Instrumentos notariales:

1.- documentos e instrumentos en general:

-Concepto de Documento e Instrumento:

La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las definiciones que sobre ambos da quien fuera distinguido maestro sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien:

Documento.- Es todo objeto físico que representa y sirve para demostrarla la realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera”.

Instrumento.- Es todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura.

A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la voluntad, y en el ámbito del Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular o extinguir relaciones jurídicas (Art. 140º del Código Civil).

Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera el acto jurídico puede ser expresa o tácita, y, que la expresa, puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en las relaciones jurídicas, es que la manifestación de voluntad se formule por escrito (Art. 141º del Código Civil).

El instrumento no solamente es representación de la voluntad y del pensamiento, sino también descripción de objetos o hechos.

El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente “documento” e “instrumento”, pero refiriéndose al concepto de instrumento, es decir al documento escrito; así el artículo 400º enumeraba los instrumentos públicos; el artículo 408º se refería a los documentos públicos o privados redactados en idioma extranjero, el artículo 410º a instrumentos privados, el artículo 411º a contra documento privados y el artículo 412º a instrumentos privados.

El Código Procesal Civil vigente usa la denominación de “documento”, en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los medios probatorio considera a los documentos (Art. 192º, inciso 3º); y, define al documento, como “todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho” (Art. 233º), y a los documentos escritos los clasifica en públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos, como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio y video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado (Art. 234º).

Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica del documento, cuando se refiere a instrumento, como se aprecia en los artículos 235º y 236º, que legislan sobre los documentos públicos y los documentos privados, respectivamente.

2.-EL AUTOR DEL DOCUMENTO NOTARIAL. TEORIAS:

Frente a éste tema, en su obra sobre “Estudios sobre la suscripción” la primera apreciación que realiza Carnelutti es afirmar que el documento es creado por el hombre, ya que no existen documentos naturales. Según este autor, la firma tiene una doble función:

- Indicativa señalando a su autor.

- Declarativa como declaración de conformidad.

La doctrina es conteste en afirmar que la paternidad o autoría del documento se convierte en un elemento esencial al momento de su valoración. De las declaraciones en el contenidas, de la redacción de esas declaraciones, de la forma que se le da a esas declaraciones, será la consecuencia que tendrá en la vida jurídica, si es que allí se lo quiere hacer valer para que se reconozca un hecho en el que se involucran derechos. Tomando en cuenta lo que contiene el documento, quienes suscriben ese documento, quien lo confecciona y de quien es el interés de la representatividad del hecho es que se han formulado diferentes teorías:

a.- Teoría de la firma: En su mayoría, se entiende que el autor es el que firma el documento, pero pueden aparecer ciertos documentos que no llevan firman, por ejemplo los libros contables. Frente a esto tenemos el artículo 1588 del Código Civil que habla de “Los asientos, registros y papeles domésticos” estableciendo que sólo hacen fe “contra el que los ha escrito o firmado” imponiendo que quien se valga de ellos, lo tendrá que tomar íntegramente y no por parte. Es curioso la diferencia que marca entre “escrito o firmado”. Entiendo que no se está dando el mismo significado a uno y a otro, pero sí que el medio que se utilice para demostrar la autoría y autenticidad será la pericia caligráfica sobre quien se quiere atribuir. Al documento escrito pero no firmado, González Palomino le asigna la carga de ser completados. “A los documentos no firmados se aproximan en más o en menos, en realidad o en apariencia, los firmados por terceros, los autorizados por firmas no autógrafas, los escritos de conversación y recuerdo, los firmados en blanco y los firmados en barbecho” ( “Negocio jurídico y documento.” Valencia 1951).

b.- Teoría Corporal o formal de la efectiva redacción: Refiere a que su autor es aquel que lo escribe, no aquel que lo ideó intelectualmente. Esta teoría tuvo muy pocos adeptos. No hay más que pensar en los Protocolistas, aquellos empleados de escribanía, que por tener una caligrafía destacada, eran los que

pasaban al Protocolo la escritura que el Notario autorizaría por acto posterior, una vez que realizara el control documental necesario.

