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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN MÉXICO:

ANÁLISIS DE LAS PONENCIAS PRESENTADAS EN LOS

CONGRESOS Y REUNIONES NACIONALES DE

ARCHIVOS ORGANIZADOS POR EL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

LAURA VICTORIA CUATECATL XOMETL

ASESORES: Lic. Arturo Hernández Rojas Lic. Beatriz Santoyo Bastida

MÉXICO, D. F. 2010

TABLA DE CONTENIDO

Prefacio I

Introducción II

1. Congresos y reuniones nacionales de archivos organizados por el Archivo General de la Nación 1

1.1. Archivo General de la Nación 1.1.1. Antecedentes 1 1.1.2. Atribuciones 6 1.1.3. Organización 8 1.1.4. Marco jurídico 11

1.2. Reuniones y congresos organizados por el Archivo General de la Nación 15 1.2.1. Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos

Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal 16

1.2.2. Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales 16

1.2.3. Reunión del Sistema Nacional de Archivos 18 1.2.4. Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y

Archivística 19 1.2.5. Congreso Nacional de Archivos 21 1.2.6. Reunión Nacional de Archivos 22

2. Descripción archivística 25 2.1. Definición 28 2.2. Principios 30 2.3. Normalización 30 2.3.1. Concepto 31 2.3.2. Norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]) 33

2.3.3. Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]) 38

2.3.4. Norma internacional para la descripción de funciones (ISDF) 40 2.3.5. Norma internacional para describir instituciones que

custodian fondos de archivos (ISDIAH) 42 2.4. Instrumentos 45

2.4.1. Guía 46 2.4.2. Inventario 50 2.4.3. Catálogo 54 2.4.4. Índice 56

3. Análisis de las ponencias en materia de descripción archivística 58 3.1. Perfil e instituciones de procedencia de los ponentes 61 3.2. Temas 66 3.2.1. Teoría 66 3.2.2. Normalización 71 3.2.3. Instrumentos 76

Conclusiones 88

Bibliografía 90

Anexos 95

I

PREFACIO

El interés por abordar la descripción archivística tiene su origen en la constatación de que el tema ha sido poco tratado por los archivistas mexicanos, así como de que existe un desconocimiento generalizado de sus principios y propósitos, a pesar de que constituye el puente entre los fondos y los usuarios.

Por otra parte, la inquietud de conocer las ponencias presentadas en los congresos y reuniones nacionales de archivos, surgió de la lectura del artículo «Los archivos y la archivística en la actualidad», en donde Stella María González Cicero reflexiona acerca de las preocupaciones más recurrentes de la archivística internacional, una de ellas es la necesidad de que los archivistas rememoren su quehacer.

Como respuesta inicial a esta problemática, el Archivo General de la Nación publicó el Índice de congresos sobre archivística 1976-2000 que recopila los títulos de las ponencias presentadas, por su parte, González Cicero recomienda emprender la consulta y el análisis de las mismas con el propósito de conocer los planteamientos que nos permitan generar nuevos propuestas para los archivos mexicanos. Propósito que animó a la autora de estas líneas a emprender el presente trabajo.

Con este fin se revisaron las memorias de las reuniones y congresos que desde 1977 hasta 1995 ha publicado el Archivo General de la Nación, cuya biblioteca se visitó con el propósito de consultar las ponencias inéditas que se presentaron en los congresos nacionales realizados entre 1996 y 1999; en el caso de las reuniones nacionales, celebradas desde 2003, se visitó el sitio de Internet del archivo.

Entre los obstáculos enfrentados se encuentran los horarios tan reducidos de la biblioteca, de la caja y del servicio de fotocopiado, el costo un tanto elevado de las fotocopias, así como el hecho de que solamente uno de los bibliotecarios conocía la ubicación de las memorias publicadas y de la carpeta con los originales de las ponencias inéditas.

Asimismo, se tuvieron dificultades para encontrar información sobre la evolución contemporánea del Archivo General de la Nación, en claro contraste con los periodos anteriores, así como sobre los perfiles académicos y laborales de los ponentes.

Deseo expresar mi más profundo agradecimiento al profesor Juan Martín Ríos González, Jefe del Departamento de Archivos Estatales y Municipales del Archivo General de la Nación, quien me proporcionó valiosa información acerca de la historia y la organización de los congresos y reuniones nacionales de archivos; al bibliotecario Enrique González Lagunas, Jefe del Departamento de Acervos Bibliohemerográficos del Archivo General de la Nación, por su amable atención a mis solicitudes de material bibliográfico; así como a los bibliotecarios de la biblioteca Francisco Orozco Muñoz de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía por su invaluable ayuda a lo largo de la carrera y, particularmente, durante la redacción de este trabajo.

II

INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación, junto con otras instituciones, ha organizado congresos y reuniones nacionales de archivos desde hace más de tres décadas.

En estos foros se han abordado prácticamente todos los temas de interés para la comunidad archivística mexicana: organización, valoración, conservación, normalización, automatización, capacitación, legislación y descripción, materia del presente trabajo.

Gran parte del pensamiento archivístico mexicano se encuentra en las ponencias presentadas en las reuniones y congresos nacionales, las cuales, aunque en su mayoría se encuentran publicadas, solo se localizan, en su totalidad, en la biblioteca del Archivo General de la Nación, condición que dificulta el conocimiento de la teoría y práctica archivísticas mexicanas.

Situación agravada por la inexistencia de editoriales mexicanas dedicadas a la publicación de libros en materia de archivística o de ciencias de la información, tarea asumida por instituciones como el Archivo General de la Nación, la Universidad Nacional Autónoma de México o la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla que se han encargado de difundir, en la medida de lo posible, la teoría y práctica archivísticas en México.

La importancia de divulgar el pensamiento archivístico mexicano, en materia de descripción, radica en la necesidad de que la comunidad archivística conozca las discusiones y los esfuerzos realizados en nuestro país con el propósito de contar con las normas e instrumentos de descripción necesarios para poner al alcance de los usuarios la información contenida en los archivos.

Si bien las técnicas archivísticas tienen un alcance universal, los enfoques y sus aplicaciones responden a las condiciones existentes en los archivos de cada país, de ahí que el análisis de las ponencias presentadas en los congresos y reuniones nacionales de archivos, permita la identificación de las propuestas y prácticas que resulten de utilidad para el quehacer archivístico contemporáneo en México.

El propósito de esta investigación es determinar los fundamentos, la evolución y las aportaciones del pensamiento mexicano en materia de descripción archivística, a través del análisis de las ponencias que se han presentado en los congresos y reuniones nacionales de archivos, organizados por el Archivo General de la Nación.

Con este fin se seleccionaron veinticuatro ponencias que abordan la evolución, las normas y la creación de instrumentos de descripción archivística, de esta selección se excluyeron las que se han presentado en las reuniones nacionales de archivos, en virtud de que el Archivo General de la Nación únicamente ha publicado las diapositivas utilizadas por los ponentes durante su exposición, información que resulta insuficiente para llevar a cabo el análisis requerido.

En el primer capítulo, se exponen los antecedentes del Archivo General de la Nación, los cuales se remontan a la creación del archivo de la Secretaría del Virreinato y del Archivo General y Público de la Nación. Asimismo, se revisan las atribuciones y el marco jurídico del órgano rector

III

de los archivos en México. El capítulo concluye con la reseña de cada uno de los congresos y reuniones celebrados desde 1979 a la fecha.

En el capítulo dos se define la descripción archivística, se expone la evolución de las cuatro normas de descripción archivística publicadas por el Consejo Internacional de Archivos: norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]), norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]), norma internacional para la descripción de funciones (ISDF) y norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH). Por último, se caracterizan los tres instrumentos de descripción: guía, inventario y catálogo, así como el instrumento auxiliar denominado índice.

Finalmente, en el tercer capítulo se proporciona un breve perfil académico y laboral de algunos de los ponentes que abordaron la descripción de archivos durante su participación en reuniones y congresos nacionales de archivos, para después proceder al análisis de las ponencias seleccionadas, agrupadas en torno a tres temas: teoría, normalización e instrumentos de descripción.

Se desea que esta investigación acreciente el interés por abordar otros temas tratados en las reuniones y congresos nacionales de archivos, organizados por el Archivo General de la Nación, y que, de esta manera, se contribuya a difundir la teoría y práctica archivísticas de nuestro país.

1

1. CONGRESOS Y REUNIONES NACIONALES DE ARCHIVOS ORGANIZADOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Una de las atribuciones del Archivo General de la Nación es «promover reuniones nacionales, regionales, temáticas o de grupos y comités, en donde se aborde la problemática de la administración de documentos y los archivos»,1 asunto principal de este capítulo.

A continuación se exponen los antecedentes, las funciones, la estructura y el marco jurídico del órgano rector de los archivos en México.

1.1. Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, rector de la actividad archivística nacional y entidad de consulta del poder ejecutivo en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración pública federal.2

1.1.1. Antecedentes

El interés por reunir la documentación generada por la actividad gubernamental en México se remonta a la época colonial, específicamente al gobierno del virrey don Antonio de Mendoza, en cuya administración (1535-1550) se conformó el archivo de la Secretaría del Virreinato.

Una constante en la historia de este archivo fue la destrucción de la documentación, tal como ocurrió en 1692 durante el incendio del Palacio Virreinal, provocado por un motín popular. Parte de los documentos fueron rescatados por don Carlos de Sigüenza y Góngora, quien puso en peligro su vida.

Posteriormente, en 1790, el virrey Juan Vicente de Güemes Pacheco, segundo conde de Revillagigedo, propuso la construcción de un edificio destinado a albergar la documentación de la Secretaría del Virreinato, además de la generada por las demás dependencias; para tal efecto se encomendaron al ingeniero Miguel de Constanzo el diseño de los planos y el cálculo del presupuesto necesario para adaptar el alcázar del Castillo de Chapultepec, construcción elegida para albergar el archivo; además se emitieron una serie de ordenanzas concernientes a la instalación, el funcionamiento y los servicios del archivo, así como al perfil y deberes de los archivistas; sin embargo, la realización del proyecto se suspendió debido al cambio de administración.

1 Archivo General de la Nación, Manual de organización específico [en línea], México, AGN, 2004, p. 30, disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/manualgeneral/MGO_AGN.pdf. 2 Archivo General de la Nación, op. cit., p. 22.

2

Archivo General y Público de la Nación

Fue hasta 1823, ya obtenida la independencia de España, cuando don Lucas Alamán retomó el propósito del segundo conde de Revillagigedo y propuso la conformación de un archivo general, por lo que el 23 de agosto de 1823 fue creado, a partir del antiguo archivo de la Secretaría del Virreinato, el Archivo General y Público de la Nación, dependiente de la Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e Interiores.

El archivo ocupó el ala sur del Palacio Nacional, la organización de la documentación estuvo a cargo de Juan de Dios Uribe y de Ignacio Cubas, quien fungió como director por más de veinte años, periodo durante el cual enfrentó la falta de recursos humanos y materiales.

Otro de los problemas enfrentados fue la falta de espacio suficiente para albergar el archivo, ante esta situación se decidió trasladar parte de la documentación al ex convento de Santo Domingo que funcionaba como cuartel, lugar en donde los soldados comenzaron a vender y a destruir los legajos.

En 1840 una vez más se perdió parte del archivo debido a que ante el asalto al Palacio Nacional, llevado a cabo por las fuerzas de Valentín Gómez Farias, los expedientes fueron utilizados para proteger a los encargados de resguardar el edificio.

En 1846 José María Lafragua emitió el decreto que reglamentaba la organización y administración del archivo, así como las condiciones del servicio al público; y que además otorgaba al archivo la misión de «servir de norte a los supremos poderes de la república para acertar en sus disposiciones más difíciles o delicadas».3

El 31 de julio de 1868 el gobierno expidió una circular que obligaba a las secretarías de Estado y demás dependencias a realizar una entrega periódica de su documentación al Archivo General y Público de la Nación, tal como lo disponía el artículo cuarto del reglamento de 1846.

En 1909, durante el último periodo presidencial de Porfirio Díaz, se creó una junta reorganizadora del archivo general, encargada de ordenar muchos de los legajos, esta labor terminó en 1914, año en que fue cerrado el archivo debido a la lucha revolucionaria.

Creación del Archivo General de la Nación

En 1915 el Archivo General y Público de la Nación pasó a formar parte de la Dirección General de Bellas Artes, dependiente de la Secretaría de Educación Pública; posteriormente, en 1917, el archivo fue adscrito a la Secretaría de Estado del Interior (llamada Secretaría de Gobernación a partir de 1918) y perdió su título de público, por lo que adoptó el nombre de Archivo General de la Nación.

3 Citado por María Trinidad Lahirigoyen, «El Archivo General de la Nación, institución ligada al patrimonio documental: su trayectoria histórica y sus funciones», Bibliotecas y Archivos, mayo-agosto de 1996, vol. 1, núm. 2, p. 28.

3

En 1920 se publicó un nuevo reglamento que significó un retroceso con respecto del de 1846, ya que omitió precisar el tipo de documentación y los plazos en que ésta debía transferirse al Archivo General de la Nación.

El 13 de abril 1946, bajo la administración de Julio Jiménez Rueda, se publicó un nuevo reglamento que otorgó al Archivo General de la Nación el carácter de custodio de los documentos existentes en los archivos públicos, considerados como bienes de dominio público por la Ley de Bienes Nacionales, promulgada en 1944.

La ordenanza también estableció la creación de una comisión consultiva del AGN encargada de verificar la observancia del reglamento y de asesorar a la administración pública en materia de archivos, sin embargo, a decir de Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo se desconoce si efectivamente se creó dicha comisión.4

Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo

Con el propósito de homogeneizar y coordinar los servicios archivísticos de la administración pública federal, en 1969 la Comisión de Administración Pública (CAP) —fundada en 1965 con el propósito de diagnosticar la eficacia de las dependencias federales— creó el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (Cotecuca), integrado por los titulares de las unidades de correspondencia y archivo de los sectores central, descentralizado y paraestatal.

De inmediato el Cotecuca se dio a la tarea de proponer la creación de un órgano rector en materia de archivos, así lo demuestra el proyecto para la creación de la Dirección General de Archivos Nacionales, al cual se encontraría adscrito el Archivo General de la Nación. El documento planteaba que el nuevo organismo estaría conformado por unidades de archivos administrativos federales, de archivos de concentración y de archivos históricos nacionales, encargadas de dictar los lineamientos en sus respectivos ámbitos.

En 1970 la Comisión de Administración Pública y el Cotecuca dieron a conocer, nuevamente, un Proyecto para la Creación de un Organismo Central de Administración de Archivos de las Dependencias del Poder Ejecutivo Federal, sustentado en la necesidad de uniformar la estructura y el funcionamiento de los archivos de la administración pública federal, así como en el convencimiento de que solo mediante la creación de un organismo central se garantizaría la preservación del patrimonio histórico-documental del país.

En diciembre del mismo año se presentó el proyecto de iniciativa de la Ley Federal de Administración de Documentos Oficiales —cuya formulación obedeció al incumplimiento de las atribuciones del Archivo General de la Nación, ocasionado por la falta de mecanismos de coordinación con la administración pública federal— que planteó, por tercera ocasión, la creación de un organismo rector; desafortunadamente la iniciativa nunca se sometió a la consideración del Congreso de la Unión. Después de la presentación del proyecto, el Cotecuca suspendió temporalmente sus sesiones.

4 Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, Los archivos administrativos en México, México, Archivo General de la Nación, 1986, p. 31.

4

La segunda etapa en la existencia del Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo comenzó en 1973 con la publicación del manual Las unidades de correspondencia y archivo en el sector público federal. Guía para su organización y funcionamiento, redactado por el Cotecuca y la Dirección General de Estudios Administrativos.

A finales de 1975 el Cotecuca solicitó al gobierno de Canadá5 la realización de un diagnóstico sobre la situación de los archivos en México, el resultado fue el Informe preliminar de la asesoría del gobierno de Canadá, documento que estableció la importancia de contar con un organismo encargado de los archivos históricos y con una legislación que promueva la protección de los documentos generados por la administración pública; asimismo señaló la falta de mecanismos de depuración y de personal calificado, así como la inconveniencia de contar con varios sistemas de clasificación y catalogación.

Después de dos años de receso, el Cotecuca fue reinstalado gracias a la convocatoria de la Coordinación General de Estudios Administrativos, sucesora de la Dirección General de Estudios Administrativos, heredera, a su vez, de la Comisión de Administración Pública.

El 21 de abril de 1977, durante la reinstalación del Cotecuca, se entregó la presidencia del mismo a la doctora Alejandra Moreno Toscano, directora del Archivo General de la Nación, de esta manera el AGN comenzó a adquirir el carácter de organismo rector de los archivos de la administración pública federal.

En los últimos años, el Cotecuca ha colaborado en la redacción de manuales encaminados a proporcionar al personal que labora en los archivos de las entidades y dependencias de la administración pública federal la información necesaria para cumplir con los requerimientos contenidos en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal.

Sistema nacional de archivos

Durante la II Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales —celebrada del 4 al 7 de octubre de 1978 en Ixtapan de la Sal, estado de México— se dio a conocer el documento Estudio sobre la organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la nación que establecía los objetivos, funciones y políticas del sistema nacional de archivos, creado con el propósito de «regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento y uso de los archivos administrativos e históricos de los poderes federales y de las administraciones públicas estatales y municipales».6

El sistema nacional de archivos fue concebido «como una serie de mecanismos a través de los cuales la administración pública, en sus tres niveles de gobierno, realiza actividades encaminadas a interrelacionar funcionalmente los archivos administrativos e históricos de las administraciones públicas».7

5 Citado por Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., p. 63. 6 Citado por Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., p. 93. 7 Citado por Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., p. 95.

5

Según el documento arriba mencionado el sistema estaría integrado por los archivos de las dependencias y entidades del sector central y paraestatal de la administración pública federal; del poder legislativo, del poder judicial y de las administraciones estatales y municipales.

El funcionamiento del sistema se sustentaría en la centralización normativa, atribución del Archivo General de la Nación; la descentralización operativa, referida a la autonomía de las unidades que integran al sistema; y la concentración documental, expresión con la que se designó al tránsito de los documentos de una unidad a otra.

Para su operación el sistema contaría con tres subsistemas: el de normalización, integrado por el Archivo General de la Nación, encargado de la regulación, supervisión y evaluación del sistema, así como de la capacitación en materia archivística; el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo; y el Comité Técnico de Unidades de Archivos Administrativos e Históricos de las Administraciones Públicas Estatales y Municipales. El subsistema de archivos administrativos estaría conformado por los archivos de trámite y los llamados de transición (concentración); por último el subsistema de archivos históricos estaría compuesto por los archivos históricos de los poderes federales, las administraciones estatales y municipales, además del Archivo General de la Nación.

Desde sus inicios el sistema nacional de archivos encaminó parte de sus esfuerzos a la creación de sistemas estatales que incluyeran a los archivos de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial locales, así como los de las administraciones municipales, como resultado, en algunas entidades se promulgaron leyes que decretaron la formación de sistemas estatales de archivos. Otros de los resultados fueron la construcción en muchas ciudades del país de edificios ex profeso para el resguardo de acervos documentales; la organización de infinidad de cursos, conferencias, encuentros y seminarios que contaron con la participación del Archivo General de la Nación; así como el rescate de archivos municipales y eclesiásticos.

La Ley Federal de Archivos, cuya expedición fue aprobada por la Cámara de Diputados el 31 de marzo de 2009, establece, por fin, el marco legal que permitirá el cabal cumplimiento de los propósitos del sistema nacional de archivos, el cual funciona gracias a un «acuerdo de voluntades»,8 según palabras de Araceli Alday García, Directora del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación.

Nuevas atribuciones para el Archivo General de la Nación

Aunque, como hemos visto, la propuesta fue formulada varios años atrás, finalmente el Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración pública federal, publicado el 14 de julio de 1980 en el Diario Oficial de la Federación, concedió al Archivo General de la Nación la atribución de asesorar a las dependencias y entidades federales en el manejo y administración de los documentos.

8 Expresión utilizada en la conferencia “El sistema nacional de archivos”, dictada el 24 de septiembre de 2009 en el marco del 2.º Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, celebrado en la sede de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

6

En 1982 el Archivo General de la Nación se trasladó a su actual sede en el Palacio de Lecumberri, edificio concebido como prisión y construido en 1900.

En 1996, Emilio Chuayffet, Secretario de Gobernación, otorgó al director del Archivo General de la Nación, mediante una disposición complementaria del acuerdo de 1980, la facultad de celebrar convenios con el propósito de recuperar, conservar, investigar, difundir y publicar documentos históricos.

El 11 de junio de 2002 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, cuyo propósito es garantizar el acceso a la información en posesión de los poderes de la unión, los órganos constitucionales autónomos y cualquier otra entidad federal; transparentar la gestión pública; favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos; y mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.

La ley otorgó al Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información, la obligación de generar las pautas para la organización de los archivos de la administración pública federal, plasmadas en el documento Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal, publicado el 20 de febrero de 2004.

En abril de 2009 se anunció la construcción de la nueva sede (en Cuajimalpa) del AGN, ante las fallas estructurales del Palacio de Lecumberri, sin embargo, en septiembre del mismo año se informó la suspensión de las obras debido al recorte del presupuesto de la Secretaría de Gobernación.9 Finalmente, en octubre de ese mismo año inició la restauración del también llamado palacio negro, primera parte de un proyecto que también incluye la construcción de un nuevo edificio, contiguo a la actual sede del AGN, que, además de la documentación, albergará laboratorios de conservación, microfilmación y restauración.10

1.1.2. Atribuciones

De acuerdo con el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de julio de 2002, las atribuciones del Archivo General de la Nación son las siguientes:

I. Establecer normas y prestar asesoría técnica para la organización y la operación de los servicios en materia de administración de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales.

II. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la administración pública federal, incorporando a los acervos

9 Fabiola Martínez, «Frena el recorte edificación de una nueva sede para el AGN», La Jornada, 23 de septiembre de 2009, p. 31. 10 Rebeca Jiménez, «Reviven “palacio negro”» [en línea], El Universal, 4 de febrero de 2010, disponible en Internet: http://www.eluniversal.com.mx/ciudad/100176.html.

7

del órgano administrativo desconcentrado los que posean interés histórico y gestionar la recuperación de archivos históricos.

III. Custodiar, organizar, conservar y describir los documentos y expedientes que conforman sus acervos, facilitando y promoviendo su consulta y aprovechamientos públicos. El acceso a la consulta de los documentos que hayan sido transferidos a este órgano administrativo desconcentrado, podrá darse en cualquier momento, cuando así lo disponga la dependencia generadora. En caso contrario, la consulta podrá realizarse en los plazos y términos que señalan la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás disposiciones aplicables.

IV. Autorizar la expedición de copias certificadas de los títulos primordiales, mercedes, planos y demás documentos originales existentes en el órgano administrativo desconcentrado, así como determinar las políticas para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario.

V. Concertar convenios con las dependencias del ejecutivo federal, entidades federativas, municipios, delegaciones e instituciones públicas y privadas, a fin de desarrollar acciones orientadas a la modernización de los servicios archivísticos, así como para el rescate, organización, conservación y aprovechamiento del patrimonio documental de la nación, en el marco de las disposiciones normativas aplicables.

VI. Determinar lineamientos para integrar, mantener y difundir registros, inventarios y catálogos de los documentos y fuentes relevantes para la historia de México, existentes en otros archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales o del extranjero.

VII. Conceder los permisos para la salida del país de documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles. Asimismo, le compete emitir la declaración por medio de la cual un documento se considera dentro de estas categorías.

VIII. Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, la renovación y promoción de la cultura archivística, administrativa e histórica y la consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del país.

IX. Determinar lineamientos para concentrar en el Archivo General de la Nación, el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de la unión, de las entidades federativas y de los municipios o

8

delegaciones, así como los ejemplares de las obras científicas, literarias o artísticas, cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley.

X. Establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional, y XI las demás que le confieran otras disposiciones jurídicas aplicables.11

1.1.3. Organización

El Archivo General de la Nación se encuentra conformado por seis direcciones cuyos propósitos se describen a continuación.

La Dirección del Sistema Nacional de Archivos funge como un enlace permanente con la comunidad archivística nacional, en los distintos ámbitos de gobierno, a través del rescate, conservación y difusión del patrimonio documental del país, además de promover la realización de estas tareas con respecto de los documentos de carácter privado, en ejercicio de la atribución rectora asignada al Archivo General de la Nación.

Entre las funciones del Departamento de Asesoría Archivística, dependiente de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, se encuentra, precisamente, «organizar, convocar y desarrollar reuniones nacionales».12

Los objetivos de la Dirección del Archivo Histórico Central son incorporar los acervos que debido a su valor permanente adquieran el estatuto de patrimonio documental; conservar, ordenar, describir y difundir los grupos documentales que forman parte del acervo del archivo; facilitar el acceso a la información y proporcionar el servicio al público usuario; elaborar copias certificadas y promover el aprovechamiento institucional y social de la documentación bajo custodia del Archivo General de la Nación.

La Dirección de Investigación y Normatividad Archivística tiene como propósitos establecer normas para la organización y operación de los servicios en materia de administración de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales, y en apoyo de los archivos públicos de los tres poderes, de los tres órdenes de gobierno y de los archivos privados, universitarios y eclesiásticos; definir los lineamientos para concentrar en el Archivo General de la Nación el Diario Oficial de la Federación, las demás publicaciones de los poderes de la unión y de las entidades de la república, así como los ejemplares de las obras científicas, literarias o artísticas cuyos derechos de propiedad se reserven conforme a la ley; establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional.

La Dirección de Publicaciones y Difusión dirige, coordina y supervisa las publicaciones y el plan de medios para así difundir e informar a la sociedad de la existencia, valor y riqueza de los

11 Archivo General de la Nación, op. cit., p. 22 y 23. 12 Archivo General de la Nación, op. cit., p. 35.

9

fondos documentales y promover los servicios que presta el Archivo General de la Nación de manera que se fortalezca su imagen y presencia institucional.

La Dirección de Tecnologías de la Información tiene como propósitos planear, organizar, dirigir y controlar el análisis, diseño, desarrollo, liberación, implantación y mantenimiento de los sistemas de información, con el propósito de atender los requerimientos de las distintas direcciones; los trabajos de microfilmación y digitalización del acervo documental, para así contar con un mecanismo que permita el respaldo, conservación y difusión de la documentación del acervo histórico; así como las acciones que permitan el funcionamiento y operación de la infraestructura de tecnología de información instalada.

Por último, la Dirección de Administración coordina, supervisa y vigila el cumplimiento de las normas y lineamientos emitidos por la Oficialía Mayor para la adecuada administración de los recursos financieros, humanos y materiales asignados al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de sus programas y objetivos.

La organización descrita anteriormente se encuentra representada gráficamente en el siguiente organigrama, en donde también se muestran los departamentos que conforman las distintas direcciones que integran al AGN.

10

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ORGANIGRAMA

Fuente: Archivo General de la Nación, op. cit., p. 26.

