la informatica, la contabilidad y la auditoría^^
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad del Zulia
Núcleo LUZ Punto Fijo
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Administración y Contaduría Pública
Cátedra: Auditoría I
Prof.: Julian Sanz
Autores:
Beltrán Christian
Chirinos Divana
Gómez María F.
López María de los Á.
López Emily
Punto Fijo, Julio de 2011
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INTRODUCCIÓN.
Nos encontramos en la era de la tecnología y la sistematización donde las personassomos usuarios de las computadoras y toda profesión como la Contaduría Pública
necesita del uso de ellos.
La informática permite un ahorro significativo de tiempo porque ya no se tiene que
clasificar ni registrar datos, (éstas actividades se convertían en algo repetitivo y
rutinario), que al final no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo
y sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de ésta fase del proceso, lo
que le permite encargarse de otras cosas como el análisis y la interpretación de la
información que brindan los programas informáticos.
Hoy en día no se cataloga al contador como la persona que solo cuenta cifras, hoy el
contador es alguien distinto y gracias al avance tecnológico, éste juega un papel muy
importante dentro de la organización como intérprete de las cifras que le ofrecen los
paquetes contables y otros sistemas.
Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, era a lápiz
y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado mas en el trabajo del
contador y su rol ha pasado de ser mayor importancia dentro de las empresas, tomando
decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de
los sistemas de información.
La informática le brinda al contador destrezas en el uso de paquetes y programas
informáticos, lo que conlleva a un análisis y síntesis de la información, capacidad derazonamiento, capacidad de percepción en las operaciones cotidianas de la empresa
para lograr máxima eficiencia y cumplimiento de metas y habilidad de visualizar a la
empresa como una unidad.
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El objetivo primordial de la contabilidad es suministrar información a los usuarios de la
misma, y la informática permite que esa información le llegue a los usuarios más
rápido, completos, confiables, comprensibles, objetivos y oportunos.
Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en
organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una
poderosa herramienta de información.
El uso de la informática le permite al contador, vivir siempre al tanto de las necesidades
que demanda la sociedad, el mercado, la empresa, entre otros, por ello no solo se debe
aprender informática dentro de la carrera sino que posterior a ella, hay que ir
actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemasle brindan al contador.
La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de Software, como
por ejemplo, Excel, Acces y Paquetes contables, que permiten simplificación y rapidez
en el trabajo. Le permite llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo
ésta, un muy buen sistema de información.
La Informática hoy, está subsumida en la gestión integral de la empresa, y por eso las
normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los
generales de la misma. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte
de lo que se ha denominado el "management" o gestión de la empresa. Cabe aclarar que
la Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero
no decide por sí misma. Por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una
empresa, existe la Auditoría Informática.
El auditor informático ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que
la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de
Información. Claro está, que para la realización de una auditoría informática eficaz, se
debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una Universidad, un
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Ministerio o un Hospital son tan empresas como una Sociedad Anónima o empresa
Pública. Todos utilizan la informática para gestionar sus "negocios" de forma rápida y
eficiente con el fin de obtener beneficios económicos y reducción de costes.
LA INFORMÁTICA, LA CONTABILIDAD Y LA AUDITORÍA
1.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
INFORMÁTICA:
Es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información.” Se dice
que el tratamiento es automático por ser máquinas las que realizan los trabajos de captura,
proceso y presentación de la información, y se habla de racional por estar todo el procesodefinido a través de programas que siguen el razonamiento humano.
CONTABILIDAD:
Es la Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones
financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la
toma de decisiones sobre la actividad.
AUDITORÍA:
Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos
relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes
se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.
2.- CONTABILIDAD INFORMÁTICA
DEFINICIÓN:
Es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información que
proporciona información financiera del ente económico para luego ser clasificadas,
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presentadas e interpretadas con el propósito de ser empleados para controlar los recursos de
dicho ente.
LA INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD
La avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por medio del
cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad. Porque mediante la informática se
pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera
precisa y detallada las diferentes actividades que realiza el comerciante en sus respectivas
áreas comerciales, y denotar de esa manera, una proyección del curso de sus negociaciones
bien, en el ámbito interno o externo o con particular referencia ante el Estado en su carácter
de contribuyente.
La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda
igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un
medio también de agilizar y facilitar su trabajo.
