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GESTIN DE
PROYECTOS
De Telecomunicacin y de Electrnica
Abelardo Cano
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DEFINICIN DE PROYECTO
Proyecto es: Iniciativa nueva nica Con un principio y un final
Llevada a cabo por personas Para alcanzar un objetivo especifico Dentro de unos parmetros acordados de tiempo,
coste y calidad
Recursos + Tiempo = Propsito
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Los niveles de coste y RRHH son bajos al comienzo,creciendo hasta el final del proyecto y cayendo rpidamenteen la conclusin del mismo.
La probabilidad de terminar con xito el proyecto espequea, con riesgos e incertidumbre al comienzo.
La capacidad de los gestores, para variar las caractersticasdel proyecto es mayor al principio, vindose disminuida,segn va avanzando el proyecto.
El coste de los cambios y la correccin de posibles errores, esmayor segn va progresando el proyecto.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL
Director Jefe
Personal
Director rea 2 Director rea 3
Personal
Personal
Director rea 1
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin delproyecto
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ESTRUCTURA MATRICIAL DEBIL
Director Jefe
Personal
Director rea 2 Director rea 3
Personal
Personal
Director rea 1
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Coordinacin del
proyecto
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ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTEDirector Jefe
Personal
Director rea 2 Director rea 3
Personal
Personal
Director rea 1
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Director de gerentes
Director proyecto1
Director proyecto2
Director proyecto3
Coordinacin del proyecto
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONALCOMPUESTA
Director Jefe
Personal
Director rea 2 Director rea 3
Personal
Personal
Director rea 1
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Director de gerentes
Directorproyecto 1
Directorproyecto 2
Directorproyecto 3
Coordinacindel proyecto
A
Coordinacin
del proyecto B
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INICIACIN
Definicin de necesidades reales Idea resolutiva y descripcin del producto final Viabilidad inicial (tcnica, econmica,
medioambiental, legal, etc.) Estimacin Cundo, cunto, cmo? RRHH, materiales y organizacin Definicin de objetivos. Visin compartida de
expectativas y restricciones del proyecto D
ocumentar: memoria, objetivos, especificaciones ypliego de condiciones, funcionalidad, planos,infraestructura, estudio de viabilidad, presupuestoinicial, implicaciones legales, contractuales,medioambientales, de seguridad,
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INICIACIN
Determinarprioridades
Determinar lanecesidad real
Definir elresultado
DocumentacinDefinicin del
proyecto
Establecerinfraestructur
a
Desarrollar
objetivos
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PROCESOS DE PLANIFICACIN
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PROCESOS
Documento donde se detalla comollevar a cabo el producto o proyecto
Control de qu se ha incluido en el
proyectoMecanismos para asegurar la
calidad finalPerfeccionamiento o aprendizaje de
las capacidades necesarias de losRRHHForma y manera de intercambiarla
Relacin con el clienteMarketing/ventas
Distribucin dela informacin
Administracin
Capacitacin de
los RRHH
Calidad
Plan deejecucin
Verificacin de
la calidad
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PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO
Medida del avance o progreso del proyecto.Calcular datos y distribuirlos a los demsprocesosComprobar cambios en el mbito/objetivosdel proyecto.
Ver si hay cambios en el coste presupuestado .
Comprobar si hay algn riesgo que hayavariadoresultado final de todos los procesos decontrol sobre la ejecucin o planificacin.
Obtencin deestimadores
Control delobjetivo
Control de latemporizacin
Control costes
Control calidad
Control riesgos
Coordinacinde los cambios
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CONTROL DEL PROYECTO
La evolucin del progreso del proyecto debemedirse regularmente para identificar cualquierdesviacin con respecto a los previamenteplanificadoSe realiza el control de las variaciones en cadauna de las reas de conocimiento y si se estimaque su influencia en el proyecto es elevada se
vuelve a la etapa de planificacin para realizarlos cambios y ajustes necesarios. Controlar significa tomar las accionespreventivas para anticiparse a posiblesproblemas
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PROCESOS DE CONTROL DEL PROYECTO
Medida del avance o progreso del proyecto.Calcular datos y distribuirlos a los demsprocesosComprobar cambios en el mbito/objetivosdel proyecto.
Ver si hay cambios en el coste presupuestado .
Comprobar si hay algn riesgo que hayavariadoresultado final de todos los procesos decontrol sobre la ejecucin o planificacin.
