instituto nacional de estadÍstica -ine- · para cumplir con las normas generales de control...

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

-INE-

MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA

ST 2.4 (VERSIÓN 1)

FUNDAMENTACIÓN LEGAL:

ACUERDO No. 09-2003 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, APROBACIÓN DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Numeral 1.10. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

GUATEMALA, ENERO 2016

MANUAL DE PROCESOS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

VISTO BUENO

GUATEMALA, ENERO 2016


INTRODUCCIÓN

Para cumplir con las Normas Generales de Control Interno, las Autoridades del INE implementaron una nueva metodología1 con el fin de agilizar la elaboración y actualización de los manuales de procesos en cada dirección, departamento, sección y unidad. La importancia de mantener actualizados los procesos y procedimientos permitirá cumplir con la normativa vigente, así también servirá para que las actividades, acciones y pasos se practiquen con énfasis en la eficiencia y eficacia. El equipo técnico de la Dirección de Planificación conforme a las directrices dadas, revisó el proceso del Departamento de Demografía, para su estandarización previa a la oficialización del mismo. Para mostrar el quehacer del Departamento de Demografía, se identificó: Un Macroproceso, un proceso y 3 procedimientos, los que conforman el presente manual. Esta herramienta administrativa da a conocer el desarrollo de las actividades del Departamento de Demografía; como un documento de consulta, inducción y apoyo en las actividades diarias de la Institución. Finalmente es de destacar que gracias al profesionalismo y responsabilidad de los involucrados, se logró la elaboración del presente documento que a continuación se da a conocer.

1 Metodología para la actualización de manuales de procesos 2014. Oficio Gerencia 106-2014. …cada dirección, departamento, sección y unidad es responsable de actualizar su respectivo manual y entregarlo a la Dirección de Planificación para revisión, diseño y estandarización de los procesos finales para la oficialización por parte de las autoridades del INE.


ÍNDICE

Manual de Procesos del Departamento de Demografía

Contenido Página

MAPA DEL MACROPROCESO 1

MAPA DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS 3

MAPA DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA 5

DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA 7

PROCESO 7: DEMOGRAFÍA 9

Ficha técnica de Demografía 11

Procedimiento No. 1: Recopilación de información 12

Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos 14

Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población 16

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 21

Glosario 23

Acrónimos y abreviaturas 25

Organigrama oficial del INE con nomenclatura 26

Organigrama oficial parcial del INE con nomenclatura 27

Leyes, acuerdos y reglamentos 28

MAPA DEL MACROPROCESO Y PROCESO DE LADIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS

MANUAL DE PROCESOSINSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

MACROPROCESOGestión de la producción estadística de censos y encuestas

PROCESO No. 1 Planificación, coordinación y

seguimiento de censos y encuestas

PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de

gestión

Página | 1 - V01

PROCESO No. 3 Análisis

Estadístico

PROCESO No. 4 Cartografía

dígital

PROCESO No. 5 Actualizacióncartográfica

PROCESO No. 6 Comercialización, archivo y

reproducción

PROCESO No. 7Demografía

PROCESO No. 8 Muestreo

Estadístico


MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS

MACROPROCESOGestión de la producción estadística de censos y

encuestas

PROCESO No. 3Análisis

Estadístico

Departamento de Censos y Encuestas

Departamento de Análisis Estadístico

Departamento de Cartografía

Departamento de Demografía

Departamento de Muestreo

PROCESO No. 1Planificación, coordinación y seguimiento de

PROCESO No. 2Elaboración de

documentos de gestión

PROCESO No. 4Cartografía

dígital

PROCESO No. 5Actualizacióncartográfica

PROCESO No. 6Comercialización,

archivo y reproducción cartográfica

PROCESO No. 7Demografía

PROCESO No. 8Muestreo

Estadístico

Procedimiento No. 1Planificación y

coordinación de censos

Procedimiento No. 1Apoyo en la elaboración

de documentos de gestión

Procedimiento No. 1Generación de

información estadística solicitada


áreas sectorizadas

Procedimiento No. 1Organización y

planificación de las actividades previo a

Procedimiento No. 1Comercialización de material cartográfico

Procedimiento No. 1Recopilación de

información

Procedimiento No. 1Muestreo estadístico

para encuestas

Página | 3 - V01

Procedimiento No. 2Planificación y

coordinación de encuestas

Procedimiento No. 3Seguimiento de las

actividades de censos y encuestas

Procedimiento No. 2Elaboración de

caracterizaciones departamentales

Procedimiento No. 3Gestión para brindar

asesoría exterma

Procedimiento No. 2Opinión para creación de un nuevo municipio

Procedimiento No. 3Actualización digital

de sectores

Procedimiento No. 2Actualización

cartográfica en campo

Procedimiento No. 3Revisión de la

toponimia de lugares poblados

Procedimiento No. 2Comercialización de material cartográfico

sectorizado

Procedimiento No. 3Copiado de sectores

para usuarios externos

Procedimiento No. 5Requerimientos de

material cartográfico para donaciones o

Procedimiento No. 6Revisión del archivo

base en oficina


indicadores demográficos

Procedimiento No. 2Consultorìa técnica

en muestreo

Procedimiento No. 3Revisión y actualización

de proyecciones de población

Procedimiento No. 4Análisis de las bases de datos

Procedimiento No. 4Elaboración de

mapas temáticos

Procedimiento No. 4Elaboración del

directorio de lugares poblados

Procedimiento No. 4Requerimientos de

material cartográfico para usuarios internos


MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA

MACROPROCESOGestión de la producción estadística de censos y

encuestas

PROCESO 7Demografía

Página | 5 - V01

Procedimiento No. 3Revisión y actualización de proyecciones de población

Procedimiento No. 2Generación de indicadores

demográficos

Procedimiento No. 1Recopilación de información


Página | 7 - V01

DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA


Página | 9 - V01

PROCESO 7: DEMOGRAFÍA


Página | 11 - V01

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

GESTIÓN DE LA PRODUCCION ESTADÍSTICA DE CENSOS Y ENCUESTAS

ORGANIGRAMA DIRECCIÓN:

CENSOS Y ENCUESTAS

DEPARTAMENTO: DEMOGRAFÍA

NOMBREL DEL PROCESO: Demografía DUEÑO DEL PROCESO: Director de Censos y Encuestas

ESTRUCTURA DEL PROCESO:

ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS

- Solicitud de información interna

- Solicitud de información institucional

1. Recopilación de información - Centralización y análisis de datos

- Información consistenciada 2. Generación de indicadores demográficos - Publicación impresa y dígital

- Información consistenciada 3. Revisión y actualización de proyecciones de población

- Publicación de resultados

RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL

- Mobiliario y equipo - Internet y red interna - Programas informáticos (SPSS) (Office) - Base y banco de datos - Útiles de oficina - Recurso humano

FECHA INICIO Junio 2015 FECHA FINAL Enero 2016

TOTAL DE PAGINAS MANUAL

28


Página | 12 - V01

NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA

No. DE PASOS:

CÓDIGO: ALCANCE:

INICIA: TERMINA:

4 ST 2.4 Departamento de Demografía Departamento de Demografía DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN

Departamento de Demografía Censos y Encuestas Procedimiento No. 1: Recopilación de información.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Recopilar la información adecuada para la elaboración de indicadores y proyecciones de población. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. PASO

ACTIVIDAD UNIDAD

EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO APROX.

1 Solicitud de información interna

Depto. de Demografía

Jefe de Demografía

Solicita la información de interés demográfico, a las distintas áreas del INE, generadoras de datos primarios.

15 minutos

2 Solicitud de información institucional


Jefe de Demografía

Se solicita a través de la Subgerencia Técnica, información a instituciones del SEN (RENAP, MSPAS, MINEDUC). Ver normas y lineamientos.

2 semanas

3 Centralización de datos


Jefe de Demografía

Recibe información impresa o en medios magnéticos, la cual se centraliza en una unidad de cómputo.

2 semanas

4 Análisis de datos


Jefe de Demografía

Analiza que los datos recibidos sean consistentes y cumplan con la estructura. Fin del procedimiento.

1 semana

NORMAS Y LINEAMIENTOS

Del paso 2: Está actividad depende de la entrega oportuna de la información por parte de las instituciones generadoras de la información.

4 ST 2.4

JEFE DE DEMOGRAFÍA


No. DE

PASOSCÓDIGO

ALCANCE

INICIA

DIRECCIÓN

TERMINA

NOMBRE DEL PROCESO:DEMOGRAFÍA

Procedimiento No. 1: Recopilación de información

Departamento de Demografía Departamento de Demografía

DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD

Departamento de Demografía Censos y Encuestas


Página | 13 - V01

INICIO

1Solicitud de

información interna

FIN

4Analisisde datos

3Centralización

de datos

2Solicitud de información institucional


Página | 14 - V01


No. DE PASOS:

CÓDIGO: ALCANCE:

INICIA: TERMINA:


Departamento de Demografía Censos y Encuestas Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos.


