instrucciones para proveedores: revisión y respuesta a ......nivel 4 - bechtel público...

INFRASTRUCTURE

MINING & METALS

NUCLEAR, SECURITY& ENVIRONMENTAL

OIL, GAS & CHEMICALS

Instrucciones para Proveedores:

Revisión y Respuesta a Negociaciones Última Actualización: 4-Jun-18

Tabla de Contenidos

1 Revisión de Negociaciones .......................................................................................................................................... 1

1.1 Revisión del Encabezado ....................................................................................................................................... 1

1.2 Revisión de Líneas ................................................................................................................................................. 2

1.3 Revisión de Controles ............................................................................................................................................ 2

1.4 Revisión de Términos de Contrato ......................................................................................................................... 3

2 Responder a Negociaciones ......................................................................................................................................... 3

2.1 Ratificar Participación ............................................................................................................................................. 3

2.2 Crear Cotización - Encabezado ............................................................................................................................. 4

2.2.1. Cargar Adjuntos ................................................................................................................................................. 5

2.3 Crear Cotización - Líneas ....................................................................................................................................... 6

2.4 Acusar Recibo de Enmiendas ................................................................................................................................ 9

2.5 Acceso a Borradores de Respuesta ..................................................................................................................... 10

3 Funcionalidad Adicional .............................................................................................................................................. 11

3.1 Discusiones En Línea ........................................................................................................................................... 11

3.2 Cotización Mediante Hoja de Cálculo .................................................................................................................. 12

4 Soporte ....................................................................................................................................................................... 14

Nivel 4 - Bechtel Público


Instrucciones de Abastecimiento para Proveedores: Revisión y Respuesta a Negociaciones

1 Revisión de Negociaciones

Siga las instrucciones del documento PDF “Sourcing Instructions for Suppliers – Accessing Negotiations”. Una vez que se encuentre en la negociación, puede explorar las diversas secciones. Si tiene preguntas acerca de estas secciones, contáctese directamente con el Comprador. Al revisar la negociación, ponga especial atención a lo siguiente:

1.1 Revisión del Encabezado

1. La sección Terms identifica los términos de la negociación. Si tiene preguntas acerca de los términos de la negociación, contáctese con el comprador de Bechtel.

2. La sección Currency identifica todas las monedas aceptables para el evento. El Comprador puede agregar

monedas de respuesta adicionales.

3. Requirements son las condiciones o calificaciones previas que se adjuntan a la oferta. Es posible que

Bechtel también solicite información específica relacionada con el alcance del trabajo.

Nota: Haga clic en Show All Details para expandir todas las preguntas de requerimientos.

4. Notes and Attachments incluye todas las notas que el comprador quiera incluir en relación con la

negociación, así como los archivos adjuntos que contienen el Alcance del Trabajo, Términos y Condiciones y otros Términos del Contrato. A fin de abrir un adjunto, simplemente haga clic en el título del adjunto.

Nota: Asegúrese de descargar todos los archivos adjuntos si desea presentar una oferta.


1.2 Revisión de Líneas

Esto contiene los Productos necesarios para el Proyecto, e incluye Descripción, Unidad, Cantidad, Fecha Prometida, etc. por partida.

1.3 Revisión de Controles

Controls son las Reglas de Respuesta que ha fijado el Comprador. Si tiene preguntas respecto de los controles, contáctese directamente con el Comprador.



1.4 Revisión de Términos de Contrato

La sección Contract Terms es donde residirán todos los entregables para la negociación. Todas las consultas relacionadas con los términos de contrato deben dirigirse a su comprador de Bechtel.

2 Responder a Negociaciones

Después de recibir una invitación a participar en una negociación, puede ratificar su participación y crear una cotización. Siga las siguientes instrucciones para ratificar su participación y crear una cotización.

