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MARZO 2019

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica

Subdirección de Planeación

Gerencia de Organización

GUÍA TÉCNICA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE

LOS FORMATOS INSTITUCIONALES

Guía Técnica para el Registro y Control de los Formatos Institucionales

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Planeación Hoja: 2 de 23

Gerencia de Organización Código: DCPE-GT-14-018 Rev. A3

SERVICIO POSTAL MEXICANO





ÍNDICE

1. Introducción .......................................................................................................................... 4

2. Objetivo del Manual .............................................................................................................. 5

3. Ámbito de Aplicación ............................................................................................................ 5

4. Marco Jurídico ...................................................................................................................... 6

5. Glosario ................................................................................................................................ 7

6. Lineamientos Generales ....................................................................................................... 9

a Conceptos ......................................................................................................................... 9

b Registro ........................................................................................................................... 10

c Impresión Masiva ............................................................................................................. 12

d Almacenamiento/ Resguardo/ Protección ........................................................................ 12

e Físico ............................................................................................................................... 12

f Electrónico / Tecnologías ................................................................................................. 13

g Disposición ...................................................................................................................... 13

6.1. Eliminación de Formatos Institucionales .......................................................................... 13

7. Procedimientos ................................................................................................................... 14

7.1 Registro o Modificación de Formatos Institucionales ........................................................ 14

7.2 Eliminación y/o Cancelación de Formatos Institucionales ................................................. 18

8. Anexos ................................................................................................................................ 21

Ficha de Registro de Formato Institucional ............................................................................ 21

9. Vigencia .............................................................................................................................. 23





1. Introducción

Con el propósito de realizar acciones de simplificación, calidad regulatoria y contención normativa de manera permanente, con fundamento en fracción IX del artículo 21 del Estatuto Orgánico, la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, a través de la Gerencia de Organización, ha elaborado la “Guía Técnica para el Registro y Control de Formatos Institucionales”, como una herramienta para facilitar la sistematización de las formas y formatos institucionales y contribuir a un mayor conocimiento por parte del personal.

El presente manual está dirigido a todas las áreas del Servicio Postal Mexicano que deseen realizar el trámite del registro, modificación o cancelación de Formatos Institucionales, describiendo los procedimientos y políticas a observar.

Ahora bien, con fundamento en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la presente Guía, se encuentra armonizada con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el Organismo en el ámbito de sus atribuciones deberá prevenir, investigar, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y en su caso promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

En ese tenor, el Organismo a través de sus Unidades Administrativas reconoce los Derechos Humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales1 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a las personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional referido, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal a través del presente Documento Normativo está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

Asimismo, derivado de sus actividades el Servicio Postal Mexicano, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

11 Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Número de Registro 24985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.





2. Objetivo del Manual

Contar con un instrumento que establezca los procedimientos para el control de los formatos institucionales utilizados en los procesos que realizan las diferentes áreas del Servicio Postal Mexicano, contribuyendo de esta forma a la racionalización de su uso y diseño.

Además de definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición de los registros de los documentos y normativas que rigen los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano.

3. Ámbito de Aplicación

La presente Guía Técnica es de observancia general para todas las Unidades Administrativas de SEPOMEX, mismas que aplicarán los criterios generales técnicos para la emisión, modificación, actualización y eliminación de sus Formas Institucionales de carácter interno; así como de mantenerlas permanentemente actualizadas.

Los titulares de las Unidades Administrativas involucradas serán responsables de su observancia y difusión entre el personal bajo su cargo, a fin de que se constituya como una herramienta de trabajo eficaz.





4. Marco Jurídico

A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

3. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

4. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

5. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

6. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

7. Ley del Servicio Postal Mexicano.

8. Ley Federal del Trabajo.

9. Ley de Vías Generales de Comunicación.

10. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

11. Decreto de creación del Organismo descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

12. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

13. Manual de Organización Institucional.

14. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

B. Legislación Internacional

Tratados Internacionales.

1. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

2. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

3. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

4. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

5. Y demás disposiciones aplicables en la materia.





5. Glosario

Actividad Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función asignada.

Cancelación Registro erróneo por no ser una forma interna o por encontrarse duplicado o por fusión de dos o más formas, por lo que se da de baja del inventario o catálogo institucional.

Derechos Humanos

Son aquellos en los que se reconoce el origen, el valor de la persona humana y su dignidad, pudiendo ser generalizados de la manera siguiente:

El Derecho a la Integridad Personal, mediante el cual el Servicio Postal Mexicano deberá comprometerse que en el ámbito de su competencia, a toda persona se le respete su integridad física, psíquica y moral.

