para su aprobación y firma.

Dirección de Auditoria Interna 16 Recibe el oficio para solicitar a la dependencia o unidad

administrativa auditada, aclaración o ampliación de la

información y/o documentación que complemente la ya recibida,

revisa y de no tener cambios, firma y devuelve al Departamento

de Control, para su entrega a la dependencia o unidad

administrativa auditada.

Departamento de Control 17 Recibe el oficio y lo entrega a la dependencia o unidad

administrativa auditada, a través de la Coordinación


Dependencia o Unidad

Administrativa Auditada

18 Recibe oficio y envía a la Dirección de Auditoría Interna la

información y/o documentación complementaria que acredite la

implementación de las acciones de mejora de las observaciones

no solventadas, incluidas en el informe de auditoría.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO




Dirección de Auditoria Interna 19 Recibe el soporte documental para solventar las observaciones

no solventadas incluidas en el informe de auditoría y turna al

Departamento de Control.

Departamento de Control 20 Revisa y analiza la información y/o documentación elabora el

formato denominado “Seguimiento de auditoria” Anexo 2

(60043-F02-19) y determina, si solventa las observaciones no

solventadas en el informe de auditoría.

21 Firma y presenta el formato “Seguimiento de auditoria” a la

Dirección de Auditoría Interna, para su autorización.

Dirección de Auditoria Interna 22 Recibe y revisa el formato “Seguimiento de auditoría”, en su

caso lo autoriza y entrega al Departamento de Control.

Departamento de Control 23 Recibe el formato autorizado “Seguimiento de Auditoría”.

24 ¿Fueron solventadas las observaciones? No/Si

25 No, elabora de oficio para informar al titular de la Contraloría

con copia al titular de la dependencia auditada, de las

observaciones que no fueron solventadas por la dependencia o

unidad administrativa auditada en etapa de seguimiento, anexa,

formato original de seguimiento de auditoría para los efectos

procedentes y turna a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoria Interna 26 Revisa oficio y formato de seguimiento de auditoría y en su caso,

firma el oficio y junto con el original del formato de seguimiento

de auditoría, envía al titular de la Contraloría para los efectos

procedentes.

Departamento de Control 27 Si, genera el oficio de término de auditoría y turna a la Dirección

de Auditoría Interna para su revisión, anexa el formato original

del seguimiento de auditoría.

Dirección de Auditoria Interna 28 Revisa y turna al titular de la Contraloría, el oficio de término

de auditoría para su aprobación y firma, anexa el formato

original del seguimiento de auditoría.



FINANZAS

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Núm. Descripción

Titular de la Contraloría 29 Recibe el formato original del seguimiento de auditoría y

propuesta de oficio de término de auditoría y en su caso,

aprueba y firma el oficio y devuelve junto con el seguimiento de

auditoría en original a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoria Interna 30 Recibe el formato original del seguimiento de auditoría y el oficio

de término de auditoría y lo remite al Departamento de

Control, para que por medio de la Coordinación Administrativa

de la Contraloría entregue el oficio de término de auditoría a la

dependencia auditada.

Departamento de Control 31 Recibe oficio de término de auditoría suscrito por el titular de

la Contraloría y el formato original del seguimiento de auditoría;

entrega oficio a la dependencia auditada por medio de la

Coordinación Administrativa de la Contraloría y archiva acuse

de recibido en original junto con el formato original del

seguimiento de auditoría en el expediente de seguimiento de

auditoría.

Dependencia 32 Recibe oficio de término de auditoría

Departamento de Control 33 Envía mediante oficio al Departamento de Evaluación o

Departamento de Análisis del Egreso, expediente de auditoría,

anexa al oficio, copia del formato de seguimiento de auditoría y

oficio de término.

Fin



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Diagrama de flujo



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FINANZAS

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Procedimiento 2: Supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios menores

Objetivo:

Supervisar el proceso de reembolso de los gastos de servicios menores que efectúa el administrador de estos

gastos, así como la documentación soporte del mismo, de conformidad con el procedimiento denominado

“Procedimiento para reembolso de gastos de servicios menores”, emitido por la Secretaría de Administración

y Finanzas del Poder Legislativo.

Políticas:

Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores se realizarán a las Dependencias

y unidades administrativas que tramiten reembolso de gastos de servicios menores.

Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores deben practicarse en presencia

del administrador de los gastos de servicios menores.

Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores podrán realizarse en cualquier

momento, a los administradores de gastos de servicios menores del Poder Legislativo.

El administrador de gastos de servicios menores entregará a los auditores en medio magnético, los

archivos correspondientes a:

1 La base de datos que se remitió a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal

del periodo que se revisa.

2 Los formatos de gastos de servicios menores del periodo que se revisa.

3 Los oficios de comisión del periodo que se revisa.

Las supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios menores se efectuarán a los reembolsos

de gastos de servicios menores, tramitados con fecha inmediata anterior a la fecha de las supervisiones,

de conformidad con el calendario de pagos de gastos de servicios menores, del procedimiento

denominado “Procedimiento para reembolso de gastos de servicios menores”, emitido por la Secretaría

de Administración y Finanzas del Poder Legislativo.



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Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Control 1 Al inicio del año, elabora oficio mediante el cual el Contralor

informa al Secretario de Administración y Finanzas, que durante

el ejercicio se realizarán supervisiones al trámite de reembolso

de gastos de servicios menores y lo turna a la Dirección de

Auditoría Interna para su revisión.

Dirección de Auditoria Interna 2 Recibe y revisa oficio.

3 ¿Hay modificaciones? Sí/No.

4 Si, instruye al Departamento de Control lo corrija.

5 No, turna al Titular de la Contraloría para autorización y firma.

Titular de la Contraloría 6 Recibe el oficio de la Dirección de Auditoría Interna, lo autoriza

mediante su firma y regresa a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoria Interna 7 Recibe oficio y lo remite al Departamento de Control.

Departamento de Control 8 Remite oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a

través de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.

9 Elabora oficio, mediante el cual el Contralor solicita al

Secretario de Administración y Finanzas, la relación de

servidores públicos que fungen como administradores de

gastos de servicios menores de las dependencias y unidades

administrativas del Poder Legislativo y lo remite a la Dirección

de Auditoría Interna para su revisión.

Dirección de Auditoria Interna 10 Recibe y revisa oficio.


12 Si, instruye al Departamento de Control lo corrija.

13 No, turna al titular de la Contraloría para su autorización y

firma.

Titular de la Contraloría 14 Recibe el oficio, lo autoriza mediante su firma y lo regresa a la

Dirección de Auditoría Interna.



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Núm. Descripción

Dirección de Auditoria Interna 15 Recibe oficio y lo remite al Departamento de Control.

Departamento de Control 16 Remite oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a

través de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.

Secretario de Administración y

Finanzas

17 Remite al Contralor, la información de los servidores públicos

designados como administradores de gastos de servicios

menores.

Dirección de Auditoria Interna 18 Recibe y revisa la información de los servidores públicos

designados como administradores de gastos de servicios

menores y la turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 19 Revisa la información y elabora los formatos de “Cédula de

supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios

menores” y su anexo 1 “Documentación soporte en formato

electrónico”, para poder realizar la supervisión y los turna a la

Dirección de Auditoría Interna para su revisión.

Dirección de Auditoria Interna 20 Recibe la propuesta de los formatos de las cédulas de trabajo.


22 Sí, instruye al Departamento de Control corrija.

23 No, turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 24 Recibe y procede a elaborar los oficios de comisión para

realizar la supervisión al trámite de reembolso de gastos de

servicios menores y los turna a la Dirección de Auditoría

Interna para su autorización.

Dirección de Auditoria Interna 25 Recibe los oficios de comisión, los autoriza mediante su firma,

posteriormente los devuelve al Departamento de Control.

Departamento de Control 26 Se presenta el personal comisionado del Departamento de

Control, ante el administrador de gastos de servicios menores,

identificándose con el oficio de comisión y credencial oficial de

identificación del Poder Legislativo, mostrando el acuse del

oficio mediante el cual se informó que se practicarán las

supervisiones al trámite de reembolso de gastos de servicios

menores.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción

Departamento de Control 27 Solicita al administrador de gastos de servicios menores, le

muestre el oficio de solicitud de reembolso de gastos de

servicios menores, así como el correo electrónico mediante el

cual envió la base de datos, procediendo a registrar sus datos en

la “Cédula de supervisión al trámite de reembolso de gastos de

servicios menores”.

