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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA INTELIGENCIA
LOGÍSTICA SEGURIDAD PRIVADA
I N F O R M E
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
VÍCTOR MANUEL GARCÍA LÓPEZ
ASESORES: Lic. Eric Aquino Hernández
Lic. Ricardo Mauricio Figueroa Arteaga
MÉXICO, D. F. 2013
TABLA DE CONTENIDO
Pag.
PREFACIO 1
INTRODUCCIÓN 3
CAPITULO 1. INTELIGENCIA LOGÍSTICA SEGURIDAD 4
PRIVADA Y SU “ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS”
1.1 Antecedentes Generales 4
1.2 1.3 La Seguridad Privada en México 6
1.4
1.5 Organización administrativa 10
1.6
1.7 Misión, Visión y Objetivo 11
1.8 1.9 Servicios de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada 12
1.10
1.11 Marco Jurídico 12
1.12
1.13 Archivo de Recursos Humanos 14
1.14
1.7.1 Servicios 14
1.7.2 Usuarios 15
1.7.3 Tipología Documental 15
CAPITULO 2. PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA 18
ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
2.1 Ciclo Vital del Documento 18
2.2 Organización de Archivos 21
2.2.1 Objetivo 22
2.3 Principios para la Organización Archivística 22
2.3.1 Principio de Procedencia 22
2.3.2 Principio de Orden Original 23
2.4 Procesos archivisticos para la organización de Archivos 24
2.4.1 Identificación 25
2.4.2 Clasificación 26
2.4.2.1 Sistemas de Clasificación 27
2.4.2.2 Cuadro General de Clasificación 28
2.4.3 Ordenación 30
2.4.3.1 Métodos de Ordenación 31
2.4.4 Descripción Documental 33
2.5 El Archivo de Trámite 35
2.5.1 Concepto 36
2.5.2 Importancia 37
2.5.3 Estructura Orgánica 38
2.5.4 Funciones
CAPITULO 3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE RECURSOS 41
HUMANOS
3.1 Aplicación del principio de procedencia y principio de orden original 41
3.2. Aplicación de procesos archivísticos para la organización del 42
Archivo de Recursos Humanos
3.2.1 Identificación 43
3.2.2 Clasificación 43
3.2.3 Ordenación 45
3.2.4 Descripción Documental 47
3.3 Beneficios institucionales 48
3.4 Cronograma de Actividades 49
CONCLUSIONES 50
BIBLIOGRAFÍA 51
ANEXOS 53
PREFACIO
El presente informe de actividades profesionales denominado ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA INTELIGENCIA LOGISTICA SEGURIDAD PRIVADA, surge de
la necesidad de organizar el archivo del área de recursos humanos, dándole prioridad
principalmente a la serie documental “expediente de personal”, pues la institución consideraba
que aquí estaba el principal problema ya que no permitía realizar la toma de decisiones
eficientemente.
El objetivo personal para realizar este informe de actividades profesionales es la obtención de la
cedula y titulo de Licenciado en Archivonomía, sin embargo también es importante resaltar que
otra de las finalidades de su realización es que este trabajo permita proporcionar al lector un
panorama general de cómo se aplican los principios de la archivísticas, así como los procesos
archivisticos para organizar un archivo de personal.
Uno de los grandes problemas a los que me enfrenté al momento de desarrollar el proyecto de
organizar el archivo de personal, esta relacionado con la aplicación de la teoría archivística, pues
en el aula “todo se escucha bonito”, sin embargo, el dilema viene al momento de aplicar esa
“teoría archivística general” a los casos en concreto que se presentan en las instituciones. El caso
de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada, no fue la excepción, pues el problema que
había afrontado en mi estancia profesional en el Archivo General de Notarias era totalmente
distinto al de esta empresa, eso me hacia entrar en el dilema de cómo proceder en la organización
del archivo, pero el obstáculo fue superado gracias al apoyo de mis asesores.
En lo relativo a la investigación teórica, agradezco a la responsable de la Biblioteca Francisco
Orozco Muñoz quien siempre me ofreció su apoyo para la consulta del material bibliográfico sobre
el tema, pero mi agradecimiento se hace mas extensivo a los profesores de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, pues durante mi estancia escolar me apoyaron constantemente
para adquirir los conocimientos que hoy tengo en materia de archivos, a ellos mil gracias.
También agradezco, a personal administrativo y directivo, que de alguna manera contribuyen para
que los estudiantes tengan todos los recursos para hacer un buen desempeño en la ENBA, pero
sobre todo agradezco el apoyo brindado por parte de mis asesores.
INTRODUCCIÓN
Hacer una buena toma de decisiones efectiva e inmediata requiere que las instituciones, tanto
públicas y privadas, tengan sistemas de archivo capaces de responder a las más grandes exigencias
respecto al control de la información documental que se custodia en los archivos institucionales.
Para realizar una organización documental en los archivos de trámite se requiere aplicar principios
y fundamentos de la Archivonomía, así como procesos archivisticos que permitan alcanzar dicho
fin. El presente trabajo describirá las actividades profesionales que se llevaron a cabo en la
empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada, específicamente en la unidad administrativa de
recursos humanos en el archivo de personal.
El trabajo recepcional esta estructurado en tres capítulos:
En el primer capitulo se explica algunos antecedentes de la empresa, aquí para mayor
comprensión de lo que es la seguridad privada se hace una breve explicación de la seguridad
privada en México, también se explica la misión, visión y objetivo de la institución, así como su
organización administrativa, para concluir con la explicación de algunas características del archivo
de tramite donde se desarrolló el proyecto de organización.
En el segundo capitulo se describe la teoría archivística que le da sustento a lo descrito en el tercer
capitulo, se aborda el ciclo vital del documento, los principios y procesos archivisticos para la
organización de archivos, como son: el principio de procedencia y principio de orden original, así
como la identificación, la clasificación, la ordenación y la descripción documental.
Finalmente en el tercer capitulo se hace una descripción de las actividades que se realizaron para
poder organizar el archivo de personal, se hace una explicación de cómo se aplicaron los principios
y procesos archivisticos, cuales fueron los beneficios institucionales que obtuvo la empresa con la
organización del archivo y el organigrama de actividades, que permitió controlar el proyecto de
organización del archivo.
CAPITULO 1.
INTELIGENCIA LOGÍSTICA SEGURIDAD PRIVADA Y SU ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS
En el presente capitulo se abordaran algunos temas relacionados con la empresa Inteligencia
Logística Seguridad Privada como tema principal y complementado con algunos aspectos sobre la
seguridad privada en México. Por lo cual abordara información acerca de su creación, organización
administrativa, su misión, visión y objetivo, además de mencionar algunas características del
Archivo de Personal de la institución, como son: los servicios, usuarios y la tipologia documental.
1.1 ANTECEDENTES GENERALES
Inteligencia Logística Seguridad Privada, es una empresa de seguridad privada 100% mexicana, fue
creada en el año de 1993, teniendo como función principal la de vigilancia intramuros, custodia de
bienes y protección y escolta a funcionarios.
Con más de trece años de experiencia en el área de seguridad esta empresa nació no solo como
una simple alternativa a los problemas de seguridad para el traslado de bienes, valores, mercancía
y protección critica de los empresarios de este país, si no que surge como una solución real a la
problemática de la inseguridad. La situación que actualmente impera en nuestro territorio este
cada día más incierta, esto nos obliga a las personas que colaboran en el círculo productivo a crear
alianzas y asociaciones para cuidar loa bienes.
En este punto nace la empresa con el único fin de brindarle la mayor seguridad en el traslado de
valores, mercancías y personas.
Inteligencia Logística, es una empresa joven, pero quienes la conforman llevan años al servicio de
la seguridad en este país, con una amplia experiencia en el traslado de bienes y valores en
carreteras del territorio nacional contando con, experiencia, conocimientos, y profesionalismo
para darle protección física y tecnológica de manera activa, inteligente y global.
Cuenta además con los permisos de la Secretaria de Gobernación (Federal) y de la Secretaria de
Seguridad Publica del Distrito Federal: Somos miembros de la ASIS, (American Society For
Industrial Security) y de la ANERPY, (Asociación de Empresas de Rastreo y Protección vehicular)”1.
1 Antecedentes Inteligencia Logística Seguridad Privada. [en línea]. México. [consultado 10 de octubre 2007].
Disponible en: http://www.ilsp.com.mx
Inteligencia Logística, trabaja diseñando los servicios de seguridad de acuerdo a las necesidades de
cada dueño, crea estrategias de seguridad en custodia de transporte que reducen al mínimo el
riesgo de robo, cuenta con el equipo de reacción de alta efectividad, en el que participan
corporaciones policíacas a nivel, municipal, estatal y federal, tiene instalados equipos de rastreo
vehicular vía satélite GPS en las unidades de custodia, las cuales son monitoreadas en el centro de
operaciones en la ciudad de México. Realiza un mapeo en el cual identifica las zonas de seguridad
de alto riesgo, rutas seguras y la ubicación de nuestros puntos de control.
