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HOJA DE CALCULO
CONCEPTOS BÁSICOS
Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular
datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con
líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas.
Excel resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación
científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda
beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla.
En nuestro caso veremos al final un caso de estudio de centros escolares para aplicar la
recopilación y manipulación de datos estadísticos.
Creación de un libro
Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar otros
programas de Microsoft Windows®. Un método frecuente es hacer clic en el botón Inicio,
seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el submenú. También puede
hacer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra
Inicio rápido.
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Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el título
Libro1
.
Un libro es un archivo que puede contener varias hojas.
A su vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir datos
como lo muestra la siguiente imagen:
Conceptos básicos de los elementos de la ventana
Muchos elementos
de la ventana de
Excel son similares
a los de las
ventanas de otros
programas
Windows.
En el gráfico
siguiente se
destacan las
partes
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más importantes de Excel:
Barra de título: Identifica el programa actual y el nombre del libro actual.
Barra de menús: Muestra los nombres de los menús de Excel.
Barras de herramientas: Le permite un acceso rápido a funciones que se utilizan
con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las
celdas. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de manera
predeterminada.
Cuadro de nombre: Muestra la dirección de la celda activa.
Botón Seleccionar todo: Selecciona todas las celdas de una hoja.
Barra de estado: Muestra información acerca de un comando seleccionado
Fichas de hojas: Le permiten ver las hojas del libro abierto.
Barras de desplazamiento: Incluyen una barra de desplazamiento vertical y
horizontal y cuatro flechas de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza
para mostrar distintas áreas de la hoja.
Panel de tareas: Le permite abrir archivos, pegar datos del Portapapeles, crear
libros en blanco y crear libros de Excel basándose en archivos existentes.
Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa.
CREACIÓN DE UN LIBRO A PARTIR DE UNA PLANTILLA
Excel también ofrece plantillas que le permiten crear libros ya configurados para hacer un
seguimiento de determinados tipos de datos, como información de facturas o de pedidos
de compra.
Para crear
una factura
a partir de
una
plantilla:
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Aparecerá el cuadro de
diálogo Plantillas
Una vez abierta la plantilla,
ya puede empezar a trabajar
en ella.
Escriba el nombre de al
menos 3 plantillas de Excel
que se encuentran en el
cuadro de diálogo:
1.
2.
3.
Selección de celdas
Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección de una fila y
una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda.
HOJA DE CALCULO 91
Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y
no adyacentes.
Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda está
seleccionada, tiene un borde negro
alrededor y esa celda se convierte en la
celda activa
Puede seleccionar todas las celdas de una
hoja si hace clic en el botón Seleccionar todo
situado en la esquina superior izquierda de la hoja.
Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o
de columna correspondiente (en el número o la letra correspondiente)
Selección de un rango de celdas
Una celda se denomina haciendo uso de una letra y un número. Por ejemplo, la celda que
se indica es la celda A1.
La letra “A”, indica la columna a la que pertenece la celda, para el caso la celda indicada
pertenece a la columna “A”; y el número “1”, indica la fila a la que pertenece la celda; en
este caso pertenece a la fila número uno (1).
Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última celdas, con
un signo de dos puntos entre ellas.
Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica
como A1:A9. Podemos concluir que este rango es una COLUMNA completa compuesta
por 9 celdas.
Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se
identifica como C3:G3. Podemos concluir que este rango es una FILA completa
compuesta por 3 celdas.
Actividad: Marque en una hoja de cálculo estos rangos de celdas seleccionados:
COLUMNA: A1:A9
FILA: C3:G3
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Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones
de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese
bloque (C5:F9).
Para seleccionar un
rango de celdas,
arrastre el puntero
del Mouse sobre
ellas.
Cuando selecciona
un rango de celdas,
la primera celda
elegida se convierte
en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas está sombreado.
Actividad: Marque en una hoja de cálculo estos rangos de celdas seleccionados:
BLOQUE: C5:F9
Introducción de texto en una hoja
En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto,
números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la celda y
escriba la información.
Si una entrada
de datos o
información es
más larga que el
ancho definido
de la celda,
pasará a la
celda adyacente
(si dicha celda
está vacía) o
aparecerá
truncada (si la
celda adyacente
no está vacía).
Sin embargo,
HOJA DE CALCULO 93
internamente el texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres
introducidos originalmente.
Comencemos a realizar algunos ejercicios para familiarizarnos con Excel.
Imagine que es el Gerente de Ventas de una prestigiosa compañía de productos lácteos y
tiene que presentar un informe de ventas de sus tres productos estrella (Leche, queso y
crema) del período que corresponde de Enero a Marzo del presente año a la Junta
Directiva.
Abra un documento en blanco para comenzar a trabajar:
Utilizaremos la siguiente información para el reporte:
Enero
Se vendieron 50,000 Litros de leche a un precio de $1.32 el litro. Se vendieron 35,000
botellas de crema a $1.75 la botella. El queso se vendió a $1.60 la libra, fueron 40,000
libras las que se vendieron para este mes.
Febrero
Se vendieron 50,500 Litros de leche a un precio de $1.32 el litro. Se vendieron 32,450
botellas de crema a $1.75 la botella. El queso se vendió a $1.60 la libra, fueron 40,000
libras las que se vendieron para este mes.
Marzo
Se vendieron 51,000 Litros de leche
a un precio de $1.35 el litro. Se
vendieron 32,500 botellas de crema
a $1.80 la botella. El queso se vendió
a $1.60 la libra, fueron 42,000 libras
las que se vendieron para este mes.
Transcriba esta información como se
muestra en la siguiente imagen, sin
hacer modificaciones al formato:
Nótese que las columnas B y C son
muy angostas para los encabezados.
Mas adelante se corregirán.
Si nos hubiéramos equivocado al introducir los datos en una celda, se puede cambiar
fácilmente el contenido de la celda haciendo doble clic en la celda o bien debe hacer clic en
la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas.
HOJA DE CALCULO 94
Si hace clic en una celda y presiona después F2, se activará el modo Edición y el punto
de inserción se situará al final de la celda, de forma que pueda agregar información al
contenido actual.
Asignar nombre y guardar un libro
Como ya terminamos de introducir los datos de nuestro ejemplo, le asignaremos un
nombre al libro guardándolo en una carpeta que crearemos.
El nombre de un libro puede tener una longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede
contener ninguno de los caracteres siguientes: / \ > < * ? “ | : ;
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HOJA DE CALCULO 96
Ya la barra de título aparece con el nombre asignado “Reporte de Ventas”.
CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA
De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman Hoja1, Hoja2
y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su libro le ayuda a recordar su
contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido.
Siguiendo con el ejemplo del reporte de ventas, deberá cambiar el nombre a la hoja 1, por
“Detalle por meses”.