Obtencin deestimadores
Control delobjetivo
Control de latemporizacin
Control costes
Control calidad
Control riesgos
Coordinacinde los cambios
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PROCESOS DE INTEGRACIN
Aquellos procesos que conectan entre lasdiferentes tareas de planificacin, control yejecucin. Concretamente son los siguientes:
Planificacin del desarrollo del proyectoEjecucin del plan del proyecto Control/coordinacin de cambios Todos los procesos van a presentarse con elsiguiente interfaz:
Entradas: datos necesarios para abordar laproblemtica Tcnicas y herramientas a utilizarSalidas: resultados/documentos generados.
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PLANIFICACIN DEL DESARROLLO
Su objetivo es:Servir como gua de referencia para laejecucin del proyecto.
Definir las bases de dicha planificacinRazonar justificadamente la eleccin de estaalternativa
Facilitar la comunicacin con el comitempresarial
Definir precisamente el contenido, extensin,tiempo, mbito y objetivos del proyecto.Proporcionar las guas bsicas para podermedir el progreso del proyecto y su control.Entradas Tcnicas->Herramientas ->EESalidas
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ENTRADAS PAN PLANIFICAR ELDESARROLLO
Informacin del resto de procesos pertenecientes ala tarea de planificacin.Informacin histrica sobre proyectos
ante ro res/experienciaPoltica de la empresa: auditoras, mejora deobjetivos, poltica de RRHH, controles financieros...Restricciones: por ejemplo en el presupuestoSuposiciones: factores considerados como ciertospero que generalmente llevan asociados un riesgo
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Sistema de control de cambios procedimientos paraaceptar o no ese cambio en el proyecto. Gestin de configuracin: procedimiento desupervisin de las caractersticas:
identificar y documentar todas sus caractersticas
controlar cualquier cambio en dichas caractersticas almacenar los datos e informar de algn cambio verificar que el producto tiene las cualidadesdeseadas, cumple con los objetivos marcados en elproyecto inicial Medicin del progreso: comprobar variaciones, viendosi algo ha cambiado, la ejecucin del proyecto no vabien, segn lo planificado.
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CARACTERSTICAS DE CONTROL EFECTIVO
Precisin
Temporizaci
n
Economa
Flexibilidad
Comprensin
Accincorrectiva
Criterios
mltiples
nfasis enexcepciones
Colocacinestratgica
Criteriosrazonables
SISTEMA DECONTROLEFECTIVO
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EJEMPLO PARA DISMINUIR EL FRAUDEHacia adelante
Seleccin decandidatosadecuada
Polticas especificas
contra el robo y elfraude Procedimientos
disciplinarios Involucrar a los
empleados en su
redaccin Educar y ensear al
empleado dichasreglas y normas
Concurrente
Tratar a losempleados conrespeto y dignidad
Hablarabiertamente de loscostes de los robos
xito en laprevencin d e losdelitos
Utilizacin decmaras de video
vigilancia Password y
barreras
Realimentacin
Hablar con losempleados de suconducta, esinaceptable
Utilizarinvestigadoresprofesionales
Redisear lasmedidas de controlanteriores
Evaluar al personal
y las relacionesentre directivos yempleados
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PROCESOS DE GESTIN DE LOSOBJETIVOS
Definicin y control de lo incluido en el proyectoPor objetivos del proyecto se entienden
las caractersticas y funciones que habrn de ser
incluidas en el producto/servicio o bien las tareas que deben ser hechas para conferir aun producto o servicio ciertas cualidades.Procesos relativos a los objetivos del proyecto:- INICIACIN (la primera fase de todo el proyecto)
- PLANIFICACINDEOBJETIVOS(planificacin)- DESCOMPOSICINEN TAREAS (plan)- CONTROL DE CAMBIOSEN LOSOBJETIVOS
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INICIACINNecesaria a la hora de comenzar cada fase delproyecto A menudo el proyecto tiene un comienzoinformal.Posibles causas para la generacin del proyecto: demanda del mercado
oportunidad/necesidad del negocio peticin de un cliente avance tecnolgico cambio legislativo/socio-poltico
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VARIABLES PARA FOMENTAR LAINNOVACIN
Variablesestructurales
Variables derecursoshumanos
Variablesculturales
Estimularla
innovacin
Alto compromiso deformacin y desarrollo.
Alta seguridad en elempleo.Personas creativas.
Aceptacin de ambigedad.Tolerancia a lo imposible.Bajos controles externos.Tolerancia a los riesgos.Tolerancia al conflicto.Enfocarse en los fines.Enfoque de sistema abierto.
Estructuras orgnicas.Abundantes recursos.Unidades Internas de altacomunicacin.
