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PROCEDIMIENTO

MONITOREO DEL REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES

PLANIFICADAS Y REALIZADAS POR LA AUTORIDAD SANITARIA

Y APLICARLA A PARTIR DEL SEGUNDO TRIMESTRE

para meta colectiva 2016

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Departamento de Estadísticas e Información de Salud

PROCEDIMIENTO PARA MONITOREO

DEL REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS Y REALIZADAS POR LA AUTORIDAD SANITARIA Y APLICARLA A

PARTIR DEL SEGUNDO TRIMESTRE para meta colectiva 2016

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Andrea Vergara Veloso

Subsecretaria de Salud Pública

Alejandra Gutiérrez Madrid


Verónica Rojas Villar


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Tabla de contenido 1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4

3. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 6

4. TERMINOLOGIA ........................................................................................................................... 7

5. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS........................................................................... 8

6. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................... 9

6.1. Elementos del proceso ........................................................................................................... 11

6.1.1. Funcionarios de SEREMI .................................................................................................. 11

6.1.1.1. Inicio ...................................................................................................................... 11

6.1.1.2. Registrar / modificar las actividades de todos los ámbitos de Salud Pública ....... 11

6.1.1.3. Corregir los errores ............................................................................................... 12

6.1.2. Estadísticos de SEREMI .................................................................................................... 12

6.1.2.1. Monitorear calidad del registro y oportunidad ..................................................... 12

6.1.2.2. Solicitar corrección al registro ............................................................................... 12

6.1.3. Lider Temático Rakin ....................................................................................................... 13

6.1.3.1. Analizar cauli y cuAntitativamente el registro ...................................................... 13

6.1.3.2. Informar los errores detectados ........................................................................... 13

6.1.3.3. Emitir Informe ....................................................................................................... 13

6.1.3.4. Revisar y corregir observaciones ........................................................................... 14

6.1.4. Encargado publicaciones web ......................................................................................... 14

6.1.4.1. Publicar en WEB .................................................................................................... 14

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6.1.4.2. Remitir Link ........................................................................................................... 14

6.1.5. Coordinadora administrativa deis ................................................................................... 15

6.1.5.1. Revisar informe ..................................................................................................... 15

6.1.5.2. Solicitar publicar en web ....................................................................................... 15

6.1.5.3. Remitir oficio a ssp con informe ............................................................................ 15

6.1.5.4. Subir medio de verificación a Plataforma proactive ............................................. 16

6.1.5.5. Informar cumplimiento de meta a Coordinadora administrativa diplas .............. 16

6.1.5.6. FIN ......................................................................................................................... 17

7. REGISTROS ................................................................................................................................. 18

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 19

8.1. Calendario de extracción de las bases de datos de RAKIN para los indicadores y cierres

oficiales para la información del año 2015 y 2016........................................................................ 19

8.2. Convenio de desempeño colectivo entre la Subsecretaría de Salud Pública y la División de

Planificación Sanitaria para el año 2016 aprobado mediante la Resolución exenta N° 978 de

fecha 14/12/2015 .......................................................................................................................... 19

9. INDICADORES ............................................................................................................................ 20

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1. OBJETIVO

Mejorar la calidad y oportunidad de información de las actividades de la Autoridad Sanitaria, fomentando el monitoreo local de manera mensual, que permita mejorar la calidad de los datos y aumentar la tasa de crecimiento del registro con la finalidad de contribuir al análisis de algunos indicadores de salud pública.

2. ALCANCE

Se espera que las Secretarías Regionales Ministeriales de Salud instauraren un mecanismo de monitoreo local permanente que permita: disminuir el subregistro de las actividades, mejorar la oportunidad y calidad del registro de las actividades de la Autoridad Sanitaria.

Los registros de la Autoridad Sanitaria son el producto de las acciones que se

determinan realizar a nivel regional y nacional, estas se clasifican en las siguientes funciones: Formalización, Fiscalización, Promoción y Vigilancia de Salud Pública.

