INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE No 0006-2007-GT1000

"SOFTWARE PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN FINANCIERA"

1. NOMBRE DEL ÁREA:

-GERENCIA DEL PROYECTO SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTION FINANCIERA -GERENCIA.DE TECNOLOG~AS DE INFORMACIÓN

2. RESPONSABLES DE LA EVALUACION:

-MARI0 MES~A LIZARASO - ~ o s É CÁCERES TORRES

3. CARGOS:

-GERENTE DEL PROYECTO SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN FINANCIERA -JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE SOLUCIONES

4. FECHA:

17 DE MAYO DE 2007

5. JUSTIFICACION 4-

De la evaluación del sistema contable actual, implementado en agosto de 1984, se ha identificado que existen diversas oportunidades de mejora, tales como:

- Integración y centralización de los procesos contables. Utilización de un plan de cuentas con una estructura jerárquica mínima que - permita el manejo de distintas dimensiones por cada cuenta especificada, para su clasificación, agrupación y consulta.

- Reducción de errores en el proceso contable por la automatización de controles operativos y contables.

- Generación de una Base de Datos histórica, con información sobre la totalidad de las transacciones financieras del Banco, que cumpla con los requisitos de integridad (no alterable), confidencialidad (accesible

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únicamente por quien está autorizado) y disponibilidad (accesible cuando es requerida).

- Elaboración automática de los reportes de análisis de las cuentas contables e in,Formación gerencial.

Según lo establecido en la Resolución de Gerencia General No. 152-2005 del 3 de noviembre de 2005, el Banco necesita de un sistema de información financiero y contable que permita mejorar los procesos y servicios de información para su gestión, que facilite la oportuna toma de decisiones.

La resolución precisa además que el Gerente General del Banco aprobó el Plan de Sistemas en el que se incluyó el desarrollo e implementación de un sistema integrado financiero contable como proyecto de alcance institucional, que se denominó "Proyecto Sistema de Información para la Gestión Financiera - SIGF".

Este sistema permitirá alcanzar los siguientes objetivos:

1. Integrar la información contable financiera y gerencial sobre los hechos económicos del Banco, gestionada por los gistemas especializados existentes, en un sistema, constituido como un proveedor de información a nivel institucional y diseñado sobre la actual plataforma tecnológica del Banco, que involucre una reducción de riesgos, costos y tiempo en los procesos de captura y transformación de datos y emisión de información.

2. Proveer información contable financiera y gerencial del Banco en forma integral y segura, con un detalle que facilite su utilización para apoyar la ejecución de operaciones, el análisis y la toma de decisiones.

3. Contribuir a la mejora y automatización del proceso contable, de tal manera que las áreas operativas del Banco sean responsables del ingreso, verificación y entrega al SIGF de la información sobre los hechos económicos que generan y el área contable sea responsable del control de calidad de la información, la determinación de los parámetros contables de cada una de las operaciones que realiza el Banco, la generación del registro contable y la elaboración de los estados financieros y reportes analíticos inherentes a sus funciones.

Por Último, el reglamento del Proyecto SIGF aprobado por la antes mencionada resolución, constituye un equipo de trabajo con la participación de personal del Banco encargado de conducir y desarrollar el Proyecto SIGF, conformado por cinco grupos: ejecutivo, de coordinación y planeamiento, usuario, contable y de , tecnologías de información (TI), determinando los roles, responsabilidades y dedicación de cada uno de ellos.

El Equipo de Coordinación y Planeamiento del Proyecto SIGF, dentro del alcance de sus responsabilidades, elaboró el informe No. 002-2006-CENO03 del 21 de febrero de 2006 el cual establece los objetivos del proyecto y su alcance, la

i' descripción de la solución requerida (ver Anexo l ) , las características básicas de la solución, la presentación de las alternativas "Adquisición y Adaptación" y "Desarrollo a la Medida1' junto con la respectiva evaluación de tiempo y costo y el análisis de los riesgos, que estuvo a cargo del mismo equipo.

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La presentación de este informe, conforme a lo establecido en el reglamento del Proyecto SIGF, contó con la conformidad del grupo ejecutivo y estuvo a cargo del Gerente del proyecto, quien'lo elevó ante la Gerencia Central en Asuntos Técnicos para su aprobación respectiva en el Comité Especial de Administración, Personal y Sistemas (CEAPS), siendo aprobada en esa instancia la alternativa de "Adquisición y Adaptación".