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PLANIFICACIN DE OBJETIVOSSalidas: lneas gua con los objetivos del proyecto pueden variar segn avanza el proyecto justificacin de la realizacin del proyecto descripcin breve de Las caractersticas que ha de
tener el proyecto fases del proyecto para Llegar a su conclusin objetivos del proyecto a cumplirse para considerarlo cerrado deben ser medibles y cuantificables de forma
objetiva anexos de detalle plan de gestin de los objetivos indicando cmo se han de manejar los cambios enlos objetivos del proyecto y cmo integrarlos en elnormal funcionamiento.
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ASIGNACIN DE PERSONAS A TAREAS
Matriz de habilidades
Estimacin de cargas de trabajoBasada en datos histricos, experiencia o clculos.Aplicar factor de productividad: habilidades, interrupciones,
reuniones, motivacin, formacinDeterminacin de la naturaleza de la tarea
Limitada por recursosLimitada en duracin.
Habilidad Programaci
nAnlisis
Formador
Testeo
Usuario
Personas
Jos X X
David X X X
Laura X X
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MIEDO AL CAMBIO
Por qu? cambio reemplaza el conocido por laambigedad y la incertidumbre
el cambio amenaza las inversiones en elstatu quo creencia que cambiar es incompatible con losobjetivos e intereses de la organizacin
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REDUCIR MIEDOAL CAMBIO (2)Negociacin
Intercambiar algo de valor para reducir la resistencia.
Puede ser necesario ,cuando resistencia procede de una fuentepoderosa
Potencialmente altos costos y la probabilidad de tener que negociarcon otras resistencias
Manipulacin y cooptacin La manipulacin es encubierta intenta influir como tensin
distorsionar hechos, retencin de informacin, perjudicial o crearfalsos rumores
Cooptacin es una forma de la manipulacin y la participacin
Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo de resistentes Puede fallar estrepitosamente si ha engaado objetivos sentir
Coercin
Mediante amenazas directas o fuerza
Formas poco costoso y fciles de obtener apoyo
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ENCADENAMIENTO DE LOS PROCESOS
DEFINIROBJETIVOS
ESTIMARTIEMPO DE LASACTIVIDADES
ESTABLECER
SECUENCIA
IDENTIFICARTAREAS Y
RECURSOS
DETERMINARFECHAS DELPROYECTO
COMPARARCON LOS
OBJETIVOS
DETERMINARNECESIDADESDE RECURSOSADICIONALES
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DURACIN DE LAS ACTIVIDADESMtodo matemtico:
se utiliza una media ponderada parte de la duracin de la tareasuponiendo una ecuacin ideal, optimista,To
una duracin Tm, la ms probable y una duracin pesimista Tp, en caso deque se den las peores condiciones:la estimacin de la duracin de la tareaes Te=(To+4Tm+Tp)/6
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DESARROLLO DE LA TEMPORIZACINSignifica dar fechas de comienza y fin a lasactividades del proyecto: fechas realistasNecesita las siguientes entradas:
diagrama red del proyecto
estimacin de las duraciones recursos: necesidades y su ocupacin calendarios de la organizacin: de proyectos, de personal y de recursos.
restricciones: fechas Lmite fijadas por el contrato fechas clave: hitos/sucesos a conseguirse en unadeterminada fecha.
Adelantos o retrasos debido a proveedores, etc.
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TCNICAS PARA PLANIFICAR LA CALIDADFlujo gramas:
Diagramas de causa efecto: ilustran como varias causas serelacionan para crear un problema potencial (efecto)
Diagrama del sistema o proceso: muestra como la relacinentre diferentes elementos (p.e. el diseo de revisiones)
Tiempo Mquina Mtodo Material
Energa Medidas Personal Entorno
Error problem
a
Diseo Revisin
Cambio
OK
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ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Todas las actividades planeadas y sistemticasrealizadas dentro del marco del sistema decalidad para asegurar la consecucin de losobjetivos de calidad del proyecto.Se debera realizar a lo largo de todo elproyecto.En grandes proyectos y organizaciones existeuna unidad organizativa destinada a ello
E
ntradas: plan de gestin de la calidad resultados del control de ndices de calidad, enun formato que permita su comparacin yanlisis
definiciones operacionales
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CONTROL DE LA CALIDADy
Entradas: resultados del trabajo: del producto/servicio y tambin del proyecto en smismo. estimacin de los resultados esperados partiendo delos actuales
plan de gestin de la calidad definiciones operacionales lista de comprobacinSalidas:
mejora de la calidad
decisiones de aceptacin: los elementosinspeccionados sonaceptados o rechazados (volver a realizar el trabajo)
lista de comprobacin chequeada (paradocumentacin)
ajustes en procesos: cambios o acciones correctivas,preventivas o inmediatas
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PROCESOS DE GESTIN DE RRHH
Objetivo: conseguir la mayor eficiencia en lautilizacin de todo el personal en el desarrollo delproyecto.Engloba a los siguientes procesos:
planificacin organizacional: asignando palesen elproyecto, responsabilidades y relaciones deautoridad.
