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IDENTIFICACION DEL RIESGO

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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)

1

2 Baja cultura de la Planeación Falta de gestión y destinación de recursos

3 Rotación de Personal. No continuidad del personal Directivo y Asesor Cambios de administración

4 Modernización Tecnología Integralidad de los Sistema de Información

5

Integralidad de los Sistema de Información

6

7

8

9 Deterioro de la imagen institucional

10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria

11

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Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)

01 GESTION DE PLANEACION

Ausencia de Ideas Políticas y Estrategias de la alta dirección, acordes con el Plan de Desarrollo

Limitación de recursos, baja ejecución del Plan de Desarrollo institucional

Desconocimiento y Omisión del Ciclo Anual de Planeación (Acuerdo Consejo Superior Universitario 040 de 1993)

Baja cobertura y limitada presencia regional Incumplimiento de metas y objetivos


Desconocimiento y Omisión del Ciclo Anual de Planeación (Acuerdo Consejo Superior Universitario 040 de 1993)

Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos


Desorganización en el manejo de la documentación e información.Traumatismos en la continuidad de los Procesos y procedimientos.


La no Adquisición de equipos y software que permitan el desarrollo tecnológico para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos en los diferentes procesos misionales de la entidad.

Necesidad de Capacitación del Talento humano.Fallas de celeridad y confiabilidad en la información.Se producen reproceso y levantamiento de información manual para presentación de información a diferentes entidades y organismos de control.


Carencia de un sistema integrado que permita la consolidación y manejo de Información.

Existen Diversas plataformas en el sistema de información actual que no permiten la consolidación y manejo de la Información. Carencia de direccionamiento para el manejo y funcionamiento del Archivo General.

Incongruencia, responsabilidad y veracidad de la información suministrada.Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).Posible pérdida de información, documentación y/o hurto.

02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e

indicadores de movilidad en la Universidad.Falta de divulgación en los programas y oportunidades de movilidad.

No se logra el intercambio académico y cultural esperado para fortalecer la formación e investigación en la Institución.


Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.

Los convenios de cooperación establecidos en la Universidad pueden ser pocos frente a la demanda de grupos de investigación y proyectos que requieren para su desarrollo la participación de entes internacionales y así lograr su objetivo académico, científ

Deficiente gestión para la financiación de proyectos de cooperación internacional

No cumplimiento de los objetivos planteados, insatisfacción de la Comunidad Universitaria.


Los convenios de cooperación internacional no sean utilizados por los programas académicos, para el proceso de internacionalización de los mismos.

Los programas académicos no hacen uso de los convenios internacionales vigentes debido al desconocimiento y desinterés en los mismos.

Falta de divulgación de los convenios y desinterés de los programas académicos.



Los convenios gestionados no son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución. Se establecen convenios para el desarrollo de

proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.

Deficiencia en los canales de comunicación y falta de interés en la Comunidad Universitaria en mantenerse actualizada, y el no dominio de una segunda lengua como requisito para aplicar en cualquier oferta internacional.


Deficiencia en la divulgación de ofertas de becas y oportunidades de estudio a nivel nacional e internacional.

El riesgo consiste en no divulgar oportunamente las convocatorias a la comunidad universitaria

Deficiencia en los canales de comunicación y falta de interés en la Comunidad Universitaria en mantenerse actualizada, y el no dominio de una segunda lengua como requisito para aplicar en cualquier oferta internacional.

03 GESTION DE COMUNICACIONES

Debilidades en la comunicación organizacional

Se generan falencias en el desarrollo general de las actividades comunicacionales tanto al interior como exterior de la universidad

Inexistencia de un oficina de comunicaciones y medios debidamente constituida

* No proyección de la imagen corporativa * Dificultades en los procesos * Pérdidas económicas


Inexistencia de políticas de comunicación institucionales

La falta de políticas comunicativas institucionales produce fallas en la proyección y aplicación de las tareas propias de esta oficina

Inexistencia de un oficina de comunicaciones y medios debidamente constituida

* Dificultades en los procesos de elaboración de presupuestos y, por ende, limitaciones en la elaboración e implementación de planes, programas y proyectos. * Ausencia de legalidad y débil

CODIGOVERSIONVIGENCIA

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UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

MAPA DE RIESGOS


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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN Efectos (Consecuencias posibles)Causas (Factores Internos y Externos, Agente Generador)


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Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación

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06 FORMACION

Deficiencia del desempeño docente Formación de profesionales no competentes

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06 FORMACION

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06 FORMACION

1806 FORMACION

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06 FORMACION

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06 FORMACION

2106 FORMACION

Falta de oferta de estudios de posgrados.

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06 FORMACION

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06 FORMACION


Extemporaneidad de publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales internas y externas

En cuanto las publicaciones impresas, audiovisuales, radiales y virtuales, internas y externas, no se difunden ni entregan bajo la periodicidad en que cada una fue creada.

Retraso en la elaboración, revisión, impresión y entrega de cada publicación

Pedida de credibilidad, presentación desactualizada de la información y discontinuidad de publicaciones


Deterioro de la imagen Institucional asociada a la información y comunicación institucional.

La filtración de información no autorizada en medios externos y la desinformación en la comunidad universitaria deteriora la imagen institucional.

Filtración de información no autorizada en medios externos, desinformación por parte de actores internos

Este riesgo describe los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso de vinculación y ejercicio de la actividad docente de manera efectiva

Subjetividad en los criterios y perfiles de selección y vinculación de nuevos docentes. Poco dominio y pedagogía por parte del docente en el área del conocimiento a desarrollar elemento deficientes y poco objetivos para la evaluación de los docentes

Talento humano no cualificado para el ejercicio de la actividad docente


Subjetividad en los criterios y perfiles de selección y vinculación de nuevos docentes. Poco dominio y pedagogía por parte del docente en el área del conocimiento a desarrollar elemento deficientes y poco objetivos para la evaluación de los docentes

no reconocimiento por parte de la sociedad bajos niveles académicos

Des actualización y/o poca pertinencia de los contenidos curriculares de los programas académicos de la Universidad

Los programas en proceso de acreditación y re acreditación requieren de una auto evaluación pertinente que conduzca a la oferta de currículos actualizados y contextualizados.

Desconocimiento de las tendencias de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos Y Asistencia de auto evaluación de los programas con fines de restructuración y/o actualización curricular.

Baja demanda de los programas ofertados. Bajos estándares de calidad. Formación profesional des contextualizada

Baja o poca oferta de programas de pre grado de la Universidad Surcolombiana

No formular, crear y desarrollar nuevos programas académicos en la Universidad Surcolombiana

Falta de creación y desarrollo de nuevos programas académicos que demanden la sociedad y/o región. Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional

No acreditación y re acreditación de los programas académicos ofertados

Falencias en la calidad de los programas académicos ofrecidos por la universidad

Incumplimiento de condiciones mínimas de calidad (docentes, admisión de estudiantes, infraestructura, biblioteca, presupuesto, Bienestar, Egresados, elementos y materiales necesarios para el óptimo desarrollo de las actividades académicas. Desmejoramiento

Negación de la acreditación y re acreditación de calidad requerido y necesario de los programas académicos de la universidad.

Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos

Este riesgo describe las dificultades que se pueden presentar si el diseño y aprobación de nuevos programas académicos se hace de manera lenta y sesgada.

Demora en la elaboración de las propuestas por parte de las unidades académicas, demora en la aprobación en las instancias académico-administrativas, la poca destinación de recursos y re-proceso por inconsistencias en la información presentada en la propuesta

Pérdida de competitividad, reconocimiento y mala imagen institucional.

Pérdida de competitividad y poco interés de la demanda de programas de postgrado de la universidad

Este riesgo describe los inconvenientes, la poca aceptación y no reconocimiento del papel de la universidad en la sociedad.


Vulneración de los archivos físicos académicos.

Falencias y dificultades para llevar a cabo el archivo de gestión del proceso.

Incumplimiento a las tablas de retención documental, condiciones inadecuadas en el espacio físico, ausencia de recursos, materiales y elementos para el adecuado archivo en cumplimiento de la norma de archivo.

Sanciones, des organización de la documentación, perdida, daño y hurto de la documentación académica.

Retrasos en la elaboración de la programación académica

Estos riesgos representan la deficiencia, demora y carencia de responsabilidad de los programas y departamentos en sus actividades de programación académica.

Demora en la entrega de las agendas y/o programación por parte de los diferentes programas y departamentos. Cambios y/o información incompleta de la documentación requerida por parte de los programas o departamentos.

Aplazamiento de inicio clases y/o ejecución de la programación académica. Bajos niveles y poco rendimiento académico. Finalización de Semestres después de las fechas programadas.


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MAPA DE RIESGOS

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06 FORMACION

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06 FORMACION

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06 FORMACION

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08 PROYECCION SOCIAL

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3. Convenios finalizados sin liquidar

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31 08 PROYECCION SOCIAL

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Incumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes


Demora en la entrega de las agendas y/o programación por parte de los diferentes programas y departamentos. Cambios y/o información incompleta de la documentación requerida por parte de los programas o departamentos.


Interrupción, inconvenientes, cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.

Poca claridad en el trámite administrativo, dificultades e inconvenientes para el desarrollo de las actividades de prácticas académicas.

Demora en la autorización de recursos para la realización de prácticas académicas, Poca destinación de recursos (económicos y físicos entre otros) para la ejecución de las prácticas aprobadas y programadas y Trámites administrativos demorados y lentos par

Insatisfacción de los usuarios, retraso en los procesos académicos, y deficiencia en el proceso de formación teórico-práctico.

Demoras en la programación y asignación de la planta física de la universidad (salones, laboratorios entre otros) para desarrollar las actividades académicas programadas.

No se cuenta con la infraestructura (aulas, laboratorios, bibliotecas, zonas comunes, escenarios deportivos y culturales) suficiente para el normal desarrollo de actividades académicas.

Insuficiencia y deficiencia en la asignación y distribución de la planta física de la universidad (aulas, laboratorios, entre otros) para el desarrollo de las actividades académicas, retrasos en la ejecución del calendario académico.

Incumplimiento de la programación académica. Sobre costos e insatisfacción de la comunidad universitaria. Cursos trocados en los horarios de las aulas asignadas.

1. Perdida de eficiencia y oportunidad para la formalización de los convenios y/o contratos

Demora en la revisión documental y trámite administrativo para el aval y la formalización de los convenios y/o contratos

Falta de planeación y gestión adecuadas de trámites de aval.

Vencimiento de los términos para la formalización y legalización de los convenios y/o contratosDemora en la iniciación de las actividades Los Convenios no se ejecutan ni se liquidan en el tiempo pactado. Posibles sanciones por parte de los entes de control gubernamentalDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad Detrimento patrimonial

2. Sobrecostos en la ejecución de actividades

La carencia de una metodología para la gestión del proyecto genera sobrecostos por demoras en el inicio oportuno de actividades, falta de plan de gestión de riesgos, etc.

Carencia de mecanismos de seguimiento y control en la ejecución de los convenios y/o contratos

Detrimento patrimonialDetrimento de la imagen y credibilidad de la Universidad

Demora en el cierre y liquidación de los convenios y/o contratos conforme al marco normativo colombiano e institucional aplicable

Falta de seguimiento y control a coordinadores de convenios y/o contratos para la liquidación y cierre de los mismos

Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental

4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones

Carencia de un sistema de información integrado conforme a los requerimientos y necesidades de la dinámica propia del proceso

Falta de herramientas informáticas y tecnológicas pertinentes para la gestión de la información por actividades de Proyección Social en sus diferentes modalidades

Demora en el suministro de información para la generación de informes oportunos y a la medida de los requerimientos de información solicitadosFalta de confiabilidad de la información suministradaInadecuada gestión de la administración de la información suministrada Inadecuada gestión de la administración de la información física

5. Rotación y/o inestabilidad del Talento Humano de apoyo al proceso

Falta de continuidad al Talento Humano vinculado al proceso por termino de contrato

Cambios en los diferentes niveles de la administración en la Universidad

Traumatismos en la continuidad operacional de las actividades del proceso

6. Talento Humano no adecuado a los roles propios del proceso

Talento Humano carente de las competencias tecnológicas básicas o avanzadas requeridas y especificas del proceso

Vencimiento de los contratos de prestación de servicios y recortes en la nómina de Talento Humano

Demora en la ejecución de las actividades generando cuellos de botella coyunturalesDisminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externos.

7. Hacinamiento y baja calidad de las condiciones de trabajo

Espacios de trabajo pequeños, instalaciones para suministro de energía insuficientes y con inadecuada protección contra la integridad del Talento Humano

Falta de espacios que permitan una adecuada organización del Talento Humano, equipos de oficina, área de atención y servicio a usuarios e inadecuados espacios para la organización de los archivos documentales

Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina


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MAPA DE RIESGOS

34Rotación de Personal. Cambios de administración.

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Falta de Recurso Económico.

37 Infraestructura

Falta de Recurso Económico

38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio.

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42Mala imagen institucional, propagación de enfermedades

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47Retraso en los procesos, mala imagen institucional

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09 GESTION DE TALENTO HUMANO

No continuidad del personal de apoyo por terminación de Contrato.

1. Des-organización en el manejo de la documentación e información.. 2. Traumatismos en la continuidad de los procedimientos


No se seleccione la persona idónea para el cargo

Que la persona no cumpla con los resultados esperados

No existencia de Políticas de selección de Personal.

1. Re-procesos, aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área. 2. No facilita el trabajo en equipo, resultando en algunos casos no confiable el res


Carencia de un sistema integrado de información

1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de información de Talento Humano.

1. Mayor atención al público al no tener acceso a la información por medios tecnológicos. 2. Falta de celeridad y confiabilidad en la información. 3.Re-procesos por el levantamiento de información manual para presentación de


1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina. 2. Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General de la Oficina..

1. Incomodidad para la atención al público. 2. Posibles sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo).


Manifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.

Inseguridad en el acceso en las instalaciones.

10 BIENESTAR UNIVERSITARIO

Actualización e implementación de políticas de Bienestar que reflejen las necesidades de la comunidad universitaria

Falta de políticas basadas en las necesidades de la comunidad universitaria.

Falta de compromiso de la alta dirección, Falta de talento humano de tiempo completo

1. Baja participación en los programas de Bienestar. 2.Bajo impacto en las actividades


Inoportunidad en la divulgación de proyectos y programas

1. No se incorporan desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos, exigencias objetivos y compromisos adquiridos con la entidad. 2. Carencia de un sistema integrado del manejo de Información de Bienestar Universitario.

Falta de recurso económico, desconocimiento de necesidades a atender en los programas asistenciales

1. Desconocimiento de los programas 2. Poca participación de los programas. 3. Deterioro de la imagen institucional


Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de pertenencia institucional y problemas de convivencia

1. Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las actividades y eventos programados para el cumplimiento de las políticas de Bienestar Universitario. 2. Deficiente inducción y re inducción. 3. Falta de par

Falta de recurso económico, desconocimiento de necesidades a atender en los programas asistenciales

1. Falta de pertenencia. 2. Pérdida de tiempo. 3. Desaprovechamiento de los recursos

10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Poner en riesgo la salud de la Comunidad

UniversitariaPoner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo

La no atención oportuna en los programas de salud (medicina y odontología) de la comunidad académica


No contar con medicamentos para la atención en los servicios médicos y odontológicos

La comunidad universitaria que requiera de este servicio no podrá beneficiarse de los medicamentos requeridos para tratar la afección que presentan.

La falta de recursos económicos para adquirir los medicamentos e insumos odontológicos.

