guia para realizar proyectos de mejora
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Habilidades de Gestión Directiva 1
Guía para Guía para realizar realizar
proyectos proyectos de de
mejora. mejora.
Guía para Guía para realizar realizar
proyectos proyectos de de
mejora. mejora.
Habilidades de Gestión Directiva 2
Objetivos del tema:
General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodología estandarizada para la planeación de sus actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.
Particulares:
1. Comprender los usos del proyecto de mejora
2. Revisar y unificar la metodología para la elaboración de proyectos de mejora.
3. Aplicar la metodología, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados
Habilidades de Gestión Directiva 3
El Proyecto de Mejora.
¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo
aplica?
¿Cómo se controla
su aplicación?
Es un documento que
representa la actividad
imprescindible de todo
programa de gestión de
calidad, el que más necesita
de un enfoque interno y de
auto compromiso. Inicia con la
identificación de una
oportunidad de mejora en
algún aspecto de los servicios
que se están ofreciendo (el
“problema” de calidad en
terminología tradicional).
Cada Jefe de Servicio, Jefes
de Piso de Enfermería,
Directores, Jefes de División,
en fin cada mando directivo
que tenga definido un tramo de
control
Para establecer los
lineamientos de trabajo y
organizar al equipo en
base a la definición de
roles, responsabilidades,
y tiempos, que permitan
elevar el nivel de calidad ,
al máximo posible.
Todo el personal
que se integra
como equipo de
mejora continua.
A través del
cumplimiento de
metas, mismas que
deben de estar
definidas en base al
logro esperado en
determinado tiempo.
También a través de
indicadores para
medir sus
resultados.
Documento que describe la planificación de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: ¿Cuál es el problema?, ¿Por qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se
hará?, ¿Qué resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo?
Habilidades de Gestión Directiva 4
Etapas:
Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta:
AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema)
En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en términos concretos, explícitos y específicos, apoyándose en hechos y datos, representándolos en forma tal que sea fácil de visualizar y entender en función del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o errorSe utilizan Histogramas y Métodos Gráficos.
Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificación y definición del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su riesgo, costo y volumen.
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DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ
Para eliminar realmente el problema, se necesita realizar un análisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El análisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situación actual.Se utilizan herramientas como Diagrama Causa-efecto (espina de pescado)Diagrama de pareto.Análisis de procesos.
Los resultados del análisis del problema y la aplicación de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en el punto 2: Análisis de causas del problema. En este punto se presentan los gráficos y el análisis de los mismos, integrando un conclusión que explique la causa raíz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o área de oportunidad.
Habilidades de Gestión Directiva 6
DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN
Una vez identificada la causa raíz se toma la decisión acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raíz, es necesario definir propuestas de acción para cada de ellas. Para la selección de las mejores alternativas de acción es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte del problema? Factibilidad.- ¿Se puede implantar la solución? Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará resultados? ¿Es una solución de corto o largo plazo? Orientación al usuario.- ¿Satisface los requisitos del usuario?¿Mejora el servicio? Eficacia.- ¿Es una solución costo-efectividad?
En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionará el problema mediante la eliminación o disminución de las causas raíz. Y en el punto 4 se presentan los planes de acción, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarán para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y término y estatus.
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EJECUCIÓN DE ACCIONES
Esta etapa constituye la toma de acción para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qué. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitación a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qué hacer y cómo hacerlo bien.
Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de acción, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitácoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc)
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SEGUIMIENTO
Una vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de acción se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la información que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientación o redefinición de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el después Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Gráficos de control. Tableros y semáforos de indicadores. Histogramas
Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluación cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluación y seguimiento, del formato, en donde se hace una realización de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estándares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.
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TERMINO DEL PROYECTO.
Se anexa formato electrónico de “Avances y Resultados de los Equipos de Mejora” para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que deberán emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 días de cada mes, a la Coordinación de Sistemas de Administración por Calidad.
En el formato electrónico establecido por la Unidad de Evaluación a Delegaciones.
Habilidades de Gestión Directiva 10
COMPONENETES DEL PROYECTO.
1. Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta
PORQUÉ ABORDARLO ,
2. Análisis de causas: Responde a la pregunta PORQUÉ OCURRE,
3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta
responde a las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QUÉ PLAZO
4. Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIÉN Y CUÁNDO.
5. Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
6. Identificación del Proyecto. Autorización del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIÉN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
7. Autorización del Proyecto
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APLICACIÓN PRÁCTICA: APLICACIÓN PRÁCTICA:
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Definición del problema. Primer paso Priorizar la problemática:
1.Costo:
2.Riesgo:.
3.Volumen:.
4.Factibilidad.
1.Costo:
2.Riesgo:.
3.Volumen:.
4.Factibilidad.
PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN
FACTIBILIDAD
SUMA
Diferemiento de cirugías.
Alto índice de quejas de los pacientes y
familiares.
Alta tasa de infecciones.
Estancia prolongada en hospitalización.
Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchísimo
Habilidades de Gestión Directiva 13
Descripción del problema:
1. Redacta un enunciado que describa el problema.
2. ¿A quienes afecta y como les afecta?
3. ¿Qué impacto tiene en los procesos del hospital?
4. ¿Qué riesgos le implica al paciente?
5. ¿Qué riesgos le implica a los trabajadores?
6. ¿Cuánto cuesta tener el problema?
7. ¿Con cuánta frecuencia se presenta?
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Justificación del proyecto.
