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MICROSOFT EXCEL 2010

NIVEL 2

Material Didáctico: Microsoft Excel 2010 – Nivel 2

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al curso realizado con New Horizons Madrid y adaptado al curso y nivel

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INDICE DE CONTENIDOS 1. Calcular datos con fórmulas avanzadas .................................................................................... 4

1.0. Tipos de referencias (Recordatorio) ................................................................................... 4

1.1. Manejar nombres de celda y de rango .............................................................................. 6

1.2. Calcular datos de varias hojas de trabajo .......................................................................... 7

1.3. Usar funciones especializadas ............................................................................................ 8

1.4. Analizar datos con la función lógica y con la función de búsqueda ................................... 9

2. Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla .......................................................... 11

2.1. Crear y modificar tablas ................................................................................................... 11

2.2. Formatear tablas .............................................................................................................. 12

2.3. Ordenar o filtrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla .................................. 13

2.4. Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo ..................................................... 14

3. Presentar datos usando gráficos ............................................................................................. 16

3.1. Crear un gráfico ................................................................................................................ 16

3.2. Modificar gráficos ............................................................................................................. 20

3.3. Formatear gráficos ........................................................................................................... 25

4. Analizar datos usando Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos .............................................. 29

4.1. Crear un informe Tabla dinámica ..................................................................................... 29

4.2. Analizar datos usando Gráficos dinámicos....................................................................... 32

5. Insertar objetos gráficos.......................................................................................................... 34

5.1. Insertar y modificar imágenes e Imágenes prediseñadas ................................................ 34

5.2. Dibujar y modificar formas ............................................................................................... 37

5.3. Ilustrar el flujo de trabajo usando gráficos SmartArt ....................................................... 40

5.4. Crear capas y agrupar objetos gráficos ............................................................................ 42

6. Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel ......................................... 44

6.1. Personalizar el entorno de Excel ...................................................................................... 44

6.2. Personalizar libros de trabajo........................................................................................... 45

6.3. Maneje temas................................................................................................................... 47

6.4. Crear y usar plantillas ....................................................................................................... 48




1. Calcular datos con fórmulas avanzadas

1.0. Tipos de referencias (Recordatorio) Todas las celdas de Excel vienen identificadas por la columna seguida de la fila en la que están, con lo cual la primera celda de cualquier hoja de cálculo es la celda A1 y la última será la celda IV65536. También tenemos la posibilidad de trabajar con celdas que no se encuentran dentro de la misma hoja, para ello tenemos que poner el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda por ejemplo hoja1!A1. Por último podemos también hacer referencia a una celda que está en otra hoja que a su vez se encuentra en otro libro, a esto son lo que se le denomina referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner el nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo [libro.xls]hoja1!A1. Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Podemos decir que hay tres tipos:

Referencias Relativas (Son aquellas que varían si cambia su posición) Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su

posición) Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la

columna o bien la fila)

EJEMPLOS DE REFERENCIAS

REFERENCIAS RELATIVAS

En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene el sombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la celda C10. Lo más importante es tener claro que:

Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas


http://oposita.files.wordpress.com/2008/06/referencias-relativa.jpg



REFERENCIAS ABSOLUTAS

Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas son aquellas en las cuales aparecen los signos del dólar delante de la columna y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta a una celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual que arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantiene constante, como se puede observar en la imagen anterior

REFERENCIAS MIXTAS O HÍBRIDAS

Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está inmovilizada la fila o la columna. La que esta inmovilizada es la que tiene el signo del dólar delante y esta se mantendrá constante


http://oposita.files.wordpress.com/2008/06/referencia-absoluta.jpg

http://oposita.files.wordpress.com/2008/06/referencia-mixta-columna.jpg



1.1. Manejar nombres de celda y de rango Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o mixtas, en una fórmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda final, separadas por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra forma, mucho más cómoda de referirse a un rango: asignándole un nombre. Es decir, podemos poner una etiqueta a un rango de celdas y luego referirnos a ese rango mediante su nombre, mucho más corto y fácil. Por ejemplo, puedo nombrar al rango B3:D8 como artículos y luego emplearlo en una fórmula con la función suma: =suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8 que hemos llamado artículos. El uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la utilización de ese rango como una Referencia Absoluta. Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:

Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este rango puede ser de celdas contiguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo, usaremos la tecla [Ctrl].

En el extremo más a la izquierda de la barra de fórmulas vemos un desplegable, denominado Cuadro de nombre. Hacemos click en él, escribimos el nombre y pulsamos Enter.

Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el menú fórmulas. Una vez seleccionado el rango, hacemos Fórmulas > Asignar nombre a un rango > Definir nombre… Usando esta opción podremos añadir un comentario a modo de recordatorio al nombre asignado. Así mismo, podemos variar el ámbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre está definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba únicamente a una o varias de las hojas del libro.




Hay un tercer método de nombrar rangos. Si en el rango al que queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de título o encabezado, por ejemplo, podemos asignar el nombre seleccionando el rango (incluida la celda que contiene el nombre), y luego seleccionando la opción Crear desde la Selección del menú Fórmulas.

