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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
CRITERIOS DE RESGUARDO Y CONSERVACIÓN
PARA LAS VIDEOGRABACIONES DEL JUICIO
ORAL DEL ARCHIVO JUDICIAL REGIONAL DEL
MUNICIPIO DE TLALNEPANTLA, ESTADO DE
MÉXICO
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
S T E P H A N Y E S C O B A R G Ó M E Z
ASESORES: Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano
Mtra. Rocío Lugo Sánchez
MÉXICO, D. F. 2014
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TABLA DE CONTENIDO
Prefacio--------------------------------------------------------------------------------------------------4
Introducción---------------------------------------------------------------------------------------------5
Capítulo 1. Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla-------------------------------------------8
1.1 Referencia Institucional---------------------------------------------------------------------------9
1.2 Organización administrativa--------------------------------------------------------------------14
1.3 Fondo Documental-------------------------------------------------------------------------------16
1.4 Tipos y Volumen Documental------------------------------------------------------------------18
1.5 Organización Archivística-----------------------------------------------------------------------20
1.6 Servicios-------------------------------------------------------------------------------------------23
1.7 Usuarios--------------------------------------------------------------------------------------------25
Capítulo 2. Métodos archivísticos para la conservación de los archivos audiovisuales
en el entorno Penal.-----------------------------------------------------------------------------------27
2.1 Proceso Penal Acusatorio------------------------------------------------------------------------28
2.2 Soporte Óptico------------------------------------------------------------------------------------39
2.3 Definiciones: diversas perspectivas de archivo audiovisual--------------------------------42
2.4 Principio de procedencia y principio de respeto al orden original-------------------------48
2.5 Relevancia de preservar para la conservar soportes audiovisuales-------------------------51
2.6 Medidas cautelares de preservación para la conservación del soporte no
convencional-------------------------------------------------------------------------------------------54
2.7 Aspectos del local a considerar para la conservación del soporte óptico------------------57
2.7.1 Climatización del archivo-------------------------------------------------------------------57
2.7.2 Mobiliario y almacenamiento---------------------------------------------------------------58
2.7.3 Medidas de seguridad------------------------------------------------------------------------60
2.7.5 Equipo y Limpieza--------------------------------------------------------------------------61
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2.7.7 Factor humano en la preservación documental -----------------------------------------62
Capítulo 3. Criterios alternativos de resguardo y conservación de las videograbaciones
del juicio oral; bajo custodia del Archivo Judicial Regional del Municipio de Tlalnepantla
Estado de México-------------------------------------------------------------------------------------63
3.1 Identificación y análisis del problema---------------------------------------------------------64
3.1.1 Recurso humano---------------------------------------------------------------------------64
3.1.2 Recurso técnico----------------------------------------------------------------------------67
3.1.3 Recurso material---------------------------------------------------------------------------70
3.1.4 Recurso tecnológico----------------------------------------------------------------------72
3.1.4.1 La videograbación del juicio oral----------------------------------------------73
3.1.4.2 Condiciones de las videograbaciones del juicio oral------------------------75
3.1.4.3 Durabilidad de las videograbaciones del juicio oral-------------------------75
3.1.5 Respecto al tratamiento archivístico--------------------------------------------------------76
3.1.6 Medidas de conservación y limpieza aplicada----------------------------------------------77
3.1.7 Condiciones Ambientales---------------------------------------------------------------------78
3.1.8 Tipo de almacenamiento o guardas documentales-----------------------------------------79
3.1.9 Manipulación y uso----------------------------------------------------------------------------79
3.1.10 Causas de deterioro---------------------------------------------------------------------------80
3.1.11 Medidas de seguridad------------------------------------------------------------------------80
3.1.12 Control de acceso y consulta----------------------------------------------------------------81
3.2 Criterios alternativos de reguardo y conservación de las videograbaciones
del juicio oral------------------------------------------------------------------------------------------81
Conclusiones-------------------------------------------------------------------------------------------84
Anexos--------------------------------------------------------------------------------------------------86
Bibliografía-------------------------------------------------------------------------------------------105
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PREFACIO
La creación del Proceso Penal Acusatorio data del año 2008 hoy en día está implementado
en varios Estados de la República Mexicana, desde entonces se ha mostrado un gran
cambio evolutivo en la administración e impartición de justicia, por tanto el Poder Judicial
de la Federación está en una fase de transición a favor de una impartición transparente de
justicia en nuestra nación.
Uno de los grandes cambios que refleja es la unificación del sistema de juicio oral al
proceso penal, por consiguiente, por su oralidad impacta en la forma de albergar la
información judicial recabada en el juicio, puesto que, esta información recae en un soporte
distinto al documento tradicional siendo este un documento audiovisual con valor judicial,
este aspecto despierta el interés del profesional de la información, por consiguiente, es vital
y necesario fomentar la bonita tarea de investigación referente a la archivística desarrollado
en el ambiente judicial, ya que, salvaguardar archivos audiovisuales con estimación judicial
crea una variabilidad en la envergadura del archivo audiovisual, pues además de ser
utilizado para fines académicos, didácticos, culturales entro otros, hoy colabora en la
administración e impartición de justicia, mostrando la variabilidad de su magnitud para ser
parte importante de lo contencioso.
Es este motivo el cual avivó el dinamismo de introducirnos en la investigación y estudio de
un tratamiento especializado para favorecer y postergar el estado útil del documento
audiovisual gestado por el juicio oral, la participación del profesional de la información es
de gran significación para la solidez y trascendencia del proceso penal acusatorio.
Es importante revelar que la información con su análisis evoluciona a conocimiento, el
conocimiento con la práctica evoluciona a sabiduría y la sabiduría con experiencia se
transforma en poder y, el desconocimiento de ésta, trasmuta a ignorancia, negligencia, en
este caso impunidad, de ahí la importancia y elemental tarea de hacer investigación en
relación a la archivística y el entorno judicial.
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INTRODUCCIÓN
Ya es una realidad el afrontar las problemáticas de información reflejadas mediante el
revolucionario desarrollo de la tecnología del siglo XXI. Esta revolución tecnológica ha
causado vuelo en el Poder Judicial de la Federación, puesto que la reforma constitucional
en materia penal es un suceso histórico para el sistema de administración e impartición de
justicia en nuestro país, ya que, con la implementación del sistema de juicio oral la
tecnología y su información digital adquieren un rol fundamental para el desarrollo integral
del Proceso Penal Acusatorio.
Una de las problemáticas palpables en la integración del juicio oral al poder judicial, son
los criterios a considerar para el resguardo y conservación de la información digital
producida en el desahogo de la audiencia oral.
Por tanto, el objetivo de esta tesina es establecer por medio de la archivística alternativas de
preservación y conservación para la mejora del tratamiento especializado de las
videograbaciones y como objetivos específicos: conocer la organización, clasificación, y
conservación de las videograbaciones, identificar las condiciones tangibles e intangibles del
área o local de archivo y hacer un análisis minucioso para precisar las alternativas de
preservación y conservación de resguardo, ya que, el proceso penal está inmerso en una
inmensa información jurídica tanto tangible como intangible, su seguridad debe ser
primordial pues no tendría coherencia la reforma constitucional en materia penal sino se
reconoce la importancia de sus archivos.
Es importante conocer de qué manera se custodia y conservan las videograbaciones, la
importancia de conservar este soporte y la relevancia que vislumbra la conservación en la
cohesión del proceso penal acusatorio, para orientar al responsable de velar por la
integridad y seguridad de las videograbaciones judiciales en los mecanismos para
establecer líneas de acción en materia de preservación y conservación, puesto que la falta
de estos criterios profesionalizados impactaría en la degradación y en la pérdida de
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información del documento audiovisual, exponiendo la integridad del proceso penal
acusatorio.
En el desarrollo de esta investigación se da a conocer la administración y organización
archivística, medidas de conservación y seguridad aplicada al documento audiovisual,
ventajas y desventajas de la conservación especializada por el Archivo Judicial Regional de
Tlalnepantla, así como la estructuración de criterios alternativos archivísticos orientados a
la conservación del soporte óptico. Por ello, el capítulo primero refleja la estructura del
Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla, exponiendo los antecedentes, organización
administrativa, marco normativo, organización archivística, tipos de servicios y usuarios
inherentes a él, para comprender la naturaleza del archivo judicial.
El capítulo segundo refleja el sistema del proceso penal acusatorio desde una óptica
archivística, la definición de soporte óptico, del archivo audiovisual y sus diversas
perspectivas, relevancia de conservar el documento audiovisual, importancia de preservar y
conservar los soportes ópticos, las medidas cautelares de preservación y conservación para
estos documentos, así como también hace mención en los aspectos a considerar del local de
archivo para una adecuada conservación del documento audiovisual. En este capítulo se
pretende reflejar la génesis, la conservación y el tipo de documento audiovisual, así como
su importancia en el mundo de la información jurídica; además de proyectar una
comprensión lógica del proceso penal acusatorio.
Y en el capítulo tercero, se observa mediante un análisis exhaustivo realizado al Archivo
Judicial Regional de Tlalnepantla la identificación del problema en la preservación y
conservación de las videograbaciones, la gestión de los recursos administrativos, las
medidas de conservación y seguridad aplicadas por su personal, condiciones y causas de
deterioro, manipulación, uso y controles de acceso, para comprender las ventajas y
desventajas del tratamiento archivístico y establecer las alternativas de criterios de
resguardo y conservación de los documentos audiovisuales.
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Lo anterior se realizó mediante la siguiente metodología científica: la aplicación de
observación directa, fue elemento primordial en la tarea archivística, coadyuvó en el
estudio de las condiciones físicas, ambientales y de conservación observables de este
soporte, el método cualitativo consiste en la descripción de diferentes comportamientos e
interacciones de situaciones bajo un contexto específico, este método nos permitió la
recolección de datos no cuantitativos para identificar y describir detalladamente la calidad
en la administración del proceso técnico archivístico establecido para la conservación del
documento audiovisual, y por último, se utilizó el análisis del contenido este consiste en el
estudio de los contenidos de la comunicación teórica, mediante la investigación de nuevos
conocimientos para la representación de los hechos, este método facilitó la tarea en la
explicación de los fenómenos archivísticos en el entorno penal, descritos para el sustento de
este trabajo.
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Capítulo 1. Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
Durante la estancia en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía no sólo se
comprendió sino se comprobó la relevancia de los archivos hacia la humanidad, brindando
las bases suficientes, para nombrarlo como el único caudal legítimo del hombre, el cual
desarrolla este mismo al pasar el tiempo, con el objeto de evidenciar los grandes
acontecimientos y descubrimientos a las presentes y futuras generaciones, respaldando y
fortaleciendo, el anteceder del mañana.
Para el desarrollo de esta investigación se comenzará por estudiar el archivo judicial
regional de Tlalnepantla, el cual, tiene bajo su resguardo las videograbaciones de los juicios
orales. Este archivo tiene la labor de velar por la seguridad e integridad, así como de la
organización y conservación de la documentación jurídica remitida por cada juzgado del
poder judicial del Estado de México. En este capítulo se conocerá el origen del archivo
judicial, sus objetivos, marco normativo, organización administrativa, así como también los
procesos archivísticos que emplean, tipología documental, tipos de servicios y de usuarios;
es importante conocer la administración archivística del archivo judicial, ya que; es ahí
donde radica la evolución del resguardo y de la conservación las videograbaciones del
juicio oral; la esencia de los archivos jurídicos radica en el control de cumplir y hacer
cumplir las leyes y la constitución, así como también transparentar la administración e
impartición de justicia, factor fundamental en nuestro país, ya que nos han dejado mucho
que desear en este sentido, tal y como lo demostró el caso de presunto culpable sobre la
corrupción del sistema judicial mexicano motivo por el cual se emprendió la aventura en la
búsqueda de la verdad archivística en materia judicial.
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1.1 Referencia Institucional
Dicho lo anterior se procede a la génesis del Archivo Regional Judicial de Tlalnepantla;
surge por la necesidad de organización, conservación y consulta de los expedientes
jurídicos de la gestión judicial de la región del Municipio de Tlalnepantla. La toma de
decisiones se da en el año 2004, en donde se determina la construcción del Archivo
Regional Judicial de Tlalnepantla, por mandato del entonces presidente del Tribunal
Superior de Justicia del Estado de México y, del entonces Gobernador del Estado de
México Arturo Montiel Rojas con el fin de satisfacer las necesidades organizar, conservar y
consultar toda documentación generada por la gestión judicial de la región del Municipio
de Tlalnepantla.
El Archivo Regional Judicial de Tlalnepantla se inauguró en el año dos mil cuatro por el
gobernador del Estado de México, su organización administrativa y su organización
archivística se implementó por el Tribunal Superior de Justicia, con base en las necesidades
proyectadas en ese momento.
Hoy en día, se encuentra en la Colonia: Unidad Habitacional Tenayo, Tlalnepantla de Baz,
Estado de México, Número Postal: 54130, a la misma altura de la Escuela Judicial del
Estado de México, sobre la calle Prolongación Vallejo y Cien metros, no cuenta con
número exterior, un punto de referencia es el Cristo del panteón Jardines del Recuerdo.
El horario de servicio de atención a usuarios es de ocho de la mañana a seis de la tarde, de
lunes a viernes.
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Marco Normativo del Archivo Regional Judicial de Tlalnepantla
El sustento jurídico del Archivo Regional Judicial de Tlalnepantla se encuentra estipulado
en el artículo sexto de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en donde
establece que todo ciudadano mexicano tiene derecho fundamental al acceso a la
información la cual será garantizada por el Estado, en su derogación realizada en el año
2007 a través del decreto que adiciona un segundo párrafo con siete fracciones a este
artículo, se hace mención en su fracción primera que este derecho prevalecerá al principio
de máxima publicidad, es decir que toda información gubernamental por naturaleza propia
es de dominio público, en su segunda fracción se menciona la protección de datos
personales, aspecto que es de mucha importancia para el Archivo Regional Judicial de
Tlalnepantla ya que la información resguardada en el mismo, contiene por naturaleza de sus
actividades sustantivas datos extremadamente personales y si éstos no son protegidos en los
términos de la ley llegarán afectar la vida emocional y privada de los sujetos involucrados
en el proceso judicial del Estado de México, ya que, su intimidad quedaría al escrutinio
público, y su vida emocional quebrantada por la marginación de la sociedad, únicamente en
casos de que la ley amerite la publicidad de archivos.
El Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental del Estado de México, estipula que todo servidor público deberá de
conducirse bajo la percepción de los principios de igualdad, oportunidad, veracidad,
precisión, publicidad, y suficiencia de la información, y la información de carácter
confidencial será aquella que sea entregada por los particulares y serán considerados datos
personales. Para el archivo judicial de la región de Tlalnepantla, es imprescindible el
carácter confidencial con el cual resguarda celosamente su acervo judicial, la publicidad de
ésta, es bajo un estricto apego a lay en materia judicial.
La Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de México, se encarga de regular el
funcionamiento y reorganización del poder judicial del estado en los asuntos de orden civil,
familiar, mercantil, penal, federal y fuero común, su integración del poder judicial, está
conformada por el Tribunal Superior de Justicia, el Consejo de la Judicatura, Juzgados de
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primera instancia y cuantía menor, servidores públicos que ejerzan su vocación en la
administración de justicia. El Tribunal Superior de Justicia, tribunales y juzgados tienen la
obligación de ejercer la función jurisdiccional de manera pronta, completa, imparcial y
gratuita, esto refleja la importancia del archivo ya que toda la gestión judicial concluida y
en trámite pasará a ser parte de este acervo, y según su administración, se garantizará la
función jurisdiccional, pues de lo contrario esta función tendría trabas en su gestión judicial
por no tener la infamación en tiempo y forma por parte de la tarea del archivo judicial.
Establece la división del Poder Judicial del Estado de México la cual está conformada por
dieciocho Distritos, el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla tiene bajo su custodia
cuatro de estos dieciocho Distritos los cuales son: Distrito de Tlalnepantla, Distrito de
Zumpango, Distrito de Ecatepec Morelos y Distrito de Cuautitlán, estos a su vez conforman
tribunales y juzgados de primera instancia y cuantía menor, de orden civil, mercantil, penal,
familiar, y juzgados de control y juicio oral, toda la documentación que generen dichos
órganos jurisdiccionales, estarán bajo la custodia del archivo judicial de la región de
Tlalnepantla. Para efectos de esta investigación únicamente se estudiará el resguardo y
conservación de las videograbaciones, generadas mediante la gestión de los jueces de
control y juicio oral.
En las obligaciones que determina la ley, aquellas encomendadas para los jueces de primera
instancia, establece la facultad de los mismos para remitir al archivo regional judicial por
conducto de la presidencia del Tribunal los expedientes totalmente concluidos, por otra
parte, a los secretarios de cada juzgado les brinda la facultad de expedir copias que deban
darse a las partes o a los interesados estrictamente en términos de la ley, así como guardar
en el secreto del tribunal, sala o juzgados los expedientes y, a su vez de recoger e
inventariar los expedientes, proporcionando a los interesados los expedientes a los que
fueren parte, siempre que sea en presencia del secretario, sin extraerlos de la oficina, y por
último ejercer las medidas de seguridad necesarias para la conservación de los expedientes.
Entonces de acuerdo a lo anterior, se entenderá al Archivo Judicial Regional de
Tlalnepantla como un archivo de concentración y al archivo del tribunal o juzgado, el cual
está a cargo del secretario, como un archivo de trámite; otra mención establecida por la ley
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son, los criterios para transferir los expedientes, estos deben de estar concluidos en su
totalidad, sólo en caso de inhabilidad de actuaciones del proceso penal por cinco años, el
expediente se transferirá al archivo judicial.
En esta misma ley se nombra la dependencia del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
y las medidas necesarias para el desempeño de su servicio, los cuales están bajo el mando
del presidente del Tribunal Superior de Justicia, así como también deberá de tener un jefe
de archivo con conocimiento en archivonomía y el personal necesario esté delimitado y
proporcionado por el Consejo de la Judicatura. Se menciona a su vez el envío de los
expedientes, los cuales tendrán que estar relacionados con los asuntos de orden civil,
familiar, penal, mercantil, y de justicia para adolescentes siempre y cuando su trámite esté
totalmente concluido por parte de la gestión de los tribunales y juzgados del Estado.
La misma ley hace referencia al proceso de las remisiones, se refiere a la transferencia
documental, este proceso tiene su inicio en los tribunales y juzgados en el momento de la
culminación de sus trámites impartidos en estos órganos jurisdiccionales, con la tramitación
ya concluida se da cavidad a la remisión de los expedientes, es decir, son transferidos bajo
el resguardo del archivo judicial, en este caso al Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla.
Cada tribunal deberá de asentar las notificaciones en un libro llamado “Libro de gobierno”,
a la par asentará en otro libro en forma de inventario el contenido de cada remisión. La
recepción de cada remisión en el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla se hará
mediante registros, estos a través de libros de entradas destinados para cada juzgado, una
vez clasificados por órganos jurisdiccionales y ordenados se les determinará una ubicación
topográfica para evitar su deterioro.
También vislumbra esta Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de México el préstamo
de los expedientes, en donde establece que el préstamo se realizará solo a petición de la
autoridad que lo haya remitido, es decir los jueces y magistrados de cada órgano
jurisdiccional mediante un oficio. La salida y consulta de estos expedientes será autorizado
por el presidente del Tribunal Superior de Justicia, el cual girará una orden de salida, ésta se
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anotará en un libro y se almacenará en el expediente solicitado, sólo se les permitirán a las
partes en presencia del encargado de la oficina y dentro de ella su consulta.
Si el tribunal superior de justicia negara el préstamo se levantará un oficio en donde
determine las causas y motivos del impedimento del préstamo.
El jefe del archivo tiene la facultad de comunicar al Tribunal Superior de Justicia cualquier
irregularidad que observe en los expedientes remitidos para su depósito y reguardo. Y, por
último se hace moción en la prohibición que tienen los empleados del archivo en extraer
documentos o expedientes en caso contrario será sancionados sin prejuicio de demanda, así
como los jueces que no remitan los expedientes en tiempo y forma al Archivo Judicial
Regional de Tlalnepantla serán sancionados por el Consejo de la Judicatura.