Así como la obligación de respetar los Derechos Humanos, en el que el Organismo se compromete a respetar los derechos y libertades reconocidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los Tratados Internacionales en los que México sea parte y a garantizar su libre y pleno ejercicio a toda persona con quien tenga alguna relación, sin discriminación alguna por motivo de raza, color, sexo, idioma, religión, opiniones políticas o de cualquier otra condición social.

Eliminación

Forma que ha sido anulada o que ya no se utiliza en un proceso o actividad o en prestación de un servicio, en consecuencia deja de ser vigente y se da de baja de los registros del inventario o catálogo institucional.

Formas Institucionales

Son el soporte documental en el cual se registran las características de las transacciones y/o actividades que se realizan dentro de los procesos, se diferencian de los formatos por incluir número de folio o ser valoradas.

Formato

Facilita el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas. Papel impreso que contiene datos fijos y campos en blanco para ser llenados con información variable, su finalidad es establecer comunicación administrativa o la prestación de servicios.

Implementación

Realización de las tareas necesarias que permitan adoptar los cambios propuestos en cada uno de los procesos analizados, afinando y ajustando todos los detalles operativos, así como el ajuste de las habilidades de las personas a las tareas nuevas.

Instrumentación Elaboración de los documentos y/o herramientas de apoyo para la puesta en marcha de la propuesta de rediseño.

Manual Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos del Organismo.

Principio de Derechos Humanos

Es aquel que promueve, orienta y da seguimiento a las políticas públicas, relacionadas con la Reforma de Derechos Humanos, que se incorporan en las Dependencias, Entidades y Órganos de la Administración Pública Federal en diversos programas.

Principio Pro Persona

Es un criterio de interpretación de derechos humanos que establece la protección más amplia a favor de la persona, ya que ante la existencia de distintas posibilidades al aplicar una norma o una interpretación normativa, obliga a elegir aquella que contenga mayor protección a la persona.





En ese sentido, frente a la existencia de diversas fuentes normativas de derechos humanos, si existiera alguna incompatibilidad entre la protección o alcance de un derecho en diferentes normas aplicables a un mismo caso, la autoridad está obligada a elegir aquella que represente una mayor protección para la persona o en su caso la que contenga una menor restricción.

Proceso Serie de actividades relacionadas entre sí, que convierten en insumos en resultados.

Reforma Constitucional

Es aquella modificación Constitucional relevante en materia de Derechos Humanos en el que la protección de los derechos de las personas debe ser el eje rector de toda la actuación estatal en nuestro país.

Lo anterior, implica que el Organismo tiene como obligaciones fundamentales para sus estricto cumplimiento: exigir, supervisar, promover, respetar, proteger, y garantizar la aplicación de los Derechos Humanos, conforme a lo previsto en Nuestra Carta Magna; dichas obligaciones son distintas y complementarias y de ninguna manera bastará cumplir con una sola de ellas.

Ahora bien, las obligaciones descritas están vinculadas con acciones para prevenir violaciones a Derechos Humanos y son compromisos cotidianos de todos los servidores públicos que intervienen en los procesos del presente Manual, por ello cualquier actuación deberá enfocarse en tener una perspectiva en dicha materia.

Por lo tanto, dicha Reforma Constitucional tiene importantes repercusiones en el quehacer de las autoridades, incluyendo, por supuesto a la Administración Pública Federal, ya que en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se establecen nuevas obligaciones en materia de Derechos Humanos y principios para su aplicación, que son ineludibles para todas las autoridades en el ámbito de su competencia.





6. Lineamientos Generales a Conceptos

1. Para solicitar la alta y/o actualización de un formato institucional, se requiere la entrega de la Ficha de

Registro de Formatos Institucionales (SPM DPE-004) mediante oficio y el boceto del formato a la Gerencia de Organización por parte del titular de la Unidad(es) Administrativa(s) solicitante.

2. La emisión, modificación y eliminación de formas y/o formatos institucionales debe solicitarse a la Gerencia de Organización, observando las disposiciones contenidas en la presente Guía Técnica.

3. Para solicitar el registro de emisión, modificación o eliminación de formatos institucionales se debe tener facultad o competencia sobre la información que se registre en los mismos, siendo el titular de la Unidad Administrativa correspondiente y su Dirección de Área los que validen y autoricen la solicitud.

