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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA SECCIÓN DE

ALMACÉN Y BODEGAS DEPARTAMENTALES EN SUS

DIFERENTES PROCESOS

Sección de Almacén

Unidad de Apoyo Administrativo

Guatemala, Noviembre del 2011

INDICE

2

NORMAS

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES ………………………………………………… 4

CONSTANCIAS DE INGRESOS………………………………………………… 5

REQUISICIONES…………………………………………………………………………… 6

TARJETAS KARDEX…………………………………………………………………… 7

COBERTURA DE GARANTIAS DE MOBILIAIRO Y/O EQUIPO

PROCEDIMIENTOS

SOLICITUDES………………………………………………………………………………. 10

Elaboración

- Pasos para el llenado

- Recepción

- Trabajadas

CONSTANCIAS DE INGRESO……………………………………………………… 11

Recepción orden de compra

- Recepción de factura

- Recepción Materiales y/o Suministros,

Mobiliario y/o Equipo

- Ingresos y traslados

- Tipo de desglose de expedientes

REQUISICIONES………………………………………………………………………… .16

TARJETAS KARDEX………………………………………………………………… 18

- Ejemplos de operatoria

- Precio promedio

BAJAS DE MATERIALES Y DONACIONES …………………… 22

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INTRODUCCIÓN

La Sección de Almacén a través del apoyo de la nueva administración,

ha tratado de implementar y normar los procedimientos que se utilizan

en las diferentes actividades que se realizan, tomando en cuenta las

experiencias de cada persona, pero considerando las indicaciones del

Coordinador, en el sentido de poder dar a conocer las actividades de la

Sección a otros niveles, se inició un instructivo de los procedimientos y

normas en pequeños folletos, que también se utilizan de base para

capacitaciones de Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales.

Por lo que la o integración de estos folletos, se considera como el manual

de normas y procedimientos para la Sección de Almacén, con la

finalidad de eficientisar la labor tanto interna como externa y mejorar el

desarrollo del proceso de Alfabetización desde nuestras actividades y

funciones, quedando sujeto a modificaciones según las Leyes

administrativas vigentes.

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NORMAS APLICADAS PARA LOS DISTINTOS

PROCESOS EN LA SECCIÓN DE ALMACÉN

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RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

NORMAS

1.- El solicitante firma y sella

2.- Visto bueno del Coordinador de la Unidad, Encargado de la Sección o

Coordinador Departamental.

3.- Firma del Coordinador de Apoyo Administrativo o de la SecretarÍa

Ejecutiva según sea el caso.

Para casos del grupo 3 (Mobiliario y/o Equipo) deberán ser autorizados

por SecretarÍa Ejecutiva del CONALFA.

4.- Las solicitudes deben ser elaboradas por las distintas Coordinaciones,

Unidades y Secciones en la cual plantean sus necesidades donde deben

observar los pasos indicados anteriormente.

5.- Se recibirán durante los últimos 3 días hábiles de cada mes.

6.- Se rechazara la solicitud tomando en cuenta los siguientes errores.

* Faltas de ortografía

* Palabras incompletas

* Nombres incorrectos del material solicitado

* Códigos incorrectos en la tinta que solicitan

*Se deberá especificar las cantidades en números y letras de lo que

requieren a la hora de solicitar (Lápiz, Fólders, Bolígrafos, etc.)

* Al solicitar papel bond no ponen el gramaje del papel

* Se deberá especificar las medidas o tamaño de lo que solicitan (grande,

pequeño o mediano).

* Las características mínimas de lo solicitado

* Para solicitar equipo de computación incluir el soporte técnico de la

Unidad de Informática si fuese para sustituir a otro, para equipo nuevo,

no es necesario .

INDICE

6

* No utilizar la misma razón para todas las solicitudes

* No deberán incluir la marca del material y equipo solicitado

* Al solicitar llantas deberán colocarles la medida del ring y

características especiales

Al cometer algunos de los errores antes mencionados, esta sección se verá

en la obligación de rechazarles dicha solicitud a través de un formulario

de devolución, siempre y cuando la solicitud venga totalmente firmada.

