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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE DE LA NOTARIA PÚBLICA NÚMERO 157 DEL
ESTADO DE MÉXICO
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
MARCO ANTONIO ALATORRE REYES
ASESORES: Lic. Arturo Hernández Rojas Lic. Antonio Martínez Lira
MÉXICO, D. F. 2010
INDICE INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….…………1 CAPITULO 1. ANTECEDENTES DE LA NOTARIA PÚBLICA NÚME RO 157 DEL ESTADO DE MÉXICO.
1.1 El Escribano como el notario de la época colonial……………….……….4 1.2 La Notaria Pública en el México Independiente…………………………...9 1.3 Las notarias en el Estado de México……………………………………...14 1.3.1 Definición de Notaria y Notario…………………………………..18 1.3.2 Marco Legal de las Notarias……………………………………...19
1.3.3 Los protocolos notariales, el libro de cotejos y el sello de autorizar…………………………………………….22
1.3.4 Folios, apéndices, testimonios e índices………………………..24 1.4 Creación de la Notaria Pública número 157 del Estado de México…....26 1.5 Organigrama Institucional……………………………………………….….27 1.6 El Archivo de trámite utilizado actualmente……………………………....28
CAPITULO 2. EL ARCHIVO DE TRÁMITE COMO PARTE DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO. 2.1 La Administración documental……………………………………………..32 2.2 Ciclo vital del documento…………………………………………………...35 2.2.1 Ciclo vital del documento aplicado a una
Notaria Pública……………………………………………………38 2.3 Sistema Integral de Archivo………………………………………………...40 2.4 Archivo de Trámite…………………………………………………….…….44 2.4.1 Definición…………………………………………………………...44 2.4.2 Estructura…………………………………………………………..45 2.4.3 Funciones…………………………………………………………..48 2.4.4 Inventarios……………………………………………………...…..51 2.4.4.1 Somero……………………………………..…………….53 2.4.4.2 Analítico……………………………………………..……54 2.4.5 Diagrama de flujo…………………………………………….……56 2.5 Sistemas de Clasificación………………………………………..…………58 2.6 Métodos de Ordenación……………………………………………….……60 2.6.1 Directos………………………………………………..……………61 2.6.2 Indirectos………………………………………………….………..62 2.7 Valoración Primaria………………………………………………………….64 2.8 Transferencia Primaria...……………………………………………………67 2.8.1 Inventario de Transferencia………………………………..……..68 2.9 Diagnóstico Documental Archivístico…………………………………......72
CAPITULO 3. PROPUESTA DEL MODELO DE ARCHIVO DE TRÁM ITE PARA LA NOTARIA PÚBLICA NÚMERO 157 DEL ESTADO DE MÉXICO. 3.1 Diagnostico previo………………………………………….………………..74 3.2 Archivo de Trámite de la Notaria número 157
del Estado de México……………………………………………………….77 3.2.1 Estructura……………………………………..……………………77 3.2.2 Funciones……………………………………………………..……78 3.2.3 Sistema de clasificación a emplear…………………………...…80 3.2.4 Método de ordenación a emplear………………………………..81 3.2.5 Criterios para la apertura de expedientes………………...…….82 3.2.6 Descripción del expediente.......................................................82 3.2.7 Préstamo de expedientes……………………………...…………86 3.3. Criterios para la Valoración……………………………………..…………89 3.4 Transferencia Primaria…………………………………………...…………92 3.4.1 Inventario de Transferencia…………………………………..…..93 3.5 Mobiliario a utilizar………………………………………………….……….94 CONCLUSIONES………………………………………………………………………..98 BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………….…………..101 ANEXO (S)……………………………………………………………………….……..106 - Anexo 1: Carátula de Expediente - Anexo 2: Vale de Préstamo de Expediente - Anexo 3: Inventario de Transferencia Primaria
1
INTRODUCCIÓN
La presente tesina en la modalidad de propuesta ésta dividida en tres
capítulos.
En el capítulo primero se expone de manera breve la actividad del
Escribano en México durante el siglo XVI hasta la época de la Independencia,
misma que fue tan importante como lo es actualmente, debido a que la
documentación que generan estos individuos expresa la actividad jurídica del
estado del periodo sobre las formas de regular y testificar la actividad jurídica de
las personas por medio de documentos que merecen resguardarse en Archivos.
También el rol social que desempeña la Notaria actualmente en el Estado de
México, su definición así como las personas que custodian su despacho, es decir
los Notarios Públicos, su marco legal y los medios proporcionados por el Estado
mediante la Ley y su reglamento del Notario para poder realizar su Actividad
(protocolos, folios, sello de autorizar, apéndices, testimonios e índices). Y por
último se delimita en la institución objeto de la presente propuesta, es decir, su
creación, estructura institucional así como la situación actual del Archivo de
Trámite a reorganizar.
El capítulo dos expone el marco teórico, es decir, la teoría Archivística que
da sustento a la propuesta para poder desarrollarla en todos sus aspectos,
comenzando por explicación de la Administración de Documentos, siendo ésta el
punto de partida para organizar un archivo en cualquier fase, para esto, la teoría
del Ciclo Vital del Documento es de gran importancia para comprender este ciclo
aplicable en las instituciones públicas. Se aborda también el Sistema Integral de
2
Archivo para identificar la posición que ocupa el Archivo de Trámite y sus
actividades respecto al de Concentración e Histórico. Posteriormente este Sistema
Integral de Archivo se delimita en el Archivo de Trámite, exponiendo de diversas
formas su definición, estructura y funciones que le competen. El concepto de
inventario y sus tipos, siendo este importante para conocer el contenido de los
Archivos. Los Sistemas de Clasificación para obtener un criterio de agrupación de
expedientes para posteriormente aplicar métodos de ordenación a estos ya sean
directos ó indirectos con la finalidad de obtener una secuencia lógica de
búsqueda. Para los expedientes que se resguardan en el Archivo de Trámite que
ya dejaron de ser activos y que en consecuencia pasan a ser semiactivos, se
realiza una Valoración Primaria en donde se identifica en ellos los Valores
Primarios (administrativo, contable y legal) y una vez hecho esto se elabora un
Inventario de Transferencia con sus elementos correspondientes, instrumento que
tiene la función de describir cada pieza documental para posteriormente enviarlos
al Archivo de Concentración para su guarda precaucional. Por último en este
capítulo se aborda el Diagnóstico documental como herramienta de análisis que
permite determinar las deficiencias que impiden que el Archivo de Trámite se
desarrolle correctamente en todos sus aspectos.
Por último en el capítulo tres se describe la aplicación de la propuesta de
reorganización con base a los elementos expuestos en los capítulos anteriores. En
primera instancia se realiza un diagnóstico previo con la finalidad de recopilar los
aspectos que conforman la institución, es decir, recursos humanos, materiales,
técnicos, financieros y procesos archivísticos que se desarrollan para determinar
sus deficiencias y necesidades. Posteriormente se explica el nuevo Archivo de
Trámite que dará sustento al flujo documental de los expedientes activos que
3
genera la institución de uso constante, dentro de este punto se explica también su
definición, estructura, funciones, el Sistema de Clasificación así como su método
de Ordenación a emplearse. También los criterios para la apertura de expedientes
y su descripción por medio de una carátula de expediente así como la regulación
de la posesión del mismo por parte del usuario por medio de un vale de préstamo.
Posteriormente se explican los criterios para la valoración de los expedientes,
siendo estos importantes para evitar principalmente la Explosión Documental
desenfrenada que actualmente afecta al Archivo. Una vez aplicados los criterios
mencionados, se expone la propuesta de un formato de Inventario de
Transferencia para aplicar la transferencia primaria. Por último en este capítulo, se
aborda el mobiliario para archivo que actualmente se utiliza para la distribución de
los expedientes, mismo que servirá para la propuesta y en este punto se propone
una repartición adecuada para aprovecharlos de manera correcta.
4
CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES DE LA NOTARIA PÚBLICA NÚME RO 157 DEL
ESTADO DE MÉXICO.
1.1 El Escribano como el Notario de la época coloni al
En este capítulo se expone de manera general y breve la figura del
Escribano y Notario de la época colonial, del México Independiente y hasta la
época actual, es importante explicar quien fué este personaje quien hasta nuestros
días sigue desempeñando la labor tan importante de dar fe de actos relacionados
con la actividad jurídica y mercantil de nuestro país, que también se aprecia por el
sólo hecho de que la documentación generada se resguarda en archivos siempre
de carácter histórico.
El primer antecedente que se tiene de lo que antes fue el escribano en
México se remonta a la época prehispánica con la figura del Tlacuilo hasta el año
1521 después de nuestra era, quienes eran los encargados de elaborar los
códices. “…El Tlacuilo, era el artesano azteca que dejaba constancia de los
acontecimientos, por medio de signos ideográficos y pinturas, con lo que se
guardaba la memoria de ellos de una manera creíble…”1. Estos eran los
encargados de dejar constancia de algún hecho por medio de los códices que
“…eran escritos en piel de gamo o en fibras de maguey por escribas
(tlacuiloanime) que empleaban a la vez pictografía, ideogramas y símbolos
fonéticos. Los códices trataban del calendario ritual, de la adivinación, de las
1 PEREZ FERNANDEZ DEL CASTILLO, BERNARDO. Historia de la escribanía en la nueva España y el Notariado en México. UNAM y el Instituto de Investigaciones Jurídicas. México 1983. Pág. 26
5
ceremonias y de especulaciones sobre los dioses y el universo…”2. Estos
documentos surgían de la necesidad de dejar plasmado algún hecho trascendente
para las culturas prehispánicas en un soporte. La necesidad de dejar constancia
de la actividad del hombre siempre ha existido desde los tiempos prehispánicos en
México, y esto nos da pauta para saber que el hombre busca siempre transmitir
por algún medio su actividad de cualquier índole.
La época colonial en México comienza en el siglo XVI con la llegada de la
Corona Española y termina con la guerra de independencia a principios del siglo
XIX. Y durante este periodo hay un personaje que destaca por su labor. El
Escribano, aquella persona dotada de atribuciones especiales otorgadas por el
Rey para dar certificación a una diversa cantidad de actos en nombre y
representación de él. Durante este periodo “…Los escribanos como fedatarios,
dejaron constancia escrita de la fundación de ciudades, creación de instituciones,
de los asuntos tratados en los cabildos y de otros hechos relevantes para la
historia de esta época…”3.
El Escribano era un autentificador de hechos, mismos que percibía por
medio de sus sentidos y su palabra escrita era prueba de ser auténtica e
incuestionable, misma esencia que comparte con el Notario actual.
Existían dos clases de Escribanos en esta época, que según el Doctor
Jorge Luján Muñoz, los principales eran los “…Escribanos de la corte del Rey y los
2 SOUSTELLE, JACQUES. El Universo de los Aztecas. Editorial Fondo de cultura Económica. Primera edición en español. México 1996. Pág. 45. 3 PEREZ FERNANDEZ DEL CASTILLO, BERNARDO. Op. cit. Pág. 33
6
Escribanos Públicos…”4, por lo que se refiere a los primeros, estos “…se
encargaban de escribir y sellar las cartas y privilegios reales…”5 y los segundos
“…autorizaban las actas y contratos celebrados por particulares y hacían constar
las diligencias judiciales promovidas ante un Juez…”.6
También respecto de la clasificación de los Escribanos, según las Leyes de
Indias había dos tipos de escribanos: “…Escribano Real era quien tenia la fiat o
Autorización Real para desempeñar el cargo en cualquier lugar de los dominios
del Rey, pero para el ejercicio de su función era necesario obtener algún otro
cargo especifico. Los Escribanos Reales podían ejercer en todo el territorio menos
donde hubiese numerarios…..el escribano del número era el escribano real que
sólo podía ejercer sus funciones dentro de una circunscripción determinada…”7.
Esta última clasificación es más diversa, de alguna forma la finalidad de
exponer esto es saber los tipos de escribanos, pero la esencia de los tres siempre
fue la misma para todos, dar fe de hechos en representación del Rey.
Durante esta época la labor del escribano tuvo un papel fundamental para
la fundación de instituciones, tal es el caso del de el escribano que acompañó a
Hernán Cortés al momento de fundar la Villa Rica de la Veracruz en el año de
1519 y quien certificó aquel hecho en nombre y representación del Rey de
España.
4 LUJAN MUÑOZ, JORGE. Los Escribanos en las Indias Occidentales. UNAM y el Instituto de Estudios y Documentos Históricos A.C. Tercera Edición. México 1982. Pág. 45 5 PEREZ FERNANDEZ DEL CASTILLO, BERNARDO. Op. cit. Pág. 44 6 Ibídem 7 Ibídem Págs. 44-45
7
Los Escribanos siempre eran nombrados por la máxima autoridad.
“…Durante toda la colonia, concernió al Rey designar a los escribanos. En la
práctica los Virreyes, Gobernadores, Alcaldes y los cabildos, designaban
provisionalmente a los escribanos mientras eran confirmados por el Rey…8
Existían diversas formas para poder ejercer el oficio de escribano, uno de
ellos fue la compra del oficio, que al respecto “…Los monarcas españoles, al
encontrar sus arcas en estado precario, para resolver sus apuros pecuniarios,
vendían los derechos a ocupar empleos o funciones públicas…”9. También aparte
de haber comprado el oficio de escribano lo cual estaba permitido por las leyes de
Indias, además se tenían que cumplir los siguientes requisitos “…ser mayor de
veinticinco años, lego, de buena fama, leal, cristiano, reservado, de buen
entendimiento, conocedor de escribir y vecino del lugar…”10. Lo anterior señala
que existía un perfil para ser Escribano, que esto es de mucha relevancia ya que
actualmente para ser Notario también hay que cumplir cierto perfil que se
mencionará más adelante.
La forma de redacción de las escrituras utilizada por los escribanos así
como el material a utilizar es similar a las actuales, se hacían en papel sellado, en
letra clara, en idioma español, sin abreviaturas ni guarismos, es decir signos y
números. “…Una vez redactada la escritura tenían la obligación de leerlas
íntegramente, dando fe del conocimiento y la firma de los otorgantes, con su firma
y su signo…”11. El Escribano era la única persona que podía llevar acabo esta
8 Ibídem Pág. 42 9 Ibídem 10 Ibídem 11 Ibídem
8
tarea pues el hacerlo garantizaba que el certificara el hecho para el cual se le
había contratado y del cual tenía el poder del estado.
El escribano, como cualquier ciudadano y funcionario público de la época,
estaba ligado a la actividad económica de la Nueva España y al contratar sus
servicios este era retribuido mediante un arancel establecido por el gobierno de la
época.
Los protocolos utilizados por los escribanos tenían las siguientes
características “…cuadernos sueltos, que posteriormente cosidos eran
encuadernados por los escribanos. Los cuadernos, normalmente, con una portada
en la que consta una fórmula de apertura, concebida en estos términos: Año.
Registro de Escrituras, testamentos, obligaciones y poderes otorgados ante mí
(nombre del escribano), escribano real, (o escribano público)…..Al final de los
mismos se inserta una formula de cierre, en la que el funcionario hace constar que
los documentos registrados pasaron y fueron otorgados en su presencia,
insertando a continuación su signo y firma…”12. Estos lineamientos aseguraban la
integridad de los protocolos para que con posterioridad éstos tuvieran el carácter
de prueba irrefutable.
Respecto de las organizaciones de escribanos en México “…en 1573,
apenas terminada la conquista, se creo la primera organización de escribanos de
la Nueva España, con sede en el convento Grande de Nuestro Padre San Agustín
de la Ciudad de México, bajo el nombre de Cofradía de los Cuatro Santos
Evangelistas…..La denominación de la cofradía se debe a que los evangelistas 12 Ibídem Pág. 43
9
dieron constancia de la vida y doctrina de Jesús, en el “Nuevo Testamento”.
Posteriormente, por Cédula Real otorgada por Carlos III, el 19 de junio de 1792, se
erigió el Real Colegio de Escribanos de México…”13
1.2 La Notaria Pública en el México Independiente
La época del México decimonónico comienza con el movimiento de
independencia contra la corona española el 15 de septiembre de 1810 al mando
de Miguel Hidalgo y Costilla; se consuma el 27 de septiembre de 1821 con Agustín
de Iturbide y los tratados de Córdoba.
La función notarial en esta época seguía conservando la esencia colonial de
pertenecer a los oficios “Públicos vendibles y renunciables”14, se llamaba así al
oficio de la escribanía por que era “…una manera de proporcionar impuestos y
derechos al Erario”15 así como también que el individuo que invistiera este oficio
tenía la autoridad para vender su título a otro individuo siempre y cuanto este
último tuviera los requisitos además de pagar su impuesto respectivo a hacienda
pública por concepto de la venta de su título.