Deficiente prestación de servicios y no poder llevar a cabo los programas de promoción y prevención

10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Poca participación en las actividades y

eventos programados

Poca o nula participación de la comunidad Universitaria, desaprovechamiento de recursos, escenarios y el no uso del tiempo libre

Falta de planeación, deficiencia en los canales de comunicación

Mala imagen del proceso de Bienestar en la Comunidad Universitaria


Disminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales

Al no haber estudiantes suficientes para cada disciplina artística se corre el riesgo de no ofertar más las disciplinas afectadas

Deficiencia en la planeación, construcción y divulgación de la oferta cultural; falta de recursos económicos

Inconformidad en la comunidad Universitaria ante las actividades que ofrece el área de cultura


No poder representar a la Universidad en los eventos competitivos a los que somos invitados

Por falta de dinamismo en los procesos administrativos se corre el riesgo de no asistir al evento

Lentitud en el trámite para la aprobación del evento

Insatisfacción en la Comunidad Universitaria, deterioro de la Imagen Institucional

10 BIENESTAR UNIVERSITARIO Demora en la expedición de los conceptos

de aptitud.

El incumplimiento de los requisitos en la solicitud puede generar demora en la expedición de los conceptos de aptitud

Que la solicitud no cumpla con los requisitos establecidos


Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.

Las condiciones intralaborales que estan presentes dentro de la universidad generan riesgo a la salud integral del trabajador.

1. Falta de recursos económicos. 2. Procesos Administrativos (Rotación del trabajador, selección del aspirante al cargo no competente para el desempeño de las funciones, Tipo de vinculación

1. Incumplimiento a la Normatividad. 2. Sanciones. 3. Desmotivación e insatisfacción del trabajador hacia su trabajo.


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MAPA DE RIESGOS

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Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones

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11 GESTION FINANCIERA

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Ineficacia en el recaudo de cartera morosa El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo

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57Rotación de personal

Traumatismo en la continuidad de los procedimientos.

58Competencia de personal

Falta de políticas Claras en las Compras Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo.

59Compras Inadecuadas y/o de mala calidad

Falta de políticas Claras en las Compras Inadecuada utilización del recurso

60Precios altos en la Adquisición de Bienes

Falta de políticas Claras en las Compras

61Falta de Control de Bienes

Deficiencia en la protección de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes

10 BIENESTAR UNIVERSITARIO No cumplir con las actividades contenidas

en el Plan de Emergencias

Al no contar con los recursos económicos y con el personal idóneo para el desempeño de las funciones se puede incumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencia

Falta de recursos económicos, rotación constante del personal, falta de compromiso de la alta dirección.

Inestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio

Debido a la inestabilidad del personal de contrato, se presentan frecuentes interrupciones en la ejecución de los procedimientos, lo cual genera traumatismos en el normal desarrollo de las actividades de la institución, y duplicidad de esfuerzos al tener que vincular y capacitar al nuevo personal.

Falta de continuidad del personal de prestación de servicios en las oficinas que conforman la División Financiera

1. Deterioro del clima organizacional. 2. Duplicidad de trabajo. 3. Presión laboral. 4. Demora en los procedimientos

Deficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero

Los aplicativos existentes presentan deficiencias en la obtención de información confiable y oportuna

Los aplicativos existentes no se ajustan a las necesidades administrativas, académicas y financieras que actualmente presenta la institución. Se han realizado actualizaciones pero estas no han sido funcionales.

1. Quejas y reclamos. 2. Demora en los procedimientos. 3. Presión laboral

Desviación de recursos y/o fraude financiero

Por el desconocimiento de las normas y/o la falta de seguridad en el sistema se pueden presentar situaciones dolosas o culposas que afecten el patrimonio institucional.

Transacciones bancarias no autorizadas y realizadas por los funcionarios que manejan recursos, efectuadas por falta de controles y seguridad en el sistema

1. Pérdida o reducción de los recursos de las cuentas bancarias de la Universidad. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal. 3. Incumplimiento de las obligaciones fin

Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero

En caso de suspensión del soporte y mantenimiento del sistema por parte del proveedor, no se podría realizar el registro de las transacciones financieras

Deterioro de las relaciones contractuales entre la Universidad y el proveedor del sistema, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento del contrato y/o la no renovación del mismo

1. Entorpecimiento del normal desarrollo de las actividades académico - financieras. 2. Incumplimiento de pago a terceros. 3. Incumplimiento en la presentación de informes a los diferentes organism

Los créditos otorgados a los estudiantes de pregrado y que no son cancelados en su totalidad, no se les realiza cobro jurídico; igualmente se presenta demora en el recaudo de algunas rentas propias

1. Detrimento patrimonial. 2. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal y penal

Incumplimiento de metas en la ejecución presupuestal

Por falta de una adecuada planeación se pueden llegar a sobreestimar o subestimar los ingresos y gastos que conforman el presupuesto, lo cual traería como consecuencia el incumplimiento en su ejecución.

No se dispone de información que permita a la alta dirección tomar decisiones acordes a las actuales necesidades que presenta la Universidad, falta de compromiso y confiabilidad en la información suministrada por las distintas unidades académico - administrativas para la elaboración de los planes y programas institucionales

1. Frecuentes modificaciones del presupuesto. 2.Incumplimiento de las obligaciones financieras por parte de la Universidad. 3. Investigaciones y sanciones de tipo administrativo

Baja calificación a la Universidad por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos

Las sociedades calificadoras de riesgo podrían emitir una baja calificación, en cuanto existiese alguna probabilidad de que la Universidad no estuviera en capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales o legales, y/o hubiera incertidumbre respecto a su habilidad en la administración de recursos provenientes de terceros.

Inadecuada administración de los recursos de la Institución, incumplimiento de las obligaciones frente a terceros, bajo recaudo de ingresos lo que conllevaría a una disminución en la capacidad de pago de los compromisos adquiridos por la Universidad

1. Negación de Créditos por parte de los bancos. 2. Deterioro de la imagen institucional frente a la comunidad en general (sector productivo, gobierno, entidades financieras y usuarios )

12 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS

No continuidad de personal adscrito a la División por traslado o terminación del contrato.

Inexistencia de Políticas de selección de personal


Asignación de personal no idóneo para ejecutar las labores asignadas


Ausencia de reglamentación para fijar precios y calidad.


Des-organización Administrativa y ausencia de responsabilidad en el trámite del proceso

Mayor valor de Bienes y servicios que requiere la Universidad Surcolombiana.


Falta de un sistema adecuado para la protección de los Bienes


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MAPA DE RIESGOS

62 Inadecuado almacenamiento de Bienes Perdida y/o deterioro de los Bienes

63 Perdida de Bienes

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Rotación del Personal Cambios de Administración

66

Carencia de actualización Profesional

67

Seguridad en el manejo de la información

68

Pérdida parcial o total de la Información Falta de servidores alternos de respaldo

69

16 GESTION AMBIENTAL Rotación del personal Cambios de Administración Falta de continuidad en los proyectos

70

16 GESTION AMBIENTAL

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7317 GESTION JURIDICA

Rotación de Personal. Cambios de administración

74

17 GESTION JURIDICA

Inadecuada Infraestructura Falta de Recurso Económico


Insuficiente e inadecuados Espacios de Almacenamiento

Falta de un sistema adecuado para la protección de los Bienes


Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad

los activos de la Institución están inseguros, pueden extraviarse

Falta de implementar nuevas medidas de seguridad,


Deterioro y/o daño de los bienes almacenados.

Las condiciones físicas y ambientales del sitio de almacenamiento pueden incurrir en el deterioro de los bienes ocasionando daños parciales o totales.

Condiciones físicas y ambientales de almacenamiento inadecuadas.

Daño parcial o total de los bienes, pérdida de los bienes, sobre costo por mantenimiento.

14 GESTION DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION

No continuidad de los diseñadores, programadores y personal de mantenimiento de equipo por terminación del contrato. (El 90% del personal es de Contrato)

1. Desarrollo de Software sin la aplicación de toda la metodología que se debe aplicar por falta de tiempo. 2. Retraso en el desarrollo de los procedimientos. 3.Traumatismo cuando no se tienen ingenieros de desarrollo. La Universidad se queda sin personal de mantenimiento para atender los daños de hardware y software de los equipos


Falta de capacitación que permita estar en la vanguardia de lo nuevo en programación y diseño de software y de otros temas que apoyarían las competencias del área

La prohibición reglamentaria establecida en el Acuerdo 014 de 2004, deja al personal vinculado por contrato sin derecho a capacitación.

1. Afectación del funcionamiento laboral, incumplimiento en la adecuada prestación de los servicios. 2. Dificultades para la realización de procesos técnicos críticos por desconocimiento en la realización de los mismos.


Pérdida de información que afecta los intereses académicos y económicos de la Universidad

Aucencia de niveles de seguridad, por la obsolencia tecnologica (servidores, sistema operativo y motor de bases de datos). Desconocimientos en afinamiento de seguridad en las plataformas de sistemas operativos y en el codigo de desarrollo del software.

1. Indisponibilidad de la información.2. Pérdida de confidencialidad de la información. 3. Pérdida de credibilidad en los procesos de la Universidad dentro y fuera de la misma. Posibles violaciones inesperadas a los Sistemas de Información Institucionales.


La Institución no cuenta con servidores alternos , de manera que en caso de un desastre natural o humano se pueda continuar con la prestación de los servicios

1. Parálisis en los procesos.2. Inadecuada prestación de los servicios3. Mala imagen institucional

El SGA desde el 2006, año de su implementación ha contado en la mayoría de los casos con personal de contrato diferente cada año; Igualmente no cuenta con una planta definida

Falta de personal para Implementar los programas del SGA

La cantidad de personal vinculado al SGA varía con frecuencia

Falta de políticas normativas que regulen la contratación del personal requerido en el SGAAusencia de políticas que regulen el manejo del SGA

Falta de continuidad en los proyectos Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas

Falta de recursos económicos, infraestructura y apoyo administrativo por parte de la Universidad

El SGA requiere de recursos económicos para desarrollar proyectos y apoyo administrativo para la ejecución de actividades propias de la gestión.

Falta de políticas normativas que regulen la contratación del personal requerido en el SGAAusencia de políticas que regulen el manejo del SGA

Programas sin desarrollar Incumplimiento de la normatividad ambiental Deterioro del medio ambiente dentro de la USCO

Personal no actualizado en normatividad y temas concernientes al Sistema

El SGA por contar solo con personal de contrato no tiene posibilidades de acceder a capacitaciones necesarias en el cumplimiento de sus funciones

Acuerdo 014 de 2004 establece capacitación solo para personal de planta

Personal no capacitado para aplicar normatividad Deficiencia en la implementación y desarrollo de algunos programas Personal no preparado para capacitar a la población universitaria

No continuidad del personal adscrito a la Oficina Jurídica administrativo, abogados internos y externos por terminación de Contrato.

Des organización en el manejo de la documentación e información y Traumatismos en la continuidad de los procedimientos.

Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la Oficina, Espacio inadecuado para el manejo y funcionamiento del Archivo General y el de Gestión de la Oficina, Vulnerabilidad en el cielo raso, con presencia de fugas de líquidos en la

Hacinamiento del personal que labora en la Oficina e incomodidad para la atención al público, Sanciones a la Institución por incumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Pérdida de información, documentación y/o hurto de elementos y equipos de Oficina


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MAPA DE RIESGOS

75 17 GESTION JURIDICA Contratación Talento Humano no Idóneo Falta de políticas de selección de personal


77

17 GESTION JURIDICA

Mala calificación en los índices de transparencia.

78

17 GESTION JURIDICA

Condenas en contra la Universidad.

79

17 GESTION JURIDICA

Ausencia de información Institucional

80

17 GESTION JURIDICA

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17 GESTION JURIDICA

82

17 GESTION JURIDICA

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Perdida de Credibilidad

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Interupción del Servicio

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Interupción del Servicio

No se asigna el Talento Humano idóneo para las labores de archivo

Des organización en el archivo de gestión y Pérdida documental, Demora en los procedimientos.

falta de presentación de documentos solicitados porque no reposan en las dependencias

Ausencia de documentos probatorios solicitados a las dependencias de la Universidad

Incumplimiento en la entrega de documentos solicitados por ausencia de personal que maneje los archivos.

Pérdida de la imagen institucional y Deficiente prestación del servicio

Prescripción de los procesos administrativos y judiciales.

Fenómeno jurídico por el cual se pierde la posibilidad de ejercer los derechos

Desconocimiento de la Ley, desatención de los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.

Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad Desconocimiento de la Ley, desatención de

los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.

afectación del presupuesto y limitación en la prestación de los servicios ofrecidos.

Falta de divulgación de las decisiones adoptadas por los consejos superior y académico.

Desconocimiento de la Ley, desatención de los procesos administrativos y judiciales, retraso en el aporte de la información y documentación y falta de aplicación de las Normas.

Incumplimiento de las decisiones proferidas por los órganos de Dirección Institucional y Sanciones disciplinarias para servidores públicos.

Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa

La falta de atención rápida y oportuna en la resolución de los requerimientos y peticiones de parte de los procesos involucrados.

Incumplimiento de la Resolución No. 0091 del 2005, "Por la cual se reglamenta el trámite interno de peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas ante la Universidad Surcolombiana" y Código Contencioso Administrativo.

Silencio administrativo negativo, acciones judiciales, Causal de mala conducta que genera responsabilidad disciplinaria, acción de tutela

La no expedición oportuna de actos administrativos

Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes conlleva a la no expedición oportuna de los actos administrativos

Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes para la elaboración de actos administrativos

Acciones en contra de la Universidad y Consecuencias administrativas, financieras y académicas.

Entrega inoportuna de proyectos y documentos soportes

Incumplimiento en los términos de entrega de proyectos y documentos soportes

Incumplimiento en los términos para la entrega de los proyectos y documentos soportes para agendar en las sesiones de los Consejos Superior y Académico.

Violación a los reglamentos internos de los Consejos, Demora en los procesos académicos y administrativos y La no aprobación de los proyectos y actos administrativos de competencia de los Consejos

18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios

Fondo Documental conformado por un acervo bibliográfico que no atiende aspectos de la academia, investigación y proyección social

Falta de una revisión exhaustiva entre las solicitudes de adquisición y los planes de estudio de cada programa académico•Desconocimiento de las necesidades de información de los usuarios•Falta de interés de la comunidad académica de solicitar el materia


No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios

Suspensión de la demanda y del servicio de biblioteca por diferentes eventos que se puedan presentar

•Problemas de orden público•Incumplimiento del horario en la prestación del servicio por parte de los funcionarios•Prestar las instalaciones para desarrollar actividades ajenas al servicio•Falta de apoyo de las instancias pertinentes para solucionar in

18 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Demora en el desarrollo de los

procedimientos en su conjunto de actividades

Represamiento en procedimientos por ausencia de funcionarios responsables por actividades de obligatorio cumplimiento

Realización de actividades diferentes al procedimiento o tareas asignadas•Caída permanente en la red•Daños equipos de computo•Suspensión fluido eléctrico


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MAPA DE RIESGOS

86

Perdida de Credibilidad

87

07 INVESTIGACION

8807 INVESTIGACION Demora en presentar los resultados de las convocatorias

8905 GESTION DE LA CALIDAD

90



92 05 GESTION DE LA CALIDAD

93



95


No conformidades u observación dada por el ente certificador.


La ingobernabilidad de la Universidad. No conformidades u observación dada por el ente certificador.

9704 GESTION DE CONTROL

Desarticulación de la información


Insuficiente personal de Auditoría en la OCI

99


Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria

100



No situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible

Pérdida, demora en la ubicación y desactualización de la información solicitada

Falta de capacitación de funcionarios•Incumplimiento del Reglamento por parte del usuario en el ítem de préstamo y devolución del material•No organizar de manera apropiada el material bibliográfico en la colección•Falta de actualización de información

retraso en la entrega de resultados de los proyectos

Dificultades en la recolección de información y falta de tiempo para desarrollar el estudio

los directores de proyectos no entregan oportunamente los informes parciales y finales en los tiempos acordados.

Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas.

Demora en la evaluación por parte de los pares evaluadores de Colciencias

Falta de tiempo para la evaluación por parte los pares evaluadores

los proyectos presentados en las convocatorias, son enviados a los pares evaluadores de Colciencias

Análisis de la gestión de losprocesos basada en medicioneserróneas de indicadores

La información errónea de los indicadores puede generar un análisis de la gestión equívoca.

Falta de verificación de la información suministrada por el responsable de realizar la medición.

Deterioro de la Imagen Institucional. Los informes de gestión no reflejan la realidad de los procesos.

No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua Control necesario para garantizar que las

necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,

La estructura organizacional con la que cuenta la Universidad en la actualidad, no es la más adecuada, por tanto el Sistema de Gestión de Calidad se debe manejar como un proyecto que en la alguna ocasión no dispone de recursos económicos.

Retraso en los procesos de mejora continua. Retraso en la certificación. Incumplimiento de la Ley.

Inoportunidad en la identificación deno conformidades y oportunidadesde mejora

No se lleva a cabo de acuerdo con la Norma, en los tiempos establecidos y de acuerdo a su alcance.

No se cumple con el objetivo de las reuniones de Autocontrol.

Deficiencia en la prestación de servicios. No conformidades u observación dada por el ente certificador.

Inoportunidad en la identificación delproducto o servicio no conforme


Falta de verificación del cumplimiento de los requisitos de la Norma.

Demora de los procesos. Imcumplimiento de la norma

Que los registros del SGI no secontrolen de acuerdo a lasdisposiciones legales y normativas

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGI.

La falta de personal en las áreas imposibilita el adecuado manejo de los registros y con ello de las tablas de retención documental. Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.

Incumplimiento del plan anual deAuditoría.

No se lleva acabo según los términos, tiempos y alcance establecidos

Desconocimiento u omisión del Plan de Auditoría. Entrega inoportuna de información.

Entrega de informes a los entes de control sobre la base de unas auditorias no pertinentes. Falta de elementos para ejercer control y tomar decisiones acertadas.

Que no se determinen y cumplan losrequisitos de los usuarios.

La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se identifican, determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios.

Incumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000:2009, falta de capacitación de atención al cliente, incumplimiento del objetivo de las reuniones de autocontrol.

Que la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.

La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGI.

Cambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento

Las continuas reformas tributarias y emisión de normatividad interna y externa pueden dificultar el seguimiento del proceso de Auditoría.

Reformas tributarias y continua emisión de normatividad interna y externa.

Inadecuado cubrimiento de todas lasáreas de la entidad en cuanto aevaluaciones y seguimiento

La falta de Auditores en la OCI conlleva a que haya un inadecuado cubrimiento de la Auditoría dentro de la institución

Quedan áreas sin revisión y sin detección de posibles hallazgos aumentando los riesgos en la Universidad. Mala imagen de la OCI.

Falta de oportunidad en el suministro de la información requerida para la Auditoría

La falta de colaboración del talento humano así como los sistemas de información desactualizados generan traumatismos en el proceso de Auditoría.

Fallas en el software. Poca colaboración del personal auditado. Desorden de los archivos

Inoportuna presentación de los informes a los entes de control

No se elaboran y entregan informes al Auditado para su revisión y conocimiento de los resultados de auditoría.

Omisión de la revisión del cronograma de informes. Desconocimiento u omisión de la Normatividad de la oficina y del procedimiento de auditoría.

Mala imagen de la OCI y de la Universidad en general. No se evidencian los resultados de la auditoria. Falta de información para la toma de decisiones. Incumplimiento de la función de la oficina y de las actividades


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MAPA DE RIESGOS


102 Rotación en Personal Directivo Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios

103 Competencia del Personal

104 Infraestructura Falta de recurso económico

105

106

15 GESTION DOCUMENTAL

Espacio físico insuficiente e inadecuado


108


109


110


Carencia de Políticas Documentales



Riesgo de eventos incendiarios

Pérdida de información,

Falta de vigilancia y control en el avance del plan de mejoramiento, Plan de acción, riesgos e índices.

La falta de planeación en la revisión de los planes de mejoramiento, dificulta el seguimiento a los mismos.

No existe una planeación del seguimiento a los planes de mejoramiento

Desconocimiento por parte del Auditor de la corrección o no de los hallazgos de auditoría. No conformidades

13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA

Traumatismos en los procesos de Contracción vigentes por la no continuidad en los Ordenadores del Gasto.

13 GESTION DE INFRAESTRUCTURA No existencia de Políticas claras de capacitación al

Personal.

Capacitación permanente al personal asignado a ésta dependencia en las diferentes áreas.

Aumento en tiempos de respuesta para solicitudes y demora en la ejecución de los procedimientos del área.


Espacios inadecuados para el normal desarrollo de las funciones de la oficina, No se cuenta con los equipos especiales de protección como alarma de humo, puestas cortafuegos, entre otros, No se cuenta con el espacio para la salvaguarda adecuada de la info

Hacinamiento del personal, Posible pérdida de información y/o hurto de elementos y equipos de oficina y herramientas de trabajo.


Retraso en la atención de solicitudes de soporte y mantenimiento.

Personal insuficiente, falta de recursos económicos,demora en el proceso de contratación,

La atención a las solicitudes de soporte y mantenimiento realizadas por las diferentes dependencias de la institución no son atendidas oportunamente en el tiempo estipulado o pactado con cada una de ellas.

Atraso en los diferentes procesos de la institución, prestación deficiente de los servicios solicitados, insatisfacción de los usuarios

Falta una mejor distribución de la planta física, carencia de cultura de archivo, desconocimiento de la normatividad archivística.

El sistema de archivo y oficina de correspondencia no cuenta con espacio suficiente y parte del asignado, es inadecuado

Pérdida de documentación., Retraso en los procedimientos de gestión documental, Sanciones económicas por incumplimiento de normas de archivo.

No asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo

Carencia de políticas de selección del Talento Humano

Se contrata personal sin formación ni experiencia en gestión documental.

Reprocesos en la gestión documental, Pérdida económica – afectación al presupuesto institucional, Desmejoramiento en la calidad del servicio.

Incumplimiento con el programa de conservación preventiva de archivos

Falta de políticas que regulen el cumplimiento del Programa de Conservación Preventiva de Archivos, falta de atención al estado de los archivos de la institución

No se cumple a cabalidad con las actividades de limpieza, fumigación especializada para áreas de archivo.

Deterioro y pérdida de documentos, Afectación de la salud de los funcionarios, Ausentismo laboral por enfermedad

Carencia einadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Surcolombiana

Desconocimiento de la norma archivística, desidia de algunos funcionarios, por los archivos.

No se está dando cumplimiento a la normatividad de archivos ni aplicación de la Tabla de Retención Documental por parte de la mayoría de las dependencias de la USCO

Desorganización de los Archivos de Gestión, Pérdida de Documentos, Sanciones económicas.

Ausencia de contenidos en gestión documental, en los programas de inducción y re inducción de la Universidad Surcolombiana

No se tiene en cuenta el tema de gestión documental en los programas de inducción y re inducción de la USCO

Desorganización en los archivos de gestión, Incumplimiento de la Ley General de Archivos, Sanciones económicas

Eliminación de evidencia física de un documento en un tiempo prematuro.

Errores en la elaboración de las TRD, propios de la dependencia, retrasos en la solicitud de actualizaciones de TRD.

Definición inadecuada de tiempos de retención para un documento.

Sanciones de tipo legal de los entes de control internos y externos, traumas administrativos.


En las áreas de archivo central no se cuenta con los adecuados equipos de seguridad.

CALIFICACION DEL RIESGO

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NRO PROCESO FACTOR DE RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO PRIORIDAD ANÁLISIS DE CONTROLES

Estado

1 ALTA MEDIO A Efectivos y documentados

2 Baja cultura de la Planeación Falta de gestión y destinación de recursos ALTA ALTO A No documentados

3 Rotación de Personal. No continuidad del personal Directivo y Asesor ALTA MEDIO A No existen

4 Modernización Tecnología ALTA MEDIO A No existen

5 MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

6 BAJA ALTO B Efectivos y documentados

7 MEDIA ALTO A Efectivos y documentados

8 BAJA ALTO B Efectivos y documentados

9 EXTERNOS: Sociales Deterioro de la imagen institucional MEDIA ALTO A Efectivos y documentados

10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria MEDIA ALTO A Efectivos y documentados

11 INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No documentados

12 ALTA ALTO A No documentados

13 INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No documentados

14 INTERNO: Personas Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación BAJA ALTO B No documentados


INTERNO: Naturaleza de las actividades






Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos





EXTERNOS: Cambios tecnológicos




INTERNO: Sistemas de Información






Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad

El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad.




Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.









Los convenios gestionados no son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución.

Se establecen convenios para el desarrollo de proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.











Inexistencia de políticas de comunicación institucionales










VERSIONVIGENCIA

32011

Pagina GESTION DE PLANEACIÓN

MAPA DE RIESGOS CODIGO PLA-MR-01


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VERSIONVIGENCIA

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15 06 FORMACION INTERNO: Personas Deficiencia del desempeño docente Formación de profesionales no competentes MEDIA MEDIO B No efectivos

16 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados

17 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

18 06 FORMACION INTERNO: Personas Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional MEDIA MEDIO B No efectivos

19 06 FORMACION MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

20 06 FORMACION INTERNO: Personas ALTA BAJO B No existen

21 06 FORMACION ALTA BAJO B No existen

22 06 FORMACION ALTA ALTO A No documentados

23 06 FORMACION ALTA ALTO A No documentados

24 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No efectivos

25 06 FORMACION INTERNO: Personas MEDIA ALTO A No efectivos

26 06 FORMACION INTERNO: Personas ALTA ALTO A No efectivos

27 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas ALTA BAJO B Efectivos y documentados

28 08 PROYECCION SOCIAL ALTA BAJO B No existen

29 08 PROYECCION SOCIAL 3. Convenios finalizados sin liquidar ALTA ALTO A No existen

30 08 PROYECCION SOCIAL ALTA BAJO B No existen


Talento humano no cualificado para el ejercicio de la actividad docente












Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos








Vulneración de los archivos físicos académicos.




Retrasos en la elaboración de la programación académica



Incumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes



Interrupción, inconvenientes, cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.









INTERNO: Recursos económicos






Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental


4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones




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VERSIONVIGENCIA

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31 08 PROYECCION SOCIAL MEDIA BAJO B No existen

32 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas MEDIA BAJO B No existen

33 08 PROYECCION SOCIAL INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No existen

34 Rotación de Personal. BAJA BAJO C No existen

35 BAJA ALTO B No existen

36 ALTA ALTO A No existen

37 Infraestructura ALTA ALTO A No existen

38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio. BAJA ALTO B No existen



41 MEDIA ALTO A No documentados

42 Mala imagen institucional, propagación de enfermedades BAJA BAJO C No efectivos

43 MEDIA ALTO A No documentados

44 ALTA ALTO A No existen

45 MEDIA MEDIO B No efectivos





6. Talento Humano no adecuado a los roles propios del proceso



7. Hacinamiento y baja calidad de las condiciones de trabajo


Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina







No se seleccione la persona idónea para el cargo














Manifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.








Inoportunidad en la divulgación de proyectos y programas










Poner en riesgo la salud de la Comunidad Universitaria

Poner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo








Poca participación en las actividades y eventos programados





Disminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales




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VERSIONVIGENCIA

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46 MEDIA MEDIO B No efectivos

47 Retraso en los procesos, mala imagen institucional MEDIA MEDIO B No existen


49 Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones MEDIA ALTO A No efectivos

50 11 GESTION FINANCIERA ALTA MEDIO A No existen

51 11 GESTION FINANCIERA MEDIA MEDIO B No efectivos

52 11 GESTION FINANCIERA BAJA BAJO C Efectivos y documentados

53 11 GESTION FINANCIERA BAJA ALTO B No existen

54 11 GESTION FINANCIERA El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo ALTA BAJO B Efectivos y documentados

55 11 GESTION FINANCIERA MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

56 11 GESTION FINANCIERA EXTERNO: Económicos BAJA BAJO C No existen

57 Rotación de personal Traumatismo en la continuidad de los procedimientos. ALTA BAJO B Efectivos y documentados

58 Competencia de personal Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo. MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

59 Inadecuada utilización del recurso MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

60 Precios altos en la Adquisición de Bienes MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

61 Falta de Control de Bienes Deficiencia en la protección de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes ALTA BAJO B Efectivos y documentados

62 INTERNO: Personas Inadecuado almacenamiento de Bienes Perdida y/o deterioro de los Bienes ALTA BAJO B No efectivos








Demora en la expedición de los conceptos de aptitud.




Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.





No cumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencias



Inestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio




Deficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero




Desviación de recursos y/o fraude financiero




Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero




Ineficacia en el recaudo de cartera morosa

















Compras Inadecuadas y/o de mala calidad











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63 INTERNO: Personas Perdida de Bienes ALTA BAJO B Efectivos y documentados

64 INTERNO: Personas MEDIA BAJO B No efectivos

65 INTERNO: Personas Rotación del Personal ALTA MEDIO A Efectivos y documentados

66 Carencia de actualización Profesional ALTA ALTO A Efectivos y documentados

67 Seguridad en el manejo de la información ALTA ALTO A Efectivos y documentados

68 Pérdida parcial o total de la Información MEDIA ALTO A No documentados

69 16 GESTION AMBIENTAL Rotación del personal Falta de continuidad en los proyectos ALTA ALTO A No documentados

70 16 GESTION AMBIENTAL ALTA MEDIO A No documentados

71 16 GESTION AMBIENTAL MEDIA ALTO A No documentados

72 16 GESTION AMBIENTAL INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados

73 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Rotación de Personal. MEDIA BAJO B No efectivos

74 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Inadecuada Infraestructura ALTA BAJO B No efectivos

75 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Contratación Talento Humano no Idóneo MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

76 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

77 17 GESTION JURIDICA INTERNO: Personas Mala calificación en los índices de transparencia. MEDIA BAJO B No documentados

78 17 GESTION JURIDICA Condenas en contra la Universidad. BAJA BAJO C No documentados

79 17 GESTION JURIDICA Ausencia de información Institucional MEDIA BAJO B No efectivos


























Falta de personal para Implementar los programas del SGA







Personal no actualizado en normatividad y temas concernientes al Sistema









falta de presentación de documentos solicitados porque no reposan en las dependencias



Prescripción de los procesos administrativos y judiciales.



Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad






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VERSIONVIGENCIA

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80 17 GESTION JURIDICA BAJA BAJO C Efectivos y documentados

81 17 GESTION JURIDICA BAJA BAJO C Efectivos y documentados

82 17 GESTION JURIDICA ALTA ALTO A Efectivos y documentados

83 Perdida de Credibilidad ALTA ALTO A No efectivos

84 Interupción del Servicio MEDIA ALTO A No documentados

85 Interupción del Servicio MEDIA ALTO A No documentados

86 Perdida de Credibilidad MEDIA MEDIO B No efectivos

87 07 INVESTIGACION INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

88 07 INVESTIGACION EXTERNOS: Legales Demora en presentar los resultados de las convocatorias MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

89 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B No documentados

90 EXTERNOS: Legales ALTA MEDIO A Efectivos y documentados

91 INTERNO: Personas ALTA BAJO B No documentados

92 INTERNO: Personas ALTA MEDIO A No efectivos

93 MEDIA MEDIO B No existen

94 INTERNO: Personas MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

95 INTERNO: Personas No conformidades u observación dada por el ente certificador. ALTA MEDIO A Efectivos y documentados


Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa

















No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios




Demora en el desarrollo de los procedimientos en su conjunto de actividades




No situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible




Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas.








No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua

Control necesario para garantizar que las necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,







Inoportunidad en la identificación delproducto o servicio no conforme







Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.


