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INFORME DE GESTION ENERO Y FEBRERO 2018 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CAMARA DE COMERCIO DE PASTO.

En los meses de enero y febrero del año 2018 desde la Dirección Administrativa y Financiera se dirigió y coordino las actividades del departamento administrativo y financiero con sus

correspondientes áreas de gestión:

Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Documental, Gestión Logística y Sistemas, teniendo en cuenta la planeación operativa definida para cada área, se lidero al equipo de

trabajo con el fin de alcanzar los objetivos y metas trazadas, buscando un ambiente laboral

adecuado.

Durante los meses de enero y febrero del año 2018, se realizaron dos reuniones con el personal

del área administrativa y financiera con el fin de estructurar los planes operativos internos de

las cinco áreas de gestión del departamento logrando definir los planes operativos internos. Los cuales se describen a continuación:

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estrategico

Corporativo año:

Proyecto No.

DependenciaVersión de la ficha

de proyecto:

Eje estratégico:Código

presupuestal:

Objetivo

estratégico:Directriz:

Funcionario (s)

Responsable (s): Cargo:

Sede: Principal Seccional: Municipios: Otros:

3. PROBLEMA

Y/O NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN

Fortalecimiento Institucional

02/02/2018

8161

AF01

1. IDENTIFICACIÓN

FORMATO FICHA TECNICA DE PROYECTO

Código: R-GE-012

Fecha de Aplicación: 02 DE Febrero de 2016

Página 1 de 2 Versión: 006

1


2015-2018

Presidencia Ejecutiva, Departamento Administrativo y Financiero, Departamento de Planeación Institucional y Competitividad Regional

Control de la veracidad de la información, la eficiencia de la misión empresarial y el cumplimiento de las

regulaciones aplicables

6. OBJETIVOS

ESPECÍFICOS.

2. ÁREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO

Director Departamento Administrativo y FinancieroAlvaro Andres Portilla Montenegro

Actualizacion de Procesos y Procedimientos Administrativos y Financieros de la Institución

Obtener la rentabilidad económica y asegurar la sostenibilidad de los recursos de la

Cámara de Comercio de Pasto

Garantizar el control sobre la ejecución financiera, la identificación y administración oportuna de los riesgos; permitirán garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos internos y partes involucradas.

La organización requiere ser controlada de forma sistemática dando cumplimiento a la normatividad que le aplica, en materia financiera y contable que permitan la optimización y control de los procesos haciendo mucho más

eficiente su operación; garantizando la satisfacción del cliente, y facilitando el seguimiento y evaluación de la gestión administrativa.

Optimizar el funcionamiento del software administrativo y Financiero JSP7

5. OBJETIVO

GENERAL.

Presentar de manera oportuna los informes Contables y Financieros bajo las normas NIIF a las diferentes dependencias de la CCP, DIAN, SIC

y otros cuando lo requierán.

Presentar de manera oportuna informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos que permitan el control sobre las partidas

presupuestadas.

Definir una nueva estructura administrativa

Contribuir a fortalecer los procesos internos de la Organización.

Descripción Fecha Límite de

Cumplimiento Lugar Responsable Costo

Actividad 1Realizar el cierre contable y financiero de la vigencia 2017 21/04/2018

Director Admon y Financiero -

Contadora

Actividad 2

Realizar informe de preconciliación mensual por parte de

tesoreria

Antes del 10 de cada

mes. Profesional U Tesoreria

Actividad 3Realizar informe de conciliación mensual


mes. Contadora

Actividad 4Presentación de Estados Financieros Preliminares bajo NIIF de

manera adecuada y oportuna.

20/04/2018 al

20/12/2018 Contadora $0

Actividad 5Presentación de Informes tributarios y financieros a los entes de

control dentro del cronograma establecido.


mes. Contadora $0

Actividad 6Presentacion de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos

y Gastos.


mes Profesional de Presupuesto $0

Actividad 7Presentacion de informes financieros a la presidencia ejecutiva,

direccciones de departamento


mes Direccion Admon y Financiera $0

Actividad 8 Realizar la contabilizacion y cuadre de Ingresos y Egresos Diaria. Diario Profesional de Tesoreria $0

Actividad 9 Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos Mensualmente Direccion Admon y Financiera $0

Actividad 10Asegurar el control de los gastos de acuerdo a techos

presupuestales. Mensualmente Direccion Admon y Financiera $0

Actividad 11 Diseñar y ejecutar el plan de inversion aprobado al 30/12/2018 Direccion Admon y Financiera -

Profesional Gestión Logisitica $0

Actividad 12

Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de

mejoramiento y/o acciones levantadas por la CGR al

Departamento Admón y Financiero

Según Plan de

Mejoramiento Direccion Admon y Financiera $0

Actividad 13


mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorias internas y/o

externas al Departamento Admón y Financiero

Según Plan de

Mejoramiento Direccion Admon y Financiera $0

Actividad 14 Diseñar nueva estructura administrativa y curva salarial 30/06/2018 Direccion Admon y Financiero -

Profesional de Gestion Humana $0

Actividad 15Garantizar la entrega de informe de comisiones por parte de los

funcionarios de la Institución Mensualmente Tecnico Administrativo II $0

Actividad 16 Adelantar gestión de cobranza a los deudores de la Institución Mensualmente Tecnico Administrativo II $0

Actividad 17Realizar la actualización de los procesos de cada area de

acuerdo a las politicas NIIF definidas por la Institución Al 30 de Abril de 2018

Pofesionales de Tesoreria,

Contabilidad y Presupuesto

Actividad 18 Realizar la gestión de los riesgos del area financiera Mensualmente Director Admon y Financiero

Actividad 19Realizar el seguimiento a los recobros de incapacidades y

licencias de maternidad Mensualmente Profesional U Tesoreria

Actividad 20Realizar la presentación adecuada y oportuna de los informe s de

gestión. Mensualmente Personal del Area Financiera $0

TOTAL 0,0

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Observaciones

Los primeros estados financieros se presentan a partir

del mes de abril de 2018, debido a cierre contable

vigencia 2017, en adelante se presentan

mensualmente antes del 20 de cada mes.

Las fechas limites corresponden a las definidas en las

acciones de mejora

Camara de Comercio

de Pasto

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7

9.8 Reporte diario de contabilziacion de ingresos y egresos

9.9

9.10

9.11

9.12

9.13

9.14

9.15

9.16

9.17

9.18

9.19 Informe de recobros de incapacidades y licencias

9.20

Tipo Nombre del indicador ObjetivoPeriodicidad de

Medición

Responsable de

mediciónMeta

Efiencia Oportunidad en la presentación de estados financieros

Cumplir con la normatividad

vigente para la aprobación del

ejercicio financiero fiscal de la

entidad

Anual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= 30 de Marzo de 2019

Efiencia Oportunidad en la presentación de informe de preconciliación de

Tesoreria

Realizar los procesos de

preconciliación de tesoreria de

manera oportuna para agilizar

la conciliación contable

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= 10 de cada mes

Eficiencia Oportunidad en la presentación de informe de Conciliación

Contable

Ejecutar el proceso de

conciliación contable de manera

mensual para tener control de

todas las partidas

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= 15 de cada mes

Eficacia Oportunidad en la elaboración y entrega de los estados

financieros a la Direccion Administrativa

Cumplir con el 100% de la

elaboracion y presentacion

oportuna de los estados

financieros

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

12

Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes Tributarios y

Financieros

Cumplir con las fechas

establecidas para la

presentación de Informes

tributarios de acuerdo al

cronograma de la DIAN y evitar

sanciones

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= 15 de cada mes

Informes financieros presentados a la presidencia ejecutiva y direcciones de departamento

Informe de conclliación contable

Informe de Ingresos del mes

9. METAS O PRODUCTOS

Plan de mejoramiento CGR implementado

Plan de mejoramiento Auditorias Internas y/o externas de Calidad implementado

Presentacion de estados financieros preliminares

Informes tributarios y Financieros

Informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la vigencia 2017

Informe de preconciliación de Tesoreria

Fórmula o Índice

Otros recurso($)

#¡REF!