contratacin de personal: seleccionando a los
diferentes candidatos adecuados al perfil de latareacapacitacin yformacin: mejorando capacidades a nivel personal y de grupo
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FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE RRHH
Planificacin de losRRHH
Contratacin SeleccinIdentificacin y seleccin de
empleados competentes
Despidos
Orientacin FormacinEmpleados adaptados y con
los conocimientos yhabilidades puestos al da
Medir laplusvala
Desarrollo dela carrera
Compensacin yservicios
Empleados eficientescapaces de mantener un
alto por largo tiempo
Compensacin yservicios
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ASPECTOSA CONSIDERAR
Cmo dirigir a los trabajadores: Liderazgo, comunicacin, negociacin sonaptitudes claves en los directivos
Delegacin, motivacin, seguridad yproteccin, entre otros son de inters tratndosede personas individuales
Creacin de un equipoSolucin de conflictos
Seleccin de candidatos, normas de seguridad,etc.
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MTODOS PARA ANALIZAR EL TRABAJO
Entrevistar alos empleadosindividualmen
te
Observacindirecta deun
trabajador Cuestionarioestructurado
Informes delempleado
Expertos en
ese trabajopara definirsus
caractersticas
Entrevistara los
empleadosen grupos
Grabar alos
empleadosen el
trabajo
Anlisis deltrabajo
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PROCESO DE FORMACIN DEL EQUIPO
Mejora de las capacidades de los RRHH individual y de grupoEl desarrollo individual(aspectos de gestin yaspectos tcnicos) es previo a crear el equipo.El desarrollo como equipo es necesario paracumplir con los objetivos de manera eficiente. La creacin de un equipo es ms difcil en unaestructura organizativa funcional. En este tipo de
organizaciones, el entendimiento entre el directorde rea y el director del proyecto es un factorcrtico para el xito del proyecto.
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ELEMENTOS DE MEJORA DEL ENTORNO
EntornoInterpersonal
de trabajoms efectivo
Creacindel equipo
Sensibilidades
Desarrollo de
macrogrupos
Procesode
consulta
Realimentacin
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INFORMES DEAVANCE DEL PROYECTO
Revisin del progreso del proyecto utilizando:y Anlisis de varianzas(coste, duracin, calidad y riesgos)
Compara el valor actual con el esperado
y Anlisis de tendencias Ver el progreso del proyecto en el tiempo para determinar si la
eficiencia esta mejorando o empeorandoy Anlisis del valor obtenido
Calcular tres factores claves de esta actividad El presupuesto, coste presupuestado para el trabajo
programado El coste actual, presupuesto gastado (gastos directos e
indirectos) El valor obtenido, tanto por ciento del presupuesto gastado
sobre el total Varianza del coste*coste actual presupuesto, varianza en la
duracin, previsin del coste al cierre, ndice de progreso.
y Tcnicas y herramientas de distribucin de la informacin
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DESARROLLAR RESPUESTAS FRENTEARIESGOS
Evitar, eliminar la amenaza, normalmente quitando lascausas.
Mitigar, reducir los efectos negativos de los riesgos Aceptando las consecuencias
y De forma activa, cambiando el proceso o la gestin, en:y O de forma pasiva, dando por buenos, unos menores
beneficios.
Planes de contingenciay Definir los pasos a seguir cuando sucede un evento
Estrategias alternativas
y De tal manera que se eviten o disminuyan las consecuenciasque tendran con la anterior planificacin
Las restricciones sobre el proyecto, hacen que si sucede unevento su mitigacin acarree nuevos eventos.
Creacin de reservas para utilizarse en casos extremos
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CIERRE DEL PROYECTO
Recogida de datos finales y revisin de fin deproyecto
Entrega de productos o servicios Desinversin y traslado de recursos a otros
proyectos, o a sus unidades funcionales Cierre documental del proyecto y archivado Conocimientos tcnicos: recopilacin del
conocimiento adquirido a lo largo de la ejecucindel proyecto