1.2. Calcular datos de varias hojas de trabajo Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja1!A1 esta referencia está diciendo que coja la celda A1 de la hoja Hoja1. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A1, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.




Por ejemplo: '[Gastos 2010]Hoja1'!A1 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Gastos 2010", en la Hoja1 y en la celda A1. Muy importante: Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '. Por supuesto, para tomar estas referencias basta con hacer un click de ratón sobre ellas exactamente igual que si fueran celdas de la misma hoja en que nos encontramos.

1.3. Usar funciones especializadas Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función. Si conoce la categoría de la función que busca, puede hacer clic en la categoría.

Funciones de compatibilidad Funciones de cubo Funciones de base de datos Funciones de fecha y hora Funciones de ingeniería Funciones financieras Funciones de información Funciones lógicas Funciones de búsqueda y referencia Funciones matemáticas y trigonométricas Funciones estadísticas Funciones de texto Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos Funciones web


http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funciones-de-excel-por-categoria-HA102752955.aspx?CTT=1#_Toc309306706
















1.4. Analizar datos con la función lógica y con la función de búsqueda

Funciones Lógicas

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

Función Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.

Función SI Especifica una prueba lógica que realizar.

Función SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Función SI.ND Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.

Función NO Invierte el valor lógico del argumento.

Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

Función VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.

Ejemplo: La función SI evalúa si una condición especificada es verdadera o falsa. Si es

verdadera, ocurre una cosa; si es falsa, ocurre otra. Por ejemplo, si usa la función SI para

determinar si los importes gastados están dentro del presupuesto o lo exceden, el resultado

para Verdadero podría ser “Dentro de presupuesto” mientras que el resultado para Falso

podría ser “Presupuesto excedido”.

Funciones de Búsqueda

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

Función DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.

Función AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia.

Función ELEGIR Elige un valor de una lista de valores.

Función COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.

Función COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia.


http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/redir/HA102753118.aspx?CTT=5&origin=HA102752955
















Función FORMULATEXT Devuelve la fórmula en la referencia dada como texto.

Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

Función BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Función HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.

Función INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Función INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

Función BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz.

Función COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz.

Función DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.

Función FILA Devuelve el número de fila de una referencia.

Función FILAS Devuelve el número de filas de una referencia.

Función RDTR Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM (automatización: modo de trabajar con los objetos de una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno. La automatización, antes denominada automatización OLE, es un estándar de la industria y una función del Modelo de objetos componentes (COM).).

Función TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz.

Función BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

Ejemplo: Usar BUSCARV es como buscar el nombre de una persona en un directorio de

teléfonos para obtener un número de teléfono. BUSCARV examina un valor en una columna y

encuentra su valor correspondiente en la misma fila de otra columna.



















2. Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla, etc

Si ya no desea trabajar con los datos de una tabla, convierta la tabla en un rango de datos normal manteniendo cualquier formato de estilo de tabla que haya aplicado. Cuando ya no necesite la tabla ni los datos contenidos en ella, puede eliminarla.

2.1. Crear y modificar tablas

Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla

predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

Insertar una tabla usando el estilo de tabla predeterminado

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las

celdas pueden estar vacías o contener datos.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+L o Ctrl+T.




3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla,

active la casilla La tabla tiene encabezados.

Si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados, los encabezados de tabla que muestran

nombres predeterminados se agregan a la tabla. Puede cambiar estos nombres si selecciona el

encabezado predeterminado que desea reemplazar y escribe a continuación el texto

adecuado.

NOTAS

Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla y la pestaña Diseño. Las

herramientas incluidas en esta pestaña sirven para personalizar o modificar la tabla. Tenga en

cuenta que la pestaña Diseño está visible únicamente cuando hay una celda seleccionada en la

tabla.

Tras crear una tabla, se muestra el botón Análisis rápido de forma predeterminada.

Haga clic en este botón para buscar herramientas que ayuden a analizar los datos de la

tabla, como formato condicional, minigráficos, gráficos o fórmulas.

A diferencia de las listas de Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada

con *) para agregar rápidamente nuevas filas. Para agregar filas, seleccione la última

celda de la última fila de la tabla y presione Tab.

2.2. Formatear tablas

1. En una hoja de cálculo, seleccione un rango de celdas vacías o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rápidamente.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla.

Cuando usa la función Dar formato como tabla, Excel automáticamente inserta una tabla.

3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. Si el rango seleccionado contiene datos que desea mostrar como encabezados de la tabla, haga clic en un estilo de tabla que incluya una fila de encabezado.

Los estilos de tabla personalizados estarán disponibles en Personalizada una vez creados.

NOTAS

Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla y la pestaña Diseño. Las herramientas incluidas en esta pestaña sirven para personalizar o modificar la tabla.




Tenga en cuenta que la pestaña Diseño está visible únicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.

Tras crear una tabla, se muestra el botón Análisis rápido de forma predeterminada. Haga clic en este botón para buscar herramientas que ayuden a analizar los datos de la tabla, como formato condicional, minigráficos, gráficos o fórmulas.

