las nuevas siete herramientas administrativas

7/29/2019 Las Nuevas Siete Herramientas Administrativas

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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERA MECNICA Y ELCTRICA

UNIDAD ZACATENCO

Carrera: ingeniera en control y automatizacin

Asignatura: Calidad Total y Productividad

Equipo: 7

Integrantes:

7 nuevas herramientas del control total de la calidad

Grupo: 4AM4

Profesor: Ignacio Martnez Snchez

Evaluacin: _________________

LAS NUEVAS SIETE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS


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Introduccin

La experiencia que se ha tenido a travs de los aos en la puesta en prctica delcontrol total de la calidad ha mostrado la necesidad de usar determinadasherramientas que facilitan las tareas involucradas en dicho control.Un grupo de estas herramientas son muy tiles para el anlisis de datos, anlisisque es bsico, entre otras cosas, para llevar a cabo el control estadstico delproceso; razn por la cual reciben el nombre de herramientas estadsticas.Otras, las denominadas las nuevas siete herramientas administrativas, sirven,sobre todo, para facilitar los procesos administrativos relacionados con los planes

de accin.Unas sirven para sintetizar el pensamiento de personas con diferentes punto devista, lo que es recuente en la resolucin de problemas; otras ayudan a traducirlas metas en procedimientos y medidas, a analizar datos y a presentar en formagrafica los planes de accin.Las 7 nuevas herramientas que se analizarn son:

1. Diagrama de afinidad.2. Diagrama de relaciones.3. Diagrama de rbol.

4. Diagrama matricial.5. Diagrama matricial para el anlisis de datos.6. Diagrama del proceso de decisin.7. Diagrama de flechas.

1.- DIAGRAMA DE AFINIDAD


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Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la informacin reunida ensesiones de lluvia de ideas. Est diseado para reunir hechos, opiniones e ideassobre reas que se encuentran en un estado de desorganizacin. El diagrama deafinidad ayuda a agrupar aquellos elementos que estn relacionados de formanatural. Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o conceptoclave.

El diagrama de afinidad sirve para sintetizar un conjunto ms o menos numerosode opiniones, pues las agrupa en pocos apartados o rubros.Este diagrama se basa en el hecho de que muchas opiniones son afines entre si yde que, por tanto, se puede agrupar en torno a unas cuantas ideas generales.

El uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce consensopor medio de la clasificacin que hace el equipo en vez de una discusin. Eldiagrama fue creado por Kawakita Jiro y tambin es conocido como el mtodo KJ.

Cuando se utiliza?Se debe de utilizar un diagrama de afinidad cuando:


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El problema es complejo o difcil de entender

El problema parece estar desorganizado

El problema requiere de la participacin y soporte de todo el equipo/grupo Se requiere determinar los temas claves de un gran nmero de ideas y

problemas

Procedimiento para elaborar un diagrama de afinidad.

PASO 1.-Cada una de las opiniones particulares se escribe en una nica ficha (fichas detipo a, b, c. d).

PASO 2.-Se agrupan las fichas que expresan la misma opinin aunque con diferentes

palabras: (opinin (a) y opinin (b) en un grupo; opinin (c) y opinin (d) en otrogrupo.

PASO 3.-Se escribe en una ficha, de mayor tamao que las anteriores, la sntesis de lasfichas que expresan opiniones semejantes sobre un mismo tema. (Ficha queexpresa el consenso A de las opiniones (a) y (b); fichas que expresa el consenso Bde las opiniones (c) y (d).

PASO 4.-Se escribe en una ficha de tamao un poco mayor que las fichas de losconsensos A y B la sntesis de los consensos A y B, llegando de esta manera a lospensamientos ms generales que no pueden sintetizarse en uno superior.

A continuacin se transcribe el esquema de un diagrama de afinidad de ciertacomplejidad.


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Tema: sugerencias para la consolidacin de una empresa.

