propuesta sistema de información contable

7/22/2019 Propuesta Sistema de Informacin Contable

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Propuesta de Norma del

Sistema Documental Contable

19 Julio de 2013

Documento para Discusin Pblica - CTCP

Se invita a todas las partes interesadas aenviar sus comentarios sobre este documentohasta 15 de septiembre de 2013 a la siguientedireccin:comentarios landetraba o@ctc . ov.co
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CONTENIDOSistema Documental Contable

Pg.

CAPITULO 1 Definiciones

Alcance de este captulo 1

Sistema de informacin contable 1

Sistema documental contable 1

Procesos de negocios 1

Transacciones 1

CAPITULO 2 El Proceso Contable


El proceso contable 3

CAPITULO 3 Documentacin del Proceso Contable


Origen del proceso contable 5

Documentos contables 5

Origen de los documentos contables 5

Clasificacin de los documentos contables 5

Contenido de los documentos contables internos 6

Libros de comercio 6

Libros de contabilidad 7

Libros auxiliares 7

Libro diario 7

Libro mayor 7

Libro de registro de socios o accionistas 8

Libros de actas 8

Catlogo de cuentas 8

Cuenta 8

Comprobantes de contabilidad 8


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CAPITULO 4 Registro de las Transacciones


Mtodos de procesamiento de la informacin 9

Consolidacin de estados financieros 10

Cambios en polticas contables y correccin de errores 11

CAPITULO 5 Conservacin de la Informacin Contable


Conservacin de la informacin 12

Medios y tiempo de conservacin 12

Prdida y reconstruccin 13

Destruccin de libros y documentos de soporte 13

CAPITULO 6 Exhibiciones e Inspeccin de Libros y Documentos


Definicin de exhibicin de libros y documentos 14

Personas naturales o jurdicas autorizadas para efectuar las inspecciones 14

CAPTULO 7 Reportes


Objetivo de los reportes 15

Clases de reportes 15

Reportes financieros de propsito general 15

Reportes financieros de propsito especial 16

Cualidades de la informacin contenida en los reportes 16

Sistema de transmisin de informacin 16

Responsables por la informacin 17

Divulgacin de la informacin 17

CAPTULO 8 El Control Interno en el Sistema Documental Contable


Definicin de Sistema de Control Interno Contable 18


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Objetivos del Sistema de Control Interno Contable 18

El control interno en el proceso contable 18

Responsables por el Sistema de Control Interno Contable 19

ANEXO Inventario Normativo 20

PREGUNTAS 51


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PROPUESTA DE NORMA DEL SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

INTRODUCCIN

IN 1 Este proyecto de norma del sistema documental contable se ha elaborado en desarrollo de la Ley 1314, la cual

estableci que el Estado, bajo la direccin del Presidente de la Republica, intervendr la economa para expedirnormas contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la informacin, que brinden informacinfinanciera til para la toma de decisiones econmicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios yempleados de las empresas.

IN 2 El inciso 3 del artculo 1 de la ley 1314 establece que mediante normas de intervencin se podr permitir uordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, comolos informes de gestin y la informacin contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean

preparados, conservados y difundidos electrnicamente. A tal efecto dichas normas podrn determinar lasreglas aplicables al registro electrnico de los libros de comercio y al depsito electrnico de la informacin,que seran aplicables por todos los registros pblicos, incluyendo el registro mercantil. Dichas normas deben

propender por garantizar la autenticidad e integridad documental y podrn regular el registro de libros una vezdiligenciados.

IN 3 Esta norma regula lo pertinente al sistema documental contable desde la concepcin de la contabilidad como unsistema que procesa informacin de hechos econmicos realizados por las entidades en desarrollo de su objetosocial, cubriendo las etapas del proceso contable, los documentos y soportes que sustentan las transacciones, el

procesamiento de la informacin y la generacin de reportes en sus diversas formas para los diferentes usuariosde la informacin contable, financiera y econmica.

IN 4 Para dar cumplimiento a tal pretensin se ha estructurado esta propuesta basada en referentes internacionalesprovenientes de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), de estndares de igual nivel enmateria de control interno y de bibliografa de reconocida calidad y actualidad con vistas a regular el procesocontable de tal forma que provea de manera oportuna informacin confiable y de alta calidad. Tambin se tuvoen cuenta el contenido de disposiciones legales pertinentes, tales como el Cdigo de Comercio, el Cdigo deProcedimiento Civil, el Estatuto Tributario, Leyes y Decretos.

IN 5 Esta norma regula todo lo pertinente a la conservacin y disposicin de la informacin contable y de losdocumentos que soportan el proceso contable con miras a garantizar el acceso, la consulta y el mantenimientode la memoria de los hechos econmicos en sus versiones fsicas y electrnicas de acuerdo a las tendenciasactuales.

MARCO LEGAL

IN 6 Para el desarrollo de esta norma se tuvo en cuenta lo siguiente:

FUENTE ARTICULOS TEMA

Constitucin Nacional

Art. 14 Reconocimiento de la personalidad jurdica

Art. 15Derecho a la intimidad, distribucin de datos y casos deinspeccin por parte del estado de los libros de contabilidad

Art. 57 Participacin de Trabajadores en la empresaArt. 60 Acceso a la propiedad accionariaArt. 74 Documentos pblicos

Cdigo de Comercio (C.C.)

Art. 2647Registro Mercantil, personas actos y documentos que sedeben registrar

Art. 4860 Libros y papeles del comerciante

Art. 6167 Reserva y exhibicin de los libros de comercio


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Art. 6874 Eficacia probatoria de los libros y papeles de comercio

Art. 173 Fusin de Sociedades.

Art. 619 Ttulos Valores

Art. 621 Requisitos de los Ttulos Valores

Art. 772 Modificado. L. 1231/2008, art. 1. Facturacin

Art. 774 Modificado. L. 1231/2008, art. 3. Requisitos para que lafactura sea considerada ttulo valorArt. 944 Derecho de exigir factura por parte del comprador

Cdigo de Procedimiento CivilArt 271. Prueba libros de comercio.

Art 260Modificado. D.E. 2282/89, art. 1, nm.. 119. Documentos enidioma extranjero.

Estatuto tributario

Art. 615 Obligacin de expedir factura. Efectos tributarios

Art. 616Modificado por el artculo 36 de la Ley 223 de 1995. Librofiscal del registro de operaciones, rgimen simplificado

Art. 616-1Adicionado por el artculo 37 de la Ley 223 de 1995. Facturao documento equivalente

Art. 616-2

Modificado (parte derogada por artculo 118 de la Ley 788 de

2002.). Casos en los cuales no se requiere la expedicin defactura

Art. 616-3Artculo adicionado por el artculo 39 de la Ley 223 de 1995.Sancin por facturacin indebida

Art. 617Modificado por el artculo 40 de la Ley 223 de 1995.Requisitos de la Factura de Venta

Art. 618Modificado. L. 488/98, art. 76. Obligacin de exigir factura odocumento equivalente.

Art 651, 652,653, 654, 655,657-1, 772, 773,774, 775, 776,781.

Libros, documentos soporte prueba.

Ley 962 de 2005 Art 1, 6. Sistema nico de informacin de trmites.

Decreto 2649 de1993Art. 56 Asientos de contabilidad.

Art. 123 - 135 Norma de registro y libros.

Decreto 2620 de diciembre 1993 Art 1. Conservacin y reproduccin.

Ley 527 de 1999 Art 6. Comercio electrnico, firmas digitales, reproduccin digital.

Decreto 019 de enero 10 de 2012,Ley anti-trmites

Art. 173 Libros del comerciante, modifica el art. 56 del C. de Co.

Art. 174 Alteracin, modifica el numeral 5 del art. 57 del C. de Co.

Art. 175Registro de Libros de Comercio, modifica el numeral 7 delart. 28 del C. de Co.

Ley 019 de 2012 Art. 173 Posibilidad de libros de contabilidad electrnicos

Decreto reglamentario 1495 de

1978 Art. 1

Por el cual reglamenta el artculo 10 del Decreto 2265 de

1976 sobre los comprobantes de contabilidad segn su origenDecreto reglamentario 1165 de1996

Art. 5 Documentos equivalentes a la facturaArt. 13 Factura por computador

Ley 962 del 2005 Art. 26Factura Electrnica Modificado el numeral 3 por el D. R.1001/97 art 3, y adicionado el Numeral 7 por el D.R.2559/2007, art. 1

Decreto 805 de 2013 Art 1-12 Libros de comercio electrnicos


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Sistema Documental Contable

Captulo 1DEFINICIONESAlcance de este captulo

1.1 Este captulo establece las definiciones usadas en las normas relacionadas con el sistema documental contable.

Sistema de informacin contable

1.2 Es un conjunto de documentos y soportes resultantes de transacciones que se organizan, registran y valan demanera sistemtica y bajo unos criterios tcnicos que permitan su identificacin, anlisis e interpretacin.

