empresas municipales de cali - emcali e ice esp ......6. sistema de gestión de calidad 7. ordenes...

Lineamientos / ACTIVIDADES PORTADORAS DE

ÉXITO ProgramadasResponsables Actividades Cumplidas

% de

avanceObservaciones

RC1 USO INDEBIDO DE ACTIVOS - Zona de RI: Extrema -

RR: Alta. Utilización indebida de los recursos de la empresa como: a)

El servicio de transporte para destinarlo a actividades personales o en

beneficio de terceros. b) Uso de los recursos humanos, equipos,

materiales, insumos y herramientas de la operación de la UENAA para

obtener beneficios económicos propios o de terceros.

1.Directores, Jefes de Dpto.

Agua Potable, Aguas

Residuales y Gestión

Operativa y Dpto. de

Seguridad.

2,3,4,5,6,7 Dpto. Planeación y

GAGHA.

33%Sigue su curso normal en la

vigencia 2020

RC2 SOLICITUD DE COBROS INJUSTIFICADOS A

TERCEROS - Zona de RI Alta - RR: Alta. Exigencias de cobros

arbitrarios u otros beneficios a los usuarios o terceros para programar

y/o ejecutar actividades de la instalación, operación y el mantenimiento

de los servicios.

1. Dpto. Planeación y GAGHA.

2, 3 y 4 Dptos. de DAP, DAR y

DGO


vigencia 2020

RC3 ACTUACIONES INDEBIDAS EN LA PLANEACIÓN Y

EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN - Zona de

RI: Extrema - RR: Moderada. Realizar actos o conductas que

impidan una adecuada y correcta Planeación, Desarrollo y Ejecución de

los Proyectos de Inversión, con el objetivo de obtener beneficios propios

o de terceros y en detrimento de los intereses de la empresa.

1. Dpto. Planeación

2..Dpto Ingeniería e

Interventoría

3. Dptos. Planeación,

Ingeniería e Interventoría

4. Dpto. de Interventoría

5. Dpto. de Gestión

Administrativa


vigencia 2020

RC4 MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS

INFORMES DE ENSAYOS O CERTIFICADOS DE

CALIBRACIÓN DE LOS LABORATORIOS DE LA DAP, DAR Y

MEDIDORES - Zona de RI: Alta - RR: Moderada. Omisión,

falsificación, sustitución o adulteración de los datos o resultados

obtenidos en los informes de los ensayos y certificados de calibración de

los Laboratorios de Agua Potable, Aguas Residuales y Medidores

LAR: AL Toledo, Prof. Ensayos

y Calibraciones I.

LAP: CJ Devia, Prof. Ensayos

y Calibraciones I.

LMA: JACapurro, Prof.

ensayos y Calibraciones II.


vigencia 2020

RC-5 “MANIPULACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LOS

INFORMES DE ENSAYOS Y/O CERTIFICADOS DE

CALIBRACIÓN DE LABORATORIOS”

Profesionales Laboratorios de

Ensayo y Calibraciones, Agua

Potable, Aguas Residuales y

Medidores de Acueducto

g. CONTROLES EN LOS LABORATORIOS DE AGUA POTABLE, RESIDUALES Y MEDIDORES DE

ACUEDUCTO.

que arrojan las pruebas de los ensayos que realizan los Laboratorios de Agua Potable (LAP) y Aguas

Residuales (LAR) y los certificados que emite el Laboratorio de Medidores de Acueducto (LMA) e

igualmente se pretende asegurar la autonomía en la divulgación de resultados o información crítica, la

toma de decisiones acertadas y la imparcialidad del nivel directivo frente a las actividades o resultados

del proceso.


vigencia 2020

1er. COMPONENTE:

Gestión del Riesgo de

Corrupción

ESTRATEGIA:

Integrar y alinear los

riesgos de proceso con

los

riesgos de corrupción,

para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI - EMCALI E ICE ESP - DIRECCION DE CONTROL INTERNO

PRIMER SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2020Fecha de PUBLICACION: MAYO 15 de 2020

Fecha de Corte: ABRIL 30 de 2020 Fecha de Seguimiento DCI: Mayo 4 al 15 de 2020

COMPONENTE

PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO

a.PROGRAMACIÓN DE HORAS EXTRAS

El Departamento de Gestión Administrativa de la UENAA genera mensualmente el reporte de control y

seguimiento a los recursos asignados por cada Dirección y Departamento Operativo.

b.SUSTRACCIÓN DE ELEMENTOS DE TRABAJO

Cada funcionario tiene en su cuenta personal los elementos entregados por la empresa para la

realización de sus actividades. Por tal razón, la Gerencia de Talento Humano y Activos realiza inventarios

periódicos a las cuentas personales.

c.RETIRO DE MATERIALES PARA ATENCIÓN DE ACTIVIDADES OPERATIVAS

La entrega de materiales se realiza por el sistema SRF, a través de la generación de vales de suministro

y cada funcionario asignado a una labor operativa reclama los materiales requeridos y aprobados por el

Jefe de Depto.

d. ATENCIÓN DE DENUNCIAS O QUEJAS CIUDADANAS A TRAVÉS DEL WHATSAPP, DERECHOS DE

PETICIÓN Y LA LÍNEA ROJA ANTI-CORRUPCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL DISCIPLINARIO

Los usuarios pueden denunciar los casos de soborno, peculado o extorsión por parte de los funcionarios

de EMCALI.

e.LISTA DE CHEQUEO- FORMULACIÓN DE PROYECTOS CONPES

Este mecanismo se implementó por parte del área de Gestión integral de Proyectos (Depto. Planeación

UENAA) como una actividad de control previa a la formulación de los proyectos de inversión que permite

revisar y verificar detalladamente que los mismos tengan los insumos o pre-requisitos de viabilidad

técnica y financiera necesarios para realizar su formulación y gestión para obtener la asignación de los

recursos CONPES.

f. MATRIZ E INFORMES DE SEGUIMIENTO TRIMESTRAL- GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLAN DE

ACCIÓN

El área de Formulación Estratégica elabora conjuntamente con las áreas operativas el Plan de Acción

anualmente, utilizando el Formato de la Matriz Diáspora a través de la cual se registran los recursos

financieros, la alineación estratégica, los responsables, fechas de inicio y fin, los riesgos y el cronograma

de ejecución de cada proyecto de inversión o actividad relevante del presupuesto de funcionamiento.

1er-SegDCI-PAyAC-Abr-20 Página 1



% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RCGE01 UTILIZAR LOS BIENES, RECURSOS Y/O EQUIPOS

DEL SISTEMA DE DISTRIBUCION DE ENERGIA EN

BENEFICIO PROPIO Y/O DE TERCEROS. Zona de RI:

Moderada

Controles:

1. Comité de maniobras

2.Control de materiales del área

3. Coordinación con el centro de control

4.Control de vehículos

5. Base de datos y georreferenciación de los activos del SDL

6. Sistema de gestión de calidad

7. Ordenes de trabajo

1. Dptos. Operación y

Mantenimiento.

2, 3 y 4. Jefe Depto. de Mantto,

Dir. Distribución y Gerencia de

Energía.

5.Siter Catastro de energía

Subproceso Distribuir Energía:

• Solicitud de software para los controles (Comité de maniobras, Coordinación con el centro de control y

Control de vehículos).

•Participación de Líderes funcionales en Comités de maniobras.

•Software de energía operativo actualizado

•Modernización del Centro de Control

Subproceso Mantenimiento:

•Participación activa de todas las áreas que requieren maniobras (Control 1)

• En desarrollo implementación Sistema de Gestión de Trabajo en Terrenos. Ya está listo para el Depto.

de Control de Energía, falta la implementación para Distribución (Controles 2 y 7)

• Seguimiento comités de operativos de distribución que se realizan el primer día de cada semana.

(Control 3)

• El área de Transportes (CODE) instaló dispositivos para hacer seguimiento a la ruta de todos los

vehículos, se gestiona su aplicación para el control desde Distribución. Llevar registro ingreso y salida de

todos los vehículos de Diésel I. (control 4)

• Cumplir con el protocolo de indicar los cambios que se hacen en el SDL por acciones de mantenimiento,

Implementación del SAP en el módulo de gestión de activos. (Control 5)

•Aplicación del sistema de gestión de calidad (Control 6)

100% Continúa en la Vigencia 2020

PROCESO: Garantía de Entrega de los Servicios

Energéticos:

RIESGO RCUENE02: No ejecutar, no revisar y no reportar

las irregularidades encontradas para la reducción de

pérdidas de energía aceptando para sí, o para otro, dinero u

otra utilidad por acto que debía ejecutar en el desempeño

de sus funciones. Zona de RI: Alta

RIESGO RCUENE03: Reportar actividades no ejecutadas o

incompletas e irregularidad en el reporte del suministro de

materiales en los diferentes Programas de Disminución de

Pérdidas de Energía. Zona de RI: Moderada

Controles

-Interventoría al contrato.

-Informe de interventoría.

Dpto. Control de Energía

Subproceso Efectividad de los Servicios Energéticos:

- Se realizan seguimientos semanales a los diferentes programas de disminución de pérdidas contando

con el apoyo de la Empresa contratista encargada de la interventoría y se integra en un informe trimestral.

-Se realizan comités de pérdidas mensualmente

- Se están ejecutando los contratos de disminución de pérdidas no técnicas de energía, contrato de

Detección de irregularidades y el contrato de interventoría.

-Base de datos de actas escaneadas de las Empresas contratistas.

- Seguimiento al diligenciamiento de actas, calificación de rendimiento de cuadrillas, procedimientos

efectuados, resumen de no conformidades.

- Se actualiza continuamente el proceso de actuaciones administrativas, últimamente se ha implementa

una alternativa de Recuperación Ágil que permite cerrar y conciliar rápidamente las irregularidades

detectadas.

- El proceso de despacho operativo se encuentra en una etapa de maduración, en pro de tener más

seguridad en cada caso y acta que se diligencia.

33% Sigue su curso normal

RIESGO RCUENE04: Intervención en la tramitación,

aprobación o celebración de un contrato con violación al

régimen legal en favorecimiento propio o de un tercero.

Zona de RI: Moderada

Controles

•Sistematización de los ensayos y calibraciones

•Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

•Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

•Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

Jefe Dpto.

PROF. Oper. I

Acciones realizadas por el Subproceso Aprovisionamiento de Energía.