Dirección General

Dirección del Sistema Nacional de Archivos

Dirección del Archivo Histórico Central

Dirección de Investigación y Normatividad Archivística

Dirección de Publicaciones y

Difusión

Dirección de Tecnologías de la

Información

Dirección de Administración

Departamento de Acervos

Bibliohemerográficos

Departamento de Estudios Jurídicos

Archivísticos

Departamento de Archivos del Gobierno

Federal

Departamento de Archivos Estatales y

Municipales

Departamento de Asesoría Archivística

Departamento de Registro Nacional de

Archivos

Departamento de Organización y

Descripción Documental

Departamento de Control de Acervos

Históricos y Registro Central

Departamento de Estudios Paleográficos,

Diplomáticos y de Lenguas Indígenas

Departamento de Conservación y Restauración

Departamento del Centro de Información

Gráfica

Departamento de Publicaciones

Departamento de Impresión

Departamento de Desarrollo de Sistemas

Departamento de Innovación y Calidad

Departamento de Recursos Financieros

Departamento de Recursos Humanos y

Normatividad

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

11

1.1.4. Marco jurídico

A continuación se mencionan las disposiciones legales que norman las funciones propias del Archivo General de la Nación y las que le competen en cuanto parte de la administración pública federal.

Marco jurídico general

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.

Ley Federal de Derechos.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley Federal del Trabajo.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, reglamentaria del apartado B del artículo 123 constitucional.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley General de Deuda Pública.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de Fiscalización Superior de la Federación.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.

Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

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Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal.

Código Fiscal de la Federación.

Código Penal de la Federación.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

Reglamento de la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación.

Reglamento de Capacitación y Productividad de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Gobernación 2000-2003.

Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo de la Secretaría de Gobernación.

Reglamento de Escalafón de la Secretaría de Gobernación.

Decreto por el que se aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Protección Civil 2008-2012.

Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial de Gobernación 2007-2012.

Decreto por el que se establece el Calendario Oficial.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de los obsequios, donativos o beneficios en general que reciban los servidores públicos.

Acuerdo por el que se fijan criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades en lo referente a los familiares de los servidores públicos.

Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados.

Acuerdo por el que se instruye a los titulares de las unidades administrativas centralizadas, órganos desconcentrados y órganos autónomos de la Secretaría de Gobernación, para

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recabar la opinión y dictamen jurídico, así como el registro de los instrumentos jurídicos que se indican.

Acuerdos por el que se crea el Comité de Internet de la Secretaría de Gobernación.

Acuerdo por el que se expide el clasificador por objeto del gasto para la administración pública federal. Adiciones y modificaciones al acuerdo citado.

Acuerdo por el que se dan a conocer los trámites que se eliminan, se transforman en trámites de conservación de información, y en trámites de aviso, inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios que aplica la Secretaría de Gobernación.

Acuerdo que establece las normas que determinan como obligación la presentación de las declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.

Acuerdo por el que se adscriben orgánicamente las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría de Gobernación.

Otras disposiciones:

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.

Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo.

Programa Nacional de Protección Civil 2008-2012.

Programa Sectorial de Gobernación 2007-2012.

Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la administración pública federal.

Lineamientos para la Gestión de los recursos humanos, financieros, materiales e informáticos de la Secretaría de Gobernación.

Oficio-circular por el que se da a conocer el código de ética de los servidores públicos de la administración pública federal.

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Marco jurídico sustantivo

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley Federal del Derecho de Autor.

Ley del Diario Oficial de la Federación y Gacetas Gubernamentales.

Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales.

Reglamento del Archivo General de la Nación.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Decreto del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del Archivo General de la Nación.

Decreto por el que se desincorpora del patrimonio del Departamento del Distrito Federal y se incorpora al dominio de la federación el inmueble conocido como el Palacio Negro de Lecumberri para destinarlo al servicio del Archivo General de la Nación.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración pública federal.

Acuerdo por el que se crea una comisión intersecretarial a fin de coordinar las actividades de las secretarías de estado y demás instituciones a las que la legislación les confiere el cuidado de los documentos históricos de la nación.

Acuerdo por el que se delega en el Director General del Archivo General de la Nación la facultad de celebrar convenios que tengan por objeto la recuperación, conservación investigación, difusión y publicación de documentos históricos.

Acuerdo por el que se disponen diversas medidas para la procuración de justicia por delitos cometidos contra personas vinculadas con movimientos sociales y políticos del pasado.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetan la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental.

Otras disposiciones:

Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la administración pública federal.

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Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal.

Lineamientos para la apertura de los archivos, expedientes e información que fueron transferidos al Archivo General de la Nación, en cumplimiento del acuerdo por el que se disponen diversas medidas para la procuración de justicia por delitos cometidos contra personas vinculadas con movimientos políticos y sociales del pasado.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la administración pública federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución.

Norma ISAD (G), norma internacional general de descripción archivística, segunda edición, adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre 1999.

Norma ISAAR (CPF), norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias, adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Canberra, Australia, 27-30 de octubre 2003.

Norma mexicana de catalogación de acervos videográficos, Comité Técnico de Norma Mexicana de Catalogación de Documentos Fonográficos, Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación.

Normalización nacional de documentación.

Como ya se mencionó, el 31 de marzo de 2009 la Cámara de Diputados aprobó la expedición de la Ley Federal de Archivos. Esta disposición establece la creación de un consejo asesor —integrado por representantes de los archivos de las dependencias de la administración pública federal centralizada, así como por académicos y expertos destacados— del Archivo General de la Nación, asimismo otorga a este organismo la atribución de determinar las pautas para el uso de sistemas automatizados de gestión y control de archivos en la administración pública.

1.2. Reuniones y congresos organizados por el Archivo General de la Nación

Desde el I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal, las «reuniones nacionales se convierten en el principal foro en el cual los archivistas de todo el país pondrán sobre la mesa de las discusiones sus necesidades, experiencias y aportaciones en el manejo de archivos».13

Las reuniones y congresos organizados por el Archivo General de la Nación tienen como antecedente al Primer Congreso Nacional de Archivistas, celebrado en la ciudad de México en

13 Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., p. 91.

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1944, el cual fue presidido por el doctor Julio Jiménez Rueda, entonces director del AGN, quien «convocó a los archivistas por primera vez en la historia del país».14

Entre las resoluciones tomadas por los asistentes al congreso destacan la creación de una Dirección General Autónoma de Archivos Nacionales, encargada de la coordinación de los archivos administrativos e históricos federales, estatales y municipales; la formación de un Consejo Superior de Archivistas, de carácter consultivo, integrado por representantes de los tres poderes, las entidades federativas, los municipios así como las sociedades científicas y culturales; y disposiciones como la destrucción de archivos administrativos, previa consulta al AGN, y la concentración en este organismo de los archivos históricos.

Aunque se convocó a un segundo congreso en 1946, fue hasta la década de los setenta cuando se organizó un nuevo encuentro de la comunidad archivística nacional.

A continuación se comentarán cada una de las reuniones y congresos organizados por el Archivo General de la Nación, además, en su caso, se incluirá una breve reseña de las ponencias (cuyo análisis ocupará la totalidad del tercer capítulo) referentes a la descripción archivística.

1.2.1. Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal

Del 3 al 8 de octubre de 1977 se llevó a cabo en la ciudad de Puebla el I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal, organizado por el Archivo General de la Nación, la Coordinación General de Estudios Administrativos y el gobierno del estado.

Al seminario asistieron representantes del área de correspondencia y archivos de las entidades y de los municipios, quienes se reunieron con el propósito de conocer los problemas de los archivos históricos estatales y municipales.

Las conclusiones del seminario se presentaron en el documento conocido como la Declaración de Puebla, entre las más importantes se encuentran las concernientes a la importancia de que las «actividades archivísticas se constituyan en un apoyo eficiente para las funciones de la administración pública y para la investigación histórica», la «necesidad imperiosa de una reforma administrativa en los sistemas de correspondencia y archivo en la administración pública», así como de que se «promulgue una ley sobre administración de documentos»; por último se consideró «indispensable el diseño e integración de un sistema nacional de archivos administrativos e históricos».15

1.2.2. Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales

Las reuniones nacionales de archivos administrativos e históricos, estatales y municipales sucedieron al I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrativos e

14 María Trinidad Lahirigoyen, op. cit., p. 33. 15 Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., pp. 81 y 82.

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Históricos en la Administración Estatal y Municipal, por este motivo continuaron con la numeración ordinal iniciada con el seminario.

La II Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se llevó a cabo del 4 al 7 de octubre de 1978 en Ixtapan de la Sal, estado de México, en ella se dio a conocer, como ya se mencionó, el documento que explicaba el funcionamiento del sistema nacional de archivos.

El documento, elaborado por el AGN y la Coordinación General de Estudios Administrativos en respuesta a las recomendaciones emitidas en el primer seminario, se presentó con el propósito de que «sea analizado y discutido para que […] se ponga en operación en toda la república, es decir, que los archivos públicos federales, estatales y municipales cuenten con una base de operación que los pueda unir en su futuro funcionamiento», a partir de «procedimientos homogéneos y normas adecuadas para la operación de los archivos en su correspondiente jurisdicción».16

Como resultado de las discusiones se acordó que en cada entidad federativa se analizara el proyecto del sistema nacional de archivos y que el envío de los resultados del análisis al AGN tuviera como fecha límite el 31 de enero de 1979; además de que los gobiernos estatales emitieran disposiciones legales sobre administración de documentos y conservación de los archivos históricos.

La III Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se celebró en San Miguel Regla, Hidalgo, del 10 al 12 de octubre de 1979, en esta ocasión las ponencias, a diferencia de las presentadas en el seminario y en la segunda reunión, se refirieron más que al diagnóstico de la situación de los archivos en México, a la necesidad de generar lineamientos que contribuyeran a homogeneizar la operación de los archivos de la administración pública federal, estatal y municipal.

En cuanto a descripción archivística Cayetano Reyes presentó los métodos de recuperación de la información utilizados durante la época colonial y una caracterización de los actuales instrumentos de descripción. Por su parte, Ricardo Elizondo describió la clasificación y catalogación de los documentos notariales existentes en el Archivo General del Estado de Nuevo León.

La IV Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se efectuó en la ciudad de Guanajuato, del 8 al 10 de octubre de 1980, en ella los asistentes presentaron experiencias que pusieron de manifiesto el avance en la implementación del sistema nacional de archivos.

Entre las recomendaciones de esta reunión se encuentran las siguientes: convencer a los gobiernos estatales de la importancia de conformar sistemas, vinculados al sistema nacional de archivos, que integren a los poderes ejecutivo, legislativo y judicial locales, así como a los organismos poseedores de documentación histórica de importancia para la entidad; invitar a los ayuntamientos a integrar sus archivos administrativos e históricos al sistema nacional; contar con

16 Citado por Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., pp. 91 y 92.

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partidas para los archivos estatales y municipales; y promover la creación de programas de capacitación para el personal de los archivos.

La V Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se llevó a cabo, del 14 al 16 de octubre de 1981, en La Paz, como resultado de las discusiones se insistió en que los gobiernos estatales emitan las disposiciones legales necesarias para la protección de la documentación histórica, además se planteó la importancia de tipificar como responsabilidad de los servidores públicos la sustracción, destrucción o alteración de documentos oficiales.

En materia de descripción archivística, Stella González enumeró los avances del Departamento del Registro Nacional de Archivos en materia de inventarios de archivos municipales y parroquiales localizados en distintas entidades del país.

La VI Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se celebró en noviembre de 1982 en La Trinidad, Tlaxcala, en esta reunión se realizó un balance de del sistema nacional de archivos, entre los logros señalados destacaron que gran parte de los archivos estatales contaban con el marco jurídico y los manuales de organización adecuados; la generación de lineamientos para la transferencia de piezas documentales; y la realización de numerosas reuniones y cursos regionales, así como conferencias, además del establecimiento de la carrera de técnico en Archivonomía en el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica (Conalep), así como de un curso de maestría en la Universidad Nacional Autónoma de México, dirigido a directores de archivos.

Con respecto de la descripción archivística Arturo Soberón y Jorge Álvarez describieron los procedimientos de identificación, clasificación, inventariado y catalogación de documentos, a partir de su experiencia en la organización de los fondos del Archivo General de la Nación.

La VII Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales se llevó a cabo en 1983, en Chapala, Jalisco, en esta ocasión se realizó un análisis del papel que desempeñan los archivos en la correcta toma de decisiones y del vínculo existente entre ellos y la administración.

1.2.3. Reunión del Sistema Nacional de Archivos

Las reuniones del sistema nacional de archivos sucedieron a las reuniones nacionales de archivos administrativos e históricos, estatales y municipales; en consecuencia, continuaron la numeración ordinal iniciada por el I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal.

La VIII Reunión del Sistema Nacional de Archivos se llevó cabo en 1984, en Metepec, estado de México, y estuvo dedicada al análisis de los sistemas estatales de archivos y su relación con el sistema nacional.

La IX Reunión del Sistema Nacional de Archivos se celebró en 1985, la sede fue la ciudad de Puebla, las ponencias giraron en torno a la historia, la administración y los archivos; además se

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brindó información sobre los logros y avances del sistema nacional de archivos, así como su relación con los distintos niveles de gobierno; también se insistió en la capacitación, en materia de conservación de documentos, del personal de los archivos históricos.

En cuanto a descripción archivística Reina Cruz Valdés, José Luis Aranda y Francisco Téllez presentaron los resultados del proyecto Fuentes y Documentos para la Historia de Puebla: Programa de Rescate, Inventario y Catalogación de Archivos, emprendido por el Centro de Investigaciones Históricas y Sociales de la Universidad Autónoma de Puebla.

La X Reunión del Sistema Nacional de Archivos se llevó a cabo en la ciudad de Querétaro, del 26 al 28 de noviembre de 1986, su propósito fue discutir los orígenes, desarrollo y futuro del sistema nacional de archivos. Entre las recomendaciones formuladas destacaron la creación de sistemas estatales de archivos en las entidades que lo requiriesen, la vinculación de los programas de modernización archivística con los de modernización administrativa, así como la publicación y distribución de literatura en materia de administración de documentos.

En 1987 se llevó a cabo la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, la sede fue Taxco, Guerrero. Por primera vez se contó con la participación de otros países: Brasil, Canadá, España, Estados Unidos de América, Guatemala, Italia y Perú; además asistieron trescientos veinte miembros de la comunidad archivística pertenecientes a los distintos ámbitos de gobierno (federal, estatal y municipal), así como a la academia.

Entre los temas tratados se encontraron la administración de documentos, la constitución de sistemas nacionales de archivos en otros países, además de la situación, organización y operación de archivos administrativos e históricos de carácter público y privado.

La XII Reunión del Sistema Nacional de Archivos se celebró en 1988, en la ciudad de Morelia, asistieron más de trescientos participantes, entre ellos alumnos de la carrera de técnico en Archivonomía impartida en el Conalep. Se analizó la situación actual y las perspectivas de la administración de documentos, entre otros temas.

En cuanto a descripción archivística Victoria San Vicente Tello presentó dos proyectos del Archivo General de la Nación: el registro central de los grupos documentales y la guía general del AGN. Por su parte, José Félix Alonso Gutiérrez del Olmo detalló la organización y la creación de instrumentos de consulta (inventario y guías) del archivo histórico de la Secretaría de Salud. Finalmente, José Luis Alanís Boyso expuso los avances en la redacción de la guía general del Archivo Histórico del Estado de México.

1.2.4. Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística

A diferencia de las reuniones anteriores —a las que asistieron únicamente los representantes de los archivos pertenecientes al sistema nacional—, en los congresos participaron estudiantes, académicos, miembros de las asociaciones profesionales y el personal de algunos archivos privados, situación que favoreció la diversificación de los enfoques con que fueron tratados los temas.

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El interés por la administración de documentos, manifiesto desde la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, ocasionó que a la XII de estas reuniones sucediese el I Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, celebrado en la ciudad de México en 1989.

Los ponentes abordaron temas como correspondencia y control de gestión, clasificación, valoración y disposición, conservación y restauración, servicios, automatización, legislación, así como archivos municipales, legislativos y universitarios.

Con respecto a descripción archivística Ángel Quintana Sanabria, Mónica Vázquez , Melba Maya y Olimpia Cisneros refirieron la organización y descripción del Archivo Histórico Municipal de Morelia.

En el II Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, celebrado en 1990 en Guadalajara, se discutieron temas relacionados con la información gubernamental y la modernización política, además se trataron, por primera vez, asuntos relacionados con la automatización de archivos y el uso del correo electrónico.

En materia de descripción archivística Eutiquio Franco Huerta presentó los machotes utilizados para inventariar los grupos documentales Criminal y Matrimonios, pertenecientes a los fondos del Archivo General de la Nación. Por su parte, Rosa Alicia Pérez Luque detalló el proceso de organización y descripción del Archivo Histórico de Guanajuato.

El III Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística se llevó a cabo en la ciudad de Veracruz, del 12 al 15 de noviembre de 1991. Además del análisis de la situación actual de la administración de documentos, se abordó el uso de nuevas tecnologías en la administración de archivos.

El IV Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística se celebró en la ciudad de Aguascalientes, los días 4, 5 y 6 de noviembre de 1992. Las ponencias trataron temas tales como la automatización de archivos y conservación de documentos, además se presentaron diversas experiencias en torno al rescate de archivos municipales y la organización de archivos privados.

Con respecto a la descripción archivística María del Pilar Pacheco Zamudio relató el proceso que siguió la redacción de la guía general del Archivo General del Estado de Puebla.

En 1993 se llevó a cabo el V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, cuya sede fue San Cristóbal de las Casas; las ponencias tuvieron como objetivo analizar la teoría y práctica existentes tanto en archivos públicos como privados.

En cuanto a la descripción archivística Victoria San Vicente Tello esbozó la situación de esta materia en nuestro país. Por su parte, Josefina Moguel Flores reseñó la organización y descripción de los fondos documentales del Centro de Estudios de Historia de México.

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1.2.5. Congreso Nacional de Archivos

En 1994 los congresos nacionales de archivos sucedieron a los dedicados a la administración de documentos y a la archivística. El VI Congreso Nacional de Archivos se realizó en la sede del Archivo General de la Nación, en la ciudad de México, ahí se discutieron asuntos relativos a la normalización y conservación de documentos, así como a la automatización de archivos; además se presentaron experiencias de rescate y organización de archivos universitarios, privados y de las administraciones federal, estatal y municipal.

Del 22 al 24 de noviembre de 1995 se celebró el VII Congreso Nacional de Archivos, en Toluca, ciudad en donde se reunieron alrededor de quinientos archivistas de todo el país.

Durante tres días se presentaron ponencias concernientes a la norma internacional general de descripción archivística (ISAD [G], por sus siglas en inglés), valoración documental, conservación y restauración de documentos, marco jurídico de los servicios archivísticos públicos y capacitación archivística.

Con respecto a la descripción archivística Juan Joel Fuentes Martínez reseñó la organización y descripción de la fototeca del Archivo Histórico del Estado de México. Araceli Alday García explicó los conceptos de norma y normalización, así como la aplicación de la ISAD (G) en el Archivo General de la Nación. Juan José Hernández López refirió la identificación, clasificación y descripción del fondo Gobernación del Archivo Histórico del Estado de México. María Teresa Dorantes expuso los antecedentes y estructura de la ISAD (G), así como su empleo en la descripción de los fondos del Archivo Histórico del Estado de México, asimismo detalló las características de los instrumentos de descripción. Miguel Ángel Muñoz Borrego describió la utilización de la ISAD (G) en la descripción de los fondos del Archivo General de la Universidad Autónoma de Coahuila. Adrián Agustín Zarate Santana argumentó a favor del uso de la metodología para una mayor comprensión de la norma analizada en este congreso. Finalmente, Lucía Hernández Colín y Luis Torres Monroy comentaron la organización y descripción del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México.

El VIII Congreso Nacional de Archivos se llevó a cabo, del 29 al 31 de octubre de 1996, en Monterrey, ahí se abordaron los siguientes temas: sistema nacional y sistemas estatales de archivos, automatización de archivos, enseñanza y capacitación archivísticas, normas internacionales y nacionales, entre otros.

En referencia a la descripción archivística Alma Delia Cuevas Cabrera relató la organización científica del acervo histórico del Gobierno del Estado de México, de acuerdo con la norma ISAD (G).

El IX Congreso Nacional de Archivos: Los Archivos de México en el Umbral del Siglo XXI se realizó en Morelia, del 27 al 29 octubre de 1997, las ponencias trataron principalmente los antecedentes y la situación actual de diferentes archivos históricos, rescate y organización de archivos, así como procesos técnicos y conservación.

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El X Congreso Nacional de Archivos, celebrado en 1998 en la ciudad de Campeche, tuvo como tema principal Los Archivos y la Reforma del Estado.

Con respecto a la descripción archivística Beatriz Concepción Adaya Carrillo reseñó la elaboración del catálogo de la documentación del Instituto de Orientación Socialista, localizada en el Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública.

El 28 y 29 de octubre de 1999 se llevó a cabo, en la ciudad de Hermosillo, el XI Congreso Nacional de Archivos, cuyo tema principal fue Marco Jurídico, Preservación Documental y Formación Profesional. Se habló sobre la necesidad de actualizar el marco jurídico, de manera que se cuenten con normas que garanticen la conservación y el acceso a la documentación y, por ende, el derecho a la información; de profesionalizar a los responsables de los archivos, encargados de organizar, conservar y poner al servicio de los ciudadanos la documentación; así como de contar con un nuevo edificio para el Archivo General de la Nación, dado el deterioro de la documentación albergada en el Palacio de Lecumberri.

1.2.6. Reunión Nacional de Archivos

Del 18 al 20 de octubre de 2000 se celebró, en la ciudad de México, la Reunión Anual del Sistema Nacional de Archivos, cuyo asunto principal fueron los comités técnicos nacionales.

En materia de descripción archivística Héctor Madrid Mulia describió la realización de la guía general del Archivo Histórico del Distrito Federal.

Durante 2001 y 2002 se suspendieron los congresos y reuniones nacionales, debido a que el Archivo General de la Nación priorizó la organización de reuniones regionales.

La Reunión Nacional de Archivos 2003 se celebró del 24 al 26 de septiembre en la ciudad de Aguascalientes, durante tres días se conformaron mesas de trabajo acerca de la situación en materia de transparencia y acceso a la información en los estados de Jalisco, Michoacán, Querétaro y Sinaloa, a partir de la publicación de las leyes correspondientes; del presente y futuro de la valoración documental, su situación en países como Alemania, Gran Bretaña, Estados Unidos y Canadá y de experiencias en torno a esta materia en archivos históricos de la Universidad Iberoamericana; así como de los programas de cómputo empleados en la digitalización y automatización de archivos.

La Reunión Nacional de Archivos 2004: Los Archivos en la Sociedad del Conocimiento se celebró del 22 al 24 de septiembre en Monterrey. Durante la reunión se conformaron paneles de discusión en torno a normatividad, experiencias institucionales sobre automatización y digitalización de archivos, así como gestión de documentos electrónicos.

En esta reunión se impartieron, por primera vez, talleres dirigidos a los asistentes, los temas tratados fueron creación de páginas electrónicas, sistema de descripción documental del Archivo General de la Nación y norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF], por sus siglas en inglés).

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La Reunión Nacional Los Archivos y la Transparencia: Los Procesos de Certificación en los Servicios Archivísticos se llevó a cabo, del 12 al 14 de octubre de 2005, en Pachuca. En las mesas de trabajo se abordaron experiencias en torno a la certificación de archivos federales y estatales, a la situación de los archivos ante las exigencias de la transparencia y el acceso a la información, así como a la calidad de los servicios archivísticos.

Los talleres tuvieron como temas la valoración documental y el cuadro general de clasificación documental.

La Reunión Nacional de Archivos: Juárez en los Archivos de México se celebró en la ciudad de Oaxaca del 27 al 29 de marzo de 2006. Además de la descripción de fuentes documentales acerca del Benemérito de las Américas, se abordaron temas estrictamente archivísticos como los avances en la conformación del censo-guía de archivos iberoamericanos en México.

La Reunión Nacional de Archivos 2007: Archivos para la Historia de México se llevó a cabo en la ciudad de San Luis Potosí, del 28 al 30 de agosto. En las mesas de trabajo se abordaron temas concernientes a la independencia de México y a la revolución mexicana, así como a las fuentes documentales de ambos acontecimientos históricos. En esta ocasión solo se presentó una ponencia sobre un tema de carácter exclusivamente archivístico: la referente a la licenciatura en Archivología, creada en la Universidad Autónoma de San Luis Potosí.

En los talleres se trataron la administración de archivos y la digitalización de documentos históricos.

La siguiente Reunión Nacional de Archivos se celebró en Jalapa, del 15 al 17 de octubre de 2008. Aunque volvieron a prevalecer las ponencias concernientes a la independencia de México y a la Revolución mexicana, así como a las fuentes documentales de ambos conflictos, se describió la situación de los archivos en la Cámara de Diputados y en los estados de Guanajuato, Hidalgo y México, además se habló del análisis diplomático de los documentos electrónicos. El único taller impartido trató la valoración documental.

La Reunión Nacional de Archivos 2009 se celebró en Guadalajara, del 21 al 24 de abril. Por tercera ocasión las ponencias, en su mayoría, abordaron la guerra de independencia y la Revolución mexicana, así como las fuentes para su estudio, también se habló de la firma electrónica y, en cuanto a temas de carácter estrictamente archivístico, se trató la automatización de los archivos históricos.

En los talleres se abordaron los siguientes temas: cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental, archivo de trámite, bajas documentales y documentos electrónicos de archivo.

Como podemos darnos cuenta, las reuniones nacionales han tratado los asuntos archivísticos de manera subordinada a la transparencia y el acceso a la información, así como a la guerra de independencia y la Revolución mexicana, temas que responden a dos coyunturas: la publicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y el próximo bicentenario de la independencia y centenario de la revolución.

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Esta situación provocó que, particularmente en las últimas tres reuniones, la gran mayoría de las ponencias se concentraran en asuntos de carácter histórico (de hecho la mayoría de los ponentes han sido distinguidos historiadores) o hablaran de los archivos en su calidad de fuentes para la investigación histórica.

De esta manera, se han dejado de abordar temas archivísticos en materia de descripción de gran importancia como, por ejemplo, la publicación de la norma internacional para la descripción de funciones (ISDF, por sus siglas en inglés) y de la norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH, también por sus siglas en inglés), publicadas por el Consejo Internacional de Archivos en 2007 y en 2008, respectivamente.

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2. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Sin una descripción adecuada, los archivos son como

una ciudad desconocida sin plano, como el cofre de un

tesoro sin llave, aún peor: lo mismo que un viajero con

un mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, así un

instrumento de descripción erróneo o imperfecto puede

engañar gravemente al investigador, sea por falsa

interpretación de otros datos, sea por falta de

informaciones referentes al origen y a la historia de los

documentos.

Michel Duchein17

La finalidad de realizar el tratamiento de un fondo documental tiene su origen en la necesidad de organizar la documentación para su control, recuperación y posterior utilización.

Las necesidades de información de los usuarios establecen las características del tratamiento y, recíprocamente, la calidad del tratamiento repercute en el resultado de la recuperación y la consiguiente satisfacción de esas necesidades. Tratamiento y recuperación son las dos caras inseparables de la misma moneda y el fundamento y razón de la existencia de cualquier archivo.

La organización comprende dos etapas, denominadas clasificación y ordenación. La descripción es la siguiente tarea básica por realizar en todo fondo.

Al respecto, Michael Cook señala: «This process of analysis and reconstruction is also an essential part of the final system for retrieval of information and exploitation of the archive. The arrangement of archives is an essential preliminary to their description».18

En realidad la organización y la descripción son procesos difícilmente separables, y en ningún caso independientes, aunque cada uno está regido por principios específicos.