1.3. En entidades de gran tamao, los sistemas de informacin contable pueden ser complejos, automatizados yaltamente integrados. Las entidades pequeas pueden confiar en aplicaciones manuales o de tecnologa deinformacin independientes.

Sistema documental contable

1.4 Es el conjunto de procedimientos mediante el cual se recolecta, clasifica, registra, conserva y reporta lainformacin contable.

1.5 Incluye los soportes, los comprobantes y los libros as como los informes de gestin y los estados financieroscon sus notas, preparados y difundidos fsica o electrnicamente, capaces de satisfacer la coherencia ygarantizar en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad y conservacin de la informacin.

1.6 Incluye software, hojas de clculo electrnicas y las polticas y procedimientos que se usan para prepararinformes financieros peridicos, los estados financieros y la informacin contenida en notas a los estadosfinancieros de perodos intermedios y los del cierre del perodo.

1.7 Los sistemas de informacin contable:

(a)transfieren informacin de los sistemas de procesamiento de las transacciones al libro mayor;

(b)captan informacin por hechos y condiciones relevantes que no sean operaciones internas de las entidades;

(c)agregan, registran, procesan, resumen e informan de manera adecuada sobre otra informacin que serequiera revelar en los estados financieros;

(d)usan comprobantes estndar y otros para para registrar transacciones, estimaciones contables y ajustes.

Procesos de negocios

1.8 Son el conjunto de actividades o funciones estructuradas y ejecutadas por las entidades para desarrollar,comprar, producir, vender y distribuir, entre otras, los productos y servicios de una entidad con el fin de asegurar

el cumplimiento de las regulaciones y registrar la informacin, incluyendo el reporte de informacin financiera ycontable.

1.9 La fuente bsica de informacin del sistema de informacin contable son las transaccionesprovenientes de losprocesos de negocios.

Transacciones

1.10Son todos los actos que provienen de los procesos de negocios de las entidades que consisten en acuerdos pararealizar transacciones entre un ente econmico y otros entes econmicos. Para ser considerada como unatransaccin contable externa, un evento debe tener las siguientes caractersticas:


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(a)el intercambio debe ser entre un ente econmico y otros;

(b)debe involucrar un intercambio de valor econmico;

(c)debe haber alguna evidencia (fsica o virtual) de los detalles de la transaccin, que en la prctica sedenomina documento fuente;

(d)el evento debe ser medible en la moneda funcional de la entidad reportante.

1.11Es probable que un evento econmico no sea evidenciado por una transaccin externa pero requiere serregistrado y reportado a los usuarios de la informacin financiera. Estos eventos se denominan transaccionesinternasy son registrados mediante comprobantes deajustelos cuales producen informacin adicional a la yaexistente en el sistema contable.


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Captulo 2EL PROCESO CONTABL EAlcance de este captulo

2.1 Este captulo establece el denominado proceso contable necesario tanto en la utilizacin de las Normas deInformacin Financiera (NIF), que sean aplicables de acuerdo con el marco normativo que corresponda comoen el proceso de registro del sistema de informacin contable.

El proceso contable

2.2 El proceso contable consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas con el fin de registrar en formaapropiada todas las transacciones de una entidad; se inicia en el momento en que ocurren las transacciones,continua con la inclusin de tales partidas en los registros contables y finaliza con la preparacin en los estadosfinancieros.

2.3 Las entidades usan el proceso contable para registrar las transacciones y preparar los estados financieros y otrainformacin de carcter financiero que pueda ser requerida por los usuarios de la informacin producida.

Etapas de la contabilizacin de las transacciones

2.4 Para la aplicacin de las NIF se requieren las siguientes etapas:

(a)entrada de la informacin: consiste en capturar la informacin de las transacciones de tipo contable,externas e internas, de:

documentos fuente, los cuales pueden ser preparados en forma manual o electrnica cuando ocurrenlas transacciones, o

comprobantes de ajuste que registran informacin interna diferente de las transacciones externas.

(b)procesamiento de la informacin: corresponde a la conversin de la informacin contable en informacintil mediante el procesamiento de informacin manual o electrnica a travs del registro, clasificacin yresumen de la informacin;

(c)salida de la informacin: es la preparacin de la informacin contable til para aquellos que la desean usarmediante una apropiada clasificacin, agrupacin y nomenclatura de manera comprensible.

Elementos de la informacin financiera

2.5. La informacin financiera debe considerar los siguientes elementos:

(a)reconocimiento inicial: Es la incorporacin en la contabilidad de una partida que cumpla con la definicindel elemento correspondiente, satisfaciendo adicionalmente los criterios establecidos en las NIF para talefecto;

(b)medicin: Es la determinacin de los valores monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente

los elementos de los estados financieros; para realizarla, es necesario la seleccin de la base o mtodoparticular de medicin establecido en cada caso en las NIF;

(c)remedicin despus del reconocimiento inicial: Es el proceso de asignar nuevos valores monetarios a losinicialmente asignados a las partidas incorporadas en la contabilidad, en cumplimiento de lo establecido alrespecto por las NIF;

(d)eliminacin:Es la baja de una partida de la contabilidad debido al deterioro de los activos o a la venta odisposicin de los activos y pasivos, de acuerdo con lo establecido sobre el particular en las NIF;


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(e)presentacin: es la forma de clasificar las partidas en funcin de su naturaleza de acuerdo con las NIF, conmiras a su inclusin en los estados financieros;

(f)revelacin: Es toda la informacin recopilada de acuerdo con las NIF para explicar las transacciones ydecisiones econmicas con efectos contables, que ser luego presentada junto con los estados financieros.


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Captulo 3DOCUMENTACIN DEL PROCESO CONTABLEAlcance de este captulo

3.1 Este captulo explica la documentacin que apoya el proceso contable.

Origen del proceso contable

3.2 El proceso contable se origina en hechos econmicos ocurridos en los diversos procesos de negocios de lasentidades y utiliza un conjunto de libros y documentos que soportan las transacciones realizadas por unaentidad, con base en los cuales se prepara la informacin financiera.

Documentos contables

3.3 La base esencial del proceso contable son los documentos que lo soportan o respaldan; son la esencia de lahistoria de los procesos de negocios de una entidad obligada a llevar contabilidad. Como son documentos quesoportan las transacciones contables originadas en los procesos de negocios, deben satisfacer las siguientescualidades:

(a)autenticidad, esto es, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado(Art. 252. Cdigo de Procedimiento Civil);

(b)la integridad de su contenido, es decir, que refleje todos los hechos econmicos que dice contener;

(c)la veracidad en cuanto a la realidad de su contenido.

3.4 La informacin contable contenida en los documentos de soporte, despus deber ser resumida en loscomprobantes de contabilidad, con base en los cuales se llevar a cabo el registro en los diferentes libros decontabilidad, operacin que se conoce como asientos de contabilidad, para luego producir la informacinfinanciera y contable.

Origen de los documentos contables

3.5 Los documentos contables pueden ser de origen interno o externo.

3.6 Los documentos de origen internoson los preparados por la entidad, como parte de la organizacin interna dela contabilidad. Dentro de estos documentos se encuentran los siguientes: reembolsos de caja menor, notasnotas crdito y notas dbito, notas de contabilidad para incluir por ejemplo el registro de la depreciacin de las

propiedades, planta y equipo, distribucin de costos, movimiento de reservas y ajustes contables, entre otros.

3.7 Los documentos de origen externo son los elaborados o emitidos por las entidades como resultado deoperaciones realizadas con terceros, pero su elaboracin puede ser hecha por las mismas entidades. Dentro deestos documentos se encuentran los soportes de operaciones comerciales o financieras, comprobantes deegresos, recibos de caja, rdenes de compra, facturas de venta manuales o electrnicas, notas de dbito y decrdito bancarias, adquisicin de plizas de seguro, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas de dbito ycrdito, entre otros. provienen de una transaccin con un tercero, pero su elaboracin puede ser por la misma

entidad

Clasificacin de los documentos contables

3.8 Los documentos contables, dependiendo de su objetivo, se clasifican en documentos de resumen, documentosde soporte, documentos fuente y documentos anexos. Los documentos contables para que tengan validez

probatoria deben ajustarse a los lineamientos fijados en las disposiciones normativas a que haya lugar, vigentesen Colombia.


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3.9 Documentos de resumen: son aquellos en los cuales se realiza el compendio de hechos econmicos registradosen los documentos fuente. El documento resumen del proceso es el comprobante de contabilidad, el cualcontiene el resumen de las transacciones en orden cronolgico; debe elaborarse con fundamento en losdocumentos de soporte, por medio electrnico, computarizado o manual, conservar una numeracinconsecutiva, estar fechado e indicar los nombres de quienes se encuentran vinculados en su preparacin,autorizacin, revisin y contabilizacin. En su contenido se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuantade las transacciones con las cuentas afectadas. Las cuentas reseadas se pueden representar mediantedescripciones, palabras nemotcnicas, cdigos o smbolos numricos.

