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ERP SOFTLAND

Empresa proveedora de software de gestión en Chile, con más de 10.000 clientes, lo que ha llevado a esta compañía a ser líderes indiscutidos. Sus propuestas a soluciones de ERP permiten aumentar la productividad y eficiencia de los procesos involucrados en la gestión, impactando positivamente en la rentabilidad de los negocios.

Módulos, Sub-módulos y sus funcionalidades

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ERP SOFTLAND 2013

Tabla de contenido1. Introducción.....................................................................................................................................................2

3. Módulo Finanzas..............................................................................................................................................3

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS.................................................................................................................3

CLIENTES Y COBRANZAS...............................................................................................................................3

PROVEEDORES Y TESORERÍA........................................................................................................................4

PORTAL CLIENTES Y PROVEEDORES..............................................................................................................5

Desventajas del Módulo Finanzas:...............................................................................................................5

4. Módulo Comercial............................................................................................................................................6

a) INVENTARIO Y FACTURACIÓN......................................................................................................................6

b) PUNTOS DE VENTA.......................................................................................................................................7

c) AUTOSERVICIO DE VENTAS...........................................................................................................................7

d) COTIZACIONES Y NOTAS DE VENTA..............................................................................................................8

e) VENTAS MOBILE...........................................................................................................................................8

f) ORDENES DE COMPRAS................................................................................................................................9

g) E-CRM...........................................................................................................................................................9

h) STORE...........................................................................................................................................................9

Desventajas del Módulo Comercial:...........................................................................................................10

5. Módulo Operaciones......................................................................................................................................10

a) PRODUCCIÓN..............................................................................................................................................10

b) GESTIÓN DE PROYECTOS............................................................................................................................11

c) ACTIVO FIJO................................................................................................................................................12

d) HELP DESK..................................................................................................................................................12

e) MAESTRANZA.............................................................................................................................................13

Desventajas del Módulo Operaciones:.......................................................................................................13

6. Módulo Gestión de Negocios.........................................................................................................................14

a) GESTIÓN.....................................................................................................................................................14

b) GENERACIÓN DE INFORMES.......................................................................................................................15

Desventajas del Módulo Gestión de Negocios:..........................................................................................15

7. Módulo RRHH.................................................................................................................................................16

Software de Gestión Empresarial

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a) PORTAL DEL EMPLEADO.............................................................................................................................16

b) RECURSOS HUMANOS................................................................................................................................16

Desventajas del Módulo RRHH:..................................................................................................................17

8. Conclusión......................................................................................................................................................17

1. Introducción

La presente investigación se lleva a cabo con el propósito de conocer un sistema de base de datos consistente en un conjunto de productos para optimizar los procesos de negocio, por medio de sistemas de información que capturan, almacenan, procesan y distribuyen los datos e información generada por las distintas unidades administrativas , operativas y productivas de una empresa.

El objetivo principal de este trabajo, en primer lugar, es conocer básicamente los sistemas ERP y cuál ha sido globalmente su evolución hasta su situación actual. También, se espera interiorizarse en los beneficios esperados por las empresas que incorporaron el sistema en sus organizaciones, conociendo el detalle de los módulos con sus ventajas y desventajas particulares.

En resumen, el trabajo expone la estructura de desarrollo que parte con los principales beneficios de cada módulo presentado (finanzas, comercial, operaciones, G. Negocios y RRHH), también las desventajas que estos presentan y el detalle de cómo operan en cada área.

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3. Módulo Finanzas

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

Basada en una estructura de Áreas de Negocio y Centros de Costos, el software permite obtener en forma oportuna toda la información necesaria para un eficaz control y manejo de la Contabilidad y del Presupuesto de la empresa.