Premisas
Inteligencia Logística, tiene conocimiento de los continuos cambios y adecuaciones que la
delincuencia lleva a cabo. Por lo cual su premisa principal es estar varios pasos delante de la
delincuencia.
Modelo de Seguridad
En ILSP, cree que el mejor modelo de seguridad se basa primeramente en inteligencia y análisis
situacional. Es por ello que estudia cuidadosamente todos y cada uno los requerimientos,
procedimientos, rutas de transporte y zonas de riesgo de los socios comerciales. Este
conocimiento se combina con la experiencia Logística que se ha obtenido al ser líder en su ramo.
Las estrategias que se diseñan, buscan la creación de esquemas preventivos que al combinarse
con tecnología de punta y la operación de los puntos de control, ayudan a proteger
adecuadamente a los socios comerciales.
También ofrece los siguientes servicios
Vigilancia intramuros
Custodias locales en automóviles y motocicletas
Custodias foráneas
Análisis de riesgos
Investigaciones especiales
Asesoría en seguridad
Protección y escolta a ejecutivos
Para comprender con mayor claridad algunos aspectos de la seguridad privada se mencionara un
breve esbozo de la seguridad privada en México, con el único objeto de hacer más comprensible el
giro de la empresa en la que se organizo el archivo de personal.
1.2 LA SEGURIDAD PRIVADA EN MÉXICO
“La seguridad privada es una actividad o servicio que conforme a disposiciones jurídicas y
administrativas vigentes, realizan o prestan para si o para terceros, los prestadores, los
autorizados, los permisionarios y las instituciones oficiales debidamente registrados por la
secretaria de seguridad publica, que tiene por objeto proteger la integridad física de las personas
específicamente determinadas y/o de su patrimonio; prevenir la comisión de delitos e infracciones
en perjuicio de estas; auxiliarlos en caso de siniestros y desastres.
Colaborar en la aportación de datos o elementos para la investigación persecución de delitos en
forma auxiliar y complementaria a la seguridad publica y previa autorización, licencia, permiso o
aviso de registro por las autoridades competentes”2
De acuerdo a la Ley Federal de Seguridad Privada emitida por el gobierno federal, la seguridad
privada es la actividad o cargo de los particulares, autorizada por el órgano competente, con el
objeto de desempeñar acciones relacionadas con la seguridad en materia de protección,
vigilancia, custodia de personas, información, bienes inmuebles o valores, incluidos su traslado,
instalación, operación de sistemas y equipos de seguridad, aportar datos para la investigación de
delitos y apoyar en caso de siniestros o desastre, en su carácter de auxiliares a la función de
Seguridad Publica.
Es por eso que la ley tiene el propósito de regular la prestación de servicios de seguridad privada
cuando estos se presten en dos o más entidades federativas, en las modalidades previstas en la
misma ley y a su reglamento, así como la infraestructura, equipo e instalaciones inherentes a las
mismas. Sus disposiciones son de orden público e interés social y de observancia general en todo
el territorio nacional. Y todos los servicios que se presten solo dentro del territorio de una entidad
federativa, estarán regulados como lo establezcan las leyes locales correspondientes.
2 Seguridad Privada en México. [en línea]. México. [consultado 10 de octubre 2007]. Disponible en
WordWideWeb://portal.ssp.df.gob.mx.ñ/portal/seguridadprivada/Queeslaseguridadprivada.htm.
En México, la seguridad privada es un sector económico en rápida expansión, creador de una
enorme cantidad de empleo formal, gran pagador de impuestos, y que contribuye de modo
sustancial y creciente a cubrir las crecientes necesidades de Seguridad de la sociedad.
“El sector de la Seguridad Privada está compuesto por una gran cantidad de factores individuales y
organizacionales que brindan servicios de seguridad, vigilancia, protección, investigaciones y
múltiples otros, conexos a particulares, empresas, instituciones, reparticiones gubernamentales y
otros demandantes.
Se trata de un sector económico muy joven. Las empresas de más de 30 años de existencia en el
sector son la excepción más que la regla, y la inmensa mayoría de los actuales oferentes de
servicios de seguridad privada en Latinoamérica tienen menos de diez años de existencia.
En los últimos quince años, como sector de la vida económica la Seguridad Privada ha ganado un
lugar de relevancia tanto en el mundo como en nuestra región. Además de sus cifras de ventas
muy importantes por dimensión y tasa de crecimiento, la Seguridad Privada se ha convertido en
uno de los principales creadores de empleo formal, en un aporte sustancial en la mejora de la
situación general de Seguridad en todo el mundo.”3
La casi totalidad de las empresas del sector se iniciaron de modo semejante: a partir de uno o más
funcionarios provenientes de las fuerzas públicas de Seguridad (Fuerzas Armadas y de Seguridad)
que, al acogerse a su retiro y en ocasiones antes iniciaron la empresa.
La inmensa mayoría de las organizaciones mexicanas de seguridad privada, aún hoy son
emprendimientos familiares. Y si bien hay empresas que cuentan con grandes dotaciones (por
ejemplo compañías mexicanas o brasileñas con más de 10,000 guardias cada una, y en toda la
región hay quizás unas 320 empresas que emplean a más de 1000 hombres), la inmensa mayoría
de las organizaciones dedicadas a los distintos segmentos de la Seguridad tienen menos de cien
empleados.
A medida que madura, el sector de la seguridad privada se concentra en muchas de las empresas
más pequeñas o ineficientes van quedando fuera del mercado habitualmente por problemas de
3 Seguridad Privada en México. [en línea]. México. [Consultado 10 de octubre 2007]. Disponible en Word
Wide Web:<http://www.forodeseguridad.com/artic/0073.htm
costos, de calidad de servicios u otros, y las grandes organizaciones ganan porciones crecientes del
mercado.
A esto se suma el ingreso de los principales jugadores mundiales del negocio, empresas con
disponibilidad de recursos, gran "expertise" específico, acceso al crédito en general negado a las
empresas locales, o muy caro y gerenciamiento profesional.
Un sector como el descrito que madura, gana escala, se hace más intensivo en conocimientos
específicos, incorpora a grandes competidores multinacionales requiere gerentes y directivos
crecientemente profesionales para su gestión.
Este profesionalismo va mucho más allá de los conocimientos operativos necesarios para organizar
un dispositivo de protección. Empresas con dotaciones de cientos o miles de empleados, con
ventas anuales de millones de dólares y negocios a largo plazo con clientes multinacionales, deben
ser gestionadas por gerentes profesionales.
Aquí vale introducir una reflexión que no es clara para todos los participantes en el sector: aunque
a primera vista este negocio parece "simple", y el recién llegado puede pensar que es posible
operar con eficacia conociendo unas pocas reglas básicas, en realidad el de la Seguridad Privada es
un sector de enorme diversidad y sutileza, tan complejo como pueden serlo el automotor, el
farmacéutico o el bancario.
Esta clase de pensamiento suele incluso darse entre los recién llegados provenientes de la
seguridad pública. Aunque se disponga de conocimientos y experiencia considerables en los
aspectos operativos de la seguridad, organizar una empresa es algo bien distinto, y en general los
ingresantes provenientes de la seguridad pública no disponen de las herramientas de gestión
necesarias para desarrollar a sus empresas en el duro panorama competitivo de la actualidad.
El ritmo de cambio tecnológico en seguridad se ha vuelto avasallante. Presenciamos la continua
aparición de nuevos métodos de vigilancia, tele vigilancia, prevención, control de accesos,
detección y mil etcétera, con nuevo equipamiento que reemplaza rápidamente a las generaciones
tecnológicas anteriores.
Algunos de los cambios tecnológicos que impactan sobre el sector de la seguridad se relacionan
con el avance de los dispositivos que reemplazan a los guardias por dispositivos electrónicos tales
como sensores, cámaras de video, etc.
El "reemplazo de hombres por cámaras" disminuye los costos tanto para el demandante de
seguridad como para la organización que le provee el servicio, y en algunos subsectores como el
de seguridad bancaria, el uso de elementos electrónicos de monitoreo y supervisión se ha hecho
obligatorio por ley en la mayor parte de los países de la región. Esto está conduciendo a un rápido
redimensionamiento de la oferta de las empresas, y a un sustantivo cambio en la demanda de los
clientes.
El avance de la frontera tecnológica también ha causado una fuerte disminución de costos de la
tecnología de seguridad. Esto permite que elementos antes muy caros (cámaras), ahora sean
accesibles para el público en general. De hecho, el "monitoreo de alarmas" en el segmento de
hogares es uno de los negocios de seguridad en más rápido crecimiento, pero este sector recién
pudo emerger cuando el precio de los elementos electrónicos necesarios para vigilar un hogar de
clase media se situó por debajo de los mil dólares.