3.10Documentos de soporte: son documentos en los cuales se evidencian los detalles del hecho econmicorealizado. Los documentos de soporte finalmente son consolidados en un documento fuente y dan origen alcomprobante de contabilidad al cual se deben adherir. Deben conservarse archivados en forma cronolgica detal manera que sea posible su utilizacin. En caso de que los documentos de soporte sean elaborados pormedios electrnicos, se deben imprimir previa verificacin de su autenticidad, veracidad e integridad.

3.11Documentos fuente: son documentos que tienen validez probatoria en procesos judiciales, y en muchos casosse constituyen en ttulos valores de aceptacin comercial al registrar las transacciones y cumplir con requisitosfiscales y de control interno para generar confianza en la documentacin de los hechos econmicos.

Contenido de los documentos contables internos

3.12Los documentos contables internos deben contener los siguientes elementos, no obstante se cumpla con loestablecido en las regulaciones aplicables para cada caso:

(a)nombre o razn social de la entidad;

(b)numeracin consecutiva y continua;

(c)descripcin del contenido del documento;

(d)nmero de identificacin tributaria;

(e)firmas de los responsables de su preparacin, autorizacin, revisin y contabilizacin;

(f) fecha de preparacin; e

(g)identificacin de quien expide el documento.

Libros de comercio

3.13De acuerdo con el artculo 49 del Cdigo de Comercio se entendern por tales los que determine la ley comoobligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. Comprenden lossiguientes:

(a)libros de contabilidad;(b)libro de registro de socios o accionistas; y

(c)libro de actas.

3.14Los libros de comercio deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad eintegridad de acuerdo con disposiciones legales pertinentes.

3.15Si en funcin del marco normativo contable las entidades deben llevar libros especficos, estos cumplirn conlos criterios generales de los libros de comercio.


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Libros de contabilidad

3.16Todas las transacciones y eventos que afectan los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una entidadse registran en libros de contabilidad, los cuales muestran el efecto detallado de las transacciones realizadas,

permiten el control de las operaciones y la preparacin de la informacin financiera y los estados financieros.Comprenden los siguientes:

(a)libros auxiliares;(b)libro diario; y(c)libro mayor.

3.17Las entidades pueden escoger la opcin que ms se ajuste a sus caractersticas particulares para llevar susregistros contables, siempre y cuando se utilicen diseos y procedimientos de reconocido valor tcnicocontable, que faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de las operaciones yel estado general de sus negocios.

Libros auxiliares

3.18Son aquellos llevados en forma manual, computarizada o electrnica, donde se registran en forma detallada lastransacciones y valores individuales provenientes de los procesos de negocios de las entidades. Su nmero esilimitado de acuerdo a las necesidades, complejidad y tamao de sus operaciones. Su funcin es registrar lainformacin generada por las transacciones provenientes de los procesos de negocios de las entidades, yresumir las transacciones que poseen una caracterstica comn o transacciones repetitivas, por ejemplo,compras, ventas, ingresos en dinero, pagos en dinero, etc. Antes de registrar una transaccin en los librosauxiliares es necesario:

(a)analizar la informacin contenida en los documentos contables que soportan la transaccin;

(b)identificar cada cuenta afectada (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto);

(c)registrar la transaccin de acuerdo con las reglas de la partida doble;

(d)escribir una narracin adecuada en cada comprobante de ajuste para las transacciones internas; y

(e)asignar la fecha que corresponda a cada comprobante para establecer a qu perodo contable corresponde latransaccin, debido a que este aspecto puede ser importante por las implicaciones legales.

Libro diario

3.19Es un libro manual, computarizado o electrnico en el cual se traslada en forma cronolgica la informacincontenida en los registros auxiliares y en los comprobantes contables ocurridos en un perodo no superior a unmes.

3.20El libro diario debe contener, por lo menos: (a) una fecha, (b) las cuentas y los valores debitados y acreditados,y (c), una explicacin del origen de las operaciones registradas.

Libro mayor

3.21Es utilizado por las entidades, en forma manual, computarizada o electrnica, para trasladar del libro diario eltotal de los movimientos dbitos y crditos de cada cuenta, con el fin de establecer los saldos de cada una deellas y as preparar los estados financieros y dems informacin contable. Este proceso se culmina cuando seregistran los movimientos completos de las cuentas originados en el perodo correspondiente.

3.22Podrn registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere lasoperaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronolgicamente a ms tardar en el mes siguiente aaquel en el cual se hubieren realizado.


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Libro de registro de socios o accionistas

3.23Permite identificar el control de la propiedad del ente, el movimiento del rubro de capital o aportes sociales ylas restricciones que pesen sobre ellos.

Libros de actas

3.24Son aquellos en los cuales se plasma los temas tratados y decididos en las reuniones de los rganos de laentidad, constituyndose en un relato histrico, aunque resumido, de aspectos administrativos, econmicos,

jurdicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de laentidad.

Catlogo de cuentas

3.25Consiste en una lista de los ttulos de todas las cuentas que aparecen en el libro mayor, junto con un sistema denumeracin apropiada para cada cuenta. Cada tipo de activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto se designar

por una cuenta. Las cuentas son numricamente codificadas para facilitar su uso, tanto en sistemas manuales,computarizados como electrnicos. Las entidades deben adoptar un sistema numrico con suficienteflexibilidad para permitir la adicin de nuevas cuentas.

3.26Los catlogos de cuentas deben tener las siguientes caractersticas:

(a)sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la eleccin previa de un criterio para su organizacin;

(b)flexibilidad suficiente para permitir la incorporacin de nuevas cuentas necesarias para el registro de nuevastransacciones y operaciones de la entidad;

(c)homogeneidad en los agrupamientos de las cuentas;

(d)claridad en la terminologa utilizada para evitar la realizacin de imputaciones contables errneas.

Cuenta

3.27Es un medio mediante el cual la informacin acerca de las transacciones que afectan un activo, pasivo,patrimonio, ingreso y gasto en particular es mantenida en forma resumida. El conjunto de todas las cuentas sedenomina mayor general. En las cuentas se registran todos los incrementos y disminuciones resultantes de lastransacciones, las fechas de los cambios, la causa de los cambios y el saldo de las cuentas. Los saldos de lascuentas reportan el efecto neto de todas las transacciones especficas registradas en cada cuenta. La ubicacinde la informacin de las transacciones en las cuentas tiene el efecto de clasificar la informacin en categorastiles que pueden ser utilizadas posteriormente para la preparacin de los estados financieros.

3.28Un sistema de informacin contable requiere un conjunto de cuentas separadas para cada elemento de activo,pasivo, patrimonio, ingreso y gasto. El sistema contable debe ser lo suficientemente flexible para utilizarcualquier nomenclatura de cuentas que sea necesario de acuerdo con las circunstancias.

Comprobantes de contabilidad

3.29El uso de comprobantes de contabilidad hace posible reportar en el estado de situacin financiera en formaapropiada los activos, pasivos y patrimonio, y reportar en el estado de resultados en forma adecuada losingresos y gastos de un perodo.

3.30Es necesario conservar de manera ordenada, documentada e identificable los comprobantes de ajuste efectuadosa los registros contables originados en las fechas de cierre contable.


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Captulo 4REGISTRO DE LA S TRANSACCIONESAlcance de este captulo

4.1 Este captulo se relaciona con los mtodos de procesamiento de la informacin contable, los controles en dichoprocesamiento, los procedimientos de consolidacin de estados financieros, los cambios en polticas contables yla correccin de errores contables.

Mtodos de procesamiento de la informacin

4.2 Las entidades deben realizar un proceso sistemtico con el objetivo de suministrar informacin financiera enuna forma adecuada, ordenada y lgica, acerca del reconocimiento de los hechos econmicos que realizan,

permitiendo as llevar la contabilidad de una forma controlada con el fin de cumplir con los requerimientosnecesarios para que las transacciones sean reconocidas en el momento en que ocurren, en forma integral,exacta, fidedigna, entendible y con la clasificacin adecuada. Para que el proceso del registro de lastransacciones sea exitoso, es necesario mantener permanentemente un adecuado ambiente de control, que

permita asegurar la calidad e integridad de la informacin que es procesada.

4.3 Los mtodos de procesamiento de la informacin contable son fundamentales para generar la compilacin de lainformacin para el registro y reconocimiento de las transacciones, permitiendo entender los hechos ytransacciones que deben procesar, resumir y presentar las entidades.

4.4 El procesamiento de la informacin contable se puede llevar a cabo por cualquier mtodo que garantice suconsulta, validacin, verificacin y que conserve evidencia de las transacciones realizadas por las entidades.Los ms comunes son:

Procesamiento manual

4.5 El procesamiento manuales aquel que se lleva a cabo de manera mecnica, por accin directa de personas,que puede utilizar o no tecnologa electrnica como hojas de clculo, para acumular y reportar informacinrelacionada con las operaciones econmicas realizadas por las entidades.