Incumplimiento del plan anual deAuditoría.




Que no se determinen y cumplan losrequisitos de los usuarios.



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96 No conformidades u observación dada por el ente certificador. MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados

97 Desarticulación de la información MEDIA BAJO B Efectivos y documentados

98 INTERNO: Personas ALTA ALTO A Efectivos y documentados

99 INTERNO: Personas Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria ALTA MEDIO A Efectivos y documentados



102 Rotación en Personal Directivo Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios MEDIA MEDIO B No existen

103 INTERNO: Personas Competencia del Personal MEDIA MEDIO B No existen

104 INTERNO: Personas Infraestructura Falta de recurso económico MEDIA MEDIO B No existen

105 ALTA ALTO A Efectivos y documentados

106 INTERNO: Personas Espacio físico insuficiente e inadecuado ALTA ALTO A No existen

107 ALTA ALTO A Efectivos y documentados

108 INTERNO: Personas ALTA ALTO A Efectivos y documentados

109 INTERNO: Personas ALTA ALTO A No existen

110 INTERNO: Personas Carencia de Políticas Documentales MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados


112 INTERNO: Personas Riesgo de eventos incendiarios Pérdida de información, MEDIA MEDIO B Efectivos y documentados



Que la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.




Cambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento







Falta de oportunidad en el suministro de la información requerida para la Auditoría



Inoportuna presentación de los informes a los entes de control










No existencia de Políticas claras de capacitación al Personal.














No asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo




Incumplimiento con el programa de conservación preventiva de archivos

















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NRO PROCESO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

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11

12

13

14















ANÁLISIS DE CONTROLESTRATAMIENTO ACCIONES

CRONOGRAMAINDICADOR

DESCRIPCIÓN CONTROLES EXISTENTES

4 REDUCIR Rectoría y Vicerrectorías N.A N.A

3 REDUCIR Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11

1 EVITAR Actualización de la planta de personal N.A N.A

1 EVITAR Actualización de Hardware y software Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11

4 EVITAR Adquisición de un Sistema de Información Integrado Rectoría y Vicerrectorías 1 de ene de 11 1 de dic de 11

4 EVITARJEFE ORNI

1 de ene de 11 1 de dic de 11

Monitoreo y seguimiento al plan de acción

4 REDUCIR JEFE ORNI 1 de ene de 11 1 de dic de 11

4 EVITAR JEFE ORNI 1 de ene de 11 1 de dic de 11

4 EVITAR JEFE ORNI 1 de oct de 10 31 de oct de 10

Seguimiento a la programación establecida

4 EVITAR JEFE ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10

Reuniones mensuales de seguimiento 3 REDUCIR Constituir la oficina de comunicaciones Jefe ORNI 1 de oct de 10 30 de oct de 11

Segimiento cronograma de actividades 3 REDUCIR Jefe ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10

Reuniones de autocontrol mensual 3 EVITAR Jefe ORNI 1 de nov de 10 30 de nov de 10

Reuniones de autocontrol mensual 3 EVITAR Jefe ORNI 1 de oct de 10 31 de oct de 10

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO FECHA

INICIOFECHA

FINALIZA

Se han llevado a cabo reuniones internas y externas (gremios) cuyo objetivo ha sido la presentación del informe de rendición de cuentas y la evaluación sobre el desarrollo de la rendición de cuentas, se está socializando a nivel interno y externo el plan

Socialización y Evaluación de la Propuesta Programática con respecto al plan de desarrollo

Propuesta programática socializada y evaluada

Se han llevado a cabo algunas jornadas de inducción pero en su contenido no se ha incluido temas orientados a fortalecer la cultura de la planeación al interios de los procesos

Inclusión de contenidos de cultura de planeación en los programas de Inducción y Re inducción

Programas de Inducción y Re inducción con contenidos de cultura de la Planeación

El proceso de reestructuración a la planta de personal se está llevando a cabo con la participaciones de una comisión integrada por un docente, un miembro de la comisión de personal, el jefe de personal, el Asesor Jurídico

Alta dirección (Consejo Superior Universitario, rector), División de Personal

Plan de reestructuración y Actualización Estatuto Administrativo

El Centro de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) encargado de la actualización de hardware y software ha gestionado la adquisición de dos servidores de última generación para mejorar la plataforma tecnológica y existe una licitación pública (N

Actualización de Hardware y software

El Centro de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC) está llevando a cabo la asesoría técnica para la adquisición de un sistema de información que permita la integración con el sistema acade´mico existente y que supla las necesidades de una biblio

Adquisición de un Sistema de Información Integrado

Existe el responsable de acompañar este procedimiento y realizar la respectiva divulgación

Gestionar mayor número de programas de movilidad y realizar una mayor socialización y promoción de estos.

Pendiente construir en versión 3

Fijar en el presupuesto contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta, y de esta forma facilitar la gestión y el establecimiento de los mismos.

Presupuesto con contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta.

Reuniones de autocontrol y socialización de los convenios en las facultades

Diseñar y ejecutar un programa de divulgación de los convenios establecidos y en proceso

Programa de divulgación diseñado y ejecutado

Gestión de recursos para el desarrollo de actividades internacionales

Seguimiento mensual a la gestión financiera y administrativa de los convenios

Convenios ejecutados acordes con las políticas institucionales

En reuniones de autocontrol hacer seguimiento a la divulgación de las ofertas de becas y oportunidades de estudio con el fin de corroborar que se estén utilizando adecuadamente los medios de comunicación y se este generando el impacto deseado.

Porcentaje de cumplimiento de reuniones de autocontrol

Oficina de comunicaciones constituida

Preparar y elaborar la estructura de la propuesta de políticas de comunicación

Políticas de comunicación elaboradas

Seguimiento a las tareas establecidas en el cronograma de actividades

No. De actividades del cronograma cumplidas en el tiempo / No. De actividades del cronograma programadas




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NRO PROCESO15 06 FORMACION

16 06 FORMACION

17 06 FORMACION

18 06 FORMACION

19 06 FORMACION

20 06 FORMACION

21 06 FORMACION

22 06 FORMACION

23 06 FORMACION

24 06 FORMACION

25 06 FORMACION

26 06 FORMACION






CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO

2 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 12


4 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 10

2 EVITAR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

4 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 10 No de auditorías realizadas

Interposición de recursos y acciones legales. 1 EVITAR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

Base de datos de los actos administrativos 1 EVITAR Secretaria General 1 de ene de 10 31 de dic de 10

3 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11 Informe de auditoria

3 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11

2 REDUCIR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11



Acuerdo 046 de 2006 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

No existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11 No definido

No existe 1 REDUCIR Oficina de calidad 1 de ene de 11 31 de dic de 11 No definido

Establecer controles en la versión III del mapa de riesgos del proceso

Vicerrectoría académica y programas de pre grado y posgrados

Consejo Superior Universitario, División de Personal.

Número de actividades de inducción y re inducción programadas y realizadas

Evaluación docente por parte del CSED, para modificación en el escalafón. Oportunidad de formación y capacitación


Jefe de Servicios Generales y Salud Ocupacional

Plan de evaluación elaborado

Aplicación y ejecución de sugerencias de pares evaluadores del CNA.

Evaluar la pertinencia de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos por la Universidad.

Jefe Oficina Jurídica y Rector


Asesorías y capacitación por parte de funcionarios de Gestión Documental

Auditar el cumplimiento de los planes de acción y realizar informe de metas cumplidas del plan de desarrollo.

Control Interno, Talento Humano, alta dirección

Evaluación de pertinencia programada y realizada

Informes semanales de seguimiento a procesos y reuniones de Auto control

Realizar auditorías a los planes de mejoramiento presentados en virtud del proceso de auto evaluación y obtención de registro calificado de programas.




Auditoria del plan de acción y plan de desarrollo



Seguimiento y verificación a los funcionarios y procesos involucrados.

Auditar los procesos de archivo y sistematización de procedimientos del procedimiento del proceso de formación.

Requerimientos, hojas de ruta y comunicaciones telefónicas

Realizar seguimiento y evaluación a la programación académica.

Informe de seguimiento y evaluación


Reportar a la Oficina de Control Interno para iniciar el respectivo correctivo.

No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno

Auditoria a la programación y ejecución de prácticas académicas

Realizar seguimiento a la programación y ejecución de prácticas académicas y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.

Vicerrectoría Académica, Facultades, departamentos y Programas

Informe de seguimiento y evaluación; No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno

Seguimiento y evaluación a la ejecución del plan de desarrollo y planes de acciones

Realizar seguimiento a la programación y asignación de planta física y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.



Definición transversal e integrada del proceso, Jornada de re inducción, publicación de procedimientos

Alta Dirección, Vicerrectoría de Investigación y Proyección Social, oficina de calidad

Jornada de re inducción realizada

Evaluar metodologías como PMI, Price2, TenSteep y plantear un modelo ajustado a las condiciones de la USCO, validarlo, institucionalizarlo y capacitar a docentes


Metodología de gestión de proyectos institucionalizada



Identificar y definir claramente las diferentes capas de proceso, establecer las interfaces de acción / interacción / integración entre roles, entidades y partes interesadas


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NRO PROCESO31 08 PROYECCION SOCIAL



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CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESONo existe 1 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 12 No definido



Capacitar a los funcionarios a través de simulacros 1 ASUMIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Implementación de la carrera administrativa

1 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

1 EVITAR Jefe división de personal Jefe división de personal 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Solicitar la asignación de nuevos espacios. 1 REDUCIR Jefe división de personal Jefe división de personal 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Capacitar a los funcionarios a través de simulacros 1 REDUCIR Bienestar Universitario Bienestar Universitario 1. ene. 2010 31. dic. 2012

4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Plan de Socialización y seguimiento al mismo 4 ASUMIR Desarrollar sistemas de información Paginas Web 1. ene. 2010 31. dic. 2012

3 COMPARTIR O TRANSFERIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012 Capacitaciones realizadas

2 REDUCIR Contratacion de Medico 1. ene. 2010 31. dic. 2012

3 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

1 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Promoción de los talleres de formación 2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

Redefinir la estructura organizacional bajo el enfoque de procesos, roles y responsabilidades

Alta Dirección y Areas de la Universidad

Evaluar el Talento Humano bajo un enfoque de competencias y diseñar un plan de formación a la medida y conforme a los resultados y prioridades institucionales

División de Personal y Áreas de la Universidad

Definir y asignar espacios en función del Proceso Misionales

Alta Dirección, Planeación y Vicerrectorías

Consejo Superior Universitario Comisión de Estatuto Administrativo






Insistir en la solicitud del software con las especificaciones que requiere la Institución.

Adquisición de software con las especificaciones que requiere la institución

Asignación nuevos espacios o insonorización

Porcentaje de funcionarios capacitados en simulacros

Reuniones de planeación, Divulgación Comunicación

Construcción de un sistema de indicadores de seguimiento a la acualización e implementación de las politicas de bienestar en la comunidad universitaria.Elaboración de un diagnostico que establezca las necesidades de la Comunidad Universitaria

Jefe de Bienestar universitario

Divulgacion de las politicas de bienestra universitario


Sistema de información implementado

Capacitación, Reuniones de Autocontrol, programa de Bienestar

Soclicitar inducción y reinducción en temas de talento Humano y temas de autocontrol


Gestionar la contratación personal calificado para prestar servicios medico.


Prestacion de servico medico

Efectuar seguimiento a la adquisición de los medicamentos

Cumplir con el procedimiento de adquisición de medicamentos e insumos odontológico


1. Agilizar los tramites ( estudios previos, solicitud de cotización)en la adquisición de los medicamentos. 2. Asignación de personal idoneo en la elaboración de estudios previos. 3. Do

Planeación, proyección, ejecución y seguimiento del programa de Bienestar Universitario

Ampliar los canales de divulgación para obtener mayor participación


Publicación información de bienestra universitario

Planeación y ampliación de los canales de divulgación


Contar con una programación academica acorde a las ofertas culturales, y talleres teorico practicos.


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NRO PROCESO46

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50 11 GESTION FINANCIERA







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CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO2 EVITAR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

NA 1 ASUMIR Expedir conceptos de aptitud a tiempo 1. ene. 2010 31. dic. 2012

4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

No hay 1 EVITAR 1 de ene de 10 31 de dic de 11

2 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11

4 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11

No existen 1 COMPARTIR O TRANSFERIR Consejo Superior y Rector 1 de ago de 10 31 de dic de 11

4 COMPARTIR O TRANSFERIR Consejo Superior y Rector 1 de ago de 10 31 de dic de 11

Informes mensuales de ejecución presupuestal 4 REDUCIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11

No existen 1 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 11

Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 4 REDUCIR Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10

Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 4 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 11

Reunión de autocontrol 4 REDUCIR Cotizar las compras adecuadas y de buena calidad 1 de ene de 10 31 de dic de 10

No existen 4 REDUCIR 1 de dic de 10 31 de dic de 10

4 REDUCIR Monitorear los sistemas de control existentes Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10

No existen 2 REDUCIR Solicitar espacios adecuados para Almacenamiento Líder del proceso 1 de dic de 10 31 de dic de 10

Envío de documentación a Vicerrectoría Administrativa con tiempo

Seguimiento al proceso de autorización de la salida y aplicación del procedimiento DEP-PR-01


Poner en practica el procedimiento salidas deportivas representativas


Conceptos de aptitud expedidos

Se efectua diagnostico de la condicion psicosociales del trabajador, y valioracion medico psicologica. Estudio cualitativo y cuantitativo con estudiantes de psicologia laboral de la universidad.

Se realizaron inervenciones en los puestos de trabajo (actitudes, postura, elementos del puesto de trabajo, pausas activas, orden y aseo)


Intervenir grupos de trabajo sensibilizando a los trabajadores en la impirtancia del apoyo social del grupo de trabajo en la estabildiad emocional del trabajador.

Solicitudes de etrega de elementos para implementar el plan de emergencias. Capacitación y entrenamiento de brigdas de enmergencia.

Se diseño resolución para reconocieminto juridico de la brigada de enmergencia. Capacitación a brigadas en primeros auxilios, evacuación y rescate, conatos de incendios.

1. Talento humano 2.programa de Salud Ocupacional. 3.Oficina de Planeacion

Brigadistas formados y capacitados en atención de primeros auxilios basicos, manejo de extintores, y conato de incendio, evacuación y rescate.

Reestructuración Administrativa, Planeación en la Contratación del personal del área financiera

Consejo Superior, Rector y Vicerrector Administrativo

Porcentaje de personal con contrato de prestación de servicios vinculados a la nómina de la División Financiera

Reuniones del Comité de Autocontrol, Requerimientos a los Administradores del los Sistemas de información

Capacitación de los Administradores en los Sistema de información, Contratación oportuna del servicio de mantenimiento del aplicativo, Respuesta oportuna del proveedor del sistema a los requerimientos presentados por los usuarios

Rector, Vicerrector Administrativo y Jefe División Financiera

Efectividad en la atención de requerimientos

Firmas conjuntas (dos personas firman simultáneamente los respectivos Comprobantes de Egresos y las Transferencias), pólizas de manejo, cambio de claves periódicamente

Conciliaciones bancarias actualizadas, procedimientos de la división financiera documentados y actualizados, fortalecer la seguridad en los sistemas internos de la Universidad

Vicerrector Administrativo, Jefe División Financiera, Contador y Tesorero

Efectividad en la gestión fiscal

Adquisición de un software financiero cuyo mantenimiento y administración este a cargo de la Universidad

Adquisición o desarrollo de un software administrativo y financiero propio

Al alumno no se le permite matricularse para el siguiente periodo, sin haber cancelado la totalidad del crédito

Crear una dependencia encargada de realizar los cobros pre jurídicos y jurídicos de la Universidad

Eficacia en el recaudo de cartera

Mantener bases de datos actualizadas, priorizar las necesidades de la institución, realizar reuniones periódicas con la alta dirección a fin de sensibilizar y comprometer a los diferentes actores de la Universidad en el suministro de información confiable

Rector, Oficina de Planeación, Jefe División Financiera, Jefe Oficina de presupuesto

1. Porcentaje de ejecución del presupuesto de Ingresos. 2. Porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos

Evaluación permanente a la ejecución de los Planes Institucionales (Desarrollo, Acción e Inversión), cumplimiento de las Políticas de Pago establecidas por la Universidad, administración eficiente de los excedentes de liquidez

Rector y Vicerrector Administrativo

Calificación por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos

Solicitar personal de planta o con contrato mínimo de un año.

