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Propiedades avanzadas de campo

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1. FORMATO

n esta lección estudiaremos algunas propiedades de los

campos que son realmente interesantes.

Seguramente la más importante es Formato, que permite utilizar

un patrón o modelo específico para mostrar la información introducida

en la base de datos. Esto es conveniente sobre todo cuando trabajamos

con datos numéricos, de moneda o fecha.

Es importante entender que la propiedad Formato lo que permite

es indicar cómo queremos que se muestre la información o cómo

queremos que se imprima, pero realmente no modifica los datos, que se

almacenarán tal como los introduzcamos o como lo permita el tipo de

datos.

Por ejemplo, seguramente nos interesará que todos los valores

monetarios aparezcan siempre con la misma precisión y presentación;

pues para ello utilizaremos el mismo formato.

Fíjate que el campo Precio tiene como tipo de datos Moneda y

como formato Moneda. Ésta es la configuración predeterminada.

Esto quiere decir que el dato se almacenará como lo introduzca el

usuario y respetando el tipo de datos Moneda, pero se mostrará como lo

indiques en la propiedad Formato.

Por ejemplo, el tipo de datos Moneda (que en ocasiones se

denomina Currency), tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda

del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha. Es decir, como

máximo un dato en este campo Precio se almacenará con 4 decimales.

E


2

Esto es cómo se almacena el dato, pero otra cosa es cómo se

presenta o imprime. Esto lo controlamos con las propiedades Formato

y Lugares decimales.

El formato Moneda indica que se utilizará el formato especificado

en la configuración regional de Windows. Sin embargo, podríamos

elegir otro, como el euro.

Ten en cuenta que Access utiliza los símbolos para la moneda y

los separadores de miles y decimales que estén indicados en la

Configuración regional y de idioma de Windows.

En cuanto al símbolo de la moneda, en unos países será un

símbolo y en otros países será otro símbolo distinto. Por esto,

en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u.m., es decir,

unidades monetarias. Esto significará que puede ser cualquier

moneda (en tus bases de datos utilizarás el símbolo de moneda

que tengas en tu ordenador).

Recuerda que para acceder a la Configuración regional y

idioma de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de

Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región y

después Configuración regional y de idioma.

Lo mismo podríamos decir respecto de las fechas o números. Si se

utiliza el formato predeterminado en Access, lo que se está indicando es

que se presenten los datos tal como lo tenemos indicado en Windows.

Observa el valor introducido en el campo Precio y, por lo tanto,

que se almacena con 4 decimales en la tabla; y observa también cómo se

muestra finalmente en la Hoja de datos al aplicar el formato Moneda.



¿Qué ha ocurrido? Access nos sigue mostrando el valor de este

campo con dos decimales, pero ahora como el valor que realmente está

almacenando tiene 4, que es lo máximo que admite el tipo Moneda, ha

tenido que redondear dicho valor.

Fíjate que el valor almacenado es 15,0356 y, sin embargo, el valor

presentado es 15,04. El valor que se almacena es el que se tendrá en

cuenta a la hora de los cálculos.

Hemos visto lo que ocurre para el caso de los valores monetarios.

Veámoslo ahora para las fechas.

En este caso podremos indicar cómo queremos que se muestren las

fechas almacenadas en este campo.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

emos visto que podemos utilizar la propiedad Formato para

indicar cómo queremos que se muestren los datos

almacenados. Para ello elegimos uno de los formatos predefinidos que

nos proporciona Access.

Pues bien, nosotros también podremos crear nuestros propios

formatos personalizados, de forma que se muestre tal como queremos.

Esto lo haremos cuando ninguno de los formatos de Access se ajusta

exactamente a lo que necesitamos.

H

Es muy

importante

entender

cómo se

almacena un

valor, que es

algo que

indica el tipo

de datos; y

cómo se

presenta, que

es lo que

establecemos

con las

propiedades

Formato y

Lugares

decimales.


4

Por ejemplo, nos podría interesar que los valores numéricos

negativos aparezcan en un determinado color y los positivos en otro.

¿Podemos conseguirlo con los formatos de Access? No, pero sí si

creamos un formato personalizado.

Para crear un formato de este tipo, lo único que tenemos que hacer

es indicar exactamente el formato que queremos. Para ello deberemos

utilizar una serie de símbolos y reglas.

Éstos son los símbolos que se pueden utilizar para

personalizar cualquier tipo de datos:

Símbolo Significado

(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

"ABC" Muestra todo el contenido entre las comillas

tipográficas como caracteres literales.

! Realiza la alineación a la izquierda en lugar

de la alineación a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente

carácter.

\ Muestra el siguiente carácter como un

carácter literal.

[color] Muestra los datos con el color especificado

entre los corchetes. Colores disponibles:

Negro, Azul, Verde, Cian, Rojo, Magenta,

Amarillo, Blanco.

Si el tipo de datos es Fecha/Hora podrás utilizar estos

símbolos:


: Separador de hora. Los separadores se

establecen en la configuración regional de

Windows.

/ Separador de fecha.

c Igual que el formato predefinido Fecha

general.