También
puede
cambiar el
nombre de
una hoja si
hace doble
clic con el
botón
primerario del
Mouse en la
ficha de hoja.
HOJA DE CALCULO 97
Haga clic con el botón secundario del Mouse en una ficha de hoja para
ver un menú contextual que le permite insertar o eliminar hojas, entre otras
opciones.
De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario,
es posible agregar más hojas y eliminar las hojas que no se utilicen.
Los nombres de las hojas aparecen en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana
del libro.
Vista preliminar e impresión de una hoja
Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella
mostrando una vista a página completa del archivo tal y como se imprimirá, de forma que
pueda comprobar el formato y el diseño general antes de imprimirla realmente.
Observemos la presentación que tendría el reporte de ventas si lo imprimiéramos en este
momento.
HOJA DE CALCULO 98
Los comandos
disponibles en
la ventana
Vista preliminar
aparecen como
botones en la
parte superior
de la ventana.
Definitivamente, debemos hacer modificaciones al reporte, además de que falta generar
cierta información.
COMENTARIO
Para imprimir:
En este cuadro de diálogo puede cambiar la mayoría de las opciones de impresión,
obtener una vista preliminar de los datos e imprimir la hoja.
HOJA DE CALCULO 99
Cuando el documento esté listo para imprimirse, puede decidir imprimir todo el libro, una
única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango
de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o puede
seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.
Veremos con más detalle el tema de impresión mas adelante.
ORTOGRAFÍA
Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla.
Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para
empezar a comprobar la ortografía de la hoja de la misma manera que se hace
con otras aplicaciones de Microsoft.
Cierre de un libro y salida de Excel
Si ya no vamos a seguir trabajando en el libro ni en la aplicación excel, procedemos a
cerrar ambos.
Cerremos el libro “Reporte de ventas” y salgamos completamente de la aplicación Excel.
HOJA DE CALCULO 100
MODIFICACIÓN Y FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO Y CELDAS.
Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar
fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas.
También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las
columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atención sobre
los datos de esa fila
Dar formato a números
La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se
incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele
aparecer con una combinación de números y símbolos.
Abramos el archivo Reporte de ventas que guardamos en la carpeta Práctica en Excel.
Cambiaremos el formato de las columnas de Cantidad vendida y Precio unitario
HOJA DE CALCULO 101
Realizar el mismo proceso con la columna de Precio unitario para cambiar su formato,
solo que el formato será tipo moneda.
Necesitamos dos posiciones decimales y el simbolo de moneda nacional lo buscamos en
la lista desplegable Simbolo como lo muestra la siguiente gráfica:
HOJA DE CALCULO 102
Con este proceso hemos cambiado el formato de todas las celdas que seleccionamos sin
hacerlo una a la vez.
Como seleccionamos toda
la columna y no solo las
celdas que nos
interesaban.
Si ingresaramos nuevos
datos en estas columnas,
tendrían el nuevo formato.
En la siguiente
tabla se muestra
las opciones
disponibles en el
cuadro de diálogo
Formato de celdas:
HOJA DE CALCULO 103
Ajuste del tamaño de las filas y columnas
En algunos formatos de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de
columna predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. Esto
aplica también para texto.
En otros formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará
como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es demasiado
grande para el ancho de columna actual. Eso no afecta al valor almacenado
internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la columna
para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.
Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor
de lo que necesita.
HOJA DE CALCULO 104
Hay varias formas de modificar el ancho de columna:
1. Si necesitamos un ancho específico de columna dependiendo del número de
caracteres, debemos hacer uso del siguiente cuadro de diálogo:
OTRAS FORMAS:
2. Arrastrando el borde derecho del selector
de columna. Cuando sitúa el puntero del
Mouse (Mouse) en el extremo derecho
de un selector de columna, aparece un
puntero de cambio de tamaño, lo que
indica que puede cambiar el ancho de
columna haciendo clic y arrastrando con el Mouse.
Note el valor de 10,71
3. Ajuste automático haciendo doble clic en el borde derecho del selector de
columna.
Modifiquemos el ancho de las columnas en el libro Reporte de ventas de una forma
sencilla y rápida.
HOJA DE CALCULO 105
Ahora ya se pueden observar completamente los títulos de Cantidad vendida y Precio
unitario.
Alineación del contenido de
celdas
Al igual que otras aplicaciones de
Microsoft, podemos alinear la
información en las celdas
haciendo uso de la barra de
herramientas Formato, ya sea
alineado a la izquierda, a la
derecha o al centro.
HOJA DE CALCULO 106
En la opción Celdas del menú Formato hay otras opciones de alineación como por
ejemplo la alineación vertical,
tambien la orientación se puede
modificar con un máximo de
inclinación de 90º.
Observe la imagen de la
pestaña Alineación del cuadro
de diálogo Formato de celdas
Utilicemos la barra de
Herramientas Formato para
modificar la alineación del
Reporte de ventas.
Vamos a alinear las celdas como se indica:
1. Celdas con
nombres de
meses: Alineación
central
2. Celdas con
nombres de
productos:
Alineación
derecha.
3. Celdas con
Cantidades y
precios:
Alineación central
HOJA DE CALCULO 107
En Excel existe la opción de Alineación justificada.
DAR FORMATO A TEXTOS
Una fuente es la apariencia general del texto, los números y otros símbolos de caracteres.
La ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas contiene opciones para cambiar la
fuente, así como el estilo (como negrita o cursiva) y el tamaño en puntos de la entrada de
una celda. Algunas funciones de formato de Excel también aparecen en la barra de
herramientas Formato.
Cambiemos la apariencia del texto y números en el Reporte de ventas.
Cambie el formato de fuente de los
encabezados Cantidad vendida y
Precio unitario con Color Rojo y Estilo
Cursiva siguiendo los mismos pasos
del cambio de formato de los meses.
HOJA DE CALCULO 108
La apariencia debe ser la siguiente:
COMENTARIO
Uso de Copiar formato
El botón Copiar formato le permite copiar el formato de una celda a otra celda o
grupo de celdas de manera rápida sin necesidad de ingresar al menú Formato.
Esta opción es de uso muy
frecuente en Excel.
Agregar bordes a celdas
Al agregar bordes a una celda o
a un rango de celdas puede
mejorar el atractivo visual de una
hoja de cálculo, facilitar su
lectura y resaltar determinados
datos. Cuadro de diálogo
para cmbiar el formato de
celda, “Brodes”.
HOJA DE CALCULO 109
AGREGAR SOMBREADO A CELDAS
Como ocurre con los bordes, puede agregar sombreado y tramas a una celda o a un
rango de celdas para destacar la selección.
En el libro “Reporte de ventas”, seleccione las celdas donde están los meses. Sombrear
las celdas de color naranja.