El ritmo de cambio tecnológico causa una rápida obsolescencia del equipamiento existente, lo que
a su vez está comenzando a dividir a los prestadores entre quienes pueden equiparse o
reequiparse, y quienes no pueden hacerlo por problemas financieros y/o de escala. Poco a poco,
los últimos van quedando relegados a los segmentos menos atractivos o rentables de la demanda,
y a mediano plazo deberán reenfocarse a estos segmentos o saldrán del mercado.
Esto es particularmente comprobable en el caso de grandes clientes corporativos tales como
bancos, plantas fabriles, para los cuales hasta hace pocos años, comprar seguridad significaba
poner guardias en sus puertas. Hoy en día, el dispositivo de protección suele involucrar una gran
cantidad de insumos tecnológicos, con un costo global elevado. Frecuentemente, el gran cliente
demanda que esta tecnología (que puede costar varios millones de dólares) sea instalada por la
empresa proveedora del servicio de seguridad y a su cargo, para ser amortizada a todo lo largo de
la vida del contrato que se firme entre ambas. Esto favorece a ambas empresas, pero crea una
fuerte barrera de capital para los competidores medianos y pequeños.
1.3 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA INTELIGENCIA LOGÍSTICA SEGURIDAD
PRIVADA
La empresa esta formada bajo una estructura administrativa acorde a los servicios de seguridad
que esta ofrece, la cual le permite dar soluciones reales y efectivas a las problemáticas de cada
uno de los clientes, esta organización es la siguiente:
1.- Dirección General
2.- Gerencia de control Operativo
3.- Gerencia de Gestión y Capacitación
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de archivo (Nueva creación)
4.- Gerencia de Logística
Departamento de Central de Información y Control Logístico
Departamento de atención y Servicios
5.- Gerencia Administrativa
Departamento de Contabilidad y Facturación
Departamento de Cuentas por Cobrar y por Pagar
Como se puede apreciar la empresa esta conformada por una dirección general, cuatro gerencias y
seis departamentos, entre estos últimos esta el departamento de archivo, el cual se acaba de crear
recientemente. Esta organizada administrativamente de manera tal que permite coordinar desde
el aspecto administrativo, de capacitación, logístico hasta el operativo.
1.4 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVO
La misión de la empresa es:
Crear y ofrecer a los clientes alternativas y servicios de inteligencia y logística en materia de
seguridad de acuerdo a sus expectativas y necesidades, con el propósito de garantizar resultados
satisfactorios y obtener su confianza.
Mientras que su Visión esta enfocada a:
Consolidar el liderazgo de la empresa manteniendo un crecimiento gradual y sostenido de
nuestras operaciones, además de satisfacer fielmente las necesidades de nuestros clientes y
contribuyendo al bienestar de todos aquellos que en ella colaboran.
Por otra parte su objetivo principal, esta enfocado a:
Permanecer en el mercado incorporando a nuestros servicios a las empresas e instituciones líderes
del país mediante los siguientes valores: trabajo en equipo, respeto, honestidad, compromiso,
voluntad y servicio.
1.5 SERVICIOS DE LA EMPRESA
Los servicios que se proporciona la empresa son básicamente cuatro, que a continuación se
explican:
a. Seguridad Privada a personas: Consiste en la protección, custodia, salvaguarda, defensa
de la vida y de la integridad corporal de prestario.
b. Seguridad Privada en los bienes: Se refiere al cuidado y protección de los bienes muebles
e inmuebles.
c. Seguridad Privada en el traslado de bienes o valores: Consiste en la prestación de
servicios de custodia, vigilancia, cuidado y protección de bienes muebles o valores
incluyendo su traslado.
d. Seguridad Privada de la información: Consiste en la preservación, a través de sistemas de
administración de seguridad de bases de datos, redes locales, corporativos globales,
sistemas de computo, transacciones electrónicas, así como respaldos y recuperación de
dicha información, sea este documento, electrónico o multimedia.
1.6 MARCO JURÍDICO
El marco jurídico que regula directa e indirectamente el accionar de la empresa, es el siguiente:
Leyes
Ley Federal de Armas y Explosivos. (D.O.F. 11-l-1972, ultima reforma D.O.F. 23-I-2004)
Ley del Registro Publico Vehicular. (D.O.F. 01-IX-2004)
Ley de Seguridad Nacional. (D.O.F. 31-I-2005, ultima reforma D.O.F. 26-Xll-2005)
Ley de Protección Civil. (D.O.F. 12-V-2000, ultima reforma D.O.F. 24-lV-2006)
Ley Federal de Seguridad Privada. (D.O.F. 06-VII-2006)
Ley de Seguridad Publica del Distrito Federal (D.O.F 19-VII-93)
Códigos
Código Penal Federal. D.O.F. 14-Vlll-1931 (ultima reforma 30-Vl-2006)
Reglamentos
Reglamento de la Ley Federal de Armas de Fuego y Explosivos. (D.O.F. 06-V-1972)
Reglamento de los Servicios de Seguridad Privada. (D.O.F. 13-X-2004)
Otros Ordenamientos
Oficio Circular SSP/DGRESSP-01/2002., mediante el cual se da a conocer a los usuarios y publico en
general, la información inscrita en el Registro Federal de Trámites y servicios respecto de los
requisitos y formatos para realizar tramites ante la Dirección General de Registro y Supervisión a
Empresas y Servicios de Seguridad Privada de la Secretaria de Seguridad Publica.
1.7 ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS
El archivo de recursos humanos por ser de reciente creación está implementando nuevas políticas
para controlar la información, diseñando estrategias para fortalecer las debilidades en los servicios
proporcionados a personal administrativo y operativo de la institución.
Algunas de las características del Archivo de Recursos Humanos, son los siguientes:
1.7.1 SERVICIOS
Los servicios con los que cuenta el Archivo de Recursos Humanos son los que se describen a
continuación:
Préstamo de expedientes:
Es el servicio mediante el cual los usuarios tienen la oportunidad de consultar los expedientes del
Archivo, trasladándolos a las áreas de trabajo o bien consultarlos en el area de consulta del
archivo.
Préstamo interno: Este servicio se da únicamente al interior de la institución, pues por el tipo de
documentos solo serán consultados en el área responsable de Archivo. Para efectuar el servicio de
préstamo de expedientes y/o documentos es indispensable presentar la solicitud correspondiente,
en la cual se debe anotar nombre del expediente que se esta requiriendo, la serie documental a la
que corresponde y el motivo del préstamo. Para todo ello la solicitud deberá estar firmada y
autorizada por el funcionario responsable.
Préstamo externo: Este servicio se da cuando existe solicitud de documentación por parte de
autoridades con carácter de inspección y vigilancia, en estos caso se deberá solicitar por oficio. En
estos casos, para el préstamo de expedientes se contempla la reproducción del mismo como un
mecanismo de protección y garantía de lo que se esta prestando, a fin de conservar el expediente
original.
Consulta de documentos
Es uno de los servicios básico que se prestan, en este el personal administrativo tiene la
accesibilidad de solicitar de primera mano la información de todos los expedientes según sean sus
necesidades.
(*) Los vales de préstamo están elaborados de acuerdo a las características de cada situación en la
que se solicita los expedientes. (Véase anexos)
1.7.2 USUARIOS
Los usuarios que se presentan al archivo de recursos humanos son principalmente: personal
administrativo y gerencial.
Personal Administrativo:
Secretarias
Aux. Administrativos
Personal Directivo:
Directores
Subdirectores
Gerentes
1.7.3 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
La tipología documental que se custodia en el archivo de recursos humanos es la siguiente:
Documentación personal
Solicitudes
Expedientes de personal
Incidencias laborales
Vales
Oficios
Actas administrativas
Curriculums
Circulares
Exámenes médicos
Exámenes psicometricos
Estudios socioeconómicos
Contratos
Como se pudo apreciar, la función de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada tiene un
papel muy importante, pues protege tres aspectos vitales: la vida, el patrimonio y la información,
por lo que sus servicios resultan vitales para personas físicas o morales. De aquí la importancia y
necesidad de contar con un archivo de recursos humanos debidamente organizado conforme a los
principios, las políticas y los procedimientos que marca la Archivonomía.
Hasta aquí se puede apreciar un panorama general, tanto institucional como archivístico, del
contexto donde se desarrollo el proyecto de organización del archivo de recursos humanos de la
empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada.
CAPITULO 2
PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA
Entre los temas que se abordarán en el presente capitulo esta el ciclo vital del documento, la
organización de archivos, así como los principios y procesos archivisticos para la organización del
archivo, esta teoría permitirá dar sustento teórico al informe de actividades profesionales que se
presenta en el tercer capitulo.
