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ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE FUNCIONES NORMAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE

TECNOALIMENTARIA LTDA

CLAUDIA MARCELA LÓPEZ GONZÁLEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ

2008

ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE FUNCIONES NORMAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE

TECNOALIMENTARIA LTDA.

CLAUDIA MARCELA LÓPEZ GONZÁLEZ

INFORME FINAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA REALIZADA EN LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE TECNOALIMENTARIA LTDA

ASESOR ESAP: JAIME MEJÍA GUTIERREZ

ASESOR TECNOALIMENTARIA LTDA.: BERNARDO MÁRQUEZ

DIRECTOR DEL DPTO. ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

AGRADECIMIENTO

Principalmente a DIOS que en mi mayor momento de decaimiento me levanto con

su palabra, y me guió para lograr llegar hasta este, uno de mis triunfos más

importantes y de alguna forma muy luchados por mi.

A mis padres Jorge Ernesto López e Irene González Rincón, porque me ha dado

su fuerza y apoyo en todas las etapas de mi vida, y siempre creyeron en mi.

A mi tía Yolanda, por darme su apoyo incondicional. En general a todas aquellas

personas que de una u otra forma, me han apoyado y contagiado de ánimo, para

seguir adelante.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 8

I PARTE: PRACTICA ADMINISTRATIVA 11

IDENTIFICACIÓN TIPO DE PRÁCTICA 12

1. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 14

1.1 GENERAL 14

1.2 ESPECÍFICOS 14

1.3 RESULTADOS ESPERADOS 14

2. MARCO DE REFERENCIA 16

2.1 MARCO TEORICO 16

2.2 MARCO CONCEPTUAL 17

2.3 MARCO GEOGRÁFICO 20

2.4 MARCO HISTÓRICO 20

2.5 MARCO NORMATIVO 21

3. METODOLOGÍA 22

3.1 Recabación de información 23

3.2 Análisis de la información 24

3.3 Integración del Manual 25

3.4 ETAPA I 27

3.5 ETAPA II y III 27

3.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE

TECNOALIMENTARIA LTDA ANTES DE LOS MANUALES 28

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 29

4. DIAGNÓSTICO 30

5. MANUAL DE FUNCIONES 37

5.1 Identificación de Cargos 37

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTO 51

6.1 IDENTIFICACIÓN DE MAQUINARIA 51

6.1.1 ENCELOFANADORA 51

6.1.2 TABLETEADORA 51

6.1.3 ENVASADORA 52

6.2 FLUJOGRAMAS 53

6.2.1 Elaboración Cuajo Liquido 53

6.2.2 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma 54 6.3 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO POLVO 55

6.3.1 Descripción de Procedimientos y Operadores del Flujograma 56

6.4 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO TABLETAS 57

6.4.1 Descripción de procedimientos y operadores del Flujograma 58

6.5 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO GRANULADO 59

6.5.1 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma 60

CONCLUSIONES 61

BIBLIOGRAFIA 63

LISTA DE GRAFICOS

Pág.

Gráfico 1. Encuesta anual Manufactura 2004 31

Gráfico 2. Exportaciones de productos lácteos de Colombia.

(Julio – Agosto 2000 – 2006) 32

Gráfico 3. Total de las exportaciones de productos lácteos

de Colombia entre Julio y Septiembre de 2000-2006 32

LISTA DE TABLAS

Pag.

Tabla 1. Producción estimada de leche para segundo

semestre de 2006. Fuente: Fedegan. 30

Tabla 2. Producción anual de leche CAN (2002-2004) 31

8

INTRODUCCIÓN

Con el estudio y aplicación de los manuales de funciones, normas, políticas y

procedimientos que se están llevando a cabo en Tecnoalimentaria LTDA. se

desea crear una cultura entre los miembros de la organización, procurando

minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación

o superposición de funciones, lentitud en las tramitaciones, mala o deficiente

atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos,

entre otros, además del poder conocer cual es el verdadero ambiente de

trabajo.

La información recogida se verificó con los niveles jerárquicos superiores

correspondientes. Asimismo, se elaboró y complementó lo obtenido con el

perfil que debería poseer la persona en dicho cargo, considerando formación

académica, experiencia laboral, características técnicas y personales ideales

para lograr el adecuado desempeño para cada una de las funciones y así

poder especificar con exactitud los perfiles y las competencias para los

cargos.

Este informe tuvo tres momentos base; primero se realizó un prediagnostico

de TECNOALIMENTARIA LTDA frente al manejo de su recurso humano,

información que arrojo como cada empleado percibe su cargo y su

funcionalidad en él, el segundo se basó en la observación de toda la

información con la gerencia, para comparar que tan clara y ágil es la

dinámica de comunicación interna, adicional a esto fue necesario elaborar un

análisis de cargos, herramienta muy útil porque con base a esta se elaboraría

el manual de funciones y de normas, políticas y procedimiento que hoy en

motivo de orgullo y satisfacción presentar.

9

Cada una de sus funciones y actividades que se llevan a cabo dentro de la

organización deben estar proyectadas así como integradas y relacionadas e

interconectadas de tal manera que todo el sistema avance progresivamente hacia

el resultado buscado.

Es importante subrayar que el análisis que se realizó a cada puesto de trabajo fue

y sigue siendo indispensable para el desarrollo de Tecnoalimentaria pero así

mismo para todas las organizaciones que busquen eficiencia, efectividad y

mejoramiento de la calidad. Adicional a esto podré hacer un enlace entre la

importancia de este sector en la economía, no solo nacional sino internacional, y

como el estado es y puede ser una ficha clave para expandir un mercado que a

nivel interno, es muy importante.

La administración de Personal es fundamental para lograr objetivos empresariales,

se debe tener los puestos y cargos debidamente analizados, descritos y

diseñados. Además para lograr la calidad total, debe haber personal idóneo que

conozca, entienda y comprenda la misión, la visión y los objetivos de su

organización.

La intención del manual es contener la descripción detallada de los procedimientos

que serán presentados a través de diagramas de flujo, lo que permitirá contar con

una guía práctica de las actividades inherentes al proceso.

El manual específico de funciones y de competencias es un instrumento de

administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las

competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de

una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se

constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los

cargos en TECNOALIMENTARIA LTDA.

10

El manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro

de los siguientes propósitos:

- Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de

personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación, entrenamiento y

reentrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.

- Generar en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño

eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos.

- Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de

medidas de mejoramiento y modernización administrativas, así como para efectuar

estudios de cargas de trabajo.

- Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol.1

1 Instructivo para el ajuste del Manual específico de funciones y de competencias laborales.

11

I PARTE: PRACTICA ADMINISTRATIVA

13

IDENTIFICACIÓN TIPO DE PRÁCTICA

Debido a que con el pasar de los años se ha venido dando de forma paulatina,

pero significativa y constate un cambio cultural y comportamental al interior de las

organizaciones, y que se ha retomado la idea de que el hombre no es solo aquel

que hace funcionar la máquina, quien solo debe limitarse a cumplir un horario, y

unas normas, sino que por el contrario es aquel, punto de partida para el

mejoramiento del servicio, su mejor carta de presentación, el corazón de la

organización.

