ISAE UNIVERSIDAD

CURSO DE CONTABILIDAD PARA INFORMATICA

Objetivo del modulo 2 Hacer una de las etapas del ciclo contable, haciendo énfasis en las formalidades con las que debe ser desarrollado este proceso.

Explicar los conceptos y tipos de transacciones para que el o los alumnos de carrera de informática, tengan una idea sobre estos aspectos de la contabilidad.

Conceptos y Tipos de Transacciones Comerciales

Una transacción se genera siempre y cuando un evento económico afecte a algunas de las cuentas básicas de contabilidad.

Identificar una transacción es muy importante porque la decisión de registro contable depende de ese hecho.

Activo = Pasivo + Capital Contable

La Ecuación Contable

Ahora bien, cada transacción puede afectar

el activo, el pasivo o el capital, en una de las

siguientes formas:

Activo: son todas las cuentas que

representan bienes y derechos de la

empresa.

Clasificación de los activos

Están constituidos por LAS COSAS DE VALOR QUE SE POSEEN, como:

Dinero en efectivo Cuentas y documentos por cobrar Mercancías Enseres de oficina Equipos Terrenos Edificios

Se clasifican en:

• Activo circulante o

corrientes

• Activos fijos

• Oros activos

Los Activos

Activos circulantes o corrientes Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma: • Caja • Bancos • Cuentas por cobrar, • Inventarios

Activos fijos: Inmuebles, maquinarias y equipos. Incluye aquellos bienes que cumplen

con las siguientes características: –Ser propiedad de la empresa–Ser de naturaleza duradera –No estar destinados para la

compra/venta

Activos fijos: Que sean necesarios para desarrollar

los programas o actividades de la organización.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehículos, enseres, equipo, edificios, etc.

Otros activos:

En contabilidad, otros activos, son aquellos que

no se pueden clasificar, ni como circulantes ni

como fijos, pero que son propiedades que la

organización tiene y que utilizar para llevar a

cabo sus programas, por ejemplo: gastos

pagados por adelantado, alquileres, seguros,

papelería, etc.

Clasificación del Pasivo

Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago.

Se clasifican en

•Pasivos circulantes o

de corto plazo

•Pasivos a largo plazo

• Otros pasivos

Los Pasivos

Pasivos circulantes o a corto plazo: Son aquellas obligaciones que deben cancelarseen un plazo menor a un año. Ejemplo:

– Obligaciones bancarias – Cuentas por pagar a proveedores – Otras cuentas por pagar – Prestaciones sociales por pagar – Impuestos por pagar

Pasivo fijo o a largo plazo

En esta categoría se ubican las

Obligaciones que deben cubrirse en un

plazo mayor a un año.

•Documentos por pagar

•Cuentas por pagar

Otros pasivos Al igual que los activos, la clasificación:

Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

Capitalcapital es la diferencia entre activo y el pasivo.

Pero podemos expresar que el capital contable

se usa precisamente en la sección del balance

general para distinguirla de la partida de capital

social, la cual representa la aportación

efectuada por los accionistas de la empresa.

Aportaciones iniciales (capital social) Utilidades retenidasPérdidas acumuladasReevaluacionesDonaciones

Capital:Aportación

de los socios

Activos

 Debito CréditoAumenta Disminuye

 

+ -

Pasivo

 Debito CréditoDisminuye Aumenta

 

- +

Movimiento de las cuentas

Aumento y disminución: el aumento o

disminución depende de la naturaleza

propia de cada cuenta partiendo del

principio de equidad que se base en la

partida doble de aumento y

disminución

Movimiento de las cuentasCuentas Aumento Disminución

1- Activos

Debito

+Adquisición o incrementos de activos, cuentas por cobrar a

clientes

Crédito

-Pagos y disminución de activos

2- Pasivos -Pagos y disminución de pasivos

+Adquisición de compromisos con

acreedores, descuentos de empleados y pagos pendientes a

terceros

3- Capital Disminución de capital, distribución de utilidades

Aporte inicial de los socios, adquisición e incrementos en 

acciones

Movimiento de las cuentasCuentas Disminución Aumento

4- Ingresos -Devolución en Ventas

+Venta

5- Costos+

Costos producidos por la generación de ingresos

-Ajustes

6- Gastos +Gastos producidos por la generación de ingresos

-Ajustes

Movimiento de las cuentasCuentas Aumento

DebitoDisminución

Crédito

1-Activos + - 2- Pasivo -  +

3- Capital - +

4- Ingresos  -  + 

5- Costos + -6- Gastos + -

Codificación de cuentasPor principio o aceptación contable la codificación de las

cuentas sigue la siguiente numeración;