Solicitud de personal de planta, solicitud de personal con contrato mínimo de un año

Actualización Estatuto Administrativo y Manual de Funciones por Competencias.

Consejo Superior, Comisión de Personal

Actualización Estatuto Administrativo

Líder del proceso y personal Asignado.

Solicitar cotizaciones y dar a conocer promedios del mercado (fondos especiales)

Líder del proceso y personal designado

Cada funcionario con inventario propende por la seguridad del bien

Monitoreo a los sistemas de control existentes

Solicitud de espacios de almacenamiento


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NRO PROCESO63

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69 16 GESTION AMBIENTAL




73 17 GESTION JURIDICA














CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO4 REDUCIR Líder del proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11

Resolución 055555 del 2002 2 REDUCIR Líder del proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11

4 EVITAR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

4 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

4 REDUCIR Ordenador del gasto 1. ene. 2010 31. dic. 2012

3 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2012

3 REDUCIR

Acto Administrativo



3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11Recursos asignados



Reparación Locativa 2 REDUCIR Reparación locativa y adecuaciones de espacios. 1 de ene de 10 31 de dic de 11




Interposición de recursos y acciones legales. 3 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11 Capacitaciones realizadas

Base de datos de los actos administrativos 2 EVITAR Secretaria General 1 de ene de 10 31 de dic de 10

Estatuto Administrativo Acuerdo 042 del 2005 Resol 05555/02

Realizar controles a los bienes a más corto plazo y socializar la responsabilidad que tiene el personal con los bienes a cargo.

Socializaciones de responsabilidad en los bienes a cargo.

Incluir en la programación del plan de mantenimiento y verificar su ejecución.

Se gestiono directamente con la alta dirección la permanencia del personal minimo el actual

1. Restructuracion de la planta de personal administrativa. 2. Contratacion anual del personal de contrato

Consejo Superior Universitario

Implementación de la Reestructuración

Solicito a la comisión de personal capacitación tecnica, especifica para el personal de CTIC y general para los demas funcionarios de la universidad. Suscripción a soporte y asesoria a red Hat a un año, incluyendo asesoria en el mismo tema al personal del CTIC.

Establecer parámetros para tener en cuenta al personal de prestación de servicios para capacitación en casos especificos como los de Sistemas. Actualmente existe el Acuerdo 014 de 2004 que establece que la capacitación es solo para personal de planta.


Parámetros para la inclusión de contratistas de Gestión de Tecnología en los planes de capacitación,

Claves de acceso y usuarios encriptados Certificados de Seguridad en Servidores Web. Instalación dos Servidores de aplicaciones PRIVADOS con acceso a las aplicaciones críticas. Se inicio con el proceso del mejoramiento del codigo en los modulos de registro de notas docentes, inscripciones de pregrado.

Realizar el proceso de implementación (por fases) del Sistema de Gestión de la Seguridad informática basado en la las normas ISO/IEC 27001 y 27002 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la información cumpliendo con los requisitos ISO 27001:2005

Reducir la vulnerabilidad de los aplicativos criticos

Se realizan copias de seguridad diariamente y se custodian en el Banco Popular todos los viernes. Las claves de acceso de los servidores se cambian semanalmente y se custodian en el Banco Popular los viernes en sobres sellados

Adquisición de servidores alternos y la elaboración de Plan de contingencia que permita la recuperación de la información y continuidad de los procesos en caso de un evento inesperado. Adquisición Caja fuerte para guardar backups diarios

Directora del CTIC y Ordenador del Gasto

Adquisición servidores para migrar aplicaciones.

Seguimiento al proceso de reestructuración administrativa a traves del Proceso de Gestión de Talento Humano

Equipo de trabajo Gestión Ambiental

Personal asignado a la Oficina

Seguimiento al proceso de reestructuración administrativa a traves del Proceso de Gestión de Talento Humano

Elaboración de acto administrativo para establecer políticas de contratación con las que se garantice una mínima planta de personal, y seguimiento a este

Equipo de trabajo Gestión Ambiental Políticas normativas de

contratación establecidas

Seguimiento a la asignación y ejecución de recursosElaboración y presentación del plan de necesidades para la vigencia respectiva


Seguimiento al plan de acción, a los convenios gestionados en Proyección Social y la institución en general.

Gestionar convenios con entes gubernamentales, organizaciones y entidades de cooperación para fortalecer la gestión ambiental institucional a través de capacitaciones que dependan de los rubros de estas instituciones

Equipo de trabajo Gestión Ambiental Parámetros de capacitación

establecidos para personal de prestación de servicios

establecer controles en la versión III del mapa de riesgos del proceso

Implementación de la carrera administrativa, o inclusión clausula de entrega de cargo en los contratos.


Implementación de la Carrera Administrativa.


Reparación y Adecuaciones realizadas

Inducción y capacitación en materia de archivo por parte de un funcionario de Jurídica.

Aplicación del procedimiento en el archivo e inclusión en el programa de inducción, contenidos de gestión documental.


Aplicación procedimiento archivo, Inclusión en programa de Inducción contenidos de gestión documental.

Asesorías y capacitación por parte de funcionarios de Gestión Documental

Aplicación de las tablas de retención en todos los procesos.


Aplicación tablas de retención

Informes semanales de seguimiento a procesos y reuniones de Auto control

Expedición de circulares de cumplimiento de actividades


Expedición de circular de cumplimiento de actividades

Capacitaciones y circulares de cumplimiento de actividades.





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NRO PROCESO80 17 GESTION JURIDICA



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CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESO4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11

4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11

4 EVITAR Secretaría General 1 de ene de 10 31 de dic de 11

2 REDUCIR 1. ene. 2010 31. dic. 2010

3 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011 Sin interrupción del servicio.

3 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011

2 REDUCIR Director de Centro 1. ene. 2010 31. dic. 2011

Estatuto de Investigación acuerdo No. 013 de 2005


Se envían correos electrónicos4 REDUCIR

Enviar proyectos oportunamente1 de ene de 10 1 de dic de 10

3 REDUCIR

Líderes de Proceso

1 de sep de 10 31 de dic de 12

4 ASUMIR

Consejo Superior


3 REDUCIR Líderes de Proceso 1 de ene de 10 31 de dic de 11


No documentados 1 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14

Elaboración del Plan de auditorias anual 4 REDUCIR Asesor Calidad 1 de ene de 10 31 de dic de 14

4 ASUMIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14

Seguimiento y verificación a los funcionarios y procesos involucrados.

Directrices y diseñar estrategias para el cumplimiento de la Resolución No.091 de 2005

Número de directrices proferidas


Diseño de estrategias y directrices dirigidas a concienciar a los funcionarios y dependencias involucradas en los diferentes procesos.



Comunicaciones oficiales, socialización de normas y comunicación de fechas de las sesiones, publicación en la página web.

Número de comunicaciones oficiales, especializaciones y publicaciones en la página web.

1. Envió de formato solicitud adquisición de material bibliográfico a cada Jefes de Programas. 2 Evaluación continua de las colecciones bibliográficas. 3. Verificación de solicitudes contra

Establecer Programa Desarrollo de Colecciones. Crear e Implementar politicas de Adquisición de material bibliografico y documental.

Comité de Biblioteca, Jefe de Programa

Programa de desarrollo de colecciones establecido

1.Evaluación continua de los recursos e infraestructura. 2. Capacitación al personal. 3. Solicitud de apoyo a las instancias pertinentes.

Solicitud de adecuación e instalacion de planta de energia electrica. Asistencia tecnica solicitada a CTIC para evitar la caida de la red. Capacitación del personal del Proceso. Comites de autocontrol.

1. Evaluación del talento humano. 2.Asignación de tareas para responder por tareas coyunturales.

Revisión de procedimientos y tareas para reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales

Reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales

1. Reporte de material descartado por uso y/o por pérdida 2. Inducción del personal del proceso.

1.Sensibilizar a los funcionarios en el cumplimiento de procedimientos en el conjunto de sus actividades. 2.Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico

Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico

Ajustes al acta de compromiso de proyectos y semilleros

Profesional Universitario y de contrato

Actas de compromiso ajustadas


Oportunidad en la evaluación por parte de los pares evaluadores

Analisas y reformular indicadoes de gestión del sistema

Verificar la conformidad de lamedición, a través de las AuditoríasInternas.Revisión y actualización permanentede la información.

Número de auditorías converificación de laconformidad de laMedición

Solicitud de continuidad de los colaboradores de la oficina de calidad

Actualización del EstatutoAdministrativo.Estatuto administrativoimplementado.Actualización EstructuraOrganizacional

Estatuto administrativoImplementado. Estructura OrganizacionalActualizada

Presentar propuesta de capacitaciones de identificacion del riesgo

Reuniones de Autocontrol quecumplan con el objetivo de medirResultados

Número de reuniones deautocontrol realizadas concumplimiento de objetivo

Plan de capacitación identificación de no conformidades.

Seguimiento y gestión a larealización de las actividadescorrespondientes para elcumplimiento de los objetivos.*Capacitación y asesoría en laIdentificación del producto o serviciono conforme

Líder de Proceso y AsesorCalidad

Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades.

Seguimiento a la realización de lasactividades para el manejo de losRegistros.

Líder de Proceso y Asesor Calidad

Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades

Verificación trimestral del estado deavance de la auditoria.

Porcentaje de verificacióndel estado de avance de laAuditoría

Talleres de identificacion de los requisitos del cliente

*Plan de Mejoramiento. *Enviarcada bimestre información interactivapor Internet a la comunidaduniversitaria. *Socializaciónrequisitos de los usuarios


Porcentaje de cumplimientode las actividadescontenidas en el plan deMejoramiento


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112



















CRONOGRAMAINDICADOR

NIVEL DE

RIESGORESPONSABLE (S) EN EL PROCESOSolcitar continuidad del personal de calidad 4 ASUMIR 1 de ene de 10 31 de dic de 14

4 ASUMIR 1 de ago de 10 31 de dic de 10





NA 1 REDUCIR Implementación de la carrera administrativa NA

NA 1 REDUCIR Adopción de políticas claras de capacitación Comité de personal NA

NA 1 REDUCIR 1 de ene de 10 31 de dic de 10

NA 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

NA 1 REDUCIR Espacio físico asignado.

4 REDUCIR Alta Dirección 1 de ene de 11 6 de dic de 11 Personal idóneo asignado

4 REDUCIR 1 de ene de 11 30 de jun de 11

Auditorias, Asesorías y capacitación 1 REDUCIR 1 de ene de 11 30 de jun de 11

NA 4 REDUCIR 1 de ene de 11 3 de jun de 11

Tablas de retención documental 4 REDUCIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

Socialización planes de emergencia 4 COMPARTIR O TRANSFERIR 1 de ene de 11 31 de dic de 11

Seguimiento detallado a la realizaciónde las actividades del SGI

Representante de la AltaDirección.

Porcentaje de cumplimientode las actividades del SG

Revisión permanente en lapágina web del DAFP

Revisar los cambios en lanormatividad externa.Revisar diariamente la página de laUniversidad para ver las novedadesnormativas.Programar jornadas de estudio,donde se revise las normas que vayaemitiendo la entidad.

Jefe Oficina de Control Internoy Auditores

Porcentaje de jornadas deestudio realizadas

Cronograma de actividades porAuditor

Seguimiento al cumplimiento estrictodel Cronograma de trabajo acorde alas necesidades de la Institución yatendiendo los informes de laContraloría

Jefe Oficina de Control Interno y Auditores

Porcentaje de cumplimientodel cronograma de trabajo

En las auditorias y en lasocialización del informe, sehace énfasis en el cumplimientode las acciones deMejoramiento

Realizar mensualmente talleres deautocontrol y charlas desensibilización con los funcionariosinvolucrados en los procesos, paracumplimiento de acciones deMejoramiento


Porcentaje de funcionariosasistentes a los talleres deAutocontrol

Evaluación en el Comité deControl Interno. Cronograma de actividades porAuditor

Formular e implementar cronogramade Auditoria especifico por áreas yacorde con nuevas necesidades si seRequiere


Porcentaje de áreasAuditadas

El Auditor recurre a todas lasfuentes posibles con el fin deobtener la informaciónrequerida para la Auditoria

Informar oportunamente al personalde las áreas sujeto de Auditoria, lasfechas de las mismas para quebusquen la información requerida


Porcentaje de auditoríascon carencia deInformación


Implementación carrera administrativa

Adopción políticas de capacitación

Solicitar la asignación de nuevos espacios y equipos especiales de protección

Jefe División Servicios Generales

Solicitud de asignación de espacios y equipos

Documentar e implementar el plan de mantenimiento, solicitar aprobación de presupuesto apropiado.


Plan de mantenimiento documentado.

Elaborar Propuesta para asignación de espacio físico adecuado, Presentar la propuesta y hacer el seguimiento, Aprobación y ejecución de la propuesta

Equipo de Trabajo Archivo CentralCoordinadora de Archivo, Alta dirección

01/09/2010 - 01/01/2011

30/09/2010, 06/30/11, 31/12/2012

En el archivo central se cuenta con personal competente para realizar las funciones propias del proceso, sin embargo en la mayoría de archivos de gestión no se cuenta con el personal idóneo

Elaborar y aplicar políticas de selección de personal idóneo y capacitado en el que hacer archivístico

Seguimiento al cumplimiento del programa de conservación de archivos

Ejecutar las actividades del programa de conservación de archivos

División de Servicios Generales

Cumplimiento programa de conservación de archivos

Elaboración y ejecución del programa de capacitación sobre aplicación de tablas de retención documental, Auditorias entes de control

Coordinación Archivo Central, Control Interno

Aplicación tablas de retención documenta

Solicitar a la División de Personal la inclusión de temas de gestión documental en el programa de inducción y re inducción de la USCO, Inducción y re inducción con contenidos de gestión documental

Coordinadora Archivo Central, División de Personal

Programa de inducción y re inducción con temas sobre Gestión Documental.

Seguimiento al cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental en los procesos

Coordinadora Archivo Central


Solicitar el mantenimiento de los equipos existentes y la consecución de los faltantes para casos de eventos de incendio.



SEGUIMIENTO DEL RIESGO

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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCE

1

4 REDUCIR 60%

2 Baja cultura de la Planeación

3 REDUCIR 0%

3 Rotación de Personal.

1 EVITAR

Actualización de la planta de personal

50%

4 Modernización Tecnología

1 EVITAR


50%

5

4 EVITAR


20%

6

4 EVITAR

7

4 REDUCIR

FACTOR DE RIESGO

NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


INTERNO: Naturaleza de las

actividades




Socialización y Evaluación de la Propuesta Programática con respecto al plan de desarrollo



actividades Falta de gestión y destinación de recursos

Desfinanciamiento de los Planes Operativos de InversiónImprovisación e incumplimiento de los procesos Inclusión de contenidos de cultura de planeación en los

programas de Inducción y Re inducción



actividades

No continuidad del personal Directivo y Asesor



EXTERNOS: Cambios

tecnológicos










actividades

Incumplimiento de los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad

El riesgo consiste en no cumplir con los objetivos e indicadores de movilidad en la Universidad.