c.- Teoría de la compilación. Tiene mucha relación con la teoría corporal, marcando quizás en forma más enfática la existencia de un autor “inaparente”.

d.- Teoría de la causa: Esta teoría sostiene que el autor del documento es el causante de su formación, ya sea por sí o por mandato de otro.

e.- Teoría de la imputación: El autor del documento es aquel a quien le es imputable, dejando de lado el estado filosófico de la teoría de la causa.

f.- Teoría de la ley: Un defensor de esta teoría es Paolo Guidi, quien afirma que el “autor del documento es siempre aquel en cuyo interés y por cuenta del cual el documento se ha formado. Si el interesado no ejecuta directamente...” la confección del documento en cuanto a su fondo y a su forma, ese documento tendrá una persona que actúa como mandatario de la otra. O sea los efectos de ”..La acción del mandatario se producen directamente a favor del mandante, que así deberá considerarse autor del documento”.

g.- Teoría del autor del pensamiento. El documento tiene que expresar el pensamiento del autor, pudiendo contener dos partes: por un lado una declaración de una persona extraña a su formación y el propio autor.

Las reglas para probar la paternidad del documento son varias. Desde la suscripción, hasta la puesta en marcha de circunstancias particulares y múltiples como puede ser la olografía, la cualidad del objeto, o por la simple relación entre la sede de la escritura y la persona a la cual se le atribuye la paternidad.

3.-.-Clasificación de los instrumentos notariales:

a).- instrumento público:

Son aquellos en los que ha intervenido un funcionamiento público en ejercicio de sus funciones.

El funcionario público en ejercicio de sus funciones deja constancia de:

a.- Hechos realizados en su presencia; b.- Declaraciones de las partes;c.- Hechos propios del funcionario, y,d.- Expide copias certificadas de los documentos originales que existen en su poder.

Para el Código Procesal Civil:

Es documento público:

a.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y, b.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. La copia del documento público tiene el

mismo valor que el original, si está certificada por Auxiliar Jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda (Art. 235º

Para el Código procesal Civil es documento público el otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y la escritura pública y demás documentos otorgados ante o por Notario Público, según la Ley de la materia.

La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificado por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario según corresponda.

Cuando hablamos de instrumento público nos referimos a aquel que es otorgado o autorizado por un funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y con las formalidades de ley. Con la suscripción del mismo, por parte del funcionario competente, se confiere al instrumento, eficacia probatoria plena, respecto de los hechos o declaraciones que contenga y la certeza de la fecha en que se producen.

Al respecto, NÚÑEZ LAGOS advierte que instrumento público es el nombre tradicional de una clase de documentos públicos. Señala que todos los autores están de acuerdo en que constituye una cosa corporal que enseña, que nos muestra algo.

De acuerdo a lo expresado por GIMÉNEZ ARNAU, se trata del documento público, autorizado por N otario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos. Considera que la actividad notarial acaba normalmente en la válida elaboración de «instrumentos públicos», y estos instrumentos suelen contener:

-La generalidad de la contratación privada. En consecuencia producen el documento o soporte físico y externo de los derechos (título, en sentido formal) que es el vehículo habitual de acceso a los Registros Públicos.

-La mayor parte de la contratación administrativa, sujeta a normas de carácter especial pero fundadas en el derecho privado, porque en ellas los organismos y personas de derecho público actúan con rango igual al de las personas individuales.

-Una parte considerable de la contratación mercantil, especialmente la que se refiere al derecho de sociedades.

-Los testamentos (salvo el ológrafo, y algunos excepcionales que, posteriormente van -en definitiva- al protocolo notarial) que rigen la sucesión en los bienes y derechos de los otorgantes.

-La constatación auténtica de hechos (actas notariales) que pueden tener consecuencias jurídicas en las relaciones privadas o constituir elementos probatorios de gran fuerza en el ámbito procesal.