Selecciones las celdas restantes y aplique bordes en cada celda como se muestra a
continuación:
Cuadro de diálogo para cmbiar el formato de celda, “Tramas”.
Selecciones la opción “Contorno”.
HOJA DE CALCULO 110
La apariencia será como en la siguiente imagen:
USO DE AUTOFORMATO
Con la función Autoformato puede dar formato a los datos de las hojas de cálculo
utilizando una plantilla de diseño profesional de una manera rápida.
A continuación utilizaremos la herramienta de Autoformato en el libro Reporte de ventas.
HOJA DE CALCULO 111
Observe a continuación lo
rápido y fácil que resultó
modificar completamente la
apariencia del reporte:
Sigamos trabajando con el
formato anterior.
Revirtamos el Autoformato
presionando el botón
Deshacer de la Barra de
herramientas Estándar o
presionar Ctrl + Z.
Combinación de celdas
Ya sabe que puede ajustar el
ancho de una columna de
forma que la entrada de texto
o el número más largo de la
columna quepa dentro del ancho de la columna.
HOJA DE CALCULO 112
También puede combinar celdas para permitir otras capacidades de formato.
Al combinar
celdas se
combinan dos
o más celdas
en una única
celda, de forma
que se pueda
dar formato
más fácilmente
al texto o al
valor contenido
en la celda.
Combinemos las celdas donde están los nombres de los meses, de manera que se nos
facilite poder centrar cada mes con respecto los demás datos.
Inserción y
eliminación de
celdas, filas y
columnas
Insertar o eliminar
celdas, filas o
columnas es muy
sencillo.
HOJA DE CALCULO 113
Para insertar una celda o un rango de celdas en
una hoja de cálculo, hay que hacer clic con el
botón derecho del Mouse y elegir la opción
Insertar para que aparezca el cuadro de
diálogo Insertar con opciones para desplazar
hacia la derecha las celdas existentes en dicha
fila o desplazar hacia abajo las celdas
existentes en la columna.
Para insertar una o más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea
insertar. Para ello, haga clic y arrastre al
menos una celda por cada fila que desee
agregar.
Hay que hacer clic con el botón derecho del
Mouse y elegir la opción Insertar para que
aparezca el cuadro de diálogo Insertar.
El número de filas que seleccione se
insertará encima de la primera fila
seleccionada.
La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas, empiece por
seleccionar el número de columnas que desea insertar.
Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar.
Hay que hacer clic con el botón derecho del Mouse y elegir la opción Insertar para que
aparezca el cuadro de diálogo Insertar.
HOJA DE CALCULO 114
El número de columnas que seleccione se
insertará a la izquierda de la primera
columna seleccionada.
Copiar y Pegar celdas
Cuando necesitamos ingresar datos
iguales en diferentes celdas, solo basta
con ingresarlos una vez y copiarlos en las
demás celdas. Lo primero es seleccionar
la celda o grupo de celdas a copiar,
damos clic en el botón Copiar, nos ubicamos en la celda donde aparecera el dato copiado
y presionamos el botón Pegar.
Cortar y Pegar celdas
Cuando deseamos mover la información de una celda a otra, podemos cortar la celda y
pegarla en la nueva ubicación. Primero nos ubicamos en la celda a mover, damos clic en
el botón cortar y situamos el puntero del Mouse en la celda destino, presionamos el botón
Pegar
Los botones Copiar, cortar y pegar se encuentran en la barra de herramientas estándar
CREACIÓN Y APLICACIÓN DE FORMATOS CONDICIONALES
Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si aplica
formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar cómo aparecerán
los datos dependiendo del valor de la celda.
Para explicar el formato condicional crearemos un nuevo libro; un control de notas escolar
puede ayudarnos a entender mejor.
Digite la información siguiente:
Maria
Matemática:6, Ingles:9, Sociales:8
HOJA DE CALCULO 115
Pedro
Matemática:7, Ingles:6,
Sociales:7
Juán
Matemática:8, Ingles:8,
Sociales:7
Claudia
Matemática:9, Ingles:8,
Sociales:6
Copiar la información tal como aparece en la siguiente imagen (utilice el tipo de
alineación que aparece). Importante: Escribir Nota mínima y el número 7 en celdas
distintas.
En este listado es facil determinar que alumnos han reprobado y quienes no a simple
vista, pero en la realidad un listado puede tener un número grande de alumnos y
resultaría dificil ubicar a los alumnos reprobados.
Con el formato condicional, haremos que las celdas cuyo valor sea menor a 7 (nota
mínima de aprobación) aparezca en color roja y con negrita para ayudar a ubicarlos.
HOJA DE CALCULO 116
Es decir, la celda B10 que contiene el valor de la nota mínima.
Al final, hacer clic en el cuadro de diálogo Formato condicional. Observe en la siguiente
imagen, como cambiaron las celdas cuyos valores son menores a 7. Ahora es mas facil
identificar a los alumnos que han reprobado.
HOJA DE CALCULO 117
Guarde el libro con el nombre “Control de
notas” en la Carpeta Práctica en Excel.
Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros.
A medida que trabaje con Microsoft® Excel, probablemente creará hojas que contienen más
datos de los que se pueden ver en la pantalla de una vez.
Quizás descubra también que necesita distribuir datos relacionados entre varias hojas y
libros.
Excel ofrece varios métodos para trabajar con el contenido de hojas de cálculo grandes o
que está repartido entre varias hojas y libros. Estos métodos incluyen diversas opciones de
presentación, la posibilidad de agregar o eliminar hojas de un libro, y formas de vincular
hojas y libros.
Ocultar y mostrar filas o columnas
Ocultar filas y columnas de una hoja de cálculo le permite centrarse en información más
específica de la hoja al ocultar datos no relevantes.
Ocultar una fila o una columna
1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en
Ocultar.
Mostrar una fila o columna oculta
1. Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas
que desee mostrar.
HOJA DE CALCULO 118
2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en
Mostrar.
Ahora nuevamente abra el archivo “Reporte de ventas”.
En el libro Reporte de ventas, supongamos que no queremos que se vea la información de
precio unitario. Ocultemos la columna donde está el Precio unitario; posteriormente
mostremos la columna nuevamente.
Realice los pasos necesarios para mostrar nuevamente la columna C (debe seleccionar las
columnas B y D), y selecciona la opción contraria a Ocultar; “Mostrar”.
COMENTARIO
INMOVILIZACIÓN Y LIBERACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS
Cuando una hoja de cálculo es mayor de lo que puede ver en la pantalla de una vez, tiene
que desplazarse hacia la derecha y hacia abajo para poder ver todas las columnas y las
filas.