4. Corresponde a la Gerencia de Organización registrar los formatos institucionales, que cumplan satisfactoriamente con los requisitos establecidos en la presente Guía Técnica, asignándole clave alfanumérica secuencial, la cual debe incorporarse a todos los ejemplares que se impriman del mismo, así como en la ficha de registro correspondiente.

5. Se debe entender por Formatos o Registros, los formularios o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y la evidencia relacionada con el sistema de trabajo de cada área. Se utilizarán siempre y cuando el área responsable considere que la información vertida en ellos, resulte de importancia para el desarrollo y/o interpretación de los procedimientos.

6. Los formatos se utilizarán para recopilar y analizar información, así como monitorear y rastrear la misma, documentar el avance y situación de un producto o servicio a través de un proceso; hacer comparaciones de un periodo a otro; como solicitudes para actividades específicas (materiales, documentos, aprobaciones, autorizaciones, dictámenes).

7. Se considerarán formatos institucionales, por su uso, los que reúnan alguna de las siguientes características:

a) Para realizar registros de diversos trámites del personal del Organismo.

b) Para realizar evaluaciones del personal de conformidad a técnicas o metodologías preestablecidas.

c) Que registren el movimiento de correspondencia y envíos a nivel nacional e internacional en cualquiera de sus fases.

d) Para realizar registros de trámites de los servicios que presta el Organismo al público usuario.

e) Que registren trámites o servicios para apoyo de las actividades que realizan las diversas Unidades Administrativas del Organismo.

f) Que registren información contable.

g) Para registrar información estadística, financiera, administrativa u operativa que sea solicitada por las distintas áreas del Organismo.

h) Para registrar el seguimiento y la identificación de la trazabilidad del proceso.

8. No se considerarán formatos institucionales, los reportes con información diversa cuyo uso se circunscriba a un área específica, modelos de documentos tales como: oficios, circulares, contratos o cualquier otro que constituya la base para la elaboración de documentos; así como formatos utilizados o solicitados por instancias externas al Organismo.





9. Un Formato institucional adquirirá valor como registro, cuando se convierta en un documento que presente resultados obtenidos o proporcione evidencia de actividades desempeñadas, según se establece en los términos y definiciones del Manual de la Calidad del Servicio Postal Mexicano aplicable.

10. Para asegurar la legibilidad de los formatos institucionales llenados a mano, los usuarios deben:

a) Utilizar letra clara y tinta indeleble.

b) Establecer que no es aceptable el uso de lápiz.

c) Si son fotocopiados, se debe asegurar que toda la información contenida en ellos pueda leerse fácilmente, además de estar completos y legibles.

d) Si algún espacio del formato no genera información en el punto de generación, se debe cruzar el espacio para hacer notar su cancelación.

e) En caso de que exista algún error y sea necesario corregir, es necesario validarlo mediante la firma y nombre del titular de la Unidad Administrativa autorizado para ello.

b Registro

1. Los Formatos Institucionales deben contar con una cédula de registro y control de versiones, que debe estar rubricada en los campos correspondientes por los titulares de la Unidad Administrativa solicitante, de la Dirección de Área a la cual se encuentre adscrita y de la Gerencia de Organización.

2. La emisión, actualización, cancelación y eliminación de una forma y/o formato institucional que tenga implicaciones legales, debe ser revisada y validada por la Subdirección Jurídica.

3. Todo formato institucional actualizado deberá partir de la última versión de actualización registrada.

4. Para el control en la emisión de los Formatos por área, se deben registrar mediante su clasificación con una clave. Dicha clave consiste en: La iniciales del Organismo (SPM), agregar las iniciales del área emisora según la Estructura Orgánica, la letra F y a continuación, en tres dígitos el orden numérico progresivo de formatos emitidos por dicha área (F001, F002, etc.) y agregar con dos dígitos el año. La Clave se ubicará en el extremo inferior y/o superior derecho del formato.

Ejemplo: SPM-DCPE-F001-19, lo que corresponde a la clasificación del primer formato emitido en 2019 por la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica.

5. Para solicitar el registro de formatos institucionales, el titular de la Unidad Administrativa solicitante debe entregar a la Gerencia de Organización lo siguiente:

a) Una muestra o boceto impreso del formato.

Esta muestra debe presentarse con los espacios (campos) sin llenar, identificándolos mediante la asignación de una numeración progresiva de cada uno de ellos. De la misma manera para el caso de los formatos que deban ser elaborados en varios ejemplares (original y “X” tantos), deberá indicarse la distribución de los mismos.

b) Un archivo electrónico de la forma.

Se debe entregar un archivo electrónico del formato, en un medio o dispositivo electrónico para almacenamiento de información.

c) El instructivo de llenado del formato.

