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Software de Contabilidad

MANUALDEL USUARIO

Versin Visual 9.x

Especialistas en Software EmpresarialCalle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440

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CONTENIDO

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CAPITULO 1

INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin delsistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual.

La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita unacomprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.

El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos queincluyen las siguientes caractersticas:

A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por elusuario final.

B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,

descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual

le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.

Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con loscambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o porcambios en la poltica de la empresa.

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REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA

Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamentecodificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormentelos comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para seradjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente

codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme sevan registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla quecuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.

EMISION DE CHEQUE-VOUCHER

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o losvouchers de cheque manuales, presentando informacin de cheque girado por banco, fecha yproveedor.

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros

sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.

CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segnla moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares deacuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que sedesee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de uncomprobante.

REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automticamente mediante un asiento los saldos de documentos enmoneda nacional o dlares ya cancelados pero que no se les aplic el ajuste por diferencia decambio al momento de cancelarlos, simplificando el trabajo.Tambin genera un asiento automtico de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, alcierre del mes de las cuentas que se le indique.

GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automticas de dos formas:Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automtico de cada cuenta. Porla Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a cdigo de costo, pudindoseestablecer en estos casos porcentajes.

CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliacin de los documentos bancaria en forma automtica en lamoneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automticamentepueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliacin deben ingresarse losmovimientos de los estados de cuenta bancarios.

PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contablesautomticamente.

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ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedoresregistrados, se puede crear automticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBFpara el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad detiempo.

VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite unsignificativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse losreportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadasamigablemente.

TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automticamente.

ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarloen pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para laGerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.

ARCHIVOS PARA EL PDT SUNAT

El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDTde Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportadosal diskette del PDT.

AJUSTES POR INFLACIN

El proceso de ajuste por inflacin se puede configurar de manera amigable en el mdulo deajuste. Este cuenta con diferentes caractersticas as como el mantenimiento de ndices deinflacin, las cuentas de ajuste ACM y la generacin de los asientos contables.

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CAPITULO 3

INGRESO AL SISTEMA

En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado una carpeta con tres iconos dentro

de ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble click en el icono del programaa utilizar.

Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial elpredeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales.

Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con laflecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar elcdigo.

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EXPLICACION DE LOS MODULOS

El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulosse encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que seencuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se hadividido el sistema en los siguientes mdulos.

Los mdulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes:

1) Mdulo de Archivo (Base de Datos Principales)

2) Mdulo de Registro de Comprobantes

3) Mdulo de Consolidacin Cierre

4) Mdulo de Emisin de Reportes Mensuales

5) Mdulo de Anlisis de Cuentas

6) Mdulo de Presupuesto

7) Mdulo de Licencia del Software

8) Mdulo de Proceso de Conciliacin Bancaria (CTMENU.EXE)

9) Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE)

10) Movimiento de Datos

11) Copia de Seguridad

12) Reportes Varios

13) Mdulo de PDT de Honorarios

14) Mdulo de Ajuste por Inflacin

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Men Principal, el cualcontiene una lista con todos los mdulos programados, permitiendo as, poder ingresar acualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.

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1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)

El mdulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento yconsulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas quemantienen la informacin relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella informacin quesufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a

la empresa.

Entre los procesos que se permiten realizar en este mdulo son: el de mantenimiento (Adicin,modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.

Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son lossiguientes:

a) Plan de Cuentas

b) Anexos

c) Tablas Generales

d) Tipos de Cambios

e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9

f) Tabla de Numeracin de Comprobantes

g) Tabla de Asientos de Cierre

1.a PLAN DE CUENTAS

La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables delsistema, cada una con sus propias caractersticas. El cdigo de cuenta puede contener hasta

ocho dgitos, el usuario deber definir la cantidad de dgitos a utilizar segn sus necesidades yproceder a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas lascuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario quela cuenta tenga muchos dgitos ya que existen los Cdigos de Anexos (8 caracteres paraidentificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Cdigo de Centro deCosto (3 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dgitos deben usarse como ttulos(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario losdesea tambin pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Adems, cadacuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas caractersticas devalidacin para efectos del ingreso de asientos as como para emitir reportes.

El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre

los datos a registrar porque de estos depender la exactitud de la informacin.

Se recomienda tener especial cuidado en la asignacin de los datos de cada cuenta para evitardistorsiones en la informacin que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DEANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos elsistema proporcionar informacin de saldos de anlisis de cuenta (documentos pendientes)Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues losdatos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Anlisis de Cuentas.Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles o dlares parafacilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentospendientes.

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COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS

Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Los datos a ingresar son los siguientes:

Campo Descripcin

CUENTA El cdigo de cuenta contable puede contener hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern

tener dos o tres dgitos.

DESCRIPCION La descripcin de la cuenta

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TIPO DE CUENTA Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son :A = ActivoP = Pasivo y PatrimonioG = Ganancias y prdidasX = Ttulos a 2 o 3 dgitosV = Gestin varias

O = OrdenLa asignacin del tipo de cuenta depende del tipo deplan de cuentas que se use o del tipo de empresa(financieras, seguros, cooperativas, industriales,comerciales, servicios).En el plan de cuentas para empresas comerciales,

industriales o servicios normalmente el tipo es:Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas deactivos, pasivo y patrimonio.Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68,71,72,78,79,8X se pueden considerar como degestin varias.Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden

considerarse como de Ganancias y Prdidas.Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como degestin varias para Costo de Produccin o deGanancias y Prdidas para Gastos de Adm. Vtas. yFinancieros.

NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema quemantenga los saldos de las cuentas segn el nivel deanlisis que se desea.Es importante definir adecuadamente estos nivelespara poder optimizar el uso de espacio de losarchivos (disco) y obtener la informacin adecuada.El sistema mantiene una base de datos histrica de

cada movimiento de cargo y abono de las cuentascon nivel 2 o 3.Esto niveles pueden ser :1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para lascuentas que no tienen anexo y que no requieren tenercontrol de cuenta corriente. Generalmente tienen nivelde saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si elusuario lo desea puede asignarle otro nivel a estascuentas.2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantienecuenta corriente por cuenta y anexo. Permiteconsultar o imprimir los saldos por cuenta y porcdigo de anexo. Normalmente es para las cuentas

de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras quese requiera.3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO,DOCUMENTO.- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo ydocumento. Permite consultar o imprimir saldos porcuenta, anexo y documento. Para este nivel esobligatorio que la cuenta tenga anexo y documento dereferencia. Normalmente es para la cuenta declientes, proveedores, pagares.

NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel desaldo de 1 a 2 o 3, deber realizarse un procesogeneracin de saldos del modulo de anlisis de

cuenta para que el sistema acumule el movimientode la cuenta modificada.

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TIPO DE ANEXO Este dato permite subdividir una cuenta para sumejor anlisis, en cdigos complementarios llamadosCdigos de Anexo Este campo ser llenado con eltipo de segn la Tabla General 07. Los tipos validosson:0 cuenta corriente bancos (obligatorio)

C ClientesT PersonalP ProveedoresV VariosUn espacio en blanco indica que no requiere cdigode anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 sepuede asignar el tipo de anexo C, y al registrar unmovimiento contable para cualquiera de estascuentas el sistema pedir en forma obligatoria que sedigite el cdigo del cliente (anexo).

TIPO DE ANEXO REFERENCIAL Este dato permite subdividir una cuenta para sumejor anlisis, en cdigos complementarios llamados

Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con eltipo de segn la Tabla General 07. De esta manerauna cuenta contable puede tener dos cdigos deanexos. Es decir que permite tener unasegunda posibilidad de clasificar los movimientoscontables y emitir reportes por el mismo.

CENTRO DE COSTO Este campo indicar que la cuenta requiere Centro decosto al registrar el movimiento contable (segn TablaGeneral 05 ). Sera usado slo para las cuentas deingresos o gastos, para indicar la procedencia y poderobtener los reportes por Centro de Costo.Este campo ser llenado con dos opciones:

"NO" Indica que la cuenta no requiere del uso seCentro de costo."SI" Indica que la cuenta requiere del uso deCentro de costo.

DOCUMENTO REFERENCIA Este campo indicar si la cuenta requiere que seingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fechade documento al registrar un movimiento contable(segn Tabla General 06 para cuentas varias y TablaGeneral 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria).Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S",en forma obligatoria.Este campo ser llenado con dos (02) opciones:

"N" Cuenta no requiere de tipo y nmero dedocumento."S" Cuenta requiere de tipo, nmero de documentoy fecha.

FECHA VENCIMIENTO. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiereque se ingrese como dato obligatorio la fecha devencimiento al registrar el movimiento contable. Elcampo ser llenado con dos opciones:

"S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento."N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento.

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AREA Este campo permite para esta cuenta al momento deregistrar el movimiento contable se le asigne uncdigo de rea de acuerdo a la Tabla General 26,para posteriormente emitir el Reporte por reas. Unaaplicacin puede ser para clasificar los ingresos yegresos de efectivo (Flujo de Efectivo)

Este campo ser llenado con dos opciones:"N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area."S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area

REGISTRO DE LA CUENTA Indicar si la cuenta se puede registrar por medio decomprobantes manuales o slo en forma de asientosautomticos. Los valores asignados pueden ser :M = ManualA = AutomticoLas cuentas que se generan automticamentepueden ser marcadas como automticas para evitarque sean digitadas manualmente.

MONEDA DE REFERENCIA Sirve para identificar la moneda en que semantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir elcuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes,en una sola moneda". (CTDOCU08).El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia decambio utiliza estos datos para determinar si actualizael saldo en soles o el de dlares.

CUENTA AJUSTE Este campo indicar si la cuenta es producto delajuste por correccin inflacin ( ACM ) para permitirincluir o excluir su saldo de los estados financieros.Este campo ser llenado con dos opciones:

"N" Indica que no es cuenta de ajuste ."S" Indica que es cuenta de ajuste.

CONCIL. BANCOS Este campo indicar que la cuenta se considerarpara el proceso de Conciliacin Bancaria automtica.Debe usarse slo para las cuentas de bancos. Estecampo ser llenado con dos opciones:"N" Indica que la cuenta no se concilia ."S" Indica que la cuenta se concilia

CUENTA CARGO Este campo indicar la creacin de un cargoautomtico a nivel de comprobante, en el procesomensual.

CUENTA ABONO Este campo indicar la creacin de un abonoautomtico a nivel de comprobante, en el procesomensual.

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FORMATO DE BALANCE GRAL. Indica que cdigo de agrupacin o donde seacumular el movimiento de la cuenta para efectosdel Balance General. El sistema solicitar esteformato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P".Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL10.

FORMATO DE GAN.PER FUNCION Indica que cdigo de agrupacin o donde seacumular el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El

sistema solicitar este formato para las cuentas quetienen tipo "G" . Los formatos validos estn en laTABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZAIndica que cdigo de agrupacin o donde seacumular el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Ganancias y Prdidas por naturaleza.El sistema solicitar este formato para las cuentas6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLAGENERAL 13.

FORMATO DE COSTOS Indica que cdigo de agrupacin o donde seacumular el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Costos. El sistema solicitar esteformato para las cuentas que tienen "S" en el campoCENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn enla TABLA GENERAL 12.

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FORMATOS ALTERNOS

FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos dela TABLA GENERAL 71 el cual nos servir paraemitirlos en los reportes de ingresos y gastos.

FORMATO DE COSTOS Es un comparativo de ingresos y gastos por centrosde costos configurables en la TABLA GENERAL 72.

FORMATO DE BALANCE GRAL. Su comportamiento es igual al formato de balancegeneral pero nos permite configurar otro tipo debalance especificado en la TABLA GENERAL 20.

FORMATO DE GAN. PER. FUNCION De acuerdo a la TABLA GENERAL 21

FORMATO DE GAN. PER NATURAL. De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS

A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DEREFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deberdesagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos :

- Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de lacuenta sin anexo y documento.

- Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuentarespectiva.

- Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuentamodificada con su respectivo anexo y/o documento.

B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deberefectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde elmes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente.Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines deAnlisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidira con el movimiento histrico anual.

C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas.

1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) la clase 9 debe generarseautomticamente

1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se

registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genereduplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error).

1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo queorigina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuentaautomtica 9 y 79.