CONSTANCIA DE INGRESO

NORMAS

1.- Los documentos únicos para elaborar un ingreso serán los siguientes:

factura, requisición, transferencia o acta de donación, según sea el caso.

2.- La Sección de almacén, recibe del Departamento de Compras, la orden

de compra siempre y cuando esté basado en las solicitudes respectivas, así

como las firmas que autorizan el mismo.

3.- Esta orden determina la empresa a la cual se le hizo la compra y en

su momento deberá presentarse a esta Sección, con el material y su

respectiva factura.

4.- Los expediente por servicios y reparaciones al recibirse deberán ser

revisados si contiene razonamiento y firma de la Secretaría Ejecutiva del

CONALFA al dorso de la factura.

5.- Para la reparación, el expediente deberá contener la solicitud

firmada y sellada por el Coordinador de la Unidad de Apoyo

Administrativo.

6.- Toda acta de donación deberá contener documentos de soporte y

registro de precios, de conformidad con el bien entregado para la

legalización de registros.

7.- Previo al ingreso revisión física de los repuestos nuevos en mención.

8.- No se recibirá el material o equipo de manera parcial.

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9.- No se recibirá ningún equipo si la factura no trae número de serie y

modelos respectivos o características básicas por su identificación.

10.- Todo equipo de computación previo a dar ingreso deberá ser revisado

por la Unidad de informática y estadística para garantizar el

funcionamiento del mismo.

11.- Previo al traslado del ingreso verificar que esté firmado y sellado

por el encargado de la Sección de Almacén.

12.- Toda donación de material didáctico deberá ser ingresado con base

en el acta levantada en su momento y notificar a SecretarÍa Ejecutiva

para su conocimiento.

13.- Donación de Mobiliario y/o Equipo se notifica a SecretarÍa Ejecutiva

y a la Sección de Inventarios para su respectivo registro e ingreso a la

Sección de Almacén.

14.- Las Coordinaciones Departamentales no deberán de darle ingreso a

los neumáticos comprados en Oficinas Centrales ni al Mobiliario y

Equipo.

15.- Cuando las Coordinaciones Departamentales reciben de parte del

Almacén Central, Mobiliario y /o Equipo, únicamente deberá asignarse

en la tarjeta de responsabilidad.

16.- El material didáctico enviado por el Almacén Central a las

Coordinaciones Departamentales, deberá ser registrado a través de la

realización del ingreso y su registro en las tarjetas kardex.

17. Para ingresar equipo que por la cantidad adquirida y en el espacio

de la factura no fuera suficiente para anotar las series, se podrá adjuntar

hojas membretadas y firmadas por los representantes de la empresa.

INDICE

8

REQUISICIONES

NORMAS

1.- Para el Almacén Central, la requisición es el único documento que se

debe utilizar para la salida de materiales de oficina, material didáctico

y mobiliario y/o equipo.

2.- Se deberá verificar las cantidades de los materiales conforme a lo

solicitado.

3.- Debe ir firmado y sellado por el jefe y auxiliar de la Sección de

Almacén.

4.- Para la recepción de materiales deberá ser firmada y sellada por la

persona quien reciba o sea el solicitante.

TARJETA KARDEX

NORMAS

Todas las operaciones en kardex deben efectuarse de manera correcta y

con la documentación respectiva.

1.- Las tarjetas deben operarse simultáneamente con los ingresos en forma

ordenada y limpia, para evitar olvidos, o la duplicidad de operaciones e

incurrir en errores.

2.- Este documento es de uso obligatorio para el registro contable para las

bodegas del CONALFA, estando autorizadas por la Contraloría General de

Cuentas.

3.- El uso inadecuado de este documento dará lugar ha sanciones

económicas por parte de la Contraloría General de Cuentas.

4.- Lo operación se podrá realizar con bolígrafo de manera clara y

legible o en máquina.

5.- Deberá identificar correctamente ambos lados de la tarjeta, para

iniciar del lado anverso. (donde se encuentra el sello de la Contraloría.

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6.- Deberá utilizarse lo menos posible el precio promedio, para evitar

desajustes en tarjetas.

7.- Deberá trabajarse con el método PEPS UEPS, para evitar contar con

mucha existencia y mejorar la fluidez de los materiales.

