informe de practicas preprofesionales jairo cortavitarte

7/30/2019 Informe de Practicas Preprofesionales Jairo Cortavitarte

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INFORME DEPRACTICAS

PREPROFESIONALESCORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO

2012

CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO

INGENIERA DE SISTEMAS INDUSTRIALES S.A.

rea: Logstica

Puesto: Encargado de Logstica

Jefe: Ing. Edmundo Lorenzo


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INFORME DE PRACTICAS PREPROFESIONALES

CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO 1

PRESENTACIN

Una parte importante del proceso de formacin profesional es la aplicacin de los

conocimientos tericos adquiridos en los centros de formacin dentro de un contexto

laboral real. La prctica contribuye en gran medida a obtener la experiencia necesaria y

suficiente para un eficiente desempeo laboral, ya que proporciona herramientas

concretas de conocimiento en beneficio del aprendizaje de los estudiantes y egresados.

En este sentido y como parte de la consolidacin de mi formacin profesional,

hago llegar a la comunidad universitaria y profesional el presente informe, el cual rene y

expone los objetivos, actividades y logros alcanzados durante el periodo de prcticas

profesionales realizadas por mi persona en la Empresa Ingeniera de Sistemas

Industriales S.A. especficamente en el rea de Logstica.

Agradezco a todos los Jefes y colaboradores de la Empresa Ingeniera de

Sistemas Industriales S.A. por todo el apoyo brindado para el desarrollo de las actividades

programadas, as como la orientacin y paciencia de la Ing. Edmundo Francisco Lorenzo

Zavala, Gerente General, sin los cuales no hubiese sido posible el xito de las mismas.

Jairo Cortavitarte Rodrguez


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GENERALIDADES DE LA EMPRESA

La empresa fue fundada en el ao 1996, comenzando sus actividades como distribuidor

de repuestos, accesorios y dems adicionales para calderos; ofertando distintas marcas

internacionales en el mercado, especialmente a agroindustrias.

A partir del ao 2007, la empresa se convierte en distribuidor oficial en la zona norte del

pas de la multinacional Schneider Electric S.A, enfocndose en el rea de automatizacin

de procesos y maquinaria. Dos aos ms tarde, obtendra la denominacin de Integrador

Oficial de Schneider Electric S.A.; brindando soluciones innovadoras y prcticas,

diseadas para mejorar los procesos en las diversas reas de la industria.

En el ao 2007 la empresa gan el Premio Muchik de Oro por su excelente desempeo

organizacional, desde ese entonces la empresa ha buscado constantemente una mejora

continua en sus procesos productivos y organizacionales. Ese mismo ao la empresa se

inscribe como Mediana y Pequea Empresa (MYPE), con el objetivo de promover su

crecimiento econmico y organizacional, reduciendo sus costos operacionales.

Hoy la empresa ha crecido a un ritmo excepcional, elaborando proyectos de

automatizacin para las industrias, en especial las de minera y enfocndose siempre en

la calidad de sus productos y el servicio al cliente.


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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Visin

Ser una empresa lder, a nivel nacional, en comercializacin de productos industriales y

servicios de ingeniera, que busca satisfacer las necesidades de los clientes, superando

sus expectativas brindndole valor agregado y calidad en todas las actividades realizadas

y trabajando de manera comprometida con la realizacin de sus colaboradores.

Misin

Brindar opciones integrales para la optimizacin de los procesos industriales y solucin

de problemticas de los mismos. Satisfacer ampliamente los requerimientos solicitados

mediante la aplicacin de las buenas prcticas de ingeniera, servicio de atencin al

cliente, disponibilidad de soporte y gestin.

Valores

Integridad.

Honestidad.

Carcter.

Humildad.

La Constancia.

Optimismo y buen humor.

Transparencia.

Principios

Cliente satisfecho y calidad en todas las acciones.

Iniciativa y creatividad para la mejora continua.

Colaboradores comprometidos.

Transparencia e integridad en las labores realizadas.

Consolidacin y expansin empresarial.

Trabajo en equipo y seguridad en las labores y ambientes.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA


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DISTRIBUCION DEL PERSONAL

La empresa est conformada por 13 personas, distribuidas en cada una de las reas de lasiguiente manera:

GERENCIA GENERAL

INGENIERIA

REPARACION Y

SERVICIO

IMPLEMENTACION

DE PROYECTOS

SISTEMAS COTIZACIONES VENTAS

ADMINISTRACION

Gerente General

Gerencia General

AdministradorAdministracion

Proyectista (jefes de ingenieria)Personal de reparacion y serviciosPersonal de implementacion de proyectosIngenieria

.ProgramadorSistemas

CotizadorCotizaciones

VendedorVentas


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I. JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN

A. Importancia del trabajo de aplicacin.

Actualmente la empresa no cuenta con un sistema logstico establecido que lepermita tener un control adecuado de sus inventarios, lo que genera un desorden

en la atencin de los pedidos, y por ende, problemas con sus clientes; exceso y

escasez de inventarios, que genera sobrecostos, demoras en los proyectos y

existencias que con el paso del tiempo se vuelven intiles para la venta; y por

ltimo, y ms importante no cuenta con procesos logsticos establecidos como

directivas, como son la recepcin, el despacho, polticas de compra de

existencias y almacenamiento.