2.1 Ratificar Participación

1. Revise la negociación y seleccione Acknowledge Participation del menú de acciones. Luego haga clic en Go.

2. Al revisar la negociación, ratifique su participación seleccionando Acknowledge Participation, al lado de Actions y haciendo clic en Go. Esto lo llevará a una página nueva donde decidirá si su empresa participará en la negociación haciendo clic en Yes o No (como se muestra a continuación):

a. Yes - Accept. Si se acepta, puede participar en la negociación. b. No - Decline. Si se rechaza, no será incluido en las comunicaciones futuras relacionadas con este evento

específico, y no se espera que participe en la negociación. Si responde que no por accidente, contáctese con el comprador para conocer los pasos a seguir.

3. Después de elegir su respuesta a la invitación, haga clic en Apply.


Nota: Si responde “no” el comprador de Bechtel puede remover a su empresa de la negociación. Si responde “no” por error, contáctese con el comprador de Bechtel para solicitar ayuda.

2.2 Crear Cotización - Encabezado

1. Primero, asegúrese de haber revisado la negociación en su totalidad, incluyendo la descarga de todos los Attachments a nivel de encabezado.

2. Para crear una respuesta, haga clic en Create Response/Quote/Bid en el menú desplegable Actions y luego

haga clic en Go.



3. Al crear una cotización, primero será dirigido a Header. En el encabezado de la página Create Quote puede agregar notas para el comprador que estime conveniente, seleccionar la moneda de la cotización y cargar adjuntos.

2.2.1. Cargar Adjuntos

1. Para agregar adjuntos, haga clic en el botón Add Attachments.

2. Esto lo redirigirá a una página nueva. Agregue un título y una descripción y luego navegue en su

computador para seleccionar el archivo apropiado. También puede insertar una URL, y adjuntos de texto corto y largo. En la esquina superior derecha, haga clic en Apply para adjuntar el archivo o Add Another para adjuntar el archivo y luego otro.


3. Verá la confirmación en la parte superior de su pantalla.

2.3 Crear Cotización - Líneas

1. Haga clic en la pestaña Lines para ingresar su información de cotización/precios.

2. Rellene los campos disponibles, incluyendo Quote Price y Promised Date



Nota: es posible que el campo Promised Date marque por defecto la fecha que ha ingresado el comprador. Puede editar y/o borrar esta fecha. El campo Promised Date no es obligatorio.

3. Si quiere entregar más detalles para una línea, puede cargar Attachments a nivel de línea o Notes to

Buyer. Para esto, haga clic en el botón Update. Ingrese la información necesaria y luego haga clic en Apply.


4. Cuando se sienta satisfecho con la oferta, haga clic en Continue.

5. Entonces se le solicitará que Revise su cotización, y que luego elija Submit o Save Draft para enviar su

cotización en otro momento.

6. Aparecerá un cuadro de confirmación después de hacer clic en Submit.



2.4 Acusar Recibo de Enmiendas

Si el Comprador ha creado una enmienda para una negociación existente, usted recibirá un aviso. Una vez que abra la negociación enmendada, debe acusar recibo de las enmiendas para demostrar que ha revisado y entiende los cambios que se han hecho. Al crear una enmienda, aparece el número de negociación seguido por una coma y el número de la enmienda (Por ej: RFQ 112461 se transforma en 112461,1).

1. Abra el RFQ enmendado haciendo clic en Negotiation Number. Al hacer esto, recibirá un mensaje de

advertencia. Haga clic en Yes para continuar

2. Llegará a la Acknowledge Amendment, donde deberá acusar recibo de las enmiendas hechas. Revise los

cambios y marque el cuadro para confirmar, luego haga clic en Acknolwedge

Nota: Los cambios de la RFQ original frente a la RFQ recién enmendada aparecerán lado a lado para ver comparaciones. Si tiene preguntas acerca de cuáles son los cambios que se han hecho, contacte al Comprador de Bechtel.

3. Después de hacer clic en Acknowledge recibirá un mensaje de confirmación. Haga clic en Yes para crear una

cotización.