A diferencia de las listas de Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar rápidamente nuevas filas. Para agregar filas, seleccione la última celda de la última fila de la tabla y presione Tab.

2.3. Ordenar o filtrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla Al ordenar información de una hoja de cálculo, puede ver datos de la forma en que desee y encontrar valores en forma rápida. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar su lista de contactos primero por código postal y luego por apellido. ¿Cómo?

Seleccione los datos que desea ordenar. Use el mouse o los comandos del teclado para seleccionar un rango de datos, como A1:L5 (varias flechas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir los títulos que creó para identificar las columnas o filas.

Ordenar rápidamente Para ordenar con solo dos clics del mouse, haga clic en Ordenar y filtrar (en la ficha Inicio del grupo Editar) y luego en cualquiera de los botones Ordenar.

1. Seleccione una sola celda en la columna que desea ordenar. 2. Haga clic en el botón superior para ordenar en forma ascendente (de A a Z o del

número más inferior al número más superior). 3. Haga clic en el botón inferior para ordenar en forma descendente (de Z a A o del número

más superior al número más inferior).




Ordenar por criterios especificados En situaciones más complejas, puede elegir las columnas y los criterios de orden.

1. En la ficha Inicio del grupo Editar, haga clic en Orden personalizado.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

2. En la lista Columna, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 3. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono

de celda. 4. En la lista Orden, seleccione el orden que desea aplicar a la operación de

orden: alfabética o numéricamente, ascendente o descendente (es decir, de A a Z o de Z a A para texto; o bien, de inferior a superior o de superior a inferior para los números).

5. Para ordenar en función del color, seleccione un color en la Parte inferior o en la Parte superior.

NOTA Para colores de texto o colores de fondo de celda, todos los colores que se usan en la

columna están disponibles para usarse como criterios de orden.

2.4. Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo Con el formato de tabla, puede calcular rápidamente los totales de las columnas de una tabla y

realizar otras funciones con los datos. Para agregar totales a una columna que forma parte de

una tabla, agregue una fila para los totales y, a continuación, en cada celda de la fila de totales,

use las funciones que se proporcionan en un menú emergente.




1. Haga clic en cualquier parte de la tabla.

2. En la pestaña Tablas, en Opciones de tabla, seleccione Fila Total.

3. En la fila de totales, haga clic en la celda en la que desea calcular un total y, a

continuación haga doble clic en la flecha doble que muestra el menú emergente.

4. En el menú emergente, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total.

Sugerencia Además de las funciones de la lista, puede utilizar otras fórmulas en la fila de

totales. En el menú emergente, haga clic en Más funciones para mostrar el Generador de

fórmulas. Puede insertar cualquier fórmula que desee en cualquier celda de la fila de totales.




3. Presentar datos usando gráficos

3.1. Crear un gráfico En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica. Organizar los datos en la hoja de cálculo

Para este tipo de gráfico

Organice los datos

Gráfico de columnas, barras, líneas, área, superficie o radial

En columnas o filas, de la siguiente manera:

Lorem Ipsum

1 2

3 4

O:

Lorem 1 3

Ipsum 2 4

Gráfico circular o de anillos

Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:

A 1

B 2

C 3

O:

A B C

1 2 3

Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:

A 1 2

B 3 4

C 5 6

O:

A B C

1 2 3

4 5 6




Gráfico de burbujas o XY (de dispersión)

En columnas, con los valores del eje X en la primera columna y los valores del eje Y correspondientes y los valores de tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, como por ejemplo:

X Y Tamaño de la burbuja

1 2 3

4 5 6

Gráfico de cotizaciones

En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre Como:

Fecha Máximo Mínimo Cierre

1/1/2002 46,125 42 44,063

O:

Fecha 1/1/2002

Máximo 46,125

Mínimo 42

Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

SUGERENCIA Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un

gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico. Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Realice este procedimiento

Una sola celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

Un rango grande de celdas

Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.




Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E Nota Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8. Nota No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o la columna.

Encabezado de la fila

Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Nota Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior




inferior derecha) derecha).

Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

3. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráficos.

SUGERENCIA Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico,

aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles.

4. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

3. En Elija dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.

SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un

nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en

Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en. 1. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el

primer gráfico que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el gráfico. 2. En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto

Nombre de gráfico.




SUGERENCIA Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades

para expandir el grupo. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR.

NOTAS

Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente.

Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

3.2. Modificar gráficos Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo títulos de gráfico y de eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje. Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo. Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

Agregar un título al gráfico

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico. 4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que

desee.

SUGERENCIA Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la

línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la

minibarra de herramientas que desee usar.

SUGERENCIA También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo

Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.




Agregar títulos de eje

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje.

3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

SUGERENCIA Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también

en Título de eje horizontal secundario. Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje

vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

SUGERENCIA Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic también en

Título de eje vertical secundario. Para agregar un título a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Título de eje de

profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

NOTA Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real,

por ejemplo un gráfico de columnas 3D. 4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que

desee.

