compartir información con otras...

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Compartir información con otras aplicaciones

1. USAR PROJECT 2010 CON VERSIONES ANTERIORES

n esta lección vamos a estudiar las distintas formas que nos

ofrece Project a la hora de compartir la información de un

proyecto con otras aplicaciones, especialmente de Office.

Es posible que el administrador del proyecto sea el único que

disponga de Project, mientras que el resto de participantes en el

proyecto trabajan con aplicaciones más habituales de Office, como

Word, Excel o PowerPoint.

Veremos que Project proporciona métodos tan sencillos como

"copiar y pegar" o "importar y exportar" para compartir la información

del proyecto con estas aplicaciones.

Pero empezamos viendo qué ocurre cuando recibimos un archivo

de Project que se ha creado con una versión más antigua.

Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de la

aplicación, por lo que no tendrá ningún problema a la hora de abrir el

proyecto antiguo. Eso sí, posiblemente encontrará algunas diferencias

respecto a los proyectos que ha creado hasta ahora.

En la figura anterior puede comprobarlo. Project ha sido capaz de

abrir este proyecto, aunque le avisa de que no podrá utilizar todas las

características de la versión 2010.

Para ello, en la barra de título aparece el texto [Modo de

compatibilidad].

E


2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

Con el modo de compatibilidad puede seguir viendo o modificando

el proyecto, pero las novedades de la versión 2010 (y anteriores en su

caso) no estarán disponibles hasta que guarde el proyecto como archivo

de Project 2010.

Por ejemplo, entre las características que no estarán disponibles

encontramos que no se pueden crear tareas programadas manualmente

(fíjese que no aparece la columna Modo de tarea) o las tareas

inactivas.

Si desea trabajar en este proyecto como lo haría habitualmente,

simplemente elija el comando Guardar como y guárdelo con el tipo

Proyecto. Si requiere seguir trabajando con esta versión porque otros

usuarios disponen de versiones antiguas de Project, guarde el proyecto

de forma habitual pero tenga en cuenta estas limitaciones.

Por otra parte, podemos necesitar justo lo contrario. Es decir, que

tenga que enviar o compartir un archivo de Project 2010 con otras

personas que disponen de una versión anterior de Project. En este caso,

tendrá que guardar el proyecto para esa versión antigua.

Para ello, utilice el comando Guardar como de la ficha Archivo.

Accederá al típico cuadro de diálogo.



En la lista Tipo, debajo del nombre del proyecto, es donde

podemos indicar el formato con el que queremos guardar el archivo.

Si elige la opción predeterminada, es decir, Proyecto, entonces

estará guardando el archivo como de Project 2010.

Sin embargo, aquí también aparecen otras opciones, como la

posibilidad de guardar el archivo con el formato de Project 2007 o

Project 2000-2003.

Por ejemplo, si un compañero dispone de Project 2002, deberá

guardarlo en este último formato para que lo pueda abrir y editar en su

equipo.

Como se ha indicado antes, posiblemente se pierdan características

únicas de Project 2010 que no están disponibles con una versión

anterior de la aplicación. Fíjese que la extensión del archivo sigue

siendo la misma; esto es, .mpp.

Project le advertirá de lo que puede ocurrir al guardar el proyecto

para una versión antigua.

En la ayuda de Project puede obtener un listado con las

características que se perderán al guardar el proyecto para una versión

antigua de Project.

2. EXPORTAR INFORMACIÓN DEL PROYECTO

i lo que desea es exportar la información del proyecto a otros

formatos de Office, el proceso es similar pero estableciendo

una equivalencia entre los campos de Project y los de la información

exportada para otra aplicación.

S



Puede exportar como:

Un libro de Excel.

Solo texto (delimitado por tabulaciones).

Valores separados por comas (CSV).

Formato XML.

También puede guardar el proyecto en formato PDF o XPS como

formato de intercambio.

En cualquier caso, simplemente tiene que utilizar el comando

Guardar como y elegir el formato deseado.

Por defecto, Project no permitirá exportar el proyecto en

formato de Excel 97-2003 (.xls).

