curso qlikuser 2016 dashboard contable-2

Curso para Usuarios de Negocio QlikView

Dashboard Contable

Santiago de Chile, 2016

Dashboard Contable

Av. El Bosque Norte 0226 - Las Condes - Santiago - Chile. Teléfono: (56-2) 2222-1597 www.gdsis.cl

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Índice

Crear la Nube de Datos .............................................................................................................. 3

Editor de Script ........................................................................................................................... 3

Crear mi primer Documento ........................................................................................................ 4

Desarrollo de un DashBoard Contable .................................................................................... 4

Cargando Archivos Csv .............................................................................................................. 4

Campos de sistema .................................................................................................................... 5

La hoja de sistema .................................................................................................................. 5

Visor de Tablas ........................................................................................................................... 6

Cuadratura Básica ...................................................................................................................... 7

Cuadratura Mensual ............................................................................................................... 7

Cuadratura por Cuenta ........................................................................................................... 8

Cargando más datos .................................................................................................................. 9

Funciones de Script .................................................................................................................. 10

Cargar datos de una tabla en memoria. .................................................................................... 11

Diseño I – Saldos Contables Mensuales................................................................................... 12

Diseño II – Balance Tabulado ................................................................................................... 13

Set Analysis (Análisis de Conjuntos) ........................................................................................ 14

Diseño III – Balance Acumulado Comparativo .......................................................................... 15

Desafío – Balance Acumulado .................................................................................................. 16

Estado Resultado ..................................................................................................................... 17

El Asistente de Datos Inline ..................................................................................................... 18

Ejercicio Práctico .................................................................................................................. 18

Depurador ................................................................................................................................ 19

Seguridad ................................................................................................................................. 21

Control de acceso ................................................................................................................. 21

Ejercicio Práctico .................................................................................................................. 22

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Crear la Nube de Datos

Editor de Script En éste lugar se construye la nube de datos del modelo QlikView que tiene la capacidad de integrar múltiples fuentes para extraer la información requerida. Algunas secciones importantes son:

1. Script: Sección para insertar instrucciones SQL de consulta a las fuentes de datos. 2. Carga de datos: Sección para seleccionar el tipo de fuente de dato a utilizar. 3. Menús y Barras de herramientas: En la parte superior encontrará una barra de menú con varios

comandos referentes al script. Los comandos que se utilizan con más frecuencia también se encuentran en la barra de herramientas adyacente.

a) Recargar: Ejecuta el script. b) Depurar: Inicia la ejecución del script en el Depurador para la búsqueda de errores si los

hubiera.

c) Guardar todo el documento: Guarda el documento activo. Se guardan los datos, el script y el diseño.

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Crear mi primer Documento

Inicie QlikView desde el acceso directo del escritorio, o puede hacerlo también desde el menú Inicio/QlikView

Cree un archivo nuevo

Guarde el modelo en el directorio Dashboard Contable con el nombre Contable.qvw

Seleccione Editar Script Con estos pasos hemos creado un documento nuevo, que como puede observar, ya posee algunas líneas de script. Estas son variables de formato que QlikView genera automáticamente y que se basan en las configuraciones del sistema operativo.

Desarrollo de un Dashboard Contable En la Carpeta: Datos

Archivos.CSV con Datos Contables Organizados por Años Plan de Cuentas y Organización de Balances.

Cargando Archivos CSV

A continuación vamos a cargar las primeras fuentes de datos, cuyo formato es CSV.

CONTABLE:

LOAD

AnoC,

MesC,

FecComp,

TipComp,

NroComp,

Codcta,

Debe,

Haber,

Saldo

FROM

DATOS\Contable_2009.csv

(txt, codepage is 1252, embedded labels, delimiter is ',', msq);

CONTABLE_2:

LOAD

AnoC,

MesC,

FecComp,

TipComp,

NroComp,

Codcta,

Debe,

Haber,

Saldo

FROM

DATOS\Contable_2010.csv

(txt, codepage is 1252, embedded labels, delimiter is ',', msq);

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Campos de sistema

Durante la recarga, se generan seis campos especiales que contienen información de la estructura de la base de datos asociativa de QlikView, es decir, contienen Meta datos de la base AQL. Estos campos son de sistema, y ahora veremos cómo se deben utilizar cuando trabajamos con QlikView 1. $Field Muestra los nombres de todos los campos cargados 2. $Table Muestra los nombres de todas las tablas lógicas cargadas 3. $Rows Muestra el número de filas en las tablas 4. $Fields Muestra el número de campos de las diferentes tablas 5. $FieldsNo Muestra las posiciones de los campos en las tablas (Número de columna) 6. $Info Muestra los nombres de las tablas de información cargadas

La hoja de sistema Cuando se está desarrollando un documento, es muy útil tener una hoja de sistema que muestra cómo están relacionadas las tablas en el documento. Es una buena idea crear esta página de sistema como primer paso después de cargar los datos. Ahora crearemos la hoja de sistema:

1. Cree una nueva hoja, ya sea, haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas o seleccionando Añadir Hoja en el menú Diseño.