28 Solicita al administrador de gastos de servicios menores que le

muestre la documentación soporte (formatos de gastos de

servicios menores y oficios de comisión) y la base de datos, las

cuales deberán estar resguardadas en forma electrónica,

procediendo a registrar sus datos en el Anexo 1

“Documentación soporte en formato electrónico”, de la

“Cédula de supervisión al trámite de reembolso de gastos de

servicios menores”.

29 Termina de llenar la “Cédula de supervisión al trámite de

reembolso de gastos de servicios menores” y su Anexo 1

“Documentación soporte en formato electrónico” y solicita al

administrador de gastos de servicios menores proporcione la

documentación soporte y la base de datos en formato

electrónico para su revisión.

30 Integra la documentación soporte; elabora la “Cédula de

supervisión al trámite de reembolso de gastos de servicios

menores: base de datos y documentación soporte” y elabora el

informe de la supervisión efectuada, describiendo los hallazgos

y recomendaciones, turnándolo a la Dirección de Auditoría

Interna para su aprobación.

Dirección de Auditoría Interna 31 ¿Recibe y revisa el informe?.

32 ¿Existen modificaciones? Sí/No.

33 Sí, instruye al Departamento de Control lo corrija.

34 No, firma de autorizado y turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 35 Elabora oficio de envío de informe y lo remite a la Dirección de

Auditoría Interna para su revisión.

Dirección de Auditoría Interna 36 Recibe y revisa el oficio de envío de informe.



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Núm. Descripción

Dirección de Auditoría Interna 37 ¿Existen modificaciones? Sí/No.

38 Sí, instruye al Departamento de Control para corrección.

39 No, remite el oficio y el informe al Titular de la Contraloría

para su autorización.

Titular de la Contraloría 40 Recibe el oficio de envío de informe y el informe de la

supervisión efectuada, en su caso, autoriza mediante su firma y

regresa a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 41 Recibe oficio e informe y lo remite al Departamento de

Control.

Departamento de Control 42 Recibe y remite oficio e informe a la Secretaría de

Administración y Finanzas, a través de la Coordinación


Unidad de Información,

Planeación, Programación y

Evaluación

43 Remite la documentación que acredita la implementación de las

recomendaciones emitidas en el informe.

Dirección de Auditoría Interna 44 Recibe de la Unidad de Información, Planeación, Programación

y Evaluación, la documentación que acredita la implementación

de las recomendaciones emitidas en el informe y la remite al


Departamento de Control 45 Recibe y revisa la documentación.

46 ¿Cumple con las recomendaciones? Sí/No.

47 Sí, elabora el oficio de término y lo remite a la Dirección de

Auditoría Interna.

48 No, elabora un oficio solicitando la documentación faltante y lo

turna a la Dirección de Auditoría Interna para su autorización.

Dirección de Auditoría Interna 49 Recibe y revisa el oficio de solicitud de información.


51 Sí, instruye al Departamento de Control realice corrección.



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Núm. Descripción

Dirección de Auditoría Interna 52 No, autoriza mediante su firma y turna al Departamento de

Control para su entrega.

Departamento de Control 53 Recibe el oficio de solicitud y lo remite a la Unidad de

Información, Planeación, Programación y Evaluación, a través de

la Coordinación Administrativa de la Contraloría.

Dirección de Auditoría Interna 54 Recibe el soporte documental que acredita las acciones

implementadas por parte de la Unidad de Información,

Planeación, Programación y Evaluación, y turna la

documentación al Departamento de Control.

Departamento de Control 55 Recibe y revisa las recomendaciones emitidas en el informe.

56 ¿Cumple con las recomendaciones? Sí/No.

57 Si, realiza oficio de término de la supervisión y lo turna a la

Dirección de Auditoría Interna.

58 No, solicita a la Unidad de Información, Planeación,

Programación y Evaluación, la información faltante.

Dirección de Auditoría Interna 59 Revisa el oficio de término y en su caso, indica las

modificaciones para su corrección, turnándolo al Titular de la

Contraloría para su autorización mediante su firma.

Titular de la Contraloría 60 Recibe el oficio de término, lo autoriza mediante firma,

regresándolo a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 61 Recibe oficio de término y lo remite al Departamento de

Control.

Departamento de Control 62 Remite oficio de término a la Secretaría de Administración y

Finanzas, a través de la Coordinación Administrativa de la

Contraloría.

63 Integra el expediente de la supervisión al trámite de reembolso

de gastos de servicios menores realizada.