Por tales motivos, es que hoy en día los Recursos humanos, han tenido un gran

auge. Porque se hace indiscutible que reclutar, capacitar, perfeccionar, mejorar,

seleccionar, y desarrollar personal en una organización, es demás la tarea más

importante para que toda organización pueda llegar a cumplir todos los objetivos y

sobre todo la misión por la cual fue creada; es una tarea dispendiosa y subjetiva,

que necesita ser manejada por una persona o un grupo específico dentro de la

organización, que sea competente e idóneo para tal asignación.

Una gestión eficaz del capital humano que toma una empresa determinan su éxito;

esto además indica hacia donde está direccionada la organización, ya sea que

involucre a la alta dirección, a los empleados.

Una organización funcional debe estar estructurada por un conjunto de cargos

funcionales y jerárquicos a cuyas normas de comportamiento deben sujetarse

todos sus miembros.

”La formulación de un conjunto lógico de cargos funcionales y jerárquicos está

basada en el principio de que los hombres funcionarán efectivamente de acuerdo

con tal sistema racional.” Chiavenato (1999).

14

Por todo esto, es que se ha hecho necesario y hasta obligatorio, el hecho de dejar

sentadas, claras y concisas guías y manuales, los cuales tienen como objetivo

común, que los empleados tengan claro, para que, porque fueron contratados, qué

se espera que ellos aporten al proceso tan importante que inicia esta empresa, y

que valor agregado, le darán a la entidad ya sea con calidad humana, eficiencia, y

efectividad, también para ayudar al personal a familiarizarse con su trabajo y

relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la

organización.

A pesar que la calidad que caracteriza los productos producidos por

Tecnoalimentaria Ltda., y que ha sido demostrada y sostenida durante estos

largos 20 años de existencia, la empresa en la actualidad no cuenta con un

Manual de funciones, normas y procedimientos que le faciliten reclutar,

seleccionar, ubicar, aprovechar adecuadamente a su personal; no le son

asignadas tareas específicas al empleado, sino que se van definiendo a medida

que van surgiendo nuevas necesidades en el cargo.

Esto puede poner en desventaja a la empresa respecto a la competencia, ya que

esta subutilizando el capital humano que tiene a su cargo, y por lo tanto no tiene

rendimiento del 100% por parte de sus empleados.

14

1. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

1.1 GENERAL Elaborar los manuales de funciones, normas y procedimientos para la planta de

producción de Tecnoalimentaria Ltda., para mejorar la productividad, calidad,

rentabilidad y competitividad. 1.2 ESPECÍFICOS

1.2.1 Elaborar la guía para complementación de Buenas Prácticas de Manejo.

1.2.2 Diseñar la organización y estructura de Tecnoalimentaria Ltda. 1.2.3 Diseñar el manual específico de funciones y requisitos por cargos en la

planta de producción de Tecnoalimentaria Ltda. 1.2.4 Proporcionar los elementos necesarios para la ejecución de las labores por

parte de los funcionarios.

1.3 RESULTADOS ESPERADOS

1.3.1 Elaboración de manual de procedimientos en la planta de producción de

Tecnoalimentaria Ltda. qutiene:

1.3.1.1 Esquema de organización y estructura en la planta de producción de

Tecnoalimentaria Ltda.

15

1.3.1.2 Manual especifico de funciones y requisitos por cargos para la planta de

producción de Tecnoalimentaria Ltda.

El estudio dará como resultado dotar a la empresa de una herramienta técnica y

estándar, que logre facilitar a la oficina de personal esa tarea tan compleja como lo

es reclutar, seleccionar y ubicar el personal idóneo para lograr así el cumplimiento

de los objetivos y la misión de la empresa.

17

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEORICO

Teniendo en cuenta que se trata de una compañía de producción y comercial, que

en su espíritu de ampliación y progreso, desea mejorar sus condiciones,

funcionamiento tanto como de administrativa, corrientes y productivas, y que hasta

la fecha se ha venido desarrollando con un manual únicamente en la

administración, se hace necesario implementar un manual de procedimiento y

funciones para la planta de producción que cumpla con el marco normativo que

exigen las entidades estatales, encargadas del buen y correcto funcionamiento de

las compañías privadas.

En este caso específico no hay una normatividad específica referente al tema,

pero el INVIMA, el Ministerio de Salud y de Agricultura, toman este tipo de

empresas como farmacéuticas y de Alimentos, para algunos efectos jurídicos. En

la compañía se ha venido manejando como se dijo ya anteriormente al personal,

con decisiones estratégicas administrativas, y la organización de procesos para la

producción, además de hacer una guía general con el reglamento interno de

trabajo y basándose en la asignación de puestos y funciones directamente por la

gerencia, se ve la necesidad de crear un manual de funcionamiento a mejorar el

trabajo de cada empleado y por ende una mayor y mejor producción la cual

apoyándose en una muy buena calidad también controlada con dichos

procedimientos permita a la compañía estandarizar sus procesos y así tener una

competitividad en el mercado, nacional e internacional.

Es importante anotar que las grandes competitivas de esta empresa son

compañías Internacionales cuyas casa matrices no están radicadas en Colombia,

lo que ha dificultado que el estado como ente público pueda proteger a la industria

18

nacional de este sector, ya que carece de normas técnicas específicas para esta

área.

El propósito de fondo en esta área de la compañía, es demostrar una estructura

tan sólida en cuanto a producción, idoneidad de compañía y en cuanto a

organización en manuales de procedimiento, que permitan indirectamente mostrar

a la Administración Pública que tenemos compañías debidamente establecidas y

que estas mismas pueden facilitar la creación de las normas técnicas.

2.2 MARCO CONCEPTUAL 2.2.1 Administración de Recursos Humanos. Proporcionar las capacidades

humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del

individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se

desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su

funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que

cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus

miembros. 2.2.2 Calidad. Conjunto de propiedades de un producto de aseo, higiene, y

limpieza de uso doméstico que determinan identidad, concentración, pureza, y

seguridad de uso que debe tener.

2.2.3 Control de Proceso. Verificaciones que se realizan durante la fabricación

para asegurar que un producto y el proceso que se realiza, están de acuerdo a

especificaciones determinadas.

2.2.4 Diagramas de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se

realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o

materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento

19

general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada

operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos

utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y

accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que

facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos

y/o gráficos simplificados.

2.2.5 Documentación. Conjunto de registros relacionados con los procedimientos

y especificaciones concernientes a la producción de cada lote y totalidad de lotes

de un producto de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico incluida la

información de su comportamiento en el mercado. También se incluyen aquellos

registros que contienen instrucciones para hacer operaciones que no

necesariamente están relacionados con la producción de los productos de aseo,

higiene y limpieza de uso doméstico, tales como: manejo, mantenimiento y

limpieza de equipos, comprobación, limpieza de instalaciones y control ambiental,

muestreo e inspección.