4.6 La forma de llevar manualmente los libros contables implica evitar lo siguiente:

(a) alterar los asientos contables en cuanto a su contenido, orden y fecha de las operaciones;

(b) dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones a los asientos contables;

(c) interlinear o corregir los asientos contables;

(d) enmendar, mediante el borrado o tachaduras, en todo o en parte los asientos contables; y

(e) mutilar los registros contables.

4.7 Los errores simples de transcripcin deben salvarse por cualquier mecanismo de reconocido valor tcnico quepermita evidenciar su correccin.

4.8 La anulacin de folios de los libros debe efectuarse sobre ellos mismos, sealando la fecha y la causa de laanulacin, adems de evidenciar el nombre de la persona responsable.

Procesamiento electrnico

4.9 El procesamiento electrnicoes el que se lleva a cabo de manera automtica mediante la incorporacin detecnologa electrnica de sistemas de computacin a travs de aplicativos o programas de contabilidad. Surge

por la necesidad de registrar sistemticamente grandes cantidades de transacciones econmicas y simplificar losprocesos contables.


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4.10El procesamiento electrnico puede ser ejecutado en un sistema integrado o en un sistema no integrado. Elprimero comparte toda la informacin en una sola base de datos, y el segundo realiza la transferencia deinformacin por medio de resmenes de movimientos en determinados periodos de tiempo a otros mdulos oaplicaciones.

4.11El procesamiento electrnico de la informacin puede ser:

(a)Procesamiento en lote

Es el utilizado en tareas repetitivas sobre grandes grupos de informacin, sin el control o supervisin directa delusuario. Los programas que se ejecutan por lotes actualizan la informacin en paquetes de datos, los cuales sonincorporados al sistema de informacin peridicamente; suelen especificar su funcionamiento mediantescriptso guiones (procedimientos), en los que se indica qu se quiere ejecutar y qu tipo de recursos se va anecesitar.

(b)Procesamiento interactivo

Actualiza la informacin de forma inmediata en los archivos de datos, tambin conocido como en tiemporeal. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en ingls) se han convertido en lasfuentes de informacin de las entidades y estn asociados con las prcticas de negocios tanto en los aspectos

operativos como productivos, los cuales correctamente parametrizados alimentan la contabilidad. Los ERPtienen una base de datos centralizada la cual interacta con mdulos integrados al sistema, donde lasoperaciones del negocio pueden ser configuradas de acuerdo a las necesidades de la entidad.

Consolidacin de estados financieros

4.12De acuerdo con el glosario de trminos de las Normas Internacionales de Informacin Financiera los estadosfinancieros consolidados son () los estados financieros de un grupo en el que los activos, pasivos,

patrimonio, ingresos, gastos, y flujos de efectivo de la controladora y sus subsidiarias se presentan como si setratase de una sola entidad econmica.

Documentacin del proceso de consolidacin

4.18Las entidades obligadas a realizar procesos de consolidacin de sus estados financieros con los de las entidadesque controlan, deben documentar dicho proceso en forma adecuada y preservar en su integridad ladocumentacin correspondiente en la misma forma y con los mismos requisitos aplicables a los registroscontables.

4.19Especialmente los siguientes procesos deben documentarse en forma adecuada:

(a) las hojas de trabajo usadas en el proceso de consolidacin;

(b)los soportes de las transacciones recprocas;

(c) los soportes de las eliminaciones;

(d)los soportes de la valoracin de las transacciones con entes relacionados;

(e) los soportes de la conversin de las operaciones en moneda extranjera; y

(f) los soportes de la conversin de estados financieros preparados bajo otra base de informacin financieradiferente a la usada en Colombia.


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Cambios en polticas contables y correccin de errores

4.20Se consideran cambios en polticas contables, las modificaciones a los principios, bases, acuerdos, reglas yprocedimientos especficos adoptados por la entidad en la elaboracin y presentacin de sus estadosfinancieros.

4.21La informacin financiera reportada por las entidades debe ser fiable. Para ello es necesario que est libre deerrores importantes y de sesgos para que los usuarios puedan confiar en ella.

4.22Los errores que contengan los estados financieros, y en general la informacin financiera (aritmticos, erroresen la aplicacin de polticas contables, la inadvertencia o mala interpretacin de hechos, as como los fraudes),debern ser corregidos de acuerdo con el procedimiento establecido en los numerales siguientes.

Correccin de errores ocurridos en el perodo contable vigente

4.23En caso de que las entidades detecten errores contables en el perodo corriente, deben corregirse ajustando lainformacin como si no se hubiese cometido el error. Se deber modificar la informacin incorrecta desde lafuente misma y hacer los ajustes necesarios en las cuentas o saldos que se afectaron con el error.

Correccin de errores de perodos anteriores y cambios de polticas contables

4.24Cuando se identifiquen errores (en el contexto de la definicin de materialidad) en los estados financieros deperodos anteriores de entidades pertenecientes a los Grupos 1 y 2, o se efecten cambios en las polticascontables que afecten la informacin contable de dichos perodos, se debern incluir todos los efectos netosocasionados por dichos ajustes en los libros contables en el perodo corriente, sin perjuicio de que para efectosde presentacin de estados financieros se reflejen sus efectos en los periodos a los cuales correspondan dichosestados financieros.

4.25Las partidas de ajustes por cambios en las polticas contables o por la correccin de errores deben identificarseen los registros contables del ltimo perodo, contar con los soportes correspondientes a los ajustes, y con unaconciliacin entre los saldos de las cuentas afectadas en la contabilidad de los perodos anteriores y los estadosfinancieros reexpresados para dichos perodos.

4.26 En tratndose de las entidades que pertenecen al Grupo 3, independiente del periodo al cual corresponda elerror o cambio contable, estos se deben reflejar en los libros y estados financieros del periodo corriente.


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Captulo 5CONSERVACIN DE LA INFORMACIN CONTABL EAlcance de este captulo

5.1 En este captulo se establecen los requisitos y procedimientos para la conservacin de la informacin en loslibros de contabilidad, sus documentos de soporte e informes producidos con base en ellos.

Conservacin de la informacin

5.2 En adicin a velar por la calidad de la informacin contable, las entidades deben velar por la conservacin delos libros, sus documentos de soporte y los informes producidos con base en ellos, con el fin no solamente deconsultarlos en cualquier momento, sino de reproducirlos en casos necesarios, para lo cual debern disponer delos medios necesarios para tales fines.

5.3 El numeral 4 del artculo 19 del Cdigo de Comercio establece que e s deber de los comerciantes Conservar,con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades ()

5.4 La conservacin de los libros de contabilidad y de los documentos de soporte, la correspondencia y losinformes producidos, independiente de la forma en que sean llevados, deber satisfacer los siguientes requisitosestablecidos en el Cdigo de Comercio:

ARTICULO54.El comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin con losnegocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la copia. As mismo, conservar lacorrespondencia que reciba en relacin con sus actividades comerciales, con anotacin de la fecha decontestacin o de no haberse dado respuesta.

ARTCULO 55. El comerciante conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de suslibros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

5.5 Con el fin de evitar deterioro fsico en los libros de contabilidad, documentos de soporte e informes emitidos,las entidades debern protegerlos mediante sistemas de archivo y reproduccin adecuados.

Medios y tiempo de conservacin

5.6 En consonancia con los artculos 28 y 46 de la Ley 962 de 2005 y artculos 4 y 36 a 43 de la Ley 594 de 2000,los siguientes medios podrn usarse para la conservacin de los libros de contabilidad, sus documentos desoporte e informes:

(a) Documentos fsicos: las entidades debern conservar debidamente ordenados los libros manuales,documentos de soporte e informes emitidos y la correspondencia mediante, entre otros, lo siguiente:

Archivo fsico: la conservacin fsica se har mediante procedimientos de archivo de reconocidovalor tcnico.

Medios tecnolgicos: para la conservacin fsica se podrn usar tecnologas modernas, tales como,instrumentos tcnicos, electrnicos, informticos, pticos o telemticos.

(b) Documentos electrnicos: las entidades podrn usar diversas tecnologas para la conservacin de los librosde contabilidad llevados en forma electrnica, tales como, medios tcnicos, electrnicos, pticos otelemticos, que aseguren su reproduccin y consulta.

(c) Operaciones realizadas en el perodo corriente: las entidades que utilicen sistemas de contabilidadcomputarizados o electrnicos debern, de manera continua y permanente, mantener copias de seguridad,copias de respaldo o backup(por su nombre en ingls) de la informacin contable procesada, por medio detecnologas de informacin e informtica que garanticen en forma permanente un medio para recuperarlaen caso necesario.


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5.7 Con respecto a la conservacin de libros y documentos, el artculo 28 de la Ley 962 de 2005 establece:

Racionalizacin de la conservacin de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciantedebern ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento,documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin enpapel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta.

Igual trmino aplicar en relacin con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentrenobligadas a conservar esta informacin.

Lo anterior sin perjuicio de los trminos menores consagrados en normas especiales.

