informe gestión secretaria general

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

2014

Superintendencia del Subsidio Familiar

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En Bogotá 3487777 / PBX: 3487800

Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C.,

Colombia

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Informe gestión Secretaria General

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano


MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ MORENO SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR MARTHA LUCÍA CARDONA VISBAL SECRETARIA GENERAL ZOILO URBINA CONTRERAS JEFE OFICINA ASESORA PLANEACIÓN LIDA REGINA BULA NARVÁEZ JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA NORBERTO AGUDELO VALENCIA JEFE OFICINA TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES JOSÉ WILLIAM CASALLAS FANDIÑO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO SANDRA MILENA LOPERA FORERO JEFE OFICINA PROTECCIÓN AL USUARIO

DIANA MARINA VÉLEZ VÁSQUEZ SUPERINTENDENTE DELEGADA

PARA LA GESTIÓN

LUIS ÁNGEL CARMONA FITZGERALD

SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA RESPONSABILIDAD

ADMINISTRATIVA Y MEDIDAS ESPECIALES

EDGAR MARROQUÍN PUENTES

SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA ESTUDIOS ESPECIALES Y LA

EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Elaboración y consolidación

MARTHA LUCÍA CARDONA VISBAL SECRETARIA GENERAL

CONSOLIDACIÓN

LINA JIMENA CUADROS PEREZ TECNICO ADMINISTRATIVO

SECRETRAIA GENERAL

EDICIÓN JOHN GAVIRIA MARÍN

Asesor Prensa

2014


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SECRETARÍA GENERAL INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN DE ENERO A 27 DE JUNIO DE 2014

De acuerdo con la función principal de dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los programas y actividades relacionados con los asuntos financieros, de administración de personal, de contratación y se servicios administrativos, establecida por el Decreto No. 2595 de diciembre de 2012, la Secretaría General y sus grupos adscritos: grupo de gestión del talento humano, grupo de gestión contractual, grupo de recursos financieros, grupo de gestión administrativa y documental, ha desarrollado al 27 de junio del presente año, las siguientes actividades de acuerdo con los procesos que tiene a cargo:

I. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

MODALIDAD EN EJECUCIÓN EJECUTADOS DESIERTOS PRE CONTRACTUAL TOTAL

CONTRATACIÓN DIRECTA 18

18

MINIMA CUANTÍA 6 3 2

SELECCIÓN ABREVIADA 2 1

LICITACIÓN PÚBLICA 1

CONCURSO DE MÉRITOS 1

TOTAL 28 3 3 18 53

II. GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL Acumulado a Junio 27 de 2014 A junio 27 de 2014, el total de compromisos asumidos por el SSF, ascendió a $8.439.2 millones, correspondientes al 33% de la apropiación vigente para 2014. Las obligaciones, por su parte, ascendieron a $ 6.177.3mil millones, equivalentes al 24% de la apropiación vigente. En lo que respecta a los pagos, éstos sumaron $6.000.1 mil millones, correspondientes al 23% de la apropiación vigente, como se presenta en el cuadro 1.

CONCEPTO APR. VIGENTE APR. DISPONIBLE COMPROMISO OBLIGACION PAGOS % COMPR. % EJECUCION % PAGOS

FUNCIONAMIENTO 16.697.050.000,00 9.821.746.369,90 6.875.303.630,10 5.977.722.719,55 5.800.503.300,55 41% 36% 35%

GASTOS DE PERSONAL 12.554.700.000,00 7.407.997.503,00 5.146.702.497,00 4.958.682.497,00 4.781.463.078,00 41% 39% 38%

GASTOS GENERALES 3.763.250.000,00 2.034.648.866,90 1.728.601.133,10 1.019.040.222,55 1.019.040.222,55 46% 27% 27%

TRANSFERENCIAS 379.100.000,00 379.100.000,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0%

INVERSION 8.929.800.000,00 7.365.892.609,00 1.563.907.391,00 199.623.579,25 199.623.579,25 18% 2% 2%

TOTAL 25.626.850.000,00 17.187.638.978,90 8.439.211.021,10 6.177.346.298,80 6.000.126.879,80 33% 24% 23%

CUADRO No.1 EJECUCION A JUNIO 27 DE 2014 SUPERINTENDENCIA SUBSIDIO FAMILIAR

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FUNCIONAMIENTO

De una apropiación total de $16.697.millones para funcionamiento a junio de 2014 se comprometió un total de $6.875.3, correspondiente al 41% del total de la apropiación; se obligó un total de $5.977.7 millones (el 35%) y se pagaron $5.800.5 millones equivalentes al 35%