La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la
contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad
se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del procesoinformativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los
respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y auxiliares, conformados de
acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de
Contabilidad de la Empresa.
Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del
documento electrónico (disquete, Cd, discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el
documento papel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tienevital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por
hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco
Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que
considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar a la conclusión de su
posibilidad de admisión y análisis respectivo.
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De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del Servicio Nacional Integrado de
Administración Tributaria (SENIAT), puede practicarse tanto en los libros de contabilidad
propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos
electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la
valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de
la contabilidad elaborada como producto de esa información.
Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos jurídicos de carácter probatorio,
pero que sin embargo su conservación, es obligatoria para los libros en sí, mas no para el
soporte electrónico, pues, lo que importa e interesa es que los libros deben tener al mismo
tiempo los respectivos soportes o comprobantes de facturación con base en los cuales se ha
pasado esa información al computador, y éste las ha ordenado con impresión para laposterior elaboración del reporte original por lo que tiene que coincidir la facturación
inicial con el resultado final de la información
Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que el documento electrónico puede formar
parte de la contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no son necesarias para la
legalidad misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella llevada de
acuerdo con la Ley, no requiere de la conservación de los correspondientes soportes
electrónicos, sino de la facturación que es la que tiene en definitiva que ser conservada yreflejada en los respectivos libros de contabilidad.
Por estas razones el sistema electrónico a los efectos de la contabilidad del comerciante,
debe considerarse, como ya se indicó, un valiosísimo medio técnico mediante el cual los
comerciantes, por una parte, y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de
manera más efectiva y rápida, sus respectivas actividades profesionales; los primeros,
teniendo una información inmediata del curso de sus negociaciones, y los segundos, una
mejor manera de elaborar sus trabajos, pero que al fin y al cabo, tanto los unos como los
otros, deben tener la prudencia necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa
información, pues la misma está sujeta o expuesta a fallas técnicas o humanas que pueden
reflejar una versión diferente a la verdad verdadera, lo que podría originar consecuencias
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desfavorables por tergiversación de los hechos que compagina la verdadera situación
comercial y patrimonial del comerciante en ejercicio de sus actividades económicas.
RELACIÓN ENTRE LA CONTABILIDAD INFORMÁTICA Y EL
CONTADOREl contador necesita de la tecnología informática en forma creciente. La relación inicial
entre el profesional y las máquinas surgió en la época de los equipos electromecánicos.
Luego se perfeccionó con la computación clásica. En la actualidad este vínculo es muy
necesario debido a que las empresas y los organismos de gobierno están computarizando
sus sistemas administrativos y contables.
Desde que en las empresas se instalaron los primeros sistemas de procesamientoelectrónicos de datos, los responsables de la registración y el control de las operaciones
contables y financieras se han visto involucrados con las computadoras. Además los
analistas reciben la información requerida para los estados contables desde los sistemas y
archivos procesados en los centros de cómputos. Cada vez más contadores se apoyan en los
sistemas de contabilidad automatizada para realizar su trabajo.
Los discos, disquetes y otros soportes electrónicos están reemplazando los elementos de
prueba utilizados en cualquier evaluación de control interno.
Hay empresas que no usan más papeles, sino que trabajan sobre teclados y pantallas más
sensibles a la escritura manual, generando documentos que fluyen por redes de
comunicación alámbrica e inalámbricas. En estos casos las registraciones son totalmente
electrónicas y sólo quienes conocen la ingeniería que está detrás de los sistemas pueden
saber donde se almacenan físicamente la información.
LA TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD
El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las
tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a
las nuevas necesidades de información.
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Al incorporar las tecnologías de la información en la Contabilidad se producen dos
consecuencias:
Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más rápido).
Pero las tecnologías de la información pueden y deben producir también cambios enel diseño de sistemas de información
En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de
información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a
aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable
puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información.
Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporteinformático para:
Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real
Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet
Liquidar los impuestos por Internet
Enviar facturas por intercambio electrónico de información.
Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introducecambios metodológicos.
IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LA CONTADURÍA
El objetivo primordial de la contabilidad es suministrar información a los usuarios de la
misma, y la informática permite que esa información le llegue al usuario más rápido,
completo, confiable, comprensible, objetivo y oportuno.