1- Activos

2- Pasivos

3- Capital

4- Ingresos

5- Costos

6- Gatos

7- Cuentas de Orden

Por Ejemplo podemos hacer la siguiente codificación:

Activos: 1000–Caja Chica 1001–Caja General 1002–Banco 1100

Activos Fijos:–Terreno 1200–Edificio 1300–Equipo Rodante 1400

Pasivos 2000–Cuentas por Pagar 2100–Salarios por Pagar 2200

Capital 3000–Capital, Pedro Pablo 3001–Personal Pedro Pablo 3002–Utilidades Retenidas 3300

Ingresos 4000–Ventas 4100–Descuento en Ventas 4101–Devolución en Ventas 4102

Costos 5000- Compra de Mercancía 5001- Descuento en Compras 5002 - Devolucion en Compras 5003

Gastos 6000–Salario 6001–Seguro Social 6002–Seguro Educativo 6003

¿Cual es la importancia y los

objetivos del Plan y Manual de

Cuentas???

Usted es el contador de una empresa y se le

pide que codifique e investigue la naturaleza

de cada una de las siguientes cuentas en

Activos, pasivos, capital, ingresos, costos y

gastos.

Caja Seguros social por PagarVentasTeléfonoBancoDeposito de GarantíaDevoluciones en VentasElectricidadInventarioCapital en Acciones

SalarioCombustibleCuentas por CobrarUtilidades RetenidasVacacionesInternetCuentas por PagarComprasMisceláneosDevolución en compras    

 Caso Práctico No.11- El 22 de enero de 2010 se compra de mercancía

al contado por B/.400.00, según Cheque

1010

2- EL 19 de enero de 2010,se compra mercancía al

crédito por B/.600.00, según cheque 1002

3- El 10 de marzo, se compra de maquina de

escribir eléctrica(activo fijo) en B/.800.00 al

contado. Cheque 1055.

 Caso Práctico No.1 4- El 31 de marzo de 2010 se compra Terreno al

contado por B/.100,000,00 según ck, 1075

5- El 25 de abril se paga la póliza de seguro contra

robo por B/.2,000.00 por 2 años. Se pagó por

adelantado. Ck. 1098

 Caso Práctico No.1

6- El 2 de febrero de 20101 se vendió mercancía al contado por B/.200.00 según Fact. 3002

7- 18 de febrero se vendió Mercancía al crédito a El Costo por B/.300.00. Fact. 3030

Recordar:Toda compra y venta se le aplica el 5% de

ITBMS

Las actividades u operaciones comerciales se

producen cada día, cuando se realizan

inversiones en los negocios, se venden

productos o servicios a los clientes, se

efectúan compras a proveedores de artículos y

se pagan deudas. Estas operaciones se deben

de anotar de manera ordenada. La forma más

elemental de hacerlo es registrar cada

operación en un diario general.

La forma más elemental de hacerlo es registrar

cada operación en un diario general.

El diario General es el registro principal de todo

negocio o empresa y que puede ser llevado en un libro

por medios magnéticos en el cual queden debidamente

registrada toda transacción efectuada por el ente

económico, de manera cronológicamente ordenada, de

acuerdo con las normas y principios de contabilidad;

A medida que avancemos en el curso, el estudiante estará en la capacidad de elaborar un diario general y registrar transacciones, mediante hoja electrónicas de excel.

El diario como la palabra lo indica es la combinación diaria de las transacciones de una empresa.

DIARIO GENERAL

FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO

(B) (C ) (D) (E) (F)

(A)

CAMPOS QUE SE REQUIEREN PARA ELABORAR O REGISTRAR

UNA TRANSACCION COMERCIAL EN EL DIARIO GENERAL.(A)Se debe anotar el tipo de documento en el que se va ha

trabajar.(B)se anota la fecha en que se efectúa la transacción, día, mes y año(C ) se anotan el nombre las cuentas que se afectan.

(D ) Describe el numero de la pagina del mayor donde fue la transacción

DIARIO GENERAL

FECHA DETALLE REF DEBITO CREDITO

(B) (C ) (D) (E) (F)

(A)

(E) Se debe anotar el importe de la cuenta afectada por el debito

(F) Se debe anotar el importe de la cuenta afectada por el lado crédito.