Es necesario señalar que el proceso del tratamiento documental está lejos de ser un flujo unidireccional en el que se suceden de forma inflexible las operaciones de clasificación, ordenación y descripción. Al contrario, los problemas y soluciones adoptados en cada una de estas fases pueden, y muchas veces deben, provocar cambios en las anteriores. De hecho, la fase de la descripción puede servir de filtro para detectar una clasificación u ordenación erróneas y proseguir a su corrección.

17 Citado por Antonia Heredia Herrera, Archivística general, teoría y práctica, 5.ª ed. actualizada y aumentada, Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1991, p. 301. 18 «Este proceso de análisis y reconstrucción es también una parte esencial del sistema de recuperación de la información y de la explotación del archivo. La organización de los archivos es una tarea preliminar a su descripción» (traducción libre). Citado por Francisco Javier García Marco, «Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones a la archivística» [en línea], Revista General de Información y Documentación, 1995, vol. 5, núm. 2, p. 94, disponible en Internet: revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID9595220091A.PDF.

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La descripción se lleva a cabo en cualquier estadio del ciclo vital del material archivístico, es decir, tanto en los archivos administrativos (trámite y concentración) como en los históricos; los tres tipos de archivo en los que se desarrolla la práctica archivística del país.

Cabe recordar que el archivo de trámite corresponde a la etapa en la cual se origina el documento de archivo, cuyo uso es constante y adopta, según la finalidad de su creación, los valores primarios administrativo, contable-fiscal y jurídico. Durante la toma de decisiones se torna indispensable la consulta de la documentación conservada en este tipo de archivo y cuando su utilidad disminuye o concluye se realiza una valoración primaria con la finalidad de transferir al archivo de concentración el acervo que se considere pertinente trasladar.

En la etapa semiactiva el archivo de concentración funge como custodio de la documentación que aún conserva sus valores primarios pero cuya consulta es esporádica. La conservación de la documentación obedece a razones implícitas en sus valores, es importante que a los documentos se les aplique un tratamiento adecuado con miras a que, cuando prescriban dichos valores, sean objeto de una valoración secundaria y su destino sea su conservación permanente o su ulterior eliminación.

Finalmente, el archivo histórico corresponde a la última fase (inactiva) del ciclo vital, durante la cual son transferidos los documentos que han adquirido valores secundarios (testimonial, evidencial e informativo) e inician una nueva etapa en la cual servirán como fuente para la investigación y cuya consulta está abierta a todo el público.

A continuación, se mencionan los antecedentes, definición y principios de la descripción archivística, así como su normalización, concretada en cuatro normas publicadas por el Consejo Internacional de Archivos, finalmente, se detallan las características de los instrumentos de descripción.

Los antecedentes de la teoría y práctica descriptivas en México se remontan a la Colonia, periodo en el que las instituciones públicas y privadas existentes en la Nueva España se vieron en la necesidad de contar con áreas en donde los documentos, generados durante el cumplimiento de sus atribuciones, estuvieran resguardados apropiadamente, situación que dio pie a la creación de los archivos institucionales. Asimismo, de manera paralela al surgimiento de las necesidades de conservación y recuperación, el registro escrito de los negocios que se llevaban a cabo, resultaba ya imprescindible.

Sin embargo, el incremento documental empezó a dificultar la búsqueda de información que se requería en determinado momento, de manera que se tornó «indispensable fastidiarse con la lectura de mil especies completamente inútiles para poder encontrar algún documento, algún dato importante».19

19 Citado por Cayetano Reyes, «Historia de la descripción archivística mexicana», en III Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales, México, Archivo General de la Nación, 1980, p. 95.

27

La tarea descriptiva establecida de manera formal se encuentra en las ordenanzas de 1792, redactadas con el propósito de regular la organización del archivo general proyectado por el segundo conde de Revillagigedo.20

En las ordenanzas se menciona el establecimiento de un plan descriptivo en el que los documentos tuvieran un tratamiento acorde con la importancia de su contenido, se plantea la creación de un inventario general y de inventarios parciales del archivo, se establece como unidad descriptiva básica la pieza documental, aunque en el caso de los inventarios sumarios, la serie constituye la unidad de descripción.

En su constitución, el inventario contaría «con la brevedad y distinción posible, practicándose sucesivamente la operación de formar extractos», en los cuales se asentarían «los papeles que contengan, la variedad de asuntos y los lugares donde se hallan», es decir, su ubicación topográfica,21 estos extractos serían complementados por los índices, entendidos como «nociones necesarias para la coordinación y el buen uso de los papeles».22

Resulta evidente que el inventario era el instrumento fundamental para las ordenanzas novohispanas. Su finalidad era triple: «servir a la busca y toma de documentos; segundo, garantizar permanentemente con referencias la coordinación y orden de los papeles; y, tercero, facilitar el recuento, la compulsa y custodia de la existencia de los mismos en el archivo».23 El grado de detalle en el análisis y descripción de las unidades documentales, e incluso su composición, estaba subordinado a estas finalidades.

Posteriormente, en el reglamento del Archivo General y Público de la Nación, emitido en 1846 por José María Lafragua, se estableció una descripción múltiple y detallada del acervo, insistiéndose en la descripción individual. A decir de Gunnar Mendoza es una muestra típica del afán perfeccionista y utópico que caracterizó a las prácticas archivísticas descriptivas de la época en el ámbito mundial.

Estos principios perduraron hasta finales del siglo XIX. En la segunda década del siglo pasado, —tras la introducción de los sistemas bibliotecarios de clasificación en la práctica archivística mexicana por Ezequiel A. Chávez, quien instrumentó la aplicación del sistema decimal universal en la organización de los archivos administrativos de la extinta Secretaría de Industria, Comercio y Trabajo de México— la disciplina archivística aceptó nuevas prácticas, concretamente en el área descriptiva, se comenzaron a emplear cédulas catalográficas, elaboradas paralelamente a la clasificación. En las décadas subsecuentes esta forma de trabajo fue adoptada en las dependencias de la administración pública federal, actualmente solo se sigue empleando en la Secretaría de la Defensa Nacional.

Contrariamente a su antecesor, el reglamento de 1946 resultó de gran trascendencia, ya que estipuló que al Archivo General de la Nación le correspondería «la custodia, clasificación y

20 Gunnar Mendoza, Problemas de la ordenación y la descripción archivística, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978, p.17. 21 Citado por Cayetano Reyes, op. cit., p. 105. 22 Citado por Cayetano por Reyes, op. cit., p. 106. 23 Manuel Romero Tallafigo, Archivística y archivos: soportes, edificio y organización, 3.ª ed., Sevilla, Carmona, 1997, p. 420.

28

catalogación de todos los documentos contenidos en los expedientes»24 de las oficinas y archivos públicos, tal y como establecía la Ley de Bienes Nacionales. Asimismo, dotaba al archivo de una sección de catalogación que, entre sus funciones, estaría la de «formar un inventario de documentos y estudiar todas las medidas necesarias para la adecuada formación de la catalogación de los documentos».25

Un dato interesante, en torno al tema descriptivo, es el arrojado por el informe Sistemas de archivo en el sector público: informe de las entidades centralizadas, publicado en el año de 1969, el cual dio a conocer que solo dos o tres entidades realizaban tareas de catalogación y que la gran mayoría carecían de inventarios apropiados. De esta manera, quedó de manifiesto el uso de lineamientos heterogéneos que representarían un obstáculo para el establecimiento de normas comunes de catalogación, indispensables para homogeneizar el control de los acervos documentales de la administración pública del país.

Las conclusiones y sugerencias emitidas en el Seminario Internacional sobre Administración de Archivos, celebrado en 1975, se presentaron en grupos de trabajo, el dedicado a los sistemas de clasificación y catalogación de documentos, se pronunció por crear un equipo dentro del Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo que propusiera un sistema de clasificación y de catalogación en los archivos públicos y la organización de cursos de actualización para los responsables de estas tareas. En 1976 el Informe preeliminar de la asesoría del gobierno de Canadá señaló los inconvenientes de utilizar varios criterios de catalogación, inclusive dentro de una misma dependencia.

En los años subsecuentes se implementaron una serie de planes y programas que poco a poco, han contribuido al desarrollo de la tarea descriptiva, resultado innegable de las reuniones y congresos de archivos realizados en el país.

Sin embargo, es hasta el año de 2003, con la entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, que se han definido lineamientos claros en materia de descripción archivística.

2.1. Definición

Sebastián de Covarrubias, en su obra el Tesoro de la lengua castellana, señala que describir es «referir alguna cosa menudamente y con todas sus circunstancias y partes, representándola con las palabras como si la dibuxara» o «delinear, dibuxar, figurar una cosa representándola de modo que dé cabal idea de ella».26

24 Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, Los archivos administrativos en México, México, Archivo General de la Nación, 1986, p. 29. 25 Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-Gallardo, op. cit., p. 31. 26 Citado por Manuel Romero Tallafigo, op. cit., p. 415.

29

José Luis Bonal Zazo enuncia tres características comunes a las definiciones de descripción archivística, anteriores a la publicación de las normas internacionales:

La reseña de los caracteres internos y externos de los documentos como esencia de la actividad descriptora.

Los instrumentos de descripción como resultado de la actividad descriptora.

Permitir el acceso a los documentos como propósito de la actividad descriptora.27

En general, las definiciones emplearon alguno o algunos —generalmente los dos últimos— de los rasgos anteriores para caracterizar la descripción archivística, de manera que se pueden distinguir dos tendencias predominantes: la que la identifica con la realización de instrumentos de descripción (resultado) y la que lo hace con la representación de los documentos (actividad).

Al respecto de la primera tendencia, Bonal Zazo nos dice que, según Theodore R. Schellenberg, la descripción archivística es el conjunto de actividades encaminadas a generar instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales, definición que, como se puede observar, recoge los dos últimos rasgos mencionados y, a decir del autor español, ha estado presente en los conceptos proporcionados por numerosos autores posteriores al archivista estadounidense.

En cuanto a las definiciones que identifican a la descripción archivística con la representación de los documentos, Bonal Zazo considera como modélica la proporcionada por Pedro López y Olga Gallego en 1989: «la descripción de los fondos de un archivo es una enumeración de sus atributos, que se obtienen analizando su procedencia, el tiempo y lugar de su producción, sus orígenes funcionales, los asuntos a que se refieren y sus tipos y composición».28 Esta definición coloca en primer término la descripción de los caracteres de los documentos —en lugar del producto (los instrumentos de descripción)—, así como el contexto de su creación, por lo que se anticipa a los planteamientos expuestos en el texto de la norma internacional general de descripción archivística (ISAD [G]), en donde se puede leer que la descripción es la «elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido».29

De acuerdo con Bonal Zazo, la definición transcrita, a diferencia de las anteriores, otorga a la representación de los documentos, en lugar de a la elaboración de instrumentos, el carácter de fin último de la descripción; concede el grado de norma a la inclusión de información concerniente al productor de los documentos, en claro acuerdo con el principio de procedencia; y considera como parte de la descripción toda información que permita la identificación de los documentos, proporcione su contexto de creación y facilite su utilización. 27 José Luis Bonal Zazo, La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas, Gijón, Trea, 2001, p. 157. 28 Citado por José Luis Bonal Zazo, op. cit., p. 159. 29 ISAD (G): norma internacional general de descripción archivística, 2.ª ed., Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000, p. 16.

30

En suma, la descripción es la etapa del proceso archivístico en la que, mediante la observación y estudio de los caracteres intrínsecos y extrínsecos de una agrupación documental, se elabora una representación de los documentos, a partir de la identificación de la información necesaria para determinar su localización, controlar su existencia, brindar un panorama general del contexto en donde se gestó y, primordialmente, difundir su contenido entre los usuarios.

2.2. Principios

Los lineamientos que orientan la tarea descriptiva en un archivo se fundamentan en un principio de universalidad que postula la descripción del conjunto de los archivos antes de emprender la descripción detallada de cada una de sus partes, es decir, recomienda partir de lo general a lo específico.30

Con lo cual se pretende que el archivista describa primero, en forma general, la totalidad del acervo contenido en el archivo antes de proceder a los largos trabajos de descripción detallada de cada uno de los fondos o series.

Se debe tener presente que el «objetivo de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales»,31 de manera que se cuente un medio expedito para que el investigador y el público sepan lo que pueden encontrar en el archivo y para que el personal pueda tener el control sobre el acervo.

De igual manera, es de vital importancia considerar los intereses de los usuarios en la elección del instrumento de descripción adecuado para cada agrupación documental con el fin de determinar la profundidad de descripción requerida.

2.3. Normalización

Si bien «reglas mínimas de descripción siempre han existido. Eran, sin embargo, pautas aisladas, que respondían a necesidades locales y se ocupaban de aspectos tan diversos como los principios de la descripción, los elementos que debían recoger los instrumentos de descripción, la forma de disposición de los datos…, pero siempre de forma particular»;32 es hasta los últimos años cuando se cuenta con normas internacionales de descripción. En este apartado, después de definir la normalización, se presentan las cuatro normas que, sobre esta materia, ha publicado el Consejo Internacional de Archivos.

30 Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, Archivo General de la Nación, 1988, p. 239. 31 José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, 2.ª ed., Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez/Pirámide, 1996, p. 255. 32 José Luis Bonal Zazo, «La normalización: base del análisis documental en los archivos» [en línea], Scire, enero-junio de 2000, vol. 6, núm. 1, p. 65, disponible en Internet: http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/viewFile/1124/1106.

31

2.3.1. Concepto

La normalización es la «actividad colectiva dirigida a establecer e implementar normas para definir los requisitos que deben cumplir bienes, servicios y procedimientos. El fin primordial de la normalización es solucionar situaciones repetitivas y unificar criterios, al posibilitar la utilización de un lenguaje común en un campo de actividades concretas. La normalización consiste en la elaboración, difusión y aplicación de normas con carácter voluntario».33

«Las normas descriptivas —apunta José Ramón Cruz Mundet— son un canon de comunicación entre creadores de documentos, gestores de información y usuarios, cuyo desarrollo facilitará la comprensión de los instrumentos, la naturaleza de los documentos y su contenido; asimismo, los beneficios económicos que se derivan de la normalización en otros ámbitos de la actividad humana favorecerán el desarrollo archivístico y, por último, agilizarán la cooperación entre archiveros así como con los demás profesionales de la información.»34

Las normas deben ser producto de la consulta y del consenso de los profesionales de la archivística, además debe existir una infraestructura mínima que se encargue de la redacción, difusión, revisión y actualización de las mismas.

La Society of American Archivists clasifica las normas de descripción archivística según su flexibilidad, su origen y el nivel de descripción. En el primer caso tenemos:

Normas técnicas que regulan el intercambio de información, generalmente provienen de ámbitos distintos del archivístico.

Normas profesionales que regulan prácticas y procedimientos, son flexibles y se pueden ajustar a las prácticas locales, entre ellas tenemos la norma internacional general de descripción archivística (ISAD [G]) y la norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]).

Directrices, esto es, instrucciones generales o recomendaciones con valor normativo inferior al de los tipos anteriores, se les considera como el paso previo a la formulación de normas técnicas o profesionales más específicas.

En cuanto a su origen nos encontramos normas externas, procedentes de ámbitos diferentes del propiamente archivístico y normas internas creadas específicamente para el trabajo en los archivos; ejemplo de las primeras son las Reglas de catalogación angloamericanas, de las segundas la ISAD (G).

33 María de las Mercedes Fernández Valdés e Ileana R. Alfonso Sánchez, «Estado actual de la normalización y la estandarización en las bibliotecas sobre ciencias de la salud» [en línea], Acimed: Revista Cubana de los Profesionales de la Información y la Comunicación en Salud, 2005, vol. 13, núm. 5, disponible en Internet: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_5_05/aci03505.pdf. 34 José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 257.

32

En cuanto al nivel de descripción tenemos:

Normas que definen las funciones de cada componente de un sistema de información, sea un archivo o una red o sistema de archivos.

Normas que precisan los elementos informativos que deben recoger los componentes de un sistema de información. Como ejemplo tenemos el United States MARC for archival and manuscripts control.

Normas que precisan la información incluida en cada elemento de un sistema de información, entre las principales tenemos la ISAD (G) y la ISAAR (CPF).

Normas concernientes a listas de materias o de autoridades, además de tesauros, que establecen la forma autorizada de los términos empleados en la descripción.

En síntesis, la normalización de la descripción archivística permite contar con instrumentos homogéneos que proporcionan información precisa al usuario, además de promover el intercambio y la cooperación entre archivos, favorecidos por el uso de nuevas tecnologías para el almacenamiento e intercambio de información; asimismo la normalización de los puntos de acceso facilita el acceso a los documentos de interés para los usuarios.

En el ámbito hispánico, el interés por la normalización en materia de archivos data de 1588 cuando Felipe II, en su Instrucción para el gobierno del Archivo de Simancas, dispuso que «las personas que adelante succedieren en el dicho cargo de archivero an de tener particular cuydado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo».35

La normalización de la descripción archivística inició en Estados Unidos a principios de los años ochenta cuando Steven Hensen adaptó varios capítulos de la segunda edición de las Reglas de catalogación angloamericanas con la finalidad de utilizarlos para la descripción de documentos de archivo; el producto de dicha adaptación fue Archives, personal papers and manuscripts, avalado por la Society of American Archivists y la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. Por su parte, en 1986, Michael Cook publicó en la Gran Bretaña el Manual of archival description; finalmente, en 1990, los archivistas canadienses publicaron las Règles pour la description des documents d’archives, también basadas en la segunda edición de las Reglas de catalogación angloamericanas, sin embargo, esta obra, a diferencia de las anteriores, fue producto del consenso profesional.

Por otra parte, a principios de los años noventa el Consejo Internacional de Archivos (CIA) comenzó la elaboración de una norma internacional de descripción archivística que fue publicada en 1993 como International standard archival description (general), ISAD (G), seguida de la aparición, en 1995, de la International standard archival for authority record (corporate bodies, persons and familias), ISAAR (CPF). Finalmente, en 1999 el Comité sobre Normas Descriptivas del CIA aprobó la segunda edición de la ISAD (G).

En 2007 el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales del Consejo Internacional de Archivos aprobó la International standard for describing functions (ISDF) y en 2008 la 35 Citado por José Luis Bonal Zazo, «La normalización: base del análisis documental en los archivos», p. 56.

33

International standard for describing institutions with archival holdings (ISDIAH). Ambas normas, junto con la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), se tratarán en el siguiente apartado.

En España los archivistas de Castilla y León han intentado integrar las normas internacionales de descripción con las prácticas archivísticas españolas, el resultado de este trabajo es el Manual de descripción multinivel, publicado en 2001.

La normalización también se ocupa del intercambio de descripciones archivísticas a través de medios informáticos. En 1983 se aprobó el United States MARC for archival and manuscripts control, utilizado en ese país; por su parte, en Gran Bretaña se intentó ajustar la catalogación legible por máquina (MARC) a la segunda edición del Manual of archival description. Finalmente, en 1993, la Universidad de Berkeley creó la encoded archival description, ‘descripción archivística codificada’, proyecto de codificación de los instrumentos de descripción.

2.3.2. Norma internacional de descripción archivística (ISAD [G])

El origen de la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]) se remonta a 1988, año de la celebración —en Ottawa, Canadá—de una reunión de expertos sobre normas de descripción, cuyo objetivo principal fue analizar, mediante la comparación de las prácticas nacionales en esta materia, la posibilidad de establecer pautas comunes encaminadas a facilitar el intercambio mundial de información sobre los fondos documentales de los archivos.

En la reunión participaron 29 especialistas provenientes del Consejo Internacional de Archivos, la International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) y la International Organization for Standardization (ISO), así como de 15 países, entre ellos México.

Como resultado de la reunión se emitieron una serie de recomendaciones, en su mayoría, dirigidas al Consejo Internacional de Archivos, entre las que destaca la conformación de un grupo de trabajo encargado de crear normas de descripción documental.

Un año después, en París, se reunió un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos con el propósito de planear la elaboración de normas de descripción, durante las sesiones quedó manifiesta la necesidad de contar con principios generales que antecedieran a la redacción de los documentos normativos y regularan la utilización de los mismos, con tal fin revisaron el Archives, personal papers and manuscripts, el Manual of archival description; y las Règles pour la description des documents d’archives. Asimismo, se acordó la creación de la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción.

La comisión se reunió por primera vez en Hörhr-Grenzhausen, Alemania, en octubre de 1990, como resultado de las discusiones se redactó la primera Declaración de principios relativos a la descripción archivística, documento que otorgó al fondo el carácter de unidad de descripción principal, estableció que la estructura de la descripción debe partir de lo general a lo particular y estableció la necesidad de contar con puntos de acceso a la descripción. De igual manera, se constituyó un grupo encargado de la redacción de una primera versión de normas generales de descripción.

34

La segunda reunión plenaria de la comisión se celebró en Madrid, en enero de 1992, como resultado se aprobó la versión definitiva de la declaración de principios y se presentó la primera versión de las normas de descripción, cuyo texto agrupó los elementos de la descripción en las áreas de mención de identidad, contexto y contenido, condiciones de acceso y utilización, materiales relacionados y notas.

Un año después, en Estocolmo, se llevó a cabo la tercera reunión plenaria de la comisión en donde se presentó la primera versión definitiva de la norma, cuya estructura se modificó, de manera que el área de mención de identidad cambio su nombre por el de identificación; asimismo el área de contexto y contenido se dividió, por una parte, en la de contexto y, por otra, en la de contenido y estructura; finalmente el área de materiales relacionados se convirtió en la de documentación asociada. La comisión acordó probar la norma durante un periodo de cinco años.

La cuarta sesión plenaria de la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción se celebró en La Haya, en octubre de 1994, en esta ciudad se acordó el reemplazo de la comisión por un órgano permanente encargado de la revisión de las normas ya creadas (ISAD [G] e ISAAR [CPF]). En consecuencia, durante la reunión del comité ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos —llevada a cabo en Shangai, durante septiembre de 1996— se estableció la creación del Comité sobre Normas Descriptivas, cuya primera reunión tuvo lugar en Florencia, en noviembre de 1997.

El comité, además de revisar las normas mencionadas, encamina sus esfuerzos al desarrollo de normas para documentos especiales, la cooperación con la IFLA en materia de control de autoridades y la aplicación de nuevas tecnologías en la descripción archivística.

En la segunda sesión plenaria del comité —celebrada en La Haya, en octubre de 1998— comenzó la redacción de una segunda versión de la norma de descripción aprobada en 1993, proceso culminado durante la tercera reunión plenaria, llevada a cabo en Estocolmo, del 19 al 22 de septiembre de 1999. Finalmente, la segunda edición de la norma se presentó en el XIV Congreso Internacional de Archivos que tuvo lugar en Sevilla, durante septiembre del año 2000.

Esta última edición de la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]) se caracteriza por admitir, expresamente, su empleo en la descripción de los documentos en cualquier momento de su ciclo vital; permitir el registro de la información según la política de un archivo o la tradición archivística de cada país; así como por incluir una nueva área de control de la descripción.

La norma internacional de descripción archivística constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas que debe utilizarse a la par de las normas nacionales o bien fungir como fundamento para la creación de las mismas.36

La ISAD (G) está conformada por las áreas de identificación, contexto, contenido y estructura, acceso y utilización, documentación asociada, notas y control de la descripción.

En su conjunto las áreas incluyen un total de 26 elementos, si bien una descripción puede contener todos los elementos, la norma considera esenciales para el intercambio internacional de

36 ISAD (G): norma internacional general de descripción archivística, p. 12.

35

información solo seis: código de referencia, título, productor, fecha, extensión de la unidad de descripción (documento o conjunto de documentos objeto de una única descripción) y nivel de descripción (lugar de la unidad de descripción en la estructura del fondo).

La ISAD (G) denomina descripción multinivel a una técnica que consiste en describir un fondo, y las partes que lo componen, mediante los elementos apropiados para cada unidad de descripción; así como en relacionar de manera jerárquica las descripciones resultantes:

Describir de lo más general, el fondo, a lo más particular: la sección, la serie, el expediente o el documento.

Proporcionar la información pertinente para el nivel de descripción, por ejemplo, excluir detalles sobre el contenido de los expedientes cuando la unidad de descripción es el fondo.

Vincular la descripción con el nivel inmediatamente superior.

Evitar en los niveles inferiores de descripción la repetición de información proporcionada en los niveles superiores.

A continuación, se presentan las áreas y elementos (en el anexo 1 se detalla el contenido de cada uno de ellos) que conforman las dos versiones de la norma internacional de descripción archivística.

36

Áreas y elementos de la ISAD (G), primera versión

Área Elementos

Identificación

Código(s) referencia Título Fechas de los documentos de la unidad de descripción Nivel de descripción Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño)

Contexto

Nombre del productor Historia institucional/biográfica Fechas extremas en que el organismo productor ha generado los documentos Historia de la custodia Forma de ingreso

Contenido y estructura

Alcance y contenido/resumen Valorización, selección y eliminación Nuevos ingresos Organización

Condiciones de acceso y utilización

Situación jurídica Condiciones de acceso Derechos autor/normas sobre reproducciones Lengua de los documentos Características físicas Instrumentos de descripción

Documentación asociada

Localización de los documentos originales Existencia de copias Unidades de descripción relacionadas en el archivo Documentación complementaria en otros archivos Bibliografía

Notas Nota

Fuente: Antonia Heredia Herrera, «La norma ISAD (G), "análisis crítico": norma internacional para la descripción archivística» [en línea], disponible en Internet: http://infolac.ucol.mx/documentos/isad.pdf.

37

Áreas y elementos de la ISAD (G), segunda versión

Área Elementos

Identificación

Código de referencia Título Fecha(s) Nivel de descripción Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)

Contexto

Nombre del o de los productor(es) Historia institucional/reseña biográfica Historia archivística Forma de ingreso

Contenido y estructura

Alcance y contenido Valoración, selección y eliminación Nuevos ingresos Organización

Condiciones de acceso y utilización

Condiciones de acceso Condiciones de reproducción Lengua/escritura(s) de los documentos Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción

Documentación asociada

Existencia y localización de los documentos originales Existencia y localización de copias Unidades de descripción relacionadas Nota de publicaciones

Notas Notas

Área de control de la descripción

Nota del archivero Reglas o normas Fecha(s) de la(s) descripción(es)

Fuente: ISAD (G): norma internacional general de descripción archivística, pp. 20-50.

38

2.3.3. Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF])

La primera edición de la norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]) fue redactada, durante el periodo 1993-1995, por la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción y publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1996. Esta primera versión constaba de tres áreas: control de autoridad, información y notas.

La segunda edición fue el resultado de un proceso de revisión iniciado en el año 2000 con la recepción de comentarios por parte del Consejo Internacional de Archivos, la revisión de los mismos se efectuó durante la reunión plenaria del Comité sobre Normas Descriptivas celebrada en Bruselas del 3 al 6 de octubre de 2001. Posteriormente, se redactó el primer borrador de la nueva versión de la norma, el cual fue analizado durante las reuniones del comité llevadas a cabo en Madrid y Río de Janeiro, en junio y noviembre de 2002, respectivamente. El nuevo borrador se publicó en el sitio de Internet del CIA en 2003, los comentarios respectivos se examinaron durante la reunión plenaria del comité —realizada en Canberra, Australia, en octubre de 2003—, en la cual, finalmente, se aprobó la segunda edición de la norma, cuya publicación se llevó a cabo en el congreso del Consejo Internacional de Archivos, celebrado en Viena, en 2004.