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1.b. CDIGO DE ANEXOS

Los cdigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a losclientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa deseecontrolar. El cdigo de anexo puede tener hasta 18 dgitos o letras.

Esta base de datos es utilizada para registrar los cdigos de anexos que haremos referencia ennuestros asientos contables y reportes y consultas de anlisis de cuenta.

Los cdigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos deanexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Estos cdigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que seproduce una transaccin contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados,obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehculos. Y otros que la empresarequiera.

Para la codificacin de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un cdigopropio de la empresa.

Ejemplo :

Proveedores

15202505 Alternadores S.A.21168319 Alianza Motor S.A.AME01 American Machine CO.

Clientes

21168319 Real Systems S.A.99145236459 Empresa S.A.C.

Chasis

123456789012345678 Nissan SW Negra Diesel AutomticaABC543210123456VB Toyota Corolla Blanco Gas. Mecnica

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COMPOSICION DE ANEXOS


TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que corresponder el cdigo delanexo. El tipo de anexo "0" esta reservado parabancos , pudindose asignar cualquier numero paralos otros tipos.

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ANEXO Cdigo de 18 caracteres para identificar el anexo.

DESCRIPCION Nombre del anexo.

REFERENCIA Segn necesidad de la compaa, pudiendo colocar ladireccin o telfono.

RUC Indicar para clientes y proveedores pues este dato seusar para la impresin del Registro de Compras yVentas.

MONEDA MN = Soles ,US = Dlares, ESPACIOSEste campo es obligatorio para los tipos de anexo 0anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirvepara la Conciliacin Bancaria automtica. Para otrascuentas es slo referencia.

ESTADO V = Vigente o A = Anulado

DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO

Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicioscontratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT deHonorarios solicitado por la SUNAT.

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1.c. TABLA GENERAL

La Tabla General es aquel donde se define todos los cdigos especiales que van a servir parala identificacin y validacin de algunos datos caractersticos de la empresa usados en elsistema.

Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprendern del 00al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como ndice de tablas.

Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (cdigo de bsqueda) y unadescripcin (significado).


OPC Opcin - Puede ser Alt + C = Creacin , Alt + M =Modificacin y Alt +E = Eliminacin

CODIGO Es el cdigo de hasta 8 caracteres , que sirve paraidentificar de un elemento de la tabla.

DESCRIPCION Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elementode la tabla.

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Entre las tablas a definir se encuentran :

TABLA No 00.INDICE DE TABLAS.

Aqu se codificarn todas las Tablas que se mantendrn como parte de la Tabla general. Estecdigo tendr un campo de dos (2) caracteres.

TABLA No 02. SUBDIARIOS.

Aqu se codificarn todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compaa, sirve parapoder identificar el tipo de operacin que se esta efectuando. Este cdigo tendr un campo dedos (2) dgitosLos subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los nicos que nopueden ser variados son el 00 , 90 y 99.Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin de cuenta automticas.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

00 Asiento inicial (de apertura)01 Caja02 Bancos04 Registro de Compras05 Registro de Ventas90 Carga inicial de conciliacin bancaria99 Asiento de Cierre

TABLA Nro. 03 CDIGO DE MONEDA.

Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,dicho cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

MN SolesUS Dlar

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TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS.

Esta tabla determina mediante un cdigo de seis (6) dgitos o letras los departamentosadministrativos o plantas de produccin en las que estar divididos la empresa para efectos decosteo y as determinar la procedencia del Ingreso o gasto. Tambin puede usarse paraidentificar lneas de productos o servicios, as como otra aplicacin que le pueda dar la

empresa.

EJEMPLOCDIGO DESCRIPCION

001 Gerencia General002 Gerencia Administrativa003 Departamento de Contabilidad004 Departamento de Computo101 Tienda Miraflores102 Tienda San Miguel

El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del

Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.

La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales seemiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se puedenconsolidar varios centros por el primer dgito.

Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por laclase 6.

TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS.

En esta tabla se codificar toda la relacin de tipos de documentos que usar la compaa y

que se ingresarn al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operacionesdiarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento deReferencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarn el la Tabla General 15 ).El usuario del sistema deber crear en esta tabla los documentos que utilizar en el registro desus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)

El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitir identificar las operaciones realizadas enlas consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para losreportes de Anlisis de Cuentas y documentos pendientes.En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo almomento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solocampos numricos, 01 en lugar de FT.En la columna 59 se deber indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA

y para la impresin de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

BV Boleta de Ventas 01 03FT Factura 02 01LT Letra 03NC Nota de Crdito 04 07ND Nota de Dbito 05 08RC Recibo Serv. Pblicos 06 13RH Recibo de Honorarios 07 02

TK Ticket 08 12BA Boleto areo 09 05

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TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO.

En esta tabla se identificar con un cdigo (de un carcter) todos los tipos de anexos quesirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o cdigos de anexos en laTabla de Anexos.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

0 Bancos (no modificable)C ClientesT PersonalP ProveedoresV Varios

TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE

Es el cdigo que permite clasificar estructurar el Balance General .

Esta Clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

1100 ACTIVO CORRIENTE1101 Caja y Bancos1102 Cuentas Corrientes1199 TOTAL ACTIVO CORRIENTE2000 PASIVO2100 PASIVO CORRIENTE

2108 Cuentas por Pagar Comerciales2199 TOTAL PASIVO CORRIENTE3000 PATRIMONIO3101 Capital Social3101L **(Ojo , deja lnea en blanco)*3110 Resultado del Ejercicio3899 TOTAL PASIVO3999 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados acuentas.Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignadosa cuentas.

Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) yPatrimonio (3).El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija.Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formatoagregndole la letra "L".Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo delformato agregndole la letra "R".Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cadarubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , sepodr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuandoel saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso desobregiros bancarios o anticipos a proveedores.

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TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS

Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Ganancias y Prdidas.Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

1000 VENTAS (SUBTTULO)1001 Ventas1002 Ingresos Financieros1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)1101 Costo de Ventas1109 TOTAL COSTO DE VENTAS1201 UTILIDAD OPERATIVA1201F 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y nodeben ser asignados a cuentas.SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y nodeben ser asignados a cuentas. El programa totalizar todos los rubros cuyos 2 primerosdgitos son iguales al SUBTOTAL.FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a lasnecesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con ladescripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmulalleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estosrubros pueden ser tambin totales (xxx9).Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcula sumandoalgebraicamente los rubros 1099 y 1109.

Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que elresultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formatoagregndole la letra "L".Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo delformato agregndole la letra "R".Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cadarubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".

TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS

Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin sebasa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un

rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

0001 Alquileres0002 Gastos de personal0003 Tributos

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TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS.

En esta tabla se codificar todos los tipos de documentos que se ingresarn al registrar losmovimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias ,as como en el PROCESO DE CONCILIACION.

EJEMPLOCDIGO DESCRIPCION Debe/Haber

CH Cheque HEN Entrega DNA Nota de Abono DND Nota de Cargo/Dbito HXA Extorno abono DXC Extorno cargo H

En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable.

TABLA Nro. 26 AREAS

En esta tabla se codificar las reas que seran informadas al registrar el movimiento contablede aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es paraobtener los Reportes por reas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a susnecesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuacin se detalla.

CDIGO DESCRIPCION

001 APERTURA002 TRANSFERENCIAS010 COBRANZA A CLIENTES020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION050 PAGOS A PROVEEDORES

060 PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES070 OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN110 INGRESOS POR VENTA DE VALORES120 INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO130 OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION160 PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO170 PAGOS POR COMPRA DE VALORES

TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR

En esta tabla se codificar las cuentas a dos dgitos que debern mostrarse resumidas en elMayor (CTMAYO02). En el mayor slo se mostrar el total de cargo / abonos y saldo de todo elgrupo de cuentas.

EJEMPLOCDIGO DESCRIPCION

60 COMPRAS79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS

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TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE

En tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre.

PUEDEN SER :CDIGO DESCRIPCION

S SALDART TRANSFERIRO OMITIR

TABLA Nro. 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS

Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usar elprograma de Registro de Comprobantes de compras. La descripcin detallada est en el anexocorrespondiente.

TABLA Nro. 54 PDT DE HONORARIOS

Permite Configurar los parmetros para el proceso del PDT. Ver seccin de PDTHONORARIOS en el mdulo de Utilitarios CONCAR.

TABLA Nro. 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICADE DIFERENCIA DE CAMBIO

En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de regularizacionesde diferencias de cambio

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

CTA01 121001 FACTURAS POR COBRARCTA02 421001 FACTURAS POR PAGARSUB1 25 SubdiarioXGA 76601 Cuenta de GananciaXGP 67601 Cuenta de Prdida

Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en elformato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" enel Plan de Cuentas.

TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS

Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en elprograma de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexocorrespondiente.

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TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DEDIFERENCIA DE CAMBIO

En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste dediferencias de cambio

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

CTA01 121001 M FACTURAS POR COBRARCTA02 421001 V FACTURAS POR PAGARSUB 26 SubdiarioXGA 76601 Cuenta de GananciaXGP 67601 Cuenta de PrdidaXMON UZ Moneda de Ajuste(*)

(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajusteFASB.

Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formatoCTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.Posicin 10 ).

TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DECUENTAS - programa CTLIST12

Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12,que muestra los importes hasta 12 meses.Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.

EJEMPLO

CDIGO DESCRIPCION

1000 VENTAS (SUBTTULO)1001 Ventas1002 Ingresos Financieros1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)1101 Costo de Ventas1109 TOTAL COSTO DE VENTAS1201 UTILIDAD OPERATIVA1201F 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y nodeben ser asignados a cuentas.SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y nodeben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitosson iguales al SUBTOTAL.FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a lasnecesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con ladescripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmulalleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estosrubros pueden ser tambin totales (xxx9).Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcula sumandoalgebraicamente los rubros 1099 y 1109.

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ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendoel mismo criterio de las frmulas.

Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que elresultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato

agregndole la letra "L".Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo delformato agregndole la letra "R".Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato laletra TPara saltar de pagina agregar al formato las letras EJPara imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cadarubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".

TABLA Nro. 93 CONTROLES VARIOS

CLAVE DESCRIPCIN

AUTO S(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo decuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en casocontrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportesde estado de cuentas con cuentas automticas)

MEMOPM S(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso deconsiderarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura estaclave el sistema asume por defecto S)

MONPRE US(Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema

asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.

PRN LPT1(Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantallade dilogo de la impresin)

CTAAXXXX S(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, encaso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configuraesta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa)

COS S(Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos.

Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generareste proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar acualquier cuenta el flag de centro de costo.

NUMLIB N(Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para elnmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. Elsistema asume por defecto N.)

EJER MMMM(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo dedoce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se

trabaja desde Enero a Diciembre.

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APET S(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso elsistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS

Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo dereportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB sonlas cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentaspor pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es laproyeccin de das de documentos vencidos.

EJEMPLO

CODIGO DESCRIPCIONCOB01 12101COB02 12102COB03 12301COB04 12302

PAG01 42101PAG02 42102PAG03 42301PAG04 42302RPVE 030,060,090RVEN 030,060,090

TABLA Nro. 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIN

Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflacin. Ver seccin de Ajuste porInflacin en mdulo de Utilitarios Concar.

TABLAS GENERALES RESERVADAS

Las tablas que se detallan a continuacin no debern ser modificadas por los usuarios. Sinembargo el sistema permitir efectuar cambios en futuras ampliaciones:

TABLA DESCRIPCION USO

08 Tipos de cuenta Plan de cuentas

09 Nivel de saldo Plan de Cuentas,Proceso Mensual,Anlisis de cuentas.

15 Tipos de documentos bancarios Conciliacin bancaria16 Rubros de Conciliacin bancos Conciliacin bancaria

17 Tipos de conversin de moneda Registro de comprobantes/ProcesoMensual

18 Estado de la cuenta Plan de cuentas, Registro decomprobantes.

19 Registro de la cuenta Plan de cuentas, Registro decomprobantes.

41 Tipos de operaciones parael asiento de cierre Asiento de cierre

90 Descripcin de mes Emisin de reportes

93 Controles del Sistema Emisin de reportes, ProcesoMensual

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1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO

La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia enmoneda nacional de cada da. Esta tabla ser usada por el sistema para convertir cada asientocontable a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se debe usar el cdigoUS. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre contable

se desea procesar.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Los datos a ingresar son los siguientes:Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresar el ao, mes, y a continuacinlos tipos de cambio de cada da.