En la Contabilidad se trabaja mediante transacciones económicas que se resumen en datos,
los cuales son procesados a través de un Sistema Contable configurado por los especialistas
en el área, es decir los Informáticos o Ingenieros en Sistemas, los cuales son los encargados
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de crear, configurar y adaptar el Sistema de Contabilidad de acuerdo a las necesidades de
cada empresa, para poder y transformar datos en información y así poder emitir Estados
Financieros confiables y veraces para el interés de terceros en las tomas de decisiones.
Por otra parte, la Informática se relaciona directamente con las configuraciones de redes, lo
que permite crear conexiones mediante estaciones de trabajo dentro de una empresa,
permitiendo que todos los departamentos de una empresa trabajen bajo un mismo patrón y
puedan intercambiar información de manera más rápida y precisa cuando fuese necesario,
con mayor importancia si se refiere al Área de Contabilidad, porque normalmente está
distribuido por Departamento como por ejemplo: Cobranzas, Nómina, Cuentas por Pagar,
entre otros. Y en general, la Tecnología va evolucionando de manera acelerada por lo que
los Sistemas Contables también, así que cada actualización que se de en este ámbito, son
los Ingenieros en Sistemas encargados de ponernos al día para que así los Departamentosde Contabilidad de cualquier empresa en general esté modernizados.
3.- AUDITORÍA INFORMÁTICA
DEFINICIÓN
Es una disciplina incluida en el campo de la auditoría que se refiere al análisis de las
condiciones de una instalación informática por un auditor externo e independiente que
realiza un dictamen sobre diferentes aspectos.
Es el examen crítico y sistemático que hace un Contador Público para evaluar el sistema de
procesamiento electrónico de datos y sus resultados, el cual, le ofrece al auditor las
oportunidades de llevar a cabo un trabajo más selectivo y de mayor penetración sobre las
actividades, procedimientos que involucran un gran número de transacciones.
METODOLOGÍA DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA
INFORMÁTICAa) ALCANCES Y OBJETIVO
El alcance de la auditoría expresa los límites de la misma. Debe existir un acuerdo muy
preciso entre auditores y clientes sobre las funciones, las materias y las organizaciones a
auditar.
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A los efectos de acotar el trabajo, resulta muy beneficioso para ambas partes expresar las
excepciones de alcance de la auditoría, es decir cuales materias, funciones u organizaciones
no van a ser auditadas.
Tanto los alcances como las excepciones deben figurar al comienzo del Informe Final.
El alcance ha de definir con precisión el entorno y los límites en que va a desarrollarse la
auditoría informática, se complementa con los objetivos de ésta. El alcance ha de figurar
expresamente en el Informe Final, de modo que quede perfectamente determinado no
solamente hasta que puntos se ha llegado, sino cuales materias fronterizas han sido
omitidas.
El objetivo principal es la operatividad, ésta es una función de mínimos consistente en quela organización y las maquinas funcionen, siquiera mínimamente. No es admisible detener
la maquinaria informática para descubrir sus fallos y comenzar de nuevo. La auditoría debe
iniciar su actividad cuando los Sistemas están operativos, es el principal objetivo el de
mantener tal situación. Tal objetivo debe conseguirse tanto a nivel global como parcial.
b) ESTUDIO INICIAL DEL ENTORNO AUDITABLE
Para realizar dicho estudio ha de examinarse las funciones y actividades generales de la
informática.
Para su realización el auditor debe conocer lo siguiente:
Organización:
Para el equipo auditor, el conocimiento de quién ordena, quién diseña y quién ejecuta esfundamental. Para realizar esto en auditor deberá fijarse en:
1) Organigrama
2) Departamentos
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3) Número de Puestos de trabajo
4) Número de personas por Puesto de Trabajo
Entorno Operacional
El equipo de auditoría informática debe poseer una adecuada referencia del entorno en el
que va a desenvolverse.
c) DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA
REALIZAR LA AUDITORÍA INFORMÁTICA
Mediante los resultados del estudio inicial realizado se procede a determinar los
recursos humanos y materiales que han de emplearse en la auditoría.
Recursos materiales
Es muy importante su determinación, por cuanto la mayoría de ellos son
proporcionados por el cliente. Las herramientas software propias del equipo van a
utilizarse igualmente en el sistema auditado, por lo que han de convenirse en lo
posible las fechas y horas de uso entre el auditor y cliente.
a. Recursos materiales Software
b. Recursos materiales Hardware
Recursos Humanos
La cantidad de recursos depende del volumen auditable. Las características y perfiles del
personal seleccionado dependen de la materia auditable.