1. ¿Desde cuándo se presenta el problema?
2. ¿Qué se ha hecho para solucionarlo y qué resultados se han
obtenido?
3. ¿Porqué es urgente resolverlo?
4. ¿Porqué es factible que se pueda resolver?
5. ¿Qué interés político, económico, social o sanitario hay en resolverlo?
6. ¿Quién se beneficia con su solución?
7. ¿En que plazo se verían los resultados?
8. ¿El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. ¿Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
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Determinación de causas.
Leer página 10 a la 13 de la Guía.
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Analizar el problema
Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qué ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientará sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situación, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( también conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la página siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:
DIAGRAMA CAUSA - EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
EFECTO
CATEGOR ÍA
CATEGOR ÍACATEGOR ÍA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
CAUSA
CATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
DIAGRAMA CAUSA - EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
Problema
CATEGOR ÍA
CATEGOR ÍACATEGOR ÍA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
CAUSA
CATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA
CAUSA RA ÍZ
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Insatisfacción Quejas
De los pacientes
Materiales Mano de obra (Personas)
Métodos. Medio ambiente
Falta de capacidadFalta de medicamentos
instalacionesTramites
largos
Retrasos en la atención
Falta de ropa
Mal trato
Falta de privacidad
Actitud negativa
Perfil deficiente.
Falta de aseo Maquinas
Cpm insuficiente
Provedores inclumplidos
Falta de mantenimiento
Falta de personal
Descuido en laatención
Abuso de autoridad
Error en receta
normatividad
Negativa De atención
Ejemplo diagrama de Ishikawa.
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Priorización de causas con Pareto.
Motivo de insatisfacción. Casos en un año.
Motivos ordenados casos Frecuencia acumulada
% de FA
Maltrato114
Instalaciones.195 195 18%
Falta de medicamentos.186
Falta de medicamentos. 186 381 36%
Descuido en la atención.178
Descuido en la atención. 178 559 52%
Falta de capacidad.98
Retraso en la atención. 163 722 67%
Instalaciones.195
Maltrato114 836 78%
Retraso en la atención.163
Falta de capacidad. 98 934 87%
Trámites largos75
Trámites largos75 1009 94%
Otros. 64
Otros. 64 1073 100%
Total de casos1073 1073
Habilidades de Gestión Directiva 19
0
50
100
150
200
250
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Frecuencia
%
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Etapa 3. Definición de propuestas y plan de acción.
Causa o aspecto a Causa o aspecto a mejorar.mejorar.
Objetivos: Objetivos: Metas comprometidasMetas comprometidas
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Plan de acción.
Causa o aspecto a mejorar:
Objetivo: Meta:
Actividad Responsable Inicio Término Estatus
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Etapa 4 y 5. Ejecución de acciones y seguimiento.
SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodología con enfoque Short Kaizen)
EtapaFecha Inicio
Planeada
Fecha Inicio Real
Fecha termino Planead
a
Fecha termino
Real
AVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA
1
AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema)
2DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ
3DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN
4EJECUCIÓN DEACCIONES
5 SEGUIMIENTO
6TERMINO DEL PROYECTO.
Reporte de avances por etapa. Reporte de avances por etapa.
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MEDICIÓN DE RESULTADOS
NOMBRE DEL
INDICADOR
Valor de Medición
Inicial
% de variación
con el estandar/
Meta Comprome
tida
Estandar/ Meta Comprometida
1°
MEDICIÓN
2°
MEDICIÓN
3°
MEDICIÓN
4°
MEDICIÓN
5° MEDICI
ÓN
MEDICIÓN
OBTENIDA AL
TERMINO DEL
PROYECTO
Habilidades de Gestión Directiva 24
Identificación del proyecto. DATOS GENERALES
Delegación Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicación del proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO
Objetivo del
Proyecto
Metas del Proyecto
Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor
VCIC Línea de AcciónFECHA DE SOLICITU
D
Fecha de inicio
Fecha de Cierre
Nombre del Líder del Equipo
Motivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta
compromiso
DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA
No. Nombre Categoria / Puesto Adscripción
1
2
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Recomendaciones de fondo.
2.2.1. Estilo de redacción de cada componente.
5. Plan de Acción. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitándose a decir el qué se quiere hacer sin calificativos, solo la acción concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y término de cada actividad.
6. Formas de Evaluación y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirán
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en éste rubro quedarían incluidos los relacionados con satisfacción
del usuario y quejas), no limitándose a indicadores de eficacia.
7. Identificación del Proyecto. Se especifica con día, mes y año la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborará informe y presentarán resultados.
8. Autorización del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatría, Director de la Unidad y Coordinador del Comité de Calidad ó del Jefe de la División de
Calidad cuando éste último no Coordine el Comité de Calidad.
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PRODUCTO FINAL.
1. Determinar un problema a resolver.
2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.
3. Aplicar la metodología para elaborar un proyecto de mejora.
4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripción del problema y
análisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)
5. Entregar el segundo avance: Elaboración de propuestas de mejora y
plan de acción, el 29 y 31 de octubre.
6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de diciembre.
7. Presentar la primera medición de resultados, como parte del producto
final del Diplomado, en la última sesión del mismo.
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Si que crees que no es posible cambiar,
no habrá cambio, pero si crees que
habrá cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo….
Esa es TU ALTERNATIVA.
Noam Chomsky.
NO ES POSIBLE MEJORAR SIN
CAMBIAR