En el mundo de negocios actual; donde la empresa que tiene la mejor cadena de

distribucin a travs de costos bajos, cero demoras y un cuidado adecuado de

sus productos, obtiene la ventaja en el mercado. Por ello; es importante la

implementacin de un sistema logstico, que le permita a la empresa aumentar su

competitividad en el mercado, reduciendo los costos de almacenamiento,

eliminando en lo posible excesos y escasez de materiales, insumos y

herramientas, y demoras en la atencin de pedidos del cliente. Todo ello con un

enfoque sistmico que permita agregar valor de producto y servicio para elcliente.

B. Objetivos del trabajo de aplicacin.

1. Objetivos generales:

Proponer y estandarizar procedimientos logsticos para el rea de

almacn.

2. Objetivos especficos:

Identificar y definir los procesos logsticos actuales en almacn.

Realizar un diagnstico logstico.

Aportar a la elaboracin de un Manuel de Procedimientos para el rea


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de almacn.

II. BASE TEORICA DE LA APLICACIN

A. Los modelos de gestin y el enfoque basado en procesos

En la actualidad, es una cuestin innegable el hecho de que las organizaciones

se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados;

entornos en los que toda organizacin que desee tener xito (o, al menos,

subsistir) tiene la necesidad de alcanzar buenos resultados empresariales.

Para alcanzar estos buenos resultados, las organizaciones necesitan gestionar

sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecucin de

los mismos, lo que a su vez se ha derivado en la necesidad de adoptar

herramientas y metodologas que permitan a las organizaciones configurar su

Sistema de Gestin.

Un Sistema de Gestin, por tanto, ayuda a una organizacin a establecer las

metodologas, las responsabilidades, los recursos, las actividades que le

permitan una gestin orientada hacia la obtencin de esos buenos resultados

que desea, o lo que es lo mismo, la obtencin de los objetivos establecidos.

Con esta finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de

referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener sistemas de

gestin que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.


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1. Como enfocar a procesos un sistemas de gestin

Las actuaciones a emprender por parte de una organizacin para dotar de un

enfoque basado en procesos a su sistema de gestin, se pueden agregar en

cuatro grandes pasos:

a. La identificacin y secuencia de los procesos

El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una

organizacin, en el mbito de un sistema de gestin, es precisamente

reflexionar sobre cules son los procesos que deben configurar el

sistema, es decir, qu procesos deben aparecer en la estructura de

procesos del sistema.

La identificacin y seleccin de los procesos a formar parte de la

estructura de procesos no deben ser algo trivial, y debe nacer de una

reflexin acerca de las actividades que se desarrollan en la

organizacin y de cmo stas influyen y se orientan hacia la

consecucin de los resultados.

b. La descripcin de cada uno de los procesos

La descripcin de un proceso tiene como finalidad determinar los

criterios y mtodos para asegurar que las actividades que comprende

dicho proceso se llevan a cabo de manera eficaz, al igual que el

control del mismo.

Esto implica que la descripcin de un proceso se debe centrar en las

actividades, as como en todas aquellas caractersticas relevantes que

permitan el control de las mismas y la gestin del proceso.


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Diagrama de procesoLa descripcin de las actividades de un proceso se puede

llevar a cabo a travs de un diagrama, donde se pueden

representar estas actividades de manera grfica e

interrelacionadas entre s.

Estos diagramas facilitan la interpretacin de las actividades

en su conjunto, debido a que se permite una percepcin visual

del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas

y salidas necesarias para el proceso y los lmites del mismo.

Uno de los aspectos importantes que deberan recoger estos

diagramas es la vinculacin de las actividades con los

responsables de su ejecucin, ya que esto permite reflejar, a

su vez, cmo se relacionan los diferentes actores que

intervienen en el proceso. Se trata, por tanto, de un esquema

quin-qu, donde en la columna del quin aparecen los

responsables y en la columna del qu aparecen las propias

actividades en s.

Ejemplo de Diagrama de proceso


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c. El seguimiento y la medicin para conocer los resultados que

obtienen

El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestin pone demanifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medicin

de los procesos con el fin de conocer los resultados que se estn

obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos.

Para medir dichos procesos se utilizan los indicadores de gestin, que

son una buena referencia para determinar el rendimiento de los

procesos logsticos (ver anexo 01)

El seguimiento y la medicin constituyen, por tanto, la base para saberqu se est obteniendo, en qu extensin se cumplen los resultados

deseados y por dnde se deben orientar las mejoras.

d. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y

medicin realizada.

Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los procesos

deben ser analizados con el fin de conocer las caractersticas y la

evolucin de los procesos. De este anlisis de datos se debe obtenerla informacin relevante para conocer:

Qu procesos no alcanzan los resultados planificados.

Dnde existen oportunidades de mejora.

Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la organizacin deber

establecer las correcciones y acciones correctivas para asegurar que

las salidas del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre

las variables de control para que el proceso alcance los resultados

planificados.Tambin puede ocurrir que, aun cuando un proceso est alcanzando

los resultados planificados, la organizacin identifique una oportunidad

de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto

en la mejora global de la organizacin.


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En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejora de un proceso

se traduce por un aumento de la capacidad del proceso para cumplir

con los requisitos establecidos, es decir, para aumentar la eficacia y/o

eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto de

procesos).