Es igualmente reseñable que la auditoría en general suele ser ejercida por profesionales
universitarios y por otras personas de probada experiencia multidisciplinaria.
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d) ELABORACIÓN DEL PLAN Y DE LOS PROGRAMAS DE
TRABAJO
Una vez asignados los recursos, el responsable de la auditoría y sus colaboradores
establecen un plan de trabajo. Decidido éste, se procede a la programación del mismo.
El plan se elabora teniendo en cuenta, entre otros criterios, los siguientes:
a) Si la Revisión debe realizarse por áreas generales o áreas específicas. En el primer caso,
la elaboración es más compleja y costosa.
b) Si la auditoría es global, de toda la Informática, o parcial. El volumen determina no
solamente el número de auditores necesarios, sino las especialidades necesarias delpersonal.
Una vez elaborado el Plan, se procede a la Programación de actividades. Esta ha de ser lo
suficientemente como para permitir modificaciones a lo largo del proyecto.
e) CONFECCIÓN Y REDACCIÓN DEL INFORME FINAL
La función de la auditoría se materializa exclusivamente por escrito. Por lo tanto la
elaboración final es el exponente de su calidad.
Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e informes parciales previos al
informe final, los que son elementos de contraste entre opinión entre auditor y auditado y
que pueden descubrir fallos de apreciación en el auditor.
Estructura del informe final:
El informe comienza con la fecha de comienzo de la auditoría y la fecha de redacción del
mismo. Se incluyen los nombres del equipo auditor y los nombres de todas las personas
entrevistadas, con indicación de la jefatura, responsabilidad y puesto de trabajo que ostente.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA AUDITORÍA
INFORMÁTICA
Cuestionarios:
Las auditorías informáticas se materializan recabando información y documentación de
todo tipo. Los informes finales de los auditores dependen de sus capacidades para analizar
las situaciones de debilidad o fortaleza de los diferentes entornos. El trabajo de campo del
auditor consiste en lograr toda la información necesaria para la emisión de un juicio global
objetivo, siempre amparado en hechos demostrables, llamados también evidencias.
Para esto, suele ser lo habitual comenzar solicitando el cumplimiento de cuestionarios
preimpresos que se envían a las personas concretas que el auditor cree adecuadas, sin quesea obligatorio que dichas personas sean las responsables oficiales de las diversas áreas a
auditar.
Estos cuestionarios no pueden ni deben ser repetidos para instalaciones distintas, sino
diferentes y muy específicos para cada situación, y muy cuidados en su fondo y su forma.
Cabe aclarar, que esta primera fase puede omitirse cuando los auditores hayan adquirido
por otro medios la información que aquellos pre impresos hubieran proporcionado.
Entrevistas:
El auditor comienza a continuación las relaciones personales con el auditado. Lo hace de
tres formas:
1. Mediante la petición de documentación concreta sobre alguna materia de su
responsabilidad. 2. Mediante "entrevistas" en las que no se sigue un plan predeterminado ni un método
estricto de sometimiento a un cuestionario.
3. Por medio de entrevistas en las que el auditor sigue un método preestablecido de
antemano y busca unas finalidades concretas.
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La entrevista es una de las actividades personales más importante del auditor; en ellas, éste
recoge más información, y mejor matizada, que la proporcionada por medios propios
puramente técnicos o por las respuestas escritas a cuestionarios.
Checklist:
El auditor profesional y experto es aquél que reelabora muchas veces sus cuestionarios en
función de los escenarios auditados. Tiene claro lo que necesita saber, y por qué. Sus
cuestionarios son vitales para el trabajo de análisis, cruzamiento y síntesis posterior, lo cual
no quiere decir que haya de someter al auditado a unas preguntas estereotipadas que no
conducen a nada. Muy por el contrario, el auditor conversará y hará preguntas "normales",
que en realidad servirán para el cumplimiento sistemático de sus Cuestionarios, de sus
Checklists.
El auditor deberá aplicar el Checklist de modo que el auditado responda clara y
concisamente. Se deberá interrumpir lo menos posible a éste, y solamente en los casos en
que las respuestas se aparten sustancialmente de la pregunta.
