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Entorno de trabajo de Project

1. LA CINTA DE OPCIONES

ntes de empezar a estudiar los temas relacionados con la

administración de proyectos, debemos conocer el entorno en

el que vamos a trabajar, es decir, el aspecto y funcionamiento de

Microsoft Project.

Microsoft Project presenta una interfaz parecida a la de las

aplicaciones de Office tan populares como Word o Excel. Aunque

actualmente Project no forma parte de ninguna edición de Office, ya que

debe ser adquirido por separado, se trata de una aplicación muy

relacionada con esta suite informática. De hecho, podrá iniciar esta

aplicación desde la carpeta Microsoft Office del menú Inicio de

Windows.

La relación de Project con Office queda patente cuando

comprobamos que Project incluye la Cinta de opciones en la parte

superior de la ventana.

La Cinta de opciones está compuesta por distintas fichas o

pestañas, organizadas según lo que se necesite hacer en cada momento.

Cada una de esas fichas presenta una serie de grupos, que a su

vez, incluyen los comandos más utilizados. De esta forma es más

sencillo encontrar lo que necesitamos, sin necesidad de "bucear" por los

distintos menús o barras de herramientas.

Por ejemplo, en la figura siguiente puede ver que está seleccionada

la ficha Tarea, donde encontramos varios grupos.

A


2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Los grupos que podemos encontrar en esta ficha son: Ver,

Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades

y Edición. Puede comprobarlo gracias al nombre que aparece en la

parte inferior de cada grupo.

Dentro de los grupos encontramos los distintos comandos a

utilizar. Por ejemplo, en el grupo Fuente aparece una lista para

establecer el tipo de letra que queremos utilizar, los botones para aplicar

negrita, cursiva o subrayado, etc.

Además, en ocasiones encontramos este icono junto al nombre

de un grupo de comandos. Si pulsamos en él, accederemos a un cuadro

de diálogo con más opciones. Fíjese en lo que ocurre si lo hacemos con

el grupo Fuente.

Es importante entender esta distribución, ya que cuando se indique

que tiene que ejecutar un determinado comando, se hará estableciendo

su ubicación en la Cinta de opciones.

Por ejemplo, si necesitamos acceder a las "propiedades del

proyecto", indicaremos:

1. Pulse en la ficha Proyecto de la Cinta de opciones.

2. En el grupo Propiedades, pulse en Información del

proyecto.

En Microsoft

Project 2010

es la primera

vez que

aparece esta

cinta,

sustituyendo a

las barras de

menús y de

herramientas

que se

utilizaban en

las versiones

anteriores.



Es posible minimizar la Cinta de opciones para disponer de más

espacio en la ventana de Project. Para ello, se utiliza el botón que

aparece en la esquina superior derecha.

Al utilizar este botón, solo se muestra el nombre de cada una de las

fichas. Si pulsa en una de ellas, se desplegará para acceder a los

distintos grupos y comandos.

Cuando esté minimizada la Cinta de opciones, puede pulsar en este

otro botón para mostrarla como aparece al principio.

Por otra parte, se puede utilizar el teclado para acceder a los

comandos de las distintas fichas en lo que se conoce como "sugerencias

de teclas". Para ello, pulse la tecla Alt y Project mostrará dichas

sugerencias.

Por ejemplo, en la figura anterior vemos que para acceder a la ficha

Recurso, podemos utilizar la tecla U. Si la pulsamos…

…se nos mostrarán las sugerencias de teclas para acceder a los

distintos comandos de esta ficha. Por ejemplo, para acceder al comando

Asignar recursos del grupo Asignaciones, simplemente pulsaríamos la

tecla G.

Si está acostumbrado a trabajar con alguna versión anterior de

Project, seguramente le costará un poco adaptarse a la nueva

distribución de comandos mediante la Cinta de opciones.

No se preocupe por ello, ya que comprobará, en muy poco tiempo,

que esta distribución es mucho más intuitiva.

2. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

ontinuamos describiendo otros elementos de la interfaz de

usuario de Project. C

Si quiere

ocultar las

sugerencias

de teclas,

pulse de

nuevo Alt.



La primera ficha que encontramos en la Cinta de opciones es

Archivo, que aparece con un color distinto al resto (en este caso es el

color verde).

Esta ficha sustituye en gran medida al menú Archivo tradicional

de las aplicaciones de Office, donde encontramos los comandos

habituales para el trabajo con los archivos.

La ficha Archivo nos permite acceder a lo que se conoce como la

vista Backstage. A través de esta vista puede crear un proyecto nuevo,

abrir uno existente, guardar los cambios, etc.

