CFGM GESTIÓ ADMINISTRATIVA

CURS 10/11

Gestió Administrativa de RRHH

Unitat Formativa 1:

Selecció i Formació

Nucli Formatiu 1: Àrea de Recursos Humans

Índex:

1.1 Evolució del departament de recursos humans.

1.2 Concepte i organització.

1.3 Funcions del departament de recursos humans.

Podem definir una empresa de la següent manera:

Una empresa és una unitat econòmica que, a partir de la combinació de diversos factors de producció, posa a disposició del públic béns i serveis.

1.1 Evolució del departament de Recursos Humans

Factors Productiusrecursos naturals, treball de les persones, màquines, eines...

L’empresamitjançant les activitats dirigides i coordinades per l’empresari

Béns i serveisaliments, llibres, cotxes, electrodomèstics...

Combinats en Es produeixen i venen

A canvi de

la venda es

generen uns

Ingressos.

Amb els recursos

obtinguts es remunera

els propietaris dels

factors, com els

empresaris o els treballadors .

Un dels factors de producció de l’empresa són les persones que hi treballen.

Però no totes les persones que treballen en una empresa realitzen les mateixes activitats. És per aquest motiu que els treballadors són agrupats en departaments en funció de l’activitat que desenvolupen, sobretot quan les empreses assoleixen una dimensió considerable.

1.1 Evolució del departament de Recursos Humans

L’origen del departament de recursos humans és en determinades tasques de naturalesa administrativa que es duen a terme a les empreses, com ara els tràmits de selecció, la realització de contractes, nòmines i assegurances socials, etc.

1.1 Evolució del departament de Recursos Humans

En tota organització existeix una àrea destinada al personal que pot ser coneguda com departament de personal o de recursos humans.

En aquest departament s’organitzen les activitats dels treballadors d’una empresa, les dirigeixen, les coordinen, les retribueixen i les estudien.

La manera d’organitzar el personal i gestionar-lo està determinada per la cultura empresarial, que és:

el conjunt de valors compartits, maneres de pensar i normes que determinen el comportament de les persones que presten els seus serveis a l’empresa.

1.2 Concepte i Organització

Les maneres més freqüents d’organitzar el departament de recursos humans són: Organització formal i informal. Organització jeràrquica Direcció per objectius

1.2 Concepte i Organització

Organització formal i informal L’organització formal defineix els nivells de jerarquia i les

connexions entre els components de l’empresa, i també estableix canals i procediments de comunicació entre les diferents àrees de l’empresa. És a dir, tothom coneix la posició que ocupa a l’empresa.

L’organització informal és la que sorgeix de manera espontània i a causa de les relacions personals, els canals de comunicació, els líders, etc.

Per tal que una empresa funcioni correctament s’ha de tenir en compte l’organització informal a l’hora d’establir l’organització formal.

1.2 Concepte i Organització

1.2 Concepte i Organització

Organització formal Organització informalL’estableix la direcció.

Les relacions les marca la posició jeràrquica.

Les activitats les marca la direcció.

Persegueix finalitats empresarials.

La comunicació segueix camins jeràrquics.

Els grups de treball es formen per departaments.

L’autoritat l’exerceixen els directius.

Sorgeix espontàniament.

Les relacions s’estableixen per amistat, afinitat, enemistat, etc.

Les activitats es porten a terme voluntàriament.

No necessàriament persegueix les finalitats de l’empresa.

La comunicació s’estableix per conversacions espontànies, rumors, contactes en els descansos, etc.

Els grups es formen per amistat, afinitat, etc.

L’autoritat poden exercir-la les persones a les quals els seus companys consideren “líders”.

Organització jeràrquicaÉs un sistema basat en l’autoritat del cap, al qual l’alta direcció li indica els objectius perquè se’n responsabilitzi.

En aquests sistemes la comunicació és descendent, és a dir, des de la direcció fins als quadres intermedis, i des d’aquests fins als subordinats, que són mers executors de les ordres que reben de la direcció.