El alcance de este procedimiento cubrirá tanto registros generales como

particulares que se detallarán más abajo. Este monitoreo se focaliza en algunas actividades priorizadas y/o asociadas a

cumplimiento de indicadores de salud para el año 2016. Se ha detectado de manera sistemática en el registro de las actividades que:

• Existe disminución de los registros del año 2015 en relación a años anteriores.

• Pese a la existencia de instructivos de registros, estos no son aplicados al momento de ingresar las intervenciones con sus respectivas actividades en RAKIN.

• Escasa adherencia local al proceso de validación y corrección de las BBDD desde DEIS.

• Escaso monitoreo local al registro:

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- Se ha detectado fecha de registro anticipada a la realización de la actividad que genera “Latencia negativa”.

- Subregistro de las actividades y subutilización de instrumentos específicos.

Por otra parte, el Sistema informático no ha tenido mantenciones correctivas ni evolutivas que permitan mejorar las dificultades detectadas de acuerdo a los requerimientos enviados por la Red de Estadísticos y Referentes técnicos de nivel central.

Las mediciones que se realizarán no implican una meta directa a nivel local,

sino que corresponde a un monitoreo que contemplará diversos ámbitos de medición y estos serán: 1. LATENCIA: este factor de medición corresponderá al tiempo promedio desde

que la actividad se realizó y que esta fue ingresada al sistema de registro RAKIN. Será observado a nivel regional y para cada uno de los ámbitos que contemple el sistema de manera mensual.

2. TASA DE VARIACIÓN: este factor de medición comparará la cantidad de

registros acumulados a la fecha del año t con el promedio de último quinquenio acumulado en ese mismo período por región y ámbito.

3. TASA DE ERROR: Se medirán solo aquellas actividades que cuenten con

instructivo de registro y sea priorizadas. Para este último atributo se considerarán las siguientes como priorizadas por el impacto en la salud pública: Para el primer informe:

1) Campañas Sanitarias (Dieciocho de septiembre, Semana Santa): se observará

2) En el ámbito de alimentos se evaluará la calidad del registro específicamente el Sistemas de Buenas Prácticas y Manufacturas (BPM)

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Para el segundo informe se adicionará a las dos anteriores las siguientes: 3) En el ámbito de Epidemiología se evaluará la calidad del registro las

Enfermedades trasmitidas por Alimentos - ETA

4) En el ámbito de alimentos se evaluará la calidad del registro las Auditorías al Sistema HACCP

5) En el ámbito de Agua se evaluará la calidad del registro el programa regional de vigilancia de agua potable (Urbana, rural, abasto precario y particular)

Desde el tercer y hasta el octavo informe debe contener las evaluaciones de los tres ámbitos antes señalados por cada SEREMI de Salud y por cada indicador del alcance.

El monitoreo del proceso será informado a las SEREMI de Salud con la finalidad que cada una vaya estableciendo un mecanismo permanente de monitoreo que les permita identificar oportunidades de mejora e implementar medidas que permitan mitigar las deficiencias detectadas.

3. RESPONSABILIDADES

Los responsables operativos de generar el informe será el encargado de RAKIN de la oficina de análisis, quien deberá elaborar un informe ejecutivo con los resultados de los aspectos definidos a medir por cada SEREMI de Salud.

Los responsables de publicar oportunamente en extranet de DEIS será de la Oficina de Análisis, así como también informar el respectivo Link de publicación.

La Coordinación Administrativa DEIS será la encargada de informar el cumplimiento de la meta a la Coordinadora Administrativa DIPLAS.

