IMPLANTACIN DE ALFRESCOJulin Cervio - Queres Tecnologas

ndiceSabores de la Gestin Documental Situacin Inicial Situacin Objetivo Cmo alcanzamos el objetivo? Metodologa Fases de Proyecto Costes

Sabores de la Gestin de ContenidosDM (Document Management)Objetivo: facilitar el trabajo diario Estructura flexible, orientado a la colaboracin

RM (Records Management)Objetivo: depsito seguro para los documentos relevantes Rigurosos controles de conservacin, estructura muy rgida

WCM (Web Content Management)Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web Workflows de publicacin, control de versiones y entornosAlfresco DM RM WCM

Situacin InicialMs de un sistema de gestin documental:servidor de ficheros carpetas compartidas correo

O ninguno !!! Inconvenientes:Poco control de la documentacin, ni en el acceso ni en la conservacin Dificultades a la hora de localizar informacin No hay gestin del conocimiento

Situacin FinalUn nico sistema de gestin documental VentajasSeguridad en el acceso y en la conservacin Localizacin rpida de la informacin Reutilizacin del conocimiento por la Organizacin

Plus AlfrescoIntegracin con otros sistemas (ERP, CRM, KB, ) Acceso desde cualquier parte (internet) Establecimiento de procedimientos (workflows)

Cmo alcanzamos el objetivo?A) El Pausado Anlisis Global y Profundo Diseo Completo Parametrizacin Compleja Construccin Compleja Implantacin Global (si llegamos hasta aqu)

B) El Inconsciente Descarga una versin de Internet Instalacin en 10 minutos Comenzar a trabajar PUM !!!

C) El gil Anlisis con visin global, pero enfocado en un par de unidades de negocio Diseo Incremental e Iterativo Parametrizacin Sencilla Construccin (si fuese imprescindible) Sencilla Implantacin Gradual

MetodologaISO 15489: norma para la gestin de documentos de archivo DIRKS: metodologa de diseo e implementacin de Sistemas de Gestin de Registros. Basada en la ISO 15489.Ventajas:Genrica: gua sobre el por qu y el cmo hacerlo, pero no prescribe cmo debe ser el sistema Multi-Fase: proporciona pasos concretos que pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto Sistemtica: proporciona un juego de actividades que minimizan el riesgo de perder el foco durante el desarrollo del proyecto Iterativa e Incremental: permite repetir el proceso y ampliar el alcance y el detalle inicial Centrada en el usuario: el proceso prima la participacin de los usuarios en el anlisis de las actividades

Metodologa Cuestionario BasePreguntas habituales en las entrevistas de toma de requisitos:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cul es la funcin de su departamento? Cules son las principales actividades realizadas en su departamento? Cmo se relacionan estas actividades con las del resto de la Organizacin? Qu tipo de documentacin se genera? Cul es la estructura inicial de la documentacin que maneja? Todas las personas tienen los mismos permisos o existen alguna restriccin? ?Tiene su departamento alguna relacin con terceros (proveedores, clientes, )?

Metodologa Ficha de ActividadUnidade Funcin Actividade Descricin da actividade OSI F4. Obtencin, anlise e difusin de informacin sobre a SI A1. Monitorizacin da evolucin da SI Elaboracin e mantemento dun conxunto de indicadores que permitan monitorizar a evolucin da Sociedade da Informacin. Realizacin de estudos para o seguimento e a innovacin das polticas desenvoltas en materia de Sociedade da Informacin. Transaccins Elaboracin de enquisas Realizacin de estudos Requisitos da actividade Plantillas Resultar de utilidade dispor no sistema de xestin documental das plantillas das enquisas Versionado Os documentos necesitan manter as versins Documentos asociados Cuestionarios Informes xerais Actores externos Tipo de necesidade Fonte N/A consulta, creacin, modificacin, plantillas, versionado Acta - Mapa Documental OSI.doc

Metodologa Ficha de TipoTIPO DOCUMENTAL: Discurso/Notas de prensa Descricin Volume Tipo Versionado Transformacins Susceptible de reutilizacin Plantilla Non TIPO DE SOPORTE Formato Tamao .odt, .doc Entre 100 KB y 2 MB ATRIBUTOS Nome Ttulo Autor Data Descricin Ttulo do documento Persoa que xera o documento Data na que se creou o documento RELACIN CON OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS Tipo de documento Presentacin Descricin da relacin Presentacin que acompaa ao discurso (s no caso do discurso) Non Repetible Tipo de dato Alfanumrico Alfanumrico Data 150 150 10 Tamao mximo Repetible Non Non Non Si Si Si Obrigatorio Discursos e notas de prensa que se redactan ou se recollen Entre 10 e 20 Gardar versins ODT a PDF, DOC a PDF Non

Diseo Modelo de Contenidos

Diseo WorkFlows

OTRI

Gabinete Jurdico

OTRI

OTRI 1

G.J. 1

OTRI 1

OTRI 2 Iniciar

G.J. 2

OTRI 2

Finalizar

OTRI 3

G.J. 3

OTRI 3

Alfresco Parametrizacin XMLXML de Definicin de Tipos de Alfresco

Alfresco Configuracin Interfaz WebMetadatos en Alfresco

Fases de ProyectoAnlisis Funciones y Actividades Mapa Documental Requisitos

Proyecto tipo:Duracin habitual3-4 meses

Diseo Modelado de Contenidos Flujos de Trabajo Integraciones

IntegracinLDAP CIFS

Implementacin Parametrizacin Construccin

Implantacin Entorno de Produccin Formacin

Modelado de Contenidos y Estructura Flujos de trabajo bsicos Sin extensiones ni desarrollos a medida

CostesConceptos:ImplantacinModelado Parametrizacin Puesta en marchaSoporte Alfresco Implantacinl

Soporte de AlfrescoSeguridad Disponibilidad

Mantenimiento

MantenimientoResolucin de dudas Mejoras iterativas e incrementalesCoste Total