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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROPUESTA PARA REALIZAR EL PROCESO DE DEPURACIÓN EN

LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

J O S É L U I S D E L A R O S A R A M Í R E Z

ASESOR: Lic. Beatriz Santoyo Bastida

Lic. Luz María Noguez Monroy

MÉXICO, D. F. 2008

2

TABLA DE CONTENIDO

PREFACIO……………………………………………………………………………….IV

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..….V

Capítulo 1. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

1.1 Definición…………………………………………………………………………..……1

1.2 Importancia del Archivo de Concentración……………………………………………..4

1.3 Objetivo………………………………………………...…………………………..……5

1.4 Funciones…………………………………………………………………………….….7

1.5 Servicios………………………………………………………………...………...……13

1.6 Usuarios………………………………………………………………………………...14

Capítulo 2. DEPURACIÓN ARCHIVÍSTICA

2.1 Ciclo Vital del Documento……………………………………………………………..16

2.1.1 Fase Activa………………...………………………………………………….....24

2.1.2 Fase Semiactiva………………………………………………………………….27

2.1.3 Fase Inactiva………………………………………………………………….….31

2.2 Transferencias Documentales………………………………………………………….34

2.3 Proceso de depuración………………………………………………………………….41

2.3.1 Identificación…………………………………………………………………….43

2.3.2 Selección……………………………………………………………………...…45

2.3.3 Valoración………………………………………………………………………...48

2.3.4 Eliminación……………………………………………………………………….51

Capitulo 3. PROPUESTA DE DEPURACIÓN

3.1 Evaluación de la necesidad de un procedimiento de depuración………………………55

3.2 Procedimientos de control de depuración……………………………………………...57

3.2.1 Calendario de transferencias…………………………………………………….58

3.2.2 Registro de eliminaciones……………………………………………………….62

3.3 Propuesta de depuración.….…………………………………………………………...63

3.3.1 Necesidad del procedimiento de depuración……………………………………65

3.3.2 Control del procedimiento de la propuesta……………………………………..68

3.3.3 Ejecución dela propuesta……………………………………………………….69

CONCLUSIONES………………………………………………………………….. ……71

BIBLIOGRAFÍA……...………………………………………………………………..…72

3

Anexos………………………………………………………………………………….....74

Anexo 1. Registro de Eliminaciones………………………………………………………75

Anexo 2. Acta de Eliminación de documentos………………………………………..…..76

Anexo 3. Procedimientos de control………………………………………………………77

Anexo 4. Formulario de transferencia………………………………………………….….79

Anexo 5. Registro de baja y eliminación de la documentación……………………………80

Anexo 6. Recursos.………………………………………………………………………..81

Anexo 7. Clasificación de los archivos por el tipo de instituciones a las que sirve……….82

Anexo 8. Formulario de control…………………………………………………………...83

4

PREFACIO

Llenos de expectativas y curiosidad, por orientar y divulgar la labor archivística en los

archivos de concentración, sobre la importancia que tiene la depuración archivística,

esperando que el trabajo sirva de mucho para despertar conciencias y crear vocaciones,

analizando la relación bilateral entre el archivo y la Institución que hacen cohesión interna

en contra de un mismo enemigo ―la explosión documental‖

Desde una perspectiva compleja y relevante es como damos comienzo al dilema sobre la

falta de profesionales en los archivos de concentración de nuestras Empresas e

Instituciones, considerando las limitaciones que las mismas tienen hay que sumar el

desconocimiento y el desinterés por remediar eficientemente esta situación, la cual puede

llegar a causar un gran problema en caso de no resolverlo adecuadamente.

En cuanto al trabajo que se realizó, surge por la necesidad de crear elementos de gran

utilidad que aporten beneficios en pro de la realización de nuestras actividades archivísticas

y sobre todo en lo referente a la Unidad de Archivo de Concentración que permita generar

innovaciones indispensables particularmente en México, asimismo, se trato de una

búsqueda de claridad, rigor, exactitud, indagación de explicaciones, de querer decir aquello

que realmente de entendimiento al mundo de una forma clara y sencilla del lenguaje

archivístico.

De este modo cabe apuntar que el fenómeno contemporáneo que sufre la documentación de

origen hacia la consolidación de nuestros estudios realizados para las Empresas e

Instituciones con lo cual se de el reconocimiento que se merece y sea el impulsor para

nuestra noble carrera la cual esta ganando terreno día a día, pero es nuestra responsabilidad

y debe ser una meta y objetivo hacer que esto se realice de una manera eficiente y benéfica

para la misma.

IV

5

INTRODUCCIÓN

Duele ver como las Instituciones llegan a un punto critico por no haber tomado las

precauciones que le dieran la seguridad de mantenerse en competencia con sus similares

por la falta de compromiso para/con su documentación administrativa lo que propicia una

particular necesidad de organizar sus archivos en una forma que se logre un impulso

agresivo y recuperación de la misma o se entregue al desamparo informativo y no tenga

otra salida mas que la desaparición.

Los Archivos de Concentración son particularmente de suma importancia para toda

Institución o Empresa que sea relativamente grande o que cuente con varias sucursales en

funcionamiento con lo cual genera documentación diariamente y en gran número ―El éxito

radica en saber como se interrelaciona la documentación con otros factores de las

Instituciones y destacarla como un componente crucial‖

En estos Archivos de Concentración el resguardo de la documentación es todo un desafío

para los Archivónomos ya que ellos son los encargados de crear y realizar las actividades

con las cuales se agilizara y controlara la manipulación de dicha documentación dentro de

esta Unidad, la depuración es un proceso imprescindible y que lograra tener la mayor

eficacia posible y es en este proceso donde fijamos el desarrollo de nuestro trabajo.

La depuración archivística es el proceso necesario para lograr que el acceso a la

información mediante los sistemas con que se cuente ofrezca un servicio adecuado y se

mantenga la estabilidad de la documentación en cuanto a número.

El trabajo consta de tres capítulos, El método que se utilizó en el desarrollo de esta

investigación es el deductivo ya que partí de lo complejo y general para llegar a algo

concreto y simple; dándole forma a la propuesta.

En el primero, titulado; Archivo de Concentración, se abordaran los términos más

relevantes del mismo con lo cual doy a conocer la importancia y sus funciones

fundamentales para toda Empresa.

V

En el segundo capitulo se da inicio a todos los conceptos y procesos que son necesarios en

la depuración archivística tomando como base a los autores mas reconocidos en el tema y

que brindan sus particulares puntos de vista con lo cual nos apoyamos y podemos tener una

6

visión mas amplia respecto con los procesos que son indispensables en los Archivos de

Concentración.

El tercer capítulo escribo más detalladamente como es indispensable una Propuesta de

Depuración para todos los Archivos de Concentración que sean parte de cualquier Empresa

o Institución, se da una forma de realizar todo este proceso de Depuración teniendo en

cuenta todas las ventajas que lleva consigo y la necesidad cada vez mas grande de realizarla

de una forma controlada y con los procedimientos adecuados para su operación.

En general a lo largo del trabajo se indican datos importantes sobre la actividad de la

depuración archivística, dejando sentadas las bases para la elaboración de la propuesta, lo

que permitirá que esta actividad tan poco reconocida sea accesible para seguir el camino de

brindar conocimiento e información a todo futuro interesado que así lo requiera.

VI

7

CAPÍTULO 1.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

“El Archivo de Concentración es el corazón del sistema, el que hace circular los

documentos. sin él, el sistema de archivos no puede existir”

Manuel Vázquez Murillo.

1.1 Definición

―El termino archivo esta sumamente estudiado y definido proviene del griego por

intermedio del latín. Lo más probable es que derive del griego, de la raíz archeion, que

significa la sede o el palacio del magistrado, la curia donde reside el archon, o sea, la

persona que manda. Tanto archon como el archeion necesitaban que se guardasen los

documentos y libros relacionados con sus actividades y funciones.

En el latín, la palabra griega toma la forma de arcivum, archivum, archivium, y del latín

paso luego a muchas lenguas europeas. Los romanos usaban también otros términos

sinónimos, que se relacionaban con el arte de escribir o con el material escriptorial, o con el

mueble o lugar donde se guardaban: grapharium, chartarium, tabularium, sacrarium,

sanctuarium, scrinium, etc.‖ 1

Sobre los archivos de concentración se han dado tantas definiciones como modelos de

archivo existen aunque más acertadamente habría que hablar de modelos de sistemas

archivisticos en los que se integran esos archivos de concentración porque, en esencia, son

consecuencia –que no causa- de ellos.

El origen del archivo de concentración radica, en que existen expedientes cuyo uso deja de

ser cotidiano, y otros que ya se tramitaron o se consultan con menor frecuencia, y otros más

que prácticamente no se consultan y que se pueden desechar por su probable inutilidad

futura. Si se conserva toda la documentación, llegara un momento en que no habrá espacio

para almacenar un solo documento más, lo que entorpecerá la localización de los

expedientes.

1 LODOLINI, Elio, Archivística; Principios y Problemas. 1993. p. 358.

8

Para resolver este problema existe la posibilidad de trasladar la documentación cuya

consulta es menor frecuente a otro archivo denominado ―Archivo de Concentración‖.

La definición de archivo de concentración es muy amplio y exquisito en conceptos aquí

detallare algunos de ellos:

Archivo semiactivo: ―Esta formado por la documentación e información de baja actividad y

de consulta poco frecuente. Sus asuntos o temas están cerrados y se conservan hasta el

momento que se trasladen al archivo inactivo. Este tipo de archivo cumple la función de

proporcionar información para el control de la gestión empresarial‖ 2

Hay quienes mencionan una edad del ciclo vital, como el archivo intermedio, es inexacto,

―en el archivo intermedio se procesan documentos de distintas edades y con diferentes

plazos de retención por lo tanto podemos decir que el archivo de concentración no es un

―depósito‖, sino un órgano administrativo‖ 3

El archivo intermedio: Tan pronto como la documentación deja de ser utilizada con

frecuencia, ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sida creada (la gestión),

las oficinas la remiten al archivo siguiendo los plazos y procedimientos establecidos por el

Archivónomo. Esta es la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la

gestión es hipotético, pero no seguro y se caracteriza por asegurar la instalación masiva de

documentos a bajo coste. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso

sobre un asunto determinado puede hacerlas regresar a la fase anterior. A partir de esta fase

y en adelante, la documentación esta bajo la responsabilidad y manejo directo del

Archivónomo.

Archivo intermedio: Es el organismo encargado de normalizar y –hasta donde se pueda-

uniformar los procesos archivísticos de todos los documentos administrativos

2ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de Archivo: la descripción archivística. 2002.

p.16. 3 CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y documentación administrativa. 1998. p. 157.

9

(principalmente la selección documental) y disponer de espacio para almacenamiento

temporal en caso de emergencia.

―Hay un solo archivo intermedio para cumplir la primera función de normalización y

evaluación, pero cada subsistema puede crear su archivo intermedio para resolver

problemas característicos de los documentos sustantivos y luego solicitar anuencia al

archivo intermedio de todo el sistema. También recibirá depósitos temporarios de

documentos cuando sea necesario en su área de influencia‖ 4

Archivo de concentración: ―Es la sección de una institución o de un sistema integrado de

archivos que aprecia el valor primario de los documentos, es sede de la comisión

evaluadora y –si tiene local- reúne los documentos que tienen largo plazo precaucional y

poca cantidad de uso. Prácticamente se identifica el archivo de concentración con un local

enorme que custodia series documentales de poco uso, mientras aguardan el destino final.

En muchos casos, no es fácil conseguir ese local gigantesco, pero el archivo de

concentración es el corazón del sistema integrado, el que hace circular los documentos. Sin

el, el sistema de archivos no puede existir.

Hacer depender el sistema integrado de la existencia de ese depósito enorme es un error. Lo

fundamental del archivo de concentración es el equipo de técnicos que evalúa‖ 5

Archivo intermedio: ―El archivo intermedio es la sección de una institución o de un sistema

de archivos que conduce, en los archivos administrativos de su jurisdicción, la política de

selección documental; es sede de un gran centro de circulación de información interna y del

servicio de emergencias archivísticas, para el cual destina un sector que recibe los

documentos dañados o abandonados‖ 6

Archivo de Concentración: El archivo de concentración se ubica en la segunda etapa del

ciclo vital del documento o en la fase semiactiva ya que en esta fase se han recibido los

documentos que en el archivo de tramite ya no han sido consultados con frecuencia en esta

4 NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de Archivo. 1999. p. 290.

5 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos y archivos. 2004. p. 94.

6 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Como seleccionar Documentos de Archivo. 2006. p. 58.

10

fase se realiza una descripción del documento valorando su contenido de acuerdo a sus

características internas que lo componen, se realiza un catálogo de vigencias que

dictaminara el tiempo de vigencia bajo una base legal, realizando una valoración secundaria

que determinara si se elimina dicho documento o se envía al archivo histórico.

Los archivos de concentración podemos definirlos entonces como: Aquel al que se han de

transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión) cuando su

consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su

eliminación o transferencia al archivo histórico.

1.2 Importancia del Archivo de Concentración

La importancia de estudiar más el archivo de concentración, radica en que dicho archivo es

el punto intermedio entre el origen y la conservación del documento; así como es

fundamental conocer sus procesos archivísticos ya que de ahí se parte para tomar

decisiones dentro de los lineamientos para la depuración.

Según el tipo de organización y la importancia de la masa documental semiactiva, estas

consideraciones nos llevan a una importante repercusión en la concepción y diseño de la

estructura y características de los archivos de concentración.

Los documentos que comunican información requieren lleguen a manos del administrador

de documentos y archivos para tomar decisiones.

La importancia de un archivo de concentración es el control y dirección en un sentido

estricto de toda aquella documentación que ha dejado de ser activa para la institución pero

que requiere de su custodia provisional y que contiene valores.

Su importancia también radica en cuidar de la perfecta conservación de los documentos,

procurar que los documentos estén al día, ―aligerar el archivo de tramite mediante su

11

custodia y control, controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo

de tramite e histórico con las peticiones de los usuarios‖ 7

Por otra parte la importancia de las instituciones por crear sus archivos de concentración es

porque la documentación debe permanecer en el hasta la total prescripción de sus valores,

momento en el que deberán ser eliminados o transferidos al archivo histórico que

corresponda.