En este sub-módulo se pueden desarrollar las siguientes acciones:

Planes de Cuenta y Períodos Contables Paramétricos: Permite manejo de auxiliares, control de documentos, detalle de gastos, conciliación bancaria, flujo efectivo, etc. Áreas de Negocio y Centro de Costos: Permite controlar los resultados de las distintas sucursales, proyectos, etc., obteniéndose información de gestión independiente por cada una o consolidada. Multimoneda: Manejo de multimoneda y cuenta con un proceso de cálculo automático por efecto de la diferencia de cambio. Clasificación Según Normas Contables IFRS / Tributaria: Los comprobantes contables están preparados para imputar los movimientos en las distintas normas, lo que permite posteriormente obtener informes y consultas bajo la norma que se requiera. Presupuesto de Caja: Asociándolos los movimientos de entrada y salida de caja, es posible obtener en cada momento un control del presupuesto tanto del mes como acumulado. Presupuesto Operacional: Permite efectuar y controlar el presupuesto operacional y conocer en todo momento el avance del mes y acumulado. Conciliación Bancaria: A través de la captura de las cartolas magnéticas bancarias, permite efectuar de manera muy amistosa la Conciliación Bancaria. Consolidación de Empresas: Se podrán obtener los Balances y Estados de Resultados Consolidados de los Holding. Flujo Efectivo: Efectúa las clasificaciones correspondientes de los movimientos contables, obteniendo los informes de Flujo efectivo y Conciliación, así como de análisis para revisión. Control de Cuentas Corrientes: Permite manejar cuentacorrentistas.


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CLIENTES Y COBRANZAS

Permite llevar una eficiente gestión de clientes y del control de las cuentas por cobrar, efectuar cobranzas y obtener una serie de reportes con el fin de lograr una adecuada administración de los deudores.

Ficha del Cliente: Maneja datos básicos, direcciones, despacho, condiciones de venta, etc. Control de Documentos: Se pueden programar ingreso de Facturas, Letras, Pagarés, Cheques, etc., indicando sus características y si se verán o no reflejados en el Libro de Ventas. Pagos en Línea: Permite ingresar directamente los Pagos en Línea, exhibiendo en pantalla toda la deuda detallada de éstos y permitiendo al usuario seleccionar los documentos a pagar y los montos correspondientes. Contabilización Automática: Por los pagos en línea se genera automáticamente un Comprobante de Pago para el cliente y, paralelamente, un boucher contable que rebaja la deuda en el sistema de Contabilidad y Presupuestos. Generación de Letras: Esta opción permite seleccionar los documentos pendientes que van a ser documentados por medio de la Emisión de Letras. Cobranzas: Ofrece reportes detallados para los cobradores en relación a los compromisos adquiridos y las gestiones a realizar y genera automáticamente Cartas de Cobranza a los clientes. Control de las deudas: Emite Cartolas con la deuda de cada cliente y genera una serie de reportes para la gestión, como Flujos de Vencimiento, Estado de Deudas, Cartera Vencida, etc., para los periodos que se desee. Factoring: Permite efectuar la compra de documentos y controlarlos en relación a sus vencimientos y pagos. Así también entregar reportes relativos a los intereses devengados y al comportamiento de los cuenta correntistas.

PROVEEDORES Y TESORERÍA

Este punto se enfoca a la administración de Proveedores y Tesorería permite llevar un eficiente y completo control de las cuentas por pagar, emitir cheques a proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo necesario para la administración de los acreedores.


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Ficha del Proveedor: Maneja datos básicos, contactos y condiciones comerciales de cada uno de ellos. Además de un completo historial de las conversaciones y acuerdos convenidos. Control de Documentos: Como Facturas, Letras, Pagarés, Cheques, etc., indicando sus características y el libro en el cual se reflejarán (Compras o Retenciones). Escaneo de Documentos Recepción de Documentos Electrónicos: Los documentos electrónicos recibidos son capturados automáticamente, y dejados en espera de aprobación para su contabilización. Tesorería: Se ingresan las facturas de los proveedores en forma masiva, las que posteriormente son aprobadas por parte de un supervisor y se contabilizan automáticamente en el sistema de Contabilidad. Contabilización Automática: Los Documentos aprobados son contabilizados automáticamente en el sistema Contabilidad y Presupuestos, generándose los boucher correspondientes. Emisión de Cheques/Nómina: En forma masiva para el pago a los acreedores. Pago Electrónico a través de Bancos: Genera automáticamente los archivos necesarios para los pagos de Proveedores a través de los bancos de Chile, BCI, Santander Santiago y Citibank, y la contabilización de éstos en el sistema de Contabilidad y Presupuestos. Generación de Facturas de Compra: Quedan listas para ser aprobadas y contabilizadas. Control de las Deudas: Emite Cartolas con la deuda de cada proveedor, detallando los documentos con sus pagos parciales y saldos.