SUGERENCIA Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la

línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la

minibarra de herramientas que desee usar. Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

NOTAS

Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.

Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico que no admita ejes secundarios.

Agregar etiquetas de datos

1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las

series de datos, haga clic en el área del gráfico. Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie

de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar. Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de

datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee




etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.

NOTA Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que

utilice.

Quitar títulos o etiquetas de datos de un gráfico

1. Haga clic en el gráfico. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.

Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.

Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

SUGERENCIA Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a

continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

Mostrar u ocultar una leyenda

Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubicación después de crear el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.

SUGERENCIA Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un

gráfico, puede seleccionarla y, a continuación, presionar SUPRIMIR. También puede hacer clic




con el botón secundario en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.

Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.

NOTA Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área

de trazado se ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el área de trazado no se ajustará automáticamente.

Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda y luego seleccione la opción de presentación que desee.

SUGERENCIA De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los gráficos. Si

tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico. Sugerencia Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales modificando los datos correspondientes de la hoja de cálculo. Para usar otras opciones de modificación o para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de cálculo, puede realizar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (pestaña Diseño, grupo Datos, botón Seleccionar datos).

Mostrar u ocultar los ejes principales

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.

Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.

Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más opciones del eje horizontal primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de profundidad.

Mostrar u ocultar los ejes secundarios

1. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario.




2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la

selección. 3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación,

en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar. 4. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

5. Siga uno de estos procedimientos: Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en

la opción de presentación deseada.

SUGERENCIA Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de gráfico

sólo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos a gráfico de líneas.

3. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opción de presentación deseada.

NOTA Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical

secundario.

4. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal secundario y luego en Ninguno.

SUGERENCIA También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar

la tecla SUPRIMIR.

Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar líneas de cuadrícula del gráfico. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula.

3. Haga lo siguiente:

Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.




Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, también puede hacer clic en Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.

Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.

Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula secundaria y luego en Ninguna.

Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.

Mover un gráfico

Para mover un gráfico, arrástrelo como cualquier otro objeto a la ubicación que desee.

Cambiar el tamaño de un gráfico

Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos: Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el

tamaño que desee. En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de

forma y Ancho de forma.

SUGERENCIA Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la ficha Formato, en el

grupo Tamaño, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. En la ficha Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la orientación o la escala del gráfico. En la ficha Propiedades, puede especificar cómo desea que se modifique la posición o el tamaño del gráfico en relación con las celdas de la hoja de cálculo.

3.3. Formatear gráficos Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de

agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle

rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y

estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede

personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los

elementos del gráfico.

Aplicar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un diseño

predefinido.




De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño,

Presentación y Formato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee

usar.

NOTA Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico

estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

SUGERENCIA Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

Aplicar un estilo de gráfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un estilo

predefinido.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño,

Presentación y Formato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee

usar.

NOTA Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán

disponibles en la galería Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño.

SUGERENCIA Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más

Cambiar manualmente el diseño de elementos del gráfico

1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente

para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de

gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha

situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el

elemento que desee.




2. En la pestaña Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el

botón del elemento de gráfico que corresponda al elemento de gráfico que seleccionó

y luego haga clic en la opción de diseño deseada.

NOTA Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico que haya

seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se

aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las

etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico

1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente

para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de

gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha

situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el

elemento que desee.

2. En la pestaña Formato, siga uno o varios de estos procedimientos:




Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual,

haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones

que desee.

Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo

Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma,

Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de

formato que desee.

Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el

grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno

de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las

opciones de formato que desee.

NOTA Después de aplicar un estilo de WordArt, éste no se puede eliminar. Si ya no desea el

estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de

herramientas de acceso rápido para volver al formato de texto anterior.

SUGERENCIA Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del gráfico,

puede hacer clic con el botón secundario en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las

opciones de formato que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los

botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente).




4. Analizar datos usando Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares. Por ejemplo, el siguiente informe de tabla dinámica muestra cómo se comparan las ventas totales del departamento de golf correspondientes al tercer trimestre (que se encuentran en la celda F3) con las ventas de otro deporte o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

Datos de origen, en este caso, de una hoja de cálculo

Valores de origen del resumen del Trim3 de golf en el

informe de tabla dinámica

Informe de tabla dinámica

Resumen de los valores de origen en C2 y C8 de los

datos de origen

IMPORTANTE Si bien también puede crear un informe de tabla dinámica para un origen de

datos externos, en este artículo de inicio rápido se describe cómo crear uno para los datos de la hoja de cálculo.

4.1. Crear un informe Tabla dinámica

Definir el origen de datos del informe de tabla dinámica

Para usar datos de la hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del

rango de celdas que contiene los datos.

Para usar los datos de una tabla de Microsoft Excel como origen de datos, haga clic en

una celda dentro de la tabla de Excel.

NOTA Asegúrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los

encabezados en la tabla y, asimismo, que no hay filas en blanco en el rango o tabla.