En un archivo de concentración tenemos que nada debe eliminarse ni destruirse mientras

esta vigente aunque nadie se acuerde de ir a consultarlo.

Lo esencial del archivo de concentración es que cuente con un equipo de profesionales,

aunque carezcan de grandes salas de depósito. Los documentos pueden expurgarse y

descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo

de concentración sea el que establezca las reglas de esas operaciones.

1.3 Objetivo

Resguardar y conservar para su consulta, los expedientes de asuntos concluidos que

conservan sus valores primarios y que son transferidos por los archivos de trámite, para su

custodia de manera preventiva, es decir precautoria hasta que se culminen sus valores

documentales.

Acciones inmediatas del titular del archivo de concentración.

Participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística y del

Catálogo de Disposición Documental.

Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva y ordenarla

respetando su clasificación y procedencia.

Mantener actualizado el inventario del archivo para su consulta inmediata.

Obtener una corriente fluida de documentos.

Lograr ahorros sustanciales.

7 CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. 1973. p. 97.

12

Que después de la eliminación quede una archivación coherente y completa.

Es imprescindible conocer la importancia de los objetivos con que debe de contar el archivo

de concentración con lo que tendremos un panorama más amplio de lo que se persigue

dentro del archivo para evitar que se cometan errores y problemáticas ocasionadas por la

falta de conocimientos esos objetivos son:

- Descongestionar los espacios de los archivos de oficina

- Evitar que lleguen a los archivos históricos directamente los documentos que aun no

puedan ser consultados por el público en general, debido a las posibles restricciones

de acceso a su contenido informativo.

- Asegurar la valoración de acuerdo a la selección de la documentación, estableciendo

una distinción entre los documentos destinados a ser destruidos por carecer de

valores primarios y secundarios, de aquellos que deben ser conservados y por lo

tanto transferidos a los archivos históricos.

- Asegurar la disponibilidad de los documentos a las administraciones productoras.

- Obtener una política rentable y económica dentro de la planificación archivistica.

- Garantizar el control de la documentación generada y así poder vigilar sus

diferentes ciclos de vida para su recuperación, transferencia o depuración oportuna.

- Reducir el tiempo de conservación de documentos sin valor en el archivo de

concentración, para evitar la explosión documental.

- Optimizar el espacio que ocupa el archivo de concentración sin que se afecten los

servicios que este presta.

13

- Programar las recepciones o depuraciones documentales bajo los lineamientos o

normatividad establecida 8

1.4 Funciones

Las funciones del archivo de concentración son:

Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su

trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.

Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son de

libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser

destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.

Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a

ser eliminados.

Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus

documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.

Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del

espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas.

Transcurrida la fase intermedia, los documentos pasan a engrosar el archivo histórico,

compuesto por aquellos que tras haber cumplido su función administrativa y previo proceso

de selección, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido,

constituyendo la memoria viva de la Administración, de la comunidad y fuente para el

estudio de la historia y para la difusión cultural.

Para presentar las funciones del Archivo de Concentración se tomo como ejemplo el

Organigrama que presenta el Archivo General de la Nación, en sus Normas para la

Administración de Documentos en su manual número cinco que se refiere a la unidad y

subunidad que integran el mismo, y que es de suma importancia que todas las instituciones

8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Procedimientos de la Unidad de Archivo de

Concentración. 1986. p. 44.

14

cuenten con el para tener un mejor funcionamiento de su archivo, a continuación se

muestran y explican dichas subunidades.

Fuente: AGN. 9

Las funciones que se desempeñan en el organigrama del archivo de concentración están

interrelacionadas por medio de un proceso, esto quiere decir que en caso de no realizar

alguna de estas puede venirse abajo el trabajo archivístico que ya se haya realizado. A

continuación se describen las funciones para la administración documental.

Jefatura de Archivo de Concentración.

- Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran

la unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las actividades están

encomendadas, así como la correcta, selección, valoración, organización y difusión

de la documentación semiactiva de la dependencia, dentro del marco del Sistema

Red de Archivos Institucional.

- Administrar eficiente y racionalmente los recursos humanos y materiales existentes

en la unidad, vigilando la adecuada aplicación y operación de los mismos, y

promoviendo en su caso las medidas necesarias para la adquisición y desarrollo de

9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. op. cit., p. 44.

Jefatura de Archivo de

Concentración

Subunidad de

Recepción y

Disposición

Documental

Subunidad de

Archivación y

Préstamo

Subunidad de

Depuración

15

dichos recursos, de acuerdo con las necesidades de la propia Unidad, según las

disposiciones que al efecto establezcan las instancias pertinentes de la Dependencia.

- Cumplir y hacer cumplir dentro del ámbito de la dependencia las normas técnicas y

jurídico-reglamentarias vigentes en la Institución respecto a la transferencia,

concentración y depuración de los documentos públicos, vigilando la correcta

valoración de los expedientes prescriptos, y la baja parcial o definitiva adecuada y

oportuna de los materiales que así lo ameriten.

- Coadyuvar con la Unidad Central de Administración de Documentos de la

Dependencia en el análisis y resolución de los requerimientos existentes dentro de la

Institución respecto al manejo de la documentación semiactiva de las

representaciones de la dependencia en el interior de la Republica, promoviendo la

creación de las delegaciones regionales necesarias de la Unidad de Archivo de

Concentración, coordinando las actividades de las delegaciones de la Unidad para

garantizar una atención adecuada de las demandas de las Unidades Regionales de

Correspondencia y Archivo de la Institución en esta materia.

- La Unidad de Archivo de Concentración deberá presentar ante las autoridades

competentes de la dependencia un informe de las necesidades y expectativas

vigentes en la Institución, en materia de normatividad y desarrollo documentario, e

induciendo la normalización efectiva de los mecanismos e instrumentos de

disposición documental de la Dependencia, de acuerdo con lo que al respecto

establezca la Jefatura de la Unidad Central de Administración de Documentos de

dicha Dependencia.

―Presentar los informes que sean requeridos por la Jefatura de la Unidad Central de

Administración de Documentos o por otras instancias pertinentes de la Institución

respectos al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los programas de la

Unidad de Archivo de Concentración‖ 10

10

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. op. cit., p. 18.

16

Es de suma importancia el contar con una Jefatura de Archivo de Concentración, en la cual

se podrán organizar las actividades, administrar los recursos humanos, vigilar los

procedimientos que se han planeado para así poder presentar los informes sobre el

desarrollo del Archivo de Concentración a las autoridades pertinentes.

Subunidad de Recepción y Disposición Documental.

- Recibir de las Unidades de Documentación en Tramite de la Dependencia los

expedientes cuya etapa activa ha concluido, cerciorándose de que la transferencia de

tales materias se efectué de acuerdo con las normas establecidas (al respecto, en

particular dentro del Catálogo de Disposición Documental de la Institución, y de

que los expedientes recibidos sean rápida y adecuadamente integrados al archivo de

la unidad).

- Mantener ordenado y actualizado el registro de caducidades de los expedientes

ingresados a la Unidad, promoviendo y vigilando el retiro sistemático de la

documentación cuyo plazo de conservación precaucional haya concluido, de

acuerdo con lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de la

Dependencia.

- Asesorar a los usuarios que así lo quieren respecto a los lineamientos y técnicas de

disposición documental vigentes en la Institución, coadyuvando en la definición y

aplicación sistemáticas de tales mecanismos dentro de las Unidades archivisticas de

la Dependencia.

De igual manera el contar con esta Subunidad funge un papel muy importante ya que en

ella se reciben todos aquellos documentos cuya fase activa a concluido, además de que se

determina el periodo o lapso de su caducidad detallándolo en el Catálogo de Disposición

Documental.

17

Subunidad de Archivación y Préstamo.

- Integrar y mantener en constante orden la documentación del archivo, elaborando y

conservando los registros necesarios para identificar los expedientes existentes

dentro del acervo, así como facilitar su localización.

- Efectuar los movimientos que resulten necesarios para evitar congestionamientos

dentro del acervo, retirando correcta y oportunamente del archivo los materiales que

deben someterse a depuración pero que no se tengan duplicados de los expedientes

y se evite la explosión documental.

- Facilitar en préstamo los expedientes que obran en el archivo, a los servidores

públicos autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los

elementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación

institucionales de la documentación, según las disposiciones técnicas y jurídicas

vigentes de la Dependencia.

Esta Subunidad permite integrar la documentación en el lugar que de acuerdo a sus

características le corresponda para tener un mejor control de la misma, evitando que el área

se sature, de igual forma presta aquella documentación a los usuarios ya sean internos y

externos para otorgarla en tiempo y espacio requerido.

Subunidad de Depuración.

- Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores primarios hayan

prescrito, y determinar el tratamiento que corresponda a la misma de acuerdo con

las normas establecidas al respecto.

- Aplicar eficazmente las técnicas existentes para la correcta evaluación y selección

documental, en la perspectiva de distinguir y tratar correctamente la documentación

con valor histórico que haya sido generado por la dependencia.

18

- Determinar el destino final de la documentación depurada, observando lo previsto

en el Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia, o estableciendo los

controles necesarios para garantizar, según el caso, la correcta baja, transferencia al

Archivo Histórico.

―Colaborar con las instancias normativas de la Dependencia en la Valoración de los

diversos tipos documentales producidos por la Institución, y en la definición y

perfeccionamiento de las técnicas necesarias para la detección y conservación de los

documentos oficiales de valor permanente‖ 11

La subunidad de depuración documental permite examinar toda aquella documentación que

por su valor secundario han caducado, permitiendo desalojar el área de resguardo para

próximas transferencias.

El contar con los lineamientos que se manejan dentro de la Jefatura de Archivo de

Concentración y las subunidades que lo integran es de suma importancia ya que si se tiene

un equilibrio de ambas esto garantiza que sus funciones y procedimientos se lleven a cabo

con eficiencia. Cabe mencionar que en las normas de la administración de documentos,

menciona que la unidad de archivo de concentración se debe representar por un Comité

Interno pero dicho comité no existe en la mayoría de los archivos, y peor aun las

dependencias no existe como tal un archivo de concentración y esto de igual forma impide

conocer como se encuentra estructurado y las funciones que se deben desempeñar.

11

SANTILLÁN ESTRADA, Ana Rebeca. Propuesta de lineamientos para la depuración del archivo de

concentración de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal. 2007.

p. 25.

19

1.5 Servicios

El servicio al público es la actividad mediante la cual se proporcionan los materiales que

resguardan los diferentes acervos, y se ponen al alcance de la investigación mediante

consulta directa o automatizada y reproducción. Corresponde al Archivónomo normar el

acceso, actualizar reglamentos y elaborar estadísticas y perfiles de usuarios.

A. La consulta directa se realiza en las salas acondicionadas por el archivo para este

servicio: se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y

medios de acceso; la comunicación normalmente se apoya en guías (generalmente

en los archivos de concentración).

B. La consulta automatizada puede agilizar la localización mediante instrumentos

descriptivos convertidos en bases de datos.

En el contexto actual de la sociedad de la información, son numerosas las referencias al

valor de la gestión de la información en las empresas y organizaciones, como factor critico

de éxito. Su importancia se acepta como recurso indispensable para ampliar la

competitividad, para incrementar la calidad y la satisfacción de los usuarios, así como para

desenvolverse en el mercado global.

Como consecuencia lógica de este ambiente, las organizaciones sienten la necesidad de

contar con especialistas en información que les ayuden a tomar decisiones adecuadas y, en

consecuencia, se produce un momento idóneo para el desarrollo del archivo y la consultoría

en organización de la información.

―En la mayoría de las ocasiones, el servicio se basa en escuchar las necesidades de los

usuarios y ayudarles a buscar las mejores soluciones, poniendo en práctica las técnicas de

servicio que tanta importancia han adquirido en la consultoría de la información‖ 12

Los servicios principales encomendados a los responsables de los archivos de

concentración deben ser las siguientes:

1. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos.

2. Procurar que los documentos estén al día.

12

CONTINOLO, Giuseppe. op. cit., p. 119.

20

3. Despachar rápidamente las consultas y vigilar el cumplimiento de todas las

formalidades requeridas.

4. Aligerar el archivo mediante el envió al archivo histórico de los documentos que

contienen valor documental o histórico y asumen valor permanente con uso

científico, social y cultural.

5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo histórico y

los eventuales peticionarios.

1.6 Usuarios

El siglo XXI nos pone frente a nuevas realidades. Hay más usuarios que los que

conocíamos, y también archivos de empresas e instituciones públicas o privadas que

necesitan hallarse accesibles a la sociedad en general.

La sociedad civil como usuaria: Hemos venido observando el poder y alcance de los

documentos y deducimos que hay muchísimos documentos que inciden sobre gran número

de usuarios, más allá de la entidad productora y el solicitante o destinatario.

Los Archivónomos, conociendo este nuevo usuario han de adecuar su Política a los

requerimientos de información y apertura a la consulta de toda serie documental de

cualquier Institución gubernamental o privada que roce o toque intereses de la comunidad,

sea esta barrial, municipal o nacional. ―Esto se denomina transparencia democrática. Bajo

ella nos encontramos todos nosotros, en cuanto cumplimos una función en la sociedad. No

puede prevalecer la privacidad, so pena de convertir los archivos en aguantaderos de

corrupción‖ 13

La entidad productora/receptora como usuaria: Este es el primer usuario que conocíamos.

Para el siglo XXI, destaco:

Los administradores de documentos y archivos atesoramos los documentos que

fundan y sustentan los derechos y atribuciones de la institución donde trabajamos.

13

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 125.

21

Pero dicha institución, a su vez, funda y sustenta derechos o bienes de quienes en

ella tramitan, solicitando algo.

La institución no puede exigir todo a los usuarios externos y sentirse con derecho a

incumplir sus obligaciones.

A la empresa hay que informarle que en el siglo XXI ella es responsable de los

efectos benéficos o perjudiciales que cause a la sociedad; los documentos

relacionados involucran a los beneficiarios o a los perjudicados, lo cual les da a

estos el derecho a gozar del acceso a tales documentos.

22

CAPÍTULO 2.