Elaborar indicadores demográficos, para la toma de decisiones. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. PASO

ACTIVIDAD UNIDAD


TIEMPO APROX.

1 Llenado de formatos


Jefe de Demografía

La información consistenciada, se traslada a formatos SPSS, para su uso adecuado.

1 semana

2 Generación de cuadros


Jefe de Demografía

De los datos básicos se generan cuadros resumen (Población por departamento, sexo, etc.).

1 día

3 Aplicación de fórmula


Jefe de Demografía

A los totales de los cuadros resumen se les aplica la formula del indicador que se requiere (Educación, Vitales, Salud, Nacimientos, etc.). Ver normas y lineamientos.

1 día

4 Análisis de resultados


Jefe de Demografía

Analiza y documenta si los resultados obtenidos son congruentes con la realidad nacional del país.

1 día

5 Elaboración de gráficos


Jefe de Demografía

Elabora gráficos, para trasladar los resultados a una forma visual; y así observar comportamientos.

1 día

6 Elaboración de publicación


Jefe de Demografía

Con los resultados del análisis y las graficas generadas, elabora la publicación impresa y digital de los indicadores demográficos. Fin del procedimiento.

2 semanas


Del paso 3: La metodología para la elaboración de indicadores demográficos es de uso y aplicación internacional.

6 ST 2.4


Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos.





JEFE DE DEMOGRAFÍA


No. DE

PASOSCÓDIGO

ALCANCE

INICIA

DIRECCIÓN

TERMINA

Página | 15 - V01

INICIO

1Llenado de

formatosFIN

6Elaboración

de publicación

2Generación de cuadros

3Aplicación de fórmula

4Análisis

de resultados

5Elaboraciónde gráficos


Página | 16 - V01


No. DE PASOS:

CÓDIGO: ALCANCE:

INICIA: TERMINA:


Departamento de Demografía Censos y Encuestas Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población.


Contar con datos de población actualizada, para la toma de decisiones y análisis del comportamiento de la población. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

No. PASO

ACTIVIDAD UNIDAD


TIEMPO APROX.

1 Recopilación de información de población base


Jefe de Demografía

Recopila la información de los dos ultimos censos de población, que se hayan realizado en el pais. Ver normas y lineamientos.

1 semana

2 Elaboración de cuadros de natalidad


Jefe de Demografía

Con la información consistenciada elabora cuadros de natalidad por departamento.

2 semanas

3 Análisis de natalidad


Jefe de Demografía

Analiza el comportamiento de la natalidad por edad, sexo y sus generalidades.

2 semanas

4 Llenado de la matriz de mortalidad


Jefe de Demografía

Con la información consistenciada, se llena la matriz de mortalidad por departamento, para la obtencion de la esperanza de vida por sexo.

2 semanas

5 Análisis de mortalidad


Jefe de Demografía

Analiza el comportamiento de la mortalidad por edad, sexo y sus generalidades.

2 semanas

6 Elaboración de cuadros de migración


Jefe de Demografía

Con la información consistenciada de censos y encuestas, elabora los cuadros de migración de datos primarios.

1 semana

7 Análisis de migración


Jefe de Demografía

Analiza el comportamiento de la migración por sexo, edad y sus generalidades.

2 semanas

8 Generación de proyecciones nacionales


Jefe de Demografía

En base a los cuatro componentes anteriores, genera las tablas de resultados, que contienen las proyecciones nacionales de población por sexo.

1 semana

9 Análisis de proyecciones nacionales


Jefe de Demografía

Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones, sean congruentes y apegados a la realidad a nivel nacional.

1 semana

10 Elaboración de proyecciones departamentales


Jefe de Demografía

Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel departamental.

1 semana

11 Análisis de proyecciones departamentales


Jefe de Demografía

Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel departamental, sean congruentes y apegados a la realidad.

1 semana


Página | 17 - V01

No. PASO

ACTIVIDAD UNIDAD


TIEMPO APROX.

12 Elaboración de proyecciones municipales


Jefe de Demografía

Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel municipal.

1 semana

13 Análisis de proyecciones municipales


Jefe de Demografía

Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel municipal, sean congruentes y apegados a la realidad.

1 semana

14 Elaboración de proyección urbana y rural


Jefe de Demografía

Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel urbano y rural.