6. ALTERNATIVAS

Para que una solución de "Adquisición y Adaptación" pueda ser considerada apropiada deberá contar con los siguientes productos:

a) Licencias de uso del sistema con las adecuaciones necesarias para cumplir con los requerimientos, que sería instalado en el servidor de la red del Banco.

b) Carga de data inicial, referida a la información necesaria para el funcionamiento de cada uno de sus módulos.

c) Capacitación, que consiste en el adiestramiento en el uso y manejo de cada una de las opciones del sistema de acuerdo a los roles asignados al personal de todas las áreas involucradas y diversos usuarios en general.

d) Implantación del sistema, referido a la puesta en producción de toda la herramienta.

e) Manuales de usuario y manuales técnicos del sistema. f) Metodología y soporte en la adecuación y entrenamiento del personal.

Con el objeto de obtener información acerca de la oferta tecnológica de algunas soluciones de gestión financiera en el mercado de software, se invitó a participar en una prueba de concepto a un total de 26 empresas especializadas en venta y personalización de Software para Banca y Finanzas, entre las cuales figuran distribuidores autorizados de productos de reconocido prestigio que vienen siendo utilizados con éxito en diferentes instituciones bancarias y financieras, para confirmar si el alcance y funcionalidad esperados del SIGF se ajustan a las soluciones que existen en el mercado. Los productos evaluados fueron Roble y Nogal, Oracle Financia1 Suite, MYSAP, Bantotal, Sistema Integrado Contable (SIC) y Sunsystems. Luego, se realizó un estudio de mercado, del cual según el memorando No. 0058-2007-ADM110 del 5 de marzo de 2007, se obtuvo la validación de los siguientes productos por cumplir las especificaciones funcionales y no funcionales.

- Bantotal

Esta solución comprende el procesamiento integral de todas las operaciones de una entidad financiera, brinda soporte funcional a cada uno de los productos y servicios que la entidad financiera ofrece e incluye el sistema contable y la emisión de los reportes requeridos. Hace énfasis especial en los componentes de su arquitectura, donde se destaca que es una aplicación estructurada lógicamente en capas, orientada a componentes y que explota la reutilización de

! los mismos. La construcción de un subsistema en particular se logra mediante la interacción de dichos componentes.

$¿Y Jos6 C ceres Torres Jefe, Dpto. Gesim de Wuames

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- Sistema Intecirado Contable (SIC)

Este sistema maneja los conceptos de cambio en el proceso contable: Generación de hechos económicos. Generación de hechos contables. Proceso de cierre contable. Emisión de reportes financieros e información complementaria. Análisis y toma de decisiones.

El aporte principal de su arquitectura es que las aplicaciones operativas, que siguen existiendo como sistemas satélite, envían a la contabilidad la información de sus operaciones y el componente de "codificación inteligente" la transforma en hechos contables.

- MYSAP

La solución contempla las actividades necesarias para la puesta en marcha del software, así como la integración con las aplicaciones especializadas actuales y aquellas interfases externas necesarias para su correcta operatividad.

7. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO

Para realizar el análisis comparativo de los productos propuestos, con ocasión del estudio de mercado los equipos de TI y de contabilidad evaluaron si estos productos cumplían con los requerimientos funcionales y no funcionales. En la siguiente matriz, que incluye los aspectos evaluados, se muestra los productos que satisfacen los requerimientos.

CARACTERISTICAS TECNICAS 1 Bantotal 1 SIC 1 MYSAP I I I

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ' Para es~ecificar meior la funcionalidad del software requerido por el ~anco , se ha conformado bloques de requerimientos denominados módulos, que serán interpretados como una forma de organizar y clasificar las funcionalidades y no necesariamente como módulos del software. Administración del sistema El módulo de administración del sistema debe permitir parametrizar el software de acuerdo a las necesidades de los usuarios. En este módulo se debe definir los parámetros del software, tales como entidades financieras, sedes regionales, monedas, calendarios, tablas definidas por el usuario, etc. Para . l a implementación de este módulo se debe considerar toda la información externa al software que no proviene de hechos económicos.

Administración del ~ l a n de cuentas El módulo de administración del plan de cuentas debe permitir almacenar el plan de cuentas con sus parámetros asociados y las reglas de la dinámica contable.

Se entiende como parámetro, en este contexto, al objeto creado en el software y relacionado con una o más tablas definidas por el usuario, que almacena los posibles valores de las dimensiones de una cuenta.