Número de estados financieros presentados al

mes/ No de estados financieros a presentar

Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($)

Fecha de Presentación de Informe Vs Fecha

Limite de Presentacion de Informe



Porcentaje de ejecución del plan de inversion

Informe de Gastos del mes

Estados financieros aprobados por la Junta Directiva

Informe de Comisiones radicados en la DAF

Informe de Cartera Mensual

Informe de Gestión

Informe de riesgos



Proyecto de Nueva Estructura Admon y de Curva Salarial

Procedimientos Actualizados con NIIF



10. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

11. INDICADORES

Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes de Ejecución

Presupuestal de Ingresos y Gastos

Garantizar la informacion

financiera real, confiable y

oportuna para la toma de

decisiones

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= al 20 de cada mes

Eficiencia Oportunidad en la Presentacion de Informes financieros a la

presidencia ejecutiva y otras dependencias internas.

Garantizar la informacion

financiera real, confiable y

oportuna para la toma de

decisiones

TRIMESTRAL

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= al 25 de cada trimestre

Eficacia % Conciliacion diaria de ingresos y egresos

Realizar la contabilizacion diaria

de ingresos y egresos con el fin

de tener el control efectivo de la

tesoreria

DIARIO Contadora 100%

Eficacia % de cumplimiento del presupuesto de ingresos

Realizar control efectivo del

recaudo de ingresos con el fin

de tomar las acciones

necesarias que garanticen la

disponibilidad de recursos

financieros para la institución

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

100%

Eficacia % de cumplimiento del presupuesto de egresos

Realizar control efectivo de los

gastos de la institución con el fin

de racionalizar su ejecución

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

100%

Eficacia % de Actualización de Procesos del Area Financiera

Mantener actualizados los

proceos Administrativos y

financieros, para el normal

desarrollo de las actividades y

promover la cultura del

mejoramiento institucional

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero y

Profesional de

Presupuesto

100%

Eficacia % de Ejecución del Plan de Inversiones

Proveer los activos necesarios

para el normal funcionamiento

de la Institución

Anual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero y

Profesional de

Gestion Logistica

100%

Eficiencia Oportunidad en la creación de la nueva estructura administrativa

y curva salarial de la Institucion

La entidad debe contar con una

estructura administrativa y

curva salarial acorde a las

necesidades actuales que le

permita ser competitiva y

proyectarse en el tiempo.

Semestral

Director Admon

y Financiero -

Departamento

de Planeacion

100%

Eficacia % de implementación de plan de mejoramiento auditoria CGR

Garantizar la ejecución del plan

de mejoramiento del D.A.F

definido para la CGR, con el fin

de evitar sanciones

Anual

Director Admon

y Financiero -

Departamento

de Planeacion

100%

Eficacia% de implementación de plan de mejoramiento auditorias

internas y externas de calidad

Garantizar la ejecución del plan

de mejoramiento del D.A.F

definido para las auditorias

internas y externas , con el fin

de evitar inconsistencias al SGC

Anual

Director Admon

y Financiero -

Departamento

de Planeacion

100%

Eficacia % de Cumplimiento Informes de Comisión

Controlar la eficacia de las

diferentes comisiones a las

cuales son designados los

funcionarios

MensualTecnico

Administrativo II 100%

Eficacia % de Cartera Controlar la cartera de la

Insitución Mensual

Tecnico

Administrativo II <= 0,05%

Eficacia % de Procedimientos Actualizados con NIIF

Contar con procesos y

procedimientos vigentes y

actualizados

Al 30 de Abril 2017

Pofesionales de

Tesoreria,

Contabilidad y

Presupuesto

100%

Efiencia Oportunidad en la presentación del informe de monitoreo del

riesgo.

Cumplir con la normatividad

vigente para la aprobación del

ejercicio financiero fiscal de la

entidad

TRIMESTRAL

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= 30 de cada trimestre

Eficacia % Recobros de Incapacidades y LM

Recuperar los recursos de LM e

INC que las EPS adeudan a la

Institución.

Mensual Profesional U

Tesoreria Al 30 de Cada mes

Eficiencia Presentación Oportuna de Informes de Gestión

Tener información oportuna de

las diferentes actividades del

Departamento

Antes del 7 de cada

mes

Personal del

Area Financiera 100%

Ingresos reales mes/ Ingresos presupuestados

mes *100

No total de Procesos Financieros / No total de

Procesos Actualizados

No de movimientos de Ingresos Diarios

Contabilizados/ No total de movimientos de

ingresos diarios generados.

No de movimientos de Egresos Diarios

Contabilizados/ No total de movimientos de

Egreesos diarios generados.

Informes Adecuados y Oportunos presentados

antes del 7 de cada mes

Egresos reales mes/ Egresos presupuestados

mes *100



No de INC y LM Recobrados/ Total de INC y LM

No de acciones de mejoramiento desarrolladas/

No de acciones definidas en el plan de

mejoramiento * 100

No de acciones de mejoramiento desarrolladas/

No de acciones definidas en el plan de

mejoramiento * 100

No total de Procedimientos / Procedimientos

Actualizados con NIIF

Fecha de creacion del la nueva estructura

admon y curva salarial Vs Fecha Limite de la

nueva estructura admon y curva salarial

No de Funcionarios en Comisión Mes/ No de

Informes de Comision Radicados Mes *100

Monto Total de Cartera/ Ingresos Totales

Presupuestados *100

No de elementos adquiridos/ Total de

elementos a adquirir * 100





GESTION HUMANA

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estrategico

Corporativo año:Proyecto No.

Dependencia

Versión de la

ficha de

proyecto:


presupuestal:

Objetivo


Funcionario (s)



3. PROBLEMA

Y/O

NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN

Año

2018

FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Código: R-GE-012

Fecha de Aplicación:

5 de Diciembre de 2014


Gestión del Talento Humano 8162

Promover el Desarrollo Integral del Talento Humano Desarrollo del Talento Humano

GESTION HUMANA

Adriana Hidalgo Profesional Universitario

1. IDENTIFICACIÓN

Plan de trabajo gestión humana 2018 15/01/2018

2015-2018 AF02

Departamento Administrativo y Financiero 1


Potencializar el desarrollo de competencias del personal, mejoramiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo y contribuir al mejoramiento del clima

organizacional.

El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a

clima laboral, competencias y bienestar integral.

5. OBJETIVO

GENERAL.

Garantizar el bienestar de los

funcionarios de la organización a

través de la ejecución de los planes y

programas provistos en el area.

6. OBJETIVOS

ESPECÍFICOS.

Definición y ejecución del plan de capacitaciones para el fortalecimiento de las competencias laborales

del personal

Ejecución y administración del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

Fortalecer los procesos y procedimientos del área de gestión humana

6. POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO

Mantener un clima laboral apto para laborar en la Institución

No. Población que propone beneficiar Descripción de la población objeto de estudio

Personal de nómina y Contratistas Personal Cámara de Comercio de Pasto

7. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO




8,1Elaboración y ejecución del plan de

capacitacionesAl 30/01/2018 CCP Profesional Gestión Humana 18.500.000

8,2

Elaboración y ejecución incluidas en el

plan de trabajo del SGSST y la

resolución 1111

Al 28/02/2018 CCP Profesional de Gestión Humana

Responsable SGSST 18.000.000

8,3

Reportar las novedades mensualmente

de Ingreso y Retiro del Personal de la

Organización

Al 05 de Cada Mes CCP Profesional Gestion Humana

8,4

Elaboración y divulgación del informe

mensual de Ausentismo del Personal

de la Institución

Al 05 de Cada Mes CCP Profesional Bienestar

8,5

Rediseño de la evaluación de

competencias y desempeño del

personal de la Institución

31/12/2018 CCP Dirección Administrativa y

Profesionales de Gestión Humana

8,6

Diseño y ejecución del plan de

inducción para el personal nuevo de la

Institución

15 dias de

presentarse la

novedad de Ingreso

CCP Profesional Gestión Humana

8,7Elaboración de la nomina y aportes

parafiscales de la Institución Al 24 de cada mes CCP

Profesional Universitario Gestión

Humana

8,8

Diseño y ejecución del plan de

vacaciones de los colaboradores de la

Institución

28/02/2018 CCP Profesionales Gestión Humana

8,9Diseño y aplicación de encuesta de

clima laboral 30/05/2018 CCP Profesionales Gestión Humana

8,10

Intervención del clima laboral a través

de programas de integración, y cierre

de brechas.