Fin



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Diagrama de flujo



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PROCEDIMIENTO 3: Supervisión de asistencia y permanencia al personal del Poder Legislativo

Objetivo:

Observar el registro de asistencia y permanencia a los servidores públicos que laboren en el Poder Legislativo.

Políticas:

Los sujetos de las supervisiones de asistencia y permanencia de personal, serán los servidores públicos

obligados a control de asistencia mediante dispositivo biométrico.

El Departamento de Control deberá de observar a los servidores públicos que registren asistencia y salen

del inmueble, los que ingresan a los inmuebles sin registrar su entrada en el dispositivo biométrico y al

que sale con o sin justificación.

El Departamento de Control deberá de identificar a los servidores públicos que no permanecen en su

lugar de trabajo en horario laboral, así como observar que porten la credencial oficial de identificación del

Poder.

Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal sujeto a control de asistencia mediante

dispositivo biométrico podrán practicarse en cualquier día hábil.

Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal, podrán realizarse a todas las Dependencias del

Poder Legislativo.

Las supervisiones de asistencia y permanencia de personal sujeto a control de asistencia mediante

dispositivo biométrico, deberán realizarse considerando la información remitida por la Dirección de

Administración y Desarrollo de Personal.

Las supervisiones de asistencia deberán practicarse en presencia de personal adscrito al Departamento

de Seguridad que se encuentre en el inmueble.

Las supervisiones de permanencia se practicarán preferentemente, en presencia del Jefe inmediato

superior del personal a supervisar.

Los resultados de la supervisión se darán a conocer mediante informe, al Secretario de Administración y

Finanzas.



FINANZAS

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Desarrollo


Núm. Descripción

Departamento de Control 1 Elabora oficio al inicio del año, a fin de informar al Secretario de

Administración y Finanzas que durante el ejercicio; se llevarán a

cabo supervisiones de asistencia y permanencia al personal del

Poder Legislativo, obligado a control de asistencia mediante

dispositivo biométrico y lo envía a la Dirección de Auditoría


Dirección de Auditoría Interna 2 Revisa y remite el oficio al Titular de la Contraloría, para

autorización mediante su firma.

Titular de la Contraloría 3 Autoriza mediante su firma el oficio y lo regresa a la Dirección

de Auditoría Interna

Dirección de Auditoría Interna 4 Turna el oficio al Departamento de Control para su entrega.

Departamento de Control 5 Envía oficio a la Secretaría de Administración y Finanzas, a través

de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.

6 Elabora oficio dirigido a la Dirección de Administración y

Desarrollo de Personal solicitando información actualizada del

personal del Poder Legislativo obligado a control de asistencia

mediante dispositivo biométrico.

7 Pone a consideración de la Dirección de Auditoría Interna el

oficio para su autorización.

Dirección de Auditoría Interna 8 Autoriza mediante su firma y regresa al Departamento de

Control para su entrega.

Departamento de Control 9 Envía el oficio a la Dirección de Administración y Desarrollo de

Personal; a través de la Coordinación Administrativa de la

Contraloría.

Dirección de Administración y

Desarrollo de Personal

10 Recibe oficio y envía mediante oficio la información solicitada a

la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 11 Recibe la información y la turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 12 Recibe la información e integra la información de la base de

datos remitida, a las cédulas de supervisión de asistencia y a las

cédulas de permanencia del inmueble donde laboran los

servidores públicos a supervisar.



FINANZAS

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FECHA DÍA MES AÑO





Núm. Descripción

Dirección de Auditoría Interna 13 Determina quienes serán los servidores públicos que asisten a la

supervisión de asistencia y permanencia.

Departamento de Control 14 Elabora los oficios de comisión del personal de la Dirección de

Auditoría Interna que realizará la supervisión y entrega a la

Dirección de Auditoría Interna para su autorización y firma.

Dirección de Auditoría Interna 15 Autoriza con su firma los oficios de comisión.

Auditores de la Dirección de

Auditoría Interna

16 Asisten al inmueble donde se llevará a cabo la supervisión de

asistencia, presentándose ante el personal de seguridad en

turno, haciendo de su conocimiento la actividad a realizar,

procediendo a dar inicio a la supervisión.

17 En el caso de identificar a servidores públicos que registren su

asistencia y salgan del inmueble se procede a preguntar y anotar

su nombre, hora en la que sale del inmueble y el motivo (si existe

algún oficio de comisión se solicita copia simple del mismo, o en

su caso solo se registra el número y fecha del mismo).