•Actas de comité

•VoBo en las actas de pago.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

PRESTACION DE SERVICIOS ENERGETICOS




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RCGE05 MANIPULACION DE LOS RESULTADOS DE

ENSAYOS Y CALIBRACIONES. Zona de RI: Moderada

1. Sistematización de los ensayos y calibraciones

2. Manejo de información en Base de Datos de Dominio Corporativo

3. Sistema de Gestión bajo la norma internacional ISO/IEC 17025

4. Políticas de imparcialidad y confidencialidad de los laboratorios

Jefe Dpto. Servicios UDI,

Laboratorios y Alumbrado

Público

Prof. Laboratorio Energía

Acciones realizadas por el Subproceso Ensayos y Calibraciones en Laboratorios de Energía

•Ejecución del contrato de Soporte, Actualización y Mantenimiento de la Base de Datos y Software de

Calibración de la vigencia.

•Evidencias de implementación de Planes de Acción para atender los hallazgos No Conformes de la

Evaluación de Vigilancia de la acreditación realizada en diciembre de 2019 aprobadas por el ONAC en la

vigencia de 2019.


RCGE06 Manipulación y omisión de la información de los

proyectos para el uso de la infraestructura en beneficio de

terceros. Zona de RI: Moderada

Controles

1.Aplicación de Normatividad vigente

2.Verificación en terreno

3.Verificación y análisis de la información

4.Rotación del personal de terreno

5.Sistematización del proceso

Carlos F. Flórez. Jefe Dpto.

Héctor E. Guayupe Prof.

Oper. III

Subproceso Gestión de uso de la Infraestructura. Ante las solicitudes realizadas por terceros para el uso

de la infraestructura se opta por lo siguiente:

•Un técnico revisa en terreno la solicitud enviada.

•Un Ingeniero analiza los datos recolectados en campo y emite un concepto técnico.

•En caso de ser Viable, otro técnico se encarga de la construcción del proyecto.

•Para la entrega del proyecto, un tercer técnico se encarga del recibo de la obra.

•Interacción con los cableoperadores, concerniente a la actitud y profesionalismo del personal del área.

•Visitas al personal de terreno por parte del Jefe de Dpto.

•Actualización parcial del inventario de redes realizado por un tercero.


Arquitectura de Telecomunicaciones y Conectividad - Dirección

de Ingeniería.

RC040102-01 - Posibilidad de recibir cualquier beneficio a

nombre propio o de terceros con el fin de utilizar

información sensible de aplicativos desarrollados propios

del negocio” identificado en el Subproceso de “Arquitectura de

Telecomunicaciones y Conectividad. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Planeación

Durante el primer cuatrimestre de 2020 se renovó el contrato a tres (3) funcionarios por prestación de

servicios y dos (2) practicantes a quienes se les hizo firmar los respectivos formatos de confidencialidad

de la información de EMCALI; para con ello, dar cumplimiento al control establecido y así continuar

mitigando el riesgo.

Adicionalmente se registraron treinta dos (32) tiques para la creación y/o actualización de perfiles para

uso de aplicativos, gestión servicios, gestión ADSL y portal servicio. Lo anterior, se puede observar en el

aplicativo I3Dmesa de servicios sistema de tiques.


Desarrollo de Proyectos de Telecomunicaciones y Conectividad

RC040104-01 - Posibilidad de solicitar o recibir dádivas a

nombre propio o de terceros con el objetivo de utilizar

información sensible de diseños desarrollados propios del

negocio, generar pago a contratistas sin el cumplimiento de

los requisitos u obligaciones contractuales y por el

incumplimiento de todas las actividades del objeto

contractual de los proyectos. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería

Jefe Dpto. Proyectos Jefe

Dpto. Implementación de la

Infraestructura

En el primer cuatrimestre del año en curso, se gestionó la solicitud mediante un tique para la creación de

un perfil nuevo para practicante y la actualización de dos (2) perfiles para funcionarios por prestación de

servicios.

Con el fin de tener una trazabilidad y control de las solicitudes de diseños requeridas por otras áreas para

dar solución al cliente, todas las solicitudes se gestionan por herramientas corporativas como son la mesa

de servicios sistema de tickets, correo electrónico de Emcali y además, la herramienta Teams por la cual

se está realizando el teletrabajo dada la situación de crisis sanitaria que estamos presenciando.

Aclarando que los diseños de la red interna de EMCALI no se comparten con clientes externos.


Normalización y Estándares de Telecomunicaciones y

Conectividad

RC040301-01 Posibilidad de aceptar o pedir beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de alterar el proceso

de homologación de equipos. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería



Infraestructura

Durante este periodo del 2020, no hubo homologaciones de equipos dado que no se recibió ninguna

solicitud de las áreas. Por lo anterior, este riesgo no tuvo necesidad de mitigarse en este cuatrimestre. 33% Sigue su curso normal

1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

PRESTACION DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RC040403-01 Posibilidad de aceptar o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de hacer

malversación de materiales y equipos utilizados en el

proceso de instalación. Zona RR: Alta

DAVID BLANDON

Dir. ingeniería



Infraestructura

El supervisor del contrato venta instale de la Dirección de Ingeniería generó de manera periódica

(semanalmente) un balance entre lo entregado por la empresa y lo consumido por el contratista (reporte

almacén); adicionalmente, esta evidencia es soportada con la información descargada de las ordenes de

trabajo y las requisiciones de entrega de materiales realizadas por el almacén.


Operación y Mantenimiento de Redes - Dirección Operativa de

Redes:

RC040201-01 - Posibilidad de recibir o pedir dádivas a

beneficio propio o de terceros con los propósitos de;

alterar las funciones del proceso de reparación de un

servicio. Zona RR: Moderada

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur -

W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto. Corporativos

y Valor agregado - F.

ARROYAVE.

Durante el primer cuatrimestre no se ha logrado realizar ninguna socialización en temas relacionados con

ley disciplinaria y delitos asociados al tema de corrupción debido al tema de aislamiento social y demás

generados por la Pandemia que enfrentamos.

Entre los PQR atendidos durante este cuatrimestre no se recibió ningún reclamo derivado de algún

mecanismo de presión como solicitud de dadivas por atender y reparar los servicios de algún cliente. Los

PQR son enviados como respuestas técnicas mediante correo electrónico al área encargada oficialmente

de atenderlos.


Operación y Mantenimiento de Redes - Dirección Operativa de

Redes:

RC040201-02 - Posibilidad de recibir o solicitar dádivas o

beneficios a nombre propio o de terceros con el fin de

hurtar materiales, equipos y herramientas. Zona RR: Alta

Dir. Operativo Redes - R.

SALAS Jefe Dpto. Redes Sur -

W. JARAMILLO

Jefe Dpto. Redes Norte - D.

MENA Jefe Dpto. Corporativos

y Valor agregado - F.

ARROYAVE.

Las denuncias se están presentando de manera mensual a la fiscalía con un acumulado de los hurtos del

mes vencido. Durante este periodo, y debido al teletrabajo, las denuncias se han presentado de forma

virtual mediante un procedimiento que se socializó por parte de la fiscalía al funcionario encargado de

realizar esta labor en la dirección.

Se espera que se lleve a cabo el debido proceso y las investigaciones finalmente permitan la captura de

los implicados en estos numerosos hechos. Es importante destacar que hasta el momento no se ha

hallado a ningún funcionario relacionado con los hurtos.

Todas las ordenes de trabajo de reparación en cable que incluyen un cambio de sesión, poseen un

requerimiento de materiales a utilizar durante la labor, esta pasa por diferentes filtros de autorización

antes de permitir la salida del almacén. Las evidencias de esta gestión reposan en el aplicativo SRF que

son todas las requisiciones de material realizadas desde por la Dirección Operativa de Redes.


Operación y Mantenimiento de Equipos - Dirección

Operativa de Equipos.

RC040202-01 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier

dadiva o beneficio a nombre propio o de terceros con los

fines de realizar reactivación o reconexión de un servicio

no autorizado en la información comercial y realizar o

permitir conexiones de servicios no autorizadas, con

condiciones diferentes a las contratadas. Zona RR:

Moderada

Dir. Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

Se hizo revisión de la calificación inicial del riesgo inherente debido a que las condiciones de la ejecución

de procesos que estaban relacionados con el riesgos están automatizados y quién realmente determina

la reactivación o reconexión de servicios es el área comercial que envía la orden de ejecución en los

equipos.


Operación y Mantenimiento de Equipos

RC040202-02 Posibilidad de recibir o solicitar cualquier

dadiva o beneficio a nombre propio o de terceros con los

fines de hurtar equipos como baterías, aires

acondicionados, tarjetas de centrales, entre otras. Zona RR:

Extrema

Dir. Operativo Equipos

Reinaldo Henao Barberi

Se le realizó un ajuste en la redacción de los controles e indicadores.

Queda pendiente socializar a través de los líderes funcionales del Código de Ética de la Empresa.

Se cambiaron también los indicadores, ya que no se puede medir el efecto mes a mes, porque estos

hurtos se detectan cuando se hacen los mantenimientos preventivos.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Efectividad del Servicio de Telecomunicaciones y Conectividad

RC040302-01 Posibilidad de recibir o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con los fines de; no actualizar

debidamente las ordenes cumplidas para servicios

corporativos y darles un uso indebido a las bases de datos

de clientes, (LEY DE HABEAS DATA). Zona RR: Alta

Director Comercial Jorge

Eduardo Martínez Vélez

1. El coordinador (por segmento) canal comercial quincenalmente, revisara y actualizara las órdenes

cumplidas facturadas, aplicando acciones correctivas cuando sea necesario, mediante la solicitud de

informes de ventas, instalación y cumplimiento, solicitara a los vendedores informes semanales los cuales

contienen información relativa al aspecto de la orden registrada. Con el fin de determinar tiempos de

facturación de ordenes cumplidas registradas, comportamiento de las ordenes en un periodo estimado.

2. El coordinador (por segmento) canal comercial mensualmente establecerá la política de seguridad

manejo de base de datos, identificando la veracidad de la información, identificación de datos sensibles y

críticos, el cómo se almacenara la información. Con el propósito de blindar la información y reducir toda

posible fuga de información.

3. El coordinador (por segmento) canal comercial mensualmente fomentara la buenas prácticas

empresariales, por medio de reuniones, charlas, con el fin de promover la cultura anticorrupción y valores

éticos, sentido de pertenencia.