-En cuanto al instrumento público notarial (documento auténtico notarial), RODRÍGUEZ-ADRADOS determina lo siguiente:

-Estructura: Su contenido directo e inmediato está constituido por pensamientos del hombre y, especialmente, por declaraciones de ciencia o de voluntad.

-Función: Es un hecho jurídico, productor de los más variados efectos jurídicos y no sólo probatorios, como medio de prueba legal en juicio y fuera de él.

-Autor: Su autor único y exclusivo es el Notario; cuando el documento contiene también declaraciones de particulares, éstos son autores de sus declaraciones, pero no del documento notarial.

-Es siempre y en su totalidad documento público, por tener como autor a un funcionario público, el Notario, en el ejercicio de su función pública y con arreglo a los cauces formales por los que se rige.

-Es también siempre y en toda su integridad documento auténtico, porque su origen público genera su eficacia de hacer fe o autenticidad.

-La autenticidad del documento surte todos sus efectos, en juicio y fuera de él, mientras que una sentencia firme, en proceso penal o civil declarativo, no le prive de su fe pública, declarando su falsedad.

b).-instrumento privado:

El instrumento privado es aquel que es autorizado o suscrito por un particular.

Emanados de particulares, no poseen exigencias legales y contienen declaraciones o manifestaciones de voluntad de manera unilateral o plurilateral.

Son aquellos otorgados por las partes sin intervención de funcionario público. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores, escritos por un tercero, pero firmados por el autor, escritos y firmados por un tercero a ruego del autor, escritos por el autor pero sin firma; y ni escritos ni firmados por el autor.Según el Código Procesal Civil, es documento privado el que no tiene las características del documento público. La legalización o certificación del documento privado no lo convierte en público.

Es documento privado, el que no tiene las características del documento público. La legislación o certificación del documento privado no lo convierte en público (Art. 236º.

4.- instrumentos públicos notariales:

1. Concepto:“Soporte papel en el cual consta determinado acto otorgado ante Notario Público”.

Sobre esta definición, debemos precisar o señalar que el instrumento notarial constituye uno de los varios tipos de instrumentos, lo cual es ampliamente conocido en la doctrina, entre otras fuentes del derecho.

Los instrumentos públicos notariales, son aquellos que el notario, por mandato de la ley o solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley (Art. 23º del Decreto Ley Nº 26002 – Ley del Notariado.

Esta definición o concepto de instrumento público notarial guarda concordancia con las funciones que la misma ley le asigna al notario, como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran.

Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia (Art. 2º de la Ley del Notariado y Primera Disposición Final de la Ley Nº 26662).

4. IMPORTANCIA DE LOS INSTRUMENTOS NOTARIALES:

La importancia del instrumento público notarial recae en el valor jurídico del instrumento notarial, en los efectos que este produce, y en la seguridad jurídica que brinda.

Los instrumentos notariales agilizan el tráfico comercial, y además lo hacen más seguro, siendo el más conocido la escritura pública, pero este no es el único, sino que existen otros instrumentos notariales, dentro de los cuales podemos citar el caso de los testimonios, partes notariales, boletas notariales, copias certificadas, entre otros.

Es decir, se debe tener en cuenta el tráfico comercial, que es el mercado, el cual constituye un término jurídico poco estudiado en el derecho notarial, pero ocurre lo contrario en la economía, y en el derecho económico, por lo tanto, aprovechamos la sede para sugerir que se haga pedagogía jurídica de dicho término jurídico económico.

Para comprender la importancia del término jurídico “instrumentos notariales”, se debe advertir que en sede registral, los registradores públicos califican en base a los indicados y no en base a conocimiento que no aparezca en el expediente registral, lo cual es conocido en el derecho registral con el nombre de título. Por lo tanto, los notarios públicos deben ser bastante cuidadosos al momento de expedir instrumentos notariales, porque en caso de no tener el debido cuidado, se pueden generar una serie de problemas, lo cual puede ser el motivo para iniciar procesos judiciales, que casi siempre pudieron haberse evitado.