2.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
El ciclo vital del documento plantea que el documento pasa por tres etapas
diferentes a lo largo de su existencia y a su vez en tres tipos de archivo
según la fase en que se encuentren los documentos. Estas fases son:
Fase Activa: Es la primera fase del ciclo vital del documento y la
documentación se ubica en el archivo de trámite. Entre las principales
características que tiene esta fase, se encuentran las siguientes:
Uso constante de la documentación
Uso institucional de la información
Los documentos contienen valores primarios
Los valores primarios son:
Valor administrativo: Es el plazo durante el cual los documentos
producidos o recibidos por una institución se utilizarán para realizar
funciones o actividades administrativas en esta institución.
Valor jurídico o legal: Es el plazo durante el cual los documentos se
conservarán en la institución para su posible uso y así certificar
derechos u obligaciones de la Administración Pública o de la
sociedad.
Valor fiscal o contable: Es el plazo durante el cual los documentos se
conservarán en la institución, para comprobar el origen, distribución y
uso de los recursos financieros de una institución.
El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato, por eso debe
ser conservado en un Archivo de Tramite cerca del usuario que generó la
información.
Fase Semiactiva: Es la segunda fase del ciclo vital del documento y la
documentación se ubica en el archivo de concentración. Entre las
principales características que tiene esta fase, se encuentran las siguientes:
Uso esporádico de la documentación
Uso institucional de la información
Los documentos conservan valores primarios
El documento conserva sus valores primarios (administrativo, legal o fiscal),
aquí su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un plazo
precautorio en Archivo de Concentración.
Fase Inactiva: Es la tercera fase del ciclo vital del documento y la
documentación se ubica en el archivo histórico. Entre las principales
características que tiene esta fase, se encuentran las siguientes:
Uso constante de la documentación para fines de investigación
Uso social de la información
Los documentos pierden sus valores primarios y adquieren valores
secundarios
Los valores secundarios son:
Valor evidencial: Es la utilidad permanente que los documentos tendrán
en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las
personas físicas y morales.
Valor testimonial: Es la utilidad permanente que los documentos
tendrán por reflejar la evolución del organismo administrativo que los
creo.
Valor informativo: Es la utilidad permanente que los documentos
tendrán por aportar datos únicos y sustanciales para la investigación
y el estudio en cualquier campo del saber.
Los documentos que al finalizar su fase semiactiva pierden sus valores
primarios y no presentan valores secundarios pueden ser eliminados de
acuerdo a las normas que marque la propia institución al respecto y a la
legislación vigente, previo análisis y valoración.
La eliminación de documentos solo puede realizarse después del proceso de
valoración documental, pues este determina que documentos deben ser
conservados y cuales pueden eliminarse.
A continuación se presenta una grafica que permite ilustrar el ciclo vital del
documento:
Ciclo Vital de los Documento. En: La Archivística en México
2.2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Para María Luisa Conde, la organización es la “Adaptación material o física
de un fondo o la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso
Fase Activa
Archivo de Trámite
Transferencia
Primaria
Transferencia
Secundaria
Eliminación
Archivo de
Concentración
Archivo Histórico
Valor Primario Valor Secundario
Fase semi-activa Fase inactiva
intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y
ordenación”.4
Antonia Heredia explica que la “organización no es otra cosa que la suma de
clasificación y ordenación de los documentos de archivo”.5
En la guía para la organización de expedientes de la Secretaría de Salud se
establece que es el “Conjunto de actividades destinadas a la clasificación y
ordenación de grupos o secciones subgrupos o series documentales”.6
Partiendo de estos conceptos se puede establecer que la organización de
archivos es un conjunto de procesos archivísticos que comprenden la
identificación, la clasificación, la ordenación y la descripción, que busca
darle una estructura al orden de los documentos de archivo.
2.2.1. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Los objetivos de la organización documental, son los siguientes:
Dar a cada serie documental su lugar correspondiente mediante la
aplicación del principio de procedencia y orden original.
Establecer la organicidad de los grupos documentales, a partir de la
formación de series que son el resultado de un ente productor en el
desarrollo de actividades administrativas.
4 CONDE VILLAVERDE, Maria Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativo. Madrid:
Ministerio de Cultura, dirección de archivos estatales, 1992. pág. 74 5 HEREDIA HERRERA, Antonia, La norma ISAD (G) y su terminología.: análisis, estudio y alternativas,
Madrid: ANABAD, 1995. pág. 57 6 SECRETARIA DE SALUD, Guía para la organización de expedientes de archivo, México, 2002. pág. 9
Poner en servicio a los usuarios la información contenida en los
documentos.
2.3 PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
Para la organización de cualquier archivo, sea de Trámite, Concentración o
Histórico es fundamental como primer paso para la organización del archivo
considerar los principios de la archivística, como son: el principio de
procedencia y el principio de orden original, los cuales a continuación se
explican.
2.3.1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El principio de procedencia es fundamental dentro de la metodología para la
primer indicio que se tiene al respeto a la organización de los archivos. El
procedencia de los fondos, que redacto el 24 de abril de 1841 el francés
Natalys de Wally en la circular titulada instructions pour la mise en ordre et
le classement des archives departamentales el comunales […]7. En ese texto
se mencionaba la clasificación general por fondo como la única forma
apropiada de asegurar el cumplimiento de un orden regular y uniforme. De
esta forma nacía el principio de procedencia y primer fundamento teórico de
la archivística.
Actualmente Olga Gallego y Pedro López Gómez, en su libro Introducción a
la Archivística, nos hablan de normas que deben respetarse al establecer lo
que ellos denominan reorganización: “El respeto al origen de los fondos,
que identifican con el principio de procedencia: según el cual los fondos del
archivo deben conservarse en su organización original sin sufrir 7 CRUZ MUNDET José R. “Manual de Archivística”., p 229
fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas, ni adicción de elementos
extraños a fin de conservar su valor de prueba e información; sin que
puedan, por tanto mezclarse los documentos de una procedencia con otros
de otras diferentes”8.
El principio de procedencia es básico en la organización de archivos y
establece en concreto que cada documento debe permanecer dentro del
fondo del que proceden, no mesclando estos voluntaria o involuntariamente.
Este principio le da a la archivonomía la posibilidad de mantener un orden en
los fondos documentales.
2.3.2 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
El principio de procedencia nos dice en esencia que los documentos de un
origen no deben mezclarse con los de otro diferente, mientras que el
principio de orden original es respetar el orden de los documentos de
acuerdo como se los haya dado la oficina generadora.
La referencia donde nace el principio de orden original data en “Prusia, Hi
Von Seybel director de los archivos del Estado, enuncio un nuevo principio:
registraturprinzip, que disponía que los documentos de cada fondo debían
mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, […] que
establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se
les asignó dentro de la oficina que los genero”9
8 MARTIN M Paz. “La Construcción Teórica en Archivística: El Principio de Procedencia”. Boletín Oficial
del Estado de Madrid 1996, p 23. 9 SANTOYO BASTIDA. Beatriz. Op. Cit., p 39
De esta forma debemos considerar el principio de orden original de los
documentos desde la propia institución u organismo productor de aquellos
como el punto de partida para la organización posterior de los documentos,
“El respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los
documentos debe entenderse desde la singular concreción del respeto a su
estado natural originario”10. El respeto al orden natural de los documentos
debe entenderse como la vía por la cual, los documentos en el archivo han
de reflejar la apropiada organización, pero atendiendo antes la aplicación del
principio de procedencia, por ello el respeto del orden original de los
documentos es como una extensión del respeto a la procedencia de los
documentos.
Como vimos anteriormente, el primer paso para la organización de los archivos es aplicar el
principio de procedencia y el principio de orden original, es decir, primeramente hay que respetar
el origen de los documentos no mezclándolos con los de otra procedencia distinta, tanto a nivel
institucional como a nivel unidad administrativa y después respetar el orden que les haya dado la
oficina que los genero.
Una vez hecho esto, se procederá a aplicar los procesos archivisticos que permitan
organizarlos, estos procesos son cuatro: identificación, clasificación, ordenación y
descripción.
2.4 PROCESOS ARCHIVISTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
A continuación se procederá a describir los procesos que se deben ejecutar para organizar un
archivo de trámite, estos son fundamentales, pues la omisión en la aplicación de cada uno de ellos
10
MARTIN M Paz. Op Cit., p. 149
repercutiría enormemente en el proceso de organización documental, estos procesos archivisticos
son: identificación, clasificación, ordenación y descripción documental
2.4.1. IDENTIFICACIÓN
La identificación es el primer paso de la metodología archivística encaminada a la
organización de un grupo de documentos los que potencialmente se integraran a uno o
varios fondos, el precedente de la clasificación es sin duda alguna la identificación, como
parte integral de la planificación archivística desde la unidades de documentación de
trámite a través del reconocimiento del contenido de la información de los documentos y el
contexto en que se desarrollan.
Pedro López Gómez sugiere llevar a cabo la identificación "comenzando por la
identificación de la unidades administrativas y siguiendo en archivo central, de aquellas ya
transferidas e identificadas, pero no normalizadas." Se destaca el principio de procedencia
en conjunto con la historia institucional, para ir reconociendo al ente productor o receptor
de los documentos, pero no desde el punto de vista retrospectivo de un rescate o trabajo en
un archivo histórico, esta actividad se ira desarrollando al momento de la gestión.
