los recursos humanos y su contribución a la gestión de...

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Los recursos humanos y su contribución a la gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN

ara alcanzar los objetivos que se marcan en su inicio, la

gestión de proyectos se apoya en procesos probados y

repetibles así como en técnicas que permiten alcanzar el éxito.

Para manejar adecuadamente los proyectos, nos vamos a servir de

diferentes áreas dentro de la empresa, como las áreas de la dirección

para realizar la planificación estratégica y el área de gestión de los

recursos humanos, entre otros aspectos necesarios que se deben aplicar

para conseguir nuestros objetivos.

Se le concede especial atención a los RRHH, que se consideran

como parte de la estrategia principal, convirtiéndose de hecho en un

recurso estratégico para lograr una ventaja competitiva en el mundo

actual.

En la gestión de proyectos se considera el capital humano como la

herramienta más importante para que los directivos logren una gestión

de proyectos acorde con los objetivos de la organización. Se utilizarán

nuevos enfoques y teorías de la dirección que perfeccionen y amplíen el

alcance del capital humano en las organizaciones.

De este modo, la gestión de los recursos humanos del proyecto

incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El

equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les

ha asignado roles y responsabilidades a cumplir en el desarrollo del

proyecto.

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La gestión de los RRHH debe cubrir todo el ciclo de vida del

empleado, desde la definición del puesto de trabajo y confección de

organigramas, hasta la selección, formación, evaluación y retribución de

los empleados y la gestión de riesgos laborales, con tal de conseguir

cumplir con los objetivos de la organización en referencia al proyecto.

Los procesos de la gestión de RRHH del proyecto son procesos

que interactúan entre sí y también con procesos de otras áreas. En cada

uno de esos procesos pueden trabajar una o más personas o grupos de

personas. Además, cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en

cada proyecto y se realiza en una o más fases del proyecto.

Todos los procesos administrativos y de gestión de los recursos

humanos deben estar perfectamente relacionados e integrados entre sí,

evitando duplicidades de información, optimizando con ello la

eficiencia de los circuitos administrativos. Estos procesos son:

1. Planificación de los recursos humanos. Se van a determinar

los roles del proyecto (para personas dentro o fuera de la organización),

las responsabilidades y las relaciones de informe. Además se va a crear

el plan de gestión del personal el cual puede incluir cómo y cuándo se

adquieren los miembros del equipo.

2. Adquirir el equipo del proyecto. En este proceso se obtienen

los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. El equipo

de dirección del proyecto puede o no tener control sobre los miembros

que se han contratado.

3. Desarrollar el equipo del proyecto. Este proceso sirve para

mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo

con el fin de mejorar el rendimiento del proyecto. Tiene como objetivos:

Mejorar las habilidades de los miembros del equipo para que

aumenten la capacidad de completar sus actividades.

Mejorar el trabajo en equipo, aumentando la confianza y unión

entre sus miembros.

4. Gestionar el equipo del proyecto. Consiste en hacer un

seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo para mejorar el

rendimiento del proyecto. Este proceso está encaminado a:

Observar el comportamiento del equipo.

Gestionar los conflictos.

Resolver las polémicas.

Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo.



2. MATRIZ DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

a matriz de recursos humanos del proyecto es una

herramienta que nos permite desarrollar el plan de recursos

humanos, obtener el equipo humano que formará parte del proyecto

y desarrollar y dirigir el equipo del proyecto.

La elaboración de la matriz de RRHH es el proceso por el cual se

identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las

responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de

comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.

Las claves para la elaboración de la Matriz de RRHH son las

siguientes:

Identificar los recursos humanos que tienen las habilidades que

requiere el proyecto.

Roles y responsabilidades dentro del proyecto.

Organigramas del proyecto.

Plan de dirección del personal.

Cronograma de adquisición y liberación del personal en cuanto a

la ejecución del proyecto.

Los elementos que vamos a incluir en la elaboración del Plan de

RRHH a partir del cual podremos elaborar dicha matriz serán los

siguientes:

Roles y responsabilidades: dentro del proyecto es donde se van a

definir los roles que ocupa cada una de las personas de la

organización, las responsabilidades que tendrán en su ejecución y

las competencias que deben de desarrollar para conseguir los

objetivos previstos.

Organigrama del proyecto: es donde se van a definir los

miembros del equipo y sus relaciones de comunicación tanto a

nivel jerárquico como matricial.