5.- instrumentos públicos protocolares:

Son los instrumentos que se incorporan al protocolo notarial, es decir que habiendo cumplido una serie de formalidades rigurosas y solemnes ingresan al

archivo propiamente de Escrituras Públicas, comprenden el protocolo notarial los siguientes registros:

-De Escrituras Públicas-De Testamentos-De Actas de protesto-De Actas de Transferencia de bienes muebles registrables-Otros que la ley determineModificado por la Primera disposición Complementaria de la Ley 26662.-De Asuntos No Contenciosos.

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial. Instrumentos que el notario debe conservar y de cuyos originales debe expedir los traslados que la ley determina.

El artículo 25° del Decreto Legislativo del Notariado emana que son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora a su protocolo notarial. Es así, que el notario deberá conservar los documentos originales y expedir los traslados que la ley determina. Se llaman protocolares porque se redactan en el papel de registro que otorga el Colegio de Notarios con las medidas de seguridad y se conservan en el protocolo del notario, que es parte del archivo notarial .Asimismo, los instrumentos públicos protocolares conservados en el protocolo del Notario son la matriz, que el notario tiene el deber de custodiar a través de los años y de emitir copias o traslados de los mismos de acuerdo a ley.

En el caso de los instrumentos públicos protocolares, el notario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere que el notario somete al acto que se pretende formalizar, a un test de legalidad; esto es, examina si este cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que se pretende llevar a cabo, lo cual supone necesariamente la identificación del tipo legal. Esta calificación es la evaluación de los elementos de identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el notario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe. Existen diversos criterios de clasificación de los instrumentos públicos. Se considera que la clasificación que el Decreto Legislativo del Notariado recoge y diferencia a los instrumentos públicos notariales protocolares y Extra protocolares.

6.-IMPORTANCIA DEL INSTRUMENTO PÚBLICO PROTOCOLAR:

Además de lo manifestado con relación a la importancia de los Instrumentos Públicos en general, cabe resaltar de manera especial la importancia probatoria de los Instrumentos Públicos Protocolares, como medio que sirve para asegurar la eficacia de los efectos jurídicos del hecho, acto o negocio jurídico que contienen.

Constituyen los medios de prueba más eficaces ante cualquier circunstancia, más aún ante procesos judiciales, arbitrales o de conciliación, en los cuales los instrumentos públicos protocolares ostentan un valor probatorio pleno.

El valor probatorio de un instrumento notarial es pleno según la totalidad de las leyes procesales, pero este valor está asistido de una presunción juris tantum, o sea que admite prueba en contrario.

La matriz que conserva el Notario es de indudable utilidad para los otorgantes y para toda persona que requiera seguridad jurídica respecto al hecho o acto jurídico celebrado.

Recordemos que en los instrumentos públicos protocolares el N otario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere decir que el Notario somete el acto que se pretende formalizar a un test de legalidad; esto es, que examina si éste cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que contiene. Esta calificación es la evaluación de los elementos e identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el N otario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

Con relación a la importancia del instrumento público protocolar, Roberto BLANQUER UBEROS señala, por ejemplo, que la Escritura Pública es vehículo formal de perfección del acto o contrato que se otorga entre las partes, vehículo de presentación y eficacia fehaciente del mismo. Añade que otorga la autenticidad material y formal del negocio contenido en la misma y a través de ésta se producen efectos añadidos a su celebración válida como son: la presunción de tradición posesoria; la eficacia legitimadora de las posiciones jurídicas derivadas del negocio o disposición; la condición de título suficiente para la práctica de asientos regístrales que a su vez prolongan y confirman la legitimación nacida del documento; su trato como título ejecutivo y su valor legal como medio de prueba extra-procesal.

7..-CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO PROTOCOLAR:

Las características de los Instrumentos Públicos Protocolares son las siguientes:

-Se incorporan al protocolo.

-Son eminentemente formales.

-Gozan de la garantía de la autenticidad.

-Son medios de prueba ante terceros.

-Son públicos.

-Son ejecutivos.

-Producen efectos jurídicos.

-Son inscribibles.

-Su contenido perdura a través del tiempo.

-Ostentan la calidad de prueba plena.