Este autor también afirma que en la fase de identificación se obtendrán datos como son:
- "Denominación de la serie.
- Estudio de la evolución orgánica de la institución, con determinación de las
funciones desarrolladas a lo largo del tiempo y su adscripción orgánica.
- Estudio de la normativa especifica que regule el origen de la serie, procedimientos y
tipos documentales que la integran."11
Con los datos obtenidos del proceso de identificación se establecen las series documentales,
una vez que se concluya la identificación se estará en posibilidad de obtener como producto
el cuadro general de clasificación, casi en su totalidad de todos los documentos que
integran al archivo.
Antes de integrar jerárquicamente el cuadro general de clasificación archivística es
primordial la identificación de las series documentales que integran el archivo que se
pretende organizar, esto con el objeto de poder “establecer la seriación en sus respectivas
secciones y series, por medio de un estudio preliminar que establece los elementos para la
identificación de las mismas”12
La ejecución de esta actividad no es garantía de conocer todo el universo documental, pero
si es un gran avance en el conocimiento de los tipos documentales más comunes que
integran un fondo.
2.4.2 CLASIFICACIÓN
Antes de definir el concepto de clasificación, se insiste en no olvidar que antes de este
proceso es necesario un análisis previo, de la historia institucional, de los tipos
documentales creados y/o generados, para que una vez que se tengan identificados, se
sistematicen y estructuren jerárquicamente.
11
LÓPEZ GOMEZ, Pedro. Anales de la documentación: Identificación y valoración de documentos en
España a partir de 1975. [Artículo en línea] Revista de biblioteconomía y documentación, Universidad de
Murcia. 1998 Vol. 1 [Murcia, España.]. Disponible en Wide Word Web:
http://www.um.es/fccd/anales/ad01/ad0106.html P. 77 12
VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, Op…Cit. p. 75.
Esta actividad es un proceso archivístico dentro de la organización y su
significado etimológico se deriva del latín classis facere: hacer clases, pero
desde el punto de vista archivístico tiene otro significado.
La Clasificación archivística “es una actividad de investigación y análisis, en la aplicación
conceptual en la que se lleva a cabo la asignación de claves archivísticas y topográficas, sin que
esto signifique reubicar físicamente la documentación”13.
De acuerdo con Cruz Mundet la clasificación “consiste en agrupar jerárquicamente los
documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a los mas
específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.”14
El Glosario de Terminología Archivística señala que es “el acto de agrupar
documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias”.15
Para Mario Jiménez “es el proceso de identificar, agrupar o codificar los
documentos en base a las relaciones de semejanza o diferencia que
prevalezcan en el contenido de los mismos”.16
De acuerdo a las definiciones anteriores se establece que clasificar es una
actividad de carácter netamente intelectual que consiste en agrupar o
disponer en clases, mediante la cual todos los documentos se separan por
sus diferencias y semejanzas estableciendo categorías.
2.4.2.1 Sistemas de clasificación
13
Ibidem p. 77. 14
CRUZ MUNDET. Op cit. Pág. 239 15
ENBA, Glosario de terminología archivística y ciertas expresiones de administración, México, 1980, p.
37 16
JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario, Archivos Administrativos, México: El autor, 1983, pág. 59
Otro punto importante es que la clasificación se apoya en los sistemas de
clasificación, que son el orgánico, el funcional y por asuntos o materias, a
partir de los cuales se establece el cuadro de clasificación.
En este sentido Shellenberg17 afirma lo siguiente:
Sistema Funcional: En este tipo de clasificación, las funciones de la entidad que genera o ha
generado el fondo de archivo son los elementos que se consideran para clasificar los documentos.
A partir de este criterio, la documentación se agrupa primero de acuerdo con las actividades de las
que es resultado.
La característica común de todos estos documentos agrupados es que son producto de una misma
actividad: la de establecer el marco de relaciones laborales entre la empresa y sus empleados. Una
vez agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias
que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función.
Podrán establecer las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las
acciones- las secundarias sobre la base de las funciones y las clases elementales o series
documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos que
resultan de cada actividad.
Sistema Orgánico: En este sistema, las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones,
unidades, etc. Decimos las series porque en este caso también los expedientes se agrupan según la
actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación
17
T. R. Schellemberg, Archivos modernos, Principios y Técnicas, México 1991.pp. 83-86.
orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las
divisiones más amplias.
Sistema por asuntos: Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los
documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que tratan.
2.4.2.2 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
El cuadro de clasificación es pieza clave en la organización de cualquier
archivo, sea este de trámite, concentración o histórico, es el resultado del
todo constituido por cada una de sus partes, Jose Ramon Cruz Mundet lo
define como “una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide
en grupos evidenciados por ser el reflejo de una acción, función o
actividad”18.
Araceli Alday por su parte lo define como el “instrumento técnico que refleja
la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad”19
Mientras que Michel Roberge plantea que es “una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, funciones
que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata, en suma, de
un cuadro que organiza intelectualmente la información”20.
18
CRUZ MUNDET José R. Op Cit., p 243 19
. ALDAY GARCIA. Araceli j. Op Cit., p 64. 20
ROBERGE Michel. “Le système de classification des documents administratifs”. Andorra la Bella, 28 de
abril- 1 de mayo de 1989, Revista Catalana de Archivistica. Lligall2, p 14
De acuerdo a estos autores se puede definir al cuadro de clasificación como
el instrumento técnico que permite organizar intelectualmente la
información, traducida esta ultima en los grupos o clases documentales que
genera una institución.
Para la elaboración del cuadro de clasificación se deben considerar los
siguientes conceptos:
Fondo: Es un conjunto de documentos generados dentro de la
estructura funcional de un organismo y en el ejercicio de su
competencia, establecido como una unidad archivística conforme al
principio de procedencia.
Sección: Es una primera división del fondo que contiene una o varias
series, correspondiente a subdivisiones administrativas en las
oficinas u organismos de procedencia.
Serie: Es el conjunto de documentos generados por un mismo proceso
administrativo, competencia de una instancia administrativa
especifica. Cada serie documental suele responder a la conjunción de
unidades archivísticas que atienden asuntos o materias similares, o
bien conformadas por tipologías documentales específicas.
Expediente: Es la unidad archivística integrada por los documentos
generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto.
2.4.3 ORDENACIÓN
Como apuntábamos antes, la ordenación es otro proceso archivístico que
forma parte del proceso de organización documental, la cual se aplica
después de la clasificación y se diferencía de esta porque es un proceso de
índole mecánico, mientras que la clasificación es netamente de carácter
intelectual del cual se obtiene como producto el cuadro general de
clasificación archivística.
A mayor abundamiento, la clasificación se encarga de agrupar los
documentos por clases de acuerdo a sus semejanzas o diferencias, mientras
que la ordenación se encarga de darle un orden lógico a cada clase de
documentos con base en un criterio determinado por las necesidades de
cada grupo, este criterio puede ser alfabético, numérico, alfanumérico, etc.
Araceli Alday explica que la ordenación “es la operación de unir un conjunto
de documentos relacionados unos con otros, de acuerdo con una unidad
establecida de antemano”.21
La ordenación es una actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y
consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.22
Mientras que Arévalo Jordán manifiesta que “Ordenar es dar utilidad a la
documentación, permitir que su información sea recuperable, es obtener
físicamente los contenidos del documento, agrupar los documentos de una
21
ALDAY GARCÍA, Araceli J., Op. Cit... p. 56 22
Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C. (ADABI). [en línea]. Glosario de términos
de archivística. [México, D.F.] 2007 [citado 10 octubre, 2007] Disponible en Word Wide Web:
http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml
forma racional, primero ordenar y agrupar los documentos individuales
enmarcados en las actividades para convertirlas en unidades inteligibles”.23
Otro concepto de la teoría archivística nos dice que ordenar “consiste en
disponer la documentación de cada uno de los grupos orgánicos con arreglo
a cierto método, a fin de concatenar razonadamente toda la documentación
homogénea y fijar a cada documento una situación determinada”.24
Por lo tanto, la ordenación consiste en arreglar un conjunto de expedientes
de asuntos semejantes con base a un criterio alfabético, numérico o
alfanumérico que permita recuperarlos dentro del universo en que se
ubiquen.
Los métodos de ordenación pueden ser directos o indirectos.
2.4.3.1 Métodos de ordenación directos
Los métodos de ordenación directos son los siguientes:
Alfabético: Este método se basa en la ordenación por letra del abecedario,
tomando en cuenta los encabezados y/o títulos del expediente.
Asuntos o materias: Este método se basa en la ordenación de grupos
específicos de documentos de acuerdo a su contenido.
Geográfico: Este método consiste en ordenar la documentación, de acuerdo a
la división política de un país y este a su vez se ordena por municipios de un
estado, delimitando hasta llegar a comunidades, pueblos, inmuebles, etc.
