*Gua para realizar proyectos de mejora.

*Objetivos del tema: General:Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que se cuente con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:Comprender los usos del proyecto de mejoraRevisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de mejora.Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados

*El Proyecto de Mejora. Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?

Por qu debe realizarse?Quin lo elabora?Para qu sirve?Quin lo aplica?Cmo se controla su aplicacin?Es un documento que representa la actividad imprescindible de todo programa de gestin de calidad, el que ms necesita de un enfoque interno y de auto compromiso. Inicia con la identificacin de una oportunidad de mejora en algn aspecto de los servicios que se estn ofreciendo (el problema de calidad en terminologa tradicional).Cada Jefe de Servicio, Jefes de Piso de Enfermera, Directores, Jefes de Divisin, en fin cada mando directivo que tenga definido un tramo de controlPara establecer los lineamientos de trabajo y organizar al equipo en base a la definicin de roles, responsabilidades, y tiempos, que permitan elevar el nivel de calidad , al mximo posible. Todo el personal que se integra como equipo de mejora continua. A travs del cumplimiento de metas, mismas que deben de estar definidas en base al logro esperado en determinado tiempo. Tambin a travs de indicadores para medir sus resultados.

*Etapas:

Etapa:Qu se hace.Cmo se documenta:AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en trminos concretos, explcitos y especficos, apoyndose en hechos y datos, representndolos en forma tal que sea fcil de visualizar y entender en funcin del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o errorSe utilizan Histogramas y Mtodos Grficos.Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificacin y definicin del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su riesgo, costo y volumen.

*

DETERMINACIN DE CAUSA RAIZPara eliminar realmente el problema, se necesita realizar un anlisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El anlisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situacin actual.Se utilizan herramientas como Diagrama Causa-efecto (espina de pescado)Diagrama de pareto.Anlisis de procesos. Los resultados del anlisis del problema y la aplicacin de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en el punto 2: Anlisis de causas del problema. En este punto se presentan los grficos y el anlisis de los mismos, integrando un conclusin que explique la causa raz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o rea de oportunidad.

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DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCINUna vez identificada la causa raz se toma la decisin acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raz, es necesario definir propuestas de accin para cada de ellas. Para la seleccin de las mejores alternativas de accin es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- Resolver todo o parte del problema? Factibilidad.- Se puede implantar la solucin? Factor tiempo.- Qu tan rpido dar resultados? Es una solucin de corto o largo plazo? Orientacin al usuario.- Satisface los requisitos del usuario?Mejora el servicio? Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad? En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionar el problema mediante la eliminacin o disminucin de las causas raz. Y en el punto 4 se presentan los planes de accin, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarn para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y trmino y estatus.

*

EJECUCIN DE ACCIONESEsta etapa constituye la toma de accin para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qu. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitacin a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qu hacer y cmo hacerlo bien. Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de accin, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitcoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc)

*

SEGUIMIENTOUna vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de accin se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la informacin que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientacin o redefinicin de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el despus Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Grficos de control. Tableros y semforos de indicadores. HistogramasUna vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluacin cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluacin y seguimiento, del formato, en donde se hace una realizacin de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estndares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.

*

TERMINO DEL PROYECTO.Se anexa formato electrnico de Avances y Resultados de los Equipos de Mejora para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que debern emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 das de cada mes, a la Coordinacin de Sistemas de Administracin por Calidad.En el formato electrnico establecido por la Unidad de Evaluacin a Delegaciones.

*COMPONENETES DEL PROYECTO. Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta PORQU ABORDARLO , Anlisis de causas: Responde a la pregunta PORQU OCURRE, Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QU PLAZOPlan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS, QUIN Y CUNDO. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA. Autorizacin del Proyecto

*APLICACIN PRCTICA:

Habilidades de Gestin Directiva*Definicin del problema. Primer paso Priorizar la problemtica: Costo: Riesgo:.Volumen:.Factibilidad. Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo

PROBLEMA:COSTORIESGOVOLU-MENFACTI-BILIDAD SUMADiferemiento de cirugas. Alto ndice de quejas de los pacientes y familiares. Alta tasa de infecciones. Estancia prolongada en hospitalizacin.

Habilidades de Gestin Directiva

*Descripcin del problema: Redacta un enunciado que describa el problema. A quienes afecta y como les afecta? Qu impacto tiene en los procesos del hospital?Qu riesgos le implica al paciente? Qu riesgos le implica a los trabajadores?Cunto cuesta tener el problema?Con cunta frecuencia se presenta?

*Justificacin del proyecto. Desde cundo se presenta el problema?Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han obtenido?Porqu es urgente resolverlo?Porqu es factible que se pueda resolver?Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo?Quin se beneficia con su solucin?En que plazo se veran los resultados?El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?Hay voluntad y capacidad para resolverlo?