Trazas y/o Huellas:
Con frecuencia, el auditor informático debe verificar que los programas, tanto de losSistemas como de usuario, realizan exactamente las funciones previstas, y no otras. Para
ello se apoya en productos Software muy potentes y modulares que, entre otras funciones,
rastrean los caminos que siguen los datos a través del programa.
Muy especialmente, estas "Trazas" se utilizan para comprobar la ejecución de las
validaciones de datos previstas.
Por lo que se refiere al análisis del Sistema, los auditores informáticos emplean productosque comprueban los valores asignados por Técnica de Sistemas a cada uno de los
parámetros variables de las Librerías más importantes del mismo. Estos parámetros
variables deben estar dentro de un intervalo marcado por el fabricante. A modo de ejemplo,
algunas instalaciones descompensan el número de iniciadores de trabajos de determinados
entornos o toman criterios especialmente restrictivos o permisivos en la asignación de
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unidades de servicio según cuales tipos carga. Estas actuaciones, en principio útiles, pueden
resultar contraproducentes si se traspasan los límites.
[La auditoría financiero-contable convencional emplea trazas con mucha frecuencia. Son
programas encaminados a verificar lo correcto de los cálculos de nóminas, primas, etc.].
AUDITORÍA DE LA SEGURIDAD INFORMÁTICA
La computadora es un instrumento que estructura gran cantidad de información, la cual
puede ser confidencial para individuos, empresas o instituciones, y puede ser mal utilizada
o divulgada a personas que hagan mal uso de esta. También pueden ocurrir robos, fraudes o
sabotajes que provoquen la destrucción total o parcial de la actividad computacional. Estainformación puede ser de suma importancia, y el no tenerla en el momento preciso puede
provocar retrasos sumamente costosos.
En la actualidad y principalmente en las computadoras personales, se ha dado otro factor
que hay que considerar: el llamado "virus" de las computadoras, el cual, aunque tiene
diferentes intenciones, se encuentra principalmente para paquetes que son copiados sin
autorización ("piratas") y borra toda la información que se tiene en un disco. Al auditar los
sistemas se debe tener cuidado que no se tengan copias "piratas" o bien que, al conectarnos
en red con otras computadoras, no exista la posibilidad de transmisión del virus. El uso
inadecuado de la computadora comienza desde la utilización de tiempo de máquina para
usos ajenos de la organización, la copia de programas para fines de comercialización sin
reportar los derechos de autor hasta el acceso por vía telefónica a bases de datos a fin de
modificar la información con propósitos fraudulentos.
La seguridad en la informática abarca los conceptos de seguridad física y seguridad lógica.La seguridad física se refiere a la protección del Hardware y de los soportes de datos, así
como a la de los edificios e instalaciones que los albergan. Contempla las situaciones de
incendios, sabotajes, robos, catástrofes naturales, etc.
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La seguridad lógica se refiere a la seguridad de uso del software, a la protección de los
datos, procesos y programas, así como la del ordenado y autorizado acceso de los usuarios
a la información.
Un método eficaz para proteger sistemas de computación es el software de control deacceso. Dicho simplemente, los paquetes de control de acceso protegen contra el acceso no
autorizado, pues piden del usuario una contraseña antes de permitirle el acceso a
información confidencial. Dichos paquetes han sido populares desde hace muchos años en
el mundo de las computadoras grandes, y los principales proveedores ponen a disposición
de clientes algunos de estos paquetes.
2. CONTROL INTERNO CONTABLE
DEFINICIONES
Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el
fin de asegurar que:
dos
Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia yefectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso
contable, con el fin de lograr los objetivos de la Contabilidad Pública.
Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para
quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la
contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que
reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la
entidad.
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Comprende aquella parte del control interno que influye directa o indirectamente en la con-
fiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, cuentas
anuales o estados contables de síntesis.
FINALIDADES
a) La custodia de los activos o elementos patrimoniales;
b) Salvaguardar los datos y registros contables, para que las cuentas anuales o estados
contables de síntesis que se elaboren a partir de los mismos sean efectivamente
representativos (constituyan una imagen fiel) de la realidad económico-financiera de la
empresa. Habrá de estar diseñado de tal modo que permita detectar errores, irregularidades
y fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable, así como recoger,procesar y difundir adecuadamente la información contable, con el fin de que llegue
fidedigna y puntualmente a los centros de decisión de la empresa. Sin una información
contable veraz ninguna decisión económica racional puede ser tomada sobre bases seguras,
ni tampoco podrá saberse si la política económica empresarial se está ejecutando
correctamente.