B. Diagnstico Logstico

En las empresas existen sistemas bsicos que facilitan su funcionamiento sin

problemas, uno de ellos es el Sistema Logstico relacionado con el flujo de los

materiales desde los proveedores hasta los usuarios finales y cuyo

establecimiento requiere de una anlisis y estudio exhaustivo que permita lograr

que la empresa cuente con un elemento logstico totalmente integrado, para que

puede cumplir con sus polticas de servicio al cliente con el menor costo posible.

Un sistema logstico, como se ha indicado, pretende administrar el flujo de

materiales desde los proveedores hasta el consumidor final, por lo que es

importante, antes de disearlo, efectuar un diagnstico de las actividades

logsticas, que permita definir cmo est funcionando esta rea y que problemas

se presentan, a fin de corregirlos y lograr que el sistema que se implante sea

productivo, cumpla con su misin y de facilidades de funcionamiento a toda la

empresa en la que acta.

Dicho diagnostico se iniciara con un anlisis general de la empresa en razn de

que todas sus dependencias requieren de materiales para desarrollar sus

actividades y, por lo tanto, es necesario integrarlas y coordinar con ellas. Y se

utilizara la siguiente estructura de cuestionario:

1. Anlisis del entorno o medio ambiente

a. Necesidades de materiales

b. Estructura de organizacin y direccin

2. Datos de la dependencia logstica

a. Materiales que se emplean en la empresa

b. Volumen y variedad de los inventarios en existencia

c. Personal


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d. Proveedores

e. Conclusiones sobre la dependencia logstica

3. Organizacin

4. Compras

5. Anlisis de los inventarios

6. Planeamiento y control de inventarios

7. Anlisis de la zona de almacenaje

III. METODOLOGIA

A continuacin presento una explicacin resumida de la serie de pasos que se han

seguido para desarrollar la aplicacin con el fin de lograr los objetivos expuestos en la

justificacin.

A. Primer paso: Diagnstico Logstico.

Este paso tiene como objetivo principal describir la situacin actual del sistema

logstico, con el objetivo de identificar los puntos crticos e ineficiencias del

sistema, para la posterior propuesta de mejora. El diagnostico se dividir por

etapas, las cuales se precisan a continuacin.

1. Diagnstico de la organizacin: anlisis del cumplimiento de

procedimientos, funciones, delegacin de autoridad y respeto al

trabajador.

2. Diagnstico del personal: descripcin de las responsabilidades y

funciones del personal dentro del rea logstica.

3. Diagnstico de la gestin de almacn: anlisis de la organizacin de los

materiales diversos que se emplean en el proceso productivo.

4. Diagnstico de la gestin de inventario: evaluacin de la eficiencia de la

gestin de los inventarios.

5. Diagnstico del sistema de compras: evaluacin de la eficiencia del

sistema actual de compras.

Herramientas de anlisis:

Para realizar los diagnsticos respectivos, se utilizaran las siguientes fuentes y

herramientas de anlisis:


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Cuestionario bsico de diagnstico logstico.

Cuadros de resumen de diagnstico.

Diagrama de flujo de procesos.

Resultados esperados:

Anlisis del mtodo actual de trabajo.

Determinacin de los puntos dbiles del sistema.

Identificacin de ineficiencias en los procesos.

B. Segundo Paso: Identificar y definir los procedimientos actuales en el rea de

almacn.

En este paso, se utilizara parte de la informacin obtenida del diagnstico logstico

para determinar la estructura de procesos actual, plasmndola en un diagrama de

procesos, tratando de identificar y definir los procedimientos de:

Procedimiento de recepcin

Procedimiento de despacho

Procedimiento de almacenaje de productos


Diagrama de procesos

Informacin obtenida del diagnstico logstico


Elaborar el diagrama de procesos del sistema logstico de almacn actual

Identificar y describir los procesos que se llevan a cabo en almacn.

Identificar puntos dbiles o crticos dentro del proceso, para posteriormente

elaborar la propuesta de mejora

C. Tercer paso: Elaborar una propuesta de Sistema Logstico.

El sistema propuesto para almacn se dividir en tres procedimientos principales:

Procedimientos de recepcin.


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Se identificar y definir los principales procesos sobre la recepcin de

materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la

informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,

segn sea necesario.

Procedimientos de despacho.

Se identificar y definir los principales procesos sobre el despacho de

materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la

informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,

segn sea necesario.

Procedimiento de almacenaje de productos.

Se identificar y definir los principales procesos sobre el almacenamiento

de materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso,

la informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin,

segn sea necesario.


Diagrama de flujo de procesos.

Ficha de proceso.


Elaborar una propuesta base, para la implementacin de un Manual de

Procedimientos y Funciones en el rea de Almacn.

IV. RESULTADOS

A. Diagnstico Logstico

Actualmente las compras son manejadas por el rea de Administracin, las

funciones de almacn estn delegadas al rea de Sistemas, y la nica rea

logstica es el de Cotizaciones.

La empresa cuenta con tres locales. Las oficinas centrales ubicadas cerca al Ovalo

Papal, es donde se encuentran el rea Almacn, Administracin, Ventas,

Cotizaciones, Sistemas y la Gerencia General. En los otros dos locales ubicados

en la Av. Espaa, se encuentra el rea de Ingeniera con su dependencia de


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Implementacin de Proyectos.