La vista Backstage está dividida en dos secciones: en el panel de

la izquierda se muestran las tareas que se pueden realizar con el archivo

del proyecto; mientras que en el panel de la derecha aparecen las

opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda.

Así pues, en el apartado Reciente encontrará los proyectos que ha

abierto últimamente. Es una forma rápida de abrir uno de esos proyectos

sin necesidad de acceder a su ubicación.

Desde el apartado Nuevo podemos encontrar las opciones

disponibles a la hora de crear un proyecto, ya sea en blanco o utilizando

algunas de las plantillas de Office.com.

Normalmente utilizará los comandos Guardar y Guardar como,

pero si requiere de algo más, puede encontrarlo en el apartado Guardar

y enviar de esta vista. Por ejemplo, puede enviar un proyecto mediante

correo electrónico (como archivo adjunto) o convertirlo en un archivo

PDF.

La ficha

Archivo se

muestra

resaltada con

un color

distinto en

cada

aplicación de

Microsoft

Office.



La vista Backstage también permite acceder a la ayuda de la

aplicación o a las opciones para personalizar Project en función de

nuestras preferencias.

Las opciones de configuración de Project aparecen en este cuadro

de diálogo divididas en varias categorías.

Como bien se indica, en la categoría General tenemos opciones

generales, por lo que los cambios efectuados aquí afectarán a todos los

proyectos que se creen a partir de ese momento.

Por ejemplo, tenemos la posibilidad de establecer el formato de las

fechas; en la categoría Mostrar podremos establecer el tipo de

calendario, el símbolo de moneda a aplicar, el número de decimales, etc.

Mientras que en la categoría Programación encontramos una de

las grandes novedades de Project 2010, que es la posibilidad de crear

tareas programadas manualmente, es decir, que seremos nosotros los

que estableceremos la fecha de inicio o fin de dichas tareas.

Aunque esto puede ser adecuado para ciertas tareas (sobre todo en

la fase inicial del proyecto, cuando no se conoce con seguridad muchas

fechas), normalmente preferirá utilizar el motor de cálculo de Project

para planificar las fechas de las tareas en función de otros detalles.

Pues bien, la configuración inicial de Project establece las nuevas

tareas como programadas manualmente, pero es muy sencillo cambiar

este detalle aquí a través de la opción Nuevas tareas creadas. Además,

puede indicarlo para este proyecto o para todos los proyectos nuevos.

Si cambia una

opción sin

tener ningún

proyecto

abierto,

entonces se

establecerá

para todos los

proyectos

nuevos.



Aunque la mayoría de los valores que aparecen por defecto son los

más adecuados, volveremos a este cuadro de diálogo siempre que lo

necesitemos.

Finalmente, cabe destacar la barra de

herramientas de Acceso rápido, situada en la esquina

superior izquierda de la ventana de Project, que

inicialmente tiene este aspecto.

En esta barra aparecen los comandos que se utilizan con más

frecuencia, como el botón para Guardar el proyecto o los botones para

deshacer o rehacer alguna acción.

Lo interesante de esta barra es que podemos añadir otros botones o

comandos para acceder a ellos rápidamente. Para ello, debe utilizar el

menú que aparece al pulsar en este otro botón .

Mediante este menú se pueden añadir otros comandos

directamente, como el comando Abrir; o elegir la opción Más

comandos si no aparece el comando deseado.

En este último caso, accederemos a un nuevo cuadro de diálogo

donde los comandos aparecen ordenados alfabéticamente para que sea

fácil encontrar aquel que se desea añadir.

Además, también podemos cambiar la posición de los botones en

la barra.

Si lo que desea es eliminar alguno de esos botones, utilice el

comando Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido del

menú contextual de dicho botón.



Otra forma de añadir comandos de la Cinta de opciones en la

barra de Acceso rápido es pulsar con el botón derecho del

ratón en el comando deseado y elegir la opción Agregar a la

barra de herramientas de acceso rápido.

A medida que trabaje con Project, todo esto lo hará con mayor

facilidad.

3. LAS VISTAS

roject permite mostrar la información del proyecto desde

distintos puntos de vista, de forma que obtenemos lo que

necesitamos en cada momento.

Ahora vamos a ver rápidamente algunas de las vistas más

importantes de Project, para lo que utilizaremos un proyecto antiguo, en

el que se ha introducido información.

La vista predeterminada de Project es el Diagrama de Gantt, que

es la que puede ver en la página siguiente.