Si la columna situada más a la izquierda y la fila superior contiene etiquetas, al
desplazarse puede dejar de ver las etiquetas en la pantalla, por lo que no sabe
exactamente qué celdas está viendo.
Para solucionar este problema puede inmovilizar filas y columnas de forma que
permanezcan en la pantalla aunque se desplace hacia abajo y a la derecha por la hoja de
cálculo.
HOJA DE CALCULO 119
Esta acción de inmovilización también se conoce como inmovilización de Paneles.
Panel: Parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por
barras verticales y horizontales.
Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:
Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que
aparezca la división.
Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee
que aparezca la división.
Paneles superior e izquierdo Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de
donde desee que aparezca la división.
En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles
Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic en Movilizar paneles del menú Ventana.
Desplazamiento por las hojas de cálculo de un libro
Con este método de organización puede abrir de una vez todas las hojas asociadas de un
libro, lo que ahorra tiempo y asegura que todos los datos necesarios estarán disponibles
para realizar una tarea concreta. También le permite ver rápidamente información
relacionada y copiar los datos necesarios de una hoja a la siguiente sin necesidad de abrir y
cerrar varios libros. Puede desplazarse de una hoja a otra mediante las fichas de hoja
situadas en la parte inferior de la ventana de hoja de cálculo.
En el libro Reporte de ventas, ingresaremos más información. En Hoja 2 llevaremos un
control de las comisiones pagadas a los vendedores como se muestra a continuación.
Utilice el mismo formato que se muestra, usted ya tiene los conocimientos necesarios
para hacerlo e introduzca la información de la figura siguiente:
Cambiemos el
nombre de la hoja
2 por
“Comisiones”.
La hoja “Detalle
por meses”
también le
cambiaremos el
nombre por
“Detalle de
ventas” ya que
HOJA DE CALCULO 120
este nombre es más adecuado.
Para desplazarse entre las diferentes hojas del libro solo basta dar un clic en la hoja.
Cerrar archivo “Reporte de ventas”.
Filtrado de información
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra
filas, le permite
modificar, aplicar
formato, representar
en gráficos e imprimir
el subconjunto del
rango sin necesidad
de reorganizarlo ni
ordenarlo.
Utilicemos el libro
“Control de notas” para
practicar el filtrado.
Si quisiéramos saber si hay
algún alumno que no reprobó
ninguna materia podemos crear
un autofiltro personalizado para
las materias Matemática, Ingles y
Sociales en donde nos genere
información solo si las celdas
cumplen la condición de que su
valor es mayor a 6.
HOJA DE CALCULO 121
Hacer el mismo proceso con las otras dos materias.
El listado solo muestra a Juan, quien fue el único alumno que aprobó todas las materias.
Realización de cálculos básicos.
Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de sumar, restar,
multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un conjunto de valores.
CREACIÓN DE FÓRMULAS
Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel. Cuando
introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente mientras que el
resultado calculado aparece en la celda.
Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas
empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula, haga
clic en la celda que contiene la
fórmula. La fórmula aparecerá en
la Barra de fórmulas.
HOJA DE CALCULO 122
En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos siguientes:
El orden en que se realizan las operaciones está determinado por la prioridad del operador,
según se define en las reglas matemáticas. Por ejemplo, la exponenciación es la primera
operación que se realiza siempre.
La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se realizan
secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma y la resta,
también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación:
2 + 4 * 6 / 3 - 1 = 9
Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después se suma
dos al resultado y se resta uno.
Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están fuera de
los paréntesis. Estas pueden anular las prioridades estándar de los operadores
mediante el uso de paréntesis.
Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta forma que la anterior.
(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18
La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en las celdas.
Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la fórmula. Hay que
escribir la fórmula (incluyendo las direcciones de celdas, los valores constantes y los
operadores matemáticos) directamente en la celda. Para marcar la entrada como una
fórmula, debe empezar por escribir un signo igual.
A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en la propia
celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el resultado y la Barra de
fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha.
Volviendo al libro de “Reporte de ventas”, ingresemos una formula que nos permita
calcular los ingresos obtenidos por la venta de los productos mensualmente. Para dicho
cálculo ya tenemos los datos que necesitamos: La cantidad de producto vendido y el
precio unitario.
Ubiquémonos en la celda donde queremos la información e ingresemos la formula
adecuada en la Barra de formulas anteponiendo el signo igual (=). La formula quedará
así: =B4*C4
HOJA DE CALCULO 123
Lo que significa la formula anterior es que el valor de la celda B4 se multiplicará con el
valor de la celda C4 y el resultado se ubicará en la celda D4.
Al presionar Enter se genera el resultado.
Cuando escribe una dirección de celda en una fórmula, da igual que utilice letras en
mayúsculas o en minúsculas.
En la barra de formulas aparecerá la formula, mientras que en la celda se refleja el
resultado de la operación.
COPIADO DE FÓRMULAS
Cuando copia una fórmula a otra celda diferente, Excel copia también el formato
a la otra celda.
Con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias celdas adyacentes.
Puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y ahorrar una cantidad de
tiempo considerable al Copiar una celda con una función terminada y Pegarla en las
celdas de destino.
También puede utilizar el controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que
aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.
HOJA DE CALCULO 124
Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de relleno,
Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan con las de la
columna o la fila a la que se está copiando.
Utilice la operación de Copiado y Pegado de fórmula para calcular el ingreso por ventas
de las celdas restantes. Si desea puede utilizar el controlador de relleno para copiar la
fórmula.
Utilice el formato que se muestra:
MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS
Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el contenido de
cualquier otra celda. Puede:
Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en la celda y presionar
Entrar.
O bien
Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir los cambios y hacer clic
en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.
Si elimina o modifica una fórmula accidentalmente, presione Ctrl+Z o haga clic en el botón
Deshacer de la barra de herramientas Estándar para invertir la acción.
HOJA DE CALCULO 125
USO DE FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o complejo. Una
función consta de dos componentes: el nombre de función y, en la mayoría de los casos,
una lista de argumentos.
La lista de argumentos, que aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función
necesita para producir el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un
valor constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango o
incluso otra función.
Además del botón Insertar función, también puede ingresar al cuadro de diálogo Insertar
función y argumentos de función al ir al menú Insertar y seleccionar Función.
Uso de “Insertar función”
Puede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría
cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de fórmulas.
El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar argumentos e incluso
funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de función le ayuda a crear
fórmulas que contienen funciones.
De hecho, el cuadro de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando
una fórmula contiene más de una función, como una función dentro de otra función.
El cuadro de diálogo Insertar función enumera todas las funciones.
El cuadro de diálogo
Argumentos de función enumera
los argumentos de cada función,
una descripción de cada función
y sus argumentos, el resultado
calculado de cada función y la
fórmula general.