DEPURACIÓN ARCHIVÍSTICA

―Todos los documentos son creados para estar vigentes”

2.1 Ciclo Vital del Documento

El ciclo vital de los documentos es un parangón con la naturaleza, puesto que se ocupa de la

gestación, nacimiento, vida y muerte, fenómenos que se observan también en los

documentos.

Al hacer la comparación, generamos conceptos tales como gestación del documento, que es

el momento en que se diseña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que

presta; y muerte, cuando cierto tipo de documentos son depurados al comprobarse su

inutilidad.

Algunos sostienen que el Archivónomo debe ocuparse de la vida y muerte del documento y

allí termina su función; otros autores sostienen que el Archivónomo debe preocuparse

desde el nacimiento, en el que tiene injerencia directa, y aun hay quienes sostienen que el

Archivónomo debe preocuparse desde su gestación.

En el momento de crear un nuevo tipo de documento, es necesario consultar al

Archivónomo, para no repetir información. Su injerencia tiene que ser desde la gestación.

23

Ser viviente Muerte

Ciclo vital Gestación Nacimiento Vida

Documental

Destrucción

Traslado

Documento Transferencia

Conservación

permanente

Fuente: Arévalo Jordán.

―Decimos muerte del documento por destrucción premeditada; cuando esto no sucede

tenemos el traslado a un archivo de concentración o histórico, transferencia a un archivo

eventual, o su conservación permanente, si el documento es aprobado para su

conservación‖ 14

Aurelio Tanodi hace distinción de tres fases: prearchivística, archivística e histórica—la

ultima etapa--. Comparte esta opinión Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento

(Según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini, e Ives Perotin)

1. Fase prearchivística.

2. Fase administrativa.

3. Fase histórica.

Fuente: Arévalo Jordán.

14

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. op. cit., p. 137.

24

Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica una primera como activa: la vida del

documento. 15

Una inactiva: la etapa de selección documental y una tercera etapa de conservación

permanente.

Ciclo vital del documento

(Según los conceptos de Gunnar Mendoza)

1. Fase activa.

2. Fase inactiva.

3. Conservación permanente.

Fuente: Gunnar Mendoza.

Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a archivos activos, pasivos,

inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del documento que esta

manejando.

Schatz realiza una intercalación en el concepto, una edad intermedia del documento, misma

que tiene una subclasificación de acuerdo con la consulta que se efectúa: primaria

frecuente, primaria eventual, y por ultimo, secundaria, de acuerdo con la frecuencia de

consulta del documento. 16

15

MENDOZA, Gunnar, Problema de la ordenación y la descripción archivística. 1978. p. 31. 16

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. op. cit., p. 137.

25

Ciclo vital del documento.

(Según los conceptos de Schatz)

Fase administrativa

Etapa intermedia Primaria frecuente

Primaria eventual

Secundaria

Fase histórica

Fuente: Arévalo Jordán.

Manuel Vázquez habla también de las tres fases, pero hace una acotación: ―la fase

prearchivística la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase

administrativa habla de un momento de vigencia.

Y a la fase histórica la deja en esa situación porque luego de la finalización de la vigencia

comienza la etapa para él investigador‖ 17

Ciclo vital del documento.

(Según los conceptos de Manuel Vázquez)

1. Fase prearchivística Momento de gestación

Momento de trámite

2. Fase administrativa Momento de vigencia

Momento de plazo precaucional

3. Fase histórica Permanente

Fuente: Arévalo Jordán.

17

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. op. cit., p. 139.

26

Ciclo vital del documento

1. Fase prearchivística Momento de gestación

Momento de trámite

2. Fase administrativa Momento de vigencia

Momento de plazo precaucional

3. Fase intermedia Momento simbiótico

Momento de análisis

4. Fase de conservación Momento de investigación

permanente Momento de la conservación

y restauración

5. Fase tecnológica Momento informático

Momento multimedia

Momento de difusión

Fuente: Arévalo Jordán. 18

A fin de compulsar las distintas opiniones sobre las distintas etapas del ciclo vital del

documento, realizo la conclusión de la siguiente forma:

Etapa activa, incluye los momentos de gestación y de trámite.

Etapa inactiva, incluye los momentos de vigencia y de plazo precaucional.

18

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. op. cit., p. 140.

27

Etapa intermedia, se considera como el momento simbiótico, que es cuando realizan los

trámites para determinar la utilidad del documento para la posteridad, concluyendo esta

etapa con la selección documental.

Etapa de investigación, considerada en el momento de la investigación científico-histórica.

Etapa informática, que consideramos cuando el documento es procesado en su información,

culminando en el momento de difusión, cubriendo la necesidad de editar los fondos

documentales, para un rápido acceso a la información.

Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hace necesario incorporar el momento

telemático que nos permite enviar la información o el facsímile del documento al lugar

requerido.

No siempre lo más difícil es lo más importante. En este caso, el tema es casi elemental,

pero su importancia es absoluta: no somos Archivónomos hasta que no estamos capacitados

para conocer en teoría y aplicar a casos concretos las fases del ciclo vital de los

documentos. Toda la selección documental encauza el estudio de los valores de un

documento de archivo hacia la duración de la fase de plazo precaucional del ciclo vital.

El ciclo de vida de un ser viviente comprende su concepción-gestación, su nacimiento, su

vida y su muerte. En un documento, por analogía, el ciclo vital comprende su concepción-

gestación, su nacimiento, su vida y una última etapa que a veces es la destrucción y otras

veces es la transferencia a un archivo, para su conservación perenne.

La bibliografía habla comúnmente de tres fases o edades basadas en la cantidad de uso o en

valor decreciente de los documentos.

―El ciclo vital basado en cantidad de uso, habla de documentos activos, semiactivos o

inactivos, sin especificar cuanto movimiento es menester para integrar cada una de estas

28

categorías, sin poder establecer fechas de tránsito de una a otra fase. Este método de ciclo

vital es útil para saber ubicar los documentos con relación al usuario‖ 19

Una regla archivística es que los documentos deben hallarse siempre en la posición más

favorable al usuario. Los más usados han de estar cerca de los usuarios y los menos

solicitados progresivamente más lejos.

―El lugar próximo al usuario es siempre un lugar caro, costoso, porque ha sido pensado

para oficina y trabajo humano, por ello los documentos solo han de permanecer allí el

mínimo de tiempo necesario‖ 20

Definir el lugar próximo al usuario requiere identificar al usuario. Si es el público externo a

la institución, los documentos han de archivarse cerca de una ventanilla o mostrador. Si el

usuario es el interno, los documentos estarán en su despacho o en un mueble de su

conocimiento, así sucesivamente si es requerido por el departamento legal, el contable, el

de personal, etc.

Este método de determinar las fases del ciclo vital ostenta, pues, esta utilidad: colocar el

documento siempre en posición favorable al usuario; pero no sirve para la selección

documental por dos razones básicas:

1. No establece fechas exactas de término de una fase e ingreso a otra.

Mejor dicho habla de plazo de 1 o 2 años que se menciona para todos los tipos de

documentos por igual, lo cual es peligrosísimo porque no es lo mismo un comprobante

de compra de gasolina que el acta de nuestro nacimiento o la designación de un

funcionario o los planos de una casa.

2. Se presta a la confusión de que mayor actividad significa mayor valor.

19

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 43. 20

Ibid., p. 44.

29

Así se han eliminado documentos pocos activos que estaban aun vigentes, como el caso

frecuente de los planos de viviendas de barrios con 60 o más años de antigüedad por dar

un ejemplo 21

Para la depuración en los archivos de concentración es pues preciso plantear las edades de

los documentos de archivo con parámetros que nos ofrezcan dos datos. Uno, fecha exacta y

fundada del paso de una fase a otra, según sea el tipo documental. ―Esto es necesario

porque esta tabla dirá: reténgase 5 años. Se precisa saber exactamente a partir de cuando y

efectuar la contraprueba de si efectivamente su valor permite tomar esta decisión.‖22

Por

ello exigimos el otro dato que sigue: valor exacto del documento en cada momento del

ciclo. No de una manera vaga como en aquellas obras que nos hablan de valor primario

máximo, reducido, ocasional, valor secundario potencial y real, sino estableciendo razones

administrativas y jurídicas. El ciclo vital toma como eje la vigencia del documento de

archivo de concentración.

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusión sobre

las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita

mucho el concepto de información requerida en cada una de estas etapas.

21

CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. 1998. p. 224. 22

LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. 2000.

p. 55.

30

ESQUEMA DEL CICLO VITAL

Primera edad

Momento de Planificación Momento de Tramitación

Segunda edad

Momento de VIGENCIA Momento de Plazo Precaucional

Tercera edad

Selección Documental Fase Permanente o Histórica

Fuente: Vázquez Murillo.

2.1.1 Fase Activa.

PRIMERA EDAD

En esta fase se generan los momentos de gestación y tramite, aquí observamos el problema

de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida

en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión espacial nos da una pauta de los

alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información.

Dimensión espacial. ―Constituida por los limites legales y de influencia de la institución.

En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia directa de la

entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de

información organizacional, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos

eventuales...‖ 23

23

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit. p. 44.

31

Dimensión temporal. ―Constituida por las series de carácter estadístico, se observa en esta

etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetudinaria,

preocupación por tomar decisiones sobre temas del día‖ 24

Esta etapa se denomina también fase de producción de documentos y estaría compuesta por

los elementos siguientes:

a) Diseño y gestión de formularios.

b) Preparación y gestión de la correspondencia.

c) Gestión de informes y directrices.

d) Fomento de sistemas de gestión de la información.

e) Aplicación de la tecnología moderna en dichos procesos.

Momento de Planificación

―La producción documental no puede surgir improvisada para responder al apremio de una

necesidad. Debe nacer de un estudio integral que vaya llevando los tipos de documentos a

la normalización u homologación. Primero los documentos facilitativos o comunes, y luego

los sustantivos o característicos de cada institución‖ 25

La planificación estudia cuatro elementos:

o La información, para que sea oportuna y pertinente.

o El soporte o medio, en el que se va a volcar la información (formulario, soporte

magnético, impreso…).

o El recorrido optimo para llegar a la persona competente con todos los datos que ella

necesita para resolver en el menor tiempo posible.

o El plazo de retención y el destino final fijados en la Tabla de Selección.

El curso o flujo de los documentos y de la información tiene que tener en cuenta las

oficinas que realmente aportan datos o ejercen control. Bien sabemos que la indebida

pesadez de la burocracia se origina precisamente en el movimiento poco racional de los

documentos en trámite.

24

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 45. 25

Ibid., p. 46.

32

Si el soporte es papel, por ejemplo, la planificación decidirá entre algunas posibilidades: un

formulario a llenar, la respuesta a un cuestionario abierto, la redacción propia del

iniciador…

Cualquiera de estos casos requiere programación, a ser posible normalizada, no sea que a

iguales solicitudes corresponda distinta tramitación. Si el soporte fue magnético, el analista

de sistemas, en equipo con el Archivónomo determina los campos de información para los

datos que se requieren. Puede, además, haber soportes tales como planos de ingeniería,

fotografías, microfilmes, etc. Los expertos en documentos electrónicos explican que el

plazo de retención debe ser conocido antes de comenzar a introducir el documento en el

sistema, porque luego es prácticamente imposible o muy caro ―entresacar‖ documentos de

un conjunto que haya sido grabado con una técnica no borrable.

La tramitación

¿Para que sirve la tramitación? La tramitación, que es motivo de la burocracia, tiene como

fin acumular los antecedentes que necesita la autoridad o el emisor del documento para

poner en vigencia al documento. En este momento, pues, se produce la recepción de datos e

información.

El documento que suele hallarse muy activo, es requerido por el iniciador, por distintas

oficinas y por la autoridad que ha de resolver. Puede ser sometido a confidencialidad, que

en algunos casos es de importancia decisiva, como en las licitaciones.

―La seguridad de los documentos y de la información es de máxima importancia, pero por

razones distintas a las de la vigencia. Los antecedentes no suelen ser soportes de derechos,

sino muy apetecidos por quienes desearían ver torcido el brazo de la Justicia o impedida la

prosecución de una tramitación. Puede haber intereses en interpolar o modificar los datos‖26

La tramitación a veces se halla en manos del Administrador de Documentos y Archivos o

Archivónomos, a veces la realiza un oficinista.

26

CONTINOLO, Giuseppe. op. cit., p. 82.

33

En todos los casos, sin embargo, ha de ser cumplida según pautas que emite un sistema

coordinador presidido por un profesional Archivónomo o Administrador de Documentos y

Archivos.

―Aunque el documento, en este momento de tramitación, tiene el máximo de movimiento,

no tiene el máximo de valor‖ 27

El inicio de la tramitación tiene fecha conocida. En la institución u oficina donde ingresa es

registrado el documento asentándole un sello con el día, mes y año. Asimismo, lo hace un

individuo que tiene su propio archivo. El fin de la tramitación da paso a la vigencia, ¿Por

qué? Tenemos el ejemplo de nuestra licencia de manejo ya que nos piden ciertos

documentos para tramitarla después de este proceso nos la entregan y con ello tenemos que

nuestra licencia tiene una vigencia o periodo de validez.

Hay siempre un acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia. Para

documentos en papel, el acto administrativo normal es la firma.

2.1.2 Fase Semiactiva

SEGUNDA EDAD

Momento de Vigencia

El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de gestión obliga, testimonia o

simplemente prueba lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo

documental. Vayan dos ejemplos. En el cheque, explícitamente dice: ―Páguese a fulano de

tal o a su orden…‖. Una lista de asistencias de alumnos, a lo mejor no expresa en un titulo

su finalidad. Para sus usuarios, va implícito el servicio que presta. Digamos, entonces,

cuanto conviene aclarar en un encabezamiento el fin y nombre de cada tipo documental.

―La vigencia es el momento central en la vida de un documento.

Es la que comporta el valor máximo porque

TODOS LOS DOCUMENTOS SON CREADOS PARA ESTAR VIGENTES

no para ser estudiados por los historiadores‖ 28

27

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 59. 28

Ibid., p. 60.