Gestionar mayor número de programas de movilidad y realizar una mayor socialización y promoción de estos.


EXTERNOS: Cambios

tecnológicos Establecimiento de pocos convenios de cooperación para facilitar los procesos de internacionalización.



Fijar en el presupuesto contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta, y de esta forma facilitar la gestión y el establecimiento de los mismos.

GESTION DE PLANEACIONVERSIONVIGENCIA

32011

Pagina



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NRO PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES AVANCEFACTOR DE RIESGO

NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


8

4 EVITAR

9 Deterioro de la imagen institucional

4 EVITAR

10 Insatisfacción en la comunidad Universitaria

4 EVITAR

11

3 REDUCIR

Constituir la oficina de comunicaciones

0%

12

3 REDUCIR 0%

13

3 EVITAR 0%

14 Pérdida de competitividad, ambiente de desinformación

3 EVITAR 0%

15

06 FORMACION 2 REDUCIR 0%



actividades




Diseñar y ejecutar un programa de divulgación de los convenios establecidos y en proceso


EXTERNOS: Sociales Los convenios gestionados no

son pertinentes o no están alineados con las políticas de la Institución.

Se establecen convenios para el desarrollo de proyectos que no están alineados con las políticas de la Institución y de Internacionalización delas IES.

Seguimiento mensual a la gestión financiera y administrativa de los convenios





En reuniones de autocontrol hacer seguimiento a la divulgación de las ofertas de becas y oportunidades de estudio con el fin de corroborar que se estén utilizando adecuadamente los medios de comunicación y se este generando el impacto deseado.


INTERNO: Personas






actividades Inexistencia de políticas de comunicación institucionales



Preparar y elaborar la estructura de la propuesta de políticas de comunicación


INTERNO: Personas






INTERNO: Personas




INTERNO: Personas

Deficiencia del desempeño docente


Formación de profesionales no competentes

Vicerrectoría académica y programas de pre grado y posgrados


Página 26 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


16


17

06 FORMACION 4 EVITAR 100%

1806 FORMACION

Disminución de la cobertura, des acreditación Institucional2 EVITAR 0%


20


21


22


23


24


25


26


INTERNO: Personas Talento humano no

cualificado para el ejercicio de la actividad docente




INTERNO: Personas




Evaluar la pertinencia de los contenidos curriculares de los programas ofrecidos por la Universidad.

INTERNO: Personas





actividades




Realizar auditorías a los planes de mejoramiento presentados en virtud del proceso de auto evaluación y obtención de registro calificado de programas.

INTERNO: Personas Lentitud en el diseño y

aprobación de nuevos programas académicos





actividades






actividades Vulneración de los archivos físicos académicos.



Auditar los procesos de archivo y sistematización de procedimientos del procedimiento del proceso de formación.


actividadesRetrasos en la elaboración de la programación académica



Realizar seguimiento y evaluación a la programación académica.

INTERNO: Personas Incumplimiento de la

programación académica por parte de los programas y docentes



Reportar a la Oficina de Control Interno para iniciar el respectivo correctivo.

INTERNO: Personas Interrupción, inconvenientes,

cancelación y demoras, en la realización de las actividades de prácticas académicas.



Realizar seguimiento a la programación y ejecución de prácticas académicas y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.

INTERNO: Personas




Realizar seguimiento a la programación y asignación de planta física y remitirlos a la Oficina de Control Interno para lo de su competencia.


Página 27 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


27

4 REDUCIR 100%

28

1 REDUCIR 0%

29

1 REDUCIR 0%

30

1 REDUCIR 100%

31

1 REDUCIR 0%

32

1 REDUCIR 0%


INTERNO: Personas






INTERNO: Recursos

económicos




Evaluar metodologías como PMI, Price2, TenSteep y plantear un modelo ajustado a las condiciones de la USCO, validarlo, institucionalizarlo y capacitar a docentes


INTERNO: Recursos

económicos

3. Convenios finalizados sin liquidar


Vencimiento de los términos de vigencia de contratos y/o conveniosPosibles sanciones por parte de los entes de control gubernamental Definición transversal e integrada del proceso, Jornada

de re inducción, publicación de procedimientos


INTERNO: Recursos

económicos 4. Falta de oportunidad de información en tiempo real para la planeación y la toma de decisiones



Identificar y definir claramente las diferentes capas de proceso, establecer las interfaces de acción / interacción / integración entre roles, entidades y partes interesadas






Redefinir la estructura organizacional bajo el enfoque de procesos, roles y responsabilidades


INTERNO: Personas 6. Talento Humano no

adecuado a los roles propios del proceso



Evaluar el Talento Humano bajo un enfoque de competencias y diseñar un plan de formación a la medida y conforme a los resultados y prioridades institucionales


Página 28 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


33

1 REDUCIR 0%

34 Rotación de Personal.1 ASUMIR 80%

35

1 REDUCIR 0%

36

1 EVITAR

Jefe división de personal

60%

37 Infraestructura

1 REDUCIR


0%

38 Asonada y Amotinamiento Cese en la prestación del servicio.

1 REDUCIR

Bienestar Universitario

0%

39

4 REDUCIR 0%

40

4 ASUMIR

Desarrollar sistemas de información Paginas Web

50%

41

3 COMPARTIR O TRANSFERIR 40%

42 Mala imagen institucional, propagación de enfermedades

2 REDUCIR

Contratacion de Medico

10%


INTERNO: Personas 7. Hacinamiento y baja

calidad de las condiciones de trabajo


Disminución de los estándares de calidad en el servicio prestado a clientes internos o externosAccidente de trabajo por riesgo eléctricoPerdida de documentaciónPerdida o hurto de elementos y/o equipos de oficina Definir y asignar espacios en función del Proceso

Misionales



actividades






actividades No se seleccione la persona idónea para el cargo











actividades





actividadesManifestaciones de inconformidad gubernamental por parte de los estudiantes.



actividades




Construcción de un sistema de indicadores de seguimiento a la acualización e implementación de las politicas de bienestar en la comunidad universitaria.Elaboración de un diagnostico que establezca las necesidades de la Comunidad Universitaria



actividadesInoportunidad en la divulgación de proyectos y programas





actividades




Soclicitar inducción y reinducción en temas de talento Humano y temas de autocontrol



actividades Poner en riesgo la salud de la Comunidad Universitaria

Poner en riesgo la salud de la comunidad Universitaria por la no atención adecuada y a tiempo


Página 29 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


43

3 REDUCIR 10%

44

1 REDUCIR 10%

45

2 REDUCIR

Planeación y ampliación de los canales de divulgación

10%

46

2 EVITAR 10%

47 Retraso en los procesos, mala imagen institucional

1 ASUMIR

Expedir conceptos de aptitud a tiempo

10%

48

4 REDUCIR 60%

49 Incumplimiento a la Normatividad, Sanciones

2 REDUCIR 60%

50

1 EVITAR 50%



actividades




Cumplir con el procedimiento de adquisición de medicamentos e insumos odontológico



actividadesPoca participación en las actividades y eventos programados



Ampliar los canales de divulgación para obtener mayor participación



actividadesDisminución del número de estudiantes inscritos en los grupos y talleres artísticos y culturales





actividades




Seguimiento al proceso de autorización de la salida y aplicación del procedimiento DEP-PR-01



actividades Demora en la expedición de los conceptos de aptitud.




actividades Generación de riesgos bio-psicosociales que influyen en el desempeño de las labores y en la salud integral del funcionario.



Se realizaron inervenciones en los puestos de trabajo (actitudes, postura, elementos del puesto de trabajo, pausas activas, orden y aseo)



actividadesNo cumplir con las actividades contenidas en el Plan de Emergencias


Se diseño resolución para reconocieminto juridico de la brigada de enmergencia. Capacitación a brigadas en primeros auxilios, evacuación y rescate, conatos de incendios.



actividadesInestabilidad laboral del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicio



Reestructuración Administrativa, Planeación en la Contratación del personal del área financiera


Página 30 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


51

2 REDUCIR 50%

52

4 REDUCIR 90%

53

1 50%

544 0%

55

4 REDUCIR 0%

56

1 ASUMIR 90%

57 Rotación de personal Traumatismo en la continuidad de los procedimientos.

4 REDUCIR 70%

58 Competencia de personal Aumentar los tiempos de respuesta, no facilita el trabajo.4 REDUCIR 40%


EXTERNOS: Cambios

tecnológicosDeficiencia en los Sistemas de Información Administrativo y Financiero



Capacitación de los Administradores en los Sistema de información, Contratación oportuna del servicio de mantenimiento del aplicativo, Respuesta oportuna del proveedor del sistema a los requerimientos presentados por los usuarios



actividadesDesviación de recursos y/o fraude financiero



Conciliaciones bancarias actualizadas, procedimientos de la división financiera documentados y actualizados, fortalecer la seguridad en los sistemas internos de la Universidad


EXTERNOS: Cambios

tecnológicos Dependencia absoluta del proveedor del sistema administrativo y financiero



COMPARTIR O TRANSFERIR

Adquisición de un software financiero cuyo mantenimiento y administración este a cargo de la Universidad



actividadesIneficacia en el recaudo de cartera morosa

El recaudo por concepto de cartera morosa es bajo


COMPARTIR O TRANSFERIR

Crear una dependencia encargada de realizar los cobros pre jurídicos y jurídicos de la Universidad



actividades




Mantener bases de datos actualizadas, priorizar las necesidades de la institución, realizar reuniones periódicas con la alta dirección a fin de sensibilizar y comprometer a los diferentes actores de la Universidad en el suministro de información confiable


EXTERNO: Económicos




Evaluación permanente a la ejecución de los Planes Institucionales (Desarrollo, Acción e Inversión), cumplimiento de las Políticas de Pago establecidas por la Universidad, administración eficiente de los excedentes de liquidez



actividades


Solicitar personal de planta o con contrato mínimo de un año.



actividades


Actualización Estatuto Administrativo y Manual de Funciones por Competencias.


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


59 Inadecuada utilización del recurso

4 REDUCIR

Cotizar las compras adecuadas y de buena calidad

100%

60

4 REDUCIR 70%

61 Falta de Control de Bienes Deterioro y perdida de los Bienes

4 REDUCIR

Monitorear los sistemas de control existentes

100%

62 Perdida y/o deterioro de los Bienes

2 REDUCIR

Solicitar espacios adecuados para Almacenamiento

0%

63 Perdida de Bienes

4 REDUCIR 80%



actividades

Compras Inadecuadas y/o de mala calidad



INTERNO: Recursos

económicos

Precios altos en la Adquisición de Bienes



Solicitar cotizaciones y dar a conocer promedios del mercado (fondos especiales)



actividades

Deficiencia en la protección de Bienes


INTERNO: Personas


Inadecuado almacenamiento de Bienes


INTERNO: Personas



Realizar controles a los bienes a más corto plazo y socializar la responsabilidad que tiene el personal con los bienes a cargo.


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


64

2 REDUCIR 0%

65 Rotación del Personal

4 EVITAR 50%

66

4 REDUCIR 50%

67

4 REDUCIR 80%

68

3 REDUCIR 20%

69 Rotación del personal Falta de continuidad en los proyectos

3 REDUCIR

Acto Administrativo

0%

70

3 REDUCIR 0%

71

3 REDUCIR 30%

72

3 REDUCIR 20%


INTERNO: Personas




Incluir en la programación del plan de mantenimiento y verificar su ejecución.


INTERNO: Personas



1. Restructuracion de la planta de personal administrativa. 2. Contratacion anual del personal de contrato



actividadesCarencia de actualización Profesional



Establecer parámetros para tener en cuenta al personal de prestación de servicios para capacitación en casos especificos como los de Sistemas. Actualmente existe el Acuerdo 014 de 2004 que establece que la capacitación es solo para personal de planta.



Seguridad en el manejo de la información



Realizar el proceso de implementación (por fases) del Sistema de Gestión de la Seguridad informática basado en la las normas ISO/IEC 27001 y 27002 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la información cumpliendo con los requisitos ISO 27001:2005


EXTERNOS: Cambios

tecnológicosPérdida parcial o total de la Información



Adquisición de servidores alternos y la elaboración de Plan de contingencia que permita la recuperación de la información y continuidad de los procesos en caso de un evento inesperado. Adquisición Caja fuerte para guardar backups diarios



actividades




actividadesFalta de personal para Implementar los programas del SGA



Elaboración de acto administrativo para establecer políticas de contratación con las que se garantice una mínima planta de personal, y seguimiento a este


INTERNO: Recursos

económicos




Elaboración y presentación del plan de necesidades para la vigencia respectiva


INTERNO: Personas Personal no actualizado en

normatividad y temas concernientes al Sistema



Gestionar convenios con entes gubernamentales, organizaciones y entidades de cooperación para fortalecer la gestión ambiental institucional a través de capacitaciones que dependan de los rubros de estas instituciones


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


73

17 GESTION JURIDICA

Rotación de Personal.

2 REDUCIR 30%

74

17 GESTION JURIDICA

Inadecuada Infraestructura

2 REDUCIR

Reparación locativa y adecuaciones de espacios.

30%

75

17 GESTION JURIDICA 4 REDUCIR 100%

76



Mala calificación en los índices de transparencia.3 REDUCIR

Expedición de circulares de cumplimiento de actividades0%


79

17 GESTION JURIDICA 2 EVITAR


0%

80

17 GESTION JURIDICA 4 EVITAR 100%

81


INTERNO: Personas



Implementación de la carrera administrativa, o inclusión clausula de entrega de cargo en los contratos.

INTERNO: Personas



INTERNO: Personas

Contratación Talento Humano no Idóneo



Aplicación del procedimiento en el archivo e inclusión en el programa de inducción, contenidos de gestión documental.

INTERNO: Personas falta de presentación de

documentos solicitados porque no reposan en las dependencias



Aplicación de las tablas de retención en todos los procesos.

INTERNO: Personas Prescripción de los procesos

administrativos y judiciales.



actividadesCondenas en contra la Universidad.

Sanciones de contenido jurídico o económico que sufre la Universidad


Capacitaciones y circulares de cumplimiento de actividades.


actividades


Ausencia de información Institucional



actividades Violación a un derecho fundamental y Desconocimiento del trámite legal de una actuación administrativa



Directrices y diseñar estrategias para el cumplimiento de la Resolución No.091 de 2005


actividades




Diseño de estrategias y directrices dirigidas a concienciar a los funcionarios y dependencias involucradas en los diferentes procesos.


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


82


83 Perdida de Credibilidad

2 REDUCIR 50%

84 Interupción del Servicio

3 REDUCIR 50%

85 Interupción del Servicio

3 REDUCIR 30%

86 Perdida de Credibilidad

2 REDUCIR 80%

87

07 INVESTIGACION 4 REDUCIR 100%

8807 INVESTIGACION

Demora en presentar los resultados de las convocatorias4 REDUCIR

Enviar proyectos oportunamente100%

89

3 REDUCIR 90%

90

4 ASUMIR 50%


actividades




Comunicaciones oficiales, socialización de normas y comunicación de fechas de las sesiones, publicación en la página web.



actividades



Establecer Programa Desarrollo de Colecciones. Crear e Implementar politicas de Adquisición de material bibliografico y documental.



actividadesNo lograr ofrecer el fácil acceso a la información e Incumplir con la oferta de servicios a los usuarios


Solicitud de adecuación e instalacion de planta de energia electrica. Asistencia tecnica solicitada a CTIC para evitar la caida de la red. Capacitación del personal del Proceso. Comites de autocontrol.



actividadesDemora en el desarrollo de los procedimientos en su conjunto de actividades


Revisión de procedimientos y tareas para reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales



actividadesNo situar el material bibliográfico que en su consulta aparece disponible


1.Sensibilizar a los funcionarios en el cumplimiento de procedimientos en el conjunto de sus actividades. 2.Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico

INTERNO: Personas



Disminución de la producción intelectual.Recorte presupuestalafectación negativa en los indicadores establecidos por la USCO y entidades externas. Ajustes al acta de compromiso de proyectos y

semilleros

EXTERNOS: Legales




INTERNO: Personas




Verificar la conformidad de lamedición, a través de las AuditoríasInternas.Revisión y actualización permanentede la información.