De acuerdo al número que se haya asignado a cada uno de los espacios (campos), se describirá el tipo de información que se debe agregar, anexando el instructivo en el anverso de las formas impresas. Para vincular las indicaciones del Instructivo de Llenado con el formato, cada espacio de la forma se debe identificar con un número arábigo progresivo encerrado en un círculo, iniciando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha hasta cubrir todos los campos de la forma.





d) Los datos de identificación del Formato:

Nombre del formato. Descripción del formato (breve descripción de la información que registra y utilidad de la

misma). Medio o medios por el cual se encuentre disponible el formato (impreso, disponible en algún

software o sistema informático institucional o por algún medio o dispositivo electrónico de almacenamiento o transmisión de información)

Relación de Unidades Administrativas que utilizarán los formatos. Tiempo de conservación en los archivos de las áreas usuarias, en el archivo central y en su

caso, los medios y lineamientos para su conservación a través de cualquier medio o dispositivo electrónico para el almacenamiento de información.

6. La emisión de los formatos institucionales, tiene como principal función facilitar la operación de los diferentes productos, servicios y procesos internos de la Institución, permitiendo la generación controlada de los formatos del Organismo, requeridos para la operación diaria tanto en sus canales de entrega al Cliente(s) y/o Público Usuario, con sus diferentes líneas de negocio y áreas de gestión.

7. El diseño e información registrada en los formatos institucionales será responsabilidad exclusiva del titular del área solicitante, sin embargo, se deben observar los siguientes lineamientos:

Se debe incluir el logotipo institucional sin alteraciones o distorsiones en cuanto a su aspecto, colores y tipo de fuente institucionales.

Debe incluir el nombre completo del formato. No debe incluir nombres propios de funcionarios o empleados del Organismo. No debe de presentar número de registro de formato, distinto al que la Gerencia de Organización

le asignó; pero podrá incluirse un número de folio o número consecutivo para su identificación particular, siempre y cuando esto último no esté limitado por alguna otra normatividad específica o autoridad competente.

8. La emisión y actualización de formatos se llevara a cabo a partir de los datos proporcionados por la Unidad(es) Administrativa(s), indicando si se requiere en archivo electrónico o impreso.

9. La Gerencia de Organización evaluará y determinará cuando es que una solicitud de registro, modificación o cancelación de formatos institucionales, no cumpla con la normatividad contenida en el presente documento, validando el movimiento hasta la regularización de la situación que provoca el rechazo.

10. La Gerencia de Organización debe responder las solicitudes de registro o modificación en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la documentación completa.

11. La difusión de los Formatos Institucionales estará a cargo de cada área emisora y la Gerencia de Organización procederá a su publicación en el sito “Intranet” del Organismo.

12. Responsabilidades:

Unidad(es) Administrativa(s).

Será responsabilidad del Director(a) de la Unidad(es) Administrativa(s), coordinar la emisión de formatos institucionales nuevos y/o actualizados de acuerdo a la operación del área.

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

Es responsabilidad del Subdirector(a) de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, evaluar y autorizar, la licitación mediante el proceso de adquisición procedente la impresión de formatos institucionales nuevos o actualizados, para su distribución y uso en los procesos aplicables a nivel nacional. Ejemplo la impresión masiva de la Cartilla de Identidad Postal o la Guía de Depósito Mexpost, etc.

Coordinar la impresión de los formatos institucionales con el proveedor contratado.





Dirección Corporativa de Planeación Estratégica.

Será responsabilidad del Gerente de Organización, coordinar la difusión y publicación para la emisión de formatos institucionales nuevos o actualizados.

c Impresión Masiva

1. La Gerencia de Organización en su caso, debe notificar a la Gerencia de Almacenes e Inventarios, sobre la emisión, modificación, cancelación y eliminación de formatos institucionales en stock, para que dicha área disponga realizar las acciones necesarias para que los formatos que se encuentren disponibles en forma impresa y en las cantidades que las áreas usuarias le requieran.

2. Es responsabilidad del titular de la Unidad Administrativa que requiera de la impresión o reproducción de formatos institucionales, solicitar la requisición a la Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios conforme al procedimiento de adquisición procedente, que determine la Subdirección de Recursos Materiales.

3. Es facultad de la Subdirección de Recursos Materiales la determinación de los requisitos para recibir y tramitar solicitudes de requisición de parte de las unidades administrativas, para la impresión o reproducción de formatos institucionales, a fin de asegurar el uso racional de recursos.

