Alfresco Records ManagementGestión de Records con Alfresco 4.2

Gustavo Vazquez AmadoIT Consultant

gustavo.vazquez [at] chakray.com

+34 655440824

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● Comprender el concepto de “Gestión de Records” o “Records Management”

● Realizar la instalación y configuración del módulo de Gestión de Records de Alfresco 4.2

● Administrar el Cuadro de Clasificación corporativo o Plan de Archivo

● Gestionar las políticas de Retención, Disposición, Transferencia y Destrucción del plan

● Declarar activos como registros formales

1.1 Introducción - Objetivos

● Problema○El mantenimiento en forma indefinida de los documentos corporativos en los

sistemas documentales de la empresa genera:■ Altos costos de almacenamiento y custodia■ Riesgos de seguridad y pérdida de datos

●Solución○Gestionar la custodia de los objetos necesarios y eliminar o transferir a otros

sistemas al resto.○¿Cuales?¿Cuando?¿Como?○Responsabilidad del departamento de Archivo de la corporación○Complejo de determinar, depende de:

■ Tipo de activo■ Ciclo de vida (estado del documento)■ Estructura (relación con otros documentos)■ Requerimientos de conservación legales, gubernamentales y corporativos

●La Gestión de Records permite automatizar la determinación de las acciones de conservación, eliminación y transferencia

1.2 Gestión de Records

En relación con la Gestión de Records un documento puede tener los siguientes estados

● Activo○ El objeto no es custodiado○ Es gestionado por la unidad productora

● Record ○ Se declara como Documento de Archivo○ El objeto es custodiado y gestionado por Archivo○ Se mantiene por un período estipulado

● Preservación○ Finaliza la custodia del objeto○ Se decide el futuro del mismo (Disposición)

■ Transferencia■ Destrucción ■ Nada (Interrupción)

○ El objeto se almacena en sistemas ajenos a Archivo○ Es accesible en forma imperecedera

1.2 Ciclo de Vida de un Documento

Activo● Creación● Mantenimiento● Uso

Record● Declaración● Clasificación● Retención● Uso (Consulta)

Preservación● Transferencia● Destrucción● Consulta bajo

solicitud

NOTA: En ciertas casos, las acciones de declaración como documento de archivo y clasificación se realizan en la primera fase, por lo que un documento es creado directamente en un estado semiactivo.

ActivoAlfresco denomina:

• Documentos de Archivo a los Records• Disposición a cualquier estado no activo del Record

Por lo tanto, una vez que un documento es declarado como Documento de Archivo dentro de Alfresco, el objeto puede avanzar por los siguientes estados principales de Disposición:

● Retención - El objeto está retenido● Interrupción - El objeto ya no está retenido● Transferencia - El objeto es exportado a otro sistema● Adhesión - El objeto es transferido parcialmente a otro

sistema● Destrucción - El contenido del objeto es eliminado de

AlfrescoTambién puede pasar por los siguientes estados temporales de excepción

● Congelado - El objeto no avanza de estado hasta descongelarse

● Descongelado - El objeto vuelve a avanzar de estado después de un congelamiento

● Revisión - El objeto requiere revisión para avanzar de estado

Disposición

1.2 Ciclo de Vida de un Record en Alfresco

Retención

Transferencia

Destrucción

Declaración

Interrupción

1.3 Plan de archivo

Es un conjunto de categorías y carpetas organizadas en forma jerárquica

Los documentos agrupados en dichas categorías comparten la mismas características de archivado.

También conocido como Cuadro de Clasificación.

Puede consultarse como ejemplo el Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento de Barcelona http://w110.bcn.cat/ArxiuMunicipal/Continguts/Documents/Fitxers/Quadre%20de%20Classificacio.pdf

● Una vez identificados los estados por los que puede pasar un Record, las corporaciones definen las Políticas de Archivo.

● Las políticas de archivo son una planificación temporal de los estados que un documento debe tener después de ser declarado como Record.