8.-COPIAS QUE SE EMITEN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES SON LAS SIGUIENTES:

a. Testimonio: es una transcripción íntegra del instrumento público protocolar original que se emite a los interesados, en la cual el Notario da fe que esta copia es igual a su original y deja constancia de la fecha y foja en que corre el instrumento matriz.

b. Boleta: es una transcripción que se emite a los interesados y que contiene un resumen del instrumento original o puede también contener la transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite.

c. Partes: que tiene exactamente el mismo contenido que el Testimonio, pero que es remitido a los Registros Públicos para efectos de su inscripción.

9.-Instrumentos públicos Extra protocolares:

Son instrumentos públicos extra protocolares aquellos que no se incorporan en el protocolo notarial; y, pueden ser actas y certificaciones. En las actas, el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función (Art. 98º de la Ley del Notariado).

 DEFINICIÓN Art. 26 Ley del Notariado. Son IPE las actas y demás certificaciones que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

Son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial, a solicitud de parte interesada. Son reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de instrumentos y traducciones. Cada uno de estos documentos se explicará a continuación brindando un concepto claro y preciso de la conceptualización de cada uno.

No se conservan en el protocolo notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada. La autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento público extra protocolar, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

Son actas:

1. De autorización para viaje de menores;2. De autorización para matrimonio de menores;3. De destrucción de bienes;4. De entrega;

5. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;

6. De licitaciones y concurso;7. De remates, subastas e inventarios;8. De sorteos y de entrega de premios;9. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado)

 

Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones:1. La entrega de cartas notariales;2. La expedición de copias certificadas;3. La legalización de firmas;4. La legalización de reproducciones;5. La legalización de apertura de libros; y,6. Otras que la ley determine (Art. 95º de la Ley del Notariado).

Las actas y certificaciones referidas, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen.

La autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esta Ley, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

10.-IMPORTANCIA DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR:

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son importantes porque son documentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el Notario público.

Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba fehaciente para acreditar como ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad jurídica a aquellos que los utilizan ya la sociedad en general. La fe pública que da el Notario hace que sean documentos en los que no se puede poner en duda la autenticidad de los hechos descritos.

El Notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo.

No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos públicos extra protocolares son presenciados por el Notario, por lo que no asume responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por ejemplo, en la legalización de firmas no acredita la autenticidad

del contenido del instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en él. Tampoco en la legalización de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que es idéntico al original que ha tenido a la vista.

El Notario no se desentiende de su obligación de preservar la legalidad de los actos en los que participa y cuando se requiere su concurso para actos notariales extra protocolares, el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se han realizado estos actos, sino que también sirve de garantía o constancia de que se han llevado de acuerdo a ley.

Es responsabilidad del Notario cautelar que los instrumentos públicos extra protocolares no constituyan en sí mismos actos ilícito s o contrarios a la moral o las buenas costumbres.

11.- CARACTERÍSTICAS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR:

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares tienen las siguientes características:

-No constan en el Protocolo Notarial.

-Son instrumentos públicos.

-El Notario da fe pública de los hechos y/o actos celebrados ante él.

-No tienen una matriz conservada por el notario a la cual remitirse.

-Documentan hechos, acciones o dichos.

-Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de Lima.

-Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella, donde se realiza el acto o el hecho Todos los documentos Extra protocolares son susceptibles de ser incorporados al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada.

-En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte interesada, basta con la firma del Notario.

12.- CLASIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO PÚBLICO EXTRAPROTOCOLAR:

El Capítulo III de la Ley, que trata sobre los Instrumentos Públicos Extraprotocolares, señala en sus artículos 94° Y 95° las clases de actas v de certificaciones. Del mismo modo, en su artículo 117° se refiere a las clases de poderes que existen. Siguiendo lo señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los instrumentos públicos

Extra protocolares de la siguiente manera:

-Actas.

-Certificaciones.

-Poderes Extraprotocolares.