Al organizar y sintetizar las opiniones, el diagrama de afinidad

Permite identificar mejor el problema o problemas fundamentales del temade discusin;

y es ocasin para que se ocurran nuevas ideas acerca de la forma comoconviene solucionar una situacin dada.

Relacin con otras herramientas:Un diagrama de afinidad generalmente se relaciona con:

Lluvia de ideas


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Diagrama de interrelaciones

Diagrama de rbol

Diagrama de causa y efectoDIAGRAMA DE RELACIONES

El diagrama de relaciones es, junto con el diagrama de afinidad, una herramientaque se utiliza en la planificacin general. A diferencia del diagrama de afinidad, eldiagrama de relaciones utiliza el lado lgico del cerebro.Determina que idea tiene influencia sobre otra, representando esta relacinmediante una flecha en la direccin de la influencia.

El Diagrama de Relaciones es una tcnica que permite entender las relacionescausa-efecto existente entre los diferentes factores causales de un problema, esconocido tambin como Diagrama de Interrelaciones o Diagrama de Causa EfectoMultidireccional.

Un diagrama de relaciones presenta las relaciones entre factores/problemas. Eldiagrama de relacin permite tener una visin de conjunto de la complejidad deun problema.

Este diagrama presenta, en visin de conjunto, que causas estn en relacin condeterminados efectos y como se relacionan entre s diferentes conjuntos decausas y efectos.

Cundo se utiliza?

Un problema es complejo y existe dependencia entre las diferentes causas.

Se ha percibido que el tema de estudios no es una causa sino un sntoma.

Cuando se cree que existe una causa raz que no ha sido identificada.

Cuando existen numerosas opiniones verbales sobre el tema y es necesario

priorizar estos aportes

La forma que presenta el diagrama de relaciones es la siguiente:


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Procedimiento para elaborar el diagrama de relacin.

PASO 1.-Se enuncia el problema en forma clara y objetiva. Este enunciado se pone porescrito

PASO 2.-Se hace un listado de las diferentes causas que intervienen en el problema; cadacausa se pone por escrito encerrndola en un crculo.

PASO 3.-

Se identifica el resultado que corresponda a cada una de estas causas; y cadaresultado se pone por escrito encerrndolo en un crculo

PASO 4.-Se relaciona la causa con su correspondiente resultado mediante una flecha queparte del crculo de la causa hacia el crculo del resultado.

PASO 5.-Cuando un determinado resultado es a su vez causa de otro resultado (lo cual esmuy frecuente), se hace partir una flecha del crculo del resultado-causa hacia el

resultado correspondiente.

Al final del trabajo aparecern

crculos que contienen exclusivamente causas;

crculos que contienen resultados que a su vez son causas;


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y el cuadro central donde se enuncia el problema y hacia donde converge elconjunto de causas y de resultados

Cuando se han identificado qu causas hay que atender de una manera especial afin de disminuir su influencia en el problema, los crculos de dichas causas y lasflechas que los unen se dibujan con lneas gruesas para resaltar su importancia.

El diagrama de relaciones

Facilita la identificacin de las causas de un problema; Clarifica la estructura del mismo; Lo cual permite identificar mejor los medios ms adecuados para resolverlo.


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Diagrama de rbol

Permite organizar de forma grafica las actividades en sus tareas menores,identificando las principales ideas para la resolucin de un determinado problemay desarrollndolas en detalle: qu secuencia de tareas resolver el problema?,Qu factores contribuyen a la existencia del problema clave?, etc. El desarrollode un diagrama de rbol ayudara identificar, paso a paso, el proceso degeneracin de ideas existente en un problema desde los aspectos msgeneralizados hasta los ms especficos. El diagrama de rbol comienza con un

elemento del que surgen dos o ms ramas que conectan con elementos de menornivel, de los que surgen nuevas ramas, y as sucesivamente, asemejndose con eltronco de un rbol con mltiples ramas.