PORTAL CLIENTES Y PROVEEDORES

Conjunto de componentes orientados a dar una excelente atención a sus clientes y proveedores a través de consultas vía Internet, lo que se traducirá en una rápida y oportuna respuesta a las inquietudes de los usuarios con una muy buena imagen y, lo que es más atractivo, un ahorro de horas hombre orientado a dar respuestas que pueden ser automatizadas.


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Portal es un conjunto de componentes que le permitirán, en forma muy sencilla, integrar en un sitio WEB a clientes y proveedores, entregándoles información oportuna respecto a precios, pagos y estado de la cuenta corriente.

Los componentes de Portal trabajan directamente con la información actualizada de la empresa alimentada por los módulos de Inventario y Facturación, Cotizaciones y Notas de Venta, Clientes y Cobranzas, Proveedores y Tesorería

Funcionalidades del Portal para clientes: Consultar precios y disponibilidad de los productos. Generar cotizaciones en línea sin la necesidad de un vendedor al frente. Consultar el estado de su Cuenta Corriente.

Funcionalidades del Portal para Proveedores: Averiguar el estado de un pago. Consultar el estado de su Cuenta Corriente.

Desventajas del Módulo Finanzas:

La resistencia en compartir información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software y crear una mala imagen de la unión de la compañía la que puede causar, a la larga, problemas financieros y de orden interno, además, debido a la importancia de los datos que se manejan, una caída del sistema puede provocar parálisis en las organizaciones que los utilizan.

4. Módulo Comercial

a) INVENTARIO Y FACTURACIÓN

En este sub-módulo es posible llevar fácilmente un preciso control de las entradas y salidas de mercadería desde y hacia las distintas bodegas de la empresa, manejar adecuadamente los niveles de inventario y entregar toda la información para la administración de éstos.

Además, permite efectuar todos los movimientos relativos a las ventas, obteniendo las estadísticas necesarias para la toma oportuna de decisiones.


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Completa Ficha de Productos: Los Productos son creados con códigos alfanuméricos de hasta 20 caracteres, y estructurados bajo Grupos y Subgrupos. Emisión de Etiquetas de productos: Genera Etiquetas para los productos seleccionados. Múltiples Bodegas: Permite controlar el movimiento de entrada, salida y los Stock. Control de Reservas, Consignaciones y Consumos Toma de Inventario: Se capturan tomas efectuadas, se generan informes comparativos y se generan automáticamente las correspondientes Guías de Entrada y Salida por ajustes al Inventario. Ficha del Cliente Optimización de los Niveles de Stock: Control de los niveles de Stock Mínimo, Reposición y Máximo. Completo Manejo de Impuestos: Permite manejar distintos tipos de impuestos e ingresarles valores con vencimientos, para el caso que cambien en el tiempo. Listas de Precios: Permite manejar listas de precios, ofertas y promociones con fechas de vigencia. Formularios Diseñados por el Usuario: Todos los documentos, Facturas, Boletas, Notas de Crédito, etc., son configurables por el usuario. Corrección Monetaria: Corrección de los productos nacionales como los importados. Facturación Normal y Electrónica: Genera los documentos relativos a las ventas, facturar en línea y en forma Batch, grupos de Guías de Despacho, o Nota de Venta, en distintas monedas. Facturación Periódica de Convenios: Permite dejar establecidos convenios para emitir las Facturas (o Boletas) respetivas con la periodicidad que se desee, hasta la fecha de término. Contabilización Automática: Se generan automáticamente los comprobantes contables en la contabilidad, por las compras, ventas y consumos efectuados. Conexión con Puntos de Ventas: Ya sea en línea o remota para consolidarlas. Costeo de las Importaciones: Permite ingresar un factor para costear las importaciones. Captura de Documentos: Los cuales pasan a ser partes de la gestión y por lo tanto del Libro de Ventas y estadísticas pertinentes.


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b)PUNTOS DE VENTA

Softland permite integrar cada uno de los puntos de venta, a lo largo de Chile. Este software cuenta con todas las funciones necesarias para una rápida atención a los clientes, trabajando en línea con la central, o en forma remota, efectuando posteriormente la consolidación.