Comercialización Productos y Servicios de Telecomunicaciones

y Conectividad

RC040402-01 Posibilidad de recibir o aceptar dadivas a

nombre propio o de terceros con los propósitos de, tener

un indebido comportamiento en la ejecución de ajustes y

descuentos de manera irregular (descontar valores de

facturas) que no poseen soportes y a clientes no

autorizados, también el hecho de realizar y/o permitir

ventas sin cumplir los protocolos y políticas establecidas.

Zona RR: Extrema

Jefe Dpto. Masivo Soffy Mejía

Jefe Dpto. Corporativo Nerieth

Cardona

1. El coordinador canal comercial (por segmento) periódicamente se reunirá con su grupo de apoyo,

para discutir las acciones de seguimiento a emplear, realizara la supervisión de todas transacciones que

requieran la implementación de descuentos en base a la política de descuentos prestablecida. Como

evidencia actas de reuniones y el informe de contratos con transacciones aprobadas.

2. El coordinador (por segmento) canal comercial periódicamente fomentara la buenas prácticas

empresariales, por medio de reuniones, charlas, con el fin de promover la cultura anticorrupción y valores

éticos, sentido de pertenencia.


Instalar e Intervención del Servicio de Telecomunicaciones y

Conectividad

RC040403-01 Posibilidad de aceptar o solicitar beneficios a

nombre propio o de terceros con el fin de hacer

malversación de materiales y equipos utilizados en el

proceso de instalación. Zona RR: Alta

Dirección Operativa de Redes Mensualmente se realizó el inventario físico en el almacén del contratista, validando los materiales

disponibles de acuerdo con el consumo a la fecha del inventario33% Sigue su curso normal

Planeación y Evaluación de la Gestión Comercial y de

Servicio al Cliente

RC501 Manipulación de información estratégica para

beneficio propio o de un tercero.

Índice de cumplimiento= (# de actividades cumplidas / # de actividades

programadas) x 100

Planeación y Evaluación de la

Gestión Comercial y de

Servicio al Cliente

•Creación de lista de chequeo para la etapa precontractual y etapa contractual: Ambas listas fueron

aprobadas por el Gerente, Directores y Jefes, en el Comité de Gerencia Comercial de abril 20 de 2020

(ver acta 6000224292020). A través del oficio 6000234272020 se socializó a los Directores y Jefes, las

listas de chequeo para los procesos de contratación.

•Realización de talleres sobre el Código disciplinario y código de ética:

La participación en estos talleres se hará a través del Área Funcional Gestión del Conocimiento, para el

primer cuatrimestre no se realiza ningún evento de capacitación.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

GESTION COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CLIENTE




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Mercadeo y Comercialización de Productos y Servicios

RC502 Recibir dádivas o beneficios a nombre propio o de

terceros o inducir al usuario a otorgarlas para realizar

trámites y/o agilizarlos sin el cumplimiento

de los requisitos legalmente establecidos.


programadas) x 100

Mercadeo y Comercialización

de Productos y Servicios

•Verificación de antecedentes del contratante: Al inicio de la negociación del producto cuponazos, se

verifican los antecedentes de la empresa y el representante legal en: La lista Clinton, Procuraduría y

Contraloría.

•Presentación de oferta comercial y elaboración de contrato: La oferta comercial va con el visto bueno de

la líder de la actividad Cuponazos y se envía al cliente para aprobación, posteriormente si es aprobada la

oferta por el cliente, adicionalmente envía una orden de servicio y/o elaboración de un contrato, para visto

bueno del Director (a) Comercial y firma del Gerente Comercial.

Se incluye en la información que se le entrega al cliente un aviso que indicar, “que cualquier denuncia

(corrupción) del proceso puede hacerlo a través de los canales de denuncia de corrupción y

transparencia de EMCALI EICE ESP".

•Realización de talleres sobre el Código disciplinario y código de ética: La participación en estos talleres

se hará a través del Área Funcional Gestión del Conocimiento, para el primer cuatrimestre no se realiza

ningún evento de capacitación.

•Control al inventario de bodega. Arqueo o inventario a la bodega, cotejando las cantidades, referencias y

especificaciones de los elementos solicitados y entregados mediante memorando firmado por el Director

(a) Comercial.


Operaciones Comerciales


un tercero para retardar, omitir la ejecución de actividades

de recuperación y/o aseguramiento de los ingresos, o para

ejecutar un acto contrario a los deberes asociados al ciclo

de generación de ingresos (Ciclo de Servicio).


programadas) x 100

Operaciones Comerciales

•Visitas aleatorias de seguimiento en terreno: Se realizó acompañamiento en terreno para validar la

realización de actividades operativas de suspensión del Grupo Elite, los días 27 de febrero, 10 de marzo,

18 marzo de 2020. (entre los Contratos visitados se encuentran 301108, 612234, 79073, 424537, 147856,

121127, 148690,181787, 1028499).

•Retroalimentación sobre la transparencia y cuidado tanto del perfil como de la información: En reunión

efectuada el 16 de enero de 2020, como consta en acta, se socializó al personal adscrito de la Dirección

de Operaciones Comerciales la importancia de la privacidad de la información, datos, manejo adecuado y

transparencia en todas las actividades que se realizan. El 14 de abril por correo corporativo, como parte

de la estrategia de prevención riesgos de corrupción y control del sistema de seguridad de la información,

se recuerda el uso adecuado de la información existente en la base de datos comercial, en la realización

de las actividades asignadas y la aplicación de las cláusulas de confidencialidad de la información.

•Monitoreos en sitio de trabajo: De manera permanente se realiza en puesto de trabajo, monitoreo de las

actividades realizadas y manejo adecuado de perfiles. Adicional a esto con Requerimiento 2000004679,

se solicitó al GTI la forma EMCTRANS, con la cual se pueden validar las transacciones realizadas por

todo el personal de la Dirección en el sistema Open Smart Flex, de igual manera se gestionó para el

Subproceso Facturación. Para la vigencia los responsables del proceso no manifiestan materialización

del riesgo por alguna de las causales presentadas.

•Inventario procedimientos e Instructivos: La Dirección de Operaciones Comerciales cuenta con

procedimientos, instructivos y formatos documentados conforme lo establece el SGC, que son

consultados permanentemente por los funcionarios en la página de Emcali https://www.emcali.com.co/,

link Daruma.

•Actas de confidencialidad GTI y Cláusulas de Confidencialidad Contratos: El personal adscrito a la

Dirección cuenta con las respectivas actas de confidencialidad de la información las cuales reposan en

GTI. Igualmente, los contratos PS, presentan la correspondiente cláusula de confidencialidad.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Servicio al Cliente


terceros o inducir al usuario a otorgarlas para realizar

trámites sin el cumplimiento de los requisitos.


programadas) x 100

NSU por facilidad de realizar trámites sin requerir tramitadores

Servicio al Cliente

•Difundir información de trámites en canales de atención: La información de trámites se encuentra

publicada en el portal corporativo en la ruta: https://www.emcali.com.co/web/guest/tramites-y-servicios.

La información sobre acceso a trámites y canales de atención se publica en redes sociales. Todos los

videos quedan en YouTube https://www.youtube.com/user/EMCALIESP.

Teniendo en cuenta que, desde el 26 de marzo de 2020, se cerraron las oficinas físicas de atención al

usuario, por confinamiento nacional para contener el virus COVID -19, se incrementaron las piezas

publicitarias sobre los canales de atención telefónico y virtual, que quedaron disponibles durante esta

cuarentena.

•Participación de funcionarios en talleres de código de ética y de control disciplinario: El inicio de esta

actividad se programa a partir del segundo cuatrimestre de la vigencia y su realización será virtual.


RCGF01 Realizar causaciones sin el cumplimiento de los

requisitos legales. RI: Bajo - RR: Bajo

1.Rotación de los funcionarios para la asignación de causaciones

2. Un funcionario es el que reconoce el hecho económico y otro

funcionario la verifica.

Dir. Contabilidad 33% Sigue su curso normal

RCGF02 Alteración de información financiera oficial

privilegiada. RI: Bajo - RR: Bajo

Contabilidad: 1.Rotación de funcionarios - 2. Autoevaluación a las

cuentas antes del cierre

Presupuesto: 1. Rotación de actividades durante cada periodo a los

funcionarios que conforman grupos de trabajo. 2.Verificación y

validación de la información antes de su entrega

Dir. Contabilidad

Dir. Presupuesto33% Sigue su curso normal

RCGF03 Direccionar a beneficio propio o de terceros los

recursos de la Empresa. RI: Bajo - RR: Bajo

1. Verificación periódica de autoridades en el aplicativo.

2. Revisión aleatoria de los pagos aplicados

Dir. de Tesorería 33% Sigue su curso normal

RCGF04 Liberar la cuenta sin el cumplimiento de los

requisitos establecidos. RI: Bajo - RR: Bajo

1.Realizar chequeos permanentes.

2. Realizar seguimiento a requerimientos hechos a la GTI.

Dir. de Tesorería 33% Sigue su curso normal

RCGF05 Retener o adelantar el pago de un tercero a

beneficio propio. RI: Moderado - RR: Bajo

Validar las cuentas al cierre de mes que quedan pendientes de orden de

pago en la Dirección de Tesorería.

Dir. de Tesorería

La Gerencia Financiera ha efectuado controles efectivos que han permitido que, durante el periodo

evaluado prevenir la materialización de los riesgos de corrupción. Igualmente para cada uno de los

riesgos se tienen establecidos indicadores, cuyo resultado le permiten al proceso Gestión Financiera

generar las alertas preventivas o correctivas.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.





No se presentó materialización de los Riesgos durante el periodo de seguimiento.

Así mismo con el propósito de fortalecer el conocimiento se solicitará a la Dirección de Planeación

Corporativa se de una capacitación en la cual se oriente a los líderes de los subproceso y su equipo de

apoyo de la Gerencia Financiera, frente a la aplicación de la nueva “Guía para la administración del riesgo

y el diseño de controles en entidades públicas”.










GESTION FINANCIERA




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RCGF06 Inadecuado uso del perfil y/o selección de plan

para la rebajas de los recargos de mora en los acuerdos de

pago. RI: Bajo - RR: Bajo

1) Visto bueno del jefe del departamento en los descuentos de recargos

por mora de acuerdo al art. 5 literal C de la Resolución GG 000921 de

2017

2) Socialización de la Resolución No. 000921 de 30 de noviembre de

2017

3) Verificación mensual de los descuentos de recargos por mora en

acuerdos de pago

4) Revisiones mensuales en el Informe de notas - Detalle notas por mes

y causa.

