manual concar ver 2009

SOFTWARE DE CONTABILIDAD

MANUAL DEL USUARIO Versin Visual 2009

Especialistas en Software EmpresarialCalle Manuel Fuentes 833 San Isidro Central (511) 203-8300 www.realsystems.com.pe [email protected]

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CONCAR

CONTENIDO

CAPITULO 1 INTRODUCCION CAPITULO 2 DESCRIPCION GENERAL CAPITULO 3 INGRESO AL SISTEMA EXPLICACION DE LOS MODULOS 1.- MODULO DE ARCHIVOS (BASES DE DATOS PRINCIPALES) 1.A. PLAN DE CUENTAS 1.B. ANEXOS 1.C. TABLA GENERAL 1.D. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO 1.E. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 1.F. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES 1.G. TABLA DE ASIENTO DE CIERRE 1.H. MANTENIMIENTO DE CUENTA DE BANCOS. 1.I. TABLA DE INDICES DE INFLACION 1.J. MANTENIMINETO DE TIPO DE PAGO POR PROGRAMA 1.K. MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE REGISTRO DE COMPRAS 1.L. MANTENIMIENTO DE PARAMETROS VENTAS 1.L.1. CUENTAS POR COBRAR 1.L.2. TIPOS DE DOCUMENTOS 1.L.3. SUBDIARIO 1.L.4. CUENTA INGRESO VENTAS 1.L.5. PARAMETROS VARIOS 1.L.6. TASA IGV 1.L.7. CUENTAS INAFECTAS 1.L.8. TASA ISC 1.M. MANTENIMIENTO PARAMETROS HONORARIOS 1.M.1. CUENTA HONORARIOS 1.M.2. TIPO DE DOCUMENTO 1.M.3. SUBDIARIO DE COMPRA 1.M.4. PARAMETROS VARIOS 1.M.5. CUENTA GASTO 2.- MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES 2.A. REGISTRO DE COMPROBANTE ESTNDAR CON CONVERSION 2.B. REGISTRO DE COMPROBANTE ESTANDAR SIN CONVERSION 2.C. REGISTRO DE COMPROBANTE DE COMPRAS 2.D. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS CONTADO 2.E. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL 2.F. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS 2.G. REGISTRO DE COMPROBANTES DE HONORARIOS 2.H REGISTRO DE COMPROBANTES DE BANCOS 2.H.1 MANTENIMIENTO MOVIMIENTO BANCOS 2.H.2 REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS 2.I. REGISTRO DE COMPROBANTE DE CHEQUES 2.I.1 REGISTRO DE COMPROBANTE DE CHEQUES

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6

9 11 10 12 17 20 34 35 36 36 38 39 39 40 47 47 48 49 50 50 51 51 52 52 52 53 53 54 54 55 56 59 63 67 73 78 80 83

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REAL SYSTEMS2.I.2 REGISTRO DE COMPROBANTE DE CHEQUE AUTOMATICO 2.I.3. REPORTE DE CHEQUES GIRADOS 2.I.4. REPORTE DE CHEQUES POR ACREEDOR 2.I.5. IMPRESIN DE CHEQUE VAUCHER MANUAL 2.I.6. MANTENIMIENTO FORMATO 2.I.7. IMPRESIN DE CHEQUE VOUCHER FORMATO 2.I.8. CONSULTA DE CHEQUES POR CUENTA BANCO 2.J. COMPROBANTE DE COMPRAS ALMACEN 2.J.1. COMPROBANTE DE COMPRAS CON ORDEN DE COMPRA 2.J.2. COMPRAS CON ORDEN DE COMPRA SISPAG 2.J.3. CONTABILIZACION PARTES DE ENTRADA. 2.J.4. COMPROBANTE DE IMPORTACION 2.K. CONSULTA SITUACION DE COMPROBANTE 2.L. ELIMINACION DE COMPROBANTES 2.M. REPORTES DE COMPROBANTES 2.N. ASIENTOS AUTOMATICOS 2.N.1. ASIENTO DE APERTURA 2.N.2. REGULARIZACION DIFERENCIA DE CAMBIO 2.N.3. AJUSTE DIFERENCIA DE CAMBIO FASB52 2.N.4. ASIENTO DE CIERRE 2.N.5. AJUSTE POR INFLACION 3.- MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE 3.A. PROCESO DE CONSOLIDACION 3.B. REAPERTURA MES CONTABLE 3.C. CONSULTA CONSOLIDACION 4.- MODULO DE EMISION DE REPORTES 4.A. BALANCES DE COMPROBACION 4.B. GANANCIAS Y PERDIDAS 4.C. REPORTES DE COSTOS 4.D. DIARIOS 4.E. MAYORES 4.F. REGISTRO DE VENTAS 4.G. REGISTRO DE COMPRAS 4.H. LIBRO DE CAJA BANCOS 4.I. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 4.J. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO 4.K. AREAS 4.L. BANCOS 4.M. INGRESOS Y GASTOS 4.N. REPORTES MENSUALES 4.O. INVENTARIOS Y BALANCES 4.P . RATIOS 5.- MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS 5.A. GENMERACION DE ARCHIVOS DE SALDOS POR DOCUMENTO 5.B. CONSULTAS 5.C. DOCUMENTOS PENDIENTES 5.D. REPORTE DE ESTADO DE CUENTA 5.E. MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL 5.F. ANALISIS GRAFICO FINANCIERO 6.- PRESUPUESTO 6.A. MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO 6.B. REPORTE DE PRESUPUESTO 6.C. REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL 6.D. EJECUCION PRESUPUESTAL CON CAMBIO DE SIGNO

CONCAR 89 90 90 90 90 90 90 90 90 94 98 102 105 105 105 106 106 107 108 108 108 110 110 112 112 113 113 114 115 117 118 118 119 121 122 124 125 126 126 126 126 126 127 127 127 128 128 129 129 129 129 130 130 130


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REAL SYSTEMS6.E. EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA 6.F. EJECUCION PRESUPUESTAL ANALITICA 6.G. PRESUPUESTO POR PROYECTO 7.- CONCILIACION BANCARIA 7.A. REGISTRO ESTADO DE CUENTA 7.B. PROCESO DE CONCILIACION 7.C. REPORTE DE CONCILIACION 7.D. CONSULTAS 7.E. TRANSFIERE PENDIENTES AO ANTERIOR 8. SUNAT 8.A. PDT HONORARIOS 8.B. DAOT PDT DE COMPRAS 8.C. DAOT PDT DE VENTAS 8.D. PDT 3550 RESUMEN DE VENTAS ANUAL 8.E. PDT RENTA ANUAL 8.F. PDB MENSUAL EXPORTADORES 8.F.1. PDB DE COMPRAS 8.F.2. PDB DE VENTAS 8.F.3. PDB TIPO DE CAMBIO 8.G. PROCESO COA SUNAT 9.- UTILITARIOS 9.A. REINDEXADO DE BASES DE DATOS 9.B. REINDEZADO DE BASES DE DATOS DE MOVIMINETOS 9.C. REINDEZADO DE MOVIMIENTOS MENSUALES 9.D. REINDEZADO DE BASES DE DATOS COMUNES 9.E. MANTENIMINETO DE COMPAIAS 9.F. MANTENIMINETO DE LA TABLA DE USUARIOS 9.G. MANTENIMINETO DE USUARIOS-PROGRAMAS 9.H. MANTENIMIENTO DE USUARIO COMPAA 9.I. INICIALIZACION DEL BALANCE 9.J. HISTORICO DE REPORTES EN DISCO 9.K. VERIFICA COMPROBANTES 9.L. PROCESOS VARIOS - COPIA DE SEGURIDAD 9.M. MOVIMIENTO DE DATOS 9.N. REPORTES VARIOS ANEXOS ANEXO 1 RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA ANEXO 2 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS ANEXO 3 EJEMPLO DE COMPROBANTES ANEXO 4 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS ANEXO 5 REPORTE DE GANANCIAS Y PRDIDAS POR LNEAS Y CENTRO DE COSTO - CTGYP13

CONCAR 130 131 131 131 131 133 134 134 135 135 135 136 138 140 141 145 145 146 148 148 149 149 149 149 149 149 151 151 151 152 152 152 152 152 153

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CAPITULO 1.INTRODUCCIONEl presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual. La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final. El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que incluyen las siguientes caractersticas: A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el usuario final. B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo. C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real. Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por cambios en la poltica de la empresa.