INVERSION

A Junio de 2014, el total de compromisos de inversión ascendió a $1.563.9 millones, el 18% de la apropiación vigente. En cuanto a las obligaciones, éstas sumaron $199.6 millones, el 2% de la apropiación total. Así mismo, el total de pagos ascendió a $199.6 millones correspondientes al 2% de la apropiación total. III. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO El Grupo de Gestión del Talento Humano realizó las siguientes actividades durante el I Semestre de la actual vigencia en ellas las siguientes: 1. VINCULACIÓN Y RETIRO DE PERSONAL

1.1. NOMBRAMIENTOS

NOMBRAMIENTOS

CANTIDAD

PROCENTAJE

Ordinarios – Libre Nombramiento y Remoción

2 3%

Encargo 7 11%

Encargos de funciones

3 5%

Provisionalidad 54 82%

TOTAL 66 100%

3%

11% 4%

82%

Ordinarios – Libre Nombramiento y Remoción

Encargo

Encargos defunciones

Provisionalidad





1.2. TERMINACIONES

1.3. ACEPTACIÓN DE RENUNCIAS

RENUNCIAS CANTIDAD DE FUNCIONARIOS PROCENTAJE

Nombramientos Ordinarios – Libre Nombramiento y Remoción

1 25%

Nombramiento de carrera administrativa

1 25%

Nombramientos Provisional 2 50%

TOTAL 3 100%

1.4. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

DESCRIPCION CANTIDAD PROCENTAJE

Va

cacio

ne

s

Otorgamiento normal

17 81%

Aplazamiento 0 0%

Interrupción 3 14%

Reanudación 1 5%

Compensación 0 0%

TOTAL Resoluciones

21 100%

2 2

0

0,5

1

1,5

2

2,5

Encargo Provisionalidad

CAN…

81%

0%

14%

5%0%

Otorgamiento normal

Aplazamiento

Interrupción

Reanudación

Compensación





2. NOMINA

Se gestionó el pago oportuno de la nómina a los funcionarios, incluyendo las novedades correspondientes. A partir del mes de Marzo de 2014 con apoyo de la Oficina de TIC se IMPLEMENTO la utilización de la herramienta SICOF - ADA para realizar la nómina, aclarando que el programa requiere de actualización y parametrización correspondiente.

DESCRIPCION CANTIDAD

Horas Extras

Secretario Ejecutivo Código 4210, Grado19

Guarina Sáenz Otero Enero

Nancy Liliana Niño Pinzón Enero a Junio

Conductor Mecánico Código 4103, Grado17

Diego Edison Castañeda León Enero a Junio

Jesús Hernán Páez Sánchez Enero a Junio

Juan Arley Naranjo Lesmes Enero a Junio

Oscar Javier Bravo Chávez Enero a Junio

Wilmer Samuel Rico Vargas Enero a Junio

3. CERTIFICACIONES

TIPO DE CERTIFICACIONES CANTIDAD

Laborales 248

Bonos Pensionales 30

TOTAL 278

4. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

El 30 de enero de 2014, se realizó una Jornada de inducción y reinducción dirigida a todos los colaboradores de la entidad, todo el día la cual se llevó a cabo en el Hotel Tequendama - Salón Rojo II. Este día se contó con la participación de todos los funcionarios de la entidad, toda vez que mediante Resolución N°0114 del 29 de enero de 2014.

5. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

Mediante Acta N°2 del 7 de marzo de 2014, el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos aprobó el Plan Institucional de Capacitación.

Enero

Febrero

MarzoAbril

Mayo

Junio





En el semestre se ha gestionado la capacitación de los funcionarios de los diferentes niveles, en las siguientes temáticas:

N° Temática Descripción Cantidad de

Funcionarios Participantes

1 Gestión Financiera

El 28 de Febrero, la participación de funcionarios a la capacitación sobre la Información para remitir a las Cámaras de Comercio relacionadas con el RUP.