La legislación en esta época en materia notarial quedo plasmada en
diversos ordenamientos, en los cuales quedaron establecidos algunos de los
requisitos para obtener el titulo de escribano en el Distrito Federal y territorios:
como la “…Circular de la Secretaria de Justicia, de 1º de agosto de 1831.-
Requisitos para obtener el titulo de escribano en el Distrito Federal y territorios.- El
13 Ibídem Pág. 46 14 Ibídem Pág. 98 15 Ibídem Pág. 99
10
depósito de la fe pública que se hace en los que obtienen el títulos de escribanos,
exige de ellos un fondo de instrucción práctica, y una muy acreditada probidad en
sus costumbres, como que su ministerio tiene por objeto autorizar, asegurar y
guardar los secretos y derechos é intereses más importantes de los ciudadanos; y
las funciones más serias y augustas de los magistrados encargados de la
administración y orden público. De aquí es que el supremo gobierno cree que
ninguna medida de las que conspiren a calificar y probar esas cualidades en los
que pretenden obtener el oficio de escribano…”.16. Este ordenamiento aseguraba
que para poder ser Escribano se exigían requisitos dirigidos sobre todo a la
honorabilidad de la persona.
También “…el Manual del litigante instruido, publicado en México en 1843,
los requisitos que se exigían a los escribanos eran: “Saber escribir, tener autoridad
pública, cristiano y de buena fama, hombre de secreto, entendedor en tomar las
razones de lo que ha de escribir, vecino del pueblo, y hombre secular…”17.
Respecto de la clasificación de los Escribanos de esta época “…existían
tres clases de escribanos según la Curia Filipina Mexicana: nacionales, públicos y
de Diligencias.- Los primeros son los que habiendo sido examinados y aprobados
por la suprema corte de justicia en el Distrito ó por los tribunales superiores en los
Estados, han obtenido el título correspondiente; antiguamente se le daba á éstos
el epíteto de reales. Los Públicos son aquellos que tienen oficio ó escribanía
propia, en la que protocolan ó archivan el instrumento que ante ellos se otorgan.
16 Ibídem Pág. 99 17 Ibídem Pág. 101
11
Los escribanos de diligencias, son los que practican las notificaciones y demás
diligencias judiciales…”18.
Posteriormente para el año de 1853 los requisitos para ejercer el oficio de
escribano se volvieron más amplios, “…durante la presidencia de Antonio López
de Santa Anna se expidió, el 16 de diciembre de 1853, la Ley para el Arreglo de la
administración de Justicia en los Tribunales y Juzgados del Fuero Común, que
estuvo vigente en todo el país.- Conforme a esta ley, los escribanos estaban
integrados dentro del poder judicial y continuaron existiendo los oficios públicos
vendibles y renunciables….Esta Ley señala los requisitos para ser escribano.-
[Art.] sic. 309. Para ser escribano se requiere: I. Ser mayor de veinticinco años.- II.
Haber estudiado, previo examen de escritura de forma clara, gramática castellana
y aritmética, dos años escolares, una de las materias de derecho civil, que tiene
relación con el oficio de escribano, y otro de la práctica forense….III. Haber
practicado dos años, después del examen de segundo curso, en el oficio de algún
escribano público matriculado, ó escritorio de algún secretario de tribunal superior,
ó en el estudio de algún abogado incorporado, y haber cursado un año la
academia del colegio de escribanos, los que hicieren su práctica en México.- IV.
Acreditar con información Judicial, honradez, fidelidad, buena fama, vida y
costumbres…”19. Antes de poder ejercer el cargo de escribano, este tenía que
aprobar dos exámenes: “…El primero presentado ante una comisión de tres
abogados, nombrados por el respectivo tribunal (artículo 311). El segundo ante el
tribunal superior (artículo 314)…”20. En este ordenamiento se comienza a manejar
los exámenes para poder ejercer el oficio de escribanos, situación que
18 Ibídem Pág. 101-102 19 Ibídem Pág. 112 20 Ibídem
12
anteriormente no se hacia, antes solamente era cumplir ciertos requisitos que no
eran comprobables mediante un examen.
La llamada época de la Regencia comienza con la invasión del ejército
Francés a México y la llegada de Fernando Maximiliano de Habsburgo,
Archiduque de Austria en el año de 1864 quien fue nombrado Emperador de
México. Durante este pequeño periodo de 3 años la actividad del escribano en
México tuvo un cambio significativo, ya que es a partir de aquí cuando se empieza
a utilizar el término Notario en lugar de escribano, mediante “…el decreto de 1º de
febrero de 1864, firmado por Juan N. Almonte y José Mariano Salas, que regulaba
el ejercicio del notariado.....Art. 1º Los oficios públicos de escribanos que en la
capital del imperio existen hasta hoy legalmente con el nombre y carácter de
vendibles y renunciables, se denominaran en lo sucesivo Notarías Públicas; y en
ellas solamente podrán existir y llevarse protocolos ó registros, en que se
extiendan los instrumentos públicos de cualquiera clase. Los dueños y encargados
de las Notarias se llamarán Notarios Públicos del Imperio, y en la manera de
habilitarse y de desempeñar sus obligaciones respectivas, quedaran sujetos a lo
que disponen ó dispusieren las Leyes...”21. Durante este periodo las actividades
notariales fueron reguladas por la Ley Orgánica del Notariado y del Oficio de
Escribano expedida por Maximiliano en el año de 1865.
Al término del llamado Segundo Imperio y al regreso del Presidente Benito
Juárez en el año de 1867 y el derrocamiento de Fernando Maximiliano de
Habsburgo, Archiduque de Austria, se expidió la Ley Orgánica de Notarios y
21 Ibídem Pág. 120-121
13
Actuarios del Distrito Federal, ésta tenía entre otras aportaciones en que se ponía
fin a la venta de Notarias.
Por otra parte, en el Estado de México el primer ordenamiento en materia
Notarial fue la Ley Orgánica de Escribanos Públicos del Estado de México, dictada
el 30 de abril de 1875 por la Legislatura local; dicho ordenamiento no consideró
normatividad alguna al respecto, solo mencionaba en su capítulo V, la obligación
de conservar los libros del protocolo, estableciendo la prohibición a los escribanos
sacarlos de los oficios públicos tanto los concluidos como los corrientes, bajo su
responsabilidad de manejo y custodia.22
Durante la época del Porfiriato se expidió la Ley del Notariado en el año de
1901 donde se disponía que la función Notarial es de orden público, es decir que
se le daba a la institución del Notariado la importancia de institución fundamental
para el orden social.
Fue hasta el año de 1937 cuando se expidió la Ley del Notariado para el
Distrito y Territorios Federales, siendo en ese entonces presidente de México el
señor Pascual Ortiz Rubio, esta Ley derogaría la de 1901.
La historia del Notariado durante este periodo al igual que el colonial estuvo
definida paralelamente junto con otras instituciones públicas por los cambios
gubernamentales, políticos y sociales, es decir, que en la colonia, México
subyugado por la corona española heredó el sistema monárquico español,
22 Secretaría General de Gobierno del Estado de México. [En línea] México. Consultado [25 de julio de 2009]. Disponible en http://www.edomex.gob.mx/portal/page/portal/ifrem/archivo-general
14
después la independencia, la invasión de Francia y finalmente con la revolución
Mexicana. Pero el hecho de que aún una institución como la del Notariado exista,
radica en la necesidad de que haya un individuo que dé seguridad de algún hecho
con base en Leyes vigentes regulando la actividad jurídica, civil o mercantil de una
sociedad.
1.3 Las notarias en el Estado de México
Actualmente las Notarias en el Estado de México suman un total de 165 y
se encuentran distribuidas en los municipios de la Entidad, principalmente en la
zona metropolitana ya que hay algunos municipios que no cuentan con ellas.
La Ley del Notariado del Estado de México establece varios elementos para
crear una nueva. Esto se funda en su artículo 9º: “…EL Gobernador del Estado
determinará el número de notarías y su residencia, escuchando la opinión del
Colegio y atendiendo a los factores siguientes: I. Población beneficiada y
tendencias de su crecimiento; II. Estimaciones sobre las necesidades notariales de
la población; III. Condiciones socioeconómicas de la población del lugar propuesto
como residencia…”23.
También la misma Ley en su artículo 11º implanta las características que un
aspirante a Notario debe poseer, las cualidades son las siguientes: “…Para ser
aspirante al nombramiento de notario es necesario obtener constancia otorgada
por el Gobernador del Estado, quien solo podrá otorgarla a quien satisfaga los
23 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Gaceta del Gobierno del Estado de México 03/01/2002. México 2002.
15
requisitos siguientes: I. Ser ciudadano mexicano por nacimiento, mayor de
veintiocho años; II. Tener una residencia efectiva e ininterrumpida en el territorio
del Estado de México, cuando menos de cinco años anteriores a la fecha de
solicitud; III. Ser profesional del derecho, con una antigüedad mínima en el
ejercicio de cinco años anteriores a la fecha de solicitud; IV. Haber realizado
prácticas de manera ininterrumpida por un período mínimo de un año en alguna
notaría del Estado de México; V. Acreditar el curso de formación de aspirantes a
notario que imparte el Colegio; VI. No padecer enfermedad que impida el ejercicio
de las facultades intelectuales o que sea causa de incapacidad física para el
desempeño de la función notarial; VII. Ser de conducta honorable; VIII. No estar
sujeto a proceso penal por delito intencional ni haber sido condenado en sentencia
ejecutoriada por delito de la misma clase; IX. No haber sido suspendido o cesado
del ejercicio de la función notarial en el Estado de México o en otra entidad de la
República; X. No haber sido declarado en estado de quiebra o de concurso de
acreedores, excepto que haya sido restituido; XI. Aprobar el examen para
aspirante a notario en los términos de esta Ley y su Reglamento…”24. Una vez que
se cumplen los requisitos anteriores por parte del aspirante se procede al
nombramiento.
Existen tres tipos de nombramiento para un notario: provisionales, interinos
y titulares: Es notario provisional cuando se trata de una Notaria de nueva
creación y este toma el cargo; “…Si después de transcurrido un año demuestra
experiencia, capacidad y eficiencia en el desempeño de la función, evaluado a
satisfacción de la Secretaría y el Colegio, el Gobernador del Estado lo podrá
24 Ibídem
16
nombrar notario titular…”25. Es Notario interino aquel que suple por tiempo
indefinido a un provisional o titular y este último cuando ha sido nombrado
permanentemente para ejercer el cargo de una Notaria.
Actualmente existen dos tipos de notarios en el Estado de México, Públicos
y Públicos y del Patrimonio Inmueble Federal, este último es un nombramiento
especial que consiste en dar fe de actos jurídicos sobre inmuebles propiedad de la
federación y esto se encuentra regulado en la Ley General de Bienes Nacionales.
Las Notarias en el Estado están vinculadas para el ejercicio de sus
funciones con otras instituciones las cuales son:
- El Colegio de Notarios cuyo reglamento en su artículo 2º lo define: “…El
Colegio de Notarios del Estado de México es una persona jurídica colectiva de
derecho público, responsable de la unidad, organización, defensa, actualización
profesional, desarrollo y vigilancia de las funciones notariales que desempeñan
sus colegiados…”26.
- El Archivo General de Notarias del Estado de México se define en el
artículo ciento treinta y uno de la Ley del Notariado como “…El Archivo tiene a su
cargo la custodia, conservación y reproducción de los documentos contenidos en
los protocolos y sus apéndices, así como la guarda de los sellos y demás
documentos que en él se depositen; dependerá de la Secretaría y tendrá su sede
25 Ibídem 26 REGLAMENTO DEL COLEGIO DE NOTARIOS DEL ESTADO DE MEXICO. Gaceta del Gobierno del Estado de México 22/12/2006. México 2006.
17
en la capital del Estado, pudiendo establecer oficinas regionales de acuerdo a las
necesidades del servicio…”27
- Asociación Nacional del Notariado Mexicano A.C. constituida legalmente
en el año de 1955, cuya función principal es la de “…La difusión de ideas,
estudios, proyectos o iniciativas tendientes al mayor progreso, estabilidad y
elevación del Notariado de la Republica Mexicana…”28
- Secretaría General de Gobierno que forma parte del Poder Ejecutivo del
Estado y cuyas funciones en el ámbito Notarial se fundan en el articulo 118 del
Reglamento de la Ley: “…La Secretaría ejercerá el control de la actividad notarial
a través de: I. Registros: a).- General de notarios y notarías.- b).- De visitas de
inspección.- c).- De ausencias y licencias de los notarios.- d).- De sanciones
aplicadas a los notarios.- e).- De aspirantes al nombramiento de notario.- f).- De
prácticas notariales. - g).- De quejas.- h).- De folios autorizados.- i).- De libros de
cotejos; II. Expedientes: a).- Personales de los notarios.- b).- De las notarías; III.
Directorio General de notarios y notarías...”29.
La existencia de Notarias Públicas en el Estado de México, los individuos
que las representan y las instituciones que apoyen y regulen su función es de vital
importancia para el desempeño de una actividad jurídica y documental confiable.
Porque precisamente esa debe ser la esencia más importante de los archivos, la
seguridad de que el documento depositado es fidedigno.
27 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit. 28 Asociación Nacional del Notariado Mexicano. [En línea] México. Consultado [17 de junio de 2009]. Disponible en http://www.notariadomexicano.org.mx 29 REGLAMENTO DEL COLEGIO DE NOTARIOS DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
18
1.3.1 Definición de Notaria y Notario
El Doctor Bernardo Pérez Fernández del Castillo define al Notariado como
“…una de las instituciones jurídicas de más prestigio en nuestro país que con
mayor profundidad esta enraizada en el pasado…”30.
El Notario esta definido por una gran diversidad de conceptos.
La Ley del Notariado del Estado de México en su artículo 4º define que el
“Notario es el profesional del derecho a quien el Gobernador del Estado ha
otorgado nombramiento para ejercer las funciones propias del notariado, investido
de fe pública”31. Por lo tanto la Notaria es la institución en donde el Notario
despacha su función.
Los Notarios siguen siendo personas dotadas de Fe Pública otorgada por el
gobernador para representarlo ante la celebración de actos jurídicos o mercantiles
que requieren formalidad requerida por el estado.
Respecto de lo que es el notario actual y sus actividades que desempeña,
el Licenciado Jorge Alfredo Domínguez Martínez, menciona que “…el notario
aconseja y asesora a los interesados en cuestiones de índole jurídica, les plantea
la mejor solución legal aplicable a los compromisos que éstos pretendan asumir,
pero además, tiene a su cargo y es de su responsabilidad, la redacción del
documento en el que constan los actos jurídicos a los cuales los particulares
30 PEREZ FERNANDEZ DEL CASTILLO, BERNARDO. Op. Cit. Pág. 3 31 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
19
interesados deban o quieran dar la formalidad de ser el contenido de una
escritura, que precisamente es el documento redactado por el Notario. Por otra
parte le corresponde por ley guardar dicho documento y en tercer lugar, su función
autentificadora es de una amplitud casi ilimitada pues pude dar fe de todos los
hechos y circunstancias que sean perceptibles por los sentidos, dentro de los
cuales se incluyen todos los relacionados con los actos indicados y en general con
respecto de cualquier situación…”32.
Los servicios que el Notario ofrece actualmente son muy diversos, que
pueden ser una certificación de algún documento, compraventas de inmuebles,
cancelaciones de hipoteca, otorgamientos de créditos hipotecarios, sucesiones
intestamentarias, testamentos, poderes, fe de hechos, constitución de empresas,
donación de órganos, entre otros, además también el Notario puede ejercer la
actividad de mediación y arbitraje.
La institución notarial es una forma de desconcentrar el poder ejecutivo
para regular actividades en su nombre, porque si no fuera así, entonces el
gobernador tendría que dar fe de todas las actividades que desempeña el Notario
Público, y eso es totalmente imposible.
1.3.2 Marco Legal de las Notarias
El principal marco legal es la Ley del Notariado del Estado de México y su
Reglamento, estos dos ordenamientos están encaminados principalmente a la
32 DOMINGUEZ MARTINEZ, JORGE ALFREDO. El Notario, Asesor Jurídico Calificado e Imparcial, Redactor y dador de Fe (algo de su actividad). Editorial Porrúa. México 2002. Págs.3-4
20
función Notarial, contenido y estructura de las escrituras, los requisitos para ser
notario, orden y tipos de los protocolos y sello de autorizar, nombramiento de
notarios, permuta y asociación de notarias, obligaciones y sanciones de los
notarios y Archivo General de Notarias.
Cabe hacer mención que también el Notario está sujeto a demás
legislaciones de ámbito local y federal para ejercer su función, algunas de ellas
son:
- Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México:
Aquí se menciona que el Archivo General de Notarias esta sujeto a los
lineamientos de organización que establezca el Poder Ejecutivo del Estado a
través de la Secretaria General de Gobierno.
- Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México: Se
menciona que la Secretaria General de Gobierno será la encargada de realizar las
visitas de inspección a las notarias, así como tramitar los nombramientos que
expida el Poder Ejecutivo.
- Reglamento del Colegio de Notarios del Estado de México: Este
ordenamiento señala principalmente entre otros aspectos que el Colegio se
encarga de representar a los notarios del Estado de México ante otras
organizaciones y autoridades de los tres niveles de gobierno, fomentar el
desarrollo ético y profesional de la institución del Notariado.
21
- Código Civil del Estado de México: Se tratan aspectos como las diversas
situaciones que se pueden presentar en un testamento, poderes notariales,
regularizaciones de propiedad sobre bienes inmuebles y a las que el notario debe
sujetarse al momento de dar fe de alguno de estos actos.
Código Financiero del Estado de México y Municipios: Cuando en Notario
certifica ante su fe una escritura que contenga un acto jurídico relacionado con
operaciones traslativas de dominio sobre bienes inmuebles, se tiene que pagar al
estado los impuestos locales que estas generan, como los derechos de inscripción
en el Instituto de la Función Registral del Estado de México así como el Impuesto
Sobre Adquisición de Bienes inmuebles que se paga en la Tesorería Municipal
correspondiente. También este código regula los derechos de inscripción en el
instituto citado correspondientes de otros actos jurídicos como cancelaciones de
hipoteca, contratos de crédito con garantía hipotecaria, actas constitutivas, entre
otros.
Reglamento del Registro Público de la Propiedad y del Comercio: En el año
2007 se publicó en la Gaceta del Gobierno del Estado de México la Ley que crea
el Organismo Público Descentralizado Denominado Instituto de la Función
Registral, que es una institución que se encarga de fomentar la modernización de
la función Registral de la Entidad que presta el Registro Público de la Propiedad y
del Comercio. También se señala que es el encargado en controlar y organizar el
Archivo General de Notarias del Estado de México. Ambas legislaciones están
encaminadas a la misma función en materia notarial.
22
Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta: Aquí se menciona que el
Notario es responsable de enterar a las oficinas recaudadoras el pago del ISR
correspondiente derivado de una escritura pública en donde se conste una
operación sobre un inmueble ya sea por enajenación o adquisición del mismo.
Ley General de Sociedades Mercantiles: Cuando el notario hace constar
ante su fe una escritura pública en donde se constituya ó modifique algún aspecto
de una sociedad mercantil, ya sea una Sociedad Anónima, Sociedad Civil,
Asociación Civil, Sociedad Anónima de Capital Variable, entre otras, esta
legislación regula esta actividad, proporcionándole al Notario el marco legal
necesario que controla esta actividad.
1.3.3 Los protocolos notariales, el libro de cotejo s y el sello de
autorizar
La Ley del Notariado en su artículo 50º establece que un “Protocolo es el
libro o conjunto de libros que se forman con los folios separados y numerados
progresivamente en los que el notario asienta y autentifica, con las formalidades
de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, así como los libros de
cotejos y sus correspondientes apéndices e índices”33. También se menciona que
el protocolo es propiedad del Estado y se encuentra bajo custodia del Notario.
Los Protocolos que establece la Ley son tres y en el Reglamento de la
misma se detallan:
33 REGLAMENTO DE LA LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Gaceta del Gobierno del Estado de México 01/08/2002. México 2002.
23
“Artículo 47.- En el protocolo ordinario, los notarios asentarán las
operaciones en que intervengan particulares, sean personas físicas o jurídicas
colectivas, con excepción de aquellas que por su naturaleza correspondan al
protocolo especial o al especial federal”34.
“Artículo 48.- En el protocolo especial, los notarios asentarán las
operaciones en que intervengan los gobiernos federal, estatal y municipales, así
como los órganos electorales, en los términos del artículo 65 de la Ley”35.
“Artículo 49.- En el protocolo del patrimonio inmueble federal, los notarios
asentarán las operaciones a que hace referencia la Ley General de Bienes
Nacionales”36.
Por lo que se refiere al Libro de Cotejos la Ley se refiere a este como:
“Artículo 72.- En el libro de cotejos se asentarán los datos que identifiquen
el cotejo de documentos auténticos con su copia escrita, fotográfica, fotostática o
de cualquier otra clase sin más formalidades que su anotación en el mismo”37.
El Sello de autorizar es el medio gráfico por el cual el Notario autoriza una
escritura, que siempre debe imprimirse junto con su firma y se debe proveérselo a
su costa. Este debe tener cuatro centímetros de diámetro y debe tener en el centro
34 Ibídem 35 Ibídem 36 Ibídem 37 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
24
el escudo de los Estados Unidos Mexicanos, y a su alrededor el nombre del
notario, la residencia y el número de la Notaria. El sello es el consentimiento del
Notario para certificar un acto y este se complementa con su firma. 38
1.3.4 Folios, apéndices, testimonios e índices
Como se mencionó en el apartado anterior con base a la Ley, los protocolos
están formados por folios, estos son soportes documentales de una aleación
especial de papel que tiene la capacidad de conservarse perfectamente durante
mucho tiempo. Estos forman un volumen de protocolo y esta conformado de 150
folios numerados consecutivamente del 1 al 150. Cuando se hace la apertura de
un volumen también se le da número consecutivo y dentro de un volumen es
donde se asientan las escrituras que también el orden debe ser
consecutivamente.
Una escritura o acta es un documento narrativo que en el cuerpo de la
misma relaciona documentos dependiendo del acto que se celebre y cada uno de
estos se envía al respectivo apéndice, es decir que cada escritura tiene su
apéndice y es en este donde se depositan toda la documentación que el Notario
coteja para poder autorizar una escritura. El orden de los apéndices es el mismo
que se utiliza para los protocolos. Los apéndices deben tener una carátula que
debe llevar los elementos más importantes como el número de escritura, volumen,
folios, fecha de apertura, acto que se celebro y documentos que lo conforman y
que se identifican con las letras del abecedario en orden ascendente.
38 El artículo 50 de la Ley del Notariado de Estado de México se establece que un protocolo es “el libro o conjunto de libros que se forman con los folios separados y numerados progresivamente”
25
Los testimonios son una copia fiel de la escritura y el notario la expide con
la finalidad de darle al usuario un documento que pruebe algún hecho a acto
jurídico solicitado por él. Deben tener ciertas características, que se mencionan en
el articulo 61 del Reglamento de la Ley, “…II. Las hojas que integren el testimonio
llevarán impreso con “fondo de agua en pantalla para medio tono” el escudo del
Estado de México en su parte central destinada al texto, e irán numeradas
progresivamente. Tendrán las siguientes dimensiones: treinta y cuatro centímetros
de largo por veintiuno punto cinco de ancho, incluyendo márgenes de tres
centímetros de cada lado. En la parte superior del margen izquierdo llevará el sello
de autorizar, y en el margen derecho el notario pondrá su rúbrica y al final lo
autorizará con su firma y sello; III. Puede expedirlos a cada parte o al autor del
acto o hecho consignado en el instrumento en que hayan intervenido, o en su
caso, a sus sucesores o causahabientes legalmente reconocidos; a los terceros
sólo podrá expedírselos por mandato judicial; IV. Al final de cada testimonio se
hará constar si es el primero, segundo o ulterior número ordinal expedido para
alguna de las partes, el nombre del solicitante, la calidad jurídica con que se le
expide, el número de páginas y la fecha de expedición…”39.
Los índices del protocolo son un instrumento que permite registrar las
escrituras de un libro o volumen determinado, asentado elementos que se hacen
mención en el articulo 64 de la Ley “…Los notarios tendrán obligación de llevar por
duplicado y por cada juego de libros un índice de todos los instrumentos que
autoricen por orden alfabético de apellidos de los otorgantes y de su
representante, en su caso, con expresión de la naturaleza del acto o hecho, del 39 REGLAMENTO DE LA LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
26
número y fecha del instrumento y del número del folio en el cual se inició. El índice
se formará una vez concluido el libro o juego de libros…”40. El índice es uno de los
instrumentos que se le impone al notario para poder llevar acabo la descripción de
su acervo.
1.4 Creación de la Notaria Pública número 157 del E stado de México
La notaria fue creada el 3 de agosto del año 2005, por acuerdo del
entonces Gobernador del Estado de México, Lic. Arturo Montiel Rojas. El 17 de
agosto se nombra también por acuerdo como Notario Provisional al Maestro en
Derecho Jorge Adalberto Becerril Ruiz, quien actualmente funge encargado de la
Notaria y el 9 de noviembre se da el aviso notarial correspondiente para que entre
en funciones el día 14 de noviembre del mismo año, estableciendo sus oficinas en
Avenida Revolución número 7 interior nueve, San Cristóbal Centro en el municipio
de Ecatepec. Estos documentos fueron publicados en la Gaceta del Gobierno del
Estado de México en las fechas citadas.
La Notaria es una institución de carácter público, siendo el Notario una
persona embestida de Fe Pública delegada por el Gobernador para dar Fe de
actos jurídicos con la finalidad de dar seguridad y formalidad al patrimonio de
alguna persona por medio del otorgamiento de escrituras públicas en donde se
certifica la fidelidad y veracidad de los actos que se celebran.
40 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
27
Actualmente el número de escrituras formalizadas en la institución asciende
a 350041. Y las instituciones más importantes para las que se da servicio son: el
Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, el Instituto de
Seguridad y de Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado, el Instituto de
Seguridad de Servicios para las Fuerzas Armadas Mexicanas, el Honorable
Ayuntamiento del Municipio de Ecatepec de Morelos, INCOBUSA, Sociedad
Anónima de Capital Variable, algunas Sociedades Financieras de Objeto Múltiple,
Entidades no Reguladas como Crédito Inmobiliario, Sociedad Anónima de Capital
Variable y Su Casita Hipotecaria, Sociedad Anónima de Capital Variable, entre
otras. Actualmente la institución consta de 7 áreas que están definidas mediante
los asuntos que manejan.
1.5 Organigrama Institucional
Fig. 1. Organigrama proporcionado por el M. en D. Jorge Adalberto Becerril Ruiz, Notario 157 Edo Mex
41 Esta cantidad corresponde hasta el 31 de julio del año 2009
NOTARIA 157 DEL ESTADO DE MEXICO
CERTIFICACIONES CONTABILIDAD INFONAVIT OPERACIONES TRASLATIVAS DE DOMINIO
SOBRE BIENES
PERSONAS MORALES
PODERES TESTAMENTOS
FE DE HECHOS
COTEJOS
ACTAS DECLARATIVAS
FINANZAS
RECURSOS HUMANOS
MERCADO ABIERTO
VIVIENDA NUEVA
COMPRAVENTAS
TRANSMISIONES DE
PROPIEDAD
CESIONES DE DERECHOS
DONACIONES
SOCIEDADES
ANONIMAS
DONACION DE ORGANOS
SOCIEDADES CIVILES
ASOCIACIONES
CIVILES
ESPECIALES
REVOCACIONES
OTORGAMIENTOS
PROGRAMAS ESPECIALES
28
El organigrama mostrado refleja la estructura orgánica actual y las áreas
que aparecen en él son las más activas, es decir que existen áreas que no
aparecen en el organigrama debido a que éstas tienen poca actividad como
INCOBUSA S.A. DE C.V., FOVISSSTE entre otras.
Desde la creación de la notaria éste ha sido modificado constantemente,
siendo el principal factor el incremento de la cartera de clientes a excepción del
área de contabilidad que por ser un área común a toda institución siempre ha
existido dentro de ésta.
Todas las notarias pueden dar gestión a casi los mismos asuntos a
excepción de las que tienen el nombramiento de Notaria del Patrimonio Inmueble
Federal que se menciono anteriormente ya que todas están sujetas a el mismo
marco legal y por ende una no puede dar más fe de actos que otra a excepción del
nombramiento citado.
1.6 Archivo de trámite utilizado actualmente
El sistema de gestión de los expedientes activos que se utiliza no esta
definido como un Archivo de Trámite como tal, es decir, que aunque cuenta con
algunas características que la teoría archivística establece como los procesos
técnicos que se dan de manera natural como la recepción, procedencia,
clasificación, ordenación y catalogación, estos no se realizan de forma integra lo
que genera problemas en su gestión.
29
El fondo es Notaria 157 del Estado de México y sus secciones que se
derivan son: Cotejos ó certificaciones, Contabilidad, INFONAVIT, Operaciones
Traslativas de Dominio Sobre Bienes Inmuebles, Personas Morales, Poderes,
Testamentos, entre las principales. También existen otras secciones pero que no
están definidas en el organigrama debido a la poca actividad que tienen, estas
son: Cancelaciones de Hipoteca, FOVISSSTE, ISSFAM, INCOBUSA S.A. DE C.V.
Como se puede apreciar en el organigrama, el archivo no aparece como tal, esto
se debe a que esta documentación pasa desapercibida por ser semiactiva y
ubicársele por los usuarios como coloquialmente se le llama “Archivo muerto”, es
decir como el lugar en donde terminan los documentos y expedientes que han
concluido su trámite.
La tipología documental es muy diversa, aunque se podría entender que la
escritura es un solo tipo documental. La tipología se debe de determinar por la
naturaleza de los actos que se celebran y se plasman en la escritura y los
documentos que se derivan de esta, es decir, una compraventa genera pago de
Impuesto Sobre Adquisición de Bienes Inmuebles, Impuesto sobre la Renta por
Enajenación de Bienes inmuebles, presentar un aviso a la Oficina Registral o
Registro Público de la Propiedad correspondiente. En cambio un poder notarial no
causa impuesto alguno. Entonces, la tipología documental de la Notaria se
determina mediante los documentos que hacen posible la escritura y de los cuales
el Notario da Fe de verificar su autenticidad, veracidad y así certificar tal acto por
mandato del gobernador en su representación.
Las fechas extremas que componen la documentación datan desde la
creación de la Notaria en noviembre del 2005 hasta la fecha.
30
Los instrumentos que utilizan para el control de los expedientes y escrituras
son llamados libros guías, existe uno para los expedientes y otro para las
escrituras. Para llevar el control de expedientes, se hace por medio de número
consecutivo, es decir que cuando ingresa un expediente nuevo se le da él último
registro y cuando el expediente cumple con los requisitos de Ley y se plasma en
escritura se hace lo mismo pero en el libro guía de escrituras. Las desventajas de
trabajar con este tipo de instrumentos son que sólo se permite localizar la pieza
mediante un solo elemento, ya sea número de expediente o número de escritura,
es decir que si se necesita encontrar por nombre del interesado, representante
legal o cualquier otro dato que identifique la pieza documental se prolongará su
búsqueda de manera innecesaria.
El mobiliario para archivo se encuentra compuesto por 6 anaqueles de 5
filas cada uno, y la distribución de los expedientes y escrituras no esta plenamente
definido. Y el personal operativo que labora en el archivo esta conformado por 6
personas.
También carece de un Cuadro General de Clasificación Archivística que le
impide llevar un eficiente control y descripción de los expedientes, y esto se deriva
de igual forma por la falta de un organigrama institucional sólido, además el
personal que aplica los procesos técnicos, no es Archivónomo, sin embargo posee
la experiencia que le permite llevarlos acabo.
La situación actual del archivo se debe a la falta de sustento teórico
archivístico así como de personal con conocimientos en esta teoría. Por
31
consiguiente es menester implementar un sistema de administración de
documentos definido archivisticamente para llevar un correcto control, descripción
y localización de los expedientes. En la presente propuesta no se tocará el orden
de las escrituras ya que como se mencionó, el orden que deben de llevar está
regulado por la ley del Notariado de ésta Entidad.
32
CAPÍTULO 2. EL ARCHIVO DE TRÁMITE COMO PARTE DE UN SISTEMA
INTEGRAL DE ARCHIVO.
2.1 La Administración documental
El Archivónomo como cualquier otro perito en algún área del conocimiento
debe contar con su metodología que le permita resolver problemas en su objeto de
estudio, que en el caso de los Archivónomos son los archivos y los documentos
que los conforman. Se parte de la Administración documental para sustentar esta
premisa y a través de esta podemos asegurar que el Archivónomo será capaz de
realizar con responsabilidad social que tiene éste con los Archivos, que es la de
organizarlos, resguardarlos, conservarlos y difundirlos con total transparencia e
integridad.
El concepto de Administración documental ó Administración de Documentos
esta definido de diversas formas. Para Araceli Alday es “…un conjunto de
principios, procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y
eficiencia del manejo documental tanto en actividades destinadas a la
conservación, uso y localización de los documentos, como la producción,
circulación, selección y disposición final de los mismos. Es decir, contempla la
sistematización y normalización del manejo de los documentos, la creación de
estructuras que integre los órganos especializados (archivo de trámite, de
concentración e históricos)…”42. Este concepto define de manera muy concreta el
objetivo de la Administración de documentos, porque contempla los elementos
42 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Archivo General de la Nación. México 2004. Pág. 24.
