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Tutorial para CURSO Uso básico de Alfresco Para UNIVERSIDAD DE VIGO

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Tutorial de Alfresco, gesto de documentación

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Page 1: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tutorial  para  CURSO  

Uso  básico  de  Alfresco  

 Para  UNIVERSIDAD  DE  VIGO  

 

 

 

Page 2: Tutorial Alfresco

Instalación Versión  de  Alfresco  utilizada  en  la  Universidad  de  Vigo:  3.3  

Enlace  de  descarga:    

http://process.alfresco.com/ccdl/?file=release/community/build-­‐2765/Alfresco-­‐Community-­‐3.3-­‐Full-­‐Setup.exe  

Pasos  de  instalación  (en  inglés):  

http://wiki.alfresco.com/w/images/3/3d/Alfresco_Community_Edition_3_3_Windows_Simple_Install.pdf  

Ejecutamos  Alfresco-­‐Community-­‐3.3-­‐Full-­‐Setup.exe  

 

 

 

 

Específicamos  “Custom”  para  ver  los  elementos  que  se  van  a  instalar  

Page 3: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

Page 4: Tutorial Alfresco

Introducimos  la  contraseña,  para  las  pruebas  es  mejor  utilizar  la  contraseña  “admin”  (Hay  muchos  servicios  preconfigurados  con  esta  contraseña)  

 

 

En  el  menú  aparecerá  ahora:  

 

 

Y  ejecutamos  “Start  Alfresco  Server”  y  “Start  Virtual  Server”  donde  se  abrirán  dos  ventanas,  una  contendrá  la  ejecución  del  Tomcat  y  otra  la  ejecución  del  Mysql.  

Después  de  que  se  ejecute  el  Tomcat  (la  primera  vez  tarda  bastantes  minutos)  luego  

pulsaremos  sobre  “Alfresco  Explorer”  y  aparecerá  la  siguiente  ventana:  

 

Page 5: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

Instalación  de  idioma  español:  

Bajar  paquete  desde  http://forge.alfresco.com/frs/?group_id=26&release_id=514  

Extraer  el  .zip  dentro  del  directorio    

C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-­‐INF\classes\alfresco\messages  

Editar    

C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\  web-­‐client-­‐config-­‐custom.xml  

Reiniciar  los  servicios  de  Alfresco  y  volver  a  entrar  

Page 6: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 7: Tutorial Alfresco

Reglas de contenido Las  reglas  de  contenido  son  evaluadas  cuando  ciertos  eventos  suceden  en  el  sistema.  

Normalmente,  los  eventos  son  de  entrada  (inbound)  o  de  salida  (outbound).  Todas  las  

reglas  son  evaluadas  y  todas  las  condiciones  conocidas  actúan  sobre  el  contenido.  

Condiciones  

Todas  estas  condiciones  son  probadas  para  observar  si  la  regla  es  aplicada.  Cualquiera  

número  de  condiciones  pueden  ser  combinadas  en  una  regla  simple,  pero  todas  las  

condiciones  deben  ser  cumplir  la  regla  a  aplicar.  

Todos  los  elementos  –  Cualquier  elemento  coincidirá  con  esta  condición.  

Elementos  de  un  especificado  tipo  o  subtipo  –  Comprueba  el  tipo  de  

contenido  del  elemento.  

Elementos  que  tienen  un  aspecto  aplicado  –  Comprueba  si  el  aspecto  

seleccionado  lo  tiene  establecido  el  elemento,  como  podría  ser  si  es  el  elemento  

tiene  el  aspecto  de  versionable,  clasificable  o  traducible.  

Elementos  que  tienen  un  valor  especificado  en  su  nombre  –  Comprueba  si  el  

texto  dado  puede  ser  encontrado  en  el  nombre  del  elemento.  

Elementos  con  la  categoría  especificada  –  Comprueba  si  el  elemento  has  sido  

clasificado  en  la  categoría  especificada.  

Elementos  con  el  “mimetype”  especificado  –  Comprueba  si  el  elemento  tiene  

el  mimetype  especificado,  como  Microsoft  Word,  JPEG  Image,  OpenOffice  Writer..  