2.2.6 Manual. Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o

procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor

ejecución del trabajo.” (p.161).

2.2.7 Manual Específico de Funciones. Es un instrumento de trabajo que

contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus

actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos

procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y

orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las

capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o

profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que

estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de

20

los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones

que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes

de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los

cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores

realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas

soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados

permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado

desarrollo y calidad de la gestión.

2.2.8 Manual de Buenas Prácticas de Manufactura para Establecimientos Farmacéuticos. Las cuales son una guía mínima que compendia ordenadamente

factores, actitudes, procedimientos y procesos aplicados a la producción de

productos de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico.

2.2.9 Manual de Procedimiento. Es el documento que contiene la descripción

de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una

unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los

puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad

y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa.

2.2.10 Planificación de Recursos Humanos. Es el proceso de análisis de las

necesidades de personal en una organización y el desarrollo de un programa que

satisfaga esas necesidades.

Implicará tener un manual de cargos que facilitará el proceso de reclutamiento,

21

selección y contratación, definiendo cual es el perfil mínimo requerido y cual es la

descripción detallada de todas las competencias, experiencias, funciones, nivel

académico, etc.

2.2.11 Sistema HACCP. Está basado en el estudio de los riesgos y la

identificación de los puntos críticos de un proceso alimentario. Busca disminuir,

eliminar y controlar peligros que se producen para garantizar que no existan

alimentos contaminados en el mercado. Este sistema es compatible con sistemas

de control de calidad, lo cual significa que la inocuidad, calidad y productividad

pueden ser manejados de manera conjunta, brindando una mayor confianza al

consumidor, mayor lucro para la industria y mejores relaciones entre todos los que

trabajaban por el objetivo común de mejorar la inocuidad y calidad de los

alimentos, lo cual se expresa en un evidente beneficio para la salud y la economía

de los países.

2.3 MARCO GEOGRÁFICO Esta localizada en la Calle 161 Nª 15-57 Bogotá. Barrio Orquídeas. 2.4 MARCO HISTÓRICO Tecnoalimentaria Ltda., se creó en el año de 1986, por la necesidad de encontrar

insumos para la elaboración del queso, de mejor calidad, y a precios similares a

los que se manejaban en la época. Se era conocido el cuajo de ternero y estaba

entrando a Colombia en ese momento una empresa que hoy es hombro a hombro

la mayor competencia que se tiene, Marshall.

Inicialmente solo hacían parte de la organización los dos socios, quienes

posteriormente fueron reducidos a uno, y en cuya época manejaban únicamente

un tipo de presentación para el cuajo, el cuajo en polvo. Este fue elaborado,

22

producido y distribuido durante aproximadamente un año, y en el cuál, se hizo la

incursión a nuevas presentaciones, las cuales hoy día se mantienen, y se utilizan

según el tipo de queso que se quiera elaborar.

Hoy en día, la compañía cuenta con 15 empleados desde el mensajero, hasta el

gerente general. Se tiene una planta de producción acorde a los estándares

internacionales, pero aún en la actualidad no se tiene certificación de la ISO,

porque para este producto, no se han implementado las condiciones.

2.5 MARCO NORMATIVO 2.5.1 Constitución Nacional de Colombia. 2.5.1.1 Decreto 616 del 28 de febrero de 2006. Por el cual se expide el

Reglamento Técnico sobre los requisitos que debe cumplir la leche para el

consumo humano que se obtenga, procese, envase, transporte, comercializa,

expenda, importe o exporte en el país.

2.5.1.2 Documento Conpes 3376 de 2005. Política sanitaria y de inocuidad para

las cadenas de la carne bovina y de la leche.

2.5.1.3 Protocolos del INVIMA. Manual de Buenas Prácticas de manufactura.

INVIMA. Aplicada a empresas de alimentos y farmacéuticos

2.5.1.4 Decretos y resoluciones. Del Ministerio de Salud que se ocupan de los

alimentos.

2.5.1.5 Normas NTC ISO 9001:2000. Sistema de gestión de calidad.

22

3. METODOLOGÍA

Cuando se va a trabajar en una entidad con la finalidad de mejorar procesos,

optimización de calidad, racionalización de trámites, reestructuración en su planta

de personal, implementación de los sistemas de calidad, mejoramiento del Control

Interno, etc., se hace imperativo seguir unos pasos para llegar a el ideal de la

empresa u organización. Para esto es necesario tener en cuenta las diferentes metodologías que hacen

efectivo y verás, el desarrollo de los diferentes procesos, en general las

metodologías que consisten en recoger información relacionada con las

responsabilidades, actividades, niveles de reporte y supervisión, relaciones

internas y externas y reportes elaborados y recibidos de cada posición a través de

formularios especialmente diseñados para este fin y a través de entrevistas

personales.

La base de la nueva construcción y de vital importancia es el clima organizacional;

porque es la mejor forma para que la empresa conozca lo que siente y piensa su

personal en relación a temas que son de su interés. Destacar la evaluación al

área de trabajo, entrevistas con la dirección, cuestionarios, o simple observación

directa, son algunos de los pasos que se deberán seguir para la implementación.

Uno de los tipos de análisis muy utilizados es el Staffing cuyo objetivo es

determinar cuál es el volumen de personal exacto que la empresa necesita en un

área específica o en toda la compañía, para continuar con el correcto desempeño

de las operaciones del negocio, sin disminuir sus niveles de venta y márgenes de

ganancia.

23

Este estudio se realiza considerando las actividades más representativas de cada

área y haciendo un levantamiento detallado de los tiempos que involucra cada

actividad considerando tiempos muertos y de holgura.

Se seguirá la siguiente metodología.

3.1 Recabación de información. Para la realización de esta fase, es necesario

el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de

información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y

funcional existente, tanto en lo formal como en lo real. Estas técnicas son: La

investigación documental y la investigación de campo.

3.1.1 Investigación Documental. El empleo de esta técnica permite captar la

situación formal de la organización, y se obtiene a través del análisis de

documentos sobre los siguientes aspectos:

3.1.1.1 Marco Jurídico. Es importante clasificar y analizar los documentos

legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven sus respectivas

funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos,

instructivos, acuerdos y/o circulares. 3.1.1.2 Objetivo Institucional. A partir del análisis efectuado a los documentos

legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial

que se ha determinado para la organización. 3.1.1.3 Antecedentes. Obtener la información necesaria para efectuar la

descripción del origen de la organización, incluyendo la relación de hechos

sobresalientes de su desarrollo histórico, es conveniente incluir los datos de las

disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su

organización en el proceso evolutivo de la institución.

24

3.1.2 Investigación de Campo. Es conveniente recurrir a las técnicas de

obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma

empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo

personal con los responsables de las distintas áreas operativas.