Si necesita guardarlo en dicho formato, debe seguir estos

pasos:

1. Elija Opciones en la ficha Archivo.

2. Seleccione la categoría Centro de confianza en el panel

de la izquierda de las opciones.

3. Pulse en el botón Configuración del centro de

confianza.

4. Seleccione la categoría Formato heredado.

5. Elija la segunda o tercera opción disponible.

6. Acepte.

Recuerde que

creando un

informe visual

también

puede

exportar

información

en forma de

tabla

dinámica +

gráfico.



Vamos a elegir el formato de libro de Excel. Fíjese que existe la

posibilidad de guardarlo como .xls o como .xlsx, en función de la

versión de Office que desee utilizar.

Con ello, Project abre un asistente que nos guiará durante el

proceso de exportación.

Lo primero que se nos pregunta es si deseamos utilizar una

plantilla de Excel del proyecto o datos seleccionados. La primera opción

solo es adecuada si desea exportar la información más importante del

proyecto. En este caso, no se le preguntará nada más.

Si elige Datos seleccionados, en el siguiente paso deberá elegir

entre una equivalencia existente o crear una nueva equivalencia. A

continuación puede ver la lista de equivalencias disponibles.



Una equivalencia no es más que una agrupación de campos que

formarán parte de la información exportada.

Por ejemplo, si lo que desea es exportar la información de datos de

costo de las tareas, elija esta equivalencia; si desea obtener

información acerca de qué recursos están asignados a las tareas, elija el

Informe "Tareas y recursos humanos".

Una vez elegida la equivalencia que desea utilizar, el asistente le

pregunta el tipo de información que desea exportar: tareas, recursos o

asignaciones.

Siguiendo con el asistente, podrá personalizar la equivalencia que

ha utilizado. Así pues, podrá elegir otros campos para la exportación,

cambiar el nombre de los seleccionados o aplicar un filtro.

En la parte superior de este cuadro de diálogo se indica el nombre

de la hoja de cálculo que se creará dentro del libro de Excel.

También es posible aplicar un filtro para elegir determinados

recursos en este caso. Por ejemplo, podríamos elegir exportar la

información únicamente de los recursos sobreasignados.

En la parte central del cuadro de diálogo es donde se indica la

equivalencia entre los campos que se exportarán del proyecto en Project

y las columnas en la hoja de cálculo de Excel.

Por ejemplo, para el campo Nombre (del recurso) de Project se

creará una columna de título Recursos_y_asignaciones en Excel.



Vemos que también se añadirán los campos Comienzo, Fin y

Trabajo en la exportación y las columnas equivalentes en Excel.

Si lo desea, aquí puede añadir o eliminar los campos que se

incluirán en la exportación. También puede cambiar el orden utilizando

los botones Mover.

Finalmente, en la parte inferior obtendrá una idea del resultado de

la exportación.

En el último paso del asistente se permite guardar la equivalencia

con un nombre distinto para poder utilizarla posteriormente. Esto tiene

sentido si ha tenido que personalizarla y seguramente la utilizará en

otros casos.

Pulsando en el botón Finalizar, se creará el archivo de Excel con

la información resultante del proceso de exportación.

Fíjese en las cuatro columnas de datos. Primero aparecen los

recursos y, debajo de cada uno de estos, las tareas que tienen asignadas.

Por ejemplo, el recurso Juan González Vázquez (fila 8) tiene

asignadas las tareas Estudiar presupuestos y Aceptar/Rechazar

muestra.

3. IMPORTAR INFORMACIÓN A PROJECT

mportar información a Project es similar a lo que hemos visto,

pero justo al revés. I

En versiones

anteriores de

Project, el

proceso de

exportar

información

servía para

crear informes

o gráficos. En

Project 2010

esto no es tan

necesario

gracias a los

informes

visuales.



En este caso, la equivalencia utilizada debe indicar la

correspondencia entre la información almacenada en el archivo origen

respecto de los campos disponibles en las vistas de Project.