33
esenciales que conforman el quehacer archivístico y van más acorde con las
necesidades de los archivos mexicanos, el de contar con una metodología íntegra
en todos sus aspectos.
También el concepto en cuestión, se define en diversas legislaciones,
algunas son similares a la definición de Araceli Alday. En la Ley de Documentos
Administrativos e Históricos del Estado de México, se describe como “…a) Los
actos tendientes a inventariar, regular, coordinar y dinamizar el funcionamiento y
uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos de
los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares y en su caso, los que
posean particulares.- b) Los actos que se realicen para generar, recibir, mantener,
custodiar, reconstruir, depurar o destruir Documentos Administrativos o Históricos,
que por su importancia sean fuentes esenciales de información acerca del pasado
y presente de la vida institucional del Estado…”43. Aquí es importante resaltar que
esta legislación contempla el “dinamizar” y con esto se tiende a la automatización
de los documentos, un aspecto que en la actualidad se logra muchas veces con la
ayuda de las tecnologías y de las que el Archivónomo tiene la obligación de
dominar si este no quiere que algún otro profesionista irrumpa en su campo de
trabajo.
El Reglamento Interno del Archivo Municipal del Municipio de Tultitlán,
Estado de México, lo define como “…Metodología integral para planear, organizar,
dirigir y controlar la producción, uso, manejo, circulación, selección y eliminación
43 Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Gaceta del Gobierno del Estado de México 30/04/2004. México 2004
34
de los documentos públicos…”44. La Administración de documentos es sin duda
una metodología que permite desarrollar diversos objetivos, según esta definición.
Por otra parte, ya en ámbito Federal, los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de
la Administración Pública Federal, define que es un “…conjunto de métodos y
prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de
archivo…”45. Esta definición nos describe más a fondo los elementos que se
deben considerar para la formación correcta de los archivos y debido a esto, es
mucho mas completa porque efectivamente son métodos y técnicas, es decir que
constituye toda una serie de pasos que requieren teoría y practica aplicables única
y exclusivamente a los archivos y los documentos, también se refiere a los pasos
que establece el ciclo de vida de los documentos y como a través de este se debe
partir para determinar el tratamiento correctos de estos.
La Administración de documentos ésta conformada por diversos principios,
cada uno de ellos enfocado a un determinado aspecto archivístico, es así que los
documentos tienen un ciclo que se manifiesta por etapas o fases, este es
abordado por la teoría que lleva este nombre y cada una de estas etapas o fases
recibe un nombre dependiendo en donde se encuentre el documento, es decir,
activa=trámite, semiactiva=concentración, inactiva=histórica, teniendo especial
atención al Archivo de Trámite ya que este forma parte de un sistema integrar de
44 REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE TULTITLÁN, ESTADO DE MÉXICO. H. Ayuntamiento de Tultitlán, México. Gaceta Municipal 14/01/2005. México 2005. 45 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, D.O.F 20/02/2004. México 2004
35
archivo; la clasificación y la ordenación también necesarios para la organización
de fondos documentales mediante la identificación de ciertos elementos
determinados con la finalidad de agruparlos con base en estos; los instrumentos
de descripción, control y localización como los inventarios, necesarios para el
Archivónomo, por que mediante estos podemos saber ¿qué tenemos?, ¿en dónde
están? y ¿en qué estado están los documentos?; y las valoraciones documentales
necesarias para preservar la documentación que realmente es histórica y eliminar
lo que no lo sea, esto es detectado dependiendo de sus valores primarios y en su
momento secundarios.
Finalmente la Administración de documentos es el soporte teórico que le da
al Archivónomo su más fiel y eficiente instrumento que utilizará en el beneficio de
los archivos.
2.2 Ciclo vital del documento
Las instituciones generan documentación que se deposita en archivos y su
evolución obedece siempre de manera natural e inevitable a un ciclo de vida,
aunque en la mayoría de las veces no es identificado por los individuos que viven
laboralmente inmersos en ellos, sin embargo es necesario hacer hincapié a que
sin él, el documento únicamente surgiría sin ningún significado hasta que éste
desapareciese. Existen diversos tipos de documentos, algunos generados por las
instituciones públicas y privadas, otros, por nosotros mismos y esto es lo que
define su naturaleza y función sustantiva, de igual manera, la génesis de su
nacimiento no hace que éste se salve de cumplir un ciclo de vida, como reitero es
totalmente inevitable, independientemente de la forma de aplicarlo.
36
Dentro de la Administración de documentos es menester comprender como
principio fundamental, el Ciclo Vital del Documento. Existen un gran número de
definiciones afines a éste. Araceli J. Alday García lo define como: "…Es la teoría
que nos dice que el documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres
edades (etapas o fases) determinadas por sus valores y usos que tiene durante la
misma. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se conserva
en un archivo específico…"46. El documento transita por medio de estas tres
etapas, en cada una de ellas éste tiene un valor único para su productor.
El Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad Autónoma del
Estado de México define a esta teoría como “…Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su destino
final…”47. Esta definición coincide con la anterior en cuanto a que el documento
tiene fases sucesivas así como al mencionar que este se recibe o produce hasta
definir su destino final.
El ciclo vital del documento se representa en la siguiente tabla:
46 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. Pag. 25 47 REGLAMENTO DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO. Gaceta Universitaria Núm. 154, Abril 2008, Época XII, Año XXIV. Pág. 2. México 2008.
37
Fig. 2. El Ciclo Vital del Documento esbozado por e l autor
La figura anterior explica cómo se representa el Ciclo Vital del Documento,
que se manifiesta de manera evolutiva por medio de fases documentales, es decir,
que cuando un documento se genera o recibe por primera vez en determinada
Institución o persona, éste se encuentra en su Fase Activa (Archivo de Trámite),
durante esta fase el documento es de uso cotidiano, y tienen Valores Primarios,
que son: legales, fiscales o administrativos; si estos valores se detectan al
terminar esta fase, que se hace por medio de una Valoración Primaria, el
documento pasa a su siguiente fase, que es la Semiactiva (Archivo de
Concentración), que se hace por medio de una Transferencia Primaria. El
documento que no contiene los Valores Primarios se somete a su eliminación. En
la fase semiactiva el documento es de uso esporádico y al terminar esta fase el
documento puede tener Valores Secundarios, que son: testimonial, evidencial o
informativo, si estos Valores se detectan al terminar esta fase, que se hace por
medio de una Valoración Secundaria, el documento pasa a su siguiente fase, que
es la Inactiva (Archivo Histórico), por medio de una Transferencia Secundaria. El
38
documento que no contiene los Valores Secundarios se somete a su eliminación
por medio de una Baja Documental.
De alguna forma el Ciclo Vital del Documento, nos ofrece una metodología
práctica que es de gran utilidad para la organización integral de los archivos,
conocer al documento y su ciclo de vida, para comprender su función y evolución y
determinar su destino final.
Sencillamente la interpretación anterior es la más aceptada en nuestro país,
sin embargo, a veces una institución tiene cierta naturaleza que hace que ésta
teoría pueda interpretarse en diversos sentidos, tal es el caso de los documentos
notariales.
2.2.1 Ciclo vital del documento aplicado a una Nota ria Pública
El ciclo de vida de los documentos de índole notarial en el Estado de
México, toman otra forma, que con base a la teoría del ciclo vital ésta puede tomar
una interpretación que se ajuste a las necesidades de la institución notarial.
El Ciclo vital del documento en una Notaria se puede ver de dos
perspectivas diferentes, ya sea general o interna.
General: La notaria es la primera etapa (archivo de trámite), ya que es aquí
donde la escritura nace y se le da gestión y cuando concluye su trámite, pasa a la
segunda etapa (archivo de concentración), que es el Archivo General de Notarias,
que también cumple con la función de archivo histórico.
39
Fig. 3. Ciclo vital del documento notarial de form a general.
Interna: La Notaria cuenta con varios archivos de trámite, que pueden ser
las secciones que se encargan de dar gestión a las escrituras dependiendo de su
tipo documental (compraventa, poder, testamento, constitutiva, etc.), cuando un
área concluye con algún trámite, este envía al archivo de concentración de la
Notaria para su guarda durante un periodo de 5 años48 y que posteriormente se
envía al archivo histórico (Archivo General de Notarias).
Fig. 4. Ciclo vital del documento notarial de form a interna.
Ambas perspectivas son aplicables debido a que se desprenden las tres
fases del ciclo de vida documental, todo depende de las necesidades de la notaria
en donde se aplique.
48 Conforme al artículo 51 de la Ley del Notariado del Estado de México vigente, publicada en Gaceta del Gobierno del Estado de México el 03/01/2002.
NOTARIA (ARCHIVO DE
TRÁMITE)
ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS (ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN)
ARCHIVO GENERAL DE
NOTARIAS (ARCHIVO
HISTORICO)
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INTERNO
ARCHIVO GENERAL DE
NOTARIAS (ARCHIVO
HISTORICO)
SECCIONES (ARCHIVOS DE
TRÁMITE)
SECCIONES (ARCHIVOS DE
TRÁMITE)
SECCIONES (ARCHIVOS DE
TRÁMITE)
40
2.3 Sistema Integral de Archivo
Se entiende como “integral” a todo aquello que esta completo y que
funciona de manera armónica en todos y cada uno de sus componentes. El
sistema integral de archivo cumple con lo anterior, es decir que reúne todos los
componentes necesarios para que un archivo cumpla con la función de ser
íntegro, como el Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico
y cada uno de estos con sus procesos técnicos e instrumentos correspondientes
que harán que cada tipo de archivo funcione con una acoplamiento perfecto.
Para reforzar lo anterior, “…Sistema Integral de Archivos [es] el conjunto de
normas, políticas y procedimientos técnicos que regulan al ciclo vital de los
documentos desde su ingreso, gestión, turno, conservación, y destino final, así
como los procesos inherentes a los archivos de trámite, concentración e
histórico…”49.
Un ejemplo evidente de un Sistema Integral de Archivo se puede consultar
en el número 2 de los Manuales del Sistema Red de Archivos del Gobierno
Federal.
49 BANCO EL AHORRO NACIONAL Y SERVICIOS FINANCIEROS, S.N.C. Sistema Integral de Archivos, Manual de Políticas. [En Línea]. México. Consultado [30 septiembre de 2009]. Disponible en http://www.bansefi.gob.mx/bansefi/normateca/Manuales/MANUAL_MOD.pdf
41
Fig. 5. Sistema Integral según el número 2 de los Manuales del Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal. 50
En este modelo se estructura por ocho áreas, cada un de ellas funcionando
de manera conjunta con las demás con la finalidad de obtener un flujo de
documentos más automatizado. “…Unidad Central de Administración de
Documentos: Fungir como cabeza del Sistema Red de Archivos de la
Dependencia, emitiendo los lineamientos que regirán la operación de los diversos
componentes del mismo.- Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos: Coadyuvar con la Unidad Central de Administración de Documentos
en la detección de las necesidades existentes de la Dependencia en materia de
normatividad y desarrollo documentario, determinando los aspectos y áreas por
cubrir para la correcta regulación de la producción, circulación, conservación, uso,
selección y control de los documentos manejados a nivel institucional.- Unidad
50 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. Número 2. México 1986. Pág. 4
42
Central de Correspondencia: Recibir y distribuir entre las Unidades Administrativas
de la Dependencia la documentación oficial que sea dirigida para su trámite a la
Institución, despachando de manera eficiente y oportuna la correspondencia
generada por la Dependencia en el desahogo de sus gestiones regulares.-
Unidades de Documentación en Trámite: Manejar la documentación de gestión de
cada una de las Unidades Administrativas de la Dependencia, brindándoles el
apoyo informativo necesario para el desempeño de sus funciones, mediante el
correcto seguimiento, recuperación, organización, conservación y préstamo de los
documentos institucionales.- Unidad de Archivo de Concentración: Recibir y
manejar adecuadamente la documentación semiactiva liberada por las Unidades
de Documentación en Trámite y Regionales de Correspondencia y Archivo de la
Dependencia, conservando precaucionalmente tales expedientes y
manteniéndolos debidamente organizados para su fácil localización y consulta.-
Unidad de Archivo Histórico: Recibir y conservar adecuadamente la
documentación Histórica que haya sido generada por la dependencia en el
desarrollo de sus funciones, manteniéndola debidamente organizada para facilitar
su localización y consulta.- Unidad Central de Microfilmación: Brindar, dentro del
marco del Sistema Red de Archivos de la Dependencia, los servicios micrográficos
que sean requeridos a nivel institucional, coadyuvando en la racionalización y
optimización de los recursos existentes dentro de la institución en esta materia.-
Unidades Regionales de Correspondencia y Archivo: Recibir y distribuir
internamente la documentación que sea dirigida a las diversas Delegaciones de la
dependencia en el Interior de la República, despachando también por los causes
establecidos la correspondencia que sea producida por la Delegación de
adscripción de cada una de las Unidades Regionales, sea que se dirija a las
43
Oficinas Centrales de la Dependencia o a otras instituciones, a nivel local o
foráneo…”51
El ejemplo anterior, es bastante completo. Si se analiza cada uno de sus
componentes, se puede ajustar a las necesidades de una institución determinada
ya que tras cada elemento se pueden rescatar ciertos aspectos, pero en la
mayoría de los casos, es recomendable utilizarlos todos al momento de aplicarlo,
porque sus funciones son necesarias para llevar acabo una automatización más
integra en todos los aspectos archivísticos.
Aunque cabe hacer mención que en este modelo de Sistema Integral de
Archivo se incluye a la Unidad Central de Microfilmación, siendo esta aún utilizada
actualmente por diversas dependencias nacionales, principalmente el Archivo
General de la Nación, debido a que este soporte posee una durabilidad, ahorro de
espacio y fácil transporte eficiente entre otras ventajas, sin embargo, actualmente
esta unidad podría ser reemplazada por una Unidad Central de Digitalización, ya
que esta también posee grandes ventajas, principalmente el envío de
documentación de un lugar a otro vía electrónica en grandes cantidades. Empero
el uso de alguna de ellas estará determinado ya sea por las necesidades de la
institución así como también de los recursos monetarios.
Finalmente el Archivo de Trámite como parte de un sistema integral de
archivo, constituye el punto de partida para separarlo de este y así poder
abordarlo de forma particular, ya que tras él existen funciones, una estructura y
procesos técnicos. 51 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 2. Op.cit. Págs. 5-9
44
2.4 Archivo de Trámite
Reconocer al Archivo de Trámite como primera fase del Ciclo Vital del
Documento es muy importante debido a que es aquí donde la documentación
nace y en donde el Archivónomo tiene la gran responsabilidad institucional de
conservar sus documentos con integridad pura y ésta el de pasar de forma
confiable a la siguiente fase precaucional, es decir Archivo de Concentración.
2.4.1 Definición
La Licenciada Hortensia Constanza Tercero y Vega nos expone que: "…El
Archivo de Trámite se concibe como la unidad de resguardo documental,
constituida por expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y
cuya conservación es necesaria hasta la culminación del trámite. En el Archivo de
Trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamente
organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas
administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por éstas…"52. Con
este concepto la Licenciada Hortensia nos menciona los puntos principales o la
esencia del Archivo de Trámite, es decir que es el génesis de la documentación y
esta se utiliza de forma cotidiana por una o varias unidades administrativas.
El Reglamento del Archivo Municipal de Cuautitlán Izcalli, Estado de
México, lo define como “…Conjunto de documentos que se localizan físicamente
52 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Guía de Autoaprendizaje "Archivo de Trámite", Modalidad de Educación Abierta y a Distancia. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México 2000. Pág. 12
45
en las dependencias municipales que los producen y que contienen información
en trámite o son de uso constante…”53
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal lo
define como "…unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa…"54. Simplemente este ordenamiento es mucho más simple en
cuanto a su definición, sin embargo, contempla que el Archivo de Trámite
administra la documentación de uso cotidiano.
Las definiciones anteriores no distan mucho entre si, esencialmente todas
manejan la idea de que el Archivo de Trámite es una unidad documental, que
resguarda documentos de uso cotidiano y que son utilizados por la unidad
administrativa que los generó para el ejercicio de una determinada función.
2.4.2 Estructura
El Archivo de Trámite es la unidad documental encargada de resguardar
documentos de uso cotidiano para el adecuado funcionamiento Institucional; para
poder realizar esta premisa, es necesario que éste cuente con una estructura
adecuada, para que el Archivo de Trámite pueda realizar sus funciones, debe
contar con áreas que le permitan la correcta distribución de las actividades.