4

El 14 de mayo, la participación en una capacitación sobre Devolución de deducciones y reintegros presupuestales y no presupuestales, liderada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2

El 29 de mayo, la participación en una capacitación sobre Gestión y devolución de ingresos, liderada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público

1

2 Gestión Documental El 17 de marzo, la participación en una capacitación sobre Gestión Documental del Archivo General de la Nación.

3

3 Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP

Capacitación del Módulo de Hojas de Vida del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) , realizado en las instalaciones del Departamento Administrativo de la Función Pública el 25 de marzo.

4

4 Evaluación de Desempeño

El 25 de marzo, la participación en una capacitación sobre Evaluación de Desempeño, promovida por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) y la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), desarrollada en la Gobernación de Cundinamarca.

2

El 20 de mayo la participación en el Encuentro de Comisiones de Personal liderado por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC)

2

Adicionalmente se gestionó la capacitación de los funcionarios en políticas que son implementadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

N° Temática Descripción Cantidad de

Funcionarios Participantes

1 Teletrabajo Capacitación sobre Teletrabajo realizada el 23 de Abril de 2014 liderada por el Ministerio del Trabajo

15

2 Gobierno en línea

Jornada Académica sobre Seguridad de la información, realizada el 8 Abril de 2014 en la Biblioteca Luis Ángel Arango

1

El 21, 22,23 de Mayo, Capacitación por HP concerniente al contrato CI-040-2013 celebrado entre la SSF y ETB.

2

3 Rendición de Cuentas El 13 de marzo, la participación de una capacitación sobre Rendición de Cuentas liderada por la Contraloría General de la República.

2

Se encuentran en curso la gestión de realización de las siguientes capacitaciones:

N° Temática Descripción Monto

1 Contratación Estatal

Se gestionó conjuntamente con el Grupo de Gestión Contractual la apertura de Invitación Pública MC 011 de 2014 para "Contratar la capacitación en contratación estatal y supervisión de contratos para funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar".

$13.500.000





N° Temática Descripción Monto

2 Excel

Se gestionó conjuntamente con el Grupo de Gestión Contractual la apertura del proceso de contratación MC No. 010 DE 2014 “Capacitar en Excel básico e intermedio a los funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar”.

$12.000.000

6. PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS

6.1. BIENESTAR SOCIAL

En cumplimiento al mencionado plan se realizaron las siguientes actividades:

N° Temática Descripción

1 Bonos Educativos Entrega de un incentivo no pecuniario, bonos educativos y acompañamiento a los funcionarios en la celebración de cumpleaños y perdida de seres queridos y familiares cercanos

2 Recreación El 23 y 30 de Mayo - Se realizó una Caminata Ecológica al Parque Natural San Felipe de la Vega

3 Integración Actividad Religiosa "Eucaristía de Miércoles de Ceniza" (5 Marzo)

4 Eventos Especiales Conmemoración a todas las mujeres y los hombres que laboran en la entidad, como actividad de integración de género entre los funcionarios. (19 y 21 Marzo)

4 Eventos Especiales

Participación de las Secretarías en actividades gestionada con Colsubsidio: Concierto (23 de Abril) y reconocimiento a la labor desempeñada en la entidad - Viaje Paipa (25 de Abril)

Recordación de los funcionarios que cumplieron años en el mes.

Promoción del Deporte Participación en actividades deportivas "Torneo Interempresas - Colsubsidio" (29 Marzo)

Bienestar

Jueves de ferias de servicios interna

Gestiono la renovación de licencias de conducción (15 funcionarios - 24 de Abril. Valoración Médica, 28 de Abril. Fotos y gestión ante Secretaría de Movilidad.

Cultura El 9 de Mayo - Se gestionó la realización de una actividad cultural Tarde de Cine, con la película denominada "

6.2. SALUD OCUPACIONAL


1 Pausas Activas Rumba terapia (24 de Abril)

2 Prevención y protección colectiva e individual

Análisis de Panorama de Riesgos (4 de Abril)

El 19 de Mayo se realizó una Evaluación de Riesgos de Infraestructura de la entidad, con el acompañamiento de ARL Positiva.






3 Gestión para el control de incidentes y accidentes de trabajo

El 7 de Mayo se realizó una charla sobre "Incidentes y Accidentes de Trabajo", con el apoyo de ARL Positiva

Se gestionó la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO), mediante las

Elección de los representantes de los empleados ante el Comité Paritario de Salud Ocupacional 2014-2016.