Los Libros más importante para las empresas son el Diario

General y el Libro Mayor General. En el Diario se registra

el resumen por cada una de las cuentas que se afectaron en

determinado mes o período, y que están sustentados en los

comprobantes de diario (ver figura del diario General en la

página 27). En el Mayor General es en el que se transfieren

los registros asentados en el diario General por cada cuenta

de forma individual.

Folio No.26 (2)

Fecha Descripción Ref Débito Crédito Balance           

           

           

(3) (4)  (5) (6) (7) (8)           

           

           

           

Mayor General: Gastos de Salario (1)

El mayor general como se presenta es similar a la forma del diario general, con la sola diferencia que se le adiciona una columna, la cual se denominara Saldo o Balance,

El mayor general esta formado por los siguientes campos

que son los siguientes:1. La Descripción del Documento en caso de la figura se denomina mayor

general: Gasto de Salarios.

2. El Número de folio o página a que corresponde la cuenta del Mayor, en

este casos el No. de folio o página es la 26.

3. Describe la fecha en que se hizo el registro contable (día, mes y año).

4. El campo de la Descripción, se utiliza para hacer comentarios como por

ejemplo el saldo pasa a otra página o Folio.

5. En este campo se debe de hacer la referencia de que número de página

del diario general proviene los importes del débito y crédito.

6. En este se registra los importes o valores registrados en las columnas del

débito y crédito.

El Ciclo de Contabilidad

El ciclo contable inicia con el recibo o documentación comercial en nuestro caso una factura, cheque, recibo, etc., el cual se debe efectuar un análisis para poder registrar la transacción en el diario general. un ejemplo de una transacción comercial sería la siguiente:

La empresa Ventas y Servicio adquirió un

computador el 28 de septiembre de xxx por un valor

de $2,000.00 mediante factura 138, la cual tiene una

garantía de 1 año. La empresa acordó con el

proveedor Empresas XY el pago del 50% al

momento de recibirla y el restante a los 30 días, el

asiento contable sería el siguiente:

El asiento diario sería el siguiente.

Folio No.DIARIO GENERAL 26

Fecha Descripción No. Doc Ref Débito Crédito

28-Sep-2006 Equipo de ComputoFact. 138   6 (a) 2,000.00  

  Banco ck 001   1   (b) 1,000.00   Cta por Pagar Fact. 138  16   (c) 1,000.00

 Se Registra compra de Equipo        

 de Computo, Crédito a 30 días        

                                 

Mayor General: Banco1

Fecha Descripción Detalle Ref Débito Crédito Balance

01-Sep-2006 Balance     3,500.00  

3,500.00

28-Sep-2006 Empresas XY ck 001 26

(b)1,000.00

2,500.00

  2,500.00

                         

Folio No. 8

Mayor General: Equipo de ComputoFecha Descripción Detalle Ref Débito Crédito Balance

28-Sep-2006 Factura 138 26(a) 2,000.00  

2,000.00

  2,000.00

  2,000.00

  2,000.00

  2,000.00

                   

Los pasos para efectuar este proceso se

resumen en lo siguiente:

1. Analizar las transacciones del negocio.

2. Efectuar el registro de las transacciones

del negocio en el diario general.

3. Clasificar los movimientos contables en el

mayor general.

4. Elaboración del balance de

comprobación, para verificar la exactitud

del mayor (la suma de los saldos créditos

deben ser igual al de los saldos débitos).

5- Preparación de los estados financieros.

6- Elaborar los Asientos de cierre.

7- Elaborar el balance de comprobación

después del cierre del ejercicio fiscal.

Para cumplir con el ciclo contable debemos conocer como se registran las transacciones en el diario general, y para ello, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1- Se debe identificar el tipo de transacciones realizadas.

2- Definir las clases de partidas o cuentas con las que se enfrenta y por qué está ocurriendo la actividad.

3- Ubique estas partidas dentro de una de las cinco clasificaciones básicas de cuentas.

4- Decida si las cuentas aumentarán o disminuirán.

5- Decida si los aumentos o disminuciones requieren que se haga un débito o un crédito a la cuenta.

6- Asegúrese de que la suma de los débitos son iguales a la suma de los créditos.

El Traslado al Mayor General

El mayor al igual que el diario general, son los

registros principal de todo negocio o empresa y

que puede ser elaborado en un libro o medio

magnético donde se efectúa un registro individual,

o por separados, de los aumentos y disminuciones

de cuentas específicas dentro de un sistema

contable

Los procedimientos para efectuar los pases

al mayor son los siguientes:

1.Se inicia con localizar la cuenta que se

afecto en el diario general en el lado débito y

ubique el mayor general de la cuenta. En la

fig. 4, se presenta una transacción registrada

en el diario general, siendo la primera cuenta

afectada el Equipo de computo por el lado

débito.

