Capítulo 16: EXISTENCIAS O INVENTARIOS

El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a  realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.

Los inventarios varían en razón de consumo, la utilización o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios produciendo la rotación de los materiales.

Las necesidades de las empresas por los diferentes equipos, maquinas, motores, etc. que utilizan; produce la variedad de ítems que se guardan en almacén y que si no son controlados, puede dar ocasión a una gran proliferación, aumentando la inversión de capital de las empresas en inventario elevando el riesgo de estos, por las posibilidades de deterioro ,perdida , obsolescencia, etc.

1. Clasificación de las existencias:Se clasifican de acuerdo a las necesidades del producto o bien, como se realiza a continuación.

1.1. Clasificación Según el uso y movimiento que tengan los inventarios:

a) Inventario normal o activo: Se consideran así a los materiales de uso cierto y constante.

b) Inventario de seguridad o reserva: Permite afrontar cualquier demora eventual en la llegada o ingreso de los pedidos.

c) Inventario de protección: Materiales que sirven para solucionar situaciones imprevistas que pueden producirse en los equipos de la empresa.

d) Inventario sobrante: Aquellos materiales que han dejado de consumirse o han reducido su consumo.

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e) Inventario de recuperación: Materiales que no tienen uso o están deteriorados.

f) Inventario obsoleto: Materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento ni posibilidades de consumo.

g) Inventario promedio: Media aritmética de las cantidades de cada material existente en el almacen, en un tiempo determinado.

h) Inventario máximo: Cantidad máxima que puede permanecer en almacén

i) Inventario mínimo: Cantidad mínima que puede existir en el almacén.

1.2. Clasificación según su situación respecto al procesos productivo:

a) NECESARIOS PARA EL PROCESO PRODUCTIVO: Se consideran los siguientes.

I. Materia prima: Su transformación da lugar al producto.II. Semi – terminados: Partes necesarias para completar el

producto o bien.III. Artículos de consumo, auxiliares o accesorios:

Pertenecen en el proceso productivo, pero no forman parte del producto que se obtiene.

IV. Utilaje: Sirven para manufacturar el producto, pero no forman parte de él.

V. Material de entrenamiento o mantenimiento: Sirven para el mantenimiento, conservación y reparación de los equipos utilizados.

VI. Material de embalaje: Sirven para embalar los productos fabricados.

b) PROCEDENTES DEL PROCESO PRODUCTIVO: Depende de la finalidad u objeto de la industria del que se trate.

1.3. Clasificación según su obtención: Se refiere al lugar donde pueden ser adquiridos los materiales que requiere una empresa y son:

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a) Adquiridas en el exterior: Pueden ser locales, nacionales o extranjeras, dependiendo del país donde funciona la empresa y del lugar de adquisición.

b) Fabricadas en la entidad: Corresponde a la integración vertical de la propia empresa o la decisión de “hacer o comprar” que se presenta generalmente en industrias.

2. Importancia de las existencias:

En el ámbito interno de la organización, tanto para las empresas industriales como para las comerciales, las existencias desempeñan un papel crucial ya que constituyen el soporte operativo de su actividad principal y son necesarias para la continuidad del negocio. Por consiguiente, su control y valoración son primordiales para determinar medidas de política económica como la fórmula para fijar el volumen óptimo de pedido la determinación del stock de seguridad o el momento en que deben realizarse los reaprovisionamientos.

3. Ubicación de las existencias:

La ubicación de las existencias representa el problema de decidir la disposición física de la mercancía dentro de un almacén para minimizar los gastos de manejo de materiales, para lograr una máxima utilización del espacio de almacén y para cumplir ciertas restricciones sobre la ubicación de la mercancía, concernientes, por ejemplo, a la seguridad, protección contra incendios, compatibilidad del producto y necesidades de recolección de pedidos.

4. Código de ubicación: Se logra empleando símbolos que identifiquen cada lugar en cada área. La preparación del código sigue la siguiente metodología:

4.1. Distribuir la zona de almacenaje en áreas, de acuerdo a las bodegas o depósitos, plataformas, áreas techadas o libres, etc.

4.2. En cada área así distribuida, se definirá cuántos estantes podrán colocarse.

4.3. Definir el número y tipo de casilleros que tendrá cada estante.

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4.4. Los espacios libres en la zona de almacenaje se designarán en igual forma que las bodegas.

4.5. Efectuada la distribución indicada en los puntos anteriores, se elegirá la simbolización a utilizar.

4.6. Preparar la hojalata o cartón prensado, las designaciones para colocarlas en las bodegas.

Al elegir la simbolización debe tenerse en cuenta las siguientes reglas:

- Emplear letras para la designación de bodegas.- Designar los estantes con dos elementos numéricos para su

capacidad máxima.- En cada estante, los casilleros están formados por la

intersección de columnas.- En la designación de las hileras colocar símbolos de abajo hacia

arriba.- Al designar columnas se procederá a colocar los símbolos en el

sentido correcto.- Al colocar los símbolos en los estantes, utilizar los pares a un

lado y los impares al otro.- Emplear las letras adecuadas en las designaciones.- El código de ubicación del material debe figurar en la tarjeta de

control.- Para mayor seguridad preparar el “Manual de Ubicación de los

Materiales”.

5. Mantenimiento del código de ubicación:

Implementado y en funcionamiento el sistema de ubicación se debe poner a disposición del personal el “MANUAL DE UBICACIÓN DE LOS MATERIALES” consistente en la relación detallada de los inventarios en almacenes con el código correspondiente que indica la ubicación que tiene cada uno en la zona de almacenaje.

a) Analizar las copias de las órdenes de compra que llegan al almacén y colocarlo al lado de cada ítem solicitado.

b) Cuando encuentre artículos nuevos en la orden de compra, y de acuerdo a sus características, designar el lugar que ocupará en la zona de almacenaje y mediante el código de ubicación que anotara al lado de la descripción del artículo.

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c) Al recibirse el material en almacenes y proceder a su ingreso el personal encargado debe colocar el material en los lugares indicados de acuerdo a las órdenes de compra.

d) El jefe de los almacenes anotará en el manual de ubicación, los espacios que ha utilizado y comunicará estas modificaciones a su personal.

6. Ventajas del sistema de ubicación:

- Facilita y aligera la atención a los usuarios, por el personal de bodegas.

- Reduce el tiempo de espera en las entregas o despachos de materiales.

- Evita los “indispensables” en el personal de las bodegas.- Facilita el control y el ordenamiento de los materiales en las

bodegas.- Permite planear la toma de inventarios.- Permite una mejor organización de la zona de almacenaje.- El ordenamiento de los materiales en las bodegas podrá

hacerse en función del movimiento y uso que estos tengan.

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