Administración Centralizada: En el caso de una administración Centralizada, trabaja conectado directamente con el sistema Inventario y Facturación. Administración Descentralizada: En las sucursales trabajan en forma aislada, capturando desde la Central la información de Productos, precios y otras políticas comerciales. Ficha de Productos: Completa ficha del Producto. Ficha del Cliente Listas de Precios Cajas: Se definen las Cajas con sus parámetros básicos, con el fin de agilizar las ventas. Formatos de Documentos: Los define el usuario de acuerdo a sus requerimientos. Emisión de Vales/Cotizaciones: Se pueden efectuar Cotizaciones a los clientes o Generar Vales, con toda la información de la venta. Emisión de Boletas y Facturas Guías de Entrada/Salida Consulta Stock: En el caso de una administración centralizada, se podrá consultar en todo momento el Stock disponible en las distintas sucursales y si es descentralizada, el stock hasta la última conexión con la central. Formas de Pago: Variedad de alternativas para efectuar los pagos: Efectivo, Cheque (imprimiéndolo automáticamente en impresora fiscal IBM), Tarjetas de Crédito, Tarjeta de Débito, Cuotas con intereses, aplicar una Nota de Crédito o alguna promoción que descuente valor. Control de Cajas: En cuanto a sus horarios de aperturas, cierres, ingresos, egresos y cuadraturas. Administración de las Impresoras: Permite asignarlas fijas a los PCs y/o en esquema centralizado, para optimizar su uso. Permite el uso de impresoras Fiscales y tradicionales. Control de anticipos recibidos y entrega de trabajos efectuados: Al efectuar ventas de productos que se mandan a hacer, si se requiere dejar un anticipo, éste se registra en la venta, indicándose el número del trabajo y el monto abonado.


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c) AUTOSERVICIO DE VENTAS

Diseñado principalmente para el ahorro tiempo y entregue una máxima satisfacción a los clientes en el proceso de venta.

El Autoservicio de Ventas, permite a los clientes obtener información respecto a los productos y servicios, y efectuar, de manera rápida y sencilla, su propia compra.

La Empresa podrá: Ofrecer un proceso de venta eficaz

Los Clientes podrán: Consultar fácilmente Productos y Servicios.

d)COTIZACIONES Y NOTAS DE VENTA

Creado para llevar el control de todas las cotizaciones y notas de venta de una empresa, así como un seguimiento eficiente de los Ejecutivos de Venta, en relación a su productividad y efectividad, en cuanto a Cotizaciones y Notas de Venta efectuadas.

Además, el software facilita el control del cumplimiento de lo comprometido en las ventas y responder adecuada y oportunamente a los clientes.

Ficha de Productos Ficha del Cliente Listas de Precios Cotizaciones Tipo Descuentos: Se manejan hasta 5 descuentos por producto y otros 5 a nivel global de la venta. Seguimiento de Cotizaciones: Una vez que el cliente acepta, se convierte en Nota de Venta. Notas de Venta: Pueden ser aprobadas en forma automática o requerir del visto bueno del supervisor. Captura de Notas de Venta Externas Formularios Paramétricos: El diseño es realizado por el usuario. Conexión con Inventario y Facturación Seguimiento de las Notas de Venta


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Información para la Gestión: Se cuenta con una serie de consultas e informes, así como estadísticas para control del equipo de ventas y causas de pérdida de cotizaciones.

e) VENTAS MOBILE

Aplicación diseñada para que los ejecutivos de ventas puedan atender a sus clientes en sus propias instalaciones (Exclusivo para Blackberry®).

Venta en línea: Permite registrar directamente el pedido en conjunto con el cliente, generando automáticamente las Notas de Ventas. Consultas: Permite conocer el estado de las Notas de Ventas efectuadas a un cliente, así como analizar una en particular.

f) ORDENES DE COMPRAS

Diseñada para efectuar el seguimiento de las compras realizadas, así como obtener una serie de reportes históricos relativos a volúmenes de compra por proveedor, precios, etc. para una eficaz negociación.