6.3. INCENTIVOS Se gestionó el reconocimiento y ordenación de un incentivo no pecuniario a la funcionaria Martha Aurora Acuña Garí, mediante Resolución N° 0107 del 24 de enero de 2014. El Comité de Capacitación, Estímulos y Bienestar Laboral, autorizo el pago de matrícula del funcionario Juan Arley Naranjo Lesmes para cursar el III Semestre del Programa Virtual de Administración de Empresas ofrecido por la Universidad Minuto de Dios (UNIMINUTO).

N° DEPENDENCIA ACTUAL CANTIDAD DE

PARTICIPANTES CARGO ACTUAL CODIGO GRADO

1 Secretaría General – Grupo de Gestión Administrativa y Documental

1 Hombre Conductor Mecánico

4103 17

7. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Se realizaron Jornadas de "Evaluación de Desempeño II Semestre de 2013 y Definición de Compromisos Laborales 2014", con cada una de las 12 dependencias: 24-Feb-2014 Superintendencia Delegada para la Gestión y Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos; 25-Feb-2014 Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar, Dirección de Gestión Financiera y Contable; 26-Feb-2014 Oficina de Control Interno, Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, Oficina Asesora de Planeación y Oficina de Protección al Usuario; 27-Feb-2014 Grupo de Gestión Administrativa y Documental; 03-Marzo-2014 Grupo de Gestión del Talento Humano, Contractual y Financiera; y Oficina Asesora Jurídica; 10-Marzo-2014 Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 8. COMISIÓN DE PERSONAL

Se realizó mensualmente la reunión ordinaria de la Comisión de Personal y de acuerdo a la normatividad vigente se gestionó la conformación de la nueva comisión, el 9 de mayo de 2014 la Superintendente del Subsidio Familiar, abrió la "Convocatoria a elecciones de los representantes de los empleados en la comisión de personal, por el período 2014-2016". Se inscribieron como candidatos para representantes de los empleados ante la Comisión de Personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar, los siguientes funcionarios: N° 1 - Juan Arley Naranjo Lesmes, N° 2 - María Sofía Serrano Baquero, N° 3 - Ángela María Arango Giraldo, N° 4 - Carlos Alirio González Reyes, N° 5 - Ricardo Avilés Casallas y N° 6 - Juan Jacob Océn Tascón. El 27 de mayo de 2014, se llevó a cabo la votación y mediante Resolución N° 0490 del 19 de junio de 2014, se conformó la Comisión de la siguiente manera:





EN REPRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD EN REPRESENTACIÓN DE LOS EMPLEADOS

Principales Principales

Secretario General Juan Arley Naranjo Lesmes, identificado con cédula de ciudadanía N° 79.660.410

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica María Sofía Serrano Baquero, identificada con cédula de ciudadanía N° 51.746.702

Suplentes Suplentes

Asesor código 1020 grado 10 Despacho de la Superintendente

Ricardo Avilés Casallas, identificado con cédula de ciudadanía N° 19.476.733

Jefe de Oficina Asesora de Planeación Ángela María Arango Giraldo, identificada con cédula de ciudadanía N° 30.282.476

9. REPORTE INTERNOS

Se ha rendido el informe mensual a la Oficina Asesora de Planeación la información requerida por el Sistema de Seguimiento Proyectos de Inversión (SPI)

En el mes de abril se reportó la información requerida por la Oficina de Control Interno para rendir informe sobre el Modelo Estándar de Control Interno, correspondiente al Componente Ambiente de Control, Desarrollo del Talento Humano del Subsistema de Control Estratégico.

10. REPORTE A ENTES EXTERNO

En el primer semestre se remitieron diferentes informes a los ordenados de control y demás entidad, de acuerdo a la normatividad vigente y requerimiento de información.