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos,

según sea necesario (1 a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a

31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (

Lun a Dom).

dddd Nombre completo del día de la semana

(Lunes a Domingo).

ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

s Día de la semana (1 a 7).

ss Semana del año (1 a 53).



m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos,

según sea necesario (1 a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).

a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

h Hora en uno o dos dígitos, según sea

necesario (0 a 23).

hh Hora en dos dígitos (00 a 23).

n Minuto en uno o dos dígitos, según sea

necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos dígitos, según sea

necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

A.M./P.M. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas

"A.M." o "P.M.", según sea apropiado.

a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras minúsculas

"a.m." o "p.m.", según sea apropiado.

A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula

"A" o "P", según sea apropiado.

a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula

"a" o "p", según sea apropiado.

A.M.P.M. Reloj de doce horas con el indicador de

mañana/tarde adecuado tal como está

definido en la configuración regional de

Windows.

Por ejemplo,

ddd", "d mmm", "aaaa

mostraría valores como

Lun, 8 oct, 2007

Si el tipo de datos es Número y Moneda:

Los formatos numéricos personalizados pueden tener hasta

cuatro secciones con signos de punto y coma ( ; ) como

separador de lista. Cada sección contiene la especificación de

formato para un tipo de número diferente:

La primera sección es para los números positivos.

La segunda sección es para los números negativos.

La tercera sección para el valor cero.

La cuarta sección para el valor Nulo.


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, (coma) Separador decimal. Los separadores se

establecen en la configuración regional de

Windows.

. (punto) Separador de miles.

0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un

dígito o 0.

# Marcador de posición de dígitos. Muestra un

dígito o nada.

$ Muestra el carácter literal "$".

% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y

se le anexa un signo de porcentaje.

E-, e- Notación científica con un signo menos (-)

junto a los exponentes negativos y nada

junto a los exponentes positivos.

E+, e+ Notación científica con un signo menos (-)

junto a los exponentes negativos y un signo

más (+) junto a los exponentes positivos.

Por ejemplo,

0;(0);;"Nulo"

mostraría los valores positivos normalmente, los negativos

entre paréntesis y la palabra "Nulo" si el valor es Nulo.

Si el tipo de datos es Texto o Memo:

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo

pueden tener hasta dos secciones:

La primera sección para los campos con texto.

La segunda sección para los campos con cadenas de

longitud cero y valores Nulos.


@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un

carácter o un espacio).

& No se necesita un carácter de texto.

< Convertir todos los caracteres a minúsculas.

> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Por ejemplo,

@;"Desconocido"

mostraría la palabra "Desconocido" si el campo tiene un Valor

nulo o una cadena vacía y el mismo texto escrito en otro caso.

Si el tipo de datos es Sí/No:

El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados

que contengan hasta tres secciones.



La primera sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos

Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma ( ; )

como marcador de posición.

En la segunda sección indicaremos el texto para mostrar en

lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.

En la tercera sección indicaremos el texto para mostrar en

lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Por ejemplo,

;"Siempre"[Azul];"Nunca"[Rojo]

mostraría la palabra "Siempre" en texto azul para Sí, Verdadero

o Activado, y la palabra "Nunca" en texto rojo para No, Falso o

Desactivado.

Así, si por ejemplo utilizamos el siguiente formato personalizado:

#,00" Euros"[Azul];-#,00" Euros"[Rojo]

para el campo Precio de la tabla Ventas, podríamos ver los datos

tal como aparecen en la siguiente imagen:

3. MÁSCARA DE ENTRADA

ara facilitar o asegurarse de que los datos de un campo se

introducen de forma correcta, puedes crear un patrón o modelo,

llamado máscara de entrada, que es una propiedad más del campo.

P


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Para crear una máscara de entrada, puedes escribir directamente el

patrón en la propiedad Máscara de entrada del campo de la tabla de

que se trate o pulsar el botón con los tres puntos suspensivos de la

derecha para utilizar un asistente.

Para introducir la máscara, deberás escribir los caracteres de

máscara y los caracteres literales, que son aquellos que

aparecen en el campo cuando se van a introducir datos. Estos

últimos deben ir precedidos de \ en la máscara.

Carácter Descripción

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más

[+] y menos [-] no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria,

signos más y menos no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los

espacios se muestran en blanco en el modo

Edición, pero se eliminan cuando se guardan

los datos; signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada obligatoria).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada

obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada

opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores

de miles, fecha y hora.

< Hace que todos los caracteres se conviertan

a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan

a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se muestre

de derecha a izquierda, en lugar de

mostrarse de izquierda a derecha. Los

caracteres introducidos en la máscara

siempre se rellenan de izquierda a derecha.

Puedes incluir el signo de exclamación en

cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre

como un carácter literal (por ejemplo, \A se

muestra sólo como A).

Si modificas la máscara de entrada, verás que aparece lo que se

conoce como "etiquetas inteligentes". En este caso aparece Opciones de

actualización de propiedades , que nos sirve para indicar cómo

queremos que se actualice la propiedad que acabamos de modificar.