Prdida y reconstruccin

5.8 Cuando una entidad evidencie la prdida, extravo o destruccin de los libros de contabilidad o sus documentosde soporte, de inmediato deber hacer la denuncia y poner en conocimiento de las autoridades correspondientestales hechos.

5.9 Cuando sea necesario reconstruir los registros en los libros de contabilidad, la entidad contar con un trminode seis (6) meses, contados a partir de la fecha en que se tuvo conocimiento de su prdida, extravo o

destruccin, o en el perodo de tiempo establecido por las disposiciones legales, con base en los soportes ycomprobantes de contabilidad, las copias de seguridad, las declaraciones tributarias, los estados financieroscertificados, informes a terceros, confirmaciones y copias de documentos en poder de terceros y los demsdocumentos que se consideren necesarios para tal fin.

5.10En caso de que no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, las entidades debenhacer de inmediato un inventario general de los bienes y dems asuntos necesarios para poder reconstruirla.

5.11El deber de conservar los libros y documentos contables por parte de las entidades no termina por la prdida deestos.

Destruccin de libros y documentos de soporte

5.12Una vez vencido el trmino dispuesto para la conservacin de los libros de contabilidad y sus documentos desoporte, las entidades podrn destruir estos elementos, siempre que se haya asegurado su reproduccin yconsulta por cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico, telemtico, entre otros.

5.13Aqullos libros de contabilidad o documentos contables que contengan informacin relevante para lacontinuidad de las operaciones de las entidades, o que por mandato de autoridad competente as lo disponga porsu validez jurdica, administrativa, fiscal o contable, no podrn destruirse hasta tanto sean superadas talesrestricciones.

5.14De la destruccin de informacin se deber dejar constancia en la que se especifique detalladamente loselementos destruidos, su contenido, as como la ubicacin de su respaldo para su posterior reproduccin oconsulta.


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Captulo 6EXHIBICIONES E INSPECCION DE LIBROS Y DOCUMENTOSAlcance de este captulo

6.1 Este captulo establece las entidades o personas que pueden realizar exhibiciones e inspecciones de los libros decontabilidad, sus documentos de soporte, informes, etc. ya sean manuales o electrnicos, y el sitio de lainspeccin.

Definicin de exhibicin de libros y documentos

6.2 La exhibicin de libros de contabilidad y de los documentos contables. consiste en su presentacin formalefectuada por la persona natural o jurdica obligada a llevar contabilidad, de manera general o parcial, en elmarco de actuaciones jurdicas, administrativas, de arbitramento, de supervisin, ante las autoridades o

personas naturales debidamente autorizadas para ello.

Personas naturales o jurdicas autorizadas para efectuar las inspecciones

6.3 Las inspecciones, acceso a la informacin y lugar de exhibicin de los libros y documentos se llevarn a cabopor las personas naturales y jurdicas que de acuerdo con la ley tengan tal competencia.


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Captulo 7REPORTESAlcance de este captulo

7.1 Este captulo establece los conceptos generales y los criterios aplicables en la elaboracin y divulgacin de losreportes que debe suministrar el sistema de informacin contable a los principales grupos de inters con los queinteractan las entidades.

Objetivo de los reportes

7.2 El propsito de los diferentes reportes que generan las entidades es atender en forma adecuada las necesidadesde informacin de los diferentes usuarios de ellos.

7.3 Las entidades deben establecer mecanismos de comunicacin que les permitan conocer las necesidades deinformacin de sus diferentes grupos de inters y adecuar en concordancia los reportes que emite, en lo queresulte pertinente, y de conformidad con el criterio costo/beneficio.

7.4 Este proceso implica, entre otros, determinar previamente cules son los principales grupos de inters con losque interactan las entidades, tanto a nivel interno como externo y, en lo posible, tener un acercamiento conellos para conocer cules son sus expectativas respecto de las entidades, la informacin que resulta importante

para ellos, la forma en la cual esperan recibir dicha informacin y el lenguaje que resulta ms apropiado utilizarde conformidad con su perfil, para que puedan comprender adecuadamente la informacin suministrada.

Clases de reportes

7.5 Teniendo en cuenta los principales usuarios, los reportes que produce el sistema de informacin contable sepueden dividir en las siguientes categoras:

(a)reportes financieros de propsito general: son los preparados para satisfacer las necesidades comunes a lageneralidad de los usuarios que no estn en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades

especficas de informacin;

(b)reportes financieros de propsito especial: son los que se preparan para satisfacer necesidades especficas deusuarios particulares. Se caracterizan por tener una circulacin limitada y por suministrar una informacinms detallada de una o ms partidas u operaciones de acuerdo con los intereses del usuario.

Reportes financieros de propsito general

7.6 Estados financieros: muestran un estado de situacin financiera, un estado del resultado y del otro resultadointegral, un estado de cambios en el patrimonio, un estado de flujos de efectivo y las revelaciones necesarias, de

acuerdo con los requerimientos del grupo al que pertenezca la entidad, todo lo cual se deriva principalmente de

los registros contables. Son informes que utilizan las entidades para suministrar informacin, en una fecha o

perodo determinado, acerca de la situacin econmica y financiera, el desempeo y los cambios en la situacin

financiera del ente que informa.

7.7 De conformidad con el perodo que cubren, los informes pueden ser de fin de ejercicio o de perodos

intermedios. Teniendo en cuenta la entidad que informa, pueden ser individuales, separados o consolidados.

7.8 En consonancia con la reglamentacin expedida en convergencia con estndares internacionales, siempre que seemitan estados financieros a usuarios externos al ente que informa, debern cumplir los requerimientos

sealados en la reglamentacin vigente.

7.9 Las entidades debern preparar los estados financieros de propsito general que les correspondan de acuerdocon el marco tcnico normativo aplicable.

7.10Teniendo en cuenta que correspondan a la misma duracin de los periodos, los estados financieros se debenpreparar y presentar en forma comparativa con los del perodo inmediatamente anterior.


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7.11La aprobacin de los estados financieros corresponder a la instancia que seale la normatividad vigente sobrela materia, a cuya consideracin los administradores debern presentar los estados financieros junto con sus

notas o revelaciones despus de finalizar cada ejercicio contable.

7.12La preparacin y presentacin de la informacin contenida en los estados financieros es responsabilidad de laadministracin de las entidades.

7.13 Informes de gestin: respecto de la gestin de los administradores, se deben preparar, junto con los estadosfinancieros de fin de ejercicio, informes de gestin que incluyan informacin suficiente para que los usuarios

puedan contar con elementos de juicio para tomar sus decisiones en relacin con la entidad que informa. Los

responsables, preparadores, contenido, entre otros aspectos, sern atendidos de acuerdo con la normatividad

vigente. El contenido del documento depender de los hechos y circunstancias de la respectiva entidad.

7.14Otra informacin: cualquier otra informacin relacionada con la entidad y que fuere necesario para aspectosdistintos de los planteados en los prrafos anteriores, debe ser divulgada en los trminos y condicionesestablecidos por la autoridad competente.

Reportes financieros de propsito especial

7.15Los reportes financieros de propsito especial hacen relacin a los requeridos por las autoridades,organizaciones y, en general, por las personas que tengan algn inters de conocer informacin de carcter

especial, razn por la cual los requisitos que estos reportes deban cumplir correspondern a las requerimientos

de los solicitantes.

Cualidades de la informacin contenida en los reportes

7.16Atendiendo lo establecido en el Marco Conceptual de las NIF, para que sea til para los usuarios en su procesode toma de decisiones, la informacin que divulguen las entidades debe ser relevante, representar fielmente los

datos o situaciones sobre los que se presenta el respectivo reporte y tener importancia relativa, maximizando las

mencionadas cualidades en la medida de lo posible.

7.17La relevanciahace referencia a la capacidad que tiene la informacin de influir en las decisiones tomadas por

los usuarios, incluso si ellos eligen no aprovecharla o son ya conocedores de ella por otras fuentes.

7.18Para que la informacin represente fielmente los hechos econmicos debe ser completa, neutral y libre deerror.

7.19La informacin es importanteo tiene importancia relativa si su omisin o expresin inadecuada puede influiren las decisiones que llevan a cabo los usuarios sobre la base de la informacin financiera de una entidad

especfica que informa.

7.20La comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad son caractersticas cualitativas que mejoranla utilidad de la informacin que es relevante y est fielmente representada.

Sistema de transmisin de informacin

7.21El sistema XBRL (acrnimo de eXtensible Business Reporting Language, por sus siglas en ingls) puede usarsepara la transmisin de informacin, especialmente para los preparadores de informacin de los Grupos 1 y 2.Para cumplir con este propsito, las entidades que pertenecen a dichos grupos prepararn la informacincontable de manera que puedan transferirla a travs de un convertidor desde las cuentas previamente definidas,hacia los correspondientes rubros establecidos en la taxonoma IFRS del sistema XBRL.

7.22Para facilitar el proceso, en los primeros aos las autoridades de supervisin debern desarrollar y poner adisposicin de los preparadores de informacin los denominados convertidores.