Crear el informe de tabla dinámica

1. En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla dinámica.

SUGERENCIA Para crear un gráfico dinámico basado en el informe de tabla dinámica, haga

clic en la flecha situada debajo de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico

dinámico.

2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, asegúrese de que Seleccione una tabla

o rango está seleccionado y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe el

rango de las celdas.

Excel determina automáticamente el rango del informe de tabla dinámica, pero puede

reemplazarlo por otro rango diferente o por un nombre que haya definido para el rango.

Para los datos en otra hoja de cálculo u otro libro, incluya el nombre del libro y hoja de cálculo

usando la sintaxis [nombreDeLibro]nombreDeHoja!rango.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar el cuadro de

diálogo de forma temporal, seleccionar el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer

clic en Expandir diálogo .

3. Realice una de las siguientes acciones:

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva

empezando por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocar el informe de tabla dinámica en una ubicación específica en una

hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a

continuación, en el cuadro Ubicación, escriba la primera celda del rango de

celdas en la que desea ubicar el informe de tabla dinámica.

4. Haga clic en Aceptar.




Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la Lista

de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar

el informe de tabla dinámica.

NOTA Si también ha creado un gráfico dinámico, éste se muestra encima del informe de

tabla dinámica asociado. Un informe de tabla dinámica y su gráfico dinámico asociado

correspondiente siempre deben estar en el mismo libro.

Agregar campos al informe de tabla dinámica

En Lista de campos de tabla dinámica, realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la

casilla junto al nombre del campo en la sección del campo.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área

Etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área Valores y las

jerarquías de fecha y hora de procesamiento analítico en línea (OLAP) se

agregan al área Etiquetas de columna.

La sección de campo contiene los nombres de campo de los campos

que se pueden agregar a la sección de diseño

La sección de diseño contiene las áreas Filtro de informe,

Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Valores.

Para colocar un campo en un área específica de la sección de

diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre de campo en la

sección del campo y, a continuación, seleccione Agregar a filtro de

informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o

Agregar a valores.

Para arrastrar un campo al área que desea, haga clic y mantenga

presionado en el nombre del campo en la sección de campo y, a

continuación, arrástrelo hasta un área en la sección de diseño.

SUGERENCIA Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos

más tarde según sea necesario; para ello, deberá hacer clic con el botón secundario en los

campos de la sección de diseño y seleccionar el área que desee, o bien arrastrar los campos

entre las áreas de la sección de diseño.

Pasos siguientes

Para adquirir una buena idea de lo que puede hacer en el informe de tabla dinámica,

haga clic en las pestañas Opciones y Diseño en Herramientas de tabla dinámica, que

estarán disponibles si hace clic en cualquier lugar de la tabla dinámica. A continuación,

examine los grupos y opciones incluidos en cada pestaña.

También puede tener acceso a opciones y características que están disponibles para

elementos específicos de la tabla dinámica si hace clic en dichos elementos.




4.2. Analizar datos usando Gráficos dinámicos

Un informe de gráfico dinámico proporciona una representación gráfica de los datos de un

informe de tabla dinámica, que en este caso se denomina informe de tabla dinámica asociado.

Un informe de gráfico dinámico es interactivo, lo que significa que se puede ordenar y filtrar

para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinámica. Cuando se crea un informe de

gráfico dinámico, se muestran filtros de informe de gráfico dinámico en el área del gráfico para

poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico. Los cambios que

realice en el diseño de campo y los datos en el informe de tabla dinámica asociado se

reflejarán inmediatamente en el informe de gráfico dinámico.

Un informe de gráfico dinámico muestra series de datos, categorías, marcadores de datos y

ejes al igual que los gráficos estándar. Puede cambiar asimismo el tipo de gráfico y otras

opciones como los títulos, la ubicación de la leyenda, las etiquetas de datos y la ubicación del

gráfico.

Puede crear un informe de gráfico dinámico automáticamente al crear un informe de tabla

dinámica, o bien a partir de un informe de tabla dinámica ya existente.

Como crear un gráfico dinámico

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica, agregando las pestañas

Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Gráfico dinámico.




3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en el tipo y en el subtipo de gráfico

que desee. Puede usar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de

burbujas o de cotizaciones.


El informe de gráfico dinámico que aparece tiene filtros de informe de gráfico dinámico que

puede usar para cambiar los datos que se muestran en el gráfico.

NOTAS

El informe de gráfico dinámico y el informe de tabla dinámica asociado siempre deben

estar en el mismo libro.

Si inserta un gráfico estándar para los datos de tabla dinámica (pestaña Insertar, grupo

Gráficos), el gráfico será un gráfico dinámico asociado con el informe de tabla

dinámica.




5. Insertar objetos gráficos

5.1. Insertar y modificar imágenes e Imágenes prediseñadas

Insertar imágenes prediseñadas

1. Abra la hoja de cálculo a la que desea agregar imágenes prediseñadas.

2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imágenes prediseñadas.

3. En el panel de tareas de la Galería de imágenes, en el cuadro de texto Buscar, escriba

una palabra o frase que describa la imagen prediseñada que desea usar o escriba todo

el nombre o parte del nombre de archivo de la imagen prediseñada.