3.1.3 Estructura Orgánica Actual. En este se obtendrá información que permita

contar con la relación de las áreas que conforman la organización, así como

empleados que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura

orgánica de la empresa.

3.1.4 Programas y/o Proyecto. Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de

los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente

a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en la organización. Esta

obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o

proyectos son coherentes al carácter funcional de dicha organización.

3.2 Análisis de la información. Una vez obtenida la información requerida para

la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende

las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales

y estructurales de la organización.

3.2.1 Clasificación de Funciones. Una vez obtenidas las funciones que se

realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación,

atendiendo a 2 criterios de forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada

agrupación de ellas. 3.2.1.1 Por su Forma.

3.2.1.1.1 Similares.

3.2.1.1.2 Equivalentes.

25

3.2.1.2 Por su Contenido.

3.2.1.2.1 Operación.

3.2.1.2.2 Control.

3.2.1.2.3 Supervisión.

3.2.1.2.4 Coordinación.

3.2.1.2.5 Programación.

3.2.1.2.6 Evaluación.

3.2.1.2.7 Asesoría.

3.3 Integración del Manual. 3.3.1 Código Numérico: Es necesario elaborar un código numérico para facilitar

la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe

corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura

orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a

cada área. 3.3.2 Contenido del Manual. Como referencia a esta guía para elaborar el manual

de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de

organización de la empresa sea la siguiente:

3.3.2.1 Presentación.

3.3.2.2 Instrucciones.

3.3.2.3 Objetivos.

3.3.2.4 Organigramas.

3.3.2.4.1 General.

3.3.2.4.2 Particular.

3.3.2.5 Organización.

3.3.2.6 Funciones generales.

3.3.2.7 Descripción de funciones.

26

3.3.3 Los pasos que en este estudio se llevaron a cabo son:

3.3.3.1 Reunión con los directivos de la empresa, quienes hicieron una

presentación del estado actual de la entidad, desde su inicio hasta la fecha.

3.3.3.2 Revisión de acuerdos, normatividad interna, legislación colombiana y

contraste con la evidencia física visual, que se encuentra al interior de la

empresa.

3.3.3.3 Charla de presentación con los empleados de la empresa, con el fin de

conocer algunos datos de quienes hacer parte de ella.

3.3.3.4 Observación directa para recolectar datos de interés para la investigación,

por medio de las conductas y procedimientos repetidos y empíricos, anotando las

mismas respuestas. Logrando obtener una mejor idea sobre las tareas realizadas

por cada empleado, las condiciones y el área donde se desempeña el trabajo.

3.3.3.5 Análisis e interpretación de datos. En ella se hizo una serie de contrastes

entre lo recopilado por los diferentes medios de recopilación de información, junto

con el ideal de organización que desean los directivos, y el estado real y realizable

en la empresa.

3.3.3.6 Primer borrador del manual de funciones, y del manual de procedimiento,

de la mano con la jefe de producción.

3.3.3.7 Redacción del manual de funciones, normas y procedimientos definitivo

para Tecnoalimentaria Ltda., con aportes de todos y cada unos de los empleados

de la empresa, y con la asesoría directa del jefe de calidad y de producción, así

como el acompañamiento de mis asesores de la práctica.

27

3.4 ETAPA I 3.4.1 Reconocimiento Físico de la Planta.

3.4.2 Reconocimiento Físico del área Administrativa.

3.4.3 Recopilación e la información del personal de la planta.

3.4.4 Verificación de perfiles de dicho personal.

3.4.5 Recopilación de las hojas de vida de las máquinas instaladas en la planta.

3.4.6 Reconocimiento físico e inventario de la maquinaria de la planta.

3.4.7 Recopilación de información de producción, discriminada por maquinaria y

por producto fabricado.

3.5 ETAPA II y III 3.5.1 Análisis de la información recibida de la planta. 3.5.2 Cotejo entre la información recibida de las maquinarias. 3.5.3 Elaboración organigramas tanto de la planta de personal de producción,

3.5.4 como de su maquinaria. 3.5.5 Elaboración borrador manuales, para discutir con los asesores encargados. 3.5.6 Entrega manual final, con correcciones, y justificando tiempos, producción,

personal de planta.

28

3.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA TECNOALIMENTARIA LTDA ANTES DE LOS MANUALES

Fuente Tecnoalimentaria (1995)

Elaborado por: Luis M. Garzón

AREA COMERCIAL

AREA DE PRODUCCIÓN

AREA SERVICIO AL CLIENTE

AREA DE ENVIOS Y

GERENCIA GENERAL

ADMINISTRATIVO

AREA ADMINISTRATIVAA

JEFE DE PRODUCCIÓN Y

CALIDAD

OPERARIOS

29

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

30

4. DIAGNÓSTICO

Viendo la importancia que tiene el sector de alimentos en Colombia, siendo la

industria láctea una de las más relevantes, que se ha establecido como líder en la

producción láctea de la Comunidad Andina de Naciones según datos de la FAO y

que cuenta con un potencial de crecimiento importante puesto que se espera la

demanda de leche aumente en los próximos años, aunque la producción de leche

en el país ha presentado una dinámica de crecimiento del 2.8% en los últimos 15

años. Además de el aprendizaje de su utilización. Sabiendo que existe en el país

un gran número de pequeños y medianos productores de alimentos, quienes para

ser competitivos, deben asegurar la calidad e inocuidad de los alimentos,

acatando las regulaciones actuales.

TABLA 1. PRODUCCIÓN ESTIMADA DE LECHE

Fuente: Fedegan. 2006

Elaboración de productos alimenticios y de bebidas: Producción bruta por subsectores (2004) % de Participación. Producción Total: US$ 9.500 M.

31

GRAFICO 1. ENCUESTA ANUAL DE MANUFACTURA

Fuente: Dane, Encuesta Anual Manufacturera 2004

TABLA 2. PRODUCCIÓN ANUAL DE LECHE

La cadena láctea generó 15.000 empleos en el 2003, 2.7% del total de la industria

manufacturera, y en el 2005 generó exportaciones por un total de US$ 58

millones.

El queso campesino ha presentado una tasa de crecimiento de -0.3% durante el

periodo 2002 – octubre de 2006. Además, ha presentado una variación de precios

de -15% en valores reales entre enero de 2002 y octubre de 2006. Esta tasa de

crecimiento y variación negativa, al igual que el caso del queso doble-crema se

32

traduce en una disminución de los costos de producción, siendo más competitiva

la industria láctea dedicada a la producción de estos bienes.2

El sector lácteo fue escogido por el gobierno nacional como uno de los productos

a desarrollar bajo el plan de apuesta exportadora por lo que se espera pasar de

una producción actual de aprox. 900.000 toneladas de leche a 1.4 millones de

toneladas al 2020 lo que significa un aumento en la producción del 57%; la

industria está compuesta por 131 establecimientos, dentro de los cuales se

destacan importantes empresas nacionales e internacionales con importantes

niveles de ventas. Lo revelado para el 2006 fue La mayor parte de la industria se

encuentra localizada en el departamento de Cundinamarca, con una participación

del 31,3% de los establecimientos.