Ficha de Productos Convenios con Proveedores: Maneja una completa base de datos de Proveedores Requisiciones: Permite a cada Centro de Costo efectuar sus solicitudes de compra. Cotizaciones a Proveedores: Se envían solicitudes de cotización vía e-mail de acuerdo a formato que se diseñe Órdenes de Compra a Proveedores Conexión con sistema Inventario y Facturación: Si se tiene el sistema Inventario y Facturación Softland, las recepciones de productos efectuadas en las bodegas son descontadas de las órdenes de compra respectivas en forma automática, obteniéndose en todo momento el estado de avance de las Órdenes de Compra. Información para la Gestión

g)E-CRM


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Programa que se opera vía internet, cuenta con un enfoque orientado a clientes, lo que permitirá a la empresa y fuerza de ventas ir mejorando continuamente el servicio, lo que hará aumentar sus ventas y obtener mayores beneficios al identificar nuevas oportunidades de negocio, y fidelizar a un mayor número de clientes.

El Software CRM, tiene la capacidad de interactuar con Outlook y sacar más provecho a este nexo. Pero lo más importante de todo es que puede integrar la información de ventas con sus clientes. De esta manera, podrá tener un mayor control de lo que se realiza y así será más fácil evaluar posibles negocios. Permite evaluar campañas de marketing y medios de comunicación, fidelizar clientes, identificar oportunidades de negocio y mucho más.

h)STORE

Aplicación disponible para generar de una manera simple una propia tienda electrónica integrada al sistema de Ventas Softland ERP.

A través de la tienda online, sus clientes consultarán sus productos, características, precios y su disponibilidad, todo esto integrado a sus sistemas de información Softland ERP.

Funcionalidades de Store: Publicar su Catálogo de Productos. Incrementar su cartera de clientes. Responder a las consultas de precios, características y disponibilidad. Vender sin necesidad de un vendedor al frente. Personalizar los precios de acuerdo a su cliente. Y lo más importante, todo esto integrado a su página Web, con su imagen

corporativa y accediendo directamente a la base de datos de su empresa.

Desventajas del Módulo Comercial:

Muchos sistemas de inventario permanente son costosos. El costo para ese sistema es dos veces mayor.

La tecnología necesaria para hacer que el sistema funcione puede ser un mayor gasto de capital y el actualizar el sistema para nuevos cambios a la tecnología es también caro.


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Entrenar a los empleados para que utilicen apropiadamente el sistema es también otro gasto.

Los sistemas de inventario permanente con frecuencia consumen tiempo. Las actualizaciones electrónicas al libro contable general de la compañía

pueden resultar en una necesidad de reconciliaciones contables. Los contables con frecuencia gastan abundantes horas cada semana o mes para reconciliar el inventario.

Los errores persistentes también pueden causar más complicaciones. Los contadores necesitan corregir los errores y balancear el inventario contable previo al cierre de los libros de la compañía.

Reportar figuras de inventario inexactas puede detonar una auditoría, resultando en problemas potenciales para la compañía.

Otras desventajas es la posibilidad de que el sistema informático se caiga, si esto ocurre no se podrá acceder a la información almacenada en esos equipos.

Sin los medios necesarios para acceder a la información del cliente, una empresa puede ser incapaz de cumplir con los pedidos y responder a las preguntas y necesidades de los clientes.

Por lo general, este tipo de problema con el sistema de información significa que el cliente tiene que llamar o volver a la oficina después de que el problema se ha solucionado para poder abordar el tema correctamente.

5. Módulo Operaciones

a)PRODUCCIÓN

El ERP de Producción permite planificar los requerimientos de materias primas y maquinarias para cumplir con la producción estipulada, y llevar un control exhaustivo de los insumos, tiempos involucrados y costos, obteniendo las desviaciones respecto a lo presupuestado.

Características de los Insumos y Productos de Fabricación: Estos son creados con códigos alfanuméricos de hasta 20 caracteres, y estructurados bajo Grupos y Subgrupos. Recetas: Se podrán crear distintas recetas por cada producto a fabricar. Procesos: Los procesos de la producción, tienen asociados máquinas y mano de obra, documentos descriptivos, estándares de tiempo y producción para planificación y costeo.