Por Ejemplo:● Facturas Emitidas

○Retener Inmediatamente○Trasferir después de 5 años○Destruir

●Solicitudes○Retener inmediatamente○Destruir después de 3 años

1.4 Políticas de Archivo

Alfresco RM ofrece un conjunto de herramientas visuales que permiten al personal de Archivo realizar en forma intuitiva las siguientes operaciones ● Mantenimiento de Políticas de Archivo (Retención y

Disposición)● Mantenimiento del Cuadro de Clasificación● Aplicación de las Políticas al Cuadro de Clasificación● Declaración de documentos como Documentos de Archivo● Clasificación de Documentos de Archivo en el cuadro de

Clasificación

1.5 Funcionalidades de Alfresco RM

2.1 Instalación - Alfresco Records Manager

● Actualmente en la versión 2.1 (2014)● Es una extensión empaquetada en dos módulos (amp)

○ Módulo Alfresco - Core● Modelo

■ Aspectos■ Reglas

● Webscripts de datos○ Módulo Share - Componentes e Interfaces

● Webscripts de presentación● Páginas de Sitio de Gestión de Registros

2.2 Descarga del módulo

Los ficheros de descarga de la ultima versión a la fecha (4.2e) pueden encontrase en: http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_4.2.e

El fichero de instalación RM a descargar de la página es:

El fichero de descarga incluye los módulos:

El proceso de instalación de estos módulos se realiza con el script apply-amps.bat e incluye la reconstrucción de los ficheros alfresco.war y share.war con la introducción de los componentes de los diferentes módulos.

2.3 Instalación de Alfresco RM

Para instalar el módulo RM sobre los servidores Alfresco y Share

1. Mover el fichero alfresco-rm-XXX.amp al directorio %ALFRESCO_HOME%/amps.

2. Mover el fichero alfresco-rm-share-XXX.amp al directorio %ALFRESCO_HOME%/amps_share.

3. Detener el servidor Alfresco4. Ejecutar el comando %ALFRESCO_HOME%/bin/apply_amps -force esta

opción es requerida ya que el módulo RM requiere sobreescribir algunos ficheros core del producto (los ficheros originales son copiados en webapps como bak).

5. Arrancar el servidor Alfresco.6. Acceder a la URL http://[alfresco.host]:[alfresco.port]:

8080/share7. Si no es posible acceder

a. Detener el servidorb. Eliminar los directorios alfresco y share de webappsc. Arrancar el servidord. Acceder nuevamente a la URL de Share

2.4 Creación del Sitio de Gestión de Registros

Para comenzar con la gestión de registros es necesario crear un Sitio de Gestión de Registros.

Toda la gestión de registros será realizada desde estos sitios.

Es aconsejable que sean creados por los administradores de archivo.

Para crear un sitio de gestión de documentos de archivo:

1. Ejecutar Sitios->Crear Sitio2. Seleccionar en el tipo sitio de

gestión de documentos de archivo

3. Alfresco completa el resto de los datos4. Guardar

3.1 Plan de Archivo - Plan de ficheros

Dentro de Alfresco RM, el Plan de Archivo se gestiona accediendo a la página de Plan de Ficheros dentro del sitio de Documentos de Archivo.

3.2 Categorías de Documentos de Archivo

La categorías permiten agrupar carpetas de archivo que comparten las mismas características de archivo.

● No es posible archivar documentos de archivo en ellas

● Son las ramas del cuadro de clasificación● Aceptan políticas de disposición

Para crear el árbol de categorías desde Plan de Ficheros

1. Seleccionar Nueva Categoría del menú de opciones

2. Especificar la información

● Nombre● Título● Identificador - Propuesto por Alfresco● Indicador de Documento de archivo vital -

Documentos que son considerados indispensables y deben revisarse antes de cualquier promoción de fase.

● Periodo de revisión - Cuando se considerará el fin del periodo para la revisión.

3.3 Carpetas de Documentos de ArchivoLa carpetas de archivos permiten agrupar documentos que comparten las mismas características de archivo.

● Es posible crearlas dentro de una categoría de archivo

● Es posible archivar documentos de archivo en ellas

● Son las hojas del cuadro de clasificación● Pueden cerrarse (no aceptar nuevos archivos)

Para crear una carpeta de archivo:

1. Seleccionar una categoría

2. Seleccionar Nueva Carpeta del menú de opciones

3. Especificar la información

● Nombre● Título● Identificador - Propuesto por Alfresco● Indicador de Documento de archivo vital -

Documentos que son considerados indispensables y deben revisarse antes de cualquier promoción de fase.

● Periodo de revisión - Cuando se considerará el fin del periodo para la revisión.

4.1 Archivado - Archivado de Documentos

● Se denomina archivado de un documento al almacenamiento del mismo en una carpeta del plan de archivo.