GRAFICO 2. EXPORTACIONES DE GRAFICO 3. TOTAL DE EXPORTACIONES LECHE (2000-2006) DE PRODCUTOS LACTEOS (2000-2006)

Fuente: ministerio de agricultura (2007)

Es muy importante señalar que en el último tiempo, el consumo de derivados

lácteos ha incrementado considerablemente, y específicamente los derivados

como los quesos, ha tenido un incremento un poco tranquilizador. Además cabe 2 OBSERVATORIO AGROCADENAS COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA – IICA CUARTO INFORME DE COYUNTURA LECHE DICIEMBRE DE 2006.

33

recalcar que el consumo ha amentado por quesos nacionales, además de ser

bueno para el PIB per-cápita del país, por ser una de as industrias significativas,

es muy alentador para las empresas productoras, ya que con la apertura a

diferentes y variados tipos de queso, los cuales han hecho que una de las

empresas más representativas del país ganará el premio a la mejor calidad en tres

diferentes tipos de queso, hace esto apoyar y alentar al crecimiento de la industria.

Pero es válido aclarar, que es para Tecnoalimentaria el reto más importante en

este nuevo milenio, ayudar a incentivar y mejorar la calidad de los pequeños

productores, quienes al final, tienen la mayoría de la producción, a pequeña

escala.

Con el trabajo que se realizó en la empresa, aunque inicialmente el fin único era la

elaboración de un manual de funciones, normas y procedimientos, tuve la

oportunidad y el deber de vincularme más a fondo con todos los temas

relacionados a esta industria; entre ellos, la falta de estándares por parte de

ICONTEC, para este tipo de empresas, por lo tanto la ausencia de normatividad

específica al tema.

Se ha hecho necesario adecuar normatividad general para la industria láctea, de

empresas agroindustriales y en algunas ocasiones farmacéuticas para dar una

guía de cómo debe implementarse la calidad en este sector, porque no existen

como tal legislación a este tema en concreto.

Pero esto ha sido un camino tortuoso para muchos de los microempresarios,

porque aunque algunos vienen desde hace muchos años, no han tenido la

necesidad de mejorar la infraestructura de sus instalaciones; hoy en Día el Invima

cada vez ha puesto más exigencias en cuanto a calidad del servicio, calidad de

instalaciones, y de productos, lo que ha causado un gran choque entre los

34

pequeños y sobe todo nuevos microempresarios, que adaptan u espacio para la

elaboración de sus quesos.

Ya que a estos campesinos no se les dan cursos de buenas prácticas, ni de

elaboración de quesos, primero porque en muchas ocasiones, quienes deciden

abrir su negocio, lo hacen de forma casera en un comienzo, también porque no se

tiene la cultura de la empresa desde su constitución bien formada, y en la mayoría

de los casos, porque se le hace muy difícil a la Secretaría de salud y al Invima

hacer pequeños cursos para que quienes quieran vincularse lo hagan, con toda la

normatividad y exigencias requeridas mínimas legales.

Existen cursos virtuales en la actualidad, como los que el Sena esta desarrollando

desde su página de Internet. Pero es aquí otra limitante más para quienes de

pronto tienen idea de estos cursos; Como en muchos casos, estos pequeños

productores son de veredas o pueblos lejanos se les dificulta el acceso a Internet,

o porque no tienen computadores en la zona, porque la red no es buena, o porque

no tienen idea de utilizar un computador.

El desarrollo de la economía en Colombia, sus cadenas productivas están

directamente relacionadas con el crecimiento internacional. “El mercado

económico de las empresas están vinculadas con la globalización, que ha dejado

de ser una palabra de moda para convertirse en un desafío cotidiano hacia la

competitividad, basada no en ventajas comparativas asociadas a los recursos

naturales, sino en ventajas ligadas al conocimiento de la dinámica de los

mercados y a la capacidad tecnológica para hacer uso eficiente de los recursos,

mejorar los niveles de productividad y lograr la efectividad en la generación de

valor agregado. Desde esta perspectiva, se hace necesario identificar aquellos

campos de crecimiento e innovación que marcaran las pautas del desarrollo global

de la sociedad y con ellos, los escenarios futuros, donde la actividad

35

productividad del país estará insertada con el fin de diseñar y poner en operación

políticas y estrategias que la fortalezcan.”3

El estado de Tecnoalimentaria Ltda. antes de hacer la implementación de los

manuales de funciones, normas y procedimientos, se describirá a continuación

con el fin de dar una idea, de las mejoras que se les sugirieron a los directivos de

la entidad.

Como ya se explico en anteriores hojas, es una empresa que lleva 20 años en el

mercado lácteo, conocida por muchos en el medio que en Colombia están

dedicados a este negocio, teniéndola de referencia como una de las marcas

líderes en el desarrollo de lo que hoy se conoce como cuajo microbiano.

Por todo lo anterior es que en Tecnoalimentaria se ha creado la necesidad de ser

un agente colaborador para aquellos que quieren ingresar a hacer parte de la

economía del país, de apoyar un grano de arena para reactivar ese sector que en

algunos lugares a decaído, por la falta de presencia del estado. Se han

considerado varias posibilidades para ayudar a estos microempresarios en

potencia y para aquellos que ya están en circulación del mercado, darles la

posibilidad y la opción de mejorar las condiciones de trabajo, y así fortalecer la

industria.

Aunque esta industria es una estructura organizativa cerrada, puesto que la

mayoría esta formada por cooperativas, sociedades por acciones, o empresas

familiares, y hace casi imposible el acceso a particulares o sociedades por medio

de alianzas estratégicas, Se quiere llevar a cabo esta nueva generación y

mantenimiento, por medio de una red socioeconómica, donde todos se

3 MOJICA, Francisco José. Prospectiva tecnológica e industrial para el desarrollo de la cadena láctea. Escenarios y estrategias para el futuro del sector. Bogotá, 31 de mayo de 2001; p. 3

36

interconecten unos con otros, teniendo un centro madre, que es este caso sería

tecnoalimentaria, intercambiando entre unos y otros información y saber.

La idea es dar charlas, cursos básicos de elaboración de quesos, cuajadas, etc.,

derivados lácteos todos hechos a base de cuajo, para que puedan crear sus

empresas, pero usando el producto de forma exclusiva. También brindándoles

asesorías de las normas técnicas, y reglamentación que les sea útil e importante;

tanto a los nuevos, como a los antiguos microempresarios, para que puedan

mejorar su calidad de producto e infraestructura, y así cuando el Invima haga sus

visitas periódicas no tengan necesidad ni de pagar sanciones, y mucho menos

tener que cerrar porque les fue sellado el lugar.