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CAPITULO 2DESCRIPCION GENERALEl sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Direccin. La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen. Las caractersticas principales del sistema son las siguientes: FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios. Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar mltiples compaas, uniformizando de esta manera la informacin de grupos empresariales. El sistema permite un alto grado de autonoma a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parmetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES Los Estados financieros, libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional. ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios, empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel de anlisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un cdigo interno de la empresa. REPORTES POR CENTROS DE COSTOS Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.

VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobacin y generales, ganancias y prdidas, costos, diario, mayor, anlisis de cuentas, registro de ventas y compras. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la informacin oportunamente.

REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA www.realsystems.com.pe -6-

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Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeracin manual. El sistema efecta la validacin de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos. EMISION DE CHEQUE-VOUCHER El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los vouchers de cheque manuales, presentando informacin de cheque girado por banco, fecha y proveedor. CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados, para evitar la digitacin. CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un comprobante. REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO El sistema regulariza automticamente mediante un asiento los saldos de documentos en moneda nacional o dlares ya cancelados pero que no se les aplic el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo. Tambin genera un asiento automtico de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al cierre del mes de las cuentas que se le indique. GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS El sistema genera cuentas automticas de dos formas: Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automtico de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a cdigo de costo, pudindose establecer en estos casos porcentajes. CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA El sistema realiza la conciliacin de los documentos bancaria en forma automtica en la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliacin deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios. PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables automticamente.


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REAL SYSTEMSARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

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El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores registrados, se puede crear automticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de tiempo. VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Todas las bases de datos pueden ser consultadas amigablemente. TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automticamente. ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo. ARCHIVOS PARA EL PDT SUNAT El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados al diskette del PDT. AJUSTES POR INFLACIN El proceso de ajuste por inflacin se puede configurar de manera amigable en el mdulo de ajuste. Este cuenta con diferentes caractersticas as como el mantenimiento de ndices de inflacin, las cuentas de ajuste ACM y la generacin de los asientos contables.


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CAPITULO 3INGRESO AL SISTEMAEn el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono Contabilidad Concar V. 2009.XX Se abre haciendo doble clic con el mouse.

Contabilidad Concar V. 2009.XX Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial el predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales. Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con la flecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar el cdigo.


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REAL SYSTEMS EXPLICACION DE LOS MODULOS

CONCAR

El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulos se encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes mdulos. Los mdulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes: 1. Archivos (Base de Datos Principales) 2. Registro de Comprobantes.- Para registrar diferentes tipos de comprobantes contables 3. Consolidacin.- Proceso y control de acumulacin de saldos 4. Emisin de Reportes Mensuales.- Emisin de reportes mensuales 5. Anlisis de Cuentas.- Emisin de reportes analticos con rango de fechas 6. Presupuesto.- Mantenimiento y control de presupuestos 7. Conciliacin Bancaria.- Proceso de conciliacin y emisin de reportes 8. Sunat.- Opciones de interfase de CONCAR a los diferentes PDTs 9. Utilitarios.- Administracin del sistema

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Men Principal, el cual contiene una lista con todos los mdulos programados, permitiendo as, poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.


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REAL SYSTEMS1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)

CONCAR

El mdulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen la informacin relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella informacin que sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este mdulo son: el de mantenimiento (Adicin, modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos. Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los siguientes: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. Plan de Cuentas Cdigos de Anexos Tablas Generales Tipos de Cambios Tabla de Transferencias de la 6 a la 9 Tabla de Numeracin de Comprobantes Tabla de Asientos de Cierre Mantenimiento Cuentas Bancos Tabla de ndices de Inflacin Mantenimiento de tipo de pago por programa Mantenimiento de parmetros de compras


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REAL SYSTEMS1.A. PLAN DE CUENTAS

CONCAR

En este archivo o base de datos se registrarn, modificarn, visualizarn las cuentas contables que se definan para llevar la contabilidad de la empresa Se pueden utilizar hasta 8 dgitos , en este mismo archivo se ingresarn las cuentas tanto a 2 como a 3 dgitos y tambin las cuentas de registro propiamente.

1.A.1. MANTENIMIENTO DEL PLAN DE CUENTAS.- Con esta opcin se har la creacin, modificacin o visualizacin de las cuentas contables. Seleccionada la opcin el Sistema mostrar la siguiente pantalla: Pestaa Datos Principales

Los datos a ingresar son los siguientes: www.realsystems.com.pe - 12 -

REAL SYSTEMSCampo CUENTA Descripcin

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Dar el cdigo de la cuenta a crear. Existe la posibilidad de utilizar hasta ocho dgitos Ingresar la descripcin de la cuenta Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = Activo P = Pasivo y Patrimonio G = Ganancias y prdidas X = Ttulos a 2 o 3 dgitos (No es cuenta de contabilizacin solo TITULO) V = Gestin varias O = Orden Este campo sirve para indicarle al sistema que la cuenta a registrar mantendr niveles de saldo segn el nivel de anlisis que se desea. Las opciones son: 1: SALDO POR CUENTA .- Lleva el saldo hasta nivel de la cuenta registral , pueden ser las de las clases 6 , 7 , 8 , 9; pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel de saldo. 2: SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Lleva el saldo hasta nivel de anexo . Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que se estime conveniente. 3: SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO .- Lleva el saldo de la cuenta hasta nivel de documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de referencia. Normalmente es para la cuentas de clientes, y proveedores. Este dato es obligatorio para las cuentas que manejan nivel de saldo 2 y 3, y deber indicarse en este campo con que tipo de anexo va a trabajar la cuenta. Existen los siguientes tipos de anexo segn tabla general 07 0 Cuentas Corriente Bancos (obligatorio) C Clientes T Personal H Honorarios P Proveedores V Varios Por ejemplo, para las cuentas 121XX y 123XX se puede asignar el tipo de anexo C.

TIPO DE CUENTA

NIVEL DE SALDO

TIPO DE ANEXO

TIPO DE ANEXO DE REFERENCIA

Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos cdigos de anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y emitir reportes por el mismo. Este campo ser utilizado slo considerando: Tasa 1 Detraccin para la cuenta 422XX Anticipo por detraccin Tasa 2 Percepcin para la cuenta 401XX IGV Percepciones

TASA


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REAL SYSTEMSINGRESO / GASTO

CONCAR Este dato se ingresar a las cuentas de resultados y tendr efecto en el mdulo de presupuesto. Se activar con check para todas las cuentas de la clase 6XX que se distribuyan en cada centro de costo de acuerdo a porcentajes definidos en la tabla de transferencia. Cuando se active este campo no se debern ingresar los datos de las cuentas de cargo y abono

CENTRO DE COSTO

DOCUMENTO REFERENCIA Habilitando con check este campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, nmero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check marcado en forma obligatoria. FECHA VENCIMIENTO. Habilitando con check este campo sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. Este campo debe ser habilitado para letras x cobrar, pagar y las cuentas de provisin de servicios. Habilitando con check este campo ser til para obtener el estado de flujo de efectivo. Se habilitar slo para las cuentas de la clase 10. Habilitando Con check este campo indicar si la cuenta es producto del ajuste por correccin inflacin ( ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros. Habilitando con check este campo indicar que la cuenta se considerar para el proceso de Conciliacin Bancaria automtica. Debe usarse slo para las cuentas de bancos. ESTE CAMPO SE DEBE UTILIZAR PARA EL CASO DE LA CUENTAS DE ANTICIPO POR DETRACCIONES PERCEPCIONES RETENCIONES. YA QUE AL CONTABILIZARSE ESTA CUENTA SE DEBER REFERENCIAR AL DOCUMENTO (FACTURA) Y AL DEPOSITO DE LA DETRACCIN, COMPROBANTE DE RETENCIN O DE PERCEPCION RESPECTIVAMENTE Campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, nmero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check marcado en forma obligatoria Indicar si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o slo en forma de asientos automticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A = Automtico Las cuentas que se generan automticamente pueden ser marcadas como automticas para evitar que sean digitadas manualmente.