En la parte izquierda de esta vista encontramos la lista de tareas del

proyecto; y, en la parte derecha, su representación gráfica, donde

podemos ver las tareas a lo largo de la programación temporal y sus

dependencias o prelaciones.

P



Puede cambiar de vista a través del

botón del grupo Ver de la ficha

Tarea o de la ficha Vista. Pulsando

en dicho botón, accederá a un menú

con la lista de vistas disponibles:

La vista Calendario para

mostrar las tareas

programadas en una semana o

un intervalo de semanas

concreto.

La vista Diagrama de red da

una idea del flujo de tareas

que representa la

programación. Así, podemos

ver la secuencia de dichas

tareas, mostrando las

dependencias que existen

entre ellas.

En la esquina inferior derecha de la ventana de Project aparece un

controlador de zoom, que permite ampliar o reducir la vista que está

viendo en ese momento.



Puede deslizar el controlador hacia la izquierda para reducir la

vista, o hacia la derecha par ampliarla.

En la vista Gantt de seguimiento se muestra la misma

información que teníamos en la vista Diagrama de Gantt, pero

complementada con la información de seguimiento que se ha

introducido hasta ese momento.

Así pues, podremos ver el porcentaje de realización de las tareas e

incluso las fechas de los hitos o momentos importantes del

proyecto.

La vista Hoja de recursos es otra vista importante. En ella

aparecen los recursos definidos en el proyecto: personas que

trabajan en él, materiales utilizados, etc.



A través del Gráfico de recursos podrá conocer durante cuánto

tiempo están siendo utilizados los recursos y si hay alguna

sobreasignación; es decir, cuando se utiliza un recurso por

encima de su capacidad.

Las vistas que aparecen a través del botón del grupo Ver son las

más utilizadas. Sin embargo, Project viene con muchas más vistas, a las

que podrá acceder si elige Más vistas en el mismo menú del botón.

Adicionalmente, puede mostrar la Barra de vistas en la parte

izquierda de la ventana. Para ello, haga clic con el botón derecho del

ratón en el nombre de la vista actual y elija Barra de vistas en el menú

que aparece.

En la figura de la página siguiente puede ver el aspecto de esta

nueva barra, que facilita el acceso a las distintas vistas disponibles. Así

pues, lo único que tendrá que hacer es pulsar en el botón

correspondiente.



A lo largo del curso iremos utilizando las distintas vistas de

Project, pero siempre con el propósito de obtener la información que

necesitemos en cada momento.

4. LA ESCALA TEMPORAL

n muchas de las vistas de Project nos encontraremos con la

escala temporal, que muestra las fechas exactas en las que se

realiza la programación.

E



Por defecto, la escala temporal se divide en dos

secciones. En la parte superior vemos períodos

semanales del mes al que se refiere la programación y

en la parte inferior encontraremos los días de cada una

de esas semanas.

Podemos modificar esta organización a través del comando Escala

temporal de su menú contextual.

Como puede ver, este cuadro de diálogo se divide en cuatro fichas:

las tres primeras representan los distintos niveles de la escala temporal,

mientras que la última permite aplicar el formato específico a los días

que están marcados como no laborables en el calendario del proyecto.

Por ejemplo, vemos que en el nivel intermedio de la escala

temporal se muestran las semanas, pero podríamos mostrar los meses si

lo indicamos así en el campo Unidades.



Con el campo Contador podremos indicar cada cuántas unidades

se muestra en la escala. Por ejemplo, si tenemos como unidades de la

escala a los meses y especificamos un contador de 2, entonces la escala

mostrará cada dos meses del año de programación.

Por defecto, el nivel superior no se muestra en la escala temporal,

ya que se asume que es suficiente con los niveles intermedio e inferior.

Podemos cambiar esto a través de la lista Mostrar. Obsérvelo en la

figura siguiente.

Ahora podremos especificar qué intervalos de tiempo se mostrarán

en el nivel superior de la escala. Como puede ver, se ha seleccionado el

intervalo de los meses.

También puede mostrar la escala temporal con separadores de

escalas o sin ellos.



Finalmente, en la ficha Período no laborable podremos indicar el

formato de los períodos no laborables. Inicialmente, se muestran en el

Diagrama de Gantt como barras verticales de color gris.

Relacionado con esto, podemos mostrar la llamada Escala de

tiempo, que es un elemento nuevo de Project 2010. Aparece por defecto

para los nuevos proyectos, aunque para los antiguos, tendrá que activar

la opción en la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles.

La utilidad que se le da a la Escala de tiempo es informativa, es

decir, sirve para comprobar la evolución o progreso de las tareas que

queremos controlar de una forma más concreta.