En trminos logsticos, la distancia que separa al rea de Implementacin de

Proyectos, que es el centro de produccin; y el rea de Almacn; tiene

consecuencias negativas una mala comunicacin, desabastecimientos o

sobreabastecimientos y de manera general, promueven una mala administracin

logstica.


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CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO15

1. Diagnstico de la organizacin del rea Logstica

ASPECTOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONESCALIFICACION

M R B E

Asignacin de personal

en el rea de logstica.

Se cuenta con una persona

para la administracin

logstica.

No se cuenta con personal especializado

o con experiencia para administrar el rea

logstica.

x

Nivel de la dependencia

logstica dentro de la

entidad.

Se le toma la verdadera

importancia debido al

conocimiento de sus

bondades.

Se limita en cumplir las funciones de

almacn, compras y cotizacin; mas no

existe una verdadera administracin

logstica que cuente con procedimientos

estandarizados o anlisis de inventarios.

x

Definicin de funciones,

responsabilidades y

tareas.

Las funciones estn

definidas de forma clara y

precisa, y asignadas

exclusivamente a una

persona.

Las funciones logsticas estn a cargo del

personal de otras reas: compras-

administracin, almacn-sistemas. x

Comunicacin con las

dems reas de laempresa.

Existe una buena relacin

entre logstica y las demsreas de la empresa.

No existe una buena comunicacin.

x

Delegacin de

autoridad.

No est centrada

directamente en el

propietario.

El propietario limita las actividades

logsticas solo al cumplimiento de

actividades rutinarias, y no fomenta una

buena administracin ni anlisis.

x


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2. Diagnstico del personal


M R B E

Compras

Grado de instruccin El personal cuenta con estudios

superiores.x

Experiencia personal Poca experiencia profesional dentrodel rea.

x

Cursos y talleres No cuenta con capacitacin. x

Capacidad de organizacin Existe una buena relacin con los

proveedores y personal de la

empresa.

x

Responsabilidad de funciones Cumple la funcin de Administrador y

Comprador.x

Almacn

Grado de instruccin El personal cuenta con estudios

tcnicos.x

Experiencia personal Cuenta con poca experiencia en

trminos logsticos.

x

Cursos y talleres No cuenta con capacitacin alguna

en logstica.x

Capacidad de organizacin Se limita a cumplir el trabajo

requerido.x


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Responsabilidad de funciones Cumple la funcin de Sistemas y

Almacenero. Tiene sobrecarga de

trabajo.

x

3. Diagnstico de la gestin de almacn

a. Recepcin y registro de materiales


M R B E

Operacin en la

recepcin

Verificacin cantidad recibida Siempre se verifica la cantidad recibida con

la gua de remisin, mas no con la orden de

compra emitida al proveedor.

x

Informe de recepcin. No se presentan informes de recepcin. x

Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para

la recepcin de materialesx

Responsabilidad en la

recepcin.

El encargado del almacn se responsabiliza

de recepcionar, verificar y almacenar los

artculos.

x

Operacin calificativa

en la recepcin

Verificacin de la calidad en

los artculos recibidos.

No se verifican la calidad de los artculos.x

Informe de recepcin. No se presentan informes de recepcin. x

Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para

la recepcin de materiales.x


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Registro de

movimientos

Uso de formatos No se usan kardex, todo se maneja de

manera computarizada.x

b. Despacho de materiales


M R B E

Orden en el despacho Se siguen los procedimientos

establecidos para los

despachos.

No se han establecido procedimientos

para el despacho de materiales. x

Tiempo de entrega El despacho de los

materiales se realiza en lo

ms breve posible.

No se ha establecido un control del tiempo

de despacho de materiales. x

Documentacin en el

momento de despacho

Se tiene un control

documentado de las salidas

de existencias en almacn.

No se han establecido hojas de control en

los puntos crticos de flujo de materiales. x

Supervisin en el

momento del despacho

Hay una persona encargada

que verifique que los

procedimientos de despacho

se cumplan.

No se lleva a cabo una supervisin

adecuada de los despachos.x


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c. Operaciones de almacn


M R B E

Volmenes de

almacenamiento

Los volmenes de

almacenamiento estn

determinados.

No se tiene establecido un programa de

inventarios. Hay materiales que ya no

tienen rotacin alguna. Los pedidos es

trabajan de manera emprica.

x

Local Las reas de

almacenamiento estn

delimitadas de forma

analtica.

Se cuenta con las herramientas

necesarias para delimitar correctamente el

almacn.x

Ubicacin Los materiales cuentan con

un rea fija dentro de la

planta que facilita en cierta

medida su ubicacin.

Los materiales cuentan con una ubicacin

establecida, la ubicacin de estos es

manejada a travs del sistema de base de

datos.

x

Sealizacin El almacn est

correctamente sealizado,

facilitando la ubicacin de los

productos.

Si existe una sealizacin de los

andamios, pero no por su clasificacin por

categoras.x

Inventario peridico Se realizan de forma

peridica.

No se cuenta con un programa de

inventariado normalizado. Se realizan

segn orden del gerente.

x


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4. Diagnstico de la gestin de inventario

a. Diagnstico de inventarios


M R B E

Abastecimiento de

materiales

Realizada teniendo en cuenta un

programa de reposicin de

materiales.