23
AREVALO JORDÁN, Op. Cit… p. 186 24
CONALEP, Principios archivísticos II, México: Centro de apoyos y prototipos didácticos, 1983. p. 92
Onomástico: Se emplea prácticamente cuando los títulos de los
encabezamientos empiezan por apellidos y nombres propios, este sistema
es adecuado para expedientes personales.
Cronológico: En este método la documentación se ordena de acuerdo a las
fechas, siendo este de mayor a menor o viceversa.25
La aplicación de los métodos de ordenación directos permite tener un
acceso directo a la información custodiada en el archivo, por lo tanto no se
requiere de instrumentos de consulta para tener acceso a la información, es
decir el archivista localiza la información directamente en los archiveros,
anaqueles o muebles, pues como vimos estos métodos están estructurados
con base en el abecedario, el cual por ser un sistema universalmente
conocido cualquier persona puede comprender el encabezamiento de los
expedientes y por consiguiente saber que contiene y tener acceso a la
información contenida en cada uno de ellos.
Métodos indirectos
Los métodos de ordenación indirectos son los siguientes:
Alfanumérico: Este método esta estructurado en una combinación de letras y
números.
Decimal: Este método consiste en dividir los grupos por clases y estos a su
vez se les asigna un número de diez en diez, según las necesidades de cada
archivo.
25
JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario, Op. Cit… pp. 63-64
Estructural: Este se basa de acuerdo al organigrama institucional, donde a
cada departamento u oficina, se le asigna e identifica a partir de una letra o
número.
Numérico: Consiste en asignar un número consecutivo a cada expediente.
Topográfico: Este consiste en indicar donde se ubican los documentos dentro
de los muebles, es decir cada estante es rotulado, así como el pasillo, clave
de entrepaño, numero de caja y numero de posición del expediente.26
La aplicación de los métodos de ordenación indirectos no permite tener un
acceso directo a la información custodiada en el archivo, por lo tanto se
requiere de instrumentos auxiliares para tener acceso a la información, pues
estos métodos están estructurados con claves, ya sea con puros números o
bien números y letras, de tal manera que es necesario tener un instrumento
auxiliar para saber el significado de la clave asignada a cada expediente y
consecuentemente poder localizar el expediente que se necesita.
2.4.4 DESCRIPCION DOCUMENTAL
Existe una diversidad de conceptos de descripción en varios diccionarios de la lengua
española, pero lamentablemente la mayoría no aplican al contexto archivístico, excepto la
que da un diccionario literario en línea que define a la descripción como: "la expresión por
medio del lenguaje de las características de seres u objetos individualmente o en su
conjunto, resaltando sus circunstancias y cualidades"27
Se considera esta definición por que es la que más se ajusta al contexto de descripción, pues
menciona las características de un objeto individual o en su conjunto, recordemos que la
descripción documental se puede dar por unidad documental simple o compuesta, al
26
Ibidem. pp. 66, 67, 70 27
DE TRAZEGNIES GRANDA, Leopoldo. [en línea]. Diccionario literario. [España.] 2007. [consultado 27
de noviembre de 2007] Disponible en Word Wide Web: http://www.trazegnies.arrakis.es/indexdi1a.html
recalcar en su conjunto le da ese carácter de orgánico que debe tener en su relación con el
resto de la información que integra el archivo.
Uno de los actuales retos de la archivística tanto nacional como internacional ha sido
estandarizar sus métodos y herramientas de las que integran su quehacer cotidiano, para
facilitar el trabajo diario de los archivistas, para poder explicar y definir la información, así
como garantizar un control optimo de estos, así que han surgido diversidad de propuestas
de descripción de documentos, de acuerdo a las necesidades de cada archivo.
La comunidad archivística internacional siempre ha tenido la intención de homologar
criterios, por lo que el Consejo Internacional de Archivos decidió crear una comisión sobre
normas de descripción resultando de todo este proceso la Norma Internacional General de
Descripción Archivística ISAD-G28
Se considera que la “finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el
contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.
Esto se consigue con la elaboración de unas representaciones precisas y adecuadas que se
organizan de acuerdo con unos modelos determinados"29
A mayor abundamiento, una vez que el acervo se encuentra organizado, de acuerdo a los
principios básicos de procedencia y respeto al orden original, es necesario que este orden se
refleje en un documento que sea la evidencia y testimonio de los trabajos de organización,
mismo que debe buscar la descripción de la información resguardada por el archivo, para lo
cual la archivística se vale de una serie de instrumentos de descripción para tal fin, en
diferentes niveles, como son las guías, catálogos e inventarios.
Los instrumentos de descripción mas conocidos son la guía y el catálogo, el primero hace
una descripción muy genérica y el catálogo exhaustiva, ambos han sido usualmente los más
utilizados en la archivística en general, además de que existe un acuerdo de su manejo,
28
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma internacional general de descripción archivística.
ISAD G. Madrid, España. Versión en español de Asunción Navascués Benlloch 1999. p. 10. 29
Ibidem. p.12
utilidad y alcance, sin embargo, Cruz Mundet profundiza mas al establecer que entre ellos
deben existir “instrumentos descriptivos intermedios que ofrezcan la posibilidad de
describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una
cantidad de información satisfactoria para los usuarios”30
El inventario vincula a la clasificación con la descripción, con la finalidad de conocer la información
que se tiene y su control “describiendo las unidades que componen las series documentales,
dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su
estructura”31 de tal forma, que además de las bondades y beneficios antes citados de los
inventarios, ante la búsqueda y recuperación de información, ofrezcan estos una respuesta
eficiente y eficaz.
Para la descripción de grandes volúmenes documentales que hoy en día genera la
administración pública, es muy útil el inventario somero, pues en un primer momento se
necesita con mayor necesidad un control, que un conocimiento total de la información,
puesto que ofrece información de forma muy general, a pesar de contar con algunas
carencias y limitantes en no ser detallados, en este sentido, es muy útil para el personal que
labora en el archivo, pues facilita y permite localizar la información con prontitud, estos
inventarios someros son, por lo regular, de uso interno.
2.5 EL ARCHIVO DE TRÁMITE
Antonia Heredia menciona que para el buen manejo de los documentos es necesario un espacio,
donde la dinámica laboral posea una cercanía entre el usuario y los documentos de archivo.
En el “Archivo de Trámite” inicia la Gestión Documental, porque se produce, acumula y distribuye
documentos textuales, gráficos, etc; además se reciben o producen los documentos que reflejan
el quehacer de cada unidad administrativa. El archivo de trámite es “la etapa activa de circulación
y tramitación por los canales normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha
30
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid, España 1994. p 282. 31
Idem. p. 282
iniciado, la documentación forma parte de los archivos de gestión, los cuales están cerca del
funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en sus archivadores, en armarios al
alcance de su mano para su manejo frecuente”32
2.5.1 CONCEPTO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
El archivo de trámite se concibe como la “unidad de resguardo documental, constituida por
expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesaria
hasta la culminación del trámite”33.
También se considera que el archivo de trámite “es la unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de cada área que
integra la dependencia, ya que el archivo de trámite es el lugar en donde se produce y organiza la
documentación que se recibe o produce”34
Es importante comentar que en el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico, pues “es el lugar
donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes
áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda
institución genera, maneja y utiliza documentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la
unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma”35
32
HEREDIA HERRERA Antonia, “Archivística General Teoría Y Práctica“, Diputación Provincial de Sevilla,
España, 1989, p. 109.
33 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Archivo de Trámite, (Serie guías de
autoaprendizaje), Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, Primera edición 2001, México. p. 12. 34
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA. Normateca del INEGI, Organización
de Archivos, [En línea]. México. [Consultado el 03 diciembre 2007]. Disponible en:
http://www.inegi.gob.mx/normateca/despliegainfo.asp?tema=540.
35 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Archivo de Trámite, (Serie guías de
autoaprendizaje).Op.Cit. p.12.
De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Archivo de Trámite es el conjunto de expedientes
que contienen asuntos vigentes, que por su naturaleza y frecuente consulta deben conservarse
cerca del área generadora. Una vez definido, se procederá a explicar la importancia que tiene este
tipo de archivos.
2.5.2 IMPORTANCIA36
La importancia del Archivo de Trámite radica en que con él se inicia un proceso de organización
documental, en este archivo se reciben o generan los documentos para que posteriormente se
registren, ordenen, identifiquen y clasifiquen; de tal forma que se vayan conformando expedientes
que contengan documentos que se refieren a un solo asunto o tramite institucional.
El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones depende en gran medida de los
servicios de archivo con los que cuente, pues un servicio eficiente permitirá un ahorro de espacios
de almacenamiento, tiempos de búsqueda y una recuperación eficiente de la documentación,
además:
El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles.
Es el lugar en que todas las personas de la institución encontraran la “materia prima” para
el desarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones.