Causas: 55- 76-83 y 98, se verifica los perfiles usuarios respecto a los

valores rebajados y se informa a las Áreas de Cobro Coactivo y Atención

al Cliente y demás que hayan efectuado rebajas.

1,2,3,5 Jefe Dpto. Cobro

Coactivo

4 Jefe Dpto. de Cartera











RCGF07 Dar de baja la cartera de un usuario sin

autorización. RI: Bajo - RR: Bajo

1) Socialización de la Res. GG-001224 de 2015

2) Revisión del Informe de notas - Detalle notas por mes y causa.

Extinción de cartera jurisdicción coactiva 39, 44, 48, 59 y 86

3) Verificación del reporte por uso de causas y perfil ( -3, -2, 62, 93)

1,2 Jefe Dpto. Cobro Coactivo

3 Jefe Dpto. de Cartera







GAGHA01 Direccionamiento por tráfico de influencias en la

provisión de personal. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

1. Gestionar la provisión de personal de EMCALI a partir de aplicación

de la política de talento humano, lineamientos, directrices y los

procedimientos vigentes de selección y vinculación de personal directo e

indirecto (Servidores públicos, aprendices y contratistas por prestación

de servicios).

Gerencia General

GAGHA

Dpto. Gestión Talento Humano

y Organizacional

El resultado del primer trimestre del 2020 relacionado con la provisión de talento humano presenta la

realización de vinculaciones en la modalidad concurso dado que existían puntajes elegibles vigentes de

concursos internos realizados en el año 2019 en la Unidad de Negocio de Energía, así mismo el cambio

de administración generó renovación de Gerentes de Unidades de Negocio y Gerentes de Área, a su vez

ingresaron Directivos en casillas vacantes, así pues la modalidad de funcionarios Públicos está cubierta

en la planta de cargos en el 99%.

El Área de Selección y vinculación está realizando el proceso de reclutamiento de candidatos al cargo de

Linieros, para proveer quince (15) casillas desiertas en concurso realizado a finales del año 2019 , en

consecuencia, en el mes de abril se realizaron las pruebas psicológicas y pruebas prácticas para poder

tener un talento humano competente, como resultado de toda esta labor se aclara que la alta Gerencia

determina todo el proceso de ingreso de personal así como también los concursos internos de EMCALI

EICE ESP.


GAGHA02 Uso indebido de la información asociada a la

Gestión de Talento Humano. Valoración RI: Extremo - RR:

Alto

Adoptar los lineamientos de seguridad de la información emitidos por la

Empresa.

Desarrollar las actividades definidas para proyecto ERP-alcance

GAGHA

Gerente de Área Gestión

Humana y Activos

Gerencia de Área Tecnología

de la Información

La Gerencia de área Gestión Humana y Activos por medio del área planeación y evaluación define para el

año 2020, facilitar la aplicación de la normatividad y/o lineamientos por medio de la comunicación vía

correo electrónico.

Las actividades se realizarían durante toda la vigencia. En el periodo enero abril se logra el envío por

correo electrónico de las comunicaciones que se definieron socializar al personal de la GAGHA

De acuerdo con lo reportado por la Líder en el proyecto ERP - SAP por parte del proceso Gestión Talento

Humano se tiene que:

Al mes de abril se reporta fase final para entrega formal de 2 de los 6 módulos a cargo. Estos módulos

son P&G y S&D

De otro lado se comunica que continúan trabajando con los módulos que estarán en Selección (RC),

Gestión del Conocimiento (LMS), Manuales de funciones de DEO (JOB) perfil de empleados u hoja de

vida que aplica para todos nosotros (EC), estamos cerca de realizar estas entregas.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

GESTION DE TALENTO HUMANO




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

GAGHA03 Uso indebido de los activos y recursos de la

empresa asociadas a la Gestión de Talento Humano

(Tiempo laboral, elementos de protección personal,

dotación, entre otros) para realizar otras actividades y/o

realizar actividades propias de los servicios a cambio de

beneficios particulares. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

1) Código de ética

2) Control de ingreso y salida de personal

3) Personal en las sedes operativas y control entrega de dotación

Gerente de Área Gestión

Humana y Activos

Gerentes UEN's

Jefes de Dpto. de Gestión

Administrativa y de Activos

Dado que el código de ética de EMCALI debe ser ajustado conforme los lineamientos de la Junta

Directiva emitidos finalizando el año 2018, sobre incluir nuevos principios y valores; para la presente

vigencia se adelanta gestión con el comité de ética de la empresa ante la Secretaría General para

adoptar la versión ajustada.

El Departamento de Gestión Compensación y Beneficios cuenta con 8 Analistas de Control de Tiempo

quienes son los responsables de realizar: a. Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente y

lineamientos establecidos por la Ley, Reglamento Interno y Convenciones Colectivas y las resoluciones

complementarias vigentes. b. Ejercer el control del registro ingreso y salida del personal en las 98 sedes

de EMCALI donde se cuenta con personal activo.

Personal especializado en las sedes de la empresa realizan seguimiento y control al cumplimiento de

normatividad asociada con dotación y elementos de protección personal


RCGAE01 - Sesgar la inteligencia de mercado en o para

beneficio de un tercero. Valoración RI: Alto - RR: Moderado

El escenario de este riesgo se da por la acción u omisión de la

búsqueda de información de proveedores con nuevas u otras estrategias

comerciales que permitan realizar el análisis de las tendencias y

dinámicas del mercado, es un riesgo de corrupción que podría afectar

internamente a la empresa, ya que las inteligencias de mercado son de

utilidad en la búsqueda de mejores oportunidades de adquisición,

minimizar riesgos, optimización de costos y generación de valor para la

entidad.

Gerente Abastecimiento de

Bienes y Servicios

Dir. Abastecimiento y

Coordinadores a cargo

Se está fortaleciendo el Registro de Proveedores bajo la implementación de una nueva plataforma la cual

dio inicio a finales del 2019 utilizando la plataforma ARIBA.

Se participó activamente en el diseño de la página web y de todos los documentos de apoyo en formato

presentación, realización del guion para el video tutorial

Realización de talleres, mesas de trabajo y de entrenamiento al equipo de trabajo asignado que dio todo

el soporte para la invitación, revisión y aprobación de los registros realizados por las diferentes

empresas.

Consecución e instalación de diademas de comunicación para los cinco profesionales contratistas.

Todos los documentos y formatos de control y seguimiento, así como la documentación remitidas por

cada uno de los proveedores están disponibles en la opción One Drive del correo corporativo.

A la fecha se han realizado 5 capacitaciones o re-inducciones a 26 gestores de Inteligencias de mercado

respecto a los Riesgos de corrupción y a las responsabilidades penales, fiscales o disciplinarias en las

que puede incurrir en caso de materializarse el riesgo.


RCGAE02 - Manipular un proceso de contratación a favor

de un tercero. Valoración RI: Extremo - RR: Alto

La posibilidad de este riesgo se da propiamente por las contrataciones

que se realizan en la Gerencia de Abastecimiento de bienes y servicios,

las cuales pueden verse afectadas por factores como: la subjetividad en

el establecimiento de requisitos, condiciones o características para el o

los procesos contractuales que se lleven a cabo; la omisión voluntaria o

involuntaria de controles en los procesos, e incluso por factores externos

que causan un cambio en la organización como lo es en este momento

la emergencia sanitaria producida por el COVID-19 y la medida de

cuarentena nacional.

Dir. Contractual y

Coordinadores a cargo

Cuentan con diferentes controles que mitigan la posibilidad de que estas acciones u omisiones se lleven

a cabo: los lineamientos de los controles establecidos, en los cuales están especificados “las

modalidades de selección de EMCALI” y los diferentes instructivos que definen y direccionan los pasos a

seguir para cada una de las modalidades de contratación descritas anteriormente; las revisiones a los

gestores (encargados de contrataciones) por parte de los Directores quienes conforman la segunda línea

de defensa, la revisión de la justificación de las fichas de requerimiento y especificaciones técnicas

enviadas por las áreas solicitantes y que son requeridas para la contratación en modalidad de selección

directa a cargo del Director Contractual y por último, las medidas que se han adoptado por parte de la

entidad a causa de la emergencia sanitaria del COVID-19 que se encuentran en la resolución No.

Resolución No.1000002052020 de 02 de abril de 2020 apoyada en la Norma complementaria No. 5.1

"Recepción y apertura de documentos y propuestas en la contratación de EMCALI EICE ESP, bajo el

estado de emergencia sanitaria". Y siguiendo los lineamientos del Instructivo 409P01I009 Contratación de

emergencia que ya se encontraba establecido por EMCALI, en los cuales se especifican los pasos a

seguir para poder realizar esta modalidad de selección y los controles que se llevaran a cabo durante y

después de la misma.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS - GAE




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RCGAE03 - Interés indebido en la supervisión de contratos.

Valoración RI: Extremo - RR: Extremo

Las circunstancias que podrían generar la materialización de este riesgo

es la omisión o acción por parte de los supervisores e interventores de

los contratos en búsqueda de beneficios particulares durante el proceso

de ejecución, esto desde el cumplimiento de requisitos de ejecución

hasta la liquidación del contrato o acta de finalización y cierre financiero

del mismo, debido a que es un acto de corrupción con una posibilidad

de ocurrencia en diferentes tiempos del proceso genera una calificación

de la probabilidad como probable y en la calificación de impacto del

riesgo mayor lo cual significa que de llegar a ocurrir generaría altas

consecuencias sobre la entidad, se han definido opciones de manejo en

búsqueda de reducir la probabilidad de ocurrencia con diferentes

controles.

Gerente Abastecimiento

Bienes y Servicios, Dir.

Abastecimiento, Dir.

Contractual y Coordinadores a

cargo

Los controles para mitigar este riesgo son los lineamientos unificados, la estandarización de los procesos

para la evaluación de proveedores, mediante los cuales se realiza el seguimiento y control a los procesos

contractuales, la ejecución contractual y por último la evaluación a la gestión del proveedor o contratista,

lo que da como resultado saber si el proveedor es apto o no para seguir en el listado de proveedores de

la entidad; de la misma manera existen acciones como las evaluaciones de contratos terminados, la

evaluación de contratistas con mala calificación, evaluaciones de proveedores de servicio en laboratorios

y la evaluación de proveedores por prestación de servicios; se realizan reuniones con los supervisores y

talleres con proveedores o contratistas con enfoque en la cadena de valor.