El tipo de sanciones empleadas: amonestaciones, apercibimiento, suspensión del cargo
hasta por un mes, destitución del cargo, inhabilitación y sanción económica de tres a
quinientos días de salario mínimo diario vigente al área geográfica respectiva.
Una más es la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, en
ella se establece una de las funciones indispensables dentro de la gestión archivística, es la
sistematización y recopilación del material documental relacionado con el desarrollo
administrativo del mismo estado, propiciando bajo el respaldo legal su administración,
conservación, restauración y enriquecimiento, por un acervo del índole histórico.
Hace énfasis en la calidez que brinda el archivo por su contenido histórico o administrativo,
pues vela y produce una eficaz y oportuna información contribuyendo con las acciones y
decisiones trascendentales para los beneficios suficientes en la Administración
Gubernamental, así como también el conocimiento de la historia institucional.
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1.2 Organización administrativa del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
El Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla no cuenta con un organigrama propio, durante
una visita al archivo, se extrajo la información necesaria mediante una entrevista realizada
al jefe del archivo, Licenciado Alejandro Hernández García, lo cual incursionó en la
delimitación de las funciones de cada área.
Antes de empezar a delimitar las funciones administrativas es necesario mencionar que el
Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla se encuentra bajo la dependencia de la
presidencia del Tribunal Superior de Justicia, de la Secretaría General de Acuerdos del
Estado de México y de la Dirección General de Archivos.
Ahora bien, el archivo judicial cuenta con un jefe de departamento, cinco operativos, un
oficinista, una estafeta, dos secretarias, a continuación se despliegan las funciones de cada
uno ellos:
1. Jefe de departamento, (Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla): se encarga
de planear, coordinar, dirigir, supervisar, ejecutar y controlar la administración del
archivo así como establecer los procesos archivísticos aplicados en la organización
documental prevaleciendo el proceso de conservación de los expedientes; una de
sus metas es garantizar la consulta en tiempo y forma de los expedientes con previa
autorización por parte de los jueces pertinentes.
2. Secretaria, (Jefe de departamento): contribuye en la administración del
departamento de archivo, proyectando la planeación, organización, dirección y
control en las diferentes áreas del mismo archivo. También se encarga de elaborar
periódicamente cursos de capacitación del personal en materia de archivo.
3. Operativos: se encargan del tratamiento archivístico aplicado a todo su acervo
documental, este tratamiento se refiere al proceso de recepción documental
(transferencia primaria), cotejo, clasificación documental, ordenación, ubicación
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topográfica y, según el caso al préstamo documental. Prevaleciendo la conservación
documental, manteniéndola en buenas condiciones.
4. Oficinista: Personal encargado de mantener la limpieza de las instalaciones del
Archivo Judicial Regional d Tlalnepantla, coadyuvando de este modo en mantener
una atmósfera laboral eficiente para el desempeño eficaz de cada trabajador.
5. Estafeta: personal encargado de entregar correspondencia a las áreas generadoras
de la documentación ubicadas en la región del municipio de Tlalnepantla, Estado de
México, para el transporte geográfico el estafeta cuenta con un automóvil.
El objetivo del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla radica en la importancia de una
eficiente organización, clasificación, identificación, conservación para la optimización del
servicio archivístico.
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1.3 Fondo Documental del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
El Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla cuenta con un cuadro de clasificación
documental, orgánico-funcional, éste cuenta con los siguientes fondos documentales:
Fondo de Distrito Judicial de Tlalnepantla: cuenta con seis secciones, dieciocho
subsecciones y ciento dos series.
Fondo de Distrito Judicial de Cuautitlán: está conformado por tres secciones, nueve
subsecciones y cuarenta y ocho serie.
Fondo de Distrito Judicial de Ecatepec de Morelos: se conforma de cuatro
secciones, doce subsecciones y sesenta y nueve series.
Fondo de Distrito Judicial de Zumpango: se constituye por una sección, tres
subsecciones y dieciséis series.
Por último el fondo de Delegación Administrativa: está conformada por cuatro
secciones y dieciséis series.
Para mejor entendimiento del cuadro general de clasificación documental, véase el anexo
(A).
Las actividades comunes que se detectaron en el Archivo Judicial son:
Recursos humanos: control de empleados, nomina, gafetes, altas de seguro
y bajas del seguro.
Informática: mantenimiento de sistemas, equipos, altas y bajas de equipos.
Correspondencia documental: registro de entrada documental en el libro
mayor y solicitudes de préstamo.
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Las funciones sustantivas identificadas son:
Control de correspondencia documental.
Organización documental.
Clasificación documental.
Inventariación documental.
Cotejo documental.
Ordenación documental y,
Ubicación topográfica documental.
Además de identificar las funciones del Poder Judicial del Estado de México:
Orden Civil: ordinario civil, rectificación de actas, contratos de arrendamiento.
Orden Penal: robo, homicidio, secuestro, violación, entro otros actos ilícitos por la
ley.
Orden Familiar: divorcio, pensión alimenticia, guardia y custodia, testamento,
adopción y reconocimiento del menor, entre otros.
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1.4 Tipos y Volumen Documental
La tipología documental que se maneja en el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
son: unidad documental compuesta y unidad documental simple, en ellos se localiza toda
información con relación a las siguientes temáticas:
Juicios: se constituye los expedientes en relación al desahogo de las pruebas
de ambas partes, hasta la sentencia final.
Demandas de orden civil: rectificación de actas, contratos de arrendamiento,
usucapión,1 entre otros.
Penal: robo, homicidio, secuestro, violación y cualquier otro acto ilícito
previsto por la ley, entre otros.
Familiar: divorcios, pensión alimenticia, guarda y custodia, testamento,
adopción, reconocimiento de un menor, entre otros.
El 18 de junio del 2008 se publicó en el diario oficial de la federación la reforma
constitucional en materia penal, a mando del presidente Felipe Calderón Hinojosa, en
donde se implementa el proceso penal acusatorio, dando cavidad al sistema de juicio oral
en nuestro país, fortaleciendo de este modo los registros jurídicos a través de la grabación
de las audiencias en donde se lleva a cabo el desahogo de pruebas de ambas partes, es
decir, por parte del ofendido y por parte del presunto culpable.
1 USUCAPIÓN. Adquisición o derecho de una propiedad, a través de su ejercicio en las condiciones y plazos
previstos por la ley.
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Con esto se dio origen a un nuevo soporte documental a beneficio de la administración de
justicia, siendo éste el documento audiovisual, el cual, por naturaleza propia pasa a ser un
tipo documental a conservar bajo la custodia desde su estancia en el Archivo de Trámite
(Órgano Jurisdiccional) hasta su estadía en el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
(Archivo de Concentración).
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1.5 Organización Archivística del Archivo Judicial Regional del Municipio de
Tlalnepantla, Estado de México
Antes de empezar con la administración archivística recordemos que el Archivo Judicial
Regional de Tlalnepantla reguarda la documentación generada por cuatro Distritos de
dieciocho Distritos que contempla el Estado de México, los cuales son: Distrito de
Cuautitlán, Distrito de Ecatepec de Morelos, Distrito de Tlalnepantla, Distrito de
Zumpango. En su planeación archivística los cuatro distritos son ejes principales para su
clasificación y ordenación documental como ya se mostró con anterioridad. Es
indispensable enfatizar que cada distrito cuenta con un Juzgado de Control y Juicio Oral
mediante el cual se remitirán las videograbaciones generadas a consecuencia de la
implementación del proceso penal acusatorio, objeto de estudio de este trabajo.
La organización archivística del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla se conforma de
la siguiente manera:
1. Recepción documental: proceso en donde se recibe todas las remisiones enviadas
por los órganos jurisdiccionales de la región de Tlalnepantla al archivo judicial
regional de Tlalnepantla, dicho en otras palabras, se hace la recepción de la
transferencia primaria, envían la documentación cuando el trámite o la gestión
judicial ya haya concluido. Estas remisiones se hacen conforme a un calendario
anual, es autorizado por el Consejo de la Judicatura, estandariza las remisiones
estableciendo su transferencia el día primero del mes de febrero, junio y octubre
asignando un día para cada tribunal o juzgado.
2. Cotejo documental: una vez recibida la remisión por cada juzgado se comienza
con el cotejo, este proceso es llevado a cabo por el personal del juzgado, una vez
aprobado se remite al archivo judicial en donde se realiza de nueva cuenta el cotejo
esto para confirmar que toda la documentación se encuentre en óptimas condiciones
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y descartar ausencias documentales. Ya aprobado por ambas partes se prosigue a su
autorización de la remisión pasando a ser responsabilidad y parte del Archivo
Judicial Regional de Tlalnepantla. Una vez concluida esta parte, se registra los
expedientes tomando en cuenta fecha de recepción, nombre de distrito judicial,
nombre de juzgado, número consecutivo de expediente y ubicación del acervo.
3. Clasificación documental: este proceso se basa en la conformación del poder
judicial del Estado de México, está organizado por dieciocho distritos, esto a su vez
se dividen en regiones, uno de ellos es la región de Tlalnepantla, mejor conocido
como el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla, la cual tiene bajo su custodia
cuatro de los dieciocho distritos que conforman el poder judicial, y a su vez, cada
distrito está conformado por tribunales y juzgados. Ahora bien, la clasificación
documental que maneja el archivo judicial regional de Tlalnepantla es estructurada
a través del principio de procedencia y el principio de orden original, ya que el
proceso de clasificación se inicia separando los expedientes por región, por distrito,
por tribunal y por juzgado, en sus diferentes asuntos: de orden civil, mercantil,
familiar, penal.
4. Ordenación: respeta el principio de procedencia y orden original, ya que para su
ordenación se toma como base el juzgado, el cual remite la documentación al
archivo (principio de procedencia), así como el número consecutivo asignado por el
mismo órgano jurisdiccional y el año en el que fue remitida la documentación
(principio de orden original), por la naturaleza de la gestión administrativa del poder
judicial se reconocen estos datos que coadyuvan en la ordenación de su
documentación en el archivo judicial regional de Tlalnepantla. Estos expedientes se
encuentran almacenados en cajas las cuales son identificadas con una etiqueta con
los datos anteriores asentados en ella.
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5. Ubicación topográfica: una vez ordenado los expedientes se prosigue a su
ubicación topográfica, el archivo identifica sus anaqueles por distrito, juzgados.
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1.6 Servicios del Archivo Judicial Regional del Municipio de Tlalnepantla, Estado de
México
El servicio que brinda el Archivo Regional de Tlalnepantla es la consulta de expedientes:
este servicio se brinda bajo el estricto apego a la ley, sólo se podrá proporcionar
expedientes a los generadores de estos mismos, ya sea el juez, ambas partes del litigio penal
o cualquier órgano jurisdiccional que sea de su competencia.
El archivo cuenta con un formato de solicitud de préstamo, el cual contempla los siguientes
datos:
a. Emblema del Poder Judicial del Estado de México
b. Nombre del juzgado
c. Causa penal
d. Asunto
e. Fecha completa
f. Nombre del encargado del archivo
g. Redacción: motivos de solicitud y,
h. Firma del solicitante. Véase anexo número 2
Los encargados de expedir el servicio de copias de las videograbaciones son los secretarios
generales de acuerdos de cada juzgado, con esto el archivo judicial regional de Tlalnepantla
se deslinda de ofrecer este servicio.
Para mayor entendimiento de este proceso ver anexo (B).
Durante la entrevista realizada el día nueve de Mayo a Thessy Jiménez Zárate Lic. en
Derecho, experta litigante y coautora de la obra Proceso Penal Acusatorio para
principiantes, este servicio referente a las videograbaciones lo establece de la siguiente
manera: “en cuestión de días poder recogerlas, el tiempo depende mucho de la carga de
24
trabajo que exista, si me preguntas si es eficiente podría decir que, más que eficiente
atiende a los términos que marca la ley.”
25
1.7 Usuarios del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla
Los tipos de usuarios que se concibe en el Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla son
meramente internos, es decir, todo órgano jurisdiccional que esté implicado en el proceso
judicial con previa autorización.
Sólo se le permitirá a las partes interesadas la consulta de expedientes bajo la supervisión
del jefe del archivo. Por ningún motivo se permitirá la consulta de expedientes y
videograbaciones a todo usuario deslindado del proceso penal.
El ciclo de vida de la documentación judicial se observa ante la óptica del profesional de la
información en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de México, ya que, refleja las
diferentes fases de vida del documento estableciendo al Archivo de Trámite a la
documentación habida y por haber de cada juzgado, tribunal o sala, es decir, toda
documentación con sus valores primarios vigentes, y al Archivo de Concentración a la
documentación cuyo trámite haya concluido en su totalidad, y en casos de inhabilidad del
proceso penal de cinco años (suspensión de trámite), es decir, a toda la documentación con
valores primarios precautorios para su uso futuro.
El servicio que brinda el archivo judicial (consulta de expedientes) está bajo un estricto
apego a la Ley Orgánica del Poder Judicial de Estado de México, ya que, por el tipo de
información que se genera en el proceso penal acusatorio “no se puede calificar este
servicio como bueno o malo, porque el tiempo transcurrido para este servicio depende del
marco legal establecido entonces.”2
El personal que conforma el archivo de concentración judicial es comprometida con el
trabajo archivístico y aunque no son profesionales en la materia, se actualizan
constantemente mediante cursos de capacitación archivística para el desarrollo óptimo del
archivo judicial; es importante enfatizar en la actualización de los procesos archivísticos ya
2 Dato obtenido a través de la entrevista realizada el día 9 de mayo del 2013 a Thassy Jiménez Zárate
Abogada litigante y profesionista experta en la materia y coautora en la obra: Proceso Penal Acusatorio para
principiantes.
26
que, el archivo forma parte de la gestión jurisdiccional de forma secundaria, de este modo
contribuye en la administración de justicia a través del servicio archivístico de manera
pronta y completa a favor de los diferente órganos de justicia de la gestión judicial.
27
Capítulo 2. Métodos archivísticos para la conservación de los documentos
audiovisuales en el entorno Penal
Antes de inmiscuirnos en los métodos archivísticos empleados para la conservación de los
documentos audiovisuales, es imprescindible conocer la estructura y secuencia del proceso
penal acusatorio, para comprender su inexorable importancia de conservar
especializadamente los expedientes jurídicos albergados en un soporte totalmente distinto al
soporte tradicional, hasta hoy de todos los tiempos.
Reconocer al proceso penal acusatorio coadyuvará indiscutiblemente en la trascendente
labor de preservar el documento audiovisual con miras de conservar el patrimonio judicial
audiovisual del municipio de Tlalnepantla Estado de México, y por qué no con
perseverancia, consistencia, disciplina, profesionalismo y sobre todo, amor a la
archivonomía conservar el patrimonio judicial audiovisual de la Federación.
Es importante señalar que el estudio del proceso penal acusatorio será realizado de forma
somera, ya que el enfoque de esta investigación es la estructuración de criterios alternativos
de conservación, con el propósito de alargar la vida útil de estos nuevos documentos
jurídicos.
La reforma constitucional en materia penal se realizó en junio del 2008, ésta cubre
cuestiones de seguridad pública, delincuencia organizada y justicia penal, establece el
proceso penal acusatorio; este proceso ya se encuentra implementado en el Estado de
México, este nuevo proceso brinda equidad de atribuciones, tanto al ministerio público
como al juez, fortaleciendo la igualdad de oportunidades del proceso penal e igualando la
investigación del ministerio público y de la defensa del sospechoso, desahogándose las
pruebas mediante un juicio oral; esto quiere decir, que todas las audiencias deberán de ser
grabadas para efectos del proceso en cuestión, de esta forma se podrá transparentar el
proceso judicial en cual esté implicado la víctima y el sospechoso, reforzando de cierta
forma, la justicia e igualdad para el Estado de México.
28
2.1 Proceso Penal Acusatorio
El proceso penal acusatorio es la secuencia de pasos delimitados para la administración e
impartición de justicia establecida en nuestro país, para descifrar los motivos y los hechos
que suscitaron un acto delictivo identificando al inocente para asignarle protección jurídica
necesaria en el momento y, de ningún motivo dejar impune al culpable, es decir, dejar sin
castigo al delincuente, para así lograr que los daños causados se reparen siempre en el
margen de la ley.
Este proceso está conformado por tres fases, la fase preliminar, la fase intermedia y la fase
del juicio oral, y se encuentra bajo la observancia de once principios rectores.
Cuenta con los siguientes objetivos:
“Esclarecimiento de los hechos
Proteger al inocente
Que el culpable no quede impune
Que los daños causados por el delito se reparen”3
A. Fase preliminar
La fase preliminar se divide en tres etapas, la primera es la etapa de investigación, esta
puede ser con o sin detenido, en ambas se inicia con la noticia criminal y termina con el
acuerdo de determinación en donde se indica el resultado negativo o positivo del indiciado,
es decir, si hay o no un acto delictivo con base en la investigación judicial establecida, la
segunda etapa es el control de garantías, una vez establecido el acto delictivo el juez de
control mantiene y establece en equilibrio referente a los derechos y las garantías de ambas
partes del caso, y la tercera etapa es el cierre del periodo judicial de investigación, aquí se
3 CONSTANTINO RIVERA. Camilo y Jiménez Zárate Thessy Naxhelií. Proceso penal acusatorio para
principiantes. Pág. 51
29
establece la formulación de la acusación o en su caso la suspensión del proceso por
inimputabilidad o por un amparo promovido por el indiciado.
El objetivo de la fase preliminar es: “determinar si hay fundamento para abrir un juicio
penal contra una o varias personas, mediante la recolección de los elementos que permitan
fundamentar la acusación y garantizar el derecho a la defensa del imputado.”4
Etapa de investigación sin detenido:
1) Da inicio con la “noticia criminal: Es el conocimiento de un hecho delictuoso que tiene
el órgano de investigador para dar inicio a la carpeta correspondiente. Existen fuentes
formales (denuncia o querella) y fuentes informales (denuncia anónima, medios de
comunicación, manta, aviso, etc.)
2) Acuerdo de inicio: Deberá contener asignación de número de carpeta y su registro en el
libro de gobierno, fecha, lugar y hora en que se da inicio la carpeta, datos del
denunciante, podrán ser visibles o reservados a petición del propio denunciante, y
noticia criminal, o causas que motivan el inicio de la carpeta.
3) Integración de la trilogía investigadora: se compone por el Ministerio Público como
dirigente de la investigación, y como investigador jurídico, por la policía como
investigadora fáctica, y los servicios periciales como investigadores técnicos.
4) Constitución al lugar de los hechos: Cuando la trilogía investigadora se constituya al
lugar de los hechos, debe considerar la eliminación de fuentes de peligro,
acordonamiento y aseguramiento del lugar de los hechos, búsqueda e identificación de
indicios y preservación del indicio. Se puede practicar entrevistas para identificar a
testigos presenciales y a testigos a oídas. Se realizaran los oficios pertinentes para la
debida integración para la carpeta de investigación.
5) Establecimiento de la Teoría del Caso: Es una teoría argumentativa para ordenar la
información obtenida en la carpeta de investigación, para poderla sustentar ante el juez
de control. Teoría Fáctica: Orden cronológico de los hechos, Teoría Probatoria: Datos
de prueba que han sido obtenidos en la carpeta de investigación, y Teoría Jurídica:
4 BARDALES LAZCANO, Erika. Guía para el Estudio del Sistema Acusatorio en México. Pág. 159
30
Hipótesis de Derecho (fundamentación legal), articulo del tipo básico y sus
modalidades (calificativas, agravantes, atenuantes), forma de intervención delictiva
(autoria o participación y dolo o culpa de autor).
6) Búsqueda de elementos de convicción para el perfeccionamiento de la Teoría del Caso:
El Ministerio Público plateará la estrategia de investigación para sustentar los hechos
ante el juez, así como clasificar los datos de prueba que requieren un tratamiento
especial (confidencialidad, prueba anticipada o prueba adicional).