No se cuenta con un programa de reposicin

de materiales. Se realiza de manera emprica. x

Distancia entre

proveedores a planta

Los proveedores se encuentran

ubicados en la ciudad o fuera de

ella.

El proveedor principal tiene sede en Lima, y

como oficina central en Alemania. El resto de

proveedores son locales.

x

Transporte de materiales

a planta

Servicio de transporte por

terceros. Se cuenta con una

unidad de transporte propio.

Transporte con el proveedor principal es a

travs de un tercero. Proveedores locales,

servicio del proveedor. No se cuenta con

unidad de transporte propia para trasladar

materiales a planta.

x

Capacidad de suministro

de los proveedores

Frecuentemente se puede contar

con los mismos proveedores para

suministros peridicos.

Se trabaja con un proveedor principal,

Schneider Electric. Proveedores locales son

los mismos.

x

Potencialidad de

proveedores

Gran cantidad de proveedores en

potencialidad.

Se trabaja con proveedores definidos.x


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Orden de los materiales Se aplica una tcnica de

clasificacin de inventarios que

permita garantizar su total control

o utilizacin.

No se cuenta con una tcnica de clasificacin

de inventarios. Se realiza de manera empricax

b. Diagnstico del control de inventarios


M R B E

Diseo de los formato

de control de

inventarios.

Cuenta con un formato para

el control de entradas y

salidas de inventarios.

Se realiza a travs de un software.

X

Determinacin de los

niveles de inventario.

Uso de herramientas

tcnicas para su clculo.

No se cuenta con dicho anlisisX

Aprovisionamiento de

materiales.

Uso de un programa para

determinar los niveles de

inventario y cantidad de

pedidos en un determinado

periodo.

No se cuenta con dicho anlisis.

x


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5. Diagnstico del sistema de compras

a. Diagnstico de las actividades previas a la compra.


M R B E

Prevencin de

necesidades

Se tiene un sistema de clculo

para conocer en qu momento

debe realizarse la compra.

No se cuenta con el sistema de clculo.

x

Formulacin de

necesidades

Existe un documento para la

formulacin de necesidades de

materiales.

Todo se realiza de forma oral, o va mail.

x

Programacin de las

compras

Hay un programa adecuado de

compras.

No existe un programa de compras. Se

aprovechan los descuentos ofrecidos por el

proveedor o por escasez de materiales.x

Actualizacin del registro

de compras

Se cuenta con un registro de

compras, con informacin

completa de los proveedores en

el mercado.

Si se cuenta con la informacin completa, pero

solo de los proveedores principales. El registro

de compras es manual.x

Seleccin de proveedores Se realiza seleccin de

proveedores potenciales. Se

cuenta con una gran gama de

proveedores.

Los proveedores estn definidos, en caso de

ser un nuevo proveedor se califica por calidad

del producto, tiempo de entrega y costo, pero

de manera emprica.

x

Emisin de solicitudes de

compra

Las cotizaciones se realizan

mediante llamadas telefnicas.

Las cotizaciones se realizan va mail y

telfono.x


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b. Diagnstico de la compra en s y actividades posteriores a ella.


M R B E

Formulacin del pedido Los pedidos se realizan

directamente con el proveedor,

va telefnica y u otros medios.

Sin intermediarios.

Los pedidos a proveedor principal va extranet.

Y a proveedores locales va telefnica y mail.

x

Especificaciones de los

artculos

El requerimiento de los artculos

se realiza especificando

caractersticas de nombre

comercial, medidas, cantidad.

Se sigue con las caractersticas indicadas.

x

Determinacin de precios Los precios son fijados por los

proveedores teniendo en cuenta

los precios del mercado. Se

determina analizando

descuentos, flete y estiba de los

productos.

Los precios son determinados por el proveedor

teniendo en cuenta los parmetros descritos.

x

Plazos de

aprovisionamiento

Se establecen tiempos de entrega

con los proveedores mayores.

Se tiene plazos de entrega definidos con

proveedores principales y con los locales solo

es el tiempo de traslado entre oficinas.

x

Control de la cantidad y

precio

Se realiza mediante la verificacin

de la factura, respecto a las

cantidades y precios acordados.

Se hace la verificacin solo con la cantidad,

comparando la gua de remisin o factura con

la cantidad llegada.

x


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B. Sistema Logstico Actual de Almacn

Actualmente, la empresa no cuenta con un rea Logstica establecida, y las

funciones principales como son: recepcin, despacho y almacenamiento estn

encargadas al rea de Sistemas; la funcin de compras, a la Administracin; con

excepcin del rea de Cotizaciones.

1. Procedimiento de recepcin y almacenamiento

a. Flujograma


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FLUJOGRAMA DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO

EN ALMACEN

SISTEMAS ADMINISTRACION

Fase

RECEPCION DE

MATERIAL

FACTURA Y/O

GUIA REMISION

VERIFICA

CANTIDAD

RECLAMO A

PROVEEDOR

ENVIA

DOCUMENTO A

ADMINISTRACION

RECEPCION Y

REGISTRO DE

DOCUMENT

O

REGISTRO DE LOS

PRODUCTOS EN EL

SISTEMA

ALMACENAMIENT

O

FIN

SI

NO


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b. Descripcin del proceso

El procedimiento actual de recepcin y almacenamiento es el siguiente:

El encargado de Sistemas recepciona los materiales y verifica su

cantidad comparndola con la gua de remisin adjunta. En el caso

de existir alguna inconformidad, lo remite al encargado de

Administracin para elaborar el respectivo reclamo a proveedor;

caso contrario remite la gua de remisin y facturas

correspondientes al encargado de Administracin para su posterior

registro y archivado.