53 REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE CUAUTITLÁN IZCALLI. ESTADO DE MÉXICO. H. Ayuntamiento de Cuautitlán Izcalli, México. Gaceta Municipal 15/11/2005. México 2005. 54 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. Op. Cit.
46
El Archivo de Trámite está estructurado en tres áreas, de acuerdo a lo que
menciona Araceli J. Alday, es la siguiente: "…Recepción y despacho de
correspondencia; Seguimiento y Control de Documentos en Trámite y; Despacho
de correspondencia…"55 que se muestra en la figura siguiente:
Fig. 6. Estructura del Archivo de Trámite según Ara celi J. Alday
Objetivamente Araceli J. Alday establece de forma lógica tres de los tipos
de actividades para los documentos de uso cotidiano, también la misma autora
menciona que la última, es decir “Despacho de Correspondencia”, se subdivide
en: “Organización y control de expedientes; “Control y Préstamo de archivos” y;
Vigencias Documentales”.
También Hortensia Constanza Tercero y Vega, nos propone otro modelo de
estructura de cuatro áreas del Archivo de Trámite: “…Jefatura de Unidad,
Subunidad de Recepción, Subunidad de Expurgo y Subunidad de
Transferencia…”56.
55 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. Pág. 29 56 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Op. Cit. Pág. 20
47
Fig 7. Estructura del Archivo de Trámite según Hort ensia Constanza Tercero y Vega
El Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno
Federal, correspondiente a las Unidades de Documentación en Trámite, también
maneja su propuesta para la Organización del Archivo de Trámite: “…Jefatura;
Subunidad de Recepción y Control de Correspondencia en Trámite; Subunidad de
Clasificación y Catalogación; Subunidad de Expedientación, Archivación y
Préstamo y; Subunidad de Análisis de Trámite y Transferencia Documental…”57.
Básicamente es algo similar a la propuesta de Hortensia Constanza Tercero y
Vega. En el Sistema Red de Archivos la estructura del Archivo de Trámite se
muestra en la siguiente figura:
57 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. Número 4. México 1986.
48
Fig. 8. Estructura del Archivo de Trámite según el Manual de Organización de los Sistemas Red de
Archivos. 58
Los modelos anteriores son variados, ya que en el primer caso, no se
especifica una Jefatura de Unidad, lo cual es importante para tener un área que
coordine las demás subunidades. En el segundo caso, si existe una Jefatura de
Unidad, pero por el contrario carece de una unidad que aplique los procesos de
clasificación y catalogación así como la expedientación y el préstamo de
expedientes. Y en el tercer y último caso, la estructura es bastante completa, ya
que en comparación con las anteriores, a éstas les faltan unidades esenciales
para el desarrollo de las actividades, como clasificar y catalogar, expedientar,
archivar y tener un servicio de préstamo. Estas subunidades no contempladas en
las dos primeras, hacen que la tercera opción sea la más adecuada.
2.4.3 Funciones
Las funciones que se desarrollan en el Archivo de Trámite varían
dependiendo de su estructura. Como se ha comentado en puntos anteriores, es en 58 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 2. Op.cit. Pág. 32
49
el Archivo de Trámite en donde nace el documento como tal, ya sea producido o
recibido por la Institución.
Retomando la estructura de Archivo de Trámite mencionada en el Manual
de Organización de los Sistemas Red de Archivos y con base a este ejemplo las
funciones son:
Jefatura: "…Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de
las áreas que integran a la unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las
funciones que les y están encomendadas…”59. El Archivo de Trámite debe contar
en primera instancia con una jefatura, simplemente porque aquí es donde se lleva
acabo la tarea de administrar correctamente los recursos con los que cuente,
además de regular el las funciones de las otras áreas.
Subunidad de Recepción y Control de Correspondencia en Trámite:
"…Recibir de manera exclusiva la documentación dirigida a la entidad
administrativa a que se encuentre adscrita la unidad, garantizando un manejo
eficiente y rápido de las piezas de entrada para trámite…"60. Es necesario que la
recepción y distribución de la documentación así como conservar su integridad se
aplique uniformemente basada en principios archivísticos.
Subunidad de Clasificación y Catalogación: "…Clasificar de manera
precisa y correcta los documentos recibidos por la Unidad de Documentación en
Trámite, estableciendo los elementos de automatización e identificación
59 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op. cit. Pág. 30. 60 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op. cit. Pág. 33.
50
documental que se requieran, según las normas, métodos e instrumentos vigentes
dentro de la dependencia en esta materia…."61. Cuando se recibe la
documentación se necesita enviar a determinada área administrativa, entonces se
recurre a la clasificación, que agrupa la documentación de acuerdo a sus
semejanzas y posteriormente catalogarlo, para determinar elementos que tengan
la finalidad de identificarlo para su posterior recuperación, previo a la búsqueda de
antecedentes del mismo y así evitar duplicidad de expedientes pertenecientes a
un mismo asunto.
Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo : "…Abrir los
expedientes necesarios en las actividades corrientes a la unidad, e integrar
precisamente en los que corresponda la documentación manejada por la entidad
administrativa, manteniéndola debidamente ordenada y glosada según las normas
establecidas al efecto…"62. Los documentos necesitan ser asignados con otros de
su mismo asunto y así conformar un expediente, esta unidad es la responsable de
crear los instrumentos necesarios para cumplir con esta función como por ejemplo
un vale de préstamo.
Subunidad de Análisis de Trámite y Transferencia Do cumental:
"…Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes
conservados en el archivo de la unidad, garantizando el adecuado tratamiento de
la documentación activa y semiactiva del acervo, según las normas vigentes en
materia de disposición documental dentro de la dependencia…"63. Cuando un
expediente o documentos concluye con gestión es necesario determinar si este
61 Ibídem 62 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op.cit. Pág. 34. 63 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op.cit. Pág. 35.
51
será conservado y como producto de esto ser transferido a el Archivo de
Concentración correspondiente ó de lo contrario tendrá que ser expurgado y
asentar el dictamen correspondiente para cumplir con esta función del Archivo de
trámite.
2.4.4 Inventarios
El inventario es un instrumento de descripción documental, es decir, una
técnica archivística que nos permite mostrar a detalle los elementos más
importantes de una unidad de documentación simple o compuesta, es decir un
documento o expediente, con la finalidad de poder recuperarlo de forma
inmediata, el Inventario cumple fehacientemente con esta función.
El Instrumento de Descripción de alguna forma va ligado a lo que es la
Descripción Archivística, que según la Norma ISAD-G, la define como:
"…Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y en su
caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis,
organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema
que los ha producido..."64.
Llevando a la práctica el concepto anterior nos lleva a lo que es el
Instrumento de descripción, y retomando la Norma ISAD-G: "…Sirve para
denominar cualquier descripción o instrumento de referencias realizado o recibido
64 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística, Madrid, 2000. Pág. 25.
52
por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual
de los documentos..."65
Algunas definiciones de Inventario:
Schellenberg lo define de manera general como "…Un asiento que se hace
de las series de documentos dentro de un grupo documental o de una colección
de papeles privados..."66.
Para Aurelio Tanodi es "…Una descripción exacta y precisa de todo el
material que conserva un Archivo…"67.
El Reglamento Interno del Archivo Municipal del Municipio de Tultitlán,
Estado de México, lo define como “…instrumento de información que proporciona
orientación de particular detalle, sobre el contenido de las series que integran las
secciones del archivo municipal…”68
El Reglamento del Archivo Municipal de Cuautitlán Izcalli, Estado de
México, lo define como “…Documento que contiene una descripción exacta y
precisa de toda la información que se encuentra en el archivo…”69
65 NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Op. Cit. Pág. 30. 66 SCHELLENBERG, Teodore. Técnicas descriptivas de archivos. Collectánea Archivística. Córdoba. 1961. Pág. 4. 67 TANODI, Aurelio. Descripción y Catalogación. PNUD. Capacitación a distancia. Santiago de Chile. 1981-82. Pág. 3. 68 REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE TULTITLÁN, ESTADO DE MÉXICO. Op. Cit. Pág. 2 69 REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE CUAUTITLÁN IZCALLI. ESTADO DE MÉXICO. Op. Cit. Pág. 2
53
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, lo
define como "…Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen
las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (Inventario
General, Transferencia (Inventario de Transferencia) o baja documental (Inventario
de baja documental)..."70
El inventario es entonces un instrumento de descripción, control y
localización archivística que permite saber de forma detallada en mayor o menor
grado dependiendo de su tipo, conocer ¿qué tengo?, ¿dónde lo tengo? y ¿cómo
ésta? la documentación que se conserva en un archivo.
2.4.4.1 Somero
Un inventario somero en palabras de María Estela Islas Pérez, es un
instrumento que “…comprende los elementos mínimos, los del área de mención
de identidad, su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de
control sobre las existencia, pero el interés para sus usuarios es mínimo pues le
ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de
la documentación que puede encontrar. A pesar de las carencias y junto a su
función controladora, es un primer procedimiento válido para la descripción de
grandes volúmenes documentales…”71
70 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. Op. Cit. 71 ISLAS PEREZ, María Estela. La Archivística en México. Serie Formación Archivística. México. 2003. Pág. 76.
54
En esta definición, se hace hincapié de que el inventario somero es efímero
en cuanto a los objetivos de alcanzar una correcta descripción documental hacia
los usuarios que lo utilizan debido a que es muy general para proporcionar
información, además de que esta limitado a uso interno, pero también la autora
defiende que es válido para iniciar un instrumento completo para fondos
documentales grandes.
Respecto al uso de carácter interno del inventario somero, Pescador del
Hoyo, menciona que “…Los inventarios someros no suelen publicarse quedando
como instrumento de información dentro del propio archivo...”72 Simplemente aquí
se insiste en que su uso es interno y esta incipiente opinión radica en que el
inventario somero es para el Archivónomo un instrumento para uso de las
funciones y procesos archivísticos y no del usuario.
2.4.4.2 Analítico
A diferencia del somero, el inventario analítico resulta aún mas complejo,
debido a que algunos autores lo identifican con un catálogo. Respecto a esto,
Antonia Heredia menciona que “…Cuando se cataloga, se describe
pormenorizando documento por documento, cuando se inventaria se describe
globalmente una serie documental sin descender a la particularización. De aquí
que la cualidad de “analítico” sea intrínseca al concepto de catálogo, y la de
“somero” en cuanto cualidad esencial, convenga al inventario. Por lo tanto al
hablar de uno y otro no será necesario precisar en ninguno de los casos tales
72 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El Archivo: Instrumento del Trabajo. Ediciones Norma. España. 1993. Pág. 229.
55
circunstancias específicas ya que caeríamos en la redundancia...”73 La intención
de incluir este comentario de la autora no es entrar en debate acerca de que el
inventario analítico es un catálogo, sino que es la de exponer que este tipo de
inventario es más complejo en cuanto a su calidad para describir más
detalladamente el contenido de un archivo.
Cruz Mundet refuerza el carácter profundo con que el inventario analítico se
muestra, al respecto el autor menciona que “…Este inventario posee una
característica distintiva, fundamental por otra parte, y es que describe los fondos
con bastante profundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos
elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física,
conocer su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las
opciones de su interés...”74
Entonces el inventario analítico responde más a las necesidades de
descripción debido a que como los autores mencionan, es más profundo para
detallar la documentación además de que esto no es exclusivo del archivista sino
que también del propio usuario, lo que lo convierte en el instrumento más
adecuado para los archivos.
73 HERRERA HEREDIA, Antonia. Manual de instrumentos de Descripción documental. Editorial Diputación Provincial de Sevilla. 1982. Pag. 27. 74 CRUZ MUNDET, José Ramón. Archivos Municipales de Euskadi, Manual de Organización. Euskal Autonomi Elkarteco Administraziona. España. 1996. Pag. 140-141.
56
2.4.4 Diagrama de flujo
Se entiende por diagrama de flujo a aquel que muestra en forma de
esquema un proceso desde su inicio hasta su fin mediante figuras geométricas,
detallando cada uno de los procesos que lo integran.
Retomando a la Licenciada Hortensia Constanza Tercero y Vega, el
diagrama de flujo correspondiente al Archivo de Trámite en su etapa inicial, es
decir la recepción de correspondencia:
Fig. 9. Diagrama de flujo del Archivo de Trámite re ferente a la recepción documental75
75 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Op. Cit. Pág. 31
57
Es el esquema anterior se muestra que cuando se recibe la documentación
en el Archivo de Trámite, ésta debe ser revisada y cotejada y una vez hecho esto
se procede a firmar de recibido, en el caso de que sea correcta o de lo contrario
será devuelta a la unidad administrativa correspondiente y para concluir se
procede a iniciar los procesos técnicos. Esta etapa del Archivo de Trámite es clave
para poder empezar de forma correcta con los procesos propios del archivo.
La autora anterior también en la misma obra, expone de manera general a
manera de diagrama de flujo documental del Archivo de Tramite:
Fig. 10. Diagrama de flujo del Archivo de Trámite76
76 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Op. Cit. Pág. 41
58
Como se puede apreciar en el esquema anterior el Archivo de Trámite
recibe de diversas áreas administrativas la documentación como se expuso en la
figura 8. Posteriormente se inician los procesos técnicos propios de este archivo
(clasificación, catalogación, expedientación, archivación y disposición).
Continuando, se elabora un analisis documental con la finalidad de saber qué
documentos se conservan y cuales no, estos últimos eliminados mediante un
expurgo y los susceptibles a conservar se preparan para una iniciar una
transferencia primaria.
2.5 Sistemas de Clasificación
Un Sistema de Clasificación es aquel que establece un criterio de
agrupación con base a un elemento esencial que es propiedad del documento,
puede ser orgánico, funcional o por asunto, al aplicar uno de estos criterios se
obtiene un instrumento de utilidad para el control íntegro de la documentación y un
manejo más definido.
La clasificación es una actividad esencial para el Archivónomo por que nos
permite iniciar el proceso de agrupación de documentos definiendo los criterios
que los identifiquen.
Antonia Heredia dice que: "…clasificar es dividir o separar un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos
queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase
59
es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencia
de los otros..."77
Cruz Mundet también expone su concepto de la clasificación como
"…clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un Fondo
mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo a los Principios de Procedencia y Orden Original..."78
Existen tres tipos de clasificación, Cruz Mundet dice que son la base para
crear distintos tipos de Cuadros de Clasificación, Orgánica, Funcional o por
Materias.
Cruz Mundet menciona que la Orgánica se refiere a: "…Las series se
agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura
orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades…"79. La
funcional: "…su propio nombre lo indica, las funciones de la entidad que genera o
ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración
para clasificar los documentos…"80. Y por último; por materia: "…Es el resultado
del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que
versan…"81.
77 HERRERA HEREDIA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 4° Edición. Editorial Diputación Provincial de Sevilla. 1989. Pág. 206. 78 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. Pág. 239. 79 Ibídem Pág. 240 80 Ibídem Págs. 239-240 81 Ibídem
60
2.6 Métodos de Ordenación
Cuando se tienen documentos identificados como producto de la
clasificación, es necesario asignar a los mismos un orden lógico que esta
determinado por el tipo de ordenación que dependen del elemento principal que
identifica al documento, es decir, un número, una palabra o letra del alfabeto, la
unión de las dos anteriores, una fecha, o de manera mas compleja, un color por
ejemplo. Este elemento, define el método de ordenación que le da una secuencia
que puede ser ascendente o descendente según sea el caso, para dar orden a los
expedientes o documentos que integran la serie documental por ejemplo.
Araceli J. Alday, define la ordenación como: "…la acción de unir
secuencialmente los documentos que ordenan las series y los expedientes
mediante la aplicación de criterios alfabéticos o cronológicos."82
Cruz Mundet define la ordenación como: "…La organización de un fondo no
termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los
distintos elementos. Y que consiste en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo a los criterios establecidos; y éstas pueden ser mediante la fecha, las
letras del alfabeto, los números..."83
En realidad la ordenación es algo que se concibe de manera natural en la
lógica humana al momento surgir la necesidad de asignar un cierto orden a un
determinado grupo de documentos., por que la ordenación es una tarea de la
82 ALDAY GARCÍA, Araceli J.Op. Cit. Pág. 64 83 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. Págs. 248
61
Archivonomía posterior a la clasificación que permite acomodar los documentos
con base a un elemento lógico que los identifica, que será la base para que los
documentos tengan una organización secuencial y práctica.
Existen Métodos de Ordenación Directa e Indirecta.
2.6.1 Directos
Como se describió en el punto anterior, la ordenación consiste en identificar
un elemento que permita dar secuencia a los documentos para su posterior
colocación con respecto de otros.
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía menciona que:
"…Son aquellos en los que la búsqueda de los expedientes se hace directamente,
sin que requieran medios auxiliares de localización. Los más usuales son:
alfabético, geográfico, por asuntos, cronológicos…”84.