HOJA DE CALCULO 126
Uso de la función SUMA
Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula que incluya todas las etiquetas de
celda separadas por el operador
de suma (+). Una forma más
sencilla de lograr el mismo
resultado consiste en utilizar la
función SUMA.
Autosuma de Excel es un
método abreviado para introducir
funciones SUMA con el fin de
calcular totales de rangos de
celdas. Cuando hace clic en el
botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar, Excel calcula el total de las
celdas situadas justo encima o a la izquierda de la celda que contiene la función.
Utilicemos Autosuma para conocer el total de los ingresos por venta mensual en el
Reporte de ventas.
HOJA DE CALCULO 127
Aplique la Autosuma para los meses restantes.
Siga el formato que se muestra a continuación y tome en cuenta que debe hacer uso de
combinación de celdas e insertar nuevas filas:
Ahora sumaremos los ingresos
mensuales para conocer el total
en los tres meses.
Lo haremos de una manera muy
HOJA DE CALCULO 128
sencilla: Ubicarse en la celda donde se generará la suma e ingresar las celdas a sumar y
su ubicación. Debe separar cada celda por el signo (+).
Ubiquese en la celda D23 y escriba la formula. Considere hacer los cambios de formato
necesarios:
Presionar Enter para
generar la suma. Siga el
formato que se muestra en
la imagen.
HOJA DE CALCULO 129
Cierre el Archvio.
USO DE FUNCIONES DE FECHA
Las funciones Fecha y hora de Excel permiten utilizar fechas y horas en las fórmulas.
Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha y hora en un
número de serie.
La función Fecha realiza esa conversión para cualquier combinación de año, mes y día
que especifique.
La función Hora convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que
introduzca.
AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más frecuencia.
AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función en una hoja de cálculo.
HOY sólo devuelve la fecha.
Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que ya aparecen
en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de otra.
Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2 contiene la fecha
29/02/2004, es posible calcular el número de días que hay entre ellas mediante la fórmula
de resta “=A2-A1”. ¡Compruébelo!
Uso de funciones estadísticas básicas
Excel ofrece cientos de funciones,
muchas de las cuales son muy
específicas de determinadas tareas o
para personas que trabajan en ciertas
ocupaciones.
En la tabla siguiente se muestran las
funciones básicas y utilizadas con más
frecuencia de Excel.
HOJA DE CALCULO 130
Calculemos el promedio de notas
para las materias de Matemática,
Ingles y Sociales del libro Control
de notas.
Abra el archivo “Control de notas”.
Si olvida la sintaxis de una función
que desea utilizar, escriba = y el
nombre de la función en una celda,
y presione Ctrl+A.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los
argumentos para la función.
Aparecerá el promedio de las notas de la alumna María.
Para calcular el promedio de notas de los demás alumnos solo copiaremos esa función.
HOJA DE CALCULO 131
Modificar el formato como aparece en la imagen y el promedio establecerlo con solo dos
decimales.
Puede guardar y cerrar el libro.
Cierre el
archivo
COMENTARIO
Uso de referencias de celdas absolutas y relativas
En Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa.
Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica.
Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado número de filas
y columnas de la celda que contiene la referencia.
Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera
predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula contiene la
letra de fila y el número de columna de la celda de destino.
Por ejemplo, si introduce =SUMA(C4;C5), en la celda C6, el valor resultante en C6 será
C4 + C5. Si copia esta fórmula a la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como:
=SUMA(D4;D5)
Y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5.
Excel ajusta automáticamente las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por
eso se llaman referencias de celda “relativas”.
Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien cuando
las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer referencia a una
celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena en una celda
determinada.
HOJA DE CALCULO 132
También es posible que una referencia de celda tenga una referencia absoluta a una fila
pero no a una columna, y viceversa. Para hacer que una referencia de celda sea absoluta,
escriba un signo de dólar ($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.
USO DE SERIES NUMERADAS Y AUTO RELLENAR
Cuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede ahorrarle tiempo
al completar la serie automáticamente.
Para tener acceso a las
opciones de relleno, debe
ir al menú Edición opción
Rellenar como lo
muestra la gráfica
siguiente:
Si va a introducir
números secuenciales,
los días de una semana,
los meses de un año u
otra serie, no es
necesario que escriba
todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas
y utilizar Auto rellenar para que la serie se complete automáticamente.
Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u
otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie. Basta con escribir
la primera o las dos primeras entradas y utilizar El Controlador de relleno para que la
serie se complete automáticamente arrastrándolo sobre las celdas que desee rellenar y
luego suelte el botón del Mouse.
Controlador de relleno: pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de
la selección. Cuando se sitúa el puntero del Mouse sobre el controlador de relleno, el
puntero cambia a una cruz negra.
USO DE COMENTARIOS
Cuando agrega un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superior
derecha de la celda. Cuando el puntero del Mouse descansa sobre una celda que tiene un
comentario, éste aparece en un cuadro junto a la celda, junto con el nombre del usuario
que tenía iniciada sesión en el equipo en el momento de introducir el comentario. Abra
nuevamente el archivo “Reporte de ventas”.
HOJA DE CALCULO 133
Seleccionar celda “D7”.
Escriba: “Este comentario es solo una prueba”
Para eliminar un comentario solo basta posicionarse en la celda que tiene el comentario ,
hacer un clic derecho y elegir la opción Eliminar comentario
CREACIÓN DE UNA FÓRMULA TRIDIMENSIONAL.
Cuando utiliza un libro con varias hojas de cálculo puede crear una fórmula
tridimensional en la que una celda de una hoja hace referencia a datos de una o más de
las restantes hojas. Cuando se ajustan los datos de una hoja, también se ajustan todas
las fórmulas que hacen referencia a dichos datos.
HOJA DE CALCULO 134
Un uso de las fórmulas tridimensionales consiste en crear una hoja de resumen que
calcule el total de cifras procedentes de distintas hojas de un archivo de libro.
Las referencias de la fórmula deben empezar con el nombre de la hoja a la que está
vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y, por último, las coordenadas
de celda. Las referencias están separadas por signos de punto y coma. Los nombres de
hojas deben estar encerrados en diéresis.
En el libro Reporte de ventas, realicemos el cálculo de la comisión que se les pagará a los
vendedores los meses de enero, febrero y marzo. La comisión es del 1% sobre las ventas
efectuadas.
En la hoja Detalle de ventas está la información sobre el precio por unidad, mientras
que en la hoja Comisiones está la cantidad de unidades vendidas por cada vendedor.
Debemos crear una fórmula tridimensional que calcule datos que están en hojas
diferentes.
Ingresamos la fórmula como se muestra en la imagen:
PRODUCTO: usamos la función Producto para multiplicar precio unitario y la cantidad
de producto vendida por el empleado.