Este módulo debe permitir manejar distintas versiones del plan de cuentas, cuentas contables, parámetros y reglas de la dinámica contable, según las fechas de vigencia que se asignen para la administración de la captura y procesamiento de la información. El concepto de nueva versión está en función al control de las fechas de vigencia de las cuentas (actualizaciones).

Este módulo debe permitir el manejo de diferentes estructuras de ordenamiento del plan de cuentas, considerando que este último contiene una estructura jerárquica básica de código contable, la cual se complementa con una estructura de múltiples dimensiones asociadas a cada cuenta, que permiten obtener el detalle de la información que requiere el Banco como organización matricial, orientada a procesos. Esta funcionalidad permite asociar a la estructura jerárquica básica todas las demás, con el fin de otorgar flexibilidad en la agrupación y la presentación de la información.

Hechos económicos. control v validaciones Este módulo debe permitir administrar -crear, modificar y desactivar- la relacion de hechos económicos del Banco y sus parámetros asociados.

Además, debe permitir incluir consistencias y validaciones automáticas, tanto operativas' cuanto de gestión (tales como trazabilidad, fechas y horas, áreas operativas, centros de costo, autorización de operadores, códigos de operaciones, límites diversos, alarmas, etc.), así como el reingreso de datos sensibles, para la ejecución del control preventivo, concurrente y de retroalimentación, la aceptación del hecho económico y la información de la conformidad o rechazo de su ingreso al SIGF.

Los controles- operativos consistirán básicamente en validar la data contenida en el registro de los hechos económicos, verificando códigos de operación, de institución financiera y de otros atributos contenidos en diferentes tablas.

Se debe considerar además la verificación de saldos disponibles por subcuenta previo a su registro contable, considerando la naturaleza y controles sobre los hechos contables, tales como: cuadre de movimientos, de saldos de cuentas de mayor, verificación de plazos para-liquidar cuentas transitorias, entre otros.

Motor contable El motor contable debe permitir transformar los hechos económicos generados por las áreas operativas en hechos contables, utilizando las tablas definidas en el software, los parámetros, el plan de cuentas y una lógica de negocio formulada por el usuario sobre el sistema para capturar, procesar y generar información (debe incluir la

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loyeclo del Sistema de Información Para la Gestión Financier? ('lc'F'

definición y uso de algoritmos y fórmulas financieras complejas para el cálculo de amortizaciones, provisiones, valuaciones, etc.).

El software debe permitir la reversión y anulación de HE y HC. Los hechos contables deben actualizar automáticamente los saldos de las cuentas correspondientes en su moneda de origen, dólares de los Estados Unidos de América y su equivalente en moneda nacional, así como por oficina principal y sedes regionales (contabilidad multimoneda y por sede). La generación de estados financieros preliminares debe poder efectuarse en cualquier momento, sin necesidad de realizar procesos especiales adicionales (cierres preliminares).

El software, como mínimo, debe proveer las siguientes operaciones:

-Suma, resta, multiplicación, división y potenciación entre las variables definidas por el usuario. -Concatenación de cadenas de caracteres. -Conversión de tipos de datos. -Funciones financieras y lógicas. -Funciones de lectura de valores almacenados en tablas definidas en el software, por el usuario y en otras bases de datos. -Funciones personalizadas (programables por el usuario).

Dada la naturaleza dinámica del Banco, se requiere una solución parametrizable, por lo que las operaciones y funciones, así como sus parámetros asociados, deben poder ser definidos y modificados en cualquier momento por los usuarios finales.

Seuuimiento v control del estado de hechos económicos Este módulo debe permitir el seguimiento y control del estado de aceptación y procesamiento de los hechos económicos, así como la anulación del registro incorrecto o incompleto, a través de consultas, alarmas, etc. El módulo se refiere solamente al control de tráfico o estados de la información sobre los hechos económicos entre cada uno de los sistemas especializados y el SIGF, así como al interior de éste último.

Inteciración con sistemas es~ecializados El software debe permitir el intercambio de información con los sistemas especializados que utiliza el Banco.

