gestión de pj

8/6/2019 Gestin de Pj

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GESTIN DE

PROYECTOS

De Telecomunicacin y de Electrnica

Abelardo Cano


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DEFINICIN DE PROYECTO

Proyecto es: Iniciativa nueva nica Con un principio y un final

Llevada a cabo por personas Para alcanzar un objetivo especifico Dentro de unos parmetros acordados de tiempo,

coste y calidad

Recursos + Tiempo = Propsito


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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los niveles de coste y RRHH son bajos al comienzo,creciendo hasta el final del proyecto y cayendo rpidamenteen la conclusin del mismo.

La probabilidad de terminar con xito el proyecto espequea, con riesgos e incertidumbre al comienzo.

La capacidad de los gestores, para variar las caractersticasdel proyecto es mayor al principio, vindose disminuida,segn va avanzando el proyecto.

El coste de los cambios y la correccin de posibles errores, esmayor segn va progresando el proyecto.


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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL

Director Jefe

Personal

Director rea 2 Director rea 3

Personal

Personal

Director rea 1

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Coordinacin delproyecto


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ESTRUCTURA MATRICIAL DEBIL

Director Jefe

Personal


Personal

Personal

Director rea 1

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Coordinacin del

proyecto


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ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTEDirector Jefe

Personal


Personal

Personal

Director rea 1

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Director de gerentes

Director proyecto1

Director proyecto2

Director proyecto3

Coordinacin del proyecto


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONALCOMPUESTA

Director Jefe

Personal


Personal

Personal

Director rea 1

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Director de gerentes

Directorproyecto 1

Directorproyecto 2

Directorproyecto 3

Coordinacindel proyecto

A

Coordinacin

del proyecto B


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INICIACIN

Definicin de necesidades reales Idea resolutiva y descripcin del producto final Viabilidad inicial (tcnica, econmica,

medioambiental, legal, etc.) Estimacin Cundo, cunto, cmo? RRHH, materiales y organizacin Definicin de objetivos. Visin compartida de

expectativas y restricciones del proyecto D

ocumentar: memoria, objetivos, especificaciones ypliego de condiciones, funcionalidad, planos,infraestructura, estudio de viabilidad, presupuestoinicial, implicaciones legales, contractuales,medioambientales, de seguridad,


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INICIACIN

Determinarprioridades

Determinar lanecesidad real

Definir elresultado

DocumentacinDefinicin del

proyecto

Establecerinfraestructur

a

Desarrollar

objetivos


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PROCESOS DE PLANIFICACIN


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PROCESOS

Documento donde se detalla comollevar a cabo el producto o proyecto

Control de qu se ha incluido en el

proyectoMecanismos para asegurar la

calidad finalPerfeccionamiento o aprendizaje de

las capacidades necesarias de losRRHHForma y manera de intercambiarla

Relacin con el clienteMarketing/ventas

Distribucin dela informacin

Administracin

Capacitacin de

los RRHH

Calidad

Plan deejecucin

Verificacin de

la calidad


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PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO

Medida del avance o progreso del proyecto.Calcular datos y distribuirlos a los demsprocesosComprobar cambios en el mbito/objetivosdel proyecto.

Ver si hay cambios en el coste presupuestado .

Comprobar si hay algn riesgo que hayavariadoresultado final de todos los procesos decontrol sobre la ejecucin o planificacin.

Obtencin deestimadores

Control delobjetivo

Control de latemporizacin

Control costes

Control calidad

Control riesgos

Coordinacinde los cambios


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CONTROL DEL PROYECTO

La evolucin del progreso del proyecto debemedirse regularmente para identificar cualquierdesviacin con respecto a los previamenteplanificadoSe realiza el control de las variaciones en cadauna de las reas de conocimiento y si se estimaque su influencia en el proyecto es elevada se

vuelve a la etapa de planificacin para realizarlos cambios y ajustes necesarios. Controlar significa tomar las accionespreventivas para anticiparse a posiblesproblemas


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PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO

Medida del avance o progreso del proyecto.Calcular datos y distribuirlos a los demsprocesosComprobar cambios en el mbito/objetivosdel proyecto.

Ver si hay cambios en el coste presupuestado .

Comprobar si hay algn riesgo que hayavariadoresultado final de todos los procesos decontrol sobre la ejecucin o planificacin.