EXTERNOS: Legales

No se asegure la disponibilidad derecursos e información necesariapara la operación, el seguimiento delos procesos y la mejora continua

Control necesario para garantizar que las necesidades del SGI se suplen a través de la asignación eficiente de los recursos,


Actualización del EstatutoAdministrativo.Estatuto administrativoimplementado.Actualización EstructuraOrganizacional


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


91

3 REDUCIR 50%

92

2 REDUCIR 50%

93

1 REDUCIR 50%

94

4 REDUCIR 50%

95

4 ASUMIR 50%

96

4 ASUMIR 50%

97 Desarticulación de la información

4 ASUMIR 50%

98

4 ASUMIR 100%

99 Retraso e incumplimiento en el proceso de auditoria

4 ASUMIR 100%

100

4 ASUMIR 100%

101

4 ASUMIR 100%


INTERNO: Personas




Reuniones de Autocontrol quecumplan con el objetivo de medirResultados


INTERNO: Personas Inoportunidad en la

identificación delproducto o servicio no conforme



Seguimiento y gestión a larealización de las actividadescorrespondientes para elcumplimiento de los objetivos.*Capacitación y asesoría en laIdentificación del producto o serviciono conforme



actividades



Incumplimiento de la Ley y No conformidades mayores y menores.

Seguimiento a la realización de lasactividades para el manejo de losRegistros.


INTERNO: Personas Incumplimiento del plan anual

deAuditoría.



Verificación trimestral del estado deavance de la auditoria.


INTERNO: Personas Que no se determinen y

cumplan losrequisitos de los usuarios.



*Plan de Mejoramiento. *Enviarcada bimestre información interactivapor Internet a la comunidaduniversitaria. *Socializaciónrequisitos de los usuarios



actividadesQue la alta dirección no demuestresu compromiso con el SGI.



Seguimiento detallado a la realizaciónde las actividades del SGI



actividadesCambio continuo en la normatividadexterna e interna dificultando elSeguimiento


Revisar los cambios en lanormatividad externa.Revisar diariamente la página de laUniversidad para ver las novedadesnormativas.Programar jornadas de estudio,donde se revise las normas que vayaemitiendo la entidad.


INTERNO: Personas




Seguimiento al cumplimiento estrictodel Cronograma de trabajo acorde alas necesidades de la Institución yatendiendo los informes de laContraloría


INTERNO: Personas Falta de oportunidad en el

suministro de la información requerida para la Auditoría


Realizar mensualmente talleres deautocontrol y charlas desensibilización con los funcionariosinvolucrados en los procesos, paracumplimiento de acciones deMejoramiento


INTERNO: Personas Inoportuna presentación de

los informes a los entes de control



Formular e implementar cronogramade Auditoria especifico por áreas yacorde con nuevas necesidades si seRequiere


INTERNO: Personas




Informar oportunamente al personalde las áreas sujeto de Auditoria, lasfechas de las mismas para quebusquen la información requerida


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NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


102 Cambios de administración. Deficiente prestación de servicios

1 REDUCIR


0%

103 Competencia del Personal

1 REDUCIR

Adopción de políticas claras de capacitación

0%

104 Infraestructura Falta de recurso económico

1 REDUCIR 0%

105

4 REDUCIR 100%

106

1 REDUCIR 100%

107

4 REDUCIR 0%

108

4 REDUCIR 100%



actividades Rotación en Personal Directivo


INTERNO: Personas No existencia de Políticas

claras de capacitación al Personal.



INTERNO: Personas


Solicitar la asignación de nuevos espacios y equipos especiales de protección



actividades




Documentar e implementar el plan de mantenimiento, solicitar aprobación de presupuesto apropiado.


INTERNO: Personas

Espacio físico insuficiente e inadecuado



Elaborar Propuesta para asignación de espacio físico adecuado, Presentar la propuesta y hacer el seguimiento, Aprobación y ejecución de la propuesta



actividadesNo asignación del talento humano idóneo para labores de Archivo



Elaborar y aplicar políticas de selección de personal idóneo y capacitado en el que hacer archivístico


INTERNO: Personas Incumplimiento con el

programa de conservación preventiva de archivos



Ejecutar las actividades del programa de conservación de archivos


Página 37 de 53


NIVEL DEL RIESGO

TRATAMIENTO


32011

Pagina


109

1 REDUCIR 100%

110

4 REDUCIR 0%

111

4 REDUCIR 0%

112 Pérdida de información,

4 COMPARTIR O TRANSFERIR 0%


INTERNO: Personas




Elaboración y ejecución del programa de capacitación sobre aplicación de tablas de retención documental, Auditorias entes de control


INTERNO: Personas


Carencia de Políticas Documentales


Solicitar a la División de Personal la inclusión de temas de gestión documental en el programa de inducción y re inducción de la USCO, Inducción y re inducción con contenidos de gestión documental


INTERNO: Personas




Seguimiento al cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental en los procesos


INTERNO: Personas Riesgo de eventos

incendiarios


Solicitar el mantenimiento de los equipos existentes y la consecución de los faltantes para casos de eventos de incendio.


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NRO PROCESO

1

2

3

4

5

6

7








CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSFECHA INICIO

Rectoría y Vicerrectorías

N.A N.A

Ninguna



Ninguno

N.A N.A



Ninguna



JEFE ORNI


Ninguna

JEFE ORNI


Ninguna

RESPONSABLE (S) EN EL PROCESO

LIMITACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA

ACCIÓNREQUIERE NUEVA

ACCIÓNFECHA FINALIZA

Propuesta programática socializada y evaluada

Socialización del Plan de Desarrollo a diferentes estamentos. Evaluación cuantitativa y cualitativa del plan de desarrollo

CONTINUA LA ACCIÓN ANTERIOR

Programas de Inducción y Re inducción con contenidos de cultura de la Planeación

No se ha gestionado la revisión y ajuste de los contenidos de los programas de inducción y re inducción


Alta dirección (Consejo Superior Universitario, rector), División de Personal

Plan de reestructuración y Actualización Estatuto Administrativo

El proceso de reestructuración y actualización del estatuto administrativo no se ha concluido

Ajuste de escalas salariales del nivel profesional, técnico y asistencial, actualización del sistema de nomenclatura y clasificación de empleos administrativos de la planta de personal



Adquisición de dos servdores de última generación para mejorar la plataforma tecnológica, desarrollando e implementando los sistemas de: Bienestar Universitario, Evaluación Docente, Requerimientos, Peticiones, quejas, reclamos y denuncias



Ausencia de un diagnóstico y de la identificación de necesidades para la unificación e integralidad de los sistemas de información

Asesoría técnica por parte de CTIC para la adquisición del sistema de información integrado.


Pendiente construir en versión 3

Se han desarrollado jornadas de socialización y divulgación orientada hacia toda la comunidad universitaria. Permanentemente se realizan asesorías personalizadas y se divulgan en la página web de la universidad y en medio escrito a través del Boletín ORNI


Presupuesto con contrapartidas para proyectos de cooperación internacional de financiación conjunta.

se fortalecieron un total de 8 convenios con recursos económicos que facilitaron movilidad.



Página 39 de 53

NRO PROCESO

8

9

10

11

12

13

14

15

06 FORMACION








CRONOGRAMAINDICADOR LOGROSRESPONSABLE (S) EN

EL PROCESOLIMITACIONES EN EL

CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN

REQUIERE NUEVA ACCIÓN

JEFE ORNI


JEFE ORNI

1 de oct de 10 31 de oct de 10

No aplica

JEFE ORNI

1 de nov de 10 30 de nov de 10

No aplica

Jefe ORNI


No aplica

Jefe ORNI


Rotación de personal No aplica

Jefe ORNI



Jefe ORNI




No definida No Definidos

Programa de divulgación diseñado y ejecutado

A partir del mes de agostó se conformó el grupo de trabajo de internacionalización y está pendiente que se inicie las acciones tendientes a fortalecer la movilidad de estudiantes a través de estrategias de divulgación

Conformación del grupo de trabajo de internacionalización con representantes de 5 facultades


Convenios ejecutados acordes con las políticas institucionales

A 30 de septiembre de 2011 se cuentan con 35 convenios vigentes y 16 en trámite y 5 vencidos de los cuales 3 están en proceso de reactivación


Porcentaje de cumplimiento de reuniones de autocontrol

Se está gestionando la utilización de medios de comunicación masiva y de interés social como redes sociales para reforzar estrategias de acercamiento con la comunidad universitaria –se ha logrado incrementar la divulgación a traves de otros canale


Oficina de comunicaciones constituida

La institución está adelantando una re estructuración administrativa, proceso que aún no ha culminado


Políticas de comunicación elaboradas







Número de actividades de inducción y re inducción programadas y realizadas



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NRO PROCESO

16

06 FORMACION

17

06 FORMACION

1806 FORMACION

1906 FORMACION

20

06 FORMACION

21

06 FORMACION

22

06 FORMACION

23

06 FORMACION

24

06 FORMACION

25

06 FORMACION

26

06 FORMACION









1 de ene de 11 31 de dic de 11No definida No Definidos

1 de ene de 10 31 de dic de 10No definida No Definidos



Secretaria General



Secretaría General


Informe de auditoria No Definidos

Secretaría General



Secretaría General


No Definidos


No Definidos


No Definidos








Evaluación de pertinencia programada y realizada



No de auditorías realizadas







No se cuenta con el personal para realizar las labores de archivo y/o manejo del archivo de gestión


Informe de seguimiento y evaluación


No de acciones correctivas por parte de la oficina de control interno

no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr el cumplimiento de la programación académica por parte de los programas y docentes




no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr el cumplimiento de la programación de las practicas académicas, cumplimiento y desarrollo de las mismas




no se ha contado con el apoyo de control interno para lograr cumplir con una buena asignación y distribución del la planta física de la universidad para suplir las necesidades de las actividades académicas



Página 41 de 53

NRO PROCESO

27

28

29

30

31

32













Ninguno


No definido

Oficina de calidad


No definido


No definido


No definido Ninguno


Jornada de re inducción realizada

Falta de cultura de planificación de los proyectos y actividades por parte de los gestores; cambios en la normatividad de contratación

Se documentaron los procedimientos de Planeación de la Proyección Social y Definición y aprobación de proyectos donde se establecen los pasos a seguir para la aporbación y ejecución de proyectos



Metodología de gestión de proyectos institucionalizada

El no desarrollo de la acción se debe a los constantes cambios de la normatividad y la estructura en la metodologías de gestión de proyectos a nivel Nacional, lo que hace inoperante el planteamiento de un modelo ajustado a las condiciones de la Universidad



Falta de compromiso de los coordinadores de proyectos para liquidar legal y jurídicamente estas actividades en el momento en que termina su ejecución. Demora en los tiempos por parte de las instituciones que intervienen en los proyectos para liquidar estas actividades

Socialización de los procedimientos de proyección social en donde se recalca la importancia de liquidar los proyectas en los tiempos establecidos para que no haya traumatismos legales ni financieros


A pesar de que el desarrollo se encuentra terminado y puesto en línea, no se ha alimentado debido a que se evidenció la necesidad de ampliar la plataforma con nuevos módulos

El desarrollo se encuentra terminado y puesto en línea; diseño conceptual y relacional de los nuevos módulos complementarios


Alta Dirección y Areas de la Universidad

Demora en el proceso de reestructuración de la planta de personal

Conformación de comisiones interContratación de evaluación nas para definir perfiles de cargo y necesidades de personal en las dependencias, contratación de un ente externo para acompañamiento del proceso


División de Personal y Áreas de la Universidad

Demora en el proceso de reestructuración de la planta de personal



Página 42 de 53

NRO PROCESO

33

34

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36

37

38

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42
















No definido Ninguno

1 de ene de 10 31 de dic de 12NA NA




NA



Bienestar Universitario


No


1 de ene de 10 31 de dic de 12 No Definidos


1 de ene de 10 31 de dic de 12 NA

Alta Dirección, Planeación y Vicerrectorías

Insuficiencia de espacios al interior de la interior de la instución que permitan la asignación de un espacio amplio y adecuado para el proceso de proyección social







La no aprobación del estatuto por parte del consejo superior

La continuidad de los funcionariors

NO REQUIERE ACCIONES

Adquisición de software con las especificaciones que requiere la institución

La no aprobación del estatuto por parte del consejo superior


Asignación nuevos espacios o insonorización

Demora en la ejecución del procedimiento, fonfiabilidad

Procesando nomina e informes en forma manual


Porcentaje de funcionarios capacitados en simulacros

Falta de recursos y especios fisicos



Divulgacion de las politicas de bienestra universitario

1. Falta de conocimiento de las politicas. 2. Especialistas en el tema de las politicas de bienestar. 3. Compromiso de la alta dirección.

Asignación de presupuesto. Mantenimiento del personal.



Sistema de información implementado

Terminacion en el desarrollo de la aplicación



Capacitaciones realizadas

Cumplir con programa de Capacitaciones



Prestacion de servico medico

La contratación inmediata del prosefional



Página 43 de 53

NRO PROCESO

43

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49

50














1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definida No Definidos


1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definidos Mitigacion de riesgos

1 de ene de 10 31 de dic de 12 No definida





1. Agilizar los tramites ( estudios previos, solicitud de cotización)en la adquisición de los medicamentos. 2. Asignación de personal idoneo en la elaboración de estudios previos. 3. Do

Depender de otro proceso para adquisicones de los insumos.

Mitigar el riesgo de eventos trazdores.



Publicación información de bienestra universitario



Contar con una programación academica acorde a las ofertas culturales, y talleres teorico practicos.

Exigencia académica, la nueva metodologia academica



Poner en practica el procedimiento salidas deportivas representativas



Conceptos de aptitud expedidos



Intervenir grupos de trabajo sensibilizando a los trabajadores en la impirtancia del apoyo social del grupo de trabajo en la estabildiad emocional del trabajador.

1. No cumplimiento deactividades como inducción, re-inducción, plan de estímulos, mejoramiento del clima organizacional por parte de Gestión del Talento Humano. 2. F

1. Disminución de la accidentalidad. 2. Sensibilización del trabajador respecto a las temáticas de Salud Ocupacional.


1. Talento humano 2.programa de Salud Ocupacional. 3.Oficina de Planeacion

Brigadistas formados y capacitados en atención de primeros auxilios basicos, manejo de extintores, y conato de incendio, evacuación y rescate.

Poca colaboración de algunos jefes. El incumplimiento por parte del proveedor en la entrega de los implementos del plan de emergencias. Asignacion de pocos recursos economicos.

Entrenar brigadas. Ejecución de pre simulacro de evacuación. Apoyo y asesoria del la Administradora de Riesgos.


Consejo Superior, Rector y Vicerrector Administrativo

Porcentaje de personal con contrato de prestación de servicios vinculados a la nómina de la División Financiera

Recursos economicos, cantidad de personal

Dar continuidad a los practicantes vinculandolos con contratos de prestación de servicios.



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1 de ago de 10 31 de dic de 11

Recursos economicos. No hay


NA


1 de ago de 10 31 de dic de 11No implementado No implementado


No implementado


NA Certificacion Satisfactoria

Líder del proceso

1 de dic de 10 31 de dic de 10


Rector, Vicerrector Administrativo y Jefe División Financiera

Efectividad en la atención de requerimientos


Vicerrector Administrativo, Jefe División Financiera, Contador y Tesorero

Efectividad en la gestión fiscal

Seguridad en las transacciones


Consejo Superior y Rector

Adquisición o desarrollo de un software administrativo y financiero propio

Recursos Economicos y Complejida en la migración a un nuevo sistema.