L’organització jeràrquica estableix diferents nivells, de major a menor categoria. Com que cada comandament només pot dirigir un nombre limitat de treballadors, el creixement de l’empresa requereix la creació de diversos departaments gestionats per comandaments intermedis.

La divisió de l’empresa en departaments diferents és l’estructura departamental.

1.2 Concepte i Organització

Direcció per objectius

Consisteix a subdividir els objectius generals d’una empresa, en un període determinat, en objectius parcials que s’assignen a cada departament o àrea de l’empresa.

Per tal que els objectius marcats motivin, s’han d’establir incentius associats a la seva consecució.

Els objectius s’han de poder assolir, ja que si es tracta de metes impossibles, les persones perdran l’interès perquè se sentiran vençudes d’antuvi.

1.2 Concepte i Organització

1.2 Concepte i Organització

Direcció General

Dep. RRHH

Dep. Compres

Dep. Producció

Dep. Comercial

Dep. Financer

Dep. Admin.

1.2 Concepte i Organització

Activitats del

Departament

de

Compres

Direcció General

Dep. Compres

Necessitats de materials.

Contactes amb proveïdors.

Recepció dels materials.

Emmagatzematge i gestió de magatzem.

Subministrament i distribució dels materials.

1.2 Concepte i Organització

Activitats del

Departament

de

Producció

Direcció General

Dep. Compres

Dep. Producció

Productivitat.

Qualitat.

Fiabilitat.

Adaptabilitat.

1.2 Concepte i Organització

Activitats del

Departament

de Vendes o

Comercial

Direcció General

Dep. Compres

Dep. Producció

Dep. Comercial

Estudis de mercat.

Disseny de nous productes.

Formulació del preu adequat.

Promoció del producte.

Sistema de retribució.

1.2 Concepte i Organització

Activitats del

Departament

Financer

Direcció General

Dep. Compres

Dep. Producció

Dep. Comercial

Dep. Financer

Determinar les inversions més convenients.

Calcular les necessitats de diner.

Buscar fonts on obtenir diners.

Determinar els costos financers (interès).

Saber en quin moment són necessaris els diners.

1.2 Concepte i Organització

Activitats del

Departament

Administratiu

Direcció General

Dep. Compres

Dep. Producció

Dep. Comercial

Dep. Financer

Dep. Admin.

Relació amb els socis.

Correu i missatgeria.

Arxiu.

Atenció al públic.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

Funcions del

Departament

de

RRHH

Direcció General

Dep. RRHH

Dep. Compres

Dep. Producció

Dep. Comercial

Dep. Financer

Dep. Admin.

Funció d’ocupació.

Funció d’administració de personal.

Funció de retribució.

Funció de desenvolupament dels RRHH.

Funció de relacions laborals.

Funció de serveis socials.

A. Funcions d’ocupacióComprèn les activitats relacionades amb la planificació dels treballadors i la selecció i formació del personal, com per exemple:

Planificació de la plantilla.

Descripció dels llocs de treball.

Perfil professional dels candidats a un lloc de treball.

Selecció del personal.

Formació del personal.

Acollida i inserció del personal nou.

Tramitació de suspensions de feina.

Tramitació d’acomiadaments.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

B. Funció d’administració de personalLa gestió del personal d’una empresa requereix una sèrie de tasques administratives, com per exemple:

Elecció i formalització de contractes.

Gestió de nòmines i assegurances socials.

Gestió de permisos, vacances, hores extraordinàries, baixes per malaltia, mobilitat de la plantilla.

Control de l’absentisme.

Règim disciplinari.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

C. Funció de retribucióEs tracta de dissenyar el sistema de retribució del personal i d’avaluar-ne els resultats.

La finalitat de la funció de retribució consisteix a:Estudiar els fórmules salarials

Estructura dels salaris, components fixos i variables, retribucions en espècie, dietes, desplaçaments i locomoció, etc.

Estudiar la política d’incentius. Estudiar l’establiment de nivells salarials de les diferents

categories professionals.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

D. Funció de desenvolupament dels RRHHEl desenvolupament dels recursos humans comprèn les activitats següents:

Crear plans de formació i dur-los a terme.

Estudiar el potencial del personal.

