colocar datos en la web -...

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Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office

2013, está preparado para trabajar y crear documentos con

tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una

red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel, al igual que cualquier otra aplicación de Office

2013, permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en

formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza

para crear las páginas web de Internet).

Una de las características de Excel relacionada con Internet:

podemos insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir

"navegar" entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o

cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir

otro documento o una página web.

Por tanto, al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro

lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de

Excel distinto, una dirección de Internet, etc.

Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el

programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien.

Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de

opciones indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que

puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la

hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.

Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar

hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al

hacer clic sobre el hipervínculo.

El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en

tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección

de Internet, entre otros.

E


2

Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar

el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos

o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras

acceder.

Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá

tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet

hasta encontrar la que queremos abrir al pulsar el hipervínculo de

nuestro libro. Entonces, podríamos copiar su dirección (que aparece en

la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro

de diálogo de Excel.

Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos

encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la

página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con

lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.

Si creas un hipervínculo a un

libro de Excel puedes saltar al

principio del libro o a un lugar más

concreto del mismo. Para esto,

utiliza el botón Marcador.

Si has creado algún nombre

en el libro y quieres saltar

directamente a esta ubicación,

simplemente tendrás que indicarlo

en este cuadro de diálogo.

También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y

poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Así podrías

saltar a una determinada celda (A3, C15, etc.) de la hoja que hayas

seleccionado.

Los

hipervínculos

son los que

utilizamos

para

movernos

entre las

páginas web

de Internet,

que es lo que

se conoce

como

"navegar" por

Internet. Los

hipervínculos

también se

llaman

hiperenlaces

o, simple-

mente

vínculos.



En la sección Vincular a podemos indicar si

queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo

libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que

decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a

una dirección de correo electrónico.

También puedes crear un hipervínculo a una

dirección de correo electrónico escribiendo esta

dirección directamente en la celda. Por ejemplo,

si escribes [email protected] en una celda,

Excel detectará que esto es una dirección de e-

mail y creará un hipervínculo, de forma que, al

pulsar en él, se abrirá el programa de correo

electrónico, para que podamos escribir y

mandar un mensaje a esta dirección.

Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que

aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo

(sin hacer clic en él).

En una hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo

poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el

hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para

indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten

en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.

Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un

hipervínculo, Excel convertirá el puntero del ratón en una mano ,

para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.

Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que

apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para

seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?

Si quieres seleccionar la celda, mantén pulsado el botón del ratón

durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres

seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.

Otra forma de

seleccionar un

hipervínculo

sin activar el

vínculo es

pulsar sobre

la celda o

elemento

mientras

mantienes

pulsada la

tecla .

Si el

hipervínculo

está en una

celda,

también

puedes utilizar

las teclas de

dirección para

seleccionar

la celda.


4

2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS

l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las

distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas

entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la

navegación entre los distintos vínculos.

Estos botones no aparecen por defecto en ninguna pestaña de la

Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de

herramientas de acceso rápido.

Para ello, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.

Desde este cuadro de diálogo puedes elegir los botones y controles

que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso

rápido.

Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los

botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda

del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que

buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por

los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .

A

También

puedes

acceder a este

cuadro desde

el comando

Opciones de

la vista

Backstage,

seleccionando

la categoría

Barra de

herramientas

de acceso

rápido para

irte hasta esta

sección.



Si añades estos botones a la barra de herramientas de acceso

rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has

visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el

que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.

Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por

ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán

familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,

porque también funcionan de igual manera en estos programas.

Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes

utilizar la categoría Información de la vista Backstage o el campo

Ubicación del panel de documentos.

En esta sección puedes ver el nombre del libro (en este caso

Población) y debajo la ubicación (Mis documentos).

Para saber exactamente la ruta donde se encuentra, podemos situar

el puntero del ratón en la opción Abrir ubicación de archivos.

Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar

la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este

vínculo y compartirlo con otras personas.


6

Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación aparece en la parte superior del mismo.

También puedes mostrar el campo Ubicación del documento

en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta

forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del

documento, también puedes acceder a distintas direcciones,

escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,

este campo tiene una lista, donde se van guardando las

direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una

hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de

nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el cuadro

de diálogo.

Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido

de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el

botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en

el menú contextual.

En ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos

a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple

libro que tengas en tu propio ordenador.

Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección

de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico

en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una

página web de Estados Unidos, etc.).