AREA

CUENTA AJUSTE

CONCIL. BANCOS

DOCUMENTO REFER.2

REGISTRO DE LA CUENTA


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CONCAR Cuando se trabaja con la CLASE 9 a las cuentas de la clase 6 se les debe configurar A- Automtica para evitar posibles errores en la digitacin

MONEDA DE REFERENCIA

Sirve para identificar la moneda en que se mantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia de cambio FASB52 - utiliza estos datos para determinar si actualiza el saldo en soles o el de dlares. Este campo indicar la creacin de un cargo automtico a nivel de comprobante cuando se haga el proceso de consolidacin. Este campo indicar la creacin de un abono automtico a nivel de comprobante ni cuando se haga el proceso de consolidacin.

CUENTA CARGO

CUENTA ABONO

Pestaa de Formatos.-

En esta pantalla se indicarn en que formatos contables se mostrarn las cuentas y de que forma sern agrupadas. FORMATO DE BALANCE GENERAL.

Indica el cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 10.

FORMATO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION

Indica el cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA

Indica el cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de


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CONCAR Ganancias y Prdidas por naturaleza. El sistema solicitar este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 13.

FORMATO DE COSTOS

Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Costos. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen marcado el check de CENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 12.

Formatos Alternos FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS

Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para emitirlos en los reportes de ingresos y gastos. Es un comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABLA GENERAL 72. Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20. (Por ejemplo en otro idioma) De acuerdo a la TABLA GENERAL 21

FORMATO DE COSTOS FORMATO DE BALANCE GENERAL.

FORMATO DE GAN. PER. FUNCION FORMATO DE GAN. PER NATURALEZA.

De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

1.A.2. CONSULTA GENERAL PLAN DE CUENTAS.- Permite consultar el plan de cuentas ya sea en forma general o por cuenta. 1.A.3. EMISIN DEL PLAN DE CUENTAS.- Emitir el plan de cuentas de acuerdo a indicaciones de cuenta inicial, final y si se desea muestre leyenda de nombre de los campos mostrados (poniendo check en la caja de : Imprime ayuda? ) 1.A.4. EMISIN DEL PLAN DE CUENTAS VARIOS.Emitir el plan de cuentas, ordenndolas de acuerdo al formato seleccionado (formato de balance, ganancias y perdidas etc.) 1.A.5. EMISIN DE PLAN DE CUENTAS AUTOMTICAS.- Emitir las cuentas que se generan en forma automtica OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deber desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos : - Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y documento. - Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta respectiva. - Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deber alimentar la informacin complementaria para ese nivel de cuenta (Anexo, Documento, Fecha Documento o Vencimiento) y se refleje en los estados de cuenta o documentos pendientes. C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas. Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse automticamente:


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CONCAR

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Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error). Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo que Origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta automtica 9 y 79.

1.B. CDIGO DE ANEXOS

En esta base de datos se registran los anexos, que son datos complementarios a las cuentas, los mismos que sirven para identificar diferentes tipos de entidades o datos que son necesarios para hacer un anlisis ms detallado de las cuentas. Por ejemplo se tienen como anexos a clientes, proveedores, bancos, y otros datos que la empresa estime necesario tener. Los Tipos de anexo son definidos en la Tabla 07 de las tablas generales con cdigos de UN CAMPO- (C = Clientes, P = Proveedores, etc). IMPORTANTE: LOS CODIGOS DE ANEXOS DE BANCOS (TIPO 0) DEBEN SER CREADOS A TRAVES DEL MODULO 1.H.- MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS


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1.B.1. MANTENIMIENTO DE ANEXOS.- En esta pantalla se crearn, modificarn o visualizarn los diferentes anexos por cada uno de los tipos existentes.

Los datos a ingresar son los siguientes: TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que corresponder el cdigo del anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para bancos, pudindose asignar cualquier nmero para los otros tipos. Cdigo de hasta 18 caracteres para identificar el anexo. Nombre del anexo. Segn necesidad de la compaa, Se puede colocar algn dato adicional. Indicar el nmero de RUC es obligatorio para clientes, proveedores y honorarios, pues este dado se usar para la impresin del Registro de Ventas y Compras respectivamente. En caso se trate de anexos que manejen otro tipo de documentos que no sean RUC, indicar tipo y nmero del mismo, en caso de Honorarios indicar RUC, este dato se usara para la migracin de la planilla electrnica. MN = Soles, US = Dlares, ESPACIOS. Este campo es obligatorio para los tipos de anexo 0 anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve para la Conciliacin Bancaria automtica. Para otros anexos no es necesario

ANEXO DESCRIPCION REFERENCIA

RUC

TIPO DE DOCUMENTO

MONEDA


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REAL SYSTEMSTASA DE DETRACCIN.-

CONCAR Indicar la tasa de detraccin a la que est afecto. (El sistema mostrar las distintas tasas apretando simultneamente las teclas shift y F1) Indicar la tasa de percepcin a la que esta afecto. (El sistema mostrar las distintas tasas apretando simultneamente las teclas shift y F1) Indicar si es nacional o extranjero Seleccionar segn sea si es persona Natural, Jurdica o No domiciliado, Dato obligatorio para migraciones a PDT`s de SUNAT Seleccionar vigente o anulado

TASA DE PERCEPCIN.-

TIPO.TIPO DE PERSONA.-

ESTADO.-

DATOS COMPLEMENTARIOS Para el caso de clientes y proveedores que sean Personas Naturales y Honorarios Profesionales se deben registrar obligatoriamente estos datos: APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO, NOMBRE,


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REAL SYSTEMS1.C. TABLA GENERAL 1.C.1. MANTENIMIENTO DE LA TABLA GENERAL

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En este Archivo estn registradas todas las tablas creadas para el funcionamiento del sistema El usuario no podr crear nuevas tablas; salvo indicacin expresa indicada en este manual o algn anexo posterior. El usuario si deber actualizar la informacin en cada una de ellas. El procedimiento de actualizacin es el misma para todas las tablas debindose tener consideraciones especiales en que posicin o columna se registran los datos.

Los datos a ingresar son los siguientes: CLAVE DESCRIPCION Es el cdigo de hasta 12 caracteres, que sirve para identificar a los elementos de la tabla. Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento de la tabla, y algunos datos adicionales. Es importante respetar las posiciones de los datos, tal y como se indica.

TABLA 00. INDICE DE TABLAS. Aqu se codificarn todas las Tablas que se mantendrn como parte de la Tabla general. Este cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. TABLA 02. SUBDIARIOS. Aqu se codificarn todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compaa, sirve para poder identificar el tipo de operacin que se esta efectuando., COMO POR EJEMPLO: 00 Asiento apertura 01 Caja CLAVE.Hasta dos (2) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.Nombre del sub-diario a partir de la columna 1


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REAL SYSTEMSTABLA 03 CDIGO DE MONEDA.