2. En las propiedades de la hoja, cambie el título actual por "Sistema". 3. En las propiedades de la hoja, marque la opción Mostrar Campos del Sistema y seleccione los

campos con un signo $ por delante. 4. Haga clic en Añadir.

Ordene los campos de la hoja y seleccione Propiedades/General/Mostrar Frecuencia en el cuadro de lista $Field, para ver cuántas veces aparecen los diferentes campos en las tablas de la base de datos asociativa. En la pestaña Ordenar puede ordenarlos por frecuencia descendente para situar los campos que aparecen con más frecuencia al principio de la lista.

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Visor de Tablas

La opción Archivo-Visor de Tablas abre una ventana que muestra todas las tablas cargadas y el listado de campos que las componen. Entre las tablas hay líneas de conexión que muestran las asociaciones existentes. Para ordenar el modelo de datos seleccione la opción Auto-Diseño ó seleccione y arrastre cada tabla hasta la posición deseada.

Figura 1- Primera Etapa

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Cuadratura Básica Empecemos por crear una hoja, que le permitirá saber si su modelo está bien construido y si los datos se encuentran cuadrados.

Figura 2 - Principio de la Partida Doble Cuadratura Mensual

Cree una Nueva Hoja llamada “Cuadratura Básica”.

Oprima botón derecho sobre la Hoja de su modelo.

Seleccione Nuevo Objeto de Hoja.

Seleccione Gráfico

Seleccione el Gráfico de Tabla Pivotante y luego oprima Siguiente

Incorpore la dimensión AnoC y MesC, luego oprima botón Siguiente.

Escriba SUM (Debe) como expresión. Luego Oprima Botón “Añadir” para incorporar una nueva expresión. Escriba “Sum (Haber)”. Repita el último paso y escriba “Sum(Saldo)”

Oprima Botón Finalizar.

Apliquemos formato a los datos. Para eso oprima botón derecho sobre el gráfico y seleccione “Propiedades”

En la pestaña Número, para cada Expresión indique Formato Numérico como Entero.

Presione el botón Aceptar.

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Cuadratura por Cuenta

Oprima botón derecho sobre la tabla creada anteriormente y seleccione la opción “Clonar”

Acomode el gráfico y oprima: botón derecho Propiedades

Cambie la Dimensión MesC por Codcta, en la pestaña Dimensiones.

En la pestaña Presentación, marque la opción “Mostar Sumas Parciales” para la Dimensión AnoC

Escoja la opción “Subtotales Arriba”.

Oprima Botón Aceptar.

¿Es Correcto que la Suma de los movimientos Contables sea 0?

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Cargando más datos Ahora cargaremos nuevas fuentes de datos, que serán hojas de Excel. Cargar del siguiente archivo Excel: ARCHIVOS.xls

Hojas Plan_Cuentas y Balance PLAN_CUENTAS:

LOAD

Cuenta,

Descripcion,

Tipo_Cta

FROM

DATOS\MAESTROS.xlsx

(ooxml, embedded labels, table is Plan_Cuentas);

BALANCE:

LOAD

Codcta,

[Grupo 1 Balance],

[Grupo 2 Balance],

[Grupo Linea Balance],

OrdenClasificado

FROM

DATOS\MAESTROS.xlsx

(ooxml, embedded labels, table is Balance);

Figura 3 - Visor de Tablas

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Funciones de Script

Alias: La sentencia alias se utiliza para establecer un alias según el cual un campo se renombrará cada vez que aparezca en el script. La sintaxis es la siguiente:

nombrecampo AS nombrealias Donde: nombrecampo y nombrealias representan cada uno lo siguiente: nombrecampo es el nombre de un campo en los datos fuente y nombrealias es un nombre alternativo o alias que deseamos utilizar en vez. Ejemplos:

ID_N AS NameID; ABC AS Name;

Funciones de Fechas Year (Fecha): Devuelve un entero que representa el año cuando la fracción de expr se interpreta como una fecha según la interpretación numérica estándar. Ejemplos:

Year (‘1971-10-30’) devuelve 1971. Day (Fecha): Devuelve un entero que representa el día cuando la fracción de expr se interprete como una fecha conforme a la interpretación numérica estándar.