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7.23El uso del sistema XBRL debe garantizar la trazabilidad de la informacin, su precisin, coherencia yoportunidad, reflejando fielmente las operaciones efectuadas mediante su sistema contable.

7.24Para el reporte de informacin requerida por las entidades de vigilancia y control, y cuyo nivel de detallesolicitado sea mayor al nivel que existe bajo el sistema XBRL, cada entidad establecer los mecanismos ysistemas de generacin de reportes de informacin que le sean ms eficientes y reflejen fielmente los datos osituaciones asociadas al respectivo reporte. En todo caso, las entidades establecern los debidos controlesgarantizando la oportunidad, consistencia y veracidad de la informacin presentada.

Responsables por la informacin

7.25La preparacin, presentacin y distribucin de informacin en general es responsabilidad de la administracinde las entidades.

7.26Para el efecto, la administracin de las entidades debe demostrar compromiso con la calidad de los informes,incluyendo este aspecto en sus objetivos estratgicos, y establecer procesos de informacin eficaces cuyocumplimiento se fundamente en un adecuado Sistema de Control Interno.

7.27La administracin de las entidades debe disear, implementar, mantener y monitorear los procesos de reporte einformar peridicamente a la junta directiva u rgano equivalente sobre el cumplimiento de los objetivos

sealados.

Divulgacin de la informacin

7.28Adems de la publicidad que debe darse a los estados financieros segn lo dispuesto por las normas vigentes,las autoridades que ejerzan funciones de inspeccin, vigilancia o control podrn exigir la divulgacin de los

estados financieros, sus notas e indicadores a travs de algn medio adicional, incluyendo, cuando se considere

pertinente, la informacin de periodos intermedios. Para el efecto, deber tenerse en cuenta el inters pblico

involucrado y la relacin beneficio/costo de su divulgacin, utilizando medios fsicos o electrnicos que

permitan el acceso oportuno a la informacin por parte de todos los interesados legtimos.

7.29Dado que las notas o revelaciones forman parte integral de los estados financieros, siempre deben publicarse enforma conjunta con ellos.


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Captulo 8EL CONTROL INTERNO EN EL SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLEAlcance de este captulo

8.1 Este captulo establece un marco conceptual y normativo referente al Sistema de Control Interno Contable condirectrices basadas en modelos ampliamente aceptados a nivel internacional.

Definicin de Sistema de Control Interno Contable

8.2 El Sistema de Control Interno Contable garantiza que la informacin financiera que se procese en la entidadcumpla con los criterios para asegurar su confiabilidad, su relevancia y su consistencia con las NIF queapliquen en cada caso.

Objetivos del Sistema de Control Interno Contable

8.3 Todas las entidades obligadas a llevar contabilidad, debern organizar un sistema de control interno, de talmanera, que cumpla con los siguientes objetivos:

(a) velar porque el proceso contable en su integridad satisfaga el principio de legalidad;

(b) proteger los recursos de informacin de propiedad de la entidad con todos sus componentes;

(c) asignar responsabilidad respecto a toda la documentacin, soportes, libros, informes, reportes y controlesde administracin, clasificacin, medicin, registro, conservacin y custodia en el proceso contable;

(d) garantizar que el reconocimiento de las transacciones refleje fielmente la realidad econmica de estas.

El control interno en el proceso contable

8.4 El Sistema de Control Interno Contable de una entidad debe procurar mantener la confiabilidad y oportunidaden la informacin que genera.

8.5 El Sistema de Control Interno Contable debe estar diseado de tal manera que permita la deteccin deirregularidades y la ejecucin de las acciones correctivas pertinentes de manera oportuna, para evitar que se

perjudique la gestin de la entidad o la confiabilidad de los estados financieros.

8.6 Las actividades del Sistema de Control Interno Contable deben estar condicionadas a la definicin de laspolticas contables, que establecen lo que debe hacerse, y unos procedimientos que determinan la forma dellevarlos a cabo.

8.7 Las transacciones contables provienen de los procesos que deben estar adecuadamente controlados. Losprocesos son actividades que originan, cambian o transforman la informacin, mientras los controles sirvenpara verificar la confiabilidad de un proceso.

8.8 Los controles podrn ser de naturaleza previa, concurrente y posterior, lo cual depende del momento en que seejecuta el control en relacin con el proceso. El control previo se ejecuta antes de llevar a cabo un proceso; el

control concurrente se efecta en forma simultnea con la ejecucin del proceso, y el control posterior se aplicadespus de ejecutado el proceso. De acuerdo con el punto del proceso en el que se apliquen son preventivos,detectivos y correctivos. Los controles preventivos reducen la posibilidad de que se materialicen los riesgos, loscontroles detectivos son aquellos que revelan la ocurrencia de errores y los controles correctivos son los quecorrigen las causas del riesgo que se detecta.

8.9 Lo anterior conlleva a que los administradores tomen las acciones necesarias para abordar los riesgos contablesque implican, no solo la forma correcta de hacer las cosas, sino dirigir las tareas hacia el logro de los objetivosde la entidad. De ah que resulte indispensable que las entidades implementen la ejecucin de las polticascontables en todos los niveles, en todas las dependencias y en todas las funciones que intervienen en el proceso


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contable y establezcan unos procedimientos obligatorios para todas las actividades de dicho proceso, entre losque se encuentran:

(a)evaluaciones y supervisin de los procesos, aplicativos, accesos a la informacin y archivos, utilizados en elproceso contable;

(b)presentacin de informes de seguimiento;

(c)validacin de la calidad de la informacin, revisando que las transacciones u operaciones sean veraces yestn adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios de medicin y reconocimiento;

(d)comparacin, realizacin de inventarios y anlisis de los activos de la entidad, a travs de fuentes internas yexternas;

(e)supervisin de los sistemas de informacin;

(f)aplicacin de controles generales y especficos que garanticen la razonabilidad y validez de la informacin;

(g)verificacin respecto a que las transacciones hayan sido autorizadas por los rganos sociales competentes;

(h)autorizacin y control de documentos; y

(i) establecimiento de una adecuada segregacin de funciones, dentro de los lmites de autorizaciones oaprobaciones.

Responsables por el Sistema de Control Interno Contable

8.10El diseo e implementacin del Sistema de Control Interno Contable y la evaluacin de su efectividad, sonresponsabilidad de la administracin de las entidades, quienes deben realizar su gestin con la debidadiligencia.

8.11Compete a los administradores aprobar las polticas y los procedimientos, los principios y atributos del Sistemade Control Interno Contable, teniendo en cuenta sus caractersticas y el inters pblico involucrado, as como

velar que los controles se ajusten a las necesidades de la entidad y suministrar los recursos requeridos para elefecto. Los evaluadores debern considerar si las polticas, los principios y atributos definidos son aplicados ysi funcionan de manera debida.


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AnexoINVENTARIO NORMATIVO


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DISPOSICIN LEGAL COMENTARIOS

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CODIGO DE COMERCIO

Art. 26: Objeto y publicidad del Registro Mercantil. El registromercantil tendr por objeto llevar la matrcula de los comerciantes yde los establecimientos de comercio, as como la inscripcin detodos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley

exigiere esa formalidad. El registro mercantil ser pblico.Cualquier persona podr examinar los libros y archivos en que fuerellevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copiasde los mismos.

Art. 27: Entidades encargadas de llevar y supervisar el RegistroMercantil. El registro mercantil se llevar por las cmaras decomercio, pero la Superintendencia de Industria y Comerciodeterminar los libros necesarios para cumplir esa finalidad, laforma de hacer las inscripciones y dar las instrucciones que tiendanal perfeccionamiento de la institucin.

Art. 28: Personas y actos sujetos a registro. Debern inscribirse en elregistro mercantil:

7o) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los deactas de asambleas y juntas de socios, as como los de juntasdirectivas de sociedades mercantiles;

10) Los dems actos y documentos cuyo registro mercantil ordene laley.

Art. 36: Documentos que pueden exigir las Cmaras al solicitarse laMatrcula Mercantil. Las cmaras podrn exigir al comerciante quesolicite su matrcula que acredite sumariamente los datos indicadosen la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos,

balances autorizados por contadores pblicos, certificados de otras

cmaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente.

Art. 38: Falsedad en los datos que se suministren al registromercantil. La falsedad en los datos que se suministren al registromercantil ser sancionada conforme al Cdigo Penal. La respectivacmara de comercio estar obligada a formular denuncia ante el juezcompetente.

Art. 39: Registro de los libros de comercio. El registro de los librosde comercio se har en la siguiente forma:

1o) En el libro se firmar por el secretario de la cmara de comerciouna constancia de haber sido registrado, con indicacin de fecha y

folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca,del uso a que se destina y del nmero de sus hojas tiles, las quesern rubricadas por dicho funcionario, y

2o) En un libro destinado a tal fin se har constar, bajo la firma delsecretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en elordinal anterior.

Art. 44: Certificacin del contenido de documentos registrados. Encaso de prdida o de destruccin de un documento registrado podr


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suplirse con un certificado de la cmara de comercio en dondehubiere sido inscrito, en el que se insertar el texto que se conserve.