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Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad, CLAVE.Dos (2) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.Nombre de la moneda a partir de la columna 1 Se crearn las monedas: MN = Moneda nacional, US = Dlares y UZ = Monedad, Esta es necesario registrarla en la tabla y actualizarla con tipo de cambio del ltimo da del mes, ya que se utilizar en el PROCESO DE DIFERENCIA DE CAMBIO FASB52 TABLA 04 TITULOS DE CENTROS DE COSTO. En esta tabla se registran los Nombres de los Centros de costos de la Compaa. Mediante esta opcin se podrn agrupar (para ciertos reportes) los centros de costos registrados en la tabla 05

TABLA 05 CENTRO DE COSTOS. En esta tabla se registrarn los diferentes Centros de Costo que determine el usuario CLAVE.Seis (6) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.Nombre del Centro de costo a partir de la columna 1 TABLA 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se codificar todos los tipos de documento que utilizar la empresa. Como por ejemplo facturas, boletas etc. En esta tabla no se registrarn los tipos de documento bancario, que se deben registrar en la tabla general 15, EJEMPLO CLAVE.Dos (2) caracteres alfabticos DESCRIPCIN.Desde la columna 1 hasta la 39, nombre del documento. Las columnas 59 y 60 ingresan el cdigo del documento segn SUNAT TABLA 07 TIPOS DE ANEXO. En esta tabla se registrarn los tipos de anexos que va a manejar la empresa como por ejemplo Proveedores, clientes, CLAVE.DESCRIPCIN.Un (1) carcter alfanumrico Tipo de anexo a partir de la columna 1

TABLA 08 TIPOS DE CUENTA ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla se registrarn los tipos de cuentas contables, (Activo, Pasivo, Resultados etc). CLAVE.Un (1) carcter alfanumrico DESCRIPCIN.Tipo de cuenta a partir de la columna 1 TABLA 09 NIVEL DE SALDO ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla se registrarn los distintos niveles de saldo que manejarn las cuentas contables CLAVE.Un (1) carcter numrico DESCRIPCIN.Descripcin de Nivel de saldo a partir de la columna 1 TABLA 10 FORMATO DE BALANCE En esta tabla se configura la estructura del balance General. Esta Clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.


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REAL SYSTEMSEJEMPLO CLAVE 1000 1100 1101 1102 1199 DESCRIPCION ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas Corrientes TOTAL ACTIVO CORRIENTE

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Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00, corresponden a ttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99, corresponden a totales y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1), Pasivo (2) y Patrimonio (3). El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL" en las posiciones 57/60, se podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de sobregiros bancarios, anticipos a proveedores o Crdito Fiscal Estas claves creadas deben ser trasladadas a las cuentas contables (pestaa de formatos) de acuerdo a la agrupacin definida. TABLAS 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS En esta tabla se configura la estructura del Estado de Ganancias y Prdidas. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CLAVE DESCRIPCION 1000 VENTAS (SUBTTULO) 1001 Ventas 1002 Ingresos Financieros 1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) 1101 Costo de Ventas 1109 TOTAL COSTO DE VENTAS 1201 UTILIDAD OPERATIVA 1201F 1009,1109 (FRMULA) SUBTTULOS: Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00, corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES: Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99, corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totalizar todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS: Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registr con el nmero de rubro ms la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F, es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-, indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L".


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Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". TABLA 12 FORMATO DE COSTOS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO DESCRIPCION 0001 Alquileres 0002 Gastos de personal 0003 Tributos TABLA 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS. ESTA TABLA NO DEBE SE MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla se registrarn los diferentes tipos de documentos bancarios. Estos cdigos son necesarios para el registro de operaciones diarias y apara el proceso de conciliacin. EJM. CH Cheque H EN Entrega D ND Nota de dbito H NA Nota de abono D CLAVE.Dos (2) caracteres alfabticos DESCRIPCIN.Desde la columna 1 hasta la 58, nombre del documento. La columna 59 registrar D o H dependiendo si el documento es al debe o haber. TABLA 16 RUBROS DE CONCILIACIN BANCARIA ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla se ha registrado la estructura de la conciliacin bancaria TABLA 17 TIPO DE CONVERSIN DE MONEDA ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla se han registrado los diferentes tipos de conversin de moneda como por ejemplo: de acuerdo a tabla compra, venta, cambio especial, fecha. TABLA 18 PLAN ESTADO DER LA CUENTA ESTA TABLA NO DEBE SE MODIFICADA POR EL USUARIO Son los estado de vigente o anulado en los que puede estar una cuenta TABLA 19 PLAN REGISTRO DE LA CUENTA ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO Indica de qu forma la cuenta debe ser registrada al sistema, Manual o Automtica. TABLA 26 AREAS En esta tabla se crearn las reas que deben ser utilizadas al momento de contabilizar las cuentas de la clase 10 y que a su vez sern las que se utilicen para el reporte de Flujo de efectivo CLAVE DESCRIPCION 001 APERTURA 002 TRANSFERENCIAS 010 COBRANZA A CLIENTES 020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION 050 PAGOS A PROVEEDORES


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REAL SYSTEMS060 070 110 120 130 160 170 PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN INGRESOS POR VENTA DE VALORES INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO PAGOS POR COMPRA DE VALORES

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TABLA 27 ACTIVIDADES DE FLUJO DE EFECTIVO En esta tabla se manejan las diferentes actividades que son utilizados en el Estado de Flujo de Efectivo son tres y NO DEBEN SER MODIFICADAS POR EL USUARIO CLAVE DESCRIPCIN F FINANCIAMIENTO P OPERACIN V INVERSIN TABLA 28 TASAS DE DETRACCIONES SUNAT En esta tabla se registrarn las tasas de detraccin por cada rubro definidas por la SUNAT CLAVE Hasta 5 posiciones numricas DESCRIPCION Desde la posicin 1 hasta la 55: Descripcin del rubro Desde la posicin 56 hasta la 60: Porcentaje de detraccin TABLA 29 TASAS DE PERCEPCIONES SUNAT En esta tabla se registrarn las tasas de percepcin por cada rubro definidas por la SUNAT CLAVE Hasta 3 posiciones numricas DESCRIPCION Desde la posicin 1 hasta la 55: Descripcin del rubro Desde la posicin 56 hasta la 60: Porcentaje de percepcin TABLA 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR En esta tabla se codificar las cuentas a dos dgitos que debern mostrarse resumidas en el Mayor (CTMAYO02). En el mayor slo se mostrar el total de cargo / abonos y saldo de todo el grupo de cuentas. CLAVE DESCRIPCION 60 COMPRAS 79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS CLAVE Hasta 3 posiciones numricas DESCRIPCION A partir de la columna 1 TABLA 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre. PUEDEN SER: CDIGO DESCRIPCION S SALDAR T TRANSFERIR O OMITIR TABLA 42 SUBDIARIOS PARA COMPROBANTES DE BANCOS Aqu se codificarn todos los sub diarios que se emplean en la contabilizacin del movimiento de bancos. CDIGO DESCRIPCION 02 Asiento apertura 03 Caja


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REAL SYSTEMSCLAVE.Hasta dos (2) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.Nombre del sub-diario a partir de la columna 1 TABLA 49 TIPOS DE CUENTAS CTES. BANCOS

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En esta tabla se registrarn todos los tipos de cuentas que se mantengan en los bancos como por ejemplo. CDIGO DESCRIPCION 01 Cuenta Corriente C 02 Cuenta de ahorro A CLAVE.Dos (2) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.Nombre del sub-diario a partir de la columna 1 Posicin 60 C= Cuenta Corriente, A = Ahorros. M = Muestra TABLA 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Permite registrar los parmetros (cuentas, subdiarios, tipos de documento) que usar el programa de Registro de Comprobantes de compras y el de la emisin de Registro De Compras AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1

CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS --------------------------------------------------------------------------CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES DOC01 FT H FACTURAS DOC02 ND H NOTA DE DEBITO DOC03 NC D NOTA DE CREDITO DOC04 RL H RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS DOC05 RH H RECIBO DE HONORARIOS DOC06 RC H RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS IGV 401001 ISC 401006 SUB1 11 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1 SUB2 13 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2 SUB3 14 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3 SUB4 12 IMPORTACIONES 1 SUB4 15 HONORARIOS 1 TIGV 19.00 TASA DE I.G.V. XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1 ZZSUB01 01 SUBDIARIO CAJA ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA

NOTAS: Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as como en la impresin del Registro de Compras. CODIGO: CTAXX (Cdigo de Compra) Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte. En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea registrar. En la columna 3/4 dos primeros dgitos de la cuenta a ingresar www.realsystems.com.pe

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REAL SYSTEMSEn la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta (Hasta 8 dgitos) debe indicarse la descripcin de operacin