Si se importa desde un archivo que fue creado justamente a partir

de la exportación de Project, el procedimiento será más sencillo, ya que

simplemente tendremos que elegir la misma equivalencia que utilizamos

al exportar la información.

Sin embargo, si el archivo origen tiene una estructura distinta a las

equivalencias predeterminadas en Project, tendremos que indicar

exactamente cómo debe realizarse la importación de los datos.

Por ejemplo, imagine que desea importar esta lista de recursos que

tenemos disponible en este archivo de Excel. Fíjese en las columnas que

aparecen aquí: Nombre del empleado, Tasa, Horas extra y Notas.

Lo primero que debe hacer es tener abierto en Project el proyecto

donde se importará la información. Además, es conveniente que se sitúe

en una vista donde aparecerán los datos importados, por lo que para este

caso debería elegir la vista Hoja de recursos.

Una vez tenemos abierto el proyecto en Project donde se

importarán los datos, elegimos el comando Abrir e indicamos el

formato del archivo de origen.

Para ello, despliegue la lista de tipos o formatos y elija Libro de

Excel (*.xlsx). Seleccione el correspondiente archivo.

Como no se trata de un proyecto, Project presenta el asistente para

importación que puede ver en la figura de la página siguiente.

Si desea crear

un proyecto

nuevo con esa

información,

este primer

paso no es

necesario.



En el siguiente paso debe elegir la equivalencia a utilizar. Como se

ha comentado, si el origen de los datos proviene de una exportación

previa, lo mejor es seleccionar la equivalencia que utilizó durante la

exportación; si no es así, puede elegir la equivalencia más parecida y

personalizarla, o crear una nueva.

En el siguiente paso debe indicar dónde desea incluir la

información que se exportará tras finalizar el asistente.

Tiene la opción de importarla en un proyecto nuevo, añadirla o

anexarla a los datos del proyecto activo, o combinar la información

con los datos del proyecto nuevo.

Para nuestro ejemplo elegiremos la opción de anexar a los datos

del proyecto, ya que los recursos que vamos a importar son nuevos y no

aparecen en la hoja de recursos del proyecto.

Sin embargo, podría importar información que ya está disponible

en el proyecto y que desea actualizar. En este caso, elegiría la opción de

combinar la información.

Seguidamente indicaremos cómo debe realizarse la importación, es

decir, que estableceremos la equivalencia nueva. Para ello, primero debe

elegir el tipo de datos (tareas, recursos y/o asignaciones) y continuar

para establecer dicha equivalencia.

En nuestro ejemplo elegimos que queremos importar información

de recursos y continuamos.

Obsérvelo en la figura de la página siguiente, donde se define la

equivalencia a utilizar durante el proceso de importación.

Si elige

anexar o

combinar la

información,

guarde

previamente

una copia del

proyecto por

si ocurre

algún error

durante la

importación.



En este cuadro de diálogo, las listas De: y A: están al revés de lo

que vimos al exportar información.

En la lista De: aparecen las columnas de la hoja de cálculo de

Excel; mientras que en A: deberemos indicar los campos donde se

importará la información en Project.

Puede guardar esta equivalencia si desea utilizarla en otra ocasión

y, al finalizar el asistente, comprobará que los recursos se han añadido a

los existentes en el proyecto, como puede ver en la figura siguiente.

Lo importante para que esto se haya hecho correctamente es haber

indicado la equivalencia que debería utilizar Project en el proceso.



Importar desde otros formatos de origen a Project es un proceso

similar. Sin embargo, si lo hace desde un archivo de texto, debe

recordar que solo podrá importar información de un tipo a la vez: tareas,

recursos o asignaciones.

Es posible que se esté preguntando por qué se ha elegido el

campo Nombre de Project durante la importación cuando en el

Formulario de recursos aparece la columna Nombre del

recurso (puede verlo en la figura del asistente de importación

de la página anterior).

Bien, no es lo mismo el título que muestra Project en las

distintas vistas que el nombre del campo al que está asociado.

Si quiere conocer el nombre real del campo, puede hacer clic

con el botón derecho del ratón en el título y elegir la opción

Configuración de campo.