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4. TERMINOLOGIA

Indicador: Los indicadores son variables que intentan medir u objetivar en forma cuantitativa o cualitativa, sucesos colectivos (especialmente sucesos biodemográficos) para así, poder respaldar acciones políticas, evaluar logros y metas. La OMS los ha definido como "variables que sirven para medir los cambios"1 Indicador de desempeño: Es la expresión cuantitativa construida a partir de variables cuantitativas o cualitativas, que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros (cumplimiento de objetivos y metas establecidas), reflejar los cambios vinculados con las acciones del programa, monitorear y evaluar sus resultados. Los indicadores de desempeño pueden ser indicadores estratégicos o indicadores de gestión. Indicador estratégico: es cuando mide el grado de cumplimiento de los objetivos de las políticas públicas y presupuesto. Contribuye a corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de los recursos. Incluye indicadores de Fin, Propósito y de Componentes que consideran apoyos, bienes y/o servicios que impactan directamente a la población o área de enfoque. Impacta de manera directa en la población o área de enfoque. Indicador de gestión: es cuando mide el avance y logro en procesos y actividades, es decir, sobre la forma en que los bienes y/o servicios públicos son generados y entregados. Incluye los indicadores de Actividades y de Componentes que entregan bienes y/o servicios para ser utilizados por otras instancias. RAKIN: palabra de origen mapudungun que significa contar y que da el nombre al registro de la autoridad sanitaria desde el año 2010.

1 OMS" Preparación de indicadores para vigilar los progresos realizados en el logro de la salud para todos en

el año 2.000" 1981.

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TASA: es una relación entre dos magnitudes. Se trata de un coeficiente que expresa la relación existente entre una cantidad y la frecuencia de un fenómeno. De esta forma, la tasa permite expresar la existencia de una situación que no puede ser medida o calculada de forma directa. ÁMBITO: espacio teórico y operativo configurado por las cuestiones y los problemas de una o varias disciplinas relacionadas entre sí y que responde a la organización del trabajo. ETA: Enfermedades transmitidas por alimentos Sistema de HACCP: Sistema que permite identificar, evaluar y controlar peligros significativos para la inocuidad de los alimentos.

5. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS

Resolución Exenta N°516-2013 que aprueba la Norma Técnica N°153 sobre estandarización y registro de intervenciones y actividades de salud pública de las SEREMI de Salud

Manuales de registros de:

i) Campañas Sanitarias2

ii) Sistemas de Buenas Prácticas y Manufacturas (BPM)

iii) Enfermedades trasmitidas por Alimentos – ETA

iv) Registro las Auditorías al Sistema HACCP

v) Registro del programa regional de vigilancia de agua potable (Urbana, rural, abasto precario y particular)

2 Existe indicaciones para la forma de registrar campañas sanitarias.

http://definicion.de/fenomeno/

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6. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

MONITOREO DEL REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA AUTORIDAD SANITARIA Y APLICARLA A PARTIR DEL SEGUNDO TRIMESTRE.

Las Secretarías Regionales Ministeriales de Salud a través de sus funcionarios realizan intervenciones de Salud Pública, ya sean en el marco de la planificación regional, determinada por cada una de las SEREMI de Salud o por demanda espontánea desde la ciudadanía u otros organismos. Estas intervenciones y sus respectivas actividades son registradas en el sistema Rakin, que se encuentra de manera online y fue diseñado especialmente para el registro de las actividades de la Autoridad Sanitaria. Es La información es capturada de primera fuente, y todos los funcionarios que realizan actividades con enfoque de salud pública, deben registrar en el sistema. Los informes de monitoreo según los criterios definidos en el alcance y los indicadores que abarcará esta medición, se realizará con las bases de datos extraidas en las fechas según lo informado calendario extracción.

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6.1. Elementos del proceso

A continuación, se realiza una breve descripción de cada uno de los elementos y tareas que componen el proceso, de manera tal que cualquier persona pueda comprender de forma global el flujo de las etapas del mismo.

6.1.1. FUNCIONARIOS DE SEREMI

Se considera a todos los funcionarios de las 15 Secretarías Regionales Ministeriales de Salud del país que realicen intervenciones y actividades con enfoque de salud pública en su jurisdicción y que deben ingresarlas en el sistema de registro de la Autoridad Sanitaria RAKIN.

6.1.1.1. INICIO

El Inicio del proceso de monitoreo de registros de la Autoridad Sanitaria para la meta colectiva 2016 tiene su punto de partida con el suministro de registros generado por los funcionarios desde las SEREMI de Salud y que son extraídos de acuerdo al calendario de extracción de la información.