Para limitar la búsqueda, en la lista Los resultados deben ser, seleccione las casillas de

verificación junto a Ilustraciones, Fotografías, Videos y Audio para buscar esos tipos de

medios.

4. Haga clic en Ir.

5. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseñada para insertarla.

Insertar imágenes de archivo

NOTA Para insertar una imagen desde su escáner o cámara, use el software del escáner o la

cámara para transferir la imagen a su equipo. Guarde la imagen y, a continuación, insértela de

acuerdo con las instrucciones siguientes. Para obtener más información sobre cómo transferir

un archivo de imagen desde la cámara o escáner al equipo, consulte la documentación incluida

con la cámara o el escáner.

1. Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen.

2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen.

3. Encuentre la imagen que desea insertar y haga doble clic sobre ella. Por ejemplo,

puede tener una imagen en la carpeta Mis Documentos.

Para agregar varias imágenes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic

en las imágenes que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar.




4. Para cambiar el tamaño de una imagen, seleccione la imagen que insertó en la hoja de

cálculo. Para aumentar o disminuir el tamaño en una o más direcciones, arrastre un

controlador de tamaño hacia el centro o alejándolo de él mientras sigue uno de estos

procedimientos:

Para mantener el centro de un objeto en el mismo lugar, mantenga presionada

la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de tamaño.

Para mantener las proporciones del objeto, mantenga presionada la tecla

MAYÚS mientras arrastra el controlador de tamaño.

Para mantener las proporciones del objeto y mantener el centro en el mismo

lugar, mantenga presionadas las teclas CTRL y MAYÚS mientras arrastra el

controlador de tamaño.

NOTAS

Al agregar imágenes se puede aumentar significativamente el tamaño de su libro.

Puede ajustar el tamaño del archivo al modificar las opciones de resolución de una

imagen y la calidad de compresión de ella.

Si inserta una imagen usando las opciones Vincular a archivo o Insertar y vincular,

realiza cambios como agregar efectos artísticos, selecciona la opción Descartar datos

de edición en Tamaño y calidad de la imagen (en Opciones, ficha Avanzado) y luego

guarda el archivo, cuando vuelva a abrir el archivo verá la imagen original. Esto ocurre

porque los datos de edición de la imagen han sido eliminados. Para conservar tanto el

vínculo como las modificaciones, no active la casilla de verificación Descartar datos de

edición.

Vincular a archivo agrega un vínculo a la imagen y ése es el único origen para la imagen. Si

abre el libro sin tener acceso a la ubicación del archivo, en lugar de ver la imagen verá un X

roja. Insertar y vincular establece un vínculo a la imagen pero además agrega una copia al

archivo. Si abre el libro sin tener acceso a la ubicación del archivo, verá la imagen insertada.

Cambiar la resolución de una imagen

Cuando no se necesita cada píxel de una imagen para obtener una versión aceptable de éste

para cumplir con su propósito, puede reducir o cambiar la resolución. La reducción o el cambio

de resolución pueden ser eficaces con imágenes que se han reducido de tamaño ya que en

este caso aumentan sus puntos por pulgada (ppp). Cambiar la resolución puede afectar a la

calidad de la imagen.

1. Haga clic en la imagen o las imágenes cuya resolución desea cambiar.

2. En Herramientas de imagen en la ficha Formato del grupo Ajustar, haga clic en

Comprimir imágenes.




Si no ve las fichas Herramientas de imagen y Formato, asegúrese de que ha seleccionado una

imagen. Es posible que deba hacer doble clic en la imagen para seleccionarla y abrir la ficha

Formato.

3. Para cambiar la resolución de las imágenes seleccionadas únicamente y no de todas las

imágenes del archivo, active la casilla de verificación Aplicar sólo a esta imagen.

4. En Destino, haga clic en la resolución que desee.

NOTA La opción Usar resolución del documento usa la resolución configurada en la ficha

Archivo. De forma predeterminada, se configura para imprimir (220 ppp), pero se puede

cambiar la resolución de imagen predeterminada.

Eliminar las áreas recortadas de una imagen

Si ha recortado una imagen, puede eliminar las áreas recortadas para reducir el tamaño del

archivo. También es aconsejable hacerlo para impedir que otras personas puedan ver las

partes de la imagen que quitó.

IMPORTANTE Esta acción no puede deshacerse, por lo que debería hacerlo solo después de

estar seguro de haber realizado los cambios deseados.

1. Haga clic en la imagen o las imágenes para las que desea descartar información no

deseada.

2. En Herramientas de imagen en la ficha Formato del grupo Ajustar, haga clic en

Comprimir imágenes.

NOTA Si no ve las fichas Herramientas de imagen y Formato, asegúrese de que ha

seleccionado una imagen. Es posible que deba hacer doble clic en la imagen para seleccionarla

y abrir la ficha Formato.

3. Para quitar áreas recortadas de la imagen o las imágenes seleccionadas únicamente y

no de todas las imágenes del documento, active la casilla de verificación Aplicar sólo a

esta imagen.