En el cuadro de diálogo que aparece comprobará el nombre del

campo, que es el dato que realmente debe utilizar al crear o

utilizar la equivalencia.

4. COPIAR Y PEGAR

unque hemos visto que las características de importar y

exportar datos no son difíciles de utilizar, es posible emplear

también las operaciones habituales de "copiar y pegar" entre distintas

aplicaciones, ya que Project ha mejorado mucho estos procedimientos y

ahora se mantiene el formato empleado en la aplicación de origen.

Si copiamos información en forma de tabla desde Project a otras

aplicaciones, normalmente no tendremos ningún problema.

A



Así pues, si la aplicación destinataria presenta la información

también en forma de tabla, se copiará de esta forma (por ejemplo en

Excel); y, si no es así, se copiará como una tabla (por ejemplo en Word)

o como texto (por ejemplo, en un editor de textos sencillo).

Sin embargo, si el destinatario es Project, entonces hay que tener

un poco más de cuidado, ya que la información que se ha copiado desde

otra aplicación debe estar preparada para pegarla en una tabla de

Project.

Por ejemplo, si copiamos un rango de celdas de Excel y queremos

pegarlo en Project, deberemos asegurarnos de que el orden de las

columnas en que aparecen en Excel coincida con el orden de las

columnas en la tabla de Project destinataria.

Pongamos el mismo caso de ejemplo que antes y vamos a copiar

los datos de la lista de recursos que tenemos en Excel. Fíjese en el orden

en que aparecen aquí las columnas del nombre del empleado, tasa y

tasa de horas extra.

Si copiamos este rango de datos desde Excel, el orden debe ser el

mismo para poder copiarlo en la tabla de Project.

Así pues, vamos a tener que personalizar la tabla de la vista Hoja

de recursos para poder pegar la información de Excel. Esto implica

ocultar las columnas que aparecen entre Nombre del recurso y Tasa.

Lo mejor para hacerlo es seleccionar dichas columnas y utilizar el

comando Ocultar columna en el menú contextual de dicha selección.



Podríamos guardar la nueva

distribución como una tabla más de

Project. Para ello, acceda a la ficha

Vista y en el grupo Datos, pulse en la

flecha del botón Tablas. Elija el

comando Guardar campos como

nueva tabla.

Posteriormente, si desea disponer

de la distribución inicial de la tabla que

ha personalizado, no tiene más que

utilizar el comando Restablecer

valores predeterminados.

Bueno, una vez tiene el mismo orden en las columnas de Excel y

en Project, seleccione la información desde Excel y cópiela (en este

caso no podremos copiar la información de la columna Notas, ya que no

se puede copiar directamente en la columna Información de Project).

Después vuelva a Project y aquí lo importante es elegir

correctamente la celda que conformará la esquina superior izquierda de

la información que deseamos pegar desde Excel. Es posible elegir una

única celda o también un rango de celdas.

Para este caso elegirá la celda correspondiente al nombre del

recurso de la primera fila vacía. El resultado obtenido tras pegar la

información es el mismo que obtuvimos anteriormente, pero Project

muestra un pequeño icono en la esquina superior de la celda que ha

servido como ancla para la operación de pegado. Además, muestra el

botón de opciones de pegado .



Utilizando el botón de opciones de pegado puede elegir entre

mantener el formato de Excel (origen) o el que tiene en Project

(destino).

Por lo tanto, teniendo en cuenta que la información copiada desde

otra aplicación debe tener la misma distribución que el lugar donde se

pegue en Project, el procedimiento es rápido y sencillo.

Tenga cuidado cuando copie fechas desde otra aplicación para

pegarlas en Project.

Al pegar fechas en los campos Comienzo y Fin de una tarea,

estará creando una restricción del tipo "No comenzar antes del"

o "No acabar después del".

Si esto no es lo que desea, tendrá que acceder a las

propiedades de la tarea y eliminar esas restricciones eligiendo

"Lo antes posible".

5. COPIAR IMAGEN

amos a conocer otro método muy sencillo para compartir

información de Project con otras aplicaciones. Se trata de la

posibilidad de tomar una imagen o instantánea de una vista de Project.