Ejemplo

Para la elaboracin de un diagrama de rbol se comienza definiendo el problemao asunto a tratar de la forma ms clara posible. En este ejemplo vamos a estudiarlos posibles problemas que pueden ocasionarse en el encendido de un PC.

A continuacin en el seno del equipo se desarrolla una tormenta de ideas

escribiendo en diferentes tarjetas las actividades, mtodos o causas del tematratado.

El siguiente paso sera dar una valoracin a las ideas segn sea ms o menosfactible llevarlas a la prctica. Por ltimo se pasa a representar el diagramasituando la tarjeta correspondiente al tema principal en la parte central izquierda.Intentamos contestar nuevamente a la pregunta que nos ha inspirado la tormentade ideas, y tomamos las tarjetas que ms directamente contesten o influyan y lassituamos en una columna a la derecha del tema principal. Despus tomamos cadauna de estas ideas, y procedemos con ellas como si fueran a su vez temas

principales. Despus tomamos cada una de estas ideas, y procedemos con ellascomo si fueran a su vez temas principales, es decir, nos hacemos la mismapregunta que antes, y tratamos de colocar las tarjetas que ms relacin tengancon ella.

As siguiendo este proceso llegamos a un desarrollo cada vez mayor de nuestraidea principal. El resultado de este proceso sera un diagrama como el que figuraa continuacin.


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DIAGRAMA MATRICIAL

Muestra las relaciones entre dos, tres o cuatro grupos de informacin. Desarrollarelaciones entre funciones, caractersticas y tareas, de forma secuencial yproporcionando conexiones lgicas. Existen diferentes tipos de matrices, condiferentes formas, dependiendo de cuantos grupos se pretendan comparar: MatrizL (2 grupos, A con B), Matriz T (3 grupos, B y C con A), Matriz Y (3 grupos demanera circulas, A con B, A con C y B con C), Matriz C (3 grupos A-B-C,

simultneamente, en una matriz tridimensional), Matriz X (4 grupos), Matriz Techo(elementos de un grupo consigo mismo). Un ejemplo de diagrama matricial es lamatriz conocida como casa de la calidad, base de la tcnica conocida como QFD oDespliegue de la Funcin de Calidad.

Matriz de anlisis de datos o matriz de priorizacin

Partiendo de los datos de un diagrama matricial o de otra fuente procede arepresentar sus relaciones en trminos de cantidad y fortaleza. Podemosconsiderarlo como una combinacin de las tcnicas diagrama de rbol y diagramamatricial.

Ejemplo

Vamos a suponer que debemos decidirnos entre situar una nueva fbrica enSevilla, Madrid o Salamanca.

Los criterios de decisin que podemos establecer serian por ejemplo:


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*Coste de sueldo: cuanto menor sea el coste del sueldo mayor ser el inters deesa localizacin.

*Coste mano de obra: cuanto menor sea este coste mayor ser el inters pordicha localizacin

*Productividad de la mano de obra: cuanto mayor sea mejor.Nos quedara una matriz como lo siguiente:

A continuacin se ponderara cada criterio en funcin de la importancia para laorganizacin. As, por ejemplo, en este caso considerando que el criterio msimportante sera la productividad de la mano de obra, seguido de su coste yfinalmente, el coste del sueldo seria el factor menos importante. Por lo tanto, seestablecen las siguientes ponderaciones:

Productividad: 0,50

Coste de la mano de obra: 0,40

Coste del sueldo: 0,10

A continuacin vamos a ordenar las opciones en funcin de cada criterio.Respecto al criterio productividad nuestra mejor opcin sera Madrid por lo que leasignamos una puntuacin de 3, despus Salamanca a la que asignamos un 2 yfinalmente Sevilla con un 1. Para el criterio coste de la mano de obra asignamosun 3 a Salamanca, un 2 a Sevilla y un 1 a Madrid, dado que en esa ltimalocalidad el precio de la mano de obra es superior al resto. Finalmente, respectoal criterio coste del sueldo, la mejor opcin sera Sevilla (3), despus Salamanca(2) y por ltimo, Madrid (1).