DATOS DE GENERALES

MONEDA Cdigo de la moneda a registrarse

AO / MES Del perodo a registrar el tipo de cambio

DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO

DIA Fecha al que corresponde el tipo de cambio

CAMBIO COMPRA Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General17.

CAMBIO VENTA Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17.

Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismoque el tipo M

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1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9

Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 ysu uso es opcional.Esta Tabla permite definir la forma como se generarn en forma automtica las cuentas de laclase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.

El programa solo considerar las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automtica, sialguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generar cuenta automtica.En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y lascuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarn automticamente.La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA

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Los datos a ingresar son los siguientes:Debe seleccionarse la opcin que se desee tomar y luego se ingresarn los datos para latransferencia automtica.

DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS

CENTRO DE COSTO Cdigo de centro de costo.

CTA CARGO Cuenta de cargo

CTA ABONO Cuenta de abono

FACTOR Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicar100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema nogenerar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentasde la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los

centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indicadirectamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono.Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para lageneracin automtica de cuentas.

Ejemplo para el uso de esta tabla

Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo101 Lavado102 Corte103 Planta elctrica201 Gerencia202 Contabilidad

205 Ventas

Tabla de transferenciaCENTRO DE COSTO CARGO ABONO FACTOR

101 Lavado 900001 799001 100102 Corte 900001 799001 100103 Planta elctrica 900001 799001 090103 910001 799001 010201 Gerencia 910001 799001 100202 Contabilidad 910001 799001 100205 Ventas 920001 79900 100

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En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente621001 Sueldos622001 Salarios636001 Electricidad y agua671001 Intereses799001 Cargas transferidas

900001 Produccin910001 Administracin920001 Ventas970001 Financieros

Asientos contablesCUENTA C.COSTO DEBE HABER

1) Manual621001 201 100621001 202 150622001 101 300622001 102 200636001 103 500

411001 1250

Automtico910001 100910001 150900001 300900001 200900001 450 Porcentual910001 50 Porcentual799001 1250

En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado ala clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.

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1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES

En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobantegenerado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente alregistrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando serequiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.

COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES


SUB.DIARIO Cdigo de Subdiario

AO / MES PERODO

COMPROB. ltimo numero de comprobante generadoautomticamente.

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE

En esta Base de datos se definen los asientos automticos de cierre del ejercicio.En esta opcin se deben crear las plantillas o modelos de cada asiento de cierre.Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van acerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DEASIENTO y cada asiento producir automticamente un comprobante contable.Por ejemplo el asiento 001 servir para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferir elsaldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y as sucesivamente.Los asientos definidos en esta opcin deben procesarse en el men de asiento automticoscon la opcin de ASIENTOS DE CIERRE.

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COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE


NUMERO DE ASIENTO Numero de secuencia

DESCRIPCION Esta descripcin se grabar en la glosa delcomprobante contable.

COMPROBANTE Numero de comprobante que se producirautomticamente.

O(Opcin) Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin

Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin,Alt +F=Finalizar

SC (Secuencia) Numero de secuencia o lnea. Por ejemplo 01, 02 ,03, y debe ser digitada por el usuario.

OPERACIN Indica que operacin se va ha efectuar con el saldode la cuenta o cuentas. Los valores validos son :S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entresi.T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas setransfieren a la CUENTA RECEPTORAX= Omitir. La cuenta indicada no se considerar eneste asiento.

CUENTA Cdigo de la cuenta .Puede indicarse con todos sus dgitos o en formagenrica.Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentasque sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casosdebe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 comotipo Titulo.

CUENTA RECEPTORA Cdigo de la cuenta que recibir el saldo de la cuentade origen.

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2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES

Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles:a. Registro de Comprobantes Estndar con Conversin (Asientos de diarios)

b. Registro de Comprobantes Estndar sin Conversin (Asientos de diarios)c. Comprobantes de Comprasd. Comprobantes de Ventase. Comprobantes de ChequesLa opcin de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permiteregistrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos,caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante elsistema solicitar en cdigo de moneda original y el tipo de cambio y convertirautomticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dlares yviceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante., es decir el todo elcomprobante tendr el mismo tipo de cambio.Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las

opciones del sistema.La opcin de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, permiteregistrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario,caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitaren cdigo de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada lnea o detalle delcomprobante el usuario podr digitar el importe en soles y dlares de cada movimientocontable. Es decir que un comprobante cada lnea o detalle puede convertirse o no la monedacontraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada lnea o detalle.Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de lasopciones del sistema

La opcin de COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de las

operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistemafinalizarlo. Esta opcin permite registrar boletas y en este caso el sistema automticamentedetermina el importe de I.G.V.

La opcin de COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de lasoperaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisin a la 42debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias.El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados ynumerados manualmente.

La opcin de COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los cheques giradosproduciendo el comprobante contable con la afectacin automtica de la cuenta de bancos(104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o

cualquier otra cuenta adicionalmente al comprobante creado automticamente. Esta opcinmantiene un archivo de los cheques girados, pudindose emitir el cheque/voucher en formatocontinuo, voucher de cheques manuales, relacin de cheques girados por fecha/banco oproveedor.

Tambin se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previacodificacin, para lo cual se deber indicar al sistema que se desea numeracin automtica almomento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este casoel sistema efectuar la numeracin de los comprobantes automticamente.

El sistema permite la organizacin de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda quelos nmeros de subdiarios estn en relacin con los archivos fsicos de documentos y tipos deoperaciones.

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La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguienteestructura (EJEMPLO) :

SUBDIARIO COMPROBANTE MES

04 010001 01

04 010002 0104 020001 0205 010001 0105 010002 0105 020001 02

Cuando se desee modificar algn comprobante ya finalizado o pendiente se deber indicar alsistema que no se desea numeracin automtica. Luego se deber digitar el cdigo deSubdiario y numero de comprobante.

El sistema verificar si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificacin elcdigo de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE.

El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultneamente.

Un comprobante puede quedarse en situacin de "P" pendiente cuando se abandona la opcinde Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente.

El sistema rechazar los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado,es decir que ya se efectu el Proceso mensual Definitivo.

Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opcin en el Men deRegistro de comprobantes.

Al ingresar a esta opcin el sistema pregunta

si se desea numeracin automtica, debindose responder con "SI" o "NO". Con "SI" elsistema asignar en numero de comprobante en forma automtica. Con "NO" , el usuariodeber registrar el numero de comprobante.

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2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION

COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE

REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica yque deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE El nmero de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.La fecha es rechazada si el mes contable ya fue

cerrado (Proceso Mensual Definitivo)La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversin de dlares a soles y viceversa seusa esta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.

MONEDA El cdigo de moneda que debe existir en la tabla detipo de moneda.

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GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo seimprimir n los 30 primeros.

TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usar paraconvertir el comprobante de soles a dlares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :

M = Tipo de cambio M (Compra), segn la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el da de la fecha del comprobante.

V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diarioen base a la fecha de comprobante . Este tipo decambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipode cambio V (Venta) para el da de la fecha del

comprobante.

C = Especial, en este caso el usuario debe indicar alsistema el tipo de cambio a utilizarse.

F = Fecha pasada, en este caso el usuario debeindicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipode cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla detipo de cambios, el cual debe haberse generadopreviamente.

TIPO DE CAMBIO Slo para TIPO CONVERSION C

FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambiocuando el TIPO DE CONVERSION es F

SITUACION Indicar si el comprobante esta finalizado , opendiente. Este dato no es modificable y se muestraen forma automtica.

TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automticamente para loscomprobantes finalizados.

FECHA DE CONTROL Indica en forma automtica la fecha real en que seregistro el comprobante.

HORA DE CONTROL Indica la hora de creacin o modificacin

USUARIO Indica el cdigo de usuario que ha creado omodificado el comprobante

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REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE

El sistema validar en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitar de acuerdo alas especificaciones del Plan de cuentas.

Los datos a ingresar son los siguientes:SEC SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma

correlativa y automtica se asigna para cada lneadel comprobante.

CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan deCuentas.

ANEXO CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base dedatos de anexos.

COS CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo

que deber existir en la TABLA GENERAL 05.

F DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o+) o abono (H o -)

IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento

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DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo dedocumento de referencia que deber existir en laTABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15para las cuentas de Conciliacin Bancaria.

El numero de documento debe registrarseapropiadamente ya que el sistema lo usa paracancelar" las facturas y otros documentos,especialmente en las siguientes cuentas : ParaClientes (12X) o Proveedores (42X), larecomendacin, es de que el nmero de documentose registre incluyendo el numero de serie. Ejemplo :El documento puede registrarse como FT 001-0002412 o tambin FT 001-2412, en donde 001 es elnumero de serie y 2412 el nmero de factura. Losceros del nmero de serie es conveniente respetarlospero los del documento se pueden omitir, pero tanto

en el cargo como en el abono debe registraseexactamente el mismo nmero, por que de locontrario el documento figurara como pendiente en lacuenta corriente.Para las cuentas de bancos en caso de cheques laconciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros delcheque para la comparacin contra el movimiento delestado de cuenta. El nmero de documento para staversin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da,mes, ao.

FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimientode referencia en formato da, mes y ao.

ARE. AREA (Segn TABLA GENERAL 26).

GLOSA Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30caracteres

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2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION



SUBDIARIO El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica yque deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE El nmero de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.La fecha ser rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversin de dlares a soles y viceversa setoma esta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.

MONEDA El cdigo de moneda que deber existir en la tabla detipo de moneda.

GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo seimprimiran los 30 primeros.

SITUACION Indicar si el comprobante esta finalizado , opendiente. Este dato no es modificable y se muestraen forma automtica.

TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automticamente para loscomprobantes finalizados.

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FECHA DE CONTROL Indica en forma automtica la fecha real en que seregistro el comprobante.

HORA DE CONTROL Indica la hora de creacin o modificacin

USUARIO Indica el cdigo de usuario que ha creado o

modificado el comprobante

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION


SEC SECUENCIA, el nmero de lnea que en formacorrelativa y automtica se asignar para cada lneadel comprobante.

CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan deCuentas.

ANEXO CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de

datos de anexos.

F DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o+) o abono (H o -)

DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo dedocumento de referencia que deber existir en laTABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15para las cuentas de Conciliacin Bancaria.

El numero de documento debe registrarseapropiadamente ya que el sistema lo usa paracancelar" las facturas y otros documentos,

especialmente en las siguientes cuentas : ParaClientes (12X) o Proveedores (42X), la

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recomendacin, es de que el nmero de documentose registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ).Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse unalongitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : Eldocumento puede registrarse como FT 0010002412 otambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero

de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros delnmero de serie es conveniente respetarlos pero losdel documento se pueden omitir, pero tanto en elcargo como en el abono debe registrase exactamenteel mismo nmero, por que de lo contrario eldocumento figurara como pendiente en la cuentacorriente.Para las cuentas de bancos en caso de cheques laconciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros delcheque para la comparacin contra el movimiento delestado de cuenta. El nmero de documento para staversin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da,mes, ao.

FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimientode referencia en formato da, mes y ao

IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dlaresdado a que el sistema no lo va a convertir en losprocesos de ajuste, generalmente se usa en losasientos de apertura)

COS CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costoque deber existir en la TABLA GENERAL 05.

ARE. AREA (Segn TABLA GENERAL 26).

GLOSA Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30caracteres.

2.c.REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS

Esta opcin permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en

forma simplificada y automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de

comprobantes.Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica un

comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisin.,

debiendo el usuario registrar slo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx )

Para poder usar esta opcin debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parmetros

necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al

registrar las compras por esta opcin el comprobante contable que se produce, servir para el

Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.

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Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras as como los de generacin e impresin de

Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parmetros de

comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).

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EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1

CODIGO DESCRIPCION

1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60

---------------------------------------------------------------------------

53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS

---------------------------------------------------------------------------

CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES

CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES

CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES

CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES

DOC01 FT H FACTURAS

DOC02 ND H NOTA DE DEBITO

DOC03 NC D NOTA DE CREDITO

DOC04 RL D RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS

DOC05 RH D RECIBO DE HONORARIOS

DOC06 RC D RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS

IGV 401001ISC 401006

SUB1 04 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1

SUB2 14 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2

SUB3 15 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3

SUB4 16 IMPORTACIONES 1

SUB4 17 HONORARIOS 1

TIGV 18.00 TASA DE I.G.V.

XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS

ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS

ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS

ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1

ZZSUB01 10 SUBDIARIO CAJA

ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA

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NOTAS :

Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as

como en la impresin del Registro de Compras.

CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra)

Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte.

En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

registrar.

En la columna 3/4 debe indicarse un cdigo cualquiera

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna 20 debe indicarse la descripcin de operacin

CODIGO : DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla

general 06. Pueden existir varios tipos de documento.

En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber

En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe registrarse si se est afecto al tributo).

CODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario)

Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este

dato, mostrando siempre el primero.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,

deben estar en la Tabla general 02.

En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario.

En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la

base imponible de acuerdo a lo siguiente :

Columna Concepto

1 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION

2 COMPRAS PARA VENTAS GRABADAS Y NO GRABADAS

3 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL

Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna.

Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 ..

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CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL

En la columna 1 de la descripcin se indicar el porcentaje de I.G.V.

CODIGO : XGEN (Cdigo de proveedor genrico) OPCIONAL

Cdigo de proveedor genrico.

Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos.

Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los

cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el

Registro de Compras , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del

archivo de anexos.

Parmetros que son utilizados en el programa de la impresin del Registro de Compras.

CDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL


En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas

Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el

Registro de Compras, no efectuar el clculo para determinar el monto afecto e inafecto y los

montos registrados con esta cuenta sern considerados en la columna de inafectos. Esto es

valido para los documentos registrados en la provisin de Comprobantes de compras o los que

se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja oreposicin de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento

de referencia S (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caractersticas de

la cuenta de IGV. Para compras al contado.

CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL

En la columna 10 debe indicarse la cuenta de IGV.

En la columna 20 debe indicarse la descripcin de la cuenta de manera referencial.

El objetivo de este parmetro es permitir registrar las compras cargndolas directamente al

gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta

42 o 46.

Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera:

CUENTA : 401002 DESCRIPCION : I.G.V. Contado

NIVEL : 2 ANEXO : P (Proveedores)

DOCUMENTO : S (Si)

El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo

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CTA ANEXO D/H IMPOR DOCUMENTO FECHA GLOSA

635001 D 500

401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC 2345678

401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A

RUC21168319

101001 H 1,770

Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para

estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base

imponible en base al monto del IGV. informado.

La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que

aparezcan estos datos en el Registro de Compras.

CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al

gasto por caja.) OPCIONAL .

Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX

Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,

deben estar en la Tabla general 02.En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la

base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.

CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de

Compras.



Pueden ser varias cuentas

Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de

Compras imprimir el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO

FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..

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REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

CDIGO DE COMPRA Elegir el cdigo segn la ventana de opciones

SUBDIARIO El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica yque deber existir en la Tabla General 02. Esautomtico. Si existen mas de dos subdiarios en laTabla 53 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE El nmero de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dgitos indican el mes contable.Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA CONTABLE Fecha de contabilizacin.La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.La fecha ser rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo).La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversin de dlares a soles y viceversa setoma esta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.Se recomienda que la fecha de la factura y la delcomprobante sean iguales. Si es una factura del mesanterior esta en dlares se recomienda digitar comofecha de comprobante el primer da del mes y usar el

TIPO DE CONVERSION F , debindose informarla fecha de la factura.

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CDIGO DE PROVEEDOR Segn la Tabla de Anexos

NOMBRE Nombre de proveedor genrico (Cuando existe elparmetro XGEN en la tabla general 53.)

RUC Ruc del proveedor genrico

DOCUMENTO Tipo y numero de la Factura - nota de dbito o notade crdito u otro comprobante de pago.El tipo de documento ser validadoEl numero debe registrarse con su numero de serie sies que la tiene, separando el numero con un guin.Puede registrarse de la siguiente manera :

1-000005 o001-000005 o1-5

Al momento de imprimirse en el registro de Compraso para el sistema COA, el sistema separar la serie yle completar los ceros automticamente, quedando

as : 001 000005 o001 000005 o001 5

FECHA EMISION Fecha de emisin de la factura, nota de dbito,crdito.

ISC Importe de Impuesto Selectivo al ConsumoIGV Importe del Impuesto General a las Ventas

TASA Porcentaje afecto

ANEXO IGV Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.

IMPORTE TOTAL Importe total del documento

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TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa paraconvertir el comprobante de soles a dlares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :

M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla

General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el da de la fecha del comprobante.

V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diarioen base a la fecha de comprobante . Este tipo decambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipode cambio V (Venta) para el da de la fecha delcomprobante.

C = Especial, en este caso el usuario deber indicaral sistema el tipo de cambio a utilizarse.

F = Fecha pasada, en este caso el usuario debeindicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipode cambio en la Tabla de tipo de cambios. Estaopcin debe usarse para los casos de facturas endlares de meses anteriores.

TIPO DE CAMBIO Slo para TIPO CONVERSION C, usar este campocuando la fecha de comprobante difiere de la fechade la factura. Ejemplo : facturas de meses pasadosen dlares.

FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambiocuando el TIPO DE CONVERSION es F

GLOSA COMPROB. Esta glosa es general para todo el comprobante, elsistema asume automticamente la glosa con elnombre del proveedor y el numero de documento,pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los30 primeros.

GLOSA MOVIMI. Esta glosa se grabar en cada movimiento delcomprobante siempre y cuando la cuenta

correspondiente tenga el indicador de Glosa en elPlan de cuentas.

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MENSAJES DEL PROGRAMA

Este programa emite los siguientes mensajes :

1) Resultado de clculo del IGV.. para determinar la correcta aplicacin de la Tasa

2) Facturas duplicadas (ya registradas)

IMPORTACIONES

Las importaciones deben registrarse en tres comprobantes separados :

1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opcin de comprobantes estndar yutilizando un subdiario diferente al de compras.

2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras)

3) Liquidacin de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro deCompras)

En este ultimo el tipo de documento a utilizar ser el Resumen de Liquidacin de Aduanas o

PO Plizas, que tendrn un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro

de Compras, les calcular automticamente la base imponible tomando como referencia el

monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un cdigo de documento para laDeclaracin nica de importacin para anotarlo en el Registro de Compras , se usar en la

columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.