Obtencin deestimadores

Control delobjetivo

Control de latemporizacin

Control costes

Control calidad

Control riesgos

Coordinacinde los cambios


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PROCESOS DE INTEGRACIN

Aquellos procesos que conectan entre lasdiferentes tareas de planificacin, control yejecucin. Concretamente son los siguientes:

Planificacin del desarrollo del proyectoEjecucin del plan del proyecto Control/coordinacin de cambios Todos los procesos van a presentarse con elsiguiente interfaz:

Entradas: datos necesarios para abordar laproblemtica Tcnicas y herramientas a utilizarSalidas: resultados/documentos generados.


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PLANIFICACIN DEL DESARROLLO

Su objetivo es:Servir como gua de referencia para laejecucin del proyecto.

Definir las bases de dicha planificacinRazonar justificadamente la eleccin de estaalternativa

Facilitar la comunicacin con el comitempresarial

Definir precisamente el contenido, extensin,tiempo, mbito y objetivos del proyecto.Proporcionar las guas bsicas para podermedir el progreso del proyecto y su control.Entradas Tcnicas->Herramientas ->EESalidas


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ENTRADAS PAN PLANIFICAR ELDESARROLLO

Informacin del resto de procesos pertenecientes ala tarea de planificacin.Informacin histrica sobre proyectos

ante ro res/experienciaPoltica de la empresa: auditoras, mejora deobjetivos, poltica de RRHH, controles financieros...Restricciones: por ejemplo en el presupuestoSuposiciones: factores considerados como ciertospero que generalmente llevan asociados un riesgo


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HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Sistema de control de cambios procedimientos paraaceptar o no ese cambio en el proyecto. Gestin de configuracin: procedimiento desupervisin de las caractersticas:

identificar y documentar todas sus caractersticas

controlar cualquier cambio en dichas caractersticas almacenar los datos e informar de algn cambio verificar que el producto tiene las cualidadesdeseadas, cumple con los objetivos marcados en elproyecto inicial Medicin del progreso: comprobar variaciones, viendosi algo ha cambiado, la ejecucin del proyecto no vabien, segn lo planificado.


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CARACTERSTICAS DE CONTROL EFECTIVO

Precisin

Temporizaci

n

Economa

Flexibilidad

Comprensin

Accincorrectiva

Criterios

mltiples

nfasis enexcepciones

Colocacinestratgica

Criteriosrazonables

SISTEMA DECONTROLEFECTIVO


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EJEMPLO PARA DISMINUIR EL FRAUDEHacia adelante

Seleccin decandidatosadecuada

Polticas especificas

contra el robo y elfraude Procedimientos

disciplinarios Involucrar a los

empleados en su

redaccin Educar y ensear al

empleado dichasreglas y normas

Concurrente

Tratar a losempleados conrespeto y dignidad

Hablarabiertamente de loscostes de los robos

xito en laprevencin d e losdelitos

Utilizacin decmaras de video

vigilancia Password y

barreras

Realimentacin

Hablar con losempleados de suconducta, esinaceptable

Utilizarinvestigadoresprofesionales

Redisear lasmedidas de controlanteriores

Evaluar al personal

y las relacionesentre directivos yempleados


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PROCESOS DE GESTIN DE LOSOBJETIVOS

Definicin y control de lo incluido en el proyectoPor objetivos del proyecto se entienden

las caractersticas y funciones que habrn de ser

incluidas en el producto/servicio o bien las tareas que deben ser hechas para conferir aun producto o servicio ciertas cualidades.Procesos relativos a los objetivos del proyecto:- INICIACIN (la primera fase de todo el proyecto)

- PLANIFICACINDEOBJETIVOS(planificacin)- DESCOMPOSICINEN TAREAS (plan)- CONTROL DE CAMBIOSEN LOSOBJETIVOS


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INICIACINNecesaria a la hora de comenzar cada fase delproyecto A menudo el proyecto tiene un comienzoinformal.Posibles causas para la generacin del proyecto: demanda del mercado

oportunidad/necesidad del negocio peticin de un cliente avance tecnolgico cambio legislativo/socio-poltico


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VARIABLES PARA FOMENTAR LAINNOVACIN

Variablesestructurales

Variables derecursoshumanos

Variablesculturales

Estimularla

innovacin

Alto compromiso deformacin y desarrollo.

Alta seguridad en elempleo.Personas creativas.

Aceptacin de ambigedad.Tolerancia a lo imposible.Bajos controles externos.Tolerancia a los riesgos.Tolerancia al conflicto.Enfocarse en los fines.Enfoque de sistema abierto.

Estructuras orgnicas.Abundantes recursos.Unidades Internas de altacomunicacin.