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CODIGO: DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D = debe, H = Haber, definir si la cuenta ira al Debe o al Haber En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento CODIGO: ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y solo debe registrarse si se est afecto al tributo). CODIGO: IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. CODIGO: SUBXX (Cdigo de subdiario) Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible de acuerdo a lo siguiente: Columna Concepto 1 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION 2 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS 3 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna. Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 .. CODIGO: TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL En la columna 1 de la descripcin se indicar el porcentaje de I.G.V. CODIGO: TISC1 (Tasa de I.S.C.) En la columna 1 de la descripcin se colocar el nmero 1 y a la altura del 10 debajo del 0 la tasa del Impuesto Selectivo al Consumo. CODIGO: XGEN (Cdigo de proveedor genrico) OPCIONAL Cdigo de proveedor genrico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Compras, el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos. En la columna 1 hasta la 18 debe ingresarse el cdigo de anexo creado previamente en el archivo de anexos . Parmetros que son utilizados en el programa de la impresin del Registro de Compras. CDIGO: ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta). OPCIONAL En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta Pueden ser varias cuentas Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el Registro de Compras, no efectuar el clculo para determinar el monto afecto e inafecto y los montos registrados con esta cuenta sern considerados en la columna de inafectos. Esto es valido para los documentos registrados en la provisin de Comprobantes de compras o los que se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o reposicin de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento


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de referencia S (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caractersticas de la cuenta de IGV. Para compras contado. CODIGO: ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL En la columna 10 debe indicarse la cuenta de IGV. En la columna 20 debe la descripcin de la cuenta de manera referencial. El objetivo de este parmetro es permitir registrar las compras cargndolas directamente al gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta 42 o 46. Por ejemplo: Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera: CUENTA : 401002 DESCRIPCION: I.G.V. Contado NIVEL :2 ANEXO : P (Proveedores) DOCUMENTO : S (Si) El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo CTA ANEXO D/H IMPOR DOCUMENTO FECHA GLOSA

635001 D 500 401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC 2345678 401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A RUC21168319 101001 H 1,770 Por cada factura debe informarse una cuenta 40102, con los datos correspondientes. Para estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base imponible en base al monto del IGV. Informado. La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que aparezcan estos datos en el Registro de Compras. CODIGO: ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al gasto por caja.) OPCIONAL. Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX. CODIGO: ZZOTRXX (Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de Compras. En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de Compras imprimir el importe en la columna: OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE. TABLA 54 PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS CLAVE DESCRICPION -------- ---------------------------------------------------------------54 PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS ------------------------------------------------------------------CTP1 MN 46901 HONORARIOS MN. CTP2 US 46902 HONORARIOS US. CTR1 40174 RETENCION RENTA 4TA CTS1 40192 SOLIDARIDAD SUB1 15 SUBDIARIO DE HONORARIOS CTA1 63201 HONORARIOS PROFESIONALES DOC1 RH RECIBO DE HONORAIOS


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REAL SYSTEMSCODIGO: CTPX (Cuenta de Provisin Honorarios) En la columna 1 y 2 se especifica la moneda de la cuenta En la columna 10 se especifica la cuenta contable En la columna 20 se especifica la descripcin de la cuenta CODIGO: CTRX (Cuenta de Retencin Renta Cuarta) En la columna 10 se especifica la cuenta contable En la columna 20 se especifica la descripcin de la cuenta CODIGO: CTSX (Cuenta de Retencin Solidaridad) En la columna 10 se especifica la cuenta contable En la columna 20 se especifica la descripcin de la cuenta CODIGO: SUBX (Cdigo de Subdiario) En la columna 1 al 2 se especifica el cdigo del subdiario. A partir de la columna 5 registrar la descripcin del sub-diario CODIGO: CTAX (Cuenta de Gasto Honorarios) En la columna 10 se especifica la cuenta contable En la columna 25 se especifica la descripcin de la cuenta CODIGO: DOCX (Tipo de Documento para Recibos Honorarios) En la columna 1 y 2 se especifica el tipo de documento RH. A partir de la columna 20 Nombre del documento

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TABLA 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se deben registrar todas las cuentas que controlan una moneda (S./ o $) y nivel de saldo 2 y 3 necesarios para poder procesar la Regularizacin automtica de diferencias de cambio: - Cuentas contables (tanto de S./ como de $) - Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras EJEMPLO CLAVE DESCRIPCION CTA01 121001 FACTURAS POR COBRAR CTA02 421001 FACTURAS POR PAGAR SUB1 55 Subdiario XGA 77601 Cuenta de Ganancia XGP 67601 Cuenta de Prdida CLAVE.- Hasta 6 caracteres alfanumricos. - Para el caso de las cuentas de activo / pasivo seguir correlativo de acuerdo a formato CTAXX - Para el caso de las cuentas de resultado indicar como clave XGA para Cuenta de Ganancia y XGP para cuenta de Prdida. - Para el Sub diario, registrar como clave SUB1 DESCRIPCIN.- Desde la columna 1 hasta la 8 ingresar el cdigo de cuenta. - Desde la columna 10 Ingresar la descripcin de la cuenta. - Para el subdiario registrarlo a partir de la columna 17 TABLA 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS En esta tabla se deben registrar todos los parmetros necesarios para poder Ingresar los Comprobantes de ventas: CLAVE DESCRIPCION 1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------------56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS www.realsystems.com.pe

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REAL SYSTEMS-------------------------------------------------------------------------------CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES DOC01 FT D FACTURAS DOC02 ND D NOTA DE DEBITO DOC03 NC H NOTA DE CREDITO DOC04 BV D BOLETA DE VENTA IGV 401001 ISC 401004 OTR 46109 OTROS SUB01 05 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS TIGV1 1 19.00 TIGV2 2 0.00 VTA01 701001 MERCADERIAS VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS XANUL 999999 DOCUMENTOS ANULADOS XGEN 000001 CLIENTES VARIOS

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NOTAS: Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as como en la impresin del Registro de Ventas. CODIGO: CTAXX (Cdigo de Venta) Pueden existir varios cdigos de venta, segn la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se afecte. En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea registrar. En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta En la columna 20 debe indicarse la descripcin de operacin CODIGO: CLAVE DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D = debe, H = Haber En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento CODIGO: ISC (Cuenta de ISC.) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y solo debe consignarse si se est afecto al tributo. CODIGO: IGV (Cuenta de IGV.) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. CODIGO: SUBXX (Cdigo de subdiario) Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1 al 2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. CODIGO: TIGVX (Porcentaje de IGV vigente Porcentajes de I.G.V., vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las boletas de venta, para deducir en forma automtica el monto de impuesto En la columna 1 debe indicar la secuencia, puede ser igual al ltimo dgito de TIGVX En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV. CODIGO: OTR (Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas. En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta Pueden ser varias cuentas, pero el programa solo pedir la ltima. Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de Ventas imprimir el importe en la columna: OTROS TRIBUTOS. CODIGO: VTAXX (Cuenta de venta - clase 70) Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 7 que se afectan En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta CODIGO: XGEN (Cdigo de Cliente genrico) Cdigo de cliente genrico. www.realsystems.com.pe

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Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Ventas, el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos. CODIGO: XANUL (Cdigo de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL Cdigo de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este cdigo el programa crea automticamente el asiento de factura anulada. TABLA 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se deben registrar todas las cuentas que controlan una moneda S./ $ necesarios para poder procesar el Ajuste por diferencias de cambio: - Cuentas contables (tanto S./ como $) - Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras - Tipo de moneda para el ajuste XMON UZ EJEMPLO CDIGO CTA01 CTA02 SUB1 XGA XGP XMON

DESCRIPCION 121001 M 421001 V 56 77601 67601 UZ

FACTURAS POR COBRAR FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuenta de Ganancia Cuenta de Prdida Moneda de Ajuste(*)

CLAVE.- Hasta 6 caracteres alfanumricos. - Para el caso de las cuentas de activo / pasivo seguir correlativo de acuerdo a formato CTAXX - - Para el caso de las cuentas de resultado indicar como clave XGA para Cuenta de Ganancia y XGP para cuenta de Prdida. - Para el Sub diario, registrar como clave SUB DESCRIPCIN.Para la registrar las cuentas de activo y pasivo - Desde la columna 1 hasta la 8 ingresar el cdigo de cuenta. - Columna 10 Indicar el tipo de conversin con el que se ajustar la cuenta M = Compra, V = Venta - A partir de la columna 15, descripcin de la cuenta. Para registrar el sub diario registrar su cdigo a partir de la columna 1, el nombre a partir de la columna 10 Para registrar el Cdigo de moneda registrarlo a partir de la columna 1 Para registrar las cuentas de ganancias y prdidas - Desde la columna 1 hasta la 8 ingresar el cdigo de cuenta. - A partir de la columna 20, descripcin de la cuenta. (*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste FASB. TABLA 60 CONCEPTOS PARA CHEQUES AUTOMATICOS En esta tabla se registrarn las cuentas contables que se afectarn al momento de girar cheques automticos. Los datos a ingresar son: CLAVE.- 5 (cinco) posiciones alfanumricas con las caractersticas siguientes CONXX DESCRIPCIN.- Desde la columna 1 hasta la 8f cdigo de la cuenta - Columna 15 indicar D (la cuenta va al DEBE - A partir de la columna 20 descripcin de la cuenta.