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IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS

Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras :

1) Emisin del Registro de Compras Ajuste ao anterior

Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos

A) Genera Registro de Compras.- Esta opcin crea un archivo con las compras delmes desde el cual se emite el Registro deCompras.

B) Consulta / Ajusta. - Esta opcin permite modificar el archivo con lascompras del mes. Los datos que pueden sermodificados son el nombre del proveedor, RUC, oel monto imponible o inafecto de cada factura, sinafectar los comprobantes contables. Esta opcindebe realizarse si ya no existen comprobantes

contables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivogenerado.

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2) Emisin del Registro de Compras -

Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos

A) Genera Registro de Compras.- Esta opcin crea el archivo con las compras delmes desde el cual se emite el Registro de

Compras.Esta opcin debe procesarse despus de realizarun proceso de cierre contable cuando se hayanagregado o modificado comprobantes contables.Este proceso selecciona los comprobantes decompras (subdiarios y cuentas indicadas en laTabla General 53), calcula la base imponible y elmonto inafecto y crea un archivo con las comprasdel mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es lacompaa y AAMM es el ao/mes del movimiento).El archivo que se crea puede ser modificado sinafectar los asientos contables para luego serimpreso en el formato de Registro de Compras. Se

recomienda que las modificaciones se realicencuando ya no se van a modificar o agregar mscomprobantes contables.Si se han modificado o creado comprobantes decompras y luego debe procesarse nuevamenteesta opcin y las modificaciones que se hubieranhecho en el archivo COPPAAMM.DBF, seperdern..Este programa tiene las siguientes opciones :TASA DE IGV. : Asume 18 %FORMA DE CALCULO :NORMAL : El programa efectuar el recalculo de labase imponible e inafectos en base al monto del

IGV ajustando el importe inafecto a la columnabase imponible si es menor a 1 % o si en menor aS/. 2.AJUSTADO : El programa recalcula la baseimponible en base al monto del IGV. y determina elmonto inafecto. Si el monto inafecto es menor alimporte indicado en CENTAVOS lo acumula en labase imponible. Esto es para no mostrar montospequeos con 0.01 o 0.02 como inafectos ya sonproducto del calculo con decimales.SIN RECALCULO : El Programa no realiza elrecalculo del IGV. y mantiene los valores tal comose han ingresado.

B) Consulta / Modifica. - Esta opcin permite modificar el archivo con lascompras del mes. Los datos que pueden sermodificados son el nombre del proveedor, RUC, oel monto imponible o inafecto de cada factura, sinafectar los comprobantes contables. Esta opcindebe realizarse si ya no existen comprobantescontables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivogenerado en moneda nacional o dlares.

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2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS

Esta opcin permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.

Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes.

Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en formaautomtica el cargo a cuenta 12X por la provisin y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por

el valor de venta.

Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.

Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parmetros

necesarios.

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1

CLAVE DESCRIPCION

1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60

---------------------------------------------------------------------------

56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS

---------------------------------------------------------------------------

CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES

CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES

DOC01 FT D FACTURAS

DOC02 ND D NOTA DE DEBITO

DOC03 NC H NOTA DE CREDITO

DOC04 BV D BOLETA DE VENTA

IGV 401001

ISC 401004

OTR 46109 OTROS

SUB01 08 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS

TIGV1 1 18.00

TIGV2 2 0.00

VTA01 701001 MERCADERIAS

VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS

XANUL 999999 DOCUEMENTOS ANULADOS

XGEN 000001 CLIENTES VARIOS

NOTAS :

Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as

como en la impresin del Registro de Ventas.

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CODIGO : CTAXX (Cdigo de Venta)

Pueden existir varios cdigos de venta, segn la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se

afecte.

En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

registrar.

En la columna 3/4 debe indicarse un cdigo cualquiera


En la columna 20 debe indicarse la descripcin de operacin

CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla

general 06. Pueden existir varios tipos de documento.

En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber

En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe consignarse si se est afecto al tributo).

CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.)En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario)

Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este

dato, mostrando siempre el primero.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,

deben estar en la Tabla general 02.

CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente

Porcentajes de I.G.V. vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las

boletas de venta, para deducir en forma automtica el monto de impuesto.

En la columna 1 debe indicarse la secuencia , puede ser igual al ltimo dgito de TIGVX

En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.

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CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas.



Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedir la ultima.

Cuando se registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de

Compras imprimir el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS.

CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70)

Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan



CODIGO : XGEN (Cdigo de Cliente genrico) OPCIONAL

Cdigo de cliente genrico.

Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al

momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales

quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de

Ventas , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de

anexos.

CODIGO : XANUL (Cdigo de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL

Cdigo de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO

Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este cdigo el programa

crea automticamente el asiento de factura anulada.

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REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS



CDIGO DE VENTA Elegir el cdigo segn la ventana de opciones

SUBDIARIO El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica yque debe de existir en la Tabla General 02. Esautomtico. Si existen mas de dos subdiarios en laTabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE El nmero de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.

Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

TIPO DE DOCUMENTO El tipo debe existir en la tabla 53

DOCUMENTO Numero de la Factura - nota de dbito, nota de crditoo boleta. Debe digitarse separando con un guin elnumero de serie y el numero del documento.

FECHA DOCUMENTO La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.

La fecha ser rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)

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La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversin de dlares a soles y viceversa setoma esta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.Se recomienda que la fecha de la factura y la delcomprobante sean iguales. Si es una factura del mes

anterior se recomienda digitar como fecha decomprobante el primer da del mes y usar el tipo decambio especial C , debindose informar el tipo decambio de la fecha de la factura.

COD. DE CLIENTE Segn la Tabla de Anexos

AREA Cdigo de rea si alguna cuenta lo requiere de la 12 o70.

C.COSTO Cdigo de centro de costo si alguna cuenta lorequiere.

NOMBRE Solo se ingresa cuando se usa el cdigo de clientegenrico.

RUC Para los clientes genricos.

CUENTA DE VENTA El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si haymas de una cuenta entonces se puede modificar.

TIPO DE IGV. El sistema lo solicita para boletas segn la Tabla 56

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