Así pues, podremos añadir una tarea en la Escala de tiempo y

comprobar si se ejecuta tal como estaba programada.

Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra

correspondiente a la tarea y elija Agregar a escala de tiempo.



Se puede utilizar la Escala de tiempo para comunicar el estado del

proyecto, ya que es fácil copiarla y pegarla en otros documentos de

Office (o incluso en un mensaje de correo electrónico).

5. EL SISTEMA DE AYUDA

inalizamos la presentación del entorno de trabajo de Project

estudiando su sistema de ayuda.

Project viene con un completo conjunto de páginas de ayuda que le

proporciona información acerca de la labor que esté realizando y no

sabe completar o de cualquier asunto de la aplicación de su interés.

Para ello, debe pulsar en el botón Ayuda situado en la esquina

superior derecha de la ventana o bien utilizar la tecla F1.

En la página inicial de la ayuda aparece una serie de temas en

forma de enlaces que dan acceso a información básica sobre el uso de la

aplicación e incluso también sobre la administración de proyectos en

general.

A medida que pulsa en uno de esos temas, accederá a ayuda

adicional.

F



Esta es una buena forma de obtener una visión general sobre el uso

de la aplicación, ya que la ayuda está estructurada de forma que da

respuesta a las preguntas más frecuentes.

Por ejemplo, si usted es un usuario que ha trabajado en una versión

anterior de Project, tal vez le resulte difícil encontrar algún comando

que utilizaba frecuentemente, en la nueva interfaz de Project.

Pues bien, si pulsa en Introducción a Project y después en Guías

interactivas de asignación de comandos, accederá a una nueva página

de ayuda donde dispone del enlace Iniciar la guía de Project.

Utilice dicho enlace y accederá a una guía interactiva en la que

puede indicar el comando que está buscando de una versión anterior de

Project y se le mostrará dónde se encuentra en la interfaz de usuario de

Project 2010.

Por otra parte, puede obtener el listado de todos los temas de la

ayuda mediante el botón Tabla de contenido de la barra de

herramientas de la ventana principal de la ayuda.

Esta es la forma clásica de la ayuda de las aplicaciones Office. Así

pues, encontramos que cada tema de ayuda queda representado como un

libro, que, a su vez, puede contener otros subtemas o ayuda inmediata.



Pero la forma más rápida de obtener información de la ayuda es

realizar una pregunta directamente en el campo de búsqueda de la parte

superior de la ventana.

El resultado de la búsqueda se muestra en el panel de la derecha,

donde encontramos enlaces a cada una de las páginas de ayuda

relacionadas con la consulta que ha realizado.

Cuando encuentra los pasos concretos para realizar una tarea, es

útil disponer de la ayuda visible en pantalla, aunque volvamos a la

ventana de Project.



Esto ocurre por defecto, ya que el último botón de la barra de

herramientas está activado como Mantener visible . Si pulsa en

dicho botón, entonces cambia a este otro icono , por lo que la ventana

de ayuda actúa como cualquier otra, es decir, que no se muestra siempre

por encima.

Finalmente, el resto de botones de esta barra de herramientas son

los botones habituales para navegar por el contenido de la ayuda,

imprimirla o cambiar el tamaño de la letra.

Además, por defecto se utiliza la ayuda en línea, es decir, la

disponible en el sitio web Office.com. Esta normalmente es la mejor

opción, ya que accedemos a toda la ayuda disponible y actualizada.

Sin embargo, se requiere de una conexión a Internet. Si no es así,

se puede acceder a la ayuda instalada en el equipo.

Para ello, indíquelo en la

parte inferior derecha de la

ventana, donde pone Conectado

a Office.com. Aquí puede elegir

entre acceder al contenido

almacenado en el equipo o el

contenido online disponible en

Office.com.

Adicionalmente, durante el trabajo con la aplicación encontrará

que algunas opciones presentan un icono como este . Esto quiere decir

que si mantiene el puntero del ratón encima del icono, obtendrá

información adicional sobre la opción correspondiente.

Y si no encuentra la información necesaria, puede acudir al sitio

web Microsoft Answers (http://answers.microsoft.com), donde otras

personas que utilizan Project pueden plantear y resolver dudas.

En este sitio web puede encontrar lo que está buscando y cuya

información no ha podido obtener de la ayuda del producto. Además,

puede publicar sus propias preguntas.

Seguro que puede obtener ayuda de alguna persona que está o ha

estado en su misma situación; o ayudar a otra que tiene un problema

para el que conoce la solución.

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