¿Qué significa esto? Bien, como ya sabes, la ventaja de establecer

propiedades a nivel de campo de la tabla es que esas propiedades se

pueden aplicar allí donde se utilice el campo.

Por ejemplo, si utilizas el campo en un formulario donde introducir

datos o en un informe para listarlos e imprimirlos, las propiedades que

establecemos para el campo podrán aplicarse también en el formulario y

en el informe sin necesidad de indicarlo expresamente.

Con la máscara L\-0000 para el campo CódigoLibro de la tabla

Libros, no se nos permitirá introducir otra cosa que no sea una letra

seguida de guión y a continuación cuatro dígitos.

Ésta es una máscara sencilla, pero si necesitas algo más complejo,

puedes utilizar el asistente.

Este asistente te ofrece una serie de posibilidades para la

introducción de las máscaras más habituales en los campos de las tablas.

Además de poder seleccionar una de las máscaras predefinidas,

también puedes pulsar el botón Modificar para crear un formato de

máscara personalizado. Veámoslo.

Para que los

caracteres

introducidos

en un campo

queden ocultos

al escribir los

datos en las

tablas, selecciona

la opción

Contraseña.


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Si pulsas Modificar, puedes cambiar el nombre de la máscara y el

formato indicado por la máscara, además de poder agregar más

máscaras para que las muestre el asistente.

En el siguiente paso del asistente podemos cambiar la máscara, el

marcador de posición, etc.

En el siguiente paso del asistente indicaremos si queremos que se

almacene en la tabla sólo los datos introducidos por el usuario o también

los caracteres literales que incluimos en la máscara. Por ejemplo, en la

siguiente imagen vemos que se guardarían también los espacios en

blanco que se incluye en la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_

En la máscara de entrada se pueden especificar tres secciones,

separadas por un punto y coma:

Primera: especifica la propia máscara.



Segunda: indica si se almacenan los caracteres literales al

introducir los datos.

Tercera: indica el carácter utilizado como marcador de

posición.

En la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_, el 0 en la segunda parte indica

que se almacenarán los datos y el resto de caracteres literales que

podamos haber introducido en la máscara.

Recuerda:

Con las propiedades Formato y Lugares decimales podremos

indicar cómo queremos que se muestren los datos o cómo queremos que

se impriman, pero estas propiedades no afectan al dato que realmente se

almacena en la tabla.

Con la propiedad Máscara de entrada conseguiremos que el

usuario se adapte al modelo o patrón que queremos que utilice cuando

introduzca los datos.

En caso de definir tanto un formato de visualización como una

máscara de entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada

cuando se agregan o editan datos y el formato determina cómo se

muestran los datos cuando se guarda un registro. Por ello hay que tener

cuidado en que ambas propiedades no entren en conflicto.

4. ÍNDICES

ara acelerar el proceso de búsqueda de datos en una tabla,

podemos utilizar índices.

Así, es conveniente aplicar índices en los campos por los que

ordenas los registros o en aquellos campos que sueles utilizar para

buscar algún registro.

La utilización de índices acelera el proceso de búsqueda, pero

algunas veces puede hacer más lenta la introducción de datos, ya que, al

incluir un nuevo dato, se deberán actualizar los índices.

Para crear un índice en un campo, se tiene que establecer la

propiedad Indexado. Access lo hará por nosotros para el caso de los

campos que hayamos especificado como clave principal.

Tenemos tres opciones para esta propiedad Indexado:

P

Para que sólo

se guarde el

dato

introducido en

el campo,

elimina el 0

de la segunda

sección de la

máscara o

cámbialo por

un 1.


12

No: no crea índices o elimina los índices existentes.

Sí (Con duplicados): crea índices y permite la existencia de

valores repetidos.

Sí (Sin duplicados): crea índices y no permite los valores

duplicados.

Si el campo va a tener muchos valores repetidos, no es adecuado el

uso de índices.

Si vas a establecer el índice de un campo, es suficiente con hacerlo

directamente en la hoja de propiedades, en la vista Diseño de la tabla,

pero si el índice está compuesto por más de un campo, tienes que elegir

el comando , en la ficha contextual Diseño de la Cinta de opciones.

En este cuadro podemos cambiar las propiedades de todos los

índices de la tabla una vez ya creados. Además de los índices que hayas

creado en la tabla, puede aparecer otro índice, que es la clave principal o

Primary key de la tabla.

Para eliminar un índice, selecciona la fila del índice a borrar y

pulsa la tecla .

También utilizarás este cuadro de diálogo para definir un índice

con más de un campo. Lo único que tienes que hacer es utilizar una fila

por cada uno de los campos que forman el índice indicando sólo en la

primera fila el nombre del índice.



Las propiedades de los índices que podemos modificar son:

Principal: un valor Sí en este campo indica que es clave

principal.

Única: un Sí indica que no puede haber datos repetidos en un

campo con índice.

Omitir Nulos: con un valor Sí los campos sin valor no entran

en el índice.

Si las tablas tienen un gran número de registros y de relaciones con

otras tablas, es conveniente indexar los campos que intervienen en esas

relaciones.


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