La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación,
control y desahogo de los asuntos. La administración de los archivos en trámite es una
función muy importante para la toma de decisiones, ya que a través de ellos se podrá
realizar lo siguiente:37
36
Ibidem. p.15. 37
Archivo General de la Nación. Curso de introducción a organización de archivos. Módulo 2. [En línea]. México. [Consultado el 12-XII-2007]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/lineam/modulo_2.pdf.
Concentrar ordenadamente la información generada y recibida
Clasificar y conservar los expedientes en un lugar seguro.
Conocer el contenido de la información
Evitar un crecimiento irracional de la información documental
Avalar legalmente la gestión documental ante otras autoridades.
2.5.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA38
Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,
tiene que estar perfectamente delimitado en una Estructura orgánica, con la finalidad de evitar la
duplicidad del trabajo y que los documentos en las oficinas sean recibidos o producidos en forma
planificada para que se conviertan en herramientas de ventaja para la consulta y eficiente
localización”39
En el siguiente organigrama se puede apreciar la estructura orgánica que debe tener un archivo de
tramite, aquí es importante comentar que esta estructura orgánica esta diseñada para archivos de
trámite de un volumen considerable y que requiere que se deleguen responsabilidades por sub-
unidades, con la finalidad de administrar eficientemente el archivo.
38
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Archivo de Trámite, (Serie guías de
autoaprendizaje), Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, Primera edición 2001, México. pp. 12-
14.
39 ROMERO TALLAFIGO Manuel, Archivística y Archivos, soportes, edificio y organización, 3a edición, S&C,
Ediciones Carmona, Sevilla España, p. 364.
2.5.4 FUNCIONES40
Las funciones del Archivo de Trámite están sustentadas en la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, la cual establece que el Archivo de Trámite debe
realizar las siguientes Funciones:
40
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA. Normateca del INEGI,
Organización de Archivos, [En línea]. México. [Consultado el 16 diciembre 2007]. Disponible en:
http://www.inegi.gob.mx/normateca/despliegainfo.asp?tema=540.
a. Integrar los expedientes de archivo
b. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada
como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;
c. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de
concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de
disposición documental y el inventario general;
d. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y
e. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el
objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al
catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo.
Como se ha descrito anteriormente el Archivo de Trámite se refiere al control, seguimiento y
organización de la documentación recibida o producida por las dependencias es la unidad de
documentación que se relaciona con las actividades cotidianas que se realizan en las
dependencias públicas o privadas.
De acuerdo a lo anteriormente comentado se puede afirmar que para organizar un archivo de
trámite es importante aplicar los principios que rigen a la archivística, como es: el principio de
procedencia y el principio de orden original. Por otra parte, también se debe tener bien claro los
procesos archivisticos que se deben ejecutar para organizar un archivo de estas características,
estos procesos son: identificación, clasificación, ordenación y descripción documental. Ejecutando
correctamente estos procesos a la documentación podrá organizarse correctamente conforme lo
marca los estándares nacionales e internacionales.
La organización de un archivo de trámite es fundamental, pues al ser un acervo de uso cotidiano
se requiere que tenga una excelente organización para la localización rápida e inmediata de la
información y así estar en posibilidad de realizar una buena toma de decisiones.
CAPITULO 3
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA INTELIGENCIA
LOGÍSTICA SEGURIDAD PRIVADA
En este capítulo se hace una descripción de las actividades profesionales que se realizaron en el
Archivo de Recursos Humanos de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada y que
permitieron organizar el archivo de personal. Entre las actividades que se describen está la
aplicación del principio de procedencia y principio de orden original, así como la ejecución de los
procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción documental.
3.1 APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Cuando se realizó el proyecto para organizar el archivo de personal de la empresa Inteligencia
Logística Seguridad Privada, se aplicó primeramente el Principio de Procedencia, el cual como se
menciono en el capitulo anterior, consiste en no mezclar un fondo con el de una procedencia
distinta, es decir, no mezclar documentos de dos instituciones distintas, también indica que esa
mezcolanza no se debe dar a nivel de unidades administrativas, es decir, no mezclar el acervo de
contabilidad con recursos humanos o el de planeacion con lo de jurídico.
En este orden de ideas, primeramente se procedió a realizar fundamentalmente dos actividades,
que son las siguientes:
a) Se verifico que todo el acervo que se organizó perteneciera a la empresa Inteligencia
Logística Seguridad Privada, una vez hecha esta revisión no se detecto ningún expediente
que no fuera de dicha empresa.
b) Una vez hecho lo anterior se procedió a verificar que todo el acervo perteneciera al
archivo de personal de la empresa, de esta actividad se pudo ubicar que tres expedientes
pertenecían al área de nominas de personal por lo que se procedió a separarlo.
Cabe aclarar que estas actividades se realizaron simultáneamente, es decir, al revisar los
expedientes se verificaba al mismo tiempo si la procedencia era de Inteligencia Logística y si eran
expedientes de personal.
Una vez realizada esta actividad se procedió a aplicar el principio de orden original, que consistió
en realizar la siguiente actividad:
a) Se respeto el orden al interior de los expedientes que les había dado el área de recursos
humanos. Esto significa que los expedientes los habían estado ordenando a su interior de
manera ascendente, es decir el documento mas reciente iba hasta arriba y el mas antiguo
hasta abajo, lo cual se siguió respetando en el proceso de organización.
Con la realización de estas tres actividades que van unidas a los principios de la organización
documental, se respetaron dichos principios, que a su vez dieron pauta para que se procediera a
aplicar los procesos archivísticos de identificación, clasificación, ordenación y descripción
documental, lo cual se explica a continuación.
3.2 APLICACIÓN DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
PERSONAL
Una vez aplicado los principios anteriormente explicados se procedió a ejecutar los procesos
archivisticos, iniciando con el de la identificación.
3.2.1 IDENTIFICACIÓN
Como se mencionó en el capitulo anterior la identificación consiste concreta y
fundamentalmente en identificar las series documentales que se custodian en el archivo que
se pretende organizar.
Es importante comentar que para poder tener el instrumento archivístico que permitiera
posteriormente organizar el archivo, esta actividad de identificación se ejecuto a toda la
unidad administrativa de recursos humanos y se ubico las siguientes series documentales:
a) Expedientes de personal
b) Nominas de personal
c) Reclutamiento y selección de personal
d) Evaluaciones y promociones
e) Capacitación
Cabe aclarar que esta actividad se realizó a toda la unidad administrativa con la finalidad de
que posteriormente se elaborara el Cuadro de Clasificación de Recursos Humanos. Sin
embargo, el proceso de organización solo se ejecuto a la serie expediente de personal que a
su vez conforma el archivo de personal de la empresa Inteligencia Logística Seguridad
Privada.
3.2.2 CLASIFICACIÓN
Con los datos obtenidos del proceso de identificación prácticamente se ubicaron los grupos
o clases que integran el acervo de recursos humanos, incluyendo la serie expediente de
personal, objeto de este informe.
Los grupos que quedaron como definitivos, son los siguientes:
f) Expedientes de personal
g) Nominas de personal
h) Reclutamiento y selección de personal
i) Evaluaciones y ascensos de personal
j) Capacitación
Como resultado de este proceso de clasificación se obtuvo como producto el Cuadro de
Clasificación de la unidad administrativa de recursos humanos, el cual es el siguiente:
FONDO: INTELIGENCIA LOGISTICA SEGURIDAD PRIVADA
SECCION SERIE SUBSERIE
1. RECURSOS HUMANOS
1.1 EXPEDIENTE DE PERSONAL
1.2 NOMINAS DE PERSONAL
1.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE
PERSONAL
1.4 EVALUACIONES Y ASCENSOS DE
PERSONAL
1.5 CAPACITACIÓN
3.2.3 ORDENACIÓN
Una vez estructurado el Cuadro General de Clasificación, se procedió a asignar la clave de
clasificación a los expedientes, simultáneamente también se aplicó el método de
ordenación, el cual fue numérico que como se explico en el capitulo anterior este forma
parte de los métodos indirectos, pues para tener acceso a los expedientes se requiere
consultar el inventario o base de datos que se elaboro.
Cuando se termino de realizar estas actividades, los expedientes quedaron ordenados en los
archiveros de la siguiente manera:
1.1 / 08
1.1 / 07
1.1 / 06
1.1 / 05
1.1 / 04
1.1 / 03
1.1 / 02
1.1 / 01
Los códigos anotados en cada expediente significan lo siguiente:
Código de identificación de la
Sección Recursos Humanos
Código de identificación de la serie
Expediente de Personal
1.1 / 01 Numero de expediente
Este es un expediente que pertenece a la Sección Documental de Recursos Humanos,
específicamente a expediente de personal y es el expediente número 1 dentro de la serie
correspondiente.
Se aplico este método de ordenación, debido a que el acervo estaba creciendo bastante y
esto complicaba seguir controlando los expedientes alfabéticamente, lo cual dio frutos pues
se pudo tener un mejor control del acervo.