4. En Opciones de compresión, active la casilla de verificación Eliminar las áreas

recortadas de las imágenes.




5.2. Dibujar y modificar formas En Excel, puede dibujar formas en una hoja de cálculo fácilmente y conectarlas entre sí con conectores.

Dibujar un rectángulo

1. Haga clic en la ficha Insertar.

2. Haga clic en Formas en Ilustraciones.

3. Haga clic en (Rectángulo) en Rectángulos.

4. Arrastre sobre la hoja de cálculo para dibujar un rectángulo.




Se inserta un rectángulo.

Dibujar una forma libre

1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. Haga clic en Formas en Ilustraciones.

3. Haga clic en (Forma libre) en Líneas.

4. Haga clic una vez y, a continuación, haga clic en otro punto en la hoja de cálculo para dibujar una línea recta.

Arrastre sobre el lienzo de dibujo para dibujar una línea de forma libre.




5. Haga doble clic en el punto final en la forma libre que está dibujando para terminar de dibujar la forma libre.

Sugerencia: ¿cómo modifico una forma libre? Si desea modificar la forma de una forma libre, puede utilizar Editar forma.

1. Haga clic en la forma libre que desee modificar.

Se muestra la ficha Formato en Herramientas de dibujo.

2. Haga clic en (Editar forma) en Insertar formas.

3. Haga clic en Modificar puntos.

Aparecen cuadrados negros pequeños en cada vértice de la forma libre.




4. Arrastre el cuadrado negro pequeño del vértice cuya posición desee modificar.

La forma de la forma libre cambiará a medida que desplace el cuadrado negro pequeño del vértice.

5.3. Ilustrar el flujo de trabajo usando gráficos SmartArt Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información (como un diagrama) que se puede crear fácilmente. Además puede elegir entre muchos diseños diferentes para comunicar eficazmente el mensaje o las ideas.

Crear un gráfico SmartArt y agregarle texto

1. En la pestaña Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

Para hacerlo sin usar el mouse, presione Alt, luego N y, posteriormente, M para abrir el cuadro de diálogo Elemento gráfico SmartArt

2. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en el tipo y diseño que desee:

Tipo Lista puede seleccionar información agrupada o no secuencial.

Tipo Jerarquía puede seleccionar un diseño para mostrar un árbol de decisión o crear un organigrama.

Tipo Relación puede ilustrar conexiones.

Tipo Matriz puede mostrar cómo las partes se relacionan con un todo. Para seleccionar el tipo de gráfico que desee sin usar el mouse, presione Flecha arriba o Flecha abajo. A continuación, presione TAB para desplazarse al panel de tareas Diseño. Presione las teclas de flecha para seleccionar el diseño que desee y presione Entrar para insertar el texto seleccionado.




3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos: Haga clic en [Texto] en el panel Texto y a continuación escriba el texto. Copie texto desde otro lugar o programa. Haga clic en [Texto] en el panel

Texto y a continuación pegue el texto. Nota

Si el panel Texto no se puede ver, haga clic en el control.

Haga clic en un cuadro en el elemento gráfico SmartArt y luego escriba el texto. Para

obtener los mejores resultados, use esta opción después de agregar todos los cuadros que desee.

Agregar o eliminar formas en un gráfico SmartArt

1. Haga clic en la forma existente del elemento gráfico SmartArt más cerca del lugar

donde desea agregar la nueva forma. 2. En Herramientas de SmartArt en la pestaña Diseño del grupo Crear gráfico, haga clic

en la flecha debajo de Agregar forma.

Si no ve las pestañas Herramientas de SmartArt o Diseño, asegúrese de que ha seleccionado una forma en el elemento gráfico SmartArt. Es posible que deba hacer doble clic en el elemento gráfico SmartArt para abrir la pestaña Diseño.

3. Siga uno de estos procedimientos: Para insertar una forma detrás de la forma seleccionada, haga clic en Agregar

forma detrás. Para insertar una forma delante de la forma seleccionada, haga clic en Agregar

forma delante.

NOTAS

Para agregar una forma desde el panel Texto, haga clic en una forma existente, mueva el cursor delante o detrás del texto donde desea agregar la forma y a continuación presione Entrar.




Para eliminar una forma del elemento gráfico SmartArt, haga clic en la forma que desea eliminar y luego presione Supr. Para eliminar todo el elemento gráfico SmartArt, haga clic en el borde del elemento gráfico SmartArt y luego presione Supr.

Cambiar los colores y aplicar estilos

Puede aplicar variaciones de color derivadas del tema de colores a las formas del elemento gráfico SmartArt, y aplicar el estilo que desee.

1. Haga clic en una forma en el elemento gráfico SmartArt. 2. En Herramientas de SmartArt en la pestaña Diseño del grupo Estilos SmartArt, haga

clic en Cambiar colores, y en Estilos SmartArt.