Multiplicando estas cifras por la ponderacin que hemos asignado a cada criterio,obtenemos la importancia individual para cada opcin.


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Por lo tanto el resultado sera localizar la fbrica en Salamanca. La siguientelocalidad seria Madrid y por ultimo Sevilla.

Anlisis de datos matriciales:

Este anlisis ayuda a encontrar diferencias significativas en los diferentessegmentos del mercado; y propicia la generacin de un diagrama general paraubicar productos ya existentes y para compararlos en relacin con otrosproductos que se piensa introducir en el mercado bajo una gama de hiptesis.

El anlisis de los datos matriciales toma los datos y organiza a fin de desplegarrelaciones cuantitativas entre variables, para que resulten ms fciles decomprender y analizar. En su forma original, el anlisis de datos matriciales esuna tcnica rigurosa basada estadsticamente en el anlisis de factores.

Procedimiento a seguir para hacer un anlisis matricial para la segmentacin demercados.

Paso 1. Se elabora la matriz que ordena en columnas e hileras los datos aanalizar.

Ejemplo: Diez grupos de personas, clasificados por sexo y edad, evalan 100productos alimenticios.

Primer grupo: hombres hasta 15 aos.Segundo grupo: hombres de 16 a 20 aos.Tercer grupo: hombres de 21 a 30 aos.Cuarto grupo: hombres de 31 a 40 aos.Quinto grupo: hombres de 41 aos en adelante.Sexto grupo: mujeres hasta 15 aos.Sptimo grupo: mujeres de 16 a 20 aos.

Octavo grupo: mujeres de 21 a 30 aos.Noveno grupo: mujeres de 31 a 40 aos.Dcimo grupo: mujeres de 41 aos en adelante.

Con la evaluacin que cada uno de los grupos ha dado a cada uno de losalimentos se construye una tabla como la siguiente:

Respuesta promedio de cada segmento con respecto a cada uno de los alimentos.


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Paso 2: Se construye una matriz de correlacin de cada grupo de evaluadores.

En el caso de nuestro ejemplo, dicha matriz presenta la siguiente forma:

Nota: El coeficiente de correlacin de cada segmento consigo mismo es igual a 1.La matriz generada es simtrica, esto es, el elemento de columna j y rengln i esel mismo que el elemento de la columna i y rengln j.

Paso 3: Se obtiene el espectro o gama de valores caractersticos y suscorrespondientes vectores a fin de clasificar y segmentar los gustos.

La matriz para el espectro del ejemplo es la siguiente:


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Diagrama de decisiones:

El Diagrama del Proceso de Decisin es similar al Diagrama de rbol, tanto en suestructura como en su propsito. Tiene la ventaja de que permite determinarcontramedidas y planificar su utilizacin con anticipacin suficiente a que sucedanlos problemas. El diagrama del proceso de decisiones es la herramienta quepermite, ante un proceso planificado para conseguir un objetivo, contestar apreguntas del tipo: Cules son los posibles caminos para conseguir este

objetivo? Qu obstculos pueden presentarse? Cmo podemos prevenir laaparicin de estos obstculos? Cmo podemos reaccionar de forma oportuna encaso de que se presente un obstculo especfico?

Porqu utilizar sta herramienta?

Las estrategias se conciben al final de un proceso que integra objetivos globales,elementos de contexto y orientaciones de los socios. El diagrama de decisionesrepresenta el proceso de concepcin, la consideracin de la informacin clave, laintervencin de las partes interesadas y la gestin del calendario. Visualiza las

decisiones tomadas durante la elaboracin de la estrategia y sus consecuenciassobre los objetivos seleccionados y los impactos esperados. El diagrama dedecisiones constituye un complemento til a los diagramas de objetivos y deefectos.

Construccin del Diagrama del Proceso de decisin.

Paso 1: Se identifica la actividad, a partir de la cual se inicia un determinadoproceso.