Acciones  

Estas  acciones  son  hechas  cuando  todas  las  condiciones  son  cumplidas.  Una  regla  

puede  contener  cualquier  número  de  acciones  y  todas  se  aplicarán  al  elemento.  

Añadir  un  aspecto  al  elemento  –  Añade  un  aspecto  al  element,  como  puede  

ser  “versionable”.  

Añadir  un  simple  “workflow”  al  elemento.  Añade  un  workflow  al  elemento.  

Esto  permite  continuar  o  devolverlo  acorde  a  lo  definido.  

Desbloquear  contenido  –  Si  el  elemento  ha  sido  bloqueado  entonces  será  

desbloqueado  por  la  acción.  

Bloquear  contenido  –  Si  el  elemento  no  ha  sido  aún  bloqueado  será  bloqueado  

por  la  acción.  

Copiar  elemento  a  un  espacio  especificado  –  Crear  una  copia  del  elemento  en  

un  sitio  especificado.  

Ejecutar  un  script  –  Ejecutar  un  script  desde  la  carpeta  Data  Dictionary/Scripts.  

Page 8: Tutorial Alfresco

Extraer  los  campos  communes  de  “metada”  desde  el  contenido  –  Realiza  un  

análisis  del  contenido  y  extrae  cualquier    metatada  embebido  (si  es  soportado)  y  lo  

añade  como  metadata  de  Alfresco.  Propiedades  de  documentos  de  Microsoft  

Office,  OpenOffice  y  un  buen  número  de  otros  formatos  está  soportado..  

Importar  un  paquete  de  contenido  Alfresco  –  Intenta  importar  el  elemento.  El  

elemento  debe  estar  en  un  formato  de  “Alfresco  Export”,  por  ejemplo  como  

exportado  desde  un  espacio  o  la  consola  de  administración.  

Enlazar  el  elemento  a  una  categoría  –  Añadir  una  categoría  específica  al  

elemento.  

Mover  elemento  a  un  espacio  específico  –  Mueve  el  elemento  a  un  espacio  

especificado.  

Enviar  un  correo  a  usuarios  especificados  –  Crear  y  enviar  un  correo.  

Transformar  y  copiar  el  contenido  a  un  espacio  específico  –  Genera  una  copia  

del  elemento  en  un  formato  distinto,  como  puede  ser  texto,  PDF  o  HTML.  

Transformar  y  copiar  imagen  a  un  espacio  específico  -­‐    Genera  una  copia  de  

una  imagen  en  un  formato  de  imagen  distinto  y  opcionalmente  aplica  

transformaciones  como  podría  ser  cambiar  las  dimensiones.    

 

 

 

 

Categorización  

 

 

Page 9: Tutorial Alfresco

Pulsar  sobre  “Allow  Categorization”  para  permitir  la  categorización  de  contenido.  Esto  nos  

permitirá  añadir  categorías  al  documento  para  luego  facilitar  la  búsqueda.  

 

 

Pulsando  sobre  el  icono  superior  derecho,  podemos  observar  la  siguiente  ventana:  

 

Una  vez  seleccionada  una  categoría  y  pulsado  sobre  “OK”  veremos  en  la  descripción  del  fichero,  en  el  apartado  de  categoría,  las  categorías  aplicadas:  

 

Administrar  las  categorías.  

A  través  del  icono  de  “Consola  de  Administración”  

Page 10: Tutorial Alfresco

 

Pulsando  sobre  el  enlace  “Category  Management”.    Podemos  crear,  borrar  y  modificar  

categorías:  

 

 

 

 

 

Introducción al acceso de ficheros sin la web. Acceso a través de IMAP Se  puede  configurar  Alfresco  para  acceder  a  través  de  un  cliente  de  correo.  Para  eso  usaremos  el  protocolo  IMAP,  que  Alfresco  nos  da  la  opción  de  navegar  a  través  del  árbol  de  carpetas.  