Para ello, utilizaremos el comando Copiar imagen.

Antes de tomar la imagen de la vista en la que está trabajando,

debería prepararla. Por ejemplo, asegúrese de que se muestran las

columnas de datos que desea copiar.

El comando Copiar imagen está disponible si no

pulsamos directamente en el botón Copiar sino en la

flecha que aparece a su lado para que muestre las

opciones disponibles. Al pulsar en dicho botón, aparece

un cuadro de diálogo donde debe indicar algunas opciones.

V



Lo primero es elegir el formato de la imagen que se creará. Puede

indicar si la desea para pantalla, para imprimir o guardarla como un

archivo GIF.

Por ejemplo, si la imagen se pegará en un documento de Word que

posteriormente piensa imprimir, lo mejor es que elija la segunda opción.

Tenga en cuenta que la imagen se generará atendiendo a las

características de la impresora seleccionada en Project. Por lo tanto, si

no va a imprimir el documento con dicha impresora, debería establecer

la impresora que va a utilizar.

También puede indicar si desea copiar las filas que aparecen en

pantalla o solo algunas filas que previamente había seleccionado.

Finalmente, podrá copiar información atendiendo a un determinado

intervalo de tiempo o tal como aparece en pantalla.

Una vez ha establecido todas estas opciones, acepte el cuadro de

diálogo y ya puede pegar la imagen en la aplicación destinataria. En la

figura siguiente se observa el aspecto que se consigue en Word.

Ahora podría ajustar su tamaño en el documento de Word.

Esta característica puede ser muy interesante a la hora de copiar

gráficos del uso de recursos, el diagrama de Gantt o de seguimiento, etc.

Project se integra muy bien con el resto de aplicaciones de Office,

por lo que es mucho más sencillo compartir información entre todas

estas aplicaciones.

El formato GIF

es el más

adecuado si

desea

incorporar la

imagen en

una página

web.



6. COPIAR LA ESCALA DE TIEMPO

unque no hemos utilizado la Escala de tiempo hasta ahora, la

verdad es que puede ser una herramienta muy útil a la hora de

comunicar el estado del proyecto.

Se estudia en esta lección porque la Escala de tiempo se puede

copiar y pegar en otras aplicaciones.

Recuerde que puede mostrarla a través de la ficha Vista de la Cinta

de opciones. Está disponible en el grupo Vista en dos paneles.

Debe añadir aquellas tareas o hitos en la Escala de tiempo cuyo

estado desea comunicar. Para ello, lo más rápido es utilizar un comando

del menú contextual de esas tareas. En dicho menú aparece la opción

Agregar a escala de tiempo.

En la figura siguiente puede ver la escala de tiempo del proyecto en

la que se han añadido varias tareas e hitos.

La Escala de tiempo representa de forma gráfica la distribución en

el tiempo de estas tareas.

Puede elegir la escala de tiempo detallada, que es la que se

muestra ahora; o reducida, en la que no se visualizan los nombres de

las tareas. Estas opciones están disponibles a través del menú contextual

de la escala de tiempo.

Finalmente, en este mimo menú aparece la opción de copiar la

escala de tiempo. Tenemos tres opciones según la aplicación

destinataria o uso que le queramos dar.

A



Las diferencias entre una u otra opción son simplemente de

tamaño. Así, si elige la opción para enviarla por correo electrónico, el

tamaño será el más pequeño.

Una vez copiada, podrá pegarla allí donde la necesite.

La Escala de tiempo es un nuevo elemento de Project 2010 que

nos permite resumir aquellas tareas o hitos que estimamos como

importantes y cuyo estado de ejecución o programación deseamos

comunicar a otras personas.

Como ha podido comprobar a lo largo del curso, las posibilidades

de Project son grandes.

Aunque no se trata de una aplicación tan sencilla o intuitiva como

las aplicaciones tradicionales de Office, su integración con Word,

Excel, PowerPoint o incluso Outlook hace de Project una aplicación

de administración de proyectos muy interesante para distintos tipos de

empresas y organizaciones.

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