31/12/2018 CCP Profesionales Gestión Humana

8,11Diseño y ejecución del plan de

bienestar de la Institución Al 30/01/2018 CCP

Profesional Gestión Humana

Profesional Bienestar Social 45.000.000

8,12

Definición, actualización y divulgación

del manual de funciones de los

colaboradores de la institución (

actualizacion del perfil integral del

cargo)

31/05/2018 CCP Dirección Administrativa y

Profesionales de Gestión Humana

8,13

Desarrollar e implementar las

herramientas de gestión del

conocimiento

AL 30/04/2018 CCP Profesional Universitario Gestión

Humana

8,14Consolidar y estandarizar el proceso

de vinculación de personalAL 30/04/2018 CCP

Profesional Universitario Gestión

Humana

8,15Levantamiento planes de acción

auditorias

5 días hábiles

después de conocer

el hallazgo

CCP Profesional Universitario Gestión

Humana

TOTAL 81.500.000

9,1

9,2

9,3

9,4

9,5

9,6

9,7

9,8

9,9

9,1

9,11

9,12

9,13

9,14 Procedimiento de selección y vinculación de personal

9,15 Planes de acción auditorias/ hallazgos

Informe de Cumplimiento de Horario

Informe de Ausentismo

Herramienta de Evaluacion de Desempeño

Plan de Inducción y Reinducción de personal

Liquidación de nómina y Parafiscales

Plan de Vacaciones


Fortalecimiento de competencias

Actividades del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo


Observaciones

Manuales de Funciones

Gestión del conocimiento

Plan de Pares

Calidad de vida laboral - Intervención del clima laboral

Plan de Bienestar


Medición

Responsable

de mediciónMeta

Eficiencia Cumplimiento Plan de Capacitaciones

Contar con personal capacitado y

actualizado para el ejercicio normal

de sus actividades

Mensual Profesional

G.H95%

Eficacia Cumplimiento del Perfil del Cargo

Contar con personal competente

para el ejercicio de las funciones

definidas

TrimestralProfesional

G.H90%

Eficacia Ejecución del SGSST

Brindar a los trabajadores de la

CCP las condiciones y requisitos

que enrmarca el SGSST

Mensual Profesional

G.H90%

Eficiencia Levantamiento Agendas de Integración

Garantizar el normal desempeño

del cargo cuando existe rotación o

ingreso de personal en la

Institución

Mensual Profesional

G.H100%

Eficacia Cumplimiento de Horario LaboralGarantizar la jornada laboral

establecida por la InstituciónMensual

Profesional

G.H100%

Eficacia Ausentismo Laboral

Disminuir el ausentismo laboral

identificando sus causas y

definiendo acciones

Mensual Profesional

G.H<= 20%

EficaciaCumplimiento del Programa de

Inducción

Garantizar al personal nuevo de la

Institución la inducción respectiva

para el ejercición de sus funciones

Mensual Profesional

G.H100%

Eficiencia Oportunidad Pago de Nómina

Cumplir con las fechas establecidas

para la liquidacion, contabilizacion y

el pago de la nómina

Mensual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero

<= al

último dia

habil de

cada mes

Eficacia Cumplimiento del Plan de Vacaciones

Garantizar a los colaboradores de

la Institución el descanso legal

debidamente programado

Mensual Profesional

G.H100%

Eficacia Cumplimiento del Plan de Bienestar

Brindar al colaborador espacios de

rereación y bienestar que

contribuyan al mejoramiento del

clima laboral

Mensual Profesional

G.H>= 80%

Eficacia Gestión del conocimiento

Brindar a la organización las

garantías de que el conocimiento

se consolidará en herramientas que

permitan su posterior consulta

SemestralProfesional

G.H100%

Eficacia Proceso de vinculación de personal

Brindar a la organización las

garantías para que el personal que

se vincula a la Cámara cumpla con

todos los requisitos de la

convocatoria

SemestralProfesional

G.H100%

Eficacia Cobertura Manual de Funciones

Dar a conocer al funcionario cuales

son sus funciones y

responsabilidades

Mensual Profesional

G.H100%

Eficacia Planes de acción auditoriasDar cumplimiento a las directrices

del SGC Mensual

Profesional

G.H100%

Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($) Otros recurso($)

$ 81.500.000


No de Trabajadores Cumplen Horario

Laboral/ No Total de Colaboradores

No de trabajadores permisos personales

+ permisos salud /No Total de

Colaboradores

Eficiencia Aplicación de la Evaluación de

competencias y Desempeño

No. De colaborades que requieren plan

de acción / No. De colaboradores

evaluados

La Entidad debe contar con una

herramienta que permita evaluar el

desempeño del personal de

manera objetiva con el fin de

mejorar la productividad y

desarrollo de sus trabajadores

para alcanzar los objetivos

institucionales

11. INDICADORES

Fórmula o Índice

No de Capacitaciones Realizadas/No de

Capacitaciones Programadas

No de Trabajadores que Cumplen Perfil/

No de Colaboradores Totales

No de Actividades planeadas/ No Total

de Actividades Ejecutadas

No de Trabajadores con Agenda de

Integración/ No de trabajadores con

Novedad (rotación o reemplazos)

Personal Disfruta Vacaciones/Personal

Programado Vacaciones

No de Actividades de Bienestar

Realizadas/ No de Actividades

Programadas

No de Cargos con Manual actualizado/

No Total de Cargos

Anual

Director Dpto.

Adtivo y

Financiero y

Profesional de

Gestion

Humana

100%

Colaboradores evaluados/ No total de

colaboradores

No de Trabajadores con Inducción/No de

Trabajadores Nuevos

Fecha de Pago de Nomina Vs Fecha

Limite de Pago

No. De colaboradores capacitados/ No.

De colaboradores incluidos en la matriz

No. De procesos que cumplen con los

requisitos del procedimiento/ No. De

procesos incompletos

No. De planes de acción cumplidos/ No.

De planes de acción elaborados

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estrategico

Corporativo año:

Proyecto No.

Dependencia

Versión de la

ficha de

proyecto:


presupuestal:

Objetivo


Funcionario (s)



3. PROBLEMA

Y/O

NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN



7,1

Diseño y Ejecución de todas las

actividades planteadas en el plan

Bienestar

31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar 45.000.000

7,2Realizar el tramite antes las EPS el

pago de incapacidades31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -

7,3

Gestionar con las EPS campañas de

promocion y prevencion para los

funcionarios

Semestral CCP Profesional de Bienestar -

7,4

Realizar certificaciones laborales

solicitadas por funcionarios y

exfuncionarios

31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -


Observaciones

5. OBJETIVO

GENERAL.

Apoyar la gestión, para la promoción,

y el bienestar del talento humano, a

través de la ejecución de los planes y

programas provistos en el área para

garantizar el bienestar de los

funcionarios de la organización

6. OBJETIVOS

ESPECÍFICOS.

Definición y ejecución del plan del Bienestar.

Coordinar las actividades de medicina preventiva y de trabajo con la aseguradora de riesgos laborales

– ARL.

Realizar el seguimiento a las EPS, gestionando la realización de jornadas de salud encaminadas al

bienestar de los funcionarios.

FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: R-GE-012




Profesional Universitario-Bienestar

1. IDENTIFICACIÓN

Plan de trabajo Bienestar del 2018 16/01/2018

2015-2018 AF02

GESTION HUMANA

El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a clima

laboral, competencias y bienestar integral.



Potencializar el desarrollo de competencias del personal, mejoramiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo y contribuir al mejoramiento del clima

organizacional.



Yadira Arteaga Córdoba

7,5

Cordinar la logistica de los examenes

medicos ocupacionales del personal

que ingresa y egresa.