El plan de dirección del personal: es donde se van a especificar

cómo y cuándo se aplicarán los requisitos de los RRHH, la

adquisición y liberación del personal, el calendario de recursos, la

identificación de las necesidades de capacitación, las estrategias

para fomentar el trabajo en equipo, el plan de reconocimiento y

recompensas y el cumplimiento de normativas y leyes laborales.

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Después de elaborar el plan de RRHH, el siguiente paso será

adquirir el equipo de proyecto. Se trata de un proceso para confirmar

los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para

completar las asignaciones del proyecto. En este paso vamos a realizar

la selección de los miembros del equipo.

A continuación procederemos al desarrollo del equipo del

proyecto, que será el proceso en el cual se realizan mejoras en las

competencias, interacciones y el ambiente en general del equipo de

trabajo con la finalidad de obtener un mejor desempeño en el desarrollo

del proyecto.

El último paso será la dirección del equipo del proyecto con tal

de dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo,

proporcionar una retroalimentación de las distintas etapas constituyentes

del proyecto, poder gestionar los conflictos, resolver problemas y poder

gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

3. DIAGRAMA DE RECURSOS DE GANTT

l diagrama de recursos de Gantt permite identificar la

actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y

la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos

ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión

completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su

supervisión. Por supuesto, cuando hablamos de recursos, estos también

pueden ser recursos humanos y no tienen por qué ser solo recursos

materiales.

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Ya conocemos cómo se realiza la representación grafica de este

tipo de diagrama.

La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado

requiere de planificación, es decir, es necesario que haya un plan para

que pueda representarse en forma de gráfico.

Los gráficos de Gantt resultan muy eficaces en las etapas iniciales

de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución del

proyecto y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico

tiende a volverse confuso.

Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto

que los ajustes requieren por lo general de la formulación de un nuevo

gráfico. Para superar esa deficiencia, se crearon dispositivos mecánicos,

tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permiten una

mayor flexibilidad en las actualizaciones.

Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación

bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de

cierta complejidad.

Otra desventaja es que el Gráfico de Gantt no ofrece condiciones

para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el coste de

los recursos. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No

permite tampoco la visualización de la relación entre las actividades

cuando el número de estas es grande.

En resumen, para la planificación de actividades relativamente

simples, el gráfico de Gantt representa un instrumento de bajo coste y

extrema simplicidad en su utilización; sin embargo, para proyectos

complejos, sus limitaciones son bastantes serias y fueron estas las que

llevaron a ensayos que dieron como resultado el desarrollo de otras

técnicas.

El Diagrama de recursos de Gantt se puede utilizar en distintas

situaciones. Entre ellas:

1. Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades: se

usa el eje vertical para representar actividades, en tanto que los recursos

aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea que

representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una

inversión del caso anterior. El eje horizontal permanece como registro

de escala de tiempo.


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2. Gráfico de Gantt para el control de la carga de trabajo: es

semejante al de la distribución de actividad, que tiene por objeto

proporcionar al administrador una posición de carga total de trabajo

aplicada a cada recurso. Indica el periodo durante el cual el recurso

estará disponible para el trabajo (representado por una línea fina) y la

carga total de trabajo asignada a este recurso (representado por una línea

gruesa).

3. Técnicas de programación: se ocupan de estructurar las tareas

a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de

ejecución de las mismas, mientras que las técnicas de programación

tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las

relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario o

los instantes de tiempo en que debe realizarse cada una. La

programación debe ser coherente con los objetivos perseguidos y

respetar las restricciones existentes (recursos, costes, cargas de trabajo,

etc.).La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo

aproximado, los instantes de inicio y terminación de cada actividad.

Algunas actividades pueden tener holgura y otras son las actividades

críticas (fijas en el tiempo).

La utilización de esta representación para los recursos humanos

permite refinar las dependencias, pudiendo detallar a la vez las

dependencias y las comunicaciones. Las comunicaciones entre recursos

humanos representan tanto la secuenciación de actividades como las

necesidades de colaboración, entrega de productos de trabajo

intermedios, o cualquier otra comunicación que sea necesaria para el

desarrollo adecuado de las tareas asignadas.

Se pueden distinguir dos tipos de comunicaciones:

Comunicación entre actividades. Son las relaciones de

dependencia que se establecen entre dos actividades diferentes. En

este tipo de comunicaciones, la relación consiste en un acuerdo

para el intercambio de información entre una persona que analiza

a una tarea (dentro de una actividad) y otra persona que necesita el

resultado del trabajo realizado en la actividad dependiente, por lo

que también se determina la secuenciación de tareas a realizar.