8.- Cuando los artículos adquiridos por alguna razón permanecen

mucho tiempo en la bodega sin movimiento, deberán promocionarse a

nivel Nacional o en su efecto solicitar la baja.

- Horario de recepción de Materiales y/o Suministros y Mobiliario

y/o Equipo en la Sección de Almacén será de 8:00 a 12:00 y de

14:00 a 15:00 de lunes a viernes

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PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS

DOCUMENTOS

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BASE LEGAL

Procedimientos, normas y documentos utilizados en las diferentes

actividades que realiza la Sección (de conformidad con el Reglamento de

la Ley de Alfabetización, capitulo IX artículo 45 inciso g) y k).

SOLICITUDES

La solicitud es el formulario oficial para un adecuado proceso, en el cual

se plantean las necesidades en cuanto a Materiales y/o Suministros,

Mobiliario y/o Equipo y así poder cumplir con las actividades asignadas

a cada Sección, Unidad o Coordinación, ya sea en Oficinas Centrales o

Departamentales.

PROCEDIMIENTOS

1.- ELABORACIÓN DE SOLICITUDES

* Para la elaboración de estas solicitudes la Sección de Almacén

proporciona copias de los formatos en versión digital a cada una de las

Coordinaciones Departamentales, Unidades y Secciones del Conalfa.

* Es importante recalcar que no hay necesidad de hacerle ningún cambio

a los formatos proporcionados ya que están diseñados para cumplir con

todos los requisitos.

PASOS PARA LLENAR LA SOLICITUD

1.- Nombre completo del Coordinador de Apoyo Administrativo.

2.- Nombre completo del solicitante.

3.- Cargo que desempeña dentro de la Institución

4.- Coordinación, Unidad o Sección a la que pertenece.

5.- Cantidad de lo solicitado en número y letras.

6.- Descripción completa del material, equipo y/o mobiliario a solicitar.

7.- Detallar la razón o el motivo por la cual está solicitando, dicha

razón debe ser analizada y no debe ser la misma para todas las

solicitudes todo el tiempo.

8.- Lugar y fecha de la solicitud

9.- Firmas en la solicitud

INDICE

12

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

1.- Previo a la recepción de la solicitud se revisan las características

básicas en el formulario

2.- Verificadas las características básicas se firma y sella de recibido, se

registra en el libro de control y se envía para autorización del

Coordinador Apoyo Administrativo.

3.- Al regresar debidamente autorizada se verifica y anota en el libro de

control su fecha y hora de retorno para continuar el procedimiento.

SOLICITUDES TRABAJADAS

1.- Se verifican las existencias para entrega inmediata o definir la

compra

2.- Se numera, se opera de trabajado y se traslada a donde corresponda

(Almacén o Compras) y se archiva.

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CONSTANCIA DE INGRESOS

Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas y

utilizado por la Sección de Almacén, para el registro de las entradas de

los diferentes Materiales Suministros y Mobiliario y /o Equipo y en casos

especiales por las Coordinaciones Departamentales.

PROCEDIMIENTOS

RECEPCIÓN DE ORDEN DE COMPRA

1.- Verificar que el expediente venga completo (solicitudes proforma

orden de compra y CUR.

2.- Descripción de los artículos de conformidad con la solicitud y

proforma

3.- Verificar que el documento lleve firmas y sellos correspondientes

RECEPCIÓN DE LA FACTURA

1.- Para la recepción de la factura deberá de tener las siguientes

características (nombre, dirección, teléfono y Nit de la Institución, y

razón social de la empresa que distribuye, descripción de los materiales,

precio unitario, precio total, cantidad en letras y números.

RECEPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Y/O MOBILIARIO Y

EQUIPO

- Se procede a la revisión conteo y recepción de los materiales, previo a la

recepción de la factura.

ELABORACIÓN DE INGRESO

- Si cumple con lo descrito anteriormente se procederá a la elaboración

del ingreso.

TRASLADO DE INGRESO PARA AUTORIZACIÓN

1.- Se anota en el libro de control y se traslada a la Unidad de Apoyo

Administrativo para su autorización.