Una vez verificada la mercanca, el encargado de almacn registra

los materiales en el sistema de inventario, actualizando el stock de

los productos existentes o ingresando la informacin requerida de

los productos nuevos.

Se procede con el almacenamiento respectivo.


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2. Procedimiento de despacho

a. Flujograma

FLUJOGRAMA DE DESPACHO

SISTEMASINGENIERIA ADMINISTRACION

Fase

REQUERIMIENTO

DE MATERIAL

RECEPCION DE

PEDIDO

VERIFICA STOCK

DESPACHO DE

MATERIAL

INFORME A

ADMINISTRADOR

RECEPCION

MATERIAL

VERIFICA

IMPLEMENTACION

DE PROYECTOS

CORRECCION

REGISTRO EN

EL SISTEMA

FIN

NO

SI

NO

SI


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b. Descripcin del proceso

El procedimiento actual de despacho es el siguiente:

El encargado de Ingeniera remite la solicitud de requerimientos de

materiales al encargado de Sistemas bajo el formato establecido,

quien determina la conformidad del mismo. En caso de existir algn

error lo devuelve para su respectiva correccin, caso contrario se

procede con la atencin de la solicitud.

Recepcionada y verificada la solicitud, el encargado de Sistemas

procede a verificar la disponibilidad del stock segn solicitud, en el

caso de contarse con el stock disponible, los materiales se separan

fsicamente, se encajan y embalan para su posterior despacho;

caso contrario remite un informe de faltantes al rea de

Administracin. Toda salida de almacn es registrada en el sistema.

El encargado de Administracin recepciona el informe de faltantes y

determina si son materiales del proveedor principal o no. En caso de

ser del proveedor principal, elabora la orden de compra respectiva

va extranet; caso contrario remite la lista de faltantes al encargado

de Cotizaciones.

El encargado de cotizaciones, enva la cotizacin a los proveedores.

Recepcionada la respuesta de cotizacin, el encargado de

cotizaciones evala las propuestas teniendo en cuenta: precio,

tiempo de entrega y disponibilidad de stock. Remite un informe al

encargado de Administracin, quien posteriormente toma una

decisin de compra y elabora la orden respectiva.

Con la solicitud de requerimiento de materiales completa, el

encargado de Sistemas entrega los productos al encargado de

Ingeniera, quien verifica la conformidad de la misma, y en caso de

un error, lo hace saber al encargado de Sistemas va mail.


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C. Sistema Logstico Propuesto

1. Organigrama Propuesto

2. FLUJOGRAMA

Gerencia

General

Ingenieria

Reparacion y

servicio

Implementacion

de proyectos

Logistica y

Sistemas

Compras

Almacen

Cotizaciones Ventas

Administracion


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SISTEMA LOGISTICO IMPLEMENTACION DE PROYECTOS

INGENIERIA ALMACEN COMPRAS COTIZACION PROVEEDOR

Fase

REQUERIMIENTO DE

MATERIALES

REGISTRO DEL

PEDIDO

DISPONIBILIDAD

STOCK

VERIFICACION

CON LA ORDEN

DE PEDIDO

ACTUALIZACION

DEL ESTADO DEL

PEDIDO Y DEL

SISTEMA

SEPARACION

FISICA DEL

PRODUCTO

EMBALAJE Y

ENTREGA

CORRECCION

IMPLEMENTACION

DE PROYECTO

PROVEEDOR

PRINCIPAL

ORDEN DE

COMPRA

COTIZACION A

PROVEEDOR

REGISTRO EN

EL SISTEMA

PROPUESTA DE

COTIZACION

EVALUACION

REGISTRO EN

SISTEMA

PEDIDO LISTO

RECEPCION Y

REVISION DEL

PEDIDO

CONFORME

REGISTRO EN

EL SISTEMA

EMBALAJE Y

ENTREGA

RECLAMO A

PROVEEDOR

FIN

NO

SI

SI

NO

NO

SI

SI

NO

SI

NO


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3. DESCRIPCION DEL PROCESO

El procedimiento para atender los requerimientos de materiales para

proyectos es el siguiente:

El rea de Ingeniera solicita el abastecimiento de materiales para un

proyecto mediante el formato de pedido establecido, documento en el

cual debe especificar los datos del proyecto (datos del cliente, orden de

compra del cliente, nombre del proyecto), responsable del proyecto,

personal asignado, fecha de inicio, y la lista de materiales

correctamente llenada indicando: cdigo del producto, descripcin del

producto y cantidad a solicitar. Este requerimiento es remitido al

encargado de almacn va mail.

El encargado de almacn recepciona y revisa la solicitud de

requerimiento de materiales, en caso de estar mal elaborada se

devuelva al rea de Ingeniera para su respectiva correccin.