34

¿Como concluye la vigencia? La vigencia se termina de las siguientes cinco causas:

1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. ―Contratamos por tres

años…‖. Hay una variante: En algunos casos, el plazo no va en el documento, sino

que es ley general; por ejemplo, los cheques que no son cobrados pierden su

vigencia pasado ―un tiempo determinado‖ 29

2. Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. Así pasa

con los documentos dispositivos; una ley hace obsoleta la ley anterior. También la

renuncia aceptada anula la designación, y el acta de defunción a la de nacimiento.

3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Los planos de

una obra cuando esta se derrumba. Hay una variante: los mapas pueden perder

vigencia porque, con una tecnología superior, se han elaborado nuevos documentos

sobre el mismo objeto. Asimismo, sucede cuando un mapa político cambia las

demarcaciones territoriales.

4. Los documentos que comunican información como las cartas, pierden vigencia

cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido. Hay una variante:

cuando la carta transmite un anuncio o promesa, puede decirse que pierde vigencia

cuando llega el día prometido.

5. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la

vigencia, se establece convencionalmente tal fecha. Esto sucede con documentos

que podríamos llamar denegatorios. Por ejemplo, el acta de defunción ¿Cuándo

termina su vigencia? Asimismo, ante la denegación de una solicitud, ¿hasta cuando

se mantiene la negativa? Por ejemplo nuestra credencial de elector no podemos

tramitar otra nueva solo por el gusto de hacerlo sino que implica sus motivos y

casos en especial

Hay una variante. Los documentos que termina su vigencia por la emisión de un nuevo

documento (segunda manera) requieren que ese ―contradocumento‖ llegue a manos del

Archivónomo. Si no llega, el fin de la vigencia se realizara, de hecho, mediante la

29

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 61.

35

aplicación de una fecha convencional. Así se puede actuar con las historias clínicas, si en el

hospital se ignora la fecha de fallecimiento del paciente.

Hemos marcado con exactitud y certeza las fechas de conclusión de la vigencia. Esto es de

absoluta necesidad, porque

―NADA DEBE ELIMINARSE NI DESTRUIRSE, MIENTRAS ESTA VIGENTE,

aunque nadie se acuerde de ir a consultarlo.

Los Archivónomos no puede considerarse tales, si no saben

distinguir inequívocamente el tiempo de vigencia

de los documentos que procesan‖ 30

Momento de plazo precaucional

Con una lógica primaria, cabría pensar que, agotada la vigencia, el documento se vuelve

inmediatamente eliminable, ya que ha sido creado para estar vigente. Pero ¿qué pensaría

usted del cajero de su banco que, una vez que le ha abonado el cheque, lo destruyera? Ud.

opinaría que no debe destruirlo. ¿Por qué no se puede destruir, si ya no esta vigente? ¿Es

que lo van a poder abonar una segunda vez? No. Una vez agotada la vigencia se da un lapso

durante el cual es menester retener el documento por precaución.

Veamos que objetivos persigue esta precaución. Son dos:

Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre

aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores

en el cumplimiento de la vigencia.

Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere

para estar vigente.

Estos dos objetivos son el punto de referencia o parámetro para determinar cuanto debe

extenderse el Plazo Precaucional.

30

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Como seleccionar documentos de archivo. 2006. p. 60.

36

Para reclamaciones, el tiempo tiende a ser breve. Es preciso educar a la institución

tramitadora y al iniciador o beneficiario para que estén atentos un tiempo razonable. No

podemos esperar diez años para efectuar reclamaciones por un cheque de poco monto.

Para servir de sustento jurídico a otro documento, el plazo será tan largo como sea

necesario para servir de base a ese segundo documento. El caso por excelencia de este

segundo objetivo es el de aquellos documentos del legajo personal que son antecedentes

necesarios para tramitar la jubilación.

Se conoce que es y para que sirve el Plazo Precaucional. Falta determinar las fechas exactas

de inicio y conclusión.

El Plazo Precaucional se inicia a partir de alguna de las cinco maneras que existen para dar

por concluida la vigencia.

―El Plazo Precaucional se determina de dos maneras:

Por la fecha determinada en una prescripción legal o de derecho.

Por la duración establecida en una Tabla de retención o de Selección‖ 31

La prescripción se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en el

documento, sino en un derecho, en una persona o en un objeto.

Aunque no haya sido pensada para el documento, la norma de prescripción, cuando señala

la caducidad de un derecho, permite eliminar el documento que lo sustenta.

―La tabla de Plazos Precaucionales tiene muchos nombres: Tabla de Retención, de

Selección, de Plazos Mínimos. La tabla de plazos precaucionales consiste en un listado de

tipos documentales o de asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo en que han de

ser retenidos, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de cumplir su destino final‖ 32

Los destinos finales que pueden corresponder a un documento nacido de gestión son la

transferencia a un archivo permanente o la eliminación total, o parcial-con extracción de

muestras-.

Es importante que los administradores de documentos y Archivónomos conozcan

claramente que cualquier fecha de prescripción o de vencimiento en una tabla de retención

31

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. op. cit., p. 56. 32

Ibid., p. 57.

37

es anulada automáticamente si dicho documento entra en un juicio, o se inicia una querella

sobre el.

2.1.3 Fase Inactiva

TERCERA EDAD

Fase permanente o histórica

Una vez concluido el Plazo Precaucional, se ha de producir la selección de los documentos.

Los de mayor interés para la investigación pasan a integrar el Patrimonio Documental, los

de contenido informativo repetitivo o que no alcancen los valores establecidos en las

normas de Selección Documental, son destruidos.

Hay dos características específicas de esta edad que suelen ser desconocidas entre no

profesionales.

1ª Característica. Toda institución debe de tener un archivo permanente o un sector de su

archivo preparado para albergar documentos permanentes. Las empresas estatales y no

estatales y las entidades con fines de lucro descuidan este aspecto o temen las

consecuencias negativas de conservar documentos que permitan la investigación

retrospectiva; pero esas instituciones son parte irrenunciable de la historia de la comunidad.

Piénsese en empresas tales como las de marketing, las telefónicas, las fábricas de

automotores, las compañías de transporte aéreo, de petróleo, las de producción de cultivo

locales: (caña de azúcar, vino, tabaco), etc. Por otra parte, de las Empresas privadas con

fines de lucro o algunas sin esa finalidad, lo que mas interesa al Patrimonio Documental

son las actividades especificas o sustantivas y no tanto las peripecias contables o de

gobierno interno.

2ª Característica. Se debe intentar que todo documento seleccionado para su conservación

permanente, al iniciar esta tercera fase del ciclo vital sea abierto a la consulta. Los casos en

contrario han de ser excepciones fundadas y la prohibición de la apertura debe extenderse

durante un lapso lo mas breve posible.

38

Para terminar, esta tercera edad tiene fecha exacta de inicio, que es cuando termina el Plazo

Precaucional o cuando el documento ingresa al archivo permanente; pero no tiene fecha

final porque la conservación de los documentos es indefinida.

―1ª edad. Documentos activos. Valor primario máximo. Se eliminan algunos documentos.

5años.

2ª edad. Documentos semiactivos. Valor primario reducido, 10 años. Valor primario débil,

20 años. Valor primario nulo, 20 años. Valor secundario potencial. Eliminación de todos

los eliminables. (Han pasado 50 años).

3ª edad. Documentos inactivos. Sinónimo de archivos científicos o históricos. Valor

secundario máximo. Llegan a esta edad el 5/10 % de los documentos creados‖ 33

1ª edad. Documentos corrientes. Manejo frecuente. Circulación y tramitación. Archivos

sectoriales, corrientes o de gestión cerca del responsable de la tramitación. Valor primario,

5 años.

2ª edad. Documentos semicorrientes. Manejo menos frecuente. Documentos que ya

recibieron respuesta o solución al asunto empezado. Se guardan para consulta o como

antecedentes los primeros 10/30 años. Valor primario preferentemente. Luego se guardan

30/50 años. ―El valor primario va decreciendo y desarrollando el valor secundario‖.

3ª edad. Documentos no corrientes. Asumen valor permanente. ―Se ceñirán a ser

consultados por su valor cultural e informativo, con fines de investigación‖.34

―1ª edad. Archivos corrientes. Uso funcional, administrativo y jurídico. Utilización ligada a

razones por las cuales se produjo el documento. Un año en el lugar de tramite, 5/10 años en

un archivo central.

2ª edad. Archivo de concentración. Los documentos carecen de validez administrativa y

jurídica pero pueden ser utilizados por el productor. Los documentos de varios organismos

se concentran juntos. 20 años.

33

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 33. 34

Ibid., p. 34.

39

3ª edad. Archivo permanente. Uso científico, social, cultural‖ 35

Los autores que escriben sobre el ciclo vital del documento de archivo marcan las edades

según el valor o uso de tales documentos.

- Quienes hablan de valor distinguen valor primario máximo, reducido, débil y nulo,

y valor secundario posible o potencial y luego máximo.

- Quienes hablan de cantidad de uso muestran documentos que sucesivamente están

muy activos, menos activos y no activos.

Estos planteamientos se han extendido quizás porque su exposición es superficialmente

clara, pero no resiste la menor profundización. ¿Qué hace falta para que el valor sea

máximo? ¿Dónde esta la línea entre reducido y débil? ¿No será mejor primero débil y

después reducido? El acta de nacimiento de una persona de 70 años no ha sido consultada

probablemente hace unos 50 años: ¿esta activa, semiactiva o inactiva? ¿Por qué? Y si es

inactiva ¿puede ser eliminada? ¿O basta ver el documento una vez en 50 años para que sea

semiactiva? Un tratado de límites entre México y Estados Unidos, firmado en el siglo

XVIII, ¿tiene valor primario máximo, débil, reducido o nulo? ¿Solo tiene valor secundario?

Algunos autores, con todo aplomo asignan la duración de un año para el valor máximo, 15

o 20 al reducido, 15 al débil… ¿Cómo podemos medir de la misma manera una carta y una

ley; una licencia por gripe y un trámite para construir el palacio del Congreso; un

electrocardiograma y un tratado de limites; un cheque de 100 dólares y los planos de un

gasoducto; una justificación por inasistencia y una sentencia de muerte?

Al planteo del ciclo vital medido por la mayor actividad de los documentos le veo una

utilidad: sirve para decidir donde archivar los documentos. Si son muy requeridos, tienen

que estar cerca de los usuarios, cuando su utilización va disminuyendo, se van guardando

en lugares cada vez mas alejados (no siempre pasa en las instituciones o empresas

actuales). Los lugares próximos al usuario son menos apropiados y generalmente más caros

35

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit, p. 35.

40

porque están pensados para personas. Los lugares más remotos se construyen expresamente

para los documentos.

Ciclo vital y Archivo de Concentración: Hay quienes mencionan a una edad del ciclo vital,

como el archivo de concentración, es inexacto. En el Archivo de Concentración se procesan

documentos de distintas edades y con diferentes plazos de retención.

2.2 Transferencias Documentales

La transferencia se define a través de dos acepciones. Una primera para señalar el ―cambio

de custodia física, propiedad o responsabilidad sobre los documentos‖ 36

y, una segunda,

destinada a observar ―el movimiento de documentos de un lado a otro‖. Ciertamente, la

transferencia de documentos se realiza de las unidades administrativas hacia los archivo de

concentración y de ambos hacia los archivos históricos.

El flujo documental se debe regular periódicamente, según lo dispuesto en el calendario,

pero, también, teniendo en cuenta la planificación de las fechas de envío de documentos

que los centros receptores hayan realizado para no frenar la marcha normal de las

actividades de las que son responsables. La transferencia exige una programación de las

actividades en ambos centros: emisor y receptor. En el primero para preparar y disponer la

documentación en contenedores normalizados, así como para estimar los cambios en sus

instrumentos de control y de descripción. En el segundo para recibir la documentación,

cotejar la veracidad de los datos reflejados en las relaciones de entrega, instalar dicha

documentación en sus depósitos y modificar sus instrumentos de control.

36

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. Procedimiento de Valoración Documental. 2002. p. 35.

41

Fase 1. Petición de información

―El proceso de la transferencia se inicia mediante la solicitud a las unidades administrativas

y archivos de procedencia de información sobre el volumen de unidades de conservación

que serán transferidas, con objeto de establecer una programación adecuada de las

transferencias por el archivo receptor o de destino de la documentación‖ 37

Fase 2. Informe del archivo de procedencia

El archivo y/o las unidades administrativas deben programar la transferencia de acuerdo a

lo dispuesto en el calendario de conservación. La programación exige, únicamente, por

parte de la unidad remitente conocer el volumen y las características de la documentación

que será transferida.

A partir del calendario, articulado según el cuadro de clasificación, elaboraremos un listado

de tipo numérico que nos permitirá relacionar y ubicar los documentos a transferir

siguiendo una estructura lógica basada en criterios funcionales u orgánico funcionales

según el criterio de clasificación elegido. Esta relación nos adelanta el conjunto de

documentos a transferir para planificar el proceso de remisión de fondos iniciado con la

previsión de una fecha de envió. Razón que justifica que se indiquen en dicho listado una

serie de elementos operativos mínimos por la información que reflejan respecto a la

documentación a transferir: código de clasificación, titulo de la serie, fechas extremas,

número de unidades de instalación y tipo de soporte.

Fase 3. Planificación de las transferencias

El archivo receptor de la documentación comunica la fecha de envió al archivo o unidad

administrativa que debe remitir los documentos con objeto de que ambos puedan programar

las operaciones respectivas de envió y recepción de aquellos documentos que han de ser

transferidos.

37

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. op. cit., p. 36.

42

Fase 4. Preparación de las transferencias

―La preparación de la transferencia varía en función del depósito emisor. Se observan tres

opciones de envió: transferencias desde las unidades administrativas a los depósitos

intermedios de la entidad; remisión de fondos desde los archivos de gestión a los depósitos

de documentos históricos y transferencia desde los depósitos intermedios a los archivos

históricos. El proceso, necesariamente no es secuencial, pudiendo ser enviada

documentación directamente a los depósitos históricos desde aquellos de gestión, en

función de los valores reflejados en los plazos de conservación establecidos en el

calendario de conservación‖ 38

Fuente: Hernández Olivera Luis.