Comunicación dentro de una actividad. Este tipo de

comunicación consiste en el intercambio necesario de información

entre dos o más personas que están ejecutando la misma actividad,

siendo el objetivo el análisis exitoso de dicha actividad.



4. DIAGRAMA DE CANTIDAD DE RECURSOS

l diagrama de cantidad o carga de recursos se llama

también histograma de recursos y mediante él se representa

el ciclo de vida del proyecto desde la perspectiva del consumo de

recursos. Este diagrama muestra que en las primeras etapas de un

proyecto, cuando se están poniendo en marcha las estrategias a seguir,

se emplean relativamente pocos recursos, mientras que en la etapa

intermedia estamos avanzando a toda máquina en la utilización de los

recursos y, hacia el final del ciclo de vida, nuestro consumo de recursos

disminuye.

Este tipo de representación se construye fácilmente a partir de los

datos totales obtenidos de la hoja de cálculo de recursos. El área

contenida dentro del diagrama de cantidad de recursos tiene una

interpretación física: representa el total de personas, cantidad de tiempo

o de esfuerzo consumido por el proyecto.

Además mediante el diagrama de cantidad de recursos también

se representa el perfil de las asignaciones de los recursos reales y de los

planificados, de modo que podemos controlar las variaciones. En

general, si el área dentro del diagrama real es mucho mayor que el área

dentro del diagrama planificado, deducimos que hemos dedicado más

personal-tiempo al proyecto de que lo que se había previsto

inicialmente.

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Si el área dentro del diagrama real es menor que el área dentro del

diagrama planificado, hemos consumido menos recursos que los

planificados. La variación de los recursos está en un mínimo cuando el

área dentro de los dos diagramas es igual o casi igual.

La principal ventaja de este tipo de representación es asignar los

recursos humanos y materiales eficiente y eficazmente, es decir, asignar

los recursos adecuados a las tareas adecuadas de modo que nunca estén

sobreasignados ni subutilizados. Desde luego, esto es difícil de realizar,

sobre todo cuando se están realizando al mismo tiempo varios proyectos

y cada uno de ellos tiene sus propios requerimientos de recursos.

5. NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS

a programación de un proyecto, derivada de una secuencia

lógica de actividades y sus duraciones, tiene una evidente

repercusión sobre la distribución temporal de los recursos necesarios

para su desarrollo. Esta distribución no siempre se ajusta a las

condiciones del proyecto, por lo cual es necesario realizar una

nivelación de recursos que permita mejorar la curva de requerimientos.

En este sentido entenderemos por nivelación de recursos una

redistribución de las actividades de un proyecto, en función de obtener

una curva de requerimientos que se ajuste a las condiciones factibles y

deseadas de desarrollo.

L

Los diagramas

de cantidad

de recursos

son muy

importantes

para la

dirección de

proyectos

porque

simplifican la

tarea de

controlar los

recursos.



Los recursos que se emplean en un proyecto se pueden clasificar

según su naturaleza, en:

Recursos físicos, que son los factores productivos no humanos

que participan en el proceso del proyecto, como, por ejemplo: los

materiales, equipos, herramientas y medios auxiliares,

instalaciones, maquinarias, etc.

Recursos humanos, que son aquellos factores productivos que

realizan trabajo directo, apoyados en sus habilidades y

capacidades, por instrumentos, herramientas y equipos.

Constituyen las unidades de trabajo del proyecto.

Recursos financieros, que se refieren a los recursos de capital, de

caja, necesarios para el pago de los factores productivos del

proyecto. Reflejan las necesidades de caja o flujo financiero de

un proyecto, derivados de los egresos e ingresos, con relación al

tiempo.

Las causas por las que procedemos a realizar una nivelación de

recursos son la existencia de un periodo restrictivo de uso de RRHH, la

disminución de los ciclos de contratación y despido, ajustar los recursos

disponibles a la ejecución del proyecto y programar la contratación,

entre otros.

Para realizar una correcta nivelación de recursos, es necesario

distinguir entre dos conceptos:

Nivelación simple, que es aquella realizada con el único objetivo

de mejorar la distribución. Se realiza para ajustar la programación

lógica a una mejor distribución de los recursos dentro del plazo

del proyecto. Este método no altera el plazo del proyecto y se

realiza dentro de las actividades que poseen una cierta holgura de

ejecución.

Nivelación por asignación, que es aquella realizada para

ajustarse a disponibilidades restrictivas de recursos. Se realiza

para ajustar la programación lógica, mediante la cual

determinamos un plazo del proyecto, a una condición de

disponibilidad de recursos. Puede afectar los plazos del proyecto y

se realiza con preferencia sobre las actividades que poseen

holgura de ejecución.

