FORMATO DE ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCITIVOS

1. Objetivo, Alcance y Campo de Aplicacin:

El propsito de todo documento es establecer las pautas para el control de los documentos internos y externos que conforman la empresa, garantizando su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin.

2. Requisitos:

Norma ISO 14001: 2004.

3. Responsabilidades:

3.1 Jefes de reas.

3.2 Jefe del Departamento de Medio Ambiente.

4. Descripcin de la Actividad:

Para la confeccin y emisin los documentos del Sistema de Gestin de Ambiental se debe considerar la siguiente informacin:

4.1 Condiciones Generales.

4.1.1 Los documentos del SGA deben permanecer legibles, y fcilmente identificables.4.1.2 Los documentos pueden mantenerse en 2 formatos, ya sea como documentos fsicos (papel) o electrnicos (base de datos). El almacenamiento debe ser apropiado para el medio, de tal forma que se reduzca el riesgo de deterioro, dao o prdida.

4.1.3 Los documentos deben permanecer en sitios de fcil acceso, donde pueden ser consultados de forma permanente.

4.2 Codificacin de los Documentos.Los documentos del Sistema de Gestin Ambiental se codificarn de la siguiente forma:

AA-BB-CC

Donde:

AA

Indica el tipo de procesos a que corresponde.

BB

Indica el tipo de documento.

CC

Indica el correlativo de documentos

DR: Procesos de la direccin.

GA: Procesos de Gestin Ambiental.

MP: Mantenimiento Planta.

AQ: Procesos principales de Anlisis Qumicos.

AP: Procesos de Apoyo.

OP: Procesos Operaciones.

CM: Procesos Comerciales.

MA: Procesos de Medio Ambiente.

SE: Procesos de Seguridad.

ME: Mantencin de Equipos.

AD: Procesos de AdquisicionesP: Procedimientos.

I: Instructivo de trabajo.

F: Formulario.

DG: Documentos Generales.

DF: Diagrama de Flujo.

FT: Ficha Tcnica.

4.3 Formato de Procedimientos e Instructivos.

4.3.1 Informacin General:

Los documentos elaborados tienen en el encabezado una identificacin nica donde se especifica el cdigo, fecha de aprobacin, revisin y ttulo del documento. En el pie de pgina se encuentran los cargos que elaboran, revisan y aprueban el documento, y adems se registra el nmero de pginas, y su correspondiente versin.

Titulo: Corresponde al nombre del documento. Ej: Procedimiento de Control de los Documentos). Cdigo: Identifica el cdigo del documento. Revisin: Indica la revisin del documento. Cada vez que el documento es aprobado posterior a la elaboracin o modificacin se incrementa al entero siguiente. Responsable: Se debe individualizar el cargo que genera, revisa y aprueba el documento.

Fecha: Indica la fecha de aprobacin de la revisin vigente del documento.

4.3.2 Secciones:La estructura de los procedimientos e instructivos estar compuesta por:

OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN.

Se debe indicar para qu se hace el documento, cual es su propsito. Delimitacin de las condiciones, reas o procesos en las que se aplica el documento.

REQUISITOS

Condiciones generales para la aplicacin del proceso descrito.

RESPONSABILIDADES

Identificacin del cargo y responsabilidades del personal involucrado en el procedimiento.

PRECAUCIONES

Consideraciones de proteccin personal necesarias para minimizar los riesgos durante la ejecucin del proceso descrito.

UTENSILIOS, MATERIALES Y EQUIPOS

Infraestructura y EPP necesarios para la ejecucin del proceso.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Describir en forma secuencial la actividad que da origen al documento, utilizando diagramas de flujo si fuese necesario, tomando en cuenta qu hacen, cmo se hace, cundo se hace.

REGISTROS

Listar los registros que se generan como resultado de la actividad descrita y que permiten demostrar la ejecucin de la misma.

ANEXOS

Formatos necesarios que se adjuntan para aclarar una actividad.

CONTROL DE CAMBIOS

Tabla donde se identifican brevemente los cambios que ha tenido el documento en sus diferentes revisiones.

4.3.3 Formato Formularios y Documentos Variados:El formato y estructura de los formularios y otros documentos del Sistema de Gestin Ambiental, como los son los diagramas de flujo, documentos generales, u otros; se adaptan a la necesidad de uso del documentos, y puede que no establezcan obligatoriamente a lo que describe este instructivo.

4.3.4 Aprobacin y emisin de documentos:

i. La revisin y aprobacin de documentos es realizada por personal autorizado de acuerdo a la siguiente tabla:

GenerRevisAprob

SGANombreNombre

ii. En las instalaciones de preparacin, revisin y aprobacin, los responsables de dichas tareas debern firmar todas las pginas del documento. Una vez aprobado el documento, est en vigencia y se denomina documento publicado.

iii. Los documentos obsoletos o no vlidos deben ser reiterados prontamente de todos los puntos de emisin y uso. Estos deben ser identificados como documentos obsoletos, y pueden ser guardados como memoria histrica por el responsable del rea.Gestin Ambiental

Primer Semestre 2015