4. Si elige Yes, la negociación enmendada se abrirá y podrá ingresar una cotización nueva. Siga los mismos

pasos que tomó para crear la cotización original, según se indican en las secciones 3.2 y 3.3

Nota: Si creó una cotización para la negociación original, su cotización se autorellenará. Puede enviar la cotización como está, o hacer cambios antes de enviarla.


2.5 Acceso a Borradores de Respuesta 1. Ingrese a la página Sourcing Home Page mediante el ícono menú, ubicado en la esquina izquierda de la

página.

2. En el cuadro Quick Links, busque la sección Manage y haga clic en Drafts

Nota: También puede hacer clic en Full List, bajo el encabezado “Your Active and Draft Responses” para ver todas

las respuestas que aún no se han adjudicado, rechazado o descalificado.

3. Al seleccionar Drafts será enviado a la pantalla de búsqueda que se muestra a continuación. Se recomienda

que busque el borrador de su respuesta usando su Negotiation Number.

Nota: El Negotiation Number, o número RFQ, de su empresa se encuentra en un correo electrónico que debe haber

recibido de “Oracle R12 Development Workflow Mailer” con el asunto que comienza con: “FYI: Open for quoting:

RFQ”. Si no encuentra este correo electrónico, pida al comprador de Bechtel el número de negociación.



3 Funcionalidad Adicional

3.1 Discusiones En Línea

Para comunicarse con el Comprador dentro de una negociación específica, puede usar la herramienta Online Discussions. El formato es similar al correo electrónico, pero se conecta directamente con la negociación. Siga las siguientes instrucciones para crear un mensaje de discusión en línea:

1. Abra la negociación, vaya al menú desplegable Actions y haga clic en Online Discussions, y luego en Go.

2. Haga clic en New Message para comenzar un mensaje nuevo.

3. Escriba Subject y Message y cargue los Attachments (opcional). Luego haga clic en Send para enviar el

mensaje en línea al Comprador.


3.2 Cotización Mediante Hoja de Cálculo

La funcionalidad Cotización Mediante Hoja de Cálculo le permite crear una cotización cargando un documento Excel. Comenzará exportando un archivo y modificándolo para luego cargarlo en el sistema. La Cotización Mediante Hoja de Cálculo se usa más comúnmente cuando se crean cotizaciones con cientos o miles de líneas de ítems.

1. Abra la negociación y haga clic en Create Quote en el menú desplegable Actions y luego haga clic en Go.

2. Haga clic en Quote by Spreadsheet para comenzar.

3. Primero debe exportar la hoja de cálculo. Para hacer esto, seleccione el formato deseado y haga clic en Export.



4. El archivo Excel se descargará a su computador. Abra el archivo en Excel, ingrese su cotización y toda otra información que considere necesaria, luego haga clic en Save para guardar la hoja de cálculo. Las celdas amarillas son los campos obligatorios y las celdas en verde son opcionales.

Nota: Al descargar la hoja de cálculo de Excel, se creará un archivo zip. Este archivo zip contiene la hoja de cálculo exportada, así como un documento de ayuda. Si tiene problemas para usar Quote by Spreadsheet, abra el documento “RFQ-Quote- Help.htm” que se descargó a su computador.

5. Regrese al Portal de iSupplier, haga clic en Browse y seleccione el archivo de Excel guardado. Luego haga clic

en Import.

6. Confirme que la información se cargó a las negociaciones en forma correcta y haga clic en Continue.


7. Revise su cotización una última vez para confirmar que entregó toda la información necesaria y que es precisa. Cuando esté listo, haga clic en Submit o Save Draft.

4 Soporte

Si tiene preguntas o necesita más información acerca de una negociación específica, póngase en contacto con

el Comprador de Bechtel. Para obtener ayuda de navegación y soporte técnico, envíe un correo electrónico al

mesón de ayuda de Adquisiciones, en [email protected].

Todos los problemas de ingreso deben dirigirse al Centro de Servicios de IS&T en [email protected].
mailto:[email protected]:[email protected]

instrucciones para proveedores: revisión y respuesta a ......nivel 4 - bechtel público...

Documents