Una vez revisada la solicitud, el encargado de almacn se dispone a

revisar el stock de los materiales requeridos. En caso de disponer el

stock requerido, los materiales se separan, se colocan en una caja, se

embala y rotula indicado: datos del proyecto, responsable, lista de

materiales (cdigo, descripcin y cantidad) respectiva. En caso

contrario se elabora una lista con los productos faltantes indicando:

datos del proyecto, orden de compra del cliente y la lista de materiales

(cdigo, descripcin y cantidad) y se remite al rea de Compras.

El encargado de compras revisa la lista de materiales y determina si

son productos del proveedor principal, para realizar la orden de compra

respectiva; caso contrario se remite una lista de productos (datos del

proyecto, orden de compra del cliente, lista de materiales) al rea de

Cotizaciones. La orden de compra es registrada en el sistema y

archivada.

El encargado de Cotizaciones recepciona y revisa la solicitud, en caso

de encontrar algn error lo remite al rea de compras para su

respectiva correccin.

Una vez conforme la solicitud de cotizacin, el encargado de compras

emite la cotizacin a los proveedores definidos. En caso de no ser un


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proveedor definido, el encargado evala al proveedor teniendo en

cuenta disponibilidad de stock, tiempo de entrega y precio de compra.

El encargado de cotizaciones recepciona las cotizaciones de los

proveedores y emite un informe con las mejores propuestas de compra

al rea de compras indicando: datos del proveedor, disponibilidad de

stocks, tiempos de entrega y precio de compra.

El encargado de compras recepciona el informe y toma la decisin de

compras, teniendo en cuenta las necesidades del proyecto, y

consecuentemente, elabora la orden de compra respectiva. La orden

de compra es registrada en el sistema y archivada.

A la llegada de los materiales, correspondiente a las rdenes de

compra emitidas; el encargado de almacn revisa los materiales

comparando lo indicado en la gua de remisin y/o factura (cdigo y

cantidad del material recepcionado). En el caso de existir alguna

inconformidad, se remite un informe de inconformidad al rea de

compras para su posterior reclamo a proveedor. En caso contrario, se

registran los materiales recepcionados en el sistema, para su posterior

almacenamiento o distribucin a los proyectos respectivos.

El encargado del proyecto en el rea de Ingeniera recepciona los

materiales y verifica su conformidad con la solicitud de requerimiento

de materiales. En el caso de existir alguna inconformidad, remite su

reclamo al rea de Almacn. Caso contrario, lleva los materiales al

rea de Implementacin de proyectos para el respectivo armado del

proyecto.


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V. DISCUSION

Anlisis y explicacin de la informacin presentada en los resultados. Cabe resaltar

que la empresa mantiene estricta reserva con la informacin y documentacin, por

tales motivos algunos documentos no se adjuntaran al presente informe.

El sistema logstico propuesto, est diseado exclusivamente para el armado de

proyectos, debido a que los ingresos de la empresa dependen ms de estos

que las ventas puntuales y es de crucial importancia, una adecuada gestin de

los proyectos, en especial del abastecimiento de materiales, debido a que un

pequeo retraso en la entrega de los materiales, no solo afecta el plazo de

entrega al cliente, sino que tambin los costos de produccin crecen, al dirigir

ms mano de obra para entregar el proyecto a tiempo, abandonando otros

proyectos en cartera.

El sistema logstico propuesto est diseado, para poder identificar puntos

crticos en el sistema y establecer controles que faciliten la gestin de

materiales.

La informacin obtenida en el diagnostico logstico, brinda una visin general de

la gestin logstica en la empresa, y presenta no solo las deficiencias dentro del

sistema, sino que tambin las oportunidades de mejora, que se pueden

estructurar de manera secuencial, y sirven como base para establecer un

programa estratgico de mejora logstica.

El organigrama propuesto, especifica la creacin y unin de dos reas:

Logstica y Sistemas, debido a la relacin complementaria que existe entre

estas reas, Sistemas que brinda el soporte tcnico, de informacin y software

que agilizan las operaciones logsticas; Logstica encargada de organizar la

informacin, realizar compras, control de inventarios, gestin de almacenes quemejoran la eficiencia del sistema gestin en general y que es la fuente de

informacin usada en los sistemas computarizados.


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VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

A. CONCLUSIONES

1. CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO

a. PERSONAL

Se cuenta con personal con amplia experiencia laboral del rubro

industrial y electrnico; en las reas administrativas y

operacionales pero no la suficiente en las actividades logsticas, lo

que ocasiona demora y errores al momento de realizar actividades

de compras, almacenaje y gestin de inventarios.

No existe un plan de capacitaciones al personal que permitan

adquirir nuevos conocimientos sobre logstica.

b. ALMACEN

Falta de control y supervisin de los stocks.

Existencia de material en estado obsoleto.

Inadecuada informacin al requerir artculos.

No existe un kardex que permita un control de entradas y salidas

de los distintos materiales requeridos.

Falta de orden en los documentos de entrega, salida de materiales

lo que ha causado perdida de informacin histrica.

c. GESTION DE COMPRAS

El proceso de compras lo realiza el rea de Administracin lo que

origina una duplicidad de labores y genera conflictos entre las

dems reas que requieren atencin inmediata en sus pedidos.

