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Estudio de Caso: MINISTERIO DE TRANSPORTE Registro Nacional de Conductores

www.mintransporte.gov.co

MINISTERIO DE TRANSPORTE

Registro Nacional de Conductores


PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB

Bogotá D.C., diciembre de 2008

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RESUMEN EJECUTIVO

El Ministerio de Transporte de Colombia está desarrollando el REGISTRO NACIONAL DE CONDUCTORES (RNC), que según la definición dada en el sitio web del Ministerio “Es el conjunto de datos computarizados necesarios para determinar las licencias de conducción expedidas a las personas conforme a lo establecido en las disposiciones legales vigentes, el cual contendrá las anotaciones como mínimo siguientes: número y categoría de la licencia de conducción, nombre de la persona, número de identificación, fecha de expedición y organismo que la expidió. El Ministerio de Transporte es la entidad competente para administrar el Sistema de información del RNC”1. Esto permite la agilización de los procesos en el Ministerio, y mayor acceso por parte de ciudadanos a la información referente a licencias de conducción, accidentalidad, vehículos, entre otros temas. La siguiente figura muestra la página inicial de Registro Único de Tránsito -RNT- del que hará parte el Registro Único de Conductores

2 Figura 1: Página inicial del Registro Nacional de Tránsito -RNT-

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1. ANTECEDENTES Motivación “El Registro Único Nacional de Transporte –RUNT- es un sistema de registro único nacional a nivel central, en línea; que valida, registra y autoriza las transacciones relacionadas con automotores, conductores, licencias de tránsito, empresas de transporte, centros de enseñanza, remolques y semi-remolques, maquinaría agrícola y de construcción autopropulsada, infracciones, seguros, accidentes de tránsito y personas naturales o jurídicas que prestan servicio al sector acorde con la Ley 769 de 2002 y la Ley 1005 de 2006” 3 . Este sistema fue concebido como respuesta a las siguientes necesidades:

• Largas y usuales filas de usuarios radicando sus quejas y averiguando por licencias de conducción.

• Poco presupuesto y personal para la atención a los ciudadanos. • Mejor servicio para consultas desde cualquier lugar del país. • La necesidad del Ministerio de Trasporte de consolidar las bases de datos de toda la

información concerniente a Tránsito y Transporte Promotores claves La creación y desarrollo del Registro Único de Conductores es iniciativa del Ministerio del Transporte, en manos de los encargados del área de Informática, que cuentan con la experiencia acumulada con el sitio web del Ministerio de Transporte desde el año 1996. Fuentes de financiamiento El Ministerio de Transporte cuenta con poco presupuesto, por lo que el dinero que se ha invertido en el desarrollo del sitio web y el Registro Nacional de Conductores, ha sido únicamente el salario de los funcionarios que han llevado a cabo la tarea de montarlos. Estrategias de mercadeo y promoción Inicialmente se realizó un lanzamiento con la consulta de las licencias de conducción por:

• Televisión nacional • Radio • Lanzamiento interno en el Ministerio de Transporte para los funcionarios del próximo

sitio Web RUNT que será lanzado en Mayo de 2009 del que hará parte el RNC Como lo reconocen los funcionarios entrevistados, se divulgó un mensaje confuso que implicaba la ilegalidad de las licencias que no aparecían en el sitio lo que causó que éste se cayera por las múltiples consultas. Esto se debió a que la base de datos no estaba correctamente alimentada. En ese momento se percataron de las debilidades con las que contaba la infraestructura del sitio web del Ministerio de Transporte.

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El Registro Único de Conductores se podrá consultar en el RUNT Registro Único Nacional de Tránsito. Se presenta la web promocional del RUNT próximo a ser puesto en servicio por el Ministerio de Transporte

4 Figura 2: Inicio de la web promocional del RUNT La nueva versión del sitio con el sistema de consultas en línea Registro Único Nacional de Tránsito -RUNT-, será un sistema centralizado que operará en línea y cuya funcionalidad será registrar, validar y autorizar las transacciones relacionadas con los siguientes registros:

• Registro Nacional de Automotores (RNA) • Registro Nacional de Conductores (RNC) • Registro Nacional de Licencias de Tránsito (RNLT) • Registro Nacional de Empresas de Transporte Público y Privado (RNET) • Registro Nacional de Centros de Enseñanza Automovilística (RNCEA) • Registro Nacional de Remolques y Semirremolques (RNRYS) • Registro Nacional de Maquinaría Agrícola y de Construcción Autopropulsada (RNMA) • Registro Nacional de Infracciones al Tránsito y al Transporte (RNITT) • Registro Nacional de Seguros (RNS) • Registro Nacional de Accidentes de Tránsito (RNAT) • Registro Nacional de Personas Naturales o Jurídicas que Prestan Servicios al Sector

Público. (RNPNJ)

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El Registro Único de Conductores -RNC- hará parte del sistema RUNT que operará en coordinación total, permanente y obligatoria con todos los Organismos de Tránsito del país. La operación del RUNT será entregada en concesión a un operador externo saldrá en el 2009. Todavía no se ha definido las estrategias de divulgación del lanzamiento de la nueva versión. Cómo se desarrolló El Ministerio de Transporte detectó, entre otros, los siguientes inconvenientes que determinaron la necesidad de crear el RUNT:

• Gran volumen de solicitudes de veracidad de las licencias de conducción. • Escaso personal y pocos recursos con los que cuenta esta entidad. • La accesibilidad de los ciudadanos de las diferentes regiones del país para realizar

trámites y presentar quejas ante el Ministerio de Transporte. • Contar y ofrecer las leyes, normas y reglamentación relacionada con el tránsito y el

transporte. • Consolidar y ofrecer bases de datos de todos los registros de tránsito y transporte que

hay en el país. La consolidación de la información sobre los registros permitirá publicar estadísticas de accidentalidad para acceder por múltiples variables a reportes consolidados a nivel nacional y así encontrar soluciones a problemas.

Tiempo de implementación El Ministerio de Transporte “entregará en concesión, toda la operación, y las funciones relacionadas con la alimentación y actualización de los diferentes registros (nacionales, de conductores, automotores o de accidentalidad). En adelante el operador concesionado administrará la información que reciba directamente de los organismos de transito de las autoridades de transito, de las secretarias de transito, de las escuelas, etc.”5 Hoy en día el Ministerio de Transporte ofrece consultas de servicio en línea sobre algunos registros, siendo la pionera en el informe de las licencias de conducción en donde cualquier ciudadano o personal de transito puede revisar desde la legalidad de su licencia y detalle de las sanciones con las que cuentan, pero con el RUNT habrá un servicio integral y actualizado de los diferentes registros. La siguiente imagen muestra el cronograma propuesto por el Ministerio de Transporte para el lanzamiento de RUNT

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6 Figura 3: Cronograma de la puesta en operación del RUNT Cobertura Geográfica Este sistema RUNT será accesible desde cualquier computador con a acceso a Internet a nivel nacional e internacional. Aún cuando no toda la población tiene acceso a Internet, existen cafés Internet que facilitan este proceso. Relación con políticas de Tecnologías y Comunicaciones 2. OBJETIVOS

• Unificar y consolidar la información del Ministerio de Transporte. • Mejorar el servicio a los usuarios del Ministerio de Transporte, acercándolos a la

información y consultas. • Crear una herramienta de acceso a la información de Reglamentaciones para todos los

sectores y áreas involucrados. • Por medio de los reportes de Accidentalidad, crear “conciencia social” entre los

ciudadanos para bajar los índices de mortalidad. • Unificar la información de Licencias de Conducción, mejorando el servicio no solo para

ciudadanos, sino también para los entes como la policía, transito, etc.

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3. POBLACION OBJETIVO El RUNT será de libre acceso para cualquier persona o entidad con Internet, los usuarios serán:

• Los ciudadanos que podrán ver reportes de su licencia, así como de placas de carro, niveles de accidentalidad, reportes de transito, etc.

• Las escuelas de conducción que también cuentan con reportes de su interés como

cuáles son las entidades aprobadas por el Ministerio de Transporte para la elaboración de pruebas y exámenes para los conductores, etc.

• Los empresarios que podrán también consultar los accidentes e incidentes de las

empresas de transporte: cuántos accidentes han tenido en un determinado tiempo, cuántas han sido sancionadas, entre otras cosas.

• Las entidades estatales relacionadas con el tránsito y transporte como las Secretarias

de transporte o movilidad

• Otras entidades interesadas en la información de tránsito y transporte como las aseguradoras, centros de investigación, universidades, etc.