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REAL SYSTEMSCLAVE CON01 CON02 CON03

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DESCRIPCIN 1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLARES 38101 D RENDICIN DE CUENTA

TABLA 71 REPORTE DE INGRESOS Y GASTOS En esta tabla se definir la estructura del reporte de Ingresos y Gastos De acuerdo a los conceptos ingresados estos mismos deben ser trasladados a las cuentas contables (pestaa Formatos) que intervengan en el reporte EJEMPLO CDIGO DESCRIPCIN A000 INGRESOS: A001 VENTAS B000 GASTOS: B001 REMUNERACIONES CLAVE.- Cuatro (4) caracteres alfanumricos Las claves de los ttulos terminan en CERO A000 Ingresos y B000 Gastos Los conceptos sern el correlativo segn sea ingreso (AXXX) o Gasto (BXXX) DESCRIPCIN.- A partir de la columna 1 ingresar la descripcin del concepto. TABLA 72 FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE CUENTAS - programa CTLIST12 Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12, que muestra los importes hasta 12 meses. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO DESCRIPCION 1000 VENTAS (SUBTTULO) 1001 Ventas 1002 Ingresos Financieros 1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) 1101 Costo de Ventas 1109 TOTAL COSTO DE VENTAS 1201 UTILIDAD OPERATIVA 1201F 1009,1109 (FRMULA) SUBTTULOS: Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00, corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES: Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99, corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS: Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el nmero de rubro ms la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F, es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo el mismo criterio de las frmulas. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y un guin en la posicin 40 "-, indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L".


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Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la letra T Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". TABLA 90 DESCRIPCIN DEL MES ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO En esta tabla estn ingresados los meses del ao. No es necesario que el usuario modifique esta tabla TABLA 91 CLASIFICACION DE AREAS POR GRUPO En esta tabla se generan grupos de reas de acuerdo a necesidades del usuario, despus de generados estos conceptos debern trasladarse las claves agrupando de acuerdo a necesidad. TABLA 93 CONTROLES VARIOS ESTA TABLA NO DEBE SER MODIFICADA POR EL USUARIO SALVO INDICACION ESPECIFICA CLAVE DESCRIPCIN MONPRE MN (Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema asume MN (Soles), para especificar en US dlares se configura ME. PRN LPT1 (Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla de dilogo de la impresin) CTAAXXXX S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa) COS S (Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos. Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.) Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a cualquier cuenta el flag de centro de costo. NUMLIB N (Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El sistema asume por defecto N.) EJER MMMM (Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especfico a otro por un periodo de doce meses. Ej. 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se trabaja desde Enero a Diciembre. APET S (Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N, en este caso el sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6) TABLA 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo Anlisis Cta., Docs. Pend. Las claves que comienzan con COB son las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la proyeccin de das de documentos vencidos.


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REAL SYSTEMSEJEMPLO CLAVE COB01 COB02 COB03 COB04 PAG01 PAG01 PAG02 PAG03 PAG04 RPVE RVEN DESCRIPCION 12101 12102 12301 12302 42101 42101 42102 42301 42302 030,030,090 030,060,090

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CLAVE.- Cinco (5) caracteres alfanumricos DESCRIPCIN.- Son las cuentas contables para las claves COBXX y PAGXX, Para las claves RPVE y RVEN son las proyecciones o los das de vencimiento de un documento (30, 60, 90 das) TABLA 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIN En esta tabla se configuran los parmetros necesarios para ejecutar el proceso de ajuste por Inflacin. CLAVE.- Cuatro (4) caracteres alfanumricos. DESCRIPCIN.1.C.2 EMISION DE LAS TABLAS Seleccionar la tabla a imprimir; en caso se desee imprimir todas las tablas, dejar espacio en Blanco


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REAL SYSTEMS1.D. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO.-

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La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada da. Esta tabla ser usada por el sistema para convertir cada asiento contable a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se deber usar el cdigo US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre contable se desea procesar. 1.D.1. MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE TIPOS DE CAMBIO.-

Los datos a ingresar son los siguientes: - Cdigo de la moneda de la que se necesita ingresar el tipo de cambio . - Ao y mes al que corresponde el tipo de cambio. - Da al que corresponde el tipo de cambio - Tipo de cambio de compra. - Tipo de cambio de venta. 1.D.2. EMISIN DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO.Para emitir la tabla del tipo de cambio, seleccionar: - Tipo de moneda - Ao y mes del cual se desea el reporte.


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1.E. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y su uso es opcional. Esta Tabla permite definir la forma como se generarn en forma automtica las cuentas de la clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6. El programa solo considerar las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automtica, si alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generar cuenta automtica. En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarn automticamente. La transferencia se realiza en el proceso de CONSOLIDACION.

Los datos a ingresar son los siguientes: CENTRO DE COSTO CTA CARGO Cdigo de centro de costo. Cuenta de cargo (NO DEBEN SER TITULOS)


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REAL SYSTEMSCTA ABONO FACTOR

CONCAR Cuenta de abono (NO DEBEN SER TITULOS) Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicar 100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema no generar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin automtica de cuentas.

1.F. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES.En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.

Los datos a ingresar son los siguientes: SUB.DIARIO AO / MES COMPROB. Cdigo de Subdiario PERODO ltimo numero de automticamente.

comprobante

generado

1.G. TABLA DE ASIENTO DE CIERRE.En esta Base de datos se definen los asientos automticos de cierre del ejercicio. En esta opcin se deben crear las plantillas o modelos de cada asiento de cierre.


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Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asiento producir automticamente un comprobante contable. Por ejemplo el asiento 001 servir para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferir el saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y as sucesivamente. Los asientos definidos en esta opcin deben procesarse en el men de asiento automticos con la opcin de ASIENTOS DE CIERRE. 1.G.1. MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE CIERRE

Los datos a ingresar son los siguientes: NUMERO DE ASIENTO Nmero de secuencia DESCRIPCION Esta descripcin se grabar en la glosa del comprobante contable. COMPROBANTE Numero de comprobante que se producir automticamente. O(Opcin) Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin, Alt +F=Finalizar SC (Secuencia) Nmero de secuencia o lnea. Por ejemplo 01, 02 , 03, y debe ser digitada por el usuario. OPERACIN Indica que operacin se va ha efectuar con el saldo de la cuenta o cuentas. Los valores validos son : S= Saldar. Los saldos de las cuentas se saldan entre si. T= Transferir. Los saldos de las cuentas indicadas se transfieren a la CUENTA RECEPTORA, la cual debe ser definida por el usuario X= Omitir. La cuenta indicada no se considerar en este asiento. CUENTA Cdigo de la cuenta Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma genrica. Ejemplo de genrica 70X, incluye todas las cuentas que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como tipo Titulo. CUENTA RECEPTORA Cdigo de la cuenta que recibir el saldo de la cuenta de origen. 1.G.2. EMISIN TABLA DE CIERRE.- Permite emitir los asientos de cierre generados


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1.H. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS En este archivo o base de datos se debern registrar todas las cuentas bancarias que tenga la empresa. Esta opcin actualiza simultneamente la tabla de anexos bancos (Tipo 0) y es obligatoria su actualizacin.