„Detalle de ventas‟!C4: ubicación de la celda en donde está el precio unitario de la leche
en el mes de enero.
“;” :El punto y coma es parte de la sintaxis para separar las hojas involucradas.
C4: ubicación del dato de cantidad de leche vendida por Juan Pérez en el mes de enero.
Como la formula que estamos creando está en la misma hoja, no necesitamos ingresar el
nombre de la hoja.
0.01: es el porcentaje de comisión por venta
HOJA DE CALCULO 135
Para las demás fórmulas utilice la misma lógica y complete y compare la información que
aparece en la siguiente imagen:
COMENTARIO
Vinculación de libros
Otra característica eficaz de Excel es la posibilidad de vincular datos de dos o más libros.
Esto resulta útil cuando no sería práctico tener varias hojas grandes y complejas en un
libro. También es útil cuando necesita incluir los mismos datos en más de un libro. De
esta forma, si desea actualizar los datos sólo tiene que hacerlo en el libro original. Los
datos se actualizarán automáticamente en el resto de los libros.
Para crear un vínculo entre libros tiene que introducir una fórmula en un libro que haga
referencia a una o más celdas de otro libro.
El libro que contiene la fórmula se denomina libro dependiente y el que contiene la
información a la que se hace referencia se llama libro de origen.
La creación de una fórmula para vincular libros es similar a la creación de una fórmula
para vincular hojas dentro del mismo libro. Sin embargo, las referencias de la fórmula para
vincular libros deben empezar con el nombre del libro de origen al que está vinculada la
fórmula, entre corchetes, seguido del nombre de la hoja y un signo de exclamación.
TRABAJO CON GRÁFICOS.
Algunas veces puede ser difícil entender el conjunto si se miran sólo los detalles. Con los
gráficos de Excel puede resumir, resaltar o ver tendencias en los datos que pueden no
ser obvias cuando se examinan los números en bruto.
Creación de gráficos con el Asistente para gráficos
HOJA DE CALCULO 136
Lo primero es seleccionar el rango de celdas con los datos necesarios. El Asistente para
gráficos le guía a través del proceso de creación de un gráfico. A medida que complete
cada paso, el asistente le pedirá su próxima selección. Para empezar debe seleccionar el
tipo de gráfico que desea.
Excel ofrece 14 tipos de gráficos, cada uno de los cuales tiene dos o más subtipos.
Entre los más comunes están los gráficos de columnas, barras, circular y líneas.
Interpretemos los datos del reporte de ventas, veamos la tendencia que ha tenido la venta
de sus tres productos estrella en los meses de Enero, Febrero y Marzo.
Algo importante es ordenar los datos a utilizar en un orden lógico de manera que el
asistente para gráficos pueda adaptar correctamente los datos a los formatos de gráfico
preestablecidos. En el caso del Reporte de ventas conviene reordenar los datos o hacer
una tabla improvisada a un lado o en una hoja aparte.
Haga la tabla resumen que se indica en la figura antes de hacer el gráfico.
Ahora ya estamos listos para crear el gráfico:
HOJA DE CALCULO 137
HOJA DE CALCULO 138
En el paso 3 se muestran varias pestañas que sirven para agregar cierta información al
gráfico como por ejemplo el título del gráfico, de los ejes X y Y, las líneas de división, etc.
Ingresar la información como aparece en la siguiente imagen:
HOJA DE CALCULO 139
HOJA DE CALCULO 140
Ya tenemos listo nuestro gráfico en una hoja llamada Grafico1. Cambie el nombre de la
hoja.
Movimiento, cambio de tamaño y eliminación de gráficos.
Una vez creado un gráfico, puede situarlo donde desee en la hoja, cambiar su tamaño o
eliminarlo.
Para mover, cambiar el tamaño o eliminar un gráfico debe seleccionar el gráfico. Para
seleccionar un gráfico, haga clic en el área de gráfico, que es el fondo o el área en blanco
de un gráfico. Al hacer clic en otras áreas del gráfico puede seleccionarse uno o más
elementos del gráfico.
Cambio de las opciones de impresión.
COMENTARIO
Agregar un encabezado y un pie de página
Una forma de crear encabezados y pies de página consiste en elegir entre una lista de
opciones de encabezados y pies de página que ofrece Excel.
HOJA DE CALCULO 141
Otras formas de crear encabezados y pies de página son escribir el texto que desee que
aparezca o hacer clic en botones para insertar códigos que pueden formar sus propias
combinaciones de las opciones que ofrece Excel.
Después, siempre que imprima la hoja, Excel reemplazará los códigos por el nombre del
libro, el número de página actual, la fecha actual, etc. De esta forma es fácil asegurarse
de que la información de encabezado y de pie de página está actualizada.
Para ingresar a las opciones de
Encabezado y pie de página debe:
Al ingresar a Personalizar
encabezado se presenta este
cuadro de diálogo:
HOJA DE CALCULO 142
En el cuadro de diálogo Encabezado encuentra opciones para insertar encabezado a la
izquierda, en el centro o a la derecha, pudiendo ser éste el número de página, nombre del
libro, una imagen, etc.
Para personalizar el pie de página, se hace de manera similar.
CAMBIO DE LOS MÁRGENES Y CENTRADO DE UNA HOJA DE CÁLCULO
De manera predeterminada, los márgenes de la hoja son de 2,54 centímetros en las
partes superior e inferior, y 2 centímetros en las partes izquierda y derecha.
Puede obtener una vista previa y cambiar los márgenes, así como centrar el contenido de la
hoja de cálculo en una página, mediante el cuadro de diálogo
Configurar página.
También puede cambiar los márgenes en la ventana Vista preliminar si hace clic en el
botón Márgenes de la barra de herramientas Vista preliminar y arrastra los indicadores de
margen con puntos.
Cambio de la orientación y de la escala
Puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u
horizontalmente en una página.
Ampliar o reducir una hoja al imprimirla se denomina aplicar escala. La razón más
frecuente para aplicar escala a una hoja de cálculo es reducirla, de forma que pueda
imprimirla en una única página. Para aplicar escala a una hoja de cálculo debe especificar
cuánto desea ampliarla o reducirla, o debe especificar el número de páginas en el que
desea que quepa la hoja.
Establecimiento y borrado de un área de impresión
Si no desea imprimir una hoja de cálculo entera, puede establecer un área de impresión
para imprimir únicamente un área que seleccione. Si más adelante decide imprimir toda la
hoja, tendrá que borrar el área de impresión. Establecer un área de impresión es distinto
que elegir imprimir una selección en el cuadro de diálogo Imprimir. Si establece un área
de impresión, sólo se imprimirán las celdas de dicho área, independientemente de las
celdas que estén seleccionadas cuando haga clic en el botón Imprimir o en el comando
Imprimir.