La ISAAR (CPF) sirve como guía para elaborar registros de autoridad que describen entidades (instituciones, familias y personas) asociadas a la producción y gestión de archivos.37

La norma consta de cuatro áreas: identificación (información acerca de la entidad objeto de la descripción), descripción (naturaleza, contexto y actividades de la entidad descrita), relaciones (con otras instituciones, familias y personas) y control (información acerca de la creación del registro de autoridad).

La ISAAR (CPF) considera como esenciales solo cuatro elementos: tipo de entidad, forma autorizada del nombre, fechas de existencia e identificador del registro de autoridad.

Los registros de autoridad creados a partir de la ISAAR (CPF) pueden vincularse con los elementos Nombre del o de los productor(es) e Historia institucional/reseña biográfica de la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]).

Entre los miembros del Comité sobre Normas Descriptivas que participaron en la revisión de la norma se encuentra Yolia Tortolero Cervantes, actualmente Directora de Investigación y Normatividad Archivística del Archivo General de la Nación.

A continuación se presentan las áreas y elementos que conforman la norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]).

37 ISAAR (CPF): norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias, 2.ª ed., Madrid, Ministerio de Cultura, 2004, p. 13.

39

Áreas y elementos de la ISAAR (CPF)

Área Elementos

Identificación

Tipo de entidad Forma(s) autorizada(s) del nombre Formas paralelas del nombre Formas normalizadas del nombre según otras reglas Otras formas del nombre Identificadores para instituciones

Descripción

Fechas de existencia Historia Lugares Estatuto jurídico Funciones, ocupaciones y actividades Atribución(es)/fuente(s) legal(es) Estructura(s) interna(s)/genealogía Contexto general

Relaciones

Nombre(s)/identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas Naturaleza de la relación Descripción de la relación Fechas de la relación

Control

Identificador del registro de autoridad Identificadores de la institución Reglas y/o convenciones Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Fuente: ISAAR (CPF): norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias, pp. 21-41.

40

2.3.4. Norma internacional para la descripción de funciones (ISDF)

La norma internacional para la descripción de funciones (ISDF) fue elaborada por un grupo del Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales del Consejo Internacional de Archivos. El primer borrador fue discutido, modificado y ampliado en la reunión celebrada en París, en mayo de 2006. Este documento se difundió entre la comunidad archivística internacional, cuyos comentarios fueron analizados en la reunión plenaria llevada a cabo en Dresde, Alemania, en mayo de 2007, el resultado fue la versión definitiva de la norma.

La ISDF orienta la elaboración de descripciones de las funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos.38

La descripción de las funciones facilita el esclarecimiento del origen de los documentos, su propósito y su relación con otros producidos por la institución.

La norma está integrada por cuatro áreas: identificación (información acerca de la función), contexto (datos sobre la naturaleza y contexto de la función), relaciones (con otras funciones) y control (información acerca de la descripción).

La ISDF considera como esenciales los siguientes elementos: tipo, forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador de la descripción de función.

Esta norma puede utilizarse conjuntamente con la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), por lo que la descripción de funciones debe vincularse con la de documentos de archivos y con los registros de autoridad que describen a los productores de documentación archivística.

A continuación se presentan las áreas y elementos de la norma internacional para la descripción de funciones (ISDF).

38 ISDF: norma internacional para la descripción de funciones [en línea], Madrid, Ministerio de Cultura, 2007, p. 7, disponible en Internet: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ESP.pdf.

41

Áreas y elementos de la ISDF

Área Elementos

Identificación

Tipo Forma(s) autorizada(s) del nombre Forma(s) paralela(s) del nombre Otras formas del nombre Clasificación

Contexto

Fechas Descripción Historia Legislación

Relaciones

Forma(s) autorizada(s) del nombre/identificador de la función relacionada Tipo Categoría de la relación Descripción de la relación Fechas de la relación

Control

Identificador de la descripción de la función Identificador(es) de institución(es) Reglas y/o convenciones utilizadas Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Fuente: ISDF: norma internacional para la descripción de funciones, pp. 13-28.

42

2.3.5. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH)

Desde hace varios años se reconoce la importancia de incluir en los instrumentos de descripción, específicamente en las guías, información acerca de las instituciones que custodian documentos de archivo.

El primer borrador de la norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH) se redactó en Milán, en enero de 2006, fue revisado en Madrid, en mayo de 2007, y se difundió entre la comunidad internacional de julio a noviembre de 2007.

Los comentarios fueron analizados durante la reunión —celebrada en Londres, en marzo de 2008— del grupo de trabajo encargado de la redacción de la norma, cuyos miembros modificaron el borrador inicial. La versión final de la norma se presentó en el congreso del Consejo Internacional de Archivos, celebrado en Kuala Lumpur, en 2008.

Esta norma proporciona las pautas generales para la descripción de las instituciones cuyo fin principal es conservar y difundir documentos de archivo, aunque también puede aplicarse a organismos como bibliotecas y museos que faciliten el acceso a los documentos que poseen.39

La ISDIAH debe vincularse con las descripciones de documentos y los registros de autoridad elaborados mediante la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), respectivamente.

La norma está conformada por las siguientes áreas: identificación (información acerca de la institución poseedora de los fondos de archivo), contacto (con la institución objeto de la descripción), descripción (historia y estructura de la institución), acceso (público o restringido, horario, etcétera), servicios (proporcionados por la institución) y control (información acerca del responsable de la descripción).

La ISDIAH considera como obligatorios los elementos de identificador, forma(s) autorizada(s) del nombre y localización y dirección(es).

A continuación se presentan las áreas y elementos que conforman la norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH).

39 ISDIAH: norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo [en línea], París, Consejo Internacional de Archivos, 2008, p. 9, disponible en Internet: http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Esp_1.pdf.

43

Áreas y elementos de la ISDIAH

Área Elementos

Identificación

Identificador Forma(s) autorizada(s) del nombre Forma(s) paralela(s) del nombre Otra(s) forma(s) del nombre Tipo de institución que conserva los fondos de archivo

Contacto Localización y dirección(es) Teléfono, fax, correo electrónico Personas de contacto

Descripción

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo Contexto cultural y geográfico Atribuciones/fuentes legales Estructura administrativa Gestión de documentos y política de ingresos Edificio(s) Fondos y otras colecciones custodiadas Instrumentos de descripción, guías y publicaciones

Acceso Horarios de apertura Condiciones y requisitos para el uso y el acceso Accesibilidad

Servicios Servicios de ayuda a la investigación Servicios de reproducción Espacios públicos

Control

Identificador de la descripción Identificador de la institución Reglas y/o convenciones Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Fuente: ISDIAH: norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, pp. 16-50.

44

El cuadro presentado quedaría incompleto sin una mención, siquiera breve, de las codificaciones que, a través de medios informáticos, se realizan de las normas de descripción mencionadas.

La encoded archival description (EAD), ‘descripción archivística codificada’, es un conjunto de etiquetas, basado en XML (extensible markup language, ‘lenguaje de marcado extendible’), creado con el propósito de «codificar e intercambiar descripciones de documentos de archivo […], facilitar su publicación en la Red y su posterior procesamiento por medios automatizados».40

Los lenguajes de marcado, como XML, indican mediante etiquetas la estructura de un documento. Una definición de tipo de documento (DTD) es un archivo de computadora que contiene las etiquetas que pueden emplearse, indica su orden, cuáles son obligatorias y cuáles opcionales, etcétera.

La elección de este tipo de lenguajes se sustentó en su capacidad de representar estructuras jerárquicas como son fondo, sección y serie.

En otros términos, la descripción archivística codificada es una definición de tipo de documento que indica la estructura de la descripción de documentos de archivo, así como las etiquetas empleadas en la redacción de la misma.

Los orígenes de la descripción archivística codificada se remontan a 1993 cuando la Universidad de Berkeley puso en marcha un proyecto encaminado a crear una codificación, legible mediante una computadora, de los instrumentos de descripción archivística, a través del empleo del standard generalized markup language (SGML), ‘lenguaje de marcado generalizado’.

En 1998 la Society of American Archivists publicó la versión 1.0 de la descripción archivística codificada, la cual fue traducida por la Fundación Histórica Tavera y publicada, en el año 2000, en dos volúmenes titulados Directrices de aplicación y Repertorio de etiquetas.

La versión actual data del año 2000, la cual, junto con la 1.0, están disponibles en el sitio de Internet de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. La segunda versión de la descripción archivística codificada fue modificada de manera que se consiguiese una total correspondencia con la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]).

Por otro lado, la encoded archival context (EAC), ‘contexto archivístico codificado’, permite codificar registros de autoridad en XML susceptibles de vincular con descripciones archivísticas codificadas. La EAC tuvo su origen en una reunión de un grupo internacional de archivistas celebrada en Toronto en 2001.

De manera análoga a la descripción archivística codificada y la norma internacional de descripción archivística, existe una correspondencia entre el contexto archivístico codificado y la norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos, relativos a instituciones, personas y familias (ISAAR [CPF]).

40 Ricardo Eito Brun, «Lenguajes de marcado y archivos digitales», El Profesional de la Información, noviembre-diciembre de 2005, vol. 14, núm. 6, p. 423, disponible en Internet: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2005/noviembre/4.pdf.

45

Finalmente, con respecto a las dos últimas normas descriptivas publicadas por el Consejo Internacional de Archivos, se puede decir que se encuentran en pleno desarrollo sus codificaciones informáticas: descripción archivística codificada para funciones (EAC-F) y descripción archivística codificada para instituciones que custodian fondos de archivo (EAC-IAH), cuya aplicación en nuestro país es inexistente (véanse los anexos 2 y 3).

2.4. Instrumentos

Los instrumentos de descripción son, sin lugar a dudas, de los temas que más polémica y controversia suscitan entre el gremio archivístico.

Los términos que se utilizan para designarlos son diversos, sin embargo, en esencia solo es una cuestión terminológica ya que en el fondo los objetivos que persiguen son parecidos.

A decir de Antonia Heredia, es indispensable «delimitar cada instrumento de descripción, fijar sus fines, señalar sus estructuras, las normas para su elaboración; en segundo lugar precisar de los que se dicen de una manera u otra viendo cuales responden al concepto que pretenden, haciendo una crítica archivística seria, y por último cuando se inicie la redacción de un inventario o de un catálogo, hacerlo con las exigencias requeridas para cada caso».41

La cita siguiente muestra de forma precisa la importancia que los instrumentos descriptivos tienen para la labor archivística:

En los archivos la información y el testimonio normalmente se sirven con el documento en su materialidad. Pero el documento en el depósito, en la estantería, en la caja, en la carpetilla no está patente y, aunque lo estuviera, sería de locura recorrer kilómetros de estanterías o, incluso, hectómetros o decámetros. Cuando la memoria individual del archivero no tiene capacidad para saber dónde está un documento, para resolver este problema, están los instrumentos de descripción que son prontuarios de representaciones accesibles, por reducidas, de conceptos y palabras, que reflejan la identidad y jerarquía establecida en las labores previas de organización con referencia a una signatura topográfica que lo sitúa en la estantería y la caja.42

Al respecto, Michel Duchein los consideró acertadamente como el sésamo de los tesoros desconocidos que duermen en los depósitos de archivos.

A continuación, se expondrán los diversos tipos de instrumentos que existen, cuyas diferencias radican en las agrupaciones documentales que tratan y en el grado de detalle con que son descritas, los principales son guía, inventario, catálogo e índice (instrumento auxiliar).

41 Antonia Heredia Herrera, op. cit., p. 21. 42 Manuel Romero Tallafigo, op. cit., p. 415.

46

2.4.1. Guía

Cuando un usuario requiere del acopio de información primaria para documentar una investigación, su visita al archivo se torna tarea obligada, sin embargo, para determinar si en tal o cual institución se alberga el material que se necesita, es indispensable que el interesado cuente con información que de manera general le permita formarse una idea de lo que ahí podrá encontrar, en qué proporción y en qué campos de acción podrá desarrollar su consulta.

Es precisamente en este caso, en donde la guía encuentra su razón de ser: en servir de hilo conductor al usuario, mediante información global y sucinta del conjunto documental contenido en el archivo.

Una guía está concebida para describir un fondo y sus secciones o solo una sección de un fondo en específico e incluso de las series que la componen, pero de ninguna manera deberá tratar más allá de esta agrupación documental.

Ante la diversidad de formas que puede adoptar este instrumento de descripción, Schellenberg le atribuye los siguientes objetivos:

Suministrar información genérica de todo un fondo, ya sea de uno o más depósitos, cuyo resultado deriva en una guía general.

Suministrar información específica de una sección o serie, lo que deriva en la denominada guía específica.

Clasificación compartida por teóricos como Heredia Herrera, Cruz Mundet, Romero Tallafigo, Manuel Vázquez, Alberto Tamayo, Pescador del Hoyo, Villanueva Bazán, entre otros.

Al respecto, la primera de estos autores puntualiza:

En una guía general será imprescindible centrar la información sobre el archivo o archivos en cuestión, creación, vicisitudes, edificio, dependencia, personal, servicios que presta; sobre la historia de la institución o instituciones, cuyos fondos se albergan en esos depósitos; enumeración ordenada de los fondos en general, de sus secciones, con indicación del volumen de unidades y fechas límite; modificación en los fondos por cesiones o compras; relación bibliográfica sobre el archivo y, sobre todo, relación completa de los instrumentos de descripción sobre dichos fondos.43

La guía general es concebida por el profesor Villanueva Bazán como un instrumento de consulta que da información global sobre todos los fondos o colecciones que guarda el archivo, se integra con los siguientes elementos:

1. Nombre del archivo y clave asignada (código de referencia). 2. Desarrollo histórico.

43 Antonia Heredia Herrera, Manual de instrumentos de descripción documental, Sevilla, Diputación Provincial de Sevilla, 1982, pp. 25 y 26.

47

3. Caracterización de cada uno de los grupos documentales que resguarda: Síntesis histórica del grupo y forma de ingreso al archivo. Asuntos o materias principales. Fechas extremas (se señalan las predominantes), así como los vacíos temporales

significativos. Volumen en metros lineales, cajas o en piezas documentales. Estado de organización y descripción. Estado de conservación. Restricciones de consulta (se especifican las causas).

4. Horarios y condiciones de consulta. 5. Servicios que ofrece el archivo. 6. Domicilio, teléfono y otras formas de comunicación. 7. Nombre(s) del(os) responsable(s) del archivo.44

Sobre las guías especiales, Heredia refiere:

Los datos sobre el archivo se reducen: se presta más atención a la historia de la institución productora de los documentos integrantes de una sección específica y de sus series, insistiendo en las funciones y actividades de aquélla que van a dar origen a las series documentales.

Se desciende hasta particularizar la génesis de los documentos, a su organización y a las notas peculiares de cada serie que informan al investigador sobre las noticias generales que puede encontrar en ellas…45

Asimismo, el autor mexicano establece que la guía específica es aquella que brinda información, de manera particular, sobre el contenido de un fondo o colección e incluye:

1. Clave del fondo o colección. 2. Nombre completo del grupo documental. 3. Historia administrativa o biografía de la entidad productora del archivo. 4. Resumen del contenido informativo del fondo o colección. 5. Forma de ingreso. 6. Nuevos ingresos. 7. Años extremos. 8. Volumen. 9. Características físicas. 10. Valoración, selección o eliminación. 11. Datos sobre la organización y descripción del material documental. 12. Condiciones de acceso. 13. Derechos de autor y normas sobre reproducción que regulan la utilización del fondo o colección.

44 Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, Puebla, Benemérita Universidad Autónoma de Puebla/México, Universidad Nacional Autónoma de México, 2000, pp. 90 y 91. 45 Antonia Heredia Herrera, Manual de instrumentos de descripción documental, pp. 26 y 27.

48

14. Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos. 15. Existencia de copias. 16. Observaciones.46

Asimismo, José Ramón Cruz Mundet identifica diferentes tipos de guías, como las que se describen a continuación.

El censo-guía se utiliza para informar acerca de un gran número de archivos como pueden ser los de un país o una región. Este instrumento proporciona información amplia tanto por el ámbito geográfico que abarca, como por la cantidad de aspectos que recoge.

La guía orgánica se caracteriza por reunir información de varios archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado, ya sea nacional o internacional. Los datos son sumarios, debido al amplio número de fondos que abarcan.

La guía de fuentes tiene por objeto recopilar datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a un área geográfica determinada.

La guía de archivo centra su atención en uno solo de ellos así posea uno o más fondos. La información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales.47

La norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivos (ISDIAH) está íntimamente relacionada con la guía, lo que hace suponer que vendrá a enriquecer la información referente a las instituciones que custodian documentos de archivo. En esta norma ya se encuentran elementos que se omitieron en la norma internacional de descripción archivística.

Es indispensable que la elaboración de este tipo de instrumento cuente con un diseño atractivo, además de una redacción clara y sencilla, que invite al usuario a conocer el archivo. En su difusión se pueden emplear diferentes soportes: papel (díptico, tríptico o en forma de libro), así como medios electrónicos (disco compacto y en línea), ya que contar con un sitio de Internet es un factor que contribuirá a la promoción del archivo.

Por otra parte, como consecuencia de la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se dieron a conocer los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración publica federal; los cuales dictan los criterios de organización y conservación que imperan en el manejo de la documentación custodiada en los archivos gubernamentales del ámbito federal.

En los Lineamientos se concibe a la guía simple como un esquema general de descripción de las características esenciales de las series documentales de los archivos (trámite, concentración e histórico) de la dependencia o entidad, conforme al cuadro general de clasificación archivística, y sus datos generales (dirección, teléfono, correo electrónico, así como nombre y cargo del

46 Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, pp. 91 y 92. 47 José Ramón Cruz Mundet, op. cit., pp. 273-274.

49

responsable). Para lo cual, el Archivo General de la Nación proporciona las pautas para su elaboración, contenidas en el Instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos.

Con la implementación de la guía simple se busca asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas que faciliten la recuperación y el intercambio institucional, de manera que se den los primeros pasos hacia la normalización.

Por tal motivo, se han establecido doce elementos de descripción, agrupados en dos áreas informativas (identificación y contexto).

Identificación:

Unidad administrativa. Área de procedencia de archivo. Nombre de responsable y cargo. Domicilio. Teléfono. Correo electrónico.

Contexto:

Unidad administrativa de procedencia Sección. Serie(s). Fecha(s). Volumen Ubicación física.

Estos elementos son los mínimos obligatorios, aunque se pueden añadir otros según el criterio o las necesidades descriptivas de cada archivo.

Como se ha podido advertir, en la estructura propuesta para la elaboración de la guía simple, ya se consideran las directrices incluidas en la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]), descrita con anterioridad.

50

2.4.2. Inventario

En un camino escalonado y ascendente, una vez

conocida la ciudad (archivo) el forastero tendrá interés

en conocer con más pormenores los barrios y las calles

(secciones y series) para terminar, ya lo veremos, en los

simples edificios (documentos). Para esto, hay que

redactar un instrumento de información en que,

persiguiendo los mismos fines de servir de orientación a

los consultantes, les dé más particular detalle de las

unidades intermedias, especialmente las series, pues ya

las secciones han podido ser objeto, como hemos visto,

de la atención de las guías.

Antonia Heredia Herrera 48

Cuando se escucha la palabra inventario, inmediatamente se piensa que se trata de una lista que enumera diversos elementos que forman parte de un conjunto y cuya utilidad estriba en darnos a conocer qué se tiene, cuánto se tiene, desde cuándo y en dónde se hallan dichas existencias.

Resulta evidente que contar con un instrumento de este tipo es necesario en cualquier tipo de institución, independientemente del giro o actividad a que se dedique.

El inventario, materia de este apartado, es el instrumento de descripción que permite el control, localización y consulta de los documentos de archivo, razón que le ha valido la denominación, por antonomasia, de instrumento primordial de cualquier fondo, debido a que refleja con fidelidad su estructura, motivo por el cual se constituye como una herramienta básica, sin la cual un archivo difícilmente podría operar correctamente.

Cruz Mundet menciona que se requiere de un instrumento que «ofrezca la posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una cantidad de información satisfactoria para los usuarios y, al mismo tiempo, con la sumariedad necesaria como para permitir la descripción uniforme de amplios grupos documentales»,49 cuyo «campo de acción será un fondo documental o una sección de archivo o de fondo».50

Vicenta Cortés Alonso señala que un inventario «debe explicar quién es el productor, cuáles eran sus atribuciones, las funciones que desempeñaba y las actividades con las que las llevaba a efecto, con lo cual, se sitúa la sección y la serie en el contexto de toda la institución a la que pertenece».51 Además, también concede a la serie el carácter de objeto de este instrumento descripción.

48 Citado por Vicenta Cortés Alonso, Manual de archivos municipales, Madrid, Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas, 1982, p. 108. 49 José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 276. 50 Antonia Heredia Herrera, Archivística general, teoría y práctica, p. 335. 51 Vicenta Cortés Alonso, op. cit., p. 110.

51

Gustavo Villanueva Bazán enuncia los propósitos del inventario:

Mostrar, a partir de las series documentales, la estructura, funciones y actividades de la institución o persona que generó la documentación.

Fungir como instrumento de control de la documentación y facilitar la consulta de la información que contiene.52

El inventario es el instrumento de descripción que más discrepancias genera en torno a su denominación, finalidad, utilidad, tipología, contenido, nivel de descripción, entre otros asuntos.

En cuanto a los tipos de inventario, José Ramón Cruz Mundet nos dice «en Francia distinguen: el repertorio numérico, el numérico detallado, el inventario sumario y el analítico; en Italia entre sumario y analítico; en España las actitudes van desde la de A. Matilla (esquemático, sumario, analítico y analítico de resúmenes) o la de Pescador (somero, descriptivo, analítico y mixto), hasta la de A. Heredia que los deja en un solo tipo».53

La mayoría de los autores mencionados coinciden en que la creación de un inventario pone en jaque la formación profesional del archivista interesado en la calidad de su trabajo.

Este instrumento permite conocer qué es lo que se tiene y cómo esta organizado, por un lado, e informar acerca de su contenido y localización, por el otro, de modo que ante cualquier petición se ofrezca siempre una respuesta pertinente y expedita.

En suma, el inventario describe las series documentales de un fondo, de acuerdo con el cuadro de clasificación, a la vez que posibilita la recuperación de la información, a través de la signatura que representa la ubicación de las unidades documentales disponibles en archiveros o anaqueles.

En el segundo de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal se define al inventario como el instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo.

En los Lineamientos se distinguen tres tipos de inventarios:

General, facilita la localización del acervo, en cualquiera de sus estadios, y muestra los volúmenes documentales que se encuentran en las unidades administrativas.

De transferencia, comprende las series o unidades documentales que serán objeto de una transferencia primaria o secundaria, según sea el caso.

De baja documental, incluye las series o unidades documentales cuya valoración ha determinado su eliminación.

52 Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, p. 92. 53 José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 276.

52

A continuación se enuncian los datos incluidos en los inventarios de varias dependencias y entidades de la administración pública federal:

1. Ubicación topográfica. 2. Número de caja. 3. Expediente.

Fórmula clasificadora. 4. Asunto

Breve descripción. 5. Número de fojas. 6. Periodo.

Fechas extremas. 7. Valoración.

Administrativo. Legal. Fiscal-contable.

8. Clasificación. Reservada. Confidencial.

9. Plazo de conservación (años). Trámite. Concentración.

10. Periodo adicional. Por solicitud de acceso. Por desclasificación.

11. Destino. Transferencia archivo de concentración. Archivo histórico. Baja.

12. Unidad administrativa. 13. Observaciones.

En el sexto de los Lineamientos se establece que la elaboración del inventario general requiere la coordinación del archivo de trámite, concentración e histórico de cada dependencia o entidad.54 Corresponde al titular del archivo de trámite la creación del inventario de transferencia primaria, así como al responsable del archivo de concentración la generación del inventario de transferencia secundaria y de baja documental.

Como puede advertirse, es manifiesto el interés por uniformar la conformación de los inventarios en los archivos de la administración pública federal.

Para Araceli Alday García el inventario es un instrumento que brinda «una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden del archivo, y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y, como fines

54 En los Lineamientos se estableció el 31 de diciembre de 2004 como fecha límite para la elaboración del inventario general, a partir del 1 de enero del año siguiente comenzó la creación del inventario general por expediente.

53

secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental».55 Asimismo, lo caracteriza como un instrumento interno, como una herramienta de trabajo para el archivista que le permite conocer las existencias y el contenido general, así como localizar el material, y, finalmente, como un instrumento de orientación para el usuario acerca del contenido del archivo.

La Directora del Sistema Nacional de Archivos distingue diferentes tipos de inventario: según el contenido informativo, tenemos analítico y somero. Según la unidad de descripción tenemos esquemático,56 de registro y analítico, según se trate de la serie, expediente y pieza documental, respectivamente. Según la finalidad, tenemos de trámite cuando el instrumento se ocupa de la documentación en etapa activa, de remisión cuando lo hace de la documentación que será enviada a un destinatario y topográfico cuando se describe un conjunto documental a partir de una signatura.

Para esta autora, todos los tipos de inventario deben contener elementos de carácter estructural (fondo, sección y serie), de localización (número de volumen [legajo o caja] y cantidad de expedientes que contiene) y de descripción (fechas extremas, asunto y observaciones).

Para Cruz Mundet, el inventario somero comprende un número mínimo de elementos que permiten el control de las existencias, su utilidad para la consulta es mínima, debido a que la información excesivamente genérica informa vagamente sobre la documentación que se puede encontrar en el archivo. Se considera el primer instrumento válido para la descripción de amplios volúmenes documentales.

Este tipo de inventario comprende los siguientes datos: volumen, nivel de descripción, título, fechas y signatura, los cuales deben complementarse con una breve reseña histórica de la entidad que dio origen al fondo.

El inventario analítico describe los expedientes y ofrece información suficiente para localizar la documentación, conocer su organización y facilitar su consulta.

Además de los datos comprendidos en el inventario somero, el analítico incluye resumen del alcance y del contenido, información sobre valoración, selección o eliminación, sistema de organización, condiciones de acceso, instrumentos de descripción y unidades de descripción relacionadas.

Gustavo Villanueva Bazán considera pertinente la inclusión de los siguientes datos en el inventario:

1. Clave del fondo o colección. 2. Nombre completo del grupo documental. 3. Historia administrativa o biografía de la entidad productora del archivo.

55 Araceli Alday García, Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo federal, México, Archivo General de la Nación, 2004, p. 60. 56 En franca oposición, Antonia Heredia menciona que «el “inventario esquemático” ni siquiera puede alcanzar la categoría para la designación de inventario en cuanto se queda corto en su entrada descriptiva, ya que no contiene los elementos que hemos indicado como mínimos para identificar una serie». Archivística general, teoría y práctica, p. 346.

54

4. Resumen del contenido informativo del fondo o colección. 5. Forma de ingreso. 6. Nuevos ingresos. 7. Años extremos de la documentación. 8. Volumen. 9. Características físicas. 10. Valoración, selección o eliminación. 11. Datos sobre la organización y descripción del material documental. 12. Condiciones de acceso. 13. Derecho de autor y normas sobre reproducción que regulan la utilización del fondo o colección. 14. Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos. 15. Existencia de copias. 16. Observaciones. 17. Años extremos de cada serie descrita. 18. Descripción o resumen del contenido de cada una de las series: asuntos recurrentes, tipos documentales, emisores y receptores, así como materias o asuntos. 19. Nombre de cada serie. 20. Ubicación topográfica: número(s) de caja, de expedientes y de folios.57

En los archivos administrativos, el inventario está sujeto a constantes modificaciones debido a que las series se mantienen abiertas, mientras que en los archivos históricos se opta por generar uno nuevo.

