formato y técnicas del manual de procedimientos

8/6/2019 Formato y Tcnicas del manual de procedimientos

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Documento que contiene la descripcin deactividades que deben seguirse en larealizacin de las funciones de una unidad

administrativa o de dos o mas de ellas. Incluye:

Puestos o unidades administrativas queintervienen.

Responsabilidades. Participacin.


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Permite conocer el funcionamiento interno:

Descripcin de tareas.

Ubicacin.

Requerimientos. Puestos responsables de su ejecucin.

Auxilia

La induccin del puesto

Adiestramiento y capacitacin del personal.


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Describe de forma detallada las actividadesde cada puesto.

Sirve para el anlisis y revisin de los

procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo personal.

Para establecer un sistema de informacin.

Para uniformar y controlar el cumplimientode las rutinas de trabajo y evitar sualteracin arbitraria.


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Determina en forma mas sencillas lasresponsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin

del control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados,

indicando: que y como se debe hacer.

Ayuda a la coordinacin de actividades y

evita duplicidades.


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Construye una base para el anlisis posteriordel trabajo y el mejoramiento de lossistemas, procedimientos y mtodos.


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Identificacin. Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin (de corresponder a una

unidad particular debe anotarse el nombre de lamisma). Lugar y fecha de elaboracin. Funciones: Descripcin bsica del cargo. Objetivo estratgico del cargo.

Funciones bsicas del cargo. Personas relacionadas en el cargo. Perfil del cargo.

Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o

autorizacin.


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Clave de la forma: Las siglas de la organizacin.

Las siglas de la unidad administrativa donde se utilizala forma.

Nmero de la forma.

(Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin odiagonal SACSACVGCRM-001)

ndice.

Introduccin.Objetivos.


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rea de aplicacin y/o alcance. Responsables.

Polticas o normas de operacin.

Conceptos. Procedimiento.

Formulario de impresos.

Diagramas de flujo.

Glosario de trminos.


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Diseo del proyecto. Se requiere de precisin.

Todos los datos se tiene que asentar con la mayorexactitud posible para no generar confusin en la su

interpretacin. Responsables: Es indispensable prever que no queda diluida la

responsabilidad de la conduccin de las acciones endiversas personas, sino que debe designarse a uncoordinador auxiliado por un equipo tcnico, al que se le

debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fasesde diseo, implantacin y actualizacin.


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Delimitacin del universo de estudio. Estudio preliminar: es para conocer en forma global

las funciones y actividades que se realizan en el rea oreas donde se va a actuar. Con base en el se puede

definir la estrategia global para:y Levantamiento de informacin.

y Identificacin de fuentes.

y Actividades por realizar.

y Magnitud y alcances.

y Instrumentos requeridos.

Prev las acciones y estima los recursos necesariospara efectuar el estudio.


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Referencia de las instituciones, reas detrabajo, documentos, personas y mecanismosde informacin de donde se pueden obtener

datos para la investigacin. Siendo las msrepresentativas las siguientes:

Instituciones:

Organizaciones que trabajan coordinadamente oforman parte del mismo grupo o sector de la que es

objeto de estudio.


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Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo.

Organizaciones normativas que dictan lineamientos decarcter obligatorio.

Organizaciones que prestan servicios o suministran

insumos necesarios para el funcionamiento de laorganizacin que se estudia.

Archivos de la organizacin: General.

Delas reas de estudio.


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Directivos y empleados: Personal de nivel directivo que maneja informacin

valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivosresponde a la realidad.

Personal operativo cuyas opiniones y comentarios sonde gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo lasactividades rutinarias, por lo que pueden detectarlimitaciones o divergencias en relacin con otrospuntos de vista o contenido de documentos.


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reas de trabajo: Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones

reales del funcionamiento, medios y personal.

Clientes y/o usuarios. Son receptores de los productos y/o servicios que

genera la organizacin.

Mecanismos de informacin. Recursos computacionales que permiten el acceso a

informacin interna o externa a la organizacin quesirven como soporte al estudio.


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Quien y quienes son los clientes objetivos delprocedimiento o formato. Debido a que lasnormas, procedimientos y los mismos

formatos deben ser acordes a los clientesque los utilizaran.

Determinar la informacin que en realidadsea relevante para la empresa.

Certeza sobre la informacin.


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Seleccionar adecuadamente las fuentesgeneradoras de la informacin y centrar elproceso en la bsqueda de la calidad de la

informacin. El diseo del formato debe tener en cuenta

no solo a la fuente adecuada de lainformacin, sino tambin, el tipo de cliente

al que va dirigido.


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Recabando los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, sedebe prepara el documento de partida para concretar, el cual debequedar integrado por:

Propuesta tcnica: Antecedentes.

Naturaleza.

Justificacin. Objetivos.

Acciones.

Resultados.

Alcance.

Recursos.

Costos.

Estrategia. Informacin complementaria.


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Programa del trabajo: Identificacin: nombre del manual.

Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacindel manual.

rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas.

Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar lainformacin.

Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.

Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros eimgenes.

Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.

Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.


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Presentacin del proyecto a las autoridadescompetentes:

Participantes. Para depurar el contenido, afinar

sus parmetros y determinar su viabilidadoperativa:

reas que intervendrn directamente en su aplicacin. reas afectadas por la implantacin del proyecto. reas responsables del manejo de los recursos

econmicos.


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Responsable de su autorizacin. Es el titular de laorganizacin o de la unidad administrativaresponsable de su ejecucin, para su aprobacin.

Captacin de la informacin.

Capacitacin del personal. (manejo de medios deinvestigacin, levantamiento de informacin,procesos)

Levantamiento de la informacin. Para la recabar

informacin en forma gil y ordenada sepropone:


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Investigacin documental: permite la seleccin yanlisis de aquellos escritos que contienen datos deinters relacionados con el manual.

Consulta a sistemas de informacin: Acceso a sistemas

computacionales. Encuestas: realizacin de entrevistas personales,

tambin se pueden utilizar cuestionarios.

Observacin directa: puede ser utilizado por tcnicoso analistas en el rea fsica donde se desarrolla el

trabajo.


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Integracin de la informacin. Como clasificar la informacin.

Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de ladivisin de trabajo.

Crear bases de datos o programas especficos.

Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.

reas para agrupar informacin. Objetivo. Estructura orgnica nomas y polticas administrativas.

Funciones.

Procedimientos. Instrumentos jurdicos-administrativos.

Equipo.

Condiciones de trabajo.

Ambiente laboral.


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Anlisis de la informacin.

Enfoque tradicional: Conocer.

Describir. Descomponer.

Examinar crticamente.

Ordenar cada elemento.

Definir las relaciones.

Identificar y explicar sus comportamiento.


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Enfoque eficaz: Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Con qu se hace? Cundo se hace?


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Preparacin del proyecto del manual.

Validacin. La informacin de cada rea o unidadadministrativa deber verificar que la

informacin este completa y comprensible. Estructuracin. La forma en que se encuentra

organizado el documento.


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Formulacin de recomendaciones. Tipos de recomendaciones: Mantenimiento.

Eliminacin.

Adicin. Combinacin.

Fusin.

Modificacin.

Simplificacin.

Intercambio.


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Elaboracin del informe. Introduccin.

Parte principal.

Conclusiones y recomendaciones.

Apndices o anexos.

Presentacin del manual para su aprobacin.

Nivel directivo.

A otros niveles jerarquicos.


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Reproduccin del manual.

Implantacin del manual.

Mtodos de implantacin.

Instantneo. Proyecto piloto.

Implantacin en paralelo.

Implantacin parcial.

Revisin y actualizacin.

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