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PLANIFICACIN DE OBJETIVOSSalidas: lneas gua con los objetivos del proyecto pueden variar segn avanza el proyecto justificacin de la realizacin del proyecto descripcin breve de Las caractersticas que ha de

tener el proyecto fases del proyecto para Llegar a su conclusin objetivos del proyecto a cumplirse para considerarlo cerrado deben ser medibles y cuantificables de forma

objetiva anexos de detalle plan de gestin de los objetivos indicando cmo se han de manejar los cambios enlos objetivos del proyecto y cmo integrarlos en elnormal funcionamiento.


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ASIGNACIN DE PERSONAS A TAREAS

Matriz de habilidades

Estimacin de cargas de trabajoBasada en datos histricos, experiencia o clculos.Aplicar factor de productividad: habilidades, interrupciones,

reuniones, motivacin, formacinDeterminacin de la naturaleza de la tarea

Limitada por recursosLimitada en duracin.

Habilidad Programaci

nAnlisis

Formador

Testeo

Usuario

Personas

Jos X X

David X X X

Laura X X


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MIEDO AL CAMBIO

Por qu? cambio reemplaza el conocido por laambigedad y la incertidumbre

el cambio amenaza las inversiones en elstatu quo creencia que cambiar es incompatible con losobjetivos e intereses de la organizacin


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REDUCIR MIEDOAL CAMBIO (2)Negociacin

Intercambiar algo de valor para reducir la resistencia.

Puede ser necesario ,cuando resistencia procede de una fuentepoderosa

Potencialmente altos costos y la probabilidad de tener que negociarcon otras resistencias

Manipulacin y cooptacin La manipulacin es encubierta intenta influir como tensin

distorsionar hechos, retencin de informacin, perjudicial o crearfalsos rumores

Cooptacin es una forma de la manipulacin y la participacin

Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo de resistentes Puede fallar estrepitosamente si ha engaado objetivos sentir

Coercin

Mediante amenazas directas o fuerza

Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo


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ENCADENAMIENTO DE LOS PROCESOS

DEFINIROBJETIVOS

ESTIMARTIEMPO DE LASACTIVIDADES

ESTABLECER

SECUENCIA

IDENTIFICARTAREAS Y

RECURSOS

DETERMINARFECHAS DELPROYECTO

COMPARARCON LOS

OBJETIVOS

DETERMINARNECESIDADESDE RECURSOSADICIONALES


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DURACIN DE LAS ACTIVIDADESMtodo matemtico:

se utiliza una media ponderada parte de la duracin de la tareasuponiendo una ecuacin ideal, optimista,To

una duracin Tm, la ms probable y una duracin pesimista Tp, en caso deque se den las peores condiciones:la estimacin de la duracin de la tareaes Te=(To+4Tm+Tp)/6


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DESARROLLO DE LA TEMPORIZACINSignifica dar fechas de comienza y fin a lasactividades del proyecto: fechas realistasNecesita las siguientes entradas:

diagrama red del proyecto

estimacin de las duraciones recursos: necesidades y su ocupacin calendarios de la organizacin: de proyectos, de personal y de recursos.

restricciones: fechas Lmite fijadas por el contrato fechas clave: hitos/sucesos a conseguirse en unadeterminada fecha.

Adelantos o retrasos debido a proveedores, etc.


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TCNICAS PARA PLANIFICAR LA CALIDADFlujo gramas:

Diagramas de causa efecto: ilustran como varias causas serelacionan para crear un problema potencial (efecto)

Diagrama del sistema o proceso: muestra como la relacinentre diferentes elementos (p.e. el diseo de revisiones)

Tiempo Mquina Mtodo Material

Energa Medidas Personal Entorno

Error problem

a

Diseo Revisin

Cambio

OK


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ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Todas las actividades planeadas y sistemticasrealizadas dentro del marco del sistema decalidad para asegurar la consecucin de losobjetivos de calidad del proyecto.Se debera realizar a lo largo de todo elproyecto.En grandes proyectos y organizaciones existeuna unidad organizativa destinada a ello