7) Acuerdo de determinación: archivo definitivo: se presentará cuando el hecho no
constituya un delito, o se encuentre extinguido, archivo temporal: Cuando los datos de
prueba sean insuficientes para poder sustentar una teoría de caso ante el juez de control,
criterios de oportunidad: el Ministerio Público renuencia a la pretensión punitiva,
cuando considera innecesaria la pena, solicitud para la formulación de la imputación:
se presentará cuando los datos de la investigación se desprenda la existencia de un
hecho delictuoso, así como una probable comisión o participación en su comisión. La
solicitud pude ir con providencia precautoria: orden de aprehensión, orden de
presentación/comparecencia o citación para la formulación de la imputación.
Etapa de investigación con detenido:
1) Noticia criminal: la carpeta de investigación con detenido solo se pueden dar en dos
supuestos: flagrancia y caso urgente.
2) Calificación preliminar de la detención por parte del Ministerio Público: el ministerio
público deberá dictar el acuerdo de Retención, para justificar la detención en flagrancia,
o la Orden de detención para el caso urgente.
3) Integración de la trilogía investigadora: durante el término constitucional de las 48
horas, la trilogía investigadora debe recaudar el mayor número de datos de prueba
primarios para sustentar una argumentación completa ante el juez de control al
momento en que el Ministerio Público formule imputación.
4) Constitución al lugar de los hechos: la trilogía investigadora debe realizar la
eliminación de fuentes de peligro, acordonamiento y aseguramiento del lugar de los
31
hechos, búsqueda e identificación de indicios; fijación, levantamiento, embalaje y
aseguramiento del indicio, preservación de los indicios.
5) Establecimiento de la teoría del caso: teoría fáctica: se narrarán cronológicamente los
hechos, teoría probatoria: se anunciarán los datos de prueba primarios y
complementarios, y teoría jurídica: se establecerá la hipótesis de derecho por la cual se
formulará imputación.
6) Búsqueda de pruebas de perfeccionamiento: el Ministerio Público y sus investigadores
estimarán los datos de prueba que requieren un perfeccionamiento, el cual se dará
durante el periodo judicial de la investigación. los datos de prueba de
perfeccionamiento pueden ir en cuanto a los hechos y en cuanto a las pruebas.
7) Audiencia de conciliación en carpeta de investigación: el Ministerio Público podrá
instar a las partes en conflicto a que llegue a un acuerdo reparatorio o restitutorio. En
tipos penales oficiosos, los acuerdos sólo son para cubrir montos de reparación del daño
pero no para suspender la investigación. Las partes procesales, pueden generar la
hipótesis de (perdón de lo ofendido, desistimiento de la querella, suspensión de la
investigación por acuerdo reparatorio o restitutorio).
8) Acuerdo de determinación: en la carpeta de investigación con detenido puede ir en
archivo definitivo, archivo provisional, criterios de oportunidad, y solicitud para la
formulación de la imputación con detenido.
Segunda etapa: Control de Garantías
1) Presentación de las partes: indiciado con defensor (continua la audiencia), sin defensor
(se suspende la audiencia), se gira un oficio a la defensoría pública, y continua con la
asignación de defensor.
2) Lectura de derechos al indiciado: el juez se asegura que el indiciado entienda, indiciado
escucha los derechos constitucionales y procesales.
3) Calificación de legalidad de detención: el Ministerio Público argumenta la legalidad
(flagrancia, caso urgente). Defensa contra argumenta. Juez resuelve sobre la legalidad,
en caso si es legal continua la audiencia, si no es legal libertad de reservas de ley,
regresa al ministerio público a la carpeta de investigación sin detenido.
32
4) Audiencia de formulación de la imputación: el Ministerio Público formula
cronológicamente los hechos, anuncia las pruebas de la carpeta de investigación,
probable hipótesis de derecho. Imputado entiende, defensa argumenta, juez da por
formulada la imputación.
5) Declaración preliminar del imputado: si confiesa (proceso abreviado), si reconoce y
acuerdo reparatorio (suspensión del proceso penal a prueba), si niega los hechos
(continua la audiencia).
6) Discusión sobre el periodo para resolver la situación jurídica del imputado: vinculación
definitiva, vinculación provisional de 72 hrs. a 144 horas.
7) Vinculación provisional: las medidas cauteles deben imponerse una vez vinculada a la
persona en proceso, sin embargo, cuando el imputado elija 72 o 144 horas. para que se
resuelva su situación jurídica, es necesario discutir sobre medida cautelar, que durará el
término constitucional.
8) Práctica de pruebas en fase preliminar: pruebas de la defensa para contra-argumentar la
información de la imputación (defensa anuncia, ministerio público objeta, refuta, o
acepta, el juez resuelve) se practica la prueba.
9) Vinculación definitiva a proceso: el Ministerio Público solicita (narra hechos, pruebas,
hipótesis de derecho) defensa argumenta, juez resuelve sobre la vinculación: si continua
la audiencia, o auto de no vinculación por falta de elementos, (se regresa para integrar
la carpeta).
10) Discusión sobre la medida cautelar: para graduar las medidas similares, deben tomarse
en cuenta la carga probatoria, el grado de afectación, la forma de intervención delictiva
y el comportamiento posterior del sujeto al hecho.
11) Discusión sobre el periodo judicial de la investigación: puede ser hasta de dos meses si
la sanción penal es menor a 2 años o hasta 6 meses si la sanción penal es mayor a 2
años.
12) Peticiones finales de las partes: se da en copias por escrito, oficios y promociones.
33
Tercera etapa: Cierre del periodo judicial de la investigación:
Durante este periodo se realizan las actividades siguientes: intervenciones, cateos,
entrevistas, peritajes, reconstrucciones, confrontaciones, inspecciones y aseguramientos. El
ministerio público puede determinar suspensión del proceso, proceso abreviado y
suspensión del proceso penal a prueba, y formulación de la acusación.
La suspensión del proceso procede por sustracción de la justicia del imputado, cuando cae
en estado de inimputabilidad o promueve un amparo.
El proceso abreviado (por confesión del imputado) o suspensión del proceso penal a
prueba (por acuerdos reparatorios o restitutorios).”5
En caso de la formulación de la acusación por parte del Ministerio Público, posteriormente
se procede a la fase intermedia del proceso penal acusatorio.
B. Fase intermedia
El objetivo de la fase intermedia es: “ofrecer y depurar la prueba que será desahogada y
valorada por el tribunal del juicio oral, ésta es la última oportunidad para adoptar una
salida alterna, suspensión del proceso a penal aprueba o proceso abreviado.”6
1) “Presentación de lo escrito de acusación del Ministerio Público: se presentan en 5 fases
las cuales son: pretensiones; vincular a la persona a juicio oral, y las sanciones
probables. Hechos; narrados cronológica y circunstanciadamente. Prueba: enumeradas
en el orden que se pretende desahogar. Hipótesis de derecho; es necesario establecer un
análisis del comportamiento típico, antijurídico y culpable, las formas de intervención
directiva y los grados de ejecución del hecho. Puntos petitorios; peticiones formales y
materiales.
2) Defensa recibe la acusación y contesta: si contesta, con fianza (proceso abreviado),
reconoce y acuerdos reparatorios (suspensión del proceso aprueba), defensas y
5 CONSTANTINO RIVERA. Camilo y Jiménez Zárate Thessy Naxhelií. Proceso penal acusatorio para
principiantes. Pág. 94 a 134 6 BARDALES LAZCANO, Erika. Guía para el Estudio del Sistema Acusatorio en México. Pág. 185
34
excepciones. No contesta: sentido inacusatorio pero se queda sin pruebas para el juicio
oral.
3) Debate sobre las defensas y excepciones: defensa invoca, el Ministerio Público
argumenta y el juez resuelve. Cabe destacar que las excepciones perentorias de cosa
juzgada y extinción de la acción penal, también puede invocarse en la fase de juicio
oral.
4) Ofrecimiento de pruebas del Ministerio Público: el Ministerio Público ofrece, defensa
objeta, refuta o acepta, juez resuelve sobre la comisión.
5) Ofrecimiento de pruebas de la defensa: defensa ofrece, el Ministerio Público objeta,
refuta o acepta, juez resuelve sobre la admisión.
6) Acuerdos probatorios: del ministerio público, la defensa, juez resuelve. Los acuerdos
probatorios recaen sobre las pruebas admitidas, ubicación de hechos no controvertidos,
ubicación de hechos controvertidos que serán objeto de prueba en juicio oral, hechos ya
probados o notorios y toma de postura.
7) Auto de apertura de juicio oral: se indica fecha y hora del juicio oral, lista de pruebas
admitidas y el orden en que se desahogarán en juicio, y acuerdos probatorios de puntos
no controvertidos y puntos acreditados. Con el pronunciamiento del auto del juicio oral,
concluyen los beneficios por la confesión y la suspensión del proceso a prueba.
8) Periodo de preparación de juicio oral: citación a las partes, testigos y peritos,
preparación de pruebas.”7
C. Fase de Juicio oral
El objetivo de la fase de juicio oral es: “desahogar las pruebas tanto del cargo como de
descargo dando la oportunidad de interrogar y de contrainterrogar. La prueba desahogada
ante el Tribunal de Juicio Oral servirá para la sentencia.”8
1) “Presentación de las partes: verificación de la asistencia de las partes, y de los sujetos
procesales (testigos, peritos, intérpretes). El encargado de la sala anuncia la entrada del
7 CONSTANTINO RIVERA. Camilo y Jiménez Zárate Thessy Naxhelií. Proceso penal acusatorio para
principiantes. Pág. 135 a 144 8 BARDALES LAZCANO, Erika. Guía para el Estudio del Sistema Acusatorio en México, Pág. 228
35
tribunal oral, el cual se compone por tres jueces: presidente, secretario, y vocal relator.
El juez presidente presenta tribunal y explica la mecánica de desarrollo de juicio oral,
las partes procesales se individualizan: fiscalía, defensa, acusado, victima, sujetos
procesales. La audiencia se puede suspender por una sola ocasión, por un plazo de 10
días.
2) Alegato de apertura del Ministerio Público y de la defensa: debe contener tema central
de la teoría del caso, planteamiento del problema, objetivo general (promesa de las
cortes).
3) Excepciones en juicio oral: son de incompetencia, cosa juzgada, extinción de la
pretensión punitiva.
4) Desahogo de las pruebas del Ministerio Público: el Ministerio Público desahoga, la
defensa contra interroga y el presidente del tribunal oral tiene por desahogado la prueba.
5) Desahogo de las pruebas de la defensa: la defensa desahoga, el ministerio público
contra interroga y el presidente del tribunal oral, tiene por desahogada la prueba.
6) Declaración del acusado en tribunal oral: la defensa desahoga, el Ministerio Público
contra interroga y el presidente del tribunal oral, tiene por desahogarse la prueba. El
acusado tiene la decisión de declarar, no declarar, contestar las preguntas de fiscal, una
vez que decida es opción no podrá abstenerse de contestar.
7) Alegatos de clausura: el Ministerio Público formula alegatos, posteriormente en la
defensa manifiesta lo que a su derecho convenga.
8) Se elabora el acta de juicio oral: el juez relator elabora un acta circunstanciada para
resumir las actuaciones presentadas en juicios, a efecto de que el tribunal oral cuente
con información útil al momento de deliberar. El acta de juicio oral debe coincidir con
acusación y contestación, alegatos y apertura, pruebas desahogadas, acuerdos
probatorios y alegatos de clausura.
9) Deliberación de la sentencia: la deliberación será en privado. El tribunal oral no tendrá
contacto con el exterior, es decir, el lugar donde deliberan es completamente aislado.
Las leyes procesales han marcado un plazo hasta de tres días para deliberar. Alguna
irregularidad que se presente durante la deliberación, causaran nulidad de todo juicio
oral, y por consecuencia deberá sustanciarse ante otro tribunal oral. La deliberación
puede ir en condenatoria y absolutoria.
36
10) Audiencia de la individualización judicial de la sanción penal: esta audiencia se llevará
a cabo dentro de los cinco días siguientes a la deliberación. Es hasta este momento que
se toma identificación administrativa y ficha sinalégctica al acusado. La audiencia,
primero se discute el quantum de la pena, posteriormente se entra a acreditación de
procedencia y monto de la reparación del daño. El tribunal oral puede condenar la
procedencia de la reparación y dejar la acreditación del monto al juez ejecutor en el
cumplimiento de la sentencia.
11) Lectura de sentencia: la sentencia será leída en audiencia pública, y se entregará por
escrito en las partes para que manifiesten a lo que su derecho convenga.”9
Es en esta etapa en donde radica la génesis de las videograbaciones del juicio oral, es
necesario enfatizar que estos documentos audiovisuales son de gran importancia para el
proceso penal acusatorio, ya que “tiene la tarea de documental de forma directa el
desarrollo de las audiencias, siendo esta la manera idónea para identificar posibles
violaciones al debido proceso y derechos humanos de los procesados, no solo a través de
constancias por escrito, sino mediante la percepción de la narración de los hechos por los
sentidos, sin omitir detalle.”10
Es este motivo por el cual se divulga la importante labor de
preservar y conservar de manera especializada la integridad y legitimidad de cada una de
las videograbaciones, esto a la tarea de realizarlo por un personal altamente calificado y
profesional en la rama de información: la ausencia de esta labor indiscutiblemente
imprescindible podrá afectar si es caso, de forma irreparable el seguimiento del proceso
penal, ya que la perdida de información parcial o total de cada videograbación podrá “en
estado de indefensión a las partes y en consecuencia impactar de manera directa en la
sustanciación del procedimiento.”11
Es totalmente necesario señalar las videograbaciones son parte del expediente judicial ya
que, “no son suficientes cuando hablamos de sostener toda la investigación a fin de
esclarecer un hecho ilícito, es decir, las videograbaciones son herramientas para
9 CONSTANTINO RIVERA. Camilo y Jiménez Zárate Thessy Naxhelií. Proceso Penal Acusatorio para
principiantes. Págs. 145 a 156 10
Dato obtenido a través de la entrevista realizada el día 9 de mayo del 2013 a Thassy Jiménez Zárate
Abogada litigante y profesionista experta en la materia y coautora en la obra: Proceso Penal Acusatorio para
principiantes. 11
Ibídem.
37
documentar un proceso penal pero no sustenta ni soporta de manera total el procedimiento
y la investigación del mismo, tarea que realiza el llamado (expediente) compilando de
manera escrita los detalles, por lo que estos no desaparecen únicamente se vuelven más
pequeños.”12
D. Recursos Procesales
Una vez determinada la fase de juicio oral con la sentencia definitiva, en caso de
inconformidad los sujetos involucrados en el proceso penal pueden hacer uso de los
siguientes recursos procesales para seguir refutando la inocencia o culpabilidad en cuestión:
1. “Recurso de inconformidad: procede contra actos u omisiones del Ministerio
Público durante la carpeta de investigación. Existen dos tipos de inconformidad:
recurso de inconformidad administrativo procede contra determinaciones del
ministerio público, cuando no haya tenido ningún tipo de intervención el juez de
control para otorgar alguna diligencia o providencia precautoria antes de la
imputación. Y el recurso de inconformidad jurisdiccional procede contra las
determinaciones del ministerio público, cuando haya tenido intervención el juez de
control en el otorgamiento u omisión de providencia precautoria.
2. Recurso de revocación: procede contra alguna determinación de forma, pronunciado
por el juez de control. Es de carácter uniinstancial.
3. Recurso de apelación: procede contra los actos o determinaciones del juez de
control en las fases preliminar o intermedia, así como los actos derivados de los
procedimientos especiales. En sistema penal acusatorio no existe el efecto
suspensivo.
4. Recurso de casación: procede contra la resolución definitiva del tribunal oral. Los
actos u omisiones del tribunal oral durante la audiencia de juicio no son recurribles.
El recurso de casación tiene los efectos de confirmar, anular la sentencia o anular el
juicio oral.
12
Ibídem.
38
5. Recurso de revisión: procede contras las resoluciones que han causado estado, pero
por nuevos elementos de prueba se considera pertinente reabrir el juicio o nulificar
la sentencia.”13
E. Sujetos procesales de la gestión judicial
Los protagonistas involucrados en la ejecución y desarrollo del proceso penal acusatorio,
son “clasificados de acuerdo a la acción respecto a las cuales son responsables:
Como investigación: ministerio público, policías y peritos.
Como acusación: ministerio público, victima, abogados acusadores.
Como defensa: inculpado, defensores (públicos o privados).
Como función jurisdiccional: juez de control tribunal, juez de ejecución y auxiliares
en el órgano jurisdiccional.
Como intervinientes: testigos, público en general.”14
F. Principios
El proceso penal acusatorio se rige y gestiona bajo la supremacía de los siguientes
principios rectores:
o Igualad
o Presunción de inocencia
o Publicidad
o Contradicción
o Concentración
o Continuidad
o Inmediación
o Imparcialidad del juez
o Culpabilidad
13
CONSTANTINO RIVERA. Camilo y Jiménez Zárate Thessy Naxhelií. Proceso Penal Acusatorio para
principiantes. Págs. 159-160 14
BARDALES LAZCANO, Erika. Guía para el Estudio del Sistema Acusatorio en México. Págs. 107 a 134
Este principio rige la envergadura
del juicio oral, la transparencia
judicial y, en caso de
inconformidad, una rendición de
cuentas de la gestión judicial.
39
o Proporcionalidad
o Principio de legalidad
Una vez conocido y comprendido el proceso penal acusatorio se procede a la identificar y
conocer a la familia del soporte de las videograbaciones (soportes ópticos).
2.2 Soportes Ópticos
Como ya se ha visto, el proceso penal acusatorio consta de la implementación de un sistema
de juicio oral, en donde se establece el proceso de grabación en las audiencias judiciales,
para obtener una mejor captación y entendimiento en el proceso de desahogo de pruebas de
ambas partes, (defensa y víctima) de un hecho penal. Es este mismo motivo el que
ocasiona la creación de un nuevo soporte documental dentro del proceso penal del poder
judicial del Estado de México; es decir, se sustituye -no del todo, pero si en su totalidad- el
expediente físico, antes convencional, constituido por documentos, a una video grabación,
conocida en el lenguaje técnico archivístico como documento audiovisual, dejando en
segundo término el soporte documental tradicional para reconocer al soporte óptico de la
videograbación. La génesis de este nuevo documento judicial provoca grandes y mesurados
cambios para el poder judicial federal, pues va más allá de un cambio revolucionario en el
sistema de administración e impartición de justicia, ya que, para efectos del buen
funcionamiento de éste es necesario estudiar, comprender y sobre todo actualizar la rama de
ciencia y tecnología y su conservación, para retroalimentar la mejora constante de este
sistema penal acusatorio, pues no tendría cavidad esta transición sí la impunidad estaría
antes que la justicia, por falta de información contundente, transparente y segura es por ello
que se debe de implementar líneas de acción de conservación en esta rama porque el nuevo
documento jurídico es y será de gran importancia para la impartición de justicia y su
transparencia.
Dicho lo anterior, retomaremos el concepto de soporte óptico para comprender desde una
perspectiva tecnológica el concepto de videograbación y documento audiovisual.
40
El soporte óptico es un “formato de almacenamiento de información digital, constituido por
microláminas metálicas puestas en varias capas sobre una estructura de policarbonato
transparente, recubierta por una capa de laca protectora que cubre toda la estructura, y
finalmente, una etiqueta de identificación.”15
El soporte óptico al ser un formato de almacenamiento de información, se podría decir que
particularmente funge como un soporte documental tradicional, la diferencia de estos
soportes radica:
1. Características del soporte: el soporte tradicional está constituido por documentos
físicos (papel) y, el soporte óptico está constituido por un disco plástico.
2. Visualización de la información: para acceder a la información del soporte óptico es
necesario e indispensable contar con un equipo de cómputo para su debida lectura.
Además de contar con los programas necesarios (software y hardware) compatibles
al del soporte óptico (videograbación). En cambio, para el soporte tradicional
(expediente), basta con cubrir la consulta directa en la unidad de archivo en el que
se encuentre.