31/12/2018 CCP Profesional de Bienestar -

7,6

Elaboración y divulgación del informe

mensual de Ausentismo del Personal

de la Institución

Al 05 de Cada Mes CCP Profesional de Bienestar -

7,7

Levantamiento de agendas de

Integracion del personal

nuevo,rotaciòn y de vacaciones.

PERMANENTE CCP Profesional de Bienestar -

7,8Revisión del diseño del plan de pares

de la Institución 28/02/2018 CCP Profesional de Bienestar -

7,9

Realizaciòn del ingreso oportuno del

personal nuevo al sistema de

seguridad social

INMEDIATO ( NOV EDAD) CCP Profesional de Bienestar -

7,10Realizar el diseño del plan de pares de

la institucion30/04/2018 CCP Profesional de Bienestar -

7,11Coordinar con la ARL actividades de

medicina preventiva y de trabajo.Semestral CCP

Profesional de Bienestar

Responsable SGSST -

TOTAL 45.000.000

8,1

8,2

8,3

8,4

8,5

8,6

8,7

8,8

8,9

8,10

Año

2018

TOTAL #¡REF!


Medición

Responsable

de mediciónMeta

Eficacia Cumplimiento del Plan Bienestar

Brindar al colaborador espacios de

rereación y bienestar que

contribuyan al mejoramiento del

clima laboral

Mensual Profesional B >= 80%

EficienciaCumplimiento del pago de

incapacidades

Garantizar a la institucion el cobro

de ingresos por el concepto de

incapacidades

Semestral Profesional B 100%

EficaciaCumplimiento de campañas de

promocion y prevencion

Garantizar a los colaboradores

sobre la importancia de realizar

chequos medicos para prevenir

enfermedades


11. INDICADORES

Fórmula o Índice

No. De Actividades del Plan de Bienestar

realizadas/No. De Plan de Bienestar

programadas.

No. De incapacidades solicitadas/ No. De

incapacidades tramitadas

No. De campañas realizadas/no. De Campañas

programadas

Recursos Públicos ($) Recurso privados($) Convenios($) Otros recurso($)

#¡REF!

Personal nómina y contratistas Personal Cámara de Comercio de Pasto



Plande Bienestar ejecutado

Tramite de Pago de incapacides de los funcionarios ante las EPS realizadas

Campañas de promocion y prevencion con las EPS ejecutadas


Certificaciones laborales realizadas al área.

Exámenes médicos ocupacionales de ingreso y egreso realizados.

Informe de Ausentismo realizados mensualmente

Agendas de Integracion

actividades de medicina preventiva y de trabajo con la aseguradora de riesgos laborales – ARL.


ingreso oportuno del personal con vinculación laboral al sistema de salud, pensión, riesgos profesionales.

Plan de Pares realizado

Eficiencia Certificaciones realizadas Cumplir con el reglamento del

trabajo y codigo de trabjo


Eficiencia Levantamiento Agendas de Integración

Garantizar el normal desempeño

del cargo cuando existe rotación o

ingreso de personal en la

Institución

Mensual Profesional B 100%

Eficacia

Cumplimiento con las afiliaciones de

los funcionarios al sistema de

seguridad social

Garantizar a los colaborades el

derecho a gozar con las

prestaciones de ley

Mensual Profesional B 100%

Eficiencia Diseño del plan de pares de la

intitución

Garantizar la normal operación de

la Institución ante la ausencia

temporal de un colaborador


Eficacia Ausentismo Laboral Identificar el ausentismo laboral Mensual Profesional B 100%

EficaciaActividades de medicina preventiva y

de trabajoGarantizar el bienestar del personal Mensual Profesional B 100%

No de informes realizados /No de informes

programados

No. De actividades ejecutadas/ No. De actividades

programadas

No. De colaborador afiliado/No. De colaboradores

Nuevos

No de cargos con Par/ No total de cargos

No de Trabajadores con Agenda de Integración/

No de trabajadores con Novedad (rotación o

reemplazos)

No. De Certificaciones realizadas/No.

Certificaciones solicitadas

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estrategico

Corporativo año:

Proyecto No.

Dependencia

Versión de la

ficha de

proyecto:


presupuestal:

Objetivo


Funcionario (s)



3. PROBLEMA

Y/O

NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN

5. OBJETIVO

GENERAL.

Promover y mantener las buenas prácticas de salud

ocupacional, a través de campañas, planes, programas y

eventos con el fin de evitar accidentes de trabajo y

enfermedades de origen profesional, para mejorar las

condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los

trabajadores. Cumplir con la normatividad vigente establecida en la resolución 1111

FORMATO FICHA TECNICA PLAN OPERATIVO INTERNO - DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Código: R-GE-012




15/01/2018

2015-2018 AF02


GESTION HUMANA - SGSST


1. IDENTIFICACIÓN

Plan de trabajo Gestión Humana SGSST - 2018

6. OBJETIVOS

ESPECÍFICOS.

Brindar seguridad al personal a través de los mecanismos establecidos por la normatividad para tal

finalidad.

Garantizar el bienestar del personal vinculado a la organización a través la intervención del clima

laboral



Responsable SGSST

Cumplir con la normatividad vigente en relación a la ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El cumplimiento del plan de trabajo del area gestión humana permitirá evidenciar una mejora en las condiciones del personal de Cámara de Comercio en relación a clima laboral,

competencias y bienestar integral.

1. Ejecución del SGSST

En cuanto a la ejecución del SGSST, durante el mes de febrero la contratista

responsable del Sistema relaciona las siguientes actividades de gestión:

Se realizaron la reunión con el comité de Convivencia.

Se realizó una capacitación con Axa Colpatria para el comité de convivencia sobre resolución de conflictos.

Se organizo el nuevo comité de brigadas donde ingresaron nuevos funcionarios y se capacito en temas de manejo de extintor.

Se hizo la recarga de los extintores de la sede principal.

Se reubico la ubicación de los extintores en el centro de convenciones.

Se realizo la señalización de las gradas desde el primer piso al décimo.

Se realizo la investigación del accidente de Nicolás Guerrero.

2. Levantamiento Agendas de Integración

Hasta el mes de febrero el porcentaje de rotación interna se ha mantenido en

sobresaliente, situacion que permite concluir que la organización en relación a

movimientos de personal internos brinda estabilidad.

El indicador a pesar de mantenerse en sobresaliente presenta un incremento en el

numero de agendas entregadas, algunas de ellas se entregaron en conjunto con el

acta de entrega correspondiente.

Estas agendas de integracion corresponde a la rotacion del Departamento de Juridco

y de Registros Publicos.

3. Ausentismo Laboral

El porcentaje de ausentismo del mes de febrero es de 39,88% subió con respecto

al mes de enero de 7%, hay que aclarar que en el mes de enero se ingresó el día

9. Se presentaron 89 solicitudes LABORALES, 25 permisos PERSONALES, 35

solicitudes por motivos de SALUD Y 4 solicitudes de COMPENSATORIOS.

4. Cumplimiento del Programa de Inducción

El programa de inducción se ha desarrollado con los practicantes que ingresaron en

este semestre. Por el momento no ha habido novedades de contracción nueva. Se

tiene en convocatoria dos cargos el de Profesional de Gestion Humana y Director de

Comercio Internacional. Se encentra superado la etapa de revisión de hojas de vida,

se espera continuar con la siguiente etapa.

5. Oportunidad Pago de Nómina

En cuanto a este indicador se implementó un formato de radicación para evidenciar

las fechas en las que cada área responsable en el proceso de pago de nómina hace

su proceso.

En el mes de febrero la fecha de radicación de la nómina se realizó el día 25 de febrero

haciendo el pago el día 27.

6. Cumplimiento del Plan de Vacaciones

Actualmente el plan de vacaciones ya fue elaborado, presentado y aprobado por la

presidencia ejecutiva para ser publicado a los funcionarios de la organización, este

plan se trasladará de manera individual por funcionario a un memorando donde se

establecía el par y la fecha exacta de vacaciones.

7. Diseño Plan de Pares de la Institución

El plan de pares está relacionado con el plan de vacaciones, ya fue aprobado por

parte de la presidencia, se realizará los memorandos de notificación para todo el

personal, en el mes de marzo.