Para asegurar la integración,. el software debe proporcionar diversos mecanismos de extracción de información (entre otros: vistas, vistas materializadas, tablas resumen, archivos planos, procedimientos almacenados o stored procedures) que permitan al SIGF capturar la información proveniente de los sistemas especializados y de retorno de la conformidad de su recepción y validación (en línea y en batch). Estos mecanismos deben estar alineados a la plataforma tecnológica del Banco (en el sentido que no requieran componentes adicionales de software de base o de -

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hardware para su funcionamiento) y no deben implicar ningún costo adicional para el mismo. El Banco evaluará para cada sistema especializado las alternativas propuestas por el proveedor sobre los mecanismos a utilizar y la modalidad de captura y confirmación (en línea o en batch). El Banco facilitará al proveedor la información suficiente para que éste pueda proponer las alternativas de solución y, según la alternativa seleccionada, el proveedor deberá configurar o adecuar los componentes adicionales de hardware o software que se requiera para lograr la integración.

Además, el software debe contar con interfaces para la obtención de datos diferentes a los hechos económicos, tales como precios, monedas, tasas de interés, características de los títulos valores, entre otros. El ingreso de información podrá realizarse a través de varios formatos de archivo, siendo el mínimo formato texto.

El software debe contar con herramientas que permitan el desarrollo de interfaces de comunicación e integración con otros sistemas especializados que se desarrolle en el futuro.

lnsreso de datos Este módulo debe permitir el ingreso y modificación de información en forma directa, respetando todas las relaciones y controles establecidos, de acuerdo a las siguientes modalidades de captura: a.Hechos económicos en forma manual, provenientes de procesos de negocio especiales y esporádicos cuya captura no justifica ser automatizada. b.Hechos contables en forma manual o en batch, sobre la base del plan de cuentas del SIGF. c.Asientos contables provenientes de. otros planes de cuenta, cuya conversión se realiza mediante tablas relacionadoras con el plan de cuentas del SIGF.

Asimismo, debe emitir reportes de cruce y control para

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consolidados utilizando estas opciones. No obstante lo mencionado en este punto, cabe precisar que se considera como estándar el ingreso de datos automático. El ingreso manual es un mecanismo que se utilizará sólo para los procesos que no estén soportados por los sistemas especializados (mayormente por su poca frecuencia o materialidad) o para afrontar contingencias. En este caso, la solución debe permitir el reingreso de los datos sensibles; es decir, algunos datos críticos de un HE (por ejemplo monto, tasa, tipo de cambio etc.) que por su importancia podrían requerir de un cruce de ingreso de

Cierres Este módulo debe permitir al usuario establecer los cierres de periodos, utilizando procesos de organización de eventos tales como cierre del periodo, traslado de saldos, cálculo de agrupaciones, valuación de cuentas en

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Cabe señalar que la solución debe permitir tener abierta más de una fecha, para poder realizar modificaciones o actualizaciones de información rezagada.

moneda extranjera por ajustes en los tipos de cambio, validaciones de documentos, etc.

Consultas v reportes contables, financieros v reaistros auxiliares Este módulo debe permitir verificar en forma detallada el estado de los asientos contables, los saldos y los movimientos de cada cuenta y el detalle de las cuentas por varios agrupamientos. Este manejo hace posible asociar los saldos de las diversas cuentas por el detalle definido, lo que posibilita la consulta de los saldos y movimientos de todas las cuentas contables por las dimensiones que se requiera (institución financiera, moneda, sector económico, entre otros).

Asimismo, debe permitir realizar diferentes tipos de consulta sobre asientos contables y la evolución de los saldos de una cuenta y los registros contables que conforman el saldo (débitos-créditos).

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Este módulo también debe permitir emitir los libros principales -tales como el diario, mayor, libros de inventarios y balances-, el balance de comprobación, los libros auxiliares y los estados financieros. Adicionalmente, debe permitir generar todos los reportes sobre las estructuras determinadas por el usuario.

El módulo debe utilizar un agrupamiento parametrizable del tiempo, de tal manera que facilite y permita la presentación de estados financieros con diversos cortes y períodos de tiempo.

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Este módulo debe ofrecer facilidades para manejar nuevos requerimientos de consulta sin cambiar la lógica básica del software. El usuario autorizado debe contar con la posibilidad de utilizar la información almacenada a través de herramientas de fácil manejo, tales como generadores de reportes o facilidades para hacer consultas por diferentes métricas y dimensiones y navegar desde niveles jerárquicos superiores a inferiores y viceversa. El software debe permitir la exportación de datos, consultas e informes a formatos de programas Microsoft Office, como mínimo. Esta herramienta como mínimo debe permitir definir el manejo de filas y columnas y el uso de funciones aritméticas básicas.