Según el glosario interPARES de preservación digital hay dos tipos de soportes ópticos:
“Del tipo no reescribible o fijo, en donde el grabado se hace en forma de
pequeños orificios sobre la superficie del disco, sobre una pista microscópica.
Del tipo reescribible en donde el grabado se hace con reorientaciones opto-
magnéticas de pequeñas partes de su superficie. Ambos son leídos ópticamente
a un rayo láser y sus señales son decodificadas por un microprocesador hacia
impulsos digitales eléctricos procesables por un computador.”16
Es decir la información almacenada en este tipo de soportes ópticos del tipo no reescribible no
sufrirá cambios de ningún tipo, como su mismo nombre lo dice es información fija y
15
TORRES MOYA, Alberto. APONTE MELO, Myriam. Principios y técnicas de archivos audiovisuales.
Colombia: Bogotá, Págs. 35 y 36 16
M. VOUTSSÁS, Juan [et al.]. InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Glosario InterPARES de preservación digital: versión total. 3ª Edición. México. 2012.
Pág. 34
41
permanente, mientras que en los soportes ópticos del tipo reescribible permiten de este modo,
cambios y en ocasiones innecesarios a la información almacenada. Y como ya se mencionó
estos soportes ópticos son leídos necesariamente mediante un equipo de cómputo, a través del
DC ROM de estos.
Yolanda Morán autora de la obra Los soportes ópticos de la información, se refiere al
soporte óptico como documentos electrónicos, y menciona que estos son “la transposición a
un soporte informático no importa qué información (textual, sonora, fotográfica) contenida
en cualquier otro soporte (papel, cinta magnética, celuloide, etcétera).”17
Entonces la
información óptica no necesariamente es creada por medios electrónicos, sino que toda
información almacenada en los soportes legítimos es transferida a los soportes electrónicos
u ópticos en el proceso de migración de información, este procedimiento es usado y
dirigido con frecuencia a la conservación documental, esta acción refleja la preservación
tanto de su contenido como de la estructura física del soporte.
Ahora sí, con estos tres conceptos analizados y tomando en cuenta cada uno de ellos,
podemos definir al soporte óptico como el dispositivo de almacenamiento de información
digital en un disco óptico, constituido por micro láminas metálicas puestas en varias capaz
sobre una estructura de policarbonato transparente, recubierta por una capa de laca en toda
la estructura.
Hay que señalar que existen varios formatos para los soportes ópticos, como son: los CDs,
DVDs y los BLU-RAYs, el formato que se utiliza para el proceso penal acusatorio, en sus
diferentes Tribunales orales para el resguardo del contenido de las videograbaciones
jurídicas es el formato de DVD.
17
MORAN, Yolanda. Los Soportes Ópticos de la Información. [en línea].1995 [ref. 01 de mayo 2013].
Disponible en: http://gredos.usal.es/jspui/bitstream/10366/113043/1/EB07_N053_P46-49.pdf
42
2.3 Definiciones: diversas perspectivas del archivo audiovisual
En este apartado comprenderemos las diferentes perspectivas del archivo audiovisual, con
el propósito de clarificar, especificar y enfatizar su finalidad e importancia archivística.
El concepto de video, se define como el “proceso totalmente electrónico, que permite
grabar en forma simultánea imágenes y sonidos, ya sea en una cinta de plástico o bien en
un disco digital, por medio de vibraciones magnéticas.”18
Nos podemos dar cuenta que
este precepto es similar al del soporte óptico, antes mencionado con la diferencia que
menciona el tipo de contenido. La perspectiva de esta concepción no está enfocada a la
archivística sino a la informática, pues menciona el proceso de grabación, el tipo de
información y la tipología del soporte, sí bien, no está alejado de lo que hoy se conoce de
un archivo audiovisual, puesto que concuerda con las características de éste, las cuales son:
grabación, imágenes en movimiento y sonido, por mencionar algunas, su finalidad es
albergar toda la información posible en el proceso de grabación.
El concepto de documento audiovisual, consiste en el “registro de secuencias de imágenes
en movimiento en cualquier soporte, de carácter documental o argumental que capta un
suceso o evento con la intención de informar y ser testimonio del mismo, puede ser sólo
imagen por haber perdido el sonido que le correspondía, o por ser concebida sin él o por ser
sólo un registro sonoro. En ocasiones no presenta un principio, fin o continuidad por ser un
fragmento de una obra mayor de la cual sus otras partes no se encuentran o se han
perdido.”19
Se refiere también al conjunto de imágenes en movimiento, este concepto
contempla el fin de su creación, el cual es, informar o testimoniar un hecho o suceso ya sea
como documento o argumento, de esta forma, al tener el valor informativo deja de ser un
simple video para ser un documento audiovisual, además de mencionar sus distintas formas
de presentarse, se podrá encontrar documentos audiovisuales como un registro sonoro, sin
sonido e incluso incompletos. Hay que recordar que en todas las unidades de información,
una de las mayores problemáticas es la perdida de información y los archivos
18
RAMÍREZ CORONADO, Guadalupe. Video guía de aprendizaje. Colegio de Bachilleres del Estado de
Sonora. 3ª edición, México. Copyright. 2011, Pág. 13 19
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. Principios y técnicas de archivo Audiovisuales.
Colombia: Bogotá. Fundación patrimonio fílmico. 2010, Pág. 13
43
audiovisuales no son la excepción. Además en el momento de mencionar el carácter del
soporte: documental o argumental y en los valores informativo y testimonial vislumbra un
enfoque archivístico.
El concepto de medios audiovisuales, se entiende por éste, el “resultado de la conjunción de
imágenes y sonidos integrados en un soporte, reproducibles. Su grabación, transmisión,
percepción y comprensión están determinadas por la utilización de un dispositivo
tecnológico, teniendo como propósito la comunicación de su contenido. Desde su etapa de
registro hasta su presentación o exhibición, los medios audiovisuales son diacrónicos, es
decir, se hacen y perciben a través del tiempo.20
Como se ha visto, este precepto también maneja registro de imágenes en movimiento y
sonido, almacenado en un soporte reproducible (óptico), este precepto menciona la forma
de acceder a su contenido, mediante un equipo de reproducción o bien, un dispositivo
tecnológico, ya que su finalidad es la comunicación de su información es necesario contar
con un equipo de cómputo, o un reproductor de DVD, según el formato en el que se
encuentre el soporte. Aquí la perspectiva archivística se enfoca en la comunicación total de
su contenido, ya que la labor de este servicio refleja sin que sean mencionados un conjunto
de procesos archivísticos como son: la organización, clasificación, ordenación, descripción,
conservación, difusión, entre otros, encaminados al propósito primordial de un archivo,
servicio de préstamo y consulta permitiendo de esta manera la comunicación total de su
información de manera eficiente y eficaz.
Por tanto, el concepto de archivística en materia audiovisual, el cual se define como: “una
persona que está oficialmente calificada o acreditada como tal o que ejerce en un archivo
audiovisual una actividad profesional consistente en el desarrollo, la gestión o la
conservación de su colección, en facilitar el acceso a ésta o en atender a su clientela.”21
Es
el primero que nos ofrece un panorama más específico en la labor archivística, ya que el
autor Ray Edmondson específica el conjunto de procedimientos archivísticos mencionados
20
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. Ob Cit. Pág. 13. 21
EDMONDSON, Ray. Filosofía y principios de los archivos audiovisuales Organización de las Naciones
Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. Consejo Nacional para la Cultura y las Artes. México.2008.
Pág. 60
44
en el concepto anterior, englobándolos en tres procesos: desarrollo, gestión y conservación
aplicados por un profesional en la materia, sin dejar a un lado, la indudable persistencia en
atender las necesidades de información, es decir satisfacer las necesidades de los usuarios,
o clientela como los nombra el autor. Además establece la archivística en materia
audiovisual en el todo archivístico, es decir, engloba esta actividad desde la persona
encargada del acervo audiovisual, hasta la gestión y desarrollo de los procesos técnicos del
mismo.
De este modo la perspectiva que se venía manejando en los conceptos anteriores dejó de ser
técnica -en el proceso de tecnológico- para ser una perspectiva en materia de archivo.
Después de analizar el concepto de video, documento audiovisual, medios audiovisuales y
archivística en materia audiovisual aunaremos en la definición de archivo audiovisual, para
adentrarnos así, en las alternativas de preservación y conservación de las videograbaciones
o bien documentos audiovisuales, generadas mediante el sistema de juicio oral.
Se entiende por archivo audiovisual a la “Entidad autónoma o dependiente de otra, como
podría ser el caso de una biblioteca, que tiene como principal misión la gestión de los
soportes audiovisuales y su contenido en imágenes y sonidos, así como de los elementos
que los complementan y les proporcionan un contexto para su cabal comprensión”.22
Este
concepto cambio literalmente el enfoque, se refiere al lugar o local encargado de proteger
en su totalidad los documentos audiovisuales almacenados en él. Por otro lado, manifiesta
la misma finalidad de las definiciones anteriores, demostrando la importancia del desarrollo
archivístico aplicado para alcanzar de forma eficaz y eficiente el objetivo primordial,
brindar acceso a la información, en forma y en el momento que sea solicitado.
El autor Ray Edmondson considera al archivo audiovisual como “una organización o un
departamento de una organización cuyo cometido, que podrá estar establecido por ley,
consiste en facilitar el acceso a una colección de documentos audiovisuales y del
22
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. Principios y Técnicas de Archivo Audiovisuales.
Colombia: Bogotá. Fundación Patrimonio Fílmico Colombia. 2010, Pág. 14
45
patrimonio audiovisual mediante actividades de acopio, gestión, conservación y
promoción”.23
El universo archivístico es tan rico en sus procesos y en sus servicios, ya que
es la información con la que se juega de manera profesional con la intención de dar a
conocer el grado intelectual de queda archivo, es decir, cubrir en tiempo y forma las
exigentes necesidades de información de cada organización administrativa; esta concepción
cambia radicalmente en relación con las anteriores ya que, el autor se refiere al archivo
audiovisual de forma general y no en lo individual, señala al archivo audiovisual como el
local o departamento encargado del resguardo de las distintas colecciones audiovisuales, a
través de una organización, gestión y desarrollo archivístico, además de empatar la
legalización de los procesos archivísticos mencionados para la conservación y acceso de
estos soportes documentales.
Hoy en día México cuenta con varias leyes en materia de archivo con la finalidad de
homogenizar los archivos gubernamentales y coadyuvar en la transparencia política,
contribuyendo de este modo al esclarecimiento de nuestra democracia.
Hoy en día, no hay ninguna ley para salvaguardar la integridad, autenticidad y conservación
de los documentos audiovisuales, si bien, la ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de
México menciona la conservación de estos documentos de manera somera, estableciendo la
conservación en las facultades de los secretarios generales de cada juzgado, es posible
desprender de esa mención una norma o reglamento de conservación para los documentos
jurídicos del juicio oral y de este modo asegurar la homogenización de este proceso
archivístico.
Hasta la fecha de hoy se cuenta con una norma mexicana de catalogación de documentos
fonográficos, esta norma puede orientar al archivo judicial como acción preventiva en la
descripción archivística para la conservación de las videograbaciones.
23
EDMONDSON, Ray. Filosofía y principios de los archivos audiovisuales. Organización de las naciones
unidas para la educación, la ciencia y la cultura. Consejo nacional para la cultura y las artes. México.
Fonoteca Nacional, 2008, Pág. 58
46
Ahora bien, los tres primeros conceptos analizados anteriormente, están enfocados al
proceso tecnológico del soporte documental, y los tres últimos conceptos están enfocados a
la restructuración archivística del archivo audiovisual.
Para el mundo de la información la actividad archivística es inevitable, es ahí donde radica
la importancia de los archivos, en su información.
A continuación se refleja las características y similitudes de los conceptos esbozados
anteriormente con la finalidad de crear el concepto de soporte audiovisual, archivo
audiovisual y documento audiovisual. Cabe señalar la constitución de las siguientes
definiciones son establecidas para fines de esta investigación.
47
CONCEPTO CARACTERÍSTICAS SIMILITUDES DEFINICIÓN
Vídeo
- Proceso electrónico -Grabación de imagen y sonido -Soporte: cinta magnética,
disco digital
-Proceso
electrónico -Imágenes en
moviendo y
sonido -Soporte óptico -Carácter
documental -Captación de un
hecho -Dispositivo
tecnológico -Acceso -Comunicación
Soporte audiovisual:
Proceso electrónico
efectuado mediante
una grabación,
compuesta por un
conjunto de
imágenes en
movimiento y
sonido de un hecho,
almacenado en un
soporte óptico, para
el acceso a su
contenido y así,
trascender en el
tiempo.
Medio Audiovisuales
-Serie de imagen y sonido -Soporte / acceso -Comunicación del contenido -Dispositivo Tecnológico
Documento
Audiovisual
-Imágenes en movimiento -Soporte -Carácter documental y
argumental -Captación de un hecho -Informativo y testimonial -Imágenes con o sin sonido -Fragmento audiovisual
Archivística en materia
audiovisual
-Local de archivo -Persona profesional -Desarrollo, gestión y
conservación de los
documentos audiovisuales -Atención a usuarios: acceso
audiovisual
-Local de
archivo -Autónoma o
dependiente -Personal
profesional en
materia de
archivo -Gestión de
archivos
audiovisuales -Conservación -Procesos
archivísticos
legalizados -Atención a
usuario -Acceso rápido
Archivo audiovisual:
Unidad encargada de
la organización,
desarrollo y gestión
de los documentos
audiovisuales,
enfocado a la
conservación para la
atención a usuarios y
su acceso, según la
ley lo establezca,
bajo la jurisdicción
de un profesional en
la materia. Documento
audiovisual:
Dispositivo de
almacenamiento de
información
(estrictamente
jurídica), recabada
mediante la
grabación del
proceso penal a
través del juicio oral
Archivo Audiovisual
-Entidad autónoma o
dependiente de otra
-Gestión archivística
-Documentos audiovisuales
-Fácil comprensión
Archivo audiovisual
-Organización
-Legalización
-Gestión
-Conservación
-Promoción
-Fácil acceso / usuarios
Permite observar las características y similitudes de video, medios audiovisuales,
documento audiovisual, archivística en materia audiovisual y archivo audiovisual; la
definición de soporte audiovisual, archivo audiovisual y documento audiovisual.
48
2.4 Principio de procedencia y principio de respeto al orden original
El principio de procedencia y el principio de orden original son los principios
fundamentales de la archivonomía, ya que son el eje rector de cualquier organización de
archivo, por tanto, en consecuencia son los procesos primarios a establecer e implementar
en la administración archivística. Para entender a detalle la importancia y primacía de estos
dos principios archivísticos, se mostrará a continuación la finalidad de cada uno.
Según el boletín de divulgación Colombiana Mejorando gestión documental, define el
principio de procedencia como la “conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que realmente pertenecen, establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no pueden mezclarse con los de otros y el microfilm.”24
El principio de procedencia establece los cimientos en la organización de un archivo, ya
que al identificar la procedencia de cada expediente generados por una gestión
administrativa, se definen las bases para una correcta clasificación documental y los
documentos audiovisuales del juicio oral no son la excepción ya que, por su naturaleza
jurídica vislumbra una organización meramente administrativa, sin haber aplicado antes
procesos archivísticos para su organización.
También define al principio de orden original como la “ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.”25
Es decir, este
principio establece las bases para implementar de forma correcta el sistema de ordenación
archivística semejante a la ordenación primaria de los expedientes de un fondo
documental.
Es por ello, que se les conoce como el pilar de la administración archivística pues brindan
la armadura para afrontar las problemáticas ante la catástrofe explosión documental,
ocasionada por la acumulación de documentos o mejor dicho, de información almacenada
24Boletín de divulgación Mejorando Gestión Documental. PALACIOS CLAVIJO, Hugo Alexander. 2011. No. 2.
Colombia, Pág. 12 25
Ibídem
49
en diversos soportes: documentos, fotografías, mapas, CDs, cintas magnéticas, entre otros,
esto por falta de interés e importancia de implementar una organización archivística en las
dependencias, según el caso, ya que, esta necesidad archivística se ha visto abatida por el
interés conjuntado en los últimos años.
Hoy en día se puede decir, el principio de procedencia y el principio de orden original son
la estandarización de la génesis de un archivo, llamase público o privado, porque son los
procesos obligatorios en el entorno administrativo archivístico.
Es importante enfatizar la definición de documento audiovisual para efectos de esta
investigación, ya que, estas videograbaciones pueden ser consideradas como un documento
de archivo, la naturalidad de su origen las apropia de los valores primarios y según el caso
del valor secundario, no obstante, se relacionan con la toma de decisiones en la gestión
judicial.
Como ya se vio en el punto 2.3 titulado Definiciones: diversas perspectivas del archivo
audiovisual se consideró al documento audiovisual como: dispositivo de almacenamiento
de información (estrictamente jurídica) recaba mediante la grabación del proceso penal a
través de un Tribunal de juicio oral. Este documento audiovisual se puede considerar como
ya se mencionó un documento de archivo, ya que, por su naturaleza judicial del documento
es concebido de la siguiente manera:
La génesis del documento audiovisual es por una organización
administrativa, en este caso del Poder Judicial del Estado de México.
La misma naturaleza del documento audiovisual lo hace acreedor de los
valores primarios y en su caso de los valores secundarios, establecidos por el
ciclo vital de documento.
Y por último y no menos importante, contribuye indiscutiblemente en la
toma de decisiones en la administración e impartición de justicia, es decir, el
documento audiovisual forma parte auxiliar en la toma de decisiones en la
gestión judicial del Estado de México.
50
Además es necesario señalar que estas videograbaciones o mejor dicho como se ha venido
manejando, documento audiovisual forma parte del expediente judicial de un caso penal,
por lo tanto es necesario la creación de series fácticas o artificiales, lo cual es en
consecuencia la separación de las videograbaciones del expediente judicial, con el objetivo
de aplicar de manera segura el tratamiento especializado al documento audiovisual
(videograbación).
51
2.5 Relevancia de preservar para conservar soportes documentales.
En toda administración archivística es de suma importancia establecer líneas de acción de
preservación, con el objeto de hacer definitiva y de forma confiable la conservación de los
diversos soportes documentales, bajo el mando de esta misma administración, de este modo
hacer que la información almacenada en los soportes documentales sea confiable, eficaz,
pero sobre todo segura, a fin de satisfacer las necesidades de cada usuario.
Estas líneas de acción enfatizan los siguientes procesos archivísticos:
1. Preservación
2. Conservación
Hay que recordar que estos procesos son inseparables, la conservación de los soportes
documentales, no se obtiene sin la preservación a estos mismos, ya que la preservación es
el puente seguro a la conservación de los diversos soportes documentales. No olvidemos
que la preservación determina las líneas de acción a seguir para garantizar el acceso
documental, coadyuvando a la conservación física a estos mismos, a través del tiempo.
Para los soportes ópticos es aún más difícil establecer mecanismos de preservación para la
conservación de la información digital, ya que la “obsolescencia de los formatos, de los
programas (software) e incluso del equipamiento de conversión (hardware) puede
desencadenarse con mayor velocidad que la degradación del soporte”26
impendiendo en su
totalidad el acceso a su contenido digital. Los mecanismos de preservación están sujetos a
los cambios tecnológicos que se van dando a través del tiempo, además de los mecanismos
de preservación manipulados por el factor humano.
Como ya se explicó anteriormente, la transición que se vive hoy en el poder judicial por la
reforma federal en materia penal, dio origen a un nuevo documento jurídico audiovisual. En
el poder judicial del Estado de México, este nuevo documento generado bajo el sistema de
26AGUIRRE BELLO, Roberto. Preservación Digital: Un desafío para la conservación y restauración. [en línea]. Chile.
Biblioteca Nacional de Chile. [ref. 09 de mayo 2013]. Disponible en:
http://www.anobium.es/docs/gc_fichas/doc/zh2KkSljaZ.pdf
52
juicio oral, es presentado en un soporte óptico en formato DVD, “aunque con frecuencia
se consideran la respuesta más adecuada para la conservación a largo plazo de la
información, requieren de cuidados especiales para su conservación en el tiempo.”27
Para entender y clarificar el tratamiento especial de este soporte, a continuación se
mencionarán distintas formas de preservar la información digital:
.