En suma, se puede decir que el inventario es el instrumento que permite al archivista controlar y localizar la documentación de forma rápida, así como proporcionar al usuario la información general que le permita determinar si la documentación le resulta de utilidad, de manera que el archivista funja como intermediario entre el fondo y el visitante del archivo.

2.4.3. Catálogo

Como ya se apuntó, cada instrumento de descripción resulta apropiado para un tipo de agrupación documental, de manera que los fondos y secciones son objeto de las guías, las series de los inventarios y, finalmente, los expedientes y piezas documentales de los catálogos.

Con respecto del catálogo, Cruz Mundet, refiere que «es el menos recomendable de todos los instrumentos de descripción, desde un punto de vista práctico y de servicio, a tenor de las necesidades descriptivas y de las carencias de medios materiales y humanos de la mayoría de los archivos».58

El estadounidense Theodor R. Schellenberg menciona que «la confección de un catálogo es la etapa final de la labor archivera, la más completa y la que necesita mayores y mejores conocimientos para ser realizada. Para efectuarla, no sólo se requiere incluir en ella los datos 57 Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, p. 93. 58 José Ramón Cruz Mundet, op. cit., p. 282.

55

imprescindibles… Sino que hay que hacer un resumen breve, pero bastante completo del contenido del documento, tarea ardua porque los límites de lo esencial y lo accesorio son a veces difíciles de discernir y, además, porque se presta a la redacción o elección subjetiva de las descripciones», además de que «cuando se tiene un conjunto de papeles que son de gran importancia y para los que una lista resulta un medio de información insuficiente, el catálogo es la obra a preparar».59

Resultan evidentes la utilidad y la complejidad del catálogo, por lo que se está en franco desacuerdo con quienes piensan que su elaboración prescinde de «una mayor preparación archivística pues, por lo general, se resume a ir fichando, pacientemente, unidad tras unidad»,60 o menosprecian su valor frente al inventario: «El inventario es, pues, un instrumento compuesto; el único medio que permite realizar la búsqueda en un archivo. Del todo inútil sería, por el contrario, un “catálogo” de documentos, entre otras cosas carente de sentido […], sin poner de relieve el aspecto fundamental, archivístico, de los documentos mismos, es decir, su interdependencia…».61

El catálogo es el instrumento que describe ordenada y profusamente los caracteres internos y externos de expedientes y piezas documentales (relacionados entre sí por su tipología, temática o institución) y cuyo tratamiento está supeditado al valor de los documentos y al interés de los usuarios. Su conveniencia debe ser objeto de análisis dado el costo que exige su realización.

La elaboración de un catálogo tiene como objetivo informar al usuario acerca del contenido y características de los documentos, así como facilitar su localización.

Debido a que el catálogo, a diferencia del inventario, omite mostrar la estructura del fondo, en la elección de los documentos por catalogar se considera:

Clase de documento (manuscritos, impresos, pergaminos, planos, fotografías, discursos sonoros, etcétera).

Tipo documental (del mismo o de distinto autor, cartas, informes, etcétera).

Contenido: fechas (cronológico, de distinto autor, tipo, clase), personas (onomástico, de distinto autor, tipo, clase), lugares (geográfico, de distinto autor, tipo, clase), acontecimientos y fenómenos (materias, de distinto autor, tipo, clase).62

Los elementos básicos de la ficha catalográfica son:

1. Número progresivo de la ficha. 2. Fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental. 3. Lugar de emisión del documento.

59 Citado por Vicenta Cortés Alonso, Archivos de España y América: materiales para un manual, Madrid, Universidad Complutense, 1979, pp. 55-56. 60 Vicenta Cortés Alonso, Manual de archivos municipales, p. 111. 61 Elio Lodolini, Archivística: principios y problemas, Madrid, Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas, 1993, pp. 213-214. 62 Vicenta Cortés Alonso, Manual de archivos municipales, pp. 111 y 113.

56

4. Tipo de documento. 5. Nombres de los personajes registrados en el documento, así como profesiones, oficios o cargos. 6. Asunto. 7. Observaciones: estado físico, firmas y elementos de autentificación, tradición documental y características extraordinarias. 8. Ubicación archivística: siglas del fondo, así como sección y serie. 9. Ubicación topográfica: unidad de instalación (número de caja, estante, etcétera), así como número de expediente, de documento y de fojas.63

Los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal establecen la elaboración de un catálogo de disposición documental, el cual consigna los valores, plazos de conservación, vigencia, clasificación (reserva o confidencialidad) y destino final de la documentación; por lo que, como puede advertirse, difiere totalmente de un catálogo propiamente dicho.

2.4.4. Índice

El índice es un instrumento auxiliar que permite al archivista recuperar la información contenida en la documentación de un fondo, por lo que carece de relación con las agrupaciones documentales, aunque en algunas ocasiones, sobre todo en el pasado, ocupó el lugar del inventario.

Existen otros instrumentos auxiliares como censos, registros y listas, sin embargo, solo se hará referencia al índice debido a que es el único instrumento de este tipo mencionado en las ponencias.

Se denomina indización a la elección de los términos que expresen apropiadamente el contenido de un documento y que resulten acordes con los vocablos empleados por los usuarios en sus búsquedas.

El índice, producto de la indización, consta de una serie de términos (nombres, lugares, temas, etcétera) procedentes del lenguaje natural utilizado en los documentos o de un lenguaje controlado como un tesauro.

Para Manuel Romero Tallafigo, la elaboración de un índice requiere que el archivista:

conozca bien los fondos que describe y la terminología que usan los mismos fondos que describe, lo cual sólo es posible después de haber hecho el inventario o, en su caso, el catálogo de los mismos. Todo ello conducirá a una selección de conceptos significativos al contenido real del documento. En todo el caso el archivero debe ponerse en lugar del futuro usuario del índice, el cual cuando seleccione un término debe encontrar en la

63 Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, pp. 93 y 94.

57

documentación ese término y no sentirse engañado, lo cual a la larga le quitará autoridad al índice y será un índice malo.64

La redacción de índices es un trabajo de síntesis y condensación que requiere de una labor intelectual considerable, como bien apunta María del Carmen Pescador: «su redacción entraña muchas dificultades. Solamente quien ha realizado esta tarea sabe las muchas dudas que le han surgido y las muchas horas que le ha llevado el resolverlas».65

Finalmente, el artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y los artículos 31 y 32 del reglamento, establecen la creación de índices de los expedientes clasificados como reservados que incluyan el rubro temático; nombre de la unidad administrativa que generó, obtuvo, adquirió, transformó o conserva la información; fecha de clasificación; fundamento legal; plazo de reserva; y, en su caso, las partes de los expedientes o documentos que se reservan; sin embargo, este instrumento difiere totalmente del índice descrito.

En suma, a través de la descripción, el archivista funge como intermediario entre los documentos y los usuarios, es decir, mediante el tratamiento descriptivo consigue que los fondos resulten accesibles a los visitantes del archivo.

La descripción archivística se realiza posteriormente a la organización del fondo, consiste en realizar una serie de actividades de carácter intelectual y práctico cuyo resultado son los instrumentos de descripción: guía, inventario y catálogo, los cuales se ocupan, respectivamente, del fondo y sección, de la serie, así como del expediente y pieza documental.

Por otra parte, la normalización tiene como fin uniformar las pautas para la descripción documental y facilitar el intercambio de información; en cuanto a la ISAD (G) se concluye que es aplicable en cualquier tipo de archivo, aunque la inclusión de los algunos elementos requiere de una investigación previa; asimismo, su carácter genérico pone de manifiesto la necesidad de contar con normas nacionales que la precisen.

64 Manuel Romero Tallafigo, op. cit., p. 431. 65 María del Carmen Pescador del Hoyo, El archivo: instrumentos de trabajo, Madrid, Norma, 1993, p. 66.

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3. ANÁLISIS DE LAS PONENCIAS EN MATERIA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Después de haber concluido la reseña de las reuniones y congresos organizados por el Archivo General de la Nación en los últimos treinta años, así como la caracterización de la descripción archivística y de los instrumentos de descripción, en este capítulo se realiza el análisis de las ponencias en materia de descripción archivística.

Para la selección de las ponencias se optó por incluir solamente aquellas dedicadas en su totalidad a algún tema relacionado con la descripción archivística.

Se excluyeron las presentaciones electrónicas debido a que el carácter sintético de las mismas imposibilita el análisis de las ideas expuestas.

Por este motivo quedaron fuera del análisis «El sistema de descripción documental basado en la norma ISAD-G», ponencia presentada por Benjamín Torres Bautista en la Reunión Nacional de Archivos 2004, en donde dio a conocer el sistema de descripción documental, aplicación informática basada en la ISAD (G) que facilita el cumplimiento de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal. En la misma reunión, Yolia Tortolero Cervantes presentó «Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias», comunicación en la que abordó los antecedentes y características de esta norma.

De igual manera, se excluyeron «El sistema de descripción documental, una herramienta para los archivos históricos de México», «Avance y perspectivas del censo guía de archivos iberoamericanos en México» y «Los hallazgos en el proceso de descripción del “indiferente virreinal” en el AGN», de Benjamín Torres Bautista, Yolia Tortolero Cervantes y Carlos Román García, respectivamente; ponencias presentadas en la Reunión Nacional de Archivos: Juárez en los Archivos de México.

Asimismo, resultó imposible conseguir el texto de «Guía general del Archivo Histórico del Distrito Federal», de Héctor Madrid Mulia, quien participó en la Reunión Anual del Sistema Nacional de Archivos.

A continuación se enumeran las ponencias finalmente seleccionadas.

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Año Ponente Procedencia Ponencia

1979 Cayetano Reyes Archivo General de la Nación

Historia de la descripción archivística mexicana.

1979 Ricardo Elizondo Archivo General del Estado de Nuevo León

Algunos problemas para la clasificación y catalogación de un archivo de notarios.

1981 Stella María González Cicero

Archivo General de la Nación

Desarrollo del inventario nacional de archivos municipales y parroquiales.

1982 Arturo Soberón y Jorge Álvarez


Procedimiento de procesos técnicos de identificación, clasificación, inventariado y catalogación de documentos.

1985 Reina Cruz Valdés, José Luis Aranda y Francisco Téllez.

Centro de Investigaciones Históricas y Sociales de la Universidad Autónoma de Puebla

Fuentes y documentos para la historia de Puebla: programa de rescate, inventario y catalogación de archivos

1988 Victoria San Vicente Tello


Avance en el establecimiento de normas para descripción de archivos.

1988 José Félix Alonso Gutiérrez del Olmo

Archivo Histórico de la Secretaría de Salud

Programa de descripción del archivo histórico de la Secretaría de Salud.

1988 José Luis Alanís Boyso Archivo Histórico del Estado de México

Guía general del Archivo Histórico del Estado de México.

1989 Ángel Quintana Sanabria, Mónica Vázquez, Melba Maya y Olimpia Cisneros

Archivo Histórico Municipal de Morelia

Programa de organización y descripción del Archivo Histórico Municipal de Morelia.

1990 Eutiquio Franco Huerta Archivo General de la Nación

Nuevas alternativas para la descripción documental: estudio de dos casos.

1990 Rosa Alicia Pérez Luque

Archivo Histórico de Guanajuato

Descripción del Archivo Histórico de Guanajuato.

1992 María del Pilar Pacheco Zamudio

Archivo General del Estado de Puebla

Guía general del Archivo General del Estado de Puebla: metodología para su elaboración.

1993 Victoria San Vicente Tello


Hacia una política nacional de descripción archivística: estado actual y perspectivas.

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Año Ponente Procedencia Ponencia

1993 Josefina Moguel Flores Centro de Estudios de Historia de México

La descripción y la difusión archivística de los fondos documentales de Condumex.

1995 Juan Joel Fuentes Martínez

Archivo Histórico del Estado de México.

Organización y descripción científica de los fondos fotográficos.

1995 Araceli Alday García Archivo General de la Nación

La norma ISAD (G): un caso práctico.

1995 Juan José Hernández López

Archivo Histórico del Estado de México

Metodología y aplicación de la norma ISAD (G) en el fondo Gobernación del Archivo Histórico del Estado de México.

1995 María Teresa Dorantes Archivo Histórico del Estado de México

La norma internacional general de descripción archivística y su aplicación en la organización archivística del Archivo Histórico del Estado de México.

1995 María Teresa Dorantes Archivo Histórico del Estado de México

Los instrumentos de descripción archivística y su aplicación en el Archivo Histórico del Estado de México.

1995 Miguel Ángel Muñoz Borrego

Archivo General de la Universidad Autónoma de Coahuila

Proyecto de aplicación de la norma internacional general de descripción archivística al Archivo General de la Universidad Autónoma de Coahuila.

1995 Adrián Agustín Zarate Santana


Apuntes sobre el método para la comprensión de la norma internacional general de descripción archivística.

1995 Lucía Hernández Colín y Luis Torres Monroy

Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México

La organización y descripción del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México.

1996 Alma Delia Cuevas Cabrera


Organización científica del acervo cartográfico del Archivo Histórico del Gobierno del Estado de México, de acuerdo con la norma internacional general de descripción archivística ISAD (G).

1998 Beatriz Concepción Adaya Carrillo

Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública

Instituto de Orientación Socialista: catálogo.

Antes de proceder al balance de las ponencias, a continuación, se presenta un breve perfil académico y laboral de algunos de los ponentes.

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3.1. Perfil e instituciones de procedencia de los ponentes

Cayetano Reyes. Nació el 7 de agosto de 1943 en Amatlán de los Reyes, Veracruz. Realizó estudios de licenciatura en Historia en la Universidad Veracruzana y de Etnología en la Escuela Nacional de Antropología e Historia. Cursó la maestría en Historia universal en el Centro de Estudios Históricos de El Colegio de México y en Etnohistoria en la Universidad Nacional Autónoma de México. Falleció en 2002, justo cuando estaba por obtener el grado de doctor en Antropología por la UNAM. Contaba, además, con conocimientos de paleografía, diplomática, archivonomía y lengua náhuatl.

En el momento de su participación en la III Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales, trabajaba en el Departamento de Paleografía y Archivonomía del Archivo General de la Nación.66

Ricardo Elizondo. Escritor y académico, nació en 1950 y es contador público por el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (1973), maestro en Humanidades por la Universidad de Monterrey (1994) y doctor en Historia por la Universidad Iberoamericana (2000).

Además de director del Archivo General del Estado de Nuevo León, se ha desempeñado como catedrático de la Escuela de Graduados en Administración y Dirección de Empresas del ITESM.67

Stella María González Cicero. Cuenta con estudios de doctorado en Historia por El Colegio de México. A finales de los años ochenta ocupó la dirección de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia, después fungió como directora del Archivo General de la Nación (2000-2003) y en la actualidad se desempeña como directora general de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A. C. Ha trabajado en diferentes archivos de la república y ha publicado acerca de archivos, bibliotecas y sobre historia de Yucatán.68

Arturo Soberón. Ha realizado estudios de licenciatura y maestría en Historia de México en la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad Nacional Autónoma de México, y de doctorado en Historia y en Etnohistoria en la Escuela Nacional de Antropología e Historia.

Se ha desempeñado como director del Centro de Información y Documentación de la Dirección General de Culturas Populares y como investigador en el Archivo General de la Nación, el Museo del Virreinato, la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y la Dirección de

66 Miguel J. Hernández, «In memorian Cayetano Reyes» [en línea], Relaciones: Revista de El Colegio de Michoacán, otoño de 2002, vol. 23, núm. 92, pp. 17-25, disponible en Internet: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/137/13709202.pdf. 67 «Ricardo Elizondo Elizondo» [en línea], en Wikipedia: la enciclopedia libre, San Francisco, Wikimedia Foundation, 2010, disponible en Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Ricardo_Elizondo_Elizondo. «Ricardo Elizondo Elizondo» [en línea], Egade: Escuela de Graduados en Administración y Dirección de Empresas, México Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, 2003, disponible en Internet: http://egade.itesm.mx/profesorado/adjuntos/elizondo_ricardo.htm. 68 Stella María González Cicero, «Los archivos históricos y la ley de transparencia y acceso a la información», Tiempo Universitario: Gaceta Histórica de la BUAP, mayo de 2009, vol. 12, núm. 7, p. [1].

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Estudios Históricos del Instituto Nacional de Antropología e Historia, donde actualmente funge como director.69

Jorge Álvarez Fuentes. Nació en la ciudad de México el 4 de julio de 1952. Cursó la licenciatura en Filosofía en la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad Nacional Autónoma de México.

En 1987 ingresó al servicio exterior mexicano, en la Secretaría de Relaciones Exteriores se ha desempeñado como Director General de Archivo, Biblioteca y Publicación (1983-1987); Secretario de la Comisión Mexicana de Cooperación con Centroamérica (1992-1995); Director General del Acervo Histórico Diplomático (1995-1998); y Director General de la Academia Diplomática del Instituto Matías Romero (1998-1999). Asimismo, ha trabajado en el Archivo General de la Nación.70

Reina Cruz Valdés. Historiadora-investigadora de tiempo completo en el Centro de Investigaciones Históricas y Sociales de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Ha participado en múltiples conferencias y proyectos de organización de archivos en la entidad.71

José Luis Aranda. Historiador-investigador de tiempo completo en el Centro de Investigaciones Históricas y Sociales de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.72

Francisco Téllez Guerrero. Profesor-investigador en el Centro de Investigaciones Históricas y Sociales de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, especializado en historia económica del estado de Puebla.73

Victoria San Vicente Tello. Cuenta con estudios de historia, ha participado activamente dentro del medio archivístico y ha trabajado en dos ocasiones en el Archivo General de la Nación. Entre sus publicaciones se encuentran: Guía general del AGN (coordinadora), «Les archives générales de la nation [m]exicaine: progrès dans l’élaboration de normes de description des archives», «La importancia de los archivos de imágenes en movimiento para la preservación de la cultura nacional» y «Las perspectivas en la organización de los archivos históricos nacionales», asimismo, participó en la descripción del Archivo Benito Juárez.74

69 Dr. Arturo Soberón Mora [en línea], México, Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, 2010, disponible en Internet: http://www.issste.gob.mx/www/programas/bicentenario/milconferencias/consejoasesor/ca_asm.pdf. 70 «Embajador Jorge Álvarez Fuentes, orador invitado» [en línea], Boletín Informativo de la Universidad de las Américas, 5 de julio de 2010, núm. 336, disponible en Internet: http://www.udlap.mx/udlahoy/6/noticia4.aspx. 71 Programa de actividades del segundo encuentro El Desarrollo de la Ciencia, la Tecnología y la Investigación, alrededor del Periodo de la Revolución Mexicana al México Contemporáneo: 1910 a 2000, celebrado en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, del 18 al 20 de noviembre de 2009, disponible en Internet: http://www.bicentenario2010.buap.mx/programa_nov19.html. 72 Relación de alumnos graduados en la maestría y doctorado en Historia, disponible en Internet: http://148.228.174.29/convocatoria/tesis.doc. 73 Proyecto Puebla: metrópoli de la cultura [en línea], Puebla, Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, 1995, http://www.oumpuebla.com.mx/foros/documents/METROPOLIDELACULTURA.pdf. 74 Resultados de la búsqueda en el catálogo colectivo de la red de bibliotecas de los archivos estatales de España, disponible en Internet: http://www.mcu.es/ccbae/es/consulta/resultados_busqueda.cmd. Catálogo del Archivo Benito Juárez [en línea], Oaxaca, Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca e Instituto Estatal de Educación Pública

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José Félix Alonso Gutiérrez del Olmo. Historiador, se ha desempeñado como Director General de Documentación y Análisis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.75

José Luis Alanís Boyso. Historiador y cronista del estado de México, ha ocupado diversos cargos dentro de la administración pública del estado de México, se ha desempeñado como asesor y colaborador en proyectos archivísticos, como docente de la carrera de Ciencias de la Documentación en la Facultad de Humanidades de la Universidad Autónoma del Estado de México y como conferencista. Además, ha escrito en diversas publicaciones sobre temas archivísticos.

Se desempeñó como Director del Archivo Histórico del Estado de México, actualmente, brinda charlas sobre temas históricos en el Instituto Mexiquense de Cultura.76

Ángel Quintana Sanabria. Licenciado en Etnología por la Escuela Nacional de Antropología e Historia. Actualmente cursa un posgrado en Antropología Social en la Universidad Iberoamericana. Cuando presentó su ponencia se desempeñaba como Jefe del Archivo Histórico Municipal de Morelia.77

Mónica Vázquez García. Historiadora, actualmente, se desempeña como investigadora en el Archivo Histórico Municipal de Morelia y como coordinadora del Museo de la Ciudad.78

Eutiquio Franco Huerta. Cuenta con estudios en Historia, ha colaborado en diversos proyectos dentro del Archivo General de la Nación, recientemente, formó parte del grupo que realizó la descripción del Archivo Benito Juárez.

Actualmente, se desempeña como delegado del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE) en el estado de Oaxaca, labor que combina con su actividad archivística.79

de Oaxaca/México, Archivo General de la Nación, 2005, disponible en Internet: http://www.ieepo.gob.mx/pdf/catalogo_beni.pdf. 75 Lucio Cabrera Acevedo, La Suprema Corte de Justicia de la Nación durante los años constitucionalistas (1917-1920) [en línea], México, Suprema Corte de Justicia de la Nación, 1995, disponible en Internet: http://www.bibliojuridica.org/libros/2/751/1.pdf. 76 José Luis Alanís Boyso, «Guía general del Archivo Histórico del Estado de México: un año de esfuerzo», en XII Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1989, p. 105. 77 Convocatoria al Segundo Coloquio Nacional de Estudiantes de Posgrados en Antropología Social, llevado a cabo del 17 al 19 de septiembre de 2008 en la Universidad Iberoamericana, disponible en Internet: http://www.uia.mx/actividades/publicaciones/iberoforum/4/pdf/convocatoria_2008.pdf. Tesis dirigidas por la Mtra. Laura Valladares de la Cruz, profesora investigadora de la Universidad Autónoma Metropolitana, disponible en Internet: http://solucionesculturales.com/simbolismoypoder/TesisLaura.html. 78 «Originales altares, preparatoria y profesional» [en línea], Elite: Revista de Cultura y Sociedad, diciembre de 2007, núm. 1458, disponible en Internet: http://www.revistaelite.com.mx/diciembre_07/muertec/index.html. 79 Arturo Merino, «El ISSSTE, de mal en peor; protestan trabajadores arrumbados en la clínica 209» [en línea], e-consulta, 25 de enero de 2008, disponible en Internet: http://www.e-consulta.com/index.php?option=com_content&task=view&id=8520&Itemid=81. Catálogo del Archivo Benito Juárez [en línea], Oaxaca, Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca e Instituto Estatal de Educación Pública de Oaxaca/México, Archivo General de la Nación, 2005, disponible en Internet: http://www.ieepo.gob.mx/pdf/catalogo_beni.pdf.

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Rosa Alicia Pérez Luque. Egresada de la licenciatura en Historia por la Universidad de Guanajuato, cursó la maestría y el doctorado en Historia de México en la Universidad Nacional Autónoma de México.

Desde 1986 ha sido profesora de la licenciatura en Historia de la Universidad de Guanajuato. Ha tomado diversos cursos relacionados con su área de especialización: paleografía, archivística e historia colonial de México y Guanajuato.

En 1990 y en 1994, respectivamente, la Agencia Española de Cooperación Internacional y el Ministerio de Relaciones Exteriores de España le otorgaron becas para realizar estancias de investigación en el Archivo de Indias en Sevilla, España.

En 1992 y 2000 recibió la Mención Nacional al Mérito Archivístico, distinción otorgada por el Archivo General de la Nación de México.80

María del Pilar Pacheco Zamudio. Cuenta con un posgrado en Historia y su actividad siempre ha girado en torno a los archivos. Desde 1992 hasta la fecha se ha desempeñado como directora del Archivo General del Gobierno del Estado de Puebla.81

Josefina Moguel Flores. Licenciada en Historia, Directora del Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México Condumex, cargo que ocupa hasta la fecha.82

Juan Joel Fuentes Martínez. Cursó estudios en Historia, en el momento de su participación se desempeñaba como jefe de la fototeca del Archivo Histórico del Estado de México.83

Araceli Alday García. Etnóloga egresada de la Escuela Nacional de Antropología e Historia. Entre 1998 y 1999 se desempeñó como Jefa de la Unidad Central de la Administración de Documentos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal, y entre 2002 y 2003 como Jefa del Departamento de Correspondencia y Archivo de la Oficina Técnica de Presidencia de la República.

En el Archivo General de la Nación fungió como Jefa Regional de la Zona Sur de la Dirección de Desarrollo de los Sistemas Estatales de Archivos (1985-1987) y como Jefa del Servicio de Orientación al Público y, posteriormente, como Jefa del Departamento de Control de Acervos de la Dirección del Archivo Histórico Central (1988-1995). Actualmente, se desempeña como Directora del Sistema Nacional de Archivos.

80 Rosa Alicia Pérez Luque: currículo vital abreviado, disponible en Internet: http://148.214.34.22/sitioug/espanol/campusgto/pdf/campus%20gto/1%20DCSyH/4%20Depto%20de%20Historia/2%20Rosa%20Alicia%20Perez%20Luque/RESUMEN%20RAPL.pdf. 81 Directorio del comité nacional del programa Memoria del Mundo de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, disponible en Internet: http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=6827&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html. 82 Josefina Moguel Flores, «La descripción y la difusión archivística de los fondos documentales de Condumex», en V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, México, Archivo General de la Nación, 1994, p. 43. 83 Juan Joel Fuentes Martínez, «Organización y descripción científica de los fondos fotográficos», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, p. 69.

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De 2000 a la fecha se ha desempeñado como profesora de la opción técnica Sistemas para el manejo de la información documental en el Colegio de Ciencias y Humanidades de la UNAM.