2- Regístrese la fecha en que se afecto la

cuenta en el diario general(Equipo de computo),

en la columna destinada en el mayor general.

3- En la columna de descripción registre el

detalle que se indica en el comentario como por

ejemplo especificación del equipo, el nombre de

la empresa que nos suministro el equipo,

material etc.

4- En la columna detalle, regístrese el número de

documento que sustenta la transacción y que se

pueda usar de referencia para las auditorias,

reclamo al proveedor y otros.

5- En la columna de débito o crédito, registre el

importe o el valor registrado en la columna del

débito o del crédito del diario general.

Cuando se obtengan los saldos de las cuentas del

mayor, puede prepararse un balance de comprobación

o de prueba

El Balance de Prueba o Comprobación

Balance de comprobación o de prueba es

un estado financiero auxiliar, que consiste en

un listado de los saldos de cada una de las

cuentas del mayor general, para determinar

si los movimientos y/o saldos débitos y

créditos son iguales.

Para elaborar un balance de prueba o de

comprobación siga los siguientes pasos:

1. Prepare el encabezado. Este debe constar del

nombre de la persona o empresa, título del

documento, fecha en que se prepara el balance.

2. Haga un listado de los nombre de las cuentas del

mayor general, en el orden apropiado (activo,

pasivo, capital, ingresos y gastos).

3- Registre en las columnas del débito y el

crédito del balance de prueba los

movimientos de los saldos débitos o crédito

de cada una de las cuentas del mayor

general.

4- Suma tanto la columna del débito como

la del crédito. Ambas deben de sumar igual.

.

Empresas XY, S. A.Balance de Comprobación al 31 de octubre de xxxx

Nombre de la Cuenta Débito CréditoCaja Menuda 500.00Banco General 9,250.00Cuentas por Cobrar 975.00Inventario de Mercancías 650.00Mobiliario y Equipo de Oficina 240.00Cuenta por Pagar Proveedores 2,450.00ITBMS, Tesoro Nal. Por Pagar 940.00Capital Social 12,000.00Ingresos 1,585.00Gasto de Salarios 950.00Gasto impuestos 587.00Gasto de Alquiler 2,900.00Gasto Energía 923.00Total balance B/. 16,975.00 B/. 16,975.00

.

Obsérvese que los totales en la columna del débito es

igual al total de la columna del crédito, pero esto no

quiere decir que el trabajo contable este correcto.

¿Por qué? Por que aún cuando los asientos de diario se

hayan hecho correctamente, puede existir errores en los

pases al mayor. Pero, si la suma de los saldos del

débito y del crédito en el balance de prueba son iguales,

puede suponerse, para los efectos prácticos, que esta

correcta y se procederá al siguiente paso.

.

Una vez terminado el balance de prueba, se obtiene

información necesaria para la elaboración de los

estados financieros básicos, los cuales enumeramos a

continuación:

• Balance General

• Estado de Resultado.

• El Flujo de efectivo.

• Estado de Cambio en el Patrimonio.

Encabezado de los Estados Financieros

Nombre de la compañíaNombre del Estado Financiero

Fecha a la que se refiere el Estado financiero

Características generales de los Estados Financieros Básicos

Balance General• Indica la situación de lo que se tiene y lo que se debe• Lista los recursos de la empresa, sus obligaciones con terceros y el

patrimonio de los accionistas• Es estático, muestra la situación del negocio a una fecha determinada• En Panamá es obligatorio elaborarlo al menos al cierre del ejercicio

contable.

Estado de situación financiera o Balance General.Este informe muestra los recursos o bienes que son propiedad de una empresa a una fecha determinada y la forma en que se obtuvieron esos bienes.

Activos, son los bienes o derechos propiedad de la empresa de los cuales se espera obtener un beneficio futuro

Efectivo Edificios, terrenos Computadoras

Pasivos, Deudas, compromisos u obligaciones

Estado de Resultados• Informa si la empresa obtiene utilidades en el

ejercicio normal de sus operaciones.• Muestra los ingresos, costos y gastos del negocio

para determinar las utilidades o pérdidas del mismo.

• Es dinámico, muestra la situación del negocio en un periodo determinado.

• En Panamá es obligatorio elaborarlo al menos al cierre del ejercicio contable.