1. Preservación archivística: es la “estabilización y protección física y tecnológica del
contenido intelectual de documentos de archivo para su secuencia de preservación
continua, perdurable, estable, duradera, ininterrumpida, inquebrantada, sin un final
previsto.”28
Dicho en otras palabras, garantiza el acceso a la información
almacenada en los diversos soportes documentales para fines intelectuales de la
sociedad.
2. Preservación de objeto persistente (POP): “técnica de preservación permanente que
asegura que los documentos de archivo digitales permanezcan accesibles por medio
de la auto descripción de ellos hecha de manera independiente del equipo o
programas en los que operen.”29
Este tipo de preservación se enfoca en garantizar el
acceso a la información digital por medio de la descripción documental, ajena a los
programas indistintos de cada archivo. Es decir, para asegurar el acceso a la
información digital, de forma segura y confiable se podrá elaborar un inventario
general del archivo, estableciendo los datos generales y específicos de cada
documento audiovisual, e incluso se podrá elaborar un catálogo de descripción
general, con la intención de asegurar tal vez no legítimamente, el contenido de estos
soportes, sin ocasionar ninguna deformación intelectual. Para este tipo de
información lo relevante es la información y no el soporte documental.
3. Preservación de tecnología: es “una de las estrategias de preservación de
documentos de archivo digitales que incluye el mantenimiento del equipo y
27
RODRÍGUEZ MEDEROS, Maribel. Utilización y conservación de los documentos electrónicos. [en línea].
Cuba. 2004, 2000 Editorial Ciencias Médicas. Septiembre 2002. [ref. 14 de mayo 2013]. Disponible en:
http://eprints.rclis.org/5128/1/utilizacion.pdf
28
M. VOUTSSÁS, Juan [et al.]. InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Glosario InterPARES de Preservación Digital: Versión Total. 3ª Edición, México,
TEAM, México, Enero 2012.Pág. 80 29
Ibídem
53
programas de la plataforma original en la que los documentos de archivo fueron
producidos o la última en la que fueron manifestados en su forma auténtica.”30
Esta
preservación está enfocada radicalmente en cuidar el soporte óptico del documento
audiovisual, enfatizando el cuidado y vigilancia del equipo y programas que dieron
origen a los documentos audiovisuales, es decir, la preservación se encamina al
monitoreo de los cambios tecnológicos constantes de programas (software) y
equipos de reproducción, lo cual por consecuencia puede dejar obsoleto al soporte
óptico, ya que, si es en un equipo descuidado y contaminado por virus informáticos
se puedan llegar a dañar la integridad física e intelectual del documento
audiovisual.
4. Preservación digital: esta preservación se encarga de “mantener los materiales
digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través
del tiempo, con independencia de donde residan.31 Este tipo de mecanismo de
preservación, se enfoca al mantenimiento del soporte digital, a través del tiempo de la
era tecnológica. Para mantener los materiales digitales a través del tiempo sin importar
en donde residan es importante equilibrar varios factores climáticos como: la
temperatura, la iluminación, la humedad, entre otros ya que son factores predecibles
que podrán aportar años de vida a estos soportes audiovisuales.
En la actualidad no hay estrategias estructuradas de forma legal para la conservación de los
soportes ópticos, por eso es necesario asumir “un rol importante en la conformación de
equipos multidisciplinarios que, en conjunto con informáticos, historiadores,
bibliotecólogos y archiveros, investiguen y normalicen los procedimientos derivados de los
nuevos materiales”32
tecnológicos presentados cada vez con más ímpetus en el día a día del
desarrollo humano.
30
M. VOUTSSÁS, Juan [et al.]. InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Glosario InterPARES de Preservación Digital: Versión Total. 3ª Edición, México,
TEAM, México, Enero 2012. 31
Ibídem. Pág. 80. 32
AGUIRRE BELLO, Roberto. Preservación Digital: Un desafío para la conservación y restauración. [en
línea]. Chile. Biblioteca Nacional de Chile. [ref. 09 de mayo 2013]. Disponible en:
http://www.anobium.es/docs/gc_fichas/doc/zh2KkSljaZ.pdf
54
2.6 Medidas cautelares de preservación para la conservación del soporte no
convencional
Una vez visto la importancia de establecer líneas de acción enfocadas a la preservación del
soporte audiovisual, del contenido intelectual y de las nuevas tecnologías, procederemos a
estudiar las medidas de preservación aplicadas para la conservación del documento
audiovisual.
A. Amenazas a la integridad de datos: consiste en los “errores naturales que se generan
en los sistemas de almacenamiento digitales: degradación de los soportes para
almacenar datos, ataques malintencionados efectuados por piratas informáticos,
virus, el propio personal o intrusos que interactúan con el sistema de
almacenamiento, daños incidentales provocados por actos hostiles como ataques
terroristas, actos de guerra o disturbios sociales que deterioren los locales o
perturben el suministro de energía. Descuidos del personal o de visitantes que
pueden desconectar la electricidad, destruir discos o cintas o reformatear
dispositivos de almacenamiento, catástrofes naturales, como incendios,
inundaciones o terremotos.”33
Estas amenazas que pueden corromper el contenido
de las videograbaciones, son totalmente predecibles, si se considera establecer
líneas de acción para la conservación, tomando en cuenta los aspectos de
actualización de programas y equipos, medidas cautelares de seguridad tanto en los
supuestos casos catastróficos naturales, así como en los posibles descuidos por parte
del personal del archivo audiovisual. Cabe señalar, esta línea de acción de
preservación se puede considerar para el archivo de trámite de la gestión judicial, ya
que, es ahí en donde mantienen los documentos en servidor.
B. Indización: consiste en “proceso más profundo de conocimiento de la obra
audiovisual e implica la descripción detallada de cada una de las secuencias y
33
AGUIRRE BELLO, Roberto. Preservación Digital: Un desafío para la conservación y restauración. [en
línea]. Chile. Biblioteca Nacional de Chile. [ref. 09 de mayo 2013]. Disponible en:
http://www.anobium.es/docs/gc_fichas/doc/zh2KkSljaZ.pdf
55
planos en el orden en que aparecen en el material audiovisual.”34
Este proceso es
más detallado en cuanto a la descripción documental de las videograbaciones, ya
que consiste en la implementación de meta datos mediante una base de datos.
C. Información actualizada de almacenamiento: esta medida de preservación “registra
los cambios de ubicación de componentes digitales en un cierto almacenamiento,
errores y fallas dentro del mismo así como sus soluciones, cuando éstas tienen como
resultado la transferencia de esos componentes de un lugar de almacenamiento a
otro.”35
Es decir, para mantener actualizada la información digital es necesario
verificar la normalidad de la reproducción o acceso, en caso de encontrar fallas o
errores, será necesario proceder a la migración de información a otro soporte
óptico.
D. Información de viabilidad: es la “evaluación del costo y capacidades técnicas
requeridas para la preservación permanente de un cierto cuerpo de documentos de
archivo.”36
Es un aspecto sumamente importante en la creación de cualquier
iniciativa de archivo, ya que es fundamental puntualizar y estudiar el costo total de
la inversión, en este caso dirigida a la conservación de las videograbaciones.
E. Marca de agua electrónica o digital: es la creación de un “código numérico
agregado a un documento digital el cual no interfiere con su uso normal y por lo
general no es visible por el usuario, pero que bajo ciertas condiciones puede hacerse
visible por su productor para atestiguar la propiedad intelectual de su contenido.”37
En tiempos remotos esto sería totalmente imposible; la tecnología hasta el día de
hoy nos asombra con su capacidad de afrontar las problemáticas que van surgiendo
mediante el uso de la información digital. Para asegurar la legitimidad y
autenticidad de los documentos audiovisuales es posible contar con una marca de
agua electrónica o digital, para el Poder Judicial de la Federación es un factor muy
estimulante en tanto a la veracidad, autenticidad y legalidad de las videograbaciones
generadas mediante el juicio oral del proceso penal acusatorio.
34
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. Principios y técnicas de archivo audiovisuales.
Colombia: Bogotá. Fundación patrimonio fílmico Colombia. 2010. Pág. 20 35 M. VOUTSSÁS, Juan [et al.]. InterPARES. The international Research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems. Glosario InterPARES de preservación digital: versión total. 3ª edición, México, TEAM, México, Enero 2012,
Pág. 63 36
Ibídem 37
Ibídem. Pág. 69
56
F. Seguridad informática: consiste en el ”proceso de establecer y observar un conjunto
de estrategias, políticas, técnicas, reglas, guías, prácticas y procedimientos
tendientes a prevenir, proteger y resguardar de daño, alteración o sustracción a los
recursos informáticos de una organización y que administren el riesgo al garantizar
en la mayor medida posible el correcto funcionamiento ininterrumpido de esos
recursos.38
Se sustenta en la protección del buen funcionamiento de los recursos
informáticos, estrechamente relacionados con la conservación de las
videograbaciones como el equipamiento tecnológico de una organización o archivo.
G. Autenticidad del video: es el “proceso de preservar la integridad del video original
para que sea admisible su presentación en la corte, es decir, que es considerada
prueba suficiente para demostrar que el video es original y no ha sido alterado en
ninguna forma. La autenticación protege a las personas contra actos maliciosos o
cambios accidentales.39
Este proceso debe ser totalmente activo en las
videograbaciones desde el momento de su creación en el tribunal de juicio oral, ya
que desde su génesis pueden surgir supuestos actos maliciosos o cambios
accidentales en su contenido.
38
M. VOUTSSÁS, Juan [et al.]. InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems. Glosario InterPARES de preservación digital: versión total. 3ª edición, México, TEAM,
México, Enero 2012, Pág. 90 39
BANERJEE, Bob. Autenticidad de los videos de seguridad para uso forense. [en línea]. BOSCH. Abril,
2009. [ref. 14 de mayo 2013]. Disponible en:
http://www.boschsecurity.com.mx/acerca/noticias_y_eventos_productos/pdf/cctv/Nota_Autenticidad%20en%
20los%20videos%20de%20seguridad%20para%20uso%20forense_Abril2009.pdf
57
2.7 Aspectos del local a considerar para la conservación del soporte óptico
Después de haber manejado los diferentes mecanismos y medidas de preservación en el
ámbito de gestión archivística, analizaremos las medidas de preservación para el local de
archivo, aunque no se ha mencionado repetidamente es el primer plano de protección
primaria de los soportes documentales albergados en él.
2.7.1 Climatización del archivo
Para todo archivo, es fundamental mantener un equilibrio sano en la atmósfera documental,
para esto es necesario implementar un monitoreo en el control de la temperatura ambiente,
humedad, iluminación, contaminantes que puedan dañar o alterar la conservación de las
videograbaciones, si no se toma en cuenta estos factores es posible tener el riesgo de perder
información ya sea una parte o en su totalidad del documento audiovisual, ya que, el mal
manejo climático puede causar corrosión, atacando la erosión de las superficie del
documento (micro láminas metálicas), e incluso puede activar la oxidación de los metales
establecidos para su almacenamiento provocando serios problemas de atmósfera
documental y económicos para el archivo.
Para estabilizar estos aspectos atmosféricos es necesario mantener:
“Temperatura: de los 10ºC a los 14ºC
Humedad relativa (HR): 30 a 45 %
Los campos magnéticos también pueden afectar negativamente a los soportes tanto
magnéticos como ópticos. Por esto, es preciso mantener alejados estos medios del
área de influencia de aquellos aparatos eléctricos que produzcan este tipo de
radiaciones magnéticas.
Iluminación: el exceso de luz natural o artificial (fluorescente e incandescente),
puede llegar dañar los soportes ópticos.
58
Otro factor de deterioro está en los contaminantes e impurezas contenidas en el
aire”40
No obstante, es necesario dotar al archivo de equipos que permitan la estabilización
climática como los humidificadores, los deshumidificadores para el control de la humedad,
y suministrar un sistema de calefacción o refrigeración para la temperatura ambiente del
archivo, tomando en cuenta las necesidades ambientales y económicas del mismo.
2.7.2 Mobiliario y almacenamiento
Es fundamental contar con un mobiliario adecuado a las necesidades de los documentos
audiovisuales, ya que la degradación de éste impacta desde su archivación a su
manipulación, tanto para su gestión archivística como para su acceso.
El mobiliario abarca desde la estantería, cajas y guardas, la estantería puede ser
especializada y adecuada para la archivación de las videograbaciones, es necesario tomar
en cuenta el tamaño y diseño del soporte óptico para la adecuación en el proceso de
archivación.
Es recomendable contar con mobiliario o estantería inoxidable para evitar la corrosión de
metales, por otro lado, se puede contar con estantería especializada y diseñada únicamente
para el soporte óptico una de sus ventajas por ser creada al tamaño de estos soportes,
optimiza el espacio del archivo ya que, no ocupa mucho espacio físico.
Estas recomendaciones deben tomarse en cuenta con base en las necesidades del archivo
judicial, pues por la propia naturalidad del juicio oral la estantería especializada no es
viable para el mobiliario e incluso para su almacenamiento de las videograbaciones, puesto
que, un expediente de juicio oral es conformado por más de una videograbación y este tipo
de estantería especializada provocaría la desunificación de mismo expediente oral.
40
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. principios y técnicas de archivo audiovisuales.
Colombia: Bogotá. Fundación patrimonio fílmico Colombia. 2010, Pág. 44
59
Pescador del Hoyo señala “estas cajas pueden colocarse en armarios adecuados a su
tamaño, tal cual, pero si las metemos en una nueva caja de cartón blando o cartulina fuerte
será más fácil su señalización y su aspecto más aseado.”41
Es recomendable usar cajas de
cartón para disipar los daños causados por fuerte golpes en el momento de extraer y ubicar
estas mismas en su respectivo estante. Las guardas se eligen tomando en cuenta la
fragilidad del disco óptico, éstas pueden ser envolturas de plástico o papel.
Por su parte Cervantes establece que la “instalación exige condiciones particulares distintas
a las de los tradicionales (…) el mobiliario debe de ser acorde al formato del documento.”42
Entonces, renombrado los criterios plateados anteriormente lo idóneo para la instalación del
mobiliario y su archivación de las videograbaciones, es la adecuación tanto de la estantería,
sobres o guardas, y cajas pertinentes al diseño del documento audiovisual, para efectos de
una archivación óptima y adecuada a las necesidades del mismo proceso penal, por tanto, es
conveniente para la organización, clasificación, descripción y ordenación “a qué
expediente, a qué serie, y a qué sección del cuadro de clasificación del fondo respectivo,
corresponde cada fondo especial que haya sido separado para formar una agrupación
artificial por conveniencias de conservación e instalación.”43
Ya que, el expediente judicial
constituye al documento tradicional y al documento audiovisual, si es el caso.
Almacenamiento:
Uno de los riesgos que afecta la conservación de los documentos audiovisuales, se presenta
en el ámbito aplicable de estrategias y políticas, según la administración empleada a la
conservación audiovisual.
Una de estas políticas de preservación de almacenamiento es realizar de forma periódica
copias de seguridad o duplicados del contenido de los documentos audiovisuales; estas
copias de seguridad puede hacerse con un respaldo de información desde un servidor
totalmente diferente al empleado para la generación de estos documentos, esto en la etapa
41
PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El archivo instalación y conservación. Madrid. Ediciones
Norma, S. A. 1988, Pág. 52 42
DAMIÁN CERVANTES, Gumaro. Los Documentos especiales en el contexto de la archivística. Edición
Electrónica y Portada. México, 2008. Pág. 79 43
Ibídem. Pág. 78
60
activa del documento (archivo de trámite) o bien, puede hacerse una copia física de cada
videograbación y ubicarla en un zona segura y diferente a lo establecido, esto para la etapa
semiactiva del documento (archivo de concentración).
Las copias de seguridad son “fundamentales en todos los programas de conservación, como
un seguro básico contra el deterioro o pérdida si sólo existiera una única copia.”44
Para esto
es fundamental calendarizar, especificando los tiempos y días para realizar la copia de
seguridad o duplicado, tomando en cuenta el grado de riesgo de quedar obsoleto en el
software y hardware propicios del mismo soporte óptico, según la tecnología aplicable
entonces.
2.7.5 Medidas de seguridad
Es necesario realizar políticas de seguridad referentes a la manipulación de los dispositivos
de almacenamiento digital y para casos catastróficos que lleguen a dañar la integridad de
los soportes no convencionales.
Las medidas de seguridad que se deben emplear están estructuradas en tres ejes rectores:
1. Manipulación: Evitar contacto físico innecesario a los documentos audiovisuales,
para evitar el riesgo de degradación de la cara grabable del disco óptico. es
imprescindible “mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén
usando.”45
Inmediatamente ubicarlos en su lugar de origen para evitar cualquier tipo
de degradación física.
2. Seguridad: Sólo el personal autorizado tendrá acceso a la unidad de archivo,
identificándose con una credencia oficial. Contar con cámaras de grabación para
evitar hurtos o extravíos de documentos audiovisuales. “No dejar loa soportes en los
44
BARRUECO, José Manuel. Manual: Preservación y conservación de documentos digitales. [en línea]. [ref.
15 Mayo 2013]. Disponible en
Internet:<http://www.imaginar.org/digitalizacion/manuales/manual_preservacion_digital.pdf>. 45
Ibídem.
61
aparatos de visualización, cuando no se estén usando.”46
No ingerir alimentos ni
bebidas en el área de trabajo.
3. En caso de riesgos catastróficos: Mantener en la zona más segura, la copia general
de seguridad. Suministrar al archivo con alarmas preventivas contra incendio,
inundaciones e incluso, sismológicos.
2.7.6 Equipo y limpieza
Otro de los aspectos a considerar es la higiene dentro de los archivos audiovisuales, es
importante orientar a la persona encargada de esta tarea, para no dañar involuntariamente
los documentos audiovisuales y, si es preciso realizar esta labor por el mismo personal del
archivo audiovisual, ya que, la sobre manipulación de estos soportes provoca que las
“sustancias grasas procedentes de las huellas digitales pueden penetrar en los pequeños
arañazos superficiales, produciendo corrosión en las capas reflectivas donde se almacena la
información.” 47
El periodo de limpieza pude variar según el uso continuo que sufra el
documento audiovisual, puede ser la limpieza cada dos días o cada cuatro días según la
acumulación progresiva de polvo, esto tomando como base, la ubicación geográfica del
archivo.
También es recomendable limpiar el soporte óptico con un “cepillo finísimo cada vez que
se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos.”48
Estos aspectos
pueden ser a primera instancia inobservables para el ente humano, pero al pasar el tiempo
están bajo la observación del mismo por el daño irreversible del soporte audiovisual.
46
BARRUECO, José Manuel. Manual: Preservación y conservación de documentos digitales. [en línea]. [ref.
15 Mayo 2013]. Disponible en
Internet:<http://www.imaginar.org/digitalizacion/manuales/manual_preservacion_digital.pdf> 47
TORRES MOYA, R. Alberto, APONTE MELO, Myriam. Principios y Técnicas de Archivo Audiovisuales.
Colombia: Bogotá. Fundación Patrimonio Fílmico Colombia. 2010. Pág. 44 48
PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El archivo instalación y conservación. Madrid. Ediciones
Norma, S. A. 1988 Pág. 48
62
La limpieza de este soporte se enfoca únicamente en evacuar el polvo acumulado en la
superficie del documento, entre las guardas y entre cada caja archivadora, mediante un
trapo de algodón limpio y seco.
2.7.7 Factor humano en la preservación documental
El factor humano es el eje rector para establecer la conservación de los soportes en sus
diversas presentaciones, ya que es él, el encargado de realizar a cabo todas las líneas de
acción en materia de preservación y conservación establecidas para el documento
audiovisual.
Por ello, es necesario mantener actualizado al factor humano, ya que, es el aspecto
intelectual a explotar en las diversas capacidades archivísticas para el desarrollo óptimo del
archivo.