Una  vez  configurado  nuestro  cliente,  podremos  acceder  a  los  ficheros  a  través  de  correos  virtuales,  donde  al  abrirlo  nos  dará  la  información  del  fichero  y  diferentes  enlaces  (descargarlo,  para  acceder  a  la  web  para  hacer  acciones,  etc…)  

Page 11: Tutorial Alfresco

En  caso  de  estar  deshabilitado  el  acceso  al  puerto  143  (imap)  hay  que  añadir  estas  líneas  en  el  

fichero  alfresco-­‐global.properties  

imap.server.enabled=true

imap.server.host=localhost

Configuración: Servidor  IMAP:  Ip  (no  localhost)  

Usuario:  admin  

Password:  Clave  en  alfresco  

Después  de  recoger  los  datos  de  las  carpetas  aparecerá  la  siguiente  estructura  en  Outlook:  

 

 

Acceso a través de FTP Otra  alternativa,  quizás  más  fácil,  es  acceder  a  los  ficheros  a  través  de  un  cliente  de  ftp.  

Alfresco  nos  proporciona  un  servidor  FTP  con  las  características  básicas  de  listado,  descarga  y  subida  de  ficheros.    

Para  acceder  podemos  usar  Internet  Explorer  a  través  de  ftp://nuestra.ip/    

Page 12: Tutorial Alfresco

 

O  usar  un  cliente  de  FTP  (más  manejable,  más  fácil),  como  puede  ser  FileZilla:  http://filezilla-­‐project.org/  

-­‐ Conexión  rápida  a  través  de  IP  del  servidor,  nombre  de  usuario  y  contraseña.  

 

-­‐ Una  vez  conectado  veremos  el  listado  de  espacios  y  contenidos:  

 

 

Ahora  podremos  arrastrar  ficheros  desde  nuestro  PC  hasta  el  servidor  o  viceversa,  de  una  

forma  fácil  y  rápida,  sin  necesidad  de  utilizar  la  página  web.  

 

Acceso a través de WebDAV Alfresco  nos  da  la  opción  de  utilizar  WebDAV  para  subir  y  bajar  ficheros.  La  ventaja  de  WebDAV  sobre  los  otros  sitemas  (IMAP,  FTP,  CIFS),  es  que  no  necesita  puertos  adiciones,  ya  que  si  tienes  acceso  a  Alfresco  vía  web  (ya  sea  el  puerto  8080  o  el  puerto  habilitado),  podrás  usar  un  cliente  WebDAV  a  través  de  ese  puerto  para  subir  y  bajar  ficheros.  

Page 13: Tutorial Alfresco

El  mejor  cliente  de  WebDAV  para  Windows  es  BitKinex,  que  además  incluye  un  cliente  FTP.  La  web  de  descarga  es  la  siguiente:  http://www.bitkinex.com/download  

Una  vez  instalado,  al  ejecutarlo,  debemos  configurar  nuestra  conexión  como  se  muestra  en  las  imágenes.  El  servidor  debe  ser  http://nuestraip:8080/alfresco/webdav/  

.  

 

Introducimos  nuestro  usuario  y  contraseña,  y  en  la  última  pantalla  especificamos  que  queremos  navegar  ya  con  el  contenido.  Si  los  datos  fueron  introducidos  correctamente  veremos  la  siguiente  pantalla:  

Page 14: Tutorial Alfresco

 

 

Acceso a través de CIFS (Archivos compartidos) En  caso  de  Windows  XP  hay  que  deshabilitar  la  compartición  simple  de  ficheros,  a  través  de  Mi  PC  -­‐>  Herramientas  -­‐>  Opciones  de  carpeta  -­‐>  Ver    

Page 15: Tutorial Alfresco

 

 

Deseleccionamos  “Utilizar  uso  compartido  simple  de  archivos  (recomendado)”.  

Y  a  través  de  Herramientas  Administrativas  -­‐>  Servicios  hay  que  para  el  servicio  llamado  Servidor    y  reiniciamos  el  servicio  de  Alfresco  Server.  