18 En el caso de observar a servidores públicos que ingresan al

inmueble, sin registrar su entrada en el dispositivo biométrico

se procede a preguntar y registrar su nombre y la hora en la que

ingresó.

19 Si se identifica a servidores públicos que salen del inmueble con

o sin justificación, se procede a preguntar y anotar su nombre y

motivo de salida, en caso de existir oficios de comisión se solicita

copia simple de los mismos, de no ser posible, solo se registra

el número y fecha del mismo.

20 Una vez terminado el tiempo de supervisión se da aviso de

término al personal de seguridad en turno, se firman las cédulas

y se concluye la supervisión de asistencia.

21 Proceden a efectuar la supervisión de permanencia asistiendo al

inmueble donde se llevará a cabo, presentándose en caso de que

se encuentre, ante el jefe inmediato superior del personal a

supervisar, solicitando reunir al personal a su cargo.



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Núm. Descripción

Auditores de la Dirección de

Auditoría Interna

22 Proceden a pasar lista y registran al personal que permanece en

su lugar de trabajo, verificando que porten la credencial oficial

de identificación del Poder Legislativo, solicitan al Jefe inmediato

copia simple del oficio de comisión o el formato de

“Autorización de permiso y/o aclaración”, del personal que no

se encuentra en su lugar de trabajo.

23 Terminada la supervisión se comentan los resultados con el Jefe

inmediato superior del personal supervisado y se solicita su

firma en las cédulas de trabajo.

Departamento de Control 24 Elabora oficio solicita el listado que emite el dispositivo

biométrico del registro de entradas y salidas del personal

supervisado; dirigido a la Dirección de Administración y

Desarrollo de Personal y entrega a la Dirección de Auditoría

Interna, para su autorización y firma.

Dirección de Auditoría Interna 25 Autoriza con su firma el oficio y turna al Departamento de

Control.

Departamento de Control 26 Envía el oficio a la Dirección de Administración y Desarrollo de

Personal a través de la Coordinación Administrativa de la

Contraloría.



27 Recibe la solicitud de información del listado y envía mediante

oficio la información a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 28 Recibe la información remitida por la Dirección de

Administración y Desarrollo de Personal y la turna al


Departamento de Control 29 Analiza la información recibida y realiza el informe con los

resultados de la supervisión de asistencia y permanencia de

personal y lo pone a consideración de la Dirección de Auditoría


Dirección de Auditoría Interna 30 Recibe y revisa el informe,

31 ¿Existen modificaciones? Sí/No.

32 Si, instruye al Departamento de Control se corrija.

33 No, firma de autorizado e instruye se elabore el oficio de envío

de informe.



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Núm. Descripción

Departamento de Control 34 En su caso realiza las modificaciones al informe, elabora oficio y

solicita en el mismo el soporte documental que acredite las

acciones implementadas, en relación a las recomendaciones

generadas y lo remite a la Dirección de Auditoría Interna para

su autorización junto con el informe.

Dirección de Auditoría Interna 35 Autoriza con su firma el informe y lo turna, al Titular de la

Contraloría a fin de que autorice el oficio mediante su firma.

Titular de la Contraloría 36 Autoriza mediante su firma el oficio, lo regresa con el informe a

la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 37 Recibe el oficio y envía junto con el informe al Departamento

de Control.

Departamento de Control 38 Recibe y envía el oficio junto con el informe a la Secretaría de

Administración y Finanzas, a través de la Coordinación




39 Remite oficio a la Dirección de Auditoría Interna, con la

documentación que acredita la implementación de las

recomendaciones emitidas en el informe.

Dirección de Auditoría Interna 40 Recibe el oficio con documentación que acredita la

implementación de las recomendaciones emitidas en el informe

y lo turna al Departamento de Control.

Departamento de Control 41 Analiza y en caso de acreditar la implementación de las

recomendaciones emitidas en el informe, elabora oficio de aviso

de término de supervisión y envía a la Dirección de Auditoría


42 De no acreditar la implementación de las recomendaciones

emitidas en el Informe, elabora oficio para solicitar la

información y/o documentación faltante y envía a la Dirección

de Auditoría Interna para su autorización.

Dirección de Auditoría Interna 43 Autoriza mediante su firma el oficio de solicitud de información

y/o documentación faltante y regresa al Departamento de

Control para su envío.