La nivelación de los recursos nos enfrenta con la comprensión de

que hay transacciones entre los organigramas y la utilización de los

recursos. Si los planificadores del proyecto elaboran sus diseños

basándose exclusivamente en el intento de optimizar el organigrama, es

muy probable que los recursos no sean utilizados eficientemente.


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Los métodos de nivelación parten de unas determinadas

premisas entre las que encontramos las siguientes:

1. Que las actividades se realizan con recursos aplicados en

su uso óptimo, lo que da una duración de mínimo coste.

2. Que las actividades que se ajustan deben permitir, en lo

posible, no afectar las holguras de otras actividades.

3. Que las actividades son óptimas, y su duración es la

programada, si se realizan de forma continua (no segmentada).

4. Que es posible definir una criticidad de los recursos, de modo

que algunos poseen prioridad en su redistribución, con respecto

a otros.

5. Que la programación se ha realizado con la tecnología

disponible que genera los menores costos.

Por otra parte, planificar un proyecto con el propósito de optimizar

la utilización de los recursos, probablemente, conducirá a una

suboptimización del organigrama.

En algunos proyectos suele ser más importante optimizar el

desempeño de la planificación que la utilización de los recursos. Pero en

la mayoría de los proyectos, las restricciones de los recursos nos obligan

a trabajar en la nivelación, haciendo que el organigrama se adapte a la

disponibilidad de nuestros preciosos recursos humanos y materiales, y

no al contrario.

Uno de los métodos que se utilizan para realizar la nivelación de

recursos es el Método heurístico de asignación de recursos de Wiest

y Levy que se fundamenta en los siguientes puntos:

1. La programación de actividades se fija por intervalos de

tiempo. En cada intervalo, se programan las actividades que puedan

realizarse con los recursos disponibles. No obstante, esa programación

puede ser revisada en posteriores iteraciones.

2. Cuando la carga es superior a las disponibilidades, se

recurre a retrasar alguna actividad, eligiendo entre las no críticas, la

que resuelva el problema en el menor retraso.

3. Entre dos actividades que reúnan las mismas condiciones se

da preferencia de realización a la que tenga menos holgura. Esto

equivale a retrasar preferentemente las de mayor holgura, con lo cual las

actividades críticas se retrasarán cuando no haya otra opción.



6. CONTROL GRÁFICO DE PROYECTOS

l control gráfico de proyectos constituye una manera de unir

los principios en los que se fundamentan los proyectos además

de ser una de las herramientas más importantes con el propósito de

ofrecer al equipo de trabajo del proyecto una metodología muy poderosa

para realizar los controles necesarios.

Si los directores de proyecto concentraran toda su atención en el

presupuesto e ignoraran el organigrama y la utilización de los recursos,

se formarían una idea muy defectuosa de lo que está sucediendo

realmente en el proyecto.

Para tener una visión completa de la marcha del proyecto, el

director debe examinar el organigrama, el presupuesto y la asignación

de recursos. Todo al mismo tiempo.

Una manera muy eficaz de hacer esto consiste en colocar un

resumen gráfico del desempeño del organigrama (diagrama de Gantt),

del desempeño del presupuesto (curva de costes acumulados) y de las

asignaciones de recursos (diagrama de cantidad de recursos) en una

sola hoja de papel, de modo que el equipo de trabajo pueda fácilmente

comparar el organigrama, el presupuesto y la información sobre los

recursos.

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Todos los jefes de proyecto deberían utilizar los diagramas de

Gantt, de costes acumulados y de cantidad de recursos de forma

conjunta, para controlar la marcha del proyecto. Si se estudian

individualmente, los diagramas ofrecen información fácilmente

comprensible sobre organigrama, presupuesto y variaciones en la

utilización de los recursos.

Y si se observan colectivamente, le ofrecen al director del proyecto

una visión inmediata y completa de la marcha de los acontecimientos en

lo referente al proyecto.

Basándose en estas informaciones amplias y valiosas, los

directores de proyectos pueden corregir el curso del proyecto sobre la

marcha, ya que disponen de una visión total del estado del proyecto, en

lugar de verse limitados a echar un mero vistazo a datos fragmentados y

dispersos.

Este método es doblemente ventajoso por el hecho de que es muy

fácil construir estos diagramas. Si se han recogido los datos de la

planificación y el control, se pueden dibujar los diagramas y todo el

control del proceso solo durará unos pocos minutos.

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