Imprimamos (de ser posible) la hoja Detalle de ventas del libro Reporte de ventas, pero no
necesitamos imprimir el recuadro improvisado que hicimos a la par para crear el gráfico.
HOJA DE CALCULO 143
Una vez
establecida el área de impresión, hacer clic en el botón de Vista preliminar.
HOJA DE CALCULO 144
Ahora solo nos que imprimir el documento, esto hágalo posteriormente.
Actividad práctica: En esta actividad práctica se describe un CASO DE ESTUDIO en el
cual se pretende aplicar los conceptos aprendidos y reunir la experiencia de su trabajo
profesional.
Considera la siguiente investigación que un asesor pedagógico ha realizado de 10
centros escolares de algunos parámetros tecnológicos:
CENTRO ESCOLARNo. DE AULAS
INFORMÁTICAS
No.
COMPUTADORASBUENAS MALAS
No.
SERVIDORES
CUENTA CON
PROGRAMA DE
ESTUDIO
HAY APOYO DEL
DIRECTORTIENE INTERNET
C. ESCOLAR 1 2 35 30 5 1 NO NO NO
C. ESCOLAR 2 2 50 47 3 1 NO SI NO
C. ESCOLAR 3 1 7 7 0 0 SI SI NO
C. ESCOLAR 4 3 34 33 1 1 SI SI SI
C. ESCOLAR 5 4 100 45 55 1 NO NO SI
C. ESCOLAR 6 5 130 116 14 1 SI SI SI
C. ESCOLAR 7 2 23 20 3 1 SI SI NO
C. ESCOLAR 8 1 11 11 0 0 SI SI NO
C. ESCOLAR 9 0 0 0 0 0 NO NO NO
C. ESCOLAR 10 3 25 25 0 0 SI SI SI
CUADRO DE EVALUACIÓN DE ASPECTOS TECNOLÓGICOS EDUCATIVOS EN CENTROS ESCOLARES
HOJA DE CALCULO 145
En su Cd de apoyo encontrará el archivo titulado “Diagnostico.xls”, y el cual contiene la
tabla anterior. Tome en consideración la información que se encuentra ahí y responda las
siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es el mejor centro escolar en número de computadores buenos? Y ¿Cuántos
computadores buenos tienen este centro escolar?
_____________________________________________________________________
2. ¿Cuántas computadoras malas tiene el centro escolar 6?_________________
3. ¿Cuál es el centro escolar con mayor número de computadoras inservibles?
4. ¿Será el centro escolar más grande en términos de computadores el mejor de todos?
___________________________________________________________________
5. ¿cuánta aulas informáticas tiene este país?, ¿Cuál es el centro escolar que cuenta con
menos aulas informáticas?; ¿cuál es el centro escolar que no está equipado?; ¿cuál es el
centro escolar con más aulas informáticas?
_____________________________________________________________________
6. ¿cuántos centros escolares tienen el apoyo del director o liderazgo del director para
introducir la tecnología en el centro escolar y mejorar el proceso educativo?
_____________________________________________________________________
7. A su criterio, ¿este país está comenzando a introducir la tecnología en su proceso
educativo o ya tiene un porcentaje de avance? Si su respuesta es que ha comenzado
su proceso de introducir la tecnología al país, mencione 3 razones; pero si usted cree que
el país ya ha avanzado y ha hecho esfuerzos para mejorar la educación en tecnología,
indique que porcentaje de avance tiene y escriba dos recomendaciones para mejorar el
avance que usted ha encontrado.
HOJA DE CALCULO 146
Indique SI HA AVANZADO O NO HA AVANZADO:
CUANTO ES EL PORCENTAJE DE AVANCE DE ESTE PAÍS QUE TIENE 10 CENTROS
ESCOLARES, INDIQUE UNA CATIDAD:
____________________________________________________________________
EXPRESE SUS MOTIVOS O RECOMENDACIONES:
1._________________________________________________________________
2.________________________________________________________________
3.________________________________________________________________
8. De la información que se encuentra en la tabla, ¿cuánto estima usted que es el
porcentaje de centros escolares que poseen Interne?; ¿cuánto es el total de centros
escolares que tienen internet y representan este porcentaje?
PORCENTAJE:_________________________
CENTROS ESCOLARES CON INTERNET:_______________________________
9. ¿cuántos centros escolares tienen equipos de servidores? Si no comprende que es un
servidor pida apoyo al instructor para que le sugiera una aclaración
No. DE CENTROS ESCOLARES CON SERVIDORES:_______________________
HOJA DE CALCULO 147
10. Como especialista, indique 2 recomendaciones de cómo avanzar en el área de
tecnología para este pequeño país de 10 centros escolares
1.___________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________
Actividad de aplicación: Utilizando la misma tabla de datos del archivo obtenga los
siguientes gráficos a partir del archivo “Diagnostico.xls”.
1. Gráfico de barras
del número de
computadoras
totales por centro
escolar. Tal como
se indica:
Puede consultar en
su Cd de apoyo el
archivo
“graficos.doc.”
para conocer la
apariencia final que
debería tener su
gráfico de barras.
0
20
40
60
80
100
120
140
C.E. 1 C.E. 2 C.E. 3 C.E. 4 C.E. 5 C.E. 6 C.E. 7 C.E. 8 C.E. 9 C.E. 10
No. COMPUTADORAS POR C.E.
HOJA DE CALCULO 148
2. Gráfico de pastel del número de aulas informáticas por centro escolar. Tal como se
indica:
C.E. 12
9% C.E. 22
9%
C.E. 31
4%
C.E. 43
13%
C.E. 54
17%
C.E. 65
22%
C.E. 72
9%
C.E. 81
4%
C.E. 90
0%
C.E. 103
13%
No. DE AULAS INFORMÁTICAS POR C.E.
C.E. 1
C.E. 2
C.E. 3
C.E. 4
C.E. 5
C.E. 6
C.E. 7
C.E. 8
C.E. 9
C.E. 10
Puede consultar en su Cd de apoyo el archivo “graficos.doc.” para conocer la apariencia
final que debería tener su gráfico de pastel.
Actividad de Retroalimentación:
Responde con tus conocimientos las siguientes
preguntas de selección múltiple relacionadas al área de Hojas de cálculo. Selecciona y
marca con un círculo el literal que corresponda a una respuesta correcta o dos de acuerdo
a tú criterio cuando se te indique.
1-¿Cuáles son algunos de los elementos más importantes de la ventana de trabajo
principal de un programa que trabaja con hojas de cálculo?
a - El color de la ventana de trabajo, la barra de menú.
b - El tamaño de las letras de las funciones especiales.
c - La barra de formulas, el panel de tareas, la barra de menú.
d - Ninguna de las anteriores.