Pero todo esto no es un proceso fácil; dado que la idea de esta implementación en

dirigido a los pequeños productores, y en muchos casos estos se encuentran

ubicados en veredas lejanas, se hace más importante y rescatable esta labor por

la importancia y las satisfacciones que ellos va a dejar como experiencia; pero

también porque son personas con un pensamiento muy arraigado y con unas

creencias muy fuertes, un poco difíciles de transformar, como por ejemplo: el uso

de cuajos naturales. Aunque es cierto que hace muchos años, desde el inició de la

elaboración de quesos estos se hacían con la tripa del ternero, y aún hoy es lo que

se usa en algunos lugares, también es cierto, que ha cambiado, que los cuajos

microbianos son más rápidos y efectivos para cuajar, también están 99.99% libres

de enfermedades como lo puede estar un ternero, y no saberlo, por tanto los

quesos traen esas enfermedades y son trasmitidas al hombre. El hacer que esta

población tome esta nueva tendencia, es un reto para la organización y sus ganas

de expandir conocimientos y como tal sus productos.

A continuación la identificación del personal de producción, como de las hojas de

vida de la maquinaria que es operada en la planta, el proceso de “elaboración del

manual de función para los empleados de TECNOALIMENTARIA LTDA”.

37

5. MANUAL DE FUNCIONES

Procedimiento para la Codificación de Cargos

Se codificó la descripción y perfil de cargo según la Estructura Organizativa de la

siguiente manera:

MDC-XXXX

MDF = Manual de Funciones

XXXX = Código Numérico

020 en adelante para toda la parte de producción. Cada uno con diferente grado,

según importancia y necesidad del cargo.

5.1 Identificación de Cargos. Cargos a describir:

37

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NIVEL DIRECTIVO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD CÓDIGO 205

GRADO 02

NUMERO DE CARGOS UNO (1)

DEPENDENCIA CONTROL DE CALIDAD

CARGO DEL JEFE INMEDIATO GERENTE

II. PROPÓSITO PRINCIPAL El control de la producción, control de la materia prima, estudios sobre el proceso

de producción.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES

1. Asegurar que la calidad de la materia prima, sea siempre la misma a la hora

de la compra y durante la producción.

2. Vigilar que el producto terminado sea de la calidad requerida para su

comercialización.

3. Mantener siempre en conjunto con la jefe de producción la actualización en

las fórmulas si se hace necesario, para estar en igualdad con la competencia.

4. Procurar por unas condiciones ambientales de trabajo ideales, según las

exigencias de las actividades a desarrollar.

38

5. Participar activamente en conjunto con los jefes de las demás áreas sobre

los problemas que puedan surgir en la planta, con los operarios, solución de

problemas de forma integral.

6. Exigir prueba a producto terminado devuelto por algún cliente por calidad.

7. Vigilar el cumplimiento de lo estipulado en este Manual sobre control de

enfermedades en los empleados. Se deben llevar registros.

8. Elaborar reportes para el Gerente de la empresa.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVUALES

Liderar los asuntos respectivos a su entorno en busca del mejoramiento continuo

de la calidad, tanto del producto en sí, como del personal que esta a su cargo,

elaborando proyectos de mejora, capacitaciones constantes y permanentes,

igualmente dar cumplimiento a las normas tanto internas, como legales con el fin

satisfacer las necesidades básicas de la empresa, y la satisfacción de el como jefe

de grupo.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria Farmacéutica o de

Alimentos. Normas ISO, de BPM. Procedimientos Operacionales Estandarizados

de Sanidad (POES). Higiene y sanidad en una empresa de alimentos o

farmacéuticos. Manejo de personal.

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Escolaridad: Ingeniero Químico o de Alimentos TITULADO (Obligatorio)

INGLÉS DE NEGOCIOS 100% Hablado, Escrito y Leído.

39

Especializaciones: Curso de Postgrado TITULADO.

Diplomados: Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria

Farmacéutica o de Alimentos. Normas ISO.

Cursos: Sobre temas relacionados a: Higiene y sanidad en una planta de

Alimentos o Farmacéutica. Planeación, programación y control de la producción.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia como Gerente de Producción.

• Dirigir, coordinar y evaluar el área de producción.

• Amplios conocimientos en ISO 9000:2000

• Manejo de personal.

VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

• Orientación al logro.

• Orden y calidad.

• Profundidad del conocimiento.

• Capacidad de comunicación oral y escrita.

• Comprensión interpersonal.

• Competencias de dirección.

• Dar instrucciones.

• Habilidad para la comunicación, para delegar y motivar.

• Manejo del fracaso.

40


NIVEL ADMINISTRATIVO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO ASISTENTE TECNICODE CALIDAD CÓDIGO 203

GRADO 03


DEPENDENCIA CONTROL DE CALIDAD

CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistencia al control de la producción, control de la materia prima, y el proceso de

producción.


1. Visar y archivar los reportes que utilizan los inspectores de control de

calidad de la planta.

2. Evaluar y reportar en informes las diversas pruebas que sean necesarias

realizar tanto del producto terminado, como de las materias pruebas.

3. Generar reportes diarios tanto a su jefe inmediato como a la dirección,

referentes a las devoluciones y resultados de análisis.

4. Reportar tanto al área de Calidad como a la producción, cuando un

producto ha sido devuelto por calidad, para que se analicen las causas.

41

5. Vigilar hábitos de Higiene en los empleados.

6. Vigilar estado de las facilidades de higiene para los empleados, reportar y

coordinar reparación de cualquier anomalía que se presente.


Asistir al jefe de Aseguramiento de calidad, en todo lo relacionado con la parte

administrativa de la planta de producción. Colaborar en la creación de programas

y de procesos nuevos para la eliminación de trámites, de mejora continua.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria Farmacéutica o de

Alimentos. Normas ISO y de BPM. Higiene y sanidad en una empresa de

alimentos o farmacéuticos. Manejo de office, programas de inventarios.


Escolaridad: Tecnólogo en manejo de Alimentos o Farmacéuticos, SENA.

TITULADO (Obligatorio) y/o Administrador de empresas (EN ULTIMOS

SEMESTRES).

Inglés de negocios 65% Hablado, Escrito y Leído.



Office actualizado, mínimo Windows 98.

42

Experiencia

• Tener experiencia relacionada con el manejo de insumos como enzimas en

laboratorios farmacéuticos, mínimo 2 años.

• Manejo de personal, directa o indirectamente.

• En áreas de calidad y/o aseguramiento de calidad.


• Capacidad para interpretar instrucciones.


• Operacionalización de la lógica matemática.

• Capacidad de responsabilidad.

43


NIVEL PROFESIONAL

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO JEFE PLANTA DE PRODUCCIÓN CÓDIGO 204

GRADO 01


DEPENDENCIA PRODUCCIÓN

CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD

SUBGERENTE

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar con exactitud, responsabilidad, higiene, y control de tiempo la producción

de la elaboración del cuajo. Manteniendo los estándares de las fórmulas y su

calidad en el terminado de la elaboración del producto.

Asegurar la aplicación y ejecución de las directrices que en materia sanitaria se

tienen implementadas para este tipo o similar empresas de producción.