Si bien, los requisitos previos al desarrollo de la transferencia varían en función del archivo

emisor: archivo de gestión o archivo de concentración. En el primer caso, encontramos

expedientes que deben ser sometidos, por primera vez, a una transferencia con los

consiguientes preparativos de limpieza y organización de la documentación. En el segundo,

estas operaciones no tienen lugar. En ambos casos, se debe cumplimentar la relación,

teniendo en cuenta, únicamente que deben indicarse especificaciones concretas para aquella

documentación con soporte especial (material videografico, sonoro, electrónico) que va a

ser transferida.

Analizadas las especificas características de los envíos realizados en función de los

archivos, establecemos una secuencia de trabajo para la representación del proceso de

forma operativa:

Archivos implicados en el proceso de transferencia

38

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. op. cit., p. 37.

Archivos de gestión Archivos intermedios Archivos históricos

43

Fuente: Hernández Olivera Luis.

La transferencia de documentos exige (al centro remitente), tal y como se recoge en la

normativa, la preparación de la documentación para su disposición en cajas normalizadas,

revisando la misma, eliminando duplicados y todos aquellos elementos ajenos al

expediente que interfieran en su conservación, ordenándola en folders individualizados de

manera que refleje el tramite que evidencia. La preparación de la documentación para ser

transferida presupone estas tareas previas de limpieza e instalación en los folders

correspondientes.

La instalación en cajas normalizadas debe ir acompañada de la asignación de un número de

orden secuencial a la caja o contenedor transferido. A su vez, cada transferencia debe

numerarse de forma independiente.

Fase 5. Redacción de la relación de entrega

La instalación de los expedientes en las cajas se desarrolla a la vez que el formulario de

remisión de fondos. Registro codificado, en el que se recogen los datos relativos a la

entidad remitente así como aquellos otros orientados a la descripción de la documentación

del departamento a transferir: titulo, clasificación, productor, datación, soporte y

descripción breve del contenido.

El formulario de envió, desde cualquier deposito emisor, debe acompañarse, en caso de

remisión de soportes especiales, de un informe sobre las características de los mismos, con

objeto de asegurar una mejor conservación de la información.

En este informe se especifican los siguientes datos para los materiales especiales que

seguidamente se enumeran.

Archivo de origen o emisor

(archivos de gestión,

intermedios)

Archivo de destino o receptor

(archivos intermedios

e históricos)

44

Documentos en soporte electrónico

Documentos en soporte videografico

Documentos sonoros

Fase 6. Transferencia de la documentación

Preparada la transferencia, el archivo de origen o emisor, debe señalar el proceso mediante

la actualización, si lo hubiera, del registro de salida de los documentos así como en todos

los instrumentos de control e informativos del archivo. Actividades de actualización que

previsiblemente han sido recogidas en los manuales de gestión o, en su caso, de

procedimientos de salida de los documentos, a los que nos remitimos. Realizadas las

modificaciones pertinentes, elaborada la relación de entrega correspondiente e instalados

los documentos en los contenedores, se procede al envió físico de los documentos.

Fase 7. Verificación de datos

El archivo receptor debe revisar el contenido del envió en función de la relación de entrega

y del informe sobre material especial remitido. El cotejo debe hacerse siendo conscientes de

que la transferencia supone la admisión de responsabilidades sobre la documentación

remitida. La verificación de datos, puede también estar orientada hacia aquellos

documentos que se encuentran referenciados en la relación de entrega con un estado de

conservación delicado o de carácter confidencial para tomar las medidas oportunas. En el

caso de no coincidir la documentación transferida con la descrita en la relación de entrega,

el archivo receptor tiene la obligación de realizar una diligencia señalando toda la anomalía

contemplada en el cotejo con objeto de delimitar las responsabilidades sobre la

documentación transferida.

45

Fase 8. Incorporación de la documentación

La incorporación de la documentación se desarrolla a dos niveles. Nivel físico (instalación

de los depósitos) y nivel conceptual (actualización de instrumentos de control e

información).

La atribución de signaturas repercute sobre el registro de depósitos; razón por la cual este

debe ser modificado consignando el envió aceptado. Asimismo, es necesario que el archivo

receptor actualice los cambios (aumento de documentos) en los diferentes instrumentos de

control e información del archivo, iniciando esta labor por el registro de entrada de

documentos pero continuando en todos y en cada uno de los instrumentos afectados. Las

directrices de actualización de documentos recibidos deben estar contenidas en el manual

de gestión de documentos y, en su caso, en el manual de procedimientos de cada archivo, a

los que remitimos para el cumplimiento final del proceso.

Fase 9. Tramitación del archivo de procedencia

Determinada la signatura de depósito será necesario notificar al archivo de origen o emisor

el código asignado para que este, en su caso, pueda demandar petición expresa de

información en función de la nueva disposición. Para ello, de forma automatizada y escrita

se le enviara la información al respecto; es decir, se remitirá, mediante oficio una copia de

la relación de entrega con la columna referente a la localización debidamente

cumplimentada.

Fase 10. Instalación

―La incorporación física de los documentos a los depósitos conforma la fase de instalación,

procedimiento que se expresa a través del manual de gestión‖ 39

39

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. op. cit., p. 38.

46

FASES: PROCESO DE TRANSFERENCIA.

Fuente: Hernández Olivera Luis.

PA A. Destinatario

Solicita

información sobre

la doc. a transferir.

Oficio de

solicitud

A. Procedencia

Informa sobre las

previsiones de

transferencia

Oficio

A. Destinatario

Planifica la

transferencia

Oficio comunicando

fecha de transferencia

A. Procedencia

Prepara la

transferencia

Redacción

relación de

entrega

Relación de

entrega

Traslado de la

documentación

A. Destinatario

Verifica

¿Es

conforme?

Incorporación

Tramitación

Oficio de

remisión

Relación

de entrega

Instalación

Tratamiento

Fin Eliminación

Nueva

transferencia

47

2.3 Proceso de depuración

No se pueden conservar todos los documentos que produce cualquier administración estatal

o privada, grande o pequeña; y felizmente no es necesario. Es preciso y aceptado casi

universalmente que se eliminen documentos nacidos o recibidos en una oficina o entidad

productora.

Al hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al término depuración y a la

práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al aplicarla como una medida urgente

para resolver el problema de la acumulación de documentos, originada por la explosión

documental que caracteriza los inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada

"sociedad de la información".

Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ciclo vital de los

documentos que merecía especial atención "porque definía el destino de los documentos al

término de la utilidad administrativa". José Antonio Ramírez De león en su artículo "La

depuración dentro de la administración documental" señala "...esta fase consiste por un

lado en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad administrativa

reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del otro, en

eliminar o destruir información asentada en documentos producidos y administrados por los

organismos gubernamentales que no posean aquél carácter. La depuración consiste a la vez

en seleccionar y destruir determinada documentación" 40

Para responder a la anarquía que privaba tanto en la producción como en la circulación de

documentos había que establecer para efectos de una selección adecuada, un sistema

planificado que permitiera ordenar la información documental, de acuerdo, en primer

término, a su carácter como factor administrativo y, posteriormente de conformidad con la

cobertura informativa. Esto significaba establecer un sistema integrado de administración

40

VALORACION DOCUMENTAL (En línea) (Consultado el 20 de octubre de 2007)

http://adabi.webxsp.com/adabi/investigacion/articulo.jsp?id=775

48

de documentos con base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de

conjunto respecto a la realidad que les dio origen.

Sólo en esta perspectiva planificadora podría obtenerse información coherente tanto para el

uso inmediato de carácter administrativo como para su uso histórico.

Al hablar de que la depuración debería constituirse como un proceso permanente de

valoración, José Antonio Ramírez en realidad estaba definiendo cuál sería el núcleo duro

del trabajo archivístico: la valoración. Vista desde esta perspectiva, la depuración queda

reducida al proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera

permanente de aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.

La situación expuesta ha cambiado radicalmente. La evolución que ha tenido la archivística

en estos últimos veinte años, nos plantea, bajo la nueva concepción de la administración de

archivos, la visión de conjunto del ciclo vital de la documentación y de las fases y procesos

técnicos involucrados en él, pues el esfuerzo por racionalizar la creación, el flujo y el

mantenimiento, la conservación y el uso de la documentación, así como la selección y la

transmisión de archivos, no busca tener papeles ordenados porque sí, sino, tener acceso

completo y confiable a la información orgánica y organizada.

Con la aparición del concepto global del ciclo vital de los documentos cambió la

perspectiva de la administración de documentos al contemplarlo como parte de un proceso

desde el cual es posible la planeación, selección, y eliminación desde el momento mismo de

su creación.

Todos admiten que las copias son eliminables, mientras se conserven los originales para la

investigación y la historia. En efecto, la selección de las copias ha de considerarse como el

umbral de toda la tarea selectiva, porque su eliminación reduce drásticamente las masas de

papel. Cuantas veces se habla de adquirir muebles compactos o microfilmar y no se ha

implantado antes una política de destrucción científica de los ejemplares repetidos.

49

No hay que estudiar las copias como un tema cerrado en si mismo. En realidad, el mundo

actual se mueve más que nunca en base a información.

Información primaria, en bruto, procesada una vez y sumada a otras, cuyo conjunto se

vuelve a procesar, creando síntesis que son base de nuevas interrogantes que requieren

información primaria y así sucesivamente.

El concepto de original como –lo más próximo al origen- ya no sirve.

Tampoco sirve el concepto mecanicista: -es copia lo que se escribe con papel carbónico o

fotocopiadora…-. Se definirá el original por su proximidad al trámite o por la voluntad e

intención del otorgante.

La repetición de un texto es un paso hacia la duplicación de la información.

En este campo tan amplio, la Archivónomia, los archivos se ven como un eslabón –muy

importante, pero no el único- de la cadena informativa.

A partir del documento –fuente primaria- siguen los informes, los resúmenes, las

tabulaciones estadísticas, que son todavía documentos en sentido archivístico, pero con un

proceso distinto al que origino el trámite de los documentos de base.

Más allá, los medios masivos de comunicación, cerca de los documentos son, como el

trámite mismo, en continuo hacerse.

2.3.1 Identificación

Los datos más significativos del documento son los siguientes:

a) Denominación. Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de

la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo,

como por ejemplo ―informes‖, si bien podemos comprender que actividad contiene

el documento, no podemos determinar con exactitud a que tipo de informe se

refiere. Conviene aclarar, sea especificando el informe o incluyendo la entidad

50

productora, así obtenemos ―informes laborales‖ o bien ―informes de auditoria‖, lo

cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la administración. Es

conveniente, entonces, indagar sobre las denominaciones conocidas, para poder

llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la

descripción.

b) Códigos y claves. Algunas instituciones modernas han adoptado el sistema de

enumerar documentos en la medida en que estos son producidos, creándose códigos

alfanuméricos para este fin, por ejemplo: DEJ123/99, indica que la nota

corresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año

de gestión es el 1999. Este tipo de anotación facilita enormemente la ordenación de

los documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el

orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un

orden cronológico –principio del orden original-, puesto que en la medida en que se

producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por

gestiones o periódicamente al renovarse la numeración.

c) Ubicación administrativa. Dentro de la organización se determina su ubicación,

tanto de origen como de almacenamiento, esto también establece la importancia de

los documentos por su origen jerárquico.

d) Dependencia. El documento ha sido creado en una oficina que depende de una

unidad mayor, por consiguiente su información puede ser complementaria o de

relación a esa jerarquía; su información no siempre puede considerarse como

completa. Esta relación de dependencia merece un estudio mas profundo dentro de

la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus

alcances de información contenida. Generalmente esta nos sirve en la clasificación.

Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico,

operativo o de organización y métodos, una nota emitida por contabilidad,

dependerá del grupo económico y no del operacional.

51

e) Nombre y cargo del firmante. Cuando se quiera obtener sofisticación en los archivos

y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir

los nombres de intervinientes y firmantes, generalmente con el propósito de

establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda

información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmo el

documento 41

2.3.2 Selección

―La selección documental es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que

los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuales de ellos han de

conservarse para que sirvan a fines de investigación.‖ 42

La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la

administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la investigación

del pasado (valor mediato o secundario).

Selección también designa la parte de la Archivónomia que estudia los criterios de valor y

las técnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para transferencia o

destrucción.

En estos dos casos la palabra selección se ha tomado en sentido amplio, expurgo,

depuración, evaluación….

Se podría tomar la palabra selección en un sentido más estricto y restringido si se

discriminaran etapas graduales en la tarea selectiva y se les diera nombre.

41

LEYVA PALMA, Victoria. op. cit., pp. 76-77. 42

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 18.

52

Por ejemplo, evaluación o apreciación a la etapa en que se estudian los valores; selección al

momento en que se elige; expurgo o depuración al acto en que se decide la destrucción y

eliminación a la acción de triturar o destruir los documentos.

―Traslados pueden llamarse los movimientos que la documentación padece al ser llevada a

distintos locales sin que la institución productora pierda sus atribuciones sobre ellos.

Transferencia es el traspaso de la custodia de los documentos a una institución archivística

distinta de la entidad productora‖ 43

El sistema de archivos es inseparable de la selección documental. Aquí dos motivos:

1. La selección documental organizada desde un sistema.

o Es mas económica porque beneficia simultáneamente a muchos archivos;

o Es mas amplia porque, al abarcar muchas unidades administrativas,

permite detectar la existencia de documentos repetidos y guardar solo

uno de ellos;

o Tiende a ser normalizada con la que se realiza en otros sistemas, con lo

cual su efecto es muy extenso.

―En un sistema de archivos, el encargado de evaluar los documentos, en su valor primario

es el archivo de concentración, y el que aprecia el valor secundario es el archivo histórico.

El archivo de concentración es, dentro del sistema, el eje de la selección documental.” 44

2. El costo, dificultad y riesgo de la tarea de selección son inversamente

proporcionales al nivel de concentración documental.

o Costo. La evaluación debe ser efectuada por un especialista y una

comisión.

43

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. op. cit., p. 19. 44

Ibid., p. 20.

53

o Dificultad. Falta visión de conjunto y experiencia. La solución de que

exista una comisión que de modo sucesivo vaya evaluando,

compensaría un poco la falta de experiencia y de visión de conjunto,

pero no es exactamente lo mismo analizar a la vez 20 series iguales de

distintos organismos, que examinarlas una por una en distintos

contextos.

o Riesgo. Hay dos tipos de riesgos. El primero se debe a la posibilidad

de que no haya comunicación entre departamentos, que tengan el

mismo original en ambos compartimientos y tanto puede suceder que

ambos desechen original y copia por creer que el otro lo conserva,

como que ambos los conserven.