8. Cumplimiento del plan de bienestar

Se elaboró el Plan de Bienestar, de acuerdo a la encuesta que se realizó con los

funcionarios, donde se identificó las necesidades de esparcimiento, recreación y

actividades de deportivas que tiene la institución, y en cada actividad se asigno

presupuesto.

En relación al cumplimiento del plan de bienestar, se han desarrollado las siguientes

actividades:

- Desayuno de cumpleaños correspondiente al mes de enero.

- Se realizo convenio con el gimnasio de Musclemania para los funcionarios,

donde la entidad paga el 30% de la inscripción.

- Celebración de los Cien Años de Cámara de Comercio con los funcionarios de

la organización.

GESTION DOCUMENTAL.

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estrategico

Corporativo año:

Proyecto No.


de proyecto:


presupuestal:

Objetivo


Funcionario (s)



3. PROBLEMA

Y/O NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN

Consolidar y modernizar la gestión de documentos en

la Entidad para contribuir de manera efectiva al

fortalecimiento institucional.6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Aprobar y adoptar las guías archivísticas establecidas en la fase III del Programa de Gestión Documental

Garantizar el acceso a la información de manera eficiente y oportuna.

Mantener la organización de los archivos institucionales.

FORMATO FICHA TECNICA DE PROYECTO

Código: R-GE-012

Fecha de Aplicación: 05

de Diciembre de 2014

Página 1 de 2

Versión: 005

Fortalecimiento Institucional 1199-8199

Contribuir a fortalecer los procesos internos de la organización Fortalecimiento de la gestión y control documental

Alvaro Andrés Portilla Montenegro, Pablo Nicolas Guerrero Ortega Director Departamento Administrativo y Financiero, Profesional Universitario Gestión Documental

1. IDENTIFICACIÓN

Fortalecimiento Institucional 20/01/2018

2015-2018 AF03

Departamento Administrativo y Financiero, Gestión Documental 1


Asegurar el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a fortalecer la Gestión Documental en la Organización; con el propósito de facilitar la utilización y conservación de la información

institucional.

La Organización debe dar cumplimiento a la Ley General de Archivo la cual aplica para Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas, a través de la construcción e implementación de los

instrumentos archivísticos, en el marco del alcance de la función pública registral y los aspectos corporativos exigidos por la SIC en la Resolución 8934 de 2014 y establecidos en la Ley 1712 de 2014 Ley

deTransparencia y Acceso a la información pública.

5. OBJETIVO

GENERAL.

Descripción Fecha Límite de Cumplimiento Lugar Responsable Costo

Actividad 1 Implementacion DocXflow 30/03/2018

Actividad 1.1

Parametrizacion sobre creación de sedes,

organigrama y funcionarios; creación de tramites,

unidades de correspondencia, unidades de

02/02/2018

Actividad 1.2

Capacitación a funcionarios, unidades de distribución,

ventanillas de entrada y salida y a los funcionarios que

tendrán el rol monitor.

10/02/2018

Actividad 1.3 Salida a producción del sistema 05/02/2018

Actividad 1.4 Migracion de sistema docunet a docxflow 30/03/2018

Actividad 2Realizar Auditoría al cumplimiento de las

directrices de gestión documental

Según Cronograma de Auditorías

Internas

Sede Principal

y seccionales Equipo Auditores Internos

Actividad 3


mejoramiento y/o acciones por auditorias levantadas

internas y externas al área de Gestión Documental

Según Cronograma definido por la

alta dirección

Sede principal Delegados por la alta direccion

Actividad 4Implementación unidad de correspondencia en las

unidades descentralizadas30/06/2018

Sede principal

y seccionales

Profesional Universitario Gestión Documental

funcionarios capacitados de cada seccional

Realizar la Intervención total del Archivo Documentos

Registros Públicos Vigencia 201728/02/2018 Sede Principal

Realizar la Intervención total del Archivo Documentos

Registros Públicos Vigencia 201830/01/2019 Sede Principal

Actividad 6Seguimiento y supervicion inventario de expedientes

para custodia y depósito (Servicio Tercerizado)mensualmente

Actividad 6.1 Informes semestral 30/06/2018

Actividad 6.2 Auditoria semestral 30/10/2018

Actividad 7Capacitacion Integral en sistema gestión documental y

archivos14/05/2018

Sede principal

y seccionales

Actividad 7.1 Inducción y reinducción 30/06/2018 Sede principal

Profesional universitario en gestión documental y

Funcionarios en etapa de induccion y traslados

de cargos o funciones

Actividad 7.2 Capacitación a los líderes de área Sede Principal

Actividad 7.3Desplazamiento a las seccionales (Sandoná,

Túquerres, La Unión) Seccionales

Actividad 8 Ejecución Plan Anual de Transferencias 31/09/2018

Actividad 8.1 Elaboración diagnostico archivos de gestión

Actividad 8.2 Auditoría a la transferencia documental por área

Actividad 8.3Incorporación física de la documentación en el Archivo

Central

Actividad 8.4 Actualización Base de Datos Archivo Central

Actividad 8.5Identificación expedientes que cumplieron el tiempo

establecido en la TRD

Actividad 8.6 Levantamiento de inventario de expedientes a eliminar

Actividad 8.7Aprobación eliminación de documentos (Comité

Interno de Archivo) y publicación en página web

Actividad 9 Ajuste al reglamento interno de archivo 28/02/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental

Actividad 10 Ajuste Plan Institucional de Archivos 28/02/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental

Actividad 11Ajuste Sistema Integrado de Conservación de

Documentos30/03/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental

Actividad 12 Atención Consulta de Información Archivo Central Permanente Sede Sur

Técnico Administrativo Gestión Documental

Actividad 13

Programa de Gestión Documental Fase III: - Diseño

Reglamento Interno de Archivo - Diseño Política de

Gestión de Documentos - Diseño Tablero Control de

Acceso - Diseño Programa de Descripción Documental

- Actualización Banco de Series; Tablas de Retención

Documental; Cuadro de Clasificación Documental -

Acompañamiento Protocolo de Digitalización -

Verificación cumplimiento Programa de Gestión

Documental - Verificación Cumplimiento Sistema

Integrado de Conservación

31/12/2018 Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental

Técnico Administrativo Gestión Documental 0

Actividad 14Parametrizacion y transferencia de inventarios al

sistema docxflow31/12/2018 Sede Principal

Profesional Univ. Gestión Documental

Técnico Administrativo Gestión Documental 11.000.000


Observaciones



Contratista

#¡REF!

Actividad 5 Profesional Univ. Gestión Documental

Técnicos Administrativos Gestión Documental

Sede Principal



Contratista

Sede Principal

#¡REF!

30/06/2018 Profesional Univ. Gestión Documental

Sede Principal Profesional Univ. Gestión Documental


30/07/2018

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

Año

2017


Medición

Responsable de

mediciónMeta

Eficacia % de intervención del archivo de registros públicos

Mantener al día el archivo de los documentos

pertenecientes a la serie documental Registros

Públicos

QuincenalProfesional Univ.

GD90%

EficienciaOportunidad en la entrega de los expedientes a

custodia

Garantizar la adecuada conservación de los

expedientes de Registros PúblicosAnual

Profesional Univ.

GD

<=

31/08/2017

Eficacia

% de funcionarios responsables de área capacitados

en la aplicación de las TRD, Organización de los

Archivos de Gestión y Producción Documental

Garantizar la organización de la información

institucionalSemestral

Profesional Univ.

GD100%

EficienciaOportunidad en la ejecución del Plan Anual de

Transferencias Documentales

Garantizar el acceso a la información, evitar la

producción y acumulación irracional de

documentos, asegurar y facilitar el control

AnualProfesional Univ.

GD

<= a fecha

establecida

en el Plan

Eficacia % de cumplimiento directrices del SGDAsegurar el cumplimiento de las directrices del

SGD en un 90%Semestral

Profesional Univ.

SGD90%

EficienciaOportunidad en el ajuste e implementación de los

instrumentos archivísticos

Asegurar el desarrollo sistemático de los

procesos archivísticos encaminados a fortalecer

la Gestión Documental en la Organización

AnualProfesional Univ.