Departamento de Control 44 Envía el oficio de solicitud de información y/o documentación

que acredite que fueron atendidas las recomendaciones emitidas

en el informe, a la Dirección de Administración y Desarrollo de

Personal, a través de la Coordinación Administrativa de la

Contraloría.



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Núm. Descripción



45 Remite a la Dirección de Auditoría Interna, información y/o la

documentación soporte que acredite la atención de las

recomendaciones generadas en el informe.

Dirección de Auditoría Interna 46 Recibe el soporte documental y lo turna al Departamento de

Control, para su análisis.

Departamento de Control 47 Analiza y en caso de acreditarse la implementación de las

recomendaciones, elabora oficio de aviso de término de la

supervisión y lo envía a la Dirección de Auditoría Interna para

su autorización.

Dirección de Auditoría Interna 48 Revisa el contenido del oficio de término y turna para su

autorización, al Titular de la Contraloría.

Titular de la Contraloría 49 Autoriza mediante su firma y remite el oficio de aviso de

término, a la Dirección de Auditoría Interna.

Dirección de Auditoría Interna 50 Recibe el oficio de aviso de término firmado por el Titular de la

Contraloría y lo turna al Departamento de Control, para su

envío.

Departamento de Control 51 Recibe el oficio de aviso de término y envía a la Secretaría de

Administración y Finanzas a través de la Coordinación


52 Integra el expediente de la supervisión de asistencia y

permanencia del personal, realizada.

Fin



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Diagrama de flujo



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ANEXOS

Anexo 1: Concentrado de Seguimientos (60043-F01-19)

Anexo 2: Seguimiento de Auditoría (60043-F02-19)

Elaboró: (Iniciales)

Revisó: (Iniciales)

Fecha: XX/XX/20XX

Fecha de actualización:

Contraloría del Poder Legislativo Dirección de Auditoría Interna Departamento de Control

CONCENTRADO DE SEGUIMIENTOS 20XX

Cons.Oficio de

ComisiónFecha

Tipo de

Auditoría

Nombre de la

Auditoría

Periodo

auditado

Fecha del

acta de

cierre

Oficio de

recepción

del

expediente

Fecha de

recepción

del

expediente

si no

Oficio de aviso

de inicio de

seguimiento

Fecha de

recepción

de aviso de

inicio de

seguimient

o

Fecha de

formato

seguimien

to

Oficio de

envío al

Contralor o

Dirección de

Responsabili

dades

Fecha de

envio al

Contralor o

Dirección de

Responsabili

dades

Oficio de

aviso de

término de

trabajos de

auditoría

Fecha de

oficio de

término

Oficio de

devolución

de

expediente

Fecha de

devolución

de

expediente

Se genera

análisis

Expediente

Oficio de aviso al

Departamento de

Control por no tener

observaciones

pendientes

Fecha de

oficio de

aviso al

Depto. De

Control

Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Fuente: Expedientes de seguimientos de auditoría realizados en el ejercicio 20XX

Elaboró Revisó

_______________________________ ___________________________

Nombre y Firma Nombre y Firma

Se realiza

Seguimiento

60043-F01-19

Contraloría del Poder Legislativo Dirección de Auditoría Interna Departamento de Control

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

60043-F02-19

Fase de Seguimiento:

Elaboró Revisó

Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma

Autorizó

Nombre, cargo y firma

Toluca México, a (texto) de (texto) de dos mil (texto).

NO. DE OBSERVACIÓN

OBSERVACIÓN PROPUESTA DE ACCIÓN DE MEJORA

RESPUESTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITADA DURANTE LA AUDITORÍA

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA DURANTE LA AUDITORÍA

ACCIÓN DE MEJORA POR IMPLEMENTAR A LA FIRMA DEL ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA

RESPUESTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITADA EN SEGUIMIENTO

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA EN ETAPA DE SEGUIMIENTO

Nota:



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HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

Mtro. en D. Eduardo Salgado Pedraza (encargado)

CONTRALORÍA DEL PODER

LEGISLATIVO

Dr. en E. J. Walfred José Gómez Vilchis L. en C. Esthela Lio Garza

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y

DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

L.D. Víctor Manuel Servín López L.C. Citlali Sánchez Benítez

DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,

ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE CONTROL

manual de procedimientos deladministracionyfinanzasplem.gob.mx/uinfosec/dirraiz/...- acuerdo por el...

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