10.1. CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIÓN

Reporte de planta de personal, distribución por niveles y asignaciones básicas mensuales y gastos de representación

Mediante comunicación 2014-001717 del 6 de febrero de 2014, se informó a este órgano de control, de acuerdo a los formatos requeridos la planta de personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar aprobada mediante los Decretos 2596 de 2012 y 2000 de 2013, cuya conformación y distribución por niveles, así mismo se aclarará que las asignaciones básica mensuales y gastos de representación mensual se acogían al Decreto 1029 de 2013 vigente en el momento. El 12 de febrero de 2014, mediante el mismo número de radicación se indica que la asignación salarial del cargo de Superintendente código 0030 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, en relación a lo estipulado en el literal c) del artículo 3 del Decreto 1029 de 21 de Mayo de 2013, trae excepciones y norma expresa para los Superintendentes: General de Puertos y Transporte de Sociedades, Financiero de Colombia y Nacional de Salud. Por ello, al no contemplarse norma expresa se debe tomar la normativa general de la asignación básica para el cargo de Superintendente, código 0030 grado 25 de la Superintendencia del Subsidio Familiar asignado mediante el Decreto 2596 de 13 de Diciembre de 2012, en el nivel directivo cuyo valor





incluye los gastos de representación y es equivalente a ocho millones seiscientos sesenta y dos mil trescientos cincuenta pesos moneda corriente ($8.662.350).

Informe de la Rendición de la Cuenta – Personal y Costos En el mes de abril se remitió a la Oficina de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación el formato requerido por el ente para reporte de personal y costos del año 2013, en cumplimiento a la Circular Externa N° 81110.

10.2. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA

En el mes de enero se diligencio en el Sistema de Modelo Integrado del DAFP, el módulo de Gestión del Talento Humano del Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión 2013.

En el mes de abril se reportó a través del Sistema Único de Información de Personal los empleos de carrera que se encuentran en vacancia definitiva en la entidad en cumplimiento a la Circular Externa 100-03 de 2014, Plan Anual de Vacantes.

10.3. TRANSPARENCIA POR COLOMBIA En el mes de junio se suministró la información correspondiente al índice de transparencia nacional, en lo relacionado con Gestión del Talento Humano.

10.4. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES En el mes de febrero se diligencio la “Encuesta de Talento Humano en el Sector Público”, en la cual se dio información general sobre la percepción y datos de la entidad. 11. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Se reportó la información de indicadores trimestrales en el Sistema de Isolución.

Se gestionó de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno el avance y cierre de hallazgos identificados en el Plan de Mejoramiento.

Se ha participado en las reuniones del Equipo de Calidad, adicionalmente se ha adelantado con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación la revisión y actualización de los Procesos y Procedimientos, Indicadores de Gestión e Identificación de Riesgos relacionados con Gestión del Talento Humano.

IV. PROCESOS DISCIPLINARIOS

1. ENERO DE 2014

No. Ref. Exp. Auto Oficios PGN Declaraciones Versión libre

Notificaciones Constancias Total

1 113/2011 1 1 - - - - 2 4

2 124/2013 2 12 - 3 1 - 9 27

3 128/2013 1 5 1 - - 1 1 9

4 129/2013 1 3 1 - - - 1 6

5 Hallazgos 1 - - - - - - 1

6 Quejas 1 1 1 - - - - 3





2. FEBRERO DE 2014

No. Ref. Exp.

Auto Oficios PGN Declaraciones Versión libre


1 124/2013 - - - - - - 2 2

2 128/2013 1 1 - - - 1 3 6

3 129/2013 1 - - - - 1 3 5

4 141/2014 1 4 1 - - 1 2 9

5 142/2014 1 4 1 - - - - 6

3. MARZO DE 2014

No. Ref. Exp.



1 113/2011 2 2 - - - 2 1 7

2 129/2013 - - - - - - 1 1

3 133/2013 - 2 - - - - 2 4

4 139/2013 2 4 - - - - 2 8

5 140/2013 2 4 1 - - - 4 11

6 141/2014 - - 1 - - - 2 3

7 143/2014 1 1 1 - - - - 3

8 144/2014 1 - 1 - - - - 2

9 145/2014 1 - 1 - - - - 2

10 146/2014 1 1 1 - - - - 3

TOTAL ACTUACIONES EN EL TRIMESTRE 122/122

4. ABRIL

No. Ref. Exp.