CODIGO DE CUENTA: DESCRIPCION CUENTA NOMBRE DEL BANCO NUMERO CUENTA MONEDA CUENTA CONTABLE

Ingresar el cdigo asignado a la cuenta Ingresar la descripcin o nombre de la cuenta Nombre del Banco Nmero de Cuenta Corriente del Banco Moneda de Banco (Soles o Dlares) Cuenta Contables segn Plan de Cuentas


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1.I. TABLA INDICES INFLACIONMANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

Seleccionar ao y mes de proceso, Poner ndice de inflacin y grabar.

1.J. MANTENIMIENTO DE TIPO DE PAGO POR PROGRAMA

Se debe configurar los tipos de medio de pago que pueden ser utilizados para cada una de las opciones de generacin de comprobantes contables. Este dato es requisito cuando se contabilizan operaciones de cobranzas o pagos, y el dato se imprimir en el libro de Caja y Bancos


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1.K. MANTENIMIENTO PARMETROS DE REGISTRO DE COMPRAS Este mdulo del sistema permite registrar los parmetros (cuentas, subdiarios, tipos de documento) que usar el programa de Registro de Comprobantes de compras. Esta pantalla cuenta con 10 pestaas las cuales se detallan a continuacin: 1.K.1 CUENTAS DE COMPRAS Desde esta pestaa se podr registrar las cuentas de provisin de las compras a ser utilizadas el registro de compras, los datos a ingresar son: CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar. CUENTA: Ingresar la cuenta contable. DESCRIPCIN: Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica) MONEDA: En que moneda estar registrada la cuenta


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1.K.2. TIPO DE DOCUMENTO Desde esta pestaa se podr registrar los documentos a utilizar en el registro de compras, los datos a ingresar son:

CLAVE: TIPO DOCUMENTO: DESCRIPCIN: DEBE HABER:

DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se van a utilizar en las compras. Ingresar tipo de documentos que se trabajan en compras. (DEBEN EXISTIR EN LA TABLA GENERAL 06) Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automtica) Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento contable.


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1.K.3. SUBDIARIO DE COMPRA Desde esta pestaa se podr registrar los subdiarios a utilizar en el registro de compras, y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de compras. a travs de los sub-diarios se definen los parmetros para la migracin al PDB de exportaciones. CLAVE: SUBX (X Correlativo) Define a cada uno de los sub diarios que se registrarn en compras SUB DIARIO: Cdigo del subdiario (debe existir en la Tabla General 02) DESCRIPCIN: La descripcin del sub diario, el sistema lo captura en forma automtica. COLUMNA: Indica en que columna del Registro de compras en la que se mostrarn los importes (base imponible) cargados con estos sub diarios. CODIGO DESTINO (PDB): Servir para colocar el cdigo de destino de la compra cuando se realice la generacin del PDB). COMPRA EXTERNA (PDB): Compra externa (PDB) (servir para identificar el tipo de compra cuando se realice la generacin del PDB),


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1.K.4. PARMETROS VARIOS Desde esta pestaa se podr ingresar Parmetros Varios como son: Proveedor Genrico: Ingresar el cdigo de proveedor genrico. (Registrado en el archivo de anexos) Cuenta de ISC : Ingresar la cuenta del Impuesto selectivo al consumo, debe estar registrada en el plan de cuentas, slo si est afecto a este Impuesto. Cuenta de IGV : Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas, debe estar registrada en el plan de cuentas. % Tasa de IGV : Ingresar la tasa del IGV Cuenta de IGV Compra contado: Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas, para compras al contado debe estar registrada en el plan de cuentas.


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1.K.5. CUENTA DE GASTO INAFECTA Desde esta pestaa se podr registrar las cuentas de gasto inafecta a utilizar en el registro de compras, CLAVE : ZINXX Define a la cuenta a ingresar (XX es correlativo) CUENTA: Cuenta contable de gasto inafecta (debe estar registrada en el plan de cuentas) DESCRIPCIN: Descripcin de la cuenta la captura del plan de cuentas

1.K.6. OTROS IMPUESTOS Desde esta pestaa se podr registrar otros importes que deben ser mostrados en el Registro de compras CLAVE: ZZOTRXX Define la cuenta a ingresar (XX es correlativo) CUENTA: Ingresar la cuenta que se afecta (debe estar registrada en el plan de cuentas) DESCRIPCIN: Descripcin de la cuenta, la captura desde el plan de cuentas.


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REAL SYSTEMS1.K.7. SUB-DIARIO DE COMPRAS CONTADO

CONCAR

En esta pestaa se ingresarn los sub-diarios para el registro de comprobantes de compras contado. CLAVE: ZZSUBXX Define los subdiarios a registrar para compras contado (XX es correlativo SUB DIARIO: Cdigo de sub-diario, debe existir en la Tabla General 02 DESCRIPCION: La descripcin del sub-diario (lo captura automticamente)

1.K.8. PARAMETROS DE DETRACCION En esta pestaa se especifican los parmetros para el manejo de detracciones CUENTA: DOCUMENTO: DEBE/HABER: MONTO 4 UIT: Cdigo de cuentas de control de Detracciones por Pagar, debe existir en el plan de cuentas. Cdigo del comprobante de detraccin que debe existir en la Ttabla General 02. Indicar si la cuenta de Detraccin debe registrarse al Debe o al Haber Valor de de UIT para restringir la aplicacin de las detracciones a facturas menores a ese monto


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REAL SYSTEMS1.K.9. CUENTAS DE COMPRAS CONTADO

CONCAR

En esta pestaa se ingresan todas las cuentas de gastos que generalmente se generan en compras de caja chica o Entregas a Rendir Cuenta que deben aparecer en el Registro de compras

CLAVE: CUENTA: DESCRIPCION:

CTAXX correlativo que define las cuentas de Gastos Cdigo de cuenta de gastos, debe existir en el plan de Cuentas La descripcin de la cuenta al Sistema, es capturado en forma automtica.


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REAL SYSTEMS1.K.10. TIPOS DE DOCUMENTO COMPRA CONTADO.

CONCAR

En esta pestaase ingresan los cdigos de los documentos que deben registrarse en el registro de compras que se presentan en compras al contado y Entregas a Rendir Cuenta CLAVE: DOCXX Cdigo de documento que define los documentos (XX es el correlativo). Cdigo de documento. (Debe existir en la Tabla General Descripcin del documento, el sistema lo captura automticamente.

TIPO DE DOCUMENTO: DESCRIPCION:

1.L. MANTENIMIENTO PARMETROS DE REGISTRO DE VENTAS Este mdulo del sistema permite registrar los parmetros (cuentas, subdiarios, tipos de documento) que usar el programa de Registro de Comprobantes de Ventas. Esta pantalla cuenta con 8 pestaas las cuales se detallan a continuacin: 1.L.1 CUENTAS POR COBRAR En esta pestaa se registrarn las cuentas por cobrar que se utilizarn al registrar las ventas CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar. CUENTA: Ingresar la cuenta contable. DESCRIPCIN: Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica) MONEDA: En que moneda estar registrada la cuenta


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1.L.2. TIPOS DE DOCUMENTOS En esta pestaa se deben registrar los documentos a utilizar en el registro de compras, los datos a ingresar son: CLAVE: DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se van a utilizar en las compras. TIPO DOCUMENTO: Ingresar tipo de documentos que se trabajan en compras. DESCRIPCIN: Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automtica) DEBE HABER: Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento contable


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REAL SYSTEMS1.L.3. SUB DIARIO

CONCAR

En esta pestaa se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de Ventas y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de Ventas. CLAVE: SUBX (X Correlativo) Define a cada uno de los sub diarios en que se registrarn las compras. Cdigo del subdiario La descripcin del sub diario, el sistema lo captura en forma automtica. Indica en que columna del Registro de ventas se mostrarn los importes (base imponible) cargados con estos sub diarios. Cdigo destino (PDB) (servir para colocar el cdigo de destino cuando se realice la generacin del PDB). Venta externa (PDB) (servir para identificar el tipo de compra cuando se realice la generacin del PDB)