Avaluar-ne la motivació.

Controlar el desenvolupament de les tasques.

Incentivar la participació.

Estudiar l’absentisme i les seves causes.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

E. Funció de relacions laboralsLa funció de relacions laborals s’ocupa fonamentalment de:

La resolució dels problemes laborals.

La prevenció de riscos laborals.

Adoptar les mesures per equilibrar les desigualtats entre els treballadors d’una mateixa empresa i tractar d’assolir un equilibri i un clima de treball agradable.

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

F. Funció de serveis socialsAquesta funció gestiona determinats serveis creats per l’empresa o bé els contracta perquè els faci una altra empresa.

Té com a objectiu beneficiar els treballadors i millorar el clima laboral.

Aquests serveis socials poden ser:

Economats.

Guarderies.

Residències de vacances.

Beques i ajuts per estudis.

Serveis mèdics d’empresa.

Assegurances col.lectives de vida.

Assegurances complementàries de jubilació i malaltia.

Clubs esportius i centres recreatius...

1.3 Funcions del departament de Recursos Humans

Les empreses han d’establir un sistema de comunicació que li permeti captar informació, tant interna com externa, i canalitzar-la per aconseguir els objectius marcats.

El departament de recursos humans és l’encarregat de dissenyar el sistema de comunicació interna; aquest sistema haurà de tenir en compte l’organització formal i també la informal, ja que moltes vegades és més efectiva i ràpida que la formal.

Al departament de recursos humans es desenvoluparan les normes que permetin la difusió de la informació i estableixin qui són els emissors i els receptors de les comunicacions.

1.4 Les comunicacions en l’àrea de personal

Comunicació DescendentEs transmet des de les jerarquies superiors als subordinats i el seu objectiu és que s’acompleixin un seguit de normes o ordres.

Mitjançant la comunicació descendent, la direcció de l’empresa informa als nivells intermedis i inferiors d’aspectes com:

La cultura de l’empresa.

Els objectius de l’empresa.

Ordres que s’han de complir.

Imatge que han d’oferir els treballadors de l’empresa.

Característiques dels llocs de treball i tasques que s’hi han de desenvolupar.

Maneres de realitzar la feina.

Plans de producció, mitjans de control, etc.

Mesures per a la gestió de personal.

Informació de procediments formatius.

A. Classes de comunicació

La comunicació descendent es canalitza a través de la línea jeràrquica mitjançant les reunions de la direcció amb els comandaments intermedis, als quals es transmeten informacions i ordres.

Els comandaments intermedis han d’adoptar, dins de cada departament, les mesures oportunes per posar en pràctica les instruccions rebudes.

Per tal que el missatge emès inicialment no es distorsioni, és recomanable notificar per escrit els objectius i les instruccions bàsiques.

A. Classes de comunicació

Comunicació AscendentEs produeix des dels nivells jeràrquics inferiors de l’empresa cap als superiors. Acostumen a ser opinions, reclamacions, suggeriments i queixes.

Aquesta comunicació permet a la direcció de l’empresa conèixer les inquietuds, aspiracions i dificultats del personal subordinat i, fins i tot, detectar situacions d’abús dels comandaments intermedis.

La comunicació ascendent té dos tipus de barrera:La reserva dels subordinats davant els superiors.

Els entrebancs que puguin posar els comandaments intermedis a la transmissió de la informació.

Per superar les dificultats de transmissió de la informació ascendent s’utilitzen les enquestes, les entrevistes personals, els sondeigs, els contactes amb els representants del personal, l’accés directe amb mètodes informàtics i les bústies de queixes i suggeriments.

A. Classes de comunicació

Comunicació Horitzontal o LateralÉs la comunicació que es produeix entre els departaments i persones del mateix nivell.

Consisteix en tasques conjuntes, posades en comú, resolució d’assumptes laborals, etc.

Les barreres principals a què s’enfronta la comunicació lateral són:Les rivalitats personals.

L’absència d’esperit d’equip.

La sensació de no tenir temps per a la comunicació.

Per superar aquestes barreres, la direcció pot actuar amb tècniques com:

Convocar reunions informatives conjuntes.