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Adicionalmente, debe permitir realizar el seguimiento de la ejecución del gasto presupuesta1 al capturar la información del sistema especializado correspondiente (INSAD).

Seauridad Este módulo debe permitir a los administradores del SlGF designados por el Banco crear y administrar los accesos de los usuarios de la organización y controlar los privilegios en varios niveles (de usuario, de perfil, de opciones y de operaciones, entre otros), de tal modo que

P ~ I M , s G Z # ~ ~ ~ ~ ~ ~ Para la 1011 Financiera (SIGF) J

pf- José CCiceres Torres

Jefe, Dpio. ~ecilon.de

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la información del sistema o componentes en su conjunto no queden expuestos por ningún motivo a usuarios o terceros no autorizados.

El software debe permitir modelar los perfiles de usuario, utilizando matrices con todas las opciones que ofrece, relacionando tablas físicas del software, procedimientos almacenados, pantallas, roles y privilegios de objetos que necesite la opción correspondiente del soffware, para funcionar de manera correcta y segura. El software debe poseer herramientas de auditoría propias, las cuales serán adaptables por el administrador del sistema para satisfacer los requerimientos de control interno del Banco. Por tanto, debe permitir definir funciones que brinden facilidades de pistas de auditoría (registro de usuarios, fechas, horas, acciones, etc.).

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Alta intearación Integra toda la información y sincroniza las distintas estructuras, procesos y eventos, lo que permite disponer de la información necesaria en todo momento. Todos los módulos del soffware intercambian información y se conectan entre sí.

Escalabilidad El diseño del software soporta el incremento del volumen de operaciones sin necesidad de modificar el código fuente.

Desempeño (performance) El tiempo de respuesta y la duración de las opciones funcionales del soffware están dentro del rango de operación regular de los sistemas del Banco que se encuentran en producción. Por tanto, el nivel de servicios requerido es tal que los sistemas especializados del Banco no sufran una disminución de su desempeño (degradación) respecto al nivel previo al de la puesta en producción del SIGF.

Compatibilidad tecnolóqica

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El software se ejecuta sobre la plataforma tecnológica actual del Banco y además cumple con su estándar para el desarrollo de aplicaciones (J2EE, base de datos Oracle versión IOg, plataforma de colaboración y mensajería Oracle Collaboration Suite). El Banco no cuenta con licencias para servidor de aplicaciones por lo que deberán ser cotizadas en caso sean necesarias.

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RIO MESlA LIZARASO Gerente

del Sistema de Infomacion para la estion Financiera (SIGF)

Parametrizable Está diseñado para que los parámetros que se requiera sean definidos por los usuarios sin necesidad de modificar el código fuente. Los parámetros comprenden, entre otros, la relación de hechos económicos, el plan contable y sus relaciones de agrupación, las pantallas y reportes de salida, las reglas de la dinámica contable, etc.

Se maneja distintas versiones de los parámetros, según las vigencias de fecha que se les asignen, para la administración en la captura y el procesamiento de la información.

Actualización leaislativa Cumple con la legislación peruana en materia bancaria, contable y tributaría. El impacto de cualquier modificación a la legislación vigente al inicio del proyecto, será administrado por el procedimiento de control de cambios del proyecto.

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Acceso al software a través de diversos dis~ositivos o canales Facilita la comunicación con los dispositivos que el Banco utilice para solicitar información a través de múltiples canales (sistemas telefónicos, Internet, redes virtuales privadas, etc.).

Ayudas en Iínea Proporciona una descripción de las funciones y acciones que se definan en los diferentes módulos, para que sirva de guía al usuario en la operación del software.

Alertas automáticas Se requiere una solución que genere avisos automáticos para eventos críticos predefinidos, tales como aproximación de fechas críticas, saldos de cuentas contrarios al de su naturaleza, operaciones pendientes de ejecución, reversiones, etc. y en consecuencia independiente de la cantidad o tipo de eventos críticos, los que serán registrados y modificados en cualquier momento por los usuarios finales.

Arquitectura El software debe trabajar en un esquema de arquitectura mínima de tres capas. Además, debe presentar un modelo de almacenamiento y recuperación de información que garantice su disponibilidad, seguridad e integridad.

lnterfaz de usuario El software debe contar con una interfaz de usuario final íntegramente en entorno gráfico y homogénea en todos sus componentes de exposición. Asimismo, debe permitir la exportación de datos, consultas e informes a formatos de programas Microsoft Office, entre otros. Igualmente, debe permitir al usuario la capacidad de trabajar en línea con diversas pantallas en un mismo equipo de cómputo, con un mismo usuario de aplicación.