Una  vez  reiniciado  el  servicio  podremos  entrar  en  el  recurso  compartido,  para  ello  Inicio  -­‐>  Ejecutar  -­‐>  \\nuestra.ip\  y  nos  pedirá  usuario  y  contraseña,  si  los  credenciales  son  válidos  se  mostrará  la  siguiente  pantalla:  

 

 

Scripts y plantillas (templates) Los  scripts  se  guardan  dentro  de  Company  Home  -­‐>  Scripts:  

Page 16: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mientras  que  las  plantillas  de  presentación  en  Company  Home  -­‐>  Presentacion  Templates  

Page 17: Tutorial Alfresco

 

Creación de un foro Es  posible  crear  un  foro  dentro  de  un  espacio  a  través  de  “Create  -­‐>  Advanced  Space  Wizard”    

Page 18: Tutorial Alfresco

 

Y  escogemos  el  icono  de  “Forum  Space”  

 

 

Y  en  la  siguiente  ventana  especificamos  el  nombre  y  una  descripción.  

 

 

Posteriormente  debemos  crear  el  foro  a  través  del  icono  “Create  Forum”,  una  vez  creado  el  foro  podemos  crear  temas  a  través  de  “Create  Topic”  

 

 

 

 

Page 19: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Plantillas de espacios  

 

Una  plantilla  de  espacio  es  una  forma  rápida  de  crear  un  tipo  de  estructura  definida  previamente.  Por  ejemplo,  si  nuestra  organización  necesita  crear  espacios  de  proyectos  con  subespacios  definidos,  es  una  buena  idea  crear  una  plantilla  para  ahorrar  el  trabajo  de  tener  que  crear  dichos  subespacios.  

Page 20: Tutorial Alfresco

 

 

Para  ello  solo  tendremos  que  crear  un  espacio,  con  los  subespacios  dentro  de  Company  Home  -­‐>  Space  Templates.  Por  defecto  viene  un  ejemplo  de  plantilla  llamada  “Software  Engineering  Project”  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Exportación e Importación Exportar  el  contenido  es  útil  para  mantener  en  un  mismo  fichero  todo  el  contenido  de  un  espacio,  con  el  fin  de  tener  una  copia  de  seguridad  o  importarlo  en  un  Alfresco  distinto.  La  realización  de  la  exportación  de  un  espacio  se  realiza  a  través  de  las  acciones  del  propio  espacio:  

Page 21: Tutorial Alfresco

 

Luego  seleccionamos  el  nombre  del  paquete  y  el  espacio  donde  alojaremos  este  fichero:  

 

Al  ir  al  espacio  que  hemos  escogido  en  “Destination”,  podremos  ver  que  se  ha  creado  un  fichero  con  extensión  .acp  que  contendrá  la  exportación  del  espacio  elegido:  

 

En  realidad  este  fichero  es  un  comprimido  que  podremos  ver  el  contenido  con  WinRAR  por  ejemplo,  como  se  muestra  en  la  imagen:  

Page 22: Tutorial Alfresco

 

 

Para  la  importación  del  fichero  exportado,  ya  sea    en  el  mismo  Alfresco  o  en  otro,  los  pasos  son  los  siguientes:  

-­‐ Escogemos  el  sitio  donde  queremos  importar  el  contenido  

-­‐ Mas  acciones  -­‐>  Importar    

-­‐ Escogemos  el  fichero  .acp  que  acabamos  de  descargar  

 

 

 

Una  vez  importado  el  fichero,  debemos  abrir  su  descripción  a  través  del  icono  “Ver  detalles”  y  a  través  del  menú  de  acciones  pulsaremos  sobre  “Run  Action”  

Page 23: Tutorial Alfresco

 

Escogemos  la  opción  de  “Import”:  

 

Escogemos  el  destino:  

 

 

Page 24: Tutorial Alfresco

Y  se  habrá  creado  el  contenido  que  antes  teníamos  y  fue  exportado  con  el  fichero  “.acp”  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 25: Tutorial Alfresco

Alfresco Share  

Alfresco  Share  provee  un  entorno  web  colaborativo  para  el  manejo  de  documentos,  contenido  wiki,  blogs  y  más.  Share  aprovecha  el  repositorio  Alfresco  para  proveer  servicios  de  contenido.  