1. DÉBIL PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.

Valoracion RI: Moderado

. Se encuentra en un nivel de Índice de Riesgo (IDR) en zona media, lo

cual genera la atención para la aplicación de los controles reformulados

y mejorar las medidas de prevención de los controles en los procesos de

las actividades de los procesos de la Dirección Jurídica (Defensa

Jurídica, Análisis y Conceptos Jurídicos, Contratación), Gestión

Documental, Relaciones Institucionales y Gobierno Corporativo, de la

Gestión Legal en EMCALI EICE ESP.


2. DESCONOCIMIENTO DE AGENDAS LEGISLATIVAS,

REGULATORIAS Y JURISPRUDENCIALES. Valoracion RI:

Moderado

Se encuentra en un nivel de Índice de Riesgo (IDR) en zona media, lo

cual genera la atención para la aplicación de los controles reformulados

y mejorar las medidas de prevención de los controles en los procesos de

las actividades que realiza el proceso de Gestión de Regulación, de la

Gestión de Servicios Legales.


RCDRS 02 Ofrecer o difundir información reservada en

beneficio propio o de terceros. Valoración RI: Alto

1 Acceso ilimitado de los contratistas a la información confidencial de la

empresa

2. Falta de seguimiento y control a los acuerdos de confidencialidad

Dir. Responsabilidad Social

•Se limita el acceso de información confidencial de la Empresa a funcionarios y contratistas.

•Se respeta y reserva en la celebración, de cualquier acuerdo o preacuerdo de confidencialidad

suscritos por EMCALI con terceros e igual EMCALI se compromete a cumplirlos con terceros.

•En la elaboración de los contratos de prestación de servicios, se verifica el cumplimiento de

documentación y la inclusión de la cláusula que obliga a mantener la confidencialidad , durante el

plazo de ejecución del contrato y por dos años más.


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

A la fecha no se han materializado los riesgos descritos anteriormente, sin embargo, las acciones de

prevención buscan la aplicación de los controles a continuación descritos:

•Continuación de controles de riesgos para los procesos planeación y evaluación de la gestión legal,

gestión documental, gestionar finanzas - cobro coactivo, atender procesos judiciales y administrativos,

asesoría jurídica y producción normativa, regulación empresarial y proveer asesoría legal.

•Atención y seguimiento permanente para la mejora de medidas de prevención del control en los

procesos de las actividades de Atender Procesos Judiciales y Administrativos.

•Planear las jornadas con los funcionarios del Proceso de Gestión de Servicios Legales, publicación del

Boletín de Gestión de Riesgos del proceso de Gestión de Servicios Legales, por dependencia.

•Capacitación en la divulgación y sensibilización en temas relativos al código disciplinario y Delitos contra

la administración pública.

Secretaria General

GESTION DE SERVICIOS LEGALES

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

RCDRS 03 Trafico de influencias en beneficio propio o de

un tercero a partir de actividades derivadas en el ejercicio

de su cargo. Valoración RI: Moderado

1. Falta de capacitación

2. Ausencia de valores éticos

3. Falta de controles


•Elaboran actas e informes de la gestión realizada en cumplimiento del plan de acción.

•Consolidan informes y actas de la gestión realizada por cada funcionario en cumplimiento del plan de

acción establecido.

•Gestionan y consolidan información por parte del área responsable

•Comité de Dirección analiza y evalúa informes y brindan orientaciones para que se implementen las

acciones correctivas pertinentes.

•Cada semana se envía la información con contenidos de las acciones relevantes para los boletines de la

semana, en el primer trimestre se entregaron 4 boletines la GG para el seguimiento de las acciones que

adelanta la DRS y a la coordinación de comunicaciones para que elabore el documento de lo destacado

de la semana” con esto se llevar un control de soporte y divulgación de la información de la gestión,

alineado a una comunicación clara y transparente que valida nuestra labor con los diferentes grupos de

interés.


RCDRS 01 Solicitar o recibir dinero o dadivas a cambio de

favores o beneficios. Valoración RI: Moderado

1. Falta de ética

2 Falta de profesionalismo

3 Ausencia o valores débiles


•Se fomenta y se refuerza a los funcionarios y contratistas, el autocontrol, autogestión y auto regulación,

en el ejercicio de sus funciones, encaminados a evitar susceptibles actos de corrupción.

•Se realiza seguimiento y control al cumplimiento en la atención de respuesta al listado de los

requerimientos ingresados por la comunidad al cal center 177.

•Realizan seguimiento y verificación en terreno de manera aleatoria, a la gestión comunitaria realizada

por los funcionarios y contratistas.

•Semanalmente, se realiza seguimiento a los informes y compromisos de la gestión realizada con grupos

de interés priorizados y sus respectivos soportes (reuniones, recorridos, capacitación etc.) presentados

por los funcionarios y contratistas


Categoría 1. Seguimiento a la Política de Racionalización de

trámites..

Fecha Máxima: 3er. Cuatrimestre

Meta: Producto: Autodiagnósticos diligenciados

Dir. Atención al Cliente

Se revisó el autodiagnóstico en abril 11 de 2020, obteniendo una calificación de 90 puntos para el primer

cuatrimestre. El 2019 cerró con 89 puntos y el 2018 con 70 puntos, lo que significa un aumento de 20

puntos en los dos (2) últimos años.

Entre el 2019 y 2020, la calificación de la Política de Tramites, subió en un (1) punto, este incremento se

dio por las categorías:

1. “Priorización Participativa de los Trámites a Racionalizar” y 2. “Resultados de la racionalización

cuantificados y difundidos”,


1er. COMPONENTE:


Corrupción

ESTRATEGIA:



los


para fortalecer la

cultura

de transparencia y

compromiso con

Emcali.

2o. COMPONENTE:

Racionalización de

Trámites

2o. COMPONENTE: Racionalización de Trámites




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Categoría 2. Registrar y actualizar trámites y otros

procedimientos administrativos en el SUIT.

1) Revisar trámites cargados para verificar si requieren

actualización: Se tienen cargados 16 trámites en el SUIT, la meta es

revisar al menos tres (3) priorizando aquellos sobre los cuales se

detecten cambios a nivel normativo o procedimental.


Meta: Tres (3) trámites revisados

2) Diseño del proyecto para implementar el trámite "Denuncio del

Contrato de Arrendamiento": Este trámite requiere diseño para

posterior implementación, en su diseño intervienen Secretaria General,

Seguros y Financiero, para determinar y manejar pólizas, seguros o

consignaciones monetarias. Facturación, Cartera y Tecnología de la

Información para cálculo de valor a asegurar y posterior expedición de

paz y salvo contra valores facturados.


Producto: Evidencias implementación proyecto

1) Dir. de Atención al Cliente

2) Dir. Atención al Cliente

Dpto. Facturación

Secretaria General

Dpto. de Cartera

Gerencia Financiera

1) Esta actividad no tuvo avance en el primer cuatrimestre, debido a la reorganización de tipo

administrativa vivida en los dos primeros meses por cambio de Gobierno Municipal y de directivos al

interior de EMCALI. Luego para el mes de marzo comenzaron las aplicaciones escalonadas de medidas

para frenar la propagación del virus COVID – 19, las cuales en marzo 26 terminaron en cuarentena

nacional.

Para el desarrollo de esta actividad, se requiere la asignación de un recurso humano que se dedique de

lleno a esta gestión.

2) En enero 16 de 2020, se realizó reunión con el Departamento de Regulación y Dirección de Atención al

Cliente, se analizó procedimiento propuesto, y el formato a ser diligenciado por el usuario. El Depto. de

Regulación, recomendó que se incluyera la Ley 1712 y Decretos reglamentarios.


3.4 VERIFICAR QUE ESTÁN INCLUIDOS LOS RIESGOS DE

CORRUPCIÓN ASOCIADOS A LA PRESTACIÓN DE

TRÁMITES Y SERVICIOS.


Producto: Riesgos incluidos


Riesgos de corrupción revisados en el Comité No. 02 de la Dirección de Atención al Cliente, realizado en

abril 8 de 2020 (ver acta 6200210202020).

•La ultima materialización del riesgo fue en el año 2018, el caso se envió a la fiscalía.

•Durante el año 2019 no hubo materialización del riesgo.

•Las causas establecidas no tienen variación para esta vigencia.

• Para la causa “Ajustes a la facturación por encima de los montos”, se retoma como control el envío de

memorando a los Gerentes UEN´s para que depuren perfiles actuales.


3.5 RACIONALIZAR TECNOLÓGICAMENTE DE LOS

TRÁMITES: 1) FACTIBILIDAD. 2) VIABILIDAD Y

DISPONIBILIDAD


Producto: Trámites de Factibilidad, Viabilidad y Disponibilidad.

1,2,3 Dir. Atención al Cliente

3 GTI

La automatización de los trámites 1) Factibilidad y 2) Viabilidad y Disponibilidad de los servicios, se está

desarrollando a partir del proyecto PL_Q88963_MAUTOMAPQR, el siguiente es el resumen de los

productos obtenidos:

•Entendimiento de la necesidad y diagramación de flujo del proceso.

•Documento de cambio de alcance

•Elaboración de la carta de proyecto

•Elaboración de diseño del registro web y especificaciones funcionales (formularios, plantillas y vistas).


3.6 REALIZAR LAS ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN

RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DEL TRÁMITE


Producto: Encuestas

Dir. Atención al Cliente,

GTI

Coordinación de

Comunicaciones

Esta encuesta se realiza trimestralmente por medio del contrato de “Actividades Comerciales”, se ejecuta

telefónicamente, por medio de un cuestionario de cinco (5) preguntas, y se realiza por separado a

usuarios de telecomunicaciones y de utilities, para el primer trimestre se les realizó a 2223 clientes.


3.7 DISEÑAR Y REALIZAR CAMPAÑAS INTERNAS Y

EXTERNAS SOBRE LA APROPIACIÓN DE LAS MEJORAS

REALIZADAS A LOS TRÁMITES.


Producto: Campañas

Dir. Atención al Cliente,

GTI

Coordinación de

Comunicaciones

Videos realizados sobre pago parciales y de facturas vencidas a través de PSE y otros medios de pago

que también reciben pago de facturas vencidas y pagos parciales,

Otros avisos creados para socializar canales de atención durante la etapa de cuarentena donde las

oficinas físicas no estarían disponibles.


2o. COMPONENTE:

Racionalización de

Trámites




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Diseñar estrategias como: encuestas, grupos focales, visitas a

la comunidad

Meta: Informe de necesidades, expectativas y respuestas de los

grupos de interés impactados.