1. Apoyo parcial por parte del proveedor. 2. Capacitación técnica a funcionarios.


Consejo Superior y Rector

Eficacia en el recaudo de cartera


Rector, Oficina de Planeación, Jefe División Financiera, Jefe Oficina de presupuesto

1. Porcentaje de ejecución del presupuesto de Ingresos. 2. Porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos

Acualizacon de la información


Rector y Vicerrector Administrativo

Calificación por parte de las Sociedades Calificadoras de Riesgos


Solicitud de personal de planta, solicitud de personal con contrato mínimo de un año

La continuidad del equipo de trabajo del proceso para la vigencia 2011, se logro la vinculación y/o asignación de una persona para apoyar el proceso y la contratación y continuidad de una de las personas del equipo de trabajo del proceso por un año.


Consejo Superior, Comisión de Personal

Actualización Estatuto Administrativo

Cumplimiento de la reestructuración

Avances de comisión de personal



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0


0

Líder del proceso


Líder del proceso


Líder del proceso


Líder del proceso y personal Asignado.

Se logro el análisis y mejoramiento de proveedores de bienes y servicios a adquirir por la institucional, mitigando el numero de quejas, reclamos e inconformidades de los usuarios y /o beneficiados con los bienes y/o servicios adquiridos.


Líder del proceso y personal designado

A causa de la autonomía de las facultades para realizar contrataciones de menor cuantía, se presentan dificultades a la hora de desarrollar el proceso de contratación por parte de las facultades

Se logro preparar y capacitar a la institución en cada proceso para la organización de los archivos, observándose en los resultados positivos en las auditorias.


Monitoreo a los sistemas de control existentes

Se logro definir y designar la responsabilidad y compromiso por cada una de las personas que tienen vinculo laboral con la institución, se logro determinar la exactitud y estado de los bienes de la institución


Solicitud de espacios de almacenamiento

No se ha logrado obtener respuesta positiva por parte de la dirección de la institución en cuanto al acondicionamiento y espacios adecuados para el almacenamiento de los bienes de propiedad de la institución


Socializaciones de responsabilidad en los bienes a cargo.

se logro dar a conocer a cada persona que tiene vinculo laboral con la institución de la responsabilidad los bienes a cargo, se ha mitigado el numero de bienes perdidos o extraviados de propiedad de la institución



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Líder del proceso


0



Ordenador del gasto




Ninguno


Ninguno


Recursos asignados Ninguna


Ninguna

los bienes propiedad de la institución que sufrieron daños para la vigencia 2010, no fueron contemplados en los planes de mantenimiento del 2011 en vista de que su estado útil era muy deteriorado - obsoleto no se justificaba efectuar arreglos que superaba



Implementación de la Reestructuración

Traumatismo en el normal desarrollo de los procesos. Limitaciones

Mejoramiento del sistema académico. Desarrollo de nuevos modulos Implementación de seguridad a los aplicativos. Ejecución del plan de mantenimiento preventivo



Parámetros para la inclusión de contratistas de Gestión de Tecnología en los planes de capacitación,

No estar a la vanguardia de las nuevas tendencias de seguirdad. Mayor nivel de exposion de los aplicativos y servidores a accesos no autorizados.

Mejoramiento de los niveles de seguridad a los servidores, aplicativos de la Universidad.


Reducir la vulnerabilidad de los aplicativos criticos

Incertidumbre en la aplicacion de buenas practicas de seguridad

Se minimizaron las quejas de posibles infiltraciones a los sistemas de información.


Directora del CTIC y Ordenador del Gasto

Adquisición servidores para migrar aplicaciones.

Altos costos debido a la adecuacion de la infraestructura tecnologica (Servidores, red, aplicativos)

Interconexion de la sede central con Postgrados y salud por mdeio de fibra optica propia y adquisición de servidores



Personal asignado a la Oficina

El proceso de reestructuración administrativa no ha culminado



Políticas normativas de contratación establecidas

El proceso de reestructuración administrativa no ha culminado



Elaboración y presentación del plan de necesidades



Parámetros de capacitación establecidos para personal de prestación de servicios

Participación del personal de la Unidad de Gestión Ambiental en el convenio suscrito con el SENA para capacitación en "Trabajo en Alturas"



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NA


NA



Secretaria General


NA

Secretaría General


NA

Secretaría General


NA


Implementación de la Carrera Administrativa.

Por su complejidad se tiene que es una acción de mediano plazo

Se logro establecer la Comisión para el estudio de re estructuración y actualización de la planta administrativa de la Universidad Surcolombiana



Reparación y Adecuaciones realizadas

No se ha contado con los recursos económicos suficientes para lograr la adecuación de las oficinas que componen el proceso.

Se logro la adecuación de las instalaciones de la Oficina Jurídica.



Aplicación procedimiento archivo, Inclusión en programa de Inducción contenidos de gestión documental.

Se cuenta con el personal idóneo para adelantar las actividades de organización del Archivo de Gestión



Aplicación tablas de retención

Se logro el conocimiento y aplicación de las tablas de retención documental de cada una de las oficinas que componen el proceso.






Capacitaciones realizadas



La acción establecida no es pertinente para prevenir la materialización del riesgo planteado



Mediante la revisión y ajuste del procedimiento de SG-PR-10 Gestión Derechos de Petición se logró establecer las actividades pertinentes al cumplimiento de la Resolución No. 0091 de 2005



Mediante la revisión y ajuste del procedimiento de SG-PR-06 Gestión de los Consejos Académico Superior Universitario se logró establecer las actividades pertinentes para la expedición y divulgación de los diferentes actos administrativos proferidos por es



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07 INVESTIGACION

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Secretaría General


NA


Director de Centro


Director de Centro


Director de Centro




Líderes de Proceso

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Una aditoria de calidad anual

Consejo Superior


Número de comunicaciones oficiales, especializaciones y publicaciones en la página web.

Se logró establecer la programación de las sesiones de los Consejos Superior y Académico, la entrega oportuna de los antecedentes, documentos y soportes de las agendas a tratar en cada una de ellas. Además, se alcanzó organización y concientización en los


Comité de Biblioteca, Jefe de Programa

Programa de desarrollo de colecciones establecido

Asignacion de presupuesto para adquisición de material bibliografico. Concientizar a los decanos en el proceso de calidad

Asignacion de presupuesto para adquisición de material bibliografico. Concientizar a los decanos en el proceso de calidad


Sin interrupción del servicio.

Mejoria en el sentido de pertenencia por parte de los funcionarios del proceso

Mejoria en el sentido de pertenencia por parte de los funcionarios del proceso


Reasignación de funciones de acuerdo con necesidades reales

Disposición del equipo de trabajo a mejorar el proceso.

Disposición del equipo de trabajo a mejorar el proceso.


Adopción de tareas de auditoría y control bibliográfico

Depurar la base de datos bibliograficos. Creedibilidad en la prestación del servicio.

Depurar la base de datos bibliograficos. Creedibilidad en la prestación del servicio.



Actas de compromiso ajustadas

Con relación a la acción identificada para este riesgo no se presentó ninguna limitación para el cumplimiento. Sin embargo, la causa quedó planteada de forma confusa, conllevando a una acción no eficaz.

Se modificaron los formatos: Acta de Compromiso de Semillero de Investigación INV-FO01, Acta de Compromiso Proyectos de Investigación INV-FO-02



Oportunidad en la evaluación por parte de los pares evaluadores

Insuficiente oferta de pares evaluadores de Colciencias.

Envío oportuno del 100% de los proyectos a pares.


Número de auditorías converificación de laconformidad de laMedición

Realizar auditorias programadas a los porceos en forma periodica


Estatuto administrativoImplementado. Estructura OrganizacionalActualizada

Estudio y apicación de la reestructuracion por parte de la universidad

Avances en la comisión de personal



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Líderes de Proceso




Asesor Calidad









Número de reuniones deautocontrol realizadas concumplimiento de objetivo

Cumplimiento cronograma de actividades

Realizar reuniones de autocontrol



Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades.

Desconocimiento del procedimento de identificacion de no conformidades

Inducción en no conformidades


Líder de Proceso y Asesor Calidad

Porcentaje de cumplimientoen el seguimiento a lasActividades

La no cultura de documentación de las actividades

Sensibilización en el registro de fromatos


Porcentaje de verificacióndel estado de avance de laAuditoría

Programacion anual de auditorias

Programas auditorias mensuales a los procesos



Porcentaje de cumplimientode las actividadescontenidas en el plan deMejoramiento

El no comprmiso de los lideres del proceso

Seguimiento a plan de mejoramiento


Representante de la AltaDirección.

Porcentaje de cumplimientode las actividades del SG

La diversidad de actividades en los procesos de la universidad

Seguimiento alos planes de mejoramiento por parte de los lideres del proceos



Porcentaje de jornadas deestudio realizadas

Agenda de trabajo de los procesos

Capacitación de la cultura de planeación



Porcentaje de cumplimientodel cronograma de trabajo

Agenda de trabajo de los procesos

Realización de las auditorias



Porcentaje de funcionariosasistentes a los talleres deAutocontrol

Disponibilidad de los funcionarios a participar en las capacitaciones

Funcionarios capacitados en la cultura del autocontrol



Porcentaje de áreasAuditadas

La no realización de las auditorias programadas

Cumplimiento del plan de auditorias



Porcentaje de auditoríascon carencia deInformación

No contar con la información al efectuar las auditorias

Sensibilización en la cultura de documentar las tareas y labores que se desarrollan



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NA 30 de dic de 99

No imlementado

Comité de personal

NA 30 de dic de 99

No implementado


No implementado


NA

Alta Dirección


1 de ene de 11 30 de jun de 11

No implementado


Implementación carrera administrativa

Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion, lentitud en el proceso de reestructuracion de la institucion.


Adopción políticas de capacitación

No se cuenta con una planeacion de las necesidades de capacitacion en los diferentes procesos o unidades académico administrativa.



Solicitud de asignación de espacios y equipos

Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion, en el alto riesgo de desastres catastroficos para la institucion (perdidas de vidas humana, deteriroro de la salud del personal, perdida y/o daño total o parcial de la infraestuctura de la institución



Plan de mantenimiento documentado.

se logro organizar y unificar por areas el plan de mantenimiento correctivo y preventivo identificando las necesidades de estas areas para darles el debido tratamiento, tomando a tiempo las medidas necesarisa.


Equipo de Trabajo Archivo CentralCoordinadora de Archivo, Alta dirección

01/09/2010 - 01/01/2011

30/09/2010, 06/30/11, 31/12/2012 Espacio físico

asignado.

Falta de compromiso y cocientizacion por parte de la direccion para la adecuada conservacion deel archivo institucional.

Sensibilizacion de la gestion documental


Personal idóneo asignado

No es de competencia del proceso de gestión documental garantizar personal capacitado o con formacion archivistica para que responda a las necesidades de la institucion.

Seleccion de personal capacitado


División de Servicios Generales

Cumplimiento programa de conservación de archivos

No se ha dado cumplimiento a los solicitado y programado para dicha actividad por parte de la oficina de infraestructura.



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No implementado No implementado


No implementado No implementado


no implementado

Coordinación Archivo Central, Control Interno

Aplicación tablas de retención documenta


Se logro preparar y capacitar a la institución en cada proceso para la organización de los archivos, observandose en los resultados positivos en las auditorias.


Coordinadora Archivo Central, División de Personal










MATRIZ DE RIESGOS UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAProbabilidad Valor

ALTA 3 12 10 20MEDIA 2 13 27 17

BAJA 1 7 0 6Impacto BAJO MEDIA ALTA

2 5 10

PROCESONIVEL DEL RIESGO

TOTAL1 2 3 401 GESTION DE PLANEACION 2 0 1 2 5

02 GESTION DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 0 0 0 5 503 GESTION DE COMUNICACIONES 0 0 4 0 404 GESTION DE CONTROL 0 0 0 5 505 GESTION DE LA CALIDAD 1 1 2 4 806 FORMACION 2 5 3 2 1207 INVESTIGACION 0 0 0 2 208 PROYECCION SOCIAL 6 0 0 1 709 GESTION DE TALENTO HUMANO 5 0 0 0 510 BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 4 2 3 1111 GESTION FINANCIERA 3 1 0 3 712 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS 0 2 0 6 813 GESTION DE INFRAESTRUCTURA 3 0 0 1 4

0 0 1 3 415 GESTION DOCUMENTAL 2 0 0 5 716 GESTION AMBIENTAL 0 0 4 0 417 GESTION JURIDICA 0 3 2 5 1018 GESTION DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 0 2 2 0 4

TOTAL 26 18 21 47 112


NIVEL 1: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.

NIVEL 2: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.

NIVEL 3: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no documentados, requieren acciones de preventivas.

NIVEL 4: Riesgos con priorización baja (C) o priorización alta (A) y media (B) que tienen controles efectivos y documentados, requieren seguimiento.

Metodologia

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ADMINISTRACION DEL RIESGOMETODOLOGIA

ETAPA 1

FACTORES DE RIESGO INTERNOS: FACTORES DE RIESGO EXTERNO

ETAPA 2 Matriz de Priorización:

PR

OB

AB

ILID

AD

ALTA B A A

MEDIA B B A

BAJA C B B

BAJO MEDIA ALTA

IMPACTO

ETAPA 3

Frente a cada riesgo preguntar:

ETAPA 4Tratamiento del Riesgo:

Riesgo: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que impacte el alcance de los objetivos de los procesos y por consiguiente los objetivos institucionales.

Identificación del Riesgo

Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

Ø Personas Ø Económicos

Ø Sistemas de Información Ø Sociales

Ø Recursos Económicos Ø Orden Público

Ø Naturaleza de las actividades de la entidad Ø LegalesPosibles consecuencias: corresponde a los posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico, social, administrativo, entre otros.

Ø Cambios Tecnológicos

El riesgo se mide de acuerdo al impacto y la probabilidad para ubicarlo en la matriz de priorización

Análisis del Riesgo

Probabilidad: Frecuencia que podría presentar el riesgo.ALTA: Es muy factible que el riesgo se presente

MEDIA: Es factible que el riesgo se presente

BAJA: Es muy poco factible que el riesgo se presente

Impacto: Forma en la cual el riesgo afecta los resultados del proceso.ALTO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en alto grado al proceso.MEDIO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado medio al proceso tendría .BAJO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado bajo al proceso

Una vez priorizados los riesgos, se identifica si existen controles asociados, si son efectivos y están documentados, con el fin de determinar el nivel de Riesgo:

Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de los procesos, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de acciones preventivas. Los controles proporcionan un modelo ope

Valoración del Riesgo

NIVEL 1: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.NIVEL 2: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.

NIVEL 3: Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles no documentados, requieren acciones de preventivas.

NIVEL 4: Riesgos con priorización baja (C) o priorización alta (A) y media (B) que tienen controles efectivos y documentados, requieren seguimiento.

• Existen controles?

• Los controles existentes son efectivos?

• Los controles existentes están documentados?

Plan de Manejo de Riesgos: Acciones preventivas a tomar, se debe considerar:

Manejo del Riesgo

o Evitar el riesgo, tomar acciones preventivas a) El nivel del riesgo.

o Reducir el riesgo, tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad y el impacto

b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma

o Compartir o transferir el riesgo c) Responsable

o Asumir el riesgo d) Cronograma de implementación

e) Indicadores de cumplimiento de la acción

En el Plan de Manejo de Riesgos Institucional se tendrán en cuenta los riesgos priorizados que tengan mayor impacto en los objetivos institucionales, clasificados por cada uno de los factores. Los Riesgos de Contexto Estratégico son analizados por la Ofic

identificacion del riesgo - usco.edu.co · pdf filemapa de riesgos. identificacion del riesgo...

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