13.-LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES EN EL PERÚ:

La Ley del Notariado Peruano, regula en sus artículos 94 y siguientes a los instrumentos públicos extra protocolares, es decir, aquellos que no forman parte del protocolo del notario, nos referimos a las actas y a las certificaciones. Las actas, son instrumentos públicos extra protocolares, en las que el notario consignará los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación. Antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extra protocolar.

Acta notarial, es el instrumento original en el que el notario hace constar bajo su fe uno o varios hechos presenciados por él y que lo asienta en un libro del protocolo.

Debemos establecer que se otorgan como actas los siguientes documentos: la autorización para viaje de menores, destrucción de bienes, entregas, las juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas, las licitaciones y concursos, los Inventarios; y subastas de conformidad con la Ley de Promoción de la Inversión Privada de las empresas del estado, los remates, subastas e inventarios, los sorteos y de entrega de premios, y los demás que la ley señale.

De igual forma nuestra Ley del Notariado Peruano, establece que son certificaciones: La entrega de cartas notariales, la expedición de copias certificadas, la legalización de firmas, la legalización de reproducciones, la legalización de apertura de libros, la constatación de supervivencia, y las demás certificaciones que la ley determine.

Las actas y certificaciones, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen. Cabe precisar que la fe del notario en las actas y certificaciones es por la autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esta Ley, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

La entrega de cartas notariales, consiste en que el notario certificará la entrega de cartas y documentos que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados. El notario podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera de su jurisdicción, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo. Por otro lado el notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente. El notario llevará un registro, en el que anotará, en orden cronológico la entrega

de cartas o instrumentos notariales, el que expresará la fecha de ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento.

El notario expedirá copia certificada que contenga la trascrip-ción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.

El notario certificará firmas en documentos privados cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. Si alguno de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona llevada por él a su ruego; en este caso el notario exigirá, el ser posible, la impresión de la huella digital de aquél, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la impresión de la huella digital. El notario no asume responsabilidad sobre el contenido del documento, salvo que constituya en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas costumbres. El notario podrá certificar firmas en documentos redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume la plena responsabilidad del contenido del documento y de los efectos que de él se deriven.

El notario certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. En caso que el documento presente enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le solicita o expedida dejando constancia de la existencia de las mismas.

El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la ley señale. La legalización consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con indicación del número que el notario le asignará; del nombre, de la denominación o razón social de la entidad; el objeto del libro; números de folio s de que consta y si ésta es llevada en forma simple o doble; día y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario. Todos los folio s llevarán sello notarial. El notario llevará un registro cronológico de legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación del número, nombre, objeto y fecha de la legalización. Para solicitar la legalización de un segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación de certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida. La legalización a que se refiere esta sección deberá ser solicitada por el interesado o su representante, el que acreditará su calidad de tal ante el notario.

Hay poderes que son extra protocolares, estos son el poder fuera de registro y el poder por carta con firma legalizada. El poder fuera de registro se rige por las disposiciones a que se refiere el artículo anterior, sin requerir para su validez de su incorporación al protocolo notarial. El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado, conforme las disposiciones sobre

la materia. Respecto de los asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores a media UIT. Cuando en los poderes en escritura pública y fuera de registro, se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribirá literalmente las mismas. El uso de cada una de estas modalidades de poder estará determinado en razón de la cuantía del encargo, veamos: hasta media UIT, se puede otorgar una carta poder, de más de media UIT hasta dos UITs, se otorga poder fuera de registro y más de dos UITs, se otorga poder escritura pública. En caso de no ser éste susceptible de valuación, regirán las normas sobre el derecho común.