1 semana

15 Análisis de proyección urbana y rural


Jefe de Demografía

Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel urbano y rural, sean congruentes y apegados a la realidad.

1 semana

16 Publicación de resultados


Jefe de Demografía

Elabora la publicación que contiene los resultados de las proyecciones a nivel nacional, departamental, municipal y área, la cual entrega al Director de Censos y Encuesta para su aprobación y socialización. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento.

2 semanas


Del paso 1: La principal fuente de información para las proyecciones de población son los censos de población y vivienda. Del paso 16: La elaboración de las proyecciones de población se realiza cada vez que hay un censo y es recomendable su revisión cada cinco años.

16 ST 2.4

Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población.





No. DE

PASOSCÓDIGO

ALCANCE

INICIA

DIRECCIÓN

TERMINA



JEFE DE DEMOGRAFÍA

Página | 18 - V01

INICIO

1Recopilación de información de población base

Va a la Pág. No. 19

2Elaboración de

cuadros de natalidad

3Análisis

de natalidad

4Llenado de la matriz

de mortalidad

5Análisis demortalidad

6Elaboración de

cuadros de migración



JEFE DE DEMOGRAFÍA

Viene de la Pág. No.18

7Análisis

de migración

8Generación de proyecciones

nacionales

9Análisis de

proyecciones nacionales

10Elaboración de proyecciones

departamentales

11Análisis de

proyecciones departamentales

Página | 19 - V01

FIN

nacionales nacionales departamentales

13Análisis de

proyecciones municipales

12Elaboración de proyecciones municipales

14Elaboración de

proyección urbanay rural

15Análisis de

proyección urbanay rural

departamentales

16Publicación de

resultados


Página | 21 - V01

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS


Página | 23 - V01

GLOSARIO

Área rural Se definen a los lugares poblados que se reconocen oficialmente con la categoría de aldeas, caseríos, parajes, fincas, etc., de cada municipio. Incluye a la población dispersa, según Acuerdo Gubernativo del 7 de abril de 1938.

Área urbana Se consideró como área urbana a las ciudades, villas y pueblos (cabeceras departamentales y municipales), así como a aquellos otros lugares poblados que tienen la categoría de colonia o condominio y los mayores de 2,000 habitantes, siempre que en dichos lugares, el 51 por ciento o más de los hogares disponga de alumbrado con energía eléctrica y de agua por tubería (chorro) dentro de sus locales de habitación (viviendas). Al igual que los censos anteriores, se incluyó como área urbana todo el municipio de Guatemala.

Defunción Muerte de una persona. Demografía Es la ciencia que tiene por objeto el estudio de la población humana,

tratando, desde un punto de vista principalmente cuantitativo, su dimensión, estructura, evolución y características generales.

Edad simple Es el intervalo de tiempo que ha vivido una persona desde su nacimiento y que en la práctica, se expresa en la unidad del tiempo más largo que haya cumplido (años, meses, semanas, días), según los casos.

Edad Es el intervalo de tiempo que ha vivido una persona desde su nacimiento y la fecha del censo que, en la práctica, se expresa en la unidad de tiempo más largo que haya cumplido (años, meses semanas, días u horas de vida, según los casos).

Esperanza de vida al nacer

Número promedio de años que se espera vivía una persona desde el nacimiento, si no varía la tendencia de la mortalidad, estimada a partir de las tasas específicas de mortalidad.

Fecundidad Termino con el que se expresa la procreación efectiva de los individuos que componen una población, medida por el número de hijos nacidos vivos. Si bien puede estudiarse la fecundidad de la pareja, del hombre o de la mujer, en la práctica se limita por lo general a la de la mujer en edad de concebir (15 a 49 años).

Índice de masculinidad Proporción de población masculina respecto a la femenina que generalmente se expresa como el número de hombres por cada cien mujeres de una población determinada.

Inmigración Es el proceso de ingreso de una persona o conjunto o conjunto de personas a un área geográfica, diferente a la de nacimiento o residencia anterior, para establecer nueva residencia permanente.

Jefe de hogar Es la persona que los demás miembros del hogar consideran como tal y quien toma las decisiones. Puede ser hombre o mujer, que tenga la responsabilidad económica del hogar o bien pude ser la persona de mayor edad.

Matrimonio Es la institución de derecho privado por la cual un hombre y una mujer unen legalmente, con ánimo de permanencia y con el fin de vivir juntos, procrear, alimentar y educar a sus hijos y auxiliarse entre sí.