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El análisis realizado nos permite concluir que las soluciones Bantotal, SIC y MYSAP satisfacen los requerimientos funcionales y no funcionales mínimos.

8. ANÁLISIS COMPARATIVO DE COSTO - BENEFICIO

8.1. Factor Costo

Con el objeto de obtener información acerca de los precios de la oferta tecnológica de algunas soluciones de gestión financiera, se solicitó propuestas económicas preliminares a las empresas consultadas. Cabe precisar que las cifras obtenidas son meramente referenciales y no consideran detalles para dimensionar con precisión el servicio, aunque sí incorporan herramientas para el manejo de la información gerencial.

Los montos están expresados en dólares americanos e incluyen el IGV.

Análisis de costos Sofíware

e Wardware (de.ser,necesario) *+c..!.\; ,- ? ,:y-> p;+. *. %

Mantenimiento

Consultoría

TOTAL

I 8.2. Beneficios

Se desarrollarán mejoras radicales en la función administrativa y operativa del ciclo contable y financiero, transformando el esquema de trabajo actual en un proceso de información cuantitativa integral, automatizando tareas, controles y validaciones contables. Manejo de un plan de cuentas multidimensional, con capacidad de actualización de saldos en línea. Se optimizará el uso de los recursos al disminuir el consumo de papel, impresoras e instalaciones para la conservación de comprobantes contables físicos. Se dispondrá de información consistente y oportuna. Se eliminará la duplicidad de tareas en el análisis y búsqueda de información. Se facilitará el acceso a la información desde las diversas perspectivas de cuentas con el nivel de detalle suficiente que permita el análisis de los estados financieros del Banco, así como a otros subconjuntos de datos para usuarios con diferentes necesidades de información. Se ofrecerá una mayor velocidad de respuesta en la implementación de los cambios en la operativa contable. Se permitirá consultas dinámicas de los datos para usuarios no técnicos.

Bantotal - i

193,986

O

---

444,210

638,196

Provec ti! del Sislema Ger@te Infomacion pm la Ge tión Financiera (SIGF) 1

. SIC

642,650

--- ---

328,300

970,900

MYSAP

654,500

190,400

11 1,265

844,900

1 801,065

i) Se facilitará el manejo de la seguridad, la concurrencia y la integridad de la información.

9. CONCLUSIONES

De lo anteriormente'señalado, se concluye que en el mercado existen diversos productos que cumplen con los requerimientos funcionales y no funcionales y que por tanto satisfacen las necesidades del BCRP, por lo que se recomienda realizar un proceso de adquisición, personalización e implementación de software para el sistema de información para la gestión financiera (SIGF).

10. FIRMAS d

ANEXO 1

La solución que requiere el Banco estará soportada principalmente por la herramienta de software y la consultoría para la adecuación y entrenamiento en su uso.

1 .l. ~rocesamiento de la información

El nuevo proceso contable requiere que la información que ingrese al SIGF provenga directamente de los datos sobre cada uno de los hechos económicos registrados en los respectivos sistemas especializados del Banco o en el módulo de ingreso de datos del SIGF, segun su arquitectura. Para ser admitida en el SIGF, dicha información estará sujeta a controles y validaciones automáticos, luego de lo cual será procesada para generar la información contable de acuerdo al siguiente esquema general:

1 .l .l. Carga de datos de hechos económicos en el SIGF

El enfoque del ingreso de hechos económicos al SIGF desde los sistemas especializados conlleva a definir como inicio del proceso de transformación de la información la captura del hecho económico. Para ello, el Banco proporcionará al proveedor la relación de sus operaciones y hechos económicos e información relevante de los mismos. Dicha información será cargada por el proveedor en la tabla de parámetros del módulo de hechos económicos del software propuesto y será validada por el Banco.

Asimismo, el software debe incorporar controles y validaciones automáticos para la aceptación del hecho económico -que manejará condiciones operativas y gerenciales a ser ingresadas por los usuarios del SIGF-, debiendo informar al sistema especializado que genera el hecho económico la conformidad o rechazo del ingreso al SIGF; en el caso de rechazo se especificará los motivos.