Cuando una empresa o institución llama a un Archivónomo por un problema de explosión

documental, el único objetivo que suele tener presente es el desahogo del local y la

estantería.

El Archivónomo debe tener un programa claro y unas metas concretas que proponer. Es

preciso explicar que la explosión documental y la ineficacia son síntomas, y que la solución

del problema se obtendrá por medio de objetivos de mediano y largo alcance.

Los objetivos de un programa de selección documental son las metas a que se debe llegar,

pero también los tópicos que sirven para diagnósticar el acierto en la tarea que se esta

realizando.

Conseguí formular los objetivos así:

1. Obtener una corriente fluida de documentos.

2. Lograr ahorros sustanciales.

3. Que después de la eliminación quede una archivación coherente y completa.

1. Obtener una corriente fluida de documentos. Si se trata de un problema de

circulación, un buen remedio ha de restituir la normalización del flujo.

54

El estudio del valor primario o inmediato de los documentos concluye en el

establecimiento de plazos de retención y en la determinación del lugar donde

deben ir archivándose sucesivamente los documentos.

El estudio del valor secundario decide la custodia permanente o la eliminación

del documento.

Al aplicar, pues, pautas de selección, los documentos tienen su vida definida,

son trasladados correctamente, circulan. En ningún lugar se produce

aglomeración o afluencia de papeles.

2. Lograr ahorros sustanciales. La economía presenta distintos aspectos: Ahorro en

tiempo de búsqueda. Reina la agilidad y la limpieza. Un lugar para cada

documento, bajo reglas concretas de traslados y eliminación.

Ahorro de espacio.

3. Que después de la eliminación quede una archivación coherente y completa. El

investigador que va a una archivación seleccionada encuentra que se han

destruido documentos de menor valor a fin de que resalten y permanezcan los de

mayor valor.

2.3.3 Valoración

Esta técnica brinda gran objetividad al proceso selectivo y desmitifica el halo de misterio

que a veces rodea al expurgo.

Por supuesto que una amplia cultural general y un conocimiento de lo que atesoran los

demás archivos y de lo que sucedió en la época de los documentos que se evalúan, potencia

y apoya la selección; pero la tarea esta al alcance de cualquier Archivónomo profesional

que conozca los valores y aplique los criterios que a continuación explico.

55

Esquema de los valores de un documento.

Primarios

Interesan a la institución productora y al generador

Presentan aspectos

Administrativos

Legal

Contable

Existen durante los momentos

De trámite

De vigencia

De plazo precaucional

Secundarios

Interesan a la investigación y a la historia

Se clasifican en

Predecibles o evidénciales

No predecibles

Importantes

Complementarios

Se juzgan para

Destrucción

Conservación permanente

Definición de valor primario

Análisis, identificación (de valores) para establecerse permanencia en trámite o su envió al

de concentración, estableciendo los tiempos de guarda precaucional.

56

―Valor primario es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases

del ciclo vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional‖ 45

Por los interesados o usuarios cabe definir:

Valor primario es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora,

destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en el tema o asunto.

Por su característica temporal:

Valor primario es el valor que se da primero en el tiempo, y es transitorio-aunque dure

décadas- porque va unido a la utilidad práctica para la que se creo.

Aspectos de valor primario

No parece práctico formular una clasificación del valor primario. Esta podría dividirse en

valor de la tramitación, de la vigencia y del plazo precaucional.

Estos son puntos de vista o criterios a los que conviene someter el tipo documental o asunto

que se evalúa, para que el juicio emitido goce de mayor objetividad y atienda a todas las

posibilidades de valor.

Definición del valor secundario

Al hablar de la fase permanente o histórica del ciclo vital, se define que:

Valor secundario es el que interesa a los investigadores de información del pasado o

retrospectiva.

―También puede definirse así: valor secundario es el que aparece una vez agotado el valor

primario. Los documentos que gozan de este valor se conservan permanentemente.

Se dice aparece, porque con frecuencia coexiste, con el valor primario‖ 46

45

CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit., p. 194. 46

Ibid., p. 195.

57

2.3.4 Eliminación

La ejecución de los calendarios exige el control del flujo documental en función de valores

y usos transfiriendo los documentos de los archivos de origen a los de destino y eliminando

total o parcialmente aquellos documentos que han llegado al estado de inactividad, carentes

de valor. ―La normativa archivística diferencia dentro de la categoría de documentación

inactiva aquella que habiendo perdido su utilidad para la oficina productora se considera de

conservación permanente de aquella otra que debe ser eliminada total o parcialmente‖ 47

Dicha eliminación obedecerá a los criterios establecidos en el calendario de conservación,

garantizando los archivos la destrucción en su caso y su control mediante registro de las

eliminaciones.

Las eliminaciones se llevan a cabo, siguiendo las pautas del calendario, en los archivos de

gestión y en los archivos de concentración en los que se deben ejecutar eliminaciones de

dos tipos: totales y parciales. En el primer caso, las directrices de algunas comunidades

autónomas obligan a conservar testigos representativos de la función productora de la

unidad generadora de la serie. Testigos que son recogidos en el expediente informativo que

hace posible la elaboración y aprobación de la regla de conservación. En el segundo, se

deben ejecutar los métodos de muestreo propuestos en el calendario para la aplicación de la

eliminación de los documentos.

Antes de proceder a la eliminación el centro afectado debe establecer un registro de

eliminaciones, así como determinar el sistema de destrucción y proceder a levantar acta de

la misma.

―La eliminación de documentos conlleva asociadas otras actividades relacionadas con la

actualización de los instrumentos de control e información de los depósitos: Registro de

salida de documentos, registro de depósitos, inventarios y otros instrumentos

automatizados‖ 48

47

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. op. cit., p. 180. 48

Ibid., p. 182.

58

Fase 1. Gestiones preliminares

La consulta del calendario, del registro de depósitos y del inventario general por

procedencias nos permitirá delimitar aquellos documentos que están sujetos a eliminación.

Si la eliminación se debe realizar al finalizar el periodo de semiactividad el archivo de

concentración debe avisar a la unidad administrativa propietaria para asegurarse de que no

hay motivos para posponer la destrucción o cambiar la disposición de la regla de

conservación. Por el contrario, cuando las eliminaciones se llevan a cabo en las unidades

administrativas estas deben informar al archivo para su conocimiento y para realizar el

control estadístico.

Fase 2. Registro y actualización de documentos de control

―El control de la documentación eliminada se lleva a cabo en todos los archivos a través del

registro de documentos eliminados, en el que se aconseja que figure la siguiente

información sobre las fracciones de series eliminadas‖ 49

Número de orden de registro

Fecha de eliminación

Número de registro de entrada

Código de clasificación

Título de la serie

Organismo productor

Fechas extremas de la fracción de serie eliminada

Número de unidades

Signaturación

Observaciones: apartado para señalar características especiales de la documentación

ante el proceso de eliminación y destrucción.

49

Anexo 1. Registro de Eliminaciones.

59

Cumplimentando el registro de eliminación de documentos el archivo debe actualizar los

instrumentos de control y de información existentes en el archivo: Registro de entrada,

inventario, etc. y tantos instrumentos de recuperación como disponga en los que se informe

sobre la existencia de las fracciones de serie que serán eliminadas.

Fase 3. Redacción del acta de destrucción

―Del acto de destrucción debe levantarse acta señalando, # de registro de eliminación,

naturaleza de la documentación, data de destrucción, observaciones en el proceso, así como

responsable de destrucción‖ 50

Fase 4. Destrucción de documentos

Controlada la documentación a través del registro de eliminaciones es necesario acometer

el acto mismo de la eliminación, mediante la destrucción directa en las propias

instalaciones de la organización sirviéndose de destructoras o bien, mediante la

contratación de empresas de destrucción documental. Tanto en uno como en otro caso, las

distintas disposiciones normativas recomiendan el uso preferente de métodos ecológicos

que permitan el reciclaje de los soportes donde se consigna la información, delegando la

responsabilidad en los archivos afectados con la obligación táctica de garantizar un

adecuado proceso de destrucción y reciclaje. Responsabilidad y garantías que deben ser

más manifiestas cuando la documentación a destruir es de carácter confidencial. Rasgo que

ha de ser señalado expresamente.

Registros: En este proceso se generan:

Registro de eliminaciones

Acta de eliminación de los documentos

50

Anexo 2. Acta de eliminación de documentos.

60

FASES DE LA ELIMINACION 51

51

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis. op. cit., p. 181.

Archivo

Gestiones para la

eliminación

Registro

Actualización

instrumentos de

control

Registro de

eliminaciones

Redacción del

acta de

eliminación

Acta de

eliminación

Eliminación

Fin

61

CAPÍTULO 3.

PROPUESTA DE DEPURACIÓN

“Los archivos muertos son el mundo del subdesarrollo, son la expresión mas acabada del

desprecio del hombre por la ruta que ha recorrido, son las obras del hombre en ruinas”

Humberto Monteón González.

3.1 Evaluación de la necesidad de un procedimiento de depuración

En el momento de intentar una adaptación de un procedimiento tradicional como la

depuración a los archivos, se plantean una serie de interrogantes a las cuales se debería dar

respuesta, o como mínimo considerarlos como punto de partida para ir definiendo y

construyendo un modelo lo suficientemente tangible para propiciar cuestiones que sin ser

necesariamente innovadoras en el contexto archivístico vayan desarrollando e incorporando

nuevas técnicas y perspectivas de manera paralela a la evolución que ha sufrido la

concepción del mundo de los archivos.

No se trata solo de trasladar términos y vocabulario, ni de aplicar en mayor o menor medida

las técnicas en que se basa la disciplina, sino desgajar los elementos estructurales asociados

al proceso de ensayo-error= beneficio a futuro.

A la ausencia de referencias específicamente a la depuración archivística en diferentes

ramos de la administración ya sea de Gobierno o Privadas hay que añadir el

desconocimiento sobre la existencia de proyectos que puedan aportar indudablemente

beneficios a los archivos.

La mayoría de nuestros archivos de concentración de estas empresas se necesita el

convencimiento que la depuración archivística, de manera intrínseca, comparte los mismos

principios sobre la necesidad de buscar aportaciones con profundidad y rigor, es un aspecto

62

que no debería de sorprender e introducirlo como consecuencia de la necesidad de gestionar

los archivos en un entorno cambiante y natural en los últimos tiempos.

―La imagen de la empresa o institución cualesquiera que sea su ramo y giro en particular no

puede prescindir de tener su documentación organizada y con la capacidad de poder

consultarla ya sea de manera interna o externa satisfaciendo sus necesidades en todos los

ámbitos y campos en los que se desarrolle, en consecuencia siempre la aplicación de todo

un conjunto de conceptos, procesos y técnicas, algunas de ellas desarrolladas por la propia

empresa o institución deberá de estar abierta a la aportación que pueda dar un profesional

en la materia y analizar la consideración de este corpus teoricopractico en su entorno.‖ 52

Para la propuesta tenemos que llevar un análisis de la situación interna y externa, descubrir

las oportunidades y amenazas que representa nuestro archivo al cual pertenecemos, este

tipo de análisis de la situación tiene como objetivo ayudar a detectar las debilidades y los

potenciales de la propia organización.

Independientemente de la manera de llevar a termino esta evaluación interna, y de los

diferentes aspectos que pueden ser analizados, será necesario que la organización proceda

de la manera mas honesta y sincera posible, ya que no tiene sentido falsear elementos que

posteriormente deben de ser usados para tomar decisiones estratégicas.

Algunos aspectos en términos generales de ser analizados son:

- ―Antecedentes de la organización

- Estructura organizativa

- Misión y objetivos

- Equipamiento y locales actuales

- Recursos humanos disponibles

- Clima laboral

- Predisposición del personal a cambios

52

TARRÉS ROSSELL, Antoni. Márquetin y archivos: propuestas para una aplicación del márquetin en los

archivos. 2006. p. 191.

63

- Datos internos que puedan describir el funcionamiento de las actividades del

archivo de concentración desde diferentes ópticas (económica, contable, clientes,

servicios, etc.).

- Procedimientos de trabajo.

- Índices de productividad del archivo. (si los hubiera).

- Nivel de satisfacción de los usuarios.

- Valoración de las últimas iniciativas incorporadas.

- Grado de conocimiento del personal del archivo.

- Imagen transmitida del archivo hacia la organización.

- Otros‖ 53

3.2 Procedimientos de control de depuración

Informadas las distintas unidades administrativas productoras, y redactada la propuesta de

depuración es preciso que la propuesta sea aprobada por la institución o empresa titular de

la documentación.

Este informe viene a ser la realización de uno de los elementos que regula el tratamiento de

la documentación según el cual se tiene la titularidad de la documentación.

1. Propósito

Establecer las bases generales para la realización de nuestra propuesta con la cual

realizaremos la depuración a nuestros archivos de concentración llevando un control y un

orden que establezca los tiempos de retención y disposición de la documentación.

2. Alcance

Con nuestra propuesta tendremos resultados que interesaran a la institución o empresa con

lo cual se lograran tener mejoras para las mismas a lo largo de todo el trabajo.

3. Políticas de operación sobre la documentación a depurar

53

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. 1989. p. 126.

64

- Diagnóstico preciso sobre la composición documental y el uso de ella.

- Detección y concentración de los datos básicos acerca de los acervos que son para

depurar, mediante la preparación de relaciones existentes en cada organismo, así

como el análisis de la documentación inventariada, en vistas al retiro de la misma.

- Utilización de formas de evaluación documental para agilizar el trabajo, tratando de

que por medio de estas la información recabada permita proceder ágilmente en la

identificación de los documentos a depurar.

- Elaboración del inventario general de la documentación depurada.

- Control de la retirada de documentos, mediante mecanismos preestablecidos por la

misma institución.

