L’adaptació de les administracions

locals catalanes a les lleis 39 i 40/2015:

Visió organitzativa i gestió del canvi

Ascen Moro

Cap de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat

Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat

moroca@santfeliu.cat

es.linkedin.com/in/ascenmoro

@ascenmoro

Pla d’Acció d’Administració Electrònica 2016-2020 de la UE

OBJECTIU: Eliminar els obstacles digitals que s’oposen al Mercat Únic Digital ievitar la fragmentació que es pot generar en el context detransformació de les administracions públiques.

PRINCIPIS

• Digital per defecte, les AAPP oferiran serveis digitals com opció preferent

• Principi d’una sola vegada, garantint que la ciutadania i empreses suministren la mateixa informació

només una vegada a les AAPP

• Inclusió i accessibilitat de forma predeterminada

• Obertura i transparència, garantint que la ciutadania i empreses puguin tenir control d’accés i rectificació

de les seves pròpies dades; control dels processos administratius que els involucren…

• Transfronterer de forma predeterminada, facilitant la mobilitat dins el Mercat Únic

• Interoperabilitat de forma predeterminada, lliure circulació de dades i de serveis digitals en la UE

• Confiança i Seguretat, més enllà del compliment normatiu de protecció de dades, privacitat i seguretat de

TI, integrant aquests elements en la fase de disseny

Escenari a partir de la Llei 11/2007 LAESP

Reconeixement de les actuacionsadministratives per mitjans electrònics,més centrat en el FRONT OFFICE que en elBACK OFFICE.

Ens obliga a disposar de solucions pergarantir el dret de la ciutadania arelacionar-se per mitjans electrònicsamb les AAPP:

• Seu electrònica

• Registre electrònic

• Tràmits electrònics

• Notificació electrònica

• Arxiu de documents electrònics

• Plataformes d’interoperabilitat

• Desplegament ENS/ENI …

La tramitació electrònica

GD-MatrixGestió documental

Expedients electrònics

Serveis electrònics comuns

NOU INSTRUMENT

Creació del Registre de funcionaris/personal

habilitat

DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D’ENTRADA

REGISTREELECTRÒNIC (L.11/2007 LAESP)

Oficina d’ASSISTÈNCIA AL REGISTRE

(L.39/2015 LPACAP)

Del Registre Electrònic a les Oficines d’Assistència al Registre

DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D’ENTRADA

AspectesOrganitzatius

AspectesTecnològics

AspectesJurídics

Canvi cultural

Interrelacions

doc- BPM- QdC

Adquisició d’eines

i dispositius

Connexió a les xarxes de Interoperabilitat

Expedient

integral

Adaptació

BPM i Màtrix

Redimensionar els

recursos informàtics

Escollir la signatura

Revisió de

l’Ordenança

AE i aprovació

nou procés

Publicar el

sentit del

silenci

Seguretat i

protecció de dades

personals

Anàlisi i reformulació

Formació

Projecte Digitalització Registre d’Entrada Sant Feliu

QÜESTIONS A CONSIDERAR:

• Fixa els tràmits en què és necessari la signaturaelectrònica de forma molt genèrica: amb la literalitatde l’article és necessària per al 90% de lesinteraccions amb l’Administració Local.

• La Llei no defineix el tipus de signatura per al tràmitconcret-> es continua amb el mateix problema queja teníem amb la LAESP, de determinació de lasignatura a utilitzar.

• Iniciativa del Consorci AOC: Protocol d’identificació i signatura electrònica de Catalunya.

Únicament es pot demanar SE (art. 11.2 LPACAP):

a) Formular sol·licituds.b) Presentar DR o CP.c) Interposar recursos.d) Dessistir d’accions.e) Renunciar a drets.

Identificació vs signatura electrònica

La foliació i l’índex electrònic

•Recull els requisits mínims sobre l’estructura i el formatdels expedients electrònics per a la interoperabilitat.

•Inclusió als expedients d’un índex electrònic signat perl’òrgan o entitat actuant que garanteixi la integritat del’expedient electrònic i permeti la seva recuperació.

•El tancament de l’expedient no s’ha d’entendre com eltancament del procediment corresponent.

•La foliació de l’expedient s’ha de poder fer en qualsevolmoment del cicle de vida de l’expedient.

Expedient en format electrònic = Agregació ordenada de documents + índex numerat + còpia electrònica certificada de la resolució

Normes Tècniques d’interoperabilitat

ATENCIÓ: nova versió de l’e-EMGDE (previst a la NTI de Política de gestió de documentselectrònics, defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context iestructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida), perfeccionantl’alineació amb les metadades mínimes obligatòries, millorant les descripcions i lesconsideracions d’ús i facilitant una major interoperabilitat entre sistemes.

En relació amb l’aportació de documentació

Aportar documents originals (només excepcionalment per normativa)

Aportar dades o documents ja presentats a qualsevol AAPP,Indicant en quin moment i davant quin òrgan administratiu es vanpresentar – Es presumeix la consulta autoritzada llevat oposició expressao que llei especial aplicable requereixi consentiment exprés

Aportar documents elaborats per qualsevol AAPP (requereixconsentiment de l’interessat per ser consultats o recavats) – Espresumeix la consulta o l’obtenció autoritzada llevat que consti la sevaoposició expressa o que llei especial aplicable requereixi consentimentexprés

Els interessats NO estaran obligats a:

Els interessats es responsabilitzaran de la veracitat dels documentsque presentin (declaracions responsables).

Requisits legals per a la validesa de les còpies (condició de còpia autèntica) Art. 27 LPACAP:

Original electrònic o còpia autèntica

Elaboració d’una còpia

Per últim, el Reglament de l´Esquema Nacional d’Interoperabilitat ha de fixar les Normes Tècniques d’Interoperabilitat de Procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics (D.A.1ª.j).

CÒPIA AUTÈNTICA

Elaboració d’una copia mitjançant procés DIGITALITZACIÒ =Original paper

CÒPIA AUTÈNTICA

Elaboració d’una còpiaOriginal electrònic

CÒPIA AUTÈNTICA

ll

• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de

visualitzar en el document

• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de

visualitzar en el document

• Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s’ha de

visualitzar en el document

“d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.”

CÒPIA AUTÈNTICA

Original paper

Gestor de documents

Gestió documental i d’Arxiu únic

Documentació administracions

Cicle de vida dels documents: Sistema de Gestió Documental

Consulta

Documentaciósemiactiva

PIC (Paquet consulta)

PIT (Paquet transferència)

Documentacióde conservació permanent

DocumentacióActiva i semiactiva

TAAD

La integració de les eines de gestió en el SGD

Documentació

de suportManuals i protocols

Entorn PaperEls arxius de les

oficines

Entorn electrònicWeb semàntica

Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..)

Aplicacions corporatives (SdE, Matrix, ..)

Sistema de

Gestió

Documental

GD- MATRIX

Polítiques del GestorDisposició

Conservació i retenció

Migració

Accés i seguretat

Eines de gestióQdC

Tipologies documentals

Calendaris de retenció i

eliminació

Catàleg de procediments i

tràmits

Catàleg de documents i

dades interoperables

ResponsabilitatsManteniment del QdC

Gestor de documents

Rols

Formació

+ 125.000 expedients / + de 1.250.000 documents / 6.000 documents a la setmana

Evolució projecte Seguretat a Sant Feliu

Adequació als Esquemes Nacionals de Seguretat i Interoperabilitat

Automatització de la transparència

Are you ready?

Gràcies per la vostra atenció!

www.santfeliu.cat