1.1.2. Motor contable y generación de hechos contables

La transformación de la información relevante de los hechos económicos en hechos contables (HC) requiere la definición de un nuevo plan de cuentas, que será proporcionado por el Banco. Dicha información será cargada por el proveedor en la tabla de plan de cuentas del software propuesto.

El plan de cuentas guarda una estructura jerárquica mínima (básica) y el software ofertado debe permitir el manejo de distintas dimensiones por cada cuenta especificada. Estas dimensiones son atributos de información de los montos (saldos y movimientos) registrados en cada cuenta como reflejo de la ocurrencia de los hechos económicos correspondientes, de tal manera que se puedan clasificar y consultar por

cada una de dichas dimensiones.

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@PASO Gerente

p f ~ @ ~ ~ *Sistema de ~"f~ma~i,j,, , C::~J; On finanuera (sIGF)

Asimismo, el software debe permitir la definición de las reglas de la dinámica contable por' parte del usuario del SIGF, asociando los hechos económicos a los hechos contables correspondientes, para que ante la ocurrencia de un hecho económico se genere los hechos contables asociados para su registro en el libro diario.

El software también debe generar por intermedio de las reglas de la dinámica contable los hechos contables necesarios para reflejar la ocurrencia de eventos exógenos (como el transcurso de periodos de tiempo, la variación de las condiciones de mercado, los cambios de regulación, etc.), tales como las provisiones, amortizaciones, valuaciones, etc. El proceso que se utiliza para estos cálculos puede resultar complejo y muy particular al Banco, por lo que se requiere que el software cuente con una herramienta que permita al usuario la definición y mantenimiento de algoritmos y fórmulas financieras, de acuerdo a las políticas contables del Banco. Al momento de la implantación del software el Banco proveerá la definición completa de estos cálculos, a fin que el proveedor se encargue de incorporarlos a la solución.

Igualmente, en el motor contable se incluirá la especificación de las reglas de agrupación, consolidación e interrelación de cuentas, para que ante movimientos en las'cuentas del libro diario se actualice los saldos del libro mayor.

El proveedor realizará la carga de saldos iniciales en el SIGF como parte de las tareas de implantación del software. A tal efecto, el Banco le proporcionará los planes de cuentas actual y nuevo, la tabla relacionadora, la información de saldos contenida en el actual plan de cuentas y la información necesaria para la validación correspondiente, siendo responsabilidad del proveedor el desarrollo de un programa que permita la transformación y carga de los saldos iniciales utilizando la nueva estructura del plan de cuentas.

1.1.3. Generación de consultas y reportes

La 'kolución debe permitir generar reportes básicos predefinidos. tales como los libros principales, estados financieros y anexos, libros auxiliares, reportes operativos, reportes para las áreas y reportes de control.

El proveedor proporcionará un modelo de datos con la finalidad de permitir el análisis de la información utilizando diferentes dimensiones y métricas. En este sentido, el software debe contar con herramientas que posibiliten la navegación desde niveles jerárquicos superiores a inferiores y viceversa, así como analizar la información desde diferentes perspectivas (reportes dinámicos por parámetros y reportes por excepción).

Asimismo, la solución debe contar con una herramienta (generador de reportes) que permita á los usuarios finales definir diferentes reportes de

salida sobre la base de la información contable. Esta herramienta como mínimo debe permitir definir el manejo de filas y columnas y el uso de funciones aritméticas básicas. El software debe permitir la exportación de datos, consultas e informes a formatos de programas Microsofi Ofice, como mínimo.

1.2. Adecuación y entrenamiento

La solución requiere que el proveedor personalice el software a los requerimientos funcionales y no funcionales descritos en el análisis comparativo técnico

Asimismo, el proveedor debe realizar el entrenamiento a los usuarios funcionales y de tecnologías de información (TI) del Banco en los mecanismos de parametrizacion y el uso de herramientas de la solución durante los periodos de implementación y post-implantación. Al respecto, el número estimado de usuarios intermedios y avanzados a capacitar es de 108 y el número mínimo de horas de capacitación requerido por el Banco es de 128.

Asimismo, el proveedor debe proponer el proceso de certificación por cada tipo de usuario, proceso que será realizado por la correspondiente área del Banco y culminará con la certificación de los usuarios en el buen uso y adecuado mantenimiento futuro de la solución.

Gerente Proyecto del Sistema de Infonnacibn para

Gestión Financiera (SIGF)

Jo* caceres Tones Jefe, Dpb. GesWii de