Dir. Resp. Social

Se define como estrategia de evaluación el diseño de una encuesta que será aplicada por la Dir. de

responsabilidad Social, en el 3er. cuatrimestre a los usuarios beneficiarios de obras acordadas en visitas

y recorridos del Alcalde y el Gerente General de Emcali. Encuesta diseñada por la Dir. de

Responsabilidad Social. Una vez definidas se validara con Coordinación de Comunicaciones para

acordar cuestionario final, validado por desarrollo organizacional y calidad.

Se realizaron 4 visitas, durante los cuales se atendieron inquietudes y requerimientos de la comunidad en

materia de servicios públicos y realización y/o finalización de obras: • Normalización servicio de energía

sector altos de Santa Elena, • entrega de obra entamboramiento Canal Cauquita Sur comuna 14. •

Recuperación de más de un kilómetro de espacio público comuna 14.

33% No se dio cumplimiento

1) Realizar encuesta de satisfacción por uso de canales

(personalizado, telefónico y virtual), servicios de

telecomunicaciones.

Meta: Cuatro (4) satisfecho

Periodicidad: Trimestral

Fecha máxima: 3er. Cuatrimestre

Indicador: Satisfacción por el uso de canales. Clientes

satisfechos / Clientes encuestados

Dir. Atención al Cliente.

La encuesta del nivel de satisfacción del usuario por el uso de canales, se hace de acuerdo con las

formas establecidas en la Resolución de la Comisión de Regulación de Comunicaciones CRC 5197 de

agosto de 2017

Las calificaciones del canal personalizado se suspendieron en marzo 20 de 2020, siendo estas una de las

primeras medidas tomadas para evitar la propagación del COVID-19 y que luego se ratificaron con el

cierre de las oficinas en marzo 26 de 2020, por confinamiento nacional preventivo.


vigencia 2020

2) Realizar encuesta de satisfacción en relación con los

trámites y servicios ofrecidos.

Meta: 70%

Periodicidad: Trimestral


Indicador: Clientes satisfechos (70%) / Clientes encuestados

Dir. Atención al Cliente.

Esta encuesta se realiza trimestralmente por medio del contrato de “Actividades Comerciales”, se ejecuta

telefónicamente, por medio de un cuestionario de cinco (5) preguntas, y se realiza por separado a

usuarios de telecomunicaciones y de utilities, para el primer trimestre se les realizó a 2223 clientes.


vigencia 2020

1) Continuar con la ejecución del proyecto

Pl_Q88963_MAUTOMAPQR.

Producto: Diseñar y parametrizar en CRM, formulario de

registro y acciones de gestión para reclamos y recursos.


Indicador: Informe de Avance (GTI) indicador SPI


Coordinación Comunicaciones

GTI

La automatización de los trámites 1) Factibilidad y 2) Viabilidad y Disponibilidad de los servicios, se está

desarrollando a partir del proyecto PL_Q88963_MAUTOMAPQR, el siguiente es el resumen de los

productos obtenidos:

•Entendimiento de la necesidad y diagramación de flujo del proceso.

•Documento de cambio de alcance

•Elaboración de la carta de proyecto

•Elaboración de diseño del registro web y especificaciones funcionales (formularios, plantillas y vistas).


vigencia 2020

3er. COMPONENTE: Rendición de Cuentas3er. COMPONENTE:

Rendición de Cuentas

ESTRATEGIA:

Atender

eficientemente los

requerimientos de los

grupos de interés.

Componente / Lineamiento: Medir el nivel de satisfacción por trámites y

servicios

4o. COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención del

Ciudadano

Componente / Lineamiento: Mejoramiento de procesos

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para

Mejorar la Atención del

Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos

de nuestros clientes /

usuarios para

fortalecer

canales de atención




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

2) Realizar capacitaciones en lenguaje claro y atención

preferencial e incluyente.

Producto 1: 70% del personal capacitado

Indicador: Personal capacitado / total personal citado

Periodicidad: Trimestral.




GTI

Se realiza planeación para iniciar en el próximo cuatrimestre 33%Sigue su curso normal en la

vigencia 2020

3) Revisar y/o actualizar señalética para personas en situación

de discapacidad visual y auditiva.

Producto: Actualizar señalética en al menos los Centros de

Atención Personalizada (CAP´s).

Indicador: Señalética actualizada / Total Señalética




GTI

Por confinamiento preventivo de propagación del COVID-19, esta actividad se aplaza. 0%Por confinamiento preventivo

de propagación del COVID-19,

esta actividad se aplaza.

4) Revisar o diseñar procedimientos que optimicen la atención

de las PQR´s

Producto: Un (1) revisado y/o creado

Indicador: Procedimientos elaborados o revisados /

procedimientos relacionados




GTI

Programada para iniciar en el próximo cuatrimestre 0%Sigue su curso normal en la

vigencia 2020

5) Actualizar inventario de preguntas frecuentes

Producto: Inventario de preguntas frecuentes actualizado

Actividades:1) Recolección de nuevas preguntas. 2) Revisión de

nuevo inventario. 3) Aprobación del inventario. 4) Publicación

del inventario.

Indicador: Inventario de preguntas frecuentas actualizado




GTI

Actualmente existe publicado en https://www.emcali.com.co/web/guest/preguntas-y-respuestas-

frecuentes, un listado 21 preguntas, el cual fue realizado en julio de 2018.

En el Comité No. 2 de Atención al Cliente de abril 8 de 2020, se aprueba el inicio de la actualización (ver

acta 6200210202020).


vigencia 2020

Ejecutar el programa de formación y capacitación establecido

para el proceso Servicio al Cliente.

Meta: Ejecución del 70% del PIFC .


Gerencia de Gestión Humana

y Activos.

Dirección de Atención al

Cliente.

Se realizaron 13 de 18 eventos de capacitación programados, es decir el 72%. Las capacitaciones

programadas y dejadas de capacitar fueron: 1) ACCES intermedio. 2) Herramientas de

georreferenciación (ARCGIS). 3) Manejo del tiempo y 4) Lectura de medidores nuevas tecnologías

(Energía y Acueducto). Las dos (2) primeras no se realizaron por presupuesto, ya que se priorizaron

aquellas que tuvieron mas impacto a nivel de cantidad de personal que se beneficiarían del programa. La

tercera se dejó para ser abordada por el Depto. de Seguridad y Salud en el trabajo, como causa del

riesgo psicosocial, y la cuarta se aplaza para ser realizada en el primer trimestre de la vigencia 2020.


vigencia 2020

1) Segmentación y caracterización de usuarios de servicios

Producto: Revisar y actualizar caracterización / segmentación

usuarios.

Indicador: Segmentación - caracterización implementada


Dirección Comercial

Para el primer trimestre del año 2020, se re- estructuró la Política de Segmentación de Clientes de

EMCALI EICE ESP, agregando las variables de segmentación las cuales son indispensables para la

construcción de información confiable para el seguimiento y gestión del cliente. Las variables de

segmentación incluidas fueron las siguientes: a) Variables demográficas, b) Variables geográficas,

c)Variables psicográficas, d) Variables de posición del usuario o de uso, e)Grupos especiales de mercado

y f)Variables de segmentación para mercados industriales

0% No presenta avance

4o. COMPONENTE:

Mecanismos para


Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos


usuarios para

fortalecer

canales de atención

Componente / Lineamiento: Relacionamiento con el ciudadano

Subcomponente 3.Talento Humano.




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

2) Caracterización de usuarios desde el punto de vista

tecnológico

Producto: Documento de caracterización de usuarios

Indicador: Avance caracterización usuarios


Dirección de Responsabilidad

Social

Esta actividad será contratada en la modalidad de capacitación con entregables, solo que, ante el

confinamiento que será hasta el 11 de mayo de 2020, se está estudiando si se puede realizar de manera

virtual sin afectar los resultados esperados.

33% Para el 2o. y 3er Cuatrimestre

3) Fortalecimiento del relacionamiento interinstitucional

Producto: Cantidad de acompañamiento a programas

gubernamentales.

Indicador: Cantidad de acompañamiento a programas

gubernamentales



Social

En cumplimiento a esta actividad, se realizaron las siguientes dos (2) actividades:

1) Encuesta mínimo vital. Se realizaron cinco (5) visitas a usuarios de las comunas 4,17,19, 21 y 22, que

requerían validación de su condición de vulnerabilidad. 2) Feria de servicios. Se realizaron cinco (5)

eventos


4) Propiciar espacios de sensibilización sobre uso eficiente

y seguro de los servicios públicos

Producto: Capacitaciones a grupos de interés

Indicador: Ejecución de capacitaciones



Social

Para dar cumplimiento a esta actividad se trabajó con los usuarios de los siguientes grupos de interés:

1) Comunas y municipios. Se elaboró el plan y se identificó la línea base para la Escuela de Formación de

Usuarios y Cultura Ciudadana en temas relacionados con el uso eficiente de agua y energía. Se

realizaron cuatro (4) capacitaciones en las cuales participaron un total de 179 personas capacitadas en

las empresas, en las instituciones educativas y la comunidad.

En el marco de la emergencia sanitaria, desde marzo 31 y hasta abril 10 de 2020, se realizaron

campañas de uso racional del servicio, difundidas a través de los 22 grupos de WhatsApp.

2) Empresas. Se realizó capacitación a 60 empleados de “Míster Wings”, en el tema de uso racional de

los servicios e interpretación de la factura.

3) Colegios. Formación virtual en uso eficiente y seguro de los servicios públicos a los estudiantes de la

Institución Nuestra Señora del Rosario de la Comuna 22.


5) Mesas de trabajo con grupos de interés organizados para

socialización de obras y atención de requerimientos

relacionados con el servicio.

Producto: Cantidad de mesas de trabajo.

Indicador: Ejecución de mesas de trabajo



Social

Se socializaron las siguientes obras:

1) Se socializó el 100% de lo requerido por la Gerencia de Acueducto, que en total fueron siete (7) obras

en las comunas 2, 4, 5 y 19, además de las obras de las veredas Atenas y los Andes. Participaron 708

usuarios. 2) Plan de expansión de la obra línea 115, fase Izada de Pateadura en las comunas 10 y 17 que

incluyó aproximadamente 111 mil viviendas.

3) Cambio de red por cable ecológico de los circuitos: Pichindé, Km 18, Buitrera a la fecha se ha

socializado directamente a 1598 usuarios de las comunas 2, 19, 4, 6, 7 y 9.