4. PRODUCTOS Y SERVICIOS En el RUNT además de encontrar los registros consolidados será posible consultarlos por los interesados, ciudadanos, funcionarios de empresas públicas o privadas relacionadas con transporte y tránsito. Esta nueva versión de la página contará con mejores servicios que impactarán a la comunidad y permitirá generar “Conciencia Social” sobre el tema de accidentalidad. Para el lanzamiento de esta nueva versión del sitio se propone igualmente medios masivos para dar a conocerla. Mediciones y Monitoreo Por razones de presupuesto y servidores de calidad de los servidores en el momento de la entrevistas no se había previsto realizar mediciones y monitoreos respecto a la web RUNT. Sin embrago, esta previsto que inicialmente el sistema registre únicamente a los visitantes que ingresen a éste sitio web. Desde Mayo del 2006 hasta Noviembre de 2008 se han registrado un total de 62.999.891 visitas en Consulta de Licencia de Conducción, en el actual servicio de consultas que se encuentra en la web de Ministerio de Transporte.

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7 Figura.4: Cuadro de medición de consultas a la página Web del Ministerio de Transporte.

5. TECNOLOGIA Y COMUNICACIONES Como se explico anteriormente, no existe una única plataforma que maneje todo el sistema. Por el momento todo se está manejando directamente en el Área de Informática del Ministerio de Transporte y está en manos de pocas personas. Hasta hace unos años, el sitio se encontraba en el servidor de la Presidencia de la República. Pero al querer ampliar los servicios y tecnología del sitio, se cuenta hoy en día con un servidor propio. Esto ha permitido lograr una mejor estructura para el contenido del mismo. Sin embargo, durante los años se ha recalcado que uno de los mayores problemas del sistema ha sido la falta de hardware apropiado para soportar las funciones del sitio. Por las falencias y falta de recursos encontrados en el camino del desarrollo del sistema, se ha tomado la decisión de repartir las funciones, permitiendo en un futuro que cada entidad encargada de los reportes pueda alimentar las bases de datos, siendo la función del Ministerio de Transporte recopilarla. Esto agilizará procesos y presencia de información actualizada en el sitio ya que hoy en día el proceso de subir una información a este puede llegar a tardar hasta un mes. Esto se debe a que el proceso que se lleva es muy manual y artesanal y no existen procedimientos claros y definidos. Organización y flujo de información Al momento de realizar las entrevistas los funcionarios reportaron que la estructura y los flujos de la información del sitio Web, los están construyendo dentro de los términos de referencia del operador al que se le asignara la labor del mismo.

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6. FINANZAS Modelo Hasta el 2008, el Área de Informática del Ministerio de Transporte, no contaba con ningún presupuesto para el desarrollo del sitio Web. Como se mencionó anteriormente, los costos para el Ministerio de Transporte con respecto a la Web, han sido los salarios de los encargados del área. Hoy en día, se designó un presupuesto para el contrato de reorganización del sitio, proveniente del presupuesto de inversión del Ministerio de Transporte. Este contrato se entregó a una empresa especializada en el tema y que actualmente está revisando el sitio. La revisión terminará con un informe entregado el 31 de Diciembre del presente año. A futuro, el mantenimiento de este y sus programas vendrá del presupuesto de Comunicaciones y de funcionarios del Ministerio de transporte. Estos costos, como ya se mencionó, son los salarios de los funcionarios. Sin embargo, el Ministerio de Transporte no tiene un modelo de sostenibilidad, ni una proyección de costos del sitio Web que permita una autosostenibilidad que cubra su funcionamiento en años futuros. 7. FUTUROS DESARROLLOS

Retos

• El lanzamiento de la web RUNT será en mayo del 2009 y será el mayor reto a nivel de servicio al los ciudadanos.

• Lograr que la mayor cantidad de personas conozcan, consulten y analicen los registros y

estadísticas que ofrezca el RUNT.

• Crear conciencia social entre los colombianos para mejorar la calidad de vida en cuanto a ahorro de tiempo y espacio por consultas en línea.