- ―Unificación e institucionalización de todos los mecanismos internos y externos

(por parte del Archivónomo, formatos, actas, etc.) así como los criterios que se

utilicen para cualquier tipo de movimiento documental, en cuanto a archivos se

refiera‖ 54

De manera resumida: con estos lineamientos se pueden crear objetivos específicos en

materia de depuración para la estructura archivística institucional en su conjunto, logrando

así la creación de mecanismos permanentes en los archivos administrativos y de

concentración para transferencias, bajas en los acervos cuya vida ha prescrito.

3.2.1 Calendario de transferencias

Como se ha mencionado, el archivo de concentración esta constituido por documentación

cuya consulta es esporádica, que ha sido transferida para su conservación y administración

a un acervo específico mientras vence su periodo de vida activa y debe pasar al archivo

histórico o a eliminarse. Pero, si bien se ha dicho que el archivo de concentración se

54

Anexo 3. Procedimientos de Control.

65

alimenta por medio de transferencias que periódicamente realizan los archivos de trámite,

es justo caracterizar la función del archivo de concentración como enlace entre el archivo

administrativo y el histórico

―Tabla de retención: es un listado de tipos documentales o asuntos a los que se asigna en

meses o años (o ciclos para cintas de computación) el tiempo que han de ser retenidos los

originales y las copias una vez concluida su vigencia, para responder a eventuales

reclamaciones o para servir de sustento o antecedentes a otros documentos que sin ellos no

pueden existir‖ 55

―Tabla de retención y destino final. Es una tabla de retención a la que se agrega una

columna o campo para asentar la decisión de eliminar o pasar a un archivo histórico, con

sus variantes muestreos‖ 56

Al inicio de cada año natural el Responsable del Archivo de concentración remite a todas

las unidades (administrativo e histórico) el calendario de transferencias previsto para dicho

período.

Cada unidad tiene asignada una semana a lo largo de la cual debe hacer efectiva la

transferencia de los documentos. En caso de que la unidad no pueda cumplir con ese

compromiso, deberá comunicarlo al Archivo de concentración.

En tal caso, la transferencia no podrá demorarse más allá del mes de diciembre (o cualquier

mes que se escoja) del año que se trate, en el momento que asigne el Responsable del

Archivo.

Con carácter general, la fecha de transferencia anual se establece por mutuo acuerdo entre

el Responsable de cada unidad y el Responsable del Archivo, de modo que la operación de

transferencia interfiera lo mínimo posible en el desarrollo de las actividades habituales de la

unidad productora.

Generalmente la operación coincide con la época mas despejada de la unidad de origen.

55

COVARRUBIAS B., Francisco. Boletín de información y análisis. 1983. p. 47. 56

Ibid., p. 47.

66

El proceso de transferencia de documentos se realiza de acuerdo con los siguientes pasos:

Paso 1: Aviso

El proceso se inicia con un aviso por parte del personal del Archivo de concentración al

coordinador de archivo de la unidad que va a transferir documentos, con dos semanas de

antelación (o el tiempo que se requiera por parte del Archivónomo) respecto al plazo

señalado en el calendario de transferencias.

Se persigue así actuar como recordatorio del momento acordado para la transferencia en

origen y de la inminencia de la operación de transferencias. Al mismo tiempo, se requiere a

la unidad para que avance con el mayor grado de aproximación posible el número de cajas

normalizadas de archivo que prevea van a ser necesarias para la remisión física de la

documentación objeto de la transferencia.

Paso 2: Suministro de cajas

Las cajas normalizadas son suministradas por el Archivo, y reúnen condiciones especiales

que aseguran la permanencia de la documentación a largo plazo (niveles de acidez y

alcalinidad).

Las cajas normalizadas se utilizarán por las unidades únicamente a efecto de remisión de

documentos al Archivo, de manera que cada unidad pueda reciclar sus propias cajas o

carpetas para la conservación de los documentos generados con posterioridad a la

transferencia. Cualquier anotación que la unidad remitente decida hacer en las cajas

normalizadas deberá hacerse necesariamente a lápiz y de manera que permita su posterior

borrado.

Paso 3: Verificación

Identificada la documentación objeto de transferencia, la unidad remitente debe verificar su

organización interna, de acuerdo con los criterios señalados en el apartado siguiente, como

paso previo a proceder a su alojamiento en las cajas normalizadas y su remisión al Archivo.

67

Los documentos a transferir por las unidades corresponderán necesariamente a documentos

cuya antigüedad supere el plazo establecido para su conservación en la unidad de Archivo

o, en su defecto, el plazo señalado como general.

Paso 4: Numeración y redacción

Una vez revisado su estado de organización, la unidad procederá a numerar

correlativamente las cajas resultantes y cumplimentará el formulario normalizado, de

acuerdo con lo establecido en el apartado correspondiente de esta norma.

Paso 5: Remisión y recibo

Cumplimentado el formulario y comprobada su correspondencia con las cajas

normalizadas, se procederá a la remisión de las cajas al Archivo, junto con un ejemplar del

formulario de transferencia, de carácter provisional, firmado por el responsable de la unidad

remitente.

Paso 6: Comprobación y ajuste

Recibida y comprobada por el Archivo la correlación entre la documentación remitida y la

información reseñada por la unidad en el formulario de transferencia, el Archivo completa

los apartados correspondientes con la información relativa a ubicación de la documentación

en el depósito, junto con las observaciones adecuadas, y emite un nuevo formulario de

transferencia, ya definitivo, firmado por el Responsable del Archivo de concentración.

Paso 7: Comentario

Una vez producido el formulario definitivo, la persona responsable de la supervisión de las

transferencias en el Archivo comenta con el coordinador de archivo de la unidad remitente

el resultado de la transferencia, de cara a corregir eventuales errores, y solicita la firma del

responsable de la unidad.

68

Paso 8: Firmas

Un ejemplar original del formulario de transferencia queda en poder de la unidad remitente,

y el segundo ejemplar queda en poder del Archivo de concentración, a efectos de control e

inventario de los fondos custodiados.

―Ese formulario final es de gran importancia ya que la operación de transferencia implica

un cambio en la responsabilidad de custodia de los documentos‖ 57

3.2.2 Registro de eliminaciones

Se intenta facilitar las actividades de seguimiento y análisis de mejora del procedimiento

con el objeto de demostrar la conformidad del proceso y mejorar continuamente la

eficiencia del mismo. Con este registro se pretende demostrar la capacidad de los procesos

para alcanzar los resultados buscados, a la vez que se completa el contenido de todo

procedimiento en el que se exige un apartado para su evaluación.

Mediante este registro se pretende determinar el grado de necesidad que el archivo de

concentración tiene para adoptar el procedimiento de la propuesta y evaluar el nivel de

cumplimiento de la finalidad del mismo procedimiento en caso de que la institución u

organismo lo determine.

Se desarrollo líneas orientadas a los aspectos siguientes dentro del registro de

eliminaciones.

Normatividad vigente.

Existencia normalizada de procedimientos de eliminación.

Capacidad de aplicación de nuestro procedimiento de eliminación.

Riesgos asociados a nuestro procedimiento.

En estos puntos se trata de poner de manifiesto:

-―El grado de existencia de una normativa específica facultativa y/o de obligado

cumplimiento regulando el ciclo de vida documental.

57

Anexo 4. Formulario de transferencia.

69

-El grado y características de la autoridad encargada del cumplimiento.

-Caracterización de los modelos de registros utilizados en el proceso.

-El grado de la responsabilidad de los organismos productores‖ 58

3.3 Propuesta de depuración

En los últimos años hemos vivido un cambio considerable en la concepción de los

Archivos, concepción que se comenzó a fraguar hacia la mitad de los 90’. En esas fechas

fueron muchos los usuarios del archivo e investigadores en archivística que plantearon un

―nuevo‖ archivo que reclamaba un ―nuevo‖ Archivónomo. Quizá este espíritu renovador

significaba el reconocimiento de las funciones que siempre se habían realizado en el

archivo y que, a partir de este momento, recibieron un justo apoyo.

Entendemos por esto que se necesita la aportación de nosotros como especialistas del

mismo para defender esta posición e ir gradualmente aportando nuestros conocimientos

hacia nuestra sociedad.

―Se plantea el procedimiento de la depuración archivística para la mejora interna de los

archivos de la institución o empresa llevando como objetivo atender a las necesidades de

los usuarios respecto a las decisiones tomadas con la documentación‖ 59

Estimando que

cualquier sugerencia se debe analizar nuevamente, dado que, todo proceso, desde la

perspectiva empresarial esta sujeta a múltiples interrelaciones. De este modo, las decisiones

tomadas sobre el mismo, presentes en las organizaciones puede variar sustancialmente.

Algunos puntos de nuestra propuesta para los archivos de concentración cualesquiera que

sea son:

Un documento puede ingresar en un archivo de muy diversas maneras: por

donación, compra (adquisición), transferencia o remisión desde un archivo activo.

Las condiciones en las que la transferencia se realiza puede variar igualmente

58

Anexo 5. Registro de baja y eliminación de la documentación. 59

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 1996. p. 400.

70

dependiendo del procedimiento que utilice la empresa en cuestión, los documentos

pueden llegar sin ningún instrumento de descripción, venir acompañados de las

perspectivas hojas de remisión, e incluso llevar datos adjuntos detallados

instrumentos de descripción, cuando proceden de otros archivos. En conjunto, el

proceso hacia nuestro archivo de concentración constituye el interfaz entre el

resguardo y paso hacia el histórico o resguardo y eliminación.

Culminado el proceso de transferencia, el Archivónomo procede a realizar la

evaluación de la documentación y la selección de aquellos que deben considerarse

―permanentes‖, la que debe de ser ―retenida‖, y la destrucción del resto. La

evaluación es una tarea apasionante en la que se debe de proceder al adecuado

análisis de la documentación atendiendo a los criterios de evitar redundancia,

eliminar los documentos que no proporcionan información, y preservar todos

aquellos que por razones legales o por sus posibilidades científico-técnicas

merezcan ser conservados y transferidos a un archivo histórico. La evaluación suele

ser facilitada por el archivo de origen (no en todos los casos) proporcionando

información sobre:

a) El periodo de retención recomendados por la unidad de origen (no siempre

es posible este punto)

b) Las recomendaciones sobre el valor testimonial e informativo.

c) Los requisitos especiales de destrucción.

Un programa automatizado debe auxiliar en esta fase proporcionando información

sobre:

I. Las existencias globales, y por áreas, niveles documentales, etc.

II. El espacio disponible, la saturación de nuestro archivo de concentración.

III. Proceso de almacenamiento.

IV. Generación de impresos para la oficina productora, como relaciones de entrega, para

todas las personas implicadas.

V. Indicación de los criterios de conservación y custodia.

71

Es importante que la propuesta asegure la circulación de la documentación hacia el

histórico y la correcta depuración de los documentos no permanentes cuyo plazo de

retención ha finalizado 60

La propuesta de depuración deberá constar con una plataforma tecnológica física y un

conjunto de programas integrado. La rápida evolución que se esta produciendo en el campo

de la Archivonomía proporciona un excelente medio para la difusión de las organizaciones

y empresas persiguiendo la prosperidad y desarrollo en cualquier ámbito en que

interactúen, por lo cual se les recomienda la renovación de la tecnología obsoleta en caso

necesario.

La aparición de nuevas especialidades y la investigación desde otras ciencias ha

multiplicado los documentos, provocando cambios en las instituciones y en la sociedad en

general, por lo cual se debe plantear soluciones eficaces a estas con el desahogo correcto de

sus archivos y consolidarlas sin cesar.

3.3.1 Necesidad del procedimiento de depuración.

Una correcta estructura de nuestra propuesta puede facilitar enormemente el trabajo de las

instituciones, para hacer posible esta un aspecto importante en el que todavía nos

encontramos trabajando es precisamente el de hacer conciencia a las organizaciones de la

importancia necesaria de llevar a cabo para la depuración de sus archivos procedimientos

adecuados para ello contando con Archivónomos capaces y preparados en la materia.

Al respecto, considero oportuno indicar que en esta evaluación de las necesidades se

detectan áreas susceptibles de mejoras, que en alguna medida repercuten en la eficiencia,

eficacia y economía de las tareas o actividades desarrolladas por las empresas e

instituciones. Entre los principales aspectos se citan lo siguientes:

60

Anexo 6. Recursos.

72

Se evidencia la necesidad de fortalecer los conocimientos del personal de los

archivos de las organizaciones, sobre las acciones a desarrollar para la correcta

depuración en nuestros archivos de concentración dado que la mayoría de archivos

evaluados, carecen de ciertos controles en cuanto a la manipulación de los

documentos que reciben en sus transferencias, archivos de gestión u otros,

requeridos para su adecuado accionar.

Asimismo, algunos controles implementados muestran debilidades que provocan

que los sistemas de información, práctico, técnico u otro no se ajusten a las

exigencias institucionales, lo cual repercute en la correcta toma de decisiones.

Otra debilidad de control, es la carencia de sistemas informáticos de archivo

apropiados para el resguardo de los expedientes, que contribuyan al orden de los

mismos y fomenten la vigilancia en el cumplimiento de los plazos o términos

establecidos; suscitados en algunos casos por escasez de espacio físico y estantería

inapropiada.

En virtud de la necesidad de salir avante con el trabajo o servicio que ofrece la

empresa o institución y mejorar su gestión, cada archivo de concentración (si lo

hubiera) se ha organizado de la forma que estima conveniente y de acuerdo con sus

requerimientos, provocando que no exista uniformidad en los sistemas de trabajo

establecidos a nivel nacional.

Por otra parte, se identifican períodos extensos de inactividad en los archivos de

concentración, traducida como justificada al no ser conocido los beneficios que

implicaría la depuración archivística en cada uno de ellos, sino por el requerimiento

de las diversas pericias sociales, indispensables para continuar con el proceso de

estos archivos.

Las debilidades detectadas en los archivos de concentración, específicamente en

cuanto a casos terminados, representan una limitante para esta actividad como lo es

la depuración al momento de evaluar su rendimiento general. En este sentido, la

73

información consignada bajo este concepto, no es uniforme entre organizaciones,

incluso se registra la nula existencia de archivos de esta índole.

Lo anterior, se complementa con la carencia de otras características importantes por

parte de los archivos de concentración evaluados, necesarias para establecer el

aprovechamiento óptimo de los recursos profesionales.