4. La Gerencia de Almacenes e Inventarios en el ámbito de su competencia, es responsable de controlar y asegurar el abastecimiento, almacenamiento y distribución de los Formatos Institucionales, en tanto no sean requeridos y/o se distribuyan a las áreas usuarias.

d Almacenamiento/ Resguardo/ Protección

1. Es responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas, proporcionar las facilidades de acceso a los Formatos Institucionales que tengan registrados, así como mantenerlos ordenados en forma secuencial o por las características especiales de cada Formato.

2. Será responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas, establecer lugares seguros para el resguardo de los Formatos Institucionales y/o Formas Valoradas, para prevenir su daño o alteración o uso indebido.

3. Es responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas que requisiten los Formatos Institucionales, remitirlos al archivo de concentración una vez cumplido el plazo de conservación en el área usuaria (Archivo en Trámite).

e Físico

1. La Gerencia de Organización debe integrar un Catálogo de Disposición Documental del Organismo de los registros generados de una manera ordenada y clasificada, utilizando carpetas/subcarpetas según sea necesario.

2. La Gerencia de Organización debe resguardar los registros de acuerdo a los recursos del área, mediante libreros, estantes o cajas de cualquier material, ordenados y clasificados para su fácil acceso y de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental del Organismo.

3. La Gerencia de Organización debe mantener los registros generados en una área de almacenamiento que reúna las condiciones siguientes:

a. Libre de polvo, humedad, rayos solares, insectos y roedores. Esto también tiene la finalidad de que los registros permanezcan legibles.

b. Para protegerlos colocarlos en una carpeta o equivalente, para asegurar que permanezcan íntegros y sin maltrato.





f Electrónico / Tecnologías 1. Las unidades administrativas emisoras deben emplear el diseño de imagen y logo institucional en la

generación de los formatos institucionales con los elementos autorizados: color, tipo de letra, tamaño, y código.

2. La Gerencia de Organización mantendrá los registros emitidos en medio electrónico para conservarlos legibles. Para evitar su modificación o pérdida y asegurar su confidencialidad, protege el acceso a la carpeta de los registros, desde el momento en que acceda a su máquina.

3. La Subdirección de Servicios Informáticos debe proveer y actualizar la protección contra virus informáticos en todo el equipo de cómputo del Organismo, para evitar pérdida, daño o deterioro de la información.

4. La Gerencia de Organización se asegurará de respaldar los registros generados a las diferentes unidades administrativas, en un medio magnético adecuado para su fácil recuperación.

5. Para la emisión, actualización de formatos, se podrá utilizar Sistemas de Diseño (Software), o solicitar apoyo a los Diseñadores Gráficos de la Gerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal, con equipo y accesorios disponibles en el Organismo.

g Disposición 1. La Gerencia de Organización debe mantener disponibles los registros emitidos a las diferentes

unidades administrativas, para que se puedan consultar y/o asignar por el personal autorizado por el responsable de dicha área.

2. La Gerencia de Organización es responsable de depurar los registros y gestionar la Transferencia Primaria o Baja Documental según corresponda, de aquellos que cumplan con su plazo de conservación, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.

3. Cuando existan dudas sobre la interpretación de la información contenida en la presente Guía, se deberá solicitar las aclaraciones necesarias a la Gerencia de Organización y/o a la Subdirección de Calidad, ésta última en lo referente a la Norma de Certificación ISO.

6.1. Eliminación de Formatos Institucionales

1. La destrucción de la forma o formato cancelado o eliminado se realiza de la siguiente manera:

Director(a) de la Unidad Administrativa notifica por escrito a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica el formato y motivo por el cual se cancela y/o elimina.

2. El formato dado de baja se eliminará del Inventario de formatos institucionales.

3. Responsabilidades:

Unidad(es) Administrativa(s) solicitante.

Será responsabilidad del Director(a) de la Unidad(es) Administrativa(s) autorizar la solicitud de cancelación y/o eliminación del formato por escrito.

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica.

Será responsabilidad de la Gerencia de Organización realizar la eliminación y/o cancelación según proceda, del formato institucional a solicitud de la Unidad(es) Administrativa(s) del Inventario institucional.





7. Procedimientos

7.1 Registro o Modificación de Formatos Institucionales

Unidad Responsable: Gerencia de Organización / Unidades Administrativas emisoras

Objetivo__________________________________________________________________________

Contar con un registro confiable y actualizado de los formatos de uso institucional, que sirva de referencia y apoyo para las actividades que realizan las Unidades Administrativas del Organismo.