Alfabéticos: "…Según las letras del abecedario…"85. Creo que este
método es el más utilizado y comprendido ya que la aplicación va estar
determinada por la cultura lingüística que se esté utilizando.
Geográficos: Por la misma palabra se entiende que consiste en ordenar
por jurisdicciones territoriales o políticas.
84 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Bibliotecas y Archivo. RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Glosario de Terminología Archivística No. 4. México. 1973, Pág. 68. 85 ALDAY GARCÍA, J. Araceli. Op. Cit. Pag. 57
62
Por Asuntos: Antonia Heredia dice que: "…Exige una relación cuidadosa
de los vocablos que recojan más exactamente la información de los asuntos
tratados y está condicionada, a veces, al criterio subjetivo y del personal del que la
realiza…"86. Es decir que este tipo de ordenación consiste primeramente en hacer
un análisis sobre la información que contiene del documento para determinar su
esencia y así establecer un tipo de asunto, para que con posterioridad este sirva
de cabeza para otros documentos de la misma naturaleza y así poder ser
agrupados entre si.
Cronológico: "…Los documentos se ordenan consecutivamente de
acuerdo con la fecha (año, mes, día, en este orden)…"87.
Los Métodos Directos son los más utilizados, ya que siempre en la mayoría
de los casos ocurre, que cuando a determinada persona ajena al conocimiento
archivístico se le asigna ordenar determinada documentación, esta recurre en
primera instancia a utilizar los métodos antes citados, ya que surgen de manera
natural en la solución de problemas.
2.6.2 Indirectos
Los Métodos de Ordenación Indirectos "…Son los que requieren para su
búsqueda de expedientes, el empleo de algún medio auxiliar (como catálogos,
índices, listados, etc.). Los más usuales son: decimal, topográfico, numéricos,
alfanumericos, cromático, etc…".88 Antes de utilizar este método de ordenación es
86 HERRERA HEREDIA, Op. Cit. Pag. 291. 87 ALDAY GARCÍA, J. Araceli. Op. Cit. Pag. 56 88 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op. Cit. Pag. 68
63
importante conocer cada uno de estos instrumentos de descripción documental
descritos aquí como el catalogo, índices y listados. El Catálogo sirve para llevar un
control, descripción y ordenación más detallado sobre las unidades de
documentación simple (documento) o compuesta (expedientes), los Catálogos son
capaces de localizar una unidad documental por cualquier elemento así como
mostrar información más minuciosa. Los índices, a diferencia del Catálogo, están
más encaminados a llevar un registro ordenado y de localización únicamente
sobre un elemento que identifique a la unidad documental, puede ser un número,
nombre, etc. Y por último los Listados, aunque no existe una definición archivística
para este instrumento, de manera común sirven para registrar piezas
documentales con la finalidad de inventariarlos para su posterior recuperación.
“…Cromático: Este método se utiliza para los archivos de gran
capacidad89, para lo cual se manejan diferentes colores. Cada uno de los colores
nos indica determinada área, departamento, dirección, etc. Topográfico: Nos
señala el lugar donde se encuentran los expedientes o piezas de archivo,
precisando el local, mueble y número de orden. Decimal: En este método se
utiliza la numeración decimal. Mixto: Es cuando se utiliza una combinación de dos
métodos de ordenación como mínimo. Numérico simple. Se enumera
progresivamente los expedientes. Este sistema es uno de los más prácticos para
los archivos que no necesitan tener juntos los expedientes de la misma índole; se
aplica en archivos que no sean voluminosos…" 90
89 El método de ordenación cromático, según la autora María Claudia Lugo Herrera, se utiliza para archivos de gran capacidad, sin embargo, considero que la aplicación de un método de ordenación no esta determinado por la capacidad del archivo, sino por las necesidades tanto de recuperación como de ordenación de las piezas documentales. 90 LUGO HERRERA, María Claudia. Los Acervos Especiales dentro de los Archivos Históricos en México. Tesina para obtener el Titulo de Licenciado en Archivonomía. México 2006. Pag. 67.
64
Los métodos Indirectos, son más específicos, y su utilización requiere
conocer bien la documentación en la que se van a aplicar. Ya que estos se
emplean en acervos de de gran tamaño.
2.7 Valoración Primaria
Para el Archivónomo hablar de valoración en términos generales significa
dar una respuesta para saber con exactitud que documentación merece ser
conservada y cual no, esto se determina mediante la identificación de valores
primarios y secundarios, fijar plazos de conservación y posteriormente aseverar la
disposición documental, y así resolver en parte el problema de la explosión
documental.
Algunas definiciones de valoración:
El Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad Autónoma del
Estado de México, define a la valoración como “…Proceso que consiste en
analizar y determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable, informativo,
evidencial y testimonial de los documentos fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial de los mismos…”91.
El Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad Autónoma del
Estado de México, establece que la valoración es una “…Actividad que consiste
91 EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO. Op. Cit.
65
en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios
de disposición y acciones de transferencia, eliminación y régimen de accesibilidad
de la información…”92.
Para Víctor Hugo Arévalo Jordan es “…la función de determinar la
eliminación eventual93 de tipo documental basado en su valor archivístico, llamado
a veces evaluación, revisión, selección o conservación selectiva…”94. Para este
autor, el criterio para valorar es mediante la identificación de un valor archivístico.
Para los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de
los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, valorar significa “…actividad que consiste en el análisis e identificación de
los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de
transferencia…”95.
Existen dos tipos de valoración, valoración primaria y secundaria. La
primera se aplica en el Archivo de Trámite y la documentación activa que se
resguarda derivado del cambio de la fase activa a la semiactiva, con la finalidad de
identificar sus valores primarios (administrativo, legal y fiscal).
92 REGLAMENTO DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO. Op. Cit. 93 Para éste autor, la valoración es eventual, sin embargo, considero que la valoración documental debe ser permanente, ya que al decir “eventual” y aplicar de esta forma la valoración, esta estaría susceptible a desaparecer como un proceso archivístico totalmente necesario para el quehacer archivístico. 94 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Editorial Programa de Difusión Asociación de Archiveros de Santa Fe. Argentina 2000 Pág. 255 95 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. Op. Cit.
66
En el siguiente esquema se exponen los criterios para realizar la valoración
primaria partiendo de la identificación de los valores primarios.
Fig. 11. Criterios para identificar Valores primari os en la documentación activa96
El establecimiento de los valores primarios, son el requisito para que de
inicio la valoración primaria. Respecto del Valor Administrativo: “…condición de
los documentos producidos o recibidos por una institución para realizar sus
funciones o actividades comunes…”97. Valor Jurídico: “…condición de los
documentos que permite certificar derechos u obligaciones de la administración
publica o de los ciudadanos…”98. Valor Fiscal: “…atributo de los documentos para
comprobar el origen, distribución y uso de los recursos financieros de una
institución…”99. El valor primario, tiene una naturaleza propia que lo identifica y lo
96 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Op. Cit. Pág. 24 97 ALDAY GARCÍA, J. Araceli. Op. Cit. Pag. 25 98 Ibídem. 99 Ibídem.
67
hace único, en aplicación a la Serie Documental, es de acuerdo a la normatividad
del órgano productor. El valor administrativo , solamente le competen cuestiones
internas de la institución. El valor Jurídico , mucho más complejo que el anterior,
ya que refleja las actividades de la institución con respecto a otras, incluso con el
propio estado. El valor Fiscal , relacionado con el capital financiero y sus
movimientos, importante para la actividad financiera.
2.8 Transferencia Primaria
Como se mencionó anteriormente, la valoración primaria consiste en
identificar los valores primarios en la documentación activa y así saber si ésta se
conserva y deba ser transferida al Archivo de concentración (etapa semiactiva).
Retomando el Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos referente
a las unidades de documentación en trámite, se menciona que el objetivo de la
transferencia primaria consiste en “…Asegurar un control efectivo y ordenado
sobre la documentación semiactiva en transferencia a la unidad de archivo de
concentración de la dependencia, estableciendo a la vez un registro completo y
preciso de estos materiales para su conservación y manejo…“100.
La misma obra explica que la transferencia primaria consiste en: “…revisar
los expedientes que integran el acervo de la unidad para identificar a los de poca
consulta cuyo plazo máximo de conservación en archivo de trámite se haya
cumplido...reúne los expedientes dados de baja por la unidad...y los agrupa según
sus parámetros de evaluación documental (esto es, según la serie documental a
que pertenece cada expediente y el año de tramitación)...Siguiendo la secuencia 100 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op. Cit. Formato 5.
68
numérica de los expedientes contenidos, forma legajos con la documentación por
transferir, por serie documental y año de tramitación...Toma relación de la
documentación por transferir y confronta los datos que contiene con los de los
legajos y expedientes objeto de registro...Recibe indicaciones sobre la ejecución
de la transferencia, e informa lo necesario al área de servicios generales de la
propia unidad administrativa, a efecto de que proporcione el transporte necesario
para la concentración de los expedientes por transferir...hechas las verificaciones
del caso, recibe copia de la relación de transferencia debidamente
requisitada…”101 Posteriormente de haber realizado lo anterior, la documentación
semiactiva queda en manos del Archivo de concentración.
2.8.1 Inventario de Transferencia
El inventario es un instrumento que relaciona documentación resguardada
en un archivo, es el soporte del Archivónomo para determinar lo que se encuentra
bajo su custodia y que para efectos de un inventario de transferencia, Hortensia
Constanza Tercero y Vega menciona que este debe contar con los siguientes
elementos:
“…1. Clasificación.-
2. Nombre del interesado o área que originó su creación.-
3. Descripción del documento y/o expediente.-
4. No. de caja, No. de expediente, No. de fojas que lo integran.-
5. Fechas de la documentación y
101 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. Op.cit. Pág. 24
69
6. Observaciones…”102
Los elementos anteriores propuestos por la autora son ideales para descibir
un expediente próximo a ser semiactivo, sin embargo, dependiendo de las
necesidades un archivo determinado, éstos pueden variar.
Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos referente a las
unidades de documentación en trámite, expone casi el doble de elementos del
ejemplo anterior para el inventario de transferencia:
“…1. UNIDAD REMITENTE: Nombre de la Unidad de Documentación en
Trámite o Regional de Correspondencia y Archivo que transfiere.-
2. HOJA - DE -: Número de foja que corresponda en el conjunto de la relación de
envío.-
3. NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número general de transferencia, en serie para
toda la Dependencia que será aplicada por la Unidad de Archivo de
Concentración.-
4. NÚMERO DE REMESA: Número local de transferencia, en serie exclusiva para
la Unidad que transfiere que será aplicada por ella misma.-
5. NÚMERO DE LEGAJO: Numeración sucesiva por legajo de documentación
amparado por la relación de transferencia.-
6. SERIE DOCUMENTAL: Identificación de la serie documental a que corresponden
los expedientes agrupados en cada uno de los legajos amparados por la relación.-
7. CLAVE CLASIFICACIÓN: Clave y número de identificación de cada uno de los
expedientes contenidos en los legajos que se transfieren.- 102 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Op. Cit. Pág. 38
70
8. PERIODO TRAMITACIÓN: Año (s) de tramitación de cada uno de los expedientes
por transferir.-
9. CLAVE TOPOGRÁFICA: Clave de localización de cada legajo dentro del acervo
de la Unidad de Archivo de Concentración.-
10. PLAZO DE COSERVACIÓN PRECAUCIONAL: Período estipulado dentro del
Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia para la conservación
precaucional de materiales de la serie a que correspondan los expedientes
contenidos en cada legajo.-
11 NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE: Nombre y firma del responsable de la
Unidad de Documentación en Trámite o Regional de Correspondencia y Archivo
que transfiere.-
12. NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE: Nombre y firma del responsable de la
Unidad de Archivo de Concentración.-
13. FECHA: Fecha en que se realiza la operación entrega-recepción de la
documentación transferida…”103.
Estos trece elementos son aún más completos que la propuesta de la
autora Tercero y Vega y esto enriquece mas la descripción de la documentación
activa susceptible a ser semiactiva. También cabe hacer mención que el inventario
de transferencia es un instrumento flexible en cuanto elementos que deba contar,
debido a que la institución en donde se aplique es lo que definirá su estructura de
elementos.
Para las Notarias del Estado de México, el reglamento de su Ley establece
un procedimiento para realizar la transferencia de los protocolos, apéndices e 103 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op. Cit. Formato 6.
71
índices al Archivo General de Notarias de la Entidad al término de 5 años
transcurridos, esto se funda en el artículo 81 de dicho reglamento: “…I. La
documentación será recibida de acuerdo al inventario que para ese efecto se haya
formulado, mismo que se cotejará con cada libro o juego de libros y sus apéndices
e índices que estén en poder del notario. Los apéndices deberán entregarse
encuadernados y cubiertos con pastas duras.- En caso de que el inventario
presentado no coincida con los libros y documentos que se entregan, a solicitud
del notario y bajo su responsabilidad, se archivarán definitivamente, quedando
constancia de la omisión en el acta respectiva; II. Se anexará al inventario, una
relación de las escrituras que no hayan sido autorizadas definitivamente y que
estén asentadas en los volúmenes del protocolo que se entregue; III. De la
recepción de los volúmenes del protocolo, sus apéndices e índices se levantará
acta por duplicado de la que se entregará un tanto al notario como recibo, y el otro
se archivará en el expediente de la notaría junto con los inventarios presentados;
IV. Concluida la recepción, los documentos se enviarán para su guarda y custodia
a la sección de archivo de protocolos…”104.
El procedimiento anterior habla de un inventario y que se puede también
llamar como inventario de transferencia, ya que funge como instrumento de
identificación de los protocolos al momento de transferirlos al Archivo General de
Notarias y aunque no especifica los elementos que lo estructuran, estos pueden
ser: número de escritura, número de volumen, tipo de protocolo, fecha de
otorgamiento y fecha de cierre de protocolo.
104 REGLAMENTO DE LA LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Op. Cit.
72
2.9 Diagnóstico Documental Archivístico
Antes de que el Archivónomo realice una actividad archivística sobre
archivo en cualquiera de sus componentes que lo integran, éste debe realizar
primeramente un Diagnóstico de esta misma naturaleza para determinar las fallas
que hacen que sea imposible llevar acabo una actividad.
El diagnosticar implica, observar a detalle cada actividad que se desarrolla
en un archivo de cualquier tipo o en su caso la que se desee mejorar ya que para
esto el Archivónomo cuanta con la teoría y práctica archivística necesarias para
determinar la solución mas adecuada.
En cuanto a una opinión archivística sobre Diagnóstico archivístico, Rafael
Malagon Becerril menciona que es “…el examen comprensivo y constructivo del
sistema de archivo de una institución, de una dirección, de un departamento o de
cualquier unidad archivística y/o alguna de sus funciones, en lo relativo a sus
planes, objetivos, modelos y controles y a sus recursos humanos, técnicos,
materiales y financieros…”105.
Sin embargo, el Diagnóstico documental que también “…se convierta no
solo en un elemento de evaluación continua sino también en un incentivo en si
mismo para la mejora de los archivos…”106. Esto es correcto, ya que un archivo en
105 MALAGON BECERRIL, Rafael. El diagnóstico documentario como herramienta de control de los recursos en una unidad de archivo. Tesina. Tesina para Lic. en Archivonomía. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México. 2000. Pág. 4 106 INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA (México). Diagnóstico sobre la situación archivística de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal: 2007. México. 2009. Pág. 10
73
la mayoría de las veces no es perfecto, siempre hay algo que es susceptible a
originar deficiencias y el diagnóstico continúo llevará a una detección más rápida
de los errores y poder erradicarlos
74
CAPÍTULO 3. PROPUESTA DEL MODELO DE ARCHIVO DE TRÁM ITE PARA
LA NOTARIA PÚBLICA NÚMERO 157 DEL ESTADO DE MÉXICO.
3.1 Diagnóstico previo
Antes de desarrollar la propuesta comenzaré con un diagnóstico previo con
la finalidad señalar los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros con
los que cuenta el Archivo de Trámite existente, así como sus deficiencias que
presentan cada uno y que impiden en gran medida el funcionamiento de los
procesos archivísticos que deberían aplicarse.
• Recursos Humanos: Actualmente cuenta con 6 personas, quienes son los
encargados de aplicar los procesos técnicos y demás actividades. Estas
personas no poseen el perfil archivístico adecuado para realizar las tareas
de recepción, clasificación, catalogación, ordenación, descripción y control
que requiere el Archivo de Trámite. Como mencioné son desarrollados de
forma empírica por ellos quienes además no aplican procesos de
valoración, lo que ha ocasionado una explosión documental en forma
desenfrenada.