6.1.1.2. REGISTRAR / MODIFICAR LAS ACTIVIDADES DE TODOS LOS ÁMBITOS DE SALUD PÚBLICA

Los funcionarios de cada una de las 15 SEREMI de Salud tienen la función de ingresar al sistema de registro RAKIN las actividades de salud pública que hubiese desarrollado ya sea de manera individual o como parte de una visita integral y multidisciplinaria. Cabe señalar que los indicadores se calcularán solo con los registros ingresados hasta el momento de la extracción de acuerdo al calendario preestablecido.

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6.1.1.3. CORREGIR LOS ERRORES

Como producto de un monitoreo del nivel local si se detecten errores al registro, cada funcionario una vez que se les informe dichos errores tendrá la obligación de corregir la data idealmente en un plazo no más allá de una semana, de manera tal de mejorar la calidad de los mismos.

6.1.2. ESTADÍSTICOS DE SEREMI

Todos aquellos funcionarios que laboran en los departamentos o unidades de Estadísticas de las 15 SEREMI de Salud.

6.1.2.1. MONITOREAR CALIDAD DEL REGISTRO Y OPORTUNIDAD

Cada Departamento, Unidad u oficina de Estadísticas debe monitorear la calidad y oportunidad del registro de manera periódica y permanente a fin de mejorar la calidad de la información contenida en el sistema RAKIN que permita tomar mejores decisiones, basada en información de calidad.

6.1.2.2. SOLICITAR CORRECCIÓN AL REGISTRO

Si como producto de la revisión se detectan errores al registro debe solicitar mediante correo electrónico al funcionario que realizó dicho registro la corrección de acuerdo a las indicaciones y orientaciones que el Encargado de Estadísticas precise.

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6.1.3. LIDER TEMÁTICO RAKIN

Es el funcionario de la Oficina de Análisis del Departamento de Estadísticas e Información de Salud del Nivel central que está a cargo de la temática de Autoridad Sanitaria.

6.1.3.1. ANALIZAR CAULI Y CUANTITATIVAMENTE EL REGISTRO

En esta tarea el líder temático de RAKIN debe realizar un análisis a los registros en cuanto a calidad y cantidad, a fin de poder detectar oportunidades de mejora e implementar acciones, en conjunto y de manera coordinada con el nivel regional, que permitan ir disminuyendo los errores, estas pueden ser a nivel local como nacional. Acá se pone énfasis en los factores definidos en el Alcance de este procedimiento que serán materia de este monitoreo.

6.1.3.2. INFORMAR LOS ERRORES DETECTADOS

Si como producto de la revisión realizada a los registros desde el nivel central se detectan errores, estos serán informados por el líder temático RAKIN al respectivo encargado de estadísticas del nivel regional para su corrección, quien a su vez solicitará al respectivo funcionario realizar la corrección.

6.1.3.3. EMITIR INFORME

El líder temático RAKIN emitirá un informe preliminar en los meses de mayo a diciembre de acuerdo a los factores definidos a medir en el alcance del presente procedimiento, el que deberá enviar mediante mail a revisión de la Coordinadora Administrativa DEIS,

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previo a la fecha de cumplimiento de la meta de cada mes a fin de obtener el feedback.

6.1.3.4. REVISAR Y CORREGIR OBSERVACIONES

Esta tarea consiste en que el líder temático RAKIN incorporará las observaciones realizadas al informe preliminar y remitirá por correo electrónico a la Coordinadora Administrativa DEIS el informe final para el cumplimiento de la meta.

6.1.4. ENCARGADO PUBLICACIONES WEB

Es el funcionario de la Oficina de análisis encargado de publicar en la web el informe final en la extranet de DEIS.

6.1.4.1. PUBLICAR EN WEB

Una vez que el informe sea remitido desde la Coordinación Administrativa a la Oficina de Análisis mediante correo electrónico, esta Oficina procederá a su publicación en sitio de monitoreo de DEIS en formato Pdf.

6.1.4.2. REMITIR LINK

Una vez que se haya publicado en el sitio de monitoreo, mediante correo electrónico el encargado de la administración de la extranet remitirá el link de acceso a la Coordinación Administrativa. Cabe señalar que para los informes sucesivos no será necesario actualizar el link, sólo una confirmación de la actualización de los informes.