Alcance__________________________________________________________________________

El contenido del presente procedimiento es de observancia general tanto para el personal que labora en la Gerencia de Organización, como para aquellas áreas que se interrelacionan o involucran en el proceso descrito.

POLÍTICAS

1. Será responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas, solicitar a la Gerencia de Organización el registro, modificación o cancelación o eliminación de los formatos institucionales que de conformidad con los lineamientos establecidos en esta Guía Técnica, sean considerados como tales.

2. Los titulares de las Unidades Administrativas, deben informar anualmente y por escrito a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, sobre la vigencia o cancelación o eliminación de los formatos institucionales que tengan registrados. Cualquier modificación debe reportarse anticipadamente a su implementación para su análisis y registro en la Gerencia de Organización.





RESPONSABLE ACT. NO.

DESCRIPCIÓN FORMA O

DOCTO.

Titular de la Unidad Administrativa solicitante

1 Elabora oficio dirigido a la Gerencia de Organización solicitando el registro o modificación de un formato institucional.

Oficio

2 Envía oficio a la Gerencia de Organización, anexando lo siguiente:

Muestra impresa del formato.

Instructivo de llenado

Información de identificación del formato.

Archivo electrónico.

Oficio


3 Recibe documentación y remite a la Coordinación Técnica adscrita a la Gerencia, para su atención.

Doctos.

Coordinación Técnica

4 Recibe la documentación y verifica lo siguiente:

a) Que la documentación esté completa

b) Que la información para la identificación y uso de la forma sea concisa.

c) Que la solicitud se apegue a lo estipulado para el registro o modificación de formatos institucionales.

5 Analizar con base en la evaluación de la solicitud, si la solicitud de registro o modificación es procedente.

No. Continúa en actividad 6

Sí. Continúa en actividad 12

NO PROCEDE SOLICITUD

6 Informa a la Gerencia de Organización los motivos por los

cuales no procede la solicitud.


7 Analiza el caso e instruye a la Coordinación Técnica.


8 Prepara oficio dirigido al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, indicando los motivos por los cuales no procedió su solicitud, y en su caso, la información adicional requerida para poder resolver satisfactoriamente su solicitud.

Oficio

9 Rubrica oficio y recaba firma de la Gerencia de

Organización.

10 Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante

y recaba acuse de recibo.


11 Recibe oficio y procede a integrar la información y/o documentación solicitada por la Gerencia de Organización, para continuar con el trámite de registro o modificación.

Oficio







DOCTO.

PROCEDE LA SOLICITUD


12 Asigna número de registro al formato institucional, elabora ficha de registro del formato, integrando la información proporcionada por la Unidad Administrativa solicitante.

13 Recaba firmas de los titulares de la Unidad Administrativa solicitante y de la Gerencia de Organización, en ficha de registro del formato institucional.


14 Revisa la ficha y soporte documental e instruye a la Coordinación Técnica bajo su cargo.


15 Elabora oficio dirigido al titular de la Unidad Administrativa solicitante, informando número de registro del formato institucional, recaba firma del Gerente de Organización y lo envía.

Oficio

16 Captura los datos del formato en el registro de formatos

institucionales, integrando un archivo electrónico.

17 Publica en la Intranet en la sección respectiva, el alta o

modificación del formato institucional para su consulta.

FIN DEL PROCEDIMIENTO





Diagrama de Flujo


Gerencia de Organización Coordinación Técnica

3. Recibe documentación y remite a la Coordinación Técnica para su atención.

4. Recibe la documentación y verifica lo siguiente: a) Que la documentación esté

completa b) Que la información para la

identificación y uso de la forma sea concisa.

c) Que la solicitud se apegue a lo estipulado para el registro o modificación de formatos institucionales.

5. Analiza con base en la evaluación de la solicitud, si la solicitud de registro o modificación es procedente.

14. Revisa la ficha y soporte documental e instruye a la Coordinación Técnica.

16. Captura los datos del formato en el registro de formatos institucionales, integrando un archivo electrónico.

13 Recaba firmas de los titulares de la Unidad Administrativa solicitante y la Gerencia de Organización, en ficha de registro del formato institucional.

12. Asigna número de registro al formato institucional, elabora ficha de registro del formato, integrando la información proporcionada por la Unidad Administrativa solicitante.

11. Recibe oficio y procede a integrar la información y/o documentación solicitada por La Gerencia de Organización, para continuar con el trámite de registro o modificación.

10. Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante y recaba acuse de recibo. 9. Rubrica oficio y recaba

firma de la Gerencia de Organización.