1. Vigilar el mantenimiento del departamento en general, instalaciones, planta,

equipos, operarios.

2. Asegurar que los productos se fabriquen y almacenen en concordancia con

la documentación apropiada, a fin de obtener la calidad exigida.

3. Vigilar y controlar que las operaciones de fabricación durante el proceso

sean las requeridas y exigidas.

44

4. Asegurar que se lleve a cabo las debidas comprobaciones del proceso y las

calibraciones de los equipos de control, como también que esas comprobaciones

se registren y que los informes estén disponibles.

5. Asegurar que los registros de producción sean evaluados y firmados tanto

por el Director Técnico, como por la oficina de control de calidad.

6. Controlar que los operarios tengan todos los implementos exigidos por el

INVIMA, en el momento de ingresar a la planta.

7. Vigilar que los operarios conozcan y cumplan con las especificaciones y

normas de trabajo según el manual de BUENAS PRACTICAS DE MANEJO.

8. Asegurar que se lleve a cabo la capacitación inicial y continua del proceso

para los operarios, y que dichas capacitaciones se adapten a las necesidades y

requerimientos. Este debe ser realizado por él y la oficina de Recursos humanos

de forma anual.

9. Mantener el buen funcionamiento de los equipos para satisfacer las

necesidades de los clientes tanto internos como externos.

10. Control de stocks.


Los procesos desarrollados deben ser correctamente encaminados hacia la

satisfacción de las necesidades tanto de la empresa, como de los clientes,

basándose en las políticas de ejecución planteadas por las áreas de control de

calidad y los directivos.

45

V. CONOCIMIENTOS BASICOS Manejo de maquinaria como procesadoras, tableteadota, empacadora,

encelofanadora, y en general maquinaria para este tipo de mercado. Manejo de

personal. Manejo de fórmulas químicas, y todas sus posibilidades de cambio.


Escolaridad: Ingeniero Químico o de Alimentos TITULADO (Obligatorio).

Inglés de negocios 95% Hablado, Escrito y Leído.

Especializaciones: Curso de Postgrado TITULADO.

Diplomados: Temas relacionados con actualización de fórmulas químicas, junto

con cada uno de los componentes aptos para consumo humano.



Formulación química.

Experiencia

• Mínimo 5 años en una planta de producción.

• Mínimo 3 años y medio como coordinador de una planta de producción.

• Mínimo 2 años y medio como jefe de una planta de producción para

elaboración de alimentos o farmacéuticos.

• Manejo de personal.

46


• Adquisición de los conocimientos.




• Competencias de dirección

• Dar instrucciones.

• Habilidad para la comunicación, para delegar y motivar.

• Autonomía.

• Capacidad de coordinación.

• Capacidad de escucha.

• Capacidad de relación.

• Resolución de problema.

47


NIVEL TECNICO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO OPERARIOS CÓDIGO 204

GRADO 04, 05, 06, 07


DEPENDENCIA PRODUCCIÓN

CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE PLANTA DE PRODUCCIÓN

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ayudar en la elaboración de la producción del cuajo en todas sus presentaciones,

manteniendo las buenas prácticas de manejo como su principal guía, para tener

excelente calidad, eficiencia y eficacia.


1. Realizar el aseo diario de equipos y utensilios en todas las áreas de la

planta y de manera más exhaustiva de vidrios, puertas, pisos y extractores.

2. Llenar, pesar, tapar y limpiar los tubos de referencia amarillos y cuaja ya.

3. Alimentar de producto la tableteadota, revisando de manera constante el

peso de la tableta, registrando este en un formato.

4. Realizar el granulado de las materias primas correspondientes para la

elaboración del producto.

5. Realizar el tapado y embalaje de frascos de líquido.

48

6. Realizar cualquier otra función o tarea necesaria para la elaboración del

producto.


Mantener un buen ambiente de trabajo, de cordialidad y colaboración, con sus

demás compañeros. Generar en la empresa sentimientos de fortalecimiento y

eficiencia en conjunto con las normas de calidad, y disminuir los tiempos

estandarizados, para mejora continua.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS Manejo de maquinaria como procesadoras, tableteadota, empacadora,

encelofanadora, y en general maquinaria para este tipo de mercado. Manejo de

pesas y balanzas para producción. Conocimiento en buenas prácticas de manejo

en una empresa de alimentos o farmacéuticas.


Escolaridad: Bachillerato terminado y título (OBLIGATORIO)

Inglés de negocios Hablado, Escrito y Leído (OPCIONAL).

Cursos: Técnico en procesamiento de alimentos perecederos con TÍTULO

(SENA).

Aseguramiento de las condiciones básicas de higiene en el procesamiento de

alimentos o farmacéuticos (SENA).

49

Experiencia

• Mínimo 2 años en una planta de producción.

• Manipulación de alimentos o farmacéuticos.




• Comprensión interpersonal.

• Capacidad de escucha.


51

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTO 6.1 IDENTIFICACIÓN DE MAQUINARIA

Hojas de vida

6.1.1 Encelofanadora. Es una máquina a base de calor en donde la temperatura

a la cual debe estar es de 115ªC para un óptimo funcionamiento, cuanta con un

plato giratorio en la parte superior donde se suministra las pastillas y se verifica

constantemente que no vaya ningún agujero sin pastilla.

En la parte inferior se encuentran dos rodillos contra puestos, los cuales reciben la

pastilla y el aluminio, y a base de calor este sella completamente las dos caras del

aluminio; a medida que va corriendo el aluminio se encuentra una cuchilla, la cual

va girando constantemente y es la encargada de realizar el corte de cada sobre de

pastillas.

6.1.2 Tableteadora. Es una máquina diseñada toda en hierro, su función es

formar tableta con especificaciones de dureza y peso, para lo cual cuenta con una

manija en la parte superior la cual le permite graduar el peso que se necesita para

cada tableta, además tiene unos punzones los cuales hacen que se forme la

pastilla. Tiene un embudo el cual es el encargado de alimentar la máquina del

producto y así formar la pastilla.

52

6.1.3 Envasadora. Es una máquina que cuenta con un tanque alimentador

conectado con unas mangueras. Tiene dos boquillas por donde expulsa el líquido,

además cuenta con un sistema de velocidad, el cual tiene la posibilidad de graduar

según el ritmo al que se desea trabajar, es decir el tiempo en el que se desea se

expulse el líquido.

A cada lado de la máquina se encuentran unas jeringas de llenado, las cuales

tienen un sistema de graduación para determinar la cantidad de líquido que se

necesita.

53

6.2 FLUJOGRAMAS 6.2.1 Elaboración Cuajo Liquido

Elaborado por: Claudia Marcela López

Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres.

MEDICION

STANDARIZACION

AGITACION

FILTRACION

ENVASADO

EMPAQUE FINAL

ALMACENAMIENTO CUAJO LÍQUIDO

REPEPCION MATERIA PRIMA

CONTROL DE CALIDAD

54

6.2.2 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma. 6.2.2.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se

verifican con condiciones de transporte y empaque. Prueba de fuerza de

coagulación.