Una vez aplicada la clasificación y la ordenación, se procedió a realizar el proceso de
descripción, el cual es necesario pues permite recuperar la información de manera
inmediata a fin de ponerla a disposición del usuario que la solicite.
3.2.4 DESCRIPCION DOCUMENTAL AUTOMATIZADA (Ver anexos)
El proceso de descripción consistió en elaborar un inventario analítico. En este se considero
los siguientes rubros:
a) Nombre del empleado
b) Área de adscripción
c) Fecha de ingreso a la empresa
d) Estatus del trabajador (activo o baja)
e) Tipo de empleado
f) Número de expediente
Solo con fines ilustrativos, se muestra parte del inventario a continuación:
EMPLEADO ADSCRIPCIÓN
FECHA
DE
INGRESO
TIPO
DE
EMPLEADO
ESTATUS
NUMERO
DE
EXPEDIENTE
CRUZ HERNANDEZ MARIBEL DEPTO DE
CONTABILIDAD 03/03/2004 CONFIANZA ACTIVO 1
LOPEZ CRUZ JESUS DEPTO DE ATENCION 02/02/2002 CONFIANZA ACTIVO 2
PEREZ RAMIREZ JOSE
ALBERTO DIRECCIÓN GENERAL 14/01/2006 CONFIANZA ACTIVO 3
RAMIREZ RAMIREZ JUAN DEPTO DE
CONTABILIDAD 03/03/2004 CONFIANZA ACTIVO 4
SALAS JARQUIN JOSE DEPTO DE CUENTAS POR
PAGAR 02/02/2002 CONFIANZA ACTIVO 5
El proceso consistió en revisar cada expediente, que ya estaba clasificado y ordenado, para
ubicar la información que permitiera hacer el registro en el formato de inventario, estos
datos fueron: nombre del empleado, área de adscripción, fecha de ingreso, tipo de
empleado, estatus y numero de expediente, este ultimo rubro es el mismo que ya se había
asignado en el proceso de ordenación.
Una vez que se hizo este proceso se procedió a ordenar los registros del inventario de
manera alfabética, como si fuera un catalogo alfabético, esto se hizo así, pues normalmente
los expedientes de personal los solicitan por nombre del empleado, de ahí que se le diera
este orden, luego entonces, cuando los usuarios solicitaban un expediente, el archivista
tenia que remitirse al inventario para ubicar el registro, ver que numero de expediente se le
había asignado, ir al archivero y prestarlo, lo cual mejoro notablemente el servicio y el
propio sistema de organización.
3.3 BENEFICIOS INSTITUCIONALES
El contar con un archivo organizado con base a los principios de la archivística y los
procesos que esta plantea, la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada obtuvo los
siguientes beneficios institucionales:
a) Un sistema de organización más flexible.
b) Se puede localizar mas rápidamente la información que solicitan los usuarios
internos de la empresa
c) Se tiene un registro cualitativo y cuantitativo de los expedientes que se custodian en
el archivo, pues con el inventario se sabe cuantos expedientes existen y que contiene
cada uno de ellos.
d) La toma de decisiones es más rápida e inmediata y con mayor certidumbre
e) Este archivo fue un modelo o referencia para organizar en un futuro inmediato el
resto de los archivos de la empresa
3.4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Todas las actividades que se desarrollaron en la empresa Inteligencia Logística Seguridad
Privada, fueron plasmadas en el siguiente cronograma de actividades:
Marzo 2007: Aplicación de principios archivisticos y ejecución del proceso de
identificación
Abril 2007: Clasificación
Mayo 2007: Ordenación
Junio y julio 2007: Descripción documental (manual y automatizada)
Como se pudo apreciar en este breve pero sustancioso informe de actividades profesionales,
la organización de este tipo de archivos requiere que profesionales de la Archivonomía
conozcamos con bastante precisión dos aspectos: los fundamentos de archivística (principio
de procedencia y orden original) y los procesos archivísticos para la organización de los
archivos (identificación, clasificación, ordenación y descripción documental).
Pareciera que este capitulo refleja un proyecto sencillo, sin embargo, no lo es así, pues lo
complicado de esto, es que alcanzar el objetivo se requiere cierta habilidad para aplicar los
fundamentos y procesos archivísticos de aplicación general, a casos concretos como el
archivo de personal de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada, y es
precisamente aquí donde esta el mayor reto para nosotros como Licenciados en
Archivonomía: SABER APLICAR LA TEORIA APRENDIDA EN CLASES A CASOS
PARTICULARES, como lo descrito en este capitulo.
CONCLUSIONES
Los archivos del Sector Privado son de igual valor que los generados en la Administración Publica
Federal, pues al igual que estos, también permiten salvaguardar y reconstruir la memoria
institucional, pero cuando hablamos de archivos de personal, tiene aun mayor trascendencia pues
en ellos se puede encontrar las personalidades que formaron parte de la empresa.
Una realidad que no se puede negar es que los archivos son memorias vivas, pues de ellos emanan
diversos hechos que muestran la organización e historia de las empresas, tanto privadas como
públicas. Por lo que la organización documental de los archivos, desde que están en trámite es
vital para que en un futuro no muy lejano estos puedan conformar realmente archivos históricos.
Es necesario, que se ponga mas atención a la organización de los archivos de personal de las
empresas, pues como bien sabemos, las instituciones están conformadas por individuos, por lo
tanto estos juegan un papel importante en la evolución de la empresa, de ahí que sus expedientes
personales deben no solo conservarse sino organizarse mediante principios y procesos de la
archivística.
La organización del archivo de personal de la empresa Inteligencia Logística Seguridad Privada, en
lo particular fue un reto, que si bien me permitió aplicar varios principios y procesos que solo los
había visto en lo teórico, también fue una forma de medir mi capacidad para resolver problemas
en el ámbito laboral.
Finalmente, quisiera puntualizar que este trabajo puede ser una referencia o guía para que los
estudiantes, egresados o usuarios en general, puedan ver como se organiza un archivo de personal
y que principios y procesos se aplican para alcanzar dicho fin.
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archivística: el principio de procedencia, Madrid: Universidad Carlos III: Boletín
Oficial del Estado, 1996, 190 p. ISBN 84-340-0898-X
ANEXO 1. MUESTRA DEL INVENTARIO
EMPLEADO ADSCRIPCIÓN FECHA DE
INGRESO
TIPO DE
EMPLEADO ESTATUS
No. DE
EXPEDIENTE
ALTAMIRANO ROJAS JOSE DE
JESUS DIRECCIÓN GENERAL 01/06/2005 EVENTUAL ACTIVO 13
ALTAMIRANO ROSALES
JANETH DEPTO DE ARCHIVO 16/03/2004 CONFIANZA ACTIVO 12
CARRIZALES MORA KARLA
JUDITH DEPTO DE RECURSOS HUMANOS 16/10/2004 CONFIANZA ACTIVO 15
CRUZ HERNANDEZ MARIBEL DEPTO DE CONTABILIDAD 01/03/2004 CONFIANZA ACTIVO 3
GARZA RUIZ ENEDINO GERENCIA DE CONTROL
OPERATIVO 01/02/2002 CONFIANZA ACTIVO 8
HERNANDEZ RAMIREZ
TERESA DEPTO DE ARCHIVO 01/06/2005 CONFIANZA ACTIVO 11
HURTADO ZAMORA HERLINDA DEPTO DE RECURSOS HUMANOS 16/10/2007 CONFIANZA ACTIVO 9
LOPEZ CRUZ JESUS DEPTO DE ATENCION 01/02/2002 CONFIANZA ACTIVO 1
MONTES CRUZ DANIEL DEPTO DE CUENTAS POR PAGAR 16/07/2006 CONFIANZA ACTIVO 14
PALOMEQUE MARQUEZ JOSE
LUIS DEPTO DE RECURSOS HUMANOS 16/03/1999 EVENTUAL ACTIVO 6
PEREZ RAMIREZ JOSE
ALBERTO DIRECCIÓN GENERAL 16/01/2006 CONFIANZA ACTIVO 5
RAMIREZ ACUÑA JOSEFINA DIRECCIÓN GENERAL 16/05/2007 CONFIANZA ACTIVO 10
RAMIREZ RAMIREZ JUAN DEPTO DE CONTABILIDAD 01/03/2004 CONFIANZA ACTIVO 2
SALAS JARQUIN JOSE DEPTO DE CUENTAS POR PAGAR 01/02/2002 CONFIANZA ACTIVO 4
SANCHEZ SANCHEZ ROCIO
RAQUEL
GERENCIA DE CONTROL
OPERATIVO 16/04/2007 EVENTUAL ACTIVO 7
ANEXO 2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
APLICACIÓN DE PRINCIPIOS
ARCHIVISTICOS
IDENTIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
DESCRIPCION
DOCUMENTAL
18.