Este factor debe de contar con un conjunto de reglas que establezca su comportamiento
dentro del área laboral y orientarlo para adquirir todo su potencial intelectual, éste se pude
reflejar en un manual general de procedimientos archivísticos establecido y empleado por
las diferentes necesidades de información de cada organización administrativa.
63
Capítulo 3. Criterios alternativos de resguardo y conservación de las videograbaciones
del juicio oral; bajo custodia del Archivo Judicial Regional del Municipio de
Tlalnepantla
Los criterios de resguardo y conservación son fundamentales para las videograbaciones de
juicio oral, ya que, el tratamiento archivístico aplicado a estos es benefactor de la
conservación documental para garantizar el acceso a su contenido.
La labor archivística a través del tiempo ha impactado a la sociedad con mayor fuerza, ya
que, las necesidades de información hoy en día se muestran con mayor exigencia a causa de
los cambios evolutivos en materia de transparencia y acceso a la información de nuestro
país.
En el Poder Judicial del estado de México esta exigencia es palpable, como en toda
organización el flujo de información es activa, y por consiguiente las necesidades de
información también. Con la inserción del sistema de juicio oral y el génesis del nuevo
documento jurídico audiovisual, se puede observar un cambio en el tipo del soporte, ya que,
después de soportar el procedimiento penal en soporte papel hoy es soportado en soporte
óptico, por ello, el tratamiento archivístico debe de ser diferente al aplicado a los
documentos de soporte papel, es decir, este tratamiento debe considerar los factores
elementales que propicien el deterioro físico e interno del soporte óptico con el fin de
prolongar y favorecer la vida útil del mismo soporte, estos elementos pueden ser: tipo de
formato en el que se encuentran las videograbaciones, tipo de software y hardware
empleadas por el poder judicial del Estado de México, condiciones de almacenamiento,
condiciones de acceso, condición atmosférica, entre otros.
Por tanto los criterios alternativos de resguardo y conservación del documento audiovisual
(videograbaciones), será realizado, tomando en cuenta el soporte documental, contexto
jurídico y el contexto archivístico en el que se encuentren las videograbaciones del Archivo
Judicial Regional de Tlalnepantla.
64
3.1 Identificación y análisis del problema
Para el desarrollo de los criterios alternativos de resguardo y conservación se llevó a cabo
una serie de visitas al archivo judicial regional de Tlalnepantla en donde se realizó:
recolección de información mediante entrevistas, fichas de observación directa y por vía de
comunicación telefónica, análisis de información recolectada a través de las visitas y
llamadas telefónicas realizadas al archivo judicial.
La búsqueda del problema se realizó identificando las condiciones actuales tangibles e
intangibles del área o local, en donde se encuentran custodiadas las videograbaciones, y
posteriormente, mediante un análisis exhaustivo del supuesto problema se precisó los
criterios alternativos de mejora para el resguardo y conservación del documento
audiovisual.
El análisis se efectuó desde la gestión administrativa hasta el desarrollo archivístico del
archivo judicial, con el objeto de desnudar su sistema archivístico y cimentar las bases de
los criterios de resguardo y conservación arrojados en el cierre de la investigación.
3.1.1 Recurso humano
El recurso humano conocido también como personal administrativo es imprescindible, ya
que, es la esencia principal del nivel intelectual de cada organización, según el ámbito a
desarrollar; el personal administrativo del archivo judicial debe de ser en teoría profesional
en materia archivística, ya que, al ser la documentación objeto de estudio o ámbito a
desarrollar exige un grado intelectual experto en la materia para la mejora continua de la
gestión administrativa, planificación archivística y toma de decisiones a favor de la
conservación documental.
En la ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de México en el apartado de archivo y
boletín judicial, estipula que cada archivo judicial deberá de contar con un jefe de archivo
con conocimientos en archivonomía, esta noción es escueta y ambigua porque no especifica
65
el nivel de conocimiento que deberá de poseer el jefe de departamento de archivo, esto
provoca confusión en la interpretación, ya que, se puede interpretar el perfil del jefe de
archivo de dos maneras, uno jefe de departamento de archivo deberá de tener
conocimientos archivísticos no importando su profesionalización del mismo, dos el jefe de
departamento de archivo deberá de ser profesional en archivonomía, aunque parezca un
detalle insignificante es en demasía importante porque es el punto de partida en donde se
establece la calidad archivística y el trabajo profesional a adquirir en un corto, mediano o
largo tiempo.
El archivo judicial regional de Tlalnepantla no cuenta con ningún profesional
Archivónomo, a expensas de la noción establecida en la ley citada anteriormente; una de las
estrategias empleada para el desarrollo y mejor desempeño intelectual del mismo personal
es la implementación de cursos de capacitación en materia archivística, para el suministro
de conocimientos de archivonomía al personal necesitados en el momento.
El recurso humano del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla no cuenta con estudios a
nivel superior, pero tienen el suficiente conocimiento empírico para desarrollar los puestos
delegados, ya que, se han dedicado al archivo judicial por más de cinco años, sólo el jefe de
departamento de archivo es Licenciado en Derecho.
66
Estructura jerárquica y funciones del personal del Archivo Judicial Regional de
Tlalnepantla:
Jefe de Departamento de archivo: Licenciado en Derecho Alejandro Hernández
García, se encarga de establecer la dirección, administración, coordinación,
integración y desarrollo de la planificación archivística, sistema de identificación y
ordenación para la homogeneidad del archivo judicial, además de delegar las
funciones del personal.
Dos Secretarias: coadyuvan en la planeación, organización, dirección y control de
los distintos fondos documentales, programación de cursos de capacitación en
materia archivística, recepción de la transferencia primaria, cotejo documental,
captura y registro documental, préstamo documental, además de realizar y contestar
llamadas telefónicas a fines con la administración archivística.
Cinco Operativos: se encargan de ejecutar los procesos técnicos archivísticos
establecidos en la administración del archivo judicial como la recepción y cotejo
documental de transferencia primaria, clasificación documental, expurgo
documental, ordenación, ubicación topográfica, valoración documental y servicio de
préstamo documental.
Un estafeta: se encarga de coordinar la correspondencia del archivo judicial dirigida
a los cuatro Distritos de la región de Tlalnepantla, (Distrito de Tlalnepantla, Distrito
de Cuautitlán, Distrito de Ecatepec de Morelos y Distrito de Zumpango). Para el
transporte terrestre geográfico el estafeta cuenta con un automóvil.
Un oficinista: se encarga de coordinar la limpieza superficial y profunda de estantes
y muebles del archivo, coadyuvando en una atmósfera laboral eficiente para el
desempeño eficaz de cada trabajador. Es importante señalar la importancia de este
factor humano para la conservación de las videograbaciones del juicio oral, ya que,
esta función mal empleada puede repercutir en el deterioro físico del soporte óptico.
67
Es importante contar con personal profesional para el desarrollo archivístico; uno de los
retos que se presenta en la actualidad es la falta de archivónomos en las diferentes
administraciones archivísticas, esto reflejado en la escases de personal profesional del
archivo judicial de Tlalnepantla, si se dejara de ver esta adquisición como un gasto y se
comenzara a ver como una inversión los resultados óptimos inferirían no solo para el
control y acceso documental sino en la administración e impartición de justicia, ya que, los
resultados positivos del archivo se reflejarían de forma secundaria en el buen
funcionamiento del proceso penal acusatorio, puesto que, la documentación es el fiel testigo
del procedimiento penal, además de conjuntar el conocimiento empírico con la teoría, por
tanto, del recurso humano depende la solidez administrativa de cualquier organización.
3.1.2 Recurso técnico
El recurso técnico está estrechamente ligado con el recurso humano, según la capacidad
intelectual del recurso humano, es la forma de emplear los procedimientos técnicos
dependiendo el área profesional en que se encuentre dirigida la organización administrativa.
Los recursos técnicos empleados por el archivo judicial regional de Tlalnepantla están
conformados por los dos principios rectores de la archivonomía: el principio de procedencia
y el principio de orden original, ya que, la organización archivística tanto la clasificación
como la ordenación e incluso la ubicación topográfica se conforma por origen de
procedencia y orden natural de la documentación judicial.
La clasificación se realiza con base en el distrito, tribunal o juzgado que haya realizado la
remisión documental o transferencia primaria de la documentación, la ordenación interna y
externa del expediente judicial y videograbaciones se hace con base en el orden original de
la misma remisión documental (fecha y número de expediente), la ubicación se realiza en
primera instancia por distrito o fondo documental, por juzgado o tribunal (unidad de
procedencia), año, número progresivo de expediente (ordenación de origen), y demás
68
determinantes como: nombre del juez, nombre del demandado, nombre de la víctima, año,
materia, entre otros.
En la recepción de cada remisión o bien de cada transferencia primaria, se realiza el
proceso de cotejo documental, en donde se revisa la documentación física con base en la
relación de la transferencia en cuestión, una vez coincidido la relación de la transferencia
primaria con la documentación física se acepta y firma la transferencia primaria, pasando a
ser la documentación responsabilidad del archivo judicial regional de Tlalnepantla (archivo
de concentración).
En este proceso se observó la deficiencia del tratamiento de los expedientes tradicionales y
de las videograbaciones, el trato que el archivista le brinda considero no es el adecuado, ya
que, al atarlos con hilo de plástico grueso o hilo cáñamo se maltratan de forma
desconsiderada los documentos de cada expediente y el embalaje de las videograbaciones
se quebranta con el trato en su recepción y la forma de envolverlos.
Una vez terminado el cotejo documental, se realiza un inventario general de tipo somero
para el control e identificación de la documentación judicial, asentando los siguientes datos:
1. Número de expediente
2. Año de remisión
3. Órgano jurisdiccional (tribunal, juzgado o sala)
4. Tipo de orden o materia (penal, civil, mercantil, social, familiar)
Estos datos, son los datos identificadores primarios de la documentación judicial, por tanto,
son los únicos elementos utilizados para el control e identificación documental, es
necesario mencionar la norma internacional de descripción archivística ISAD (G) para la
mejora de este proceso, si bien, los datos identificados anteriormente son elementales para
el control documental es aún más importante gestionar toda la información del archivo
judicial, es decir, teniendo esta norma ISAD (G) como herramienta archivística se podrá
69
elaborar los instrumentos de control y descripción documental, enriqueciendo y
fortaleciendo estos instrumentos archivísticos con toda la información posible adquirida,
tomando en cuenta la descripción multinivel en donde se establece la descripción de un
fondo documental partiendo de lo general a lo particular sin repetición de información, o
tomar en cuenta para este proceso los siete elementos de la descripción: área de
identificación, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones de
acceso y uso, área de documentación asociada, área de notas y área de control de la
descripción, esto establecido en la norma internacional de descripción archivística
mencionada anteriormente, ya que uno de nuestros objetivos es controlar cuantitativamente
y cualitativamente cada expediente del archivo y en su inventario no refleja el total de
expedientes ni su condición.
Con la inserción de esta norma de descripción archivística ISAD (G) al archivo judicial
regional de Tlalnepantla se optimizará los procesos técnicos archivísticos, además de
coadyuvar en la creación de nuevos instrumentos de control documental como es el
Catálogo de Disposición Documental CADIDO, para controlar el tiempo útil de cada
unidad documental, gestionar la transferencia secundaria al archivo histórico de la
documentación judicial y la baja documental del poder judicial del Estado de México.
Otro proceso más e importante para la línea de investigación es el proceso de preservación
y conservación aplicado a las videograbaciones, lamentablemente la conservación aplicada
para estos soportes es escasa, puesto que, que no hay medidas de seguridad para la
integridad de la información digital, es decir, no cuentan con una estantería especializada,
una atmosfera adecuada para su preservación, un embalaje idóneo que evite ralladuras en el
soporte, entre otros.
El archivo judicial aún no cuenta con un manual de procedimientos archivísticos, sin
embargo es inexorable para la administración archivística del mismo, ya que, permitirá la
homogenización de los procesos técnicos y la sistematización integral del archivo de
concentración judicial, desde la correspondencia de entrada documental (transferencia
primaria) hasta la correspondencia de salida documental (transferencia secundaria),
70
coadyuvando en la conservación especializada para las videograbaciones, puesto que, este
proceso también se sistematizaría, brindándole una receta archivística, por decirlo así, al
personal del archivo para la conservación especializada aplicada a los soportes ópticos
(videograbaciones), no obstante, la creación e implementación del manual de
procedimientos archivísticos está en la mira del jefe de archivo, Licenciado en Derecho
Alejandro Hernández García.
3.1.3 Recurso material
Este recurso provee a la organización administrativa de los muebles y materiales de oficina,
adecuados a las necesidades del personal para el eficiente desempeño de sus funciones, es
decir, son los bienes tangibles adquiridos por la administración para el logro de los
objetivos archivísticos.
El archivo judicial regional de Tlalnepantla cuenta con los suficientes muebles y materiales
para satisfacer el buen desempeño en las actividades de su personal; para satisfacer las
diferentes necesidades del personal, cuenta con el siguiente mobiliario:
Escritorios de oficina: todos los escritorios están hechos de madera.
Sillas de oficina: están constituidas por material metálico, acojinado en el área de
respaldo y asiento.
Fotocopiadora: compuesta de plástico, goma y metal, permite la reproducción de la
información, el mantenimiento es adecuado, se encuentra en buenas condiciones y
su uso es eficiente durante la jornada laboral.
Estantería: son hecho por material metálico inoxidable, las láminas metálicas son
sólidas y resistentes, cada estantería mide 2.30 metros y cada bandeja soporta 100
Kg. /metro lineal aproximadamente. La ubicación de la estantería es adecuada,
permite el libre acceso del personal en la gestión archivística.
71
Teléfono: constituido de plástico, goma y metal, dispositivo de comunicación en
red para la transmisión de información a distancia mediante señales eléctricas.
facilita la intercomunicación laboral.
Para satisfacer las necesidades de su personal cuenta con los siguientes materiales:
Carpetas
Cuadernos
Lápices
Plumas
Grapadora
Grapas
Perforadora
Quita grapas
Dedal
Para satisfacer las necesidades de los usuarios en el servicio de consulta de expedientes,
cuenta con una sala de espera la cual está conformada por:
Sofá: se encuentra en la sala principal del archivo judicial, es usado por los usuarios
internos en el transcurso del tiempo de espera en el servicio de consulta de
expediente.
Escritorio de consulta: está constituido por material de madera, estilo escritorio
ejecutivo, es decir, mide aproximadamente 2.30 metros de largo y uno de ancho,
tiene asientos para seis usuarios, tres usuarios del lado derecho y tres usuarios del
lado izquierdo, está ubicado en el centro de la sala principal del archivo, a un
costado del área de las secretarias y en frente de la oficina del jefe de departamento
de archivo, esto como medida preventiva contra hurtos de unidades documentales
del expediente en consulta.
72
Sillas: la sala de consulta cuenta con seis silla para la ejecución de este servicio,
están colocadas alrededor de la escritorio de consulta, son de color negro cenizo y
están hechas por material metálico y acojinados en el área de respaldo y asiento.
3.1.4 Recurso tecnológico
El recurso tecnológico se encargará de satisfacer las necesidades del personal del archivo
judicial, en materia tecnológica, orientado a la realización de los objetivos de archivísticos.
El archivo judicial regional de Tlalnepantla cuenta con equipos de cómputo, equipados con
el programa de Microsoft Office para la optimación el recurso humano, técnico y financiero
en la realización de sus objetivos. Cabe señalar que el inventario general está hecho
mediante el programa de Microsoft Office Excel 2010.
Es importante enfatizar en la insuficiencia de este recurso, en caso de recibir usuarios
interesados en las videograbaciones remitidas por el tribunal de juicio oral, ya que, no
cuenta con una base de datos sólida y especializada para la descripción de las
videograbaciones, e incluso con la ayuda de las nuevas tecnologías realizar una migración
digital del contenido de las videograbaciones a una base de datos y resguardarlas
digitalmente, es decir, se tendría un respaldo digital de las videograbaciones aparte de
resguardarlas físicamente.
73
3.1.4.1 La videograbación del juicio oral
El archivo judicial regional de Tlalnepantla empezó a gestionar las remisiones del tribunal
de juicio oral, al inicio del año dos mil trece, en este proceso se establece la gestión de la
correspondencia de entrada de los documentos audiovisuales correspondiente a los
diferentes órganos jurisdiccionales del sistema de justicia penal acusatorio y oral del poder
judicial del Estado de México.
La recepción de estos documentos, se hace con la misma logística de la recepción de los
documentos físicos: se recibe la transferencia primaria, se coteja con base en la relación de
la misma, se inventaría por número de expediente, año, órgano jurisdiccional y tipo de
orden o materia, con la diferencia de que estos vienen en paquetes de diez a doce DVDs por
expediente, la cantidad de DVDs no es fija, ya que, el proceso penal acusatorio no es lineal
la duración del juicio oral puede llegar a ser de seis meses hasta postergarse a más de un
año, es por ello el resultado de diez a doce videograbaciones por caso penal, dicho en otras
palabras, el expediente judicial está conformado por varias videograbaciones.
El documento audiovisual conformado por más de una videograbación, viene acompañado
por una carpeta administrativa, la cual, es parte del mismo expediente o documento
audiovisual, esta carpeta se constituye por un conjunto de documentos en soporte papel, el
contenido de la videograbación y del expediente administrativo no es el mismo, puesto que,
el expediente administrativo “es un conjunto de todos los papeles correspondiente a un
asunto, se usa como las series ordenadas de las actuaciones administrativas, en otras
palabras, si existiría la necesidad adquirir información de un asunto en específico del caso,
se tendría que solicitar el expediente administrativo para poder conocerlo en su totalidad,
pues no bastaría ver la videograbación de una audiencia”49
mientras que la videograbación
“es una herramienta para dejar constancia de lo actuado y debatido en la
audiencia,”50
entonces, la carpeta administrativa contiene todo el proceso de trámite
49
Dato obtenido a través de la entrevista realizada el día 9 de mayo del 2013 a Thassy Jiménez Zárate
Abogada litigante y profesionista experta en la materia y coautora en la obra: Proceso Penal Acusatorio para
principiantes. 50
ibídem
74
administrativo realizado durante la gestión del proceso penal acusatorio, mientras que las
videograbaciones contienen el desahogo de la investigaciones judiciales y pruebas de
ambas partes de un caso penal.
El registro de las videograbaciones y de la carpeta administrativa en el inventario general,
se hace, asentando los siguientes datos:
Número de expediente
Año
Órgano jurisdiccional
Tipo de orden o materia
Total de DVDs.
El archivo judicial creo una serie fáctica o superficial para almacenar todas las
videograbaciones de la transferencia primaria, esto a favor de la conservación especializada
del documento audiovisual, y los expedientes administrativos fueron almacenados en una
serie establecida por el cuadro general de clasificación archivística del archivo.
Los datos identificadores mencionados anteriormente son utilizados para el
almacenamiento de las videograbaciones y del expediente administrativo, ya que, al
crearse una serie fáctica para almacenar por separado el soporte documental, los datos
identificadores establecidos en el inventario general facilitan el proceso de búsqueda y
acceso, pues al ser los mismo datos el proceso de búsqueda corresponde para ambos
soportes, de esta forma se respeta el principio de procedencia y el principio de orden
original tanto en la serie fáctica como en la serie establecida por el cuadro de clasificación
archivística.
75
3.1.4.2 Condiciones de las videograbaciones del juicio oral
Las condiciones de las videograbaciones se pueden determinar, tomando como base la
observación directa, en buenas condiciones, en realidad en cierta forma no se sabe, ya que,
para identificar y conocer las condiciones de cada dispositivo de almacenamiento de
información es necesario lo siguiente:
I. Tener acceso a las videograbaciones para identificar que no haya ningún tipo de
alteraciones físicas en el soporte.
II. La reproducción de las videograbaciones para determinar su acceso documental, en
cuanto, a la calidad de imagen y sonido.