7. Analiza el caso e instruye a la Coordinación Técnica.

6. Informa a la Gerencia de Organización los motivos por los cuales no procede la solicitud.

2. Envía oficio a la Gerencia de Organización, anexando lo siguiente:

Muestra impresa del formato.

Instructivo de llenado

Información de identificación del formato.

Archivo electrónico.

1. Elabora oficio dirigido a la Gerencia de Organización solicitando el registro o modificación de un formato institucional.

8. Prepara oficio dirigido al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, indicando los motivos por los cuales no procedió su solicitud, y en su caso, la información adicional requerida para poder resolver satisfactoriamente su solicitud.

NO

SI

15. Elabora oficio al titular de la Unidad Administrativa solicitante, informando número de registro del formato institucional.

17. Publicar en la Intranet en la sección respectiva, el alta o modificación del formato institucional para su consulta.

2

2

3

3

1

1

FIN

INICIO

¿Procede?





7.2 Eliminación y/o Cancelación de Formatos Institucionales

Unidad Responsable: Gerencia de Organización / Unidades Administrativas emisoras

Objetivo__________________________________________________________________________

Contar con un registro confiable y actualizado de los formatos de uso institucional, cancelando y/o eliminando los que dejan de tener utilidad para las Unidades Administrativas usuarias, o estén en desuso por servicios no disponibles o por duplicidad o que sean unificados dos o más formatos existentes o cambios significativos en su contenido y poder aprovechar los insumos de los formatos, que en su caso, presenten existencias en el Almacén General.

Alcance__________________________________________________________________________

El contenido del presente procedimiento es de observancia general, tanto para el personal que labora en la Gerencia de Organización, como para aquellas áreas que se interrelacionan o involucran en el proceso descrito.

POLÍTICAS

1. Para la cancelación y/o eliminación de un formato institucional deberá solicitarla por escrito a la Gerencia de Organización, el titular de la Unidad Administrativa que haya solicitado su registro.

2. La solicitud de cancelación y/o eliminación deberá exponer los motivos por los que se solicita la cancelación de un formato institucional.

3. El titular de la Unidad Administrativa que solicite la cancelación y/o eliminación de un formato institucional, debe definir conjuntamente el uso que, en su caso, se haga de los formatos impresos en existencia en el Almacén General, procurando aprovechar los insumos en beneficio del Organismo.

4. El titular de la Unidad Administrativa que solicite la cancelación y/o eliminación de un formato institucional, deberá notificarlo por escrito a las áreas usuarias, debiendo tramitar conforme al procedimiento establecido en el Manual aplicable; la modificación de los Manuales de Procedimientos en los que dichos formatos sean referidos.







DOCTO. Titular de la Unidad Administrativa solicitante

1 Elabora oficio dirigido a la Gerencia de Organización, solicitando

la cancelación y/o eliminación de formato institucional. Oficio

Gerencia de Organización 2

Recibe oficio y remite a la Coordinación Técnica adscrita a la Gerencia, para su atención.

Coordinación Técnica 3

Recibe oficio, determina basándose en la evaluación de la solicitud, si la cancelación y/o eliminación de registro es procedente. No. Continúa en actividad 4 Sí. Continúa en actividad 10

NO PROCEDE SOLICITUD

4 Informa a la Gerencia de Organización los motivos por los cuales

no procede la solicitud.

Gerencia de Organización 5

Conoce el asunto, analiza y luego instruye a la Coordinación respectiva.


6

Elabora oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, indicando los motivos por los cuales no procedió su solicitud, y en su caso, la información adicional requerida para poder resolver satisfactoriamente su solicitud.

Oficio

7 Rubrica oficio y recaba firma de la Gerencia de Organización.

8 Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.


9 Recibe oficio y procede a integrar la información y/o

documentación solicitada a la Gerencia de Organización para continuar con el trámite de cancelación y/o eliminación.

PROCEDE LA SOLICITUD


Elabora oficio en original y dos copias dirigido al titular de la Unidad Administrativa solicitante, informando la validación de su solicitud.

Oficio

11 Rubrica oficio y recaba firma de la Gerencia de Organización.

Gerencia de Organización 12 Revisa el oficio e instruye a la Coordinación técnica.


13 Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.


14

Recibe oficio y determina conjuntamente con la Gerencia de Almacenes e Inventarios el destino final de las existencias del formato en el Almacén general (en su caso).


Localiza en el expediente de formatos institucionales el formato y estampa sello con la leyenda “CANCELADO” en las muestras impresas del formato.