Organitzar posades en comú entre els equips del mateix nivell.

Fer rotar el personal per departaments diferents.

A. Classes de comunicació

Circulars interiorsS’utilitza quan s’han de comunicar instruccions a molts treballadors. S’acostuma a personalitzar amb les dades de la persona a qui es dirigeixen, i que es firmin d’una en una o bé que s’hi estampi el segell de l’empresa.

AvisosSón comunicacions que contenen instruccions, aclariments i notícies d’interès general, amb les quals es pretén advertir, aconsellar o donar a conèixer a tot el personal de l’empresa els acords adoptats per la direcció.

No es personalitzen, i es col.loquen al taulell d’anuncis.

Va signada per la direcció o el responsable del departament.

B. Comunicacions Escrites

Memoràndums

És una comunicació breu que s’utilitza per transmetre informació entre diferents departaments de la mateixa empresa i acompanya documents i informes.

Informes de personal

Han de parlar de l’experiència, el caràcter, la responsabilitat, la dedicació, la preparació tècnica, la puntualitat, l’absentisme i qualsevol altre aspecte sobre l’activitat d’un treballador a l’empresa.

El seu contingut ha de ser just i imparcial i, a més, s’ha de redactar amb discreció i equanimitat.

Butlletins

Algunes empreses tenen diaris i revistes que editen amb certa periodicitat per notificar al personal qüestions econòmiques, sindicals, culturals i socials, a més de les activitats dels clubs esportius i associacions culturals de l’empresa.

Serveixen per millorar les relacions entre el personal, propagar la informació de tipus general i crear un bon ambient laboral.

.

B. Comunicacions Escrites

El control del personal de l’empresa es pot enfocar des d’un doble aspecte:

A. Control dels objectius

En tota empresa en què s’han marcat uns objectius, s’ha d’establir un sistema de control capaç de mesurar els resultats assolits i de contrastar-los amb els objectius marcats inicialment.

Partint de les dades obtingudes, la direcció de l’empresa ha d’estudiar el funcionament dels departaments o de les persones responsables de la no consecució dels objectius, i adoptar les mesures necessàries per corregir les desviacions produïdes.

L’eficàcia del sistema de control dependrà, en gran mesura, del sistema establert per captar la informació.

1.5 El control del personal

Els sistemes de captació de la informació més utilitzats són:

Enquestes. Informes de comandaments intermedis. Queixes, reclamacions, peticions de

trasllat. Anàlisi de l’assistència. Auditories internes.

1.5 El control del personal

B. Control disciplinari

A totes les empreses existeix un sistema que serveix per a la inspecció i el control del personal, que depèn del departament de recursos humans.

Aquest control és especialment rellevant quan es tracta d’absentisme laboral, és a dir, el nombre d’hores o jornades laborals perdudes en un determinat període de temps.

1.5 El control del personal

És un conjunt de documents, ordenats cronològicament, que reflecteix l’historial laboral de cada treballador de l’empresa: formació, treballs realitzats, funcions, altes i baixes, tipus de contractes laborals que ha tingut, etc.

Els expedients s’ordenen alfabèticament per departaments; dins de cada departament, per categories professionals, i, dins de cada categoria, alfabèticament pels cognoms i noms dels treballadors.

Fi Tema 1

1.6 L’expedient personal

Comunicació Descendent

Direcció General

Cap de Compres

Cap de Comercial

Cap de Producció

Delegat Zona Nord

Delegat Zona Sud

Comunicació Ascendent

Direcció General

Cap de Compres

Cap de Comercial

Cap de Producció

Delegat Zona Nord

Delegat Zona Sud

Comunicació Horitzontal o Lateral

Direcció General

Cap de Compres

Cap de Comercial

Cap de Producció

Delegat Zona Nord

Delegat Zona Sud

Perfil Professional

Capacitats i competències que es requereixen per desenvolupar funcions i tasques d’una professió.

Categoria Professional

Grups de valoració salarial, en què es classifica el personal d’una empresa d’acord amb les dificultats i responsabilitats que té la feina que fan.