Estos dos factores mencionados para detectar las condiciones de cada videograbación es
imposible de realizar, puesto que, las videograbaciones llegan al archivo judicial en grupos
de diez a doce DVDs sellados por cinta adhesiva. El personal del archivo mediante una
entrevista realizada en Mayo del 2013 determinó lo siguiente: no se nos permite tener
acceso a los DVDs, así como llegan se registran y se almacenan, esto provoca
incertidumbre en la conservación tanto física como interna de las videograbaciones, además
de ser un factor propicio a deteriorar y poner el peligro el tiempo de vida útil de estas
mismas.
3.1.4.3 Durabilidad de las videograbaciones del juicio oral
Por causas ajenas al archivo judicial regional de Tlalnepantla, es imposibles determinar el
rango de duración de cada videograbación o bien, de cada caso penal. No es permitido
acceder al contenido de las videograbaciones remitidas por cada órgano jurisdiccional o
tribunal de juicio oral.
76
Es importante enfatizar el acceso al contenido de las videograbaciones, ya que, de esta
forma se podría utilizar la descripción archivística como herramienta auxiliar de la
conservación especializada orientada al documento audiovisual.
3.1.5 Respecto al tratamiento archivístico
Para estos soportes documentales es extraordinariamente necesario el tratamiento
archivístico, empleado en la preservación para su debida prolongación de vida útil
administrativa (conservación).
Esta conservación especial se hace por las necesidades diferentes albergadas en la
videograbación, puesto que, estas necesidades son propias de la caracterización del soporte
óptico, y tienden a tener diferentes necesidades de conservación comparada con las
necesidades de conservación del soporte papel, como climatización especial, mobiliario y
almacenamiento adecuado al tamaño y diseño de la videograbación, claro, si se tiene el
presupuesto para invertir en este punto, limpieza documental especial, entro otros, los
cuales se desarrollarán más adelante.
Este tratamiento archivístico data desde su organización: clasificación, ordenación,
descripción y ubicación. El archivo judicial trabaja bajo el mismo eje de organización tanto
en los documentos tradiciones como en los documentos no convencionales, manteniendo la
misma organización en las videograbaciones y en sus respectivos expedientes
administrativos.
77
3.1.6 Medidas de conservación y limpieza aplicada
El archivo judicial regional de Tlalnepantla aún no aplica el tratamiento especial en cuanto
a las medidas de conservación de las videograbaciones bajo su jurisdicción, ya que, la
transición en materia penal del poder judicial del Estado de México está dando los primeros
resultados, reflejado en las videograbaciones bajo custodia del mismo archivo.
Sin embargo, es un asunto que genera inquietud y mucho interés al personal del archivo, ya
que, el desconocimiento de este tratamiento puede llegar a afectar de forma terrorífica el
proceso judicial y en la misma impartición de justicia, ya que, la falta del tratamiento
especializado en materia de conservación ocasionaría a través del tiempo perdida de
información, dejando vulnerable e incompleto el proceso penal, quebrantando de este modo
la impartición de justicia.
El oficinista se encarga de la limpieza de todo el archivo judicial, en cuanto a la limpieza
de las videograbaciones, el oficinista no tiene acceso a éstas, ya que se encuentran selladas
con cinta adhesiva; limpieza es realizada de la siguiente manera:
o Una vez al día se asean las videograbaciones y se ejecuta por encima de las cajas y
guardas en donde se almacenan, por lo tanto, la limpieza no cubre todo el área de
cada guarda o embalaje.
Es necesario capacitar al oficinista en la importancia de la limpieza documental, puesto
que, es un factor relevante en la conservación especializada de las videograbaciones, por
tanto, es necesario establecer y adquirir el acceso a las mismas para efectuar la correcta
limpieza documental.
Es importante suministrar al personal encargado de un cepillo fino y delgado especializado
para la limpieza documental de este soporte, en caso de no contar con este cepillo fino para
la limpieza física de la videograbación, se efectuará mediante un algodón seco
78
desplazándolo de un lado a otro, de forma cautelosa hasta desvanecer el polvo de la
superficie del soporte óptico.
3.1.7 Condiciones Ambientales
Es indiscutible para la protección de la conservación de las videograbaciones generadas
mediante el sistema de juicio oral, contar con un control climático o bien, con una
climatización del archivo, porque de este modo dicha climatización idónea prolongaría el
tiempo de vida útil del documento audiovisual.
Respecto a este factor, el archivo judicial no aplica ninguna medida precautoria para
mantener un control idóneo de temperatura, humedad e iluminación, como medida de
preservación y conservación.
Es de suma importancia adecuar un equilibrio sano de temperatura, humedad e iluminación
para las videograbaciones, ya que, impacta de forma directa en la degradación física del
soporte, el cual viene siendo el DVD, afectando en este sentido, el tiempo de vida útil del
soporte.
Se recomienda estabilizar el clima atmosférico en intensidades bajas como: la temperatura
de 10ºC a los 14ºC, la humedad relativa de 30 a 45 % (HR) a favor de la vida útil de las
videograbaciones, así mismo, se recomienda mantener alejados aparatos electrónicos para
evitar radiaciones magnéticas o campos magnéticos que lleguen a afectar la integridad del
mismo soporte.
Para la climatización del archivo es importante suministrar al archivo judicial de equipos
especializados en la estabilización de la temperatura y humedad, estos equipos van desde
humidificadores y deshumidificadores para el control de la humedad, e implementar un
sistema de calefacción o refrigeración para el control de la temperatura ambiente.
79
3.1.8 Tipo de almacenamiento o guardas documentales
Las guardas documentales que maneja el archivo judicial regional de Tlalnepantla para las
videograbaciones, tiene las siguientes características:
1. Respecto al embalaje: está constituido por material de plástico, adecuado al
tamaño del DVD, utilizar este tipo de guardas puede ser contraproducente,
ya que, al ser material plástico hay más peligro de dañar directamente la
estructura física provocando ralladuras en la superficie de grabado de las
videograbaciones, ya sea por accidentes inesperados en el periodo de su
manipulación.
2. Respecto a su almacenamiento: el almacenamiento de las videograbaciones
se constituye por cajas “archivadoras” de plástico grueso de color naranja,
miden aproximadamente 80cm de largo por 60cm de ancho, resguardan
alrededor de 100 a 150 videograbaciones; este tipo de cajas provoca riesgos
en la conservación física e interna del soporte óptico, pues al ser las guardas
cajas de plástico hay más riesgos de crear ralladuras e incluso provocar
roturas en el soporte ocasionando pérdida total del documento audiovisual.
Para el adecuado almacenamiento de las videograbaciones es necesario
cambiar el tipo de material de las cajas por uno más suave para apaciguar el
golpe y disminuir el riego de ralladuras por golpes no intencionados en el
proceso de almacenamiento.
3.1.9 Manipulación y uso
En el tiempo transcurrido a partir del año dos mil doce, año en donde se empezó a recibir
videograbaciones de los tribunales de juicio oral, no ha habido ningún tipo de consulta
referente a ellos, pero la manipulación es efectuada durante la gestión archivística, desde su
recepción documental hasta si ubicación topográfica.
80
Como ya se mencionó en el punto anterior es importantes hacer el cambio de guardas
remplazando el embalaje de plástico sólido a uno de plástico blando, y el cambio de las
cajas archivadoras de platico sólido por cajas archivadoras de cartón, esto para apaciguar
los golpes accidentados ocasionados por la manipulación del personal durante la gestión
archivística.
3.1.10 Causas de deterioro
Las principales causas de deterioro de las videograbaciones se concentran de la siguiente
forma:
o Des climatización del local de archivo
o Falta de cajas y guardas adecuadas al tamaño y contenido de las
videograbaciones
o Limpieza documental escasa aplicada a las guardas documentales.
3.1.11 Medidas de seguridad
Las medidas de seguridad empleadas por el archivo judicial regional de Tlalnepantla se
enfocan en las siguientes áreas:
1. Medidas de seguridad para el personal: cuenta con una salida de emergencia
en caso de catástrofes naturales.
2. Medidas de seguridad para la protección integra de su documentación
tradicional y no convencional: cuenta con extintores de incendios, alarma
contra incendio y señalamientos de seguridad
81
3.1.12 Control de acceso y consulta
El archivo judicial regional de Tlalnepantla aún no ha establecido un control de acceso y
consulta determinado para las videograbaciones, ya que, no ha acudido usuario alguno con
la necesidad de consultar alguna videograbación.
Es necesario contar con un equipo de cómputo para la reproducción o acceso de las
videograbaciones, además de brindarle mantenimiento al equipo de cómputo, efectuando
una limpieza minuciosa para evitar la acumulación de polvo, de este modo se evitará la
contaminación directa de polvo al soporte óptico contribuyendo en la salvaguarda de
mismo documento audiovisual.
3.2 Criterios alternativos de reguardo y conservación de las video grabaciones del
juicio oral
I. Es necesario contemplar personal profesional en la rama de información para la
debida organización y conservación del documento audiovisual.
II. Suministrar de conocimiento intelectual, referente a la archivonomía mediante cursos
de capacitación dirigidos al personal del Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla.
III. Contar con los recursos necesarios para la optimización de adecuar las instalaciones a
las necesidades de almacenamiento del documento audiovisual.
IV. Estabilizar el ambiente atmosférico en donde se ubiquen los documento audiovisuales
para estimular su vida útil, manteniendo una temperatura ambiente entre los 10º C a
los 14º C y una humedad relativa (HR) entre 30 % a 45% .
V. En caso de presentar daños irreversibles, es necesario informar al Tribunal Oral
respectivo para girar la expedición de copia respectiva de la videograbación en
deterioro extremo.
82
VI. Suministrar al Archivo Judicial Regional de Tlalnepantla de estantería, cajas y
guardas acondicionados al tamaño y diseño de los documentos audiovisuales, para la
optimización de espacio y archivación.
VII. Realizar una evaluación de costos encaminado a las necesidades atmosféricas del
archivo, costeando la inversión para la adquisición de equipos especializados para el
control de temperatura ambiente y humedad relativa.
VIII. Aplicar el proceso de descripción archivística para favorecer la integridad y
legitimidad, para el respaldo del contenido de cada uno de los documentos
audiovisuales.
IX. Crear instrumentos de descripción archivística como la guía, el inventario somero o
analítico y catálogo documental.
X. Valorar el contenido del documento audiovisual en plazos de tiempos, considerando
el juicio directivo del archivo Judicial Regional de Tlalnepantla, este proceso de
valoración se debe establecer con las siguiente características: valoración en su
autenticidad legitimidad y valoración en cuanto a la calidad de imagen y sonido, para
identificar las condiciones de su disposición documental.
XI. Establecer monitoreos de limpieza y vigilancia al equipamiento tecnológico para la
reproducción del documento audiovisual; es necesario observar en constantes plazos
de tiempos la contaminación de virus informáticos que puedan alterar el contenido del
documento.
XII. Establecer políticas de integridad de datos contemplando aspectos de actualización de
programas y hardware.
XIII. Establecer políticas precautorias de seguridad tomando en cuenta la manipulación,
hurto y posibles riesgos catastróficos para los documentos audiovisuales.
83
XIV. Calendarizar tiempos para la limpieza efectuado en los equipos de cómputo así como
al soporte óptico, para la conservación preventiva de los documentos audiovisuales.
XV. Elaborar un manual de procedimientos en donde se especifiquen los procesos
archivísticos contemplando el ciclo vital del documento (archivo de trámite, archivo
de concentración y archivo histórico), además de establecer el tratamiento
especializado para el tratamiento especializado para la conservación del documento
audiovisual en su ciclo de vida útil.
84
CONCLUSIONES
En la odisea de esta investigación tuve la oportunidad de conocer la naturalidad de los
archivos judiciales, su alcance y su importancia para el entorno social, ya que, aparte de
informar y ayudar a la administración judicial los considero una línea de investigación para
la evaluación en materia de seguridad e impartición de justicia.
El archivo judicial regional de Tlalnepantla funge como un archivo de concentración dentro
del Poder Judicial del Estado de México, en donde se establece la salvaguarda de la
documentación semi-activa; la experiencia y sin duda el aprendizaje palpable en los
resultados de esta investigación, son rotundos, en cuanto a la necesidad de abastecer a los
archivo judiciales de la creación y sistematización de los procesos archivísticos persuadidos
por la preservación y conservación imprescindible para los documentos audiovisuales
expedidos por el Tribunal Oral.
La preservación y conservación son dos palabras sencillas pero tan importantes en el
mundo archivístico, ya que, el significado y las acciones de ambos procesos persisten en el
cumplimiento de la transparencia y en la rendición de cuentas entorno a la administración
de justicia en nuestro país. Sin duda son más que palabras, son parte de los grandes pilares
de la labor archivística, transforman y desarrollan la trascendencia de la información a
través del tiempo.
Por tanto, la transparencia pretendida por el proceso penal acusatorio debe ser auxiliada y
reforzada con el amparo de los procesos archivísticos, encabezados por la preservación y
conservación documental, es decir, la sistematización y la planificación archivística y por
consiguiente contribuir al mismo tiempo en la transparencia de los juicios, en el control y
vigilancia de los derechos humanos y sus garantías, en los principios rectores del proceso
penal y en el cumplimiento y en su caso en la exigencia de una rendición de cuentas a las
autoridades, protagonistas en la impartición de justicia del poder judicial del Estado de
México.
85
Otra óptica importante se refleja en la necesidad de establecer y mantener la
profesionalización en el campo informativo referente al Poder Judicial de la Federación, ya
que, se incubaría el principio de nuevas oportunidades en el área laboral e incluso una
especialidad archivística.
Es necesario actualizar el plan de estudios de la licenciatura de Archivonomía en la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, en cuanto a la necesidad de impartir los
procesos archivísticos habidos y por haber liderados por la información digital en sus
distintos soportes, si bien es cierto hoy en día se imparte la materia de archivos especiales,
en donde se establece de forma general los procesos archivísticos aplicado a los distintos
soportes especiales, abarcando esta especialización en una materia impartida en el cuarto
los nueve semestres que conforman la licenciatura.
Es importante la enseñanza del tratamiento especializado para cada soporte especial, puesto
que, la analogía de estos soportes está en esferas distintas y bajo ópticas archivísticas
peculiares y necesidades de información de su propia naturaleza.
Por último, es importante conocer en su totalidad el alcance y desarrollo del proceso penal
acusatorio para poder establecer la línea de acción más adecuada para la conservación en la
calidad de las videograbaciones, y de este modo, contribuir archivísticamente hablando en
la evolución del mismo proceso penal.