En 1994 recibió la Mención al Mérito Archivístico.84

Juan José Hernández López. Licenciado en Historia, se ha desempeñado como encargado del área de acervo documental del Archivo Histórico del Estado de México.85

María Teresa Gabina Dorantes Cacique. Cuenta con estudios en Antropología e Historia. Entre 1994 y 1999 se desempeñó como Directora del Archivo Histórico del Estado de México, actualmente funge como coordinadora de la Consejería Jurídica y de Servicios Legales del Gobierno del Distrito Federal.86

Miguel Ángel Muñoz Borrego. Investigador especializado en historia familiar, se desempeñó como jefe del Archivo General de la Universidad Autónoma de Coahuila, actualmente funge como coordinador del Archivo del Estado de Coahuila.87

Adrián Agustín Zarate Santana. Sociólogo de profesión, actualmente se desempeña como responsable del Fondo Reservado Bibliográfico del Instituto Mexiquense de Cultura en el Estado de México. Al momento de su participación, se desempeñaba como asesor de la Dirección del Archivo Histórico del Estado de México.88

Lucía Hernández Colín. Historiadora egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, en el momento de su participación prestaba sus servicios en el Archivo Histórico de dicha institución. Actualmente ocupa el cargo de profesional operativo en el Centro Archivístico Judicial de Lerma, estado de México.89

Luis Torres Monroy. Estudió la licenciatura en historia. Actualmente labora como personal académico en el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, en la sección de organización y descripción. Cuenta con una amplia experiencia laboral y ha escrito

84 Currículum vitae, presentado en la Cuarta Reunión de Archivos del Gobierno Federal, celebrada en 2009. 85 Juan José Hernández López, «Metodología y aplicación de la norma ISAD (G) en el fondo Gobernación del Archivo Histórico del Estado de México», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, México, 1996, p. 101. 86 Oficio CJSL/AMA/100/2005, 1 de febrero de 2005, disponible en Internet: http://www.iedf.org.mx/taip/mnormativo/circulares/2005/CIR-017-05.pdf. Boletín de prensa INFODF/CCS/029/2006, 7 de agosto de 2006, disponible en http://www.infodf.org.mx/iaipdf/boletines/070806.htm. 87 Sylvia Georgina Estrada, «Descubren el pasado en el tercer Congreso Binacional de Historia Familiar», Vanguardia, 14 de febrero de 2008, disponible en Internet: http://www.vanguardia.com.mx/diario/noticia/arte/vidayarte/descubren_el_pasado_en_el_tercer_congreso_binacional_de_historia_familiar/120520. 88 «La Biblioteca Central de Toluca, una alternativa del arte y la cultura», 3 de octubre de 2007, disponible en Internet: http://www.conaculta.gob.mx/estados/oct07/03_edo02.html. 89 Plantilla de la Dirección General del Centro de Documentación, Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, disponible en Internet: http://www2.scjn.gob.mx/transparencia/estructura/doctos/ap-direccioncompilacionleyes.pdf.

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numerosos artículos para la institución en que labora y para diversas publicaciones archivísticas.90

Alma Delia Cuevas Cabrera. Licenciada en Geografía, cuando presentó su ponencia colaboraba en el Archivo Histórico del Estado de México.91

Beatriz Concepción Adaya Carrillo. Licenciada en Historia por la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM, grado que obtuvo con el trabajo El Instituto de Orientación Socialista: catálogo histórico. 92

Como se puede apreciar, la mayoría de los ponentes mencionados cursaron estudios de historia, ya sea en el nivel de licenciatura o de posgrado. De igual manera, muchos de ellos, después de un breve paso por los archivos, continuaron su carrera en la administración pública o en la academia, en consecuencia, solo algunos continuaron dentro del ámbito archivístico.

En cuanto a las instituciones de procedencia, la mayoría de los ponentes proceden de archivos públicos de carácter histórico, principalmente del Archivo General de la Nación, así como de archivos estatales y universitarios y solo uno del ámbito privado.

3.2. Temas

Como resultado de la revisión de las ponencias se identificaron tres temáticas: teoría, normalización e instrumentos de descripción, en torno de las cuales se realizará el análisis.

3.2.1. Teoría

Los trabajos de los historiadores Cayetano Reyes y Victoria San Vicente Tello se ocupan de brindarnos un panorama del pasado y del presente, respectivamente, de la descripción archivística.

Cayetano Reyes esboza la evolución de la descripción archivística desde el siglo XVI hasta nuestros días, además de abordar el surgimiento de los archivos institucionales y la recuperación de la información.

De manera acertada, el autor caracteriza a la recuperación como un fin de la tarea descriptiva, establece la existencia de tres concepciones archivísticas de la recuperación: la tradicional que apuesta por la recuperación a través del principio de procedencia y de orden original, de manera que, al ser el historiador quien comúnmente consulta los archivos, basta con remitirlo solo a las series documentales; la contemporánea que plantea el uso de procedimientos bibliotecarios, tales 90 Publicaciones del Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, disponible en Internet: http://132.248.192.241/~iisue/www/seccion/archivo/index.php?lg=publicaciones.html. 91 Alma Delia Cuevas Cabrera, «Organización científica del acervo cartográfico del Archivo Histórico del Gobierno del Estado de México de acuerdo con la norma internacional general de descripción archivística ISAD (G)», ponencia presentada en el VIII Congreso Nacional de Archivos, celebrado en 1996. 92 Catálogo de fondos documentales, disponible en Internet: http://ceh.colmex.mx/cmch/Tesis-Web/Pdfs/CATALOGOS%20DE%20FONDOS%20DOCUMENTALES.pdf.

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como la agrupación de acuerdo con los temas tratados en los documentos; y la tendente a la recuperación automatizada.

Con respecto de la primera concepción, cabe mencionar que deja de lado la existencia de usuarios que requieren un mayor auxilio que el otorgado a los historiadores; en cuanto a la segunda, es necesario advertir sobre el riesgo de emplear la agrupación temática de la documentación archivística (representada por la existencia de ramos), debido a que resulta contraria a los principios de procedencia y de orden original.

Reyes menciona que, en general, la descripción ha incluido:

1. Fechas contenidas en el documento. 2. Institución de procedencia. 3. Tipo de documento: carta, mandamiento, solicitud o bien el título del expediente y los diversos tipos de documentos que contiene. 4. Dirección: grado académico, titulo nobiliario, nombre completo y cargo del personaje a quien está dirigido el documento. 5. Peticionario: directo o por apoderado, nombre, vecindad, oficio, título de nobleza y grado académico. 6. Lugar de emisión: ubicación de la autoridad, el peticionario o el sitio en donde se lleva el proceso. 7. Lugar de dirección: ubicación del individuo sobre el cual recae la acción. 8. Motivación o causalidad, petición o súplica y sus causas. 9. Participantes: títulos académicos, nobiliarios, nombre y cargo de la persona o institución que funge como consultor y su parecer de aceptación, confirmación o negación. 10. Tema(s). 11. Subtemas. 12. Mandamiento o la respuesta a la motivación. 13. Validación. Quién legaliza el acto: nombre completo, grado académico, nobiliario y cargo que ocupa, suscripción y signatura. 14. Tradición documental: original o copia. 15. Figuras: sellos, estampillas, dibujos, mapas, cuadros, etcétera. 16. Medidas del soporte. 17. Clasificación: tipo y codificación que facilite la recuperación de la información por materias y por onomásticos y toponímicos. 18. Lengua. 19. Estado de deterioro y conservación del documento. 20. Descriptores referentes a temas ecológicos, demográficos, sociales, económicos, políticos, culturales, lingüísticos, etcétera; necesarios para realizar los resúmenes indicativos. 21. Ubicación del documento: nombre del archivo, unidad, fondo, sección y serie; volumen, caja, libro, legajo; número de documento o expediente y cantidad de fojas. 22. Observaciones. 23. Persona que realizó la descripción. 24. Fecha en que se realizó la descripción.

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Como puede observarse, la lista anterior incluye elementos propios del análisis diplomático y otros previstos en la ISAD (G), lo que demuestra la actualidad de algunas prácticas archivísticas precedentes.

Con respecto de la presentación física de la descripción documental, el autor menciona que desde antaño se ha realizado en pliegos u hojas de papel de diversos tamaños, tarjetas y más recientemente por medios electrónicos.

En lo tocante al producto resultante de la descripción, los instrumentos, apunta que siempre han estado determinados por el número y función de los elementos incluidos.

Atribuye al índice la condición de antecedente de los instrumentos descriptivos, ya que se utilizaba para localizar el material documental, aunque su insuficiencia en el cumplimiento de esta función dio origen al inventario.

Para el autor, el inventario es un instrumento administrativo que registra el volumen del material, su cronología, estado de conservación y temas principales, se utiliza para definir el espacio físico (local o estantería), tener una idea del personal requerido, determinar las necesidades de inversión y presupuesto, así como para la propaganda y comercialización de la información.

Por su parte, la guía es un instrumento de consulta para el usuario y uno de control e información para el personal del archivo, ya que le permite el conocimiento de los fondos que lo componen, la mejora del servicio y la identificación de las necesidades de descripción. La guía debe ser completa y sinóptica, debido a que proporciona un conocimiento exhaustivo y breve de la documentación.

Finalmente, señala que por medio del catálogo se esclarece la constitución de la institución que generó el documento, sus funciones, ubicación y temporalidad, además de que ofrece una descripción casi total del contenido documental, por lo que resulta un instrumento primordial para la recuperación de la información, de hecho, el más completo y mejor acabado, en cuya realización se requiere de mayores y mejores conocimientos, puesto que al individualizar las piezas, proporciona el relieve de que han sido privadas en las etapas anteriores y les devuelve esa personalidad que como obra humana tienen, separadas del conjunto del que forman parte.

Con respecto de las opiniones de Cayetano Reyes, se considera que el inventario proporciona mucha más información que la señalada por este autor, además de que datos como el estado de conservación y los temas principales resultan totalmente ajenos a este instrumento, cuyos fines son de control, localización y consulta, por lo que resulta inexacto atribuirle propósitos administrativos o de propaganda y comercialización (si el autor quiso referirse a la difusión, dado que la información archivística nunca se comercializa, el instrumento apropiado es la guía).

Se considera impropio calificar a la guía como instrumento de consulta, dada la brevedad de su contenido, resulta más adecuado atribuirle funciones de información para el usuario y el archivista. Asimismo, resulta contradictorio considerar a la guía como exhaustiva y breve, cuando lo que se quiere decir es que describe de forma sucinta agrupaciones documentales mayores, como el fondo y las secciones.

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Con respecto del catálogo, resulta inadecuado considerar que su tarea es clarificar el entorno institucional de procedencia de los documentos, dado que, si bien puede mostrarlo, es materia de leyes, reglamentos internos, manuales de organización y procedimientos, entre otros documentos.

Por otro lado, acertadamente califica al catálogo como el instrumento más efectivo para la recuperación porque los datos que proporciona aportan al usuario una visión más clara del contenido real de los documentos. Para el archivista, el catálogo es el instrumento que le exige poner en juego sus habilidades intelectuales, de manera, que le permitan sustraer de los documentos lo verdaderamente esencial y relevante.

Con respecto del entorno presente y futuro de la descripción, Victoria San Vicente Tello, en su disertación sobre la implementación de una política nacional de descripción archivística, aborda la situación existente, caracterizada por la diversidad de propósitos y de métodos de la descripción (y de las tareas asociadas a ella) que se lleva a cabo en cada archivo. Comulga con las posiciones que califican a la descripción como una labor fundamental, de carácter intelectual y práctico, cuyos fines inmediatos se traducen en facilitar al archivista el control físico y en proporcionar al usuario una herramienta de localización y acceso que le permita establecer vinculaciones entre distintos acervos y niveles.

Asimismo, menciona los problemas conceptuales y prácticos que enfrenta la práctica archivística nacional:

Inexistencia de programas encaminados a identificar las prioridades de las instituciones archivísticas, de manera que se garantice el equilibrio entre el control y resguardo de los fondos y la mejora de las condiciones de consulta.

Falta de un plan de nacional de descripción que establezca bases homogéneas y duraderas, además de que adopte el principio de universalidad, el cual estipula la creación de descripciones que partan de lo general a lo particular.

Inexistencia de archivos organizados, situación muchas veces detectada durante la descripción y que se traduce en demoras y en la asignación de más recursos.

Falta de normatividad, aunque los avances en el ámbito internacional comienzan a permear en nuestro país.

Ante esta situación, propone un programa nacional descripción en el que, básicamente, se expresen:

Conceptos y terminología. Relación entre ordenación y descripción. Comprensión de los principios de procedencia, orden original y universalidad. Control del tratamiento de la documentación. Conciencia del uso social de la documentación.

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Esta propuesta se basa en un proyecto canadiense concebido para la creación de un sistema nacional de archivos que facilite la acumulación y el intercambio de información, proyecto que, a decir de la autora, es el que mejor se ajusta a nuestro sistema nacional de archivos.

Entre los beneficios que reportaría la ejecución del programa se encuentran la unificación y coordinación de formas de trabajo que traería consigo la existencia de un registro nacional de archivos, así como la utilización de pautas comunes que faciliten la descripción y permitan su intercambio. De igual forma, su implementación coadyuvaría con los trabajos de organización llevados a cabo por el sistema nacional de archivos.

Finalmente, al discutir si es viable la realización del programa, la autora manifiesta que la respuesta dependerá del ritmo y calidad de los trabajos llevados a cabo en los archivos históricos en los años subsecuentes, adicionalmente, hace las siguientes recomendaciones:

Priorizar la descripción de los acervos a nivel de grupo documental.

Desarrollar y emplear normas que sistematicen y homogenicen las tareas descriptivas.

Fijar la existencia de cinco niveles de ordenación en los archivos: repositorio, grupo documental, serie, expediente y documento.

Establecer siete niveles en la descripción: interinstitucional, repositorio, grupo temático, grupo documental, serie, expediente y documento.

Elaboración de instrumentos de consulta normalizados.

Conformación de grupos de trabajo que evalúen la factibilidad de instaurar el programa, la forma en que se llevará a cabo el intercambio de información entre los archivos, así como las normas para el tratamiento de información diferente de la textual.

Establecer un programa permanente en materia de descripción que permita el desarrollo, evaluación y publicación y distribución de normas y resultados.

Actualmente, comienza a disminuir el vacío normativo en materia de descripción archivística, tal como lo demuestra la inclusión de la ISAD (G) en la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación, lo que representa la adopción de la terminología; la aplicación de los principios de procedencia y de orden original en la organización archivística, así como el de universalidad en la descripción; la sistematización y homogenización de las prácticas descriptivas y la elaboración de instrumentos de descripción normalizados. Se considera que las bases están sentadas, sin embargo, la falta de personal especializado que aplique las directrices, ocasiona que los avances aún disten de ser satisfactorios.

Con respecto a las apreciaciones de la autora, se perciben algunas fallas conceptuales como la aplicación incorrecta del término ordenación al referirse a los niveles de clasificación documental: fondo, sección, serie, expediente y unidad documental.

Por otro lado, el establecimiento de los niveles de descripción denominados interinstitucional y de grupo temático, se torna excesivo y presto a confusión.

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Resulta digno de destacar que la autora presente este tipo de proyectos (aunque se basen en modelos ajenos), ya que denota un vivo interés por incorporar los enfoques y avances (existentes, en su momento, en otros países), que contribuyan al fortalecimiento y desarrollo de la profesión.

Finalmente, es preocupante que en treinta años solo se hayan presentado en los congresos y reuniones nacionales un par de ponencias que aborden de forma teórica el tema de la descripción, además de que ambas son autoría de profesionales que, si bien cuentan con una vasta experiencia archivística, proceden del campo de la historia.

Situación que muestra la dificultad, desde entonces, del gremio archivístico para hacer teoría, lo que redunda en la escasa presencia del archivista profesional en este tipo de encuentros académicos.

3.2.2. Normalización

En este apartado se analizarán las ponencias que abordaron la primera versión de la norma internacional general de descripción archivística (ISAD [G]).

En su intervención, María Teresa Dorantes señala que en la aplicación y difusión de la norma se revela el interés de grandes teóricos de la archivística por normalizar los archivos, proceso que ha comprendido desde la terminología hasta la descripción.

Comenta que el Plan Nacional de Desarrollo de 1995 incluyó a la ISAD (G), situación que facilitará su implementación en los archivos.

Sin embargo, de ninguna manera ha sido fácil la introducción de la norma, según expresa en su ponencia Adrián Agustín Zárate Santana, quien, además, propone que el archivista «tome conciencia de la necesidad de un conocimiento pleno del método, a fin de aplicar [la norma] adecuadamente»,93 pues existe en la comunidad archivística «una confusión de términos y de conocimiento».94 Aseveración derivada de los comentarios vertidos sobre la norma, los cuales denotan desconocimiento y desinterés, así como desencanto al pensar que se trataba de un manual para organizar archivos.

Al respecto, María Teresa Dorantes menciona que la aplicación de la norma ha resultado difícil «pues a pesar del desfase archivístico que se observa en nuestro país, al parecer no se desea reconocer que se trata de una disposición internacional analizada, aprobada y sancionada ante la comunidad archivística mundial».95

Para Zárate Santana la norma es una herramienta de «tipo metodológico», debido a que su empleo añade coherencia a las tareas descriptivas. Además de que «se está elaborando una 93 Adrián Agustín Zarate Santana, «Apuntes sobre el método para la comprensión de la norma internacional general de descripción archivística», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, p. 124. 94 Adrián Agustín Zarate Santana, op. cit., p. 123. 95 María Teresa Dorantes, «La norma internacional general de descripción archivística y su aplicación en la organización archivística del Archivo Histórico del Estado de México», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, p. 107.

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ciencia, ya que “la noción más laxa de la ciencia es aquella que le otorga el status de tal a partir del razonamiento sistemático y lógico”, en donde lo sistemático está asociado a una serie de pasos ordenados de acuerdo con un objetivo explicativo determinado». Dicho objetivo está considerado de manera implícita en la ISAD (G) y su carácter lógico radica en seguir una serie de pasos estructurados.96

El carácter científico también está representado por la intersubjetividad, ya que la norma es producto de un acuerdo entre sus creadores y el gremio archivístico.

Como se advierte, el autor considera a la descripción como una veta por explotar que le aportaría a la archivística los elementos que le hacen falta para adquirir el carácter de ciencia.

En la misma línea, Araceli Alday García apunta que los archivistas:

debemos adoptar la normalización como un instrumento para el desempeño de nuestras actividades en esta era de la información, pero sin caer en la premisa, hasta ahora generalmente aplicada, de mantener una noción de las normas más conductista que técnica. Esto es, los archivistas nos hemos interesado en las normas solamente porque éstas regulan el aspecto práctico de la profesión en vez de normar la faceta más técnica de nuestro trabajo.97

En lo tocante a la aplicación de la ISAD (G), Victoria San Vicente menciona, en su exposición sobre el avance en el establecimiento de normas para descripción de archivos, que las prácticas descriptivas efectuadas en el AGN han tenido un rezago con respecto de las realizadas en otros recintos archivísticos. Asimismo, informa que en el momento de su participación (1988), el AGN llevaba a cabo dos proyectos de descripción: el registro central de los grupos documentales y la elaboración de la guía general, este último coordinado por ella. Al respecto, Alday García comenta que con ambos proyectos (puestos en marcha desde 1987), el órgano rector de los archivos en el país inicia su proceso de normalización en materia descriptiva.

Esta autora menciona que para agilizar la consulta del registro central, se implementó una base de datos —denominada Argena, acrónimo de Archivo General de la Nación— con la información de los expedientes de todos los grupos documentales, los datos incluidos fueron los siguientes:98

1. Nombre del grupo documental. 2. Ingreso al AGN. 3. Programas e informes. 4. Procedencia institucional. 5. Volumen. 6. Periodo. 7. Soporte y tipología documental. 8. Organización.

96 Adrián Agustín Zarate Santana, op. cit., pp. 124 y 125. 97 Araceli Alday García, «La norma ISAD (G): un caso práctico», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, p. 92. 98 Cfr. Victoria San Vicente Tello, «Avance en el establecimiento de normas para descripción de archivos», en XII Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1989, p. 100.

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9. Descripción e instrumentos de consulta. 10. Descripción informativa. 11. Grupos documentales afines. 12. Restricciones a la consulta. 13. Disposición documental. 14. Reprografía. 15. Conservación. 16. Consulta anual. 17. Área de depósito.

Sobre este proyecto existen datos contradictorios, pues difiere la información proporcionada por ambas ponentes.

Como puede observarse, los elementos consignados en Argena anticipan, de alguna manera, a los incluidos en la ISAD (G), esto quizás se debe a que, como se apuntó anteriormente, San Vicente Tello (coordinadora de este proyecto) se encontraba al tanto de los acontecimientos internacionales en materia de archivos.

Posteriormente, Araceli Alday menciona que, con la publicación de la primera versión de la ISAD (G), se decidió adaptar la información contenida en el registro central, por lo que se elaboró un documento con orientaciones para la aplicación de la norma.

A su vez, Juan José Hernández López, en su trabajo titulado «Metodología y aplicación de la norma ISAD (G) en el fondo Gobernación del Archivo Histórico del Estado de México», menciona que este archivo tiene un interés muy particular por adoptar la metodología implícita en la norma, por lo que se han dado a la tarea de adecuar sus elementos a las características particulares del material documental. Asimismo, da a conocer que en 1994 su archivo inició la organización de la información contenida en soporte papel, conforme lo indica la norma.

Cabe señalar que la ISAD (G) de ninguna manera proporciona pautas para organizar la información del acervo, sino para describir el material documental. Hernández López menciona que bajo estas pautas se comenzó a elaborar el «inventario cardinal».

Al respecto, y aunque es parte de otro asunto, es necesario destacar que el ponente menciona que un fondo, una sección y una serie tienen el mismo nombre (Gobernación), situación ilógica y generadora de confusiones.

Hernández López culmina su participación con un exhorto a emplear la metodología y técnicas adecuadas en la organización y descripción de los archivos, a partir de los principios de procedencia y orden original, los cuales, según el autor, deben ser incorporados a la legislación archivística federal, estatal y municipal, con el propósito de contar con archivos bien organizados y descritos tal como lo indica la ISAD (G).

Actualmente, algunas legislaciones estatales consideran los principios de procedencia y de orden original, en el ámbito federal son objeto de los lineamientos, manuales e instructivos emitidos por el Archivo General de la Nación, en colaboración con el Instituto Federal de Acceso a la

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Información (IFAI)), con el propósito de cumplir con lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Por su parte, María Teresa Dorantes, también procedente del Archivo Histórico del Estado de México, apunta que, para la adopción de la norma en este archivo, se valieron de las experiencias de colegas archivistas de otras partes del mundo, por lo que se dieron a la tarea de estudiar casos de Inglaterra, Francia, Holanda, España e Italia; asimismo, subraya el retraso archivístico que México tiene con relación a otros países de América como Argentina, Costa Rica y Colombia (situación que perdura hasta el momento).

Dorantes nos dice: «La aplicación de la norma será paralela a la organización de los fondos».99 Esta aseveración es errónea, puesto que, como se ha venido señalando, primero se organiza y luego se describe, por lo que estas dos actividades en lugar de paralelas resultan subsecuentes; sin embargo, se sabe que por falta de recursos (situación común en un archivo) en ocasiones se realizan ambas tareas de manera simultánea. El resultado es un inventario provisional que, al término de la organización propiamente dicha, se sustituye por el inventario definitivo.

En las tareas descriptivas llevadas a cabo en este archivo, se reporta la aplicación de los 26 elementos que componen la norma, práctica también realizada en el Archivo General de la Universidad Autónoma de Coahuila, según informa en su ponencia Miguel Ángel Muñoz Borrego.

Para Dorantes, la aplicación de la ISAD (G) «representa una alternativa para organizar los archivos con menos recursos y tiempo, pero con mayor eficiencia y calidad archivísticas»100 y prosigue: «En cuanto a la organización de los archivos, la norma nos dice que debemos iniciarla por la guía. En el caso de los archivos mexicanos, considero no será una decisión adecuada para la administración de los ya diezmados recursos destinados a la archivística»,101 por lo que considera pertinente iniciar la descripción con el inventario, posteriormente con la guía y, por último, con el catálogo.

Al respecto, una vez más es necesario mencionar que la norma en modo alguno proporciona pautas para la organización. Por otro lado, la teoría dicta ciertos preceptos que en múltiples casos deben adecuarse a las condiciones imperantes en los archivos. Se debe tener presente que la teoría parte de la realidad, de los hechos observables, de las regularidades que uno encuentra, así como que una buena práctica se alimenta de los hallazgos teóricos. Actualmente, la práctica descrita por la ponente sigue siendo bastante común, ciertamente por las razones que apunta, sin embargo, el proceso de normalización debe ceñirse a los principios que lo fundamentan.

99 María Teresa Dorantes, op. cit., p. 108. 100 Ibídem. 101 María Teresa Dorantes, op. cit., pp. 108 y 109.

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Por último, se consideran muy interesantes las propuestas en las que María Teresa Dorantes sugiere que el Archivo General de la Nación:

Realice evaluaciones periódicas sobre la aplicación de la ISAD (G).

Celebre anualmente un seminario o encuentro académico sobre la materia que redunde en un verdadero desarrollo archivístico nacional.

Instituya un premio anual para los trabajos en la materia.

Ejerza su función de órgano rector y acelere la elaboración de una ley nacional de archivos en la que se planteen los lineamientos para la organización nacional de los archivos.

Obtenga presupuestos especiales para los archivos del país.102

Mediante las evaluaciones periódicas se identificarían las necesidades particulares de cada archivo, trabajo que proporcionaría información de utilidad para la elaboración de una hipotética norma nacional de descripción.

La celebración de una reunión anual permitiría a los profesionales, dedicados tanto al estudio como a la aplicación de la norma, intercambiar saberes, ideas y experiencias, cuyos resultados encontrarían reconocimiento mediante la obtención del premio mencionado por la autora.

Dado que aún sigue sin promulgarse una ley nacional, los archivos del gobierno federal han tenido que ceñirse a las pautas que, en materia descriptiva, proporcionan los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal.

La última propuesta queda fuera de las atribuciones del Archivo General de la Nación, institución que opera con un presupuesto insuficiente.

Por último, Alma Delia Cuevas, del Archivo Histórico del Estado de México, inicia su intervención con una reflexión sobre la importancia de los acervos cartográficos en el conocimiento de los cambios físicos y sociales de nuestro país.

Para la organización de estos fondos se tomaron en cuenta los cinco principios de la ciencia archivística: análisis, identificación, ordenación, clasificación y descripción, esta última se concretó en la realización de un inventario «cardinal» que incluyó tres elementos de la ISAD (G): signatura, fechas extremas y «descripción».

Como se advierte, es clara la confusión de la autora en cuanto a que los denominados principios son en realidad procesos archivísticos, además de que difícilmente se puede hablar de seguir la norma cuando ni siquiera se incluyen los seis elementos obligatorios.

102 María Teresa Dorantes, «Los instrumentos de descripción archivística y su aplicación en el Archivo Histórico del Estado de México», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, p. 110.

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En suma, todas las ponencias analizadas refieren formas similares de trabajo, sin existir grandes diferencias en la realización de las tareas previas y posteriores a la descripción y en el entendimiento y aplicación de la norma (salvo en el caso del Archivo Histórico del Estado de México).

Asimismo, la mayoría reconoce los beneficios que reporta la adopción de la ISAD (G) y describen las vicisitudes que han enfrentado.

Finalmente, las palabras de Daniel Pitti expresan claramente la importancia de la normalización en los archivos: «It doesn´t matter what you do in the privacy of your own repository. But if you´re going outside, please dress up in a standard».103

3.2.3. Instrumentos

El análisis presentado concluye con una serie de comentarios acerca de las ponencias que reseñan la elaboración de los instrumentos de descripción.

Guía

Los historiadores Arturo Soberón y Jorge Álvarez, en su ponencia denominada «Procedimiento de procesos técnicos de identificación, clasificación, inventariado y catalogación de documentos», mencionan que a través de la guía se proporciona al «investigador una visión general de los fondos existentes y su contenido»,104 además de que se satisfacen las necesidades permanentes de control y consulta.

Señalan que la guía es el producto de un proceso de análisis y de descripción sintética de los conjuntos documentales, realizado por personal capacitado, por lo que constituye el instrumento idóneo para ofrecer información completa, sinóptica, exhaustiva y breve de los fondos que se conservan en el acervo de una institución.

Finalmente, mencionan que si se ha optado por la elaboración de una guía, con anterioridad a la del catálogo, es por la constante incorporación de fondos que ingresan al Archivo General de la Nación y por la necesidad de satisfacer las demandas de información de los usuarios.