ASPECTOS POSITIVOS QUE BRINDAN
Los Controles Internos Contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la confiabilidad de los registros
contables
Por lo tanto, deben brindar seguridad razonable sobre lo siguiente:
a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración.
b) Las operaciones se registran debidamente para facilitar la preparación de estados
financieros y lograr salvaguardar los activos.
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c) Poner a disposición de la gerencia información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
d) La existencia contable de los bienes se debe comparar periódicamente con la existencia
física y se toman las medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
3. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA SECCIÓN 1009
“TÉCNICAS DE AUDITORÍA CON AYUDA DE COMPUTADORA”
(TAACs)
DEFINICIÓN DE LAS TAACs
Las TAACs son programas y datos de computadora que el auditor usa como parte de losprocedimientos de auditoria para procesar datos importantes para la auditoria contenidos en
los sistemas de información de una entidad. Los datos pueden ser datos de transacciones,
sobre los que el auditor desea realizar pruebas de controles o procedimientos sustantivos, o
pueden ser otros tipos de datos. Las TAACs pueden consistir en programas de paquete,
programas escritos para un propósito, programas de utilería o programas de administración
del sistema. Independientemente del origen de los programas, el auditor ratifica que sean
apropiados y su validez, para fines de auditoria antes de usarlos.
DESCRIPCIÓN DE LAS TAACs
Esta Declaración describe las técnicas de auditoría con ayuda de computadora incluyendo
herramientas de auditoria, conocidas en forma colectiva como TAACs. Las TAACs pueden
usarse para desempeñar diversos procedimientos de auditoria, incluyendo los siguientes:
a) Pruebas de detalles de transacciones y saldos, por ejemplo, el uso de software de
auditoria para recalcular los intereses o la extracción de facturas por encima de un cierto
valor de los registros de computadora;
b) Procedimientos analíticos, por ejemplo, identificar inconsistencias o fluctuaciones
importantes;
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c) Pruebas de controles generales, por ejemplo, pruebas de la instalación o configuración
del sistema operativo o procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas o el uso de
software de comparación de códigos para verificar que la versión del programa en uso es la
versión aprobada por la administración;
d) Muestreo de programas para extraer datos para pruebas de auditoria;
e) Pruebas de controles de aplicación, por ejemplo, pruebas del funcionamiento de un
control programado;
f) Volver a hacer cálculos realizados por los sistemas de contabilidad de la entidad.
SOFISTICACIÓN DE LAS MICROCOMPUTADORAS PARA USO
DEL AUDITOR
El creciente poder y sofisticación de las microcomputadoras, particularmente laptops, ha
dado como resultado otras herramientas para uso del auditor. En algunos casos, las laptops
serán enlazadas a los sistemas de computadora central del auditor.
Ejemplos de estas técnicas incluyen:
a) Sistemas expertos, por ejemplo en el diseño de programas de auditoria y en la planeación
de auditoria y evaluación de riesgos;
b) Herramientas para evaluar los procedimientos de un cliente para la administración de
riesgos;
c) Papeles de trabajos electrónicos, planeados para la extracción directa de datos de los
registros de computadora del cliente, por ejemplo, descargar el libro mayor para pruebas de
auditoria;
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d) Programas de modelaje corporativo y financiero para usar como pruebas predictivas de
auditoria.
Estas técnicas son más comúnmente conocidas como “automatización de la auditoría.”
6. AUDITORÍA EN UN AMBIENTE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
POR COMPUTADORA (NIA 15)
Esta norma proporciona la orientación necesaria para cumplir con los principios básicos de
auditoría cuando ésta es llevada a cabo en un ambiente computacional. A los fines de esta
norma, existe un ambiente de sistemas de información computarizada cuando un
computador de cualquier tipo o tamaño es utilizado por la entidad en el procesamiento de
información financiera de importancia para la auditoría, ya sea que el computador es
operado por la entidad o por un tercero. Enfatiza que el auditor debería conocer en forma
suficiente el hardware y los sistemas de procesamiento para planificar el trabajo y
comprender de qué manera afectan al estudio y a la evaluación del control interno y la
aplicación de los procedimientos de auditoría, incluyendo técnicas asistidas por
computador.