GD

<=

30/12/2017

EficienciaOportunidad en la respuesta a las solicitudes de

información del Archivo Central

Disminuir los tiempos de respuesta frente a las

solicitudes de información que reposa en el

Archivo Central

MensualProfesional Univ.

GD

<= a 4

horas

Eficacia% de cumplimiento implementación Programa de

Gestión Documental Fase III

Cumplir con el 80% de las actividades

programadas en el contrato nacional con Lexco y

Confecámaras

TrimestralProfesional Univ.

GD80%

Eficacia % de implementación plan de mejoramiento CGR Mejora del proceso TrimestralProfesional Univ.

GD100%

Eficacia % de implementación planes de mejoramiento Mejora del proceso TrimestralProfesional Univ.

GD100%

10. INDICADORES

Fórmula o Índice

Número de documentos archivados por día / Número

de documentos recibidos por día * 100

Fecha de entrega de los expedentes Vs Fecha Límite

de Entrega

74 Personal de Nómina

Número de áreas que cumplen / total de áreas * 100

No de requerimientos atendidos / No de

requerimientos recibidos.

Hora de solicitud del requerimiento - Hora de

Número de actividades ejecutadas / Número de

actividades planeadas * 100

Fecha de creacion de los instrumentos archivísticos Vs

Fecha Limite de creación de los instrumentos

archivísticos





Número de funcionarios capacitados / total de

funcionarios * 100

No de áreas que realizan la transferencia / Total de

áreas

Fecha de entrega de la transferencia documental Vs

Ajuste Sistema Integrado de Conservación de Documentos

Atención Consulta de Información Archivo Central

Programa de Gestión Documental Fase III: - Diseño Reglamento Interno de Archivo - Diseño Política de Gestión de Documentos - Diseño Tablero Control de Acceso - Diseño Programa de Descripción Documental -

Actualización Banco de Series; Tablas de Retención Documental; Cuadro de Clasificación Documental - Acompañamiento Protocolo de Digitalización - Verificación cumplimiento Programa de Gestión Documental -

Verificación Cumplimiento Sistema Integrado de Conservación



Capacitacion Integral en sistema gestión documental y archivos

Ejecución Plan Anual de Transferencias

Ajuste al reglamento interno de archivo

Ajuste Plan Institucional de Archivos

Seguimiento y supervicion inventario de expedientes para custodia y depósito (Servicio Tercerizado)

Intervención Archivo de Gestión Registros Públicos

Auditoría al cumplimiento de las directrices de gestión documental

Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones por auditorias levantadas internas y externas al área de Gestión Documental

Implementación unidad de correspondencia en las unidades descentralizadas


SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Implementación de Software DOCXFLOW Documental adminsitrativo

Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional

Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de

manera efectiva al fortalecimiento institucional.

Aspectos relevantes: Durante los meses de enero y febrero del año, desde el área de gestión

documental se adelantaron las siguientes actividades:

1.- Intervención Archivo Registros Públicos: En los meses de enero y febrero se

archivaron 8747 documentos correspondientes a Registro Mercantil, Registro de Proponentes

y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro; con corte a febrero 28, se cumplió con

la meta establecida del año 2017 archivando 79696 se lleva el siguiente avance:

Con el propósito de avanzar en esta actividad, desde la coordinación de gestión documental

se apoyó durante el mes de enero y febrero en la labor de apertura de expedientes a matrículas

del Registro Mercantil. El equipo de trabajo incluidas las aprendices SENA, laboro en el horario

comprendido de 07:00 a.m. a 12:00 m y 02:00 p.m. a 06:00pm. Esta dinámica ha permitido

lograr un avance considerable que se ve reflejado en el siguiente indicador.

Indicador Archivo de Documentos Año 2018

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Enero 5869 3543 165,65%

100% Febrero 2878 9341 30,81%

100% Marzo 0 0 #¡DIV/0!

100% Abril 0 0 #¡DIV/0!

100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!

100% Junio 0 0 #¡DIV/0!

100% Julio 0 0 #¡DIV/0!

100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!

100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!

Octubre 0 0 #¡DIV/0!

Noviembre 0 0 #¡DIV/0!

100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!

100%

#¡REF! Total 8747 12884 67,89%

DD MM AAAA

ANALISIS

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO

FECHA DE APROBACIÓN

Fecha de Análisis: Febrero 28 de 2018.

La estadística que refleja la cantidad de documentos que ingresaron durante los meses de enero y febrero de la presente vigencia son:

- 3543 documentos enero

- 9341 documentos febrero

- 6463 documentos pendientes por archivar

- 3543 documentos entregados extemporáneamente al área de archivo

Actualmente existen cuatro personas asignadas al archivo de documentos de Registros Públicos y se archivan en promedio 300 documentos diarios. Es importante tener en cuenta que la labor de archivo de

cada documento requiere:

a.- Organización del documento, perforación, eliminación de material metálico

b.- Verificación en docunet que el documento se encuentre archivado

c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero, Custodia o Sede Sur)

d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se encuentra en AZ

e.- Foliación

f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo

g.- Ubicación del expediente en el stand correspondiente

Esta actividad es repetitiva y se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es agotadora y afecta la

producción diaria.

Como puede observarse el volúmen de documentos ingresados durante la temporada alta de renovación sobre todo en el mes de febrero con 9341 documentos ingresados supera considerablemente ( tres a

uno y se espera en el mes de marzo la probabilidad de 10 a 1) la capacidad del personal asignado al área de archivo; si se continúa con la misma asignación de personal (4 personas), en el mes de octubre se

finalizaría el archivo de los documentos que ingresaron en marzo; por tanto se requiere de dos (02) personas para apoyar restando solo dos meses para archivar los documentos de 9 meses (abril a diciembre)

puesto que se deben realizar mas actividades dispendiosas como es la organizacion de matriculas canceladas y la reorganizacion del archivo mercantil.

5869

2878

8747

3543

9341

12884

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Enero Febrero Total

Intervención Archivo de Registros Públicos

Doc. Archivados Doc. Ingresados

2. Atención de consulta de información del archivo central: Durante el periodo de

enero a febrero se atendieron 108 solicitudes de información que reposa en el archivo

central ubicado en la sede sur de la Entidad. El grado de organización del Archivo Central

ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información.

Indicador de suministro de información Año 2018

3. Capacitaciones:

3.1. Capacitación DOCXFLOW ADMINISTRATIVO: Durante los meses de enero y febrero se han atendido 39 requerimientos, se dictó la capacitación en el manejo

del DOCXFLOW ADMINISTRATIVO en los siguientes temas: Manejo rol de usuario, rol consulta, bandeja de entrada, bandeja de despacho, búsqueda de radicado.

META PeriodoNo. De Solicitudes

Atendidas

No. De Solicitudes

Recibidas%

90% ENERO 53 53 100,0%

90% FEBRERO 55 55 100,0%

90% MARZO 24 24 100,0%

90% ABRIL 0 0 #¡DIV/0!

90% MAYO 0 0 #¡DIV/0!

90% JUNIO 0 0 #¡DIV/0!

JULIO 0 0 #¡DIV/0!

AGOSTO 0 0 #¡DIV/0!

SEPTIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!

OCTUBRE 0 0 #¡DIV/0!

NOVIEMBRE 0 0

DICIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!

90% TOTAL 132 132 100,0%

ANALISIS

% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO

El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información. Los requerimientos solicitados por la Contraloría fueron suministrados

en un 100% de cumplimiento. Es importante tener en cuenta que esta labor se viene desarrollando con directrices indtitucionales y se proyecta mejorar el servicio con las nuevas erramientas

institucionales.

5355

24

5355

24

0

10

20

30

40

50

60

ENERO FEBRERO MARZO

No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas

3.2. Capacitación Gestión Documental: Durante los meses de enero y febrero se

han atendido 06 requerimientos de capacitación y valoración de área, se

realizó la capacitación en temas de Gestión Documental en la Sede Principal;

para tratar los siguientes temas:

Aplicación de las Tablas de Retención Documental, Organización Archivos de

Gestión, Socialización Procedimiento Producción Documental. Capacitación en

el puesto de trabajo.