*Determinacin de causas.

*Analizar el problemaPara poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIAEFECTOCATEGORACATEGORACATEGORASUBCATEGORACAUSACAUSACAUSA RAZSUBCATEGORACAUSASUBCATEGORACAUSACAUSACAUSACAUSACAUSA RAZCAUSACATEGORACAUSACAUSACAUSA RAZDIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIAProblemaCATEGORACATEGORACATEGORASUBCATEGORACAUSACAUSACAUSA RAZSUBCATEGORACAUSASUBCATEGORACAUSACAUSACAUSACAUSACAUSA RAZCAUSACATEGORACAUSACAUSACAUSA RAZ

Habilidades de Gestin Directiva*Ejemplo diagrama de Ishikawa.

Habilidades de Gestin Directiva

Insatisfaccin Quejas De los pacientes

Materiales

Mano de obra (Personas)

Mtodos.

Medio ambiente

Falta de capacidad

Falta de medicamentos

instalaciones

Tramiteslargos

Retrasos en la atencin

Falta de ropa

Mal trato

Falta de privacidad

Provedores inclumplidos

Actitud negativa

Perfil deficiente.

normatividad

Falta de aseo

Maquinas

Cpm insuficiente

Falta de mantenimiento

Falta de personal

Descuido en laatencin

Abuso de autoridad

Error en receta

Negativa De atencin

*Priorizacin de causas con Pareto.

Motivo de insatisfaccin. Casos en un ao. Motivos ordenadoscasosFrecuencia acumulada% de FAMaltrato114Instalaciones.19519518%Falta de medicamentos.186Falta de medicamentos.18638136%Descuido en la atencin.178Descuido en la atencin.17855952%Falta de capacidad.98Retraso en la atencin.16372267%Instalaciones.195Maltrato11483678%Retraso en la atencin.163Falta de capacidad.9893487%Trmites largos75Trmites largos75100994%Otros. 64Otros. 641073100%Total de casos10731073

*

Grfico6

1950.1817334576

1860.3550792171

1780.5209692451

1630.6728797763

1140.7791239515

980.8704566636

750.9403541473

641

Frecuencia

%

Hoja1

Motivo de insatisfaccin.Casos en un ao.Motivos ordenadosFrecuencia%Frecuencia acumulada

Maltrato114Instalaciones.19518%195

Falta de medicamentos.186Falta de medicamentos.18636%381

Descuido en la atencin.178Descuido en la atencin.17852%559

Falta de capacidad.98Retraso en la atencin.16367%722

Instalaciones.195Maltrato11478%836

Retraso en la atencin.163Falta de capacidad.9887%934

Trmites largos75Trmites largos7594%1009

Otros.64Otros.64100%1073

Total de casos10731073

Hoja1

1

&A

Page &P

Frecuencia

#REF!

%

Hoja2

&A

Page &P

Frecuencia

%

Hoja3

*Etapa 3. Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar.Objetivos: Metas comprometidas

*Plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar:Objetivo:Meta: ActividadResponsableInicioTrminoEstatus

Habilidades de Gestin Directiva*Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento.Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)EtapaFecha Inicio Planeada Fecha Inicio RealFecha termino Planeada Fecha termino RealAVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA1AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)2DETERMINACIN DE CAUSA RAIZ3DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIN4EJECUCIN DEACCIONES5SEGUIMIENTO6TERMINO DEL PROYECTO.

Habilidades de Gestin Directiva

*

MEDICIN DE RESULTADOSNOMBRE DEL INDICADORValor de Medicin Inicial% de variacin con el estandar/ Meta ComprometidaEstandar/ Meta Comprometida1 MEDICIN2 MEDICIN3 MEDICIN4 MEDICIN5 MEDICINMEDICIN OBTENIDA AL TERMINO DEL PROYECTO

*Identificacin del proyecto.

DATOS GENERALESDelegacinEntidad SolicitanteServicio Unidades de aplicacin del proyectoNOMBRE DEL PROYECTOObjetivo del ProyectoMetas del ProyectoNombre de PatrocinadorCargo del PatrocinadorNombre del AsesorVCICLnea de AccinFECHA DE SOLICITUDFecha de inicioFecha de CierreNombre del Lder del EquipoMotivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta compromiso DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORANo.NombreCategoria / PuestoAdscripcin12

*Recomendaciones de fondo.2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.

Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y trmino de cada actividad. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.

*PRODUCTO FINAL. Determinar un problema a resolver. Integrar un equipo de mejora en su servicio. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual) Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora y plan de accin, el 29 y 31 de octubre. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de diciembre. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.

*Si que crees que no es posible cambiar, no habr cambio, pero si crees que habr cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo.Esa es TU ALTERNATIVA. Noam Chomsky.

NO ES POSIBLE MEJORAR SIN CAMBIAR