● A partir de esta acción el documento (o documentos) pasan a ser responsabilidad de la autoridad de archivo.

● Para que un documento pueda ser archivado debe declararse como un documento de archivo (aunque no es obligatorio en Alfresco).

4.2 Declaración como documento de archivo

Alfresco RM añade una nueva acción a los documentos en Share para realizar esta tarea.Esta acción sólo puede realizarse fuera del sitio de Gestión de Registros.La acción de declarar un objeto como archivo desencadena sobre el mismo las siguientes operaciones:

● Se renombra el objeto como Nombre + Identificador único de Archivo

● Se aplica el aspecto de Registro formal añadiendo los metadatos de registro

● Se establece el estado de archivo incompleto

● Se establecen permisos de modo que:○ No se puede modificar/eliminar

contenido o meta-datos del modelo○ Sólo se pueden editar los

metadatos de registro● El documento es visible en el sitio de

registros dentro de la carpeta Documentos de archivo no archivados

● Permite que pueda ser ocultado en el sitio de Colaboración

4.3 Establecimiento de Documento completoEl último paso para que un documento pueda ser un record es establecerlo como documento completo.

Mientras el documento no está completo este puede observarse en la carpeta de Documentos de archivo incompletos.

Esta operación exigirá que se completen los datos de archivo si no se hubieran completado antes.

Una vez completados los datos de archivo puede volver a ejecutarse la acción de establecimiento de documento completo.

El documento ahora es es visible en la carpeta de Documentos de archivo no archivados

4.4 Almacenamiento de un documento completoUna vez que el documento se ha completado este puede almacenarse en en Plan de Archivo

Para almacenar el documento en el plan de archivo

1. Seleccionar la acción de Almacenar en... desde el menú contextual del documento

2. Seleccionar la carpeta de archivo del plan de archivo donde debe almacenarse el documento

El documento ya no es visible en la carpeta de Documentos de archivo no archivados y este puede verse en el plan de archivo.

La disposición especificada por la carpeta de archivo es aplicada al objeto.

5.1 Disposición - Planificación de disposición

La planificación disposición está formada por dos grupos de datos

● General - Esta conformado por los datos informativos de la autoridad de disposición y si la misma se aplicará a documentos o carpetas.

● Pasos de disposición - Representa el ciclo de vida por el que pasará el documento archivado en esta categoría.

Para crear una planificación de disposición sobre una categoría1. Seleccionar la acción Ver Detalles de la categoría 2. Presionar el botón Crear planificación de disposición

5.2 Datos generales de la disposición

En la pantalla de Planificación de disposición es posible editar los datos generales de la planificaciónLos datos a ingresar son

● Autoridad - Ente que se responsabiliza de esta planificación

● Instrucciones - Acciones adicionales a la disposición

● Aplicado a○ Carpeta - Se aplicará a las

carpetas○ Documentos - Se aplicará sobre

los documentos en cascada● Actualizaciones sin publicar -

Si se requiere publicación para la actualización

5.3 Pasos de la disposición

Los pasos de planificación de disposición representan el ciclo de vida del documento archivadoIndica los estados por los que deberá pasar el documento y que eventos harán que pase de una fase a la otra.Para añadir un paso a una planificación de disposición1. Presionar el botón Editar de la opción Pasos de Disposición2. Seleccionar un paso del combo Añadir Paso

5.4 Añadido de un paso de disposición

Una vez se selecciona el añadido de un paso se abra la ventana de propiedades del paso.El añadido de un paso requiere los siguientes datos

● Tipo del paso a añadir (se selecciona en el combo)

● Periodo○ Cantidad del periodo○ Tipo de Periodo

■ Inmediatamente, dia, mes año, periodos financieros, etc

○ Inicio del periodo■ Fecha de creación■ Fecha de interrupción■ Acción de disposición

(asignación a esta categoría)● Evento● Descripción

Es posible encadenar varios pasos

6.1 Retención - Añadido de un paso de retención

Para realizar la retención de documentos de archivo estos deben ser almacenarlos en una carpeta cuya categoría tenga asignada una planificación de disposición con pasos de retención.Los pasos para añadir una planificación de retención son los siguientes

1. Añadir una categoría (si ya existe pasar al paso 2) -> Nueva Categoríaa. Nombre: Retención

2. Editar la categoría -> Ver Detallesa. Seleccionar Crear Planificación de Disposición

3. Establecer Datos Generales - > Editara. Aplicar a: Documento de Archivo

4. Editar Pasos de Disposición -> Editar a. Añadir Paso -> Retener

i. Periodo: Inmediatamenteii. Descripción : Retención

5. Añadir una carpeta a la categoría -> Nueva CarpetaNombre: Carpeta de Retención Inmediata Indefinida

6.2 Promoción de un documentoLa promoción de un documento se produce cuando su estado avanza al próximo paso en la planificación de disposición.