El documento as suplido tendr el mismo valor probatorio deloriginal en cuanto a las estipulaciones o hechos que consten en elcertificado.

Lo dispuesto en este artculo no se aplicar a los libros registrados.

Art. 48 Conformidad de libros y papeles del comerciante a lasnormas comerciales. Todo comerciante conformar su contabilidad,libros, registros contables, inventarios y estados financieros engeneral, a las disposiciones de este Cdigo y dems normas sobre lamateria. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que,como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo ycorrespondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros

procedimientos de reconocido valor tcnico contable, con el fin deasentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y

prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientosindividuales y el estado general de los negocios.

Art. 49: Libros de Comercio. Concepto. Para los efectos legales,cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern

por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliaresnecesarios para el completo entendimiento de aqullos.

Nota.De conformidad con lo dispuesto en el artculo 44 No. 2 de laley 222 de 1995 el Gobierno Nacional debe expedir lareglamentacin correspondiente a los libros de comercio que debenelaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, ascomo los requisitos mnimos que debern cumplir.

Art. 50: Contabilidad. Requisitos. La contabilidad solamente podrllevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, enlibros registrados, de manera que suministre una historia clara,completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecina las reglamentaciones que expida el gobierno.

Art. 51: Correspondencia y comprobantes. Harn parte integrante dela contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las

partidas asentadas en los libros, as como la correspondenciadirectamente relacionada con los negocios.

Art. 52: Inventario y Balance General. Al iniciar sus actividadescomerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comercianteelaborar un inventario y un balance general que permitan conocerde manera clara y completa la situacin de su patrimonio.

Art. 53: Asiento de las operaciones mercantiles. Comprobante decontabilidad. En los libros se asentarn en orden cronolgico lasoperaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el

patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantesde contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debeelaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en elcual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de laoperacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
http://www.notinet.ath.cx/serverfiles/load_file.php?norma_no=10798&count_word=0http://www.notinet.ath.cx/serverfiles/load_file.php?norma_no=10798&count_word=0


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comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen.

Art.54: Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.El comerciante deber dejar copia fiel de la correspondencia quedirija en relacin con los negocios, por cualquier medio que asegurela exactitud y duracin de la copia. Asimismo, conservar lacorrespondencia que reciba en relacin con sus actividadescomerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de nohaberse dado respuesta.

Art.55: Obligatoriedad de conservar los comprobantes de losasientos contables. El comerciante conservar archivados yordenados los comprobantes de los asientos de sus libros decontabilidad, de manera que en cualquier momento se faciliteverificar su exactitud.

Art.56: Libros. Hojas Removibles. Obligatoriedad de numerar. Loslibros podrn ser de hojas removibles o formarse por seriescontinuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas,

puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas

conforme a la reglamentacin del Gobierno.

Los libros podrn llevarse en archivos electrnicos, que garanticenen forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de lainformacin, as como su conservacin. El registro de los libroselectrnicos se adelantar de acuerdo con la reglamentacin queexpida el Gobierno Nacional.

Art.57: Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros decomercio se prohbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a questos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el textode los asientos o a continuacin de los mismos;

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en lafecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros,o alterar los archivos electrnicos.

Art. 58.Sanciones por infringir prohibiciones. La violacin a lodispuesto en el artculo anterior har incurrir al responsable en unamulta hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de comercioo la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, segn el caso, deoficio o a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones

penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichasirregularidades carecern, adems, de todo valor legal como pruebaen favor del comerciante que los lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsablede estas infracciones, sern solidariamente responsables del pago de


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la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, siste incurriere en culpa.

Nota. Cuando la multa sealada en el artculo en comento esaplicada por una Superintendencia, la cuanta se reajusta deacuerdo con las normas generales sobre sanciones que puedeimponer cada una de estas entidades.

Art. 59.Correspondencia entre los libros y los comprobantes. Entrelos asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirla debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia

probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.

Art. 60: Conservacin de los libros y papeles contables.Reproduccin exacta. Los libros y papeles a que se refiere esteCaptulo debern ser conservados cuando menos por diez aos,contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn serdestruidos por el comerciante, siempre que por cualquier mediotcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la

cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificarla exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de lamisma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que sedestruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se preven este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidadesanteriores.Art. 61: Examen de libros y papeles del comerciante por personasautorizadas. Los libros y papeles del comerciante no podrnexaminarse por personas distintas de sus propietarios o personasautorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitucin

Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artculo no restringir el derecho de inspeccinque confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de lascompaas comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplanfunciones de vigilancia o auditora en las mismas.

Art. 62: Sancin por violacin de reserva. El revisor fiscal, elcontador o el tenedor de los libros regulados en este Ttulo queviolen la reserva de los mismos, ser sancionado con arreglo alCdigo Penal en cuanto a la violacin de secretos y correspondencia,sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso.

Art. 63.Orden de presentar o examinar los libros y papeles del

comerciante. Casos. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional yejecutiva del poder pblico, solamente podrn ordenar de oficio lapresentacin o examen de los libros y papeles del comerciante en loscasos siguientes:

1) Para la tasacin de los impuestos a fin de verificar la exactitud delas declaraciones;

2) Para la vigilancia de los establecimientos de crdito, lassociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn;


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3) En la investigacin de delitos, conforme a las disposiciones delCdigo de Procedimiento Penal, y

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo deProcedimiento Civil.

Art. 64 Casos en que es posible la exhibicin general. Los tribunaleso jueces civiles podrn ordenar, de oficio o a instancia de parte, laexhibicin y examen general de los libros y papeles de uncomerciante en los casos de quiebray de liquidacin de sucesiones,comunidades y sociedades.

Art. 65: Exhibicin parcial de libros. En situaciones distintas de lascontempladas en los artculos anteriores, solamente podrn serexaminados los libros y papeles de comercio, mediante exhibicinordenada por los tribunales o jueces, a peticin de parte legtima,

pero la exhibicin y examen se limitarn a los libros y papeles quese relacionen con la controversia.

La exhibicin de libros podr solicitarse antes de ser iniciado el

juicio, con el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro delproceso. El solicitante acreditar la calidad de comerciante de quienhaya de exhibirlos.

Art. 66: Forma de practicar la exhibicin. El examen de los libros sepracticar en las oficinas o establecimientos del comerciante y enpresencia de ste o de la persona que lo represente. El juez ofuncionario har constar los hechos y asientos verificados y, adems,el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin deapreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia,reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

Art. 67: Renuencia a la exhibicin de los libros. Si el comerciante no

presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, ocultaalguno de ellos o impide su examen, se tendrn como probados en sucontra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si paraesos hechos es admisible la confesin.

Quien solicite la exhibicin de los libros y papeles de uncomerciante se entiende que pone a disposicin del juez los propios.Art. 68.Validez de los libros y papeles de comercio. Los libros y

papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestionesmercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial oextrajudicialmente.

En materia civil, an entre comerciantes, dichos libros y papeles

slo tendrn valor contra su propietario, en lo que en ellos conste demanera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechaceen lo que le sea desfavorable.

Art. 69. Cuestiones mercantiles con personas no comerciales. En lascuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sloconstituirn un principio de prueba en favor del comerciante, quenecesitar ser completado con otras pruebas legales.

Art. 70. Reglas aplicables entre comerciantes. En las diferencias quesurjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles


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se determinar segn las siguientes reglas:

1) Si los libros de ambas partes estn ajustados a las prescripcioneslegales y concuerdan entre s, se decidir conforme al contenido desus asientos;

2) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientosno concuerdan, se decidir teniendo en cuenta que los libros y

papeles de comercio constituyen una confesin;

3) Si los libros de una de las partes no estn ajustados a la ley, sedecidir conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente,si aqulla no aduce plena prueba que destruya o desvirte elcontenido de tales libros;

4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripcioneslegales, se prescindir totalmente de ellos y solo se tomarn encuenta las dems pruebas allegadas al juicio, y

5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva

contabilidad o no la presenta, se decidir conforme a los de aqulla,sin admitir prueba en contrario.

Art. 71.Aceptacin de lo que conste en libros de la contraparte. Siuna parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de laotra, se decidir conforme a ellos.

Art. 72. Principio de la indivisibilidad. La fe debida a los libros esindivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable loslibros de su adversario, estar obligada a pasar por todas lasenunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las

prescripciones legales y no se comprueba fraude.

Art. 73.Aplicacin de reglas precedentes. Si el comerciante a cuyoslibros y papeles se defiere la decisin del caso no los lleva, losoculta o los lleva irregularmente, se decidir conforme a lasdisposiciones precedentes.

Art. 74. Doble contabilidad. Consecuencias. Si un comerciante llevadoble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de talnaturaleza, sus libros y papeles slo tendrn valor en su contra.

Habr doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o mslibros iguales en los que registre en forma diferente las mismasoperaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre losmismos actos.