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Máquinas: Las máquinas que participan en el proceso productivo, tienen asociados elementos de costos con sus consumos. Elementos de Costos: Se podrán definir todos los elementos de costos necesarios. Mano de Obra Calificada: Se manejan distintos tipos de mano de obra, con su unidad de medida para el costo. Órdenes de Fabricación: Las Órdenes de Fabricación pueden ser solicitadas por Clientes o internamente y se asocian a un Área de Negocios y/o Centro de Costos. Emisión de Etiquetas de Fabricación: Genera Etiquetas para los productos seleccionados, con las características que se indican, permitiendo distintos formatos de impresión que requieran los usuarios. Conexión con Sistemas de Inventario y Contabilidad: Los productos en proceso son contabilizados directamente en Contabilidad, en base a los avances ingresados de cada proceso. Seguimiento y Control de la Producción: Se conocerá en cualquier momento el estado en que se encuentra una orden de Fabricación.

b)GESTIÓN DE PROYECTOS

El programa de Gestión de Proyectos permite controlar en todo momento el status de los proyectos de la empresa, entregando información global y detallada de los recursos y tiempos involucrados para un seguimiento eficiente, con el fin de lograr los objetivos propuestos.

Generación de nuevos Proyectos: Cada proyecto tiene su fecha de inicio y término global, y se le pueden asociar distintos documentos de interés y observaciones. Organización y Planificación del proyecto: Los proyectos son divididos en Ordenes de Trabajo. Planificación de actividades del personal: Los respectivos jefes planifican la semana de actividades de cada empleado. Ingreso de actividades: Registro de actividades diarias y el % de avance de cada una. Control de avance / seguimiento de Proyectos: Horas presupuestadas con las reales invertidas, el % de avance, los días de atraso, etc., Análisis de Horas invertidas por Proyecto: Permite controlar en detalle las horas reales invertidas en un proyecto


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Control del uso de los Recursos Humanos: Permite controlar en detalle los recursos utilizados en los distintos proyectos Traspaso de los proyectos a Excel y Project: Los proyectos son enviados a Excel y Proyect, con el detalle de sus Órdenes de Trabajo y actividades, donde se detallan los tiempos presupuestados, los tiempos invertidos, las fechas y % de avance.

c) ACTIVO FIJO

Con el Sistema de control de Activos Fijos, es posible llevar un exhaustivo control de los bienes, controlando las ubicaciones en que se encuentran, los responsables a cargo, las readecuaciones y mantenciones efectuadas, las revalorizaciones, depreciaciones y valor libro.

Además, efectúa automáticamente la contabilización en el sistema de Contabilidad y Presupuestos.

Ficha del Activo Estructura de Ubicaciones: Permite hasta 5 niveles de jerarquía para las ubicaciones de los activos Funciones paramétricas para cálculos: Cada empresa define, de acuerdo a sus requerimientos, el tipo de Depreciación a utilizar (lineal o acumulada Traslado de los Activos: Permite efectuar traslados de Activos en forma individual o masiva, llevando un control exhaustivo de los movimientos. Toma de Inventario: Se pueden capturar archivos con una toma de inventario global o de una cierta ubicación. Crédito de Adquisición: Calcula el crédito de adquisición y permite aplicarlo considerando las rebajas pertinentes en los cálculos y contabilizaciones. Readecuaciones: Permite llevar un control de las readecuaciones efectuadas al Activo. Mantenciones: Permite planificar las distintas mantenciones de los activos. Apoyo a la Gestión: Se puede consultar por el valor de un Activo a una cierta fecha, el de un grupo de ellos, el valor de todos los Activos pertenecientes a una ubicación específica, o Centro de Costo, etc. Contabilización Automática: Se efectúan directamente las contabilizaciones de las nuevas adquisiciones, así como los cálculos de revalorizaciones y depreciaciones de los períodos que se indiquen.

d)HELP DESK


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Es una herramienta que facilita mantener un completo control de la mesa de ayuda, con el seguimiento de las conversaciones sostenidas, los compromisos pendientes, el control de las garantías y contratos.

Además, Help Desk, está diseñado para ofrecer y apoyar cada gestión mediante una serie de informes y estadísticas que permitirán administrar de forma eficiente sus recursos.