Archivo notarial:

Concepto:

Es un conjunto de documentos guardados de manera ordenada y sistemática, dentro de un periodo de tiempo y en un lugar que reúna condiciones de conservación y seguridad.Es el lugar donde se guardan instrumentos y documentos de valor.Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.El archivo del notario está formado por los expedientes, los protocolos y los documentos que forman parte de su archivo particular como recibos, empadronamientos, papelería, etc.El archivo del notario no es público, sólo se utiliza por el notario o por la persona que lo sustituya, pues en él se encuentran documentos que le han entregado en forma confidencial.El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.DEFINICIÓN.Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se solicite.Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que intrínsecamente se podría denominar archivamiento.Importancia de los archivos

Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de

decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.Caracteres del archivamiento

1. DirecciónCompete al notario determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale2. OrganizaciónEs la preparación y estructuración formal del Archivo.Esta estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser:

a. ConvencionalCuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento.b. Tecnificada.Si el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica, como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos. La edición o configuración jurídica tiene como elemento primordial la fijación indeleble y permanente, del acto o contrato, en un medio físico idóneo, que le sirva de soporte físico, con caracteres de durabilidad e inalterabilidad, aun a pesar del transcurso del tiempoLa custodia está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:-Cuidado.Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.-Seguridad.Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo.Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.-Autonomía.Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la ley.Esta autonomía esta sin embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles registrables y otros que la ley determineLa autonomía del notariado, no debe sobrepasar las pautas y cánones, que la ley determine, como elementos formales obligatorios, a los deferentes registros, tanto sobre su procedimiento, su forma, su contenido y el método archivístico a seguirse, para la conservación de todos los documentos originales.

10. El Archivo Notarial Los Traslados.-1. El Archivo Notarial: Está integrado por:

 

1. Los registros que lleva el notario conforme a la Ley del Notariado;2. Los tomos de minutas extendidas en el registro;3. Los documentos protocolizados conforme a la ley; y,

4) Los índices que señala la Ley del Notariado (Art. 81º de la Ley del Notariado).

-Traslados: Son traslados las copias certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.

 

Los traslados de los instrumentos públicos protocolares pueden ser: testimonio, boleta y partes.

1.-Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del documento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con un sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (Art. 83º de la Ley del Notariado).

 

2.-Boleta: La boleta expresa un resumen del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas, expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción literal solicitada (Art. 84º de la Ley del Notariado).3.-Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público correspondiente para su inscripción. Contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y la constancia de encontrarse suscrita por los comparecientes y autorizados por él, rubricado en cada una de sus fojas expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha ene que lo expide (Art. 85º de la Ley del Notariado).

 

El testimonio, la boleta y el parte pueden expedirse a elección del notario, a manuscrito,

mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción (Art.86º de la Ley del Notariado).

No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público notarialque no ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En talescasos, podrá expedir constancia que el instrumento ha sido extendido y noha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes (Art. 90º de la Ley delNotariado).

Anotación marginal: Son los hechos y actos que modifican el estado civil y la capacidad de las personas.

TIPOS DE ANOTACION MARGINALTodas las anotaciones marginales son legales.a. Esta no modifica en ningún caso el contenido de la inscripción y son las que

sirven fundamentalmente para la mejor organización del trabajo, ejemplo:Las que elabora el Registrador Civil Municipal, para dar veracidad al contenido de Anotaciones Marginales, que aparecen sin firma y sello del Alcalde, Secretario o Registrador Civil Municipal, siempre y cuando tenga en su poder el documento original, que sirvió para efectuar la Anotación Marginal que se encuentra sin firma y sello.También están las que elabora para corrección de número de acta, en aquellas inscripciones donde se ha repetido el mismo número en el mismo año, se rectifica al final del año.

b. ANOTACION TECNICA:c. ANOTACION POR ORDEN JUDICIAL O ADMINISTRATIVA:

Son las ordenadas mediante Escritura Pública, Sentencia Judicial o Resolución del Registrador Civil Regional, tales como:

Reconocimientos. Divorcios. Rectificaciones. Cancelaciones, etc.

a. ANOTACION DE OFICIO:

Son las que se efectúan internamente sin orden judicial o administrativa tales, como:

Matrimonio. Defunción. Unión de Hecho y Cancelación por Adopción.

a. ANOTACIONES POR RESOLUCION DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS:

Son las ordenadas mediante Resolución de la Dirección General del R.N.P., como ser:

Cancelación por dos o más inscripciones de una misma persona y Rectificación de oficio.