Aspectos como los económicos, espaciales, personal etc. resaltan la magnitud de

mejorar los archivos de concentración y sus sistemas de control interno

implementados a nivel nacional, a fin de que sean los requeridos para una correcta

toma de decisiones, así como el adecuado accionar de las empresas demandantes.

Aunado a lo citado, el estudio puso en evidencia la necesidad de fortalecer los

procedimientos y relaciones interpersonales, específicamente en el ámbito laboral para

el correcto cauce de nuestra propuesta dentro de las instituciones, dado que inciden en

su adecuada operatividad.

Es importante señalar, que los resultados que se presentan se hicieron del conocimiento de los

profesionales a cargo de los archivos de algunas empresas, y con lo cual coincidieron en la

mayoría de los puntos al respecto de la necesidad de la depuración archivística para una serie

de mejoras que subsanen las deficiencias detectadas en estos archivos; en virtud de lo descrito,

estimó oportuno dar a conocer los hallazgos específicos que hacían alusión a su situación

particular. No omito manifestar, que con el propósito de fortalecer aquellos archivos que

presentaron debilidades, se emiten diversas recomendaciones dirigidas a coadyuvar al

mejoramiento de los mismos y a solventar los problemas descritos.

―Las entidades archivísticas y su clasificación son el resultado de las diversas

administraciones que rigen a cualquier empresa y organización con gestión documental los

archivos presentan la procedencia de la documentación la cual es base esencial en el

funcionamiento de las mismas dentro del mundo desarrollado y a la competencia cada vez

mayor‖ 61

61

Anexo 7. Clasificación de los archivos por el tipo de instituciones a las que sirven.

74

3.3.2 Control del procedimiento de la propuesta

Cualquier archivo de concentración, sea cual sea su tipología documental, debe estar

siempre sujeto a los principios generales de la Archivonomía.

Las normas que corresponden a los archivos y de obligado cumplimiento para los

Archivónomos son un interés principal de una empresa u organización que ofrece productos

o servicios de calidad para tener éxito, dicho control deberá orientarse hacia la reducción,

eliminación y, lo que es mas importante, la prevención de las deficiencias de calidad en

cuanto a cuestión de documentación se refiere, para cumplir con estos objetivos debemos

organizarnos de tal manera que los factores técnicos, administrativos y humanos, estén

correctamente controlados.

Este control de procedimientos tiene que ofrecer:

Satisfacción de la necesidad de la depuración de los archivos en este caso el de

concentración.

Satisfagan las expectativas de las organizaciones que requieran de la depuración

archivística dentro de sus archivos.

Cumplan con las normas y especificaciones aplicables.

Cumplan con los requisitos legales u otros establecidos.

Resulten disponibles y a precios competitivos para ambas partes.

Se obtenga a un coste que proporcione un beneficio.

Como se ha señalado para llevar un control adecuado de la documentación a depurar es

indispensable:

1. Tramitar la baja de aquellos documentos o información en cualquier soporte en el

que se encuentre que por sus características no son susceptibles de ser utilizados.

2. Regular los espacios y equipo de los archivos los cuales han sido seleccionados para

su depuración, con requisitos de seguridad, higiene y funcionalidad.

75

3. Coordinar el proyecto asegurando que ante todo la utilidad de la depuración

trascienda a la administración y al archivo, sobre todo que en general se den

resultados positivos.

4. Dinamizar el flujo de la documentación que corresponde al archivo de

concentración.

Con este control se intenta facilitar las actividades de seguimiento y análisis de mejora del

procedimiento con el objeto de demostrar la conformidad del proceso y mejorar

continuamente la eficiencia del mismo. Con ello, se pretende demostrar la capacidad de los

procesos para alcanzar los resultados buscados.

Asimismo, también se incorpora la posibilidad de presentar propuestas sobre las decisiones

de depuración adoptadas para la documentación.

―El procedimiento de control se ha establecido después de consultar las propuestas de

evaluación en cuanto a gestión de documentos para su destrucción. En los diversos

procedimientos de control se generan una serie de registros que se utilizan en diferentes

fases del desarrollo del mismo‖ 62

3.3.3 Ejecución de la propuesta

Notificada la aprobación de nuestra propuesta por el órgano de dirección de la empresa y

del archivo en particular se implementa la aplicación del procedimiento de depuración con

nuestra responsabilidad en el proceso.

Algunos puntos que se deben ejecutar en la propuesta son:

- Alcance

- Aplicación

- Procedimientos de control

- Responsabilidad

- Comisión de valoración

62

Anexo 8. Formulario de control.

76

- Evaluación de la comisión

- Actas de las sesiones de la comisión

- Confección del calendario de depuración

- Informe a la dirección

- Solicitud de aprobación

- Informe de la comisión sobre la documentación a depurar

- Resolución

- Orden del órgano de Dirección

- Transferencia de documentos a depurar

- Eliminación de documentos

- Inventario conceptual

- Notificación a la Administración

Desde este punto de vista, el Archivónomo debe tener el control de todos los documentos,

poner en marcha todo lo anterior y ejecutarla en plazo y forma contribuyendo al organismo

el cual requiera de nuestros servicios.

Las empresas y organizaciones deberían entender que la depuración es un hecho, querido o

no, con el cual se deben acostumbrar a trabajar.

La ejecución de la propuesta se hará mediante una metodología participativa de discusión,

análisis y aprendizaje a través de los procesos arriba mencionados. Las actividades se

enfocarán en los resultados concretos y aprobatorios por la institución.

Lo esencial es que se regule y se le de uniformidad a la situación, no importando tanto la

norma que se adopte, para que haya seguridad en el trámite y no quede el proceso de

depuración a medias, sino que refleje una parte de la realidad, por lo menos la parte

fundamental de la implementación de esta actividad en las necesidades empresariales de

toda Organización.

77

CONCLUSIONES

Servir a la Archivonomía es un privilegio, pero es también una gran responsabilidad,

intentare hacerlo hasta el límite de mis capacidades: con entusiasmo, con voluntad, con

energía y con inteligencia, hasta donde esta sea posible.

Con la realización de este trabajo obtuve la conclusión que es tan solo un ―ladrillo‖ más en

la construcción de algo más grande como es la divulgación de la carrera y más aun de sus

procesos y funciones que realiza para nuestra sociedad, las herramientas y conocimientos

adquiridos a lo largo de toda mi carrera se plasmaron en esta obra aunque solo sea una parte

de ellos.

El enfoque presentado en este trabajo refleja la necesidad de tener presente que la

Archivonomía y todo lo que conlleva son altamente indispensables en todos nuestros

archivos de la República para su mejor funcionamiento y desarrollo.

Persigo, asimismo, reconocer que los resultados que obtengamos hoy harán enriquecer las

perspectivas de las Instituciones sobre sus archivos de concentración y su personal que

labora en sus unidades asumiendo paulatinamente, nuevas responsabilidades y retos

formidables que darán beneficios para los profesionales de los archivos.

Un aspecto importante sobre el trabajo realizado sobre la depuración archivística es que

solo es un camino y hay que seguir fortaleciéndola porque es todavía mucho lo que hay es

un proyecto siempre inacabado, siempre mejorable; prodigioso y generoso; criticado y

elogiado; polémico y diverso; siempre académico. Hay que seguir fortaleciéndolo porque es

todavía mucho lo que puede darse a la Archivonomía en el presente y en el futuro. En

buena medida dependerá de lo que decidamos hacer por ella los Archivónomos de hoy y de

mañana.

78

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Procedimientos. México: Panorama, 1996, 141 p. ISBN 968-38-0580-9.

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[Argentina]: Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. 1978. 31 p.

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Aires: Alfagrama, 2004. 144 p. ISBN 987-95615-6-2.

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Aires: Alfagrama, 2006. 192 p. ISBN 987-1305-07-9.

80

A

N

E

X

O

S

81

ANEXO 1

Registro de Eliminaciones PÁGINA

NUMERO FECHA REGISTRO CODIGO TITULO DE LA UNIDAD FECHAS NUMERO SIGNATURA NUMERO OBS. DE ENTRADA CLASIFICACION SERIE ADMINISTRATIVA EXTREMAS UNIDADES REGLA

REGISTRO

82

ANEXO 2

Acta de Eliminación de documentos

DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACIÓN

DENOMINACIÓN ORGANISMO CÓDIGO DE FECHAS VOLÚMEN NÚMERO DE MÉTODO DE

PRODUCTOR CLASIF. EXTREMAS REGLA ELIMINACION

OBSERVACIONES

83

ANEXO 3

Procedimientos de control

DIRECCIÓN ARCHIVO DEPARTAMENTOS

* Continúa en hoja 78.

PROYECTO DE

TRABAJO

ANÁLISIS DE

LOS FONDOS

INICIO

ENTREVISTA TOMA DE

CONTACTO

NO

SI

1

ANÁLISIS DE

LOS RECURSOS

ANÁLISIS

DEMANDA

INFORMACION PARTICIPACIÓN

APROBACION

PARTICIPACION

84

DIAGNÓSTICO Y

PROPUESTA DE

DEPURACIÓN

NO

SI

ESTUDIO TIPOS

DOCUMENTALES

CRITERIOS DE

VALORACIÓN

CRITERIOS DE

DEPURACIÓN

CONTROL DEL

SISTEMA. PRUEBA

APROBACIÓN

1

PARTICIPACIÓN

PARTICIPACIÓN

CRITERIOS DE

RECUPERACIÓN

CONTROL

DE CALIDAD

FIN 1

APROBACIÓN

CONTROL CONTROL

APROBACIÓN

85

ANEXO 4

Formulario de transferencia

ARCHIVO INTERMEDIO

AVISO DE BAJA ---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SUMINISTRO DE CAJAS ----------------------------------------------------------------------------

VERIFICACIÓN-----------------------------------------------------------------------------------------

NUMERACIÓN Y REDACCIÓN---------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

REMISIÓN Y RECIBO---------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

COMPROBACIÓN Y AJUSTE-----------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

COMENTARIOS----------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMAS

------------------------------- ---------------------------------

ORGANISMO O PERSONA NOMBRE DEL ENCARGADO

QUE ACUMULÓ LA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

DOCUMENTACION

------------------------------------

NOMBRE DE QUIEN ELABORA

86

ANEXO 5

Registro de baja y eliminación de la documentación

FONDO INSTRUMENTO NOMBRE DE NÚMERO DE FECHA DE ALTA OBSER. AUTOR DEL

O COLECCIÓN LA BASE REGISTROS Y BAJA INSTRUMENTO

87

ANEXO 6

Recursos.

Entrevista con la Dirección

Análisis necesidades

Servicios esperados

Tareas implicadas

R. humanos R. Técnicos R. económicos

R. disponibles

Nuevos recursos necesarios

R. humanos R. económicos

R. técnicos

Propuesta de depuración

88

ANEXO 7

Clasificación de los archivos por el tipo de instituciones a las que sirven

-Organismos centrales

-Organismos descen-

tralizados

Nacionales Poder Ejecutivo -Entes Autónomos

(Federales) -Empresas del Edo. N Provinciales Poder Legislativo

A ESTATALES (Estatales) Poder Judicial

C

I Organismos centrales

O Municipales Organismos técnicos

N

I A Industriales

N L Con fines de lucro Comerciales

S E Financieras -Comunicaciones

T S NO ESTATALES De servicios -Limpieza

I -Otras

T Partidos políticos

U Sindicatos

C Sin fines de lucro Universidades

I Clubes (sociales, deportivos, culturales)

O De salud

N

E

S De un solo país

Bi multinacionales

E ESTATALES De Organismos mundiales o

X regionales

T

R

A Industriales

N Con fines de lucro Comerciales

J Financieras

E

R NO ESTATALES

A

S Religiosas, culturales, Sin fines de lucro deportivas, sociales,

Profesionales, sindicales

89

ANEXO 8 Formulario de control.

¿Se ha cotejado la documentación con la relación de entrega?

SI Verifique el cotejo y si se han diligenciado las anomalías que se han detectado

NO Coteje y, en su caso, diligencie

¿Se ha instalado y signaturado la documentación?

SI Verifique

NO Indique las razones justificativas e instale

¿Se ha devuelto cumplimentada la relación de entrega?

SI Verifique

NO Remitir cuando se hayan atribuido las signaturas

¿Se ha actualizado el registro de entrada y otros instrumentos de control e información?

SI Verifique la actualización de todos los instrumentos

No Establezca un listado de instrumentos a actualizar y realice las actualizaciones

¿Se ha documentado todo el proceso de recepción, cotejo, instalación y actualización?

SI Verifique

NO Documente

¿Se han consultado los instrumentos para conocer los documentos que se deben eliminar?

SI Verifique la integridad de la consulta para disponer de los listados adecuados

No Consulte para establecer listados

¿Hay documentos que se debe someter a muestreo?

SI Verifique y analice los listados para programar el muestreo

NO Obtenga los listados para programar los muestreos

90

¿Se ha comunicado el proceso de depuración a las unidades propietarias de los

documentos?

SI Actué en función de los resultados. Cualquier duda sobre la decisión de depurar se

debe considerar y analizar para satisfacer al usuario

NO Cerciórese de la falta de sugerencias que puedan aconsejar para realizar el proceso

¿Hay un registro de eliminaciones con los datos propuestos en el procedimiento?

SI Verifique los elementos

NO Establezca un registro de eliminaciones

¿Se ha registrado la eliminación?

SI Verifique

NO Registre

¿Se han actualizado los instrumentos de control e información?

SI Verifique la actualización de todos los instrumentos

NO Establezca un listado de instrumentos a actualizar y realice las actualizaciones

¿Se ha redactado el acta de destrucción?

SI Verifique los contenidos según la propuesta o la normativa

NO Redáctela

¿Se ha propuesto una destrucción ecológica?

SI Verifique la adecuación de soportes y destrucción. Estime los soportes con

información restringida

NO Actué respetando el medio ambiente

¿Se han adoptado medidas especiales en la destrucción si hay documentos confidenciales?

SI Verifique la integridad y honestidad de los responsables de la destrucción o

compruebe la naturaleza del riesgo asumido

NO Analice la importancia y establezca medidas de destrucción gestionando el riesgo

asociado adecuadamente