Atención a Clientes: Esta pantalla cuenta con toda la información referente al cliente, si tiene Garantía o Contrato, saldo de la Cuenta Corriente, productos adquiridos, situaciones pendientes, etc., Seguimiento de Conversaciones: Seguimiento de las conversaciones que se han tenido, desde que se originó la llamada inicial con la situación planteada, la solución dada, los compromisos pendientes, etc. Generación de un Help Desk a través de Internet: Permite a los analistas de terreno que estén dando soporte a un cliente, generar nuevos Help Desk o informar estados de avance de uno existente. Base de Conocimiento: En base a tópicos creados por cada empresa. Contratos/Garantías: Se pueden crear distintos tipos de Contratos o Garantías, según las políticas comerciales de la empresa. Conexión con Sistemas Softland: Se tiene acceso a la información comercial del cliente, respecto a Cotizaciones efectuadas, Facturaciones, productos adquiridos, estado de Cuenta Corriente, etc. Salidas a Terreno: Se permite generar un formulario de “Salida a Terreno”, el cual es diseñable por el usuario, y una vez efectuada la visita, se ingresa la información relativa al trabajo efectuado en terreno. Información para la gestión: Permite clasificar conceptos como “Tipos de compromisos”, “Prioridades”, “Estados de un Help Desk”, “Tipos de Contrato/Garantía” y “Tópicos”, obteniéndose la información orientada a estas clasificaciones.

e) MAESTRANZA

Una forma sencilla y eficaz de generar los Presupuestos y Gestionar las Órdenes de Trabajo.

En base a la experiencia, podrá ir capitalizando una gran Base de datos con sus propias "Tareas" y "Recetas Unitarias", lo que permitirá efectuar


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presupuestos rápidamente y llevar un adecuado control de las Órdenes de Trabajo.

Generación de Presupuestos: De una manera muy se arma el "Itemizado" del Presupuesto. Cotizaciones: Las cotizaciones a clientes se generan automáticamente desde los "Presupuestos", y se les envían vía email. Gestión de Órdenes de Trabajo: Las Órdenes de Trabajo son generadas automáticamente, una vez aprobadas las cotizaciones, y se comienza a controlar la utilización de recursos en ellas. Planificación de Recursos para las OT: Se informan los requerimientos de Materiales, Mano Obra, Máquinas y otros, de acuerdo a lo indicado en el presupuesto. Control del Presupuesto: Se informa para cada uno de sus Ítems, el % de avance real apreciado, el detalle de los insumos presupuestados y los realmente consumidos.

Desventajas del Módulo Operaciones:

No es un sistema autónomo, por lo que depende en gran manera de la correcta organización de la empresa y sobre todo de su gerencia.

El sistema asume que cada línea tienen capacidad infinita, y esto genera problemas cuando los niveles de producción están o en el límite o por encima de la capacidad disponible.

Otorgar soporte técnico en diferentes campos tales como hardware, redes, tareas del usuario, manejo de equipos, puede provocar una demora en la solución puesto que la solución se torna lenta.

Una desventaja del cálculo de costos de la orden de trabajo es que los empleados están obligados a rastrear todos los materiales y mano de obra utilizados durante el trabajo. El proceso de cálculo de costos simplifica el mantenimiento de registros basándose en cálculos estadísticos en lugar de los insumos reales

6. Módulo Gestión de Negocios

a)GESTIÓN


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Permite administrar y gestionar todos los aspectos de una empresa desde cualquier lugar que se encuentre conectado a internet. Este moderno software pone en sus manos los resultados de la gestión efectuada en todas las áreas de la empresa.

Ventas: Comportamiento de las ventas Márgenes de Ventas Presupuesto de Ventas Rentabilización del Inventario en las Bodegas

Finanzas: Resultados Análisis de Saldos Control Presupuestario Flujo de Caja Stock

Clientes: Se cuenta con toda la Información de éstos en línea. Cubos Olap: Permite un exhaustivo análisis del Presupuesto Operacional, del Estado de Resultado y de las Ventas. Consultas Paramétricas: El usuario podrá crear consultas en Excel a la base de datos. Activación de Alarmas: Las alarmas son definidas por los usuarios. Informes: En esta opción se presentan todos los reportes generados a través del sistema “Generador de Informes”. Seguridad: Cuenta con un completo módulo de seguridad en base a permisos por perfiles y/o usuarios, asignando autorizaciones para cada opción. POCKET PC: Al tener instalado el sistema de Gestión en su empresa, a través de Internet, con la Pocket PC podrá consultar en todo momento como va el resultado de la Empresa.

b)GENERACIÓN DE INFORMES

Es una poderosa herramienta diseñada para cumplir con las cambiantes necesidades de información que requieren las empresas exitosas en el mundo de los negocios.