4. Documentación de Procesos de gestión documental: Se normalizó las herramientas archivísticas de PINAR, SIC y Política de archivo institucional en el comité interno de archivo

del 28/02/2018. Actualmente, se encuentra en ajustes pertinentes. Una vez sea controlado

por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes dependencias.

5. Levantamiento Inventario de Expedientes

a.- Generación base de datos matrículas canceladas: El área de registro hizo entrega de la base de datos de las matrículas canceladas; con esta información se

generaron los listados de los expedientes que deben retirarse de depósito de archivo.

b.- Ubicación de expedientes cancelados: La ubicación de los expedientes cancelados se llevara acabo en el mes de marzo; esta actividad requiere realizar el recorrido de

búsqueda en el archivo ubicado en el CAE y posteriormente en el archivo ubicado en el

parqueadero de la Sede Principal.

c.- Inventario expedientes cancelados: El levantamiento del inventario de expedientes se inicia en el mes de abril, esta actividad requiere realizar los siguientes pasos

previos:

- Foliación del expediente (si se requiere)

- Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre digitalizado - Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID

6. Inicio del proceso de Transferencias Documentales: Esta actividad permite

garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación,

solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores

condiciones de conservación. Se elaboró el Plan Anual de Transferencia, donde ese

establecen las fechas para tal efecto aprobado por el comité interno de archivo del 28/02/2018.

6.1. Transferencia secundaria año 2015: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

- Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases de archivo.

- Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se

producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales

y/o contables.

- Valor Permanente o Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por

su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo

permanentemente.

- Depuración Documental: Operación, dada en la fase de organización de

documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni

secundarios, para su posterior eliminación.

- Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una Entidad en las diferentes

oficinas productoras.

- Incorporación a inventario archivo central base de transferencia 2015.

7. Programa de Gestión Documental Fase III: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2018 - 2019.

8. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones

levantadas por la CGR al área de Gestión Documental: Durante el proceso de auditoria realizado por la Contraloría General, se evidenció un hallazgo relacionado con Deficiencia

en la implementación de un programa de gestión documental en ejecución del proceso, lo

cual dificulta la consulta , control y seguimiento del archivo de contratación, generando riesgo de pérdida de documentos y desgaste para las partes interesadas en el proceso.

Las acciones implementadas para corregir dicho hallazgo fueron las siguientes:

NOMBRE DEL INSTRUMENTO

ARCHIVÍSTICO

FECHA DE

ELABORACIÓN

FECHA MÁXIMA DE

ELABORACIÓNDIFERENCIA

% DE

CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?

PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Abril de 2019 EN EJECUCIÓN 5%

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Septiembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI

MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOSJunio de 2017 0%

SISTEMA INTEGRADO DE

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSSeptiembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI

PLAN DE INTERVENCIÓN DE FONDOS

ACUMULADOSJunio de 2017 Diciembre de 2018 0%

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Junio de 2017 21 de Junio de 2017 100% SI

BANCO DE SERIES DOCUMENTALES Abril de 2018 EN EJECUCIÓN 25%

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Abril de 2018 EN EJECUCIÓN 0%

CUADROS DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTALAbril de 2018 EN EJECUCIÓN 0%

REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Noviembre de 2017 0%

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Noviembre de 2017 Febrero 28 de 2018 100% SI

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL Julio de 2017 16 de Agosto de 2017 100% SI

TABLERO DE CONTROL DE ACCESO Diciembre de 2018 0%

PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN

DOCUMENTALAbril de 2019 0%

INSTRUMENTOS PARA LA

TRANSPARENCIAJunio de 2017 octubre de 2018 100% SI

Fecha de Análisis: Febrero 2018

- Protocolo de Digitalización: Se prografo fechas para elaboracion en comite interno de Archivo 28/0272018 en PINAR

- Los instrumentos archivísticos denominados Plan Institucional de Archivos y Sistema Integrado de Conservación tiene como fecha de cumplimiento se aprovaron en comite interno de archivo 28/02/2018

- El instrumento denominado Plan Intervencipon de Fondos Acumulados no se ha trabajado debido a que es un proyecto que debe abordarse de manera independiente dentro de la planeación estratégica; es un

proyecto que requiere la asignación de recursos y personal de manera exclusiva para su ejecución.

- Los instrumentos archivísticos denominados: Banco de Series Documentales, Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental se encuentran contemplados dentro de la fase III del Programa

de Gestión Documental.

ANALISIS

Fecha de Análisis: Febrero de 2018.

- Protocolo de Digitalización: El Protocolo de Digitalización fue contemplado como uno de los entregables durante el desarrollo de la fase II del Programa de Gestión Documental; mediante comunicado del 07 de

junio de 2016 Confecámaras socializa que hará entrega de los siguientes documentos: 1) Protocolo de Digitalización - Guía Metodológica. 2) Protocolo de Digitalización - Registros Públicos. 3) Acta de inicio-Proceso

de Digitalización Registros Públicos. 4) Acta de finalización-Proceso de Digitalización Registros Públicos. En este mismo documento se establecen las fases de implementación y la actividad final denominada

Implementación completa digitalización con valor probatoria estaba programada para el mes de marzo del año 2017. Teniendo esta información como base se diseñó la ficha de proyecto "Implementación Protocolo

de Digitalización Fase I".

SEGUIMIENTO

5%

100%

0%

100%

0%

100%

25%

0% 0% 0%

100%100%

0% 0%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

% DE CUMPLIMIENTO META

Con corte a febrero de 2018, las acciones se encuentran realizadas en un 80%.

9. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones

levantadas en auditorías internas y/o externas al área de Gestión Documental: Con corte

a marzo de 2017, no existen acciones pendientes de implementar.

10. Otras Funciones Realizadas:

10.1. Asistencia a reunión e implementación de directriz normativa de habeas data

10.2. Asistencia a reunión comité de Calidad. 10.3. Asistencia a reunión de Consejo departamental de archivo.

GESTION TECNOLOGICA

Capacitar a los supervisores y

funcionarios en obligaciones y

responsabilidades, aplicación de las

tablas de retención documental y

organización de los archivos de

gestiónen un plan integral.

Plan integral de

capacitacion

archivistico

1 En ejecución

Diseño y elaboracion de

instrumentos archivisticos por fases

Elaboracion de

instrumentos

archivisticos

segunda face

4 Cumplida

Gestion

documental

carpeta

contractual (A)

Deficiencia en la implementacion de

un programa de gestion documental

en ejecucion del proceso, lo cual

dificulta la consulta , control y

seguimiento del archivo de

contratacion, generando riesgo de

perdida de documentos y desgaste

para las partes interesadas en el

proceso.

Fortalecer las directrices

en materia de gestión

documental que aplican

a los expedientes

contractuales he

implementar el

programa de gestion

documental en la

organización.

2 SUSCRIPCIÓN DEL

PLAN DE

MEJORAMIENTO

14

GESTION

TECNOLOGICA

Nombre del

proyecto:Fecha:

Plan Estratégico

Corporativo año:

Proyecto No.


de proyecto:


presupuestal:

Objetivo


Funcionario (s)


Sede: Principal Seccional: Todas Municipios: Otros:

3. PROBLEMA

Y/O NECESIDAD

4.

JUSTIFICACIÓN


01/09/2016

8164

AF04

1. IDENTIFICACIÓN

FORMATO FICHA PLAN OPERATIVO INTERNO - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Código: R-GE-012


01 de Septiembre de 2016

Página 1 de 2Versión: 07

3

Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de usuarios

2015-2018

Departamento Administrativo y Financiero

Contribuir a favorecer los procesos internos de la entidad

Garantizar la conectividad, la seguridad informatica, el mantenimiento y control de los inventarios de los equipos de computo y perifericos, los sistemas de seguridad y control de acceso

para personal, de acuerdo a la definicion de las politicas de seguridad de la informacion de la Institucion.

Mejorar la capacidad tecnologica para mitigar los riesgos informaticos, preservar la información y optimizar la comunicación interna y externa de la Camara de Comercio de Pasto.