Day ('1971-10-30') devuelve 30. Month (Fecha): Devuelve una cadena de texto que representa el mes, cuando la fracción de fecha se interpreta como una fecha, aunque también puede tener el formato de número.

Month (‘1971-10-30’) devuelve Oct.

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Cargar datos de una tabla en memoria. Utilizaremos la cláusula Resident para generar el campo Año y Mes a partir de la tabla cargada previamente, sólo se requiere que la tabla original sea nombrada explícitamente con una etiqueta por encima de la sentencia Load o Select, seguida por dos puntos. Realice las siguientes modificaciones en el script:

Escriba las siguientes líneas de código, las cuales tendrán funciones aplicadas. Consulte página 9 para recordar funciones.

CONTABLE:

Load

(AnoC + 2000) as Año,

Num(MesC,'00') as Mes,

FecComp,

TipComp,

NroComp,

Codcta,

Debe,

Haber,

Saldo

Resident CONTABLE_AUX;

DROP Table CONTABLE_AUX;

Aplique la Función Alias para conectar la Tabla “PLAN_CUENTAS” con el resto de la nube.

** Aplique los cambios necesarios en la Hoja “Cuadratura Básica”, para presentar la Información **

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Diseño I - Saldos Contables Mensuales

Cree un alias al campo que corresponda para que todas las tablas de la Nube de Datos queden conectadas.

Cree una nueva Hoja con el Nombre de “Saldos”

Incorpore los siguientes cuadros de Lista: Codcta, Descripcion, Año, Mes, Tipo_Cta

Incorpore un gráfico de tabla pivotante con las dimensiones Codcta, Descripcion y Mes y utilice la expresión Sum(Saldo)

Oprima botón derecho sobre el gráfico previamente creado y seleccione la Opción Propiedades.

Seleccione la pestaña “Dimensiones”.

Etiquete la dimensión “Codcta” por “Cuenta”, en las “Configuraciones para la Dimensión Seleccionada”, sobre la casilla de texto “<utilizar nombre de campo>”.

Seleccione la pestaña “Expresiones”

En la casilla “Etiqueta”, escriba “Saldo”

En la pestaña “Presentación”, seleccione “Saldo” y en las opciones de “Alineación” y modifique todas las alineaciones a: Centrado

Seleccione “Cuenta” y marque la opción “Mostrar Sumas Parciales”

Seleccione la Pestaña “Efectos Visuales”

Para los valores “Superiores”, ingrese 0.1 y cambie el color de Texto a Azul y el color de Fondo a Blanco

Para los valores “Inferiores”, ingrese -0.1 y cambie el color de Texto a Rojo y el color de Fondo a Amarillo.

Seleccione la pestaña “Estilo”, y cambie el estilo actual a “Clásico”

En la pestaña Número, seleccione en las Configuraciones de Formato Numérico, la opción “Entero”

En la opción “título”, escriba “Saldos Contables Mensuales” como Texto de Título.

Figura 4 – Saldos Contables Mensuales

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Diseño II - Balance Tabulado

Cree una nueva Hoja con el Nombre de “Balance Tabulado”

Incorpore los cuadros de lista Codcta, Descripcion, Año, Mes, Tipo_Cta.

Cree un gráfico de tabla pivotante con las dimensiones Grupo Linea Balance y Mes

Utilice la expresión Sum(Saldo)

Aplique Diseño a su tabla.

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Set Analysis (Análisis de Conjuntos)