Funcionalidades  Las  siguientes  funciones  ofrecidas  ya  al  instalar  Alfresco  son:    

Site  management  –  Administración  de  Sitio   Document  libraries  –  Biblioteca  de  documentos   Wikis   Blogs   Discussions  -­‐  Foros   Calendaring  -­‐  Calendario   Link  management  –  Administración  de  enlaces   Site  and  user  dashboards  –  Sitio  y  “dashboard”  de  usuario   Site  membership  services  –  Servicios  para  miembros  del  sitio  

 

 

El  acceso  a  Alfresco  Share  a  través  de  http://nuestra.ip/share/  en  nuestro  caso  http://localhost:8080/share/  

 

Page 26: Tutorial Alfresco

 

 

 

 

Introducimos  nuestro  usuario  y  contraseña,  y  se  nos  mostrará  la  siguiente  ventana:  

 

 

 

Page 27: Tutorial Alfresco

Creación  de  un  sitio:  

 

A  través  de  Sites  -­‐>  Create  Site  

 

Una  vez  pulsado  sobre  “Create  Site”  aparecerá  un  formulario  para  rellanar  los  datos  del  nuevo  sitio:  

 

 

En  este  formulario  debemos  introducir:  

-­‐ Nombre  -­‐>  El  nombre  del  sitio  

-­‐ Nombre  URL  -­‐>  Nombre  relativo  para  acceder  al  sitio,  por  ejemplo  si  introducimos  en  este  recuadro  sitio1  podremos  acceder  directamente  a  nuestro  sitio  a  través  de  http://localhost:8080/share/page/site/sitio1/dashboard  

-­‐ Descripción:  Una  pequeña  descripción  que  aparecerá  en  el  listado  de  sitios.  

-­‐ Tipo:  En  esta  versión  solo  se  permite  “Collaboration  Site”  

-­‐ Visibilidad:    

o Pública:  Se  mostrará  en  las  búsquedas  y  en  listado  de  sitios  

Page 28: Tutorial Alfresco

Moderado:  Siendo  público  los  usuarios  para  entrar  deben  ser  aceptados  por  los  moderadores/administradores  del  sitio.  

o Privada:  No  se  mostrarán  en  los  listados  y  los  usuarios  para  entrar  serán  moderados.  

Después  de  crear  un  sitio  se  nos  redirija  al  “Dashboard”  del  sitio,  como  se  muestra  en  la  imagen:  

 

 

 

 

A  través  del  botón  “Customize  Dashboard”  podemos  configurar  la  pantalla  principal  del  sitio:  

Page 29: Tutorial Alfresco

 

 

Y  a  través  del  botón  “More”  podemos  hacer  tres  acciones:  

-­‐ “Edit  Site  Details”-­‐>  Sirve  para  editar  el  nombre,  la  descripción  y  la  visibilidad  del  sitio.    

-­‐ “Leave  Site”  -­‐>  Dejar  de  ser  miembro  de  un  sitio.  

-­‐ “Customize  Site”  -­‐>  Permite  especificar  que  funciones  tendrá  este  sitio  (por  ejemplo:  se  puede  deshabilitar  el  wiki,  el  foro,  etc  

 

 

Page 30: Tutorial Alfresco

A  través  del  botón  “Invite”  podemos  invitar  a  alguien  a  entrar  a  nuestro  sitio:  

 

 

Podemos  elegir  un  usuario  ya  del  sistema  (creado  previamente)  o  en  la  parte  inferior  “Add  External  Users”  añadir  un  usuario  a  través  de  una  dirección  de  correo.  Al  usuario  le  llegará  un  correo  con  un  enlace,  que  tendrá  que  pulsar  para  que  la  cuenta  se  le  cree.  

Nota:  Es  importante  recordar  que  el  usuario  que  se  va  a  crear  es  una  combinación  entre  su  nombre  y  su  apellido,  es  recomendable  no  utilizar  tildes  en  la  invitación  (Luego  se  puede  cambiarle  el  nombre).  

 

Una  vez  añadido  el  usuari  al  recuadro  de  la  derecha,  tenemos  que  escoger  uno  de  los  4  roles  por  defecto:  

o Manager  

o Collaborator  

o Contributor  

o Consumer