Gestion tecnologica y control documental

6. OBJETIVOS

ESPECÍFICOS.


Profesional Universitario

Profesional Universitario

Alejandro Solarte

Jaime Castelblanco

5. OBJETIVO

GENERAL.

Garantizar el adecuado funcionamiento de la intitución

a través de la conectividad, la seguridad de la

información y la preservación y mantenimiento de la

tecnologia de la información.

Garantizar la seguridad de la información

Garantizar la conectividad de la Entidad

Mejorar los tiempos de respuesta entre los procesos internos e internet

Mejorar la administracion equipos de computo

Garantizar el normal funcionamiento de los equipos de computo e información

Año

2017



Actividad 1Organizar y depurar el directorio activo de la

institucion30/06/2018 Sede Camara de Comercio

Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 2 Definir hojas de vida para perifericos principales 30/05/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 3 Actualizar licencias para SO y Ofimatica 30/05/2018 Sede Camara de Comercio

y Seccionales


Sistemas $6.000.000

Actividad 4 Administrar ip y nombre de equipo de acuerdo al area 30/07/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 5 Mejorar proceso de certificacion ITIL 30/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $3.000.000

Actividad 6Implementar aplicativo para la administracion de flujo

de rede interna30/11/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 7Implementar dispositivos de red (switch) para

temporada alta13/03/2018

Sede Camara de Comercio

y Seccionales


Sistemas $0

Actividad 8Mejorar la asistencia remota en los equipos de

computo de la institucion30/06/2018

Sede Camara de Comercio

y Seccionales


Sistemas $0

Actividad 9Automatizar el proceso de limpieza con la nueva

plataforma de antivirus eset30/08/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 10Implementar servicio de respaldo para internet y

conectividad15/03/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 11 Instalacion nuevos equipos de computo y perifericos 30/04/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 12Implementar servicio de codigo de barras a la

plataforma SII15/03/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 13 Ejecutar Plan de Mantenimiento Anual Preventivo 30/06/2018 Sede Camara de Comercio

y Seccionales


Sistemas $9.000.000

Actividad 14

Reforzar la implementación de nuevos equipos de

computo y perifericos en las seccionales de la

institución

30/02/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 15Revisar y actualizar procesos y procedimientos de

Gestión Tecnologica30/06/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 16Revisar y actualizar manual de politicas de la

informacion30/05/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $0

Actividad 17 Verificar Estabilidad en el canal de internet 31/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 18 Verificar Estabilidad en el canal de conectividad 31/12/2018 Sede Camara de Comercio Profesionales Universitarios-

Sistemas $0

Actividad 19Configurar UTM para balanceo de cargas y failover

back up de canal internet30/06/2018 Sede Camara de Comercio


Sistemas $2.000.000



120 Personal Principal y Sedes


Observaciones

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna

9,1

9,2

9,3

9,4

9,5

9,6

9,7

9,8

9,9

9,10

9,11

9,12

9,13

9,14

9,15

9,16

9,17

9,18

9,19

Inventario de las hojas de vida de los equipos y perifericos

Directorio Activo depurado


Equipos de computos identificados

Indicadores para la estabilidad del Canal de Conectividad

Licencias ofimaticas organizadas

Certificacion ITIL para el área de Gestión Tecnologica

Red interna controlada

Centros de computo y dispositivos para brindar soporte a la renovacion de Matricula Mercantil

Software de asistencia remota debidamente instalados

UTM Sonicwall parametrizado para failover

Software antivirus debidamente parametrizado para su automatizacion

Equipos de computos con acceso alterno al servicio de internet

Equipos de computo debidamente instalados con el software institucional

Servicio alterno de pago a través de codigo de barras

Plan de mantenimiento preventivo ejecutado

Equipos de computo debidamente parametrizados para la seccionales de la Camara de Comercio de Pasto

Procesos y procedimientos actualizados para el área de Gestión Tecnologica

Manual de politicas de la informacion actualizado

Indicadores para la estabilidad del Canal de Internt

Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control

de usuarios.

Eje: Fortalecimiento Institucional

IMPLEMENTACIÓN SII

Objetivo: afianzar los conocimientos frente a la nueva plataforma SII.

• Administrar cuentas de usuario

• Parametrización de perfiles

• Gestión de errores e inconvenientes

Sd

RENOVACION TECNOLÓGICA

Objetivo: mejorar el servicio y agilidad en la atención a los comerciantes y

empresarios de la jurisdicción.

• Revisión de equipos de cómputo y periféricos

• Configuración de equipos con software institucional

• Instalación de equipos y periféricos

ACTIVACIÓN SERVICIO PSE - TUCOMPRA

Objetivo: mejorar el sistema de pago en línea para todos los usuarios

• Gestión de la compra del servicio

• Parametrización de los elementos

• Acoplamiento del servicio PSE a través del portal web.

RENOVACION TECNOLOGICA - SECCIONALES

Objetivo: reforzar tecnológicamente las sedes y seccionales

• Análisis de estado

• Instalación de equipos de cómputo y periféricos

• Configuración de los nuevos elementos

ACTIVACIÓN DE SERVICIO SMS

Objetivo: mejorar el sistema de notificación de las transacciones con los usuarios

• Seguimiento

• Reporte de transacciones sms

REPORTES DIGITURNO

Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis

de la información contenida.

• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta

generación de reportes

• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).

CONFIGURACIÓN DEL PROCESADOR DE VOZ PARA PQRS

Objetivo: mejorar el sistema de PQRS de la institución.

• Configuración de la planta telefónica

• Configuración del procesador de voz

• Revisión de las líneas y extensiones telefónicas

GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS

Objetivo: proveer al departamento Juridico y de registros de la información

estadística representada en bases de datos para su procesamiento.

• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento juridico y de registros.

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO

Objetivo: mejorar asertivamente el envío de correos masivos.

• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados,

capacitaciones y comunicación para la ampliación de los registros en la base de

datos del correo masivo.

• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.

SOPORTE TÉCNICO

Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Camara de Comercio de Pasto.

• Realizar acciones correctivas de falla en el software de los equipos de computo

• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo

• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras

• Corrección de errores en el sistema de conectividad

• Corrección de errores en el servicio de internet

INDICADORES:

ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD

Se puede observar la ejecución de los planes de mejora por parte del

proveedor, hay una mayor estabilidad en la conectividad.

ESTABILIDAD INTERNET

Hay una ligera lentitud en el servicio pero que aún mantiene los índices de

calidad establecidos.

INSTALACION DISPOSITIVOS DE RED

Actividad aun por cumplirse de acuerdo a la habilitación de recursos (salones

disponibles).

IMPLEMENTACION CODIGO DE BARRAS

Continuando con la gestión realizada el anterior año, se realizan pruebas

finales para su debida implementación.

RENOVACION TECNOLOGICA – SECCIONALES

Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente

implementando nuevos equipos y periféricos que ayudaran a mejorar el

servicio en las seccionales de la Cámara de Comercio de Pasto.

BACKUP INTERNET

Análisis tecnológico para la implementación del backup para el canal de

internet con una excelente relación costo beneficio.

TAREAS PENDIENTES POR EJECUCION SEGÚN CRONOGRAMA

o ORGANIZACIÓN DE LICENCIAS MS Y OS

o INSTALACION NUEVOS EQUIPOS DE COMPUTO

o HOJA DE VIDA PARA PERIFERICOS PRINCIPALES

o ACTUALIZACION MANUAL DE POLITICAS DE LA

INFORMACION

o DEPURACION DIRECTORIO ACTIVO

o ASISTENCIA REMOTA

o ACTUALIZACION DE PROCESOS – GESTION TECNOLOGICA

o ADMINISTRACION DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO

o AUTOMATIZACION DE ANTIVIRUS

o CONFIGURACION UTM

o ADMINISTRACION DE RED INTERNA

o CERTIFICACION DE PROCESOS ITIL

o MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO

Cordialmente,

Alvaro Andrés Portilla Montenegro

Director Administrativo y Financiero Camara de Comercio de Pasto.

Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.

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