E

ntradas: plan de gestin de la calidad resultados del control de ndices de calidad, enun formato que permita su comparacin yanlisis

definiciones operacionales


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CONTROL DE LA CALIDADy

Entradas: resultados del trabajo: del producto/servicio y tambin del proyecto en smismo. estimacin de los resultados esperados partiendo delos actuales

plan de gestin de la calidad definiciones operacionales lista de comprobacinSalidas:

mejora de la calidad

decisiones de aceptacin: los elementosinspeccionados sonaceptados o rechazados (volver a realizar el trabajo)

lista de comprobacin chequeada (paradocumentacin)

ajustes en procesos: cambios o acciones correctivas,preventivas o inmediatas


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PROCESOS DE GESTIN DE RRHH

Objetivo: conseguir la mayor eficiencia en lautilizacin de todo el personal en el desarrollo delproyecto.Engloba a los siguientes procesos:

planificacin organizacional: asignando palesen elproyecto, responsabilidades y relaciones deautoridad.

contratacin de personal: seleccionando a los

diferentes candidatos adecuados al perfil de latareacapacitacin yformacin: mejorando capacidades a nivel personal y de grupo


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FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE RRHH

Planificacin de losRRHH

Contratacin SeleccinIdentificacin y seleccin de

empleados competentes

Despidos

Orientacin FormacinEmpleados adaptados y con

los conocimientos yhabilidades puestos al da

Medir laplusvala

Desarrollo dela carrera

Compensacin yservicios

Empleados eficientescapaces de mantener un

alto por largo tiempo

Compensacin yservicios


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ASPECTOSA CONSIDERAR

Cmo dirigir a los trabajadores: Liderazgo, comunicacin, negociacin sonaptitudes claves en los directivos

Delegacin, motivacin, seguridad yproteccin, entre otros son de inters tratndosede personas individuales

Creacin de un equipoSolucin de conflictos

Seleccin de candidatos, normas de seguridad,etc.


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MTODOS PARA ANALIZAR EL TRABAJO

Entrevistar alos empleadosindividualmen

te

Observacindirecta deun

trabajador Cuestionarioestructurado

Informes delempleado

Expertos en

ese trabajopara definirsus

caractersticas

Entrevistara los

empleadosen grupos

Grabar alos

empleadosen el

trabajo

Anlisis deltrabajo


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PROCESO DE FORMACIN DEL EQUIPO

Mejora de las capacidades de los RRHH individual y de grupoEl desarrollo individual(aspectos de gestin yaspectos tcnicos) es previo a crear el equipo.El desarrollo como equipo es necesario paracumplir con los objetivos de manera eficiente. La creacin de un equipo es ms difcil en unaestructura organizativa funcional. En este tipo de

organizaciones, el entendimiento entre el directorde rea y el director del proyecto es un factorcrtico para el xito del proyecto.


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ELEMENTOS DE MEJORA DEL ENTORNO

EntornoInterpersonal

de trabajoms efectivo

Creacindel equipo

Sensibilidades

Desarrollo de

macrogrupos

Procesode

consulta

Realimentacin


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INFORMES DEAVANCE DEL PROYECTO

Revisin del progreso del proyecto utilizando:y Anlisis de varianzas(coste, duracin, calidad y riesgos)

Compara el valor actual con el esperado

y Anlisis de tendencias Ver el progreso del proyecto en el tiempo para determinar si la

eficiencia esta mejorando o empeorandoy Anlisis del valor obtenido

Calcular tres factores claves de esta actividad El presupuesto, coste presupuestado para el trabajo

programado El coste actual, presupuesto gastado (gastos directos e

indirectos) El valor obtenido, tanto por ciento del presupuesto gastado

sobre el total Varianza del coste*coste actual presupuesto, varianza en la

duracin, previsin del coste al cierre, ndice de progreso.

y Tcnicas y herramientas de distribucin de la informacin


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DESARROLLAR RESPUESTAS FRENTEARIESGOS

Evitar, eliminar la amenaza, normalmente quitando lascausas.

Mitigar, reducir los efectos negativos de los riesgos Aceptando las consecuencias

y De forma activa, cambiando el proceso o la gestin, en:y O de forma pasiva, dando por buenos, unos menores

beneficios.

Planes de contingenciay Definir los pasos a seguir cuando sucede un evento

Estrategias alternativas

y De tal manera que se eviten o disminuyan las consecuenciasque tendran con la anterior planificacin

Las restricciones sobre el proyecto, hacen que si sucede unevento su mitigacin acarree nuevos eventos.

Creacin de reservas para utilizarse en casos extremos


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CIERRE DEL PROYECTO

Recogida de datos finales y revisin de fin deproyecto

Entrega de productos o servicios Desinversin y traslado de recursos a otros

proyectos, o a sus unidades funcionales Cierre documental del proyecto y archivado Conocimientos tcnicos: recopilacin del

conocimiento adquirido a lo largo de la ejecucindel proyecto

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