Es una sección dentro de las funciones, que permite cambiar el conjunto de datos considerada por la función, es similar al efecto que produce la selección del usuario en la nube. {SetExpression} = Es el lugar donde se escribe la sintaxis del set de análisis. La funciones normalmente consideran todos los posibles valores del campo definidos por la selección, por lo que en versiones anteriores de QlikView para obtener sólo un conjunto de esos valores se utilizaba dentro de la expresión una condición a través de la sentencia IF, que consume mucho recurso y es difícil de manejar cuando existen condiciones anidadas, la otra opción era crear el campo en el script con la condición, pero eso duplicaba la información y aumentaba el tamaño del modelo. El set de análisis mejora sustancialmente estas soluciones permitiendo múltiples combinaciones de selección. Sintaxis: Una expresión de conjunto va siempre encerrada entre llaves: {1 < Campo={valor } >} Al inicio de la instrucción se define el universo de datos a considerar, las opciones son las siguientes. 1 = Representa el conjunto completo de todos los registros $ = Representa los registros de la selección actual {1-$}= Representa todo lo que la selección actual excluye Luego se agregan los campos que condicionarán el conjunto de datos a utilizar por la función separada por “,”: {1 < Campo= {valor}, Campo2= {valor} >} Se pueden utilizar marcadores en reemplazo de los campos. Observe que sólo Se pueden emplear, o bien el marcador ID, o el nombre del marcador, por ej. BM01 o MiMarcador. Únicamente se utiliza la parte de la selección de un marcador. Los valores variables no se incluyen.

Operadores de conjunto Hay diversos operadores que se pueden utilizar en las expresiones de conjunto para formar el set de datos más adecuado para nuestra función. + Unión. Esta operación devuelve un conjunto compuesto por los registros que pertenecen a ambos sub-conjuntos. – Exclusión. Esta operación devuelve un conjunto formado por los registros que pertenecen al primer sub-conjunto, pero no al segundo. * Intersección. Esta operación binaria devuelve un conjunto formado por los registros que pertenecen a ambos sub-conjuntos.

Ejemplo: sum ( {$< Año = {“*”} – {2013})

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Diseño III – Balance Acumulado Comparativo

Los Balances utilizan el concepto de “Mes Acumulado” se solicita generar una versión donde al Seleccionar un Mes (Ejemplo= 04/2010) se muestre en una única columna el Valor Acumulado.

Cree una nueva Hoja “Balance Acumulado”

Incorpore los Cuadros de Lista : Grupo Linea Balance, Codcta, Descripcion, Año, Mes

Cree un nuevo gráfico de tabla pivotante.

Seleccione como Dimensiones “Grupo Linea Balance” y “Año”

Escriba Sum ( {< Mes={'<=$(=Max(Mes))'} >} Saldo ) , como expresión.

Aplique Formato a su tabla para obtener un resultado como el siguiente.

Sum (Saldo) Sum ( {< >} Saldo ) Sum ( {< Mes={'<=$(=Max(Mes))'} >} Saldo ) Sum ( {< Año={$(=Max(Año))}, Mes={'<=$(=Max(Mes))'} >} Saldo )

***Recuerde Guardar el documento***

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Desafío – Balance Acumulado

Considere el máximo Año y Mes seleccionado

Cree un gráfico que permita acumular el saldo al mes seleccionado.

Tome como referencia la imagen anterior.

Apóyese en la página 14.

Consulte la sintaxis del Set de Analysis en la página 15.

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Estado Resultado

Incorpore del Excel de MAESTROS, la tabla “EERR”.

Aplique las funciones correspondientes para conectar la tabla a la Nube de Datos.

Cree un estado de Resultado.

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El Asistente de Datos Inline

El Asistente de Datos Inline se abre seleccionando la opción Cargar InLine desde el Menú Insertar / Cargar Sentencia en el Editor de Script. La ventana contiene algo parecido a una hoja de cálculo y de hecho funciona como una de ellas en casi todos los aspectos. Tenga en cuenta no obstante que las fórmulas calculadas no se evaluarán en esta hoja de cálculo como se haría por ejemplo en Excel.

Cada columna representa un campo que va a ser cargado en QlikView. Cada fila es un registro de la tabla que se va a cargar. Seleccione una celda de datos haciendo clic en ella para introducir un valor , pulse INTRO o una tecla de flecha para aceptar el valor y desplazarse a otra celda. Observe que las celdas vacías en las sentencias load inline representan una ‘cadena vacía’ . Los datos también pueden pegarse en una o más celdas desde el portapapeles. Ejercicio Práctico 1.-Añada las siguientes líneas a su script, guarde y recargue el documento: LOAD * INLINE [

Tipo_Cta, Des_Tipo_Cta

A, Activo,

P, Pasivo

E, Egresos

I, Ingresos

O, Orden

];

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Depurador Si ejecuta un script en el depurador le será más fácil identificar errores y podrá ahorrar mucho tiempo en el desarrollo de la nube de datos. El depurador le permite monitorear cada sentencia de script y examinar los valores de variables mientras se ejecuta.