SUB DIARIO: DESCRIPCIN:

COLUMNA:

CODIGO DES:

VENTA EXT:


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REAL SYSTEMS1.L.4. CUENTA INGRESO VENTAS En esta pestaa se deben registrar las diferentes cuentas de Ventas (Clase 7) CLAVE: CUENTA: DESCRIPCIN:

CONCAR

CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar. Ingresar la cuenta contable. (Debe existir en el Plan de cuentas Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica)

1.L.5 PARAMETROS VARIOS En esta pestaa se deben registrar los Parmetros Varios como son: CUENTA DE IGV: Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas, debe estar registrada en el plan de cuentas. Ingresar la cuenta del Impuesto selectivo al consumo, debe estar registrada en el plan de cuentas. Registrar las cuentas contables de otros tributos que no son base para el calculo del IGV. Registrar la cuenta de descuentos Registrar el cdigo de anexo de cliente anulado (Debe estar registrado en el archivo de anexos - clientes) Registrar el cdigo de cliente Varios (Debe estar registrado en el archivo de anexos clientes)

CUENTA DE ISC:

OTROS NO BASE:

CTA. DESCUENTO: CDIGO ANULADO:

CDIGO VARIOS:


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1.L.6. TASAS IGV En esta pestaa se debe registrar la tasa de IGV CLAVE: Registrar TIGV1 para la tasa de IGV del 19% y TGV2 con 0.00% para contabilizar las ventas no afectas al IGV. CODIGO: Asignar cdigo (de 1 a n) TASA: Consignar el porcentaje de IGV

1.L.7 CUENTAS INAFECTAS En esta pestaa se deben registrar las cuentas de gasto inafecta a utilizar en el registro de compras,


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REAL SYSTEMSCLAVE: CUENTA: DESCRIPCIN:

CONCAR ZINXX Define a la cuenta a ingresar (XX es correlativo) Cuenta contable de venta inafecta (debe estar registrada en el plan de cuentas) Descripcin de la cuenta la captura del plan de cuentas

1.L.8. TASAS DE ISC En esta pestaa se deben registrar las diferentes tasas de ISC CLAVE: Registrar las claves para identificar la Tasa de Impuesto Selectivo al Consumo TISC01 CODIGO: Asignar cdigo (de 1 a n) TASA: Consignar el porcentaje ISC

1.M MANTENIMIENTO PARMETROS HONORARIOS 1.M.1. CUENTA HONORARIO En esta pestaa se deben registrar las cuentas contables en las cuales se provisionarn los Honorarios, los datos a ingresar son: CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar.


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REAL SYSTEMSCUENTA: DESCRIPCIN: MONEDA:

CONCAR Ingresar la cuenta contable. (debe existir en el Plan de cuentas) Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica) En que moneda estar registrada la cuenta

1.M.2. TIPO DE DOCUMENTO En esta pestaa se debern registrar los documentos a utilizar en el registro de Honorarios, los datos a ingresar son: CLAVE: DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se van a utilizar en las compras. TIPO DOCUMENTO: Ingresar RH Recibo por Honorarios. DESCRIPCIN: Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automtica)

1.M.3. SUBDIARIO DE COMPRA En esta pestaa se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de compras, y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de compras. CLAVE: SUBX (X Correlativo) Define a cada uno de los sub diarios en los que se registrarn los Honorarios


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REAL SYSTEMSSUB DIARIO: DESCRIPCIN:

CONCAR Cdigo del subdiario La descripcin del sub diario, el sistema lo captura en forma automtica.

1.M.4. PARMETROS VARIOS En esta pestaa se deben ingresar Parmetros Varios como son: CUENTA PARA RETENCIN DE RENTA: Registrar la cuenta de retencin de renta (debe estar registrada en el plan de cuentas . CUENTA PARA RETENCIN DE SOLIDARIDAD: Registrar la cuenta de retencin Solidaridad (debe estar registrada en el plan de cuentas.

1.M.5. CUENTA GASTO En esta pestaa se deben registrar las cuentas contables en las cuales se provisionarn los Honorarios, los datos a ingresar son: CLAVE: CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar.


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REAL SYSTEMSCUENTA: DESCRIPCIN:

CONCAR Ingresar la cuenta contable. (debe existir en el Plan de cuentas) Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica)

2.- MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES: Los asientos contables pueden ser registrados por las siguientes opciones disponibles: A. Registro de Comprobantes Estndar con Conversin (Asientos de diarios) B. Registro de Comprobantes Estndar sin Conversin (Asientos de diarios) C. Comprobantes de Compras D. Comprobantes de Compras Contado E. Comprobantes de Compras sin derecho a Crdito Fiscal F. Comprobantes de Ventas G. Comprobante Honorarios H. Comprobante Bancos I. Comprobante Cheques J. Comprobante de Compras Almacn.


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REAL SYSTEMS2.A. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSIN

CONCAR

Mediante esta opcin se permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar el cdigo de moneda original y el tipo de cambio y convertir automticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dlares y viceversa) todos los movimientos registrados en dicho comprobante, es decir todo el comprobante tendr el mismo tipo de cambio.

2.A.1.- REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura: Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un nmero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 primeros.

COMPROBANTE

FECHA COMPROBANTE

MONEDA

GLOSA


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REAL SYSTEMSTIPO CONVERSION

CONCAR Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes: M = Tipo de cambio M (Compra). V = Tipo de cambio V (Venta). C = Especial, en este caso el usuario deber indicar el tipo de cambio. F = Fecha pasada, Indicar adems la fecha de la que se desea utilizar el tipo de cambio. Slo para TIPO CONVERSION C Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es F Indicar si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automtica. Este dato se muestra automticamente para los comprobantes finalizados. Indica en forma automtica la fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creacin o modificacin Indica el cdigo de usuario que ha creado o modificado el comprobante

TIPO DE CAMBIO FECHA TIPO CAMBIO

SITUACION

TOTAL COMPROBANTE

FECHA DE CONTROL

HORA DE CONTROL USUARIO

2.A.2. REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE El sistema validar en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitar de acuerdo a las especificaciones del Plan de cuentas.


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REAL SYSTEMS

CONCAR

Los datos a ingresar son los siguientes: SECUENCIA El nmero de lnea que en forma correlativa y automtica se asignar para cada lnea del comprobante. CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos. Cdigo de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05. Para las cuentas de la clase 10 se debe activar el campo de Tipos de medio de pago el cual habilitara este campo para el comprobante contable El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) IMPORTE. El importe del asiento TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas bancarias. FECHA DE DOCUMENTO. La fecha de emisin en formato da, mes, ao. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento del documento en formato da, mes y ao. AREA (Segn TABLA GENERAL 26) para las cuentas que solicitan.

CUENTA ANEXO

CENTRO DE COSTO

TIPO DE PAGO

DEBE / HABER IMPORTE TIPO DCMTO

FEC.DOC

FEC. VEN

AREA


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REAL SYSTEMSANEX REFERENC.

CONCAR Cdigo del anexo en caso la cuenta est configurada para que lo solicite Tipo y Nro. De documento de referencia para el caso de los comprobantes de detraccin, percepcin y retencin. Fecha de emisin del documento de referencia Cdigo de tasa para detraccin, percepcin o retencin. Factor porcentual de la tasa, se actualiza en forma automtica. Monto base sobre la cual se aplica la tasa de detraccin, percepcin o retencin Glosa del movimiento, por cada lnea.(hasta 30 caracteres

DCTO. REFER.

FECHA DOC. REFER. TIPO TASA TASA MONTO BASE

GLOSA


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REAL SYSTEMS

CONCAR

2.B. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSIN.Permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario, caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada lnea o detalle del comprobante el usuario podr digitar el importe en soles y dlares de cada movimiento contable. Es decir que un comprobante cada lnea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada lnea o detalle. Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema 2.B.1. REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02.


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REAL SYSTEMSCOMPROBANTE

CONCAR El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura: Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un nmero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso de consolidacin definitivo). El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Slo debe usar MN para soles y US para dlares Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 pri

manual concar ver 2009

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