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6.1.5. COORDINADORA ADMINISTRATIVA DEIS

Unidad de apoyo de DEIS, encargada de la relación con la Coordinación Administrativa de División de Planificación Sanitaria para informar el avance y cumplimiento de las metas colectivas.

6.1.5.1. REVISAR INFORME

La coordinadora administrativa DEIS deberá revisar el informe remitido por el líder temático RAKIN, con la finalidad de detectar posible omisiones o correcciones de forma o fondo y realizar el feedback con el líder temático a fin de ser incorporadas para el informe final.

6.1.5.2. SOLICITAR PUBLICAR EN WEB

La coordinadora administrativa DEIS o quien le subrogue una vez recibido el informe final desde el líder temático RAKIN deberá solicitar su publicación en sitio de monitoreo de DEIS a la Oficina de Análisis mediante correo electrónico dirigido al Encargado de la administración de la extranet con copia al Encargado de la Oficina de Análisis.

6.1.5.3. REMITIR OFICIO A SSP CON INFORME

La coordinadora administrativa DEIS será la encargada de gestionar oportunamente, de acuerdo a los plazos establecidos en el compromiso de desempeño N°1 del punto 2 del convenio de desempeño suscrito entre la Subsecretaría de Salud Pública y la División de Planificación Sanitaria, adjuntando el respectivo informe.

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El plazo máximo para cada mes será el siguiente:

Mes día

Mayo 13

Junio 14

Julio 14

Agosto 12

Septiembre 14

Octubre 17

Noviembre 15

Diciembre 15

6.1.5.4. SUBIR MEDIO DE VERIFICACIÓN A PLATAFORMA PROACTIVE

La coordinadora administrativa DEIS deberá subir los medios de verificación a la plataforma Proactive en el link http://minsalssp.bsc.proactiveoffice.com habilitada especialmente para estos fines de manera mensual conforme a los hitos establecidos en el compromiso de desempeño N°1 del punto 2 del convenio de desempeño suscrito entre la Subsecretaría de Salud Pública y la División de Planificación Sanitaria.

6.1.5.5. INFORMAR CUMPLIMIENTO DE META A COORDINADORA ADMINISTRATIVA DIPLAS

La coordinadora administrativa DEIS informará el cumplimiento de cada uno de los hitos mediante correo electrónico a la Coordinadora DIPLAS remitiendo cada uno de los medios de verificación que darán cuenta del cumplimiento oportuno de la meta de desempeño colectivo N°1.

http://minsalssp.bsc.proactiveoffice.com/

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6.1.5.6. FIN

Una vez informada a la Coordinación Administrativa DIPLAS de los medios de verificación, se da por finalizado el proceso de monitoreo.

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7. REGISTROS

Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento son los siguientes:

Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición

Data cargada Servidor DEIS Acceso Sql

Informe de monitoreo

URL de monitoreo

URL especial

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8. ANEXOS

8.1. Calendario de extracción de las bases de datos de RAKIN para los indicadores y cierres oficiales para la información del año 2015 y 2016.

8.2. Convenio de desempeño colectivo entre la Subsecretaría de Salud Pública y la División de Planificación Sanitaria para el año 2016 aprobado mediante la Resolución exenta N° 978 de fecha 14/12/2015

Periodo Fecha de extracción

Cierre bases 2015 1 de Abril

Enero - Marzo 5 de Abril

Enero*Abril 4 de Mayo

Enero - Mayo 3 de Junio

Enero - Junio 5 de Julio

Enero - Julio 3 de Agosto

Enero - Agosto 5 de Septiembre

Enero - Septiembre 5 de Octubre

Enero - Octubre 4 de Noviembre

Enero - Noviembre 5 de Diciembre

Enero - Diciembre (preliminar) 4 de Enero 2016

Cierre bases 2016 3 de Abril 2016

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9. INDICADORES

Hitos de informes publicados e informados en los plazos acordados en meta de desempeño colectivo.

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