El script se muestra en la mitad superior del depurador. El progreso de la ejecución del script se marca con una barra amarilla. Se pueden insertar Puntos de Interrupción haciendo click en los números de fila y eliminarlos haciendo click por segunda vez. Elimine todos los puntos de interrupción haciendo click en el botón Borrar. Cuando se encuentra un punto de interrupción, la ejecución del script queda a la espera de una acción. La sentencia que se está ejecutando actualmente se muestra en el medio de la ventana. Los códigos de estado y cualquier error de script se muestra en la ventana de abajo a la izquierda. Esta es esencialmente la misma información que se muestra en la ventana Progreso de Ejecución del Script cuando el script se ejecuta fuera del depurador. La ventana inferior de la derecha muestra todas las variables y sus respectivos valores. Las variables que pueden haber cambiado están coloreadas en rojo. El menú Buffers le permite abrir un archivo de script externo que puede estar referenciado mediante $(include) en el script principal. Abrir muestra una ventana donde puede abrir un archivo de script existente. El script incluido se muestra bajo una pestaña diferente de la pestaña Principal usada para el script principal.

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Cerrar elimina la pestaña actual del depurador. El script puede ser ejecutado de tres maneras diferentes: Ejecutar: Esta es la ejecución normal. El script procederá hasta el final o hasta que se encuentre un punto de interrupción. Animar: El script se ejecuta como arriba, pero con una pausa corta después de cada sentencia. De esta forma puede monitorear la ejecución del script. Paso a Paso: Esto ejecuta una sentencia de script cada vez. Si no quiere ejecutar el script entero , puede usar los siguientes métodos: Marque Carga Limitada e introduzca un número.

El número introducido es el número máximo de registros aceptados para cada sentencia load y select. Esto es una forma muy útil para limitar el tiempo de ejecución cuando se prueba el script con datos actualizados.

Haga click en "Teminar Aquí" para cerrar el depurador. Los datos que han sido ya cargados son retenidos por QlikView. Haga click en Cancelar para parar la ejecución del script y descartar cualquier dato cargado.

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Seguridad Los documentos QlikView normalmente contienen información confidencial y es importante que sólo se distribuya a las personas autorizadas. Un documento QlikView es un archivo encriptado que consiste de datos, script, diseño etc. El formato del archivo en si mismo puede proporcionar alguna protección intrínseca ya que no es posible abrir el archivo sin QlikView. Adicionalmente QlikView posee un mecanismo de seguridad que permite definir el acceso de usuarios y la información que visualizan.

Control de acceso El control de acceso se gestiona mediante una o varias tablas de seguridad cargadas dentro de una sección llamada section access. Al crear la sección de acceso en el script será necesario definir el inicio de la sección habitual de carga de datos denominada section application. Las tablas de seguridad tienen una estructura básica definida para que se realice el proceso de autentificación. Existen dos formas de autentificarse y dependerá de la opción elegida los campos que se utilizarán: Si desea que Windows efectúe el proceso de autentificación entonces la tabla deberá contener un campo llamado NTNAME, en donde se listarán todos los usuarios que tendrán acceso al modelo.

Si desea utilizar un usuario diferente al de Windows para el proceso de autentificación, la tabla de seguridad

debe contener los campos: USERID y PASSWORD.

Niveles de Acceso

Para ambos métodos de autentificación debe existir en la tabla de seguridad el campo ACCESS, en éste campo

se define el nivel de acceso de los usuarios. Existen 2 niveles de usuarios : ADMIN y USER. Nivel ADMIN Es el nivel asignado a los usuarios del tipo Administrador y como tal, tienen acceso a todas las funciones disponibles en el modelo. A través de las pestañas de Seguridad que sólo visualiza éste tipo de usuario podrá habilitar o deshabilitar algunas funcionalidades , como permitir recargar, exportar, etc. a los usuarios del nivel USER. Nivel USER Es el nivel asignado a los usuarios que sólo utilizarán las funciones permitidas por el nivel ADMIN.

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Ejercicio Práctico

1. Abra Editor Script y sitúe el cursor al comienzo del script. 2. Seleccione la opción Insertar / Sección de Acceso / Inline

3. Seleccione Tabla de Acceso Básico del Usuario

4. Presione Aceptar e ingrese los siguientes datos:

5. Presione Aceptar y revise el código generado en el script, verifique que no existan errores de digitación:

Section Access;

LOAD * INLINE [

ACCESS, USERID, PASSWORD

ADMIN, ADMINISTRADOR, ADMIN

USER, USUARIO, USER

];

Section Application;

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