4)Obra de aducción del Rio Cali a representantes del Zoológico de Cali.

5) Instalación de postes para las redes de 115 Kv a los representantes JAC y JAL de la comuna 10, barrio

Departamental.

6) Obra de reposición de redes de acueducto, en la comuna 8, barrio el Troncal y comuna 2 barrio

Granada.

Se realizaron recorridos y/o acompañamientos así:

1)Seguimiento a las cinco (5) obras de las comunas 2, 6, 19 y las veredas Atenas y Andes.

2)Recorrido de las obras de cambio de redes de alcantarillado de la comuna 9.

3) Recorrido junto con la Gerente de Acueducto y Alcantarillado al sector de Altos de Santa Rita, Terron

Colorado 1 y 2, donde se encuentran tres (3) obras pendientes de las seis (6) a cargo del Consorcio La

Sultana.


4o. COMPONENTE:

Mecanismos para


Ciudadano

ESTRATEGIA:

Incrementar el

conocimiento que

tenemos


usuarios para

fortalecer

canales de atenció




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Actividad:1) Seguimiento a los canales de comunicación para

denuncias por actos de corrupción.

Tarea:

a) Realizar campaña publicitaria para viabilizar los canales de

comunicación interna y externamente.

b) Realizar talleres socializando los canales de comunicación, a fin de

que se conozcan y se establezca plenamente la diferencia entre la línea

177 PQR Y 3222222 línea anticorrupción.

c) Seguimiento a los canales, tales como pagina WEB, ventanilla única y

cal center para verificar su efectividad.

Meta o producto: 1- Brochure 2 - Videos 3 - Presentación Power Point

4 - Convocatorias y listado de asistentes 5 - Informes

Indicadores: 1- Reuniones para campaña publicitaria 2- Talleres para

socialización 3 - Seguimiento a canales

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2020 al 31 diciembre 2020.

Actividad: 1. Proteger y asegurar el patrimonio documental de

EMCALI.

Tarea: 1) . Centralizar la documentación resultante de la gestión en los

Archivos de Gestión en el Centro Único de Información, CUI.

Meta o producto: Expedientes de los archivos de gestión técnicamente

organizados en físico y electrónicamente

Indicadores: Expedientes de los archivos de gestión organizados

técnicamente/Expedientes remitidos por las dependencias.


Tarea: 2) Estabilizar el proceso de digitalización e indexación de los

documentos resultantes de los procesos contractuales en conjunto con

las áreas responsables.

Meta o producto: Reporte del aplicativo ONBASE de los expedientes

electrónicos contractuales almacenados

Indicadores: Expedientes contractuales organizados electrónicamente

en el aplicativo OnBase/Total de Expedientes Contractuales en

ejecución.


2. Todas las dependencias de

EMCALI-Dpto. Gestión

Documental

De acuerdo a las directrices implantadas mediante circulares del cargue obligatorio de los documentos

resultantes de los procesos contractuales y de su ejecución, y a las mesas de trabajo realizadas con las

áreas, a la fecha según reporte de OnBase se han cargado en el aplicativo 6.641 procesos contractuales

y 23.554 Contratos. De igual manera conviene mencionar que se compartió a todas las dependencia el

manual de cargue y que se continúan realizando capacitaciones y soporte personalizado al personal que

lo requiera.

33%

De los 825 expedientes

contractuales suscritos este

año, se evidencia que están

cargados en su totalidad, lo

cual representa un 100% en el

indicador, pero para el avance

cuatrimestral refleja un 33% de

cumplimiento.

Tarea: 3).Construcción del Sistema Integrado de Conservación.

Meta o producto: Plan de Conservación documental y el Plan de

preservación digital.

Indicadores: N/A


3. Dpto. Gestión Documental

Se construyó un diagnostico integral de los archivos de gestión conforme a un informe de las

transferencias documentales realizadas al año 2017 y conforme a los archivos de gestión que se están

organizando desde el año 2018 directamente por el Departamento de Gestión Documental. Este

diagnostico es fundamental para la construcción de los planes de conservación y preservación.

33%

Esta Actividad tendrá

continuidad en la vigencia

2020

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

Se diseño plan de trabajo para esta actividad a cargo de 2 contratistas ps del Departamento, desde el

mes de marzo a la fecha se ha revisado y organizado técnicamente 2 archivos de gestión.

Adicionalmente, el Departamento de Gestión Documental se encuentra realizando la integración con los

documentos que allegan en la Ventanilla Única a los expedientes respectivos y la validación de la

organización técnica de los expedientes.

33%Esta Actividad continúa en la

vigencia 2020

1. Secretaría General - Dpto.

Gestión Documental-todas las

dependencias de EMCALI.

Secretaría General /

Coordinación de Relaciones

Institucionales y Gobierno

Corporativo)

Se ha realizado durante este cuatrimestre tres capacitaciones para socializar los canales de

comunicación para denuncias por actos de corrupción5%

Se recomendará en el plan

2020, continuar con el

monitoreo y consolidación de

estadísticas.

LINEAMIENTO 1. Diseñar e Implementar acciones de “Alto Impacto” para promover la

Transparencia & el Acceso a la Información pública en EMCALI EICE ESP

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

5o. COMPONENTE: Mecanismos para la Transparencia & el Acceso a la

Información

LINEAMIENTO 2. Propender por el fortalecimiento de gestión tecnológica en EMCALI:

Implementación aplicativo ONBASE.




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Actividad:2. Facilitar y estimular el conocimiento, y uso del

aplicativo ONBASE en toda la empresa, para fortalecer el

servicio al cliente

Tarea 1: Capacitación y acompañamiento a las dependencias sobre el

funcionamiento de la herramienta OnBase.

Meta o producto: Listados de asistencia de los funcionarios

capacitados

Indicadores: % de servidores públicos capacitados

Fecha de cumplimiento: 01 enero 2020 al 31 diciembre 2020

Tarea 2: Atención de los requerimientos e incidentes formulados por

todos los usuarios

Meta o producto: Requerimientos e incidentes atendidos.

Indicadores: % de requerimientos e incidentes atendidos.



Documental - GTI

A través de la herramienta gestora de requerimientos e incidentes de la Gerencia de Tecnología de la

Información, se han atendido funcionalmente por nuestro equipo de soporte 140 requerimientos y 35

incidentes.

33%

Durante este primer

cuatrimestre se atendieron el

100% de requerimientos e

incidentes registrados por los

usuarios.

Tarea 3: Seguimiento a la producción e indexación de documentos

electrónicos de acuerdo a las TRD, cabinet de contactos y al uso

adecuado de la aplicación

Meta o producto: * Reporte Producción documental de las

dependencias sobre la herramienta OnBase.

* Circulares y directrices del uso del aplicativo ONBASE.

* Memorandos de seguimiento a los funcionarios de la empresa sobre el

uso del aplicativo ONBASE

Indicadores: Comunicaciones enviadas a las dependencias.



Documental

De acuerdo al seguimiento periódico realizado al aplicativo, durante el cuatrimestre de enero a abril se

ha realizado seguimiento al uso del aplicativo, indexación e implementación de firma digital con el fin de

garantizar la gestión del documento electrónico. Mensualmente se realiza el reporte de producción

documental de las dependencias en la herramienta, durante el periodo se han realizado 24542

consecutivos y se ha realizado informe de estadísticas por dependencia. Igualmente se continua

realizando memorando de seguimiento a los directivos de la empresa en el uso de la firma digital, y

memorando de seguimiento en el cargue de los correos electrónicos en OnBase, se realizo la renovación

con Certicamara de las firmas vencidas en este primer cuatrimestre y se adelantaron los tramites de

cambio de titulares para los gerentes de la empresa, con esta implementación se restringe la impresión

de memorandos en el flujo de correspondencia interna

33%

A través de los clientes web y

Mobile OnBase y de la

implementación de la firma

digital, los directivos pudieron

continuar realizando sus

aprobaciones y tramites de

documentos oficiales en la

empresa durante el periodo de

cuarentena establecido por el

gobierno nacional.

Tarea: 1) Actualización de la Política de Gestión Documental.

Meta o producto: Política actualizada

Indicadores: N/A


2, Depto. de Gestión

Documental 33% Cumplido 1C

Tarea: 2). Actualización del Programa de Gestión Documental

Meta o producto: Programa de Gestión Documental actualizado.

Indicadores: N/A


2, Depto. de Gestión

Documental 33% Cumplido 1C

Tarea: 3). Socialización de las actualizaciones realizadas.

Meta o producto: Publicaciones y listados de asistencia de las mesas

de trabajo realizadas

Indicadores: N/A


3. Depto. de Gestión

Documental No presenta avance 0% No presenta avance

Tarea: 4). Realizar un diagnostico de la situación actual de la empresa

de acuerdo a los lineamientos del modelo de Gestión Documental

publicado por el AGN.

Meta o producto: Diagnostico

Indicadores: N/A


4. Depto. de Gestión

Documental

Se esta recopilando info. para construir el diagnostico con insumos como: el info. de transferencias

documentales realizado con corte a 2017, lo evidenciado en la organización técnica por el Dpto.

GDocumental realizada en 2018 de los archivos de gestión remitidos por las dependencias, el

seguimiento al uso del aplicativo, el formulario del FURAG y los requisitos de cumplimiento del AGN.


5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

ESTRATEGIA:

Fortalecer la gestión

de información

empresarial

Actividad:3. Liderar cultura “CERO PAPEL” en EMCALI y fortalecimiento gestión

documental

Se conformo un equipo de trabajo al interior del Departamento de Gestión Documental, encargado de

analizar y realizar un diagnostico de las actualizaciones a los procedimientos e instructivos del

subproceso de gestión documental que de acuerdo al nuevo MOP y a las directrices generadas deban

realizarse, en este momento se han revisado el Procedimiento Planear y evaluar el sistema de gestión

documental, el Procedimiento Administrar la documentación, el Instructivo de Producción y Tramite, el

Manual de OnBase y se construyeron dos nuevos instructivos, el Instructivo para Numeración de

Contratos y el Instructivo para Autenticación de documentos. Con estos documentos actualizados se

procederá a actualizar la política de Gestión Documental para que los documentos estén debidamente

articulados.


Documental.

Se ha realizado acompañamiento en sitio y refuerzo de capacitaciones a las diferentes áreas de la

empresa, para el primer cuatrimestre del año se capacitaron aproximadamente 340 funcionarios, y en

total se han capacitado 2371 servidores públicos desde la implementación de la herramienta. De igual

manera se brinda soporte telefónico.