5.4. Crear capas y agrupar objetos gráficos

Los objetos se apilan automáticamente en capas individuales según se van añadiendo. Al

superponerse se muestra el orden de apilación, el objeto superior cubre una parte del objeto

que se encuentra debajo.

Puede mover objetos individuales o grupos de objetos de una pila. Por ejemplo, puede mover

simultáneamente los objetos de una capa hacia arriba o hacia abajo, o bien los objetos desde

la parte superior a la inferior de la pila en un solo movimiento. Puede superponer objetos al

dibujar para crear efectos diferentes.

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el componente individual (o en un

conjunto de componentes agrupados) que desea traer al frente o enviar al fondo.

NOTA Si los objetos, marcadores de posición o formas se encuentran apilados y no puede

tener acceso a ellos de forma individual, deberá usar el panel Selección y visibilidad.




Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la forma y en el menú seleccione una

opción para moverla al frente o enviarla al fondo.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Para traer el componente de una diapositiva al frente de un grupo de

componentes apilados, seleccione Traer al frente y, a continuación, haga clic

en Traer al frente.

Para mover un componente de la diapositiva un lugar hacia adelante en el

orden de apilamiento, seleccione Traer al frente y, a continuación, haga clic en

Traer adelante.

Para enviar un componente de una diapositiva al fondo de un grupo de

componentes apilados, seleccione Enviar al fondo y, a continuación, haga clic

en Enviar al fondo.

Para enviar un componente de la diapositiva un lugar hacia atrás en el orden

de apilamiento, seleccione Enviar al fondo y, a continuación, haga clic en

Enviar atrás.




Agrupar objetos

1. Seleccione los objetos que desee agrupar.

Para seleccionar varios objetos, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona

cada objeto.

2. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en Agrupar.

Desagrupar objetos

1. Seleccione el grupo que desee desagrupar.

2. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en

Desagrupar.

Para continuar, cuando aparezca el cuadro de mensajes, haga clic en Sí.

Para cambiar un objeto individual, continúe seleccionando y desagrupando objetos hasta que

el objeto que desee esté disponible.

3. Utilice las herramientas en la barra de herramientas Dibujo para cambiar el objeto.

Reagrupar objetos

1. Seleccione cualquiera de los objetos que antes estaban agrupados.

2. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en

Reagrupar.

6. Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de

Excel

6.1. Personalizar el entorno de Excel Puede personalizar el entorno de trabajo, configurando las rutas predeterminadas en las que

se albergarán los libros de trabajo, el número de hojas que aparecerán por cada nuevo libro

que cree, si los cálculos serán manuales o automáticos, la configuración del idioma, etc.

Para ello, vaya Archivo > Opciones. Desde aquí tendrá acceso a toda la configuración general

del entorno de trabajo.




6.2. Personalizar libros de trabajo

Puede personalizar sus libros de trabajo, con respecto a la información de autor,

departamento, asociación, etc, y cualquier información que necesite.

Para ello, en Archivo > Información, pinche en Propiedades Avanzadas.

Cree y modifique los campos que quiera personalizar para sus libros de trabajo.




6.3. Maneje temas Para cambiar el tema del documento que se aplica de manera predeterminada en Excel, seleccione otro tema del documento predefinido o un tema del documento personalizado. Los temas del documento que se aplican afectan a los estilos que se pueden usar en el documento.

1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en Temas.

El grupo Temas en la ficha Diseño de página en Excel 2010

2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para aplicar un tema del documento predefinido, en Integrado, haga clic en el

tema del documento que desea usar. Para aplicar un tema del documento personalizado, en Personalizado, haga

clic en el tema del documento que desea usar.

NOTA Personalizado solo está disponible si ha creado uno o más temas del documento

personalizados.

Puede personalizar Colores del tema , Fuente del tema y Efectos del tema

1. En el grupo Temas de la ficha Diseño de página, haga clic en la opción a personalizar.

El grupo Temas en la ficha Diseño de página en Excel 2010

2. Personalice todo lo necesario a Colores, Fuentes y Efectos 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre apropiado para los nuevos colores del tema

y luego haga clic en Guardar.




6.4. Crear y usar plantillas 1. Si guarda un libro en una plantilla por primera vez, empiece por establecer la

ubicación de plantillas personales predeterminada:

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. Haga clic en Guardar y, en Guardar libros, escriba la ruta de acceso a la

ubicación de plantillas personales en el cuadro Ubicación de plantillas

personales predeterminada.

Normalmente, esta ruta es: C:\Users\Public Documents\My Templates.


Una vez establecida esta opción, todas las plantillas personalizadas que guarde en la carpeta

Mis plantillas aparecen automáticamente en Personales en la página Nuevo (Archivo >

Nuevo).

2. Abra el libro que desee usar como plantilla.

3. Haga clic en Archivo > Exportar.

4. En Exportar, haga clic en Cambiar el tipo de archivo.

5. En el cuadro Tipos de archivo de libro, haga doble clic en Plantilla.

6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.

7. Haga clic en Guardar y cierre la plantilla.

Para usar cualquier plantilla, solo tendrá que acceder a la ruta en la cual la guardó.