7. AUDITORÍA EN UN AMBIENTE DE PROCESAMIENTO
ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
La Norma Internacional de Auditoría (NÍA) 1, Objetivo y Principios Básicos que Rigen
una Auditoría, establece:
"La auditoría consiste en el examen independiente de los estados financieros o; de la
información financiera afín de una entidad, tenga o no ésta fines de lucro, y sin importar
su dimensión o forma legal, cuando dicho examen se practica con el fin de expresar una
opinión sobre los estados o información mencionados.
Para cumplir con los principios básicos es obligatorio aplicar los procedimientos de
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auditoría y las practicas de dictamen que sean apropiados a las circunstancias
particulares de cada caso.”
- El propósito de esta norma es proporcionar las pautas adicionales necesarias para el
cumplimiento de estos principios básicos cuando la auditoria se realiza en un ambiente
de procesamiento electrónico de datos (PED). Para los fines de las Normas
Internacionales de Auditoria, existe un ambiente PED cuando en el procesamiento, que
la entidad hace de la información financiera que tiene importancia para la auditoria,
interviene un computador, cualquiera que sea su tipo o tamaño y sea operado por la
misma entidad o por terceros.
- El objetivo y alcance generales de la auditoria no cambia en un ambiente PED. Sinembargo, el uso de un computador si cambia el procesamiento y la conservación o
almacenamiento de la información financiera y puede afectar la organización y los
procedimientos empleados por la entidad para lograr un adecuado control interno. Por
consiguiente, los procedimientos seguidos por el auditor en su estudio y evaluación del
sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos y la naturaleza,
oportunidad y alcance de sus otros procedimientos de auditoría pueden ser afectos por
el ambiente PED.
- En otras Normas Internacionales de Auditoria se darán pautas adicionales sobre los
procedimientos de auditoría que son apropiados para un ambiente PED:
HABILIDAD Y COMPETENCIA
- Cuando se audita en un ambiente PED el auditor debe tener un conocimiento
suficiente sobre hardware (equipo), software (programas) de computador y sistemas de
procesamiento electrónico, a fin de poder planear la ejecución del compromiso asumido
y poder comprender cómo el PED afecta el estudio y evaluación del control interno y la
aplicación de los procedimientos de auditoría, incluyendo entre ellos a las técnicas de
auditoría con ayuda del computador.
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- El auditor también debe tener suficiente conocimiento del PED para poner en
ejecución los procedimientos de auditoría necesarios en función del enfoque de
auditoría que adopte en cada caso.
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CONCLUSIÓN.
El sistema de información contable es un sistema en la cual facilita la realización de los
registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también nos da
la facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y oportuna. Para que la
misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna así como
externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y de la calidad de la
empresa y llegar a tomar mejores decisiones y de esta manera tener mayor competitividad
ante las demás.
Otras de las finalidades del registro contable es facilitar que las operaciones se efectúen ende la forma más cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la
empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual proporciona la correcta
evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa, aportando información válida y
señalando las áreas que lograron su objetivo, siempre hay un responsable para cada área.
Con el uso de los sistemas contables le permite a cada administrador comparar entre su
presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas,
especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser
eliminados. Además de ello elimina la presentación tradicional de los resultados,
favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.
En síntesis motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa
el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área señalando en
cada objetivo las pautas para lograrlo.
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FUENTES DE INFORMACIÓN.
Auditoría en informática, José Antonio Echenique García. Mc. Graw Hill.
Edición 2.
Auditoría un análisis conceptual. W. Thomas Porter, Jr. Y Jhon C. Burton. Editorial
Diana. México.
Evaluación y juicio del auditor en relación con el control interno contable. Muck,
Theodere. Instituto Mexicano contadores públicos.
Programas de auditoría. Sanchez Alarcón Francisco Javier.
Auditoría del control interno. Samuel Alberto, Sandra Yolimar. Editorial Ecol
Editores.
Norma internacional de auditoría nro. 15.
Normas internacionales de auditoría sección 1009 “técnicas de auditoría con ayuda
de computadora” (taacs)
http://monografías.com/trabajos5/audi/audi.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/auditor
http://apuntes.rincondelvago.com/auditoria-informatica_1.html
http://audi.gov.tw/span/span2-2.htm
http://auditoriasistemas.com/auditoria-informatica/