Formato

16 Actualiza el archivo electrónico del registro de formatos

institucionales.

17 Respalda el archivo del formato cancelado en medios

electrónicos de almacenamiento de información.

18 Elimina de la intranet el formato institucional solicitado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO





Diagrama de Flujo


Gerencia de Organización Coordinación Técnica adscrita a la Gerencia de

Organización

2. Recibe oficio y remite a la Coordinación Técnica para su atención.

3. Recibe oficio, determina basándose en la evaluación de la solicitud, si procede la cancelación y/o eliminación del registro.

9. Recibe oficio y procede a integrar la información y/o documentación solicitada a la Gerencia de Organización para continuar con el trámite de cancelación y/o eliminación.

12. Revisa el oficio e instruye a la Coordinación Técnica.

13. Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.

17. Respalda el archivo del formato cancelado en medios electrónicos de almacenamiento de información.

11. Rubrica oficio y recaba firma de la Gerencia de Organización.

14. Recibe oficio y determina conjuntamente con la Gerencia de Almacenes e Inventarios el destino final de las existencias del formato en el Almacén General (de ser el caso).

8. Turna oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.

7. Rubrica oficio y recaba firma de la Gerencia de Organización.

5. Conoce el asunto, analiza y luego instruye al Coordinador.

4. Informa a la Gerencia de Organización los motivos por los cuales no procede la solicitud.

1. Elabora oficio dirigido a la Gerencia de Organización, solicitando la cancelación y/o eliminación de formato institucional.

6. Elabora oficio al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, indicando los motivos por los cuales no procedió su solicitud, y en su caso, la información adicional requerida para poder resolver satisfactoriamente su solicitud.

NO

SI

15. Localiza en el expediente de formatos institucionales el formato y estampa sello con la leyenda “CANCELADO” en las muestras impresas del formato.

16. Actualiza el archivo electrónico del registro de formatos institucionales.

3

2

3

1

4

2

FIN

INICIO

10. Elabora oficio en original y dos copias dirigido al titular de la Unidad Administrativa solicitante, informando la validación de su solicitud.

18. Procede a eliminar de la intranet el formato institucional cancelado.

1

4

¿Procede?





8. Anexos

Ficha de Registro de Formato Institucional

FECHA DE REGISTRO DÍA MES AÑO

NOMBRE DE LA FORMA

N° DE REGISTRO EDICIÓN AREA SOLICITANTE

DESCRIPCIÓN DE LA FORMA

ÁREAS USUARIAS

DISPOSICIÓN FORMA DE ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN ÁREA USUARIA ALMACÉN CENTRAL

OBSERVACIONES

FIRMAS APLICACIÓN APROBACIÓN

NOMBRE NOMBRE CARGO CARGO

VALIDACIÓN

NOMBRE CARGO

SPM DCPE-004

98

7

6

5 43

2

1

10 11

12

13 14

15





Instructivo de la Forma SPM DCPE-004

Ficha de Registro de Formatos Institucionales

CAMPO CONTENIDO

1 Anote la fecha en que registre el formato.

2 Anote el nombre completo del formato institcucional.

3 Anote el número de registro asignado por la Gerencia de Organización.

4 Anote la letra que corresponda a la edición (1ª. “a”, 2ª. “b” y así sucesivamente)

5 Anote el nombre de la Unidad Administrativa que solicta el registro o modificación del formato.

6 Describa en forma concisa la utilidad del formato.

7 Enumere las Unidades Administrativas que utilicen el formato.

8 Describa los medios en los que se encuentra disponible el formato.

9 Describa como se archiban o almacenan los formatos después que son utilizados.

10 Anote el tiempo en meses y/o años que permanezcan archivados los formatos despues de ser llenado en la Unidad Adminstrativa que los genera o archiva.

11 Anote el tiempo en meses y/o años que debe conservarse archivado el formato en el Archivo central.

12 Anote la información o aclaración que crea necesaria, para la identificación, uso, disposición o cualquier otro aspecto relevante del formato.

13 Anote el nombre y cargo del funcionario encargado de la Unidad Administrativa de aplicación del formato.

14 Anote el nombre y cargo del funcionario de la Dirección de Área, a la que está adscrita la Unidad Administrativa responsable de la aprobación del formato.

15 Anote el nombre y cargo del titular de la Gerencia de Organización, responsable de la validación del formato.





9. Vigencia

Este Documento Normativo entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto

cualquier disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al

presente.

guÍa tÉcnica para el registro y control de los …...guía técnica para el registro y control de...

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