RESUMIENDO MIS CONOCIMIENTOS
HOJA DE CALCULO 149
2-La acción de agrupar un conjunto de celdas en una hoja de cálculo que se
encuentran en una misma fila define un rango que se denomina:
a - Rango horizontal
b - Rango de agrupación
c - Rango vertical.
d - Rango de bloques
3-En una hoja de cálculo una entrada de información numérica es:
a - Aquella entrada que contiene caracteres de la A a la Z.
b - Aquella entrada que contiene una combinación de los dígitos del 0 al 9.
c - Aquella entrada que contiene caracteres tipo texto.
d - Todas son correctas
4-El formato que se asigna a los datos numéricos de las diferentes celdas en una
hoja de cálculo y que además muestra la entrada en notación científica o
exponencial se llama:
a - Científico
b - Contabilidad.
c - Porcentaje.
d - Fecha
5-En una hoja de cálculo existen dos tipos de alineación vertical básicas para el
contenido de cada celda. Estas alineaciones son:
a - Superior y al centro.
b - Superior e inferior.
c - Inferior y al centro.
HOJA DE CALCULO 148
d - Ninguna de las anteriore
6-En hojas de cálculo las referencias de fórmula deben empezar con el nombre de la
hoja a la que está vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y las
coordenadas de celda; indique, ¿cuál es un ejemplo de referencia de fórmula?
a - =suma(Hoja1!P36;Hoja1!P46)
b - =’Productos agrícolas’!P28
c - =Hoja1!A2 + Hoja3!A5
d - Todas son referencias correctas
7-El tipo de gráfico que se utiliza en las hojas de cálculo para comparar valores de dos
conjuntos de datos a lo largo del tiempo como coordenadas (X,Y), se llama:
a - Lineales
b - Cónicos y piramidales
c - XY (Dispersión)
d - Circular
8-Indique de que manera una hoja de cálculo hace la diferencia fundamental entre una
celda que contiene un dato y una celda que contiene una fórmula:
a - Todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+); y los
datos no.
b - Todos los datos empiezan con un signo asterisco (*) o con un signo más (+); y las
fórmulas no.
c - No existe diferencia entre las fórmulas y los datos.
HOJA DE CALCULO 149
d - Ninguna alternativa es correcta
9-La fórmula “=MÍN(B5:B10)” escrita en una celda de una hoja de cálculo devuelve el
calculo de:
a - El máximo número que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de
celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10
b - El número negativo que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de
celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10
c - El menor número que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de celdas
de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10.
d - El número decimal que hay dentro de los argumentos numéricos en el grupo de
celdas de la columna “B” y las filas de la 5 a la 10
10-La fórmula que se usa en una hoja de cálculo y cuyo resultado está basado en la
condición determinada por la respuesta a una pregunta lógica condicional, se llama:
a - Fórmula condicional.
b - Fórmula aritmética
c - Fórmula geométrica.
d - Ninguna de las anteriores
11-Un programa diseñado para trabajar con Hojas de cálculo desarrolla las siguientes
funciones: (seleccione una respuesta).
a - Organiza información, da formato a los datos y calcula datos numéricos.
b - Muestra los datos en forma de filas y columnas.
c - Trabaja con datos numéricos y texto en un formato tipo tabla.
d - Todas las anteriores.
HOJA DE CALCULO 150
12- Cuando se inicia un programa de hojas de cálculo se crea un archivo de manera
predeterminada el cual muestra una ventana con filas y columnas que se encuentra en
blanco. Este archivo se denomina:
a - Libro
b - Hoja
c - Matriz
d - Procesador de números
13-Una hoja de cálculo se encuentra compuesta básicamente por dos elementos
importantes:
a - Líneas cuadriculadas y celdas.
b - Filas y columnas.
c - Libros y archivos
d - Menú principal y Menú de impresión.
14 - En una hoja de cálculo encontramos diferentes elementos que constituyen la ventana
principal de trabajo. Entre ellos el “panel de tareas” que consisten en:
a - Un lugar que ocupa poco espacio a la derecha de la ventana de trabajo.
b - Un lugar que permite desarrollar fórmulas matemáticas.
c - Un lugar en el cual se pueden realizar acciones comunes como abrir y cerrar archivos.
d - Un lugar de la ventana de trabajo en la cual se pueden clasificar las tareas que se
realizan en una hoja de cálculo.
HOJA DE CALCULO 151
15 - La “barra de menú” que se encuentra en la ventana de trabajo de una hoja de cálculo
nos permite ver:
a - Los iconos o símbolos de las diferentes herramientas.
b - El nombre de los diferentes menús.
c - El nombre de las diferentes herramientas.
d - El panel de tareas.
16 - En una hoja de cálculo, la dirección o nombre de una celda que se encuentra activa
se puede ver en la venta principal de trabajo en un cuadro. Este elemento o lugar de la
ventana se denomina:
a - Cuadro de “nombre”.
b - Cuadro “escriba una pregunta”
c - Cuadro “menú” y “herramientas”
d - Todas son correctas.
17-Toda hoja de cálculo se encuentra compuesta por filas y columnas que forman
celdas, las cuales pueden estar en dos estados diferentes: activas o inactivas. ¿Cómo se
reconoce una celda activa?:
a - Una celda activa se distingue de una celda inactiva porque tiene un borde grueso
rectangular de color verde
b - Una celda activa se distingue de una celda inactiva porque tiene un borde grueso
rectangular de color negro.
c - La celda activa no se distingue de una celda inactiva porque tiene la misma forma
rectangular.
d - En una hoja de cálculo no existen celdas activas o inactivas, todas las celdas son
iguales.
HOJA DE CALCULO 152
18 - ¿Cómo se denomina el "cuadro" de la ventana principal de una hoja de cálculo que
permite consultar ciertos temas de ayuda coincidentes con una solicitud o escribiendo una
pregunta directamente?
a - Cuadro “solicitud de información”.
b - Cuadro “respuestas múltiples”.
c - Cuadro “consultas”.
d - Cuadro “escriba una pregunta”.
19 - La acción de agrupar un conjunto de celdas en una hoja de cálculo que se
encuentran en un bloque compuesto por un conjunto de filas y columnas define
un rango que se denomina:
a - Rango de agrupación vertical.
b - Rango de agrupación de columnas.
c - Rango vertical y horizontal.
d - Rango de agrupación por bloques.
20 - En un programa de hojas de cálculos, ¿cuál es la diferencia entre cerrar
completamente un libro de trabajo con diferentes hojas de cálculo y cerrar el programa?
a - Cuando se cierra por completo un libro, el programa de hojas de cálculo sigue en
ejecución.
b - Cuando se cierra por completo un libro se cierra también el programa de hojas de
cálculo.
c - No existe ninguna diferencia.
d - Las alternativas (a) y (b) son correctas.