33% Se ejecutó normalmente




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Tarea: 1) Revisión, ajuste y aprobación de las TRD enviadas por las

dependencias.

Meta o producto: Acta de Comité de Gestión Documental.

Indicadores: TRD revisadas / TRD enviadas por las dependencias



Documental - todas las

dependencias de EMCALI

Se realizo revisión por parte del equipo de gestión documental de 12 TRD enviadas por las

dependencias. 33%

Para el cierre de esta tarea se

requiere la conciliación de

algunos ajustes con las

dependencias y desarrollar el

Comité de Gestión

Documental.

Tarea: 2) Hacer actualizaciones en ONBASE.

Meta o producto: Tablas de retención Documental Actualizadas en

OnBase.

Indicadores: Actualizaciones de TRD realizadas / TRD aprobadas.

Fecha de cumplimiento: 01 junio 2020 al 31 diciembre 2020.


Documental - GTINo presenta avance 0% No presenta avance

Tarea: 3) Socializar la puesta en producción de las TRD actualizadas.

Meta o producto: Circular de Implementación de TRD actualizadas y

publicación en la intranet de las mismas.

Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: al 31 de diciembre de 2020.


Documental.No presenta avance 0% No presenta avance

Tarea: 4) Diseñar plan de trabajo con las áreas involucradas para

actualizar el cuadro de clasificación de activos de información conforme

a las TRD actualizadas

Meta o producto: Plan de Trabajo

Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: al 31 de diciembre de 2020.


Documental - todas las

dependencias de EMCALI

No presenta avance 0% No presenta avance

Tarea 1: Levantamiento de requerimientos para el modelamiento de

otros flujos de trabajo dentro de la herramienta OnBase en toda la

organización.

Meta o producto: Flujo levantado

Indicadores: N/A



Documental

Se realizo el levantamiento de un flujo de trabajo, para la implementación de un link en el portal de Emcali

para que los ciudadanos puedan realizar solicitudes de información conforme a lo que establece la Ley de

Transparencia y el tramite que deben hacer estas solicitudes al ingresar a OnBase.

33%Sigue su continuidad en

2020

Tarea 2: Realizar diagnostico de los reportes que requieren las áreas y

solicitar el diseño a GTI para que sean dispuestos y generados

directamente por las áreas


Indicadores: N/A



Documental

Se solicito la creación de un reporte disponible para todas las dependencias con el fin que se pueda filtrar

por periodo de tiempo, todos los documentos gestionados por una dependencia en especial, y reflejar en

que bandeja se encuentra el documento y que usuario lo tiene asignado, así mismo la fecha de respuesta,

para conocer los tiempos de vencimiento. De igual manera se solicito reporte del aplicativo ONBASE de

los expedientes electrónicos contractuales almacenados, cantidad de procesos y cantidad de contratos,

este reporte debe permitir establecer parámetros por rango de fechas, por dependencia, por usuario, con

el fin de evidenciar el proceso de cargue adelantado por las dependencias.

33%

Tarea 3: Auditoria y seguimiento a las asignaciones de los documentos

en el área funcional ventanilla única.

Meta o producto: Informe de Seguimiento

Indicadores: N/A



Documental

Se ha realizado periódicamente una auditoria a los documentos radicados por Ventanilla Única, de

manera aleatoria con el fin de garantizar que el documento sea destinado al competente correctamente, y

la imagen y sus anexos sean legibles.

33%

Actividad:1) Integración e implementación.1. Dpto. de Gestión

Documental.No presenta avance 0% Sigue su continuidad en 2020

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

ESTRATEGIA:

Fortalecer la gestión

de información

empresarial

Actividad:4. Actualización Tablas de Retención Documental

Actividad:5. Institucionalizar el uso del aplicativo.

LINEAMIENTO 3.Integrar ONBASE con otros aplicativos de EMCALI.




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Tarea 1: Realizar un diagnostico para la integración de la ventanilla

única con el portal web de la Alcaldía Municipal.


Indicadores: N/A

Fecha de cumplimiento: a 31 diciembre 2020


Documental.

Actividad:1. Establecer convenios y acuerdos

interinstitucionales.

Tarea: 1) Concertar mesas de trabajo con las entidades con que se

requiere establecer sinergia con sus plataformas.

Meta o producto: Actas y formatos de asistencia de las mesas de

trabajo con entidades.

Indicadores: Mesas de trabajo realizadas/Empresas analizadas

Fecha de cumplimiento: a 31 de diciembre de 2020

LINEAMIENTO 3 (viene de año 2018). Declaración de

compromisos por la transparencia, la integridad y la prevención

de la corrupción.

Actividad:1) Elaborar, suscribir y difundir Declaración de compromisos

por la transparencia, alineado con el suscrito por la Alcaldía en julio de

2017.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de Declaración de Transparencia, aprobación y

perfeccionamiento.

a) Seguimiento, socialización y sensibilización de la declaración de

compromiso por la transparencia de EMCALI al interior de la empresa.

Meta o producto: a) Declaración de Transparencia. a) Declaración

de Transparencia socializada y sensibilizada.

Indicadores: a) # Declaraciones de Transparencia suscritas / Total de

declaraciones de transparencia por alinear. b) # Declaraciones de

Transparencia suscritas / Total de declaraciones de transparencia por

alinear.

Fecha de cumplimiento: a) Segundo y tercer cuatrimestre de 2020

Actividad:2) Política Empresarial de transparencia y lucha contra la

corrupción en EMCALI EICE E.S.P.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política, aprobación y perfeccionamiento.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política de Lucha

contra la Corrupción de EMCALI al interior de la empresa.

Meta o producto: a) Política de prevención anticorrupción aprobada y

suscrita. b) Política anti corrupción socializada y sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política de prevención

anticorrupción. # de actividades de socialización y sensibilización.


Secretaría General- /



Corporativo)

No presenta avance 0%

No registra avance por

cuanto su medición

empieza desde el segundo

cuatrimestre del año

5o. COMPONENTE:

Mecanismos para la

Transparencia & el

Acceso a la

Información

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:

Diseño e

implementación de la

propuesta de

integridad y

prevención de

corrupción

No presenta avance 0% No presenta avance

Secretaria General - Unidades

estratégicas de negocios. -

GTI.

6o. COMPONENTE: Otras Iniciativas

LINEAMIENTO 4.Establecer sinergia con plataformas tecnológicas de otras

entidades

No presenta avance 0% Sigue su continuidad en 2020




Corporativo)




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Actividad:3) Política para la declaración y trámite de los conflictos de

interés.

Tarea:

a) Elaborar proyecto de política y aprobación.

b) Seguimiento, socialización y sensibilización de la Política para la

declaración y trámite de los conflictos de Interés de EMCALI al interior de

la empresa.

Meta o producto: a) Política de trámite de conflicto de interés aprobada

y suscrita. b) Política de trámite de conflicto de interés socializada y

sensibilizada.

Indicadores: Porcentaje de avance de la política trámite de conflictos

de interés. # de actividades de socialización y sensibilización.





Corporativo)

No presenta avance 0%

No registra avance por

cuanto su medición

empieza desde el segundo

cuatrimestre del año

Lineamiento 1. Código de Ética.

a) Implementar código de ética ajustado

- Gestionar la elección de miembros de comité de ética de EMCALI

- Definir el plan de acción para la implementación de código de ética

ajustado

- Ajustar el Código de Ética de EMCALI de acuerdo con los lineamientos

- Gestionar aprobación del acto administrativo que adopta código de

ética ajustado

- Gestionar comunicación masiva de acto administrativo de adopción

código de ética ajustado

Meta o producto: Contar con implementación de código de ética

ajustado

Indicadores: Cumplimiento de implementación de código de ética

ajustado: (No. De actividades cumplidos para implementar código de

ética ajustado / No. total de actividades para implementar código de

ética ajustado) *100%

Fecha de Cumplimiento: Abril - Julio de 2019

b) Realizar medición de cobertura de la gestión ética de EMCALI

- Determinar plan de trabajo de la gestión de socialización e

interiorización.

- Desarrollar actividades de socialización e interiorización de los valores

éticos.

- Preparar y presentar informes asociadas al resultado de la gestión

realizada

Gerente de área Gestión

Humana y Activos

Jefe de Dpto. Gestión Talento

Humano y Organizacional

Comité de ética de EMCALI

Enero: El día 24 de Enero mediante correo electrónico se informó al Departamento de Bienestar Laboral

el rubro y presupuesto asignado para divulgación del Código de Ética.

Febrero: De acuerdo con los lineamientos de la Dirección de Planeación Corporativa (presentación en

Ger General del 17 de feb de 2020), da GAGHA define el plan de acción de nivel estratégico.

Durante este mes la Gerencia de Área de Gestión Humana y Activos en aplicación de la metodología de

planeación y evaluación, se define el plan de acción de cada PPP, lo cual incluye las actividades o

acciones, recursos, responsables, cronograma de actividades, así como los indicadores y metas

asociados a esta gestión.

El día 26 de febrero se envía correo electrónico a los miembros del Comité de Ética, informando que el

día 10 de Marzo se realizaría el comité en el despacho del Depto. Protección, Salud y Bienestar Laboral,

con el fin de revisar el borrador del proyecto de Resolución, informar el rubro asignado y plantear el

cronograma de actividades a realizar en la vigencia 2020.

En dicho Comité se discute cómo se llevará a cabo la socialización de los valores y principios de la

empresa.

33%Sigue su curso normal en

la vigencia 2020

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

ESTRATEGIA:

Diseño e

implementación de la

propuesta de

integridad y

prevención de

corrupción




% de

avanceObservaciones




COMPONENTE

Meta o producto: Nivel de cobertura de la población de servidores

públicos a impactar con la socialización e interiorización del código de

ética en un 60% durante el 2019

Indicadores: Nivel de cobertura en socialización e interiorización del

código de ética: (# de servidores públicos impactados en la socializados

e interiorizados del código de ética / # total de servidores públicos a

impactar con la socialización e interiorización del código de ética)

Fecha de cumplimiento: Agosto - Diciembre de 2020

6o. COMPONENTE:

Otras Iniciativas

Dirección de Control Interno DCI - Mayo 15-2020

ELABORO: DIOGENES VELASCO LERMA


empresas municipales de cali - emcali e ice esp ......6. sistema de gestión de calidad 7. ordenes...

Documents