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Paso 2: Se explicitan las actividades siguientes y se transcriben, una despus deotra (en forma descendente o en lnea horizontal), siguiendo el orden lgico querige su sucesin. En esta forma se origina la "columna vertebral" del diagrama.

Paso 3: Se identifican las actividades en las que pueden surgir alternativas,debido a que la realizacin de la accin depende de la decisin de otras personas

o de que se den determinadas circunstancias. Estas alterativas se transcriben alos lados de la Columna vertebral del diagrama.

Paso 4: Se complementan los procesos laterales surgidos por la posibilidad dealguna alternativa, enumerando la serie de actividades que en dichos casos esnecesario llevar a cabo.

Paso 5: Se integra cada uno de estos procesos laterales con la "columnavertebral" del diagrama en la etapa del proceso general a la que corresponda.

Ejemplo:


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Diagrama de flechas:

Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividadesnecesarias para realizar un proyecto.

Cules son las caractersticas de un diagrama de flechas:

1. Enfoque lgico: La utilizacin de estas herramientas obliga a unaplanificacin completa y disciplinada del proyecto.

2. Impacto visual: Proporcionan una visin global, clara y ordenada de la

secuencia de actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto, de susinterdependencias lgicas y de otros aspectos relevantes (tiempos, costes,etc), facilitando la comprensin y comunicacin del plan.

3. Priorizacin Permiten ordenar las reas y actividades involucradas en elproyecto segn su relevancia en el cumplimiento del plan.

Construccin de un diagrama de flechas:


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Aunque no es imposible, es altamente difcil que una persona pueda disponer detoda la informacin y conocimientos necesarios para poder estructurar eldiagrama de flechas. Por tanto, el primer paso a realizar es la formacin, delgrupo de trabajo interdisciplinar. Este equipo debe realizar los siguientes pasos:

1. Identificar y registrar todas las actividades que se han realizado.

2. Representacin grfica de las mismas.

3. Generar y registrar todas las actividades que se considere sean necesariaspara completar el proyecto-proceso que consideramos es esta llevando aefecto. A este paso se le denomina fase de planificacin cuando estaherramienta se utiliza para ello. Para la realizacin de estas fases seescribirn de forma sencilla y clara en tarjetas las actividades que se hanrealizado y las que se crea se vayan a realizar. Se utilizar para ello slo laparte superior de la tarjeta con la finalidad de dejar la mitad inferior para

poner el tiempo que ha durado esa actividad o la que se supone que puedadurar la venidera.

4. Una vez que se han completado las tarjetas se determina la relacin entreellas en el tiempo situndolas de acuerdo con el flujo adecuado. Las tarjetasduplicadas se eliminan y se pueden aadir aquellas que se hayan pasadopor alto.

5. Para determinar la posicin de las tarjetas se identifica el camino lgicoprecedente/siguiente, dejando sitio entre las tarjetas con el fin de dejar

espacio a los eventos o smbolos representativos del inicio y terminacin decada actividad.

6. Una vez identificados los distintos caminos se aaden los eventos, senumeran y se aaden las flechas que ligan cada camino con otro.

7. Se estudia cuidadosamente el tiempo que ha sido necesario o que esnecesario para realizar cada actividad, registrndolo en la mitad inferior decada tarjeta representativa de cada actividad.

Ideas clave para la construccin de un diagrama de flechas:

a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los doseventos.b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precedehaya tenido lugar.c) Ningn evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas lasactividades que conducen al mismo estn terminadas.

El Diagrama de Flechas se puede construir tal y como se explica a continuacin:


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Ejemplo:

Referencia.-

Administrar para la calidad-conceptos administrativos de C.T.C.Mario GutirrezEditorial: LIMUSA

Las 7 nuevas herramientas para la mejora de la calidad.Jos francisco Vilar BarrioFUNDACIN CONFEMENTAL

las nuevas siete herramientas administrativas

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