Página | 24 - V01

Migración interna Es el proceso de traslado de población, dentro de un mismo país desde un área geográfica de origen o residencia previa, al área geográfica de destino, que implica cambio definitivo en el domicilio o lugar de residencia habitual. Para efectos de medición de la migración, el área geográfica de referencia puede ser el municipio o el departamento.

Migración Es el desplazamiento, con cambio de residencia habitual de personas, desde un lugar de origen o lugar de partida a un lugar de destino o lugar de llegada y que implica atravesar los límites de una división geográfica, ya sea de un país a otro, o de un lugar a otro dentro de un mismo país.

Morbilidad Es la frecuencia de ocurrencia de las enfermedades en una población. Mortalidad Es la acción de la muerte sobre la población. Nacimiento vivo Es la expulsión o extracción completa del cuerpo de su madre,

independiente de la duración del embarazo, de un producto de la concepción que, después de dicha separación, respire o dé cualquier otra señal de vida, como latidos del corazón, pulsaciones del cordón umbilical o movimientos efectivos de los músculos de contracción voluntaria, tanto si se ha cortado o no el cordón umbilical y esté o no desprendida la placenta.

Natalidad Término genérico que comprende todo lo relativo a los nacimientos vivos que ocurren en una población.

Razón de dependencia Relación entre las personas en edades “dependientes”, menores de 15 años y mayores de 65 y las personas en edades “económicamente productivas” de 15 a 64 años.

Registro tardío Es el registro de hechos vitales durante los primeros seis meses de un año, de hechos vitales ocurridos en el año inmediato anterior.

Separación absoluta En el régimen de separación absoluta cada cónyuge conserva la propiedad y administración de los bienes que le pertenecen y será dueño exclusivo de los frutos, productos y accesiones de los mismos.

Tasa bruta de mortalidad

Número de muertes ocurridas en una población por cada 1,000 habitantes durante un año determinado.

Tasa general de fecundidad

Número de nacidos vivos por 1,000 mujeres comprendidas entre los 15 y 49 años, en un determinado año.

Tasa bruta de natalidad Indica el número de nacidos vivos por cada 1,000 habitantes en determinado año.

Tasa de crecimiento natural

Aumento o disminución de una población en un determinado año o periodo debido a la diferencia entre los nacimientos y las defunciones, expresada como porcentaje de la población en ese determinado año o periodo. En otros términos, es la diferencia entre las tasas brutas de natalidad y mortalidad, que corrientemente se expresa en porcentaje.

Tasa de crecimiento Aumento o disminución de una población en un determinado año o periodo debido al incremento natural y a la migración neta, expresada como porcentaje de la población en ese determinado periodo.

Tasa global de fecundidad

Número promedio de hijos que tendría una mujer si todas las mujeres sobrevivieran hasta el final de su período fértil.


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ACRÓNIMOS

CEPAL Comisión Económica Para América Latina y el Caribe ENA Encuesta Nacional Agropecuaria ENCOVI Encuesta Nacional de Condiciones de Vida ENED Encuesta Nacional de Empleo y Desempleo ENEI Encuesta Nacional de Empleo e Ingresos ENIGFAM Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos Familiares INE Instituto Nacional de Estadística SIEH Sistema Integrado de Encuestas de Hogares

ABREVIATURAS Aprox. Aproximado Depto. Departamento JD Junta Directiva No. Número Pág. Páginas

Página | 26 - V01

ORGANIGRAMA DEL INE (PARCIAL) CON NOMENCLATURADIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS


JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

SUB-GERENCIA TÉCNICA

DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS ST,2

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

Página | 27 - V01


ST 2,1

Departamento de Análisis Estadístico

ST 2,2

Departamento de

CartografíaST 2,3

Departamento de

DemografíaST 2,4

Departamento de

MuestreoST 2,5

Sección de Censos y Encuestas

Sociodemográficas ST 2.1.1

Sección de Censos y Encuestas Económicas

ST 2,1,2

Sección de Actualización Cartográfica

ST 2,3,1

Sección de Rotulación

y DibujoST 2,3,2


ST 2,1

Departamento de Análisis

EstadísticoST 2,2

Departamento de Cartografía

ST 2,3

Departamento de Demografía

ST 2,4


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DECRETOS, ACUERDOS Y REGLAMENTOS

Constitución Política de la República de Guatemala

Decreto ley No. 3-85 Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística

Acuerdo No. 09-2003 Contraloría General de Cuentas

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental

instituto nacional de estadÍstica -ine- · para cumplir con las normas generales de control...

Documents