Art. 173.Aprobacin y contenido de la fusin de la sociedad. Lasjuntas de socios o las asambleas aprobarn, con el qurum previstoen sus estatutos para la fusin o, en su defecto, para la disolucinanticipada, el compromiso respectivo, que deber contener:

1o) Los motivos de la proyectada fusin y las condiciones en que serealizar;

2o) Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de lassociedades interesadas, que hubieren servido de base para establecerlas condiciones en que se realizar la fusin;


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3o) La discriminacin y valoracin de los activos y pasivos de lassociedades que sern absorbidas, y de la absorbente;

4o) Un anexo explicativo de los mtodos de evaluacin utilizados ydel intercambio de partes de inters, cuotas o acciones que implicarla operacin, y

5o) Copias certificadas de los balances generales de las sociedadesparticipantes.Art. 619: Definicin y clasificacin de los ttulos valores. Los ttulosvalores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio delderecho literal y autnomo que en ellos se incorpora. Pueden ser decontenido crediticio, corporativos o de participacin. y de tradicin orepresentativos de mercancas.Art. 621: Requisitos generales para los ttulos valores. Adems de lodispuesto para cada ttulo valor en particular, los ttulos valoresdebern llenar los requisitos siguientes:

1) La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora, y

2) La firma de quin lo crea.

La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador delttulo, por un signo o contrasea que puede ser mecnicamenteimpuesto.

Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho,lo ser el del domicilio del creador del ttulo; y si tuviere varios,entre ellos podr elegir el tenedor, quien tendr igualmente derechode eleccin si el ttulo seala varios lugares de cumplimiento o deejercicio. Sin embargo, cuando el ttulo sea representativo demercaderas, tambin podr ejercerse la accin derivada del mismo

en el lugar en que stas deban ser entregadas.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creacin del ttulo setendrn como tales la fecha y el lugar de su entrega.Art. 772: Factura es un ttulo valor queel vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitiral comprador o beneficiario del servicio.

No podr librarse factura alguna que no corresponda a bienesentregados real y materialmente o a servicios efectivamente

prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.

El emisor vendedor o prestador del servicio emitir un original y doscopias de la factura. Para todos los efectos legales derivados delcarcter de ttulo valor de la factura, el original firmado por elemisor y el obligado, ser ttulo valor negociable por endoso por elemisor y lo deber conservar el emisor, vendedor o prestador delservicio. Una de las copias se le entregar al obligado y la otraquedar en poder del emisor, para sus registros contables.

PARGRAFO. Para la puesta en circulacin de la facturaelectrnica como ttulo valor, el Gobierno Nacional se encargar desu reglamentacin.


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Art. 774: La factura deber reunir,adems de los requisitos sealados en los artculos 621 del presenteCdigo, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que losmodifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en elartculo 673. En ausencia de mencin expresa en la factura de lafecha de vencimiento, se entender que debe ser pagada dentro delos treinta das calendario siguientes a la emisin.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicacin del nombre, oidentificacin o firma de quien sea el encargado de recibirla segn loestablecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejarconstancia en el original de la factura, del estado de pago del precioo remuneracin y las condiciones del pago si fuere el caso. A lamisma obligacin estn sujetos los terceros a quienes se hayatransferido la factura.

No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con latotalidad de los requisitos legales sealados en el presente artculo.Sin embargo, la omisin de cualquiera de estos requisitos, noafectar la validez del negocio jurdico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tienederecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formacin yentrega de una factura que corresponda al negocio causal conindicacin del precio y de su pago total o de la parte que hubieresido cancelada.

La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas

distintas a las sealadas en el presente artculo, no afectar la calidadde ttulo valor de las facturas.Art. 944: Derecho de exigir factura. El comprador tiene derecho aexigir del vendedor la formacin y entrega de una factura de lasmercaderas vendidas con indicacin del precio y de su pago total ode la parte que hubiere sido cancelada. No reclamndose contra elcontenido de la factura, dentro de los tres das siguientes a la entregade ella, se tendr por irrevocablemente aceptada.CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL

Art. 271. Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Nm.121. Libros de comercio. Sin perjuicio de lo dispuesto en elartculo 59 del Cdigo de Comercio, los libros de comercio hacen fe

en los procesos entre comerciantes, siempre que estn llevados enlegal forma. En los dems casos, solamente harn fe contra elcomerciante que los lleva.

Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partesno estn llevados en legal forma, se estar a los de la contraparte,siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba encontrario. En los dems casos, si los libros de ambas partesestuvieren en desacuerdo, el juez decidir segn el mrito quesuministren las otras pruebas.


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Al comerciante no se le admitir prueba que tienda a desvirtuar loque resultare de sus libros.Art. 260: Modificado. Decreto 2282 de 1989, Art. 1. Nm. 119.Documentos en idioma extranjero. Para que los documentosextendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarsecomo prueba, se requiere que obren en el proceso con sucorrespondiente traduccin efectuada por el Ministerio deRelaciones Exteriores, por un intrprete oficial o por traductordesignado por el juez; en los dos primeros casos la traduccin y suoriginal podrn ser presentados directamente.

ESTATUTO TRIBUTARIO

Art. 615: Reglamentado por el Decreto 1165 de 1996.OBLIGACIN DE EXPEDIR FACTURA. Para efectos tributarios,todas las personas o entidades que tengan la calidad decomerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten serviciosinherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividadagrcola o ganadera, debern expedir factura o documentoequivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las

operaciones que realicen, independientemente de su calidad decontribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administradospor la Direccin General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen mquinas registradoras, el documentoequivalente ser el tiquete expedido por sta.

Pargrafo 1. Adicionado por la Ley 49 de 1990, artculo 64. Laboleta de ingreso a las salas de exhibicin cinematogrficaconstituye el documento equivalente a la factura.

Pargrafo 2. Adicionado por la Ley 223 de 1995, artculo 34.Quienes tengan la calidad de agentes de retencin del impuestosobre las ventas, debern expedir un certificado bimestral que

cumpla los requisitos de que trata el artculo 381 del EstatutoTributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente deretencin expedir un certificado por cada retencin efectuada, elcual deber contener las mismas especificaciones del certificado

bimestral.

En los dems aspectos se aplicarn las previsiones de los pargrafos1.y 2 del artculo 381 del Estatuto Tributario.

Artculo 615-1. Adicionado por la Ley 223 de 1995, artculo 35.OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR EN ELIMPUESTO SOBRE LAS VENTAS. Cuando el agente deretencin en el Impuesto sobre las Ventas adquiera bienes o

servicios gravados, deber liquidar y retener el impuesto aplicandola tarifa de retencin correspondiente, que en ningn caso podr sersuperior al 50% del impuesto liquidado, y expedir el certificado aque se refiere el pargrafo 2 del artculo 615 del EstatutoTributario.

Inciso modificado por la Ley 383 de 1997, artculo 32. Lasentidades sealadas como agentes de retencin del impuesto sobrelas ventas, en el numeral 1 del artculo 437-2, debern discriminarel valor del impuesto sobre las ventas retenido en el documento queordene el reconocimiento del pago. Este documento reemplaza el


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certificado de retencin del impuesto sobre las ventas.

Artculo 616. Modificado Ley 223 de 1995, artculo 36. LIBROFISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES. Quienescomercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo alrgimen simplificado, debern llevar el libro fiscal de registro deoperaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se

identifique el contribuyente, est debidamente foliado y se anotendiariamente en forma global o discriminada las operacionesrealizadas. Al finalizar cada mes debern, con base en las facturasque les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en laadquisicin de bienes y servicios, as como los ingresos obtenidosen desarrollo de su actividad.

Este libro fiscal deber reposar en el establecimiento de comercio yla no presentacin del mismo al momento que lo requiera laadministracin, o la constatacin del atraso, dar lugar a laaplicacin de las sanciones y procedimientos contemplados en elartculo 652, pudindose establecer tales hechos mediante elmtodo sealado en el artculo 653.Art. 616-1 FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La factura de venta o documentoequivalente se expedir, en las operaciones que se realicen concomerciantes, importadores o prestadores de servicios o en lasventas a consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete demquina registradora, la boleta de ingreso a espectculos pblicos,la factura electrnica y los dems que seale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta Ley elGobierno Nacional reglamentara la utilizacin de la facturaelectrnica.

Artculo 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERELA EXPEDICIN DE FACTURA. No se requerir laexpedicin de factura en las operaciones realizadas por bancos,corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y lascompaas de financiamiento comercial. Tampoco existir estaobligacin en las ventas efectuadas por los responsables delrgimen simplificado, y cuando se trate de la enajenacin de bienes

producto de la actividad agrcola o ganadera por parte de personasnaturales, cuando la cuanta de esta operacin sea inferior a$5.000.000 y en los dems casos que seale el Gobierno Nacional.

Artculo 616-3. Adicionado por la Ley 223 de 1995, artculo 39.Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de losrequisitos previstos en las normas o cuando se presten para ex

propuesta sistema de información contable

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