1 113/2011 1 1 1 - - 2 2 7

2 115/2012 1 6 - - - 2 - 9

3 125/2013 - 1 - - - - - 1

4 128/2013 - 2 - - - - - 2

5 129/2013 - 1 - - - - - 1

6 133/2013 1 3 1 - - 1 - 6

7 134/2013 1 3 1 - - 1 - 6

8 139/2013 - 1 - - - - - 1

9 141/2013 - 1 - - - - - 1

10 145/2014 - - 1 - - - - 1

11 146/2014 - 1 1 - - - 2 4

12 147/2014 1 2 1 - - - - 4

13 148/2014 1 2 1 - - - - 4

14 150/2014 1 3 1 - - - - 5

5. MAYO

No. Ref. Exp.

Auto Oficios PGN Declaraciones /pruebas

Versión libre


1 113/2011 - - - - - - 1 1

2 115/2012 1 - - 1 2

3 128/2013 - 1 - - - - - 1

4 139/2013 - 1 - - - . 1 2

5 141/2014 2 3 - 1 1 1 8





6 151/2014 1 2 1 - - - - 4

7 151/2014 1 1 1 - - - - 3

6. JUNIO

No. Ref. Exp.

Auto Oficios PGN Declaraciones /pruebas

Versión libre


1 115/2012 1 5 - - - - - 6

2 125/2013 - 1 - - - - - 1

3 128/2013 1 3 - - - - - 4

4 139/2013 1 - 1 - - - - 2

5 140/2013 1 3 1 - - - - 5

6 141/2014 - - - - - - 1 1

7 142/2014 1 1 - 1 - - - 3

8 145/2014 - - - - - - 1 1

9 149/2014 1 1 1 - - - - 3

10 153/2014 1 6 1 - - - 2 10

11 154/2014 1 8 2 - - - - 11

EVIDENCIAS: la anterior información se encuentra relacionada en el libro radicador que lleva el

Grupo de Control Interno Disciplinario y en cada uno de los expedientes.

V. RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL El Grupo de Gestión Administrativa y Documental es un grupo interno de trabajo dependiente de

la Secretaría General, conformado mediante Resolución N° 0129 de febrero 7 de 2014. Es una

dependencia de apoyo y como tal desarrolla actividades de tipo logístico, relacionadas con la

adquisición de bienes y servicios necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, así

como las inherentes al proceso de gestión documental siguiendo los lineamientos de la Ley

General de Archivos 594 del 2000 y todas las disposiciones del Archivo General de la Nación.

Bajo las directrices de la Secretaría General, durante la vigencia 2014 se han adelantado varias

actividades tendientes a modernizar los procedimientos y mejorar el bienestar locativo de los

colaboradores, dentro de las que se destacan:

1. En materia de Gestión Documental:

Administrar de manera eficiente y oportuna el Sistema de Gestión Documental con el fin de garantizar la efectiva entrega de la documentación, mediante el buen uso y la modernización de los recursos tecnológicos, procurando la adecuada operación del archivo central.

Llevar el archivo Central de la entidad, de acuerdo a la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.

Asesorar y apoyar a las dependencias en la adecuada administración de los archivos de gestión, de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidas en la Entidad.





Ubicar el archivo inactivo en un espacio adecuado, conforme las normas que regulan la materia. Actividad cumplida al 100% mediante la contratación del servicio de custodia con la empresa Colvatel, en la cual se almacenan 1000 cajas de archivo.

Actualización de las tablas de retención documental –TRD, con resultado de 14 tablas aprobadas.

Levantamiento del inventario documental, del archivo central: 654 CAJAS (6179 Carpetas)

En la actualidad se adelanta el proceso de implementación de un nuevo aplicativo de radicación y seguimiento de correspondencia, que permita la trazabilidad del documento desde su ingreso hasta su direccionamiento al Archivo para custodia y consulta.

Atender las solicitudes de préstamos de documentos a los usuarios internos de la entidad, de acuerdo con las transferencias primarias que se han realizado en años anteriores, para lo anterior se cumplió con los protocolos de préstamos para esta actividad.

Recepción, registro, distribución, control, seguridad y custodia de las comunicaciones oficiales recibidas por los usuarios externos y las comunicaciones oficiales enviadas de los usuarios internos en el aplicativo Sistema Automático de Tramites SAT de la entidad.

2. En materia de Recursos Físicos:

Planear las necesidades de adquisición de bienes y servicios, en coordinación con las dependencias. Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones para su aprobación y remitirlo al área competente para su publicación.