3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB

asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como

si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando

hipervínculos entre libros.

Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus

libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web,

para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.

Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en

páginas web:

La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel

para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo

necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.

También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que

vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la

misma información.

Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes

guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en

formato de versiones anteriores o en otros formatos.

Desplegando la lista Tipo puedes elegir entre distintos formatos.

Con el formato Página web (*.htm;*.html), el libro se guardará en el

formato HTML, es decir, como una página web. Así, el libro se

guardará con el mismo nombre pero con otra extensión, aunque puedes

cambiar su nombre si quieres.

H

Si trabajas en

una empresa,

una aplicación

de esta

característica

puede ser

colocar los

libros en la

intranet o red

local de tu

empresa, para

que tus

compañeros

tengan acceso

a ellos y

puedan ver

los datos.

Las posibili-

dades de

Excel son

mayores que

las del

formato

HTML, por lo

que se

pueden

perder

algunas

características

de la hoja o

del libro al

guardarlo

como página

web.


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El formato de Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml)

incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes

y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco

tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML

(Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente

estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente

según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no

lo soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el

libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un

rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la

página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la

barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página

web creada.

Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.

Desde este cuadro de diálogo puedes establecer algunas opciones que se

tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML.

Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista

superior de la pestaña Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas

opciones de la página web creada, para que sea compatible con el

navegador seleccionado.

En la pestaña Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de

la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta

independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre

otras opciones. En la pestaña Imágenes puedes seleccionar la resolución

de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).



Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el

botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado

desde el propio Excel.

De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de

Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y

trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.

Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta

(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los

archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para

mostrar la página web.

Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los

usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de

la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se

ha utilizado el navegador Internet Explorer:

Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o

de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la

ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al

libro de Excel en formato HTML.

Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato

HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes

ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.

Por otra parte, observa las etiquetas de hoja de cálculo en la parte

de abajo. Se muestran prácticamente igual como aparecen en el propio

Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas

hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.

Si quieres

cambiar la

página web

que has hecho

(en formato

HTML, con

extensión

htm), puedes

abrir este

fichero htm

desde Excel

directamente,

cambiar lo

que quieras y

guardarlo.


10

Vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de

páginas web a partir de los libros de Excel.

Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o

html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el

comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos

convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio

de Excel (con extensión xlsx).

Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el

tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el

que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías

trabajando con el documento original en Excel.

Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes

seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si

quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.

Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez

que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el

mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos

visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con

cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas

HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF,

JPEG o PNG.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden

hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es

verlos.

La opción

Convertir

también apa-

rece al abrir

un libro de

Excel hecho

con alguna

versión

anterior del

programa,

para

convertirlo al

formato de

esta versión.

En lugar de

utilizar esta

opción, obten-

drías el mismo

resultado si

accedieras a

Guardar

como y

seleccionarás

el formato de

libro de Excel

(xlsx).

La casilla

Abrir la

página en el

explorador

web hace que,

después de

publicar el

libro, se

muestre el

fichero HTML

creado en el

navegador.



4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,

ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e

impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.

Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin

necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El

formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.

En la sección Compartir de la vista Backstage se encuentra la

opción Correo electrónico desde donde podemos elegir entre varias

opciones de envío del libro de Excel: como datos adjuntos en el mensaje

de correo en formato de libro de Excel, en formato PDF, en formato

XPS o como fax.

Para crear un documento PDF o XPS, muestra la categoría

Exportar y pulsas el botón Crear documento PDF o XPS.

O


12

Tras pulsar el botón Crear documento PDF o XPS, en la sección

Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción

correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño

del archivo o la calidad de impresión.

Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona

Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más

importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,

selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).

Pulsando el botón Opciones se

muestra un cuadro donde puedes

establecer otras opciones de

creación del documento: el intervalo

de páginas que se publicarán, si

quieres publicar todo el libro de

Excel, las hojas seleccionadas o las

celdas seleccionadas, etc.

Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Si

creas un archivo PDF, podrías colocarlo también en Internet a

disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y

extendido.

La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma

forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear

documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los

formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.

Si está activa

la casilla Abrir

archivo tras

publicación,

tras crear el

archivo a

partir del

documento de

Excel se

abrirá en el

programa que

tengas

asociado en tu

sistema a los

documentos

PDF (o XPS, si

estás creando

un documento

de este tipo).

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