6.2.2.2 Medición. De acuerdo a la formulación establecida, se realiza este

proceso.

6.2.2.3 Estandarización. Llevar a las condiciones establecidas para este producto

teniendo en cuenta densidad PH.

6.2.2.4 Agitación. Con el propósito de obtener una solución homogénea se

somete a 30 minutos de agnación mecánica

6.2.2.5 Filtrado. Después de la agitación, se realiza el filtrado para eliminar la

posibilidad de presencia de partículas ajenas a la solución.

6.2.2.6 Control de Calidad: Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH

6.2.2.7 Envasado. De acuerdo a la orden de producción se realiza el envasado

mecánico en frascos plásticos.

6.2.2.8 Empaque. Se distribuyen 40 frascos x 500 c.c. en una caja o 24 frascos x

100 c.c. según el caso. Esta caja queda sellada y zunchada.

6.2.2.9 Almacenamiento. Sobre estibas en un lugar fresco y seco, con arrume

máximo de 5 cajas.

55

6.3 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO POLVO


Supervisión: Jefe de Producción Lizeth Torres

MEDICION

ACONDICIONAMIENTO

ENVASADO

AJUSTE DE PESO

SELLADO POTES

ETIQUETADO

ALMACENAMIENTO


CONTROL DE CALIDAD

56

6.3.1 Descripción de Procedimientos y Operadores del Flujograma. 6.3.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se

verifican con condiciones de transporte y empaque. Prueba de fuerza de

coagulación.

6.3.1.2 Pesaje. Dosificación de acuerdo a la formulación establecida.

6.3.1.3 Acondicionamiento. Tamizado de materias primas, según los

requerimientos de la formulación.

6.3.1.4 Envasado. De acuerdo a la orden de producción se realiza el envasado

mecánico en frascos plásticos.

6.3.1.5 Ajuste de Peso. Según la orden de producción se regula el peso a 250 –

500 gramos u otro de acuerdo a indicadores.

6.3.1.6 Control de Calidad. Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH

6.3.1.7 Sellado Potes. Mediante foil de aluminio se sella al calor logrando un

cierre hermético

6.3.1.8 Etiquetado. Rotulado final

6.3.1.9 Almacenamiento. Sobre estante en un lugar fresco y seco.

57

6.4 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO TABLETAS


Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres

ACONDICIONAMIENTO

PESAJE

MEZCLA

CONTROL DE CALIDAD

CONTROL SELLADO

CONTEO Y EMPAQUE

SELLADO CAJAS

ALMACENAMIENTO


ENCELOFANADO

58

6.4.1 Descripción de Procedimientos y Operadores DEL Flujograma 6.4.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se

verifican con condiciones de transporte y empaque de las materias primas.

Análisis de control de calidad de fuerza de coagulación.

6.4.1.2 Pesaje. De acuerdo a la formulación establecida se hace un pesaje

exacto de las materias primas y excipientes.

6.4.1.3 Mezcla. Durante un período de 30 minutos se colocan los ingredientes en

la mezcladora, para garantizar una mezcla homogénea para la siguiente etapa.

6.4.1.4 Tableteado. Compresión de la mezcla con fuerza y presión de

determinados para nuestros productos. Control mediante plantillas de peso

constante y dureza.


6.4.1.6 Encelofanado. Empaque en sobre de aluminio cada una herméticamente

sellados con dos tabletas.

6.4.1.7 Control Sellado. De una forma aleatoria se eligen muestras de sobres y

se hace prueba de sellado.

6.4.1.8 Conteo y Empaque. Se empacan 50 tabletas por display, y 36 de estos

se colocan dentro de una caja blanca conformando así una paca

6.4.1.9 Sellado Cajas. Se recubre cada caja con una bolsa plástica para

protegerlo de la humedad del medio ambiente.

59

6.4.1.10 Almacenamiento. Se debe colocar sobre estibas retirada de la pared, en

un lugar seco y fresco con arme máximo de 12 cajas.

6.5 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO GRANULADO


Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres

PESAJE

ACONDICIONAMIENTO

MEZCLADO

CONTROL DE CALIDAD

EMPAQUE

ALMACENAMIENTO

ENVASADO


60

6.5.1 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma. 6.5.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se

verifican con condiciones de transporte y empaque de las materias primas.

Análisis de control de calidad de fuerza de coagulación.

6.5.1.2 Pesaje. De acuerdo a la formulación establecida se hace un pesaje

exacto de las materias primas y excipientes.

6.5.1.3 Acondicionamiento. Estandarización de las materias primas.

Granulometría


6.5.1.5 Envasado. En tubos pequeños se colocan las cantidades dispuestas

según la orden de producción

6.5.1.6 Empaque. Se distribuyen en cajas de 12 tubos y con 12 cajas se arma

una paca. Unidad de venta

6.5.1.7 Almacenamiento. Se debe colocar sobre estibas retirada de la pared, en

un lugar seco y fresco con arme máximo de 12 cajas.

61

CONCLUSIONES Es importante resaltar que esta primera fase del trabajo de practica fue de gran

ayuda y utilidad para la gerencia ya que le permitió ver con mayor claridad, la

necesidad de organizar su personal y de brindarse y brindarles condiciones claras

que permitan un fortalecimiento y crecimiento como empresa.

En este caso, no se hizo muy fácil la descripción de las funciones realizadas por

los empelados en esta compañía, ya que uno de los deberes es tener la capacidad

de trabajar en cualquier tarea que le sea adjudicada, y eso se ve reflejado en las

funciones que describí anteriormente. Donde sus labores van desde un buen

manejo de la maquinaria, hasta una excelente limpieza en la planta como tal.

Se ha evidenciado un gran compromiso por parte de los trabajadores en la

empresa. Son dinámicos, son muy receptivos, dan ideas para el cambio, así como

un gran sentido de la responsabilidad, honestidad y trabajo en equipo. Esta

empresa es una plataforma para poder vincular

Este tipo de mercado tiene una gran incidencia en el sector, porque la elaboración

de quesos es además de ser una de las mayores fuentes, es un mercado muy

fuerte es muy competido, y por tanto no será fácil de acabar, sabiendo que lleva

mas de 5000 años cuando los egipcios, elaboraban su propio tipo de queso, y

hasta el día de hoy ha tenido la mima fuerza, es necesario tener un buen control

en la vigilancia ha estos productos.

En la empresa se esta velando porque se cumplan las normas no solo las

mínimas, sino en conjunto todas las normas que regulan tanto a la empresa como

productor de alimentos, como normas referentes a infraestructura, ambiente de

62

trabajo, control interno, mejora continua, participación del personal, haciendo un

ambiente propicio para implementar los sistemas de calidad, aunque no hay

normatividad de ISO para empresas de este corte.

52

BIBLIOGRAFIA

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a6695 - elaboraci.n de los manuales de funciones …cdim.esap.edu.co/bancomedios/documentos...

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