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TRASLADO DE INGRESO A LAS SECCIONES RESPECTIVAS

1.- El formulario de ingreso autorizado por el Coordinador de Apoyo

Administrativo es desglosado y anotado en el libro de control para su

traslado a la Sección respectiva.

EXPEDIENTES QUE NO CONTIENEN BIENES FUNGIBLES O ACTIVOS FIJOS

TIPO DE DESGLOSE PARA ARCHIVO Y PROCESO DE PAGO

* Copia rosada de ingreso

* Copia de la orden de compra, cur o devengado

* Copia de factura

* Y otros documentos que se consideren importantes

* Toda papelería deberá ser revisada previo a traslado

* Posteriormente se registra en el libro de traslado, luego se dirige al

Departamento de Compras el expediente original.

EXPEDIENTES QUE CONTIENE BIENES FUNGIBLES Y ACTIVOS FIJOS

PARA EL PROCESO DE PAGO

TIPO DE DESGLOSE

*Copia de la orden de compra, cur, devengado o CDP

* Copia de factura

* Posteriormente se registra en el libro de traslado, luego se dirige a la

Sección de Inventarios el expediente original en espera de la copia rosada

del ingreso debidamente firmado y sellado por el Encargado.

EXPEDIENTES POR SERVICIOS O REPARACIONES

DESGLOSE DE DOCUMENTOS

* Copia de factura

* Copia rosada de ingreso a bodega

* Copia de orden de compra y/o cur

*Copia del oficio o documento que ampare la reparación

* Luego del desglose correspondiente será registrado en el libro de traslado

INDICE

16

* Estos expedientes llevan el mismo proceso que los anteriores, con la

diferencia de que van directamente a la Sección interesada

- DONACIONES

Todas las donaciones hechas a CONALFA deberán ser registradas ya sea

de Materiales o Mobiliario y/o Equipo de conformidad con el

procedimiento que le corresponda.

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REQUISICIONES

Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas que

utiliza la Sección de Almacén, para la entrega o salida de los diferentes

materiales suministros, Mobiliario y/o Equipo.

PROCEDIMIENTOS

1.- Se trabaja las salidas según solicitudes de requerimientos hechas al

almacén o cuadros de distribución debidamente autorizados.

2.-En referente a la salida de Materiales y Suministros y Mobiliario y/o

Equipo para Oficinas Centrales, se entrega directamente a las Unidades y

Secciones, de conformidad con lo solicitado previo a la firma de la

requisición que ampara la entrega.

3.- En lo referente a la salida del material para Coordinaciones

Departamentales se utiliza un proceso mixto en lo que se refiere a su

distribución, ya que de conformidad con la cantidad de materiales o

mobiliario y/o equipo solicitados se puede optar por conformar

comisiones que entreguen directamente a cada coordinación, o bien que

los coordinadores se presenten al Almacén Central a recogerlas.

4.- De igual manera este formulario será la base para elaborar las

constancias de ingreso o registro de las tarjetas kardex de las

Coordinaciones Departamentales.

5.- El formulario utilizado por las Coordinaciones Departamentales para

registrar las salidas de materiales es el denominado Transferencias de

Materiales.

6.- En determinadas ocasiones las Transferencias de Materiales se

utilizarán para ingresar.

TIPO DE SALIDAS

* Materiales y suministros

* Materiales didácticos

* Mobiliario y equipo

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TARJETA KARDEX

Es la tarjeta autorizada por la Contraloría General de Cuentas, donde se

registran todos los movimientos de entradas y salidas de los diferentes

artículos en resguardo del almacén.

PROCEDIMIENTOS

1.- Fecha en que se efectuó la operación

2.- Numero del documento (ingreso y/o requisición).

3.- Concepto, serie y número de factura, nombre del proveedor, cuando

ingresa, o nombre de la persona cuando egresa el material.

4.- Registro de la entrada de material cantidad y valor

5.- Registro de la salida de material cantidad y valor.

6.- Registro de las existencias en bodega o inventario con su cantidad y

valor.

7.- Nombre del artículo en la tarjeta

EJEMPLO 1

Para el registro en la coordinación departamental a través de la

requisición de almacén se hace de la siguiente manera.