Al respecto, es necesario mencionar que las funciones propias de la guía son informar y difundir en lugar de responder a las necesidades de control y consulta, para las cuales resulta apropiada la elaboración de un instrumento intermedio como el inventario.

103 «No importa lo que hagan en la intimidad de su depósito, pero si van a salir vístanse con una norma» (traducción libre). Citado por Abelardo Santamaría Gallo, «Desarrollo de las normas españolas de descripción archivística (NEDA)» [en línea], ponencia presentada en la Jornada Técnica Desarrollo y Creación de las Nuevas Normas Internacionales de Descripción Archivística, celebrada en Madrid el 30 de mayo de 2007, disponible en Internet: http://www.mcu.es/archivos/docs/JT5_NEDA_text.pdf. 104 Arturo Soberón y Jorge Álvarez, «Procedimiento de procesos técnicos de identificación, clasificación, inventariado y catalogación de documentos», en VI Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales, México, Archivo General de la Nación, 1983, p. 11.

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Por su parte, Victoria San Vicente Tello menciona que en la elaboración de la guía general del AGN se consignaron ocho elementos (derivados del registro central de los grupos documentales, anteriormente mencionado):

1. Número y nombre del grupo documental. 2. Procedencia institucional. 3. Periodo. 4. Volumen. 5. Ordenación. 6. Instrumentos de consulta. 7. Descripción informativa. 8. Fuentes complementarias. 9. Restricciones de consulta.

Subraya que la guía fue concebida para promover los fondos, a gran escala, entre los usuarios potenciales del archivo y para que el personal que brinda el servicio cuente con información más amplia.

Como se puede advertir, en la lista anterior ya se perfila someramente la información histórica, reglamentaria y descriptiva que toda guía debe incluir.

Por su parte, Félix Alonso Gutiérrez da a conocer las acciones derivadas del programa de descripción del Archivo Histórico de la Secretaría de Salud, las cuales fueron realizadas por un equipo de nueve historiadores con experiencia archivística.

Se decidió realizar una descripción gradual de la documentación, primero de manera somera y después con mayor detalle. Precisamente, en la segunda etapa se consideró la confección de una guía que describiera pormenorizadamente el contenido del archivo, por lo que se dejaron atrás viejas prácticas consistentes en elaborar minuciosos catálogos y exhaustivos índices.

Al respecto, se advierte que el grupo de expertos en archivística dejó de lado el tercer nivel de descripción, correspondiente al catálogo, el cual describe de manera pormenorizada cada pieza o unidad documental; de igual manera, situaron erróneamente a la guía en un segundo nivel (correspondiente al inventario, al cual lo colocan en el primero). Asimismo, resulta contradictorio evitar la elaboración de catálogos minuciosos para realizar guías pormenorizadas.

Por otro lado, el ponente reseña la elaboración de una guía temática, relativa a los acervos de nueve instituciones participantes. La cédula utilizada fue propuesta por el Archivo General de la Nación y consignó los elementos mencionados en la ponencia de San Vicente Tello.

Cabe destacar la importancia de establecer modelos definidos de instrumentos de descripción.

José Luis Alanís Boyso, en su intervención titulada «Guía general del Archivo Histórico del Estado de México: un año de esfuerzo», subraya que la «importancia de la realización de este tipo de guías es elocuente y no necesita defensa […] a partir de su conclusión y publicación, será la llave maestra que abra un sinnúmero de posibilidades en el tiempo y el espacio».105 Asimismo, 105 José Luis Alanís Boyso, op. cit., p. 105.

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atribuye a este instrumento de descripción las funciones de planeación; inventario de recursos humanos, materiales y documentales; diversificación de los estudios históricos de la entidad; difusión de los propósitos, contenido y servicios del archivo; así como de contribuir a la mejora del servicio.

Al respecto, es preciso mencionar que las funciones atribuidas son, por lo menos, confusas, ya que la guía en modo alguno pretende servir como instrumento de planeación; tampoco funge como inventario de ningún tipo de recursos, a lo sumo, proporciona información sobre el personal del archivo y, claro está, sobre los fondos documentales; por último, resulta claro que las guías de archivo apoyan la investigación histórica, sin embargo, la elección de los temas depende de los intereses de los investigadores. Las últimas dos funciones son, sin lugar a dudas, las más características de las guías.

En el momento de su intervención, el ponente se encontraba en la elaboración de los capítulos introductorios de la guía, concernientes a la ubicación del archivo, servicios, información por correspondencia, medidas reglamentarias, organización e instrumentos generales de consulta. Asimismo, refiere que se han descrito dos ramos conforme a la normatividad establecida, sin precisar a cuál se refiere.

«¿Qué es una guía de archivos, para qué sirve?» Son las interrogantes con las que María del Pilar Pacheco Zamudio comienza su participación en el IV Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística para, posteriormente, relatar el proceso que siguió la elaboración de la guía general del Archivo General del Estado de Puebla. Comenta que se tomó como modelo técnico la guía general del Archivo General de la Nación, por considerar que contiene los rubros informativos que le permiten al investigador conocer de forma general el tipo y la calidad del grupo documental que desea consultar, por su presentación esquemática y, sobre todo, por contar con la asesoría del órgano rector de los archivos en México.

Por otro lado, refiere que el trabajo fue realizado por tres personas con experiencia en archivos y que invirtieron ocho meses en la redacción de la guía.

El proceso de elaboración consistió en realizar una breve investigación sobre la evolución de la administración pública en el estado de Puebla, así como de cada una de las instituciones que tienen documentación en el Archivo General del Estado de Puebla; elaborar un diagnóstico para identificar los grupos documentales, sus fechas extremas y su tratamiento; y realizar un muestreo de cada grupo para conocer sus tipos documentales. Posteriormente, se procedió a la descripción de cada uno de los grupos documentales, además de que se discutió la utilidad del material descrito en futuras investigaciones. Para finalizar, se seleccionó una muestra representativa de los documentos que ilustrarían la publicación y se procedió a la corrección, la cual estuvo en manos de la Dirección de Publicaciones del Archivo General de la Nación.

Como se puede notar, la elaboración de esta guía muestra mayor rigor teórico y metodológico, en comparación con los casos anteriores.

Por su parte, Lucía Hernández Colín y Luis Torres Monroy del Archivo Histórico de la UNAM, refieren que cuentan con una guía general y algunas particulares, en claro acuerdo con el

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principio de universalidad, en el sentido de que a una descripción detallada debe preceder una más general.

María Teresa Dorantes señala que, en el Archivo Histórico del Estado de México, la guía se elaboró con base en la ISAD (G), de hecho, es el instrumento de descripción que más elementos incorpora, el objetivo que persigue es orientar al usuario con respecto a los aspectos más importantes del archivo, establecer relaciones con otros fondos documentales y aportar bibliografía que facilite el conocimiento de los servicios que presta el archivo y la ubicación del fondo.

Con respecto a lo anterior, Dorantes olvida que una descripción (independientemente del instrumento) debe incluir, en primer lugar, los elementos obligatorios y posteriormente incorporar aquéllos que el archivista considere pertinente incluir, de ahí la flexibilidad de la norma.

Se puede advertir fácilmente la transformación que han sufrido las conceptualizaciones, metodología y práctica descriptivas a lo largo del tiempo.

En general, los ponentes conciben a este instrumento descriptivo como el adecuado para describir grandes grupos documentales, con excepción de José Félix Alonso, quien piensa, erróneamente, que es apropiado para describir de manera pormenorizada. Asimismo, Arturo Soberón y Jorge Álvarez señalan equivocadamente que los fines de la guía son facilitar el control y la consulta, cuando este instrumento tiene como propósito principal proporcionar una visión general de un archivo y de sus fondos.

Por otra parte, existe consenso en la importancia de generar distintos tipos de guías (generales, particulares, temáticas), adecuadas a las necesidades del archivo y a las características de los fondos.

También se aprecia la necesidad, manifiesta por los ponentes, de contar con directrices que orienten la labor descriptiva, de ahí la tendencia de adecuar sus guías a las pautas del Archivo General de la Nación.

Asimismo, la exposición de Pacheco Zamudio es un excelente ejemplo de trabajo profesional que nos da un panorama claro de lo que implica la realización de un instrumento de la magnitud de una guía general de archivos.

En las intervenciones posteriores a la aparición de la ISAD (G), como la de los ponentes de la UNAM, resulta clara la comprensión de la norma, caso contrario al de María Teresa Dorantes.

Inventario

Ricardo Elizondo cuenta en su intervención que el Archivo General del Estado de Nuevo León, ante la necesidad de contar con fuentes para un proyecto de investigación sobre la industrialización en el noreste de México, integró a su acervo 379 libros, de aproximadamente 350 fojas cada uno y comprendidos entre los años 1840 y 1920, que se encontraban en manos del Registro Público de la Propiedad.

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Tras una clasificación previa, se elaboró una lista en donde se asentaron los asuntos tratados por los documentos, para después asignar una clasificación definitiva y proceder a la elaboración del catálogo.

Como resultado de la lectura de cada escritura se obtuvieron los siguientes datos: tipo de escritura, número consecutivo, folio, notario respectivo y nombres de los implicados en el asunto. Con lo cual, a decir del autor, se elaboró «un catálogo de asuntos o negocios asentando bajo cada uno de ellos las escrituras respectivas con su localización dentro del archivo».106 La lista serviría, además, para dar a conocer los temas que pudieran encontrarse.

La descripción de este trabajo corresponde más a la de un inventario que a la de un catálogo, instrumento que incluye información mucho más detallada de los caracteres internos y externos del documento.

Sin embargo, destaca que el ponente, quien expresó su nulo conocimiento de la materia, respetó la organización de los legajos encontrados, aunque utilizó métodos bibliotecarios (asignación de temas) para la descripción del material.

Finalmente, en la relatoría (en donde participaron Cayetano Reyes, Leonor Correa, Félix Lucero, Stella González Cicero y el ponente) se sugirió considerar la experiencia bibliotecaria para aplicarla en los archivos, propuesta totalmente fuera de lugar, dadas las desastrosas consecuencias de la aplicación de principios bibliotecarios en la clasificación y ordenación de fondos documentales, cuando el empleo de técnicas bibliotecarias reporta su mayor utilidad en las tareas descriptivas, particularmente en la catalogación.

La historiadora Stella González Cicero informa que la realización del inventario nacional de archivos municipales y parroquiales forma parte de las acciones que se implementaron para subsanar las condiciones de abandono que reportó el diagnóstico obtenido por el Departamento del Registro Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación.

Los objetivos del inventario fueron: tener el control documental, prestar un servicio eficiente, promover y auxiliar a la investigación histórica regional; así como fortalecer la red de inventarios establecida por el Archivo General de la Nación con el fin de crear un banco de información nacional que permita el intercambio interinstitucional.

Con el propósito de homogeneizar la confección de los inventarios, el Departamento del Registro Nacional de Archivos consideró la inclusión de los siguientes datos: sección, serie, asunto, localidad, número de legajo, número de expediente, número de caja, periodo y condiciones físicas.

Esta ponencia resulta de gran importancia debido a que, por primera vez en el ámbito nacional, se especificaron los datos que deberían consignarse en un inventario, se reconoció la necesidad del intercambio de información interinstitucional y se confirmó la relevancia que comportan estos trabajos para la investigación histórica. 106 Ricardo Elizondo Elizondo, «Algunos problemas para la clasificación y catalogación de un archivo de notarios», en III Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales, México, Archivo General de la Nación, 1980, p. 156.

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Arturo Soberón y Jorge Álvarez afirman que el inventario

es quizás la práctica más arraigada dentro del trabajo documental. Su importancia estriba en que constituye una tarea con repercusiones tanto internas como externas. El inventariado archivístico consiste en el registro minucioso, claro y preciso de los materiales que componen una unidad documental, en el cual se consignan todas aquellas referencias que permiten un mejor manejo y uso de los documentos. El inventario —en tanto que instrumento de control interno y consulta externa—debe reflejar la estructura que la ordenación de los documentos guarda con respecto al contenido de los mismos.107

Por lo que instan a la mejora constante de su estructura, de manera que consignen los datos suficientes y necesarios, además de que den cuenta de la cantidad y cualidades del material documental.

Una vez más, los autores confunden los atributos característicos del catálogo con los del inventario, lo que demuestra el desconocimiento de la finalidad de cada uno.

Por su parte, Gutiérrez del Olmo menciona que, en la primera etapa del proyecto de descripción del Archivo Histórico de la Secretaría de Salud, se emprendió la realización de un inventario de las series con el que se cubrirían las necesidades de consulta y control. Para esto, se eligió como unidad de descripción el legajo o el libro y una estructura que homogenizara la presentación de los datos de carácter estructural (nombre del fondo, sección y serie), de localización (número de legajo y cantidad de expediente) y de descripción (fechas límite, síntesis del asunto, observaciones generales y fojas).

Al respecto, es preciso mencionar que cuando se parte de la serie documental, se analiza un conjunto de expedientes (legajos o libros en su caso) que tratan un mismo asunto, con respecto de los elementos consignados, se considera que son los básicos que todo inventario debe contener.

Por su parte, Eutiquio Franco Huerta refiere que, con la finalidad de garantizar un fácil acceso a los documentos, en el Archivo General de la Nación se creó un par de machotes de inventario para los grupos documentales Criminales y Matrimonios (ambos con características diferentes), con el objetivo de confrontar ambos casos y precisar los grados de dificultad presentados en cada uno.

Para garantizar una alta confiabilidad en la información y en la uniformidad del trabajo, previamente se realizaron las siguientes actividades:

Combinación de los intereses institucionales con las necesidades del usuario.

Estructuración de un análisis global de la información, con el fin de obtener los puntos por considerar en el trabajo descriptivo.

Análisis de la estructura de los expedientes para identificar las áreas en donde se encuentran las constantes de la información.

107 Arturo Soberón y Jorge Álvarez, op. cit., p. 13.

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Selección de los grupos documentales informativamente homogéneos.

El machote estaba conformado por un encabezamiento (nombre de la institución, área que realiza el trabajo y nombre del grupo documental) y las siguientes columnas: número, volumen, expediente, folio, año, lugar, asunto y observaciones.

Además, se incluyeron datos concernientes al tipo de asunto tratado en cada grupo documental, en el primer caso se agregaron delito, afectado, acusado y resolución; en el segundo, nombre, raza o casta y edad de los contrayentes, así como nombre y ocupación de los testigos, en ambos casos se pretendió proporcionar información acorde a las necesidades de investigación del usuario.

Al respecto, se sabe que la inclusión de datos específicos, acordes con cada grupo documental, si bien facilita la consulta de la documentación, se contrapone al empleo de las normas de descripción archivística que existen en la actualidad. Por otra parte, resultaría imposible generar un tipo de inventario para cada fondo cuando muchos archivos tienen decenas de ellos.

Lucía Hernández Colín y Luis Torres Monroy, del AHUNAM, refieren que en este archivo se han realizado inventarios únicamente de algunos fondos, debido a que, por su naturaleza, el acervo requiere una descripción más precisa, los primeros de estos inventarios tomaron como unidad de descripción al expediente en lugar de la serie.

María Teresa Dorantes denomina «inventario cardinal» al que proporciona información dinámica y sienta las bases para elaborar los instrumentos de descripción específicos de cada serie documental. Asimismo, lo califica como el medio fundamental para auxiliar a los usuarios debido a los datos que consigna, aunque requiere de índices para acceder a la información que contiene.

Además de que la utilización de adjetivos como «cardinal» resulta innecesaria, la ponente contraria la homogenización terminológica por la que constantemente apuesta en sus exposiciones. Tampoco resulta apropiado considerar al inventario como medio fundamental de consulta, atribución del catálogo.

Asimismo, resultan confusos sus señalamientos con respecto a que el inventario es la base para futuros instrumentos de descripción, en verdad es difícil saber a qué se refiere.

En la ponencia «Organización y descripción científica de los fondos fotográficos», Juan Joel Fuentes Martínez aborda la elaboración del inventario de la serie Obras públicas del fondo Municipios del estado de México, perteneciente a la fototeca del Archivo Histórico del Estado de México.

El inventario incluyó los siguientes datos: localización, número de fotografías, fechas extremas y una relación de los temas comprendidos en la serie. De esta manera, según palabras del autor, el inventario adquirió la doble función de facilitar la localización y el control, así como de orientar al usuario.

Se considera que los datos mencionados son insuficientes en comparación con los elementos obligatorios señalados en la ISAD (G), ya que los ponentes del AHEM mencionan que las

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descripciones que han realizado están basadas en la norma. Sin embargo, los elementos que se incluyen en el inventario pueden cumplir, de alguna manera, con las funciones atribuidas.

Como puede observarse, en general, al inventario se le atribuyen las funciones de control y consulta, además del carácter de herramienta indispensable para la realización de las actividades archivísticas.

Catálogo

Arturo Soberón y Jorge Álvarez califican al catálogo como el proceso más acabado de los archivos históricos que, además, cumple con tareas de control y consulta, a este respecto es necesario mencionar que la primera de estas funciones corresponde al inventario.

Asimismo, coinciden en que la catalogación consiste en la correcta descripción e indicación de los contenidos materiales que integran una totalidad y arroja como productos acabados a los instrumentos de consulta. Al respecto, cabe aclarar que la catalogación solo da como resultado al catálogo, por lo que de ninguna manera da origen a más instrumentos de consulta, como erróneamente apuntan los autores.

Por su parte, Eutiquio Franco Huerta menciona que cuando se habla de describir en archivos, regularmente entra la compulsión de hacer catálogos, propósito que obedece a dos razones: la inercia de la tradición descriptiva y la falta de preparación técnica, debido a que «cuando uno revisa la existencia de instrumentos de acceso a los archivos, con la intención de tomar un modelo como ejemplo, es normal que se encuentren catálogos, a veces llamados índices o, en algunos, guías, según la particular visión de quien los elaboró; siendo ésta, la única referencia no hay más alternativa que seguir esa ruta».108

Señala además que falta por determinar la cantidad de información que debe incluir un catálogo, ya que, en ocasiones, quien lo elabora siente que su descripción fue insuficiente y entonces lo rebautiza como guía o índice, según el grado de desviación de la teoría archivística en que se encuentre. Asimismo, se pronuncia en contra de quienes consideran que el catálogo debe sustituir al documento.

Reporta que al revisar diversos catálogos publicados (con la idea de entender la técnica empleada), encontró que únicamente existe homogeneidad en la extracción de la información referencial, ya que, en lo tocante al asunto específico, el resultado es anárquico.

El ponente del Archivo General de la Nación, con sus comentarios, reprueba las prácticas que su institución ha llevado a cabo a través del tiempo, pues, precisamente, este organismo ha dictado las pautas que, en materia de descripción, han seguido los archivos.

En la ponencia «Descripción del Archivo Histórico de Guanajuato», Rosa Alicia Pérez Luque hace referencia a los innumerables problemas que ha enfrentado esta recinto archivístico, debido a que desde su fundación en 1954 ha sido organizado con criterios erróneos: desintegración de 108 Eutiquio Franco Huerta, «Nuevas alternativas para la descripción documental: estudio de dos casos», en II Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, México, Archivo General de la Nación, 1991, p. 23.

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legajos para ordenarlos en forma temática, creación incesante y continua de nuevos ramos, así como falta de planeación para la elaboración de los instrumentos de consulta, con respecto a este último punto, indica que los trabajos de descripción en el archivo se iniciaron con el catálogo.

Al respecto expresa que «en lugar de iniciar la descripción, desde lo general a lo particular, se siguió en el camino inverso: de lo particular a lo general, es decir, pasamos a la descripción antes de terminar con la ordenación de los materiales».109 Afirmación errónea, puesto que describir de lo general a lo particular quiere decir que se debe comenzar por la descripción de la agrupación más amplia, es decir, el fondo.

Añade que se buscó resarcir el orden original y seguir el principio de procedencia mediante el manejo de la información de los instrumentos de consulta, asimismo, se implementó una base de datos para agilizar la consulta de los instrumentos de descripción, ello requirió del trabajo interdisciplinario encaminado a unificar criterios de acceso y recuperación de la información, mediante la identificación de conceptos y áreas de interés para quien consulte los catálogos e índices.

Hernández Colín y Torres Monroy refieren que en el Archivo Histórico de la UNAM la producción de catálogos es mayor que la de inventarios, a pesar de que la realización de los primeros requiere de mayores recursos, problema que subsanan con la ayuda de tesistas, prestadores de servicio social y estudiantes de Historia de la propia universidad y de otras instituciones.

Las ponencias anteriores son una clara muestra de los equívocos conceptuales en torno a la naturaleza y fines del catálogo.

Asimismo, resulta sumamente confusa la afirmación de aplicar el principio de procedencia en los instrumentos de descripción, dado que resulta difícil imaginar cómo se puede utilizar un principio de organización archivística en la descripción de los documentos, además de que es precisamente el cuadro de clasificación el encargado de mostrar la estructura de un archivo en apego al principio de procedencia.

Para María Teresa Dorantes el catálogo es el instrumento que se ocupa del último nivel de agrupación (expediente y pieza documental) y contiene información detallada, sintética y precisa.

Beatriz Concepción Adaya Carrillo presentó en el X Congreso Nacional de Archivos la ponencia «El Instituto de Orientación Socialista: catálogo», en donde define al catálogo como un instrumento de referencia que describe unidades documentales relacionadas de manera temática, cronológica, etcétera, con el fin de proporcionar información sobre una materia en particular.

A continuación detalla la estructura del catálogo de la sección Instituto de Orientación Socialista del fondo SEP, localizado en el Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública. Al catálogo propiamente dicho antecede una exposición de la historia del archivo y del Instituto de Orientación Socialista, así como de la reforma del artículo tercero constitucional que instauró la educación socialista en México. 109 Rosa Alicia Pérez Luque, «Descripción del Archivo Histórico de Guanajuato», en II Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, México, Archivo General de la Nación, 1991, p. 46.

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Se realizó la catalogación de un total de 1292 expedientes con documentación de 1930 a 1937. La ficha catalográfica incluyó los siguientes elementos:

1. Número de entrada, correspondiente al de la ficha y al del documento. 2. Remitente. 3. Destinatario. 4. Tipo de documento y serie. 5. Lugar de expedición del documento. 6. Fecha. 7. Síntesis del contenido del documento. 8. Observaciones, tales como estado físico y existencia de fotografías, folletos, entre otros materiales. 9. Clasificación (número de caja, de expediente y de folio).

La última parte del catálogo está conformada por tres índices: topográfico, onomástico y temático.

En síntesis, existe el consenso entre los ponentes sobre considerar al catálogo como el instrumento de descripción más completo y que su elaboración requiere de la participación de personal calificado; situación un tanto contradictoria si se considera que en alguna de las ponencias se menciona la colaboración de prestadores de servicio social, practicantes y tesistas de la carrera de Historia, quienes en su mayoría carecen de experiencia y conocimientos en archivos. Además, se aprecia una compulsión por comenzar a catalogar sin haber emprendido la elaboración de instrumentos como guías e inventarios.

Índice

Ricardo Elizondo refiere que en el Archivo General del Estado de Nuevo León se encontraba en proceso la elaboración de un índice alfabético de nombres, complementario del catálogo de asuntos o negocios notariales. Al respecto, se considera que, en este caso, resultaba indispensable contar con índices debido a la naturaleza de los fondos, además de que se debió analizar la elaboración de uno temático.

En la ponencia de Ángel Quintana Sanabria, Mónica Vázquez, Melba Maya y Olimpia Cisneros, personal del Archivo Histórico Municipal de Morelia, se exponen las vicisitudes enfrentadas al llevar a cabo un programa de organización y descripción, con respecto de la descripción, se basaron en la experiencia obtenida durante la realización del inventario del Archivo Municipal de Senguio, Michoacán y en bibliografía especializada. Mencionan que el primer documento que hace referencia a una parte del acervo es el titulado Índices documentales: Archivo del Ayuntamiento de Morelia (1760-1769).

Para María Teresa Dorantes el índice es el auxiliar descriptivo indispensable que complementa a la guía, al inventario y al catálogo; su elaboración responde a diferentes criterios, así como a las necesidades y características de los fondos; se dividen en onomásticos, geográficos, alfabéticos,

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etcétera, «de acuerdo con las estructuras funcionales del organismo o de la persona que haya generado los fondos documentales».110

Por su parte, el equipo de investigadores conformado por Reina Cruz Valdez, José Luis Aranda y Francisco Téllez refiere la experiencia que para ellos significó participar en el proyecto Fuentes y documentos para la historia de Puebla: programa de rescate, inventario y catalogación de archivos, el cual constó de dos fases: la primera consistió en la evaluación e inventario de los archivos históricos, en su mayoría de la capital poblana, en la segunda, se trabajaron los archivos de la periferia de Puebla, así como los privados.

Destaca el programa piloto llevado a cabo en el archivo municipal de Atlixco, en materia descriptiva dicho programa se concretó en la realización del inventario, la indización y la catalogación. En su ponencia, los investigadores omiten describir la conformación de los instrumentos aplicados, solo indican que el catálogo incluyó 25000 encabezamientos agrupados en ramos (gobierno, hacienda, justicia y registro civil), fácilmente consultables mediante índices analítico, cronológico, onomástico y toponímico, elaborados por investigadores de carrera, estudiantes de diversas disciplinas y otros colaboradores.

En la actualidad, si bien el uso de bases de datos ha vuelto un tanto obsoleta la confección de índices, todavía resulta necesaria la inclusión, en los instrumentos de descripción, de palabras clave que indiquen al usuario, de forma directa y breve, los temas tratados en una agrupación documental.

Por su parte, Josefina Moguel Flores señala que, en materia de descripción, el archivo histórico del Centro de Estudios de Historia de México Condumex tiene como propósito «organizar el material documental […] por medio de una catalogación, de acuerdo con el sistema más adecuado al volumen, índole y demás peculiaridades del acervo adquirido».111 El archivo histórico está compuesto por diferentes colecciones, en su mayoría adquiridas a particulares, que se convirtieron en fondos y se identificaron mediante números romanos.

El inventario de los fondos recién adquiridos consta de los siguientes elementos: número de adquisición (en romano); indicación de montaje o depuración; número de documentos que lo conforman; número de carpetas; mención de duplicación y de foliación; existencia de encabezados, síntesis, índice (ya sea particular o que forma parte de otro más general), guía o catalogo publicados; datos generales sobre el título de la colección; época; presencia de fotografías, recortes de periódico y manuscritos; observaciones; fecha de adquisición; y, por último, valor monetario.

Posteriormente, el fondo se organiza y se clasifica, además se elabora una ficha de clasificación de cada uno de los documentos que lo integran.

Las guías y catálogos están conformados por fichas catalográficas que describen detalladamente cada uno de los documentos y piezas de los acervos, asimismo, cada fondo cuenta con índices (onomástico, geográfico y temático).

110 María Teresa Dorantes, op. cit., p. 115. 111 Josefina Moguel Flores, op. cit., p. 43.

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La ficha descriptiva incluye elementos de localización internos como fondo, carpeta, legajo (y número de documentos que lo integran), tipo de documento, fojas, lugar y fecha, a quien va dirigido, quien lo firma y el asunto de cada documento.

La descripción documental retoma el orden de los fondos o colecciones especiales y la cronología de los documentos, parte de lo general a lo particular y está contenida en guía y catálogos.