• Recursos Técnicos y Materiales: Existe para el archivo únicamente una
computadora personal con software básico que posibilita la elaboración de
un catálogo electrónico para el control y localización de los expedientes,
instrumento que no existe en este soporte, el usado actualmente para
realizar esta importantísima función es una libreta con número consecutivo
con elementos que resultan escasos para que exista una correcta
75
descripción y localización de los expedientes. También se cuenta con una
fotocopiadora, impresora tipo laser y acceso a Internet. El mobiliario para
archivo consta de 6 anaqueles con material de acero (180 cm de alto, 75
cm ancho por 42 cm de profundidad y 5 entrepaños cada uno). El mobiliario
no esta distribuido correctamente ya que el acomodo de los expedientes se
hace conforme al espacio disponible, lo que tiene como consecuencia una
localización deficiente. Se cuenta también con 2 mesas y 2 sillas de trabajo.
La papelería como lápices, bolígrafos, fólders, sobres de cartón para
expedientes y etiquetas existen en abundancia. Los expedientes se
integran en un sobre de cartón de 40 cm largo, 35 cm ancho y permite
como máximo 5 cm de espesor.
• Recursos Financieros: Dependen propiamente del notario encargado ya
que aunque esta institución esta desconcentrada del poder ejecutivo de la
entidad, no le son asignados recursos monetarios directamente.
• Procesos Archivísticos: Como he mencionado anteriormente, el Archivo
de trámite no esta definido como tal y existen procesos archivísticos que se
aplican de forma natural, es decir, que al aplicar los principios de
procedencia y orden original a los expedientes, emanan de forma inevitable
procesos como la clasificación y ordenación. Para el registro anual de los
expedientes se utiliza un libreta que tiene como elementos: número de
expediente, fecha de apertura, nombre del interesado y acto jurídico, siendo
el elemento consecutivo el número de expediente, sin embargo los
elementos son correctos, el problema surge cuando se necesita localizar un
expediente por otro elemento como el nombre, escritura (después de haber
76
sido asignada) o algún otro elemento no considerado en esta libreta, otra
situación que declina esto es que se utiliza un método de ordenación
directo, es decir que los expedientes se agrupan por número consecutivo
conforme fueron aperturados, pero reitero, estos por su naturaleza merecen
estar clasificados y debidamente inventariados y ser localizados con un
instrumento auxiliar como un catálogo mediante una clave topográfica.
Otros procesos como el expurgo son realizados de forma caótica ya que
actualmente dentro del expediente existen de un solo documento un gran
número de copias así como materiales metálicos (clips, grapas,
principalmente) lo que con el tiempo el óxido que generan pueden afectar el
contenido de los documentos. Además los elementos para la descripción de
la pieza documental que se utilizan en la carátula del expediente, son
onerosos, impidiendo así la descripción documental correcta, por lo que es
importante homogenizar los elementos de la carátula para cada expediente.
• Volumen Documental: Consta de 160 expedientes activos los cuales se
encuentran distribuidos en las 6 Áreas Administrativas, quienes realizan las
funciones sustantivas de la institución.
Cabe hacer mención que en este capítulo se habla del concepto de “Área
Administrativa”, la cual se definirá para la institución como “aquella que realiza las
funciones sustantivas y que da gestión a los expedientes activos y cada una de
ellas esta identificada dependiendo del acto jurídico que corresponde al
expediente”, a excepción del área de contabilidad, que realiza las funciones
comunes de las institución y cuya información es controlada por un tercero.
77
3.2 Archivo de Trámite de la Notaria número 157 de l Estado de México
El nuevo Archivo de Trámite a utilizar en la institución se aplicará acatando
la teoría archivística existente definiéndolo como “una unidad que será la
responsable de recibir, clasificar, catalogar, inventariar, resguardar y aplicar una
valoración primaria a los expedientes que ingresan a la notaria y que son de uso
cotidiano, así como proporcionarlos al área correspondiente que los solicite en un
tiempo y forma oportuno, este archivo es para uso de todas las Áreas
Administrativas.”
3.2.1 Estructura
La estructura a utilizar comprende una jefatura de archivo y 4 Subunidades:
• Jefatura del Archivo.
• Subunidad de Recepción y Control de Expedientes en Trámite.
• Subunidad de Clasificación y Catalogación.
• Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo de Expedientes.
• Subunidad de Valoración y Transferencia Primaria.
Este modelo ha sido retomado del Manual de Organización de los Sistemas
Red de Archivos, número 4. Considero que es el más adecuado ya que su
Jefatura de Archivo así como cada una de las Subunidades que la conforman
cumple integralmente con todos y cada uno de los procesos archivísticos propios
del Archivo de Trámite.
78
Fig. 12. Propuesta de Estructura del Archivo de Trá mite de la Notaria Pública número 157 del Estado de México.
3.2.2 Funciones
Considerando al número de personal que actualmente labora en el archivo,
que como se mencionó es un total de 6 personas, la nueva distribución se
asignará conforme a lo dispuesto por la Jefatura del Archivo, previo análisis de las
actividades realizadas en cada subunidad así como la distribución del Trabajo.
Las funciones que conciernen a la Jefatura de Archivo así como a las 4
Subunidades son las siguientes:
• Jefatura del Archivo: En primera instancia, será la responsable de
supervisar las actividades de las 4 Subunidades. También la de promover,
aplicar y vigilar el desarrollo integral del Archivo de Trámite en todos sus
aspectos apegándose a las directrices establecidas en materia Archivística
actual, constituyendo así los criterios más adecuados a la realidad del
Archivo, esto último, en comunicación con las áreas administrativas ya que
estas serán las afectadas de cualquier cambio en el Archivo de Trámite.
Jefatura de Archivo
Subunidad de Recepción y control de
Expedientes en Trámite
Subunidad de Clasificación y Catalogación
Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo de Expedientes.
Subunidad de Valoración y Transferencia
Primaria
79
También será la responsable de la actualización de los criterios para la
valoración primaria de expedientes susceptibles a ser transferidos al
Archivo de Concentración. También la de fungir como autoridad al momento
de autorizar el vale de préstamo para un expediente, sólo en el caso de que
el responsable de la Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo
de Expedientes se encuentre ausente.
• Subunidad de Recepción y Control de Expedientes en Trámite: Le
compete recibir y controlar los expedientes y documentos de nuevo ingreso
llevando un registro adecuado de entrada y salida de los mismos.
Posteriormente lo envía a la Subunidad de Clasificación y Catalogación
para que realice los procesos archivísticos correspondientes. Esta contará
preferentemente con un sello de recibido con fecha de la institución.
• Subunidad de Clasificación y Catalogación: Aplicar en el expediente
adecuadamente la clasificación con base al “Cuadro General de
Clasificación Archivística”107 con la finalidad de determinar a qué área
administrativa será enviado para su gestión. Posteriormente lo cataloga
para fines de identificación y localización con respecto a los demás así
como comprobar que no existan antecedentes del mismo, en caso de
presentarse este último caso, se procederá a la glosa del expediente ya
existente.
• Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo de
Expedientes: Realizar la apertura de expedientes asignándole un número
consecutivo y la glosa para el caso de los expedientes ya existentes y
archivarlos en el área física que le corresponde con base a su clave
107 Actualmente no existe este instrumento para uso de la institución, por lo que se recomienda que antes de aplicar la propuesta, la elaboración de este.
80
topográfica que le asigne. También la de autorizar el expediente al Área
Administrativa que lo solicite mediante un vale de préstamo del mismo. Esta
Subunidad es la responsable de llevar el control íntegro de los vales de
préstamo autorizados a las demás Áreas Administrativas. Además a esta le
corresponde llevar un catálogo108 para el registro de los expedientes. El
catálogo en cuestión será utilizado por las demás áreas administrativas así
como las subunidades para fines de consulta y localización principalmente.
• Subunidad de Valoración y Transferencia Primaria: Aplicar los criterios
de valoración así como dar seguimiento a los plazos de tiempo para la
disposición documental de los expedientes que han terminado con su
gestión y que están en su calidad de concluidos, mismos que son
semiactivos. Elaborar el llenado de los inventarios de transferencia. Dar
seguimiento a los plazos establecidos para el trámite de los expedientes
para posteriormente dar continuidad a la valoración y transferencia primaria
correspondiente.
3.2.3 Sistema de clasificación a emplear
Dentro de la institución existen funciones comunes y sustantivas, las
primeras corresponden a las actividades que son necesarias para el
funcionamiento de la notaria, es decir, los recursos humanos, financieros,
materiales y técnicos, toda esta documentación que es generada por estos
conceptos (facturas, pólizas, expedientes de personal, nomina, impuestos,
principalmente) se encuentra separada de las demás Áreas Administrativas,
108 Actualmente no existe este instrumento para uso de la institución, por lo que se recomienda utilizar los elementos de la carátula de expediente.
81
debido a que por ser información confidencial, por políticas de la Notaria, esta no
se encuentra a disposición del personal que cumpla con funciones de archivo y
por lo tanto la presente propuesta no es aplicable sobre estos documentos. Y las
segundas, se refieren propiamente a las actividades que dan la esencia de ser a la
institución, es decir el dar formalidad a actos jurídicos en representación del
Estado por medio del otorgamiento de escrituras públicas. El sistema de
clasificación para estos expedientes a emplear será orgánico-funcional, ya que la
Notaria para dar gestión a ellos está dividida orgánicamente en 6 Áreas
Administrativas (Certificaciones, INFONAVIT, Operaciones Traslativas de Dominio
Sobre Inmuebles, Personas Morales, Poderes y Testamentos mismas que realizan
las funciones sustantivas de la institución), con base en las funciones que laboran
éstas, es decir, que debido a que la naturaleza del expediente esta determinada
por el acto jurídico que celebrará en la escritura, este es único respecto a los
demás y por lo tanto el Área Administrativa desarrolla sus actividades que como
mencioné, es dependiendo del acto jurídico.
3.2.4 Método de ordenación a emplear
Se aplicará un método de ordenación indirecto, siendo mixto ya que se
utilizará como base 2 elementos, el número de expediente así como la clave
topográfica que le corresponde para localizarlo, esta última es dependiendo de los
mobiliarios asignados a las Áreas Administrativas en donde se encuentre el
expediente. Mencioné que es método indirecto porque el catálogo existente servirá
como auxiliar para localizar el expediente por cualquier elemento descriptivo que
lo identifique.
82
3.2.5 Criterios para la apertura de expedientes
Es importante que este proceso archivístico se lleve de manera adecuada
debido a que es aquí donde se integra el expediente. En la institución, en la
mayoría de las ocasiones la apertura del expediente se hace de forma errónea con
un solo documento, lo que tiene como consecuencia la falta de información al
momento de iniciar con la clasificación y catalogación así como llenar el registro la
libreta utilizada para el registro de los expedientes.
Los criterios a establecer para la apertura de expedientes serán
establecidos por cada una de las áreas administrativas existentes en la Notaria, es
decir que simplemente cada una de estas proporcionarán a la Subunidad de
Expedientación, Archivación y Préstamo de Expedientes una lista de los
documentos mínimos para la apertura de los mismos, es importante que la
apertura se aplique de manera imparcial.
3.2.6 Descripción del expediente
Para llevar acabo este proceso, se implementará una carátula de
expediente109 con un mínimo de 7 elementos universales que sean propiedad del
expediente independientemente del Área Administrativa que los gestione, para así
evitar la elaboración de una carátula por cada área.
109 Ver anexo 1
83
Elementos de la carátula propuesta:
• Número de Expediente.
• Fecha de apertura de Expediente.
• Clave Topográfica.
• Número de Escritura y datos del protocolo (protocolo, número de volumen,
número de folios, fecha de otorgamiento y fecha de firma).
• Área Administrativa que gestiona.
• Acto (s) Jurídico (s).
• Nombre (s) del (os) solicitante (s).
• Entidad.
• Plazo estimado del Trámite.
• Situación.
• Notas.
Actualmente no existe un soporte normativo que proporcione a las Notarias en
el Estado de México un modelo de carátula única y exclusivamente para sus
expedientes internos, aunque esta carátula no debe confundirse con la del
Apéndice del Protocolo, la cual tiene sustento en la Ley del Notariado en su
artículo 62, que menciona: “…cuyas carátulas se pondrá el número del
instrumento y volumen a que se refiera…”, estos elementos forman parte de la
carátula propuesta (en Número de Escritura y datos del protocolo). Respecto de
los otros elementos, considero que es conveniente agregarlos porque son
necesarios para respetar el principio de procedencia (mediante el elemento “Área
Administrativa que gestiona”) y orden original (Número de Expediente), además
que permiten llevar una correcta descripción, control y localización sobre ellos.
84
Entonces respecto a este punto, pienso que el uso de una carátula del expediente
más que estar sustentado en otros modelos de ella, el verdadero sustento debería
ser que refleje inherentemente la aplicación de principios archivísticos.
• Número de Expediente: Se obtiene de aplicar el principio de orden original
sobre los expedientes. Es proporcionado por la subunidad de
Expedientación, Archivación y Préstamo de Expedientes con base a la guía
para los mismos.
• Fecha de apertura de Expediente: Es la fecha de comienzo del trámite del
expediente y que será cronológica.
• Clave Topográfica: Este elemento indica el anaquel en donde se localizará
el expediente únicamente durante su etapa activa.
• Número de Escritura y Datos del protocolo (protocol o, número de
volumen, número de folios, fecha de otorgamiento y fecha de firma):
Se obtienen al momento de que el expediente cumple con los requisitos
establecidos por el Área Administrativa correspondiente para celebrar el
acto jurídico. Se asientan con base a una guía de escrituras que también
aplica el principio de orden original sobre las escrituras. Los datos del
protocolo se obtienen como producto de asignar el número de escritura al
expediente.
• Área Administrativa que gestiona: Es la responsable de dar trámite al
expediente. Existen dentro de la Notaria actualmente 6.
85
• Acto (s) Jurídico (s): Se establece con base al Área Administrativa que
gestiona. En algunas ocasiones dentro de una escritura se celebran uno ó
más actos jurídicos.
• Nombre (s) del (os) solicitante (s): Es el nombre de la persona ó de las
personas que solicitan el trámite a la Notaria.
• Entidad Federativa: El acto jurídico que se celebra en la escritura tiene un
origen de procedencia con respecto a una localidad.
• Plazo estimado del Trámite: Cada Área Administrativa establecerá un
tiempo estimado para el trámite de los expedientes a partir de la fecha de
apertura, mismo que será considerado por la Subunidad de Valoración y
Transferencia Primaria para aplicar la valoración correspondiente al
momento de cumplirse este debido a que al ser un expediente concluido ya
será considerado semiactivo.
• Situación: Este elemento consta de 2 opciones. En tramite ó concluido. El
primero significa que aún no ha terminado su gestión y se encuentra en
etapa activa y el segundo que ya se cumplió el plazo estimado para el
trámite establecido por el Área Administrativa correspondiente por lo que es
semiactivo.
• Notas: Es un apartado abierto para describir cualquier aspecto no
considerado por los anteriores.
86
3.2.7 Préstamo de expedientes
Como producto de la naturaleza del Archivo de Trámite con respecto a la
cotidianeidad del uso de los expedientes que resguarda, es importante contar con
un Vale de Préstamo110 que permita regular este uso, es decir que al solicitar un
expediente por un Área Administrativa determinada al Archivo de Trámite por
conducto de la Subunidad de Expedientación, Archivación y Préstamo de
Expedientes, este debe ser localizable en cualquier momento por esta y así
establecer responsabilidades al usuario en el caso de que este de manera
conciente o inconsciente realice algún siniestro de cualquier tipo sobre el
expediente, dañando así su integridad total o parcialmente.
El llenado del vale de préstamo se hará en original y copia, el original es
para uso exclusivo del control de la Subunidad encargada de esta actividad y la
copia para el usuario que solicita el expediente. Es importante que se clasifiquen
de forma correcta las solicitudes en dos rubros (expedientes entregados y los no
entregados).
Algunos de los elementos para el vale de préstamo serán retomados de la
carátula propuesta con anterioridad:
• Número de solicitud.
• Número de Expediente.
• Fecha de apertura de Expediente.
• Clave Topográfica. 110 Ver anexo 2
87
• Número de Escritura (en su caso).
• Área Administrativa que gestiona.
• Nombre y firma del solicitante del préstamo.
• Fecha de préstamo.
• Fecha de entrega.
• Motivo del Préstamo.
• Nombre y firma de quien autoriza el préstamo.
• Notas.
Como mencioné, algunos elementos se tomaron de la carátula, a
continuación detallo únicamente los que son exclusivos del vale de préstamo:
• Número de solicitud: Es el consecutivo que se asigna con base al
principio de orden original del los vales, es un dato numérico. Para el
control de estos, se realizará un inventario (de preferencia electrónico) con
los elementos del vale.
• Número de Expediente.
• Fecha de apertura de Expediente.