Puede realizarse de dos maneras:

● Automática - La promoción se realiza cuando se alcanza el fin del periodo establecido o se produce el evento que finaliza el paso.

● Manual - Se selecciona alguna de las acciones que finalizan el paso.

○ Terminar retención

○ Terminar Adhesión

○ Terminar Interrupción

○ Completar transferencia

7.1 Transferencia - Añadido de un paso de transferencia

Para realizar la transferencia de documentos de archivo estos deben ser almacenados en una carpeta cuya categoría tenga asignada una planificación de disposición con pasos de retención y transferencia.Los pasos para añadir una planificación de transferencia son los siguientes

1. Añadir una categoría (si ya existe pasar al paso 2) -> Nueva Categoríaa. Nombre: Transferencia

2. Editar la categoría -> Ver Detallesa. Seleccionar Crear Planificación de Disposición

3. Establecer Datos Generales - > Editara. Aplicar a: Documento de Archivo

4. Editar Pasos de Disposición -> Editar a. Añadir Paso -> Retener

i. Periodo: Inmediatamenteii. Descripción : Retención

b. Añadir Paso -> Transferiri. Transferir a: (dejar en blanco)ii. Periodo: 5 añosiii. Desde: Acción de Disposicióniv. Descripción : Transferencia

5. Añadir una carpeta a la categoría (ignorar si ya existe) -> Nueva CarpetaNombre: Carpeta de Transferencia

7.2 Editar Fecha de Disposición

Representa la fecha de vencimiento del paso actual.

Cuando un documento se encuentra dentro de un paso, y no se desea esperar a que se cumpla el plazo de vencimiento es posible editar la fecha de disposición.

Para realizar esta tarea

1. Seleccionar Editar fecha de disposición del documento en paso

2. Seleccionar la fecha actual

3. Presionar Actualizar

Ahora si es posible finalizar el paso manualmente

7.3 Transferir

Una vez que se selecciona la acción de transferencia se crea una carpeta en la ubicación Transferencias.

Dentro de esta carpeta se halla el documento a transferir

Es posible descargar un zip con el contenido y atributos para ser transferido a otro sistema

Para realizar la transferencia

1. Seleccionar Descargar zip

2. Enviar el zip al otro sistema (FTP, HTTP, etc)

3. Seleccionar Completar Transferencia

8.1 Destrucción - Añadido de un paso de destrucción

Para realizar la destrucción de documentos de archivo estos deben ser almacenados en una carpeta cuya categoría tenga asignada una planificación de disposición con pasos de retención y destrucción.Los pasos para añadir una planificación de destrucción son los siguientes

1. Añadir una categoría (si ya existe pasar al paso 2) -> Nueva Categoríaa. Nombre: Destrucción

2. Editar la categoría -> Ver Detallesa. Seleccionar Crear Planificación de Disposición

3. Establecer Datos Generales - > Editara. Aplicar a: Documento de Archivo

4. Editar Pasos de Disposición -> Editar a. Añadir Paso -> Retener

i. Periodo: Inmediatamenteii. Descripción : Retención

b. Añadir Paso -> Deetruiri. Periodo: 15 añosii. Desde: Acción de Disposicióniii. Descripción : Destrucción

5. Añadir una carpeta a la categoría (ignorar si ya existe) -> Nueva CarpetaNombre: Carpeta de Destrucción

8.2 Destruir

Una vez que se selecciona la acción de destrucción se pide confirmación sobre la eliminación del contenido.

El objeto y los metadatos permanecen (no el contenido).

Es posible generar un informe html (muy limitado) de destrucción.

• Alfresco RM es capaz de realizar la Gestión Integral de Records de la Empresa

• Provee herramientas visuales para la gestión de:• Cuadro de Clasificación• Políticas de Retención/Disposición• Declaración de Documentos de Archivo (Records)• Seguridad

• Estas operaciones se exponen como API por lo que se pueden automatizar mediante el uso de reglas.

9.1 Conclusiones