Moguel Flores señala que tanto las guías como los catálogos constituyen el vínculo con el contenido de la documentación descrita, a la vez que sirven para ubicar, conocer, controlar y localizar las colecciones; asimismo, destaca la necesidad de contar con una identificación entre los usuarios y los instrumentos, dada la relevancia de estos últimos en la difusión archivística.

Las tareas descritas han sido realizadas, básicamente, por tesistas o prestadores de servicio social procedentes de alguna licenciatura en Historia.

Se optó por dejar al final esta ponencia debido a las características que presenta. Cómo se puede apreciar, la ponente manifiesta abiertamente el empleo de principios bibliotecarios tales como catalogar antes de organizar. Otra particularidad es la de asignar a los fondos un número romano en lugar de asentar el nombre del productor del documento.

El inventario descrito está más bien destinado a registrar la historia documental del acervo, asimismo, Moguel Flores omite mencionar en donde estriba la diferencia entre la guía y el catálogo pues, según apunta, en ambos se consignan los mismos elementos y cumplen la misma finalidad.

La atribución a la guía y el catálogo de los propósitos de ubicar, conocer, controlar y localizar, revela confusión por parte de la ponente, además, la existencia de tantos instrumentos de descripción, en ocasiones, se torna excesiva.

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CONCLUSIONES

La existencia de un órgano rector de la actividad archivística nacional es una aspiración que se remonta, por lo menos, a 1969, año de la creación del Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo, entidad que puso de manifiesto la necesidad de contar con dicho órgano, sin embargo, hasta la fecha, el Archivo General de la Nación poco ha podido avanzar en el cumplimiento de esta atribución. Así lo demuestra, por ejemplo, que la publicación de unas directrices como los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal haya tenido que esperar a la aparición de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, con lo que el desarrollo de la archivística se supeditó al acceso a la información gubernamental.

Las reuniones del sistema nacional de archivos, celebradas en los años ochenta, se caracterizaron por el interés en intercambiar conocimientos y experiencias en torno a problemas comunes. En la década de los noventa, los congresos nacionales de archivos tuvieron como rasgos característicos una participación y asistencia mayores que en las reuniones, debido a la inclusión de ponentes y público ajenos al sistema nacional de archivos; en cuanto a la materia de esta investigación, fue en este periodo cuando se incrementó el número de ponencias sobre la descripción archivística, situación originada por la publicación de la primera edición de la norma internacional de descripción archivística (ISAD [G]).

En los últimos años, los temas concernientes, por un lado, a la transparencia, y por otro, a la independencia y a la revolución, han desplazado y, en algunos casos, sustituido a los de carácter estrictamente archivístico, de manera que a los archivos se les asigna un papel marginal frente al acceso a la información pública y a la investigación histórica. Si bien esta situación tiene un carácter coyuntural —la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como la celebración del bicentenario de la independencia y el centenario de la revolución—, es necesario que en las reuniones nacionales de archivos se deje de conceder un lugar preponderante al debate de asuntos concernientes a disciplinas que, como la historia, cuentan con numerosos foros.

Igual relevancia tiene que el Archivo General de la Nación continúe la publicación (interrumpida en 1996) de las memorias de las reuniones y congresos, dado que en la actualidad se ha limitado a publicar, en su sitio de Internet, las diapositivas empleadas por algunos de los ponentes durante su exposición, situación que impide conocer adecuadamente el contenido de las ponencias. De hecho, puede optarse por la edición electrónica, en el caso de que la insuficiencia presupuestal haga imposible la impresión de las memorias.

En cuanto a la descripción archivística, quedó de manifiesto su importancia como puente entre los documentos y los usuarios, así como el papel que tiene como complemento indispensable de la clasificación y de la ordenación. Asimismo, se destacó el valor de contar con normas que garanticen la uniformidad en la estructura y el contenido de los instrumentos de descripción, condición que facilita su consulta por parte de los asistentes de los archivos.

La mayoría de las ponencias analizadas muestran claros equívocos conceptuales así como escaso rigor en el uso de los términos archivísticos, así lo demuestran la constante confusión entre los

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fines de la organización y de la descripción, la incomprensión de la naturaleza de la ISAD (G), la imposibilidad de determinar cuál es el instrumento de descripción adecuado para cada agrupación documental y las diferentes denominaciones que reciben la guía, el inventario y el catálogo.

En general, las comunicaciones revisadas reseñan la organización y descripción de archivos de diversa índole, son pocas las ponencias que tratan cuestiones concernientes a la evolución, características, fines y normalización de la descripción archivística, en este último caso, se encontró que algunos ponentes abordaron la publicación de la primera edición de la ISAD [G].

Después de detallar, en muchos casos de forma extensa, la clasificación y ordenación llevadas a cabo, las ponencias reseñan los procedimientos empleados en la elaboración de instrumentos de descripción y, en algunos casos, de auxiliares como los índices.

Asimismo, los ponentes señalan que el trabajo operativo fue realizado por estudiantes, prestadores de servicio social y profesionales, en su mayoría, con estudios en Historia; solamente en algunas ocasiones contaron con asesoría del personal del Archivo General de la Nación o de archivistas experimentados.

Cabe mencionar que los ponentes adscritos al órgano rector de los archivos en México mostraron claras divergencias en sus planteamientos acerca de la naturaleza de la descripción archivística.

Destaca también la inexistencia de ponentes provenientes de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, situación que manifiesta la necesidad de promover la investigación entre docentes y alumnos, de manera que nuestra institución incremente su presencia en el medio archivístico nacional; asimismo, se advierte la presencia absoluta de historiadores como directores o auxiliares de los archivos mexicanos.

En síntesis, poco se ha contribuido a la discusión de los fines y naturaleza de la descripción archivística, de manera que quien pretenda tratar estos temas tiene que seguir leyendo a Vicenta Cortés Alonso, Carol Couture, Antonia Heredia, Elio Lodolini, Jean-Yves Rousseau, Theodore R. Schellenberg, Aurelio Tanodi, etcétera, es decir, a los mismos autores que consultaron los ponentes.

La insistencia en reseñar la elaboración de instrumentos de descripción ha dejado de lado asuntos cuya discusión repercutiría en el desarrollo de los archivos mexicanos, tal es el caso de la redacción de una norma mexicana de descripción archivística.

Corresponde a los archivistas profesionales comenzar a debatir y a publicar acerca de estos y otros temas relacionados con su quehacer, de manera que se comiencen a llenar los vacíos existentes en el conocimiento archivístico.

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— «Hacia una política nacional de descripción archivística: estado actual y perspectivas», en V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, México, Archivo General de la Nación, 1994, pp. 35-41.

Santoyo Bastida, Beatriz, «VII Congreso Nacional de Archivos», Carta Informativa: Boletín Informativo y Cultural de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, noviembre-diciembre de 1995, núm. 13, p. 1.

Santamaría Gallo, Abelardo, «Desarrollo de las normas españolas de descripción archivística (NEDA)» [en línea], ponencia presentada en la Jornada Técnica Desarrollo y Creación de las Nuevas Normas Internacionales de Descripción Archivística, celebrada en Madrid el 30 de mayo de 2007, disponible en Internet: http://www.mcu.es/archivos/docs/JT5_NEDA_text.pdf.

Soberón, Arturo y Jorge Álvarez, «Procedimiento de procesos técnicos de identificación, clasificación, inventariado y catalogación de documentos», en VI Reunión Nacional de Archivos Administrativos e Históricos, Estatales y Municipales, México, Archivo General de la Nación, 1983, pp. 10-13.

Torres Medina, Maribel, «VIII Congreso Nacional de Archivos», Carta Informativa: Boletín Informativo y Cultural de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, noviembre-diciembre de 1996, núm. 19, p. 3.

95

Villaneda, Alicia, Historia del Comité Técnico Consultivo de las Unidades de Correspondencia y Archivo (Cotecuca), México, Archivo General de la Nación, 2004.

Zarate Santana, Adrián Agustín, «Apuntes sobre el método para la comprensión de la norma internacional general de descripción archivística», en VII Congreso Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1996, pp. 123-127.

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ANEXO 1 ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA ISAD (G), PRIMERA VERSIÓN

Área de identificación

1. Código de referencia. Su propósito es identificar la unidad de descripción, está conformado por el código de país (según la norma ISO-3166 Códigos para la representación de los nombres de los países), del archivo y del fondo, sección, serie o unidad de descripción correspondiente.

2. Título. Identifica la unidad de descripción mediante la transcripción de su título formal, en caso de carecer de él, se formula uno que contenga el nombre del productor, el tipo documental y, de considerarlo pertinente, una frase que indique la función, actividad, asunto, localización y tema.

3. Fechas de producción de los documentos que componen la unidad de descripción. Registra una fecha simple o un periodo, opcionalmente, se pueden incluir fechas significativas o indicar las lagunas de tiempo existentes.

4. Nivel de descripción. Indica el nivel de la unidad de descripción: fondo, sección, serie, expediente, documento.

5. Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño). Indica el número de unidades físicas y el soporte en cifras arábigas o en medidas lineales o cúbicas.

Área de contexto

6. Nombre del productor. Proporciona el nombre de la entidad o persona física responsable de la producción, acumulación y conservación de la unidad de descripción.

7. Historia institucional/biográfica. Brinda una síntesis del origen y evolución de la entidad, o de la vida y obra de la persona física, responsable de la producción de la unidad de descripción. En el caso de las personas y familias se consignan los nombres completos y títulos; lugar y fechas de nacimiento y fallecimiento; domicilios, actividades, empleos y cargos; entre otros datos. Con respecto de las entidades se registran el nombre oficial, finalidad, funciones, marco legal, entre otras informaciones.

8. Fechas extremas en que el organismo productor ha generado los documentos. Se refiere a las fechas de inicio y fin de la documentación.

9. Historia de la custodia. Se señalarán cambios significativos de propiedad y de custodia.

10. Forma de ingreso. Indica el origen de la unidad de descripción, así como la fecha y modo de adquisición, salvo que sea confidencial.

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Área de contenido y estructura

11. Alcance y contenido/resumen. Permite que el usuario determine su interés potencial.

12. Valoración, selección y eliminación. Indica las acciones pretéritas al respecto, menciona la autoridad o autoridades que supervisaron dichas acciones.

13. Nuevos ingresos.

14. Organización. Detalla la forma en que está dispuesta la unidad de descripción.

Área de condiciones de acceso y utilización

15. Situación legal. Describe el contexto jurídico de la unidad de descripción.

16. Condiciones de accesibilidad. Se indica el periodo de vigencia o fecha límite de dichas condiciones.

17. Derechos de autor/normas sobre reproducción. Incluye información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción.

18. Lengua de los documentos. Se indica la lengua o lenguas, tipo de escritura y símbolos utilizados.

19. Características físicas. Se proporciona información sobre aquéllas que afecten la utilización de la unidad, de forma opcional se pueden incluir características diplomáticas significativas.

20. Instrumentos de descripción. Se informa sobre la existencia de herramientas que proporcionan información relativa al contenido de la unidad descrita.

Área de documentación asociada

21. Localización de los documentos originales. Se indica cuando la unidad de descripción es una reproducción, si es posible, se incluye la signatura; en su caso, debe señalarse la inexistencia de los originales.

22. Existencia de copias. Indica su ubicación y su disponibilidad en otro soporte.

23. Unidades de descripción relacionadas en el archivo.

24. Documentación complementaria en otros archivos. Indica la existencia de documentación asociada en otros archivos.

25. Bibliografía. Registra las publicaciones basadas en la utilización, estudio o análisis de la unidad de descripción.

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Área de notas

26. Notas. Como en el área de notas de la descripción bibliográfica internacional normalizada (ISBD, por sus siglas en inglés), se incluye información importante que se haya omitido anteriormente.

La descripción se complementa con la redacción de puntos de acceso, cuyo valor se incrementa mediante el uso de lenguajes controlados desarrollados por cada país, de acuerdo con determinadas directrices internacionales.

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ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA ISAD (G), SEGUNDA VERSIÓN


1. Código de referencia. Su propósito es identificar la unidad de descripción, está conformado por el código de país (según la norma ISO-3166 Códigos para la representación de los nombres de los países), del archivo y del fondo, sección, serie o unidad de descripción correspondiente.

2. Título. Con el objetivo de denominar la unidad de descripción, se registra el título consignado en ella, si éste es inexistente se asigna uno que contenga el nombre del productor; también puede incluirse el nombre del autor del documento, un término que indique el tipo documental, así como una expresión que exprese la función, actividad, objeto, ubicación o tema.

3. Fecha(s). Consigna las fechas correspondientes al inicio y, en su caso, cese de la producción de los documentos.

4. Nivel de descripción. Indica el nivel de la unidad de descripción: fondo, sección, serie, expediente, documento.

5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones). Señala el número de las unidades físicas o lógicas y el soporte de la unidad de descripción. Alternativamente, se pueden registrar los metros lineales o cúbicos de documentación.

Área de contexto

6. Nombre del o de los productor(es). Proporciona el nombre (registrado según las normas nacionales e internacionales y los principios de la ISAAR [CPF]) de la entidad o persona física responsable de la producción, acumulación y conservación de la unidad de descripción.

7. Historia institucional/reseña biográfica. Brinda una síntesis del origen y evolución de la entidad, o de la vida y obra de la persona física, responsable de la producción de la unidad de descripción. En el caso de las personas y familias se consignan los nombres completos y títulos; lugar y fechas de nacimiento y fallecimiento; domicilios, actividades, empleos y cargos; entre otros datos. Con respecto de las entidades se registran el nombre oficial, finalidad, funciones, marco legal, entre otras informaciones.

8. Historia archivística. Indica los cambios en la propiedad, responsabilidad y custodia de la unidad de descripción, así como los hechos que conformaron su estructura actual.

9. Forma de ingreso. Indica el origen de la unidad de descripción, así como la fecha y modo de adquisición.

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Área de contenido y estructura

10. Alcance y contenido. Proporciona una visión de conjunto (ámbito geográfico, periodo) y una síntesis del contenido (tipos documentales, asunto principal, procedimientos administrativos) de la unidad de descripción.

11. Valoración, selección y eliminación. Registra las actividades de valoración, selección y eliminación efectuadas o planeadas con respecto de la unidad de descripción.

12. Nuevos ingresos. Indica si están previstos nuevos ingresos, su cantidad y frecuencia.

13. Organización. Define la estructura, orden y sistema de clasificación de la unidad de descripción.

Área de condiciones de acceso y utilización

14. Condiciones de acceso. Menciona las disposiciones que regulan el acceso a la unidad de descripción. En su caso, se indica el periodo durante el cual la documentación se encuentra fuera del alcance del público.

15. Condiciones de reproducción. Informa acerca de las posibles restricciones en cuanto a la reproducción de la unidad de descripción.

16. Lengua/escritura(s) de los documentos. Indica las lenguas y escrituras de los documentos que conforman la unidad de descripción.

17. Características físicas y requisitos técnicos. Menciona los detalles físicos que condicionan el uso de la unidad de descripción, además del hardware o software requerido para consultarla.

18. Instrumentos de descripción. Señala la existencia de instrumentos de descripción, en poder del archivo o del productor, que proporcionan información sobre el contexto y contenido de la unidad de descripción.

Área de documentación asociada

19. Existencia y localización de los documentos originales. Consigna la disponibilidad y ubicación del original de la unidad de descripción, en caso de que ésta se encuentre conformada por copias.

20. Existencia y localización de copias. Indica la existencia y ubicación de copias de la unidad de descripción.

21. Unidades de descripción relacionadas. Indica la existencia de unidades de descripción relacionadas con aquélla objeto de la descripción, ya sea por el principio de procedencia o por cualquier otra asociación.

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22. Nota de publicaciones. Indica la existencia de cualquier publicación que aborde o parta del estudio o análisis de la unidad de descripción, adicionalmente, refiere las transcripciones o ediciones facsimilares publicadas.

Área de notas

23. Notas. Registra información significativa que ha sido omitida en los demás elementos de la descripción.

Área de control de la descripción

24. Nota del archivero. Consigna el nombre del responsable de la descripción, así como las fuentes consultadas para la redacción de la misma.

25. Reglas o normas. Señala las normas y reglas, nacionales e internacionales, empleadas en la descripción.

26. Fecha(s) de la(s) descripción(es). Indica la fecha de redacción o de revisión de la descripción.

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ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA ISAAR (CPF)


1. Tipo de entidad. Indica el tipo de entidad objeto de la descripción: institución, persona o familia.

2. Forma autorizada del nombre. Registra la forma normalizada del nombre de la entidad, incluye calificadores como fechas, lugar, jurisdicción, entre otros necesarios para distinguirla de otras entidades con nombres similares.

3. Formas paralelas del nombre. Consigna el equivalente, en otras lenguas o escrituras, de la forma autorizada del nombre de la entidad.

4. Formas normalizadas del nombre según otras reglas. Proporciona otras formas normalizadas del nombre de la entidad objeto de la descripción, acordes con otras reglas o convenciones.

5. Otras formas del nombre. Registra los nombres de la entidad distintos de los mencionados en el área de identificación, tales como siglas y acrónimos; denominaciones anteriores de las instituciones y, en el caso de las personas, pseudónimos, nombres de soltera, entre otros (en ambos casos se indican las fechas correspondientes); nombres, títulos (como los nobiliarios) que preceden o siguen al de una persona o familia.

6. Identificadores para instituciones. Indica, por ejemplo, cualquier número de registro oficial de la institución descrita.

Área de descripción

7. Fechas de existencia. Consigna, en el caso de las instituciones, la fecha de creación y la de disolución; en el de las personas, la fecha de nacimiento y de muerte.

8. Historia. Registra los principales acontecimientos de la historia de una institución o de la vida de una persona.

9. Lugares. Proporciona el nombre de los lugares sede o residencia de instituciones y personas, respectivamente.

10. Estatuto jurídico. Indica la naturaleza jurídica de una institución.

11. Funciones, ocupaciones y actividades. Registra las funciones, ocupaciones y actividades de la entidad.

12. Atribución(es)/fuente(s) legal(es). Consigna el nombre de las disposiciones legales que dieron origen a las competencias, funciones y responsabilidades de la entidad.

13. Estructura interna(s) interna(s)/genealogía. Describe la organización interna de las instituciones y expone la genealogía de una familia.

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14. Contexto general. Proporciona información sobre el entorno social, económico, político, cultural e histórico de la entidad.

Área de relaciones

15. Nombre(s)/identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas. Registra la forma autorizada del nombre de las entidades relacionadas con la descrita.

16. Naturaleza de la relación. Define el tipo de relación establecida con las entidades mencionadas anteriormente. La relación puede ser jerárquica (por ejemplo de subordinación), temporal (una entidad precede o sucede a otra), familiar y asociativa (miembro, socio, entre otros).

17. Descripción de la relación. Detalla la naturaleza de la relación mencionada anteriormente.

18. Fechas de la relación. Consigna el periodo durante el cual la entidad descrita estableció la relación con una institución, familia o persona.

Área de control

19. Identificador del registro de autoridad. Registra un código del registro de autoridad que incluya el del país en donde se elabora la descripción o el del organismo internacional responsable.

20. Identificador de la institución. Proporciona la forma autorizada del nombre o el código de la institución responsable del registro de autoridad.

21. Reglas y/o convenciones. Consigna las reglas empleadas en la elaboración del registro de autoridad, en particular, las correspondientes a la forma autorizada del nombre.

22. Estado de elaboración. Indica la situación del registro de autoridad: versión preliminar, en revisión, etcétera.

23. Nivel de detalle. Registra el alcance del registro de autoridad: completo si incluye la información de todos los elementos de la norma, básico sin comprende únicamente los considerados obligatorios.

24. Fechas de creación, revisión o eliminación. Consigna la fecha de creación o de revisión del registro de autoridad.

25. Lengua(s) y escritura(s). Indica la lengua y escritura empleada en la descripción.

26. Fuentes. Consigna las fuentes de información consultadas para la elaboración del registro de autoridad.

27. Notas de mantenimiento. Proporciona información concerniente a la creación y revisión del registro de autoridad, tal como el nombre de las personas responsables de su redacción.

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ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA ISDF


1. Tipo. Indica si la descripción concierne a una función o a una parte de ella.

2. Forma(s) autorizada(s) del nombre. Registra la forma normalizada del nombre de la función, incluye el nombre de la institución ejecutora.

3. Forma(s) paralela(s) del nombre. Consigna los equivalentes, en otras lenguas y escrituras, de la forma autorizada del nombre.

4. Otra(s) forma(s) del nombre. Registra cualquier otro nombre de la función.

5. Clasificación. Proporciona el código proveniente de un cuadro de clasificación por funciones.

Área de contexto

6. Fechas. Registra las fechas de inicio y término del desempeño de la función.

7. Descripción. Detalla los propósitos de la función.

8. Historia. Registra la evolución del desempeño de la función.

9. Legislación. Proporciona el nombre de las disposiciones legales que regulan el desempeño de la función.

Área de relaciones

10. Forma(s) autorizada(s) del nombre/identificador de la función relacionada. Proporciona la forma normalizada del nombre y el identificador de la función relacionada con la objeto de la descripción.

11. Tipo. Indica si la relación se establece con una función o con una parte de la misma.

12. Categoría de la relación. Indica si la relación establecida es de carácter jerárquico, cuando la función descrita se vincula con una subfunción o un proceso; temporal, cuando una función antecede o sucede a otra; o asociativa.

13. Descripción de la relación. Detalla la naturaleza de la relación mencionada en esta área.

14. Fechas de la relación. Proporciona las fechas de inicio y término de la relación.

Área de control

15. Identificador de la descripción de función. Proporciona un identificador único de la función objeto de la descripción.

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16. Identificador(es) de institución(es). Consigna la forma autorizada del nombre de la institución responsable de la descripción.

17. Reglas y/o convenciones utilizadas. Registra el nombre de las normas empleadas en la redacción de la descripción.

18. Estado de elaboración. Indica el estado de la descripción: versión preliminar, revisión, entre otros.

19. Nivel de detalle. Detalla la amplitud de la descripción: básica si incluye los tres elementos esenciales de la norma, completa si comprende la información de todos los elementos.

20. Fechas de creación, revisión o eliminación. Indica las fechas de elaboración y revisión.

21. Lengua(s) y escritura(s). Registra las lenguas y escrituras empleadas en la descripción.

22. Fuentes. Consigna las fuentes de información consultadas durante la redacción de la descripción.

23. Notas de mantenimiento. Proporciona el nombre del responsable de la elaboración y revisión de la descripción.

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ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA ISDIAH


1. Identificador. Proporciona el código numérico o alfanumérico de la institución que custodia los fondos de archivo.

2. Forma(s) autorizada(s) del nombre. Registra la forma autorizada del nombre de la institución que custodia fondos de archivo.

3. Forma(s) paralela(s) del nombre. Indica los equivalentes en otras lenguas y escrituras de la forma autorizada del nombre.

4. Otra(s) forma(s) del nombre. Registra cualquier otro nombre de la institución que custodia fondos de archivo: siglas y acrónimos, denominaciones anteriores, entre otros.

5. Tipo de institución que conserva los fondos de archivo. Indica el tipo de institución que custodia fondos de archivo.

Área de contacto

6. Localización y dirección(es). Consigna los datos necesarios par localizar a la institución que custodia fondos de archivo (calle y número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país, etcétera), así como su dirección electrónica.

7. Teléfono, fax, correo electrónico. Proporciona el número de teléfono y de fax, además de la dirección de correo electrónico de la institución.

8. Personas de contacto. Registra el nombre, cargo, dirección de correo electrónico, entre otros datos, del personal de la institución que custodia fondos de archivo.

Área de descripción

9. Historia de la institución que custodia los fondos de archivo. Detalla la evolución de la institución: fundación, cambios de denominación, etcétera.

10. Contexto cultural y geográfico. Proporciona la situación geográfica y cultural de la institución que custodia fondos de archivo.

11. Atribuciones/fuentes legales. Registra las disposiciones legales que regulan las atribuciones de la institución.

12. Estructura administrativa. Describe la organización de la institución que custodia fondos de archivo.

13. Gestión de documentos y política de ingresos. Describe la gestión de documentos llevada a cabo por la institución que custodia fondos de archivo, así como la naturaleza de la

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documentación; precisa si la institución acepta donaciones y depósitos o realiza compras de documentos de archivo.

14. Edificio(s). Consigna las características y peculiaridades arquitectónicas del edificio que alberga a la institución que custodia fondos de archivo.

15. Fondos y otras colecciones custodiadas. Describe los fondos y agrupaciones documentales custodiados, así como sus volúmenes, soportes y temáticas.

16. Instrumentos de descripción, guías y publicaciones. Precisa la existencia de instrumentos de descripción, particularmente guías, elaborados por la institución que custodia fondos de archivos.

Área de acceso

17. Horarios de apertura. Proporciona el horario de servicio, así como las fechas de cierre de la institución que custodia fondos de archivo.

18. Condiciones y requisitos para el uso y el acceso. Detalla las condiciones, requisitos y procedimientos para el acceso a los fondos documentales.

19. Accesibilidad. Registra los medios de transporte que conducen a la institución que custodia fondos de archivo, así como las facilidades que ofrece para acceder a sus instalaciones.

Área de servicios

20. Servicios de ayuda a la investigación. Describe los servicios, in situ y en línea, ofrecidos por la institución que custodia fondos de archivo, así como, en su caso, las tarifas aplicables.

21. Servicios de reproducción. Detalla los servicios de reprografía, y las tarifas correspondientes, proporcionados por la institución.

22. Espacios públicos. Proporciona información sobre exposiciones, puntos de acceso a Internet, cafeterías, restaurantes, etcétera.

Área de control

23. Identificador de la descripción. Registra el código asignado a la descripción.

24. Identificador de la institución. Consigna la forma autorizada del nombre de la institución que custodia fondos de archivo.

25. Reglas y/o convenciones. Detalla las normas empleadas durante la elaboración de la descripción, particularmente las utilizadas en la redacción de la forma autorizada del nombre de la institución.

26. Estado de elaboración. Situación de la descripción: versión preliminar, revisión, etcétera.

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27. Nivel de detalle. Precisa la amplitud de la descripción: básica si se incluyen solo los tres elementos obligatorios de la norma y completa si se incluye la información de todos los elementos.

28. Fechas de creación, revisión o eliminación. Indica las fechas de redacción y actualización de la descripción.

29. Lengua(s) y escritura(s). Precisa las lenguas y escrituras empleadas durante la redacción de la descripción.

30. Fuentes. Detalla las fuentes de información consultadas durante la elaboración de la descripción.

31. Notas de mantenimiento. Proporciona los nombres de los responsables de la elaboración de la descripción.

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ANEXO 2 NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Y SUS VINCULACIO NES

Tipo de datos Campos, estructura y contenido de datos Formato de datos

Contenido ISAD (G), normas nacionales EAD

Contexto ISAAR (CPF), normas nacionales

EAC-CPF

Funciones ISDF, normas nacionales Nuevo estándar o versión

desarrollada de EAC como EAC-F

Instituciones archivísticas ISDIAH, normas nacionales Actualización de EAG como

EAC-IAH

Fuente: Michael J. Fox, «Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando las piezas», ponencia presentada en el V Congreso de Archivos de Castilla y León, celebrado del 1 al 3 de octubre de 2008, disponible en Internet: http://www.acal.es/Portals/4/congreso_leon/Michael_J_Fox.pdf.

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ANEXO 3 DIAGRAMA DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Y SUS

VINCULACIONES

Fuente: Michael J. Fox, op. cit.

escuela nacional de biblioteconomÍa y … · del archivo general de la nación, ... instrumentos...

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