En el organigrama de la empresa no hay un rea de Compras que

se encargue solamente de la actividad adquisitiva sino de

implantar un orden organizacional para que cada rea se

desempee en la actividad correspondiente.

No existe un procedimiento formal de compras que guie

adecuadamente el proceso de adquisiciones.

No se tiene en cuenta los costos de gestin de compras.

No se buscan nuevo proveedores siempre son los mismos al

momento de realizar las compras.


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Se genera una mala gestin de la informacin de compras.

No se cuenta con un programa de compras definido, que evite

generar excesos y escasez de inventarios.

d. GESTION DE INVENTARIOS

No hay un sistema de gestin de inventarios que mejore el

aprovisionamiento de materiales y permita la planificacin de las

operaciones.

No se realiza una adecuada clasificacin ABC de materiales que

permita mostrar los artculos segn el impacto econmico.

No existe control a los proveedores en los plazos de entrega,

calidad del producto, calidad de servicio, poder de negociacin con

respecto a precios.

B. RECOMENDACIONES

1. Constituir el rea de Logstica con sus respectivas dependencias de compras,

almacn y cotizaciones; con el objetivo de no generar duplicidad de funciones

en otras reas y sobrecarga de trabajo que son causas de una mala gestin

logstica.

2. Contar con el personal adecuado para efectuar las funciones logsticas dentro

de la empresa.

3. Facilitar la informacin y recursos necesarios para realizar los anlisis de

inventarios y de almacenes, porque los resultados de dichos estudios mejorar

la eficiencia en el uso de recursos de la empresa, reducir los costos logsticos

y mejorar los tiempos de despacho, recepcin y almacenamiento.

VII. BIBLIOGRAFIA

(1) J. Beltrn, A. Carmona, M. Carrasco Gua para una gestin basada en

procesos Publicada por la Fundacin Valeriana de Calidad en

http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones//4f4d263778guia_gestionproces

os.pdf

(2) Br. Rodrguez Salinas Jos, Br. Marcos Campos Vladimir Diseo de un

modelo de gestin de compras e inventarios para mejorar los tiempos de
http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdfhttp://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones/4f4d263778guia_gestionprocesos.pdf


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entrega y mantenimiento de los stocks en los procesos logsticos de la

empresa MULTISERV PER S.A Tesis para optar por el Ttulo de

Ingeniero Industrial Trujillo, Per, 2009.

(3) A. Hernndez Diagnostico Logstico Recopilacin. Trujillo, Per

(4) L. Mora Garca Indicadoresde la Gestin Logstica. HIGH LOGISTICS.

Colombia 2007.

VIII. ANEXOS


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ANEXO 01: INDICADORES DE GESTION LOGISTICA

SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIONCOMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

INDICADORES OBJETIVOS PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD MEDIDA

Certificacin de

proveedores

Controlar la calidad de los proveedoresy el nivel de integracin con los

mismos.Mensual

Proveedores certificados /

total proveedoresPorcentaje

Calidad de lospedidos

generados

Controla la calidad de los pedidosgenerados.

MensualPedidos generadosproblemas / total depedidos generados

Porcentaje

Volumen decompra

Controla la evolucin del volumen decompra en relacin con el volumen de

ventaMensual

Valor de las compras /total de ventas

Porcentaje

Entregasperfectamente

recibidas

Controlar la calidad de los productosrecibidos, junto con la puntualidad y

completitud de la entrega

Semanal , mensual,trimestral, anual

Pedidos rechazados /total de pedidos

Porcentaje


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SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION

PLANIFICACION Y GESTION DE INVENTARIOS

INDICADOR OBJETIVO PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD DE MEDIDA

Rotacin demercanca

Controlar la cantidad de losproductos despachados

desde el centro de

distribucin.

MensualVentas promedio /

inventario promedioUnidades o valor

Duracin demercancas

Controlar los das deinventario disponible de lamercanca almacenada.

MensualInventario promedio /

ventas promedioDas

Vejez delinventario

Controlar el nivel de lasmercancas no disponibles

para despacho porobsolescencias, mal

estado, y otros.

Mensual

Unidades daadasobsoletas vencidas /

unidades disponibles deinventarios

Porcentaje

Valor econmicodel inventario

Medir y controlar el valordel valor de inventario

promedio respecto a lasventas

MensualValor de inventario fsico

/ valor costo venta delmes

Porcentaje


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SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION

INDICADORES FINANCIEROS

INDICADOR OBJETIVO PERIODICIDAD FORMULA UNIDAD DE MEDIDA

Costo logsticocomo % de las

ventas

Controlar el costo de la operacinlogstica de la empresa respecto a la

ventasMensual

Costos logsticos

totales / ventas netasPorcentaje

Costo logsticocomo % de lautilidad bruta

Controlar el costo de la operacinlogstica de la empresa respecto a la

utilidad brutaAnual

Costos logsticostotales / utilidad bruta

Porcentaje

Costo detransporte como %

de la ventas

Controlar el costo de la operacin detransporte respecto a las ventas

MensualCostos de transportetotales / ventas netas

Porcentaje

Costos de laoperacin del

centro dedistribucin como% de las ventas

Controlar el costo de la operacin en elcentro de distribucin respecto a las

ventasMensual

Costos en el centrode distribucin /

ventas netasPorcentaje


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informe de practicas preprofesionales jairo cortavitarte

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