8. ASPECTOS CLAVES Logros y Beneficios

• El logro percibido está en la satisfacción de un pequeño grupo de trabajo comprometido con el desarrollo del Ministerio de Transporte, dedicando tiempo e investigación a la elaboración de las herramientas utilizadas en el sitio Web con buenos resultados.

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• Esperan que la nueva web RUNT conlleve un excelente servicio, con desarrollo y actualización permanente, confiable y preciso de los registros y la información que reciba y produzca este sistema

• Mejorar la gestión de las consultas en línea, generando beneficios y ahorros en tiempo y

en recursos económicos a todos los que de alguna manera estén vinculados al sistema o lo consulten.

• Actualmente el ciudadano debe pagar la suma de $7.500 por estos trámites de consulta,

y en la nueva RUNT, también se cobrarán nuevamente las consultas. Y por último, y por parte del Ministerio de Transporte, se gana seguridad, transparencia, eficacia, eficiencia, mejor imagen de la entidad ante los ciudadanos y empresarios y más importante, la satisfacción de los usuarios. La siguiente tabla muestra los ingresos por el sistema actual de consultas entre los que está el Registro Único de Conductores:

8Figura. 5: Cuadro de resumen de beneficios de los trámites y servicios en Línea del Ministerio de Transporte.

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Lecciones aprendidas El proceso del sistema de Registro Nacional de Conductores está aún en proceso de construcción y hará parte del sitio web RUNT del Ministerio de Transporte, pero ya las personas involucradas han tomado lecciones importantes a partir de su propia experiencia y del montaje de la nueva página.

• Apoyo del gobierno, tanto a nivel del Ministerio de Transporte como de la Presidencia, fue fundamental para el desarrollo y logros

• Capacitaciones por parte de GEL y la constante preocupación, junto con muestras de motivación, han sido fundamentales para el compromiso por parte de las personas involucradas.

• Los índices de mortalidad por accidentes súper inclusive aquellas del conflicto interno Colombiano. Esto ha sido de las principales motivaciones para la publicación de los reportes y estadísticas ya que esto permitirá crear conciencia social y bajar los índices.

• La planificación debe ser primordial para el Estado. Planificar las fuentes de recursos, tanto financieros, como humanos, permitirá la agilización del sistema

REFERENCIAS Documentos Consultados: Webs:

• http://www.mintransporte.gov.co • http://www.mintransporte.gov.co/RUNT/ • http://www.gobiernoenlinea.gov.co • http://www.dnp.gov.co

Documentos:

• Ley 1005 de Enero de 2006 • Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de

Colombia, Bogotá, Mayo de 2008 • Documento CONPES 3292. de junio 28 de 2004, Departamento Nacional de Planeación, Bogotá,

Junio de 2004 • Decreto 1151 de 2008. Bogotá, 14 de abril de 2008 • Documento CONPES 3248, de octubre 23 de 2003, Departamento Nacional de Planeación,

Bogotá, Junio de 2004

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Entrevistados: Segmento Entrevistados Entidad Cargo Fecha

Dorman Castillo Min Transporte Técnico Área de informática 17/10/08 Funcionarios Marcela Sánchez Min Transporte Técnico Área de informática 17/10/08 John Jairo Forero Medicar S. A. Conductor 21/12/08 Jairo Lamprea Global Uno Conductor 10/12/08 Julio García Asistente de Gerencia Inv. y Construcciones Roca 14/12/08 Libardo Pulido Asistente de Seguridad Cooservir 1/12/08

Usuarios

Nicolás Peña ON2 Design Subgerente 4/12/08 1 http://www.mintransporte.gov.co/RUNT/home.asp Consultado 18 / Nov. / 08 2 http://www.mintransporte.gov.co/RUNT/home.asp Consultado 18 / Nov. / 08 3 Entrevista a Dorman Castillo, funcionario del Ministerio de Transporte 17 / Nov. / 08 4 http://www.mintransporte.gov.co/RUNT/home.asp Consultado 18 / Nov. / 08 5 Entrevista a Marcela Sánchez, funcionaria del Ministerio de Transporte 17 / Nov. / 08 6 http://www.mintransporte.gov.co/RUNT/home.asp Consultado 13 / Mar. / 08 7 http://www.mintransporte.gov.co/online/Consultas/transito/Consulta_licencia.htm Consultado Nov.12-08 8 http://www.mintransporte.gov.co/ Consultado Nov. 12-08

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