• Clave Topográfica.
• Número de Escritura (únicamente).
• Área Administrativa que gestiona.
• Nombre y firma del solicitante del préstamo: Nombre y firma del usuario
interno que solicita el expediente.
• Fecha y hora de préstamo del expediente: Fecha y hora del momento de
la solicitud del préstamo.
88
• Fecha y hora de entrega del expediente: Fecha y hora del momento de
entrega del expediente.
• Motivo del Préstamo: Razón que dió origen a la solicitud.
• Nombre y firma de quien autoriza el préstamo: Nombre del responsable
de la Subunidad ó en su caso en última instancia el Jefe del Archivo.
• Notas: Es un apartado abierto para describir cualquier aspecto no
considerado por los anteriores.
Cabe hacer mención que el vale de préstamo debe quedar autorizado con
las firmas correspondientes, de lo contrario no procederá el préstamo.
Por último, con el vale de préstamo sucede lo mismo que con la carátula de
expediente, no existe un modelo para notarias del Estado de México, sin embargo,
en el Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos, número 4, se
expone un modelo de Vale de Préstamo111 para Archivo de Trámite, del cual se
retoman los elementos de las fechas de préstamo y devolución de los expedientes
así como de las firmas tanto del solicitante como del responsable que autoriza el
préstamo.
111 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS. No. 4. Op. Cit. Formato 4.
89
3.3. Criterios para la Valoración
La Archivística establece que en el Archivo de Trámite una vez terminado la
gestión de los expedientes resguardados en él con base a tiempos de disposición
establecidos, se debe aplicar sobre estos una Valoración primaria mediante la
identificación de los valores primarios (administrativo, Fiscal y legal). Sin embargo,
en los protocolos notariales (escrituras y sus apéndices) este proceso intelectual
nunca se lleva acabo ya que estos son considerados desde su nacimiento con
carácter histórico. Empero éstos tienen su génesis en el expediente, porque antes
de ser plasmado un acto jurídico en escritura pública primero se hace la apertura
de un expediente que cumple la función administrativa de resguardar
temporalmente los documentos requisitazos por el área administrativa
correspondiente. La escritura pública, es un documento narrativo que va
relacionando en el cuerpo de la misma los documentos que el interesado ó los
interesados presentaron ante el Notario para que este de formalidad al acto
Jurídico solicitado y así establecer derechos y obligaciones para los solicitantes,
de estos documentos que se mencionan en la escritura se integran en un
expediente Notarial llamado Apéndice de escritura, que se identifica exactamente
con los mismos datos de esta.
Una vez asentada la escritura pública al expediente en cuestión, le son
retirados los documentos originales para integrarlos en el apéndice de escritura112
mencionado, sin embargo no todos los documentos tienen ese destino, ya que
existen documentos de carácter administrativo y fiscales que merecen ser
112 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Artículo 62. Op. Cit.
90
conservados en el expediente, aunque también existen otros documentos que se
depositan en él innecesariamente ocasionando la explosión documental.
Entonces es importante mencionar que la valoración primaria se realizará
única y exclusivamente sobre los expedientes gestionados por las Áreas
Administrativas y no sobre los Protocolos Notariales. Además que esta
documentación, una vez concluida, se encuentra separada de su expediente que
gestionó el Área Administrativa correspondiente en razón de que la propia Ley del
Notariado de la Entidad y su Reglamento establece un orden específico sobre
estos.
La Valoración primaria dentro de la Notaria quedará definida como “Un
proceso archivístico que consiste en identificar en los expedientes concluidos
documentos con los valores primarios (administrativo y fiscal) para posteriormente
ser transferido al Archivo de Concentración por medio de una transferencia
Primaria”.
Es importante mencionar que el valor primario “Legal” no se considera
dentro de esta valoración primaria ya que los documentos que poseen este valor
son los que precisamente se integran en el Apéndice de Escritura y le dan fuerza
legal para llevar acabo el acto jurídico.
Los criterios básicos para aplicar la valoración primaria sobre los
expedientes concluidos de la institución serán los siguientes y que serán aplicados
por la Subunidad de Valoración y Transferencia Primaria:
91
• Realizar primeramente un expurgo sobre la documentación existente.
• Con base a las listas de requisitos proporcionadas por las áreas
administrativas correspondientes para realizar el acto jurídico, se
eliminarán las copias de estos documentos, porque como se
mencionó, estos se depositan en original en los apéndices de
escritura. Si se requiere consultar alguno de estos documentos,
basta con buscar el Apéndice de escritura correspondiente, con base
a su número, mismo que se encuentra ordenado conforme al artículo
53 de la Ley del Notariado “…Los instrumentos, libros y apéndices
que integren el protocolo deberán ser numerados
progresivamente…”113.
• Identificar únicamente los documentos que comprueben actividades
de índole administrativa y fiscal (valores primarios), en el caso del
primero pueden ser: vales de préstamo del expediente, acuses de
recibo ó entrega de documentos a los interesados, documentos que
plasmen datos generales de los interesados y cualquier otro
documento que compruebe alguna actividad común de carácter
interna, también la carátula del expediente cuenta con información
apta de ser conservada; y en el segundo caso: cualquier documento
que compruebe algún tipo de gasto ya sea ingreso o egreso
principalmente. Este criterio erradicara en gran medida la explosión
documental.
113 LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MEXICO. Artículo 53. Op. Cit.
92
• Los tiempos para realizar la valoración primaria sobre los
expedientes y aplicar la disposición documental sobre ellos, serán a
partir de los establecidos por las Áreas Administrativas que realizan
las funciones sustantivas y una vez que se hayan cumplido en los
expedientes, estos se encontrarán en su calidad de concluidos, por
lo tanto, sobre esta situación sólo se podrá aplicar la valoración
primaria en los expedientes y no los que se encuentran aún en
trámite.
• Una vez aplicado lo anterior el expediente esta listo para ser
transferido al Archivo de Concentración.
3.4 Transferencia Primaria
Una vez aplicados los criterios para la valoración primaria sobre los
expedientes y debiendo estar estos debidamente identificados, se procede a
iniciar con la trasferencia primaria, la cual quedara definida para uso de la
institución como “un proceso archivístico que consiste en identificar los
expedientes que ha terminado su plazo de trámite y que por los tanto son
semiactivos y concluidos, para posteriormente ser enviados al Archivo de
Concentración”.
El proceso de Transferencia Primaria dentro de la Notaria constará de los
siguientes pasos:
93
• Identificar los expedientes a transferir: Únicamente expedientes
concluidos y de los cuales les hayan sido aplicados debidamente los
criterios de valoración primaria.
• Ordenar los expedientes por su número: Es importante que lleven
este orden al ser trasferidos ya que así fue como fueron creados, sin
embargo cabe hacer mención que independientemente que alguna
determinada área se hizo cargo de su gestión, esto no determina que
se agrupen por área.
• Realizar un inventario de transferencia por expedie nte: Este
instrumento servirá para únicamente saber que expedientes forman
parte de una transferencia determinada.
• Hacer entrega al Archivo de Concentración de la tra nsferencia:
El Inventario de transferencia debe ser entregado en original y copia,
siendo el primero para la Subunidad encargada de esta actividad así
como estar debidamente sellado y firmado por el encargado del
Archivo de Concentración y el segundo para este último.
3.4.1 Inventario de Transferencia
Este instrumento se definirá como “aquel que detalle minuciosamente los
expedientes semiactivos que formarán parte de una determinada transferencia
primaria”.
Los elementos del Inventario de Transferencia114 para cada expediente a
transferir son los siguientes: 114 Ver anexo 3
94
Elementos de encabezado:
• Número de la transferencia: número consecutivo del número de
transferencia.
• Fecha de la transferencia: Fecha en la que se entrega la
documentación al Archivo de Concentración.
• Número de página del inventario: Se aplica para el caso de que el
inventario conste de más de 2 hojas.
Elementos del Inventario:
• Contener en primera instancia los elementos mínimos de la
carátula, a excepción de clave topográfica, en razó n de ser un
elemento que fue utilizado para su uso exclusivo du rante su
resguardo en el Archivo de Trámite.
• Documentos que contiene el expediente: Descripción de los
documentos que contiene el expediente y que no pertenecen al
Apéndice de Escritura, documentos con valores administrativo y
fiscal.
3.5 Mobiliario a utilizar
El mobiliario propuesto para la distribución de los expedientes activos será
el mismo que los anaqueles existentes con material de acero (180 cm de alto, 75
cm ancho por 42 cm de profundidad y 5 entrepaños cada uno).En el caso de
necesitar más quedara bajo encargo y previo análisis de la Jefatura de Archivo.
95
Tomando en cuenta que el número de expedientes activos asciende a
160115, distribuidos en todas las Áreas Administrativas.
Para determinar la cantidad de expedientes por mueble, sencillamente se
retoma el ancho del anaquel que es de 75 cm , el número de entrepaños de 5 y el
grosor del expediente de 5 cm , entonces dividimos el ancho de anaquel entre los
centímetros de grosor, dando un total de 15, siendo este el número de
expedientes que se pueden almacenar sobre cada entrepaño del mueble, sólo que
aquí se recomienda restar por lo menos 5 cm para evitar que los expedientes
queden demasiado prensados entre si, por lo tanto, al aplicar esto último, se
obtiene como resultado 14 expedientes por entrepaño, posteriormente se
multiplica este número de expedientes por número de entrepaños y da como total
70 expedientes por mueble:
ÁREAS ADMINISTRATIVAS
NUMERO DE EXPEDIENTES
MUEBLES REQUERIDOS
(ACTUALMENTE)
CRECIMIENTO DE EXP POR MES (APROX)
CERTIFICACIONES 21 1 21
INFONAVIT 78 2 78
OPERACIONES TRASLATIVAS DE DOMINIO SOBRE INMUEBLES
13 1 13
PERSONAS MORALES 8 1 8
PODERES 15 1 15
TESTAMENTOS 25 1 25
115 Esta cantidad corresponde hasta el 31 de diciembre del año 2009
96
TOTAL 160 7 160
Para la distribución del mobiliario será considerando a las 6 áreas
administrativas existentes para la gestión de los expedientes, asignado a cada una
un número determinado de estos, siendo numerados progresivamente para
obtener la clave topográfica y colocando los expedientes con número consecutivo
de arriba hacia abajo e izquierda a derecha.
Fig. 13. Mobiliario ha utilizar en el Archivo de Tr ámite para la distribución de los expedientes116
Considero que es adecuado este tipo de mobiliario por cuestiones de
accesibilidad al expediente además de ser de costo reducido así como también su
flexibilidad para organizar la distancia entre los entrepaños.
116 El modelo no esta ha escala, es únicamente representativo.
180 cm.
75 cm.
42 cm.
1 2 3 4 5 7
8 9
97
La nomenclatura de la Clave Topográfica se compondrá por dos elementos:
Área administrativa / número de anaquel. Y se elaborará con base a lo siguiente:
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ABREVIATURA PROPUESTA
CLAVE TOPOGRÁFICA
CERTIFICACIONES CERT CERT/No. ANAQUEL
INFONAVIT INFONAVIT INFONAVIT/ No. ANAQUEL
OPERACIONES TRASLATIVAS DE DOMINIO SOBRE INMUEBLES
TD TD/ No. ANAQUEL
PERSONAS MORALES PM PM/ No. ANAQUEL
PODERES PODER PODER/ No. ANAQUEL
TESTAMENTOS TES TES/ No. ANAQUEL
Entonces, en el momento de localizar un expediente basta con identificar
primero el Área Administrativa por su abreviatura, posteriormente el número de
anaquel y por último el número de expediente, que como mencione, estos deberán
estar ordenados por su número consecutivamente. Ejemplos: CERT/01/Exp 12/09,
PODERES/05/Exp 123/09.
98
CONCLUSIONES
Conocer la historia del Escribano en México desde el periodo colonial hasta
la actualidad resulta interesante debido a que a través de esto podemos entender
en parte la vida social de la época por medio de los documentos generados por
estos personajes. Pero el verdadero objetivo de investigar la historia de una
institución es que nos ayuda a comprender que antes de tener la necesidad de
aplicar una propuesta de organización sobre el archivo de esta es necesario en
primera instancia saber sus antecedentes históricos, porque esto nos permitirá
comprender el rol que juega y ha jugado la institución en la sociedad así como la
función sustantiva que le compete y que se refleja en los documentos que esta
genera.
La Administración de Documentos comprende nuestro marco teórico que
nos proporciona las herramientas necesarias para diseñar y aplicar una propuesta
de organización integra acorde a las necesidades de la institución. Además el
reconocimiento del Archivo de Trámite como unidad responsable del resguardo de
expedientes de uso constante constituye un pilar fundamental que da fuerza a la
teoría del ciclo vital del documento, siendo esta última parte importante de la
Administración de documentos, es decir que al aplicarla se demuestra que es
cierta y armónica y que nos da una perspectiva sobre el génesis y destino del
documento por medio de sus tres fases (activa, semiactiva e inactiva). El Archivo
de Trámite como cualquier sistema, forma parte también de uno más complejo
llamado Sistema Integral de Archivo. El elaborar instrumentos auxiliares de
descripción como los inventarios nos ayuda estar concientes que es importante
99
saber el contenido del Archivo así como el recuperar la información de manera
oportuna.
Aplicar un criterio de clasificación y ordenación a los expedientes resulta
importante porque simplemente son inherentes a la lógica humana, el intentar
evitarlos, implica desbordar los principios archivísticos.
El Aplicar una Valoración Primaria así como establecer los criterios
necesarios para hacerlo, también nos ofrece una poderosa herramienta que
ayudará a disminuir la explosión documental, así como identificar la
documentación que debe enviarse al Archivo de Concentración por medio de una
transferencia primaria.
Sobre la propuesta considero que la estructura y funciones establecidas
que se desarrollarán son las más adecuadas a la realidad del Archivo, ya que al
establecer una estructura definida se delimitan funciones que dará como resultado
una división del trabajo más equitativa sobre las subunidades que proporcionara
un mayor control sobre los expedientes, esto también sustentado en el sistema de
clasificación y método ordenación propuestos. Los elementos de la carátula de
expediente para la descripción del mismo son adecuados, ya que con esto se
logrará la homogenización de estos elementos y la descripción será mucho más
sencilla para todas las áreas existentes. El vale de préstamo junto con la clave
topográfica aportan también un criterio para controlar la posesión del expediente
debido a que es importante saber en donde se encuentra este y quien lo tiene. La
Valoración Primaria y los criterios para realizar esta erradicaran totalmente la
explosión documental y la transferencia primaria ayudara a identificar los
100
expedientes que serán enviados al Archivo de Concentración. La nueva
distribución y aprovechamiento del mobiliario reflejara la nueva estructura del
Archivo de Tramite para todas las áreas.
Por último como futuro Archivónomo considero la importancia de dominar la
teoría Archivística en su totalidad, ya que de lo contrario, estaría condenado a ser
incapaz de desarrollar soluciones íntegras a los problemas de organización que
afectan a muchos archivos en México. Empero es importante que cada
Archivónomo y futuro Archivónomo no sólo resuelva los problemas de
organización sobre los archivos con la teoría existente, sino que también sea
capaz de desarrollar teoría nueva e ir a la vanguardia, ya que esto es un problema
que principalmente se puede apreciar en la diversidad de conceptos y la falta de
homogeneidad de estos. También pienso que deberíamos ser múltiples
profesionalmente hablando, es decir, que la Archivonomía va de la mano con otras
disciplinas y ciencias y debido a esto, estar obligados a adentrarnos en estas
disciplinas para hacer de nosotros mucho más competitivos en el mercado laboral.
101
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106
ANEXOS
- Anexo 1: Carátula de Expediente - Anexo 2: Vale de Préstamo de Expediente - Anexo 3: Inventario de Transferencia Primaria
ANEXO 1
NÚMERO DE EXPEDIENTE:FECHA DE APERTURA DE EXPEDIENTE:CLAVE TOPOGRÁFICA:
NÚMERO DE ESCRITURA:PROTOCOLO:NÚMERO DE VOLUMEN:NÚMERO DE FOLIOS:FECHA DE OTORGAMIENTO:FECHA DE FIRMA:
ÁREA ADMINISTRATIVA QUE GESTIONA:ACTO (S) JURÍDICO (S):
NOMBRE (S) DEL (OS) SOLICITANTE (S):
ENTIDAD:PLAZO ESTIMADO DEL TRÁMITE:
SITUACIÓN: EN TRAMITE CONCLUIDO
NOTAS:
NOTARIA PUBLICA NUMERO 157 DEL ESTADO DE MEXICOAV. REVOLUCION 7 INTERIOR 9, COLONIA SAN CRISTOBAL CENTRO
ECATEPEC DE MORELOS, ESTADO DE MEXICO C.P. 55000
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