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La generación de informes está especialmente desarrollada para usuarios finales, con una interfaz amistosa, lo que permite en poco tiempo diseñar reportes obteniendo la información organizada de acuerdo a lo requerido.

Creación de Informes: Interfaz amistosa e intuitiva Plantilla de trabajo Manejo de Datos Poderoso Sistema de Cálculo de Totales

Formatos de Informes: Reportes jerárquicos Reportes Side by Side Reportes multicolumnas Reportes con agrupamiento Gráficos Vista previa de los Informes Exportación de Informes Código del Informe Integración con Gestión Softland ERP

Desventajas del Módulo Gestión de Negocios:

Factor económico: la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.

Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor, si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable.

Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación.

Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información

7. Módulo RRHH


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a)PORTAL DEL EMPLEADO

Aplicación que está orientada al autoservicio, personalización y flexibilidad, siendo estas, partes de sus múltiples ventajas.

Este programa de RR.HH., se caracteriza por ser una herramienta que permitirá a los empleados optimizar sus labores al facilitarles el acceso a la información en el momento y lugar adecuado.

La empresa podrá poner a disposición de los empleados todos los documentos de interés relacionados con los recursos humanos de la organización, como Organigrama, Reglamento, Convenios, etc., así como enviar constantemente mensajes con información del momento.

Actualizar su información personal Imprimir Liquidaciones de Renta Solicitar Vacaciones e Imprimir la Ficha Imprimir Certificados de Renta Imprimir Certificados de Antigüedad Consultar la situación de sus Préstamos Ver su hoja de Control de Asistencia Consultar por sus Licencias Médicas Solicitar Anticipos Ver sus Evaluaciones, Capacitaciones, etc.

b)RECURSOS HUMANOS

Orientado al manejo y administración del personal, tanto en lo relativo al pago de remuneraciones y leyes sociales, como al control de préstamos, vacaciones y control de asistencia, entre otros.

Este programa, además, permite realizar un trabajo en línea con las sucursales o descentralizado con consolidación posterior.

Completa Ficha del personal Modelo de Cálculo Paramétrico Contratos y Finiquitos Evaluación de Desempeño Atributos de los Empleados


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Cuentas Corrientes del Personal Manejo de Tratos Licencias Médicas Control de Asistencia Distintas Formas de Pago al Personal Pagos Electrónicos Planificación y Control de Vacaciones Rentas Accesorias: Para entregar Bonos u otras Rentas Accesorias Certificados de Rentas y Declaraciones Juradas Conexión al Sistema Contabilidad y Presupuestos Trabajo Remoto con Sucursales u Obras

Desventajas del Módulo RRHH:

Las desventajas del sistema de Información en el Área de Recursos Humanos se centran principalmente en que los datos o informaciones estén incompletos, ya que cada área maneja requerimientos diferentes en cuanto a los horarios de ingreso y de salida. En este sentido, es poco flexible y no se pueden integrar a otros sistemas informáticos que maneje la empresa.

8. Conclusión

Con este trabajo, se ha logrado realizar un repaso de los factores críticos de cada modulo presentado y en los alcances de la implementación de este sistema.

Por otro lado, permitió tener en conocimiento desde el punto de vista de las empresa “clientes”, los principales puntos o factores para decidir la conveniencia de adquirir estos productos y analizar qué productos del mercado de adaptan mejor a las necesidades propias de su negocio.

La investigación permitió darnos cuenta de que los ERP se han dado a conocer de manera más amplia en los últimos tiempos, por ofrecer múltiples funcionalidades que les dan ventajas de ahorro de costos y una adaptación mejor para cubrir las necesidades de las organizaciones en cuanto a procedimiento y requisitos.

Para finalizar, se concluye la importancia de tener en consideración los módulos que presentamos, con sus ventajas y desventajas, ya que esto y la capacidad organizativa de cada empresa, son lo que determinará la barrera entre el éxito y el fracaso de cualquier tipo de implementación, debido a que en mayor o menor medida todos estos módulos son de vital importancia y ayudarán a cumplir las expectativas creadas a la hora implantar el ERP de Softland.


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