* Con fecha 03-10-2011, con requisición No.21340, por parte de almacén

central fue enviado a la coordinación departamental de Chiquimula,

1,800 textos integrados de comunidad y sociedad primera etapa de post,

con precio unitario de Q.3.98, para un total de Q7,164.00, (ingreso

No.18200 de fecha 03-10-2011).

* Con fecha 05-10-2011, en transferencia No.36307, se le entregó al

técnico pedagógico Julio Pineda, 150 textos integrados de comunidad y

sociedad de primera etapa de post, con precio unitario de Q.3.98, para

un total de Q.597.00

INDICE

20

EJEMPLO 2

FACTURAS

Para la operación de la tarjeta kardex con factura se realiza de la

siguiente manera.

* Por parte de la empresa Papelco S.A. fueron enviados 2,000 cuadernos

con líneas de 80 hojas, en factura serie a No.12103 de fecha 17-10-

2011, con valor unitario de Q.2.50, para un total de Q.5,000.00 (ingreso

No. 18205 con fecha (17-10-2011).

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EJEMPLO 3

* A la fecha se cuenta con una existencia de 150 cuadernos con líneas de

80 hojas, con precio unitario de Q.2.50, con un total Q.375.00

* Con fecha 12-09-2011 en requisición No.22170, fue enviado a la

coordinación departamental, por el almacén central, 300 cuadernos con

líneas de 80 hojas, con valor unitario de Q.1.90, para un total de

Q.570.00 (ingreso No.18204 de fecha 12-09-2011)

* Por medio de transferencia de fecha 13-09-2011 con No.25040, a

nombre de Mario Sandoval, se entregaron 95 cuadernos con líneas de 80

hojas, con la aplicación del precio promedio.

PRECIO PROMEDIO

Es la sumatoria de la cantidad de los materiales existentes, sumándose los

que ingresan y se divide dentro el total.

Cuando se trabaja en tarjeta del mismo material pero con diferente precio

se opera con precio promedio.

* Por medio de transferencia de fecha 13-09-2011 con No.25040, a

nombre de Mario Sandoval, se entregaron 95 cuadernos con líneas de 80

hojas, con la aplicación del precio promedio.

INDICE

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PROCEDIMIENTOS DE BAJAS DE MATERIAL DE LENTO MOVIMIENTO Y

RECEPCION DE DONACIONES DE MATERIALES

Cuando por alguna razón el material didáctico permanece más de 5 años en la

bodega, deberá hacer lo siguiente:

1. Se elabora un oficio informando a Secretaria Ejecutiva, los

pormenores, por los cuales se solicita la baja de dicho

material, así mismo indicando si se tiene el informe donde

Auditoria recomienda la baja.

2. Dependiendo de la respuesta de Secretaría Ejecutiva, se

procederá a la ejecución si fuere positiva la respuesta,

levantando un acta haciendo constar lo procedido con toda

la documentación necesaria.

3. En base al acta levantada se procederá a, descargar de la

tarjeta kardex.

Bajas de Mobiliario y Equipo

Sera la Sección de Inventarios la encargada de proporcionar los pasos a seguir.

DONACIONES (INGRESO)

Donaciones

Toda donación realizada al CONALFA debe quedar registrada de la siguiente

manera:

1. Se levanta un acta en el lugar donde se recibe la

donación.

2. El acta debe contener lo siguiente:

2.1 La manifestación de quien realiza la donación.

2.2 Factura del bien o documento donde se indique el

valor unitario y total.

2.3 Comparezca la persona que recibe y quien elabora

el acta.

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CRÉDITOS

COORDINACIÓN: Lic. Gilberto Alejandro Castillo Beber

Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo

REALIZACIÓN: Rubén Guzmán de León

Encargado Sección de Almacén

Bayron Otoniel Dieguez

Asistente Sección de Almacén

Miguel Ángel Espinoza Milián

José Ernesto Chocojay Ventura

Alfredo Catalán Paíz

Auxiliares de la Sección de Almacén

DIGITACIÓN: Claudia Lissette Estrada Barrera

Secretaria Sección de Almacén

EDITOR: Comité Nacional de Alfabetización (CONALFA)