A través del Grupo se desarrollan las labores encaminadas a garantizar el adecuado funcionamiento a nivel operativo de la entidad y la prestación de los servicios de vigilancia, seguros, suministro de pasajes para el desplazamiento de las comisiones ordenadas en cumplimiento de la función misional, así como la atención inmediata de solicitudes internas de mantenimiento, adecuaciones locativas y mantenimiento de vehículos, suministros, radicación y distribución de correspondencia, servicios de mensajería, archivo, aseo y cafetería.

3. Procesos en trámite:

Servicio de transporte para los funcionarios. Suministro de papelería y tóner. Mantenimiento de la planta eléctrica Mantenimiento del sistema rodante del archivo central Adecuación puestos de trabajo para Grupo de Notificaciones Servicio de Vigilancia Suministro de tiquetes





4. Procesos en ejecución: Almacenamiento y custodia de archivo Servicio de aseo y mantenimiento con suministro de insumos Adición servicio de vigilancia Publicación de actos administrativos Servicios Postales Suministro de Combustible Mantenimiento del ascensor Mantenimiento de vehículos

De acuerdo a lo programado en el plan de adquisiciones, se ejecutó lo correspondiente al

primer semestre de 2014.

5. Infraestructura Física:

Con los recursos presupuestales asignados para gastos generales, se han adelantado

algunas adecuaciones que han mejorado notablemente tanto la presentación de las

instalaciones como las condiciones locativas que generan bienestar a los colaboradores, que

pueden resumirse en las siguientes actividades:

Reemplazo de equipos de cómputo Adecuación de puestos de trabajo para ubicación de los nuevos funcionarios Se inhabilitaron salas de juntas de los pisos 2, 4 y 5, con el fin de habilitar esta área

para nuevos puestos de trabajo. Instalación de escáner en la Secretaría General para la digitalización de todos los

actos administrativos. Remodelación del primer piso, área de auditorio para adecuar puestos de trabajo.

6. Almacén e Inventarios:

De acuerdo a la asignación por parte del grupo de TICS de los nuevos equipos de cómputo y comunicación, se efectuó la colocación de placas de inventario a cada elemento.

Se verificaron al detalle todos los elementos correspondientes al grupo de equipos de cómputo ubicados en el Data Center y demás áreas, con su respectiva placa de inventario, serial y marca de los equipos.

Se realizó la toma física del inventario asignado a cada funcionario, verificando placa de inventario y seriales.

Elaboración y presentación de cronograma para la solicitud de elementos de consumo por parte de las áreas de la SSF.

Entrega mensual de elementos de consumo (papelería, eléctricos, aseo y cafetería), a cada área de acuerdo a solicitud recibida.

Reporte mensual a Contabilidad de los boletines de movimientos del almacén. Legalización de traspasos y reintegros de elementos devolutivos.





7. En materia de Gestión Ambiental:

Manejo de residuos sólidos: Separar los residuos sólidos de forma adecuada para permitir su reciclaje. Definir la clasificación a realizar y el procedimiento de recolección. Se dispone de un lugar de reciclaje para los desechos de papel.

Uso eficiente del agua: Llevar un control continuo sobre el consumo de agua de la Entidad. Realizar la desinfección y aseo diario de las instalaciones de la entidad. Cumplir con las especificaciones y legislación sobre el manejo de residuos sanitarios. Realizar el lavado y tratamiento de los tanques de almacenamiento de agua potable.

Uso eficiente de la energía: Llevar un control continuo sobre el consumo de energía eléctrica de la Entidad.

Calidad del aire: Contribuir a la comunidad con buenas prácticas para la prevención de la contaminación. Propender por cumplimiento con el certificado gases de los vehículos.

8. Administración de la Caja Menor:

Se constituyó mediante Resolución No. 0087 de enero 22 de 2014, la Caja Menor para Gastos Generales y Urgentes.

Se han aprobado cuatro legalizaciones por valores de $1.928.168, $2.001.204,

$1.762.796, $2.341.031.

9. Ejecución Presupuestal:

A junio 30 de 2014 la ejecución acumulada del presupuesto de Gastos Generales es de

$1.533.843.133.

MARTHA LUCÍA CARDONA VISBAL Secretaria General


informe gestión secretaria general

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