86
NEXOS
ANEXO (A). Cuadro General de Clasificación Archivística del Archivo Judicial
Regional de Tlalnepantla
FONDO
DJT DISTRITO JUDICIAL DE TLALNEPANTLA
SECCIÓN
DJT-1 REYES IZTACALA
SUB SECCIÓN
DJT-1.1 CIVIL
SERIE
DJT-1.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJT-1.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-1.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-1.1.4 APLIO
DJT-1.1.5 DESLINDE
DJT-1.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-1.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-1.2.1 DIVORCIO
DJT-1.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-1.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-1.2.4 TESTAMENTO
DJT-1.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJT-1.3 PENAL
SERIE
DJT-1.3.1 ROBO
DJT-1.3.2 HOMICIDIO
DJT-1.3.3 SECUESTRO
DJT-1.3.4 VIOLACIÓN
DJT-1.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN DJT-2 NAUCALPAN
SUB SECCIÓN
DJT-2.1 CIVIL
SERIE
DJT-2.1.1 ORDINARIO CIVIL
87
DJT-2.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-2.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-2.1.4 APLIO
DJT-2.1.5 DESLINDE
DJT-2.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-2.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-2.2.1 DIVORCIO
DJT-2.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-2.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-2.2.4 TESTAMENTO
DJT-2.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJT-2.3 PENAL
SERIE
DJT-2.3.1 ROBO
DJT-2.3.2 HOMICIDIO
DJT-2.3.3 SECUESTRO
DJT-2.3.4 VIOLACIÓN
DJT-2.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJT-3 ATIZAPAN
SUB SECCIÓN
DJT-3.1 CIVIL
SERIE
DJT-3.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJT-3.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-3.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-3.1.4 APLIO
DJT-3.1.5 DESLINDE
DJT-3.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-3.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-3.2.1 DIVORCIO
DJT-3.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-3.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-3.2.4 TESTAMENTO
DJT-3.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJT-3.3 PENAL
SERIE
DJT-3.3.1 ROBO
DJT-3.3.2 HOMICIDIO
88
DJT-3.3.3 SECUESTRO
DJT-3.3.4 VIOLACIÓN
DJT-3.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJT-4 HUIXQUILUCAN
SUB SECCIÓN
DJT-4.1 CIVIL
DJT-4.2 FAMILIAR
DJT-4.3 PENAL
SUB SECCIÓN
DJT-4.1 CIVIL
SERIE
DJT-4.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJT-4.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-4.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-4.1.4 APLIO
DJT-4.1.5 DESLINDE
DJT-4.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-4.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-4.2.1 DIVORCIO
DJT-4.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-4.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-4.2.4 TESTAMENTO
DJT-4.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCION
DJT-4.3 PENAL
SERIE
DJT-4.3.1 ROBO
DJT-4.3.2 HOMICIDIO
DJT-4.3.3 SECUESTRO
DJT-4.3.4 VIOLACIÓN
DJT-4.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJT-5 NICOLÁS ROMERO
SUB SECCIÓN
DJT-5.1 CIVIL
SERIE
DJT-5.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJT-5.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-5.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-5.1.4 APLIO
89
DJT-5.1.5 DESLINDE
DJT-5.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-5.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-5.2.1 DIVORCIO
DJT-5.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-5.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-5.2.4 TESTAMENTO
DJT-5.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJT-5.3 PENAL
SERIE
DJT-5.3.1 ROBO
DJT-5.3.2 HOMICIDIO
DJT-5.3.3 SECUESTRO
DJT-5.3.4 VIOLACIÓN
DJT-5.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJT-6 SAN PEDRO BARRIENTOS
SUB SECCIÓN
DJT-6.1 CIVIL
SERIE
DJT-6.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJT-6.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJT-6.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJT-6.1.4 APLIO
DJT-6.1.5 DESLINDE
DJT-6.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJT-6.2 FAMILIAR
SERIE
DJT-6.2.1 DIVORCIO
DJT-6.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJT-6.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJT-6.2.4 TESTAMENTO
DJT-6.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJT-6.3 PENAL
SERIE
DJT-6.3.1 ROBO
DJT-6.3.2 HOMICIDIO
90
DJT-6.3.3 SECUESTRO
DJT-6.3.4 VIOLACIÓN
DJT-6.3.5 ABIGEATO
FONDO
DJC DISTRITO JUDICIAL DE CUATITLÁN
SECCIÓN
DJC-1 CUAUTITLÁN MÉXICO
SUB SECCIÓN
DJC-1.1 CIVIL
SERIE
DJC-1.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJC-1.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJC-1.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJC-1.1.4 APLIO
DJC-1.1.5 DESLINDE
DJC-1.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJC-1.2 FAMILIAR
SERIE
DJC-1.2.1 DIVORCIO
DJC-1.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJC-1.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJC-1.2.4 TESTAMENTO
DJC-1.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJC-1.3 PENAL
SERIE
DJC-1.3.1 ROBO
DJC-1.3.2 HOMICIDIO
DJC-1.3.3 SECUESTRO
DJC-1.3.4 VIOLACIÓN
DJC-1.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJC-2 CUAUTITLAN IZCALLI
SUB SECCIÓN
DJC-2.1 CIVIL
SERIE
DJC-2.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJC-2.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJC-2.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
91
DJC-2.1.4 APLIO
DJC-2.1.5 DESLINDE
DJC-2.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJC-2.2 FAMILIAR
SERIE
DJC-2.2.1 DIVORCIO
DJC-2.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJC-2.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJC-2.2.4 TESTAMENTO
DJC-2.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJC-2.3 PENAL
SERIE
DJC-2.3.1 ROBO
DJC-2.3.2 HOMICIDIO
DJC-2.3.3 SECUESTRO
DJC-2.3.4 VIOLACIÓN
DJC-2.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJC-3 TULTITLÁN
SUB SECCIÓN
DJC-3.1 CIVIL
SERIE
DJC-3.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJC-3.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJC-3.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJC-3.1.4 APLIO
DJC-3.1.5 DESLINDE
DJC-3.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJC-3.2 FAMILIAR
SERIE
DJC-3.2.1 DIVORCIO
DJC-3.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJC-3.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJC-3.2.4 TESTAMENTO
DJC-3.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJC-3.3 PENAL
SERIE
DJC-3.3.1 ROBO
DJC-3.3.2 HOMICIDIO
92
DJC-3.3.3 SECUESTRO
DJC-3.3.4 VIOLACIÓN
DJC-3.3.5 ABIGEATO
FONDO
DJE DISTRITO JUDICIAL DE ECATEPEC
SECCIÓN
DJE-1 ECATEPEC
SUB SECCIÓN
DJE-1.1 CIVIL
SERIE
DJE-1.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJE-1.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJE-1.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJE-1.1.4 APLIO
DJE-1.1.5 DESLINDE
DJE-1.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJE-1.2 FAMILIAR
SERIE
DJE-1.2.1 DIVORCIO
DJE-1.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJE-1.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJE-1.2.4 TESTAMENTO
DJE-1.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJE-1.3 PENAL
SERIE
DJE-1.3.1 ROBO
DJE-1.3.2 HOMICIDIO
DJE-1.3.3 SECUESTRO
DJE-1.3.4 VIOLACIÓN
DJE-1.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJE-2 CHICONAUTLA I
SUB SECCIÓN
DJE-2.1 CIVIL
SERIE
DJE-2.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJE-2.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJE-2.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
93
DJE-2.1.4 APLIO
DJE-2.1.5 DESLINDE
DJE-2.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJE-2.2 FAMILIAR
SERIE
DJE-2.2.1 DIVORCIO
DJE-2.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJE-2.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJE-2.2.4 TESTAMENTO
DJE-2.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJE-2.3 PENAL
SERIE
DJE-2.3.1 ROBO
DJE-2.3.2 HOMICIDIO
DJE-2.3.3 SECUESTRO
DJE-2.3.4 VIOLACIÓN
DJE-2.3.5 ABIGEATO
SUB SECCIÓN
DJE-3 CHICONAUTLA II
SUB SECCIÓN
DJE-3.1 CIVIL
SERIE
DJE-3.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJE-3.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJE-3.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJE-3.1.4 APLIO
DJE-3.1.5 DESLINDE
DJE-3.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJE-3.2 FAMILIAR
SERIE
DJE-3.2.1 DIVORCIO
DJE-3.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJE-3.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJE-3.2.4 TESTAMENTO
DJE-3.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJE-3.3 PENAL
SERIE
DJE-3.3.1 ROBO
DJE-3.3.2 HOMICIDIO
DJE-3.3.3 SECUESTRO
94
DJE-3.3.4 VIOLACIÓN
DJE-3.3.5 ABIGEATO
SECCIÓN
DJE-4 COACALCO
SUB SECCIOÓN
DJE-4.1 CIVIL
SERIE
DJE-4.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJE-4.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJE-4.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJE-4.1.4 APLIO
DJE-4.1.5 DESLINDE
DJE-4.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJE-4.2 FAMILIAR
SERIE
DJE-4.2.1 DIVORCIO
DJE-4.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJE-4.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJE-4.2.4 TESTAMENTO
DJE-4.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJE-4.3 PENAL
SERIE
DJE-4.3.1 ROBO
DJE-4.3.2 HOMICIDIO
DJE-4.3.3 SECUESTRO
DJE-4.3.4 VIOLACIÓN
DJE-4.3.5 ABIGEATO
95
FONDO
DJZ DISTRITO JUDICIAL DE ZUMPANGO
SECCIÓN
DJZ-1 ZUMPANGO
SUB SECCIÓN
DJZ-1.1 CIVIL
SERIE
DJZ-1.1.1 ORDINARIO CIVIL
DJZ-1.1.2 RECTIFICACIÓN DE ACTAS
DJZ-1.1.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DJZ-1.1.4 APLIO
DJZ-1.1.5 DESLINDE
DJZ-1.1.6 USUCAPIUM
SUB SECCIÓN
DJZ-1.2 FAMILIAR
SERIE
DJZ-1.2.1 DIVORCIO
DJZ-1.2.2 PENSIÓN ALIMENTICIA
DJZ-1.2.3 GUARDIA Y CUSTODIA
DJZ-1.2.4 TESTAMENTO
DJZ-1.2.5 ADOPCIÓN
SUB SECCIÓN
DJZ-1.3 PENAL
SERIE
DJZ-1.3.1 ROBO
DJZ-1.3.2 HOMICIDIO
DJZ-1.3.3 SECUESTRO
DJZ-1.3.4 VIOLACIÓN
DJZ-1.3.5 ABIGEATO
96
FONDO
DA DELEGACION ADMINISTRATIVA
SECCIÓN
DA-1 RECURSOS HUMANOS
SERIE
DA-1.1 CONTROL DE EMPLEADOS
DA-1.2 NÓMINA
DA-1.3 GAFETES
DA-1.1 ALTAS SEGURO
DA-1.2 BAJAS SEGURO
SECCIÓN
DA-2 CONTRALORÍA
SERIE
DA-2.1 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS
SECCIÓN
DA-3 INFORMÁTICA
SERIE
DA-3.1 SISTEMAS
DA-3.2 EQUIPOS
DA-3.3 ALTAS DE EQUIPOS
DA-3.1 BAJAS DE EQUIPOS
SECCIÓN
DA-4 CORRESPONDENCIA
SERIE
DA-4.1 CONTROLES DE ENTRADA
DA-4.2 SOLICITUDES DE PRÉSTAMO
DA-4.3 FACTURAS
97
ANEXO (B). Solicitud de Préstamo Documental del Archivo Judicial Regional de
Tlalnepantla
“2009, AÑO DE JOSE MARÍA MORELOS Y PAVON, SIERVO DE LA NACIÓN”
PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO
JUZGADO _________________________ DE PRIMERA INSTANCIA,
DEL DISTRITO JUDICIAL DE TLALNEPANTLA, MÉXICO.
CAUSA PENAL: _______________
ASUNTO: SE SOLICITA CAUSA PENAL URGENTE
Tlalnepantla Estado de México, 19 de Noviembre del año 2009.
ENCARGADO DEL ARCHIVO JUDICIAL
DEL ESTADO DE MÉXICO.
Solicito a usted ordene a quien corresponda sea devuelta la causa
penal_______________________, que fuera remitida al Archivo Judicial para su resguardo,
instruida en contra de___________________, por su probable responsabilidad en la comisión del
delito ___________________________ , en agravio de ___________________________________,
misma que fue remitida para su resguardo en fecha dieciséis de noviembre del presente año,
mediante oficio ______.
Lo hago de su conocimiento para efectos legales a que haya lugar.
ATENTAMENTE
EL JUEZ DE LO PENAL DEL DISTRITO
JUDICIAL DE TLALNEPANTLA, MÉXICO
98
ANEXO (C). Guión de Entrevista
Guía de entrevista
Buenas tardes, mi nombre es Stephany Escobar Gómez, de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, me encuentro cursando el noveno semestre de la Lic.
Archivonomía, y estoy realizando una investigación sobre la preservación y conservación
de las videograbaciones inherentes al juicio oral, específicamente de la región de
Tlalnepantla, Estado de México, la finalidad de la investigación es observar la importancia
que tiene el archivo judicial respecto a la conservación aplicada a las videograbaciones, ya
que su génesis de naturaleza electrónica requiere de un tratamiento especializado, de esta
manera se podrá incursionar en la conservación de las videograbaciones y fortalecimiento
del mismo proceso penal acusatorio.
La entrevista la dirijo a usted, como abogado litigante y profesionista experta en la materia
además de ser coautora de la obra Proceso Penal Acusatorio para principiantes, en este
orden de ideas tiene la experiencia y los conocimientos que permitirán obtener datos
importantes y un avance seguro y legitimo en la investigación.
Esta entrevista es meramente escolar, sus objetivos son los de obtener conocimiento, no
tiene ningún fin lucrativo o político. Si usted gusta podemos utilizar un seudónimo ya que
se va a grabar para posteriormente hacer accesible la transcripción de la misma.
99
Inicio de la entrevista.
Entrevista a Thessy Naxhelií Jiménez Zárate, realizada por Stephany Escobar Gómez, en la
Ciudad de México, el día 9 del mes de mayo del año 2013, a las __ horas para el proyecto
de investigación: Criterios de resguardo y conservación de las videograbaciones del juicio
oral; bajo custodia del Archivo Judicial del municipio de Tlalnepantla, Estado de México.
PHO 1/1/1
Anclaje
1. ¿Me puede decir su nombre completo? Thessy Naxhelií Jiménez Zárate
2. ¿Cuándo salió a la venta el libro? Octubre de 2009
Preguntas
Proceso Penal Acusatorio
1. ¿Hace cuánto está involucrada con esta reforma penal? Desde junio de 2008,
cuando se realizó la reforma constitucional.
2. ¿A qué se debe esta reforma en materia penal? Independientemente de la exigencia
internacional por reformar el sistema penal en toda Latinoamérica, otras causas que
se suman a ello particularmente en nuestro sistema de justicia penal es que
prácticamente está obsoleto y superado, lo que da como consecuencia que la
población refleje un descontento en la forma de impartir justicia, nuestras
autoridades no respondan a las exigencias ni se encuentren debidamente capacitadas
para ello, estas circunstancias llevaron a la conclusión a algunos legisladores,
políticos e incluso al presidente de la República Felipe Calderón en ese momento, a
elaborar iniciativas a fin de implementar los juicios orales en nuestro país, partiendo
de la necesidad de una reforma penal integral, donde se respeten los derechos
humanos y vigile la garantía del debido proceso, respetando los principios
fundamentales y los tratados internacionales de los que México forma parte.
3. ¿Qué necesidades de la ciudadanía cubre este proceso penal acusatorio? La
protección y debida observancia de derechos fundamentales de las personas dentro
100
de un juicio en materia penal en nuestro país, la garantía de un debido proceso, y la
necesidad de una justicia pronta, expedita.
4. ¿Cuál es la diferencia de este proceso penal acusatorio al anterior? De manera
sustancial la diferencia es procesal, me refiero a los procedimientos para llevar a
juicio y sancionar a presuntos responsables de un hecho delictuoso.
5. ¿De qué forma se transparentará el proceso penal? La transparencia del proceso
penal en un juicio acusatorio, irá de la mano de la publicidad de los mismos y la
participación activa de la víctima u ofendido, así como de la adecuada defensa para
el probable responsable, que si bien es cierto ya se contemplaba en las leyes no se
lograba materializarla en la realidad, con ello podremos decir que tenemos acceso al
trabajo de nuestras autoridades de manera transparente y directa.
6. ¿Realmente se garantiza transparencia judicial y con esto una justicia digna? Se
garantiza la transparencia sí, las leyes nos dan las herramientas para allegarnos de la
información necesaria a fin de conocer el asunto e intervenir en ellos, la justicia
“digna” considero siempre será un tema subjetivo, sin dejar de lado la finalidad del
derecho penal la cual es sancionar a los responsables de cometer conductas ilícitas
con la mayor certeza y proximidad a la verdad histórica de los hechos.
7. ¿Crees que se cumpla el objetivo de este proceso, el cual es transparentar la
administración e impartición de justicia en México? Considero que el país tiene la
capacidad para enfrentar este enorme reto, pero siempre será un compromiso
compartido, no dudo que las reformas en cuanto a la impartición de justicia realicen
importantes cambios que nos ayuden en un futuro a transformar y mejorar el
sistema penal de forma satisfactoria.
8. ¿En las tres etapas del juicio oral hay videograbaciones? Es un solo juicio con tres
etapas, la grabación del juicio oral se inicia a partir de la primera etapa hasta llegar,
si es caso, al desahogo de pruebas.
9. ¿Cuál es la diferencia del expediente administrativo y de la videograbación? La
videograbación es una herramienta para dejar constancia de lo actuado u debatido
en la audiencia. El expediente administrativo es un conjunto de todos los papeles
correspondientes a un asunto. Se usa como las series ordenadas de las actuaciones
administrativas, en otras palabras, si se quisiera obtener algún datos de un asunto
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específico de un caso se tendría que solicitar el expediente administrativo para
poder conocerlo en su totalidad, pues no bastaría ver la videograbación de una
audiencia, para eso sirve el expediente.
10. ¿Qué ventajas y desventajas consideras que hay en este proceso penal? La principal
ventaja va implícita en el propio cambio dentro del proceso penal, me refiero al
cambio total del procedimiento al llevar a juicio a una persona, que sin duda desde
mi punto de vista éste es el punto clave de todas las ventajas para las partes en el
procedimiento, con la vigilancia de los derechos fundamentales y un debido proceso
garantizado; por otra parte las desventajas quedarían al margen de cómo hacer
funcionar dicho sistema, y no solo por parte de las autoridades si no de la población
o ambas en conjunto, en este sentido la desventaja que tendría el proceso es
precisamente el cambio de cultura para adoptar y hacer funcionar la reforma, misma
que debe darse de fondo en nuestra sociedad, y que nos representa más que
desventaja todo un reto.
Sistema de Juicio Oral
1. ¿Cuáles son los objetivos de un sistema de juicio oral? Expresamente los objetivos
del proceso penal se encuentran regulados en el artículo 20 fracción I de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el cual establece son el
esclarecimiento de los hechos, proteger al inocente, procurar que el culpable no
quede impune y que los daños causados por el delito se reparen.
2. ¿En todos los casos en donde se infrinja la ley, se aplicará el proceso penal
acusatorio y, en consecuencia el juicio oral? Siendo éste el sistema penal adoptado
en nuestro país a partir de la reforma constitucional de 2008, para todos los hechos
que constituyan delitos se aplicará el proceso penal acusatorio; ahora bien el
proceso penal acusatorio se divide en tres etapas, en las cuales el juicio oral es la
tercera etapa, cabe mencionar que una de las finalidades del proceso es resolver
eficazmente los asuntos dentro de las dos primeras etapas del proceso (etapa de
investigación y etapa intermedia), reduciendo así la posibilidad de llegar al juicio
oral, ya que no es base primordial del proceso penal acusatorio llevar todos los
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juicios a una audiencia oral, mejor dicho la oralidad de los juicios son una
característica del procedimiento.
3. ¿Qué trámites se deben hacer antes de proceder al juicio oral? Se llaman requisitos
de procedibilidad y son los mismos que tenemos en nuestro proceso penal ordinario,
la denuncia o querella.
4. ¿Cuánto dura un juicio oral? La Constitución establece que será juzgado antes de
cuatro meses si se tratare de delitos cuya pena máxima no exceda de dos años de
prisión, y antes de un año si la pena excediere de ese tiempo.
5. ¿Qué papel juega la videograbación en el proceso penal acusatorio? Principalmente
se utilizan para hacer resguardo de información vertida en juicio, lo que se pretende
es documentar las audiencias en formatos más sencillos para su uso, conservación y
archivo.
6. ¿Estás videograbaciones remplazaron por completo al expediente físico? Si bien es
cierto las videograbaciones facilitan el manejo de información, y pueden encerrar un
cumulo de acciones y diligencias que se llevan a cabo dentro del desarrollo de un
juicio oral, por las características propias que lleva implícita, también lo es que no
son suficientes cuando hablamos de sostener toda la investigación a fin de
esclarecer un hecho ilícito, es decir, las videograbaciones son herramientas para
documentar un proceso penal pero no sustenta ni soporta de manera total el
procedimiento y la investigación del mismo, tarea que realiza el llamado
“expediente” compilando de manera escrita los detalles, por lo que estos no
desaparecen únicamente se vuelven más pequeños.
7. ¿La videograbación es considerada como prueba penal o expediente judicial? Esto
dependerá de la forma en que se introduzcan a juicio las videograbaciones es decir,
si las videograbaciones apoyan a alguna de las partes se ofrecen como pruebas, pero
si solo se consultan como herramienta para documentar las audiencias forman parte
del expediente judicial.
8. ¿El juicio oral es el instrumento para la transparencia en materia de justicia? La
transparencia se logrará en conjunto, el cambio del proceso penal con todas sus
reformas funcionando de manera integral, dará como resultado la transparencia en el
enjuiciamiento a una persona y no solo eso, sino también mayor seguridad jurídica,
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así pues la responsabilidad no solo es de los “juicios orales”, sino para todo un
sistema de justicia penal en nuestro país.
9. ¿Las videograbaciones por su contenido, podríamos decir son el motor mater, por
decirlo así, del proceso penal acusatorio? Considero que las videograbaciones más
allá de ser el “motor mater” del proceso, son vehículos que nos acercan a la
percepción de los hechos a través de los sentidos, y no a modo de lectura como se
hace en el proceso ordinario, de ahí su importancia y valor.
Archivo (abogado-usuario)
1. ¿El proceso penal genera documentación o sólo genera las videograbaciones
mediante el sistema de juicio oral? Genera documentación y se conoce como
carpeta administrativa, se consigna toda la información posible referente a un caso
pero sin duplicar información, es decir, la información almacenada tanto en la
carpeta administrativa como en la videograbación es distinta pero dirigida al mismo
fin.
2. ¿El proceso penal cumple con su finalidad? Sería precipitado responder de manera
positiva a esta pregunta, sin embargo y pese a las múltiples detracciones que trae
consigo un cambio tan significativo, en un rubro tan delicado como lo es nuestro
sistema de justicia penal, podría decir que este cambio tiene como deber cumplir
con su finalidad, y que en este momento lo primordial es crear bases sólidas para
lograrlo.
3. ¿Qué aspectos cambiaría del proceso penal? Los recursos humanos.
4. ¿Ha consultado copias certificadas de las videograbaciones de un juicio oral? Si
5. ¿Considera eficiente el préstamo o consulta de estos archivos? En la práctica se
solicitan en audiencia la copia de la videograbación, y es cuestión de días para
poder recogerlas, el tiempo depende mucho de la carga de trabajo que exista, si me
preguntas si es eficiente podría decir que, más que eficiente atiende a los términos
que nos marca la ley.
6. ¿Cuál es su opinión sobre la importante conservación de estos soportes electrónicos,
las videograbaciones? Un aspecto importante de la conservación de las
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videograbaciones, es su viabilidad para trascender en el tiempo de forma sencilla y
práctica, almacenando los detalles en forma visual, lo que la convierte en una
herramienta fundamental para futuros juicios.
7. ¿Cree que la conservación es necesaria para el seguimiento del proceso penal
acusatorio? Por supuesto, las videograbaciones tienen la tarea de documentar de
forma directa el desarrollo de las audiencias, siendo esta la manera idónea para
identificar posibles violaciones al debido proceso y derechos humanos de los
procesados, no solo a través de constancias por escrito sino mediante la percepción
de la narración de los hechos por los sentidos, sin omitir detalles.
8. ¿Considera que la mala o buena conservación aplicada a las videograbaciones
impacta directa o indirectamente a dicho proceso? En el supuesto de que alguna de
las videograbaciones llegará a extraviarse o dañarse, nos estaríamos a las
constancias por escrito que existan en el expediente (que en este sistema son pocos)
dejándonos en estado de indefensión y en consecuencia impacta de manera directa
en la sustanciación del procedimiento.
9. ¿Qué piensa sobre el profesionalismo de los archivos judiciales a los que ha
acudido? Sin duda se requiere personal capacitado para ello, la mayoría del personal
que se encarga de esa labor no tienen idea de la importancia de la conservación y
manejo del material, por supuesto tampoco cuentan con las instalaciones adecuadas
y por lo tanto la organización y atención es deficiente.
10. ¿Cree que sea relevante la asistencia de un profesional en materia de archivos para
el adecuado tratamiento de los archivos judiciales? Indiscutiblemente, aquí como en
todas las áreas profesionales no se podría cuestionar la necesidad del desempeño de
un experto en su campo profesional, incluso formaría parte de la profesionalización
del personal, un punto clave para la implementación de la reforma penal.
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